BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Module 1: Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Buku Pedoman Peserta Pelatihan

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling

belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:

Mendefinisikan dan menyatakan tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah

Mengidentifikasi dan mendefinisikan kelima prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah dan membahas pentingnya kelima prinsip tersebut

Mengetahui pentingnya prinsip dasar transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

Mengetahui pentingnya prinsip dasar akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

Mengetahui pentingnya prinsip dasar keadilani dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

Mengetahui pentingnya prinsip dasar kompetisi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

Mengetahui pentingnya prinsip dasar kejujuran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

► AGENDA PELATIHAN

HARI PERTAMA

Waktu Topik 08.00-08.45 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 1, Kegiatan Icebreaker, dan Aturan Pelatihan 08.45-09.00 Uji Pengetahuan Prapelatihan

Sesi 1: Apa yang Dimaksud Dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah? Mengapa Pengadaan 09.00-10.00 Penting?

10.00-10.15 Rehat 10.15-10.30 Kegiatan 1: Menyebutkan Kata 10.30-11.00 Kegiatan 2: Mendesain Baju Kaus “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah…” 11.00-11.45 Sesi 2: Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 11.45-13.00 Ishoma

Kegiatan 1: Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa dan Peraturan dan Perundang-undangan yang 13.00-13.30 Mendukung Prinsip tersebut

13.30-14.15 Sesi 3: Transparansi 14.15-14.45

Kegiatan 1: Studi Kasus – Transparansi: Printer Plotter 14.45-15.00

Kegiatan Merangkum Sesi 1-3: Rangkuman & Foto Bersama 15.00-15.15

Rehat 15.15-16.00 Sesi 4: Akuntabilitas

HARI KEDUA Waktu

Topik 08.00-08.15 Pembukaan

08.15-09.00 Kegiatan 1: Studi Kasus – Akuntabilitas: Analisis Dampak Lingkungan 09.00-09.30 Kegiatan 2: Curah Pendapat – Penerapan Prinsip Akuntabilitas 09.30-09.45 Rehat 09.45-10.30 Sesi 5: Keadilan 10.30-11.00 Kegiatan 1: Studi Kasus – Keadilan 11.00-11.30 Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario 11.30-12.00 Kegiatan Merangkum Sesi 4-5: Rangkuman 12.00-13.00 Ishoma

13.00-13.45 Sesi 6: Kompetisi 13.45-14.30

Kegiatan 1: Studi Kasus – Kompetisi: Kementerian Kesehatan 14.30-14.45

Rehat 14.45-15.30 Kegiatan 2: Siapakah Saya?

HARI KETIGA

Waktu

Topik 08.00-08.15 Pembukaan 08.15-09.00 Sesi 7: Kejujuran 09.00-09.30 Kegiatan 1: Studi Kasus – Kejujuran: Instalasi Pengolahan Air 09.30-09.45 Rehat 09.45-10.15 Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif – Kuis “Jeopardy” 10.15-11.00 Kegiatan Kajian Modul 1: Apabila Anda adalah Raja untuk Satu Hari 11.00-11.30 Uji Pengetahuan Pasca Pelatihan , Evaluasi Pelatihan 11.30-13.00 Ishoma

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul pertama: Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

Memastikan kehadiran Anda setiap hari

Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat.

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik.

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.

► PENGENALAN MODUL

Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 1 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

Slide 2

Pembukaan

Slide 3

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru

tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

Slide 4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM) Gambaran Umum

Slide 5

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Gambaran Umum

Slide 6

Gambaran Umum Proyek Modernisasi Pengadaan

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa (LKPP) mengelola dana sebesar $50,000,000 untuk mendukung Agenda Pembangunan di Indonesia

TUJUAN

Mentransformasi Budaya Pengadaan di Indonesia

 Menghemat biaya dan mencapai efisiensi dalam  Penghematan ini bermuara pada pengadaan serta memastikan kualitas pengadaan

perbaikan layanan pembelian tersebut sesuai dengan kepentingan publik dan

barang dan jasa yang akan sesuai waktu yang direncanakan

meningkatkan pertumbuhan ekonomi Indonesia

PROGRAM UTAMA

PROFESIONALISASI PENGADAAN

KEBIJAKA & PEMBANGUNAN

PROSEDURAL PENGEMBANGAN

Struktur Kelembagaan & Profesionalisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP)

PENGADAAN YANG KEMITRAAN KELEMBAGAAN

PENGEMBANGAN

KONTRAK

SISTEM INFORMASI

BERKESINAMBUNGAN PEMERINTAH ULP

SUMBER DAYA

DAN SWASTA

KATALOG 6 ELEKTRONIK

Slide 7

Tim Proyek

Organisasi Program Pengembangan SDM

Proyek Modernisasi Pengadaan

Koordinator MCC di LKPP

Pelatihan Pengembangan SDM & Pengembangan Kompetensi LKPP

Direktur – Firman Dharmawan Tenaga Ahli – Eko Susi, Francisca Soesanto

Direktur – Sarah Sadiqa

Direktur – Tatang Wiraatmadja

Pengembangan SDM

Senior Advisor – Greg Edmonds

Program Manager

Barton Hosley

Pengembangan Kelembagaan

Senior Advisor – Peter Ray

Tom Mason Senior Advisor – Mark Henderson

Kontrak Payung

Pengembangan Pendampingan

Pengembangan Pelatihan

Keith Fawcett

PEMIMPIN Senior Advisor – Carl Mitchell Turner

SIMP & E-Catalogue

PEMIMPIN

PEMIMPIN

TIM PENDAMPING

TIM PELATIH

TIM ISD

Jason Sinaga

Muhammad Nur Yahya

Ade Adriana

Kemitraan Pemerintah Swasta

Senior Advisor – Azadeh Kopp-Moini

Ops Support Rizky Baihaqi Halim – Pendampingan

Ops Lead

Ivonne Whie – Data

Ops Support – Pelatihan

Ayu Ramanadia Senior Advisor – Greg Edmonds

Pengadaan Keberlanjutan

Slide 8

Gambaran Umum Proyek SDM Alur Pelatihan Keahlian Pengadaan

GAMBARAN UMUM

Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir

PENDEKATAN

• Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012.

• Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan

memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti 8 Perjanjian Payung, Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan .

Slide 9

Program Pelatihan SDM • Pelatihan SDM adalah program yang memiliki

banyak bagian dan jenis-jenis pelatihan

– 18 modul pelatihan – Mentoring – Pelatihan Khusus

• Hari ini kita mulai dengan langkah pertama dari banyaknya langkah yang bertujuan untuk memodernisasi pengadaan di Indonesia

• Anda diharapkan untuk terlibat dalam pelatihan dan membuka pikiran Anda untuk mempelajari hal-hal baru dan memandang pengadaan

dengan cara naru

Slide 10

Kurikulum & Silabus Pelatihan

18 Modul Inti

Tingkat Dasar

Tingkat Menengah

Tingkat Lanjutan

Modul 13 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar

Modul 1

Modul 7

Merencanakan & Mengembangkan

Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan

Pengadaan

Pengadaan yang Kompleks

Bagaimana Merencanakan Pengadaan

Bagaimana Menyusun Estimasi Biaya &

Modul 14

Sederhana

Mengapa Diperlukan?

Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 15 Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 3

Modul 9

Bagaimana Menghitung Total Biaya

Mengidentifkasi & Mengelola Risiko dalam

Kepemilikan & Mengapa Diperlukan?

Pengadaan yang Rumit

Modul 4

Modul 10

Menerima & Mengevaluasi Penawaran

Bagaimana Menyusun & Menafsirkan

Modul 16

Persyaratan & Spesifikasi?

Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit

Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Modul 17 Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan

Modul 11

Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa

Bagaimana Memilih Model Kontrak yang

Tepat?

Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit

Modul 18 Pengelolaan Pengadaan

Modul 6

Modul 12

Kontrak Payung & Sistem Informasi

Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola

Kontrak?

Skema & Indikator Kecurangan

10

Slide 11

Tujuan Modul

• Mendefinisikan dan menyatakan tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah •

Mengidentifikasi dan mendefinisikan kelima prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah dan membahas pentingnya kelima prinsip tersebut

• Mengetahui pentingnya prinsip dasar transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

• Mengetahui pentingnya prinsip dasar akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

• Mengetahui pentingnya prinsip dasar keadilani dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

• Mengetahui pentingnya prinsip dasar kompetisi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

• Mengetahui pentingnya prinsip dasar kejujuran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan

11

Slide 12

Slide 13

Slide 14

Slide 15

Slide 16

Perkenalan Fasilitator

16

Slide 17

Icebreaker – Menamai Kelompok dan Menciptakan Logo

Lihat buku kegiatan di bagian

akhir buku pedoman Anda

Slide 18

Uji Pengetahuan

Prapelatihan

Slide 18

Pengadaan Swasta vs. Pengadaan Pemerintah

PENGADAAN PEMERINTAH

PENGADAAN SWASTA

• Fokus utamanya

adalah manfaat sosial

• Difokuskan untuk

• Mendukung kegiatan

menghasilkan laba

pemerintah &

KESAMAAN

• Menunjang tujuan

usaha

layanan masyarakat dan menyediakan jasa

menyediakan

Entitas pengadaan

• Didanai oleh publik swasta

pemerintah dan

pengadaan swasta

• Diatur oleh per-UU-an

• Didanai oleh pemilik pengadaan

dirancang untuk

atau pemegang saham pemerintah

memperoleh barang,

• Diatur oleh aturan yang • Bertanggung jawab

pekerjaan konstruksi

dan jasa.

ditetapkan oleh

terhadap pemerintah; mengikuti prinsip-prinsip

organisasi swasta yang ditetapkan dalam

Kedua entitas tersebut

• Bertanggung jawab pengadaan

harus bekerja sesuai

kepada manajemen pemerintah; pegawai

dengan prinsip-prinsip

dan prosedur yang

• Jumlah penyedia

negeri.

• Mendorong akses barang/jasa .

ditetapkan

yang dipilih

yang adil bagi

berdasarkan

semua untuk

diskresi

bersaing hingga

perusahaan

seluas mungkin

18 tersebut

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Slide 5

Mewujudkan keadilan

• Development of non-restrictive Kemungkinan Hasil

Inisiatif

Tindakan

Membuat persyaratan

• Membuat persyaratan yang jelas sesuai

• Jumlah organisasi yang memenuhi syarat dan

yang tidak mengarah

• Kompetisi meningkat specifications • Kompetisi meningkat

dengan kebutuhan minimum pemerintah

• Menjalankan proses pengadaan sesuai sesuai dengan yang didokumentasikan

• Jumlah organisasi yang berminat untuk berpartisipasi bertambah

Menaati prosedur dan • Adherence to procurement processes proses pengadaan

• Melakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam

• Jumlah penawaran yang diterima bertambah • Semua penawar diperlakukan sama dan adil

• Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan • Bidders selected only on the basis of • Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan

dokumen pengadaan

dengan adil

Menyeleksi penawar berdasarkan

kualifikasi dan their qualifications and the merit of • Pemilihan penawar yang menang dilakukan

• Membuat persyaratan dan kriteria evaluasi yang tidak mengarah

• Jumlah organisasi yang berminat untuk berpartisipasi bertambah

penawaran/proposal

yang diajukan their bids/proposals

dengan adil

• Mewajibkan untuk mengungkapkan kemungkinan terjadinya konflik

• Berkurangnya risiko kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan dalam proses pengadaan

Mengenali dan

kepentingan

• Semua penawar diperlakukan dengan sama

mengatasi konflik

• Mengidentifikasi dan mengurangi risiko

dan adil dalam proses pengadaan

kepentingan

atau tidak mengikutsertakan pengelola pengadaan yang memiliki konflik

• Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan dengan adil

kepentingan dalam pengadaan • Membentuk tim pengadaan yang anggotanya memiliki latar belakang yang

• Berkurangnya risiko kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan dalam proses pengadaan

Mengurangi bias

berbeda-beda

• Semua penawar diperlakukan dengan sama

• Mengimplementasikan checks and

dan adil dalam proses pengadaan balances selama proses pengadaan 5 • Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan

dengan adil

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Sesi 0 Aktivitas 1 ICEBREAKER – MENAMAI KELOMPOK DAN MENCIPTAKAN LOGO

Tujuan:

Melibatkan peserta dalam percakapan yang dinamis

Membantu peserta untuk saling mengenal

Membangun hubungan (networking)

Petunjuk untuk Peserta:

1. Selama 5 menit, tulislah nama Anda pada ‘papan nama’ yang tersedia di atas meja, lalu hias dan warnai sesuai dengan keperibadian Anda

2. Sambil membuat ‘papan nama’ Anda, perkenalkan diri Anda dan ceritakan sedikit tentang pekerjaan dan pengalaman Anda sebagai pengelola pengadaan

3. Lalu, selama 10 menit, buatlah nama kelompok Anda secara bersama-sama dengan nama kelompok yang paling cocok untuk mewakili identitas dan pengalaman yang dimiliki setiap anggota dalam kelompok Anda.

4. Kemudian, selama 20 menit, rancang dan gambarlah logo kelompok Anda yang dapat mewakili nama dan pengalaman Anda pada flip chart.

5. Setelah itu, setiap kelompok akan memperkenalkan nama dan logonya kepada kelompok lainnya dengan menjelaskan nama dan logonya dengan singkat

6. Setelah selesai, nama dan logo terbaik akan ditentukan dengan tepuk tangan yang paling meriah. Kelompok yang mendapatkan tepuk tangan paling meriah akan memenangkan hadiah

Sesi 1 Aktivitas 1 MENYEBUTKAN KATA

Tujuan: Peserta mempertimbangkan secara seksama faktor-faktor apa saja yang dapat membentuk ULP yang baik.

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A:

1. Dalam kelompok Anda, tulislah daftar kata dan frasa yang berkaitan dengan unit pengadaan yang berkinerja dengan baik

2. Jelaskan lebih lanjut mengapa kata atau frasa tersebut menggambarkan unit pengadaan yang berkinerja dengan baik

Kegiatan B: Dalam kelompok Anda, diskusikan, persiapkan, dan paparkan jawaban Anda atas pertanyaan berikut ini:

1. Bagaimana tindakan yang diambil oleh Pemerintah Indonesia dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dapat memengaruhi pasar dan ekonomi?

2. Apa dampak kebijakan pengadaan dan pengambilan keputusan pemerintah terhadap ekonomi?

Sesi 1 Aktivitas 2 MENDESAIN BAJU KAUS “PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH ADALAH….”

Tujuan: Peserta dapat menunjukkan pemahaman tentang aspek-aspek penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan hubungannya dengan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa

Petunjuk untuk Peserta:

1. Anda akan dibagikan baju kaus putih

2. Lengkapi kalimat “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah ______________” dengan satu kata atau frasa yang menurut Anda paling sesuai dengan menggunakan spidol

3. Jelaskan mengapa Anda memilih kata/frasa tersebut. Jika mungkin kaitkan dengan prinsip pengadaan.

4. Setelah mendesain, setiap kelompok akan berfoto bersama dengan mengenakan baju kaus yang didesain

Sesi 2 Aktivitas 1 PRINSIP-PRINSIP PENGADAAN BARANG/JASA DAN PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG MENDUKUNG PRINSIP TERSEBUT

Tujuan:

Untuk mendiskusikan hubungan antara prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa dengan peraturan dan per-UU-an yang berlaku.

Untuk mempertimbangkan secara mendalam konsekuensi dari ketidakpatuhan terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa

Petunjuk untuk Peserta :

1. Kelompok Anda akan mendapatkan kertas yang bertuliskan salah satu Prinsip Pengadaan Barang/Jasa di atas meja

2. Berdasarkan Prinsip tersebut, diskusikan dan jawablah kedua pertanyaan berikut ini selama

15 menit dan tulis jawabannya pada flip chart.

3. Gunakan PerPres sebagai pedoman.

a. Peraturan dan Perundang-undangan atau SOP apa yang Anda gunakan untuk mendukung penerapan Prinsip yang Anda diskusikan?

b. Jelaskan bagaimana hubungan peraturan dan per-UU-an dengan prinsip yang Anda diskusikan

Sesi 3 Aktivitas 1 STUDI KASUS – TRANSPARANSI: PRINTER PLOTTER

Tujuan: Agar peserta dapat memikirkan dengan seksama metode pemilihan yang ditetapkan dan mematuhinya dengan menerapkan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa. Petunjuk untuk Peserta:

1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus berikut.

2. Diskusikan jawaban pertanyaan berikut selama 10-15 menit:

a. Berdasarkan informasi yang diberikan, Penawar mana yang menang dan mengapa?

b. Apakah Anda dapat mempertimbangkan preferensi printer oleh Ditjen Hubla?

c. Di masa mendatang, bagaimana Anda dapat merestrukturisasi metode pemilihan untuk mencakup preferensi teknis tersebut?

Studi Kasus

ULP Anda mengadakan Pengadaan Barang/Jasa Sederhana dengan metode pemilihan lulus/tidak lulus untuk mendapatkan printer plotter khusus atas nama Departemen Pemetaan Direktorat Jenderal Perhubungan Laut (Ditjen Hubla). Dokumen lelang mencantumkan persyaratan teknis untuk printer dan pemeliharan dan perbaikan untuk dua tahun. Pada tanggal tenggat waktu, Anda menerima tiga (3) penawaran, Penawar A, B, dan

C. Masing-masing Penawar menawarkan merek printer yang berbeda dan tim evaluasi teknis dari Ditjen Hubla menetapkan bahwa spesifikasi semua printer tersebut lulus kriteria teknis. Penawar C harganya paling rendah. Pada saat Anda mendokumentasikan hasilnya, salah satu evaluator dari Ditjen Hubla menelepon Anda dan berkata ia lebih suka printer Penawar B dengan alasan lebih mudah digunakan.

Sesi 0 Aktivitas 2 RANGKUMAN DAN FOTO BERSAMA

Tujuan:

Untuk mengingat apa yang dipelajari pada sesi 1, 2 & 3.

Berpikir secara kritis hubungan peraturan per-UU-an dengan prinsip pengadaan

Petunjuk untuk Peserta:

1. Sebagai kelompok, putuskan tiga hal yang paling menarik bagi kelompok Anda.

2. Pastikan Anda menjelaskan mengapa ketiga hal tersebut menarik dan kaitkan dengan prinsip pengadaan apabila memungkinkan.

► KEGIATAN HARI KEDUA

Sesi 0 Aktivitas 3 DISKUSI TENTANG APA YANG TELAH DIPELAJARI DI HARI PERTAMA

Tujuan

Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.

Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 1,2, dan 3.

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A

1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker

2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Pertama. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya

Kegiatan B

1. Anda akan bekerja dalam kelompok

2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin- poin penting yang Anda pelajari pada hari pertama

3. Ingatlah untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip pengadaan jika mungkin

Sesi 4 Aktivitas 1 STUDI KASUS – AKUNTABILITAS: ANALISIS DAMPAK LINGKUNGAN

Tujuan:

Agar peserta mampu menghadapi situasi pengadaan barang/jasa pemerintah apabila ada kesalahan pada dokumen teknis.

Agar peserta mampu memikirkan berbagai langkah yang dapat diambil apabila menemukan kesalahan dalam dokumen pengadaan.

Petunjuk untuk Peserta:

1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus berikut.

2. Diskusikan jawaban pertanyaan berikut selama 10-15 menit:

a. Apakah Anda sebaiknya tetap meneruskan proses evaluasi? Mengapa?

b. Jelaskan dampak yang mungkin timbul dari kesalahan tersebut

c. Bagaimana Anda sebaiknya mendokumentasikan berkas Anda untuk menangani situasi ini?

Studi Kasus

Anda menggunakan metode evaluasi kualitas dan harga untuk mengevaluasi penawaran untuk Analisis Dampak Lingkungan yang diajukan dalam Lelang Terbuka atas nama Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Penawar harus memenuhi nilai teknis minimum supaya proposal harga yang diajukan dievaluasi. Panitia Lelang meninjau proposal teknis (kualitas) dan menemukan kesalahan yang sama pada ukuran luas obyek area yang dirujuk oleh semua penawar. Panitia membaca kembali dokumen teknis dalam dokumen lelang dan ternyata ada kesalahan signifikan dalam dokumentasi pemerintah tersebut.

Sesi 4 Aktivitas 2 PENERAPAN AKUNTABILITAS

Tujuan:

Mendiskusikan bagaimana prinsip akuntabilitas diterapkan dan ditegakkan di ULP peserta

Berbagi dan mendiskusikan apa yang menjadi perhatian besar dalam menerapkan prinsip akuntabilitas di ULP mereka

Petunjuk untuk Peserta: Dalam kelompok Anda, diskusikan pertanyaan berikut. Tulis jawabannya pada flipchart dan paparkan kepada kelompok lain.

Apa yang telah Anda lakukan untuk menjamin penerapan prinsip akuntabilitas dalam penyelenggaraan kegiatan pengadaan?

Apa yang menjadi perhatian terbesar Anda dalam menerapkan prinsip akuntabilitas di ULP Anda?

Sesi 5 Aktivitas 1 STUDI KASUS – KEADILAN

Tujuan:

Agar peserta memahami pentingnya memperlakukan semua penawar secara adil dalam proses pengadaan

Agar peserta mengetahui perbedaan antara keuntungan kompetitif yang adil dan tidak adil dalam proses pengadaan

Petunjuk untuk Peserta:

1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus yang diberikan.

2. Dalam 10-15 menit, jawablah pertanyaan berikut ini:

a. Apakah ULP harus mematuhi permintaan dari bupati/walikota tersebut? Mengapa? Jelaskan alasan Anda.

b. Bagaimana ULP dapat mendukung tujuan bupati/walikota dalam membantu industri lokal tanpa melangar prinsip pengadaan?

Studi Kasus Kementerian Perhubungan mengiklankan Lelang Terbuka untuk membangun jalan raya yang cukup besar melalui suatu kabupaten/kota yang besar dan ada beberapa perusahaan yang tertarik untuk mengajukan penawaran. Bupati/walikota kabupaten/kota tersebut meminta ULP untuk memberikan informasi detail Harga Perkiraan Sendiri (HPS) kepada salah satu penawar yang berminat untuk mendapatkan kontrak tersebut. Bupati/walikota tersebut mengatakan penawar ini berbasis di kabupaten/kota yang akan dibangun jalan raya utama tersebut, sehingga penawar tersebut layak mendapatkan informasi dan bantuan tambahan di luar yang diberikan kepada penawar lainnya.

Sesi 5 Aktivitas 2 LATIHAN BERBASIS SKENARIO

Tujuan:

Agar peserta mampu mengidentifikasi bagaimana prinsip keadilan memengaruhi kegiatan dan keputusan dalam proses pengadaan barang/jasa.

Agar peserta mampu mengidentifikasi kemungkinan konsekuensi dari berperilaku tidak adil dalam proses pengadaan barang/jasa.

Petunjuk untuk Peserta:

1. Bacalah dan pikirkan pertanyaan berikut dan diskusikan dalam kelompok hubungan antara pertanyaan berikut dengan prinsip keadilan:

a. Bagaimana prinsip keadilan memengaruhi kegiatan dan keputusan dalam proses pengadaan barang/jasa?

b. Apa kemungkinan konsekuensi dari perilaku yang tidak adil dalam proses pengadaan barang/jasa?

c. Pada skenario berikut, siapa yang diuntungkan dan siapa yang dirugikan dari tindakan yang diambil?

2. Sekarang, jawablah pertanyaan berikut ini.

a. Dalam hal apa tindakan Bapak Agus Salim melanggar prinsip keadilan?

b. Apa kemungkinan konsekuensi dari perilaku Bapak Agus Salim?

c. Apakah tindakannya melanggar prinsip-prinsip pengadaan lainnya?

d. Bagaimana kalau Bapak Agus Salim tidak memberikan dokumen tersebut kepada temannya sebelum dipublikasikan, melainkan memberitahukan temannya tentang kesempatan berpartisipasi setelah dokumen pengadaan dipublikasikan – Bagaimana tindakan ini mempromosikan atau melanggar prinsip pengadaan?

3. Persiapkan untuk memaparkan jawaban Anda.

Skenario

Bapak Agus Salim adalah seorang pengelola pengadaan yang akan melakukan pembelian laptop baru untuk Kementerian Perhubungan. Sebagai bagian dari tim pengadaan, Bapak Agus Salim memiliki akses terhadap dokumen persyaratan dan dokumen pengadaan. Sebelum dokumen persyaratan dan dokumen pengadaan tersebut dipublikasikan, Bapak Agus Salim mengirimkan dokumen tersebut kepada temannya yang memiliki bisnis penjualan laptop yang mungkin berminat untuk mengajukan penawaran untuk pengadaan laptop tersebut

Sesi 0 Aktivitas 4 RANGKUMAN

Tujuan:

Mengingat yang dipelajari pada sesi 4 & 5.

Berpikir kritis tentang bagaimana hubungan peraturan perundang-undangan dengan prinsip pengadaan.

Petunjuk untuk Peserta:

1. Fasilitator akan berkeliling membawa sekantong pertanyaan

2. Ambil satu pertanyaan; dalam kelompok Anda, diskusikan jawabannya selama 30 detik

3. Paparkan jawaban Anda

Sesi 6 Aktivitas 1 STUDI KASUS – KOMPETISI: KEMENTERIAN KESEHATAN

Tujuan: Agar peserta dapat berpikir secara kritis dan menerapkan pemahaman prinsip kompetisi dalam skenario pengadaan barang/jasa.

Petunjuk untuk Peserta:

1. Dalam kelompok Anda, bacalah bagian pertama dari studi kasus berikut ini.

2. Dalam 10-15 menit, jawablah pertanyaan berikut:

Prinsip dan/atau prinsip-prinsip pengadaan apa yang dapat diterapkan menurut Anda? Jelaskan mengapa?

Bagaimana Anda menjelaskan keharusan melakukan kembali proses pelelangan secara terbuka atas suatu pekerjaan setelah berakhirnya kontrak sebelumnya kepada petugas dari Kementerian tersebut dan tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk mengurangi risiko terhadap pengadaan?

3. Jelaskan bagaimana Anda mendokumentasikan berkas Anda.

Pertanyaan Skenario Lanjutan Jawablah pertanyaan berikut tentang skenario lanjutan.

Apakah perusahaan yang sekarang memegang kontak memiliki keuntungan kompetitif dalam situasi tersebut? Apakah keuntungan ini adil atau tidak adil?

Apakah mereka harus didiskualifikasi (Jelaskan mengapa)? Jelaskan bagaimana Anda mendokumentasikan keputusan Anda dalam berkas pengadaan Anda.

Studi Kasus Kementerian Kesehatan saat ini memiliki kontrak untuk layanan dukungan telepon help desk yang akan berakhir dalam 30 hari dan Kementerian masih memerlukan pelayanan tersebut; tetapi, petugas yang seharusnya menghubungi unit pengadaan Anda lupa menghubungi untuk memulai proses lelang. Petugas tersebut mendekati Anda untuk mendiskusikan rencana melanjutkan penggunaan layanan tersebut dan Anda menyarankan untuk melakukan lelang terbuka untuk memaksimalkan kompetisi. Namun, petugas tersebut khawatir proses Lelang Terbuka memerlukan waktu terlalu lama dan dapat mengakibatkan adanya jeda dalam layanan yang diperlukan. Petugas tersebut mengatakan ruang lingkup layanan tersebut tidak berubah dan perusahaan yang saat ini telah memenangkan dua kompetisi sebelumnya. Menurutnya, kemungkinan besar perusahaan tersebut akan menang lagi, jadi akan lebih mudah dan cepat untuk melakukan proses penunjukan langsung daripada Lelang Terbuka, menimbang masa berlaku layanan tersebut hampir habis.

Skenario Lanjutan Anda memberikan perpanjangan kontrak selama 45 hari supaya layanan help desk tetap berlanjut selama Anda mengadakan Lelang Terbuka. Pada saat evaluasi penawaran, perusahaan yang saat ini memberikan layanan memberikan penawaran dengan harga yang Skenario Lanjutan Anda memberikan perpanjangan kontrak selama 45 hari supaya layanan help desk tetap berlanjut selama Anda mengadakan Lelang Terbuka. Pada saat evaluasi penawaran, perusahaan yang saat ini memberikan layanan memberikan penawaran dengan harga yang

Sesi 6 Aktivitas 2 PEMBANGKIT SEMANGAT – SIAPAKAH SAYA

Tujuan: Agar peserta mampu mendefinisikan prinsip-prinsip pengadaan melalui kegiatan yang menantang dan menyenangkan

Petunjuk untuk Peserta:

1. Fasilitator akan menempel satu kartu bertuliskan salah satu prinsip pengadaan di punggung Anda.

2. Anda harus menebak prinsip apa yang tertulis

3. Anda harus mengikuti aturan main berikut ini untuk mendapatkan petunjuk.

4. Hanya boleh bertanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak

5. Tidak boleh menyebutkan prinsip apa pun dalam pertanyaan.

6. Hanya boleh mengajukan satu pertanyaan kepada setiap orang

Studi Kasus

Contoh pertanyaan/jawaban yang mungkin ditanyakan di antara peserta: Q: Jika prinsip ini saya terapkan, apakah peserta yang berminat berpartisipasi akan lebih maksimal?

A: Ya Q: Apakah prinsip saya Kompetisi?

Q: Jika prinsip ini saya terapkan, apakah saya harus memastikan saya memberikan informasi yang sama kepada semua penawar?

A: Ya Q: Apakah prinsip saya keadilan?

Catatan untuk peserta: Seperti yang telah kita pelajari, beberapa prinsip tumpang tindih. Pertanyaan yang Anda berikan mungkin jawabannya bisa lebih dari satu prinsip, jadi Anda harus sangat tepat dalam membuat pertanyaan Anda karena Anda hanya boleh memberi satu pertanyaan saja kepada satu orang. Pertimbangkanlah

► KEGIATAN HARI KETIGA

Sesi 0 Aktivitas 5 MEMBAHAS APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA

Tujuan:

Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari kedua

Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 4 & 5

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A

1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker

2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Kedua. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya

Kegiatan B

1. Anda akan bekerja dalam kelompok

2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin- poin penting yang Anda pelajari pada hari kedua

3. Ingatlah untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip pengadaan jika mungkin

Sesi 7 Aktivitas 1 STUDI KASUS – KEJUJURAN: INSTALASI PENGOLAHAN AIR

Petunjuk untuk Peserta:

1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus yang diberikan

2. Dalam 10-15 menit, jawablah pertanyaan berikut:

a. Prinsip dan/atau prinsip-prinsip pengadaan apa yang dapat diterapkan menurut Anda? Jelaskan mengapa?

b. Jelaskan alasan perpanjangan tenggat waktu penawaran dan apakah tindakan tersebut benar?

c. Jelaskan bagaimana Anda mendokumentasi berkas Anda.

Studi Kasus

Hari Jumat, 20 April, tenggat waktu pengajuan penawaran untuk instalasi pengolahan air yang bernilai tinggi. Lelang ini menggunakan proses prakualifikasi, berdasarkan petunjuk dalam dokumen pengadaan, penawaran dari empat perusahaan yang telah dimasukkan ke dalam shortlist harus diterima pukul 1 siang hari itu. Anda dan ketua Panitia Lelang telah mengadakan rapat di ruang pertemuan yang ditetapkan pada saat jam menunjukkan pukul

1 siang. Pada saat tenggat waktu berakhir, Anda menerima tiga penawaran. Walaupun Anda mengharapkan ada satu penawaran lagi, Anda melanjutkan ke proses pembukaan penawaran. Sore harinya pukul 4 sore, Anda menerima telepon dari penawar yang tidak mengajukan penawaraan yang menjelaskan bahwa ia ditahan oleh polisi karena pelanggaran lalu lintas dalam perjalanannya mengantarkan dokumen penawaran. Penawar tersebut yakin polisi itu secara sengaja menahan dirinya untuk mempengaruhi proses pengadaan dan di hari berikutnya, Anda diinformasikan oleh polisi setempat bahwa polisi tersebut menahan penawar dengan tidak semestinya. Menimbang situasi tersebut, Anda memutuskan untuk membuka kembali periode Lelang supaya penawar yang terlambat tersebut dapat mengajukan penawaran

Sesi 7 Aktivitas 2 UJI PENGETAHUAN INTERAKTIF – KUIS “JEOPARDY”

Tujuan: Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenangkan dan menantang

Petunjuk untuk Peserta:

1. Di bagian awal, pembawa acara kuis, akan menunjuk kelompok secara untuk memilih satu kategori dan jumlah poinnya.

2. Untuk setiap kategori, bacakan ‘pertanyaan’ dengan jelas kepada peserta.

3. Kelompok yang pertama kali mengangkat kartu nomor mejanya akan ditunjuk untuk memberikan ‘jawaban’; Apabila benar, kelompok tersebut akan mendapatkan jumlah poinnya.

Setiap kelompok hanya diberi waktu 30 detik untuk menjawab.

4. Hanya satu anggota kelompok yang menjadi juru bicara. Kelompok lain tidak boleh melontarkan jawaban mereka kecuali ditunjuk oleh pembawa acara.

5. Untuk memberikan ‘jawaban’ yang benar, ‘jawaban’ harus disampaikan dalam bentuk pertanyaan, misalnya, “Apa yang dimaksud dengan transparansi?”

6. Jika ‘jawaban’ salah atau waktu habis, kelompok berikutnya yang mengangkat kartu nomor mejanya akan diberikan kesempatan untuk menjawab.

7. Jika ada kelompok yang mendapatkan ‘daily double’ dari kategori yang dipilihnya, kelompok itu akan mempertaruhkan poinnya dan hanya kelompok itu saja yang boleh menjawab.

8. Di akhir kuis ini, setiap kelompok berkesempatan untuk mempertaruhkan jumlah poin mereka untuk babak ‘final jeopardy’. ‘Pertanyaan’ akan ditampilkan di layar dan setiap kelompok diberi 30 detik untuk menulis ‘jawaban’-nya masing-masing. Kelompok dengan ‘jawaban’ yang

benar mendapatkan jumlah poin yang dipertaruhkan.

9. Kelompok yang mengumpulkan poin terbanyak akan mendapatkan hadiah

Sesi 0 Aktivitas 6

KAJIAN MODUL 1 – APABILA ANDA ADALAH RAJA UNTUK SATU HARI

Tujuan: Melibatkan peserta dalam percakapan yang dinamis tentang apa yang telah mereka lakukan untuk memastikan penerapan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa di ULP mereka.

Petunjuk untuk peserta: Dalam kelompok Anda, lakukan curah pendapat dan presentasikan topik berikut ini: Apabila Anda adalah “Raja untuk Satu Hari”, apa yang akan Anda lakukan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa di organisasi Anda?