Makalah Komunikasi Bisnis docx 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam dunia bisnis pasti akan berlangsung hubungan baik secara internal maupun eksternal.
Maka dari pada itu perusahan – perusahaan harus lah menjalin hubungan slaah satunya dengan
korespodensi. Korespodensi adalah cara resmi perusahaan – perusahaan dalam berbinis
berkomunikasi. Ini terjadi baik secara manual dengan kertas maupun secara modern dengan
menggunakan email. Semakinmajunya teknologi para karyawan haruslah mengetahui cara – cara
korespodensi dalam duni bisnis. Dan selain itu sebelum memulai hubungan dengan perusahaan
individu – individu juga harus ahli dalam pembuatan surat lamaran kerja. Yang nantinya menjadi
bahan pertinmbangan dari perusahaan tersebut
B. RUMUSAN MASALAH
Apa itu korenspodensi dan perannya dalam komunikasi bisnis ??
Bagaimana bentuk – bentuk korespodensi ini ?
Apa itu surat lamaran kerja ?
Bagaimana tata cara penulisan surat lamaran kerja yang baik ?
C. TUJUAN
Untuk sumber informasi kepada pembaca dan sebagai tugas pemenuhan nilai mata kuliah
komunikasi bisnis
1
BAB II
PEMBAHASAN
1. DASAR – DASAR KORESPONDENSI BISNIS
1.1 PENGERTIAN DAN PERAN KORESPONDENSI
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondenties (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak – pihak yang terkait. Hubungan pihak – pihak
yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh
karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat. Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis hyang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada
piha lain. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula
berupa surat elektronik (e-mail).
Korespondensi atau kegiatan surat menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis
sehari – hari. Korespondensi dalam bisnis memilki peranan sebagai berikut :
1. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
Surat yang sembrawut bias menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan
menghalangi arus informasi. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran yang baik, jelas dan tepat.
2. Mencipatakan kerjasama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerjasama dengan pihak lain. Agar bias
bekerjasama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain
akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
2
3. Menyebarkan kegiatan
Korespondensi memgang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik
kepada pihak internal maupun pihak eksternal.
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah :
Koresponden (orang atau pihak yang berkirim surat atau menandatangani surat), Redaktur (orang
yang menyusun naskah surat),Sekretaris,Juru ketik, Register,Kurir,
1.2 FUNGSI DAN PENGGOLONGAN SURAT
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi – fungsi berikut :
a. Tanda bukti tertulis dan otentik, surat merupakan bukti “hitam diatas putih” dan dapat
menyimpan rahasia. Misalnya surat perjanjian, surat nikah,akte kelahiran, surat
wasiat,dll.
b. Alat pengingat, dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagaialat
pengingat apabila sewaktu– waktu diperlukan.
c. Dokumen historis, dokumen bersejarah yang mampu memberikan gambaran kejadian –
kejadian masa lalu. Misalnya Supersemar
d. Pedoman kerja, misalnya surat perintah, surat kuasa dan surat keputusan.
e. Jaminan keamanan, selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang.
f. Utusan atau duta organisasi, surat yang mampu mencerminkan citra, mentalitas,jiwa, dan
kondisi internal organisasi yang bersangkutan
g. Dasar penilaian dan keputusan, misalnya surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat
dalam bentuk laporan.
h. Sebagai barometer kegiatan organisasi, kegiatan organisasi dosebarkan kepada pihak
eksternal dan internal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dpat
diukur dari frekuensi – frekuensi surat menyurat.
i. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengetian dan menghindari kesalahpahaman.
j. Saran meningkatkan kerjasama dengan pihak lain.
Surat bisa digolongkan sebagai berikut :
3
MENURUT MAKSUD DAN TUJUAN
MENURUT WUJUDNYA
Surat Pemberitahuan
Surat Bersampul
Surat Keputusan
Memorandum atau nota
Surat Perintah
Telegram
Surat Edaran
Telex
Surat Peringatan
Radiogram
Surat Panggilan
Faksimili
Surat Permintaan/Permohonan
Kartu Pos
Surat Perjanjian
Wesel/ Warkat Pos
Surat Penawaran Surat Pesanan
Surat Laporan
MENURUT URGENSINYA
Surat Pengantar
Surat Kilat Khusus
Surat Lamaran Kerja
Surat Kilat
Surat Penuntutan (Klaim)
Surat Biasa
MENURUT SIFAT DAN PENGIRIMNYA
MENURUT KEGUNAANNYA
Surat Sangat Rahasia
Surat Konsep
Surat Rahasia
Surat Asli
Confidential (Terbatas)
Surat Tembusan
Surat Resmi (Dinas Pemerintahan)
Surat Petikan
Surat Niaga Atau Bisnis
Surat Pribadi
1.3 BAGIAN – BAGIAN SURAT
4
Secara umum, surat mencakup bagian – bagian berikut :
1. Kepala Surat Atau Kop Surat
Kepala surat atau kop surat merupakan cirri khas suatu organisasi yang berisi
nama organisasi, alamat lengkap, nomor telepon,nomor faksimili, alamat e-mail, nomor
kotak pos, alamat kawat,logo, atau lambing dan lain – lain. Guna kepala surat alah untuk
mengetahui identitas,nama dan alamt organsisai pengirim surat. Sekaligus sebagai alat
promosi. Contoh kepala surat :
2. Tanggal Pembuatan Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan
surat itu ditulis.
Pembuatan tanggal surat :
Jika pembuatan surat mencantumkan nama kota tempat perusahaan dan tempat
perusahaan berada sesuai dengan yang tercantum pada kepala surat, maka nama kota
tempat perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi.
Jika surat dibuat di kota lain dan nama kota berbeda dengan yang tercantum pada
kepala surat, maka nama kota tempat surat dibuat harus diikuti dengan angka tanggal,
nama bulan, dan angka tahun.
Penulisan bulan sebaiknya tidak disingkat atau menggunakan angka tetapi ditulis
lengkap, seperti : Januari, Februari, dan seterusnya
3. Nomor ,Lampiran Dan Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti
dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya
diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut. Untuk surat-surat
dinas dan surat-surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan surat sesuai dengan
kode pengarsipan yang telah dianut. Penomoran ini bersifat bebas,.Penulisan kata
hal/perihal dalam surat bisnis lazim ditulis setelah nama dan alamat surat. Hal/ perihal
merupak petunjuk mengenai pokok isi surat untuk memperoleh penerima dalam
membahas isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan.
4. Nama Dan Alamat Yang Dituju.
5
Penulisan nama seseorang yang akan dituju hendaklah memperhatikan
penggunaan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara maupun gelar akademik
maupun gelar kehormatan. Penulisan nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan,
gelar akademis maupun nonakademis dengan ejaan yang benar.Penulisan nama penerima
surat diawali dengan huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf
kapital seluruhnya. Jika nama orang yang dituju bergelar akademis seperti Dr., Ir., dr.,
atau Drs., maka kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara sebaiknya tidak digunakan
lagi.
Contoh : Yth. Direktur PT.Adicipta Carakajaya
Jl. Sudirman No.14
Bandung
5. Salam Pembuka Dan Paragraf Pembuka.
Salam pembuka merupakan salam penghormatan yang dilakukan oleh pengirim
surat atau pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud dan tujuan penulisan
surat. Beberapa salam pembuka yang sering dijumpai dalam korespondensi bisnis saat ini
yaitu: Dengan hormat,Salam hormat,Salam sejahtera,Saudara Rizky yang terhormat, Ibu
Vera yang terhormat,Bapak Djuanda yang terhormat, Assalamualaikum Wr. Wb.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim surat kepada
penerima surat. Penulisan isi surat hendaklah menggunakan kata-kata atau istilah yang
mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal
yaitu :
a. Paragraf pembuka : Berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.
Contoh :
Dengan ini perkenankalah kami melaporkan kepada Bapak bahwa …
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2011, kami menyampaikan …
b. Paragraf isi : Berisi hal yang ingin disampaikan kepada penerima surat dengan
menggunakan bahasa yang singkat, lugas, dan jelas.
c. Paragraf penutup : Merupakan kesimpulan dan kunci isi surat, mengandung suatu
harapan pengirim surat maupun ucapan terimakasih kepada penerima surat.
Contoh :
Kami berharap agar jawaban Anda tentang merevisi buku Komunikasi Bisnis dapat
kami terima secepatnya
7. Salam Penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat) dan menunjukkan sebuah etika yang baik dalam mengirim surat. Salam penutup
6
yang lazim digunakan dalam korespondensi antaralain: Hormat kami, Hormat saya,
Salam kami, Wassalam.
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Tanda tangan berguna untuk menegtaui siapa yang bertanggung jawab atas surat
tersebut. Nama jelas beguna untuk mengetahui siaoa yang menandatangani surat tersebut.
Sementara jabatan menunujukan pihak yang berhubungan secara teknis dengan isi surat.
Contoh :
Hormat kami,
Andrias Darmayadi, S.IP., M.Si., Ph.D.
Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi
9. Tembusan/ Tindasan atau c.c (carbon copy)
Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirim kepada pihak lain yang
berhubungan secara teknis dengan isi surat.
10. Inisial
Merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep.Merupakan tanda
pengenal bagi petugas yang mengetik surat tersebut. Mempermudah menghubungi
pengonsep dan pengetik surat apabila terjadi kesalahan dalam pengetikan surat.
Contoh : DF/RT (DF = Dzikri Fajari, pembuat konsep; RT = Riezal Triansyah, pengetik
surat)
1.4 BENTUK SURAT
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
7
………………………………………………………………………………pargarapf isi
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
2. Bentuk Lurus (Block Style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
8
………………………………………………………………………………pargarapf isi
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………pargarapf isi
9
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
4. Bentuk bertekuk / bergerigi (identited style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
10
………………………………………………………………………………pargarapf isi
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
5. Bentuk pargaraf menggantung (hanging paragraph style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………pargarapf isi
11
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
2. PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA
2.1 PENGERTIAN SURAT LAMARAN KERJA
Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar kerja
pada suatu organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan atau pimpinan pada suatu bidang
tertentu. Pada umumnya ketika melamar kerja, seseorang harus menulis surat lamaran kerja yang
dilengkapi dengan sebuah resume (daftar riwayat hidup). Dalam surat lamaran kerja, dijelaskan
berbagai kemampuan yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok atau sesuai dengan
posisi/jabatan yang ditawarkan, atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pelamar kerja hanya
mengemukakan poin-poin penting yang relevan dengan persyaratan pekerjaan yang ditawarkan.
Pendekatan yang dapat digunakan dalam membuat surat lamaran kerja adalah pendekatan
Attention, Interet, Desire and Action (AIDA). Surat lamaran kerja juga termasuk dlam surat
resmi, tetapi surat lamaran kerja tidak menggunakan kop atau kepalas surat.
2.2 PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN KERJA
12
Penulisan surat lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam
penulisan surat lamaran kerja. Artinya, seorang pelamar kerja harus memahami dan
mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran kerja
serta bagaimana pengorganisasian penulisannya. Hal ini memiliki arti penting baik bagi pelamar
kerja maupun bagian evaluasi lembaga atau organisasi penerima kerja.
Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama,
yaitu paragraph pembuka, pertengahan, dan penutup. Masing-masing dapat dijelaskan lebih rinci
berikut ini.
1.
Paragraf Pembuka.
Suatu lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya, perlu
mencantumkan hal-hal berikut ini.
a.
Rangkuman
Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi
yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan bahwa
kualifikasi tersebut akan menguntungkan atau memberikan manfaat bagi perusahaan atau
lembaga yang dilamar.
b. Cuplikan Berita
Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah yang
menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang,
memperkenalkan produk baru, atau memerlukan tenaga operator, dan sebagainya.
2.
Paragraf Pertengahan
Setelah menarik perhatian pembaca pada awal paragraf, pelamar kerja perlu menyajikan
kualifikasi yang dimilkinya untuk mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya. Dalam suatu
ruangan yang singkat (mungkin tidak boleh lebih dari tiga paragraf) pelamar kerja tidak boleh
mengulang apa yang sudah dinyatakan dalam resume. Usahakan penjelasan dalam paragraf
tersebut benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh pembaca.
Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang
dimilikinya dari sudut pandang pembaca (employer) yang mencakup :
Pendidikan
Pengalaman
13
3.
Kerja Sikap, Minat, Aktifitas, dan Kualitas
Paragraf Penutup
Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umunya berisi harapan tindakan (action)
sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Pelamar kerja dengan jelas mengatakan
keinginannya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh
organisasi
perusahaan
atau lembaga
Pekanbaru,
29 September
2014yang dilamar.
Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu memberikan
alamatKepada
yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon, faksimil (kalau ada), alamat e-mail (bila
Yth, Manajer Personalia PT. Kebangkitan Kita
ada),.
Jalan Sudirman nomor.20
Pekanbaru
Dengan hormat,
ContohIklan
suratBapak
lamaran
: Kompas tanggal 25 September 2014 menarik perhatian saya,
di kerja
Harian
karena saya memiliki kualifikasi yang disyaratkan untuk menduduki posisi Manajer
Periklanan. Disamping memiliki kemampuan berbahasa inggris baik lisan maupun
tulisan, saya juga mengusai strategi Pemasaran dan segmentasi pasar serta terknik
berkomunikasi dengan baik.
Saya Wulandari, wanita, berusia 24 tahun, belum menikah, dan memiliki kesehatan
yang sangat prima. Saya lulusan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Riau jurusan
periklanan dengan indeks Prestasi 3,80, disamping itu saya telah mengikuti beberapa
pendidikan Manajemen Pemasaran, periklanan dan kepemimpinan diantaranya yang
dilaksanakan oleh MARKPLUS selama dua bulan.
Hasil Pendidikan tersebut akan sangat membantu saya dalam melaksanakan tugastugas secara efisien sebagai seorang manager periklanan dalam rangka meningkatkan
revenue Perusahaan.
Pada saat ini saya adalah Manager Periklanan di sebuah Perusahaan PMA, dengan
pengalaman dan prestasi selama dua tahun. Saya mencari kesempatan kerja yang lebih
menantang untuk memperluas wawasan dan pengalaman sebagaimana yang Bapak
tawarkan.
Jika Bapak berkenan untuk mempertimbangkan prestasi dan kualifikasi saya.
Panggilan untuk wawancara sungguh saya harapkan.
Hormat Saya,
Wulandari
Lampiran : Resume
14
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Termasuk di dalamnya sebuah
korespondensi bisnis yang merupakan suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan
pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan dalam kegiatan korespondensi bisnis
untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan
bisnis. Fungsi utama surat bisnis adalah sebagai sarana komunikasi bisnis untuk
menyampaikan suatu informasi dengan pengelompokkan surat yang telah ditetapkan.
Penulisan surat dan bahasa surat hendaknya memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku,
sesuai dengan etika yang telah ditetapkan. Berbagai macam surat bisnis yang lazim kita
jumpai sehari-hari sangat bervariasi, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat perintah
kerja, surat perjanjian, dan surat-surat bisnis lainnya.
B. SARAN
15
Dalam penulisan makalah ini tentu penulis memiliki banyak kekurangan dan kesalahan,
mohon dari itu, penulis memintak saran dari pembaca agar mencapai sebuah kesempurnaan
penulisan
DAFTAR PUSTAKA
Dewi,Sutrisna.2007. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET,2007.hal 80-95
Purwanto. Djoko, M.B.A.2006. Komunikasi Bisnis edisi ketiga.: Jakarta :ERLANGGA.2006
16
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam dunia bisnis pasti akan berlangsung hubungan baik secara internal maupun eksternal.
Maka dari pada itu perusahan – perusahaan harus lah menjalin hubungan slaah satunya dengan
korespodensi. Korespodensi adalah cara resmi perusahaan – perusahaan dalam berbinis
berkomunikasi. Ini terjadi baik secara manual dengan kertas maupun secara modern dengan
menggunakan email. Semakinmajunya teknologi para karyawan haruslah mengetahui cara – cara
korespodensi dalam duni bisnis. Dan selain itu sebelum memulai hubungan dengan perusahaan
individu – individu juga harus ahli dalam pembuatan surat lamaran kerja. Yang nantinya menjadi
bahan pertinmbangan dari perusahaan tersebut
B. RUMUSAN MASALAH
Apa itu korenspodensi dan perannya dalam komunikasi bisnis ??
Bagaimana bentuk – bentuk korespodensi ini ?
Apa itu surat lamaran kerja ?
Bagaimana tata cara penulisan surat lamaran kerja yang baik ?
C. TUJUAN
Untuk sumber informasi kepada pembaca dan sebagai tugas pemenuhan nilai mata kuliah
komunikasi bisnis
1
BAB II
PEMBAHASAN
1. DASAR – DASAR KORESPONDENSI BISNIS
1.1 PENGERTIAN DAN PERAN KORESPONDENSI
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondenties (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak – pihak yang terkait. Hubungan pihak – pihak
yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh
karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat. Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis hyang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada
piha lain. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula
berupa surat elektronik (e-mail).
Korespondensi atau kegiatan surat menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis
sehari – hari. Korespondensi dalam bisnis memilki peranan sebagai berikut :
1. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
Surat yang sembrawut bias menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan
menghalangi arus informasi. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran yang baik, jelas dan tepat.
2. Mencipatakan kerjasama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerjasama dengan pihak lain. Agar bias
bekerjasama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain
akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
2
3. Menyebarkan kegiatan
Korespondensi memgang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik
kepada pihak internal maupun pihak eksternal.
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah :
Koresponden (orang atau pihak yang berkirim surat atau menandatangani surat), Redaktur (orang
yang menyusun naskah surat),Sekretaris,Juru ketik, Register,Kurir,
1.2 FUNGSI DAN PENGGOLONGAN SURAT
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi – fungsi berikut :
a. Tanda bukti tertulis dan otentik, surat merupakan bukti “hitam diatas putih” dan dapat
menyimpan rahasia. Misalnya surat perjanjian, surat nikah,akte kelahiran, surat
wasiat,dll.
b. Alat pengingat, dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagaialat
pengingat apabila sewaktu– waktu diperlukan.
c. Dokumen historis, dokumen bersejarah yang mampu memberikan gambaran kejadian –
kejadian masa lalu. Misalnya Supersemar
d. Pedoman kerja, misalnya surat perintah, surat kuasa dan surat keputusan.
e. Jaminan keamanan, selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang.
f. Utusan atau duta organisasi, surat yang mampu mencerminkan citra, mentalitas,jiwa, dan
kondisi internal organisasi yang bersangkutan
g. Dasar penilaian dan keputusan, misalnya surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat
dalam bentuk laporan.
h. Sebagai barometer kegiatan organisasi, kegiatan organisasi dosebarkan kepada pihak
eksternal dan internal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dpat
diukur dari frekuensi – frekuensi surat menyurat.
i. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengetian dan menghindari kesalahpahaman.
j. Saran meningkatkan kerjasama dengan pihak lain.
Surat bisa digolongkan sebagai berikut :
3
MENURUT MAKSUD DAN TUJUAN
MENURUT WUJUDNYA
Surat Pemberitahuan
Surat Bersampul
Surat Keputusan
Memorandum atau nota
Surat Perintah
Telegram
Surat Edaran
Telex
Surat Peringatan
Radiogram
Surat Panggilan
Faksimili
Surat Permintaan/Permohonan
Kartu Pos
Surat Perjanjian
Wesel/ Warkat Pos
Surat Penawaran Surat Pesanan
Surat Laporan
MENURUT URGENSINYA
Surat Pengantar
Surat Kilat Khusus
Surat Lamaran Kerja
Surat Kilat
Surat Penuntutan (Klaim)
Surat Biasa
MENURUT SIFAT DAN PENGIRIMNYA
MENURUT KEGUNAANNYA
Surat Sangat Rahasia
Surat Konsep
Surat Rahasia
Surat Asli
Confidential (Terbatas)
Surat Tembusan
Surat Resmi (Dinas Pemerintahan)
Surat Petikan
Surat Niaga Atau Bisnis
Surat Pribadi
1.3 BAGIAN – BAGIAN SURAT
4
Secara umum, surat mencakup bagian – bagian berikut :
1. Kepala Surat Atau Kop Surat
Kepala surat atau kop surat merupakan cirri khas suatu organisasi yang berisi
nama organisasi, alamat lengkap, nomor telepon,nomor faksimili, alamat e-mail, nomor
kotak pos, alamat kawat,logo, atau lambing dan lain – lain. Guna kepala surat alah untuk
mengetahui identitas,nama dan alamt organsisai pengirim surat. Sekaligus sebagai alat
promosi. Contoh kepala surat :
2. Tanggal Pembuatan Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan
surat itu ditulis.
Pembuatan tanggal surat :
Jika pembuatan surat mencantumkan nama kota tempat perusahaan dan tempat
perusahaan berada sesuai dengan yang tercantum pada kepala surat, maka nama kota
tempat perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi.
Jika surat dibuat di kota lain dan nama kota berbeda dengan yang tercantum pada
kepala surat, maka nama kota tempat surat dibuat harus diikuti dengan angka tanggal,
nama bulan, dan angka tahun.
Penulisan bulan sebaiknya tidak disingkat atau menggunakan angka tetapi ditulis
lengkap, seperti : Januari, Februari, dan seterusnya
3. Nomor ,Lampiran Dan Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti
dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya
diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut. Untuk surat-surat
dinas dan surat-surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan surat sesuai dengan
kode pengarsipan yang telah dianut. Penomoran ini bersifat bebas,.Penulisan kata
hal/perihal dalam surat bisnis lazim ditulis setelah nama dan alamat surat. Hal/ perihal
merupak petunjuk mengenai pokok isi surat untuk memperoleh penerima dalam
membahas isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan.
4. Nama Dan Alamat Yang Dituju.
5
Penulisan nama seseorang yang akan dituju hendaklah memperhatikan
penggunaan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara maupun gelar akademik
maupun gelar kehormatan. Penulisan nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan,
gelar akademis maupun nonakademis dengan ejaan yang benar.Penulisan nama penerima
surat diawali dengan huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf
kapital seluruhnya. Jika nama orang yang dituju bergelar akademis seperti Dr., Ir., dr.,
atau Drs., maka kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara sebaiknya tidak digunakan
lagi.
Contoh : Yth. Direktur PT.Adicipta Carakajaya
Jl. Sudirman No.14
Bandung
5. Salam Pembuka Dan Paragraf Pembuka.
Salam pembuka merupakan salam penghormatan yang dilakukan oleh pengirim
surat atau pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud dan tujuan penulisan
surat. Beberapa salam pembuka yang sering dijumpai dalam korespondensi bisnis saat ini
yaitu: Dengan hormat,Salam hormat,Salam sejahtera,Saudara Rizky yang terhormat, Ibu
Vera yang terhormat,Bapak Djuanda yang terhormat, Assalamualaikum Wr. Wb.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim surat kepada
penerima surat. Penulisan isi surat hendaklah menggunakan kata-kata atau istilah yang
mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal
yaitu :
a. Paragraf pembuka : Berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.
Contoh :
Dengan ini perkenankalah kami melaporkan kepada Bapak bahwa …
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2011, kami menyampaikan …
b. Paragraf isi : Berisi hal yang ingin disampaikan kepada penerima surat dengan
menggunakan bahasa yang singkat, lugas, dan jelas.
c. Paragraf penutup : Merupakan kesimpulan dan kunci isi surat, mengandung suatu
harapan pengirim surat maupun ucapan terimakasih kepada penerima surat.
Contoh :
Kami berharap agar jawaban Anda tentang merevisi buku Komunikasi Bisnis dapat
kami terima secepatnya
7. Salam Penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat) dan menunjukkan sebuah etika yang baik dalam mengirim surat. Salam penutup
6
yang lazim digunakan dalam korespondensi antaralain: Hormat kami, Hormat saya,
Salam kami, Wassalam.
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Tanda tangan berguna untuk menegtaui siapa yang bertanggung jawab atas surat
tersebut. Nama jelas beguna untuk mengetahui siaoa yang menandatangani surat tersebut.
Sementara jabatan menunujukan pihak yang berhubungan secara teknis dengan isi surat.
Contoh :
Hormat kami,
Andrias Darmayadi, S.IP., M.Si., Ph.D.
Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi
9. Tembusan/ Tindasan atau c.c (carbon copy)
Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirim kepada pihak lain yang
berhubungan secara teknis dengan isi surat.
10. Inisial
Merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep.Merupakan tanda
pengenal bagi petugas yang mengetik surat tersebut. Mempermudah menghubungi
pengonsep dan pengetik surat apabila terjadi kesalahan dalam pengetikan surat.
Contoh : DF/RT (DF = Dzikri Fajari, pembuat konsep; RT = Riezal Triansyah, pengetik
surat)
1.4 BENTUK SURAT
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
7
………………………………………………………………………………pargarapf isi
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
2. Bentuk Lurus (Block Style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
8
………………………………………………………………………………pargarapf isi
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………pargarapf isi
9
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
4. Bentuk bertekuk / bergerigi (identited style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
10
………………………………………………………………………………pargarapf isi
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
5. Bentuk pargaraf menggantung (hanging paragraph style)
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal
Yth…………………….
…………………………
…………………………
Salam pembuka,
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph pembuka
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………pargarapf isi
11
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………paragraph penutup
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
………………………………
Inisial
2. PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA
2.1 PENGERTIAN SURAT LAMARAN KERJA
Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar kerja
pada suatu organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan atau pimpinan pada suatu bidang
tertentu. Pada umumnya ketika melamar kerja, seseorang harus menulis surat lamaran kerja yang
dilengkapi dengan sebuah resume (daftar riwayat hidup). Dalam surat lamaran kerja, dijelaskan
berbagai kemampuan yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok atau sesuai dengan
posisi/jabatan yang ditawarkan, atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pelamar kerja hanya
mengemukakan poin-poin penting yang relevan dengan persyaratan pekerjaan yang ditawarkan.
Pendekatan yang dapat digunakan dalam membuat surat lamaran kerja adalah pendekatan
Attention, Interet, Desire and Action (AIDA). Surat lamaran kerja juga termasuk dlam surat
resmi, tetapi surat lamaran kerja tidak menggunakan kop atau kepalas surat.
2.2 PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN KERJA
12
Penulisan surat lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam
penulisan surat lamaran kerja. Artinya, seorang pelamar kerja harus memahami dan
mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran kerja
serta bagaimana pengorganisasian penulisannya. Hal ini memiliki arti penting baik bagi pelamar
kerja maupun bagian evaluasi lembaga atau organisasi penerima kerja.
Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama,
yaitu paragraph pembuka, pertengahan, dan penutup. Masing-masing dapat dijelaskan lebih rinci
berikut ini.
1.
Paragraf Pembuka.
Suatu lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya, perlu
mencantumkan hal-hal berikut ini.
a.
Rangkuman
Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi
yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan bahwa
kualifikasi tersebut akan menguntungkan atau memberikan manfaat bagi perusahaan atau
lembaga yang dilamar.
b. Cuplikan Berita
Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah yang
menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang,
memperkenalkan produk baru, atau memerlukan tenaga operator, dan sebagainya.
2.
Paragraf Pertengahan
Setelah menarik perhatian pembaca pada awal paragraf, pelamar kerja perlu menyajikan
kualifikasi yang dimilkinya untuk mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya. Dalam suatu
ruangan yang singkat (mungkin tidak boleh lebih dari tiga paragraf) pelamar kerja tidak boleh
mengulang apa yang sudah dinyatakan dalam resume. Usahakan penjelasan dalam paragraf
tersebut benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh pembaca.
Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang
dimilikinya dari sudut pandang pembaca (employer) yang mencakup :
Pendidikan
Pengalaman
13
3.
Kerja Sikap, Minat, Aktifitas, dan Kualitas
Paragraf Penutup
Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umunya berisi harapan tindakan (action)
sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Pelamar kerja dengan jelas mengatakan
keinginannya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh
organisasi
perusahaan
atau lembaga
Pekanbaru,
29 September
2014yang dilamar.
Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu memberikan
alamatKepada
yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon, faksimil (kalau ada), alamat e-mail (bila
Yth, Manajer Personalia PT. Kebangkitan Kita
ada),.
Jalan Sudirman nomor.20
Pekanbaru
Dengan hormat,
ContohIklan
suratBapak
lamaran
: Kompas tanggal 25 September 2014 menarik perhatian saya,
di kerja
Harian
karena saya memiliki kualifikasi yang disyaratkan untuk menduduki posisi Manajer
Periklanan. Disamping memiliki kemampuan berbahasa inggris baik lisan maupun
tulisan, saya juga mengusai strategi Pemasaran dan segmentasi pasar serta terknik
berkomunikasi dengan baik.
Saya Wulandari, wanita, berusia 24 tahun, belum menikah, dan memiliki kesehatan
yang sangat prima. Saya lulusan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Riau jurusan
periklanan dengan indeks Prestasi 3,80, disamping itu saya telah mengikuti beberapa
pendidikan Manajemen Pemasaran, periklanan dan kepemimpinan diantaranya yang
dilaksanakan oleh MARKPLUS selama dua bulan.
Hasil Pendidikan tersebut akan sangat membantu saya dalam melaksanakan tugastugas secara efisien sebagai seorang manager periklanan dalam rangka meningkatkan
revenue Perusahaan.
Pada saat ini saya adalah Manager Periklanan di sebuah Perusahaan PMA, dengan
pengalaman dan prestasi selama dua tahun. Saya mencari kesempatan kerja yang lebih
menantang untuk memperluas wawasan dan pengalaman sebagaimana yang Bapak
tawarkan.
Jika Bapak berkenan untuk mempertimbangkan prestasi dan kualifikasi saya.
Panggilan untuk wawancara sungguh saya harapkan.
Hormat Saya,
Wulandari
Lampiran : Resume
14
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Termasuk di dalamnya sebuah
korespondensi bisnis yang merupakan suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan
pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan dalam kegiatan korespondensi bisnis
untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan
bisnis. Fungsi utama surat bisnis adalah sebagai sarana komunikasi bisnis untuk
menyampaikan suatu informasi dengan pengelompokkan surat yang telah ditetapkan.
Penulisan surat dan bahasa surat hendaknya memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku,
sesuai dengan etika yang telah ditetapkan. Berbagai macam surat bisnis yang lazim kita
jumpai sehari-hari sangat bervariasi, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat perintah
kerja, surat perjanjian, dan surat-surat bisnis lainnya.
B. SARAN
15
Dalam penulisan makalah ini tentu penulis memiliki banyak kekurangan dan kesalahan,
mohon dari itu, penulis memintak saran dari pembaca agar mencapai sebuah kesempurnaan
penulisan
DAFTAR PUSTAKA
Dewi,Sutrisna.2007. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET,2007.hal 80-95
Purwanto. Djoko, M.B.A.2006. Komunikasi Bisnis edisi ketiga.: Jakarta :ERLANGGA.2006
16