Bab 3 Pengembangan Sistem Dan Teknik tek
BAB
3
:
PENGEMBANGAN
SISTEM
DAN
TEKNIK-TEKNIK
DOKUMENTASI
PENDAHULUAN
Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam bab ini meliputi:
1. Apakah tujuan dokumentasi?
2. Mengapa akuntan perlu memahami dokumentasi?
3. Apa yang digunakan dalam teknik dokumentasi sistem akuntansi?
4. Apa saja diagram aliran data dan flowcharts?
• Bagaimana mereka sama-sama dan berbeda?
• Bagaimana mereka siap?
Dokumentasi mencakup jenis alat-alat berikut:
- Narasi (ditulis Deskripsi)
- Diagram alur
- Diagram
- Materi tertulis
Dokumentasi mencakup siapa, apa, Kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana dari:
- Entri data
- Pengolahan
- Penyimpanan
- Informasi output
- Sistem kontrol
Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi?
1
- Minimal, mereka harus membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana
sistem bekerja.
- Mereka mungkin perlu untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan badan
pengendalian internal.
o Memerlukan tingginya dokumentasi.
- Mereka dapat membaca dengan teliti dokumentasi untuk menentukan jika
sistem yang diusulkan memenuhi kebutuhan pengguna.
- Mereka dapat mempersiapkan dokumentasi untuk:
o Menunjukkan bagaimana sistem yang diusulkan akan bekerja
o Menunjukkan pemahaman mereka tentang sistem pengendalian
internal
Dalam bab ini, kita membahas dua alat dokumentasi yang paling umum:
- Data flow diagram : Deskripsi grafis sumber dan tujuan data. Mereka
menunjukkan:
o Mana data berasal dari
o Bagaimana itu mengalir
o Proses-proses yang dilakukan di atasnya
o Mana ia pergi
- Diagram alur : Termasuk tiga jenis:
o Diagram alur dokumen menggambarkan aliran dokumen dan
informasi antara departemen atau unit.
o Diagram alur sistem menggambarkan hubungan antara input,
pengolahan, dan output untuk sistem.
o Program diagram alur menggambarkan urutan logis operasi yang
dilakukan dalam program komputer.
Teknik dokumentasi adalah alat-alat yang diperlukan untuk akuntan:
SAS-94 memerlukan bahwa auditor memahami prosedur yang otomatis dan
manual
menggunakan
entitas.
Pemahaman
2
ini
dapat
diperoleh
melalui
mendokumentasikan sistem pengendalian internal-sebuah proses yang efektif
memperlihatkan kekuatan dan kelemahan dari sistem.
SOX (2002) secara efektif memerlukan yang diperdagangkan secara publik
perusahaan dan mereka dokumen auditor dan menguji pengendalian internal
perusahaan.
Audit standar No. 2 diumumkan secara resmi oleh PCAOB memerlukan bahwa
auditor eksternal mengungkapkan pendapat pada klien sistem pengendalian
internal.
Alat-alat dokumentasi membantu akuntan dengan :
- Pengorganisasian sangat rumit sistem menjadi bentuk yang dapat lebih
mudah dipahami
- Membantu anggota tim baru yang memahami sistem yang sudah ada
Metode mana yang harus Anda gunakan — diagram alur atau DVD?
- 62,5% profesional adalah menggunakan DFDs.
- 97,6% menggunakan diagram alur.
- Keduanya dapat disiapkan relatif hanya menggunakan software yang
tersedia.
- Keduanya diuji pada ujian profesi.
- Kesimpulan: Anda perlu tahu keduanya.
DIAGRAM ARUS DATA
Diagram aliran data (DFD) grafis menggambarkan aliran data dalam sebuah
organisasi. Hal ini digunakan untuk:
- Dokumen yang ada sistem
- Rencana dan desain sistem baru
3
Ada tidak ada pendekatan hitam-putih untuk mengembangkan DFD.
Contoh data diagram alur proses pembayaran
pelanggan dari gambar 3-3 dalam buku Anda
Diagram aliran data terdiri dari empat elemen dasar:
1. Tujuan dan sumber data: Data sumber dan tujuan
o Muncul sebagai kotak
o Mewakili organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data
digunakan atau diproduksi oleh sistem
Item dapat menjadi sumber dan tujuan yaitu : pelanggan, bank, dan piutang
manajer.
2. Aliran data: Data sumber dan tujuan
- Muncul sebagai panah
4
- Mewakili aliran data antara sumber dan tujuan, proses dan data toko, yaitu :
pembayaran cutomer, deposit, penelitian data, penerima informasi.
Seperti Anda mungkin menduga dari slide sebelumnya, jika aliran data dua
arah, menggunakan Panah bi-directional.
Buku Besar
Jika elemen dua data mengalir bersama, kemudian menggunakan jalur aliran
data satu tepat.
Rek. Cash & slip setoran
Jika elemen data tidak selalu mengalir bersama-sama, kemudian beberapa baris
akan diperlukan.
Pembayaran Pelanggan
3. Proses transformasi: proses
- Muncul sebagai lingkaran
- Mewakili transformasi data, yaitu : proses pembayaran dan memperbarui
A/R
4. Data toko: toko Data
- Muncul sebagai dua garis horizontal
- Mewakili sebuah repositori sementara atau permanen data, yaitu : piutang
perusahaan.
5
Kamus data:
- Data arus dan data toko biasanya adalah koleksi elemen data.
- Contoh: Aliran data yang berlabel informasi mahasiswa mungkin
mengandung unsur-unsur seperti mahasiswa nama, tanggal lahir, nomor ID,
alamat, nomor telepon, dan besar.
- Kamus data yang berisi gambaran dari semua elemen data, data toko dan
data aliran dalam sistem.
Membagi DFD:
- Beberapa sistem dapat menjadi sepenuhnya diagram pada satu lembar
kertas, dan pengguna memiliki kebutuhan untuk tingkat detail yang berbeda
- Akibatnya, DFDs terbagi menjadi tingkat yang lebih rendah berturut-turut
untuk memberikan peningkatan jumlah detail.
Tingkat tertinggi DFD disebut diagram konteks.
- Ini menyediakan ringkasan tampilan sistem.
- Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas eksternal yang:
o Sumber input
o Tujuan dari output
6
DIAGRAM ALIRAN DATA
Ini adalah konteks diagram untuk
penggajian S & S sistem
7
Kita akan pergi ke sebuah sebagian contoh bagaimana tingkat detail yang
pertama diciptakan.
Namun sebelum kita lakukan, mari kita melangkah melalui beberapa petunjuk
tentang cara membuat DFD.
ATURAN 1: Memahami sistem. Mengamati arus informasi dan mewawancarai
orang-orang yang terlibat untuk memperoleh pemahaman bahwa.
ATURAN 2: Mengabaikan proses kontrol dan mengendalikan tindakan-tindakan
(misalnya, koreksi kesalahan). Hanya kesalahan termasuk.
ATURAN 3: Menentukan batas-batas system mana mulai dan berhenti. Jika Anda
tidak yakin tentang proses, termasuk untuk sementara waktu.
ATURAN 4: Menggambar diagram konteks pertama, dan kemudian menarik
tingkat detail.
ATURAN 5: Mengidentifikasi dan label semua arus data. Satu-satunya yang tidak
memiliki label adalah yang masuk ke atau keluar dari tempat data.
ATURAN 6: Arus Data yang selalu mengalir bersama-sama harus dikelompokkan
bersama. Data tersebut tidak mengalir bersama-sama harus ditampilkan pada baris
terpisah.
ATURAN 7: Menunjukkan proses (lingkaran) dimanapun aliran data dikonversi
dari satu bentuk ke lain. Demikian juga, setiap proses harus memiliki setidaknya
satu arus data masuk dan setidaknya satu arus data keluar.
ATURAN 8: Proses transformasi yang secara logis atau terjadi secara bersamaan
dapat dikelompokkan dalam satu lingkaran.
ATURAN 9: Nomor setiap proses secara berurutan. Proses yang berlabel 5.0 akan
menjadi pada tingkat berikutnya menjadi proses yang berjumlah 5.1, 5.2, dll.
Pproses yang berlabel 5.2 akan menjadi 5. 21, 5.22, dll.
8
ATURAN 10: Nama proses harus mencakup tindakan kata kerja, seperti update,
mempersiapkan, dll.
Peraturan 11: Identifikasi dan label semua data toko Apakah sementara atau
permanen.
ATURAN 12: Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan. Entitas yang dapat
menjadi sumber dan tujuan. Anda mungkin ingin memasukkan barang-barang
tersebut dua kali pada diagram, jika diperlukan, untuk menghindari berlebihan atau
menyeberangi garis.
ATURAN 13: Sebanyak mungkin, mengatur arus dari atas ke bawah dan kiri ke
kanan.
ATURAN 14: Anda tidak mungkin untuk mendapatkan hasil yang baik pertama
kalinya, jadi rencana untuk pergi melalui beberapa iterasi dari penyempurnaan.
ATURAN 15: Pada salinan akhir, garis tidak boleh menyeberang. Pada setiap
halaman, termasuk:
- Nama DFD
- Tanggal yang disiapkan
- Nama pengolahan
ARUS DIAGRAM
Terdapat empat jenis simbol membuat alur kerja:
- Simbol-simbol input/output : Input/output simbol menunjukkan tipe
perangkat atau media yang memberikan masukan atau merekam output dari
proses.
- Simbol-simbol pengolahan : Simbol-simbol pengolahan menunjukkan jenis
perangkat yang digunakan untuk proses data atau apakah data diproses
secara manual.
9
- Simbol-simbol Penyimpanan : Simbol-simbol penyimpanan menunjukkan
jenis perangkat yang digunakan untuk menyimpan data saat sistem tidak
digunakan.
- Simbol arus dan lain-lain : Simbol arus dan lain-lain dapat menunjukkan ;
1. Aliran data dan barang
2. Awal atau akhir diagram alur
3. Lokasi keputusan
4. Catatan penjelasan
SIMBOL INPUT/OUTPUT
Simbol dokumen
Menggambarkan dokumen atau laporan yang disiapkan oleh tulisan atau dicetak
oleh komputer.
1
3
2
Beberapa salinan dari satu dokumen
Menunjukkan
beberapa
salinan dokumen
kertas atau
laporan. Salinan
dokumen harus diberi nomor di sudut atas, kanan.
Input/Output; Jurnal Ledger
Dapat menggambarkan setiap input atau output pada program alur diagram.
Juga menggambarkan jurnal akuntansi atau buku besar di flowchart dokumen.
Tampilan
10
Menggambarkan informasi yang ditampilkan oleh perangkat online output seperti
terminal, monitor, atau layar.
Setelan Online
Menggambarkan entri data oleh perangkat online seperti komputer terminal atau
pribadi.
Terminal
atau
komputer
pribadi
Menggabungkan layar dan simbol-simbol setelan online untuk menggambarkan
terminal dan komputer pribadi.
Tep Pengiriman
menggambarkan total kontrol manual disiapkan yang dapat dibandingkan dengan
total komputer untuk pengendalian
SIMBOL PROSES
Pemrosesan komputer
Merupakan suatu proses yang dilakukan oleh
komputer,
yang
informasi
biasanya
menghasilkan
perubahan
atau data.
11
Operasi manual
Menggambarkan operasi pengolahan yang dilakukan secara manual.
Operasi pelengkap
Menggambarkan sebuah operasi pengolahan dilakukan oleh perangkat lain
komputer, misalnya, scanner optik karakter.
Setelan Offline
Menggambarkan sebuah operasi yang
menggunakan
off-line
perangkat,
yang
dapat
memasukkan
seperti mesin kasir atau memasukkan ke
disk
SIMBOL PENYIMPANAN
Disk magnetik
Menggambarkan
data
yang
tersimpan
secara
permanen pada disk magnetik.
Sering digunakan untuk mewakili master file dan database.
Pita magnetik
Merupakan data yang disimpan pada pita
magnetik.
Kadang-kadang
transaksi.
menggambarkan
file
Disket
12
Menggambarkan data yang tersimpan pada disk atau zip disk.
Penyimpanan online
Merupakan data yang disimpan dalam file online sementara dalam media akses
langsung, seperti disk magnetik.
File
Menggambarkan sebuah file dokumen yang disimpan dan diperoleh secara manual.
Huruf menunjukkan urutan :
A: Urutan abjad
B: Urutan tanggal
N: Urutan numerik
A
SIMBOL ARUS DAN LAIN-LAIN
Arus
dokumen
atau
pengolahan
Menggambarkan arah arus pengolahan atau dokumen.
Arus normal atas ke bawah dan kiri ke kanan.
Arus data/informasi
Menggambarkan arah aliran data/informasi.
Sering digunakan untuk menampilkan data yang sedang
disalin dari satu dokumen lain.
Link-komunikasi
13
Menggambarkan transmisi data dari satu lokasi lain melalui jalur komunikasi.
Konektor pada halaman
Menghubungkan pengolahan dari satu lokasi lain pada halaman yang sama.
Digunakan untuk menghindari persilangan baris.
Halaman off-konektor
Menghubungkan arus pengolahan antara dua halaman yang berbeda. Sinyal keluar
dari satu halaman dan masuk sesuai di halaman lain.
Terminal
Menggambarkan
awal,
akhir,
atau
titik
proses atau program. Juga digunakan untuk
berhentinya
dalam
menunjukkan
bagian eksternal.
Keputusan
Menngambarkan
sebuah
langkah
pengambilan
keputusan.
Digunakan
dalam
program
alur
diagram
menunjukkan cabang untuk jalan
untuk
alternatif.
Anotasi
Menyediakan untuk
penambahan
deskriptif komentar
atau
penjelasan
klarifikasi.
sebagai
14
catatan
DOKUMEN ALUR DIAGRAM
Dokumen alur diagram menunjukkan alur dokumen dan informasi di antara
tanggung jawab dalam organisasi.
Diagram alur ini melacak sebuah dokumen , menunjukkan:
- Mana sebuah dokumen yang berasal dari
- Mana yang didistribusikan
- Bagaimana digunakan
- Ini adalah akhir disposisi
- Segala sesuatu yang terjadi ketika mengalir melalui sistem
Diagram alur pengendalian internal adalah diagram alur dokumen yang
digunakan untuk mengevaluasi kecukupan kontrol internal, seperti pemisahan
tugas atau pemeriksaan internal.
Mereka dapat mengungkapkan kelemahan atau hal yang tak berguna seperti:
- Aliran komunikasi yang tidak memadai
- Dokumen yang rumit
- Prosedur yang menyebabkan penundaan
Diagram alur dokumen juga disiapkan dalam proses desain sistem.
ALUR DIAGRAM SISTEM
Alur diagram sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan
output dari AIS.
- Flowchart sistem dimulai dengan mengidentifikasi input ke sistem : Input
tersebut berupa ;
1. Data baru
2. Data tersimpan digunakan kedepannya
3. Keduanya
15
- Setiap input diikuti oleh proses, yaitu, langkah-langkah yang dilakukan pada
data : Jika proses ini dilakukan oleh komputer, logika dari program
komputer akan digambarkan dalam diagram alur program.
- Proses ini diikuti oleh output — informasi baru yang dihasilkan : output
tersebut berupa ;
1. Tersimpan untuk penggunaan nantinya
2. Tampilan kertas
3. Cetakan di kertas
4. Input untuk proses selanjutnya
- Dengan kata lain, itu adalah input dasar yang sama – proses-pola output
yang kita lihat dalam alur diagram dokumen.
PROGRAM ALUR DIAGRAM
Program alur diagram menggambarkan urutan logis operasi yang dilakukan
oleh komputer dalam melaksanakan program.
Mereka juga mengikuti input-proses-pola output.
16
ALUR DIAGRAM VS DFDs
17
Nilai yang didapat : perubahan karakteristik fisik proses mempengaruhi Alur
data tetapi memiliki sedikit atau tidak ada dampak pada DFD. DFD lebih
memfokuskan pada logika.
Ketika memutuskan mana alat untuk mempekerjakan, mempertimbangkan
kebutuhan informasi mereka yang akan melihatnya.
Sumber
: Accounting Imformation System .ppt , Slide chapter 03, Systems
Development and Documentation Techniques, Romney/Steinbart, edisi 10
Sumber
:
https://www.scribd.com/document/320246407/Bab-3-
Pengembangan-Sistem-Dan-Teknik-teknik-Dokumentasi#download
18
3
:
PENGEMBANGAN
SISTEM
DAN
TEKNIK-TEKNIK
DOKUMENTASI
PENDAHULUAN
Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam bab ini meliputi:
1. Apakah tujuan dokumentasi?
2. Mengapa akuntan perlu memahami dokumentasi?
3. Apa yang digunakan dalam teknik dokumentasi sistem akuntansi?
4. Apa saja diagram aliran data dan flowcharts?
• Bagaimana mereka sama-sama dan berbeda?
• Bagaimana mereka siap?
Dokumentasi mencakup jenis alat-alat berikut:
- Narasi (ditulis Deskripsi)
- Diagram alur
- Diagram
- Materi tertulis
Dokumentasi mencakup siapa, apa, Kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana dari:
- Entri data
- Pengolahan
- Penyimpanan
- Informasi output
- Sistem kontrol
Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi?
1
- Minimal, mereka harus membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana
sistem bekerja.
- Mereka mungkin perlu untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan badan
pengendalian internal.
o Memerlukan tingginya dokumentasi.
- Mereka dapat membaca dengan teliti dokumentasi untuk menentukan jika
sistem yang diusulkan memenuhi kebutuhan pengguna.
- Mereka dapat mempersiapkan dokumentasi untuk:
o Menunjukkan bagaimana sistem yang diusulkan akan bekerja
o Menunjukkan pemahaman mereka tentang sistem pengendalian
internal
Dalam bab ini, kita membahas dua alat dokumentasi yang paling umum:
- Data flow diagram : Deskripsi grafis sumber dan tujuan data. Mereka
menunjukkan:
o Mana data berasal dari
o Bagaimana itu mengalir
o Proses-proses yang dilakukan di atasnya
o Mana ia pergi
- Diagram alur : Termasuk tiga jenis:
o Diagram alur dokumen menggambarkan aliran dokumen dan
informasi antara departemen atau unit.
o Diagram alur sistem menggambarkan hubungan antara input,
pengolahan, dan output untuk sistem.
o Program diagram alur menggambarkan urutan logis operasi yang
dilakukan dalam program komputer.
Teknik dokumentasi adalah alat-alat yang diperlukan untuk akuntan:
SAS-94 memerlukan bahwa auditor memahami prosedur yang otomatis dan
manual
menggunakan
entitas.
Pemahaman
2
ini
dapat
diperoleh
melalui
mendokumentasikan sistem pengendalian internal-sebuah proses yang efektif
memperlihatkan kekuatan dan kelemahan dari sistem.
SOX (2002) secara efektif memerlukan yang diperdagangkan secara publik
perusahaan dan mereka dokumen auditor dan menguji pengendalian internal
perusahaan.
Audit standar No. 2 diumumkan secara resmi oleh PCAOB memerlukan bahwa
auditor eksternal mengungkapkan pendapat pada klien sistem pengendalian
internal.
Alat-alat dokumentasi membantu akuntan dengan :
- Pengorganisasian sangat rumit sistem menjadi bentuk yang dapat lebih
mudah dipahami
- Membantu anggota tim baru yang memahami sistem yang sudah ada
Metode mana yang harus Anda gunakan — diagram alur atau DVD?
- 62,5% profesional adalah menggunakan DFDs.
- 97,6% menggunakan diagram alur.
- Keduanya dapat disiapkan relatif hanya menggunakan software yang
tersedia.
- Keduanya diuji pada ujian profesi.
- Kesimpulan: Anda perlu tahu keduanya.
DIAGRAM ARUS DATA
Diagram aliran data (DFD) grafis menggambarkan aliran data dalam sebuah
organisasi. Hal ini digunakan untuk:
- Dokumen yang ada sistem
- Rencana dan desain sistem baru
3
Ada tidak ada pendekatan hitam-putih untuk mengembangkan DFD.
Contoh data diagram alur proses pembayaran
pelanggan dari gambar 3-3 dalam buku Anda
Diagram aliran data terdiri dari empat elemen dasar:
1. Tujuan dan sumber data: Data sumber dan tujuan
o Muncul sebagai kotak
o Mewakili organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data
digunakan atau diproduksi oleh sistem
Item dapat menjadi sumber dan tujuan yaitu : pelanggan, bank, dan piutang
manajer.
2. Aliran data: Data sumber dan tujuan
- Muncul sebagai panah
4
- Mewakili aliran data antara sumber dan tujuan, proses dan data toko, yaitu :
pembayaran cutomer, deposit, penelitian data, penerima informasi.
Seperti Anda mungkin menduga dari slide sebelumnya, jika aliran data dua
arah, menggunakan Panah bi-directional.
Buku Besar
Jika elemen dua data mengalir bersama, kemudian menggunakan jalur aliran
data satu tepat.
Rek. Cash & slip setoran
Jika elemen data tidak selalu mengalir bersama-sama, kemudian beberapa baris
akan diperlukan.
Pembayaran Pelanggan
3. Proses transformasi: proses
- Muncul sebagai lingkaran
- Mewakili transformasi data, yaitu : proses pembayaran dan memperbarui
A/R
4. Data toko: toko Data
- Muncul sebagai dua garis horizontal
- Mewakili sebuah repositori sementara atau permanen data, yaitu : piutang
perusahaan.
5
Kamus data:
- Data arus dan data toko biasanya adalah koleksi elemen data.
- Contoh: Aliran data yang berlabel informasi mahasiswa mungkin
mengandung unsur-unsur seperti mahasiswa nama, tanggal lahir, nomor ID,
alamat, nomor telepon, dan besar.
- Kamus data yang berisi gambaran dari semua elemen data, data toko dan
data aliran dalam sistem.
Membagi DFD:
- Beberapa sistem dapat menjadi sepenuhnya diagram pada satu lembar
kertas, dan pengguna memiliki kebutuhan untuk tingkat detail yang berbeda
- Akibatnya, DFDs terbagi menjadi tingkat yang lebih rendah berturut-turut
untuk memberikan peningkatan jumlah detail.
Tingkat tertinggi DFD disebut diagram konteks.
- Ini menyediakan ringkasan tampilan sistem.
- Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas eksternal yang:
o Sumber input
o Tujuan dari output
6
DIAGRAM ALIRAN DATA
Ini adalah konteks diagram untuk
penggajian S & S sistem
7
Kita akan pergi ke sebuah sebagian contoh bagaimana tingkat detail yang
pertama diciptakan.
Namun sebelum kita lakukan, mari kita melangkah melalui beberapa petunjuk
tentang cara membuat DFD.
ATURAN 1: Memahami sistem. Mengamati arus informasi dan mewawancarai
orang-orang yang terlibat untuk memperoleh pemahaman bahwa.
ATURAN 2: Mengabaikan proses kontrol dan mengendalikan tindakan-tindakan
(misalnya, koreksi kesalahan). Hanya kesalahan termasuk.
ATURAN 3: Menentukan batas-batas system mana mulai dan berhenti. Jika Anda
tidak yakin tentang proses, termasuk untuk sementara waktu.
ATURAN 4: Menggambar diagram konteks pertama, dan kemudian menarik
tingkat detail.
ATURAN 5: Mengidentifikasi dan label semua arus data. Satu-satunya yang tidak
memiliki label adalah yang masuk ke atau keluar dari tempat data.
ATURAN 6: Arus Data yang selalu mengalir bersama-sama harus dikelompokkan
bersama. Data tersebut tidak mengalir bersama-sama harus ditampilkan pada baris
terpisah.
ATURAN 7: Menunjukkan proses (lingkaran) dimanapun aliran data dikonversi
dari satu bentuk ke lain. Demikian juga, setiap proses harus memiliki setidaknya
satu arus data masuk dan setidaknya satu arus data keluar.
ATURAN 8: Proses transformasi yang secara logis atau terjadi secara bersamaan
dapat dikelompokkan dalam satu lingkaran.
ATURAN 9: Nomor setiap proses secara berurutan. Proses yang berlabel 5.0 akan
menjadi pada tingkat berikutnya menjadi proses yang berjumlah 5.1, 5.2, dll.
Pproses yang berlabel 5.2 akan menjadi 5. 21, 5.22, dll.
8
ATURAN 10: Nama proses harus mencakup tindakan kata kerja, seperti update,
mempersiapkan, dll.
Peraturan 11: Identifikasi dan label semua data toko Apakah sementara atau
permanen.
ATURAN 12: Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan. Entitas yang dapat
menjadi sumber dan tujuan. Anda mungkin ingin memasukkan barang-barang
tersebut dua kali pada diagram, jika diperlukan, untuk menghindari berlebihan atau
menyeberangi garis.
ATURAN 13: Sebanyak mungkin, mengatur arus dari atas ke bawah dan kiri ke
kanan.
ATURAN 14: Anda tidak mungkin untuk mendapatkan hasil yang baik pertama
kalinya, jadi rencana untuk pergi melalui beberapa iterasi dari penyempurnaan.
ATURAN 15: Pada salinan akhir, garis tidak boleh menyeberang. Pada setiap
halaman, termasuk:
- Nama DFD
- Tanggal yang disiapkan
- Nama pengolahan
ARUS DIAGRAM
Terdapat empat jenis simbol membuat alur kerja:
- Simbol-simbol input/output : Input/output simbol menunjukkan tipe
perangkat atau media yang memberikan masukan atau merekam output dari
proses.
- Simbol-simbol pengolahan : Simbol-simbol pengolahan menunjukkan jenis
perangkat yang digunakan untuk proses data atau apakah data diproses
secara manual.
9
- Simbol-simbol Penyimpanan : Simbol-simbol penyimpanan menunjukkan
jenis perangkat yang digunakan untuk menyimpan data saat sistem tidak
digunakan.
- Simbol arus dan lain-lain : Simbol arus dan lain-lain dapat menunjukkan ;
1. Aliran data dan barang
2. Awal atau akhir diagram alur
3. Lokasi keputusan
4. Catatan penjelasan
SIMBOL INPUT/OUTPUT
Simbol dokumen
Menggambarkan dokumen atau laporan yang disiapkan oleh tulisan atau dicetak
oleh komputer.
1
3
2
Beberapa salinan dari satu dokumen
Menunjukkan
beberapa
salinan dokumen
kertas atau
laporan. Salinan
dokumen harus diberi nomor di sudut atas, kanan.
Input/Output; Jurnal Ledger
Dapat menggambarkan setiap input atau output pada program alur diagram.
Juga menggambarkan jurnal akuntansi atau buku besar di flowchart dokumen.
Tampilan
10
Menggambarkan informasi yang ditampilkan oleh perangkat online output seperti
terminal, monitor, atau layar.
Setelan Online
Menggambarkan entri data oleh perangkat online seperti komputer terminal atau
pribadi.
Terminal
atau
komputer
pribadi
Menggabungkan layar dan simbol-simbol setelan online untuk menggambarkan
terminal dan komputer pribadi.
Tep Pengiriman
menggambarkan total kontrol manual disiapkan yang dapat dibandingkan dengan
total komputer untuk pengendalian
SIMBOL PROSES
Pemrosesan komputer
Merupakan suatu proses yang dilakukan oleh
komputer,
yang
informasi
biasanya
menghasilkan
perubahan
atau data.
11
Operasi manual
Menggambarkan operasi pengolahan yang dilakukan secara manual.
Operasi pelengkap
Menggambarkan sebuah operasi pengolahan dilakukan oleh perangkat lain
komputer, misalnya, scanner optik karakter.
Setelan Offline
Menggambarkan sebuah operasi yang
menggunakan
off-line
perangkat,
yang
dapat
memasukkan
seperti mesin kasir atau memasukkan ke
disk
SIMBOL PENYIMPANAN
Disk magnetik
Menggambarkan
data
yang
tersimpan
secara
permanen pada disk magnetik.
Sering digunakan untuk mewakili master file dan database.
Pita magnetik
Merupakan data yang disimpan pada pita
magnetik.
Kadang-kadang
transaksi.
menggambarkan
file
Disket
12
Menggambarkan data yang tersimpan pada disk atau zip disk.
Penyimpanan online
Merupakan data yang disimpan dalam file online sementara dalam media akses
langsung, seperti disk magnetik.
File
Menggambarkan sebuah file dokumen yang disimpan dan diperoleh secara manual.
Huruf menunjukkan urutan :
A: Urutan abjad
B: Urutan tanggal
N: Urutan numerik
A
SIMBOL ARUS DAN LAIN-LAIN
Arus
dokumen
atau
pengolahan
Menggambarkan arah arus pengolahan atau dokumen.
Arus normal atas ke bawah dan kiri ke kanan.
Arus data/informasi
Menggambarkan arah aliran data/informasi.
Sering digunakan untuk menampilkan data yang sedang
disalin dari satu dokumen lain.
Link-komunikasi
13
Menggambarkan transmisi data dari satu lokasi lain melalui jalur komunikasi.
Konektor pada halaman
Menghubungkan pengolahan dari satu lokasi lain pada halaman yang sama.
Digunakan untuk menghindari persilangan baris.
Halaman off-konektor
Menghubungkan arus pengolahan antara dua halaman yang berbeda. Sinyal keluar
dari satu halaman dan masuk sesuai di halaman lain.
Terminal
Menggambarkan
awal,
akhir,
atau
titik
proses atau program. Juga digunakan untuk
berhentinya
dalam
menunjukkan
bagian eksternal.
Keputusan
Menngambarkan
sebuah
langkah
pengambilan
keputusan.
Digunakan
dalam
program
alur
diagram
menunjukkan cabang untuk jalan
untuk
alternatif.
Anotasi
Menyediakan untuk
penambahan
deskriptif komentar
atau
penjelasan
klarifikasi.
sebagai
14
catatan
DOKUMEN ALUR DIAGRAM
Dokumen alur diagram menunjukkan alur dokumen dan informasi di antara
tanggung jawab dalam organisasi.
Diagram alur ini melacak sebuah dokumen , menunjukkan:
- Mana sebuah dokumen yang berasal dari
- Mana yang didistribusikan
- Bagaimana digunakan
- Ini adalah akhir disposisi
- Segala sesuatu yang terjadi ketika mengalir melalui sistem
Diagram alur pengendalian internal adalah diagram alur dokumen yang
digunakan untuk mengevaluasi kecukupan kontrol internal, seperti pemisahan
tugas atau pemeriksaan internal.
Mereka dapat mengungkapkan kelemahan atau hal yang tak berguna seperti:
- Aliran komunikasi yang tidak memadai
- Dokumen yang rumit
- Prosedur yang menyebabkan penundaan
Diagram alur dokumen juga disiapkan dalam proses desain sistem.
ALUR DIAGRAM SISTEM
Alur diagram sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan
output dari AIS.
- Flowchart sistem dimulai dengan mengidentifikasi input ke sistem : Input
tersebut berupa ;
1. Data baru
2. Data tersimpan digunakan kedepannya
3. Keduanya
15
- Setiap input diikuti oleh proses, yaitu, langkah-langkah yang dilakukan pada
data : Jika proses ini dilakukan oleh komputer, logika dari program
komputer akan digambarkan dalam diagram alur program.
- Proses ini diikuti oleh output — informasi baru yang dihasilkan : output
tersebut berupa ;
1. Tersimpan untuk penggunaan nantinya
2. Tampilan kertas
3. Cetakan di kertas
4. Input untuk proses selanjutnya
- Dengan kata lain, itu adalah input dasar yang sama – proses-pola output
yang kita lihat dalam alur diagram dokumen.
PROGRAM ALUR DIAGRAM
Program alur diagram menggambarkan urutan logis operasi yang dilakukan
oleh komputer dalam melaksanakan program.
Mereka juga mengikuti input-proses-pola output.
16
ALUR DIAGRAM VS DFDs
17
Nilai yang didapat : perubahan karakteristik fisik proses mempengaruhi Alur
data tetapi memiliki sedikit atau tidak ada dampak pada DFD. DFD lebih
memfokuskan pada logika.
Ketika memutuskan mana alat untuk mempekerjakan, mempertimbangkan
kebutuhan informasi mereka yang akan melihatnya.
Sumber
: Accounting Imformation System .ppt , Slide chapter 03, Systems
Development and Documentation Techniques, Romney/Steinbart, edisi 10
Sumber
:
https://www.scribd.com/document/320246407/Bab-3-
Pengembangan-Sistem-Dan-Teknik-teknik-Dokumentasi#download
18