Sistem Informasi Perpusta kaan ( 1)

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi sangat pesat di era globalisasi saat ini.
Dengan kemajuan teknologi tersebut, pemanfaatan perangka komputer sebagai media
untuk memproses data sangat membantu manusia dalam penyelesaian pekerjaan.
Peekembangan teknologi informasi telah membuka mata dunia akan sebuah dunia yang
baru, tempat pemasaran baru, dan sebuah jaringan informasi dunia yang tanpa batas.
Dalam sebuah jaringan internet, website merupakan sebuah aplikasi yang banyak
diminati oleh masyarakat. Dan saat ini website mulai dikembangkan sebagai media yang
ampuh untuk mengolah data dan database kemudian menyajikannya ke browser web
pengunjung. Demikian juga pada sebuah instansi maupun pada lembaga pendidikan,
pengguna media website sebagai pengolah data dan database sudah mulai menjadi
pilihan utama. Kemampuan dan fleksibilitas website yang dapat menjangkau wilayah
yang luas merupakan alasan utama menggunakan media ini.
Dengan alasan itu maka didirikanlah sebuah perusahaan yang akan membantu
meningkatkan kualitas keilmuan dalam pengetahuan. Untuk dapat menunjang efektivitas
dan efisiensi serta mempermudah pengelolaan data buku dan memacu siswa/mahasiswa/
umum untuk membaca, maka dibuatlah sistem informasi untuk pengolahan data buku di
perpustakaan yang berbasis website.


1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat diambil perumusan masalah yaitu:
Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan berbasis website.
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini yaitu:
1. Sebagai pemenuhan tugas dari mata kuliah Pengantar Sistem Informasi
2. Membuat Sistem Informasi perpustakaan berbasis website.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat makalah ini yaitu:

1. Mengetahui alur dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan.
2. Mengenal lebih dalam siklus sistem informasi, khususnya sistem informasi
perpustakaan.
1

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah seperangkat unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau beberapa
tujuan dengan mengolah data suatu energi dalam jangka waktu tertentu guna

menghasilkan informasi dan energi. (Mudrick dan Ross).
2.2 Pengertian Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa
kini maupun yang akan datang.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi yaitu kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain
yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, dan
menyimpan serta mendistribusikan informasi.
2.4 Komponen Sistem Informasi
Beberapa komponen sistem informasi, yaitu:

1. Perangkat keras (hardware)
2. Perangkat lunak (software)
3. Data
4. Prosedur
5. Manusia
2.5 Kegiatan Sistem Informasi
Kegiatan Sistem Informasi terdiri dari:
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan suatu data yang akan

diproses.
2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu keluaran yang menghasilkan laporan dari proses diatas.
4. Penyimpanan, sutu kegiatan untuk menyimpan /memelihara data.
5. Kontrol, suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan
sesuai yang diharapkan.
2

2.6 Pengertian Perpustakaan
Pengertian perpustakaan secara umum adalah suatu unit kerja yang berupa tempat
mengumpulkan, menyimpan, dan memelihara koleksi pustaka baik buku-buku ataupun
bacaan lainnya yang diatur, diorganisasikan, diadministrasikan dengan cara tertentu
untuk memberi kemudahan dan digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai suatu
informasi.

2.7 Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi perpustakaan adalah proses pengelolaan perpustakaan dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi. Dengan bantuan ini, maka beberapa
pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Dengan demikian para pustakawan

dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan peerpustakaan
karena beberapa pekerjaan sudah diambil alih oleh komputer. Sistem informasi
perpustakaan memanfaatkan teknologi informasi untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan
dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem perpustakaan
terkomputerisasi.

3

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Perancangan Sistem
Sistem informasi perpustakaan ini dibuat dengan menggunakan program Php dan
MySQL serta webserver Apache. Dengan menggunakan program-program tersebut maka
diharapkan

kemampuan

yang

dimiliki


sistem

informasi

perpustakaan

dapat

dimanfaatkan/digunakan dan dimaksimalkan oleh banyak pengakses dalam satuan
waktu. Inti dari sistem informasi perpustakaan ini adalah memberi kemudaha berupa
informasi dan fasilitas kepada pengguna untuk mengetahui buku-buku dan diizinkan
untuk membaca referensi dari buku dalam bentuk online-books.

Sistem informasi

perpustakaan ini dibuat dengan beberapa fungsi termasuk sistem pencarian buku yang
berdasarkan pada judul buku, nama penerbit, maupun nama penulisnya.

3.2 Perancangan Database

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat sistem informasi
perpustakaan adalah dengan membuat perancangan database yang akan digunakan.
Database ini akan dipecah dalam beberapa tabel-tabel yang akan digunakan untuk
menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan sistem informasi perpustakaan
tersebut.
3.3 Rancangan Jalannya Program
Program ini digunakan untuk menampilkan dan menginformasikan daftar buku
yang ada pada sebuah perpustakaan, sehingga setiap pengguna mendapatkan informasi
yang valid mengenai kondisi buku-buku yang ada diperpustakaan tersebut. Pada program
ini terdapat tiga buah kategori akses, diantaranya adalah:
1. Halaman admin yang digunakan untuk melakukan administrasi sistem perpustakaan
secara keseluruhan. Program ini dibuat untuk dapat memanajemen seluruh data yang
ada dalam database perpustakaan.
2. Halaman pengunjung digunakan untuk para pengunjung biasa, artinya pada halaman
ini dapat diakses oleh siapa saja yang membuka alamat web secara bebas. Fungsi yang
diberikan pada halaman ini adalah pencarian buku yang dikategorikan berdasarkan
judul buku, nama penulis, dan nama penerbitnya.

4


3. Halaman anggota yang merupakan halaman khusus yang dimiliki anggota
perpustakaan. Hak yang dimiliki oleh anggota adalah dapat melihat ringkasan singkat
yang ada pada setiap buku, dan dapat memesan lebih dahulu buku yang ingin
dipinjam.

3.4 Diagram Konteks
Adapun diagram sistem perpustakaan yang akan diterapkan adalah sebagai
berikut:

Anggota

Data Anggota

Buku, Denda

Laporan

Sistem
Informasi
Peprutaka

an

Manajemen

Parameter Sistem

Gambar 1.1 Diagram Konteks Sistem Perpustakaan

Kartu Anggota

Data Anggota

Anggota

Data Anggota

Tabel Anggota

Proses
Pendaftaran

Anggota

Id Anggota

Gambar 1.2 Diagram Pendaftaran Anggota

5

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Data
Pada dasarnya, sumber data merupakan hal pokok yang harus dimiliki untuk
membangun sebuah sistem informasi. Tanpa adanya data sebuah sistem tidak akan
terbentuk apalagi berfungsi. Maka haruslah diperoleh sejumlah sumber data yang cukup
valid untuk membangun sebuah sistem informasi perpustakaan berbasis website. Data
tersebut diantaranya data buku, data anggota perpustakaan, data pengelola perpustakaan,
alur pendataan buku baru, alur peminjaman buku, alur pengembalian buku dan proses
perhitungan denda keterlambatan. Semua data tersebut nantinya akan digunakan untuk
membangun sebuah sistem informasi perpustakaan. Sumber data tersebut dapat menjadi
parameter untuk membuat database yang digunakan untuk menyimpan data dari

sejumlah sumber data tersebut. Sumber data tersebut juga akan menjadi parameter untuk
membuat aplikasi sistem informasi perpustakaan, seperti form input data, proses eksekusi
input dan output data.
4.2 Analisa Kebutuhan Hardware
Perangkat keras yang digunakan untuk mendukung proses sistem informasi
perpustakaan berbasis website ini, antara lain:
1.
2.
3.
4.
5.

Sebuah komputer yang berfungsi sebagai server.
Jaringan lokal.
Beberapa komputer client yang sudah terhubung oleh jaringan.
Sebuah printer untuk percetakan kartu anggota.
Sebuah kamera untuk mengambil gambar buku.

4.3 Analisa Kebutuhan Software
Dalam pembuatan sistem informasi berbasis website ini, perangkat lunak yang

digunakan untuk mendukung proses tersebut antara lain:
1. Operating System (OS) menggunakan microsoft windows xp yang mendukung
dengan aplikasi webserver apache.
2. Aplikasi webserver apache yang digunakan sebagai tulang punggung server website.
3. Program Php, MySQL yang digunakan untuk membangun website serta program
Macromedia Dreamweaver MX untuk mendesain tampilan program.
6

4.4 Analisa Kebutuhan Brainware
Untuk mendukung semua proses sistem informasi perpustakaan agar berjalan
maksimal, maka dibutuhkan sumber daya manusia yang handal. Antara lain:
1. Manajer
Seseorang yang bertanggung jawab penuh terhadap sistem perpustakaan.
2. Administrator
Seseorang yang bertugas mengatur semua lalu-lintas data.
3. Bagian perawatan
Bertugas menjaga dan merawat sistem perpustakaan mulai perangkat buku sampai
perangkat komputer.
4.5 Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan
1. Pembuatan Halaman Administrator
A. Pembuatan Halaman Masukan
a) Form login administrator
Form login ini digunakan oleh seorang admin untuk masuk ke dalam
sistem. Proses login merupakan salah satu cara yang cukup ampuh untuk
melindungi sistem dari pihak yang tidak berwenang. Prosesnya adalah
mencocokkan admin id dan password yang diketik pada form dengan
record yang ada pada tabel admin.
b) Form menu utama
Program menu utama digunakan sebagai halaman pengelolaan terhadap
semua data yang berkaitan dengan sistem informasi perpustakaan. Dalam
program ini terdapat empat tombol yang berfungsi untuk navigasi ke
halaman yang dituju.
c) Form input admin
Sebuah perpustakaan mempunyai beberapa staf yang bertugas sebagai
pengelola yang mempunyai kewenangan seperti seperti administrator.
Untuk itu perlu dibuat sebuah program input untuk menambah
adminstrator baru sistem perpustakaan.
d) Form input penerbit

7

Form ini digunakan untuk memasukkan data penerbit dari semua buku
yang ada. Sehingga semua data penerbit, yang berhubungan dengan bukubuku yang ada dalam perpustakaan harus dimasukkan ke dalam database
melalui program ini.
e) Form input penulis
Program ini merupakan form untuk memasukkan semua data penulis yang
berhubungan dengan semua buku di dalam perpustakaan. Melalui form
inilah semua data penulis dapat disimpan ke dalam database pada tabel
penulis.
f) Form input anggota
Anggota perpustakaan mempunyai peranan penting dalam sirkulasi proses
sistem

informasi,

diantaranya

proses

pencarian,

peminjaman,

pengembalian, dan proses pemesanan buku. Tanpa anggota sebuah sistem
tidak akan hidup proses sirkulasinya. Oleh karena itu dibuatlah program
berupa form yang digunakan untuk memasukkan data anggota ke dalam
database perpustakaan.
g) Form input jenis buku
Form masukan jenis buku ini digunakan untuk mengatasi masalah
pengelompokan buku. Pengelompokan bisa dikategorikan menjadi
beberapa jenis, sesuai dengan kondisi di perpustakaan.
h) Form input buku
Program yang berupa form ini digunakan untuk memasukkan semua data
yang ada di setiap buku. Data tersebut antara lain ISBN, judul buku, jenis
buku, penulis, penerbit, tahun terbit, dan resensi buku.
i) Form input isi buku
Form ini digunakan untuk memasukkan semua deskripsi setiap buku yang
ada dalam perpustakaan.
j) Form input pinjaman buku
Program yang berupa form ini digunakan untuk melakukan transaksi
peminjaman buku. Semua data dalam form ini akan dimasukkan dalam
tabel pinjaman. Dan dalam form ini terdapat dua hubungan dengan tabel
lain yaitu tabel buku dan tabel anggota.
k) Form input forum anggota

8

Fasilitas forum hanya diperuntukkan bagi anggota perpustakaan yang
sudah terdaftar dalam database. Form masukan ini berfungsi sebagai
kontrol anggota. Melalui form ini admin dapat memberikan peringatan
untuk menjaga sikap terlebih dahulu kepada anggota yang kemudian akan
ditampilkan dalam halaman anggota.
l) Form input denda
Program ini digunakan untuk memasukkan data nominal denda perhari.
Program ini juga berfungsi sebagai parameter untuk menghitung jumlah
nominal yang harus dibayar anggota sebagai peminjam buku jika
terlambat mengembalikan.
B. Pembuatan Halaman Pengelolaan
a) Pengelolaan adminstrator
Form ini terdiri dari sebuah droplist yang digunakan untuk memilih nama
administrator dan dua buah tombol, yaitu tombol edit dan hapus admin.
b) Pengelolaan admin
Form ini juga digunakan dari sebuah droplist yang digunakan untuk
memilih nama penerbit yang diinginkan dan dua buah tombol eksekusi,
yaitu edit dan hapus penerbit.
c) Pengelolaan penulis
Form ini terdiri dari sebuah droplist yang digunakan untuk memilih nama
penulis yang diinginkan dan dua buah tombol eksekusi, yaitu edit dan
hapus penulis.
d) Pengelolaan anggota
Form ini digunakan untuk memilih nama anggota yang akan dikelola,
yang terdiri dari tombol edit dan hapus anggota.
e) Pengelolaan jenis buku
Form ini terdiri dari sebuah droplist yang digunakan untuk memilih jenis
buku yang diinginkan dan duah tombol eksekusi , yaitu edit dan hapus
jenis.
f) Pengelolaan buku
Form ini terdiri dari sebuah droplist yang digunakan untuk memilih judul
buku yang diinginkan dan dua buah tombol eksekusi, yaitu edit dan hapus
buku.
9

g) Pengelolaan deskripsi buku
Form ini terdiri dari sebuah droplist yang digunakan untuk memilih
deskripsi buku yang diinginkan dan terdapat dua tombol eksekusi.
h) Pengelolaan pinjaman buku
Form ini terdiri dari sebuah droplist dan satu tombol eksekusi yaitu
kembalikan.
i) Pengelolaan forum anggota
Form pengelolaan ini digunakan untuk menghapus seluruh data yang ada
dalam tabel forum.
j) Pengelolaan Denda
Form ini terdiri dari dua buah tombol eksekusi, yaitu hapus dan edit.
C. Pembuatan Halaman Laporan
a) Laporan Administrasi
Laporan ini diambil dari tabel admin. Laporan ini juga dilengkapi dengan
fungsi cetak melalui dokumen PDF.
b) Laporan penerbit
Laporan ini diambil dari tabel penerbit yang isinya kode, nama, alamat,
no telepon, email dan deskripsi tentang penerbit.
c) Laporan penulis
Laporan ini diambil dari tabel penulis yang isinya kode, nama, alamat,
email, dan deskripsi tentang penulis.
d) Laporan anggota
Laporan ini diambil dari tabel anggota yang isinya id, user, nama, jenis
kelamin, no telepon, alamat, email, dan deskripsi lainnya tentang anggota.
e) Laporan jenis buku
Laporan ini diambil dari tabel jenis buku yang isinya kode, jenis buku,
dan deskripsi lainnya tentang jenis buku yang bersangkutan.
f) Laporan buku
Laporan ini diambil dari tabel buku. Dilengkapi dengan fungsi cetak
melalui dokumen PDF.
g) Laporan deskripsi buku
Laporan ini diambil dari gabungan antar tabel yang ada dalam database,
yaitu tabel deskripsi dan tabel isi buku.
10

h) Laporan pinjaman buku
Laporan ini bersifat sementara, yaitu pada saat ada transaksi peminjaman
buku maka datanya akan ditampilkan dalam laporan ini.
i) Laporan forum anggota
Laporan ini diambil dari tabel forum yang isinya nama dan argumen yang
dikirimkan anggota.
j) Laporan pendapatan denda
Pada form ini disediakan droplist untuk melihat data pendapatan denda
berdasarkan bulan dan tahun tertentu.
2. Pembuatan Halaman Anggota
A. Halaman Pembuka
Halaman ini merupakan halaman utama yang secara otomatis terbuka apabila
proses login anggota berhasil.
B. Halaman Pencarian Buku
Halaman ini digunakan untuk mencari buku di perpustakaan. Pada halaman
ini disediakan dua masukan yaitu masukan berupa data dan masukan berupa
pilihan yang sudah ditentukan.
C. Halaman Detail Pencarian
Fasilitas khusus yang diberikan kepada anggota diantaranya adalah halaman
detail pencarian.
D. Halaman Forum
Halaman ini digunakan sebagai media komunikasi antar anggota.
3. Pembuatan Halaman Pengunjung
A. Halaman Index
Halaman ini akan

terbuka secara otomatis ketika pengunjung mengetik

alamat URL pada browser web.
B. Halaman Profil
Halaman ini berisi tentang profil perpustakaan.
C. Halaman Bantuan
Berfungsi sebagai bantuan kepada pengunjung yang ingin menggunakan
program perpustakaan online.
D. Halaman Pencarian Buku
11

Berfungsi

untuk

mencari

buku

yang

ada

di

dalam

perpustakaan berdasarkan masukan yang diberikan oleh
pengunjung.
4.6 Keunggulan dan Kelemahan Sistem
1. Keunggulan
Keunggulan sistem informasi yang dibuat ini adalah:
a. Program ini menggunakan database yang terintegrasi dengan sistem
keamanan yang baik.
b. Program ini dibuat dengan menggunakan software yang bersifat open
source, sehingga tidak perlu khawatir dengan lisensi yang ada.
2. Kelemahan
Adapun kelemahan sistem perpustakaan yang dibuat ini adalah:
a. Penggunaan anggota baru masih menggunakan formulir manual, yang
kemudian dimasukkan ke dalam database.
b. Belum ada fasilitas untuk mencetak kartu anggota secara otomatis

12

BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan penulis maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.
1. Dari proses pembuatan sistem informasi perpustakaan ini, dapat diketahui bahwa
untuk menyusun suatu sistem yang baik, tahap-tahap yang perlu dilakukan adalah
dengan mempelajari sistem yang ada, merumuskan permasalahan yang ada, mencari
alternatif penyelesaian untuk masalah yang ada, kemudian barulah merancang suatu
sistem yang dapat mengatasi masalah serta mengimplementasikan sistem yang
dirancang.
2. Dengan adanya sistem ini, pelaksanaan kegiatan pengolahan/pemrosesan data
perpustakaan menjadi lebih mudah dan cepat sehingga menghemat waktu dan
menghindari kesalahan akibat pemrosesan data secara manual.
5.2 Saran
Adapun saran-saran yang diberikan oleh penulis, yaitu:
1. Sebaiknya penggunaan sistem informasi ini tidak hanya bersifat single user,
melainkan multiuser. Artinya informasi yang terdapat pada komputer utama (server)
dapat diakses oleh komputer kliennya, tentunya sesuai hak akses informasi yang
diizinkan.
2. Untuk menjaga optimalnya pemakaian sistem, sebaikya yang bertindak sebagai
admin serta staf-staf pengurus sistem informasi perpustakaan ini adalah orang-orang
yang profesional, sehingga dapat melakukan pengolahan data yang lebih baik.
3. Sistem informasi ini masih perlu dikembangkan lagi agar dapat memenuhi kebutuhan
sistem pengelolaan perpustakaan sesuai dengan perkembangannya di masa yang akan
datang.

13

DAFTAR PUSTAKA
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta : Gava Media
Jogiyanto H.M. 2011. Analisa dan Desain Sistem Informasi.
Andi Offset : Yogyakarta
http://fisipuin.satugen.com/blog/Pengertian-Sistem-Informasi-Menurut-Para-Ahli-Definisi
http://www.academia.edu/6415064/
SISTEM_INFORMASI_PERPUSTAKAAN_BERBASIS_WEB_DENGAN_PHP_DAN_M
YSQL
eprints.undip.ac.id/29549/1/yudi_eprints.pdf
http://www.slideshare.net/wendaoneluv/analisis-perancangan-sisteminformasi-perpustakan-stikom

14