Sistem Informasi Penjualan Barang Pada P (1)
24
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dari tahun ketahun yang semakin cepat
menjadi tantangan berat bagi pengguna teknologi informasi itu sendiri dan
mendorong setiap sektor organisasi baik formal maupun informal atau lembagalembaga lainnya untuk dapat memanfaatkannya sebagai penunjang kegiatan kerja
sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk
mewujudkan hal tersebut, maka dibutuhkan sumber daya pendukung lainnya
seperti perangkat lunak yang dapat diandalkan kemampuannya serta sumber daya
manusia yang harus menguasai kemampuan teknologi informasi itu sendiri. Dari
perkembangan teknologi itulah kita harus memahami serta mengenal teknologi
tersebut. Dimana kecanggihan teknologi akan terus berkembang dengan pesat
diberbagai aspek kehidupan dimasa yang akan datang.
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang adalah perusahaan yang bergerak
di bidang distributor, yang merupakan anak cabang dari PT. Sinarsakti Aneka
Sarana Jakarta, dalam pengolahan data penjualannya telah di berikan suatu sistem
penjualan oleh PT. Sinarsakti Aneka Sarana Jakarta, di sistem yang telah ada
tersebut menggunakan aplikasi komputer dengan berbasiskan MS-DOS (Microsoft
Disk Operating System). Dalam sistem tersebut penjualan di lakukan dengan cash
and carry, sedangkan pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang penjualannya
sebagian besar di lakukan dengan cara kredit jatuh tempo sehingga dalam
pembuatan faktur atau nota setelah di cetak, kemudian di catat kembali baik pada
2
faktur atau nota itu sendiri untuk pemberian tanggal jatuh tempo dan nama
pembeli, kemudian di simpan kembali di buku nota atau buku faktur. Dalam
penagihan hutang piutang terkadang mengalami kesulitan karena harus mengecek
kembali faktur atau nota yang jatuh tempo di dalam buku nota sehingga
membutuhkan waktu yang lama dan terkadang terjadi kesulitan dalam pencarian
faktur yang jatuh tempo tersebut. Karena sistem penjualan yang ada pada
PT. Sinarsakti Aneka Sarana menggunakan aplikasi yang berbasiskan MS-DOS
(Microsoft Disk Operating System) sehingga print preview sebelum di cetak tidak
dapat di lihat dan kesalahan cetak pun sering terjadi akibatnya menghabiskan
banyak kertas maupun waktu yang terbuang dalam pembuatan faktur atau pun
nota penjualan.
Selain pengolahan data penjualan, pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang juga berkonsiyasi ke beberapa dealer, dimana barang dari
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang dipinjam untuk sementara waktu tanpa
membukakan faktur, tetapi dengan menggunakan tanda terima dari dealer yang
meminjam dan juga terkadang sekedar hanya kepercayaan. Karena tidak
dibukakan faktur, akibatnya dalam pengecekkan stock tiap bulan maupun dalam
pembuatan laporan stock barang sering terjadi selisih antara stock yang di
komputer dengan stock fisik yang ada di gudang. Untuk itu perusahaan Sinarsakti
Aneka Sarana Palembang perlu suatu sistem aplikasi yang dapat mengolah data
penjualan barang yang berbasis komputer dan dapat mengatasi permasalahan yang
3
ada serta dapat mempercepat proses pengolahan data masuk barang, penjualan
barang dan pembayaran piutang.
Oleh karena itu berdasarkan permasalahan yang ada, maka mengangkat
masalah tersebut kedalam skripsi dengan judul ”Sistem Informasi Penjualan
Barang Pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka rumusan
masalah yang dihadapi PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang yaitu :
(1). Dalam penjualan PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang memerlukan
suatu sistem informasi yang dapat mencatat tanggal jatuh tempo
penjualan serta menyimpannya sebagai informasi yang akan digunakan
dalam penagihan maupun pembayaran piutang
(2). Seringnya terjadi kesalahan dalam pencetakan faktur dikarenakan sistem
yang ada tidak dapat menampilkan print preview sebelum faktur di
cetak.
(3). Tidak sinkronisasinya antara stock fisik yang ada di gudang dengan
stock yang ada di komputer akibat dari konsiyasi PT. Sinarsakti Aneka
Sarana Palembang dengan beberapa dealer tanpa membuka faktur, tetapi
dengan menggunakan tanda terima dari dealer tersebut
1.3.
Batasan Masalah
4
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, serta PT. Sinarsakti Aneka
Sarana Palembang merupakan distributor dari suplier PT. Autoaccindo Jaya dan
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Jakarta, maka ruang lingkup penelitian dibatasi untuk
menghindari permasalahan yang tidak relevan dengan topik yang diangkat.
Batasan masalah tersebut terbatas pada pengolahan data yang meliputi data
supplier, data barang, data dealer, penjualan barang dan pembayaran piutang
sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan barang pada PT. Sinarsakti
Aneka Sarana Palembang.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1
Tujuan Penelitian
1. Membuat sistem informasi penjualan barang yang berbasis komputer
dengan menggunakan aplikasi pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang.
2. Untuk memberikan kemudahan pada bagian penjualan barang dalam
mengolah data agar rapi terstruktur dan tersimpan dengan baik.
3. Untuk mempercepat proses pembuatan laporan guna mendukung
pengolahan data penjualan barang pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang
1.4.2
Manfaat Penelitian
5
1. Dapat membantu penjualan barang pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang dalam memproses pengolahan data transaksi penjualan yang
terjadi setiap harinya.
2. Dalam penerapan dapat menghasilkan informasi yang lebih baik bagi
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
3. Menambah pengetahuan dalam mengembangkan dan menerapkan ilmu
yang pernah didapat dibangku kuliah serta menambah wawasan.
1.5. Metodologi Penelitian
1.5.1. Waktu dan Tempat
Penelitian dilaksanakan di PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang yang
beralamat di Komplek Kedamaian Permai jalan Kancil Blok N.32 Palembang.
Pelaksanaan penelitian ini dimulai pada bulan September berakhir pada bulan
Nopember
1.5.2. Alat dan Bahan
Perangakat keras (Hard were)
Spesifikasi perangkat keras (Hard were) yang di perlukan untuk
menjalankan program aplikasi ini dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
Versi 6.0
a. Prcessor
Minimal : Pentium III 725 Mhz
6
Disarankan : Pentium IV 1,6Ghz sampai yang terakhir
b. Memory
Minimal : 256MB Ram
Disarankan : 512MB yang up to1GB Ram
c. Hard disk
Hard disk dengan memory Minimal 5 GB.
d. Printer.
Minimal : Printer Canon LX-300
Perangkat lunak berupa :
a. Sistem Operasi windows XP
b. Microsoft SQL Server 2000
c. Seagate Crystal Report 8.5
1.5.3. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif,
yakni metode yang menggambarkan secara sistematis, faktual dan akurat
mengenai informasi yang sebenarnya sesuai fakta-fakta yang di temui di lapangan.
1.5.4. Metode Pengumpulan Data
metode pengumpulan data yang dipakai pada penelitian ini adalah sebagai
berikut:
a.Metode kuesioner
7
yaitu alat pengumpulan data yang berupa serangakaian daftar pertanyaan
untuk dijawab responden. Kuesioner dapat disebut juga sebagai interview
tertulis diamana responsen dihubungi melalui daftar pertanyaan.
b. Metode kepustakaan
yaitu digunakan dalam keseluruhan proses penelitian sejak awal hingga
akhir penelitian dengan cara memanfaatkan berbagai macam pustaka yang
relevan dengan fenomena sosial yang tengah dicermati.
c.Metode observasi ( pengamatan langsung )
yaitu metode pengumpulan data secara sistematis melalui pengamatan dan
pencatatan terhadap apa yang diteliti. Adapun objek yang diamati oleh
penulis yaitu pada bagian penjualan barang serta hal-hal yang berkaitan
dengan PT.Sinarsakti Aneka Sarana Palembang.
d. Metode wawancara atau interview
interview atau wawancara dipergunakan sebagai cara untuk memperoleh
data dengan jalan mengadakan wawancara dengan narasumber atau
responden. Peneliti mengadakan wawancara dengan bapak Johni Hengki
S.E selaku pimpinan serta staf karyawan PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang.
8
1.5.5. Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam melakukan pengembangan sistem dan
perangkat lunak adalah menggunakan model Sekuensial Linier (siklus kehidupan
atau model air terjun) dari sistem pengolahan data menurut Pressman (2002:3638) dalam buku Rekayasa Perangkat Lunak yaitu :
1. Rekayasa dan pemodelan sistem atau informasi yang lebih besar, kerja
dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan
mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan perangkat lunak
tersebut.
2. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan
kebutuhan diintensifkan
dan difokuskan,
khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang
dibangun, perekayasa perangkat lunak (analisis) harus memahami
domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka
(interface) yang diperlukan.
3. Desain
Desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langkah yang
fokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda, struktur data,
arsitektur perangkat lunak, represensi interface, dan detail (algoritma)
prosedural.
4. Pembuatan Kode
Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa di baca.
9
5. Pengujian
Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak.
Memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji dan pada eksternal
fungsional yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahankesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan
memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.
6. Pemeliharaan
Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah di sampaikan
kepada pelanggan (perkecualian yang mungkin adalah perangkat lunak
yang di lekatkan) perubahan akan terjadi karena kesalahan–kesalahan
ditentukan,
karena
perangkat
lunak
harus
disesuaikan
untuk
diakomodasi perubahan-perubahan didalam lingkungan eksternalnya
(contohnya perubahan yang di butuhkan sebagai akibat dari perangkat
peripheral atau sistem operasi yang baru), atau karena pelanggan
membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Tinjauan Umum
2.1.1. Sejarah Singkat PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
PT. Sinarsakti Aneka Sarana adalah distributor resmi audio dan video
mobil merek KENWOOD dan KENTECH. Dimana barang–barang tersebut di
supplai langsung dari supplier yakni PT. Auto Acindo Jaya dan PT. Sinarsakti
Aneka Sarana Jakarta. PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang merupakan
perusahaan yang baru di anak cabangkan oleh PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Jakarta. Dengan mempunyai service outlet 6 cabang. Di antaranya Bandung,
Semarang, Surabaya, Denpasar, Makasar dan Palembang. Sejarah PT. Sinarsakti
Aneka Sarana di mulai pada tanggal 08 Mei 1980 dengan resmi didirikan di Jl.
Cideng Barat No. 7 Jakarta 10140. Oleh Hadi Jasin MBA selaku peresiden
11
direktur PT. Sinarsakti Aneka Sarana bersama Ryo Mizuhara selaku Presiden
Kenwood Electronik Singapore.
Setelah didirikan PT. Sinarsakti Aneka Sarana pertama di Jakarta pada
tahun 1980, kedua di Bandung tahun 1987, Ketiga di Semarang tahun 1994,
Keempat di Surabaya tahun 1996, Kelima di Denpasar tahun 2000, dan Keenam
di Makasar tahun 2003. PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang sendiri di
resmikan pada tanggal 23 September 2004 dan sekarang beralamat di Komplek
Kedamaian Permai Jl. Kancil Blok N. 32 Palembanng.
2.1.2. Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kesatuan yang teratur beberapa kelompok orang
yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam organisasi
diperlukan adanya bentuk dan susunan struktur organisasi untuk menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara
fungsi–fungsi, bagian–bagian atau posisi–posisi, maupun orang–orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang
berbeda dalam organisasi. Adapun unsur–unsur organisasi diantaranya kelompok
orang dan tujuan bersama.
12
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang memiliki struktur organisasi yang
sederhana karena terdiri dari tiap personil dalam kegiatan sehari–hari yang
bekerjasama dan membuat segala aktivitas berjalan dengan baik dan teratur.
Adapun bagan dan struktur organisasi PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang adalah sebagai berikut :
Struktur organisasi PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
Branch Manager
Bpk. Johni Hengki S.E
Bagian
Administrasi
Bagian
Sales
Bagian
Penagih
Bagian
Teknisi
Sumber : PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang, tahun 2008
Gambar 2.1. Struktur organisasi ” PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
2.1.3. Pembagian Tugas
Adapun tugas dari personil Sinarsakti Aneka Sarana Palembang adalah
sebagai berikut :
A. 1. Tugas Branch Manager :
Memimpin PT. SINARSAKTI ANEKA SARANA PALEMBANG.
Mengawasi sistem kerja yang ada pada PT. SINARSAKTI ANEKA
SARANA PALEMBANG.
2. Tanggung jawab Branch Manager :
13
Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang ada pada PT. SINARSAKTI
ANEKA SARANA PALEMBANG.
3. Wewenang Branch Manager :
Wewenang Branch Manager mencakup seluruh bagian yang ada pada PT.
SINARSAKTI ANEKA SARANA PALEMBANG.
B. 1. Tugas bagian Administrasi :
a. Melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang
PT. SINARSAKTI ANEKA SARANA PALEMBANG.
b. Mengurus soal-soal administrasi kepegawaian.
c. Membuat daftar hasil penjualan berdasarkan faktur penjualan.
d. Membuat Nota/faktur penjualan.
e. Mempersiapkan Nota untuk tagihan hutang-piutang.
f. Membuat daftar hasil pembelian dari pihak lain.
2. Tanggung jawab bagian Administrasi :
Bertanggung jawab dengan kegiatan keadministrasian PT. SINARSAKTI
ANEKA SARANA PALEMBANG.
1. Wewenang bagian Administrasi :
Wewenang Bagian Administrasi mencakup semua kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan keadministrasian, misalnya : mengurus
masalah gaji, biaya–biaya dan lain–lain.
14
C. 1. Tugas bagian sales :
a. Mencari langganan dan meningkatkan penjualan.
b. Sebagai aspek promosi.
2. Tanggung jawab dan wewenang :
Bertanggung jawab atas semua aktifitas yang di lakukan kepada kepala
cabang.
3. Wewenang bagian sales :
Wewenang bagian sales mencakup semua kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan penjualan maupun promosi.
D. 1. Tugas bagian Teknisi :
a. Melakukan Pengecekan setiap head unit atau peripheral yang di terima
dari administrasi ketika barang masuk atau datang dari supplier.
b. Memeriksa kerusakan head unit dan melaporkan pada bagian
administrasi untuk mengkonfirmasikan barang oem atau barang garansi
maupun tidak garansi untuk segera di perbaiki dan di konfirmasi pada
dealer atau customer.
2. Tanggung jawab bagian teknnisi :
Bertanggung jawab atas semua aktivitas yang dilakukan kepada kepala
cabang.
3. Wewenang bagian teknisi :
Wewenang bagian teknisi mencakup semua kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan service dan perbaikan.
15
E. 1. Tugas bagian Gudang :
a. Melakukan pengecekan terhadap stock yang ada di gudang.
b. Mengeluarka stock sesuai dengan faktur yang di buka.
2. Tanggung jawab bagian Gudang :
Bertanggung jawab terhadap stock yang ada di gudang baik secara fisik
maupun tertulis
3. Wewenang bagian Gudang :
Wewenang bagian gudang mencakup semua kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan stock dan barang keluar.
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Konsep Dasar Sistem
2.2.1.1. Sistem
Sistem merupakan suatu jaringan kerja yang saling berhubungan atau
elemen-elemen yang saling berinteraksi atau kerjasama untuk mencapai satu
tujuan. Dan menurut Sutabri (2003:3) dapat diartikan sebagai suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sedangkan
sistem menurut Fatta (2007:3) mengemukakan bahwa sistem adalah sekumpulan
objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa
dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
16
Senada dengan yang dikemukakan oleh Sutabri dan Fatta, Kadir (2003:54)
mengatakan sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu
yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.1.2. Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data yang telah mempunyai arti
bagi penerimanya dan dapat mendukung manajemen sebagai dasar pengambilan
keputusan. Menurut Sutabri (2003:18) mengemukakan informasi adalah data yang
telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
Menurut Fata (2007:9) Davis mengemukakan informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Selain itu Sutabri (2004:23) mengemukakan informasi harus memenuhi
persyaratan yang dibutuhkan oleh manajer didalam pengambilan keputusan.
Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai
berikut :
Informasi yang tepat waktu
1.
Informasi yang relevan
2.
Informasi yang bernilai
17
3.
Informasi yang dapat dipercaya
Dalam pengertian lain Menurut Jogiyanto (2005:8) mengemukakan
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1.3.Sistem informasi
Sutabri (2003:36) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu
sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Berdasarkan buku Abdul kadir (2003:11) Wilkinson mengemukakan
bahwa sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber
daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Berdasarkan buku Fatta (2007:9) Kertahadi mendefinisikan sistem
informasi manajemen sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.
Dari pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
adalah suatu sistem yang terdiri dari kombinasi yang dibutuhkan oleh organisasi
untuk mencapai tujuan.
Kadir (2003:55) adapun bagan sistem informasi yaitu:
18
masukan
proses
keluaran
Gambar 2.2 Bagan Sistem Informasi
Keterangan:
1. Masukkan
masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukkan dapat berupa
hal-hal berwujud (bahan mentah) maupun tidak tampak (informasi). Pada
sistem informasi, masukkan dapat berupa data transaksi dan data
nontransaksi (misalanya surat pemberitahuan), serta instruksi.
2. Proses
proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi
dari masukkan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi
produk.
3. Keluaran
19
keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetak laporan dan
sebagainya.
2.2.1.4. Penjualan
Suryana (2003:118) penjualan adalah menyajikan barang agar konsumen
menjadi tertarik dan melakukan pembelian. Penjulan dapat dilakukan dengan cara
langsung mendatangi konsumen, menuggu kedatangan konsumen dan melayani
konsumen.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu
bentuk penyajian barang ke pada konsumen, agar konsumen tertarik dan membeli
baik langsung maupun tidak langsung dengan pertukaran agar memuaskan
konsumen dalam mencapai tujuan perusahaan.
2.2.1.5. Barang
Swastha (2001:165) menyatakan bahwa barang adalah suatu sifat komplek
baik dapat diraba maupun tidak dapat diraba termasuk bungkus, warna, harga,
pelayanan perusahaan yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan
ataupun kebutuhannya. Barang merupakan suatu hasil produk yang telah diproses
dan memiliki nilai guna, oleh karena itu barang lebih dikenal dengan istilah
produk. Secara luas produk didefinisikan sebagai suatu yang dapat ditawarkan
kepada seseorang untuk memuaskan suatu kebutuhan atau keinginan.
20
Barang adalah Benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan
baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan
oleh pengguna barang/jasa (KeppresNo.80/2003).
http://www.pu.go.id/infostatistik/katalog/pengertian%20istilah.htm
diakses tanggal 8 November 2008
2.2.1.6. SQL (Structured Query Language)
Peranginangin (2006:380) berpendapat bahwa “MySQL adalah suatu
Relational database management system (RDBMS) yang mendukung database
yang terdiri dari sekumpulan relasi atau tabel. SQL distandardisasi sebagai bahasa
untuk menciptakan database, menyimpan informasi ke dalam database, dan
mendapatkan kembali informasi darinya.
MySQL merupakan database yang paling banyak digemari dikalangan
programmer web, dengan alasan bahwa program ini merupakan database yang
sangat kuat dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data.
Kemampuan lain yang dimiliki MySQL adalah mampu mendukung Relasional
Database Manajemen System (RDBMS), sehingga dengan kemampuan ini MySQL
akan mampu menangani data-data perusahaan yang berukuran sangat besar hingga
berukuran Giga Byte. (Bunafit Nugroho, 2004:133)
21
2.2.1.7. DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram untuk menggambarkan aliran
data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut,
dan tempat penyimpanan datanya. (Fathoni, 2007:26).
Presman (2002:353) mengemukakan Data Flow Diagram (DFD)
mempunyai dua tujuan yaitu:
a.
Untuk
memberikan
indikasi
mengenai
bagaimana
data
di
transformasikan pada saat data bergerak melalui sistem.
b.
Untuk
menggambarkan
fungsi-fungsi
(dan
sub-fungsi)
yang
mentransformasi aliran data.
Dan menurut Sutabri (2003:163) simbol atau lambang yang digunakan
dalam membuat DFD ada 4 (empat) buah, yaitu :
Tabel 2.1 Data Flow Diagram (DFD)
No
Simbol
External
Keterangan
Entity,
digunakan
untuk
1
menggambarkan asal atau tujuan data.
Proses, digunakan untuk proses pengolahan
2
3
4
atau transformasi data.
Data Flow, digunakan untuk menggambarkan
aliran data yang berjalan.
Data Store, digunakan untuk menggambarkan
data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
22
Dari penjelasan di atas penulis menggunakan Data Flow Diagram (DFD)
agar aliran data yang akan di buat dapat digambarkan baik sumber data, tujuan
data, proses yang mengelolah data tersebut dan tempat penyimpanan data yang di
kembangkan
I.1.1.
2.2.1.8. Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relation Diagram (ERD) adalah notasi yang di gunakan untuk
melakukan aktivitas pemodelan data. Atribut dari masing-masing objek yang di
tulis pada ERD dapat di gambarkan dengan menggunakan deskripsi objek data
Presman (2002:353).
Janner
Simarmata
dan
Iman
Paryudi
(2006:60)
mengemukakan
komponen-komponen dari ERD (Entity Relation Diagram) sebagai berikut :
Tabel 2.2 Entity Relation Diagram (ERD)
No
Simbol
Keterangan
Entitas, yaitu sesuatu yang nyata atau abstrak
1
dimana kita akan menyimpan data.
Atribut, yaitu ciri umum atau sebagian besar
2
instansi pada entitas tertentu.
Relasi, yaitu hubungan alamiah yang terjadi
3
satu atau lebih entitas.
Garis, menghubungkan atribut dengan entitas
4
dan entitas dengan relasi
23
Dari penjelasan di atas penulis menggunakan Entity Relation Diagram
(ERD) agar aktivitas permodelan data yang akan di buat dapat di kembangkan
dengan menggunakan deskripsi objek.
2.2.1.9. Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman yang dapat
digunakan untuk menyusun dan membuat program aplikasi pada lingkungan
sistem operasi windows. Program aplikasi dapat berupa database, program grafis,
dan lain sebagainya. Suhata (2005:3)
Sedangkan menurut Kurniadi (2002:3). Microsoft Visual Basic 6.0 pada
dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman
adalah perintah–perintah atau intruksi–intruksi yang dimengerti oleh komputer
untuk melakuakan tugas–tugas tertentu. Microsoft Visual Basic 6.0 yang sering
disebut dengan VB selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga
sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program–program
aplikasi berbasis windows.
Seperti aplikasi–aplikasi lainnya, Microsoft Visual Basic 6.0 juga
dipasarkan dalam berbagai jenis atau versi. Beberapa versi dari Microsoft Visual
Basic 6.0 yang ada yaitu Kurniadi (2002:7)
a) Standard Edition / Learning edition
Merupakan versi standar yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari
Microsoft Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi.
24
b) Profesional Edition
Merupakan versi dengan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para
programmer profesional. Misalnya seperti kontrol–kontrol tambahan,
dukungan untuk pemrogramman internet, compiler atau membuat file help,
serta sarana pengembangan database yang lebih baik.
c) Enterprise Edition
Merupakan versi yang khusus untuk para programmer yang ingin
mengembangkan aplikasi remote computing atau client/server. Biasanya
versi ini digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan.
25
24
BAB III
Analiasa dan perancangan
3.1. Analisa Sistem yang berjalan
Analisis sistem yang berjalan pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
palembang pada saat ini adalah untuk stock barang bagian admin melakukan
purchs order kepada suplier PT. Sinarsakti Aneka Sarana Jakarta dan PT.
Autoaccindo, kemudian suplier akan memasukkan barang yang di order tersebut
dan admin akan menginputkan ke dalam sistem yang ada. Adapun item yang di
inputkan antara lain kode barang, nama barang, jenis barang, jumlah. Kemudian
salinan stock barang yang masuk juga diberikan kepada bagian gudang untuk
penyesuaian stock, barang-barang tersebut dijualkan kepada dealer, dengan
ketentuan untuk dealer yang msuk dalam daftar dealer penjualan dapat dilakukan
dengan cara kredit jatuh tempo dan beberapa dealer dilakukan dengan cara
konsiyasi dan untuk dealer yang belum masuk dalam daftar dealer, dealer tersebut
hanya diperbolehkan melakukan pembelian secara cash deangan ketentuan jika
cash harga jual di tambah 30% dari harga barang. Dalam pencetakan faktur
setelah faktur dicetak kemudian dicatat untuk pemberian nama dealer dan tanggal
jatuh tempo kemudian disimpan dibuku faktur dan bagian gudang akan
mengeluarkan barang yang di order. Untuk konsiyasi, sales akan memberikan
barang yang diorder dan dealer akan memberikan tanda terima terhadap barang
yang diterima.
Untuk pembayaran piutang admin akan mengecek kembali di buku faktur
kemudian menagih piutang dan dealer akan membayar sesuai dengan faktur yang
27
jatuh tempo. Hasil dari pengolahan data diatas adalah informasi yang wujudnya
dalam bentuk laporan suplier, laporan barang, laporan dealer, laporan piutang dan
laporan pembayaran piutang.
3.2. Rencana
Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan
sistem yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan
sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Perancangan
yang kurang baik akan mengakibatkan sistem yang akan dibangun harus diombak
total atau sistem yang akan dibangun akan sangat berlebihan dari kebutuhan yang
diperlukan.
3.2.1. Rancangan Proses
Untuk memudahkan mempelajari sistem yang akan dikembangkan serta
melihat arus data yang terjadi dan hubungan antara satu data yang terjadi dan
hubungan data yang lainnya, pada tahap ini penulis akan menggambarkan sistem
secara logika dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship
Diagram (ERD).
3.2.1.1. Rancangan Proses Bisnis
Rancangan proses bisnis ialah proses untuk menggambarkan proses yang
lebih detail dari rancangan. Adapun rancangan proses bisnis di PT. Sinarsakti
28
Aneka Sarana Palembang yaitu proses pertama adalah proses pemasukan barang
dengan cara admin memberikan data barang yang akan di order ke pada supplier
sehingga suplier akan memasukan barang yang di order dan suplier akan
kemudian memberikan data suplier beserta data barang yang di masukkan, setelah
itu data barang yang masuk tersebut di sesuaikan deangan bagian gudang. Proses
kedua pelanggan atau dealer memberikan data barang, di mana sebelum
memberikan data barang, dealer akan memberikan data dealer sehingga dapat di
tentukan penjualan di lakukan secara bagai mana. Dengan ketentuan, jika dealer
yang telah masuk dalam daftar dealer penjualan dapat di lakukan dengan kredit
(jatuh tempo) atau dengan konsiyasi sedangkan untuk dealer yang belum masuk
dalam daftar, dealer tersebut hanya di perbolehkan melakukan pembelian secara
cash dengan ketentuan jika cash harga jual di tambah 30% dari harga barang dan
pembayaran di lakukan secara langsung sehingga dari proses tersebut dealer akan
mendapatkan faktur penjualan (untuk kredit jatuh tempo akan mendapatkan faktur
copy dari faktur yang asli) dalam proses ini admin akan memberikan DO
(Delivery Order) sehingga bagian gudang bisa mengeluarkan barang untuk
diserahkan kepada dealer. Pada proses pembayaran dealer memberikan data
pembayaran dan dealer akan menerima faktur penjualan yang asli, kemudian dari
proses tersebut pimpinan akan menerima laporan berupa laporan barang, laporan
suplier laporan dealer dan laporan penjualan.
3.2.1.2. Data Flow Diagram (DFD)
29
Pada tahap ini, penulis menggunakan alat bantu perancangan terstruktur
yaitu Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Arus Data. DFD menggambarkan
arus data yang mengalir di dalam sistem yang akan dirancang atau yang sedang
berjalan.
Berdasarkan hasil analisis penelitian, penulis memberikan gambaran arus
data terhadap sistem yang akan dirancang sebagai berikut :
a. Data Flow Diagram (DFD) Konteks
B.
Administrasi
Gudang
C.- barang
- data barang masuk
- Faktur DO
- Faktur penjualan
- Faktur DO
- Data barang
-
Data suplier
Data barang
Data dealer
Data
pembayaran
Data barang
masuk
- data barang
Suplier
- data supplier
- data Barang masuk
Data
pembayaran
Data barang
Data dealer
SI
Penjualan
Barang
-
- faktur penjualan
- barang
Lap data
barang
-
Lap data
supplier
-
Lap data
dealer
-
Pimpinan
Lap
Dealer
30
Gambar 4.1 DFD Konteks
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
31
Delivery Order
Barang
Faktur Penjualan
Dealer
Data Barang
Data Dealer
1
Kode Barang
Kode Barang
Penjualan
Barang
Kode Barang
Data Pembayaran
Faktur Penjualan
Kode Dealer
Dealer
Barang
Kode Dealer
Data_Barang_Masuk
2
Gudang
Data_Barang_masuk
Pemasukan
Data Barang
Delivery Order
Data_Barang_Masuk
Admin
Penjualan
Faktur
Data Barang
Data Dealer
Kode Suplier
Data Pembayaran
Data Barang
Faktur
3
Suplier
Data Suplier
Kode Suplier
Kode Barang
Lap.Dealer
Lap.Penjualan
32
Pimpinan
Faktur
4
Pembuatan
Laporan
Lap.Barang
Lap Suplier
Kode Dealer
Kode Bayar
Lap.Pembayaran
Gambar 4.2 Data Flow Diagram level 1
c. Data Flow Diagram level 1 proses 1
Kode
Dealer
Deale
r
Admi
n
Baran
g
Faktur
Penjualan
Kode
Barang
Kode
Barang
Delivery
Order
Faktur
Penjualan
1.
1
Penjuala
n
Fakt
ur
Kode
Dealer
Kode
Dealer
Penjuala
n
Deale
r
Kode
Barang
Delivery
Order
Gudan
g
Baran
g
Baran
g
Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 proses 1
33
34
d. Entity Relationship Diagram (ERD)
Nama_pemili
k
Jenis pembayaran
Kode barang
Quantity bayar
Tgl bayar
Sisa pembayaran
Ket
Faktur
No_telepo
n
discount
Alama
t
Nama_dealer
Total
Kode dealer
Retur
Contac_pemili
k
I
Nama_Suplie
r
Suplier
Membay
ar
Kd_Suplier
NPWP
npwp
I
No_telepo
n
Alama
t
m
Suplier
I
I
Memasukkan
Barang
m
Di jual
ke
Faktur
Kd_Baran
g
Sisa
Harga
Stok
SP
Ket
Harga
Kode_suplier
Jenis_baran
g
Nama_Barang
Bulan_masu
k
Ket
discount
Quantity
Tgl order
Kode_Dealer
Stok_gudang
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Kode_Barang
35
4.1. Rancangan Basis Data
Rancangan Basis Data adalah atribute-atribute yang diperlukan untuk
meng-input data agar program yang dibuat sesuai dengan apa yang diinginkan.
File-file yang diperlukan dan akan digunakan di dalam Sistem Informasi
Akademik nantinya adalah sebagai berikut :
4.1.1. Desain Tabel Pengguna
Tabel pengguna digunakan untuk menyimpan data pengguna dari user.
Adapun field – fieldnya yaitu : Pemakai, Sandi, [0], [1], [2], [3], [4], [5], [6], [7],
[8].
Tabel 3.1 Desain Pengguna
Colum name
Pemakai
Sandi
[0]
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
Data type
varchar
varchar
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Length
100
10
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Allows nulls Keterangan
Primary Key
Sandi Pengguna
√
Hak Akses 1
√
Hak Akses 2
√
Hak Akses 3
√
Hak Akses 4
√
Hak Akses 5
√
Hak Akses 6
√
Hak Akses 7
√
Hak Akses 8
√
Hak Akses 9
4.1.2. Tabel File Suplier
Tabel file suplier digunakan untuk menyimpan data suplier adapun fieldfieldnya
yaitu
:
Kode_suplier,
Contac_pemilik, NPWP.
Nama_suplier,
Alamat,
No_telepon,
36
Tabel 3.2 File Suplier
Column name
Kode_suplier
Nama_suplier
Alamat
No_telepon
Contac_pemilik
NPWP
Data type
Varchar
Varchar
Varchar
Char
Varchar
varchar
Length
15
30
50
20
35
25
Allows nulls Keterangan
Primary key
Nama supplier
Alamat suplier
√
No telepon
√
Contac pemilik
√
NPWP
4.1.3. Table File Barang
Tabel file barang digunakan untuk menyimpan data barang yang ada pada
saat terjadi pemasukan barang dan suplier dengan field-fieldnya yaitu :
Kode_barang, Nama_barang, Jenis_barang, Harga, Stock, Stock_gudang,
Bulan_masuk, Kode_suplier, Ket.
Tabel 3.3 File Barang
Column name
Kode_barang
Nama_Barang
Jenis_barang
Harga
Stock
Stock_gudang
Bulan_masuk
Kode_suplier
Ket
Data type
Int
Varchar
Varchar
Money
Int
Int
Date time
Varchar
Varhar
Length Allows nulls
4
30
30
8
4
4
8
15
200
Keterangan
Primary Key
Nama Barang
Jenis Barang
Harga Barang
Stock Penjualan
Stock gudang
Bulan masuk Barang
Kode suplier
Ket
4.1.4. Tabel File Dealer
Tabel file deler digunakan untuk menyimpan data dealer yang ada pada saat
terjadi pencatatan data dealer dengan field-fieldnya yaitu : Kode_dealer,
37
Nama_dealer, Alamat, No_telepon, Nama_pemilik, NPWP, Jenis_pembayaran,
Diskon, Sisa_pembayaran, Total.
Tabel 3.4 File Dealer
Column name
Kode_dealer
Nama_dealer
Alamat
No_telepon
Nama_pemilik
NPWP
Jenis_pembayaran
Diskon
Sisa_pembayaran
Total
Data type
Int
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Float
Money
Money
Length
4
50
100
50
30
25
25
8
8
8
Allow nulls
√
√
√
√
√
√
√
√
Keterangan
Primary Key
Nama dealer
Alamat dealer
Nomor telepon
Nama pemilik
NPWP
Jenis pembayaran
Diskon
Sisa pembayaran
Total
4.1.5. Tabel File Penjualan
Tabel file penjualan digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan
ke dalam stock yang ada pada saat terjadi penjualan dengan field-fieldnya yaitu :
Faktur, Sp, Kode_dealer, Kode_barang, Tgl_order, Qty, Sisa, Harga, Disc, Ket.
Tabel 3.5 File Penjualan
Column name
Faktur
Sp
Kode_dealer
Kode_barang
Tgl_order
Qty
Sisa
Harga
Disc
Ket
Data type
Varchar
Varchar
Int
Int
Date time
Int
Int
Money
Float
Varchar
length
25
50
4
4
4
4
8
8
50
Allows nulls Keterangan
Faktur
√
Sp
√
Kode dealer
√
Kode barang
√
Tgl order
√
Qty
√
Sisa
√
Harga
√
Disc
√
Keterangan
38
4.1.6. Tabel File Nomor
Tabel nomor digunakan untuk menyimpan sementara nomor faktur untuk
digunakan pada saat pembuatan faktur barang dengan field faktur.
Tabel 3.6 File Nomor
Column name
Faktur
Data type
Int
length
4
Allows nulls
Keterangan
Faktur
4.1.7. Tabel File Bayar
Tabel file bayar digunakan untuk menyimpan transaksi pembayaran yang
terjadi pada saat transaksi pembayaran dengan field-fieldnya yaitu : Faktur, Kode
_barang, Tgl_bayar, Qty_bayar, Retur, Ket.
Tabel 3.7 File Bayar
Column name
Faktur
Kode_barang
Tgl_bayar
Qty_bayar
Retur
Ket
Data type
Varchar
Int
Date time
Int
Int
Varchar
length
25
4
8
4
4
50
Allows name
√
√
√
√
√
Keterangan
Faktur
Kode barang
Tgl bayar
Qty bayar
Retur
Keterangan
39
4.2. Rancangan Struktur Menu
4.2.1. Desain Menu Login
Login User
Id Pemakai
:
Password
:
Logo dari Login
OK
Ubah Password
Cancel
Buat Id Password
Gambar 4.5. Desain menu utama login
40
4.2.2. Desain Menu Utama
HEADER ( logo dan Gambar yang mencirikan perusahaan )
Menu Utama
Status Login :
( logo )
Data Barang
( logo )
Transaksi
Penjualan
( logo)
Pencatatan R.
Barang
( logo )
Sinkronisasi S.
Gudang
( logo )
laporan
( logo)
Data Dealer
( logo )
Pembayaran
( logo )
Data Suplier
( logo )
Pencatatan S.
Gudang
( logo )
Logout
Alamat Perusahaan
@ Copy Right Ananta W.S BhB 165
Gambar 4.6. Menu utama
41
4.2.2. Deasin Form Memasukan Barang
Gambar atau logo yang menciri khaskan peusahaan
Kode Barang
:
Nama Baarang
:
Jenis
:
Harga
:
Total Stock
:
Total Stock Gudang
:
Tanggal Masuk
Kode Suplier
:
:
Keterangan
:
Simpan
Back Ground
Menciri Khas logo
Perusahaan dan
Logo disain
Petunjuk Pengaturan
Gambar 4.7 Desain Form Data Barang
Edit
Hapus
42
4.2.3. Deasin Form Data Dealer
Gambar atau logo yang menciri khaskan peusahaan
Kode Dealer
:
Nama Dealer
:
Back Ground
Menciri Khas logo
Perusahaan dan
Logo disain
Alamat:
Nomor Telepon
:
Nama Pemilik
:
N.P.W.P
:
Jenis Pembayaran
:
Sisa Pembayaran
:
Simpan
Edit
Hapus
Discount
%
{Diseble Tidak di inputkan}
Petunjuk Pengaturan
Gambar 4.7 Desain Form Data Dealer
43
4.2.4. Deasin Form Transaksi Penjualan
Gambar atau logo yang menciri khaskan peusahaan
No Faktur
Sales
:
:
:
Jatuh Tempo
:
Nama Dealer
:
Jenis Pembayaran
Keterangan
:
Kode Barang
Faktur Baru
Back Ground
Menciri Khas logo
Perusahaan dan
Logo disain
{Diseble Tidak di inputkan}
Discount
%
:
Nama Barang
Qty
Harga@
Grand Total
Simpan
Edit
Cari
Hapus
Gambar 4.7 Desain Form Transaksi
Total
:
Cetak Faktur
Cetak D.O
44
4.1.3.4. Menu Transaksi Penjualan Kredit dengan user Admin
MENU PENJUALAN KREDIT PT. SINARSAKTI ANEKA SARANA
No. Faktur
:
Langganan/Dealer
:
Tanggal Jatuh Tempo :
Salesman
:
Barang
:
Banyaknya
:
Discount
:
Harga
:
CARI
45
KELUAR
RECORD
No
x
x
x
No Faktur
xxxxx
xxxxx
xxxxxx
langganan
Xxxxxx
Xxxxxxx
xxxxxxx
Barang
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Salesman
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Banyak
xx
xx
xx
Discont
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Harga
xxxx
xxxx
xxxx
Total
xxxx
xxxx
xxxx
Tgl jatuh tempo
xx-xx-xxxx
xx-xx-xxxx
xx-xx-xxxx
Gambar 4.8 Menu transaksi penjualan menggunakan user ADMIN
4.2 Jadwal Penelitian
JADWAL PENELITIAN 2008
Sistem Informasi Penjualan Barang pada
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
N
o
1
2
Uraian Kegiatan
Rekayasa Sstem
Menentukan topik permasalahan
Pengumpulan kebutuhan data yang diperlukan
Analisis kebutuhan perangkat lunak
Analisis permasalahan
Studi kelayakan
Perancangan (Design)
Desain arsitektur perangkat lunak
I
II
III
Bulan -ke
IV
V
Keterangan
VI
VII
VIII
46
Desain struktur data
Desain interface
3
Pemrograman (Coding)
Pembuatan program
4
Pengujian (Testing)
Uji coba program
5 Bimbingan / Konsultasi
DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanif. 2007. Analsis dan Perancangan Sistem Informasi.. Yogyakarta:Andi.
Janner Simarmata dan Iman Paryudi. 2006. Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Kurniadi, A. 2002. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta : PT. Elex
Media Komputindo.
Nugroho, Bunafit, 2004. Aplikasi Pemrograman Web Dinasim dengan PHP &
MYSQL. Yogyakarta : Gafa Media
Pressman, R . S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi
Suhata, 2005. VB sebagai Pusat Kendali Peralatan Elektronik. Jakarta :
Komputindo
Suryana, A.2003. Kewirausahaan. Jakarta : Salemba Empat.
Sutabri, Tata, 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Sutabri, Tata, 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Swastha, DH, Basu. 2001. Pengantar Teori Ekonomi. Jakarta : Intergration.
http://www.pu.go.id/infostatistik/katalog/pengertian%20istilah.htm
Bab 5
Diharapkan sistem tersebut dapat membantu perusahaan Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang dalam pencatatan tanggal jatuh tempo piutang, transaksi
penjualan dan pembayaran piutang serta dalam pembuatan laporan dealer,
laporan barang, laporan suplier, laporan penjualan dan laporan
pembayaran piutang
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dari tahun ketahun yang semakin cepat
menjadi tantangan berat bagi pengguna teknologi informasi itu sendiri dan
mendorong setiap sektor organisasi baik formal maupun informal atau lembagalembaga lainnya untuk dapat memanfaatkannya sebagai penunjang kegiatan kerja
sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk
mewujudkan hal tersebut, maka dibutuhkan sumber daya pendukung lainnya
seperti perangkat lunak yang dapat diandalkan kemampuannya serta sumber daya
manusia yang harus menguasai kemampuan teknologi informasi itu sendiri. Dari
perkembangan teknologi itulah kita harus memahami serta mengenal teknologi
tersebut. Dimana kecanggihan teknologi akan terus berkembang dengan pesat
diberbagai aspek kehidupan dimasa yang akan datang.
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang adalah perusahaan yang bergerak
di bidang distributor, yang merupakan anak cabang dari PT. Sinarsakti Aneka
Sarana Jakarta, dalam pengolahan data penjualannya telah di berikan suatu sistem
penjualan oleh PT. Sinarsakti Aneka Sarana Jakarta, di sistem yang telah ada
tersebut menggunakan aplikasi komputer dengan berbasiskan MS-DOS (Microsoft
Disk Operating System). Dalam sistem tersebut penjualan di lakukan dengan cash
and carry, sedangkan pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang penjualannya
sebagian besar di lakukan dengan cara kredit jatuh tempo sehingga dalam
pembuatan faktur atau nota setelah di cetak, kemudian di catat kembali baik pada
2
faktur atau nota itu sendiri untuk pemberian tanggal jatuh tempo dan nama
pembeli, kemudian di simpan kembali di buku nota atau buku faktur. Dalam
penagihan hutang piutang terkadang mengalami kesulitan karena harus mengecek
kembali faktur atau nota yang jatuh tempo di dalam buku nota sehingga
membutuhkan waktu yang lama dan terkadang terjadi kesulitan dalam pencarian
faktur yang jatuh tempo tersebut. Karena sistem penjualan yang ada pada
PT. Sinarsakti Aneka Sarana menggunakan aplikasi yang berbasiskan MS-DOS
(Microsoft Disk Operating System) sehingga print preview sebelum di cetak tidak
dapat di lihat dan kesalahan cetak pun sering terjadi akibatnya menghabiskan
banyak kertas maupun waktu yang terbuang dalam pembuatan faktur atau pun
nota penjualan.
Selain pengolahan data penjualan, pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang juga berkonsiyasi ke beberapa dealer, dimana barang dari
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang dipinjam untuk sementara waktu tanpa
membukakan faktur, tetapi dengan menggunakan tanda terima dari dealer yang
meminjam dan juga terkadang sekedar hanya kepercayaan. Karena tidak
dibukakan faktur, akibatnya dalam pengecekkan stock tiap bulan maupun dalam
pembuatan laporan stock barang sering terjadi selisih antara stock yang di
komputer dengan stock fisik yang ada di gudang. Untuk itu perusahaan Sinarsakti
Aneka Sarana Palembang perlu suatu sistem aplikasi yang dapat mengolah data
penjualan barang yang berbasis komputer dan dapat mengatasi permasalahan yang
3
ada serta dapat mempercepat proses pengolahan data masuk barang, penjualan
barang dan pembayaran piutang.
Oleh karena itu berdasarkan permasalahan yang ada, maka mengangkat
masalah tersebut kedalam skripsi dengan judul ”Sistem Informasi Penjualan
Barang Pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka rumusan
masalah yang dihadapi PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang yaitu :
(1). Dalam penjualan PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang memerlukan
suatu sistem informasi yang dapat mencatat tanggal jatuh tempo
penjualan serta menyimpannya sebagai informasi yang akan digunakan
dalam penagihan maupun pembayaran piutang
(2). Seringnya terjadi kesalahan dalam pencetakan faktur dikarenakan sistem
yang ada tidak dapat menampilkan print preview sebelum faktur di
cetak.
(3). Tidak sinkronisasinya antara stock fisik yang ada di gudang dengan
stock yang ada di komputer akibat dari konsiyasi PT. Sinarsakti Aneka
Sarana Palembang dengan beberapa dealer tanpa membuka faktur, tetapi
dengan menggunakan tanda terima dari dealer tersebut
1.3.
Batasan Masalah
4
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, serta PT. Sinarsakti Aneka
Sarana Palembang merupakan distributor dari suplier PT. Autoaccindo Jaya dan
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Jakarta, maka ruang lingkup penelitian dibatasi untuk
menghindari permasalahan yang tidak relevan dengan topik yang diangkat.
Batasan masalah tersebut terbatas pada pengolahan data yang meliputi data
supplier, data barang, data dealer, penjualan barang dan pembayaran piutang
sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan barang pada PT. Sinarsakti
Aneka Sarana Palembang.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1
Tujuan Penelitian
1. Membuat sistem informasi penjualan barang yang berbasis komputer
dengan menggunakan aplikasi pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang.
2. Untuk memberikan kemudahan pada bagian penjualan barang dalam
mengolah data agar rapi terstruktur dan tersimpan dengan baik.
3. Untuk mempercepat proses pembuatan laporan guna mendukung
pengolahan data penjualan barang pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang
1.4.2
Manfaat Penelitian
5
1. Dapat membantu penjualan barang pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang dalam memproses pengolahan data transaksi penjualan yang
terjadi setiap harinya.
2. Dalam penerapan dapat menghasilkan informasi yang lebih baik bagi
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
3. Menambah pengetahuan dalam mengembangkan dan menerapkan ilmu
yang pernah didapat dibangku kuliah serta menambah wawasan.
1.5. Metodologi Penelitian
1.5.1. Waktu dan Tempat
Penelitian dilaksanakan di PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang yang
beralamat di Komplek Kedamaian Permai jalan Kancil Blok N.32 Palembang.
Pelaksanaan penelitian ini dimulai pada bulan September berakhir pada bulan
Nopember
1.5.2. Alat dan Bahan
Perangakat keras (Hard were)
Spesifikasi perangkat keras (Hard were) yang di perlukan untuk
menjalankan program aplikasi ini dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
Versi 6.0
a. Prcessor
Minimal : Pentium III 725 Mhz
6
Disarankan : Pentium IV 1,6Ghz sampai yang terakhir
b. Memory
Minimal : 256MB Ram
Disarankan : 512MB yang up to1GB Ram
c. Hard disk
Hard disk dengan memory Minimal 5 GB.
d. Printer.
Minimal : Printer Canon LX-300
Perangkat lunak berupa :
a. Sistem Operasi windows XP
b. Microsoft SQL Server 2000
c. Seagate Crystal Report 8.5
1.5.3. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif,
yakni metode yang menggambarkan secara sistematis, faktual dan akurat
mengenai informasi yang sebenarnya sesuai fakta-fakta yang di temui di lapangan.
1.5.4. Metode Pengumpulan Data
metode pengumpulan data yang dipakai pada penelitian ini adalah sebagai
berikut:
a.Metode kuesioner
7
yaitu alat pengumpulan data yang berupa serangakaian daftar pertanyaan
untuk dijawab responden. Kuesioner dapat disebut juga sebagai interview
tertulis diamana responsen dihubungi melalui daftar pertanyaan.
b. Metode kepustakaan
yaitu digunakan dalam keseluruhan proses penelitian sejak awal hingga
akhir penelitian dengan cara memanfaatkan berbagai macam pustaka yang
relevan dengan fenomena sosial yang tengah dicermati.
c.Metode observasi ( pengamatan langsung )
yaitu metode pengumpulan data secara sistematis melalui pengamatan dan
pencatatan terhadap apa yang diteliti. Adapun objek yang diamati oleh
penulis yaitu pada bagian penjualan barang serta hal-hal yang berkaitan
dengan PT.Sinarsakti Aneka Sarana Palembang.
d. Metode wawancara atau interview
interview atau wawancara dipergunakan sebagai cara untuk memperoleh
data dengan jalan mengadakan wawancara dengan narasumber atau
responden. Peneliti mengadakan wawancara dengan bapak Johni Hengki
S.E selaku pimpinan serta staf karyawan PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang.
8
1.5.5. Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam melakukan pengembangan sistem dan
perangkat lunak adalah menggunakan model Sekuensial Linier (siklus kehidupan
atau model air terjun) dari sistem pengolahan data menurut Pressman (2002:3638) dalam buku Rekayasa Perangkat Lunak yaitu :
1. Rekayasa dan pemodelan sistem atau informasi yang lebih besar, kerja
dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan
mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan perangkat lunak
tersebut.
2. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan
kebutuhan diintensifkan
dan difokuskan,
khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang
dibangun, perekayasa perangkat lunak (analisis) harus memahami
domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka
(interface) yang diperlukan.
3. Desain
Desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langkah yang
fokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda, struktur data,
arsitektur perangkat lunak, represensi interface, dan detail (algoritma)
prosedural.
4. Pembuatan Kode
Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa di baca.
9
5. Pengujian
Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak.
Memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji dan pada eksternal
fungsional yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahankesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan
memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.
6. Pemeliharaan
Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah di sampaikan
kepada pelanggan (perkecualian yang mungkin adalah perangkat lunak
yang di lekatkan) perubahan akan terjadi karena kesalahan–kesalahan
ditentukan,
karena
perangkat
lunak
harus
disesuaikan
untuk
diakomodasi perubahan-perubahan didalam lingkungan eksternalnya
(contohnya perubahan yang di butuhkan sebagai akibat dari perangkat
peripheral atau sistem operasi yang baru), atau karena pelanggan
membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Tinjauan Umum
2.1.1. Sejarah Singkat PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
PT. Sinarsakti Aneka Sarana adalah distributor resmi audio dan video
mobil merek KENWOOD dan KENTECH. Dimana barang–barang tersebut di
supplai langsung dari supplier yakni PT. Auto Acindo Jaya dan PT. Sinarsakti
Aneka Sarana Jakarta. PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang merupakan
perusahaan yang baru di anak cabangkan oleh PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Jakarta. Dengan mempunyai service outlet 6 cabang. Di antaranya Bandung,
Semarang, Surabaya, Denpasar, Makasar dan Palembang. Sejarah PT. Sinarsakti
Aneka Sarana di mulai pada tanggal 08 Mei 1980 dengan resmi didirikan di Jl.
Cideng Barat No. 7 Jakarta 10140. Oleh Hadi Jasin MBA selaku peresiden
11
direktur PT. Sinarsakti Aneka Sarana bersama Ryo Mizuhara selaku Presiden
Kenwood Electronik Singapore.
Setelah didirikan PT. Sinarsakti Aneka Sarana pertama di Jakarta pada
tahun 1980, kedua di Bandung tahun 1987, Ketiga di Semarang tahun 1994,
Keempat di Surabaya tahun 1996, Kelima di Denpasar tahun 2000, dan Keenam
di Makasar tahun 2003. PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang sendiri di
resmikan pada tanggal 23 September 2004 dan sekarang beralamat di Komplek
Kedamaian Permai Jl. Kancil Blok N. 32 Palembanng.
2.1.2. Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kesatuan yang teratur beberapa kelompok orang
yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam organisasi
diperlukan adanya bentuk dan susunan struktur organisasi untuk menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara
fungsi–fungsi, bagian–bagian atau posisi–posisi, maupun orang–orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang
berbeda dalam organisasi. Adapun unsur–unsur organisasi diantaranya kelompok
orang dan tujuan bersama.
12
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang memiliki struktur organisasi yang
sederhana karena terdiri dari tiap personil dalam kegiatan sehari–hari yang
bekerjasama dan membuat segala aktivitas berjalan dengan baik dan teratur.
Adapun bagan dan struktur organisasi PT. Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang adalah sebagai berikut :
Struktur organisasi PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
Branch Manager
Bpk. Johni Hengki S.E
Bagian
Administrasi
Bagian
Sales
Bagian
Penagih
Bagian
Teknisi
Sumber : PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang, tahun 2008
Gambar 2.1. Struktur organisasi ” PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
2.1.3. Pembagian Tugas
Adapun tugas dari personil Sinarsakti Aneka Sarana Palembang adalah
sebagai berikut :
A. 1. Tugas Branch Manager :
Memimpin PT. SINARSAKTI ANEKA SARANA PALEMBANG.
Mengawasi sistem kerja yang ada pada PT. SINARSAKTI ANEKA
SARANA PALEMBANG.
2. Tanggung jawab Branch Manager :
13
Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang ada pada PT. SINARSAKTI
ANEKA SARANA PALEMBANG.
3. Wewenang Branch Manager :
Wewenang Branch Manager mencakup seluruh bagian yang ada pada PT.
SINARSAKTI ANEKA SARANA PALEMBANG.
B. 1. Tugas bagian Administrasi :
a. Melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang
PT. SINARSAKTI ANEKA SARANA PALEMBANG.
b. Mengurus soal-soal administrasi kepegawaian.
c. Membuat daftar hasil penjualan berdasarkan faktur penjualan.
d. Membuat Nota/faktur penjualan.
e. Mempersiapkan Nota untuk tagihan hutang-piutang.
f. Membuat daftar hasil pembelian dari pihak lain.
2. Tanggung jawab bagian Administrasi :
Bertanggung jawab dengan kegiatan keadministrasian PT. SINARSAKTI
ANEKA SARANA PALEMBANG.
1. Wewenang bagian Administrasi :
Wewenang Bagian Administrasi mencakup semua kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan keadministrasian, misalnya : mengurus
masalah gaji, biaya–biaya dan lain–lain.
14
C. 1. Tugas bagian sales :
a. Mencari langganan dan meningkatkan penjualan.
b. Sebagai aspek promosi.
2. Tanggung jawab dan wewenang :
Bertanggung jawab atas semua aktifitas yang di lakukan kepada kepala
cabang.
3. Wewenang bagian sales :
Wewenang bagian sales mencakup semua kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan penjualan maupun promosi.
D. 1. Tugas bagian Teknisi :
a. Melakukan Pengecekan setiap head unit atau peripheral yang di terima
dari administrasi ketika barang masuk atau datang dari supplier.
b. Memeriksa kerusakan head unit dan melaporkan pada bagian
administrasi untuk mengkonfirmasikan barang oem atau barang garansi
maupun tidak garansi untuk segera di perbaiki dan di konfirmasi pada
dealer atau customer.
2. Tanggung jawab bagian teknnisi :
Bertanggung jawab atas semua aktivitas yang dilakukan kepada kepala
cabang.
3. Wewenang bagian teknisi :
Wewenang bagian teknisi mencakup semua kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan service dan perbaikan.
15
E. 1. Tugas bagian Gudang :
a. Melakukan pengecekan terhadap stock yang ada di gudang.
b. Mengeluarka stock sesuai dengan faktur yang di buka.
2. Tanggung jawab bagian Gudang :
Bertanggung jawab terhadap stock yang ada di gudang baik secara fisik
maupun tertulis
3. Wewenang bagian Gudang :
Wewenang bagian gudang mencakup semua kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan stock dan barang keluar.
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Konsep Dasar Sistem
2.2.1.1. Sistem
Sistem merupakan suatu jaringan kerja yang saling berhubungan atau
elemen-elemen yang saling berinteraksi atau kerjasama untuk mencapai satu
tujuan. Dan menurut Sutabri (2003:3) dapat diartikan sebagai suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sedangkan
sistem menurut Fatta (2007:3) mengemukakan bahwa sistem adalah sekumpulan
objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa
dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
16
Senada dengan yang dikemukakan oleh Sutabri dan Fatta, Kadir (2003:54)
mengatakan sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu
yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.1.2. Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data yang telah mempunyai arti
bagi penerimanya dan dapat mendukung manajemen sebagai dasar pengambilan
keputusan. Menurut Sutabri (2003:18) mengemukakan informasi adalah data yang
telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
Menurut Fata (2007:9) Davis mengemukakan informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Selain itu Sutabri (2004:23) mengemukakan informasi harus memenuhi
persyaratan yang dibutuhkan oleh manajer didalam pengambilan keputusan.
Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai
berikut :
Informasi yang tepat waktu
1.
Informasi yang relevan
2.
Informasi yang bernilai
17
3.
Informasi yang dapat dipercaya
Dalam pengertian lain Menurut Jogiyanto (2005:8) mengemukakan
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1.3.Sistem informasi
Sutabri (2003:36) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu
sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Berdasarkan buku Abdul kadir (2003:11) Wilkinson mengemukakan
bahwa sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber
daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Berdasarkan buku Fatta (2007:9) Kertahadi mendefinisikan sistem
informasi manajemen sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.
Dari pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
adalah suatu sistem yang terdiri dari kombinasi yang dibutuhkan oleh organisasi
untuk mencapai tujuan.
Kadir (2003:55) adapun bagan sistem informasi yaitu:
18
masukan
proses
keluaran
Gambar 2.2 Bagan Sistem Informasi
Keterangan:
1. Masukkan
masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukkan dapat berupa
hal-hal berwujud (bahan mentah) maupun tidak tampak (informasi). Pada
sistem informasi, masukkan dapat berupa data transaksi dan data
nontransaksi (misalanya surat pemberitahuan), serta instruksi.
2. Proses
proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi
dari masukkan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi
produk.
3. Keluaran
19
keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetak laporan dan
sebagainya.
2.2.1.4. Penjualan
Suryana (2003:118) penjualan adalah menyajikan barang agar konsumen
menjadi tertarik dan melakukan pembelian. Penjulan dapat dilakukan dengan cara
langsung mendatangi konsumen, menuggu kedatangan konsumen dan melayani
konsumen.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu
bentuk penyajian barang ke pada konsumen, agar konsumen tertarik dan membeli
baik langsung maupun tidak langsung dengan pertukaran agar memuaskan
konsumen dalam mencapai tujuan perusahaan.
2.2.1.5. Barang
Swastha (2001:165) menyatakan bahwa barang adalah suatu sifat komplek
baik dapat diraba maupun tidak dapat diraba termasuk bungkus, warna, harga,
pelayanan perusahaan yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan
ataupun kebutuhannya. Barang merupakan suatu hasil produk yang telah diproses
dan memiliki nilai guna, oleh karena itu barang lebih dikenal dengan istilah
produk. Secara luas produk didefinisikan sebagai suatu yang dapat ditawarkan
kepada seseorang untuk memuaskan suatu kebutuhan atau keinginan.
20
Barang adalah Benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan
baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan
oleh pengguna barang/jasa (KeppresNo.80/2003).
http://www.pu.go.id/infostatistik/katalog/pengertian%20istilah.htm
diakses tanggal 8 November 2008
2.2.1.6. SQL (Structured Query Language)
Peranginangin (2006:380) berpendapat bahwa “MySQL adalah suatu
Relational database management system (RDBMS) yang mendukung database
yang terdiri dari sekumpulan relasi atau tabel. SQL distandardisasi sebagai bahasa
untuk menciptakan database, menyimpan informasi ke dalam database, dan
mendapatkan kembali informasi darinya.
MySQL merupakan database yang paling banyak digemari dikalangan
programmer web, dengan alasan bahwa program ini merupakan database yang
sangat kuat dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data.
Kemampuan lain yang dimiliki MySQL adalah mampu mendukung Relasional
Database Manajemen System (RDBMS), sehingga dengan kemampuan ini MySQL
akan mampu menangani data-data perusahaan yang berukuran sangat besar hingga
berukuran Giga Byte. (Bunafit Nugroho, 2004:133)
21
2.2.1.7. DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram untuk menggambarkan aliran
data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut,
dan tempat penyimpanan datanya. (Fathoni, 2007:26).
Presman (2002:353) mengemukakan Data Flow Diagram (DFD)
mempunyai dua tujuan yaitu:
a.
Untuk
memberikan
indikasi
mengenai
bagaimana
data
di
transformasikan pada saat data bergerak melalui sistem.
b.
Untuk
menggambarkan
fungsi-fungsi
(dan
sub-fungsi)
yang
mentransformasi aliran data.
Dan menurut Sutabri (2003:163) simbol atau lambang yang digunakan
dalam membuat DFD ada 4 (empat) buah, yaitu :
Tabel 2.1 Data Flow Diagram (DFD)
No
Simbol
External
Keterangan
Entity,
digunakan
untuk
1
menggambarkan asal atau tujuan data.
Proses, digunakan untuk proses pengolahan
2
3
4
atau transformasi data.
Data Flow, digunakan untuk menggambarkan
aliran data yang berjalan.
Data Store, digunakan untuk menggambarkan
data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
22
Dari penjelasan di atas penulis menggunakan Data Flow Diagram (DFD)
agar aliran data yang akan di buat dapat digambarkan baik sumber data, tujuan
data, proses yang mengelolah data tersebut dan tempat penyimpanan data yang di
kembangkan
I.1.1.
2.2.1.8. Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relation Diagram (ERD) adalah notasi yang di gunakan untuk
melakukan aktivitas pemodelan data. Atribut dari masing-masing objek yang di
tulis pada ERD dapat di gambarkan dengan menggunakan deskripsi objek data
Presman (2002:353).
Janner
Simarmata
dan
Iman
Paryudi
(2006:60)
mengemukakan
komponen-komponen dari ERD (Entity Relation Diagram) sebagai berikut :
Tabel 2.2 Entity Relation Diagram (ERD)
No
Simbol
Keterangan
Entitas, yaitu sesuatu yang nyata atau abstrak
1
dimana kita akan menyimpan data.
Atribut, yaitu ciri umum atau sebagian besar
2
instansi pada entitas tertentu.
Relasi, yaitu hubungan alamiah yang terjadi
3
satu atau lebih entitas.
Garis, menghubungkan atribut dengan entitas
4
dan entitas dengan relasi
23
Dari penjelasan di atas penulis menggunakan Entity Relation Diagram
(ERD) agar aktivitas permodelan data yang akan di buat dapat di kembangkan
dengan menggunakan deskripsi objek.
2.2.1.9. Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman yang dapat
digunakan untuk menyusun dan membuat program aplikasi pada lingkungan
sistem operasi windows. Program aplikasi dapat berupa database, program grafis,
dan lain sebagainya. Suhata (2005:3)
Sedangkan menurut Kurniadi (2002:3). Microsoft Visual Basic 6.0 pada
dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman
adalah perintah–perintah atau intruksi–intruksi yang dimengerti oleh komputer
untuk melakuakan tugas–tugas tertentu. Microsoft Visual Basic 6.0 yang sering
disebut dengan VB selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga
sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program–program
aplikasi berbasis windows.
Seperti aplikasi–aplikasi lainnya, Microsoft Visual Basic 6.0 juga
dipasarkan dalam berbagai jenis atau versi. Beberapa versi dari Microsoft Visual
Basic 6.0 yang ada yaitu Kurniadi (2002:7)
a) Standard Edition / Learning edition
Merupakan versi standar yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari
Microsoft Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi.
24
b) Profesional Edition
Merupakan versi dengan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para
programmer profesional. Misalnya seperti kontrol–kontrol tambahan,
dukungan untuk pemrogramman internet, compiler atau membuat file help,
serta sarana pengembangan database yang lebih baik.
c) Enterprise Edition
Merupakan versi yang khusus untuk para programmer yang ingin
mengembangkan aplikasi remote computing atau client/server. Biasanya
versi ini digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan.
25
24
BAB III
Analiasa dan perancangan
3.1. Analisa Sistem yang berjalan
Analisis sistem yang berjalan pada PT. Sinarsakti Aneka Sarana
palembang pada saat ini adalah untuk stock barang bagian admin melakukan
purchs order kepada suplier PT. Sinarsakti Aneka Sarana Jakarta dan PT.
Autoaccindo, kemudian suplier akan memasukkan barang yang di order tersebut
dan admin akan menginputkan ke dalam sistem yang ada. Adapun item yang di
inputkan antara lain kode barang, nama barang, jenis barang, jumlah. Kemudian
salinan stock barang yang masuk juga diberikan kepada bagian gudang untuk
penyesuaian stock, barang-barang tersebut dijualkan kepada dealer, dengan
ketentuan untuk dealer yang msuk dalam daftar dealer penjualan dapat dilakukan
dengan cara kredit jatuh tempo dan beberapa dealer dilakukan dengan cara
konsiyasi dan untuk dealer yang belum masuk dalam daftar dealer, dealer tersebut
hanya diperbolehkan melakukan pembelian secara cash deangan ketentuan jika
cash harga jual di tambah 30% dari harga barang. Dalam pencetakan faktur
setelah faktur dicetak kemudian dicatat untuk pemberian nama dealer dan tanggal
jatuh tempo kemudian disimpan dibuku faktur dan bagian gudang akan
mengeluarkan barang yang di order. Untuk konsiyasi, sales akan memberikan
barang yang diorder dan dealer akan memberikan tanda terima terhadap barang
yang diterima.
Untuk pembayaran piutang admin akan mengecek kembali di buku faktur
kemudian menagih piutang dan dealer akan membayar sesuai dengan faktur yang
27
jatuh tempo. Hasil dari pengolahan data diatas adalah informasi yang wujudnya
dalam bentuk laporan suplier, laporan barang, laporan dealer, laporan piutang dan
laporan pembayaran piutang.
3.2. Rencana
Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan
sistem yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan
sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Perancangan
yang kurang baik akan mengakibatkan sistem yang akan dibangun harus diombak
total atau sistem yang akan dibangun akan sangat berlebihan dari kebutuhan yang
diperlukan.
3.2.1. Rancangan Proses
Untuk memudahkan mempelajari sistem yang akan dikembangkan serta
melihat arus data yang terjadi dan hubungan antara satu data yang terjadi dan
hubungan data yang lainnya, pada tahap ini penulis akan menggambarkan sistem
secara logika dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship
Diagram (ERD).
3.2.1.1. Rancangan Proses Bisnis
Rancangan proses bisnis ialah proses untuk menggambarkan proses yang
lebih detail dari rancangan. Adapun rancangan proses bisnis di PT. Sinarsakti
28
Aneka Sarana Palembang yaitu proses pertama adalah proses pemasukan barang
dengan cara admin memberikan data barang yang akan di order ke pada supplier
sehingga suplier akan memasukan barang yang di order dan suplier akan
kemudian memberikan data suplier beserta data barang yang di masukkan, setelah
itu data barang yang masuk tersebut di sesuaikan deangan bagian gudang. Proses
kedua pelanggan atau dealer memberikan data barang, di mana sebelum
memberikan data barang, dealer akan memberikan data dealer sehingga dapat di
tentukan penjualan di lakukan secara bagai mana. Dengan ketentuan, jika dealer
yang telah masuk dalam daftar dealer penjualan dapat di lakukan dengan kredit
(jatuh tempo) atau dengan konsiyasi sedangkan untuk dealer yang belum masuk
dalam daftar, dealer tersebut hanya di perbolehkan melakukan pembelian secara
cash dengan ketentuan jika cash harga jual di tambah 30% dari harga barang dan
pembayaran di lakukan secara langsung sehingga dari proses tersebut dealer akan
mendapatkan faktur penjualan (untuk kredit jatuh tempo akan mendapatkan faktur
copy dari faktur yang asli) dalam proses ini admin akan memberikan DO
(Delivery Order) sehingga bagian gudang bisa mengeluarkan barang untuk
diserahkan kepada dealer. Pada proses pembayaran dealer memberikan data
pembayaran dan dealer akan menerima faktur penjualan yang asli, kemudian dari
proses tersebut pimpinan akan menerima laporan berupa laporan barang, laporan
suplier laporan dealer dan laporan penjualan.
3.2.1.2. Data Flow Diagram (DFD)
29
Pada tahap ini, penulis menggunakan alat bantu perancangan terstruktur
yaitu Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Arus Data. DFD menggambarkan
arus data yang mengalir di dalam sistem yang akan dirancang atau yang sedang
berjalan.
Berdasarkan hasil analisis penelitian, penulis memberikan gambaran arus
data terhadap sistem yang akan dirancang sebagai berikut :
a. Data Flow Diagram (DFD) Konteks
B.
Administrasi
Gudang
C.- barang
- data barang masuk
- Faktur DO
- Faktur penjualan
- Faktur DO
- Data barang
-
Data suplier
Data barang
Data dealer
Data
pembayaran
Data barang
masuk
- data barang
Suplier
- data supplier
- data Barang masuk
Data
pembayaran
Data barang
Data dealer
SI
Penjualan
Barang
-
- faktur penjualan
- barang
Lap data
barang
-
Lap data
supplier
-
Lap data
dealer
-
Pimpinan
Lap
Dealer
30
Gambar 4.1 DFD Konteks
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
31
Delivery Order
Barang
Faktur Penjualan
Dealer
Data Barang
Data Dealer
1
Kode Barang
Kode Barang
Penjualan
Barang
Kode Barang
Data Pembayaran
Faktur Penjualan
Kode Dealer
Dealer
Barang
Kode Dealer
Data_Barang_Masuk
2
Gudang
Data_Barang_masuk
Pemasukan
Data Barang
Delivery Order
Data_Barang_Masuk
Admin
Penjualan
Faktur
Data Barang
Data Dealer
Kode Suplier
Data Pembayaran
Data Barang
Faktur
3
Suplier
Data Suplier
Kode Suplier
Kode Barang
Lap.Dealer
Lap.Penjualan
32
Pimpinan
Faktur
4
Pembuatan
Laporan
Lap.Barang
Lap Suplier
Kode Dealer
Kode Bayar
Lap.Pembayaran
Gambar 4.2 Data Flow Diagram level 1
c. Data Flow Diagram level 1 proses 1
Kode
Dealer
Deale
r
Admi
n
Baran
g
Faktur
Penjualan
Kode
Barang
Kode
Barang
Delivery
Order
Faktur
Penjualan
1.
1
Penjuala
n
Fakt
ur
Kode
Dealer
Kode
Dealer
Penjuala
n
Deale
r
Kode
Barang
Delivery
Order
Gudan
g
Baran
g
Baran
g
Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 proses 1
33
34
d. Entity Relationship Diagram (ERD)
Nama_pemili
k
Jenis pembayaran
Kode barang
Quantity bayar
Tgl bayar
Sisa pembayaran
Ket
Faktur
No_telepo
n
discount
Alama
t
Nama_dealer
Total
Kode dealer
Retur
Contac_pemili
k
I
Nama_Suplie
r
Suplier
Membay
ar
Kd_Suplier
NPWP
npwp
I
No_telepo
n
Alama
t
m
Suplier
I
I
Memasukkan
Barang
m
Di jual
ke
Faktur
Kd_Baran
g
Sisa
Harga
Stok
SP
Ket
Harga
Kode_suplier
Jenis_baran
g
Nama_Barang
Bulan_masu
k
Ket
discount
Quantity
Tgl order
Kode_Dealer
Stok_gudang
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Kode_Barang
35
4.1. Rancangan Basis Data
Rancangan Basis Data adalah atribute-atribute yang diperlukan untuk
meng-input data agar program yang dibuat sesuai dengan apa yang diinginkan.
File-file yang diperlukan dan akan digunakan di dalam Sistem Informasi
Akademik nantinya adalah sebagai berikut :
4.1.1. Desain Tabel Pengguna
Tabel pengguna digunakan untuk menyimpan data pengguna dari user.
Adapun field – fieldnya yaitu : Pemakai, Sandi, [0], [1], [2], [3], [4], [5], [6], [7],
[8].
Tabel 3.1 Desain Pengguna
Colum name
Pemakai
Sandi
[0]
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
Data type
varchar
varchar
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Length
100
10
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Allows nulls Keterangan
Primary Key
Sandi Pengguna
√
Hak Akses 1
√
Hak Akses 2
√
Hak Akses 3
√
Hak Akses 4
√
Hak Akses 5
√
Hak Akses 6
√
Hak Akses 7
√
Hak Akses 8
√
Hak Akses 9
4.1.2. Tabel File Suplier
Tabel file suplier digunakan untuk menyimpan data suplier adapun fieldfieldnya
yaitu
:
Kode_suplier,
Contac_pemilik, NPWP.
Nama_suplier,
Alamat,
No_telepon,
36
Tabel 3.2 File Suplier
Column name
Kode_suplier
Nama_suplier
Alamat
No_telepon
Contac_pemilik
NPWP
Data type
Varchar
Varchar
Varchar
Char
Varchar
varchar
Length
15
30
50
20
35
25
Allows nulls Keterangan
Primary key
Nama supplier
Alamat suplier
√
No telepon
√
Contac pemilik
√
NPWP
4.1.3. Table File Barang
Tabel file barang digunakan untuk menyimpan data barang yang ada pada
saat terjadi pemasukan barang dan suplier dengan field-fieldnya yaitu :
Kode_barang, Nama_barang, Jenis_barang, Harga, Stock, Stock_gudang,
Bulan_masuk, Kode_suplier, Ket.
Tabel 3.3 File Barang
Column name
Kode_barang
Nama_Barang
Jenis_barang
Harga
Stock
Stock_gudang
Bulan_masuk
Kode_suplier
Ket
Data type
Int
Varchar
Varchar
Money
Int
Int
Date time
Varchar
Varhar
Length Allows nulls
4
30
30
8
4
4
8
15
200
Keterangan
Primary Key
Nama Barang
Jenis Barang
Harga Barang
Stock Penjualan
Stock gudang
Bulan masuk Barang
Kode suplier
Ket
4.1.4. Tabel File Dealer
Tabel file deler digunakan untuk menyimpan data dealer yang ada pada saat
terjadi pencatatan data dealer dengan field-fieldnya yaitu : Kode_dealer,
37
Nama_dealer, Alamat, No_telepon, Nama_pemilik, NPWP, Jenis_pembayaran,
Diskon, Sisa_pembayaran, Total.
Tabel 3.4 File Dealer
Column name
Kode_dealer
Nama_dealer
Alamat
No_telepon
Nama_pemilik
NPWP
Jenis_pembayaran
Diskon
Sisa_pembayaran
Total
Data type
Int
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Float
Money
Money
Length
4
50
100
50
30
25
25
8
8
8
Allow nulls
√
√
√
√
√
√
√
√
Keterangan
Primary Key
Nama dealer
Alamat dealer
Nomor telepon
Nama pemilik
NPWP
Jenis pembayaran
Diskon
Sisa pembayaran
Total
4.1.5. Tabel File Penjualan
Tabel file penjualan digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan
ke dalam stock yang ada pada saat terjadi penjualan dengan field-fieldnya yaitu :
Faktur, Sp, Kode_dealer, Kode_barang, Tgl_order, Qty, Sisa, Harga, Disc, Ket.
Tabel 3.5 File Penjualan
Column name
Faktur
Sp
Kode_dealer
Kode_barang
Tgl_order
Qty
Sisa
Harga
Disc
Ket
Data type
Varchar
Varchar
Int
Int
Date time
Int
Int
Money
Float
Varchar
length
25
50
4
4
4
4
8
8
50
Allows nulls Keterangan
Faktur
√
Sp
√
Kode dealer
√
Kode barang
√
Tgl order
√
Qty
√
Sisa
√
Harga
√
Disc
√
Keterangan
38
4.1.6. Tabel File Nomor
Tabel nomor digunakan untuk menyimpan sementara nomor faktur untuk
digunakan pada saat pembuatan faktur barang dengan field faktur.
Tabel 3.6 File Nomor
Column name
Faktur
Data type
Int
length
4
Allows nulls
Keterangan
Faktur
4.1.7. Tabel File Bayar
Tabel file bayar digunakan untuk menyimpan transaksi pembayaran yang
terjadi pada saat transaksi pembayaran dengan field-fieldnya yaitu : Faktur, Kode
_barang, Tgl_bayar, Qty_bayar, Retur, Ket.
Tabel 3.7 File Bayar
Column name
Faktur
Kode_barang
Tgl_bayar
Qty_bayar
Retur
Ket
Data type
Varchar
Int
Date time
Int
Int
Varchar
length
25
4
8
4
4
50
Allows name
√
√
√
√
√
Keterangan
Faktur
Kode barang
Tgl bayar
Qty bayar
Retur
Keterangan
39
4.2. Rancangan Struktur Menu
4.2.1. Desain Menu Login
Login User
Id Pemakai
:
Password
:
Logo dari Login
OK
Ubah Password
Cancel
Buat Id Password
Gambar 4.5. Desain menu utama login
40
4.2.2. Desain Menu Utama
HEADER ( logo dan Gambar yang mencirikan perusahaan )
Menu Utama
Status Login :
( logo )
Data Barang
( logo )
Transaksi
Penjualan
( logo)
Pencatatan R.
Barang
( logo )
Sinkronisasi S.
Gudang
( logo )
laporan
( logo)
Data Dealer
( logo )
Pembayaran
( logo )
Data Suplier
( logo )
Pencatatan S.
Gudang
( logo )
Logout
Alamat Perusahaan
@ Copy Right Ananta W.S BhB 165
Gambar 4.6. Menu utama
41
4.2.2. Deasin Form Memasukan Barang
Gambar atau logo yang menciri khaskan peusahaan
Kode Barang
:
Nama Baarang
:
Jenis
:
Harga
:
Total Stock
:
Total Stock Gudang
:
Tanggal Masuk
Kode Suplier
:
:
Keterangan
:
Simpan
Back Ground
Menciri Khas logo
Perusahaan dan
Logo disain
Petunjuk Pengaturan
Gambar 4.7 Desain Form Data Barang
Edit
Hapus
42
4.2.3. Deasin Form Data Dealer
Gambar atau logo yang menciri khaskan peusahaan
Kode Dealer
:
Nama Dealer
:
Back Ground
Menciri Khas logo
Perusahaan dan
Logo disain
Alamat:
Nomor Telepon
:
Nama Pemilik
:
N.P.W.P
:
Jenis Pembayaran
:
Sisa Pembayaran
:
Simpan
Edit
Hapus
Discount
%
{Diseble Tidak di inputkan}
Petunjuk Pengaturan
Gambar 4.7 Desain Form Data Dealer
43
4.2.4. Deasin Form Transaksi Penjualan
Gambar atau logo yang menciri khaskan peusahaan
No Faktur
Sales
:
:
:
Jatuh Tempo
:
Nama Dealer
:
Jenis Pembayaran
Keterangan
:
Kode Barang
Faktur Baru
Back Ground
Menciri Khas logo
Perusahaan dan
Logo disain
{Diseble Tidak di inputkan}
Discount
%
:
Nama Barang
Qty
Harga@
Grand Total
Simpan
Edit
Cari
Hapus
Gambar 4.7 Desain Form Transaksi
Total
:
Cetak Faktur
Cetak D.O
44
4.1.3.4. Menu Transaksi Penjualan Kredit dengan user Admin
MENU PENJUALAN KREDIT PT. SINARSAKTI ANEKA SARANA
No. Faktur
:
Langganan/Dealer
:
Tanggal Jatuh Tempo :
Salesman
:
Barang
:
Banyaknya
:
Discount
:
Harga
:
CARI
45
KELUAR
RECORD
No
x
x
x
No Faktur
xxxxx
xxxxx
xxxxxx
langganan
Xxxxxx
Xxxxxxx
xxxxxxx
Barang
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Salesman
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Banyak
xx
xx
xx
Discont
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Harga
xxxx
xxxx
xxxx
Total
xxxx
xxxx
xxxx
Tgl jatuh tempo
xx-xx-xxxx
xx-xx-xxxx
xx-xx-xxxx
Gambar 4.8 Menu transaksi penjualan menggunakan user ADMIN
4.2 Jadwal Penelitian
JADWAL PENELITIAN 2008
Sistem Informasi Penjualan Barang pada
PT. Sinarsakti Aneka Sarana Palembang
N
o
1
2
Uraian Kegiatan
Rekayasa Sstem
Menentukan topik permasalahan
Pengumpulan kebutuhan data yang diperlukan
Analisis kebutuhan perangkat lunak
Analisis permasalahan
Studi kelayakan
Perancangan (Design)
Desain arsitektur perangkat lunak
I
II
III
Bulan -ke
IV
V
Keterangan
VI
VII
VIII
46
Desain struktur data
Desain interface
3
Pemrograman (Coding)
Pembuatan program
4
Pengujian (Testing)
Uji coba program
5 Bimbingan / Konsultasi
DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanif. 2007. Analsis dan Perancangan Sistem Informasi.. Yogyakarta:Andi.
Janner Simarmata dan Iman Paryudi. 2006. Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Kurniadi, A. 2002. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta : PT. Elex
Media Komputindo.
Nugroho, Bunafit, 2004. Aplikasi Pemrograman Web Dinasim dengan PHP &
MYSQL. Yogyakarta : Gafa Media
Pressman, R . S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi
Suhata, 2005. VB sebagai Pusat Kendali Peralatan Elektronik. Jakarta :
Komputindo
Suryana, A.2003. Kewirausahaan. Jakarta : Salemba Empat.
Sutabri, Tata, 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Sutabri, Tata, 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Swastha, DH, Basu. 2001. Pengantar Teori Ekonomi. Jakarta : Intergration.
http://www.pu.go.id/infostatistik/katalog/pengertian%20istilah.htm
Bab 5
Diharapkan sistem tersebut dapat membantu perusahaan Sinarsakti Aneka Sarana
Palembang dalam pencatatan tanggal jatuh tempo piutang, transaksi
penjualan dan pembayaran piutang serta dalam pembuatan laporan dealer,
laporan barang, laporan suplier, laporan penjualan dan laporan
pembayaran piutang