Tugas Komunikasi Bisnis Magister Manajem
Tugas Komunikasi Bisnis
Disusun Oleh :
Yogi Nurhadie Djamhari
1414102007
Angkatan 48
Magister Manajemen - Program Pasca Sarjana
Fakultas Bisnis dan Manajemen
Universitas Widyatama
2016
Pengertian Organisasi
Ada banyak sekali ahli yang menyatakan dan berpendapat mengenai definisi organisasi.
Diantaranya adalah sebagai berikut:
“An organization is a system of consciously coordinated activities or efforts of two or more
persons” merupakan pendapat mengenai pengertian organisasi oleh Chester Barnard, seorang
Management Consultant. Menurut pendapat diatas, organisasi merupakan serangkaian perencanaan
formal, divisi, karyawan, dan kepemimpinan (Mukherjee, 2013:1).
Bedeian dan Zamnuto menyampaikan bahwa “social entities that are goal directed, deliberately
structured activity systems with a permeable boundary” (Ibid).
Sheldon mengatakan bahwa “organization is the process of combining the work, which
individuals and groups have to perform with the facilities necessary for its execution, that the duties so
performed provide the best channels for the efficient, systematic, positive and coordinated application of
the available efforts” (Kondalkar, 2007: 255)
Organisasi menurut Robbin, organisasi diartikan bahwa suatu unit (satuan) sosial yang
dikoordinasikan dengan sadar yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang berfungsi atas dasar yang
relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama (Robbin, 2001:4
dalam Furqon, 2013:1)
Dari beberapa pendapat diatas, apabila rirangkum menjadi satu, definisi organisasi adalah
wadah yang memiliki sistem yang terbentuk dari dua atau lebih orang yang memiliki tugas dan tanggung
jawab dan diarahkan dengan kepemimpinan untuk mencapai tujuan bersama.
Hakikat Organisasi
Ada dua pendekatan menurut Pace dan Faules yang dapat digunakan untuk memahami organisasi,
yaitu:
1. Pendekatan obyektif
Sesuatu yang bersifat fisik dan konkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas
yang pasti, sesuatu yang stabil. Organisasi merupakan sesuatu yang nyata yang merangkum orang-orang,
hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan. Jadi, menurut pendekatan obyektif, organisasi adalah struktur.
2. Pendekatan Subyektif
Kegiatan yang dilakukan orang-orang, terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi, dan transasksi
yang melibatkan orang-orang. Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terusmenerus berubah dan dilakukan oleh satu orang dengan orang lainnya. Jadi, menurut pendekatan
subyektif, organisasi adalah proses yakni mengorganisasikan perilaku.
Kesimpulannya, untuk memahami hakikat organisasi, kedua pendekatan baik obyektif dan
subyektif bertujuan untuk mengetahui cara pandang terhadap organisasi. Dalam pandangan obyektif,
hakikat organisasi merupakan struktur. Sedangkan dalam pandangan sebuyektif, hakikat organisasi
adalah sebuah proses.
PENGERTIAN DAN HAKIKAT KOMUNIKASI
Pengertian Komunikasi
Dalam berorganisasi, komunikasi merupakan elemen penting. Tanpa adanya komunikasi, sebuah
organisasi hanyalah serangkaian manusia, alat-alat, dan proses yang tidak dapat bekerja sama.
Pandangan beberapa ahli mengenai pengertian komunikasi antara lain menurut (Mulyana, 2008:68-69):
Carl I. Hovland
Proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambanglambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate).
Everett M. Rogers
Proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk
mengubah tingkah laku mereka
Harold Laswell
‘Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect’ yang artinya, ‘Siapa berkata Apa dengan
Saluran apa, Kepada Siapa dengan Efek apa’.
Pada umumnya, komunikasi merupakan sebuah proses penyampaian pesan dari seseorang
(disebut komunikator) kepada orang lain (disebut komunikan) yang membuahkan efek dengan melalui
saluran tertentu. Dibawah ini disajikan ilustrasi model untuk mempermudah memahami proses
komunikasi:
Hakikat Komunikasi
Menurut Chairul Furqon dalam jurnalnya berjudul Hakikat Komunikasi Organisasi, hakikat
komunikasi adalah fitrah manusia, selama manusia masih memiliki naluri rasa ingin tahu, dan ingin
menyampaikan sesuatu kepada sesamanya, maka selama itu akan ada kegiatan komunikasi.
Sebuah penelitian menunjukkan bahwa 70% dari kegiatan manusia adalah berkomunikasi. Hal
tersebut menyatakan bahwa sebagian besar waktu yang kita miliki sesungguhnya adalah berkomunikasi.
Baik komunikasi secara verbal maupun non-verbal. Semakin kompleks kehidupan manusia, maka
semakin sering komunikasi itu akan terjadi.
Memahami hakikat komunikasi, setidaknya ada 3 kerangka dasar menurut John R. Wenburg dan
William W. Wilmot dan Kenneth K. Sereno serta Edward M. Bodaken (Mulyana, 2008:67-74), yaitu:
1. Komunikasi sebagai tindakan satu arah
Mengisyaratkan penyampaian pesan dari seorang atau suatu lembaga kepada seseorang atau
sekelompok lain baik secara langsung maupun melalui media. Sebenarnya jika dikaitkan dalam konteks
komunikasi tatap-muka (interface communication) hal tersebut kurang sesuai karena antara
komunikator-komunikan akan saling memberi umpanbalik sehingga bersifat dua arah. Namun jika
dikaitkan pada pidato, maka hal ini sesuai.
2.
Komunikasi sebagai interaksi
Artinya, komunikasi merupakan kegiatan saling memengaruhi atau mutual influence.
3. Komunikasi sebagai transaksi
Pandangan ini menganggap bahwa komunikasi adalah sesuatu hal yang dinamis. Artinya ada
timbal-balik yang berlangsung selama proses komunikasi.
PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi organisasi sering dikaitkan dengan peranan dan status dari setiap orang dalam
organisai karena peranan dan status seseorang menentukan pula cara bagaimana dia berkomunikasi
dengan orang lain, juga cara bagaimana kita berkomunikasi dengan dia, oleh karena itu kitapun sering
menghubungkan peran dan status dengan pekerjaan.
Dalam masyarakat modern, orang mengenali seseorang karena dia memiliki peran dan status
yang beragam. Di dalam organisasi, keragaman itu dilihat melalui pembagian kerja di mana setiap orang
akan bekerja menurut bakat dan krmampuan sehingga dia bertanggungjawab atas pekerjaan itu. Ketika
jumlah atau jenis pekerjaan semakin banyak, apalagi beragam, maka dibutuhkan jalinan antara jenisjenis pekerjaan yang berbeda-beda, jalinan antara seorang pemimpin dengan bawahan atau antara
kalangan pemimpin yang pada akhirnya membentuk sebuah kekuatan besar yang sinergis untuk
menghasilkan keluaran yang lebih berkualitas. Pada tahap ini dibutuhkan komunikasi.
Komunikasi organisasi sering pula diartikan sebagai perilaku pengorganisasian (organizing
behavior) yakni bagaimana para karyawan terlibat dalam proses bertransaksi dan memberikan makna
atas apa yang sedang terjadi. Oleh karena itu ketika organisasi dianggap sekedar sekumpulan orangorang berinteraksi maka komunikasi hanya berfungsi sebagai organisasi. Komunikasi tidak sekedar
melayani organisasi, tapi dia adalah organisasi itu sendiri. Jadi komunikasi organisasi akan berpusat pada
symbol-simbol yang memungkinkan kehidupan organisasi, apakah kata-kata, gagasan-gagasan, dan
konstruk yang mendorong, mengesahkan, mengkoordinasikan, dan mewujudkan aktivitas yang
terorganisir dalam situasi-situasi spesifik.
Tulisan atau apapun yang berkaitan dengan komunikasi organisasi selalu mempertimbangkan
dua konsep utama, yakni organisasi dan komunikasi. Suatu organisasi dapat didekati sebagai suatu obyek
yang menyenangkan dan menarik, namun ada ayng mungkin sekali memandang organisasi sebagai
sebuah penindasa. Sikap menyenangkan atau menindas itu sebenarnya sangat tergantung dari
pemahaman dan praktek interaksi, relasi, dan transaksi yang terjadi antara manusia dalam organisasi,
itulah yang kita sebut komunikasi organisasi. Jadi kedudukan komunikasi dalam organisasi itu sebenarnya
menekankan pada bagaimana suatu organisasi dikonstruksi dan dipelihara lewat proses komunikais.
Dengan demikian komunikasi organisasi leboh daripada sekedar apa yang dilakukan orang-orang
melainkan sebuah penjelasan teoritis atas praktek-praktek komunikasi dalam organisasi yang “melayani”
kebersamaan baik dalam organisasi maupun melayani orang lain yang membutuhkan organisasi.
Dengan kata lain keberadaan komunikasi dalam organisasi itu membuat kita mampu membedakan dua
hal yaitu :
1.
Menunjukkan bagaimana para anggota bekerja sebagai seorang organisatoris.
2.
Bagaimana operasi jaringan kerja yang mengaitkan mereka satu sama lain, jadi bagaimana kedudukan
mereka sebagai human actors.
Dalam perspektif seperti ini maka komunikasi itu penting dalam organisasi, yakni komunikasi
adalah sebagai jalan, melalui dia orang-orang mencari informasi dan mengembnagkan sejumlah kriteria
dalam pekerjaan, serta komunikasi merupakan proses di mana mereka meletakkan mereka yang praktis.
Unsur Komunikasi Organisasi :
1.
Komunikator / Pengirim (pihak yang memprakarsai komunikasi)
2.
Encode (ing), yaitu aktivitas yang dilakukan seorang pengirim yang memformulasi pesan sedemikian
rupa sehingga dengan menggunakan suatu lambang tertentu dia dapat mengoperkan pesan itu kepada
komunikan.
3.
Saluran (media yang dilalui oleh pesan/symbol yang dikirim)
4.
Pesan / Simbol , berisi pikiran, idea tau gagasan , perasaan yang dikirim oleh seorang atasan kepada
bawahannya selalu dalam bentuk symbol.
5.
Decode (ing), yaitu aktivitas yang dilakukan oleh seorang penerima informasi baik seorang pemimpin
maupun sebaliknya yang memformulasikan sinyal, tanda, dan symbol yang dia terima ke dalam bentuk
pesan yang berstruktur yang dapat dia pahami sebagai sebuah makna
6.
Komunikan / penerima, yaitu pihak yang menerima pesan tertentu.
7.
Gangguan (noise-interference), adalah segala seuatu yang menjadi penghambat laju pesan yang ditukar
antara pengirim dan pemerima.
Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi :
1.
Sebagai tindakan koordinasi
2.
Membagi informasi (information sharing)
3.
Untuk menampilkan perasaan dan emosi
Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi Umum :
1. To tell (menceritakan informasi terkini mengenai sebagian atau keseluruhan hal yang berkaitan
dengan pekerjaan).
2. To sell (menjual gagasan dan ide, pendapat, fakta, termasuk menjual sikap organisasi, sikap
tentang sesuatu yang merupakan subyek layanan.
3. To learn (meningkatkan kemampuan karyawan agar mereka bisa belajar tentang organisasi)
4. To decide (memutuskan dan menentukan)
Fungsi Khusus :
1.
Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam
tindakan tertentu di sebuah “komando”.
2.
Membuat para karyawan menciptakan dan menangani “relasi” antara sesama bagi peningkatan produk
organisasi
3.
Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani keputusan-keputusan dalam keadaan
yang ambigu dan tidak pasti.
TEORI-TEORI ORGANISASI
Pada pembahasan sebelumnya telah dijelaskan mengenai pengertian organisasi dan hakikatnya.
Pada tahap selanjutnya, akan dijelaskan secara rinci mengenai teorinya. Ada beberapa teori organisasi
yang dikenal dan sering diaplikasikan.
Manajemen Ilmiah dan Klassik
Teori-teori ilmiah dan manajemen klasik merupakan teori yang diterapkan pada upaya awal
untuk mengatasi kompleksitas organisasi abad kedua puluh. Tiga dari teori yang paling berpengaruh
pada 1900-an adalah Frederick Taylor, seorang insinyur Amerika, Henry Fayol, seorang industrialis
Perancis, dan Max Weber, seorang profesor universitas Jerman. Berikut adalah ulasan masing-masing di
antaranya:
1.
Manajemen Ilmiah Taylor
Frederick Taylor prihatin terutama dengan studi ilmiah dan desain proses kerja. Sebagian besar
dari prinsip-prinsipnya ditujukan pada masalah efisiensi kerja, dan ia juga menawarkan rekomendasi
mengenai struktur organisasi dan proses. Pada dasarnya, Taylor (1947) mengajukan empat ide dasar,
yakni sebagai berikut :
a. Ada "satu cara terbaik" untuk mengatasi dalam hal pekerjaan apa pun. Cara terbaik dapat ditentukan
melalui analisis ilmiah. Misalnya, untuk melakukan tugas secara efisien, hanya dibutuhkan waktu dan
gerak yang singkat. Percobaan dapat menentukan kondisi kerja phisycal di mana produktivitas akan
tertinggi.
b. Personil harus dipilih secara ilmiah. Salah satu harus memilih dan menetapkan orang untuk tugas-tugas
sesuai dengan keahlian atau potensi untuk mengembangkan keterampilan mereka.
c. Para pekerja harus dilunasi secara insentif yang membayar mereka dalam proporsi langsung dengan
pekerjaan yang mereka hasilkan. Pekerja akan menghasilkan lebih banyak jika mereka menyadari bahwa
mereka akan dibayar sesuai.
d. Buruh harus dibagi sehingga manajer merencanakan pekerjaan dan pekerja mengikuti rencana. Dalam
skema Taylor, setiap aspek dari tugas apapun diawasi oleh "mandor fungsional" yang berbeda. Seorang
pekerja diberikan atau menerima perintah dari salah satu atau semua mandor ini, tergantung pada
karakteristik tugasnya.
2.
Manajemen Umum Fayol
Jika Taylor memfokuskan pada rincian teknis bagian produksinya, berbeda dengan Henry Fayol.
Ia memfokuskan terutama pada prinsip-prinsip dasar struktur organisasi dan praktek manajemen. Fayol
menawarkan empat belas prinsip dasar yang umumnya merupakan resep atau tips untuk struktur dan
a.
b.
c.
d.
e.
f.
desain organisasi :
Pembagian kerja (division of work)
Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
Disiplin (discipline)
Kesatuan perintah (unity of command)
Kesatuan pengarahan (unity of direction)
Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests
to the general interests)
g. Pembayaran upah yang adil (renumeration)
h. Pemusatan (centralization)
i.
j.
k.
l.
m.
n.
3.
Hirarki (hierarchy)
Tata tertib (order)
Keadilan (equity)
Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
Inisiatif (Inisiative)
Semangat kesatuan (esprits de corps)
Teori Birokrasi Weber
Max Weber meminjam istilah Perancis, “bureuaucracy”, sebagai label untuk konsep tentang
organisasi modern yang ideal. Weber percaya bahwa kompleksitas organisasi di era industri diperlukan
kecepatan, ketepatan, kepastian, dan kontinuitas. Kondisi ini dapat direalisasikan paling efektif jika
desain organisasi adalah semaksimal mungkin. Menurut Weber (1947), mesin birokrasi harus memiliki
a.
b.
c.
d.
e.
f.
enam fitur dasar:
Hirarki kewenangan yang jelas
Pembagian kerja sesuai dengan spesialisasi
Sebuah sistem yang lengkap dari aturan mengenai hak, tanggung jawab, dan tugas personil
Prosedur lengkap untuk kinerja
Impersonalitas dalam hubungan organisasi manusia
Seleksi dan promosi personil semata-mata atas dasar kompetensi teknis
Teori Transisional
Jika teori-teori ilmiah dan klasik fokus lebih sempit seputar struktur organisasi dan desain
pekerjaan, setidaknya dua teori transisional ditujukan konsentrasi yang lebih luas, termasuk kekuasaan
digunakan, psikologi kepatuhan, variabilitas dalam perilaku anggota organisasi individu, dan pentingnya
komunikasi dalam proses organisasi. Mary Parker Follet memperkenalkan pertama kalinya pada tahun
1920.
Chester Barnard mengembangkan kedua pada 1930-an. Teori ini diidentifikasi sebagai teori transisi
karena mereka termasuk ide-ide yang kembali dekade kemudian di berbagai bidang seperti teori
pengembangan sumber daya manusia dan teori system.
1.
Teori Administrasi Follett
Dua konsep dasar dari teori Follett, yaitu:
a.
Prinsip saling memberikan respon. Interaksi manusia selalu mencakup pengaruh bersama dan
simultan.
b.
Tujuan dari integrasi yaitu kondisi yang harmonis dari penggabungan hal-hal yang berbeda, yang
menghasilkan bentuk baru, entitas baru.
2.
Fungsi Eksekutif Bernard
Fungsi Eksekutif dari Chester Barnard sebagai mantan Presiden New Jersey Bell Telephone dan
pemimpin National Science Foundation, Barnard merasa bahwa teori-teori klasik mengenai organisasi
telah gagal dalam menjelaskan perilaku organisasi yang telah ia alami sebelumnya. Barnard kemudian
mengajukan tiga area untuk menutupi kekurangan pada teori-teori klasik, yaitu perilaku individu,
pemenuhan (compliance), dan komunikasi (Daniels, Spiker, dan Papa, 1997). Barnard mengatakan
bahwan organisasi adalah sistem orang, bukan struktur struktur yang diawasi dengan mesin.
Menurut Barnard, keberadaan sebuah organisasi (sebagai sistem kooperatif) tergantung pada
kemampuan manusia untuk berkomunikasi dan kemauan mereka untuk melayani dan berusaha untuk
suatu tujuan bersama. Oleh karena itu, fungsi eksekutif adalah mengembangkan dan memelihara sistem
komunikasi (Pace & Faules, 1994).
E.
INDIVIDU DALAM ORANISASI
Perilaku hakikatnya adalah suatu fungsi dari interakasi antara seorang individu dengan
lingkungannya. Dilihat dari sifatnya, perbedaan perilaku manusia itu disesbabkan karena perbedaan
kemampuan, kebutuhan, dan cara berpikir dimana hal itu menentukan pilihan perilaku, pengalaman,
dan reaksi setiap orang.
Adapun pendekatan yang digunakan untuk memahami perilaku manusia adalah pendekatan
kognitif, rainforcement, dan psikoanalitis. Setiap pendekatan tersebut memiliki 6 hal yang menjadi acuan
bahasannya yaitu penekanan, penyebab timbulnya perilauk, prosesnya, kepentingan masa lalu dalam
menentukan perilaku, tingkat kesadaran, dan data yang dipergunakan.
1.
Penekanan
Pendekatan kognitif menekankan mental internal seperti berpikir dan komunikasi dengan diri
sendiri. Persepsi individu tentang lingkungan dipertimbangkan lebih banyak daripada pertimbangan
mengenai lingkungan itu sendiri.
Pendekatan reinforcement menekankan kepada peranan lingkungan dalam perilkau manusia.
Lingkungan dipandang sebagai suatu sumber stimuli yang dapat menghasilkan dan memperkuat reaksi –
reaksi perilaku.
Pendekatan psikoanalitis menekankan peranan sistem personalitas dalam menentukan suatu
perilaku individu di dalam lingkungan organisasi. Menurut Sigmund Freud, ingkungan dipertimbangkan
sepanjang hanya sebagai ego yang berinteraksi dengannya untuk memuaskan keinginan-keinginan Id.
2.
Penyebab Timbulnya Perilaku
Dalam pendekatan kognitif, perilaku dikatakan timbul dari ketidaksesuaian pada struktur kognitif
yang dapat dihasilkan dari persepsi-persepsi tentang lingkungan.
Pendekatan reinforcement menyatakan bahwa perilaku ditentukan oleh stimuli lingkungan baik
sebelum terjadinya perilaku maupun sebagai hasil suatu perilaku sebelumnya.
Adapun menurut pendejatan psikoanalitis, sebuah perilaku ditimbulkan oleh tekanan-tekannan
yang dihasilkan oleh tidak tercapainya keinginan-keinginan yang berasal dari Id.
3.
Proses
Pendekatan kognitif menyatakan bahwa kognisi (pengetahuan dan pengalaman) adalah proses
mental, yang menyempurnakan dan disempurnakan struktur kognitif yang ada. Akibat adanya
ketidaksesuaian di dalam struktur sebuah organisasi, akan menghasilkan sebuah perilaku yang
diharapkan dapat mengurangi ketidaksesuasian tersebut.
Dalam pendekatan reinforcement, lingkungan yang beraksi dalam individu mengundang suatu
respon yang dittentukan oleh keturunan dan sejarah masa lalu. Sifat dan reaksi lingkungan pada respon
tersebut menentukan kecenderungan-kecenderungan perilaku individu di masa mendatang.
Dalam pendekatan Psikoanalitis, keinginan dan harapan dihasilkan oleh ID, kemuduan diproses
dan dikerjakan oleh Ego dan di bawah pengamatan Superego. Hasil-hasil perilaku dari keputusan Ego
adalah tentang bagaimana memuaskan keinginan Id dan hambatan dari Superego.
4.
Kepentingan Masa Lalu dalam Menentukan Perilaku
Menurut pendekatan Psikoanalitis, masa lalu seseorang dapat menjadi suatu penentu yang
relatif penting untuk menentukan perilakunya. Sifat Id, Superego, dan kekuatan Ego akan ditentukan oleh
interaksi-interaksi dan pengembangan yang dimiliki individu di masa lalu.
Pendekatan kognitif tidak memperhitungkan masa lalu. Pengalaman masa lalu hanya
menentukan struktur kognitif seorang individu saja. Adapun perilaku merupakan suatu pernyataan dari
sistem kognitif seseorang, dengan tanpa memperhatikan bagaimana pernyataan-pernyataan tersebut
bisa masuk ke dalam sistem tersebut.
Pendekatan reinforcement adalah pendekatan yang bersifat historis. Suatu respon seseorang
pada stimulus tertentu merupakan suatu refleksi atas sejarah masa lalu lingkungannya.
5.
Tingkat Kesadaran
Dalam lpendekatan kognitif, memang ada aneka ragam tingkatan kesadaran, akan tetapi kegiatan
mental yang sadar seperti mengetahui, berpikir, dan memahami akan dipertimbangkan dalam
pendekatan ini.
Reinforcement tidak membedakan secara spesifik antara keadaan seseorang yang sadar dan
tidak sadar. Dalam kenyataannya, biasanya aktivitas mental dipertimbangkan menjadi bentuk
lainperilaku dan tidak dihubungkan dengan faktor eksternal lainnya.
Menurut pendekatan Psikoanalitis, hampir sebagian besar aktivitas mental adalah tidak sadar.
Menurutnya, aktivitas tidak sadar Id dan Superegolah yang akan menentukan terbentuknya perilaku
seorang individu.
6.
Data
Dalam pendekatan kognitif, data atas sikap-sikap, nilai-nilai, pengertian, dan pengharapan
seseorang dikumpulkan lewat kegiatan survey. Pendekatan reinforcement mengukur stimuli lingkungan
dan respon materi atau fisik dan dapat diamati melalui observasi langsung.
Sedangkan pendekatan Psikoanalits menggunakan data ekspresi dari keinginan-keinginan,
harapan-harapan, dan bukti penekanan dan penghambatnya melalui analisis mimpi, asosiasi bebas, dan
juga hipnotos.
F.
PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI
Manusia sebagai makhluk sosial senantiasa memiliki kecenderungan untuk berinteraksi dengan
sesamanya. Membentuk kelompok merupakan perwujudan dari kebutuhan interkasi setiap individu.
Banyak teori yang mengembangkan suatu anggapan mengenai asal usul terbentuknya kelompok.
Mulai dari anggapan kedekatan ruang kerja maupun daerah tempat tinggal mereka, sampai pada alasanalasan praktis seperti ekonomi, keamanan, dan alasan sosial lainnya. Sejumlah pekerja yang berdekatan
ruang kerjanya memiliki kemungkinan untuk berkelompok. Kelompok dapat pula ditimbulkan karena
adanya ativitas-aktivitas, interaksi-interaksi dan sentimen-sentimen di antara beberapa orang. Semakin
banyak aktivitas dan sentimen yang ditularkan pada orang lain, maka semakin banyak kemungkinan
saling menularkan aktivitas dan interaksi. Dalil ini dikemukakan oleh George C. Homans dalam bukunya
The Human Group.
Alasan-alasan praktis ekonomi membuat sekelompok orang bergabung dalam suatu serikat
buruh untuk menuntut kenaikan upah, juga memacu orang-orang yang tidak mempunyai penghasilan
tetap, bergabung bekerja dalam proyek. Demikian pula banyak alasan yang mendorong kelompokkelompok dalam melakukan suatu hal tertentu.
Teori-teori Pembentukan Kelompok
No
1
Teori
Teori Propinquity
Keterangan
Seseorang berhubungan dengan orang lain
disebabkan karena adanya kedekatan ruang dan
daerahnya.
2
Teori Interaksi
o Teori ini dikembangkan oleh George Homans.
o Teori ini didasarkan pada interaksi-interaksi dan
sentimen-sentimen (perasaan atau emosi).
3
Teori Keseimbangan
Seseorang tertarik kepada yang lain untuk
membentuk kelompok karena didasarkan pada
kesamaan sikap dalam menanggapi suatu tujuan
yang relevan satu sama lain.
4
Teori Perkembangan
Teori ini ada korelasinya dengan teori motivasi
dalam bekerja.
Teori ini didasarkan pada interaksi dan susunan
hadiah – biaya – dan hasil.
5
Teori Alasan Praktis
Kelompok terbentuk karena didasarkan pada
alasan praktis.
Alasan praktis tersebut dapat terkait sebagai
akibat untuk merespon sebuah isu tertentu.
Alasan atau isu yang melandasi terbentuknya
kelompok
dapat
berupa
alasan
ekonomi,
keamanan, atau alasan sosial lainnya.
Jenis – jenis Kelompok
Kelompok didasarkan atas jenisnya dapat dibagi dua yaitu, kelompok formal dan kelompok
informal.
1. Kelompok Formal
Diciptakan oleh keputusan manajerial untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi
tersebut. Tuntutan dan proses organisasi mengarah pada pembentukan jenis-jenis kelompok yang
berbeda. Khususnya, timbul dua jenis kelompok formal, kelompok pimpinan/komando (command
group) dan kelompok tugas (task).
Kelompok Komando. Kelompok komando ditetapkan oleh bagan organisasi. Kelompok tersebut terdiri
a.
atas bawahan yang melapor langsung kepada seorang penyelia tertentu. Hubungan wewenang antara
seorang manajer departemen dengan para penyelia, atau antara seorang perawat senior dengan
bawahannya adalah contoh dari kelompok komando.
Kelompok Tugas. Kelompok tugas terdiri dari para karyawan yang bekerja sama untuk menyelesaikan
b.
suatu tugas atau projek tertentu. Sebagai contoh, aktivitas para pegawai administrasi dari suatu
perusahaan asuransi jika klaim suatu kecelakaan diajukan, adalah tugas-tugas yang diwajibkan. Aktivitas
ini menciptakan suatu situasi di mana beberapa pegawai administrasi harus berkomunikasi dan
berkoordinasi satu sama lain jika klaim tersebut ingin ditangani dengan pantas. Tugas-tugas yang
diwajibkan dan interaksi tersebut memudahkan pembentukan suatu kelompok tugas.
2.
Kelompok Informal
Kelompok informal adalah pengelompokan orang-orang secara alamiah dalam suatu situasi kerja
sebagai tanggapan terhadap kebutuhan social. Dengan kata lain kelompok informal tidak muncul sebagai
hasil rencana yang disengaja tetapi berkembang secara agak alamiah. Ada dua jenis khusus kelompok
informal : kelompok kepentingan dan kelompok persahabatan.
Kelompok Kepentingan. Individu-individu yang mungkin tidak menjadi anggota dari kelompok
komando atau kelompok tugas yang sama dapat berafiliasi untuk mencapai beberapa sasaran bersama.
Pengelompokan bersama para karyawan tersebut merupakan suatu kesatuan barisan menghadapi
pimpinan untuk memperoleh manfaat lebih besar. Contoh dari kelompok kepentingan adalah para
pelayan restoran atau hotel yang menghimpun semua tip yang mereka terima.
Kelompok Persahabatan. Banyak kelompok yang dibentuk karena para anggotanya mempunyai
kebersamaan tentang suatu hal, seperti umur, keyakinan politik, atau latar belakang etnis. Kelompok
persahabatan ini sering memperluas interaksi dan komunikasi mereka dalam berbagai aktivitas di luar
kerja. Perbedaan yang utama antara kedua kelompok itu adalah bahwa kelompok formal (komando dan
tugas) dirancang oleh organisasi formal dan merupakan alat untuk mencapai sasaran, sedangkan
kelompok informal (kepentingan dan persahabatan) adalah penting bagi kepentingannya sendiri. Mereka
memenuhi kebutuhan dasar manusia untuk berhimpun.
ALUR KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam organisasi pada dasarnya merupakan kegiatan intern di dalam organisasi,
akan tetapi perlu diketahui bahwa alam prakteknya kegiatan komunikasi dalam organisasi itu dapat
melampaui batas organisasi itu sendiri.
Pemimpin organisasi membutuhkan informasi yang cepat dan tepat, oleh karena itu komunikasi
merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam organisasi. untuk mencapai tujuan organisasi,
seorang manajer harus mampu berkomunikasi dengan karyawan di semua bidang dan tingkat. Seberapa
pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi akan terlihat dari daftar di bawah ini:
1.
Menimbulkan rasa loyalitas dan kesetiakawanan dalam organisasi
2.
Meningkatkan motivasi kerja pegawai
3.
Semua informasi yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh
4.
Meningkatkan rasa tanggungjawab semua pegawai
5.
Menimbulkan saling pengertian, semangat korp dan team work di antara pegawai
Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari
segi peninjauannya.
1.
a.
Dari segi sifatnya dapat dibedakan menjadi:
Komunikasi Lisan
adalah komunikasi yang melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa yang dikatakan dan
bagaimana mengatakannya. Komunikasi lisan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu komunikasi
lisan secara langsung (face to face) dan komunikasi lisan secara tidak langsung (melalui telepon,
intercom, interpon).
b. Komunikasi Tertulis
adalah komunikasi dengan mempergunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode (yang
mengandung arti) yang tertulis atau tercetak yang dapat dimengerti oleh pihak lain. Media yang
dipergunakan dibedakan menjadi dua macam, yaitu media tertulis intern (surat dinas,nota dinas, surat
keputusan) dan media tertulis ekstern (surat kawat, selebaran, spanduk, majalah, surat kabar).
2.
Menurut arahnya, dibedakan menjadi:
a. Komunikasi ke atas, adalah komunikasi yang berlangsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu
organisasi yang lebih rendah dengan satuan organisasi yang lebih tinggi. Jadi komunikasi ke atas dapat
dilihat dari dua sisi, yaitu dari segi personifikasi dan dari segi ketatalembagaan.
b. Komunikasi ke bawah. Dilihat dari personifikasinya, komunikasi ke bawah dalah komunikasi yang
berlangsung dari pimpinan kepada bawahan. Dilihat dari segi ketatalembagaan, komunikasi ke bawah
dalah komunikasi yang berlangsung dari satuan organisasi yang lebih tinggi kepada satuan organisasi
yang ada di bawahnya. Jadi komunikasi ke bawah mengalir dari pimpinan kepada bawahan, dari tingkat
manajemen puncak ke manajemen menengah, ke manajemen tingkat bawah terus megalir kepada para
pekerja, melalui saluran hierarki.
c. Komunikasi horizontal. Komunikasi horizontal adalah komunikasi antara pimpinan atau pejabat yang
setingkat dalam suatu organisasi. Sedangkan secara ketatalembagaan, komunikasi horizontal adalah
komunikasi antar satuan organisasi yang setingkat dalam suatu organisasi. Misalnya Biro Hukum dengan
Biro Kepegawaian, dsb.
d. Komunikasi satu arah adalh komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi
(komunikan). Komunikan sengaja tidak member tanggapan karena suatu hal, atau komunikator memang
sengaja tidka member kesempatan kepada komunikan untuk memberikan tanggapan. Contohnya dalam
organisasi adalah komando atau perintah dari pimpinan yang pelaksanaannya dilakukan oleh pekerja.
Komunikasi satu arah ini bersifat top down, cepat dan efisien, tetapi tidak memberikan kepuasan bagi
komunikan, karena ada kesan otoriter dalam komunikasi ini.
e. Komunikasi dua arah adalah komunikasi yang berlangsung secara timbal balik, dimana komunikator
mendapat respon dari pihak komunikan sehingga muncul saling pengertian di antara kedua belah pihak.
Komunikasi dua arah meskipun berlangsung lambat namun dapat mengindari terjadinya
kesalahpahaman sehingga dapat menciptakan situasi kerja yang akrab, penuh kekeluargaan dan
demokratis.
3. Menurut lawannya dapat dibedakan menjadi:
a. Komunikasi satu lawan satu adalah komunikasi antar-pribadi. Komunikasi ini dapat terjadi antara seorang
pimpinan dengan bawahan, antara seorang pimpinan dengan pimpinan yang setingkat, dsb.
b. Komunikasi satu lawan banyak adalah komunikasi antara seseorang dengan beberapa orang dalam suatu
kelompok.
c.
d.
Komunikasi banyak lawan satu adalah komunikasi kelompok dengan seseorang dalam suatu organisasi.
Komunikasi kelompok lawan kelompok adalah komunikasi antara sekelompok pegawai atau karyawan
dengan sekelompok pegawai atau karyawan yang lain. Komunikasi ini biasanya dalam rangka
mendapatkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi kerja antar unit, antar stuan kerja dalam organisasi.
Saluran media komunikasi yang dipergunakan bisa dalam bentuk rapat, lokakarya,dsb.
4. Menurut keresmiannya, dibedakan menjadi:
a.
Komuniaksi formal adalah komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi yang secara tegas
diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi formal berkaitan erat dengan proses
penyelenggaraan kerja dan bersumber dari perintah-perintah resmi, sehingga komunikasi formal
mempunyai sanksi resmi. saluran media komunikasi yang dipergunakan bermacam-macam, yaitu
b.
perintah (lisan maupun tertulis), laporan, rapat, konferensi, saran, keluhan, surat tugas, dsb.
Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organsasi tetapi tidak direncanakan
dan tidak ditemukan dalam struktur organsasi. Komunikasi informasi bersifat tidak resmi dan terjaid
melalui informasi dari mulut ke mulut sehingga di dalamnya terdapat keterangan-keterangan yang tidak
resmi dan kurang obyektif kebenarannya. Saluran media komuniaksi yang dipergunakan biasanya melalui
rantai kerumunan (cluster chain).
Disusun Oleh :
Yogi Nurhadie Djamhari
1414102007
Angkatan 48
Magister Manajemen - Program Pasca Sarjana
Fakultas Bisnis dan Manajemen
Universitas Widyatama
2016
Pengertian Organisasi
Ada banyak sekali ahli yang menyatakan dan berpendapat mengenai definisi organisasi.
Diantaranya adalah sebagai berikut:
“An organization is a system of consciously coordinated activities or efforts of two or more
persons” merupakan pendapat mengenai pengertian organisasi oleh Chester Barnard, seorang
Management Consultant. Menurut pendapat diatas, organisasi merupakan serangkaian perencanaan
formal, divisi, karyawan, dan kepemimpinan (Mukherjee, 2013:1).
Bedeian dan Zamnuto menyampaikan bahwa “social entities that are goal directed, deliberately
structured activity systems with a permeable boundary” (Ibid).
Sheldon mengatakan bahwa “organization is the process of combining the work, which
individuals and groups have to perform with the facilities necessary for its execution, that the duties so
performed provide the best channels for the efficient, systematic, positive and coordinated application of
the available efforts” (Kondalkar, 2007: 255)
Organisasi menurut Robbin, organisasi diartikan bahwa suatu unit (satuan) sosial yang
dikoordinasikan dengan sadar yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang berfungsi atas dasar yang
relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama (Robbin, 2001:4
dalam Furqon, 2013:1)
Dari beberapa pendapat diatas, apabila rirangkum menjadi satu, definisi organisasi adalah
wadah yang memiliki sistem yang terbentuk dari dua atau lebih orang yang memiliki tugas dan tanggung
jawab dan diarahkan dengan kepemimpinan untuk mencapai tujuan bersama.
Hakikat Organisasi
Ada dua pendekatan menurut Pace dan Faules yang dapat digunakan untuk memahami organisasi,
yaitu:
1. Pendekatan obyektif
Sesuatu yang bersifat fisik dan konkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas
yang pasti, sesuatu yang stabil. Organisasi merupakan sesuatu yang nyata yang merangkum orang-orang,
hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan. Jadi, menurut pendekatan obyektif, organisasi adalah struktur.
2. Pendekatan Subyektif
Kegiatan yang dilakukan orang-orang, terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi, dan transasksi
yang melibatkan orang-orang. Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terusmenerus berubah dan dilakukan oleh satu orang dengan orang lainnya. Jadi, menurut pendekatan
subyektif, organisasi adalah proses yakni mengorganisasikan perilaku.
Kesimpulannya, untuk memahami hakikat organisasi, kedua pendekatan baik obyektif dan
subyektif bertujuan untuk mengetahui cara pandang terhadap organisasi. Dalam pandangan obyektif,
hakikat organisasi merupakan struktur. Sedangkan dalam pandangan sebuyektif, hakikat organisasi
adalah sebuah proses.
PENGERTIAN DAN HAKIKAT KOMUNIKASI
Pengertian Komunikasi
Dalam berorganisasi, komunikasi merupakan elemen penting. Tanpa adanya komunikasi, sebuah
organisasi hanyalah serangkaian manusia, alat-alat, dan proses yang tidak dapat bekerja sama.
Pandangan beberapa ahli mengenai pengertian komunikasi antara lain menurut (Mulyana, 2008:68-69):
Carl I. Hovland
Proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambanglambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate).
Everett M. Rogers
Proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk
mengubah tingkah laku mereka
Harold Laswell
‘Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect’ yang artinya, ‘Siapa berkata Apa dengan
Saluran apa, Kepada Siapa dengan Efek apa’.
Pada umumnya, komunikasi merupakan sebuah proses penyampaian pesan dari seseorang
(disebut komunikator) kepada orang lain (disebut komunikan) yang membuahkan efek dengan melalui
saluran tertentu. Dibawah ini disajikan ilustrasi model untuk mempermudah memahami proses
komunikasi:
Hakikat Komunikasi
Menurut Chairul Furqon dalam jurnalnya berjudul Hakikat Komunikasi Organisasi, hakikat
komunikasi adalah fitrah manusia, selama manusia masih memiliki naluri rasa ingin tahu, dan ingin
menyampaikan sesuatu kepada sesamanya, maka selama itu akan ada kegiatan komunikasi.
Sebuah penelitian menunjukkan bahwa 70% dari kegiatan manusia adalah berkomunikasi. Hal
tersebut menyatakan bahwa sebagian besar waktu yang kita miliki sesungguhnya adalah berkomunikasi.
Baik komunikasi secara verbal maupun non-verbal. Semakin kompleks kehidupan manusia, maka
semakin sering komunikasi itu akan terjadi.
Memahami hakikat komunikasi, setidaknya ada 3 kerangka dasar menurut John R. Wenburg dan
William W. Wilmot dan Kenneth K. Sereno serta Edward M. Bodaken (Mulyana, 2008:67-74), yaitu:
1. Komunikasi sebagai tindakan satu arah
Mengisyaratkan penyampaian pesan dari seorang atau suatu lembaga kepada seseorang atau
sekelompok lain baik secara langsung maupun melalui media. Sebenarnya jika dikaitkan dalam konteks
komunikasi tatap-muka (interface communication) hal tersebut kurang sesuai karena antara
komunikator-komunikan akan saling memberi umpanbalik sehingga bersifat dua arah. Namun jika
dikaitkan pada pidato, maka hal ini sesuai.
2.
Komunikasi sebagai interaksi
Artinya, komunikasi merupakan kegiatan saling memengaruhi atau mutual influence.
3. Komunikasi sebagai transaksi
Pandangan ini menganggap bahwa komunikasi adalah sesuatu hal yang dinamis. Artinya ada
timbal-balik yang berlangsung selama proses komunikasi.
PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi organisasi sering dikaitkan dengan peranan dan status dari setiap orang dalam
organisai karena peranan dan status seseorang menentukan pula cara bagaimana dia berkomunikasi
dengan orang lain, juga cara bagaimana kita berkomunikasi dengan dia, oleh karena itu kitapun sering
menghubungkan peran dan status dengan pekerjaan.
Dalam masyarakat modern, orang mengenali seseorang karena dia memiliki peran dan status
yang beragam. Di dalam organisasi, keragaman itu dilihat melalui pembagian kerja di mana setiap orang
akan bekerja menurut bakat dan krmampuan sehingga dia bertanggungjawab atas pekerjaan itu. Ketika
jumlah atau jenis pekerjaan semakin banyak, apalagi beragam, maka dibutuhkan jalinan antara jenisjenis pekerjaan yang berbeda-beda, jalinan antara seorang pemimpin dengan bawahan atau antara
kalangan pemimpin yang pada akhirnya membentuk sebuah kekuatan besar yang sinergis untuk
menghasilkan keluaran yang lebih berkualitas. Pada tahap ini dibutuhkan komunikasi.
Komunikasi organisasi sering pula diartikan sebagai perilaku pengorganisasian (organizing
behavior) yakni bagaimana para karyawan terlibat dalam proses bertransaksi dan memberikan makna
atas apa yang sedang terjadi. Oleh karena itu ketika organisasi dianggap sekedar sekumpulan orangorang berinteraksi maka komunikasi hanya berfungsi sebagai organisasi. Komunikasi tidak sekedar
melayani organisasi, tapi dia adalah organisasi itu sendiri. Jadi komunikasi organisasi akan berpusat pada
symbol-simbol yang memungkinkan kehidupan organisasi, apakah kata-kata, gagasan-gagasan, dan
konstruk yang mendorong, mengesahkan, mengkoordinasikan, dan mewujudkan aktivitas yang
terorganisir dalam situasi-situasi spesifik.
Tulisan atau apapun yang berkaitan dengan komunikasi organisasi selalu mempertimbangkan
dua konsep utama, yakni organisasi dan komunikasi. Suatu organisasi dapat didekati sebagai suatu obyek
yang menyenangkan dan menarik, namun ada ayng mungkin sekali memandang organisasi sebagai
sebuah penindasa. Sikap menyenangkan atau menindas itu sebenarnya sangat tergantung dari
pemahaman dan praktek interaksi, relasi, dan transaksi yang terjadi antara manusia dalam organisasi,
itulah yang kita sebut komunikasi organisasi. Jadi kedudukan komunikasi dalam organisasi itu sebenarnya
menekankan pada bagaimana suatu organisasi dikonstruksi dan dipelihara lewat proses komunikais.
Dengan demikian komunikasi organisasi leboh daripada sekedar apa yang dilakukan orang-orang
melainkan sebuah penjelasan teoritis atas praktek-praktek komunikasi dalam organisasi yang “melayani”
kebersamaan baik dalam organisasi maupun melayani orang lain yang membutuhkan organisasi.
Dengan kata lain keberadaan komunikasi dalam organisasi itu membuat kita mampu membedakan dua
hal yaitu :
1.
Menunjukkan bagaimana para anggota bekerja sebagai seorang organisatoris.
2.
Bagaimana operasi jaringan kerja yang mengaitkan mereka satu sama lain, jadi bagaimana kedudukan
mereka sebagai human actors.
Dalam perspektif seperti ini maka komunikasi itu penting dalam organisasi, yakni komunikasi
adalah sebagai jalan, melalui dia orang-orang mencari informasi dan mengembnagkan sejumlah kriteria
dalam pekerjaan, serta komunikasi merupakan proses di mana mereka meletakkan mereka yang praktis.
Unsur Komunikasi Organisasi :
1.
Komunikator / Pengirim (pihak yang memprakarsai komunikasi)
2.
Encode (ing), yaitu aktivitas yang dilakukan seorang pengirim yang memformulasi pesan sedemikian
rupa sehingga dengan menggunakan suatu lambang tertentu dia dapat mengoperkan pesan itu kepada
komunikan.
3.
Saluran (media yang dilalui oleh pesan/symbol yang dikirim)
4.
Pesan / Simbol , berisi pikiran, idea tau gagasan , perasaan yang dikirim oleh seorang atasan kepada
bawahannya selalu dalam bentuk symbol.
5.
Decode (ing), yaitu aktivitas yang dilakukan oleh seorang penerima informasi baik seorang pemimpin
maupun sebaliknya yang memformulasikan sinyal, tanda, dan symbol yang dia terima ke dalam bentuk
pesan yang berstruktur yang dapat dia pahami sebagai sebuah makna
6.
Komunikan / penerima, yaitu pihak yang menerima pesan tertentu.
7.
Gangguan (noise-interference), adalah segala seuatu yang menjadi penghambat laju pesan yang ditukar
antara pengirim dan pemerima.
Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi :
1.
Sebagai tindakan koordinasi
2.
Membagi informasi (information sharing)
3.
Untuk menampilkan perasaan dan emosi
Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi Umum :
1. To tell (menceritakan informasi terkini mengenai sebagian atau keseluruhan hal yang berkaitan
dengan pekerjaan).
2. To sell (menjual gagasan dan ide, pendapat, fakta, termasuk menjual sikap organisasi, sikap
tentang sesuatu yang merupakan subyek layanan.
3. To learn (meningkatkan kemampuan karyawan agar mereka bisa belajar tentang organisasi)
4. To decide (memutuskan dan menentukan)
Fungsi Khusus :
1.
Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam
tindakan tertentu di sebuah “komando”.
2.
Membuat para karyawan menciptakan dan menangani “relasi” antara sesama bagi peningkatan produk
organisasi
3.
Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani keputusan-keputusan dalam keadaan
yang ambigu dan tidak pasti.
TEORI-TEORI ORGANISASI
Pada pembahasan sebelumnya telah dijelaskan mengenai pengertian organisasi dan hakikatnya.
Pada tahap selanjutnya, akan dijelaskan secara rinci mengenai teorinya. Ada beberapa teori organisasi
yang dikenal dan sering diaplikasikan.
Manajemen Ilmiah dan Klassik
Teori-teori ilmiah dan manajemen klasik merupakan teori yang diterapkan pada upaya awal
untuk mengatasi kompleksitas organisasi abad kedua puluh. Tiga dari teori yang paling berpengaruh
pada 1900-an adalah Frederick Taylor, seorang insinyur Amerika, Henry Fayol, seorang industrialis
Perancis, dan Max Weber, seorang profesor universitas Jerman. Berikut adalah ulasan masing-masing di
antaranya:
1.
Manajemen Ilmiah Taylor
Frederick Taylor prihatin terutama dengan studi ilmiah dan desain proses kerja. Sebagian besar
dari prinsip-prinsipnya ditujukan pada masalah efisiensi kerja, dan ia juga menawarkan rekomendasi
mengenai struktur organisasi dan proses. Pada dasarnya, Taylor (1947) mengajukan empat ide dasar,
yakni sebagai berikut :
a. Ada "satu cara terbaik" untuk mengatasi dalam hal pekerjaan apa pun. Cara terbaik dapat ditentukan
melalui analisis ilmiah. Misalnya, untuk melakukan tugas secara efisien, hanya dibutuhkan waktu dan
gerak yang singkat. Percobaan dapat menentukan kondisi kerja phisycal di mana produktivitas akan
tertinggi.
b. Personil harus dipilih secara ilmiah. Salah satu harus memilih dan menetapkan orang untuk tugas-tugas
sesuai dengan keahlian atau potensi untuk mengembangkan keterampilan mereka.
c. Para pekerja harus dilunasi secara insentif yang membayar mereka dalam proporsi langsung dengan
pekerjaan yang mereka hasilkan. Pekerja akan menghasilkan lebih banyak jika mereka menyadari bahwa
mereka akan dibayar sesuai.
d. Buruh harus dibagi sehingga manajer merencanakan pekerjaan dan pekerja mengikuti rencana. Dalam
skema Taylor, setiap aspek dari tugas apapun diawasi oleh "mandor fungsional" yang berbeda. Seorang
pekerja diberikan atau menerima perintah dari salah satu atau semua mandor ini, tergantung pada
karakteristik tugasnya.
2.
Manajemen Umum Fayol
Jika Taylor memfokuskan pada rincian teknis bagian produksinya, berbeda dengan Henry Fayol.
Ia memfokuskan terutama pada prinsip-prinsip dasar struktur organisasi dan praktek manajemen. Fayol
menawarkan empat belas prinsip dasar yang umumnya merupakan resep atau tips untuk struktur dan
a.
b.
c.
d.
e.
f.
desain organisasi :
Pembagian kerja (division of work)
Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
Disiplin (discipline)
Kesatuan perintah (unity of command)
Kesatuan pengarahan (unity of direction)
Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests
to the general interests)
g. Pembayaran upah yang adil (renumeration)
h. Pemusatan (centralization)
i.
j.
k.
l.
m.
n.
3.
Hirarki (hierarchy)
Tata tertib (order)
Keadilan (equity)
Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
Inisiatif (Inisiative)
Semangat kesatuan (esprits de corps)
Teori Birokrasi Weber
Max Weber meminjam istilah Perancis, “bureuaucracy”, sebagai label untuk konsep tentang
organisasi modern yang ideal. Weber percaya bahwa kompleksitas organisasi di era industri diperlukan
kecepatan, ketepatan, kepastian, dan kontinuitas. Kondisi ini dapat direalisasikan paling efektif jika
desain organisasi adalah semaksimal mungkin. Menurut Weber (1947), mesin birokrasi harus memiliki
a.
b.
c.
d.
e.
f.
enam fitur dasar:
Hirarki kewenangan yang jelas
Pembagian kerja sesuai dengan spesialisasi
Sebuah sistem yang lengkap dari aturan mengenai hak, tanggung jawab, dan tugas personil
Prosedur lengkap untuk kinerja
Impersonalitas dalam hubungan organisasi manusia
Seleksi dan promosi personil semata-mata atas dasar kompetensi teknis
Teori Transisional
Jika teori-teori ilmiah dan klasik fokus lebih sempit seputar struktur organisasi dan desain
pekerjaan, setidaknya dua teori transisional ditujukan konsentrasi yang lebih luas, termasuk kekuasaan
digunakan, psikologi kepatuhan, variabilitas dalam perilaku anggota organisasi individu, dan pentingnya
komunikasi dalam proses organisasi. Mary Parker Follet memperkenalkan pertama kalinya pada tahun
1920.
Chester Barnard mengembangkan kedua pada 1930-an. Teori ini diidentifikasi sebagai teori transisi
karena mereka termasuk ide-ide yang kembali dekade kemudian di berbagai bidang seperti teori
pengembangan sumber daya manusia dan teori system.
1.
Teori Administrasi Follett
Dua konsep dasar dari teori Follett, yaitu:
a.
Prinsip saling memberikan respon. Interaksi manusia selalu mencakup pengaruh bersama dan
simultan.
b.
Tujuan dari integrasi yaitu kondisi yang harmonis dari penggabungan hal-hal yang berbeda, yang
menghasilkan bentuk baru, entitas baru.
2.
Fungsi Eksekutif Bernard
Fungsi Eksekutif dari Chester Barnard sebagai mantan Presiden New Jersey Bell Telephone dan
pemimpin National Science Foundation, Barnard merasa bahwa teori-teori klasik mengenai organisasi
telah gagal dalam menjelaskan perilaku organisasi yang telah ia alami sebelumnya. Barnard kemudian
mengajukan tiga area untuk menutupi kekurangan pada teori-teori klasik, yaitu perilaku individu,
pemenuhan (compliance), dan komunikasi (Daniels, Spiker, dan Papa, 1997). Barnard mengatakan
bahwan organisasi adalah sistem orang, bukan struktur struktur yang diawasi dengan mesin.
Menurut Barnard, keberadaan sebuah organisasi (sebagai sistem kooperatif) tergantung pada
kemampuan manusia untuk berkomunikasi dan kemauan mereka untuk melayani dan berusaha untuk
suatu tujuan bersama. Oleh karena itu, fungsi eksekutif adalah mengembangkan dan memelihara sistem
komunikasi (Pace & Faules, 1994).
E.
INDIVIDU DALAM ORANISASI
Perilaku hakikatnya adalah suatu fungsi dari interakasi antara seorang individu dengan
lingkungannya. Dilihat dari sifatnya, perbedaan perilaku manusia itu disesbabkan karena perbedaan
kemampuan, kebutuhan, dan cara berpikir dimana hal itu menentukan pilihan perilaku, pengalaman,
dan reaksi setiap orang.
Adapun pendekatan yang digunakan untuk memahami perilaku manusia adalah pendekatan
kognitif, rainforcement, dan psikoanalitis. Setiap pendekatan tersebut memiliki 6 hal yang menjadi acuan
bahasannya yaitu penekanan, penyebab timbulnya perilauk, prosesnya, kepentingan masa lalu dalam
menentukan perilaku, tingkat kesadaran, dan data yang dipergunakan.
1.
Penekanan
Pendekatan kognitif menekankan mental internal seperti berpikir dan komunikasi dengan diri
sendiri. Persepsi individu tentang lingkungan dipertimbangkan lebih banyak daripada pertimbangan
mengenai lingkungan itu sendiri.
Pendekatan reinforcement menekankan kepada peranan lingkungan dalam perilkau manusia.
Lingkungan dipandang sebagai suatu sumber stimuli yang dapat menghasilkan dan memperkuat reaksi –
reaksi perilaku.
Pendekatan psikoanalitis menekankan peranan sistem personalitas dalam menentukan suatu
perilaku individu di dalam lingkungan organisasi. Menurut Sigmund Freud, ingkungan dipertimbangkan
sepanjang hanya sebagai ego yang berinteraksi dengannya untuk memuaskan keinginan-keinginan Id.
2.
Penyebab Timbulnya Perilaku
Dalam pendekatan kognitif, perilaku dikatakan timbul dari ketidaksesuaian pada struktur kognitif
yang dapat dihasilkan dari persepsi-persepsi tentang lingkungan.
Pendekatan reinforcement menyatakan bahwa perilaku ditentukan oleh stimuli lingkungan baik
sebelum terjadinya perilaku maupun sebagai hasil suatu perilaku sebelumnya.
Adapun menurut pendejatan psikoanalitis, sebuah perilaku ditimbulkan oleh tekanan-tekannan
yang dihasilkan oleh tidak tercapainya keinginan-keinginan yang berasal dari Id.
3.
Proses
Pendekatan kognitif menyatakan bahwa kognisi (pengetahuan dan pengalaman) adalah proses
mental, yang menyempurnakan dan disempurnakan struktur kognitif yang ada. Akibat adanya
ketidaksesuaian di dalam struktur sebuah organisasi, akan menghasilkan sebuah perilaku yang
diharapkan dapat mengurangi ketidaksesuasian tersebut.
Dalam pendekatan reinforcement, lingkungan yang beraksi dalam individu mengundang suatu
respon yang dittentukan oleh keturunan dan sejarah masa lalu. Sifat dan reaksi lingkungan pada respon
tersebut menentukan kecenderungan-kecenderungan perilaku individu di masa mendatang.
Dalam pendekatan Psikoanalitis, keinginan dan harapan dihasilkan oleh ID, kemuduan diproses
dan dikerjakan oleh Ego dan di bawah pengamatan Superego. Hasil-hasil perilaku dari keputusan Ego
adalah tentang bagaimana memuaskan keinginan Id dan hambatan dari Superego.
4.
Kepentingan Masa Lalu dalam Menentukan Perilaku
Menurut pendekatan Psikoanalitis, masa lalu seseorang dapat menjadi suatu penentu yang
relatif penting untuk menentukan perilakunya. Sifat Id, Superego, dan kekuatan Ego akan ditentukan oleh
interaksi-interaksi dan pengembangan yang dimiliki individu di masa lalu.
Pendekatan kognitif tidak memperhitungkan masa lalu. Pengalaman masa lalu hanya
menentukan struktur kognitif seorang individu saja. Adapun perilaku merupakan suatu pernyataan dari
sistem kognitif seseorang, dengan tanpa memperhatikan bagaimana pernyataan-pernyataan tersebut
bisa masuk ke dalam sistem tersebut.
Pendekatan reinforcement adalah pendekatan yang bersifat historis. Suatu respon seseorang
pada stimulus tertentu merupakan suatu refleksi atas sejarah masa lalu lingkungannya.
5.
Tingkat Kesadaran
Dalam lpendekatan kognitif, memang ada aneka ragam tingkatan kesadaran, akan tetapi kegiatan
mental yang sadar seperti mengetahui, berpikir, dan memahami akan dipertimbangkan dalam
pendekatan ini.
Reinforcement tidak membedakan secara spesifik antara keadaan seseorang yang sadar dan
tidak sadar. Dalam kenyataannya, biasanya aktivitas mental dipertimbangkan menjadi bentuk
lainperilaku dan tidak dihubungkan dengan faktor eksternal lainnya.
Menurut pendekatan Psikoanalitis, hampir sebagian besar aktivitas mental adalah tidak sadar.
Menurutnya, aktivitas tidak sadar Id dan Superegolah yang akan menentukan terbentuknya perilaku
seorang individu.
6.
Data
Dalam pendekatan kognitif, data atas sikap-sikap, nilai-nilai, pengertian, dan pengharapan
seseorang dikumpulkan lewat kegiatan survey. Pendekatan reinforcement mengukur stimuli lingkungan
dan respon materi atau fisik dan dapat diamati melalui observasi langsung.
Sedangkan pendekatan Psikoanalits menggunakan data ekspresi dari keinginan-keinginan,
harapan-harapan, dan bukti penekanan dan penghambatnya melalui analisis mimpi, asosiasi bebas, dan
juga hipnotos.
F.
PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI
Manusia sebagai makhluk sosial senantiasa memiliki kecenderungan untuk berinteraksi dengan
sesamanya. Membentuk kelompok merupakan perwujudan dari kebutuhan interkasi setiap individu.
Banyak teori yang mengembangkan suatu anggapan mengenai asal usul terbentuknya kelompok.
Mulai dari anggapan kedekatan ruang kerja maupun daerah tempat tinggal mereka, sampai pada alasanalasan praktis seperti ekonomi, keamanan, dan alasan sosial lainnya. Sejumlah pekerja yang berdekatan
ruang kerjanya memiliki kemungkinan untuk berkelompok. Kelompok dapat pula ditimbulkan karena
adanya ativitas-aktivitas, interaksi-interaksi dan sentimen-sentimen di antara beberapa orang. Semakin
banyak aktivitas dan sentimen yang ditularkan pada orang lain, maka semakin banyak kemungkinan
saling menularkan aktivitas dan interaksi. Dalil ini dikemukakan oleh George C. Homans dalam bukunya
The Human Group.
Alasan-alasan praktis ekonomi membuat sekelompok orang bergabung dalam suatu serikat
buruh untuk menuntut kenaikan upah, juga memacu orang-orang yang tidak mempunyai penghasilan
tetap, bergabung bekerja dalam proyek. Demikian pula banyak alasan yang mendorong kelompokkelompok dalam melakukan suatu hal tertentu.
Teori-teori Pembentukan Kelompok
No
1
Teori
Teori Propinquity
Keterangan
Seseorang berhubungan dengan orang lain
disebabkan karena adanya kedekatan ruang dan
daerahnya.
2
Teori Interaksi
o Teori ini dikembangkan oleh George Homans.
o Teori ini didasarkan pada interaksi-interaksi dan
sentimen-sentimen (perasaan atau emosi).
3
Teori Keseimbangan
Seseorang tertarik kepada yang lain untuk
membentuk kelompok karena didasarkan pada
kesamaan sikap dalam menanggapi suatu tujuan
yang relevan satu sama lain.
4
Teori Perkembangan
Teori ini ada korelasinya dengan teori motivasi
dalam bekerja.
Teori ini didasarkan pada interaksi dan susunan
hadiah – biaya – dan hasil.
5
Teori Alasan Praktis
Kelompok terbentuk karena didasarkan pada
alasan praktis.
Alasan praktis tersebut dapat terkait sebagai
akibat untuk merespon sebuah isu tertentu.
Alasan atau isu yang melandasi terbentuknya
kelompok
dapat
berupa
alasan
ekonomi,
keamanan, atau alasan sosial lainnya.
Jenis – jenis Kelompok
Kelompok didasarkan atas jenisnya dapat dibagi dua yaitu, kelompok formal dan kelompok
informal.
1. Kelompok Formal
Diciptakan oleh keputusan manajerial untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi
tersebut. Tuntutan dan proses organisasi mengarah pada pembentukan jenis-jenis kelompok yang
berbeda. Khususnya, timbul dua jenis kelompok formal, kelompok pimpinan/komando (command
group) dan kelompok tugas (task).
Kelompok Komando. Kelompok komando ditetapkan oleh bagan organisasi. Kelompok tersebut terdiri
a.
atas bawahan yang melapor langsung kepada seorang penyelia tertentu. Hubungan wewenang antara
seorang manajer departemen dengan para penyelia, atau antara seorang perawat senior dengan
bawahannya adalah contoh dari kelompok komando.
Kelompok Tugas. Kelompok tugas terdiri dari para karyawan yang bekerja sama untuk menyelesaikan
b.
suatu tugas atau projek tertentu. Sebagai contoh, aktivitas para pegawai administrasi dari suatu
perusahaan asuransi jika klaim suatu kecelakaan diajukan, adalah tugas-tugas yang diwajibkan. Aktivitas
ini menciptakan suatu situasi di mana beberapa pegawai administrasi harus berkomunikasi dan
berkoordinasi satu sama lain jika klaim tersebut ingin ditangani dengan pantas. Tugas-tugas yang
diwajibkan dan interaksi tersebut memudahkan pembentukan suatu kelompok tugas.
2.
Kelompok Informal
Kelompok informal adalah pengelompokan orang-orang secara alamiah dalam suatu situasi kerja
sebagai tanggapan terhadap kebutuhan social. Dengan kata lain kelompok informal tidak muncul sebagai
hasil rencana yang disengaja tetapi berkembang secara agak alamiah. Ada dua jenis khusus kelompok
informal : kelompok kepentingan dan kelompok persahabatan.
Kelompok Kepentingan. Individu-individu yang mungkin tidak menjadi anggota dari kelompok
komando atau kelompok tugas yang sama dapat berafiliasi untuk mencapai beberapa sasaran bersama.
Pengelompokan bersama para karyawan tersebut merupakan suatu kesatuan barisan menghadapi
pimpinan untuk memperoleh manfaat lebih besar. Contoh dari kelompok kepentingan adalah para
pelayan restoran atau hotel yang menghimpun semua tip yang mereka terima.
Kelompok Persahabatan. Banyak kelompok yang dibentuk karena para anggotanya mempunyai
kebersamaan tentang suatu hal, seperti umur, keyakinan politik, atau latar belakang etnis. Kelompok
persahabatan ini sering memperluas interaksi dan komunikasi mereka dalam berbagai aktivitas di luar
kerja. Perbedaan yang utama antara kedua kelompok itu adalah bahwa kelompok formal (komando dan
tugas) dirancang oleh organisasi formal dan merupakan alat untuk mencapai sasaran, sedangkan
kelompok informal (kepentingan dan persahabatan) adalah penting bagi kepentingannya sendiri. Mereka
memenuhi kebutuhan dasar manusia untuk berhimpun.
ALUR KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam organisasi pada dasarnya merupakan kegiatan intern di dalam organisasi,
akan tetapi perlu diketahui bahwa alam prakteknya kegiatan komunikasi dalam organisasi itu dapat
melampaui batas organisasi itu sendiri.
Pemimpin organisasi membutuhkan informasi yang cepat dan tepat, oleh karena itu komunikasi
merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam organisasi. untuk mencapai tujuan organisasi,
seorang manajer harus mampu berkomunikasi dengan karyawan di semua bidang dan tingkat. Seberapa
pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi akan terlihat dari daftar di bawah ini:
1.
Menimbulkan rasa loyalitas dan kesetiakawanan dalam organisasi
2.
Meningkatkan motivasi kerja pegawai
3.
Semua informasi yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh
4.
Meningkatkan rasa tanggungjawab semua pegawai
5.
Menimbulkan saling pengertian, semangat korp dan team work di antara pegawai
Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari
segi peninjauannya.
1.
a.
Dari segi sifatnya dapat dibedakan menjadi:
Komunikasi Lisan
adalah komunikasi yang melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa yang dikatakan dan
bagaimana mengatakannya. Komunikasi lisan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu komunikasi
lisan secara langsung (face to face) dan komunikasi lisan secara tidak langsung (melalui telepon,
intercom, interpon).
b. Komunikasi Tertulis
adalah komunikasi dengan mempergunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode (yang
mengandung arti) yang tertulis atau tercetak yang dapat dimengerti oleh pihak lain. Media yang
dipergunakan dibedakan menjadi dua macam, yaitu media tertulis intern (surat dinas,nota dinas, surat
keputusan) dan media tertulis ekstern (surat kawat, selebaran, spanduk, majalah, surat kabar).
2.
Menurut arahnya, dibedakan menjadi:
a. Komunikasi ke atas, adalah komunikasi yang berlangsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu
organisasi yang lebih rendah dengan satuan organisasi yang lebih tinggi. Jadi komunikasi ke atas dapat
dilihat dari dua sisi, yaitu dari segi personifikasi dan dari segi ketatalembagaan.
b. Komunikasi ke bawah. Dilihat dari personifikasinya, komunikasi ke bawah dalah komunikasi yang
berlangsung dari pimpinan kepada bawahan. Dilihat dari segi ketatalembagaan, komunikasi ke bawah
dalah komunikasi yang berlangsung dari satuan organisasi yang lebih tinggi kepada satuan organisasi
yang ada di bawahnya. Jadi komunikasi ke bawah mengalir dari pimpinan kepada bawahan, dari tingkat
manajemen puncak ke manajemen menengah, ke manajemen tingkat bawah terus megalir kepada para
pekerja, melalui saluran hierarki.
c. Komunikasi horizontal. Komunikasi horizontal adalah komunikasi antara pimpinan atau pejabat yang
setingkat dalam suatu organisasi. Sedangkan secara ketatalembagaan, komunikasi horizontal adalah
komunikasi antar satuan organisasi yang setingkat dalam suatu organisasi. Misalnya Biro Hukum dengan
Biro Kepegawaian, dsb.
d. Komunikasi satu arah adalh komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi
(komunikan). Komunikan sengaja tidak member tanggapan karena suatu hal, atau komunikator memang
sengaja tidka member kesempatan kepada komunikan untuk memberikan tanggapan. Contohnya dalam
organisasi adalah komando atau perintah dari pimpinan yang pelaksanaannya dilakukan oleh pekerja.
Komunikasi satu arah ini bersifat top down, cepat dan efisien, tetapi tidak memberikan kepuasan bagi
komunikan, karena ada kesan otoriter dalam komunikasi ini.
e. Komunikasi dua arah adalah komunikasi yang berlangsung secara timbal balik, dimana komunikator
mendapat respon dari pihak komunikan sehingga muncul saling pengertian di antara kedua belah pihak.
Komunikasi dua arah meskipun berlangsung lambat namun dapat mengindari terjadinya
kesalahpahaman sehingga dapat menciptakan situasi kerja yang akrab, penuh kekeluargaan dan
demokratis.
3. Menurut lawannya dapat dibedakan menjadi:
a. Komunikasi satu lawan satu adalah komunikasi antar-pribadi. Komunikasi ini dapat terjadi antara seorang
pimpinan dengan bawahan, antara seorang pimpinan dengan pimpinan yang setingkat, dsb.
b. Komunikasi satu lawan banyak adalah komunikasi antara seseorang dengan beberapa orang dalam suatu
kelompok.
c.
d.
Komunikasi banyak lawan satu adalah komunikasi kelompok dengan seseorang dalam suatu organisasi.
Komunikasi kelompok lawan kelompok adalah komunikasi antara sekelompok pegawai atau karyawan
dengan sekelompok pegawai atau karyawan yang lain. Komunikasi ini biasanya dalam rangka
mendapatkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi kerja antar unit, antar stuan kerja dalam organisasi.
Saluran media komunikasi yang dipergunakan bisa dalam bentuk rapat, lokakarya,dsb.
4. Menurut keresmiannya, dibedakan menjadi:
a.
Komuniaksi formal adalah komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi yang secara tegas
diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi formal berkaitan erat dengan proses
penyelenggaraan kerja dan bersumber dari perintah-perintah resmi, sehingga komunikasi formal
mempunyai sanksi resmi. saluran media komunikasi yang dipergunakan bermacam-macam, yaitu
b.
perintah (lisan maupun tertulis), laporan, rapat, konferensi, saran, keluhan, surat tugas, dsb.
Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organsasi tetapi tidak direncanakan
dan tidak ditemukan dalam struktur organsasi. Komunikasi informasi bersifat tidak resmi dan terjaid
melalui informasi dari mulut ke mulut sehingga di dalamnya terdapat keterangan-keterangan yang tidak
resmi dan kurang obyektif kebenarannya. Saluran media komuniaksi yang dipergunakan biasanya melalui
rantai kerumunan (cluster chain).