Metode Dan Prosedur Kearsipan Pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

CATRIN NOVRISTA HARNI 082103064

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : CATRIN NOVRISTA HARNI

NIM : 082103064

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN

PADA RUANG BACA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2011 Menyetujui Dosen Pembimbing

(DR. Beby K. F. Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : CATRIN NOVRISTA HARNI

NIM : 082103064

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN

PADA RUANG BACA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal ... 2011 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

(DR. Beby K. F. Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal ... 2011 D e k a n

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Sang Maha Rahman dan Rahim, yang dengan penuh kasih dan saying-Nya masih memberikan penulis nikmat kesehatan, keselamatan, dan waktu sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Rangkaian sholawat beriring untaian salam keharibaan Rasulullah SAW, sosok uswatun hasanah, semoga kita mendapat syafa’atnya di akhirat kelak. Amin. Tak lupa juga kepada yang tercinta kedua orang tua penulis Papa dan Ibu. Terima kasih atas segala dukungan baik dukungan moriil dan materiil, segala perhatiandan semangatnya.

Penyusunan tugas akhir ini dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara. Oleh sebab itu, penulis mengambil judul ”Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” sebagai judul Tugas Akhir.

Selama penyusunan tugas akhir ini, Penulis banyak memperoleh dukungan moril dan materil dari berbagai pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih terutama kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Jurusan pada Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sekaligus menjadi Dosen Pembimbing penulis yang dengan sabar meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan mengenai penyusunan tugas akhir ini kearah yang lebih baik.

3. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar beserta Staf Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Abang dan mbak-mbakku tersayang, Niko Afrizal, Dwi Astika, Triara Juniarsih beserta seluruh keluarga besar penulis, atas dukungan yang diberikan.

5. Kekasih tersayang Erlando Ginting terima kasih atas dukungan dan pengertiannya selama penulis mengerjakan tugas akhir.

6. Teman-teman baik penulis di perkuliahan (Lya, Wahyu, Langga, Windi, Ermi, Fitri, dan Muti), serta teman-teman stambuk 2008 lainnya khususnya Grup B, maaf karena tidak dapat disebutkan satu persatu.

7. Teman-teman baik penulis ketika berada dalam kamar kos-kosan (Wahyu, Pida, Lya). Sungguh moment yang penuh suka dan duka.

8. Temen-temen seperjuangan magang (Langga, Azja, Tari, Isda, Arie, Frayos) terima kasih atas kerjasamanya . Khususnya Azja Vinda yang telah memberikan kenangan ketika magang di Ekstensi . Pokoknya nice to meet you all . Semoga tetap berkomunikasi.

Dan semua pihak yang telah membantu dan memberikan saran kepada Penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Terima kasih banyak. Penulis pun menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini, masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Akhir kata semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Maret 2011 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

G. Tujuan Penelitian ... 4

H. Manfaat Penelitian ... 4

I. Jadwal Kegiatan ... 5

J. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

G. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

H. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10

I. Struktur Organisasi ... 10

J. Job Description ... 12

K. Kinerja Usaha Terkini ... 20

L. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III PEMBAHASAN ... 22

D. Pengertian Arsip ... 22

E. Pengorganisasian dan Penataan Arsip ... 23

1. Pengorganisasian Arsip ... 23

2. Penataan Arsip ... 26

F. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi USU ... 27

1. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip ... 28

2. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip ... 31

3. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip ... 35

4. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip ... 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39

C. Kesimpulan ... 39

D. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Daftar Pengunjung Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU

Tahun 2010 ... 3 Tabel 1.2 Jadwal Kegiatan ... 5 Tabel 3.1 Jumlah Buku Yang Tersimpan Pada Ruang Baca Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara (Dalam Tahun) ... 30 Tabel 3.2 Jumlah Arsip Skripsi Pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara... 30 Tabel 3.3 Jumlah Arsip CD Skripsi Pada Ruang Baca

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi sebuah arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit kearsipan.

Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah (Wursanto, 1991:216). Menurut Gie (2001:217-218), arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipiih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya dapat mempengaruhi kegiatan organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Wursanto

(2004:11), arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengelola pada setiap badan usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.Kearsipan yang baik mempunyai metode dan prosedur dalam pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu organisasi atau perusahaan.

Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. (Wursanto, 2002:21)

Ruang baca adalah adalah sebuah ruangan, bagian gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual ataupun dipinjam. Ruang baca di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu tempat yang mempunyai wewenang dalam mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan karya ilmiah mahasiswa. Dokumen pada ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diklasifikasikan sebagai dokumentasi public yang terbuka untuk mahasiswa Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara. Dengan adanya dokumen tersebut mahasiswa dapat meningkatkan ilmu pengetahuannya dan dapat menggali

informasi yang berkaitan dengan dokum en. Karena banyaknya jumlah mahasiswa di Fakultas Ekonomi maka pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode dan prosedur yang baik oleh perpustakaan. Hal ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi terhadap arsip yang dikelola dengan baik tersebut. Untuk lebih jelasnya, jumlah mahasiswa yang mengunjungi Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2010 sampai Januari 2011 dapat dilihat di Tabel 1.1

Tabel 1.1

Daftar pengunjung Ruang Baca

Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010-2011 Bulan Jumlah mahasiswa

Januari 407

Februari 1957

Maret 1864

April 1905

Mei 1891

Juni 221

Juli 109

Agustus 2073

September 1631

Oktober 1842

November 2478

Desember _

Januari 1782

Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU (2011)

Dengan alasan tersebut, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul “METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA RUANG BACA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam penyusunan tugas akhir ini.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dibicarakan, maka yang menjadi perhatian utama dalam penyusunan tugas akhir ini adalah :

1. “Bagaimana penerapan metode kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.

2. “Bagaimana prosedur kearsipan yang dilaksanakan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang dilakukan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah untuk mengetahui dan menganlisa Metode dan Prosedur kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kerasipan yang baik.

2. Bagi Penulis

Untuk memperdalam pengetahuan penulis tentang metode dan prosedur kearsipan yang baik.

3. Bagi Peneliti Lain

Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.2 :

Tabel 1.2 Jadwal Kegiatan

No Mingguan

Kegiatan Persiapan Pengumpulan

Data

Penulisan Laporan 1 Minggu I

2 Minggu II & III 3 Minggu IV

Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 4 (empat) minggu dimulai dari tanggal 7 Februari 2011 sampai dengan 5 Maret 2011 di Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini, dijelaskan sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan arsip, metode dan prosedur, pemeliharaan arsip, metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan saran penulis bagi perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua reperensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan

tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

DEKAN

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.ec) NIP. 1955080810 198303 1 004

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2010-2011 PUDEK I

Fahmi N Nasution, SE

NIP. 19750408 200212 1 002

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

NIP. 19560101 198283 1 005

PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi

NIP. 19670607 199303 1 002

KEPALA BAGIAN TATA USAHA M. Simba S, SE, MSi

Kasubag Pendidikan

Hj.Fepty Aniar, SE

Kasubag Kepegawaian

Maslan, SE

Kasubag Keuangan

Hj.Eka Yuliani, SE

Kasubag Perlengkapan &

Umum

Ahmad Faizul, SE

Kasubag Kemahasiswaan

Zailiana, S.Sos

Unit PPAK dan Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pimpinan : O.K. Rafli, SE

Anggota : - Hot Parlindungan Lubis, SE

- Delly Mahyuni Lubis, Amd

- Sumarni

- Sri Nilawati

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan

a. Kepala Bagian ruang Baca: OK. Rafli, SE Tugasnya adalah:

1) Mengatur dan mengawasi pekerjaan staff administrasi Ruang Baca. 2) Menjaga ketenangan, keamanan pengujung, keindahan dan kebersihan

Ruang Baca.

4) Menginventarisir buku, jurnal, majalah/bulletin, skripsi alimni program S-1/D-3 dan Perlengkapan Ruang Baca.

5) Mengkomodir permintaan pembelian buku baru dari staf pengajar, mahasiswa dan jurusan dan selanjutnya melaporkan pada Pimpinan/Dekanat.

6) Mengcover pakerjaan staf administrasi yang tugas luar atau tidak masuk.

7) Membuka Ruang Baca jam 08.00 WIB pagi dan menutup jam 10.00 WIB malam.

b. Pembantu Pimpinan : Hot Parlindungan Lubis, SE Tugasnya adalah:

1) Membantu staf pengajar atau mahasiswa mendapatkan buku/jurnal/majalah yang dibutuhkan dan memberikan informasi kemana harus dicari.

2) Mengontrol/mengawasi pengguna/pemakai bahan bacaan ruang baca. 3) Menjaga kerapian buku/jurnal/majalah pada rak/lemari penyimpanan. 4) Menginput/komputerisasi data buku/jurnal/majalah.

5) Bersama rekan kerja merapikan dan mengembalikan buku, majalah, jurnal, dan surat kabar yang telah dipakai ke tempat semula.

Delly Mahyuni Lubis, Amd Tugasnya adalah:

1) Menginput/komputerisasi data buku/jurnal/majalah dan lainnya sesuai instruksi kepala Ruang Baca.

2) Menerima pengunjung Ruang Baca dan mewajibkan mengisi buku tamu.

3) Menjaga barang titipan pengunjung Ruang Baca. 4) Setangah jam sekali keliling ke meja belajar pengguna.

5) Inventaris Ruang Baca agar tidak terjadi perusakan dan perobekan. 6) Memfilekan surat masuk, surat keluar, arsip CD dan skripsi. 7) Merapikan kembali buku, majalah, jurnal, koran, skripsi. Sumarni

Tugasnya adalah:

1) Bersih-bersih, cuci gelas, piring, serbet pakai bulu ayam/kain lap, membersihkan debu pada meja, kursi, rak buku dan rak arsip apabila pegawai clening service tidak dating.

2) Membantu administrasi ruang baca, pekerjaan sesuai petunjuk kepala ruang baca.

3) Merapikan kembali buku, majalah, jurnal, koran, skripsi. 4) Menerima tamu.

5) Memfilekan buku, surat masuk dan surat keluar kedalam buku besar. 6) Memfilekan karya ilmiah mahasiswa/i kedalam computer dan di print

7) Mengawasi semua pengunjung yang masuk ke Ruang Baca. Sri Nilawati

Tugasnya adalah:

1) Bersih-bersih, cuci gelas, piring, serbet pakai bulu ayam/kain lap, membersihkan debu pada meja, kursi, rak buku dan rak arsip apabila pegawai clening service tidak dating.

2) Membantu administrasi ruang baca, pekerjaan sesuai petunjuk kepala ruang baca.

3) Merapikan kembali buku, majalah, jurnal, koran, skripsi. 4) Menerima tamu.

5) Memfilekan buku, surat masuk dan surat keluar kedalam buku besar. 6) Memfilekan karya ilmiah mahasiswa/i kedalam computer dan di print

untuk dibaca pengunjung.

7) Mengawasi semua pengunjung yang masuk ke Ruang Baca.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kinerja usaha terkini yang dilakukan Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU adalah memperbaharui arsip skripsi alumni dan menambah buku, jurnal, majalah, agar mahasiswa tertarik untuk berkunjung dan mencari informasi, baik untuk referensi karya ilmiah maupun bacaan yang bermanfaat dalam upaya meningkatkan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan Ruang baca itu sendiri.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan--badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian, menurut undang-undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut :

1. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Jadi, arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan administrasi lainnya, sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di

arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip dinamis dari berbagai kantor.

Menurut Wursanto (1991:11) dalam bahasa Inggris arsip statis disebut

archieves, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering

disebut arsip dalam bahasa Indonesia, yang dalam Bahasa Belanda disebut Archief atau archives sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan.

Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau terekam baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu yang digunakan sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pica tape, piringan, rekaman disket), kertas foto kopi dan lain-lain (Wursanto, 2004:19).

Sedangkan pengertian kearsipan ialah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku mengingat tiga unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (storing), penempatan (placing) dan, penemuan kembali (Mulyono dkk, 1985:3).

B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip 1. Pengorganisasian Arsip

Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.

Menurut Basir Barthos (2007:4) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti sebagai berikut :

a. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang

masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. b. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam

pekerjaan.

Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 2004:33), yang merupakan singkatan dari

Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan Documentary value (nilai

Menurut Sedarmayanti (2003:21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas :

a. Asas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masingmasing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

b. Asas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi atau desentralisasi.

Pengorganisasian arsip pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat didalamnya kriteria arsip research

value (nilai penelitian), yakni keberadaan arsip dipertahankan karena nilai

mahasiswa. Educational value (nilai pendidikan), adalah keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung didalamnya. Misalnya: buku sebagai sumber informasi mahasiswa. Documentary value (nilai dokumentasi), adalah keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung didalamnya. Contohnya: foto dokumentasi Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara, penghargaandan piagam. Asas yang digunakan untuk metode dan prosedur pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Hal ini disebabkan karena Ruang baca Fakultas Ekonomi dapat menyimpan dokumen atau data yang bersifat umum.

2. Penataan Arsip

Menurut Sulaiman, (1999:30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali dengan cepat. Dengan kegiatan ini pengendalian arsip, baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal.

Dalam sistem panataan arsip, yang perlu mendapat perhatian bukan hanya pada sistem yang baik dan tepat saja, tetapi yang paling penting adalah pengelolaannya (manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan tidak akan ada artinya.

Penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b. Pengambilan arsip, dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Dengan cara demikian arsip, tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penataan arsip yang digunakan oleh masing-masing organisasi pencipta arsip, tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan :

a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengkibatkan perbedaan jenis kegiatan.

b. Jenis peralatan yang digunakan tidak sama.

c. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi.

d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.

e. Suatu sister kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik apabila diterapkan pada organisasi lain.

C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi USU

Metode kearsipan adalah cara atau sistem yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan kegiatan kearsipan. Rangkaian metode inilah yang kemudian menjadi prosedur. Prosedur kearsipan adalah suatu rangkaian metode kearsipan yang telah menjadi bentuk tetap dalam

melakukan suatu pekerjaan (Wursanto, 2002: 21). 1. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip

a. Metode Penyimpanan Arsip

Ada lima macam metode penyimpanan arsip yaitu: 1) Metode Abjad/Alphabetical Filling System

Metode abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arsip yang umumnya dipergunakan untuk meneta berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks.

2) Metode Masalah/Subject Filling System

Metode masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan.

3) Metode Nomor/Numerical Filling System

Metode nomor adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

4) Metode Tanggal/Chronological Filling System

Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman yang temiaksud diperhatikan dari datangnya surat. 5) Metode Wilayah/Geographical Filling System

Metode Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi daerah atau wilayah tertentu (Sedarmayanti, 2003:

70).

Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk buku dan skripsi yaitu menggunakan metode masalah/subject filling system kemudian mengurutkannya dengan metode nomor/numerical filling system sebagai dasar penataan yang disimpa di dalam rak arsip. Untuk arsip jurnal dan majalah yaitu menggunakan metode nomor/numerical filling system. Untuk CD, diarsipkan menggunakan metode masalah dan diurutkan nomor/numerical filling system sesuai dengan nomor skripsi yang telah diurutkan dan untuk surat masuk dan keluar diarsipkan dengan menggunakan metode tanggal (chronological filling system) dan kemudian mengurutkannya dengan metode nomor/subject filling system. Jumlah buku yang terdapat pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara keseluruhannya adalah 4948 unit. Jumlah skripsi yang terdapat pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara keseluruhannya adalah 8192 unit. Jumlah CD yang terdapat pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara keseluruhannya adalah 1529 unit. Jumlah jurnal yang ada pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 524 unit dan jumlah majalah yang ada pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 224 unit. Jumlah buku, jurnal majalah dan skripsi keseluruhannya adalah 15.417 unit. Daftar jumlah buku dapat dilihat pada Tabel 3.1.

TABEL 3.1

JUMLAH BUKU YANG TERSIMPAN PADARUANG BACA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

NO. BUKU JUMLAH

1. Manajemen 1.657

2. Ekonomi Pembangunan 988

3. Akuntansi 2.303

Total 4.948

Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU

Jumlah buku tersebut adalah jumlah dari buku-buku yang telah ada namun terpisah dari jurusan atau program studi yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, jumlah arsip skripsi dan CD pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel 3.2 dan Tabel 3.3.

TABEL 3.2

JUMLAH ARSIP SKRIPSI PADARUANG BACA FAKULTAS EKONOMI USU

NO. DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI JUMLAH

1. Manajemen Reguler (S 1) 1148

2. Manajemen Extensi (S 1) 941

3. Ekonomi Pembangunan Reguler (S 1) 757 4. Ekonomi Pembangunan Extensi (S 1) 144

5. Akuntansi Reguler (S1) 1079

6. Akuntansi Extensi (S 1) 1120

7. Akuntansi (D-III) 1052

8. Keuangan (D-III) 1079

9. Kesekretariatan (D-III) 899

Total 8192

TABEL 3.3

JUMLAH ARSIP CD SKRIPSI PADARUANG BACA FAKULTAS EKONOMI USU

NO. DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI JUMLAH

1. Manajemen Reguler (S 1) 179

2. Manajemen Extensi (S 1) 117

3. Ekonomi Pembangunan Reguler (S 1) 123 4. Ekonomi Pembangunan Extensi (S 1) 31

5. Akuntansi Reguler (S1) 190

6. Akuntansi Extensi (S 1) 125

7. Akuntansi (D-III) 216

8. Keuangan (D-III) 396

9. Kesekretariatan (D-III) 152

Total 1.529

Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU b. Prosedur Penyimpanan Arsip

Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara data atau dokumen yang diarsipkan adalah skripsi alumni mahasiswa. Penyimpanan data tersebut dapat dilakukan setelah arsip skipsi tersebut telah terkumpul di ruang baca. Arsip skripsi dapat di nomori dan di letakkan sesuai jurusan atau departemen masing-masing. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penemuan kembali dan untuk menambah informasi bagi mahsiswa dalam melakukan penelitian.

2. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip a. Metode Pemeliharaan Arsip

Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan

kemusnahan (Wursanto, 1991: 220).

Usaha pemeliharaan arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.

Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan metode pemeliharaan arsip yang umum digunakan oleh ruang baca lainnya. Metode pemeliharaan arsip yang terdapat pada ruang baca yakni sebagai berikut:

1) Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diatur sebagai berikut:

a) Ruangan penyimpanan arsip selalu dijaga agar tetap kering.

b) Ruangan penyimpanan arsip hares terang, tetapi sebaiknya mempergunakan penerangan alarm, yaitu sinar matahari.

2) Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara langsung agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan almari arsip (Wursanto, 1991:224-226).

(a) Rak Arsip

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Sedangkan kelemahan penggunaan rak arsip adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila tidak rajin dibersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat proses kerusakan arsip.

(b) Almari Arsip

Almari merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu.

Tempat penyimpanan arsip yang berada pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah rak arsip. Penggunaaan rak arsip ini adalah untuk memudahkan penemuan kembali dan pengembalian setelah dipakai. Jumlah rak arsip yang terdapat pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 30 unit. Akan tetapi, tidak terdapat almari arsip pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak menimbulkan serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penyimpanan arsipnya dibersihkan melalui cara-cara sebagai berikut: a) Membersihkan rak penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari. b) Dilarang merokok dan makan (makanan dalam bentuk dan wujud

apapun) didalam ruangan penyimpanan arsip.

c) Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena pengembalian ketempat semula tidak tepat maka sesegera mungkin ditempel agar kerusakan tidak meluas.

b. Prosedur Pemeliharaan Arsip

Dari hasil penelitian penulis, prosedur pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan cara:

1) Ruangan penyimpanan arsip pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diatur penerangannya, yaitu dengan cahaya lampu dan sinar matahari. Tetapi, sinar matahari tidak langsung mengenai kertas-kertas arsip melainkan melalui jendela dan celah-celah. Sebab sinar matahari langsung dapat menyebabkan arsip menjadi cepat rusak.

2) Arsip-arsip pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu dijaga kebersihannya dengan cara membersihkan debu

yang menempel pada arsip dan dapat dilakukan pencegahan kerusakan dengan cara menempel arsip yang rusak dengan selotip atau menggunakan lem kertas. Pencegahan kerusakan ini dilakukan untuk membuat arsip dapat berfungsi lagi.

3. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip a. Metode Penyusutan Arsip

1) Metode Penyusutan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:103), tujuan penyusutan arsip adalah : a) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun

sebagai referensi.

b) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. c) Mempercepat penemuan kembali arsip.

d) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.

a) Metode berkala

Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:

(1) Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu. (2) Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu. (3) Metode berkala atas waktu minimum-maksimum. b) Metode berulang-ulang atau terus menerus

Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu (Sedarmayanti, 2003: 105)

Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan kedua metode diatas. Hal ini disebabkan karena tidak adanya arsip skripsi yang akan disusutkan dan juga untuk menjaga agar informasi yang terkandung didalam arsip skripsi. b. Prosedur Penyusutan Arsip

Prosedur penyusutan arsip tidak dapat dilakukan, dikarenakan arsip yang terdapat pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai sifat permanen. Untuk itu arsip skripsi tersebut hares dijaga dan disimpan rapi agar dapat digunakan jika sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

a. Metode Pemusnahan Arsip

Metode pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta arsip yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakuka n secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya (Thomas Wiyasa, 2001: 47).

Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pemusnahan arsip terjadi apabila arsip tersebut rusak atau tidak dapat dipakai. Arsip yang rusak menjadi tidak dapat digunakan oleh sebab itu dikatakan musnah. Namun, ruang baca tidak menyimpan data-data buku yang dimusnahkan. Karena buku yang terdapat pada Ruang baca Ekonomi USU masih menjadi milik Pemerintah. Oleh sebab itu, tidak terdapat data yang rusak atau dimusnahkan.

b. Prosedur Pemusnahan Arsip

Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat melakukan proses pemusnahan arsip skripsi atau buku tidak dapat dimusnahkan. Karena tidak semua arsip skripsi mahasiswa ada di Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini disebabkan, sebagian dari arsip skripsi diminta oleh Ruang baca Universitas Sumatera Utara untuk didata kemudian dipublikasikan melalui internet. Kemudian, arsip skripsi kembalidisimpan untuk menjaga informasi yang terdapat didalamnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Kriteria arsip yang terdapat pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), dan Documentary Value (Nilai Dokumentasi). Jumlah keseluruhan kriteria arsip, adalah 15.417 (lima belas ribu empat ratus tujuh belas) unit, dengan rincian jumlah buku: 4948 (empat ribu Sembilan ratus empat delapan) unit, arsip skripsi: 8192 (delapan ribu seratus sembilan puluh dua) unit, arsip CD (Compact

Disk): 1529 (seribu lima ratus dua puluh Sembilan) unit, arsip jurnal: 524

(lima ratus dua puluh empat) unit dan arsip majalah: 224 (dua ratus dua puluh empat) unit.

2. Penataan arsip yang dilakukan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menggunakan metode Masalah/Subject Filling System kemudian melalui prosedur yang tepat diurutkan dengan metode Abjad/Alphabetical Filling System. Contoh: Meletakkan nomor arsip pada arsip, skripsi, kemudian diurutkan berdasarkan nomor dan menyimpannya berdasarkan jurusan atau departemen. Untuk Jurnal dan Majalah hanya disimpan dan diurutkan berdasarkan nomor, sedangkan untuk surat disusun berdasarkan tanggal dan diurutkan berdasarkan nomor.

3. Arsip yang dikatakan musnah adalah arsip yang telah rusak akibat dimakan usia. Arsip yang musnah tidak dimasukkan kedalam daftar arsip karena arsip tersebut masih disimpan akan tetapi, tidak dapat dipergunakan. Untuk itu arsip masih disimpan dan dikatakan telah rusak dan tidak dapat dipergunakan kembali.

B. Saran

1. Metode dan prosedur kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi agar arsip-arsip yang ada dapat terpelihara dengan baik. Disarankan agar arsip pada ruang baca ditambah tempat penyimpanan arsipnya.Dan memisahkan buku-buku untuk Program Studi Kesekretariatan dan Keuangan.

2. Dalam pemeliharaan arsip pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi. misalnya dengan menambah Air

Conditioning dan lemari arsip. Karena kedua benda tersebut sangat

berguna untuk penyimpanan data.

3. Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus mendata buku atau arsip skripsi yang telah rusak. Karena sangat berguna untuk informasi dimasa mendatang.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung : Mandar Maju.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan Ketiga. Bandung : Mandar Maju.

Sulaiman. 1999. Akuisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia

Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung:Alfabeta

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan. cetakan ke-1. Yogyakarta : Kanisius Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius.

yang menempel pada arsip dan dapat dilakukan pencegahan kerusakan dengan cara menempel arsip yang rusak dengan selotip atau menggunakan lem kertas. Pencegahan kerusakan ini dilakukan untuk membuat arsip dapat berfungsi lagi.

3. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip a. Metode Penyusutan Arsip

1) Metode Penyusutan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:103), tujuan penyusutan arsip adalah : a) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun

sebagai referensi.

b) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. c) Mempercepat penemuan kembali arsip.

d) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.

a) Metode berkala

Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:

(1) Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu. (2) Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu. (3) Metode berkala atas waktu minimum-maksimum. b) Metode berulang-ulang atau terus menerus

Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu (Sedarmayanti, 2003: 105)

Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan kedua metode diatas. Hal ini disebabkan karena tidak adanya arsip skripsi yang akan disusutkan dan juga untuk menjaga agar informasi yang terkandung didalam arsip skripsi. b. Prosedur Penyusutan Arsip

Prosedur penyusutan arsip tidak dapat dilakukan, dikarenakan arsip yang terdapat pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai sifat permanen. Untuk itu arsip skripsi tersebut hares dijaga dan disimpan rapi agar dapat digunakan jika sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

a. Metode Pemusnahan Arsip

Metode pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta arsip yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakuka n secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya (Thomas Wiyasa, 2001: 47).

Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pemusnahan arsip terjadi apabila arsip tersebut rusak atau tidak dapat dipakai. Arsip yang rusak menjadi tidak dapat digunakan oleh sebab itu dikatakan musnah. Namun, ruang baca tidak menyimpan data-data buku yang dimusnahkan. Karena buku yang terdapat pada Ruang baca Ekonomi USU masih menjadi milik Pemerintah. Oleh sebab itu, tidak terdapat data yang rusak atau dimusnahkan.

b. Prosedur Pemusnahan Arsip

Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat melakukan proses pemusnahan arsip skripsi atau buku tidak dapat dimusnahkan. Karena tidak semua arsip skripsi mahasiswa ada di Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini disebabkan, sebagian dari arsip skripsi diminta oleh Ruang baca Universitas Sumatera Utara untuk didata kemudian dipublikasikan melalui internet. Kemudian, arsip skripsi kembalidisimpan untuk menjaga informasi yang terdapat didalamnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Kriteria arsip yang terdapat pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), dan Documentary Value (Nilai Dokumentasi). Jumlah keseluruhan kriteria arsip, adalah 15.417 (lima belas ribu empat ratus tujuh belas) unit, dengan rincian jumlah buku: 4948 (empat ribu Sembilan ratus empat delapan) unit, arsip skripsi: 8192 (delapan ribu seratus sembilan puluh dua) unit, arsip CD (Compact Disk): 1529 (seribu lima ratus dua puluh Sembilan) unit, arsip jurnal: 524 (lima ratus dua puluh empat) unit dan arsip majalah: 224 (dua ratus dua puluh empat) unit.

2. Penataan arsip yang dilakukan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menggunakan metode Masalah/Subject Filling System kemudian melalui prosedur yang tepat diurutkan dengan metode Abjad/Alphabetical Filling System. Contoh: Meletakkan nomor arsip pada arsip, skripsi, kemudian diurutkan berdasarkan nomor dan menyimpannya berdasarkan jurusan atau departemen. Untuk Jurnal dan Majalah hanya disimpan dan diurutkan berdasarkan nomor, sedangkan untuk surat disusun berdasarkan tanggal dan diurutkan berdasarkan nomor.

3. Arsip yang dikatakan musnah adalah arsip yang telah rusak akibat dimakan usia. Arsip yang musnah tidak dimasukkan kedalam daftar arsip karena arsip tersebut masih disimpan akan tetapi, tidak dapat dipergunakan. Untuk itu arsip masih disimpan dan dikatakan telah rusak dan tidak dapat dipergunakan kembali.

B. Saran

1. Metode dan prosedur kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi agar arsip-arsip yang ada dapat terpelihara dengan baik. Disarankan agar arsip pada ruang baca ditambah tempat penyimpanan arsipnya.Dan memisahkan buku-buku untuk Program Studi Kesekretariatan dan Keuangan.

2. Dalam pemeliharaan arsip pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi. misalnya dengan menambah Air Conditioning dan lemari arsip. Karena kedua benda tersebut sangat berguna untuk penyimpanan data.

3. Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus mendata buku atau arsip skripsi yang telah rusak. Karena sangat berguna untuk informasi dimasa mendatang.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung : Mandar Maju.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan Ketiga. Bandung : Mandar Maju.

Sulaiman. 1999. Akuisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia

Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung:Alfabeta

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan. cetakan ke-1. Yogyakarta : Kanisius Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius.