Arsip integrasi simrs gos jkn
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi
yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit
khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap
organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan
dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah
menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan,
formulir dan sebagainya ( Agus Sugiarto, 2005:2)
Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber
data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang
kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa pengertian arsip adalah sebagai berikut :
rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban legalnya.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan
diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan
disini adalah melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian,
penemuan, pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang
singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan media elektronik adalah kemudahan
dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat
dalam penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan
menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada
masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik
dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Pengertian Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang
sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala
kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri
maupun swasta.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1. Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan
Bab I pasal 1, arsip adalah :
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah
dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2.1.2 Jenis Arsip
Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya : 1. Menurut
subjek atau isisnya :
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah
membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji.
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai
dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat
pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar
program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan
guru.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara
kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen
rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita rekaman
c. Piringan hitam
d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat
kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut hard
copy.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”,
kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”.
Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung
Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut
Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Menurut Wursanto (1991:11) bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office
work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah
daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat
atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian
informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan
sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi
hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting.
Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip
apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi,
perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu
sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber
informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat
ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab
itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai
berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan
arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan suart atau dokumen-dokumen disebut administrasi kearsipan. Kearsipan
merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencataan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna
arsip. Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :
Universitas Sumatera Utara
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu
sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasiinformasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan
bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi
penelitian dan sejarah..
G. Peralatan kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut
tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1997:32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang
umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah, yang juga digunakan oleh
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran
folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan
juga warkat-warkat akan mudah lepas.
Universitas Sumatera Utara
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton
dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat
sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip
dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga
dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga
mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang.
Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri)
dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
Universitas Sumatera Utara
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang
berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan
untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan.
Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat
yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
Universitas Sumatera Utara
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris,
maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas,
pelubang kertas (Perforator).
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil,
penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
Komponen proses atau serangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan
yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusunan warkat. Keenam tahap fungsi proses ini menggambarkan daur
hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan
surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari
korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau instruksi
dari
Universitas Sumatera Utara
Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis
kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan
ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada
warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk
kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan
pemusnahan arsip penting dilakukan juga dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas
kearsipan. Menurut Sorojo (2006:191) dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian
arsip atau pun jadwal arsip
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip.
Kegiatan ini penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi
dasar pelaksanaan penyusustan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan
demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
1) Lamanya masing - masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum dipindahkan ke pusat
penyimpaan arsip (file inaktif).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul tugas
akhir “Sistem Kearsipan Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara” yaitu sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.
2. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan
untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti,
dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.
3. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip tidak boleh sembarangan orang mengambil/meminjam
arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris Dekan.
4. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas
gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian
surat masuk dan keluar.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu
ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar
tercipta efisiensi dan efektivitas daalm pengolahan arsip.
2. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang digunakan untuk
kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.
3. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu
pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.
4. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara
berkala dan sesuai prosedur.
5. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip atau mencari arsip sebaiknya menggunakan
software khusus kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan
software ini, akan
Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat
atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai
warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan,
pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses
pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro,
persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja
organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi
yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian
warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional
dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu oraganisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan
pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun
implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi,
maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata
Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
Universitas Sumatera Utara
terhadap implementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan
dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
oleh: Purwani Istiana
PENGANTAR
Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau
kata
�arsip�.
Dalam
berhubungan
dengan
pembayaran,
dokumen
kehidupan
kertas,
yang
kepemilikan,
sehari-hari,
terkait
surat
kita
sering
dengan
bukti
perjanjian
dan
sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita
menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam
memberikan gambaran tentang arsip.
Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi
itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang
disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi
disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus
dalam kehidupan kita sehari-hari.
Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi ,
kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka
kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran,
ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita
katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip
tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita,
yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu
pengingat.
Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran
betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam
lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah
departemen atau bahkan sebuah negara.
Dalam sebuah organisasi, arsip sebagai rekaman informasi
dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat
ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi
organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Sebagai
rekaman informasi, dapat kita bayangkan jika sebuah organisasi
tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi. Organisasi
tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan
kegiatan maupun dalam pengembangan organisasinya dan tanpa
arsip bisa jadi eksistensi organisasi tersebut juga dipertanyakan.
Kearsipan dalam kehidupan pemerintahan, merupakan hal
yang penting. Mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam
kata sambutan peluncuran buku "ANRI dalam gerak langkah 50
tahun Indonesia Merdeka", menyatakan bahwa "Tanpa arsip, suatu
bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan
terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian.
( Effendhie:2001). Pengelolaan arsip yang mantap, tidak akan
menimbulkan
kebingungan-kebingungan
di
masa
yang
akan
datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki
kehidupan berbangsa.
Undang-undang nomor 7 tahun 1971 menyebutkan bahwa arsip
ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; naskah-naskah yang
dibuat
dan
diterima
oleh
Badan-badan
swasta
dan/
atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Disebutkan dalam pengertian arsip di atas
bahwa naskah dalam bentuk corak apapun, artinya naskah yang
dibuat dan diterima tidak terbatas dalam bentuk kertas, namun
dapat pula dalam media lain, seperti film suara maupun elektronik.
Sehingga dalam memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi pun
tidak terbatas hanya pada arsip dengan media kertas.
ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik
individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu
mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi
mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka
transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang
dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya
orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik.
Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan,
sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data
dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip
akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan
sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu
bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam
perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan
pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan
selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan
evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan
dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi
tersebut.
Arsip
sebagai
sumber
informasi
dalam
kegiatan
pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang
strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber
informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti
otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian.
Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi
primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak
dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber
informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang
data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi
dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang
klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain,
hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika
tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi
generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa
kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya
kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber
informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah
budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa
menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang.
Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau
dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan
sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi
yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga
pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat
ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik
dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan
mudah, cepat dan akurat.
ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI
INFORMASI
Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak
umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika
membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus
kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat
memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala
jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan
masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan
untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip
dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang
kearsipan untuk pengelolaan dan pelestarian yang lebih baik. Di era
globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan
akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan
yang cepat dan tepat. Salah satu dampak yang dapat dirasakan
adalah munculnya arsip elektronik, selain arsip yang sudah kita
kenal sebelumnya yaitu arsip kertas. Munculnya arsip elektronik
memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi di bidang
kearsipan (Budiman, 2007). Dengan adanya arsip elektronik,
pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian
secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit
dilakukan,
namun
dengan
adanya
arsip
elektronik,
maka
kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita
membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital.
Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan
di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan
arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya
situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki
alamat
website,
maka
penyebaran
atau
pemanfaatan
arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka.
Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badanbadan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses
oleh
masyarakat.
Indonesia,
Contoh,
website
Arsip
nasional
Republik
www.anri.go.id,
dengan
memanfaatkan
teknologi
informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/
dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan
organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.
PENUTUP
Arsip warisan masa lalu mengandung informasi yang
berharga di masa sekarang dan masa yang akan datang.
Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang
terkandung di dalam sebuah arsip.
Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi
bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka
bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan
yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua
berharap pengelolaan arsip akan menjadi lebih baik, dan akses
terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin
mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Budiman, Muhamad Rosyid. Sistem Komputasi Kearsipan untuk
Arsip
Elektronik.
http://arsip.jogjakarta.go.id/gallery/download/Sistem
%20Komputasi%20Kearsipan.pdf. Diakses Tanggal 25 April
2007 pukul 20.00 wib.
Effendhie, Machmoed. 2001. Peran Lembaga Kearsipan sebagai
Penyedia Informasi di Era otonomi Daerah. Makalah disampaikan
dalam Seminar Lembaga Kearsipan dalam Perspektif Otonomi
Daerah, di BAPEDALDA Propinsi DIY tanggal 10 November 2001.
Juwono, Harto. Arsip: Sumber Informasi Abadi.
www.petra.ac.id/library/foi/paper
Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok
Kearsipan.
BULETIN LAINNYA
27/03/2
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi
yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit
khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap
organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan
dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah
menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan,
formulir dan sebagainya ( Agus Sugiarto, 2005:2)
Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber
data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang
kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa pengertian arsip adalah sebagai berikut :
rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban legalnya.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan
diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan
disini adalah melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian,
penemuan, pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang
singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan media elektronik adalah kemudahan
dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat
dalam penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan
menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada
masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik
dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Pengertian Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang
sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala
kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri
maupun swasta.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1. Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan
Bab I pasal 1, arsip adalah :
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah
dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2.1.2 Jenis Arsip
Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya : 1. Menurut
subjek atau isisnya :
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah
membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji.
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai
dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat
pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar
program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan
guru.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara
kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen
rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita rekaman
c. Piringan hitam
d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat
kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut hard
copy.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”,
kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”.
Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung
Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut
Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Menurut Wursanto (1991:11) bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office
work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah
daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat
atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian
informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan
sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi
hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting.
Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip
apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi,
perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu
sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber
informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat
ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab
itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai
berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan
arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan suart atau dokumen-dokumen disebut administrasi kearsipan. Kearsipan
merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencataan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna
arsip. Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :
Universitas Sumatera Utara
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu
sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasiinformasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan
bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi
penelitian dan sejarah..
G. Peralatan kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut
tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1997:32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang
umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah, yang juga digunakan oleh
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran
folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan
juga warkat-warkat akan mudah lepas.
Universitas Sumatera Utara
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton
dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat
sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip
dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga
dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga
mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang.
Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri)
dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
Universitas Sumatera Utara
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang
berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan
untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan.
Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat
yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
Universitas Sumatera Utara
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris,
maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas,
pelubang kertas (Perforator).
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil,
penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
Komponen proses atau serangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan
yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusunan warkat. Keenam tahap fungsi proses ini menggambarkan daur
hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan
surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari
korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau instruksi
dari
Universitas Sumatera Utara
Penyusutan Arsip
Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis
kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan
ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada
warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk
kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan
pemusnahan arsip penting dilakukan juga dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas
kearsipan. Menurut Sorojo (2006:191) dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian
arsip atau pun jadwal arsip
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip.
Kegiatan ini penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi
dasar pelaksanaan penyusustan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan
demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
1) Lamanya masing - masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum dipindahkan ke pusat
penyimpaan arsip (file inaktif).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul tugas
akhir “Sistem Kearsipan Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara” yaitu sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.
2. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan
untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti,
dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.
3. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip tidak boleh sembarangan orang mengambil/meminjam
arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris Dekan.
4. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas
gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian
surat masuk dan keluar.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :
1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu
ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar
tercipta efisiensi dan efektivitas daalm pengolahan arsip.
2. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang digunakan untuk
kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.
3. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu
pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.
4. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara
berkala dan sesuai prosedur.
5. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip atau mencari arsip sebaiknya menggunakan
software khusus kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan
software ini, akan
Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat
atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai
warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan,
pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses
pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro,
persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja
organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi
yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian
warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional
dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu oraganisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan
pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun
implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi,
maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata
Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
Universitas Sumatera Utara
terhadap implementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan
dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
oleh: Purwani Istiana
PENGANTAR
Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau
kata
�arsip�.
Dalam
berhubungan
dengan
pembayaran,
dokumen
kehidupan
kertas,
yang
kepemilikan,
sehari-hari,
terkait
surat
kita
sering
dengan
bukti
perjanjian
dan
sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita
menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam
memberikan gambaran tentang arsip.
Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi
itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang
disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi
disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus
dalam kehidupan kita sehari-hari.
Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi ,
kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka
kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran,
ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita
katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip
tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita,
yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu
pengingat.
Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran
betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam
lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah
departemen atau bahkan sebuah negara.
Dalam sebuah organisasi, arsip sebagai rekaman informasi
dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat
ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi
organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Sebagai
rekaman informasi, dapat kita bayangkan jika sebuah organisasi
tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi. Organisasi
tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan
kegiatan maupun dalam pengembangan organisasinya dan tanpa
arsip bisa jadi eksistensi organisasi tersebut juga dipertanyakan.
Kearsipan dalam kehidupan pemerintahan, merupakan hal
yang penting. Mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam
kata sambutan peluncuran buku "ANRI dalam gerak langkah 50
tahun Indonesia Merdeka", menyatakan bahwa "Tanpa arsip, suatu
bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan
terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian.
( Effendhie:2001). Pengelolaan arsip yang mantap, tidak akan
menimbulkan
kebingungan-kebingungan
di
masa
yang
akan
datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki
kehidupan berbangsa.
Undang-undang nomor 7 tahun 1971 menyebutkan bahwa arsip
ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; naskah-naskah yang
dibuat
dan
diterima
oleh
Badan-badan
swasta
dan/
atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Disebutkan dalam pengertian arsip di atas
bahwa naskah dalam bentuk corak apapun, artinya naskah yang
dibuat dan diterima tidak terbatas dalam bentuk kertas, namun
dapat pula dalam media lain, seperti film suara maupun elektronik.
Sehingga dalam memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi pun
tidak terbatas hanya pada arsip dengan media kertas.
ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik
individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu
mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi
mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka
transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang
dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya
orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik.
Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan,
sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data
dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip
akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan
sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu
bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam
perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan
pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan
selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan
evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan
dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi
tersebut.
Arsip
sebagai
sumber
informasi
dalam
kegiatan
pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang
strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber
informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti
otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian.
Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi
primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak
dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber
informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang
data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi
dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang
klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain,
hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika
tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi
generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa
kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya
kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber
informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah
budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa
menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang.
Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau
dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan
sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi
yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga
pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat
ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik
dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan
mudah, cepat dan akurat.
ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI
INFORMASI
Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak
umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika
membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus
kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat
memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala
jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan
masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan
untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip
dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang
kearsipan untuk pengelolaan dan pelestarian yang lebih baik. Di era
globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan
akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan
yang cepat dan tepat. Salah satu dampak yang dapat dirasakan
adalah munculnya arsip elektronik, selain arsip yang sudah kita
kenal sebelumnya yaitu arsip kertas. Munculnya arsip elektronik
memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi di bidang
kearsipan (Budiman, 2007). Dengan adanya arsip elektronik,
pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian
secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit
dilakukan,
namun
dengan
adanya
arsip
elektronik,
maka
kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita
membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital.
Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan
di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan
arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya
situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki
alamat
website,
maka
penyebaran
atau
pemanfaatan
arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka.
Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badanbadan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses
oleh
masyarakat.
Indonesia,
Contoh,
website
Arsip
nasional
Republik
www.anri.go.id,
dengan
memanfaatkan
teknologi
informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/
dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan
organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.
PENUTUP
Arsip warisan masa lalu mengandung informasi yang
berharga di masa sekarang dan masa yang akan datang.
Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang
terkandung di dalam sebuah arsip.
Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi
bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka
bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan
yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua
berharap pengelolaan arsip akan menjadi lebih baik, dan akses
terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin
mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Budiman, Muhamad Rosyid. Sistem Komputasi Kearsipan untuk
Arsip
Elektronik.
http://arsip.jogjakarta.go.id/gallery/download/Sistem
%20Komputasi%20Kearsipan.pdf. Diakses Tanggal 25 April
2007 pukul 20.00 wib.
Effendhie, Machmoed. 2001. Peran Lembaga Kearsipan sebagai
Penyedia Informasi di Era otonomi Daerah. Makalah disampaikan
dalam Seminar Lembaga Kearsipan dalam Perspektif Otonomi
Daerah, di BAPEDALDA Propinsi DIY tanggal 10 November 2001.
Juwono, Harto. Arsip: Sumber Informasi Abadi.
www.petra.ac.id/library/foi/paper
Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok
Kearsipan.
BULETIN LAINNYA
27/03/2