PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI (2)

PENGELOLAAN PROYEK
SISTEM INFORMASI
KEGIATAN:
 INISIATIP ADANYA PROYEK

 PEMBUATAN RENCANA PROYEK
 PELAKSANAAN RENCANA PROYEK

 PENGAWASAN TERPADU TERHADAP PERUBAHAN
 PENUTUPAN PROYEK

SETIAP KEGIATAN DIUNGKAPKAN DENGAN : MASUKAN, PERLENGKAPAN
DAN TEKNIK PELAKSANAAN KEGIATAN, OUT-PUT KEGIATAN
SETIAP KEGIATAN DAPAT DIULANG APABILA OUT-PUT TIDAK SESUAI
DENGAN YANG DIHARAPKAN

ALUR KEGIATAN

INISIATIP ADANYA PROYEK

MASUKAN :

 DISKRIPSI HASIL PROYEK
 RENCANA STRATEGIS

 INFORMASI PENGALAMAN PELAKSANAAN PROYEK

OUT PUT :
 SPESIFIKASI HASIL PROYEK

 KRITERIA MANAJER PROYEK

 PEMBATAS KEGIATAN PROYEK

RENCANA PROYEK :
DOKUMEN RESMI DAN DISETUJUI YANG DIPAKAI UNTUK
MENGELOLA DAN MENGAWASI PELAKSANAAN PROYEK

DIBERIKAN KEPADA PIHAK YANG DISEBUT DALAM RENCANA
MANAJEMEN PROYEK

PEMBUATAN RENCANA PROYEK

MENGACU PADA HASIL PROSES PERENCANAAN PROYEK YANG
TELAH DILAKSANAKAN UNTUK MEMPEROLEH DOKUMEN YANG
KONSISTEN DAN KOHEREN YANG MERUPAKAN PEDOMAN
PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN PROYEK
MASUKAN :






HASIL PERENCANAAN PROYEK LAIN
INFORMASI HISTORIS
KEBIJAKAN ORGANISASIONAL
KENDALA
ASUMSI

PERLENGKAPAN DAN TEKNIK
 METODOLOGI PERENCANAAN PROYEK

 PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN STAKEHOLDER
 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK
 MANAJEMEN ‘EARNED VALUE’ ( HASIL )

OUT PUT :
 RENCANA PROYEK

 RINCIAN PENDUKUNG

RENCANA PROYEK MEMUAT BAB :
• PENDAHULUAN
• ORGANISASI PROYEK
• PROSES MANAJERIAL
• PROSES TEKNIS
• PAKET KERJA, JADWAL, DAN ANGGARAN

BAB PENDAHULUAN

• IDENTITAS PROYEK
• PROYEK SECARA MENYELURUH (LATAR BELAKANG, SASARAN)

DIJELASKAN TANPA BAHASA TEKNIS
• SPONSOR (NAMA, GELAR, NAMA YANG DAPAT DIKONTAK)
• SERAHAN PROYEK ( SEMUA YANG MERUPAKAN HASIL PROYEK)
• EVALUASI RENCANA MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK
• REFERENSI (DOKUMEN, PERTEMUAN, DLL)
• ISTILAH DAN SINGKATAN

BAB ORGANISASI PROYEK
• MODEL PROSES
• STRUKTUR ORGANISASIONAL
• BATASAN DAN ANTARMUKA ORGANISASIONAL
• TANGGUNG JAWAB PROYEK

BAB PROSES MANAJERIAL
• SASARAN DAN PRIORITAS MANAJEMEN, ASUMSI,
KETERGANTUNGAN DAN KENDALA
• MEKANISME MONITORING DAN PENGAWASAN
• MANAJEMEN RESIKO
• PERENCANAAN STAF
• PROSES-PROSES TEKNIS (METODOLOGI)

BAB PROSES TEKNIS
• METODE, PERALATAN DAN TEKNIK
• DOKUMENTASI PERANGKAT LUNAK
• FUNGSI PENDUKUNG PROYEK
BAB PAKET KERJA, JADWAL DAN ANGGARAN
• PAKET KERJA
• KETERGANTUNGAN
• KEBUTUHAN SUMBER DAYA
• ALOKASI ANGGARAN DAN SUMBERDAYA
• JADWAL PELAKSANAAN PROYEK

KETERKAITAN PERENCANAAN PROYEK DENGAN RESIKO PROYEK

RESIKO PROYEK ADALAH KEJADIAN ATAU KONDISI YANG TIDAK
PASTI, YANG BILA TERJADI, AKAN MEMILIKI EFEK NEGATIF ATAU
POSITIF PADA TUJUAN PROYEK
HASIL SEBUAH PENELITIAN YANG DILAKUKAN OLEH STANDISH
GROUP INTERNATIONAL PADA TAHUN 1999 MENUNJUKKAN BAHWA
DARI 7400 PROYEK TI, DITEMUKAN 34% PROYEK TERLAMBAT ATAU

OVERBUDGET, 31% PROYEK TERLANTAR, DIREKA-ULANG, ATAU
DIMODIFIKASI, DAN HANYA 24% PROYEK YANG BISA DISELESAIKAN
TEPAT WAKTU DAN SESUAI BUDGET.

MANAJEMEN RESIKO MENCAKUP KEGIATAN KEGIATAN
MERENCANAAN DALAM MENGHADAPI RESIKO, ASSESSING
(IDENTIFIKASI DAN ANALISIS) ISU-ISU RESIKO, PENGEMBANGAN
STRATEGI PENANGANAN RESIKO, DAN PENGAMATAN BAGIMANA
RESIKO-RESIKO TERSEBUT BERUBAH
MANAJEMEN RESIKO PENTING KARENA, DENGAN MANAJEMEN
RESIKO, SEBUAH ORGANISASI BISA MENGETAHUI CARA-CARA /
METODE YANG TEPAT UNTUK MENGHINDARI ATAU MENGURANGI
BESARNYA KERUGIAN YANG DIDERITA PERUSAHAAN SEBAGAI
AKIBAT KETIDAKPASTIAN TERJADINYA SUATU PERISTIWA YANG
MERUGIKAN

KEGIATAN YANG ADA DALAM MANAJEMEN RESIKO ADALAH
SEBAGAI BERIKUT :
1. PERENCANAAN RESIKO
2. PENGUKURAN RESIKO

3. PENANGANAN RESIKO

STRATEGI YANG BISA DITERAPKAN UNTUK MENANGANI
RESIKO DALAH MENYIMPAN RESIKO, MENRANSFER RESIKO,
MENGHINDARI RESIKO, MENGONTROL/MENGURANGI RESIKO.

PELAKSANAAN RENCANA PROYEK
MASUKAN
 RENCANA PROYEK

 RINCIAN PENDUKUNG

 KEBIJAKAN ORGANISASIONAL
 TINDAKAN PREVENTIF
 TINDAKAN KOREKTIF

PERLENGKAPAN DAN TEKNIK
 KETRAMPILAN MANAJEMEN UMUM

 PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN DALAM HAL HASIL PROYEK

 SISTEM OTORISASI KERJA

 PERTEMUAN TINJAUAN STATUS

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK
 PROSEDUR ORGANISASIONAL

OUT PUT :
 HASIL KERJA

 PERMINTAAN PERUBAHAN

PENGAWASAN TERPADU TERHADAP PERUBAHAN
MASUKAN :
• RENCANA PROYEK
• LAPORAN KINERJA
• PERMINTAAN PERUBAHAN
PERLENGKAPAN DAN TEKNIK
•

SISTEM PENGAWASAN TERHADAP PERUBAHAN

•

MANAJEMEN KONFIGURASI

•

PENGUKURAN KINERJA

•

PERENCANAAN TAMBAHAN

•

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK

PERLENGKAPAN DAN TEKNIK
•

SISTEM PENGAWASAN TERHADAP PERUBAHAN

•

MANAJEMEN KONFIGURASI

•

PENGUKURAN KINERJA

•

PERENCANAAN TAMBAHAN

•

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK

OUT PUT :

•
•
•

PERUBAHAN RENCANA PROYEK
TINDAKAN KOREKTIF
MANFAAT PENGALAMAN

BEBERAPA ITEM PENTING DALAM PENGEWASAN PERUBAHAN
SECARA TERPADU:
• PANDANG MANAJEMEN PROYEK SEBAGAI PROSES DARI KOMUNIKASI
DAN NEGOSIASI YANG TETAP
• MEMPENGARUHI FAKTOR YANG MENIMBULKAN PERUBAHAN UNTUK
MEYAKINKAN BAHWA PERUBAHAN TERSEBUT MENGUNTUNGKAN
• MENETAPKAN BAHWA TELAH TERJADI PERUBAHAN
• MENGELOLA PERUBAHAN YANG SEBENARNYA
•

RENCANAKAN PERUBAHAN

•

TETAPKAN SISTEM PENGAWASAN PERUBAHAN, YANG MENCAKUP:
DEWAN PENGAWAS

•

LAKSANAKAN MANAJEMEN KONFIGURASI

•

TETAPKIAN PROSEDUR UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN SECARA
TEPAT WAKTU

•

GUNAKAN LAPORAN KINERJA (LISAN DAN TERTULIS)