Cover Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan

PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM PENGOLAHAN
GREY LITERATURE PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi

OLEH

FANNY AFRIYANI SIMANJUNTAK
NIM: 110709006

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
1

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi

: Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan
Grey Literature Pada Perpustakaan Universitas Negeri
Medan

Oleh

: Fanny Afriyani Simanjuntak

NIM

: 110709006

Pembimbing I

: Himma Dewiyana, S.T, M.Hum.

NIP

: 19720825 200604 2 001

Tanda Tangan

:
___________________

Tanggal

:
___________________

Pembimbing II

: Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd

NIP

: 19511119 198601 2 001

Tanda Tangan

:
___________________

Tanggal

:
___________________

2

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi

: Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan
Grey Literature Pada Perpustakaan Universitas Negeri

Medan

Oleh

: Fanny Afriyani Simanjuntak

NIM

: 110709006
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI

Ketua

: Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.

NIP

: 19511119 198601 2 001

Tanda Tangan

:
___________________

Tanggal

:
___________________

FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan

: Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A.

NIP

: 19511013 197603 1 001

Tanda Tangan

:
___________________

Tanggal

:
___________________

3

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu
tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media
publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan
pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan
tanda kutip.

Medan,

Oktober 2015
Penulis

Fanny A Simanjuntak
110709006

4

ABSTRAK
Simanjuntak, Fanny Afriyani. 2015. Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam
Pengolahan Grey Literature pada Perpustakaan Universitas Negeri
Medan. Medan: Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas
Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan manajemen pengetahuan
dalam mengolah grey literature di Perpustakaan Universitas Negeri Medan.
Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Informan dalam penelitian
ini adalah pustakawan bidang pengolahan grey literature dan repository dan para
pengguna koleksi grey literature di Perpustakaan Universitas Negeri Medan.
Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling.

Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode wawancara mendalam
(depth interview) dan analisis data.
Hasil penelitian diperoleh bahwa Perpustakaan Universitas Negeri Medan
memiliki jumlah koleksi grey literature tercetak lebih dari 53.000 eksemplar dan
koleksi elektronik sebanyak 36.203 judul yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi,
hasil penelitian, prosiding seminar dan lokakarya, karya ilmiah, bahan
perkuliahan. Dalam proses pengadaan koleksi grey literature tercetak dan
elektronik, penerapan manajemen pengetahuan masih belum berjalan dengan baik
karena tidak ada peraturan tertulis yang mewajibkan seluruh mahasiswa maupun
dosen untuk menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan. Proses
pengorganisasian dan penyimpanan sudah berjalan dengan baik dengan
memaksimalkan teknologi terkini serta dengan proses yang berjalan sistematis.
Pengolahan dokumen elektronik sudah dilakukan dengan baik dengan proses
digitalisasi mulai dari scanning, editing sampai uploading ke website
perpustakaan. Proses akses dan temu kembali dokumen berjalan dengan
menggunakan OPAC yang tersedia online yang dapat ditelusur melalui judul,
nama penulis, kata kunci atau subjek sebagai titik akses. Koleksi repository dapat
diakses oleh pengguna berupa teks penuh (fulltext) bagi penguna yang terdaftar
sebagai anggota perpustakaan sedangkan yang tidak terdaftar hanya dapat
mengakses abstraknya saja. Pemanfaatan pengetahuan yang ada berjalan dengan

baik sehingga peneliti selanjutnya dapat menghasilkan pengetahuan-pengetahuan
baru melalui hasil-hasil risetnya. Rata-rata pengguna lebih memanfaatkan koleksi
skripsi dalam bentuk tercetak

Kata Kunci: Manajemen Pengetahuan, Grey Literature

i

5

KATA PENGANTAR
Segala puji, hormat dan syukur penulis panjatkan Kepada Tuhan Yang
Maha Kuasa untuk segala berkat, kasih, anugerah, penyertaan dan izin Tuhan
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini sebagai salah satu
syarat untuk menyelesaikan pendidikan guna mendapat gelar Sarjana Sosial
(S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara. Adapun judul skripsi ini adalah “PENERAPAN MANAJEMEN
PENGETAHUAN

DALAM

PENGOLAHAN

GREY

LITERATURE

DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN”
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan, yang tak lepas dari kekurangan dan kelemahan baik itu dalam
penulisan dan penyajiannya. Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang
sifatnya membangun untuk kesempurnaan skripsi ini dan khususnya untuk
peningkatan pengetahuan dan kemampuan penulis.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sedalamdalamnya kepada kedua orangtua penulis Ayahanda K. Simanjuntak dan Ibunda
R.br Sihombing untuk doa, didikan, semangat, dukungan moral serta moril kepada
penulis selama ini. Kepada ketiga saudara penulis, kakak Desy Christina Ria
Simanjuntak serta adik-adik Astri Risma Oktavia Simanjuntak dan Julius Wisesha
Simanjuntak terima kasih atas doa dan dukungan yang tulus kepada penulis

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi ini tidak terlepas dari dukungan arahan dan nasehat dan bantuan
dari berbagai pihak. Maka dari itu perkenankanlah penulis menyampaikan rasa
hormat serta terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara dan sebagai

ii

6

pembimbing 2 yang telah banyak memberikan saran dan arahan kepada
penulis.
3. Ibu Himma Dewiyana S.T, M.Hum sebagai pembimbing 1 yang telah
memberikan banyak arahan, nasehat, terima kasih untuk tanggung jawab,
dukungan, kesabaran dan waktu yang sudah diberikan kepada penulis.
4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar S.H, M.Lib, sebagai pembimbing akademik
yang telah banyak membantu dan memeberikan arahan selama perkuliahan
kepada penulis.
5. Ibu Laila Hadri Nasution S.Sos., M.P sebagai dosen penguji 1 yang sudah
banyak memberikan saran dan arahan kepada penulis.
6. Ibu Dra. Zaslina Z. M.Pd sebagai dosen penguji 2 yang sudah banyak
memberikan saran dan arahan kepada penulis.
7. Kepala perpustakaan dan seluruh staf Perpustakaan Universitas Negeri
Medan untuk bantuan dan partisipasi untuk dapat diselesaikannya skripsi
ini.
8.

Seluruh dosen

departemen studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi

Universitas Sumatera Utara yang sudah telah banyak memberikan
pembelajaran kepada penulis selama perkuliahan
9. Staf Departemen Studi Ilmu Perpustakaan Dan informasi bang Yudi
Purnomo yang sudah banyak membantu penulis selama perkuliahan
sampai skripsi ini selesai.
10. Teman spesial penulis Chrystian Siagian dan sahabat-sahabat yang sudah
seperti keluarga bagi penulis Ecy, Bang Randy, Bang Jimmy, Bang Wesly,
Kak Oyak, Kak Valen, Hendra, Putra, Simon, Fuji, Jeje, terima kasih
untuk doa, kasih sayang, dukungan, semangat serta waktu yang selalu
diberikan kepada penulis sampai selesainya skripsi ini.
11. Teman seperjuangan penulis Feba, Mairil, Kiki, Qisty, Ayu, Eliezer,
Mulyanto, Fauzy, Dikko, Dana dan seluruh teman-teman IMPUS 2011
terima kasih sudah menjadi rekan yang baik untuk penulis.

iii

7

12. Semua orang-orang yang mendukung dan membantu penulis yang tidak
bisa dituliskan satu-persatu. Terima kasih

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya
untuk semua pihak yang pernah bersama penulis dan semoga mendapatkan berkat
dari Tuhan, dan kiranya skripsi ini bermanfaat bagi pembaca dan perkembangan
dunia perpustakaan.

Medan, Oktober 2015
Penulis,

Fanny Afriyani Simanjuntak

iv

8

DAFTAR ISI
ABSTRAK ................................................................................................
KATA PENGANTAR ..............................................................................
DAFTAR ISI .............................................................................................
DAFTAR TABEL ....................................................................................
DAFTAR GAMBAR ................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................

i
ii
v
vii
viii
ix

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ....................................................................
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................
1.3 Tujuan Penelitian ..............................................................................
1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................
1.5 Ruang Lingkup .................................................................................

1
5
5
6
6

BAB II KAJIAN LITERATUR
2.1 Manajemen Pengetahuan ...................................................................
2.1.1 Pengertian Manajemen Pengetahuan .....................................
2.1.2 Manfaat Manajemen Pengetahuan .........................................
2.1.3 Level Manajemen Pengetahuan ............................................
2.1.4 Jenis Pengetahuan .................................................................
2.1.5 Sumber Pengetahuan ..............................................................
2.1.6 Penerapan Manajemen Pengetahuan ......................................
2.1.7 Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Konteks
Perpustakaan ..........................................................................
2.1.7.1 Penciptaan Pengetahuan ............................................
2.1.7.2 Pengadaan Pengetahuan .............................................
2.1.7.3 Penyaringan Pengetahuan ..........................................
2.1.7.4 Pengorganisasian dan Penyimpanan Pengetahuan ....
2.1.7.5 Penyebaran dan Akses Pengetahuan ..........................
2.1.7.6 Pemanfaatan Kembali Pengetahuan...........................
2.2 Grey Literature ..................................................................................
2.2.1 Pengertian Grey literature......................................................
2.2.2 Jenis Dokumen Grey literature ..............................................
2.2.3 Pengolahan Grey literature ...................................................
2.2.3.1 Pengadaan Koleksi Grey Literature ..........................
2.2.3.2 Pengorganisasian dan Penyimpanan Koleksi
Grey Literature ..........................................................
2.2.3.3 Pengaksesan dan Temu Kembali ...............................
2.2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik ......................................................

7
8
10
12
14
17
19
22
23
24
26
26
27
28
31
31
32
33
34
36
37
38

BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian ................................................................................. 41
3.2 Lokasi Penelitian .............................................................................. 41
3.3 Proses Penelitian............................................................................... 41

v

9

3.3.1 Penentuan Informan ..............................................................
3.3.2 Jenis dan Sumber Data ..........................................................
3.3.3 Teknik Pengumpulan Data ....................................................
3.3.4 Analisis Data .........................................................................
3.3.5 Keabsahan Data (Validity) ....................................................
3.4 Teknik Pengumpulan Data ..............................................................
3.5 Intrumen Penelitian .........................................................................
3.6 Jenis dan Sumber Data ....................................................................
3.7 Keabsahan Data ...............................................................................
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil Perpustakaan Universitas Negeri Medan ..............................
4.2 Karakteristik Informan ....................................................................
4.3 Kategori ............................................................................................
4.3.1 Jenis Grey Literature di Perpustakaan Universitas
Negeri Medan .......................................................................
4.3.2 Pengadaan dan Penyaringan Grey Literature ........................
4.3.2.1 Pengadaan .................................................................
4.3.2.2 Penyaringan ..............................................................
4.3.3 Pengolahan dan Penyimpanan Grey Literature .....................
4.3.3.1 Pengolahan Grey Literature Tercetak .......................
4.3.3.2 Pengolahan Grey Literature Elektronik ....................
4.3.4 Pengaksesan dan Temu Kembali Grey Literature .................
4.3.5 Pemanfaatan Kembali Pengetahuan ......................................
4.4 Rangkuman Hasil Penelitian ...........................................................

42
42
43
44
45
45
45
46
46

48
49
51
52
54
54
56
57
57
61
65
68
69

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 70
5.2 Saran ................................................................................................ 72
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 74
LAMPIRAN ............................................................................................... 77

vi

10

DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Sumber-Sumber Pengetahuan .................................................... 19
Tabel 2.2 Strategi Konsep Manajemen Pengetahuan ................................. 22
Tabel 4.1 Karakteristik Informan ............................................................... 51
Tabel 4.2 Jumlah Koleksi Digital (Unimed Repository) ............................ 53

vii

11

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Piramida Manajemen Pengetahuan ........................................ 12
Gambar 2.2 Pertukaran Pengetahuan dalam Organisasi ............................ 17
Gambar 2.3 Komponen Knowledge ........................................................... 20
Gambar 2.4 Proses Pengadaan Pengetahuan .............................................. 25
Gambar 2.5 Knowledge Spiral ................................................................... 29
Gambar 2.6 Pendekatan Manajemen Pengetahuan di Perpustakaan .......... 30
Gambar 4.1 Koleksi Skripsi, Tesis, dan Disertasi Tercetak ....................... 56
Gambar 4.2 Klasifikasi Koleksi Tesis menggunakan DDC 21 .................. 59
Gambar 4.3 Koleksi Skripsi yang akan di Digitalisasi .............................. 62
Gambar 4.4 Scanner (Alat yang digunakan dalam proses digitalisasi) ...... 62
Gambar 4.5 Metadata Dokumen Repository menggunakan Standar
Dublin Core ........................................................................... 63
Gambar 4.6 Skema Proses digitalisasi ....................................................... 64
Gambar 4.7 Halaman Utama OPAC (Katalog) .......................................... 66
Gambar 4.8 Halaman Utama Digital Repository Unimed ......................... 67

viii

12

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara ............................................................. 77
Lampiran 2 Hasil Transkrip Wawancara ................................................... 78
Lampiran 3 Surat Balasan Observasi ......................................................... 88

ix

13