BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN
Module 1: Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan
Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I
Buku Pedoman Peserta Pelatihan
► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: Pembelajaran bersifat mandiri Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling
belajar dari pengalaman satu sama lain) Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.
► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:
Mendefinisikan dan menyatakan tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah
Mengidentifikasi dan mendefinisikan kelima prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah dan membahas pentingnya kelima prinsip tersebut
Mengetahui pentingnya prinsip dasar transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
Mengetahui pentingnya prinsip dasar akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
Mengetahui pentingnya prinsip dasar keadilani dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
Mengetahui pentingnya prinsip dasar kompetisi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
Mengetahui pentingnya prinsip dasar kejujuran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
► AGENDA PELATIHAN
HARI PERTAMA
Waktu Topik 08.00-08.45 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 1, Kegiatan Icebreaker, dan Aturan Pelatihan 08.45-09.00 Uji Pengetahuan Prapelatihan
Sesi 1: Apa yang Dimaksud Dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah? Mengapa Pengadaan 09.00-10.00 Penting?
10.00-10.15 Rehat 10.15-10.30 Kegiatan 1: Menyebutkan Kata 10.30-11.00 Kegiatan 2: Mendesain Baju Kaus “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah…” 11.00-11.45 Sesi 2: Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 11.45-13.00 Ishoma
Kegiatan 1: Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa dan Peraturan dan Perundang-undangan yang 13.00-13.30 Mendukung Prinsip tersebut
13.30-14.15 Sesi 3: Transparansi 14.15-14.45
Kegiatan 1: Studi Kasus – Transparansi: Printer Plotter 14.45-15.00
Kegiatan Merangkum Sesi 1-3: Rangkuman & Foto Bersama 15.00-15.15
Rehat 15.15-16.00 Sesi 4: Akuntabilitas
HARI KEDUA Waktu
Topik 08.00-08.15 Pembukaan
08.15-09.00 Kegiatan 1: Studi Kasus – Akuntabilitas: Analisis Dampak Lingkungan 09.00-09.30 Kegiatan 2: Curah Pendapat – Penerapan Prinsip Akuntabilitas 09.30-09.45 Rehat 09.45-10.30 Sesi 5: Keadilan 10.30-11.00 Kegiatan 1: Studi Kasus – Keadilan 11.00-11.30 Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario 11.30-12.00 Kegiatan Merangkum Sesi 4-5: Rangkuman 12.00-13.00 Ishoma
13.00-13.45 Sesi 6: Kompetisi 13.45-14.30
Kegiatan 1: Studi Kasus – Kompetisi: Kementerian Kesehatan 14.30-14.45
Rehat 14.45-15.30 Kegiatan 2: Siapakah Saya?
HARI KETIGA
Waktu
Topik 08.00-08.15 Pembukaan 08.15-09.00 Sesi 7: Kejujuran 09.00-09.30 Kegiatan 1: Studi Kasus – Kejujuran: Instalasi Pengolahan Air 09.30-09.45 Rehat 09.45-10.15 Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif – Kuis “Jeopardy” 10.15-11.00 Kegiatan Kajian Modul 1: Apabila Anda adalah Raja untuk Satu Hari 11.00-11.30 Uji Pengetahuan Pasca Pelatihan , Evaluasi Pelatihan 11.30-13.00 Ishoma
► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul pertama: Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.
ATURAN PELATIHAN
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:
Memastikan kehadiran Anda setiap hari
Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu
Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan
Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan
Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat.
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan
4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik.
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!
6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.
► PENGENALAN MODUL
Slide 1
SELAMAT DATANG DI MODUL 1 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia
Slide 2
Pembukaan
Slide 3
Aturan Pelatihan
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari
• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru
tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
Slide 4
Proyek Modernisasi
Pengadaan
Pengembangan Sumber Daya
Manusia (SDM) Gambaran Umum
Slide 5
Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
Gambaran Umum
Slide 6
Gambaran Umum Proyek Modernisasi Pengadaan
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa (LKPP) mengelola dana sebesar $50,000,000 untuk mendukung Agenda Pembangunan di Indonesia
TUJUAN
Mentransformasi Budaya Pengadaan di Indonesia
Menghemat biaya dan mencapai efisiensi dalam Penghematan ini bermuara pada pengadaan serta memastikan kualitas pengadaan
perbaikan layanan pembelian tersebut sesuai dengan kepentingan publik dan
barang dan jasa yang akan sesuai waktu yang direncanakan
meningkatkan pertumbuhan ekonomi Indonesia
PROGRAM UTAMA
PROFESIONALISASI PENGADAAN
KEBIJAKA & PEMBANGUNAN
PROSEDURAL PENGEMBANGAN
Struktur Kelembagaan & Profesionalisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP)
PENGADAAN YANG KEMITRAAN KELEMBAGAAN
PENGEMBANGAN
KONTRAK
SISTEM INFORMASI
BERKESINAMBUNGAN PEMERINTAH ULP
SUMBER DAYA
DAN SWASTA
KATALOG 6 ELEKTRONIK
Slide 7
Tim Proyek
Organisasi Program Pengembangan SDM
Proyek Modernisasi Pengadaan
Koordinator MCC di LKPP
Pelatihan Pengembangan SDM & Pengembangan Kompetensi LKPP
Direktur – Firman Dharmawan Tenaga Ahli – Eko Susi, Francisca Soesanto
Direktur – Sarah Sadiqa
Direktur – Tatang Wiraatmadja
Pengembangan SDM
Senior Advisor – Greg Edmonds
Program Manager
Barton Hosley
Pengembangan Kelembagaan
Senior Advisor – Peter Ray
Tom Mason Senior Advisor – Mark Henderson
Kontrak Payung
Pengembangan Pendampingan
Pengembangan Pelatihan
Keith Fawcett
PEMIMPIN Senior Advisor – Carl Mitchell Turner
SIMP & E-Catalogue
PEMIMPIN
PEMIMPIN
TIM PENDAMPING
TIM PELATIH
TIM ISD
Jason Sinaga
Muhammad Nur Yahya
Ade Adriana
Kemitraan Pemerintah Swasta
Senior Advisor – Azadeh Kopp-Moini
Ops Support Rizky Baihaqi Halim – Pendampingan
Ops Lead
Ivonne Whie – Data
Ops Support – Pelatihan
Ayu Ramanadia Senior Advisor – Greg Edmonds
Pengadaan Keberlanjutan
Slide 8
Gambaran Umum Proyek SDM Alur Pelatihan Keahlian Pengadaan
GAMBARAN UMUM
Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).
PERBEDAAN UTAMA
Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir
PENDEKATAN
• Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012.
• Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan
memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti 8 Perjanjian Payung, Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan .
Slide 9
Program Pelatihan SDM • Pelatihan SDM adalah program yang memiliki
banyak bagian dan jenis-jenis pelatihan
– 18 modul pelatihan – Mentoring – Pelatihan Khusus
• Hari ini kita mulai dengan langkah pertama dari banyaknya langkah yang bertujuan untuk memodernisasi pengadaan di Indonesia
• Anda diharapkan untuk terlibat dalam pelatihan dan membuka pikiran Anda untuk mempelajari hal-hal baru dan memandang pengadaan
dengan cara naru
Slide 10
Kurikulum & Silabus Pelatihan
18 Modul Inti
Tingkat Dasar
Tingkat Menengah
Tingkat Lanjutan
Modul 13 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar
Modul 1
Modul 7
Merencanakan & Mengembangkan
Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan
Pengadaan
Pengadaan yang Kompleks
Bagaimana Merencanakan Pengadaan
Bagaimana Menyusun Estimasi Biaya &
Modul 14
Sederhana
Mengapa Diperlukan?
Melaksanakan Kontrak Payung
Modul 15 Menyusun Dokumen Pengadaan
Modul 3
Modul 9
Bagaimana Menghitung Total Biaya
Mengidentifkasi & Mengelola Risiko dalam
Kepemilikan & Mengapa Diperlukan?
Pengadaan yang Rumit
Modul 4
Modul 10
Menerima & Mengevaluasi Penawaran
Bagaimana Menyusun & Menafsirkan
Modul 16
Persyaratan & Spesifikasi?
Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit
Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan
Modul 17 Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan
Modul 11
Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa
Bagaimana Memilih Model Kontrak yang
Tepat?
Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit
Modul 18 Pengelolaan Pengadaan
Modul 6
Modul 12
Kontrak Payung & Sistem Informasi
Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola
Kontrak?
Skema & Indikator Kecurangan
10
Slide 11
Tujuan Modul
• Mendefinisikan dan menyatakan tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah •
Mengidentifikasi dan mendefinisikan kelima prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah dan membahas pentingnya kelima prinsip tersebut
• Mengetahui pentingnya prinsip dasar transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
• Mengetahui pentingnya prinsip dasar akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
• Mengetahui pentingnya prinsip dasar keadilani dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
• Mengetahui pentingnya prinsip dasar kompetisi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
• Mengetahui pentingnya prinsip dasar kejujuran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan mengilustrasikan bagaimana prinsip tersebut sebaiknya diaplikasikan dalam membimbing kegiatan sehari-hari dan pengambilan keputusan
11
Slide 12
Slide 13
Slide 14
Slide 15
Slide 16
Perkenalan Fasilitator
16
Slide 17
Icebreaker – Menamai Kelompok dan Menciptakan Logo
Lihat buku kegiatan di bagian
akhir buku pedoman Anda
Slide 18
Uji Pengetahuan
Prapelatihan
Slide 18
Pengadaan Swasta vs. Pengadaan Pemerintah
PENGADAAN PEMERINTAH
PENGADAAN SWASTA
• Fokus utamanya
adalah manfaat sosial
• Difokuskan untuk
• Mendukung kegiatan
menghasilkan laba
pemerintah &
KESAMAAN
• Menunjang tujuan
usaha
layanan masyarakat dan menyediakan jasa
menyediakan
Entitas pengadaan
• Didanai oleh publik swasta
pemerintah dan
pengadaan swasta
• Diatur oleh per-UU-an
• Didanai oleh pemilik pengadaan
dirancang untuk
atau pemegang saham pemerintah
memperoleh barang,
• Diatur oleh aturan yang • Bertanggung jawab
pekerjaan konstruksi
dan jasa.
ditetapkan oleh
terhadap pemerintah; mengikuti prinsip-prinsip
organisasi swasta yang ditetapkan dalam
Kedua entitas tersebut
• Bertanggung jawab pengadaan
harus bekerja sesuai
kepada manajemen pemerintah; pegawai
dengan prinsip-prinsip
dan prosedur yang
• Jumlah penyedia
negeri.
• Mendorong akses barang/jasa .
ditetapkan
yang dipilih
yang adil bagi
berdasarkan
semua untuk
diskresi
bersaing hingga
perusahaan
seluas mungkin
18 tersebut
_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Slide 5
Mewujudkan keadilan
• Development of non-restrictive Kemungkinan Hasil
Inisiatif
Tindakan
Membuat persyaratan
• Membuat persyaratan yang jelas sesuai
• Jumlah organisasi yang memenuhi syarat dan
yang tidak mengarah
• Kompetisi meningkat specifications • Kompetisi meningkat
dengan kebutuhan minimum pemerintah
• Menjalankan proses pengadaan sesuai sesuai dengan yang didokumentasikan
• Jumlah organisasi yang berminat untuk berpartisipasi bertambah
Menaati prosedur dan • Adherence to procurement processes proses pengadaan
• Melakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam
• Jumlah penawaran yang diterima bertambah • Semua penawar diperlakukan sama dan adil
• Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan • Bidders selected only on the basis of • Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan
dokumen pengadaan
dengan adil
Menyeleksi penawar berdasarkan
kualifikasi dan their qualifications and the merit of • Pemilihan penawar yang menang dilakukan
• Membuat persyaratan dan kriteria evaluasi yang tidak mengarah
• Jumlah organisasi yang berminat untuk berpartisipasi bertambah
penawaran/proposal
yang diajukan their bids/proposals
dengan adil
• Mewajibkan untuk mengungkapkan kemungkinan terjadinya konflik
• Berkurangnya risiko kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan dalam proses pengadaan
Mengenali dan
kepentingan
• Semua penawar diperlakukan dengan sama
mengatasi konflik
• Mengidentifikasi dan mengurangi risiko
dan adil dalam proses pengadaan
kepentingan
atau tidak mengikutsertakan pengelola pengadaan yang memiliki konflik
• Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan dengan adil
kepentingan dalam pengadaan • Membentuk tim pengadaan yang anggotanya memiliki latar belakang yang
• Berkurangnya risiko kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan dalam proses pengadaan
Mengurangi bias
berbeda-beda
• Semua penawar diperlakukan dengan sama
• Mengimplementasikan checks and
dan adil dalam proses pengadaan balances selama proses pengadaan 5 • Pemilihan kontraktor yang menang dilakukan
dengan adil
_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
► KEGIATAN HARI PERTAMA
Sesi 0 Aktivitas 1 ICEBREAKER – MENAMAI KELOMPOK DAN MENCIPTAKAN LOGO
Tujuan:
Melibatkan peserta dalam percakapan yang dinamis
Membantu peserta untuk saling mengenal
Membangun hubungan (networking)
Petunjuk untuk Peserta:
1. Selama 5 menit, tulislah nama Anda pada ‘papan nama’ yang tersedia di atas meja, lalu hias dan warnai sesuai dengan keperibadian Anda
2. Sambil membuat ‘papan nama’ Anda, perkenalkan diri Anda dan ceritakan sedikit tentang pekerjaan dan pengalaman Anda sebagai pengelola pengadaan
3. Lalu, selama 10 menit, buatlah nama kelompok Anda secara bersama-sama dengan nama kelompok yang paling cocok untuk mewakili identitas dan pengalaman yang dimiliki setiap anggota dalam kelompok Anda.
4. Kemudian, selama 20 menit, rancang dan gambarlah logo kelompok Anda yang dapat mewakili nama dan pengalaman Anda pada flip chart.
5. Setelah itu, setiap kelompok akan memperkenalkan nama dan logonya kepada kelompok lainnya dengan menjelaskan nama dan logonya dengan singkat
6. Setelah selesai, nama dan logo terbaik akan ditentukan dengan tepuk tangan yang paling meriah. Kelompok yang mendapatkan tepuk tangan paling meriah akan memenangkan hadiah
Sesi 1 Aktivitas 1 MENYEBUTKAN KATA
Tujuan: Peserta mempertimbangkan secara seksama faktor-faktor apa saja yang dapat membentuk ULP yang baik.
Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A:
1. Dalam kelompok Anda, tulislah daftar kata dan frasa yang berkaitan dengan unit pengadaan yang berkinerja dengan baik
2. Jelaskan lebih lanjut mengapa kata atau frasa tersebut menggambarkan unit pengadaan yang berkinerja dengan baik
Kegiatan B: Dalam kelompok Anda, diskusikan, persiapkan, dan paparkan jawaban Anda atas pertanyaan berikut ini:
1. Bagaimana tindakan yang diambil oleh Pemerintah Indonesia dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dapat memengaruhi pasar dan ekonomi?
2. Apa dampak kebijakan pengadaan dan pengambilan keputusan pemerintah terhadap ekonomi?
Sesi 1 Aktivitas 2 MENDESAIN BAJU KAUS “PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH ADALAH….”
Tujuan: Peserta dapat menunjukkan pemahaman tentang aspek-aspek penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan hubungannya dengan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa
Petunjuk untuk Peserta:
1. Anda akan dibagikan baju kaus putih
2. Lengkapi kalimat “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah ______________” dengan satu kata atau frasa yang menurut Anda paling sesuai dengan menggunakan spidol
3. Jelaskan mengapa Anda memilih kata/frasa tersebut. Jika mungkin kaitkan dengan prinsip pengadaan.
4. Setelah mendesain, setiap kelompok akan berfoto bersama dengan mengenakan baju kaus yang didesain
Sesi 2 Aktivitas 1 PRINSIP-PRINSIP PENGADAAN BARANG/JASA DAN PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG MENDUKUNG PRINSIP TERSEBUT
Tujuan:
Untuk mendiskusikan hubungan antara prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa dengan peraturan dan per-UU-an yang berlaku.
Untuk mempertimbangkan secara mendalam konsekuensi dari ketidakpatuhan terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa
Petunjuk untuk Peserta :
1. Kelompok Anda akan mendapatkan kertas yang bertuliskan salah satu Prinsip Pengadaan Barang/Jasa di atas meja
2. Berdasarkan Prinsip tersebut, diskusikan dan jawablah kedua pertanyaan berikut ini selama
15 menit dan tulis jawabannya pada flip chart.
3. Gunakan PerPres sebagai pedoman.
a. Peraturan dan Perundang-undangan atau SOP apa yang Anda gunakan untuk mendukung penerapan Prinsip yang Anda diskusikan?
b. Jelaskan bagaimana hubungan peraturan dan per-UU-an dengan prinsip yang Anda diskusikan
Sesi 3 Aktivitas 1 STUDI KASUS – TRANSPARANSI: PRINTER PLOTTER
Tujuan: Agar peserta dapat memikirkan dengan seksama metode pemilihan yang ditetapkan dan mematuhinya dengan menerapkan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa. Petunjuk untuk Peserta:
1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus berikut.
2. Diskusikan jawaban pertanyaan berikut selama 10-15 menit:
a. Berdasarkan informasi yang diberikan, Penawar mana yang menang dan mengapa?
b. Apakah Anda dapat mempertimbangkan preferensi printer oleh Ditjen Hubla?
c. Di masa mendatang, bagaimana Anda dapat merestrukturisasi metode pemilihan untuk mencakup preferensi teknis tersebut?
Studi Kasus
ULP Anda mengadakan Pengadaan Barang/Jasa Sederhana dengan metode pemilihan lulus/tidak lulus untuk mendapatkan printer plotter khusus atas nama Departemen Pemetaan Direktorat Jenderal Perhubungan Laut (Ditjen Hubla). Dokumen lelang mencantumkan persyaratan teknis untuk printer dan pemeliharan dan perbaikan untuk dua tahun. Pada tanggal tenggat waktu, Anda menerima tiga (3) penawaran, Penawar A, B, dan
C. Masing-masing Penawar menawarkan merek printer yang berbeda dan tim evaluasi teknis dari Ditjen Hubla menetapkan bahwa spesifikasi semua printer tersebut lulus kriteria teknis. Penawar C harganya paling rendah. Pada saat Anda mendokumentasikan hasilnya, salah satu evaluator dari Ditjen Hubla menelepon Anda dan berkata ia lebih suka printer Penawar B dengan alasan lebih mudah digunakan.
Sesi 0 Aktivitas 2 RANGKUMAN DAN FOTO BERSAMA
Tujuan:
Untuk mengingat apa yang dipelajari pada sesi 1, 2 & 3.
Berpikir secara kritis hubungan peraturan per-UU-an dengan prinsip pengadaan
Petunjuk untuk Peserta:
1. Sebagai kelompok, putuskan tiga hal yang paling menarik bagi kelompok Anda.
2. Pastikan Anda menjelaskan mengapa ketiga hal tersebut menarik dan kaitkan dengan prinsip pengadaan apabila memungkinkan.
► KEGIATAN HARI KEDUA
Sesi 0 Aktivitas 3 DISKUSI TENTANG APA YANG TELAH DIPELAJARI DI HARI PERTAMA
Tujuan
Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.
Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 1,2, dan 3.
Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A
1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker
2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Pertama. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya
Kegiatan B
1. Anda akan bekerja dalam kelompok
2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin- poin penting yang Anda pelajari pada hari pertama
3. Ingatlah untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip pengadaan jika mungkin
Sesi 4 Aktivitas 1 STUDI KASUS – AKUNTABILITAS: ANALISIS DAMPAK LINGKUNGAN
Tujuan:
Agar peserta mampu menghadapi situasi pengadaan barang/jasa pemerintah apabila ada kesalahan pada dokumen teknis.
Agar peserta mampu memikirkan berbagai langkah yang dapat diambil apabila menemukan kesalahan dalam dokumen pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus berikut.
2. Diskusikan jawaban pertanyaan berikut selama 10-15 menit:
a. Apakah Anda sebaiknya tetap meneruskan proses evaluasi? Mengapa?
b. Jelaskan dampak yang mungkin timbul dari kesalahan tersebut
c. Bagaimana Anda sebaiknya mendokumentasikan berkas Anda untuk menangani situasi ini?
Studi Kasus
Anda menggunakan metode evaluasi kualitas dan harga untuk mengevaluasi penawaran untuk Analisis Dampak Lingkungan yang diajukan dalam Lelang Terbuka atas nama Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Penawar harus memenuhi nilai teknis minimum supaya proposal harga yang diajukan dievaluasi. Panitia Lelang meninjau proposal teknis (kualitas) dan menemukan kesalahan yang sama pada ukuran luas obyek area yang dirujuk oleh semua penawar. Panitia membaca kembali dokumen teknis dalam dokumen lelang dan ternyata ada kesalahan signifikan dalam dokumentasi pemerintah tersebut.
Sesi 4 Aktivitas 2 PENERAPAN AKUNTABILITAS
Tujuan:
Mendiskusikan bagaimana prinsip akuntabilitas diterapkan dan ditegakkan di ULP peserta
Berbagi dan mendiskusikan apa yang menjadi perhatian besar dalam menerapkan prinsip akuntabilitas di ULP mereka
Petunjuk untuk Peserta: Dalam kelompok Anda, diskusikan pertanyaan berikut. Tulis jawabannya pada flipchart dan paparkan kepada kelompok lain.
Apa yang telah Anda lakukan untuk menjamin penerapan prinsip akuntabilitas dalam penyelenggaraan kegiatan pengadaan?
Apa yang menjadi perhatian terbesar Anda dalam menerapkan prinsip akuntabilitas di ULP Anda?
Sesi 5 Aktivitas 1 STUDI KASUS – KEADILAN
Tujuan:
Agar peserta memahami pentingnya memperlakukan semua penawar secara adil dalam proses pengadaan
Agar peserta mengetahui perbedaan antara keuntungan kompetitif yang adil dan tidak adil dalam proses pengadaan
Petunjuk untuk Peserta:
1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus yang diberikan.
2. Dalam 10-15 menit, jawablah pertanyaan berikut ini:
a. Apakah ULP harus mematuhi permintaan dari bupati/walikota tersebut? Mengapa? Jelaskan alasan Anda.
b. Bagaimana ULP dapat mendukung tujuan bupati/walikota dalam membantu industri lokal tanpa melangar prinsip pengadaan?
Studi Kasus Kementerian Perhubungan mengiklankan Lelang Terbuka untuk membangun jalan raya yang cukup besar melalui suatu kabupaten/kota yang besar dan ada beberapa perusahaan yang tertarik untuk mengajukan penawaran. Bupati/walikota kabupaten/kota tersebut meminta ULP untuk memberikan informasi detail Harga Perkiraan Sendiri (HPS) kepada salah satu penawar yang berminat untuk mendapatkan kontrak tersebut. Bupati/walikota tersebut mengatakan penawar ini berbasis di kabupaten/kota yang akan dibangun jalan raya utama tersebut, sehingga penawar tersebut layak mendapatkan informasi dan bantuan tambahan di luar yang diberikan kepada penawar lainnya.
Sesi 5 Aktivitas 2 LATIHAN BERBASIS SKENARIO
Tujuan:
Agar peserta mampu mengidentifikasi bagaimana prinsip keadilan memengaruhi kegiatan dan keputusan dalam proses pengadaan barang/jasa.
Agar peserta mampu mengidentifikasi kemungkinan konsekuensi dari berperilaku tidak adil dalam proses pengadaan barang/jasa.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bacalah dan pikirkan pertanyaan berikut dan diskusikan dalam kelompok hubungan antara pertanyaan berikut dengan prinsip keadilan:
a. Bagaimana prinsip keadilan memengaruhi kegiatan dan keputusan dalam proses pengadaan barang/jasa?
b. Apa kemungkinan konsekuensi dari perilaku yang tidak adil dalam proses pengadaan barang/jasa?
c. Pada skenario berikut, siapa yang diuntungkan dan siapa yang dirugikan dari tindakan yang diambil?
2. Sekarang, jawablah pertanyaan berikut ini.
a. Dalam hal apa tindakan Bapak Agus Salim melanggar prinsip keadilan?
b. Apa kemungkinan konsekuensi dari perilaku Bapak Agus Salim?
c. Apakah tindakannya melanggar prinsip-prinsip pengadaan lainnya?
d. Bagaimana kalau Bapak Agus Salim tidak memberikan dokumen tersebut kepada temannya sebelum dipublikasikan, melainkan memberitahukan temannya tentang kesempatan berpartisipasi setelah dokumen pengadaan dipublikasikan – Bagaimana tindakan ini mempromosikan atau melanggar prinsip pengadaan?
3. Persiapkan untuk memaparkan jawaban Anda.
Skenario
Bapak Agus Salim adalah seorang pengelola pengadaan yang akan melakukan pembelian laptop baru untuk Kementerian Perhubungan. Sebagai bagian dari tim pengadaan, Bapak Agus Salim memiliki akses terhadap dokumen persyaratan dan dokumen pengadaan. Sebelum dokumen persyaratan dan dokumen pengadaan tersebut dipublikasikan, Bapak Agus Salim mengirimkan dokumen tersebut kepada temannya yang memiliki bisnis penjualan laptop yang mungkin berminat untuk mengajukan penawaran untuk pengadaan laptop tersebut
Sesi 0 Aktivitas 4 RANGKUMAN
Tujuan:
Mengingat yang dipelajari pada sesi 4 & 5.
Berpikir kritis tentang bagaimana hubungan peraturan perundang-undangan dengan prinsip pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Fasilitator akan berkeliling membawa sekantong pertanyaan
2. Ambil satu pertanyaan; dalam kelompok Anda, diskusikan jawabannya selama 30 detik
3. Paparkan jawaban Anda
Sesi 6 Aktivitas 1 STUDI KASUS – KOMPETISI: KEMENTERIAN KESEHATAN
Tujuan: Agar peserta dapat berpikir secara kritis dan menerapkan pemahaman prinsip kompetisi dalam skenario pengadaan barang/jasa.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Dalam kelompok Anda, bacalah bagian pertama dari studi kasus berikut ini.
2. Dalam 10-15 menit, jawablah pertanyaan berikut:
Prinsip dan/atau prinsip-prinsip pengadaan apa yang dapat diterapkan menurut Anda? Jelaskan mengapa?
Bagaimana Anda menjelaskan keharusan melakukan kembali proses pelelangan secara terbuka atas suatu pekerjaan setelah berakhirnya kontrak sebelumnya kepada petugas dari Kementerian tersebut dan tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk mengurangi risiko terhadap pengadaan?
3. Jelaskan bagaimana Anda mendokumentasikan berkas Anda.
Pertanyaan Skenario Lanjutan Jawablah pertanyaan berikut tentang skenario lanjutan.
Apakah perusahaan yang sekarang memegang kontak memiliki keuntungan kompetitif dalam situasi tersebut? Apakah keuntungan ini adil atau tidak adil?
Apakah mereka harus didiskualifikasi (Jelaskan mengapa)? Jelaskan bagaimana Anda mendokumentasikan keputusan Anda dalam berkas pengadaan Anda.
Studi Kasus Kementerian Kesehatan saat ini memiliki kontrak untuk layanan dukungan telepon help desk yang akan berakhir dalam 30 hari dan Kementerian masih memerlukan pelayanan tersebut; tetapi, petugas yang seharusnya menghubungi unit pengadaan Anda lupa menghubungi untuk memulai proses lelang. Petugas tersebut mendekati Anda untuk mendiskusikan rencana melanjutkan penggunaan layanan tersebut dan Anda menyarankan untuk melakukan lelang terbuka untuk memaksimalkan kompetisi. Namun, petugas tersebut khawatir proses Lelang Terbuka memerlukan waktu terlalu lama dan dapat mengakibatkan adanya jeda dalam layanan yang diperlukan. Petugas tersebut mengatakan ruang lingkup layanan tersebut tidak berubah dan perusahaan yang saat ini telah memenangkan dua kompetisi sebelumnya. Menurutnya, kemungkinan besar perusahaan tersebut akan menang lagi, jadi akan lebih mudah dan cepat untuk melakukan proses penunjukan langsung daripada Lelang Terbuka, menimbang masa berlaku layanan tersebut hampir habis.
Skenario Lanjutan Anda memberikan perpanjangan kontrak selama 45 hari supaya layanan help desk tetap berlanjut selama Anda mengadakan Lelang Terbuka. Pada saat evaluasi penawaran, perusahaan yang saat ini memberikan layanan memberikan penawaran dengan harga yang Skenario Lanjutan Anda memberikan perpanjangan kontrak selama 45 hari supaya layanan help desk tetap berlanjut selama Anda mengadakan Lelang Terbuka. Pada saat evaluasi penawaran, perusahaan yang saat ini memberikan layanan memberikan penawaran dengan harga yang
Sesi 6 Aktivitas 2 PEMBANGKIT SEMANGAT – SIAPAKAH SAYA
Tujuan: Agar peserta mampu mendefinisikan prinsip-prinsip pengadaan melalui kegiatan yang menantang dan menyenangkan
Petunjuk untuk Peserta:
1. Fasilitator akan menempel satu kartu bertuliskan salah satu prinsip pengadaan di punggung Anda.
2. Anda harus menebak prinsip apa yang tertulis
3. Anda harus mengikuti aturan main berikut ini untuk mendapatkan petunjuk.
4. Hanya boleh bertanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak
5. Tidak boleh menyebutkan prinsip apa pun dalam pertanyaan.
6. Hanya boleh mengajukan satu pertanyaan kepada setiap orang
Studi Kasus
Contoh pertanyaan/jawaban yang mungkin ditanyakan di antara peserta: Q: Jika prinsip ini saya terapkan, apakah peserta yang berminat berpartisipasi akan lebih maksimal?
A: Ya Q: Apakah prinsip saya Kompetisi?
Q: Jika prinsip ini saya terapkan, apakah saya harus memastikan saya memberikan informasi yang sama kepada semua penawar?
A: Ya Q: Apakah prinsip saya keadilan?
Catatan untuk peserta: Seperti yang telah kita pelajari, beberapa prinsip tumpang tindih. Pertanyaan yang Anda berikan mungkin jawabannya bisa lebih dari satu prinsip, jadi Anda harus sangat tepat dalam membuat pertanyaan Anda karena Anda hanya boleh memberi satu pertanyaan saja kepada satu orang. Pertimbangkanlah
► KEGIATAN HARI KETIGA
Sesi 0 Aktivitas 5 MEMBAHAS APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA
Tujuan:
Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari kedua
Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 4 & 5
Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A
1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker
2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Kedua. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya
Kegiatan B
1. Anda akan bekerja dalam kelompok
2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin- poin penting yang Anda pelajari pada hari kedua
3. Ingatlah untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip pengadaan jika mungkin
Sesi 7 Aktivitas 1 STUDI KASUS – KEJUJURAN: INSTALASI PENGOLAHAN AIR
Petunjuk untuk Peserta:
1. Dalam kelompok Anda, bacalah studi kasus yang diberikan
2. Dalam 10-15 menit, jawablah pertanyaan berikut:
a. Prinsip dan/atau prinsip-prinsip pengadaan apa yang dapat diterapkan menurut Anda? Jelaskan mengapa?
b. Jelaskan alasan perpanjangan tenggat waktu penawaran dan apakah tindakan tersebut benar?
c. Jelaskan bagaimana Anda mendokumentasi berkas Anda.
Studi Kasus
Hari Jumat, 20 April, tenggat waktu pengajuan penawaran untuk instalasi pengolahan air yang bernilai tinggi. Lelang ini menggunakan proses prakualifikasi, berdasarkan petunjuk dalam dokumen pengadaan, penawaran dari empat perusahaan yang telah dimasukkan ke dalam shortlist harus diterima pukul 1 siang hari itu. Anda dan ketua Panitia Lelang telah mengadakan rapat di ruang pertemuan yang ditetapkan pada saat jam menunjukkan pukul
1 siang. Pada saat tenggat waktu berakhir, Anda menerima tiga penawaran. Walaupun Anda mengharapkan ada satu penawaran lagi, Anda melanjutkan ke proses pembukaan penawaran. Sore harinya pukul 4 sore, Anda menerima telepon dari penawar yang tidak mengajukan penawaraan yang menjelaskan bahwa ia ditahan oleh polisi karena pelanggaran lalu lintas dalam perjalanannya mengantarkan dokumen penawaran. Penawar tersebut yakin polisi itu secara sengaja menahan dirinya untuk mempengaruhi proses pengadaan dan di hari berikutnya, Anda diinformasikan oleh polisi setempat bahwa polisi tersebut menahan penawar dengan tidak semestinya. Menimbang situasi tersebut, Anda memutuskan untuk membuka kembali periode Lelang supaya penawar yang terlambat tersebut dapat mengajukan penawaran
Sesi 7 Aktivitas 2 UJI PENGETAHUAN INTERAKTIF – KUIS “JEOPARDY”
Tujuan: Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenangkan dan menantang
Petunjuk untuk Peserta:
1. Di bagian awal, pembawa acara kuis, akan menunjuk kelompok secara untuk memilih satu kategori dan jumlah poinnya.
2. Untuk setiap kategori, bacakan ‘pertanyaan’ dengan jelas kepada peserta.
3. Kelompok yang pertama kali mengangkat kartu nomor mejanya akan ditunjuk untuk memberikan ‘jawaban’; Apabila benar, kelompok tersebut akan mendapatkan jumlah poinnya.
Setiap kelompok hanya diberi waktu 30 detik untuk menjawab.
4. Hanya satu anggota kelompok yang menjadi juru bicara. Kelompok lain tidak boleh melontarkan jawaban mereka kecuali ditunjuk oleh pembawa acara.
5. Untuk memberikan ‘jawaban’ yang benar, ‘jawaban’ harus disampaikan dalam bentuk pertanyaan, misalnya, “Apa yang dimaksud dengan transparansi?”
6. Jika ‘jawaban’ salah atau waktu habis, kelompok berikutnya yang mengangkat kartu nomor mejanya akan diberikan kesempatan untuk menjawab.
7. Jika ada kelompok yang mendapatkan ‘daily double’ dari kategori yang dipilihnya, kelompok itu akan mempertaruhkan poinnya dan hanya kelompok itu saja yang boleh menjawab.
8. Di akhir kuis ini, setiap kelompok berkesempatan untuk mempertaruhkan jumlah poin mereka untuk babak ‘final jeopardy’. ‘Pertanyaan’ akan ditampilkan di layar dan setiap kelompok diberi 30 detik untuk menulis ‘jawaban’-nya masing-masing. Kelompok dengan ‘jawaban’ yang
benar mendapatkan jumlah poin yang dipertaruhkan.
9. Kelompok yang mengumpulkan poin terbanyak akan mendapatkan hadiah
Sesi 0 Aktivitas 6
KAJIAN MODUL 1 – APABILA ANDA ADALAH RAJA UNTUK SATU HARI
Tujuan: Melibatkan peserta dalam percakapan yang dinamis tentang apa yang telah mereka lakukan untuk memastikan penerapan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa di ULP mereka.
Petunjuk untuk peserta: Dalam kelompok Anda, lakukan curah pendapat dan presentasikan topik berikut ini: Apabila Anda adalah “Raja untuk Satu Hari”, apa yang akan Anda lakukan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa di organisasi Anda?