Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset (Studi Kasus : UKSW) T1 682006043 BAB I
Bab 1
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Seiring berkembangnya suatu perusahaan/universitas maka
bertambah pula jumlah aset perusahaan/universitas tersebut. Aset
atau aktiva adalah sumber ekonomi yang diharapkan memberikan
manfaat usaha di kemudian hari. Aset juga merupakan barang tidak
habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan yang
memiliki umur lebih dari 12 bulan. Aset juga mendukung kegiatan
operasional setiap harinya, tidak adanya informasi yang tepat untuk
mengelola aset dapat menghambat kegiatan operasional. Kebutuhan
informasi
yang
tepat
perusahaan/universitas
mengenai
sangatlah
aset
yang
berguna untuk
dimiliki
memperbaiki
kinerja dan efesiensi di dalam suatu perusahaan/universitas.
Pesatnya
perkembangan
teknologi
saat
ini
sangat
memungkinkan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen
berbasis komputer. Pemanfaatan teknologi komputer ini didapat
manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi, dan
pangambilan terhadap berbagai data.
Setiap institusi, dengan jenisnya masing-masing, memiliki
aset, baik dalam bentuk barang, peralatan, fasilitas maupun tenaga
kerja. Aset merupakan modal penting dalam menunjang kinerja.
Aset perlu diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik,
sehingga dapat digunakan dengan efektif dan efesien.
1
2
Untuk institusi yang mempunyai aset yang tidak banyak,
tentunya tidak sulit dalam pengelolaan yang dapat dilakukan secara
manual, misalnya dengan bantuan software aplikasi Ms. Excell.
Jumlahnya yang sedikit masih memungkinkan untuk menggunakan
tenaga manusia untuk mencatat, mengingat, dan merencanakan
pengelolaannya tanpa dibantu suatu sistem khusus. Tetapi tidak
halnya dengan institusi besar seperti universitas yang mempunyai
aset dalam jumlah besar.
Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) yang memiliki
aset ratusan bahkan ribuan. Tenaga manusia saja tidak akan sanggup
lagi untuk mengingat semua aset yang ada, mana saja aset yang
harus diganti, mana yang masih dapat digunakan, dan mana yang
membutuhkan perawatan. Teknologi diciptakan ketika manusia
sudah tidak sanggup menangani. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah
sistem yang dapat menangani persoalan-persoalan itu.
Secara fungsional Sistem Informasi Manajemen Aset terdiri
dari fungsi-fungsi :
1 . Perencanaan dan Pengadaan.
2 . Pembelian.
3 . Pemeliharaan dan Perbaikan.
4 . Pengendalian Aset.
5 . Monitoring Aset.
6 . Pelaporan.
Saat ini Bagian Manajemen Kampus yang menangani seluruh
aset yang dimiliki UKSW belum memiliki sistem yang mengelola
seluruh aset yang ada. Kondisi ini dirasa masih kurang efisien dan
kurang akurat, sehingga relatif lambat dalam mengelola aset yang
ada.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis dapat
merumuskan masalah sebagai berikut :
•
Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi
Manajemen Aset berbasis web untuk menangani prosedur
pengadaan, penyusutan, distribusi dan penghentian aset.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan :
• Membangun sistem informasi manajemen aset yang
mengelola aktiva tetapdi UKSW untuk meminimalkan
pemborosan tenaga dan waktu bagi pemberi dan penerima
informasi dengan memanfaatkan teknologi yang ada dan
juga mengurangi kerugian untuk aset yang tidak tercatat
atau hilang.
1.3.2 Manfaat :
• Terciptanya sebuah sistem informasi manajemen aset yang
membantu dalam mengelola aset.
• Memberikan
kemudahan
kepada
user
dalam
mengembangkan aset.
1.4 Batasan Masalah
Agar penelitian ini terfokus pada satu permasalahan saja,
serta kemudahan dalam penganalisaan data, maka penulis membatasi
penelitian ini sebagai berikut :
4
•
Sistem
Informasi
Manajemen
Aset,
hanya
dapat
digunakan untuk mengelola aset.Aset yang dimaksud
hanyalah aset tetap berwujud.
•
Sistem yang dibuat ini untuk membantu mengelola aset,
bukan sebagai pengganti dalam mengelola aset.
•
Sistem Informasi Manajemen Aset ini tidak membantu
dalam keamanan data.
•
SistemInformasi Manajemen Aset ini tidak melakukan
proses akuntansi mendalam seperti perhitungan neraca
dan pembukuan akuntansi.
•
Sistem Informasi Manajemen Aset ini tidak melakukan
proses penomoran aset yang sesuai dengan pembukuan
akuntansi.
•
Sistem Informasi Manajemen Aset ini menggunakan
bahasa pemograman web PHPdengan menggunakan
database MySQL.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini terbagi dalam beberapa
bab. Adapun Sistematika Penulisan Tugas Akhir adalah sebagai
berikut :
Bab 1 Pendahuluan
Pendahuluan memuat latar belakang, rumusan masalah,
tujuan dan manfaat, batasan masalah atau ruang lingkup, dan
sistematika penulisan.
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Tinjauan
pustaka
memuat
penjelasan
ringkas
dilakukan
toeri/metode/praktek-praktek
yang
sudah
sebelumnya
dengan
topik
yang
relevan
untuk
tentang
orang
menunjang
perancangan atau penelitian yang dibuat, serta teknologi yang
mendukung.
Bab 3 Metode dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi rancangan sistem menggunakan metode
waterfall, rancangan database, rancangan layar, dan spesifikasi
proses.
Bab 4 Hasil dan Pembahasan
Bab ini berisi penjelasan tentang penggunaan perangkat lunak
(aplikasi) serta menguraikan tentang evaluasi dari penelitian ini.
Bab 5 Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang
dilakukan dan saran-saran yang disusulkan untuk pengembangan
lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik.
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Seiring berkembangnya suatu perusahaan/universitas maka
bertambah pula jumlah aset perusahaan/universitas tersebut. Aset
atau aktiva adalah sumber ekonomi yang diharapkan memberikan
manfaat usaha di kemudian hari. Aset juga merupakan barang tidak
habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan yang
memiliki umur lebih dari 12 bulan. Aset juga mendukung kegiatan
operasional setiap harinya, tidak adanya informasi yang tepat untuk
mengelola aset dapat menghambat kegiatan operasional. Kebutuhan
informasi
yang
tepat
perusahaan/universitas
mengenai
sangatlah
aset
yang
berguna untuk
dimiliki
memperbaiki
kinerja dan efesiensi di dalam suatu perusahaan/universitas.
Pesatnya
perkembangan
teknologi
saat
ini
sangat
memungkinkan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen
berbasis komputer. Pemanfaatan teknologi komputer ini didapat
manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi, dan
pangambilan terhadap berbagai data.
Setiap institusi, dengan jenisnya masing-masing, memiliki
aset, baik dalam bentuk barang, peralatan, fasilitas maupun tenaga
kerja. Aset merupakan modal penting dalam menunjang kinerja.
Aset perlu diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik,
sehingga dapat digunakan dengan efektif dan efesien.
1
2
Untuk institusi yang mempunyai aset yang tidak banyak,
tentunya tidak sulit dalam pengelolaan yang dapat dilakukan secara
manual, misalnya dengan bantuan software aplikasi Ms. Excell.
Jumlahnya yang sedikit masih memungkinkan untuk menggunakan
tenaga manusia untuk mencatat, mengingat, dan merencanakan
pengelolaannya tanpa dibantu suatu sistem khusus. Tetapi tidak
halnya dengan institusi besar seperti universitas yang mempunyai
aset dalam jumlah besar.
Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) yang memiliki
aset ratusan bahkan ribuan. Tenaga manusia saja tidak akan sanggup
lagi untuk mengingat semua aset yang ada, mana saja aset yang
harus diganti, mana yang masih dapat digunakan, dan mana yang
membutuhkan perawatan. Teknologi diciptakan ketika manusia
sudah tidak sanggup menangani. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah
sistem yang dapat menangani persoalan-persoalan itu.
Secara fungsional Sistem Informasi Manajemen Aset terdiri
dari fungsi-fungsi :
1 . Perencanaan dan Pengadaan.
2 . Pembelian.
3 . Pemeliharaan dan Perbaikan.
4 . Pengendalian Aset.
5 . Monitoring Aset.
6 . Pelaporan.
Saat ini Bagian Manajemen Kampus yang menangani seluruh
aset yang dimiliki UKSW belum memiliki sistem yang mengelola
seluruh aset yang ada. Kondisi ini dirasa masih kurang efisien dan
kurang akurat, sehingga relatif lambat dalam mengelola aset yang
ada.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis dapat
merumuskan masalah sebagai berikut :
•
Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi
Manajemen Aset berbasis web untuk menangani prosedur
pengadaan, penyusutan, distribusi dan penghentian aset.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan :
• Membangun sistem informasi manajemen aset yang
mengelola aktiva tetapdi UKSW untuk meminimalkan
pemborosan tenaga dan waktu bagi pemberi dan penerima
informasi dengan memanfaatkan teknologi yang ada dan
juga mengurangi kerugian untuk aset yang tidak tercatat
atau hilang.
1.3.2 Manfaat :
• Terciptanya sebuah sistem informasi manajemen aset yang
membantu dalam mengelola aset.
• Memberikan
kemudahan
kepada
user
dalam
mengembangkan aset.
1.4 Batasan Masalah
Agar penelitian ini terfokus pada satu permasalahan saja,
serta kemudahan dalam penganalisaan data, maka penulis membatasi
penelitian ini sebagai berikut :
4
•
Sistem
Informasi
Manajemen
Aset,
hanya
dapat
digunakan untuk mengelola aset.Aset yang dimaksud
hanyalah aset tetap berwujud.
•
Sistem yang dibuat ini untuk membantu mengelola aset,
bukan sebagai pengganti dalam mengelola aset.
•
Sistem Informasi Manajemen Aset ini tidak membantu
dalam keamanan data.
•
SistemInformasi Manajemen Aset ini tidak melakukan
proses akuntansi mendalam seperti perhitungan neraca
dan pembukuan akuntansi.
•
Sistem Informasi Manajemen Aset ini tidak melakukan
proses penomoran aset yang sesuai dengan pembukuan
akuntansi.
•
Sistem Informasi Manajemen Aset ini menggunakan
bahasa pemograman web PHPdengan menggunakan
database MySQL.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini terbagi dalam beberapa
bab. Adapun Sistematika Penulisan Tugas Akhir adalah sebagai
berikut :
Bab 1 Pendahuluan
Pendahuluan memuat latar belakang, rumusan masalah,
tujuan dan manfaat, batasan masalah atau ruang lingkup, dan
sistematika penulisan.
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Tinjauan
pustaka
memuat
penjelasan
ringkas
dilakukan
toeri/metode/praktek-praktek
yang
sudah
sebelumnya
dengan
topik
yang
relevan
untuk
tentang
orang
menunjang
perancangan atau penelitian yang dibuat, serta teknologi yang
mendukung.
Bab 3 Metode dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi rancangan sistem menggunakan metode
waterfall, rancangan database, rancangan layar, dan spesifikasi
proses.
Bab 4 Hasil dan Pembahasan
Bab ini berisi penjelasan tentang penggunaan perangkat lunak
(aplikasi) serta menguraikan tentang evaluasi dari penelitian ini.
Bab 5 Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang
dilakukan dan saran-saran yang disusulkan untuk pengembangan
lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik.