T1__Full text Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Metode Be Vissta Planning (Studi Kasus : PT.Barito Prima Consultant) T1 Full text
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Metode
Be Vissta Planning
(Studi Kasus : PT. Barito Prima Consultant)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Oleh :
Ega Yolanda Kawulusan
NIM : 682010057
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2014
1
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Metode Be Vissta Planning
(Studi Kasus : PT.Barito Prima Consultant)
1)
Ega Yolanda Kawulusan, 2) Andeka Rocky Tanaamah, 3) Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga
E-mail: 1)egayola@ymail.com, 2)atanaamah@staff.uksw.edu,
3)
agustinuswijaya@staff.uksw.edu
Abstract
Information systems play an important role helping companies optimize their business
processes to achieve corporate objectives and increase competitive advantage in the face
of competition. The research was conducted at PT. Barito Prima Consultant, the
company does not yet have information systems that need to be made of information
systems strategic planning in order to optimize business processes in every part of PT.
Barito Prima Consultant. This strategic planning method Vissta Be Planning to produce
a competitive advantage based on the opportunities that are owned by the company.
Analysis tools based on external and internal conditions are five forces, value chain
activity, resulting in a solution of IS / IT and business benefits, then mapping the future
of application development with Mc Farland strategic grid.
Keywords: Information Systems, Strategic Planning, Competitive Advantage, Be Vissta
Planning, Five Forces, Value Chain Activity, Business Benefits, Application
Development, Mc Farland Strategic Grid.
1) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
2) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
3) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
2
1. Pendahuluan
Penggunaan teknologi saat ini semakin meningkat dari hari ke hari
berdasarkan survei yang dilakukan oleh asosiasi penyelenggara jasa internet
indonesia (APJII) mengungkap jumlah pengguna teknologi internet pada tahun
2013 mencapai 71,19 juta, meningkat 13% dibanding tahun 2012 yang mencapai
sekitar 63 juta pengguna [1]. Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya
sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporanlaporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam
menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan,
alokasi-alokasi sumberdaya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari
sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai
permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu
bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil.Sistem informasi
berbasis komputer ini, sekarang menjadi suatu hal yang utama bagi pemenuhan
kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi
komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. [14]
Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dipilih sebagai dasar
penerapan manfaat SI/TI pada PT.Barito Prima Consultant berdasarkan masalah
yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, penilitian ini diharapakan dapat menjadi
acuan bagi perusahaan dalam mengembangkan infrastruktur SI/TI.[2] SI/TI yang
akan diterapkan dalam perusahaan berkaitan dengan tata kelola TI (IT
Governance) yang sudah dibentuk. IT Governance sebagai suatu sistem untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam mencapai tujuannya dengan
memanfaatkan SI/TI dan proses didalamnya perlu sebuah perencanaan strategis
supaya dapat diperoleh manfaatnya [5].
PT. Barito Prima Consultant merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang jasa konsultan juga menyadari betapa pentingnya sebuah sistem informasi
dalam membantu meningkatkan kinerja perusahaan terlebih dengan bidang
layanan jasa yang tidak sedikit namun terdapat beberapa masalah seperti
pencatatan proyek yang belum terstruktur contohnya pencatatan rencana kegiatan
perusahaan penyusunan jadwal kerja, perusahaan belum memiliki web resmi
sehingga menyulitkan perusahaan dalam promosi, pencatatan kegiatan
administrasi dan non administrasi yang belum terstruktur sehingga terkadang ada
data-data yang terhapus atau hilang, dan pengelolaan data keuangan perusahaan
yang belum terstruktur berpeluang hilang data serta dapat memicu terjadinya
kecurangan oleh pegawai.
Melihat permasalahan yang dihadapi, maka perlu dilakukan suatu
perencanaan strategis SI/TI yang akan diterapkan dengan mengunakan metode Be
Vissta Planning yang merupakan metode untuk menghasilkan sebuah perencanaan
strategis SI/TI yang digunakan serta dapat memberikan keunggulan kompetitif
berdasarkan peluang yang dimiliki oleh PT.Barito Prima Consultant. Sehingga
hasil perencanaan strategis SI/TI dapat menjawab peluang manfaat bisnis yang
diperoleh dengan investasi SI/TI pada PT.Barito Prima Consultant sehingga
organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
3
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu, dijelaskan sebagai berikut. Pertama,
penelitian berjudul “Penerapan metodologi Be Vissta Planning pada Konsultan
Teknik dan Manajemen“(Studi Kasus : PT. Virama Karya) bertujuan agar dapat
menghasilkan suatu perencanaan strategis sistem informasi PT. Virama Karya
untuk mendukung strategi bisnis yang telah dibuat perusahaan dalam jangka
waktu 2004-2008 menggunakan metodologi perencanaan strategis sistem
informasi berbasis value bisnis Be Vissta Planning. Selain itu dengan metodologi
ini peneliti dituntun tahap demi tahap dengan rinci apa yang harus di identifikasi,
di analisa dan di laporkan dalam laporan akhir. Perencanaan Strategis Sistem
Informasi yang sudah dibahas ini sangat dibutuhkan dan penting diterapkan pada
PT. Virama Karya karena Keunggulan kompetitif dalam menghadapi persaingan
dengan perusahaan lain dapat dimiliki, meningkatkan daya saing yang
meningkatkan kompetensi perusahaan dan kompetensi tenaga ahli sehingga
strategi perusahaan tercapai [3].
Penelitian lain yaitu “Perencanaan Strategis Sistem Informasi dalam rangka
Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perguruan Tinggi Menggunakan Metode
Be Vissta Planning ” (Studi Kasus : UKSW Salatiga), penelitian ini bertujuan
untuk meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan menyusun strategi
SI/TI berupa Executive Information System (EIS) ”. Hasil analisis yang diperoleh
dari penelitian ini menggambarkan bahwa penerapan SI/TI yang dilakukan di
UKSW belum dapat mendukung proses bisnis secara keseluruhan. Berdasarkan
hasil pembahasan dan analisis terkait penyusunan renstra SI/TI di UKSW
menggunakan metodologi Be Vissta Planning, maka diperoleh portofolio aplikasi
yang sebaiknya diterapkan di UKSW sehingga perlu dikaji kesiapan infrastruktur
TI yang ada saat ini dapat mendukung implementasi aplikasi-aplikasi tersebut [4].
Penelitian lain yaitu “Penyusunan Metodologi Perencanaan Strategis Sistem
Informasi Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) dalam rangka
Meningkatkan Peran Strategis Sistem Informasi pada suatu Organisasi”,
Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu perencanaan strategis (renstra)
sistem informasi berbasis manfaat bisnis yang menghasilkan cetak biru bagi
sistem,teknologi dan manajemen informasi disebuah perusahaan industri.
Kesimpulan dari penelitian tersebut memberikan ruang terhadap penelitian
selanjutnya, bagi pengembangan metodologi BVP pada organisasi dengan
karakteristik tertentu, misalnya pada organisasi-organisasi yang bersifat non
profit, seperti organisasi yang bergerak didunia pendidikan [2].
Penelitian lain yaitu “Analisis Rantai Nilai (Value Chain) dalam
Lingkungan Internal Perusahaan”. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi
tahap-tahap value chain dimana perusahaan dapat meningkatkan value untuk
pelanggan atau untuk menurunkan biaya. Penurunan biaya atau peningkatan nilai
tambah dapat membuat perusahaan lebih kompetitif. Analisis Value Chain
membantu perusahaan dalam mengidentifikasi posisi perusahaan dalam
menganalisis aktivitas-aktivitas yang ada dalam rantai nilai serta mengurangkan
atau mengeliminasi aktivitas yang tidak menciptakan nilai tambah pada produk
atau jasa. Perusahaan harus mampu mengerti posisinya pada rantai nilai yang
4
membentuk produk atau jasa tersebut, hal ini sangat penting untuk
mengidentifikasi kesempatan dari persaingan, kemudian menentukan strategi
kompetitifnya untuk bersaing dengan pesaingnya serta menjaga hubungan baik
dengan supplier dan distributor untuk memaksimalkan nilai.[10]
Rumusan metodologi BVP didasarkan atas kelebihan-kelebihan metodologi
perencanaan strategis sistem informasi yang ada. BVP mengumpulkan
keunggulan-keunggulan metode perencanaan strategis sistem informasi dari Ward
dan Peppard, Wetherbe, Marthin dan Tozer, kemudian dikompilasi menjadi
metodologi Based On Value Information Systems Strategic Planning (BVP).
Kelebihan-kelebihan metodologi perencanaan strategis sistem informasi tersebut.
Pertama, Ward dan Peppard (2002),adanya alur logis renstra SI/TI yang
mudah dan relatif lengkap, tersedianya alat pemrosesan renstra, tools dan teori
yang ada dapat memberikan gambaran mengenai keadaan lingkungan eksternal
bisnis, adanya prosedur yang merekam kegiatan dan proses internal non teknis
SI/TI organisasi, adanya prosedur dalam melakukan pemilihan teknologi dari
perkembangan teknologi yang ada.
Kedua, Wetherbe (2002), pemetaan antara kebutuhan aplikasi/sistem SI
dengan pemenuhan ditingkat infrastruktur TI, pengaturan alokasi sumberdaya
SI/TI dalam kegiatan implementasi hasil renstra SI/TI, adanya mekanisme kontrol
terhadap setiap kegiatan SI/TI yang dilakukan dan selalu dibandingkan dengan
rencana kerja atau blue print SI/TI yang dimiliki.
Ketiga, Marthin (1990), penjabaran visi, misi dan tugas pokok fungsional
kedalam bentuk matriks, adanya pemetaan yang jelas antara tugas pokok
fungsional dalam struktur organisasi dengan kebutuhan data/informasi,
pendefinisian dan pengelompokan masalah beserta cara pemenuhan kebutuhan
data/informasi untuk mengatasi masalah, pembentukan Entity Relationship
Diagram (ERD) organisasi keseluruhan secara umum, mempertimbangkan adanya
solusi alternatif bagi setiap pembuatan aplikasi bagi setiap pembuatan aplikasi,
infrastruktur dan manajemen SI/TI organisasi.
Keempat, Tozer (1996), adanya masukan, proses, dan keluaran yang jelas
terstruktur dan berurutan, pembuatan format tabel untuk masukan, yang akan
membantu proses analisis dan pengambilan keputusan, pembuatan format tabel
keluaran yang meringkas dan memperjelas hasil renstra, tuntunan langkah
perlangkah dalam membuat renstra SI/TI dari awal hingga akhir, yang berurutan
dan terkait, pembuatan contoh dokumen keluaran per fase kegitan, pembuatan dan
persiapan pelaksanaan jadual rencana implementasi hasil renstra SI/TI, adanya
prosedur mengenai persiapan pendahuluan sebelum melakukan renstra SI/TI,
adanya prosedur pembuatan landasan kebijakan dan pengambilan keputusan
melakukan renstra SI/TI, adanya prosedur dalam melakukan pengelompokan
prioritas dan pemilihan solusi, adanya prosedur mengenai strategi migrasi yang
jelas.[2]
5
Metode Be Vissta Planning
Metode Be Vissta Planning perencanaan sistem informasi menggunakan
arah dan tujuan perusahaan yang telah dituangkan dalam rencana bisnis. Segala
sesuatu yang menjadi hasil dalam rencana bisnis tersebut diinterpretasikan sebagai
kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh bidang/divisi SI/TI. Bidang/divisi
SI/TI tersebut lalu melakukan konsolidasi internal guna mengetahui kemampuan
sumber dayanya dan pemenuhan kebutuhan akan informasi bisnis tersebut. Hasil
konsolidasi internal tersebut berupa strategi sistem, manajemen, dan teknologi
informasi kemudian dibuatkan prioritas pelaksanaan proyek dan jadwal
implementasinya. [3]
Tabel 1. Metodologi analisis lingkungan organisasi internal dan eksternal
Internal
Five Forces
Value Chain Activity
Mc Farlan Strategic Grid
Eksternal
Five Forces
Analisis kompetitif digunakan untuk mengevaluasi struktur lingkungan
bisnis suatu industri dan tantangan dari pesaing dalam suatu industri. Hasil
diagram kompetitif model suatu organisasi digunakan sebagai dasar untuk
mengindentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna pemanfaatan SI dan TI
yang dapat menigkatkan keunggulan kompetitif bisnisnya. Porter (1985) membagi
kekuatan industri menjadi 5 bagian, yaitu: 1) daya tawar konsumen (bargaining
power of buyer ), berasal dari konsumen produk/jasa dalam industri. Suatu
perusahaan perlu mempertimbangkan, mengetahui pengaruh, manfaat dan
keadaan daya tawar tersebut; 2) daya tawar pemasok (bargaining power of
supplier ), berasal dari penyediaan produk/jasa yang turut berkontribusi pada
keunggulan kompetitif suatu perusahaan disuatu industri. Daya tawar pemasok
akan kuat apbila pemasok memilki pasaokan terhadap produk yang unik/jarang
ditemukan. Pemasok tersebut perlu memotivasi agar terus menerus melakukan
kerjasama dengan suatu organisasi, begitu pula sebaliknya; 3) tekanan dari
pendatang baru (threats of new entrance), pendatang baru yang akan ikut serta
berkompetisi didalam perusahaan baru, perusahaan lama berstrategi bisnis yang
berbeda untuk masuk ke pasar yang baru, perusahaan lama yang tadinya tidak
berkompetisi pada area yang sama kini berpindah ke area yang sama dengan
perusahaan kita. Tekanan tersebut disikapi perusahaan yang sudah ada dengan
meninggikan Entry Barrier , Entry Barries tersebut dapat berupa Entry
cost/Switching cost bagi konsumen yang tinggi, keluar dari persaingan, dan
berhenti dari bisnis; 4) tekanan dari produk pengganti (threat of substitute
product), tantangan ini berasal dari produk/jasa alternatif lain yang ditawarkan
perusahaan dalam suatu industri. Produk/jasa alternatif tersebut perlu
mempertimbangkan alasan ketertarikan dan pilihan konsumen; 5) rivalitias intra
industri (intra industri rivalry), rivalitas yang terjadi berupa kompetisi diantara
perusahaan dalam suatu industri yang sama.[9]
6
Value Chain Activity
Analisis Value Chain Activity merupakan analisis aktifitas-aktifitas yang
menghasilkan nilai, baik yang berasal dari dalam dan luar perusahaan. Konsep
Value Chain memberikan perspektif letak perusahaan dalam rantai nilai industri.
Analisis Value Chain membantu perusahaan untuk memahami rantai nilai yang
membentuk produk tersebut. Nilai yang berawal dari bahan mentah sampai
dengan penanganan produk setelah dijual kepada konsumen. Perusahaan harus
mampu mengenali posisinya pada rantai nilai yang membentuk produk atau jasa
tersebut. Hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi kesempatan dari
persaingan. Setelah mengidentifikasi posisinya, maka perusahaan mengenali
aktifitas-aktifitas yang membentuk nilai tersebut. Aktifitas-aktifitas tersebut dikaji
untuk mengidentifikasi apakah memberikan nilai bagi produk atau tidak. Jika
aktivitas tersebut memberikan nilai, maka akan terus digunakan dan diperbaiki
untuk memaksimalkan nilai. Sebaliknya, jika aktifitas tersebut tidak memberikan
nilai tambah maka harus dihapus.[10]
Aktivitas tidak bernilai tambah adalah aktivitas-aktivitas yang tidak perlu
atau aktivitas-aktivitas yang perlu, namun tidak efisien dan dapat diperbaiki. Jika
aktivitas tidak bernilai tambah dilaksanakan, akan berakibat menambah biaya
yang tidak perlu dan merintangi kinerja, sehingga menimbulkan biaya tidak
bernilai tambah. Biaya tidak bernilai tambah adalah biaya yang disebabkan oleh
aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah. Biaya tidak bernilai tambah dapat
diartikan sebagai biaya atas aktivitas-aktivitas yang dapat dieliminiasi tanpa
menimbulkan kesan buruk dari para pelanggan mengenai kinerja, fungsi, atau
ukuran mutu lainnya suatu produk. Analisis aktivitas dapat menurunkan biaya
dengan cara peniadaan aktivitas, pemilihan aktivitas, pengurangan aktivitas, dan
penggunaan aktivitas secara bersama.[11] Kerangka rantai nilai membagi aktivitas
dalam perusahaan menjadi dua kategori : 1). Aktivitas primer, aktivitas yang
berkaitan dengan penciptaan fisik produk, penjualannya dan distribusinya ke para
pembeli dan servis setelah adanya penjualan; 2). Aktivitas pendukung, aktivitas
yang membantu perusahaan secara keseluruhan dengan menyediakan dukungan
yang diperlukan bagi berlangsungnya aktivitas-aktivitas primer secara
berkelanjutan.[12]
McFarlan Strategic Grid
McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI
berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat
kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil
pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap
organisasi dan pengembangan dimasa mendatang [13]. Keempat kuadran tersebut
dapat dilihat pada gambar dibawah ini
7
Gambar 1. Mc Farland Strategic Grid (Sumber : Ward and Peppard, 2002)
Desain Metodologi
Desain Metodologi BVP ini mendasarkan kegiatan renstra SI/TI
berpedoman pada dokumen rencana bisnis organisasi. Setiap data yang
dituangkan dalam rencana bisnis organisasi tersebut di interpretasikan sebagai
kebutuhan infomasi yang harus dipenuhi oleh bidang/divisi TI. Bidng atau divisi
TI itu kemudian melakukan analisis kondisi internal dan eksternal guna
mengetahui kemampuan sumberdayanya dan pemenuhan kebutuhan akan
informasi bisnis tersebut. Hasil analisis internal dan eksternal tersebut berupa
strategi sistem,manajemen, dan teknologi informasi yang kemudian dibuatkan
prioritas pelaksanaan proyek dan jadual implementasinya. Berikut merupakan
konsep desain metodologi BVP.
Tahapan pertama menelaah ruang lingkup dan strategi (ruang lingkup dan
posisi/kondisi mutakhir organisasi), dengan melakukan identifikasi masalah,
analisis lingkungan internal bisnis organisasi, analisis lingkungan internal SI/TI
organisasi, analisis lingkungan eksternal bisnis organisasi, analisis eksternal SI/TI
organisasi. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah gambaran mengenai keadaan bisnis
perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI/TI pada perusahaan dimasa depan,
untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu memperoleh informasi
perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta menganalisis kondisi
eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam
dunia bisnis untuk mendukung strategi perusahaan dimasa depan. Mengetahui
bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan SI/TI perusahaaan.
Tahapan kedua, menelaah strategi (posisi dan kondisi kedepan yang ingin
diraih dan modal yang dimiliki), dengan melakukan identifikasi masalah dan
solusi bisnis organisasi, identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi,
analisis kesenjangan kebutuhan informasi, membuat landasan kebijakan SI/TI,
membuat strategi SI/TI, membuat landasan bagi operasional strategi SI/TI, srategi
manajemen informasi. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi usulan
pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
8
Tahapan ketiga, mendefinisikan strategi (posisi dan kondisi kedepan yang
ingin diraih beserta cara merealisasikannya), dengan melakukan prioritas dan
pemilihan strategi SI/TI, pendetilan strategi SI/TI. Hasil dari tahap ini adalah
kebijakan terhadap rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima Consultant.
Tahapan keempat, merencanakan implementasi (cara merealisasikannya),
dengan membuat rencana pendukung SI/TI dan pembuatan jadwal waktu
pengerjaan. Tahapan kelima, mengkaji ulang implementasi (cara
merealisasikannya) dengan membuat rencana implementasi.[2]
3.
Metodologi Penelitian
Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berhubungan dengan ide,
persepsi, pendapat, kepercayaan orang yang akan diteliti. Penelitian kualitatif
segala sesuatunya tidak dapat di ukur dengan angka dan teori yang digunakan
dalam penelitian tidak dipaksakan untuk memperoleh gambaran seutuhnya
mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang telah diteliti .[6]
9
Tahap 1
Menelaah Kebutuhan Bisnis dan
Organisasi
Lingkungan Eksternal Organisasi
Analisis Bisnis Eksternal
- Analisis Five Forces
Analisis Kondisi SI/TI Eksternal
Analisis Manfaat penerapan SI/TI
pada PT. Barito Prima Consultant
Lingkungan Internal Organisasi
Analisis Kondisi SI/TI Internal
Analisis Bisnis Internal
Portofolio Aplikasi mendatang
- Analisis Value Chain Activity
menggunakan Mc Farlan Strategic
- Blue Print sistem informasi
Grid
Tahap 2 (Menentukan Target
SI/TI)
Analisis Kesenjangan Aplikasi
Tahap 3 (Menentukan Strategi
SI/TI)
Rencana Strategis
Tahap 4 (Menyusun Usulan SI/TI)
Penyusunan Rencana Implementasi dan
Manfaat bisnis SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant
Gambar 2 Tahapan penelitian
Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini akan
dilakukan observasi dan wawancara pada PT. Barito Prima Consultant untuk
mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses bisnis
perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah
gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI/TI
pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu
memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta
menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui
perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung strategi
perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan
SI/TI perusahaaan.[15]
10
Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan dilakukan
observasi dan wawancara kepada manajer perencanaan dan direktur utama
perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi kebutuhan
PT.Barito Prima Consultant. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi
usulan pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut maka perlu
adanya identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada perusahaan,
identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi, Analisis kesenjangan
kebutuhan informasi, membuat usulan strategi SI/TI.
Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat strategi
SI/TI dengan memperhatikan hasil wawancara, serta aturan kebijakan yang ada
sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana implementasi SI/TI pada PT.
Barito Prima Consultant. Tahap 4 Rencana Implementasi SI/TI kemudian pada
tahap ini akan dibuat rencana implementasi SI/TI yang akan diterapkan pada PT.
Barito Prima Consultant. [4]
4. Hasil dan Pembahasan
Profil PT. Barito Prima Consultant
PT. Barito Prima Consultant terletak di jalan suprapto no.07 Palangka Raya,
perusahaan ini diresmikan notaris sejak 26 April 1996 sebagai perusahaan yang
menyediakan layanan jasa konsultansi untuk jasa-jasa konstruksi maupun nonkonstruksi. Visi dan Misi PT.Barito Prima Consultant adalah senantiasa turut
berperan serta dalam pembangunan nasional dengan dilandasi idealisme serta
profesionalisme dengan didukung oleh personil yang handal dibidangnya masingmasing serta ditunjang dengan peralatan yang memadai, mampu melakukan
pekerjaan diberbagai bidang sesuai keahlian.
Analisis Five Forces
Penelitian ini dilakukan dengan Observasi dan Wawancara sehingga didapat
hasil analisis kekuatan menurut Five Forces pada PT.Barito Prima Consultant,
yang pertama adalah pesaing (competitor), perusahaan pesaing berlomba-lomba
untuk meningkatkan strategi bisnis salah satunya dengan memiliki sistem
informasi yang terintegrasi serta dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis dengan
cukup baik serta mempermudah para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan,
hal tersebut secara tidak langsung berpengaruh pada PT. Barito prima Consultant
yang mau tidak mau harus bisa menyesuaikan dengan perkembangan para
pesaing. Kedua, analisis ancaman pesaing baru di fokuskan pada bagaimana jenis
pelayanan atau jasa dan strategi bisnis oleh pesaing baru tersebut dapat
mengancam posisi PT. Barito Prima Consultant.
Hasil analisis adanya strategi bisnis baru berupa perlengkapan dan peralatan
baru yang lebih canggih dapat menjadi ancaman bagi perusahaan lama yang
peralatan dan perlengkapan nya tergolong sudah cukup tua atau lebih dari 10
tahun pemakaian yang secara tidak langsung dapat berpengaruh pada ketepatan
waktu penyelesaian proyek. Ketiga, analisis ancaman produk/jasa pengganti
contohnya sertifikasi untuk konsultan konstruksi dan non-konstruksi. Keempat,
analisis kekuatan menawar pelanggan, pelanggan yang dimaksud disini adalah
11
para pengguna jasa yaitu pemerintah dan perusahaan yang telah menerima hasil
dari proyek yang sudah dikerjakan PT. Barito Prima Consultant, oleh karena itu
proyek yang sudah didapat harus dikerjakan dengan baik dan tepat waktu sesuai
kesepakatan kontrak antar kedua belah pihak, sehingga mereka akan memberikan
penilaian yang berpengaruh pada image PT. Barito Prima Consultant. Kelima,
analisis kekuatan menawar pemasok, yang dimaksud pemasok disini adalah
pengguna jasa yang menggunakan jasa PT. Barito Prima Consultant yaitu
pemerintah dan pengusaha, oleh sebab itu penting menjaga nama baik perusahaan
dan kerja sama yang baik dengan para pengguna jasa sebelumnya sehingga calon
pengguna jasa dapat memperhitungkan pengalaman PT. Barito Prima Consultant
yang cukup baik di bidangnya.
Berikut merupakan pemetaan kebutuhan SI/TI PT. Barito Prima Consultant
berdasarkan hasil analisis Five Forces.
Tabel 2 Kebutuhan SI/TI dan Solusi SI/TI berdasarkan analisis Five Forces
Faktor Five Forces
Competitor
Kebanyakan para
pesaing memiliki
sistem informasi yang
dapat membantu
meningkatkan kinerja
pegawai dalam
menyelesaikan proyek
Threat of New Entrans
strategi bisnis baru
yang digunakan para
pesaing
-
-
Bargaining Powers of
Suppliers and Buyers
Faktor pelanggan dan
pemasok yang
mempengaruhi
pelayanan
-
Threat of Subtitute
Products/ Services jasa
pengganti berupa
sertifikasi
-
Kebutuhan SI/TI
Membangun sistem
informasi yang dapat
membantu pencatatan
proyek agar lebih
terstruktur
Menyiapkan perangkat
keras tidak perlu
canggih tapi cukup
mendukung aplikasi
sistem informasi yang
akan digunakan dan
dapat memenuhi
kebutuhan bisnis PT.
Barito Prima
Consultant.
Membangun sebuah
sistem yang dapat
memberikan informasi
tentang profil
perusahaan, kinerja
perusahaan, dan
lingkup layanan jasa
untuk dapat
menampung
permintaan pelanggan.
Membangun sistem
informasi yang dapat
memberikan informasi
tentang perusahaan,
lingkup layanan jasa,
sertifikasi yang
diperoleh perusahaan.
-
Solusi SI/TI
SIMANPRO
-
SITEK
Menyediakan
infrastruktur
yang akan
digunakan sesuai
kebutuhan SI/TI
pada PT. Barito
Prima
Consultant
-
SI CRM
SI SCM
-
Web Promosi
12
Berikut merupakan penjelasan solusi SI/TI berdasarkan analisis Five Forces
: 1) SIMANPRO (sistem informasi manajemen proyek), aplikasi ini berfungsi
untuk membantu pencatatan rencana proyek, jadwal pengerjaan proyek, tenaga
ahli yang akan melakukan pengerjaan proyek, jadwal pengerjaan proyek,
menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek yang akan
dikerjakan, evaluasi laporan mingguan apa saja yang sudah mulai dikerjakan
sesuai tahapannya, setelah selesai semua ada termin /tagihan untuk pemberi
proyek dari laporan anggaran proyek; 2) SITEK (sistem informasi pengelolaan
teknologi), aplikasi ini membantu pencatatan perangkat keras yang sudah ada
seperti computer, notebook, printer, LCD proyektor, scanner, plotter, camera
digital, theodolite, waterpass, GPS, echo sounding, total station, planimeter
digital, kompas, motor, dan mobil. Pencatatan meliputi jenis peralatan,
kapasitas/output saat ini, merk/type, tahun pembelian, kondisi peralatan saat ini,
lokasi peralatan, dan bukti kepemilikan. Dari pencatatan tersebut diketahui kapan
akan dilakukan perawatan atau penggantian dengan alat baru; 3) SI CRM (sistem
informasi customer relationship), aplikasi ini berfungsi untuk membantu
pencatatan profile pelanggan dengan begitu akan membantu dalam menjalin relasi
bisnis kembali dengan pelanggan tersebut; 4) SI SCM (sistem informasi supply
chain management), aplikasi ini berfungsi membantu pencatatan pengadaan
barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dalam pengerjaan proyek, contohnya
material yang dibutuhkan proyek konstruksi dalam pengerjaan pembangunan
jembatan, jalan, dan gedung, pencatatan meliputi jenis proyek, daftar material,
siapa supplier yang mendatangkan material, rencana anggaran untuk material
yang akan didatangkan oleh supplier , profile supplier . Dari pencatatan tersebut
diketahui biaya untuk supply material dan menjaga relasi bisnis dengan supplier;
5) Web promosi, aplikasi berbasis internet yang berfungsi untuk memperkenalkan
perusahaan kepada publik memberikan informasi meliputi profile perusahaan,
visi, misi perusahaan, jenis layanan jasa, profile tenaga ahli, dan daftar proyek
yang sudah rampung dikerjakan oleh PT. Barito prima Consultant dari awal
berdiri hingga sekarang serta informasi sertifikasi yang menjadi dasar kualifikasi
perusahaan.
Manfaat Penerapan SI/TI pada Kondisi SI/TI Eksternal Organisasi
Berdasarkan hasil analisis kondisi SI/TI eksternal organisasi. Perkembangan
SI/TI, sistem informasi pada jaman sekarang sudah merupakan kebutuhan untuk
menunjang kinerja dalam memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan maupun
organisasi, pesatnya perkembangan perangkat lunak pada saat ini menyebabkan
banyak perusahaan dan organisasi berlomba membeli sebuah software untuk
mempermudah proses bisnis. Sedangkan PT. Barito Prima Consultant 15 tahun
ke belakang belum menggunakan aplikasi apapun dalam menyelesaikan proses
bisnis pada perusahaan seperti administrasi, laporan keuangan, pencatatan proyek,
promosi, penjadwalan kerja, sehingga ditemukan berbagai kendala dalam
mengintegrasikan seluruh bagian serta didukung dengan perkembangan perangkat
keras yang semakin canggih perkembangan perangkat keras, dimulai dari PC
ukuran besar menjadi yang berukuran lebih kecil dan sekarang menggunakan
13
laptop, perangkat keras lain nya adalah printer yang ukuran besar dan hanya
tersedia tinta hitam putih sampai sekarang menggunakan printer yang memiliki
fungsi scan dan fotocopy, kemudian media penyimpanan seperti disket yang
memiliki kapasitas penyimpanan kecil sampai dengan hardisk yang memiliki
kapasitas penyimpanan besar.
Sementara itu perkembangan sistem basis data berkembang cepat hingga
sekarang didukung dengan fasilitas data warehousing dan fasilitas basis data
berbasis web sebagai suatu strategi bisnis dalam meningkatkan kinerja organisasi
didukung oleh perkembangan jaringan komunikasi dan keamanan data, saat ini
perkembangan jaringan komunikasi sangat berpengaruh dalam menghubungkan
devices yang digunakan untuk saling berbagi data, dari menggunakan LAN (local
area network) jaringan untuk berbagi data hanya pada satu gedung , kemudian
berkembang menjadi WAN (wide area network), dan sekarang berkembang kearah
internet yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data dimanapun berada
sementara pada PT. Barito prima Consultant semenjak 10 tahun terakhir sudah
mengandalkan internet dalam proses berbagi data contohnya melalui kirim
dokumen melalui email, jika perlu berbagi data dengan kapasitas besar maka
digunakan Flashdisk atau Hardisk Eksternal. Setelah itu sistem keamanan data,
penting menjaga keamanan data dari berbagai serangan komputer seperti virus,
dan cracker untuk mengantisipasi virus sementara PT. Barito prima Consultant
masih menggunakan anti virus yang banyak digunakan pengguna komputer pada
umumnya.
Perkembangan media jejaring sosial, saat ini sangat pesat sehingga
memudahkan dalam melakukan promosi melalui beberapa jejaring sosial yang
sedang banyak diminati masyarakat yaitu melewati media sosial karena lebih
efektif dan mudah penggunaannya, serta dapat menghemat biaya. Berdasarkan
hasil analisis kondisi SI/TI eksternal didapat hasil manfaat penerapan SI/TI pada
tabel 3
14
Tabel 3 Manfaat Penerapan SI/TI pada kondisi SI/TI eksternal organisasi
-
-
-
-
-
Kondisi SI/TI Eksternal
Perkembangan sistem
informasi yang menjadi
kebutuhan dalam proses bisnis
Pesatnya perkembangan
perangkat lunak
Berkembangnya teknologi
sehingga memungkinkan
menyimpan data berbasis
internet
Teknologi berbasis internet
yang banyak dimanfaatkan
dalam jaringan computer
Pentingnya menjaga
keamanan data yang sensitive
dari serangan computer
maupun kerusakan perangkat
keras.
Promosi melalui media sosial
-
-
-
-
-
Manfaat Penerapan SI/TI
Memudahkan dalam penyelesaian
aktivitas kerja dalam proses bisnis
untuk mengintegrasikan ke semua
bagian perusahaan dalam sebuah
sistem informasi
Meningkatkan kinerja pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan
dan secara tidak langsung dapat
menekan biaya.
Menyimpan data berbasis internet
memudahkan untuk mengakses
dimanapun berada sehingga tidak
perlu berada dikantor untuk
mengolah data tapi bisa juga
dilakukan sambil santai dirumah.
Selalu melakukan upgrade terhadap
anti virus yang sudah dibeli secara
legal untuk mengamankan datadata dalam komputer.
Melakukan promosi pada media
sosial yang saat ini banyak diminati
merupakan pilihan tepat untuk
menekan biaya promosi, tidak perlu
membayar mahal pasang iklan
maupun membuat website resmi.
Analisis Value Chain Activity
Analisis lingkungan Bisnis internal organisasi, analisis ini dilakukan untuk
mengetahui proses bisnis pada PT. Barito Prima Consultant sehingga dapat
diketahui secara jelas rencana strategis SI/TI sesuai kebutuhan organisasi.
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari kuesioner kode II dan V kemudian
alat yang digunakan untuk menganalisis lingkungan bisnis internal organisasi
adalah Value Chain Activity. Analisis value chain activity dilakukan untuk
mengetahui aktivitas bisnis utama dan aktivitas bisnis pendukung, kemudian hasil
analisis ini akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan SI/TI pada PT.
Barito Prima Consultant.
Aktivitas utama pada perusahaan merupakan aktivitas yang bernilai dalam
menjalankan proses bisnis namun menghasilkan biaya dalam pelaksanaannya.
Aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang mendukung terlaksananya
aktivitas utama dengan membantu pengelolaan keuangan dan administrasinya.
Berikut merupakan beberapa tugas dari setiap unit bagian pada perusahaan
berdasarkan pengelompokan aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
15
Budaya
Pengawasan
Study
Administrasi
Value
Added
Perencanaan
Aktivitas
pendukung
Aktivitas
utama
Sosial
Keuangan
Gambar 3 Value Chain Activity PT. Barito Prima Consultant
Aktivitas utama perusahaan : a). Bagian perencanaan, membuat rencana
kegiatan serta langkah-langkah dalam rangka mencari kegiatan di instansi
pemerintah dan swasta, setelah itu baru melaksanakan pengembangannya,
kegiatan ini melibatkan Direktur utama, manajer bagian perencanaan dan staff
perencanaan, b). Bagian pengawasan, bertugas melakukan audit terhadap bagian
keuangan dan pengawasan terhadap bagian administrasi dan non administrasi,
kegiatan ini melibatkan manajer pengawasan, bagian keuangan, dan bagian
administrasi, c). Bagian studi, bertugas sebagai pelaksana kegiatan studi
kelayakan, studi perencanaan umum dan studi mikro lainnya, kegiatan ini
melibatkan manajer bagian studi, manajer bagian perencanaan, staff bagian studi,
staff bagian perencanaan, dan bagian keuangan, d). Bagian sosial budaya,
bertugas merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang bersifat peduli
lingkungan dan pengabdian masyarakat, serta membantu pemerintah dalam
pengembangan potensi daerah, kegiatan ini melibatkan manajer sosial budaya,
manajer bagian perencanaan, staff bagian sosial budaya, bagian keuangan.
Aktivitas pendukung perusahaan: a). Bagian Keuangan, bertugas mengatur
belanja perusahaan, mengurus termin/tagihan kepada pemberi proyek, dan
membuat laporan keuangan perusahaan perbulan, kegiatan ini melibatkan manajer
perencanaan, manajer pengawasan, manajer studi, manajer pengawasan, manajer
sosial budaya, dan bagian administrasi, b). Bagian Administrasi, bertugas
menyusun penawaran dengan pemberi pekerjaan atau pemberi proyek, kegiatan
ini melibatkan direktur utama, manajer bagian perencanaan, manajer bagian
pengawasan, dan bagian keuangan.
Tabel 4 Solusi SI/TI berdasarkan analisis value chain activity
Bagian/Unit
Akrivitas
Utama
Perencanaan
Kebutuhan bisnis
-
-
Membuat
rencana kegiatan
dan mengatur
langkah-langkah
untuk mencari
kegiatan di
instansi
pemerintah /
swasta.
Melakukan
Kebutuhan SI/TI
-
Sistem
informasi yang
dapat memberikan
informasi tentang
rencana kegiatan
yang sudah
disusun dan
informasi jadwal
penentuan
pengerjaan
Solusi SI/TI
SIPREK
SITEK
16
pengembangan
infrastruktur
perusahaan
-
Pengawasan
Melakukan pengawasan
pada bagian Keuangan
dan administrasi dan non
administrasi
-
Studi
Studi kelayakan , studi
umum dan studi mikro
-
Sosial
Budaya
Kegiatan pengabdian
masyarakat
-
Bagian/Unit
Akrivitas
Pendukung
Keuangan
Administrasi
Kebutuhan bisnis
Membuat laporan
keuangan dan mengurus
termin/tagihan
-
-
Menyusun
berkas
penawaran dan
data-data
pemberi proyek.
Mengelola
data pegawai
kegiatan
Sistem
informasi yang
mengatur
pengelolaan
teknologi
Sistem
informasi
pengawasan
kegiatan
administrasi dan
non administrasi
Sistem
Informasi
penjadwalan
pelaksanaan
kegiatan studi
Sistem
informasi
penjadwalan dan
perencanaan
kegiatan
pengabdian
masyarakat
Kebutuhan SI/TI
-
-
-
Sistem
informasi yang
memberikan
informasi tentang
laporan keuangan
perusahaan
Sistem
informasi yang
dapat mengelola
data-data
pelanggan/pemberi
pekerjaan
Sistem
Informasi
pengelola data
pegawai
SIPA
SIPKSTUDI
SIPMAS
Solusi SI/TI
SIMKEU
SITERTA
SIADMIN
SIPEG
Berikut merupakan penjelasan solusi SI/TI yang didapat dari hasil analisis
value chain activity : 1) SIPREK ( sistem informasi perencanaan kegiatan proyek)
aplikasi ini membantu pencatatan kegiatan meliputi pencatatan rencana kegiatan
setelah mendapat informasi kegiatan proyek yang ada di instansi
pemerintah/swasta, kemudian mencatat langkah-langkah pengerjaan kegiatan,
setiap langkap akan dicantumkan tanggal jadwal pengerjaan kegiatan, kemudian
aplikasi akan memberikan warning setiap aplikasi dibuka, akan ada message
17
informasi tentang jangka waktu pengerjaan tahapan proyek tersebut sisa berapa
hari lagi dan setelah selesai semua tahapan akan ada kolom evaluasi
keterlambatan ataupun sudah tepat waktu sesuai kesepakatan dengan pemberi
proyek; 2) SITEK (sistem informasi pengelolaan teknologi), aplikasi ini
membantu pencatatan perangkat keras yang sudah ada seperti komputer,
notebook, printer, LCD proyektor, scanner, plotter, camera digital, theodolite,
waterpass, GPS, echo sounding, total station, planimeter digital , kompas, motor,
dan mobil. Pencatatan meliputi jenis peralatan, kapasitas/output saat ini,
merk/type, tahun pembelian, kondisi peralatan saat ini, lokasi peralatan, dan bukti
kepemilikan. Dari pencatatan tersebut diketahui kapan akan dilakukan perawatan
atau penggantian dengan alat baru; 3) SIPA (sistem informasi pengawasan
administrasi), aplikasi ini membantu menyeleksi administrasi data dari pihak
pemberi proyek dan menyimpan data-data dari pemberi proyek terkait proyek
yang akan dikerjakan, serta scan surat kontrak dengan pemberi proyek; 4)
SIPKSTUDI (sistem informasi penjadwalan kegiatan studi), aplikasi ini
membantu pencatatan penjadwalan pelaksanaan studi kelayakan dan mencatat
siapa pegawai yang akan melakukan pelaksanaan kegiatan, kemudian pencatatan
anggaran untuk studi kelayakan tersebut; 5) SIPMAS (sistem informasi
termin/tagihan), aplikasi ini membantu pencatatan jadwal kegiatan pengabdian
masyarakat yang dilakukan perusahaan dan pencatatan rencana apa saja kegiatan
yang akan dilaksanakan, kemudian pencatatan anggaran biaya untuk kegiatan
tersebut; 6) SIMKEU (sistem informasi manajemen keuangan), aplikasi ini
membantu pencatatan laporan keuangan setiap bulan meliputi pendapatan, biaya,
aktiva, kewajiban, dan ekuitas; 7) SITERTA (sistem informasi termin/tagihan),
aplikasi ini membantu pencatatan biaya yang akan digunakan pada pengerjaan
proyek, dan kemudian menghasilkan output tagihan untuk pemberi proyek; 8)
SIADMIN (sistem informasi administrasi), aplikasi ini membantu melakukan
penyimpanan data pemberi proyek dan data-data lain terkait pengerjaan proyek; 9)
SIPEG (sistem informasi pegawai), aplikasi ini membantu menyimpan data-data
pegawai yang meliputi identitas nama, alamat, pendidikan terakhir, kontak nomor
telpon dan alamat email yang bisa dihubungi, pengalaman kerja (jika ada), scan
ijazah terakhir, dan sertifikat penunjang (jika ada).
Blue Print Sistem Informasi berdasarkan kebutuhan bisnis perusahaan
Berdasarkan usulan solusi SI/TI pada perusahaan PT. Barito Prima
Consultant pada beberapa tahap sebelumnya serta memperhatikan aktivitas utama
dan aktivitas pendukung pada PT. Barito Prima Consultant maka dihasilkan
blueprint sistem informasi yang harus dimiliki perusahaan sesuai dengan
kebutuhan bisnis perusahaan.
18
19
Portofolio Aplikasi Mendatang menggunakan Mc Farlan Strategic Grid
Berdasarkan usulan solusi SI/TI dan blue print sistem informasi pada PT.
Barito Prima Consultant yang telah dibuat sebelumnya maka hanya usulan baru
yang akan dipetakan pada matriks Mc Farlan Strategic grid karena perusahaan
belum memiliki SI/TI
Strategic
-
SI pengelolaan data pegawai
(SIPEG)
-
SI pengawasan administrasi
(SIPA)
-
SI perencanaan kegiatan
(SIPREK)
- - SI manajemen keuangan
(SIMKEU)
- SI termin/tagihan proyek
(SITERTA)
- SI administrasi (SIADMIN)
Key Operational
High potential
-
SI pengelolaan teknologi (SITEK)
SI penjadwalan kegiatan studi
(SIPKSTUDI)
-
SI pengabdian masyarakat
(SIPMAS)
Support
Gambar 5 Mc Farlan Strategic Grid Portofolio Aplikasi Mendatang
Key operational sistem informasi yang penting untuk mendukung
kelangsungan bisnis saat ini dan harus selalu dijaga ke efektifannya, aplikasi
seperti SIMKEU, SITERTA, dan SIADMIN merupakan aplikasi yang diperlukan
untuk aktivitas perusahaan sehari-hari. Support membantu meningkatkan efisiensi
proses bisnis dan efektivitas manajemen, namun tidak kritis bagi bisnis, aplikasi
SIPMAS merupakan aplikasi pendukung yang tidak terlalu berpengaruh dalam
mencapai sasaran bisnis perusahaan. Strategic sistem informasi yang kritis untuk
bisnis dan kesuksesan mendatang, aplikasi SIPEG, SIPA, dan SIPREK merupakan
aplikasi yang menentukan berjalannya kegiatan dari pemberi proyek. High
potential sistem informasi yang terwujud dari inovasi-inovasi baru dan sangat
potensial mencapai keunggulan kompetitif aplikasi SITEK dan SIPKSTUDI
merupakan aplikasi yang berpotensi tinggi dapat meningkatkan kinerja dimasa
mendatang.
Berdasarkan solusi SI/TI yang telah dipetakan sebelumnya ke dalam Mc
Farlan Strategic Grid, maka selanjutnya akan dilakukan analisis kesenjangan
aplikasi yang harus ada untuk memenuhi kebutuhan PT.Barito Prima Consultant.
Analisis ini dilakukan untuk menentukan aplikasi apa saja yang akan di-upgrade,
delete, dan direncanakan untuk dibuat pada PT. Barito Prima Consultant
20
Tabel 5 Analisis kesenjangan aplikasi pada PT. Barito Prima Consultant
Usulan aplikasi
SI manajemen
keuangan(SIMKEU)
SI termin/tagihan
(SITERTA)
SI administrasi
(SIADMIN)
SI pengelolaan data
pegawai (SIPEG)
SI pengawasan
administrasi (SIPA)
SI perencanaan kegiatan
(SIPREK)
SI penjadwalan kegiatan
studi (SIPKSTUDI)
SI pengelolaan
teknologi (SITEK)
SI pengabdian
masyarakat (SIPMAS)
Upgrade
-
Delete
-
Rencanakan
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Penentuan rencana strategis SI/TI dengan menggunakan tabel 5, analisis
kesenjangan aplikasi dapat diketahui bagaimana keadaan SI/TI pada PT. Barito
Prima Consultant. Belum ada aplikasi yang dapat membantu kebutuhan setiap
bagian, berdasar pada hasil analisis terhadap lingkungan bisnis dan SI/TI internal
dan eksternal, diperoleh usulan solusi SI/TI yang harus dimiliki PT. Barito Prima
Consultant sesuai dengan kebutuhan bisnis setiap bagian yang ada di perusahaan
yaitu perencanaan, pengawasan, study, sosial-budaya, administrasi dan keuangan.
Pada tabel 5, hanya terdapat 1 (satu) kebijakan yang akan diambil yaitu
rencanakan membuat aplikasi baru untuk membantu perusahaan dalam
mengintegrasikan proses bisnis disetiap unit bagian pada PT. Barito Prima
Consultant.
Penyusunan rencana implementasi berdasarkan aplikasi yang telah
diusulkan maka dibuat sebuah Roadmap prioritas untuk 4 (empat) tahun kedepan
dengan memperhitungkan faktor keuangan perusahaan yang tidak memungkinkan
untuk membuat dan membeli semua usulan aplikasi sistem informasi yang sudah
diusulkan secara bersamaan, maka dari itu dibuat bertahap setiap tahunnya selama
4 tahun kedepan.
Tabel 6 Rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima Consultant
2015
2016
2017
2018
Key
Operational
Solusi SI/TI
SI manajemen
Keuangan
(SIMKEU)
SI termin/tagihan
(SITERTA)
SI administrasi
(SIADMIN)
21
Support
High
Potential
Strategic
SI pengelolaan data
pegawai (SIPEG)
SI pengawasan
administrasi (SIPA)
SI perencanaan
kegiatan (SIPREK)
SI penjadwalan
kegiatan studi
(SIPKSTUDI)
SI pengelolaan
teknologi (SITEK)
SI pengabdian
masyarakat
(SIPMAS)
Berikut penjelasan rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant : 1). Tahun 2015 akan mulai dibangun sistem informasi yang terdapat
pada kolom Key Operational yaitu SIMKEU, SITERTA, dan SIADMIN. Ketiga
sistem informasi ini dibutuhkan untuk membantu penyelesaian pekerjaan seharihari pada aktivitas pendukung perusahaan yaitu administrasi dan keuangan sebab
aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang menghasilkan nilai tambah untuk
perusahaan sehingga perlu dioptimalkan terlebih dahulu. 2). Tahun 2016 akan
mulai dibangun sistem informasi yang terdapat dalam kolom Strategic yaitu
SIPEG, SIPA, dan SIPREK, ketiga aplikasi ini dibutuhkan untuk menunjang
kegiatan dari pemberi proyek namun proses nya tidak berlangsung setiap hari
hanya jika sedang ada proyek saja atau saat akan memeriksa dan entri data
pegawai aplikasi ini baru akan digunakan, sehingga diputuskan dibangun 2 tahun
kedepan. 3). Tahun 2017 akan mulai dibangun sistem informasi yang terdapat
pada kolom High Potential yaitu SIPKSTUDI dan SITEK kedua aplikasi ini
merupakan aplikasi yang berpotensi meningkatkan kinerja pegawai dimasa
mendatang namun pembiayaan teknologi dan pengadaan kegiatan studi masih
perlu waktu untuk mengoptimalkan nya, maka diputuskan dibangun 3 tahun
kedepan. 4). Tahun 2018 akan mulai dibangun sistem informasi yang terdapat
pada kolom Support yaitu SIPMAS, aplikasi ini merupakan aplikasi yang tidak
terlalu berpengaruh dalam mencapai sasaran bisnis perusahaan karena kegiatan
pengabdian masyarakat jarang dilakukan dan hanya akan dilakukan jika
perusahaan memiliki dana lebih, maka dari itu diputuskan dibangun 4 tahun
kedepan.
Proses identifikasi manfaat bisnis SI/TI dilakukan dengan melakukan
penafsiran dari data yang diperoleh di lapangan dengan usulan solusi SI/TI yang
telah disusun. Berdasarkan hasil penafsiran tersebut, maka dapat disimpulkan
bahwa perencanaan strategis SI/TI di PT. Barito Prima Consultant memiliki
manfaat bisnis seperti pada Tabel 7.[10]
22
Tabel 7 Manfaat Bisnis SI/TI pada PT. Barito Prima Consultant
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Manfaat SI/TI yang
Teridentifikasi
Mengurangi
penggunaan
telepon pribadi.
mengurangi biaya pembelian
ATK jika dilakukan pencatatan
oleh sistem
Beberapa proses kerja dapat
dilakukan
oleh
seorang
pegawai.
Mempercepat
proses
pembuatan laporan harian,
mingguan,
bulanan,
dan
tahunan.
Pimpinan dapat lebih cepat dan
lebih
akurat
mengambil
keputusan dalam perencanaan,
penetapan, dan evaluasi proyek.
Meningkatkan
image
perusahaan.
Proses pembayaran transaksi
dapat lebih cepat.
Mengurangi kesalahan hitung
dalam transaksi.
Mengurangi
terjadinya
kehilangan data.
Menghindari
terjadinya
pemalsuan
data
oleh
perusahaan.
Menghindari
terjadinya
penipuan/kecurangan
administrasi.
Mengurangi
terjadinya
kesalahan penginputan data.
Mengurangi
kesalahan
pembayaran oleh klien.
Klien merasa lebih yakin
dengan jumlah tagihan yang
harus dibayar.
Ranti's Generic IS/IT
Business Value
Kode
Mengurangi/menekan
biaya
telekomunikasi.
Mengurangi biaya ATK
RCO01
RCO10
Meningkatkan
produktivitas
karena
restrukturisasi
pembagian fungsi kerja.
Mempercepat
proses
pembuatan laporan.
IPR01
APR03
Mempercepat
proses
pengambilan keputusan.
APR08
Meningkatkan image karena
peningkatan kualitas layanan.
Mempercepat proses transaksi.
Mempercepat
proses
pembayaran tagihan.
Mengurangi
resiko
dari
kesalahan hitung.
Mengurangi resiko kehilangan
data.
Mengurangi
resiko
dari
pemalsuan.
IQU03
APR06
APR07
RRI01
RRI 05
RRI09
Mengurangi
resiko
kecurangan administrasi.
dari
RRI10
Mengurangi resiko kesalahan
data.
Mengurangi resiko kesalahan
pembayaran.
Meningkatkan
pendapatan
karena
peningkatan
kepercayaan pelanggan.
RRI06
RRI11
IRE03
Berikut merupakan penjelasan mengenai manfaat bisnis dan solusi SI/TI
yang telah disusun : 1) Mengurangi /menekan biaya telekomunikasi dengan
adanya sistem yang terintegrasi online dapat mengurangi biaya telepon karena
23
bisa transfer data melalui email; 2) Mengurangi biaya ATK dengan adanya sistem
maka pencatatan tidak lagi dilakukan secara manual sehingga dapat mengurangi
biaya pembelian alat tulis kantor; 3) Beberapa proses kerja dapat dilakukan oleh
seorang pegawai sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya gaji untuk beberapa
orang cukup untuk seorang pegawai; 4) Mempercepat proses pembuatan laporan
dengan adanya sistem keuangan data-data keuangan bulan lalu jika ingin
dilaporkan tidak perlu lagi dicatat atau diketik ulang tapi cukup diprint dari
database sesuai tanggal yang diminta; 5) Mempercepat proses pengambilan
keputusan dengan adanya sistem contohnya sistem pengawasan administrasi pada
perusahaan sehingga pimpinan dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
akurat; 6) Mempermudah proses pekerjaan dengan adanya sistem secara tidak
langsung dapat mempercepat dan mempermudah pekerjaan se
Be Vissta Planning
(Studi Kasus : PT. Barito Prima Consultant)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Oleh :
Ega Yolanda Kawulusan
NIM : 682010057
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2014
1
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Metode Be Vissta Planning
(Studi Kasus : PT.Barito Prima Consultant)
1)
Ega Yolanda Kawulusan, 2) Andeka Rocky Tanaamah, 3) Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga
E-mail: 1)egayola@ymail.com, 2)atanaamah@staff.uksw.edu,
3)
agustinuswijaya@staff.uksw.edu
Abstract
Information systems play an important role helping companies optimize their business
processes to achieve corporate objectives and increase competitive advantage in the face
of competition. The research was conducted at PT. Barito Prima Consultant, the
company does not yet have information systems that need to be made of information
systems strategic planning in order to optimize business processes in every part of PT.
Barito Prima Consultant. This strategic planning method Vissta Be Planning to produce
a competitive advantage based on the opportunities that are owned by the company.
Analysis tools based on external and internal conditions are five forces, value chain
activity, resulting in a solution of IS / IT and business benefits, then mapping the future
of application development with Mc Farland strategic grid.
Keywords: Information Systems, Strategic Planning, Competitive Advantage, Be Vissta
Planning, Five Forces, Value Chain Activity, Business Benefits, Application
Development, Mc Farland Strategic Grid.
1) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
2) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
3) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
2
1. Pendahuluan
Penggunaan teknologi saat ini semakin meningkat dari hari ke hari
berdasarkan survei yang dilakukan oleh asosiasi penyelenggara jasa internet
indonesia (APJII) mengungkap jumlah pengguna teknologi internet pada tahun
2013 mencapai 71,19 juta, meningkat 13% dibanding tahun 2012 yang mencapai
sekitar 63 juta pengguna [1]. Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya
sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporanlaporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam
menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan,
alokasi-alokasi sumberdaya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari
sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai
permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu
bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil.Sistem informasi
berbasis komputer ini, sekarang menjadi suatu hal yang utama bagi pemenuhan
kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi
komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. [14]
Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dipilih sebagai dasar
penerapan manfaat SI/TI pada PT.Barito Prima Consultant berdasarkan masalah
yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, penilitian ini diharapakan dapat menjadi
acuan bagi perusahaan dalam mengembangkan infrastruktur SI/TI.[2] SI/TI yang
akan diterapkan dalam perusahaan berkaitan dengan tata kelola TI (IT
Governance) yang sudah dibentuk. IT Governance sebagai suatu sistem untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam mencapai tujuannya dengan
memanfaatkan SI/TI dan proses didalamnya perlu sebuah perencanaan strategis
supaya dapat diperoleh manfaatnya [5].
PT. Barito Prima Consultant merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang jasa konsultan juga menyadari betapa pentingnya sebuah sistem informasi
dalam membantu meningkatkan kinerja perusahaan terlebih dengan bidang
layanan jasa yang tidak sedikit namun terdapat beberapa masalah seperti
pencatatan proyek yang belum terstruktur contohnya pencatatan rencana kegiatan
perusahaan penyusunan jadwal kerja, perusahaan belum memiliki web resmi
sehingga menyulitkan perusahaan dalam promosi, pencatatan kegiatan
administrasi dan non administrasi yang belum terstruktur sehingga terkadang ada
data-data yang terhapus atau hilang, dan pengelolaan data keuangan perusahaan
yang belum terstruktur berpeluang hilang data serta dapat memicu terjadinya
kecurangan oleh pegawai.
Melihat permasalahan yang dihadapi, maka perlu dilakukan suatu
perencanaan strategis SI/TI yang akan diterapkan dengan mengunakan metode Be
Vissta Planning yang merupakan metode untuk menghasilkan sebuah perencanaan
strategis SI/TI yang digunakan serta dapat memberikan keunggulan kompetitif
berdasarkan peluang yang dimiliki oleh PT.Barito Prima Consultant. Sehingga
hasil perencanaan strategis SI/TI dapat menjawab peluang manfaat bisnis yang
diperoleh dengan investasi SI/TI pada PT.Barito Prima Consultant sehingga
organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
3
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu, dijelaskan sebagai berikut. Pertama,
penelitian berjudul “Penerapan metodologi Be Vissta Planning pada Konsultan
Teknik dan Manajemen“(Studi Kasus : PT. Virama Karya) bertujuan agar dapat
menghasilkan suatu perencanaan strategis sistem informasi PT. Virama Karya
untuk mendukung strategi bisnis yang telah dibuat perusahaan dalam jangka
waktu 2004-2008 menggunakan metodologi perencanaan strategis sistem
informasi berbasis value bisnis Be Vissta Planning. Selain itu dengan metodologi
ini peneliti dituntun tahap demi tahap dengan rinci apa yang harus di identifikasi,
di analisa dan di laporkan dalam laporan akhir. Perencanaan Strategis Sistem
Informasi yang sudah dibahas ini sangat dibutuhkan dan penting diterapkan pada
PT. Virama Karya karena Keunggulan kompetitif dalam menghadapi persaingan
dengan perusahaan lain dapat dimiliki, meningkatkan daya saing yang
meningkatkan kompetensi perusahaan dan kompetensi tenaga ahli sehingga
strategi perusahaan tercapai [3].
Penelitian lain yaitu “Perencanaan Strategis Sistem Informasi dalam rangka
Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perguruan Tinggi Menggunakan Metode
Be Vissta Planning ” (Studi Kasus : UKSW Salatiga), penelitian ini bertujuan
untuk meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan menyusun strategi
SI/TI berupa Executive Information System (EIS) ”. Hasil analisis yang diperoleh
dari penelitian ini menggambarkan bahwa penerapan SI/TI yang dilakukan di
UKSW belum dapat mendukung proses bisnis secara keseluruhan. Berdasarkan
hasil pembahasan dan analisis terkait penyusunan renstra SI/TI di UKSW
menggunakan metodologi Be Vissta Planning, maka diperoleh portofolio aplikasi
yang sebaiknya diterapkan di UKSW sehingga perlu dikaji kesiapan infrastruktur
TI yang ada saat ini dapat mendukung implementasi aplikasi-aplikasi tersebut [4].
Penelitian lain yaitu “Penyusunan Metodologi Perencanaan Strategis Sistem
Informasi Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) dalam rangka
Meningkatkan Peran Strategis Sistem Informasi pada suatu Organisasi”,
Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu perencanaan strategis (renstra)
sistem informasi berbasis manfaat bisnis yang menghasilkan cetak biru bagi
sistem,teknologi dan manajemen informasi disebuah perusahaan industri.
Kesimpulan dari penelitian tersebut memberikan ruang terhadap penelitian
selanjutnya, bagi pengembangan metodologi BVP pada organisasi dengan
karakteristik tertentu, misalnya pada organisasi-organisasi yang bersifat non
profit, seperti organisasi yang bergerak didunia pendidikan [2].
Penelitian lain yaitu “Analisis Rantai Nilai (Value Chain) dalam
Lingkungan Internal Perusahaan”. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi
tahap-tahap value chain dimana perusahaan dapat meningkatkan value untuk
pelanggan atau untuk menurunkan biaya. Penurunan biaya atau peningkatan nilai
tambah dapat membuat perusahaan lebih kompetitif. Analisis Value Chain
membantu perusahaan dalam mengidentifikasi posisi perusahaan dalam
menganalisis aktivitas-aktivitas yang ada dalam rantai nilai serta mengurangkan
atau mengeliminasi aktivitas yang tidak menciptakan nilai tambah pada produk
atau jasa. Perusahaan harus mampu mengerti posisinya pada rantai nilai yang
4
membentuk produk atau jasa tersebut, hal ini sangat penting untuk
mengidentifikasi kesempatan dari persaingan, kemudian menentukan strategi
kompetitifnya untuk bersaing dengan pesaingnya serta menjaga hubungan baik
dengan supplier dan distributor untuk memaksimalkan nilai.[10]
Rumusan metodologi BVP didasarkan atas kelebihan-kelebihan metodologi
perencanaan strategis sistem informasi yang ada. BVP mengumpulkan
keunggulan-keunggulan metode perencanaan strategis sistem informasi dari Ward
dan Peppard, Wetherbe, Marthin dan Tozer, kemudian dikompilasi menjadi
metodologi Based On Value Information Systems Strategic Planning (BVP).
Kelebihan-kelebihan metodologi perencanaan strategis sistem informasi tersebut.
Pertama, Ward dan Peppard (2002),adanya alur logis renstra SI/TI yang
mudah dan relatif lengkap, tersedianya alat pemrosesan renstra, tools dan teori
yang ada dapat memberikan gambaran mengenai keadaan lingkungan eksternal
bisnis, adanya prosedur yang merekam kegiatan dan proses internal non teknis
SI/TI organisasi, adanya prosedur dalam melakukan pemilihan teknologi dari
perkembangan teknologi yang ada.
Kedua, Wetherbe (2002), pemetaan antara kebutuhan aplikasi/sistem SI
dengan pemenuhan ditingkat infrastruktur TI, pengaturan alokasi sumberdaya
SI/TI dalam kegiatan implementasi hasil renstra SI/TI, adanya mekanisme kontrol
terhadap setiap kegiatan SI/TI yang dilakukan dan selalu dibandingkan dengan
rencana kerja atau blue print SI/TI yang dimiliki.
Ketiga, Marthin (1990), penjabaran visi, misi dan tugas pokok fungsional
kedalam bentuk matriks, adanya pemetaan yang jelas antara tugas pokok
fungsional dalam struktur organisasi dengan kebutuhan data/informasi,
pendefinisian dan pengelompokan masalah beserta cara pemenuhan kebutuhan
data/informasi untuk mengatasi masalah, pembentukan Entity Relationship
Diagram (ERD) organisasi keseluruhan secara umum, mempertimbangkan adanya
solusi alternatif bagi setiap pembuatan aplikasi bagi setiap pembuatan aplikasi,
infrastruktur dan manajemen SI/TI organisasi.
Keempat, Tozer (1996), adanya masukan, proses, dan keluaran yang jelas
terstruktur dan berurutan, pembuatan format tabel untuk masukan, yang akan
membantu proses analisis dan pengambilan keputusan, pembuatan format tabel
keluaran yang meringkas dan memperjelas hasil renstra, tuntunan langkah
perlangkah dalam membuat renstra SI/TI dari awal hingga akhir, yang berurutan
dan terkait, pembuatan contoh dokumen keluaran per fase kegitan, pembuatan dan
persiapan pelaksanaan jadual rencana implementasi hasil renstra SI/TI, adanya
prosedur mengenai persiapan pendahuluan sebelum melakukan renstra SI/TI,
adanya prosedur pembuatan landasan kebijakan dan pengambilan keputusan
melakukan renstra SI/TI, adanya prosedur dalam melakukan pengelompokan
prioritas dan pemilihan solusi, adanya prosedur mengenai strategi migrasi yang
jelas.[2]
5
Metode Be Vissta Planning
Metode Be Vissta Planning perencanaan sistem informasi menggunakan
arah dan tujuan perusahaan yang telah dituangkan dalam rencana bisnis. Segala
sesuatu yang menjadi hasil dalam rencana bisnis tersebut diinterpretasikan sebagai
kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh bidang/divisi SI/TI. Bidang/divisi
SI/TI tersebut lalu melakukan konsolidasi internal guna mengetahui kemampuan
sumber dayanya dan pemenuhan kebutuhan akan informasi bisnis tersebut. Hasil
konsolidasi internal tersebut berupa strategi sistem, manajemen, dan teknologi
informasi kemudian dibuatkan prioritas pelaksanaan proyek dan jadwal
implementasinya. [3]
Tabel 1. Metodologi analisis lingkungan organisasi internal dan eksternal
Internal
Five Forces
Value Chain Activity
Mc Farlan Strategic Grid
Eksternal
Five Forces
Analisis kompetitif digunakan untuk mengevaluasi struktur lingkungan
bisnis suatu industri dan tantangan dari pesaing dalam suatu industri. Hasil
diagram kompetitif model suatu organisasi digunakan sebagai dasar untuk
mengindentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna pemanfaatan SI dan TI
yang dapat menigkatkan keunggulan kompetitif bisnisnya. Porter (1985) membagi
kekuatan industri menjadi 5 bagian, yaitu: 1) daya tawar konsumen (bargaining
power of buyer ), berasal dari konsumen produk/jasa dalam industri. Suatu
perusahaan perlu mempertimbangkan, mengetahui pengaruh, manfaat dan
keadaan daya tawar tersebut; 2) daya tawar pemasok (bargaining power of
supplier ), berasal dari penyediaan produk/jasa yang turut berkontribusi pada
keunggulan kompetitif suatu perusahaan disuatu industri. Daya tawar pemasok
akan kuat apbila pemasok memilki pasaokan terhadap produk yang unik/jarang
ditemukan. Pemasok tersebut perlu memotivasi agar terus menerus melakukan
kerjasama dengan suatu organisasi, begitu pula sebaliknya; 3) tekanan dari
pendatang baru (threats of new entrance), pendatang baru yang akan ikut serta
berkompetisi didalam perusahaan baru, perusahaan lama berstrategi bisnis yang
berbeda untuk masuk ke pasar yang baru, perusahaan lama yang tadinya tidak
berkompetisi pada area yang sama kini berpindah ke area yang sama dengan
perusahaan kita. Tekanan tersebut disikapi perusahaan yang sudah ada dengan
meninggikan Entry Barrier , Entry Barries tersebut dapat berupa Entry
cost/Switching cost bagi konsumen yang tinggi, keluar dari persaingan, dan
berhenti dari bisnis; 4) tekanan dari produk pengganti (threat of substitute
product), tantangan ini berasal dari produk/jasa alternatif lain yang ditawarkan
perusahaan dalam suatu industri. Produk/jasa alternatif tersebut perlu
mempertimbangkan alasan ketertarikan dan pilihan konsumen; 5) rivalitias intra
industri (intra industri rivalry), rivalitas yang terjadi berupa kompetisi diantara
perusahaan dalam suatu industri yang sama.[9]
6
Value Chain Activity
Analisis Value Chain Activity merupakan analisis aktifitas-aktifitas yang
menghasilkan nilai, baik yang berasal dari dalam dan luar perusahaan. Konsep
Value Chain memberikan perspektif letak perusahaan dalam rantai nilai industri.
Analisis Value Chain membantu perusahaan untuk memahami rantai nilai yang
membentuk produk tersebut. Nilai yang berawal dari bahan mentah sampai
dengan penanganan produk setelah dijual kepada konsumen. Perusahaan harus
mampu mengenali posisinya pada rantai nilai yang membentuk produk atau jasa
tersebut. Hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi kesempatan dari
persaingan. Setelah mengidentifikasi posisinya, maka perusahaan mengenali
aktifitas-aktifitas yang membentuk nilai tersebut. Aktifitas-aktifitas tersebut dikaji
untuk mengidentifikasi apakah memberikan nilai bagi produk atau tidak. Jika
aktivitas tersebut memberikan nilai, maka akan terus digunakan dan diperbaiki
untuk memaksimalkan nilai. Sebaliknya, jika aktifitas tersebut tidak memberikan
nilai tambah maka harus dihapus.[10]
Aktivitas tidak bernilai tambah adalah aktivitas-aktivitas yang tidak perlu
atau aktivitas-aktivitas yang perlu, namun tidak efisien dan dapat diperbaiki. Jika
aktivitas tidak bernilai tambah dilaksanakan, akan berakibat menambah biaya
yang tidak perlu dan merintangi kinerja, sehingga menimbulkan biaya tidak
bernilai tambah. Biaya tidak bernilai tambah adalah biaya yang disebabkan oleh
aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah. Biaya tidak bernilai tambah dapat
diartikan sebagai biaya atas aktivitas-aktivitas yang dapat dieliminiasi tanpa
menimbulkan kesan buruk dari para pelanggan mengenai kinerja, fungsi, atau
ukuran mutu lainnya suatu produk. Analisis aktivitas dapat menurunkan biaya
dengan cara peniadaan aktivitas, pemilihan aktivitas, pengurangan aktivitas, dan
penggunaan aktivitas secara bersama.[11] Kerangka rantai nilai membagi aktivitas
dalam perusahaan menjadi dua kategori : 1). Aktivitas primer, aktivitas yang
berkaitan dengan penciptaan fisik produk, penjualannya dan distribusinya ke para
pembeli dan servis setelah adanya penjualan; 2). Aktivitas pendukung, aktivitas
yang membantu perusahaan secara keseluruhan dengan menyediakan dukungan
yang diperlukan bagi berlangsungnya aktivitas-aktivitas primer secara
berkelanjutan.[12]
McFarlan Strategic Grid
McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI
berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat
kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil
pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap
organisasi dan pengembangan dimasa mendatang [13]. Keempat kuadran tersebut
dapat dilihat pada gambar dibawah ini
7
Gambar 1. Mc Farland Strategic Grid (Sumber : Ward and Peppard, 2002)
Desain Metodologi
Desain Metodologi BVP ini mendasarkan kegiatan renstra SI/TI
berpedoman pada dokumen rencana bisnis organisasi. Setiap data yang
dituangkan dalam rencana bisnis organisasi tersebut di interpretasikan sebagai
kebutuhan infomasi yang harus dipenuhi oleh bidang/divisi TI. Bidng atau divisi
TI itu kemudian melakukan analisis kondisi internal dan eksternal guna
mengetahui kemampuan sumberdayanya dan pemenuhan kebutuhan akan
informasi bisnis tersebut. Hasil analisis internal dan eksternal tersebut berupa
strategi sistem,manajemen, dan teknologi informasi yang kemudian dibuatkan
prioritas pelaksanaan proyek dan jadual implementasinya. Berikut merupakan
konsep desain metodologi BVP.
Tahapan pertama menelaah ruang lingkup dan strategi (ruang lingkup dan
posisi/kondisi mutakhir organisasi), dengan melakukan identifikasi masalah,
analisis lingkungan internal bisnis organisasi, analisis lingkungan internal SI/TI
organisasi, analisis lingkungan eksternal bisnis organisasi, analisis eksternal SI/TI
organisasi. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah gambaran mengenai keadaan bisnis
perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI/TI pada perusahaan dimasa depan,
untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu memperoleh informasi
perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta menganalisis kondisi
eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam
dunia bisnis untuk mendukung strategi perusahaan dimasa depan. Mengetahui
bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan SI/TI perusahaaan.
Tahapan kedua, menelaah strategi (posisi dan kondisi kedepan yang ingin
diraih dan modal yang dimiliki), dengan melakukan identifikasi masalah dan
solusi bisnis organisasi, identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi,
analisis kesenjangan kebutuhan informasi, membuat landasan kebijakan SI/TI,
membuat strategi SI/TI, membuat landasan bagi operasional strategi SI/TI, srategi
manajemen informasi. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi usulan
pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
8
Tahapan ketiga, mendefinisikan strategi (posisi dan kondisi kedepan yang
ingin diraih beserta cara merealisasikannya), dengan melakukan prioritas dan
pemilihan strategi SI/TI, pendetilan strategi SI/TI. Hasil dari tahap ini adalah
kebijakan terhadap rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima Consultant.
Tahapan keempat, merencanakan implementasi (cara merealisasikannya),
dengan membuat rencana pendukung SI/TI dan pembuatan jadwal waktu
pengerjaan. Tahapan kelima, mengkaji ulang implementasi (cara
merealisasikannya) dengan membuat rencana implementasi.[2]
3.
Metodologi Penelitian
Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berhubungan dengan ide,
persepsi, pendapat, kepercayaan orang yang akan diteliti. Penelitian kualitatif
segala sesuatunya tidak dapat di ukur dengan angka dan teori yang digunakan
dalam penelitian tidak dipaksakan untuk memperoleh gambaran seutuhnya
mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang telah diteliti .[6]
9
Tahap 1
Menelaah Kebutuhan Bisnis dan
Organisasi
Lingkungan Eksternal Organisasi
Analisis Bisnis Eksternal
- Analisis Five Forces
Analisis Kondisi SI/TI Eksternal
Analisis Manfaat penerapan SI/TI
pada PT. Barito Prima Consultant
Lingkungan Internal Organisasi
Analisis Kondisi SI/TI Internal
Analisis Bisnis Internal
Portofolio Aplikasi mendatang
- Analisis Value Chain Activity
menggunakan Mc Farlan Strategic
- Blue Print sistem informasi
Grid
Tahap 2 (Menentukan Target
SI/TI)
Analisis Kesenjangan Aplikasi
Tahap 3 (Menentukan Strategi
SI/TI)
Rencana Strategis
Tahap 4 (Menyusun Usulan SI/TI)
Penyusunan Rencana Implementasi dan
Manfaat bisnis SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant
Gambar 2 Tahapan penelitian
Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini akan
dilakukan observasi dan wawancara pada PT. Barito Prima Consultant untuk
mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses bisnis
perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah
gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI/TI
pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu
memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta
menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui
perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung strategi
perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan
SI/TI perusahaaan.[15]
10
Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan dilakukan
observasi dan wawancara kepada manajer perencanaan dan direktur utama
perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi kebutuhan
PT.Barito Prima Consultant. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi
usulan pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut maka perlu
adanya identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada perusahaan,
identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi, Analisis kesenjangan
kebutuhan informasi, membuat usulan strategi SI/TI.
Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat strategi
SI/TI dengan memperhatikan hasil wawancara, serta aturan kebijakan yang ada
sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana implementasi SI/TI pada PT.
Barito Prima Consultant. Tahap 4 Rencana Implementasi SI/TI kemudian pada
tahap ini akan dibuat rencana implementasi SI/TI yang akan diterapkan pada PT.
Barito Prima Consultant. [4]
4. Hasil dan Pembahasan
Profil PT. Barito Prima Consultant
PT. Barito Prima Consultant terletak di jalan suprapto no.07 Palangka Raya,
perusahaan ini diresmikan notaris sejak 26 April 1996 sebagai perusahaan yang
menyediakan layanan jasa konsultansi untuk jasa-jasa konstruksi maupun nonkonstruksi. Visi dan Misi PT.Barito Prima Consultant adalah senantiasa turut
berperan serta dalam pembangunan nasional dengan dilandasi idealisme serta
profesionalisme dengan didukung oleh personil yang handal dibidangnya masingmasing serta ditunjang dengan peralatan yang memadai, mampu melakukan
pekerjaan diberbagai bidang sesuai keahlian.
Analisis Five Forces
Penelitian ini dilakukan dengan Observasi dan Wawancara sehingga didapat
hasil analisis kekuatan menurut Five Forces pada PT.Barito Prima Consultant,
yang pertama adalah pesaing (competitor), perusahaan pesaing berlomba-lomba
untuk meningkatkan strategi bisnis salah satunya dengan memiliki sistem
informasi yang terintegrasi serta dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis dengan
cukup baik serta mempermudah para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan,
hal tersebut secara tidak langsung berpengaruh pada PT. Barito prima Consultant
yang mau tidak mau harus bisa menyesuaikan dengan perkembangan para
pesaing. Kedua, analisis ancaman pesaing baru di fokuskan pada bagaimana jenis
pelayanan atau jasa dan strategi bisnis oleh pesaing baru tersebut dapat
mengancam posisi PT. Barito Prima Consultant.
Hasil analisis adanya strategi bisnis baru berupa perlengkapan dan peralatan
baru yang lebih canggih dapat menjadi ancaman bagi perusahaan lama yang
peralatan dan perlengkapan nya tergolong sudah cukup tua atau lebih dari 10
tahun pemakaian yang secara tidak langsung dapat berpengaruh pada ketepatan
waktu penyelesaian proyek. Ketiga, analisis ancaman produk/jasa pengganti
contohnya sertifikasi untuk konsultan konstruksi dan non-konstruksi. Keempat,
analisis kekuatan menawar pelanggan, pelanggan yang dimaksud disini adalah
11
para pengguna jasa yaitu pemerintah dan perusahaan yang telah menerima hasil
dari proyek yang sudah dikerjakan PT. Barito Prima Consultant, oleh karena itu
proyek yang sudah didapat harus dikerjakan dengan baik dan tepat waktu sesuai
kesepakatan kontrak antar kedua belah pihak, sehingga mereka akan memberikan
penilaian yang berpengaruh pada image PT. Barito Prima Consultant. Kelima,
analisis kekuatan menawar pemasok, yang dimaksud pemasok disini adalah
pengguna jasa yang menggunakan jasa PT. Barito Prima Consultant yaitu
pemerintah dan pengusaha, oleh sebab itu penting menjaga nama baik perusahaan
dan kerja sama yang baik dengan para pengguna jasa sebelumnya sehingga calon
pengguna jasa dapat memperhitungkan pengalaman PT. Barito Prima Consultant
yang cukup baik di bidangnya.
Berikut merupakan pemetaan kebutuhan SI/TI PT. Barito Prima Consultant
berdasarkan hasil analisis Five Forces.
Tabel 2 Kebutuhan SI/TI dan Solusi SI/TI berdasarkan analisis Five Forces
Faktor Five Forces
Competitor
Kebanyakan para
pesaing memiliki
sistem informasi yang
dapat membantu
meningkatkan kinerja
pegawai dalam
menyelesaikan proyek
Threat of New Entrans
strategi bisnis baru
yang digunakan para
pesaing
-
-
Bargaining Powers of
Suppliers and Buyers
Faktor pelanggan dan
pemasok yang
mempengaruhi
pelayanan
-
Threat of Subtitute
Products/ Services jasa
pengganti berupa
sertifikasi
-
Kebutuhan SI/TI
Membangun sistem
informasi yang dapat
membantu pencatatan
proyek agar lebih
terstruktur
Menyiapkan perangkat
keras tidak perlu
canggih tapi cukup
mendukung aplikasi
sistem informasi yang
akan digunakan dan
dapat memenuhi
kebutuhan bisnis PT.
Barito Prima
Consultant.
Membangun sebuah
sistem yang dapat
memberikan informasi
tentang profil
perusahaan, kinerja
perusahaan, dan
lingkup layanan jasa
untuk dapat
menampung
permintaan pelanggan.
Membangun sistem
informasi yang dapat
memberikan informasi
tentang perusahaan,
lingkup layanan jasa,
sertifikasi yang
diperoleh perusahaan.
-
Solusi SI/TI
SIMANPRO
-
SITEK
Menyediakan
infrastruktur
yang akan
digunakan sesuai
kebutuhan SI/TI
pada PT. Barito
Prima
Consultant
-
SI CRM
SI SCM
-
Web Promosi
12
Berikut merupakan penjelasan solusi SI/TI berdasarkan analisis Five Forces
: 1) SIMANPRO (sistem informasi manajemen proyek), aplikasi ini berfungsi
untuk membantu pencatatan rencana proyek, jadwal pengerjaan proyek, tenaga
ahli yang akan melakukan pengerjaan proyek, jadwal pengerjaan proyek,
menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek yang akan
dikerjakan, evaluasi laporan mingguan apa saja yang sudah mulai dikerjakan
sesuai tahapannya, setelah selesai semua ada termin /tagihan untuk pemberi
proyek dari laporan anggaran proyek; 2) SITEK (sistem informasi pengelolaan
teknologi), aplikasi ini membantu pencatatan perangkat keras yang sudah ada
seperti computer, notebook, printer, LCD proyektor, scanner, plotter, camera
digital, theodolite, waterpass, GPS, echo sounding, total station, planimeter
digital, kompas, motor, dan mobil. Pencatatan meliputi jenis peralatan,
kapasitas/output saat ini, merk/type, tahun pembelian, kondisi peralatan saat ini,
lokasi peralatan, dan bukti kepemilikan. Dari pencatatan tersebut diketahui kapan
akan dilakukan perawatan atau penggantian dengan alat baru; 3) SI CRM (sistem
informasi customer relationship), aplikasi ini berfungsi untuk membantu
pencatatan profile pelanggan dengan begitu akan membantu dalam menjalin relasi
bisnis kembali dengan pelanggan tersebut; 4) SI SCM (sistem informasi supply
chain management), aplikasi ini berfungsi membantu pencatatan pengadaan
barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dalam pengerjaan proyek, contohnya
material yang dibutuhkan proyek konstruksi dalam pengerjaan pembangunan
jembatan, jalan, dan gedung, pencatatan meliputi jenis proyek, daftar material,
siapa supplier yang mendatangkan material, rencana anggaran untuk material
yang akan didatangkan oleh supplier , profile supplier . Dari pencatatan tersebut
diketahui biaya untuk supply material dan menjaga relasi bisnis dengan supplier;
5) Web promosi, aplikasi berbasis internet yang berfungsi untuk memperkenalkan
perusahaan kepada publik memberikan informasi meliputi profile perusahaan,
visi, misi perusahaan, jenis layanan jasa, profile tenaga ahli, dan daftar proyek
yang sudah rampung dikerjakan oleh PT. Barito prima Consultant dari awal
berdiri hingga sekarang serta informasi sertifikasi yang menjadi dasar kualifikasi
perusahaan.
Manfaat Penerapan SI/TI pada Kondisi SI/TI Eksternal Organisasi
Berdasarkan hasil analisis kondisi SI/TI eksternal organisasi. Perkembangan
SI/TI, sistem informasi pada jaman sekarang sudah merupakan kebutuhan untuk
menunjang kinerja dalam memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan maupun
organisasi, pesatnya perkembangan perangkat lunak pada saat ini menyebabkan
banyak perusahaan dan organisasi berlomba membeli sebuah software untuk
mempermudah proses bisnis. Sedangkan PT. Barito Prima Consultant 15 tahun
ke belakang belum menggunakan aplikasi apapun dalam menyelesaikan proses
bisnis pada perusahaan seperti administrasi, laporan keuangan, pencatatan proyek,
promosi, penjadwalan kerja, sehingga ditemukan berbagai kendala dalam
mengintegrasikan seluruh bagian serta didukung dengan perkembangan perangkat
keras yang semakin canggih perkembangan perangkat keras, dimulai dari PC
ukuran besar menjadi yang berukuran lebih kecil dan sekarang menggunakan
13
laptop, perangkat keras lain nya adalah printer yang ukuran besar dan hanya
tersedia tinta hitam putih sampai sekarang menggunakan printer yang memiliki
fungsi scan dan fotocopy, kemudian media penyimpanan seperti disket yang
memiliki kapasitas penyimpanan kecil sampai dengan hardisk yang memiliki
kapasitas penyimpanan besar.
Sementara itu perkembangan sistem basis data berkembang cepat hingga
sekarang didukung dengan fasilitas data warehousing dan fasilitas basis data
berbasis web sebagai suatu strategi bisnis dalam meningkatkan kinerja organisasi
didukung oleh perkembangan jaringan komunikasi dan keamanan data, saat ini
perkembangan jaringan komunikasi sangat berpengaruh dalam menghubungkan
devices yang digunakan untuk saling berbagi data, dari menggunakan LAN (local
area network) jaringan untuk berbagi data hanya pada satu gedung , kemudian
berkembang menjadi WAN (wide area network), dan sekarang berkembang kearah
internet yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data dimanapun berada
sementara pada PT. Barito prima Consultant semenjak 10 tahun terakhir sudah
mengandalkan internet dalam proses berbagi data contohnya melalui kirim
dokumen melalui email, jika perlu berbagi data dengan kapasitas besar maka
digunakan Flashdisk atau Hardisk Eksternal. Setelah itu sistem keamanan data,
penting menjaga keamanan data dari berbagai serangan komputer seperti virus,
dan cracker untuk mengantisipasi virus sementara PT. Barito prima Consultant
masih menggunakan anti virus yang banyak digunakan pengguna komputer pada
umumnya.
Perkembangan media jejaring sosial, saat ini sangat pesat sehingga
memudahkan dalam melakukan promosi melalui beberapa jejaring sosial yang
sedang banyak diminati masyarakat yaitu melewati media sosial karena lebih
efektif dan mudah penggunaannya, serta dapat menghemat biaya. Berdasarkan
hasil analisis kondisi SI/TI eksternal didapat hasil manfaat penerapan SI/TI pada
tabel 3
14
Tabel 3 Manfaat Penerapan SI/TI pada kondisi SI/TI eksternal organisasi
-
-
-
-
-
Kondisi SI/TI Eksternal
Perkembangan sistem
informasi yang menjadi
kebutuhan dalam proses bisnis
Pesatnya perkembangan
perangkat lunak
Berkembangnya teknologi
sehingga memungkinkan
menyimpan data berbasis
internet
Teknologi berbasis internet
yang banyak dimanfaatkan
dalam jaringan computer
Pentingnya menjaga
keamanan data yang sensitive
dari serangan computer
maupun kerusakan perangkat
keras.
Promosi melalui media sosial
-
-
-
-
-
Manfaat Penerapan SI/TI
Memudahkan dalam penyelesaian
aktivitas kerja dalam proses bisnis
untuk mengintegrasikan ke semua
bagian perusahaan dalam sebuah
sistem informasi
Meningkatkan kinerja pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan
dan secara tidak langsung dapat
menekan biaya.
Menyimpan data berbasis internet
memudahkan untuk mengakses
dimanapun berada sehingga tidak
perlu berada dikantor untuk
mengolah data tapi bisa juga
dilakukan sambil santai dirumah.
Selalu melakukan upgrade terhadap
anti virus yang sudah dibeli secara
legal untuk mengamankan datadata dalam komputer.
Melakukan promosi pada media
sosial yang saat ini banyak diminati
merupakan pilihan tepat untuk
menekan biaya promosi, tidak perlu
membayar mahal pasang iklan
maupun membuat website resmi.
Analisis Value Chain Activity
Analisis lingkungan Bisnis internal organisasi, analisis ini dilakukan untuk
mengetahui proses bisnis pada PT. Barito Prima Consultant sehingga dapat
diketahui secara jelas rencana strategis SI/TI sesuai kebutuhan organisasi.
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari kuesioner kode II dan V kemudian
alat yang digunakan untuk menganalisis lingkungan bisnis internal organisasi
adalah Value Chain Activity. Analisis value chain activity dilakukan untuk
mengetahui aktivitas bisnis utama dan aktivitas bisnis pendukung, kemudian hasil
analisis ini akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan SI/TI pada PT.
Barito Prima Consultant.
Aktivitas utama pada perusahaan merupakan aktivitas yang bernilai dalam
menjalankan proses bisnis namun menghasilkan biaya dalam pelaksanaannya.
Aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang mendukung terlaksananya
aktivitas utama dengan membantu pengelolaan keuangan dan administrasinya.
Berikut merupakan beberapa tugas dari setiap unit bagian pada perusahaan
berdasarkan pengelompokan aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
15
Budaya
Pengawasan
Study
Administrasi
Value
Added
Perencanaan
Aktivitas
pendukung
Aktivitas
utama
Sosial
Keuangan
Gambar 3 Value Chain Activity PT. Barito Prima Consultant
Aktivitas utama perusahaan : a). Bagian perencanaan, membuat rencana
kegiatan serta langkah-langkah dalam rangka mencari kegiatan di instansi
pemerintah dan swasta, setelah itu baru melaksanakan pengembangannya,
kegiatan ini melibatkan Direktur utama, manajer bagian perencanaan dan staff
perencanaan, b). Bagian pengawasan, bertugas melakukan audit terhadap bagian
keuangan dan pengawasan terhadap bagian administrasi dan non administrasi,
kegiatan ini melibatkan manajer pengawasan, bagian keuangan, dan bagian
administrasi, c). Bagian studi, bertugas sebagai pelaksana kegiatan studi
kelayakan, studi perencanaan umum dan studi mikro lainnya, kegiatan ini
melibatkan manajer bagian studi, manajer bagian perencanaan, staff bagian studi,
staff bagian perencanaan, dan bagian keuangan, d). Bagian sosial budaya,
bertugas merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang bersifat peduli
lingkungan dan pengabdian masyarakat, serta membantu pemerintah dalam
pengembangan potensi daerah, kegiatan ini melibatkan manajer sosial budaya,
manajer bagian perencanaan, staff bagian sosial budaya, bagian keuangan.
Aktivitas pendukung perusahaan: a). Bagian Keuangan, bertugas mengatur
belanja perusahaan, mengurus termin/tagihan kepada pemberi proyek, dan
membuat laporan keuangan perusahaan perbulan, kegiatan ini melibatkan manajer
perencanaan, manajer pengawasan, manajer studi, manajer pengawasan, manajer
sosial budaya, dan bagian administrasi, b). Bagian Administrasi, bertugas
menyusun penawaran dengan pemberi pekerjaan atau pemberi proyek, kegiatan
ini melibatkan direktur utama, manajer bagian perencanaan, manajer bagian
pengawasan, dan bagian keuangan.
Tabel 4 Solusi SI/TI berdasarkan analisis value chain activity
Bagian/Unit
Akrivitas
Utama
Perencanaan
Kebutuhan bisnis
-
-
Membuat
rencana kegiatan
dan mengatur
langkah-langkah
untuk mencari
kegiatan di
instansi
pemerintah /
swasta.
Melakukan
Kebutuhan SI/TI
-
Sistem
informasi yang
dapat memberikan
informasi tentang
rencana kegiatan
yang sudah
disusun dan
informasi jadwal
penentuan
pengerjaan
Solusi SI/TI
SIPREK
SITEK
16
pengembangan
infrastruktur
perusahaan
-
Pengawasan
Melakukan pengawasan
pada bagian Keuangan
dan administrasi dan non
administrasi
-
Studi
Studi kelayakan , studi
umum dan studi mikro
-
Sosial
Budaya
Kegiatan pengabdian
masyarakat
-
Bagian/Unit
Akrivitas
Pendukung
Keuangan
Administrasi
Kebutuhan bisnis
Membuat laporan
keuangan dan mengurus
termin/tagihan
-
-
Menyusun
berkas
penawaran dan
data-data
pemberi proyek.
Mengelola
data pegawai
kegiatan
Sistem
informasi yang
mengatur
pengelolaan
teknologi
Sistem
informasi
pengawasan
kegiatan
administrasi dan
non administrasi
Sistem
Informasi
penjadwalan
pelaksanaan
kegiatan studi
Sistem
informasi
penjadwalan dan
perencanaan
kegiatan
pengabdian
masyarakat
Kebutuhan SI/TI
-
-
-
Sistem
informasi yang
memberikan
informasi tentang
laporan keuangan
perusahaan
Sistem
informasi yang
dapat mengelola
data-data
pelanggan/pemberi
pekerjaan
Sistem
Informasi
pengelola data
pegawai
SIPA
SIPKSTUDI
SIPMAS
Solusi SI/TI
SIMKEU
SITERTA
SIADMIN
SIPEG
Berikut merupakan penjelasan solusi SI/TI yang didapat dari hasil analisis
value chain activity : 1) SIPREK ( sistem informasi perencanaan kegiatan proyek)
aplikasi ini membantu pencatatan kegiatan meliputi pencatatan rencana kegiatan
setelah mendapat informasi kegiatan proyek yang ada di instansi
pemerintah/swasta, kemudian mencatat langkah-langkah pengerjaan kegiatan,
setiap langkap akan dicantumkan tanggal jadwal pengerjaan kegiatan, kemudian
aplikasi akan memberikan warning setiap aplikasi dibuka, akan ada message
17
informasi tentang jangka waktu pengerjaan tahapan proyek tersebut sisa berapa
hari lagi dan setelah selesai semua tahapan akan ada kolom evaluasi
keterlambatan ataupun sudah tepat waktu sesuai kesepakatan dengan pemberi
proyek; 2) SITEK (sistem informasi pengelolaan teknologi), aplikasi ini
membantu pencatatan perangkat keras yang sudah ada seperti komputer,
notebook, printer, LCD proyektor, scanner, plotter, camera digital, theodolite,
waterpass, GPS, echo sounding, total station, planimeter digital , kompas, motor,
dan mobil. Pencatatan meliputi jenis peralatan, kapasitas/output saat ini,
merk/type, tahun pembelian, kondisi peralatan saat ini, lokasi peralatan, dan bukti
kepemilikan. Dari pencatatan tersebut diketahui kapan akan dilakukan perawatan
atau penggantian dengan alat baru; 3) SIPA (sistem informasi pengawasan
administrasi), aplikasi ini membantu menyeleksi administrasi data dari pihak
pemberi proyek dan menyimpan data-data dari pemberi proyek terkait proyek
yang akan dikerjakan, serta scan surat kontrak dengan pemberi proyek; 4)
SIPKSTUDI (sistem informasi penjadwalan kegiatan studi), aplikasi ini
membantu pencatatan penjadwalan pelaksanaan studi kelayakan dan mencatat
siapa pegawai yang akan melakukan pelaksanaan kegiatan, kemudian pencatatan
anggaran untuk studi kelayakan tersebut; 5) SIPMAS (sistem informasi
termin/tagihan), aplikasi ini membantu pencatatan jadwal kegiatan pengabdian
masyarakat yang dilakukan perusahaan dan pencatatan rencana apa saja kegiatan
yang akan dilaksanakan, kemudian pencatatan anggaran biaya untuk kegiatan
tersebut; 6) SIMKEU (sistem informasi manajemen keuangan), aplikasi ini
membantu pencatatan laporan keuangan setiap bulan meliputi pendapatan, biaya,
aktiva, kewajiban, dan ekuitas; 7) SITERTA (sistem informasi termin/tagihan),
aplikasi ini membantu pencatatan biaya yang akan digunakan pada pengerjaan
proyek, dan kemudian menghasilkan output tagihan untuk pemberi proyek; 8)
SIADMIN (sistem informasi administrasi), aplikasi ini membantu melakukan
penyimpanan data pemberi proyek dan data-data lain terkait pengerjaan proyek; 9)
SIPEG (sistem informasi pegawai), aplikasi ini membantu menyimpan data-data
pegawai yang meliputi identitas nama, alamat, pendidikan terakhir, kontak nomor
telpon dan alamat email yang bisa dihubungi, pengalaman kerja (jika ada), scan
ijazah terakhir, dan sertifikat penunjang (jika ada).
Blue Print Sistem Informasi berdasarkan kebutuhan bisnis perusahaan
Berdasarkan usulan solusi SI/TI pada perusahaan PT. Barito Prima
Consultant pada beberapa tahap sebelumnya serta memperhatikan aktivitas utama
dan aktivitas pendukung pada PT. Barito Prima Consultant maka dihasilkan
blueprint sistem informasi yang harus dimiliki perusahaan sesuai dengan
kebutuhan bisnis perusahaan.
18
19
Portofolio Aplikasi Mendatang menggunakan Mc Farlan Strategic Grid
Berdasarkan usulan solusi SI/TI dan blue print sistem informasi pada PT.
Barito Prima Consultant yang telah dibuat sebelumnya maka hanya usulan baru
yang akan dipetakan pada matriks Mc Farlan Strategic grid karena perusahaan
belum memiliki SI/TI
Strategic
-
SI pengelolaan data pegawai
(SIPEG)
-
SI pengawasan administrasi
(SIPA)
-
SI perencanaan kegiatan
(SIPREK)
- - SI manajemen keuangan
(SIMKEU)
- SI termin/tagihan proyek
(SITERTA)
- SI administrasi (SIADMIN)
Key Operational
High potential
-
SI pengelolaan teknologi (SITEK)
SI penjadwalan kegiatan studi
(SIPKSTUDI)
-
SI pengabdian masyarakat
(SIPMAS)
Support
Gambar 5 Mc Farlan Strategic Grid Portofolio Aplikasi Mendatang
Key operational sistem informasi yang penting untuk mendukung
kelangsungan bisnis saat ini dan harus selalu dijaga ke efektifannya, aplikasi
seperti SIMKEU, SITERTA, dan SIADMIN merupakan aplikasi yang diperlukan
untuk aktivitas perusahaan sehari-hari. Support membantu meningkatkan efisiensi
proses bisnis dan efektivitas manajemen, namun tidak kritis bagi bisnis, aplikasi
SIPMAS merupakan aplikasi pendukung yang tidak terlalu berpengaruh dalam
mencapai sasaran bisnis perusahaan. Strategic sistem informasi yang kritis untuk
bisnis dan kesuksesan mendatang, aplikasi SIPEG, SIPA, dan SIPREK merupakan
aplikasi yang menentukan berjalannya kegiatan dari pemberi proyek. High
potential sistem informasi yang terwujud dari inovasi-inovasi baru dan sangat
potensial mencapai keunggulan kompetitif aplikasi SITEK dan SIPKSTUDI
merupakan aplikasi yang berpotensi tinggi dapat meningkatkan kinerja dimasa
mendatang.
Berdasarkan solusi SI/TI yang telah dipetakan sebelumnya ke dalam Mc
Farlan Strategic Grid, maka selanjutnya akan dilakukan analisis kesenjangan
aplikasi yang harus ada untuk memenuhi kebutuhan PT.Barito Prima Consultant.
Analisis ini dilakukan untuk menentukan aplikasi apa saja yang akan di-upgrade,
delete, dan direncanakan untuk dibuat pada PT. Barito Prima Consultant
20
Tabel 5 Analisis kesenjangan aplikasi pada PT. Barito Prima Consultant
Usulan aplikasi
SI manajemen
keuangan(SIMKEU)
SI termin/tagihan
(SITERTA)
SI administrasi
(SIADMIN)
SI pengelolaan data
pegawai (SIPEG)
SI pengawasan
administrasi (SIPA)
SI perencanaan kegiatan
(SIPREK)
SI penjadwalan kegiatan
studi (SIPKSTUDI)
SI pengelolaan
teknologi (SITEK)
SI pengabdian
masyarakat (SIPMAS)
Upgrade
-
Delete
-
Rencanakan
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Penentuan rencana strategis SI/TI dengan menggunakan tabel 5, analisis
kesenjangan aplikasi dapat diketahui bagaimana keadaan SI/TI pada PT. Barito
Prima Consultant. Belum ada aplikasi yang dapat membantu kebutuhan setiap
bagian, berdasar pada hasil analisis terhadap lingkungan bisnis dan SI/TI internal
dan eksternal, diperoleh usulan solusi SI/TI yang harus dimiliki PT. Barito Prima
Consultant sesuai dengan kebutuhan bisnis setiap bagian yang ada di perusahaan
yaitu perencanaan, pengawasan, study, sosial-budaya, administrasi dan keuangan.
Pada tabel 5, hanya terdapat 1 (satu) kebijakan yang akan diambil yaitu
rencanakan membuat aplikasi baru untuk membantu perusahaan dalam
mengintegrasikan proses bisnis disetiap unit bagian pada PT. Barito Prima
Consultant.
Penyusunan rencana implementasi berdasarkan aplikasi yang telah
diusulkan maka dibuat sebuah Roadmap prioritas untuk 4 (empat) tahun kedepan
dengan memperhitungkan faktor keuangan perusahaan yang tidak memungkinkan
untuk membuat dan membeli semua usulan aplikasi sistem informasi yang sudah
diusulkan secara bersamaan, maka dari itu dibuat bertahap setiap tahunnya selama
4 tahun kedepan.
Tabel 6 Rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima Consultant
2015
2016
2017
2018
Key
Operational
Solusi SI/TI
SI manajemen
Keuangan
(SIMKEU)
SI termin/tagihan
(SITERTA)
SI administrasi
(SIADMIN)
21
Support
High
Potential
Strategic
SI pengelolaan data
pegawai (SIPEG)
SI pengawasan
administrasi (SIPA)
SI perencanaan
kegiatan (SIPREK)
SI penjadwalan
kegiatan studi
(SIPKSTUDI)
SI pengelolaan
teknologi (SITEK)
SI pengabdian
masyarakat
(SIPMAS)
Berikut penjelasan rencana implementasi SI/TI pada PT. Barito Prima
Consultant : 1). Tahun 2015 akan mulai dibangun sistem informasi yang terdapat
pada kolom Key Operational yaitu SIMKEU, SITERTA, dan SIADMIN. Ketiga
sistem informasi ini dibutuhkan untuk membantu penyelesaian pekerjaan seharihari pada aktivitas pendukung perusahaan yaitu administrasi dan keuangan sebab
aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang menghasilkan nilai tambah untuk
perusahaan sehingga perlu dioptimalkan terlebih dahulu. 2). Tahun 2016 akan
mulai dibangun sistem informasi yang terdapat dalam kolom Strategic yaitu
SIPEG, SIPA, dan SIPREK, ketiga aplikasi ini dibutuhkan untuk menunjang
kegiatan dari pemberi proyek namun proses nya tidak berlangsung setiap hari
hanya jika sedang ada proyek saja atau saat akan memeriksa dan entri data
pegawai aplikasi ini baru akan digunakan, sehingga diputuskan dibangun 2 tahun
kedepan. 3). Tahun 2017 akan mulai dibangun sistem informasi yang terdapat
pada kolom High Potential yaitu SIPKSTUDI dan SITEK kedua aplikasi ini
merupakan aplikasi yang berpotensi meningkatkan kinerja pegawai dimasa
mendatang namun pembiayaan teknologi dan pengadaan kegiatan studi masih
perlu waktu untuk mengoptimalkan nya, maka diputuskan dibangun 3 tahun
kedepan. 4). Tahun 2018 akan mulai dibangun sistem informasi yang terdapat
pada kolom Support yaitu SIPMAS, aplikasi ini merupakan aplikasi yang tidak
terlalu berpengaruh dalam mencapai sasaran bisnis perusahaan karena kegiatan
pengabdian masyarakat jarang dilakukan dan hanya akan dilakukan jika
perusahaan memiliki dana lebih, maka dari itu diputuskan dibangun 4 tahun
kedepan.
Proses identifikasi manfaat bisnis SI/TI dilakukan dengan melakukan
penafsiran dari data yang diperoleh di lapangan dengan usulan solusi SI/TI yang
telah disusun. Berdasarkan hasil penafsiran tersebut, maka dapat disimpulkan
bahwa perencanaan strategis SI/TI di PT. Barito Prima Consultant memiliki
manfaat bisnis seperti pada Tabel 7.[10]
22
Tabel 7 Manfaat Bisnis SI/TI pada PT. Barito Prima Consultant
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Manfaat SI/TI yang
Teridentifikasi
Mengurangi
penggunaan
telepon pribadi.
mengurangi biaya pembelian
ATK jika dilakukan pencatatan
oleh sistem
Beberapa proses kerja dapat
dilakukan
oleh
seorang
pegawai.
Mempercepat
proses
pembuatan laporan harian,
mingguan,
bulanan,
dan
tahunan.
Pimpinan dapat lebih cepat dan
lebih
akurat
mengambil
keputusan dalam perencanaan,
penetapan, dan evaluasi proyek.
Meningkatkan
image
perusahaan.
Proses pembayaran transaksi
dapat lebih cepat.
Mengurangi kesalahan hitung
dalam transaksi.
Mengurangi
terjadinya
kehilangan data.
Menghindari
terjadinya
pemalsuan
data
oleh
perusahaan.
Menghindari
terjadinya
penipuan/kecurangan
administrasi.
Mengurangi
terjadinya
kesalahan penginputan data.
Mengurangi
kesalahan
pembayaran oleh klien.
Klien merasa lebih yakin
dengan jumlah tagihan yang
harus dibayar.
Ranti's Generic IS/IT
Business Value
Kode
Mengurangi/menekan
biaya
telekomunikasi.
Mengurangi biaya ATK
RCO01
RCO10
Meningkatkan
produktivitas
karena
restrukturisasi
pembagian fungsi kerja.
Mempercepat
proses
pembuatan laporan.
IPR01
APR03
Mempercepat
proses
pengambilan keputusan.
APR08
Meningkatkan image karena
peningkatan kualitas layanan.
Mempercepat proses transaksi.
Mempercepat
proses
pembayaran tagihan.
Mengurangi
resiko
dari
kesalahan hitung.
Mengurangi resiko kehilangan
data.
Mengurangi
resiko
dari
pemalsuan.
IQU03
APR06
APR07
RRI01
RRI 05
RRI09
Mengurangi
resiko
kecurangan administrasi.
dari
RRI10
Mengurangi resiko kesalahan
data.
Mengurangi resiko kesalahan
pembayaran.
Meningkatkan
pendapatan
karena
peningkatan
kepercayaan pelanggan.
RRI06
RRI11
IRE03
Berikut merupakan penjelasan mengenai manfaat bisnis dan solusi SI/TI
yang telah disusun : 1) Mengurangi /menekan biaya telekomunikasi dengan
adanya sistem yang terintegrasi online dapat mengurangi biaya telepon karena
23
bisa transfer data melalui email; 2) Mengurangi biaya ATK dengan adanya sistem
maka pencatatan tidak lagi dilakukan secara manual sehingga dapat mengurangi
biaya pembelian alat tulis kantor; 3) Beberapa proses kerja dapat dilakukan oleh
seorang pegawai sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya gaji untuk beberapa
orang cukup untuk seorang pegawai; 4) Mempercepat proses pembuatan laporan
dengan adanya sistem keuangan data-data keuangan bulan lalu jika ingin
dilaporkan tidak perlu lagi dicatat atau diketik ulang tapi cukup diprint dari
database sesuai tanggal yang diminta; 5) Mempercepat proses pengambilan
keputusan dengan adanya sistem contohnya sistem pengawasan administrasi pada
perusahaan sehingga pimpinan dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
akurat; 6) Mempermudah proses pekerjaan dengan adanya sistem secara tidak
langsung dapat mempercepat dan mempermudah pekerjaan se