SISTIM DAN PROSEDUR PERSEDIAAN PADA SEBUAH INDUSTRI PELLET
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SISTIM DAN PROSEDUR PERSEDIAAN PADA SEBUAH INDUSTRI PELLET / / & .
$ g u n a m e n c a p a i g e la r S a r ja n a E k o n o m i j u r u s a n E k o n o m i P e r u s a h a a n D ia ju k a n u n t u k m e m e n u h i s e b a g ia n s y a r a t - s y a r a t SKRIPSI M a s h a r i o n o 2 8 4 1 / F E o le h FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA M e n y e t u j u i 1977
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Rasa eyukar al-hacdulillah kani panjatkan kehadirat
Tuhan Xang Haba Esa yang tclah raelinpatikan taufik dan hida yah-ITya kepada kami, sehingga ckripsi ini dcpat terceloaai kan topat pada vmktunya* Penyusanan ekripsi ini oerupakan salah catu per syaratan - yang haras dipenuhi guna ujcngapuh ujion kosarjonaan pada * Fakuitae Ekonomi Univcreitas Airlangga*
Pi sa&ping manfaot langsung dari fta&il pengalamn -
kaai pribadi dan pula bagi perusahaan texopat kami ooXaku - kan penolitian, aan^atlah kami harapkan laporan ilmlah ini dapat aenberikan aumbangan yang berarti bag! Aina Mater - terointa* Kami csnyadari bahva skripai ini san^at aedorhana dan Jauh dari sejopurna* tetapi ibarat tiada fading yang tak rotak»- deedkian pulalah skripsi ini kaici sclesaikan. Kritik dan saran sangatlah kami harapken , dari manapun Ju* ga datongnya*
Pada koaenpatan ini rasa terima kasih tak terhingga
kami sampaikan kepada i 1# Bapak Supoyg, Akuritan, HBIM selaku dosen- penbinbing dalan penyusunan ckripsi ini* 2* Pirapinan sorta segenap karyawan PT Malowopati, yangtelah memberikan kosenpaton kepada ltemi untuk me «
ngumpulkan data praktia,wawancara dan sebagainya*- •mi. " U N I V E R S 1 T A S A J R L A N G G A * P E R P T J S T A K A A N
M I L I K
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
3* Rekan-rekan aejawat dnri 6U*0X0 COIJSULTAOTS, tempat ko£d bek^rja, yang telah mondgrong mejabaatu Ka mi tanpa pamriiw
Terakhir, kepada aeaua pihak yang aeoara longaung - maupun tidal: Xnngsung telah ncnborikan bantuazmya ^ s e M n g g a tersuaunnya skripsl ini.
Soiroga Xuhan Yang Maha Esa nellmpahkan rahmat dan « paliala yang setiapal ataa a m i parbuatan meroka •
Amin*
Surabaya^ Agustus 1977* P«nyusunf
56 ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
XX 3* Slstin dan prosedur sebagai slat itoordiaa
4
5 X J*« Informasi persediaan *»«***.
37 2* Prosedur penerlniaan dan pengeluaran ba ** rang h i 3* Prosedur penerimaan dan pengeluaran hasil selesai
AH #•*»«**............... ...... 36 1* Organises! dan tugas gudang *«•»».*««»«*•
31 XI* PERJfKiiSMGGARAAN SIfci'IM DAK PRCSEOUR PERSiSDXA
5* frani'aat sistia dan proaedur persediaan •*
23
si, komunikasi aerta kontrole Intern «»«« I h h * Organ!sasi dan tugas a&tninistrasl perse **v dlaan i t n . M H t i i M . M i M t . M u i M t i M M
nisasl perusaiman #«.****«*»*•#.«*.*«•**#
Hil&i&u JC&TA PENGANTAR .......... 114
Hubungan slstlm dan prosedur dengan orga«-
8 2 *
dur
8 1* Pengertlan uauci tentang slstlm dan proee-
I* PENGERTIAtf SISTIM DAN PRGSISDUH PERSEDIAAN *«
X B A B s
V DAFi'AR GAMBAH *.«»'* v,«*«**#«» vii FENDAHOLUAIi .............. ......... .
DAFTAR %S1
- *•*.•«•****#
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
B A B ; Halasan SISTIM DAN PHOQEDUB PERSEDIAAK PADA 3BBUAH - III.
59
59 2* Prosedur poneri/snan bahan baku «• *****
66
73 Prosodur penceXuaran bahan pccbantu * **» *
79
63 IV*
88
88
91 9** " U N I V E R S I T A S A I R L A N O O A " P H R P U S T A K A A H M I L I K Vi S U R A B A Y A
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
DAr'XAH GAHBAB GAMBAR i Haiaman
1. Kartu Gudang "*******«••***.•**•*+'#«••*«.. 25
2* Kartu Porso&iaan 29 3# Bon Penarlmaan Barang *t*t
m m
- **#■ Surat Posanan « * « * # « » « * * , **5
5* Bon Perolntaan ***««••*•.... *•**••**•**•••• k$ 6* Bon PengeXuaran Barang • **•***•••*.««*•• *« •* 50 7* Bon Per^eluar&n HasiX Eolesai •*««*.#***#*•* 55 8' Struktar Organlsasi PX Malouopati ****«*•#.* 63 9* Bon Bar&ng Masuk **•**••*»**.•»**•*•*•«»•*** 7X 10* Prosedur Penericiaan Bahan Baku 72
XX* Bon Barang Keluar ♦ *.... < ,»***•*•*•*«#»«•*•
77
12* Proaedur Acininistrati Produksi «•*•»***.««•. 73
13* Prosedur PengoXuaran Bahan rembantu ,,,.«»•» 82 1*H Surat Angkutan .............................. 8k 15#.. Prosedur Ponyerahan HaslX geXe&ai *«..87
- • U N I V E R S I T A S A I R L A N G G A " P E R P U S T A K . A A N
M I L I E
S U R A B A Y A
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Maaalah utama yang akan dikeoifcakan dalam akripai - ini adalah, bagaimana ai»tim dan prosedur peraediaan diae- lenggarakan pada aabuah induatrl makaaan ternak (pellet)* Sapcrti dikotahui, bag! aetlap paruoahaan tarutama- poruaahaan Industrie peraediaan marupafcan bagian atazaa da
ri ko&ayaan/aktiva peruaohaan dan di aini pulalah tartanan
seboglan beoar modal peruoahaan*
Scdanckan kontinulfcaa aorta kolangsu^gan hidup peruaahaan-
Induotri aangat torgantung pada penyediaan bahan baku mau-
pun hasil aelesal9 yang aecara ekonomi a dapat dipertang * gong Javablcan.sehlngga kepenguruaan dan pensawasan yang seksaoa torhadap
aktivitas peraediaan cutlak diperlukan*Pada kanyataannyaj paraasalahnn yang dihadapi para-
aahaan ini adalah auatu adninlatraai yang kurang Benjamin**
teraelenggaronya kapongurusan aorta pexxgawaaan peraediaan,
aehingga meng aki ba t kan i 1* Plnplnan kurang cepat noaperoiah laporan dan inf or- nasi tentang peraediaan*2 # Laporan dan informaai peraadioan yang dibuat oleh * bawahan kepada pimpinan kurang ter Jamln kebenaran * dan kelengkapannya* 3« KeauXitan bagi pimpinan dalam pengambilan keputua -
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
a an {decision making) tentang peraedlaan» sehingga- akan lebih terbuka kemngkinan penyelewengan/peng- gelapan aktiva Ini* Ponyelewengan ini dapat berupa pengeluaran barang* yang tak casual dengan surat perintahnya atau pe - ngeluaran barang tanpa ijln pejabat yang ber*enang dan sebagalnya# Bertltlk tolak dari kenyat aan^kenyataan tersebut * di atas* maka administrasi porcediaan harus dlsusun sedo- mlkian rapa sehingga dapat berfungsi sebagai salah satu «* alat informant tepercaya bagl Danagement , terutana dalas*- mengambil keputusan tentang persediaan* Akib&t lain dari tinbulnya kobutuhan inf or ma si ini adalah dari keoyataan makin koopleks dan luacnya problema yang • dihadapi* Hemang suatu ironi, bahvasanya kelemahan borbagai- peruoahaan di Indonosia banyak terlotak pada lemahnya sis tim dan prosedur yang diselenggarakan* Seporti diketahui^ Istllah siotim dan prosedur di Indonesia lebih dikcnol do ngan "organised cdjainistrasi0. Kurangnya perhatlan pada bidang ini terutasa bertunpu pa da suatu anggapan yang kurong topat terhadap ape yang dl- sebut sebagai "sigtlm dan prosedur” pada khususnya atau - "pokerJaan adnlnistraei" pada umuatnya*
Banyak diantara para plnpinan perusahaan yang mexa-
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
p
unyai an^gapan, bahwa fang si admlnlstratip hanyaioh meru
pakan suatu pekerjaan pencatatan aenata-mata*Aktivitas mereka banyak dicurahkon pada faktor-faktor * non adiainlatr a tip5 mlsalnya ba&aimana cara aeninckatkan - penjualan, jncnopoli paaar dan aebag&lnya* Denman makln berkerabannnya dunia uaoha balk <11 dalam nege rl maupun Interna sional, maka ang^apan yang kurang tapat- ini patut diting^alkan Jauh-jauh* Parkeznbangan suatu perus&haan selalu dlsertai de - ngan perkcsbangan organlsasi, poriuasan sistlm kor^a dan- lain-lainnya, yang pada akhirnya akan molibatkan makin lu asnya beban pimpinan# SehingEa suatu policy pondoiogaolan wevenang (doleeatlon- of authority) kopada bawahannya sancatlab bijakaana untuk dllakaanakan* Hal Ini oonyebabkan pentinrnya penrjawasan yang £ ok Dacia * atas pen<*nunaan fungsi dan wovenang yang tolah didelegasl kan teraebut* Tujuan utaca dorl.pengawacan ini adalah untuk mon^araln * terc ip t any a kcbanaran, kecepatan serta kalengkapan Inf or* maei dari bawahan kopada pimpinan* Sohlngga akan memudahkan pimpinan untuk mengambil keputua an dalam setiap aktivitao perusahaan* terutama mengenai - paraediaan* Set lap tranaaksi dan kejadlan di dalam porusahaazw toT«s^la^mlnistrasikan daadijalankan menurufc aturan per
m ainan yang telah dituangkan dalam suatu bag an tortentu* Apabila hal Ini tak dijuiapai dalam perusohaan tor so but, - m k a dapat dlpaotikan bahwa adoinlotrasi yang balk tak * akan dijumpal di sana* 01©h fcarona itu perlu dlselenggarakan suatu aiot&ia dan .« prosedur yang balk dan langkap? yaltu bsrapa langkab-lang kali atau tata cara tlndakan yang baru a dan wajib dllak&a** nakan oleh pet upas terendah saapal dons an plapinan paruaa haan* Denman tei*clptanya imatu sistixn <lan prosedur parae diaan yang balk, maka diharapkan i 1* I n f o r m si tontang persadioan dari pejabat yan^ bar wenang dapat dlaajikan lebih copat dan tepat kapa* da plmplnan peruoahaan, sehingna keputusan yang dl ambil dapat lebih ncnemul saanr-mnya*
Z* HonpurkeciX keaunrckinan ter jadinya p»nggelapan/pe~
n y c l w i m g a n persediaan, sehingga korugian yang tl- dak wajar d^pat dihlndarkan sox&lnlQal cungkln. Oleh karana si at
I
d
dan pro a*dur mencakup bidang - yanr; aoat lua®, antara lain lalu lint as uang dan barang,** pemb*Ii&n, penjualanj bsaya dan sebagalnya sertfl fl&engi ngat terbatasnya waktu dan tenaga, ©aka skripsl ini terba tas pembahasarmya pada alatlm dan prosedur persediaan - yang mellputi * ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
1* St ruktur organise si perueehaan secara kesoluruhan, terutana yang erat hubungannya dengan persediaan*
2 f Prosedur organiaasi atau prosedur kor^a yang khu - sue nonyangkut arue barang, yang lebih ditekankaa- - pada segl adninistratlpnya*
3 . Penfjnturan allron foroulir, daftar dan laporan-la- poran tentang parsediaaisi* h*
Kantrolo atas persediaan* Peneiitlan terhadap arue barang meliputi « 1* Bahan baku*
2 * Haeil setc&gah selesai* 3* Hasil selesai* Sedangkan peneiitlan teatang prosedur arus dan e#*
1 rak barang ditujukan kepada pr osedur-prqeedur X* Penerlaaan barang*
2 # Penylnpanan barang*
3
- * Pengeluaran barang*
h+ Foraullr* 5# Sistim lapor&o* Sebeiua cengln^ak pada peoyolesaian permasalaftan »■ yang akan dihadapl, terlebih dahulu haruslah diperoleh - gasbaran teatang ;
1* Slstlm dan prosedur secara lussmaupun yang khueus-
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
t enta nr peraediaan besorta kontrole intornnya* 2* Kakna atau faedah slstira dan prosodur poraadlaan - bagi perusahaan yang barsangkutan* 3« Kegunaan maupun tujuan adanya peraediaan hagi aeti ap peruaahaan, torutaxca perusahaan induatri# Suatu pengertian tentang suatu hal tertontu akan • lebih jelass dan bergurm, apabila benar-bemir dltsrapkan - dalam aktivitaanya# Karena denran adanya penterapan tersabut* maka kecunaan » yan£ sebcnurnya akan d&pat terwujud dan dapat dir a saltan ~ aanfaatnys* Mengingat hal tarsebut di ataa, oaka tialan ekripai ini £u
ga dlbahao nongenai pcnyelenfcsaraon oiotim dan prosodur m
peraediaan pada suatu parusahaan Industrie Metode karja yang dipergunckan dalam peayaaunaa - jskrlpsi ini adalah ; 1* Penentuan probleaa* 2* Pongumpulan data praktis* 3* Penguopulan data taoritia kapustakaan*
k* Analisa data praktis dan teoritis* 5* Fanyajian skripsi*
Pengumpulan data praktis diperoleh dengan aongada* lean penelitian longsung pada sabuah nerusehaan Industri * mekanan ternak (pellet) di daerah Lastfmgan*
&i»_tiiaatika skrlpsi ini diisueun, scbagai 4>©ri-kut--«
Bgffj&f aaam. & £ £ & & & § t yans tordlri dari *
SAB I * PSHGfiRTlAN SlSSIM DAN PROSEDUR PER3BDIAAH* DaXaa bab lnl dlbaha s pengertion teorltis ten * tone slstin dan prosedur dalan crtl luao naupun elstlm dan prosedur persediaan pada khuousnya*
BAB II ; PSNlfELENnnARAAIf SISTIM X>t\!■! PROSX&UB FfcRSBDlAAlI# DI sinl pambah&san akan lebih dif okuskan pada ~ ponyelonfcaraan si 5 tie* dan proucdur persedlaan- pr.da sebuata perusahaan Industrl* Fembah?s^n terdlrl dari 3 BAB XIX ; SISXIK BAff PKOSEDUR PERSEDIAAN PADA SEBUAH XH - DUSXRI PELLET* Dalara bab lnl akan dluralksn data praktls cense
nal slstlm dan prosedur
porsodiaan
sebagai ha - sll peneiitlan, dengan dlsortal uraiart sirigkat- tentang kelenahan-keleaahannya*
BAB IV * KESIHFULAN DAK SARAH# Sebagai akhlr uralan akan d Ike tengahkan bebora- pa
kesimpulan dari bab~bab ter&aftulu dengan be* barepa saran psrbaikan yang potut dipertiabang^- kan* ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
P E B G S f X A S B i m i H DAK P RGSEBBK PBRSEDXAAH
Untuk mandapatkan pangartlan suatu masalah, maka - partana kali perlu dlkenukakan daflnisi, art! atau penda - pat para ahli tentang aaealah tarssbut* Dafinlsi atau pendapat yang dikemukakan oleh para ahli ter aebut kemungkinannya dapat sana, mirip atau bahkan barbada aaaa aakali* Hal ini adalah vajar, aenglngat motoda, pahaa atau sudut * pandongan tempat meraka berpijak dalam menolaah ©acalah - yang dihadapi* Oleh karena itu di dalaa bab ini akan d i k e m k a k a n terlabih dahulu pendapat dari para ahli, yang telafa mengadakan pan© litian tantang sistiia dan proaadur* Palae suatu kumpulan oaealah aiatlm dan prosedur * yang diterbitkan pada tahun 1959$ Hobart* A*Magowan berpan dapat b*hva s •'Sistiia adalah serangkaian fungai-funeei, langkah - langkah atau cara-cara bertindak untuk raencapai tujuan tar tantu# Sedangkan prosedur adalah psrincian langkah-lanskah yang tardapat pada slatim”^
1) Viator Lazzaro, Systems and Procedurea« -Brontloe Kali Inc, Engl#wpod ClifTs, 19 59 , "halajoan vi^
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
S edangkan Norman IT* Bari oh memberikan definisinya
sebagai berikut i"Sistlio didefinisikan sebagai alat yang diperguna
kan oleh para karyawan untuk menaapai tujuan perusahaan- serta morupakan alat untuk nenterapkan kebijaksanaan pin pinan aeajadi tindak&n~tlndaken't* ^
Pada kunpulan buku scperti pendapat pert ana di -
ataa, WiHiara A* Gill nenberikan pendnpataya sobagai bar ikut iSistim dan prosedur dalam orti Blue Collar, idea* tik dengan prosedur-prosedur teknis yang diperguna * kan di pabrik, bengkal konstruksi dan lain-lain* Sistia dan prosedur dalam art! White Collar, identik dengan sistim dan prosedur admini ctrasi dalan arti - luas tormasuk di dalaianya prosedur-prosedur dalam - operaci kantor aeperti pengaturan forculir-formulirv p&abukuan, adoinistrasi* laporan, perencanaan dan la in-lain* 3) Tokoh ilmlavan terkemuka, Ceoil Gillespie> berpen dapat t
Sistia selalu ©rat hubungannya dengan prosedur, - cot lap bitttim adalah satu rangkaian prosedur yang sa ngat berhubungan dan secara bersama**sa«a swmberikan* suatu atruktur atau susunan yang sudah torintegraai* kan| guna menyelenggarakan suatu tujuan pokok perusa fcaan ciealnya penjualan, pambolion atau penbuatan ba rang-barang* Prosedur adalah sekelompok pekerjaan pencatatan * yang erat ockali hubungannya* yang meliputi suatu * fung si atau sub fungsi suatu sistLa ter ten tu aieal *
a) U S J B I Cecil
Second Edition* Prentice Hall Engle 0 3
Jffi7T 965, halonan 2* Victor Lascaro| o p oit* hal&san 34
- • U N I V E R S I T A S A I R L A N G G A ’ F E R P U S T A K A A N
M I L I K S U R A B A Y A
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
nya sab fungsi sistia penjualan, sab fungsi sistim pe
nguapulan uang tunal atau beberapa slstia lainnya* *♦■)
Dl Indonesia sondirl slstia dan prosadur lebih di- kenal d^ngan lstilah "organ!sasi adainiatraaiw , yang menu rut ahli Be lands J*van Nimwegen didefinisikan aebagai iM eailih cara bagaioana adoinlatrasi itu akan oenja lankan pekerjaazfc-pekerjaan yang diinginkan untuk maze* nuhi fungoinya, yang ©eliputi :
U Henotapkan pakarjaan^pekerjaan yang haruc dilaku «-
kan* 2* Manggolongkan dan jnangkwalifisir pekerjaan-pckerja an ltu# 3* Moailih cara polaksanaan yang rasionil, taraasuk s a« Pejsilihan orong-orang yang tepat*
b. lieohagi pekerjaan kepada orang-orang i n i f seka- m e r e k a ligus menetapkan partanggung jawaban dan kecakapon yang diinginkan* o* Mengusabakan kerja sama antara orang-orang ini*
d. Kcoilih toknik pelaksanaan yang efJTision.
a. Jaminan "keamananM yang oaksloal* 5) Dari 5 (lioa) pendapat ponulis Barat torse but da - patlah ditarik kefllcpulan, bahwa pengertian antara sistlm dan prosodur naupun organisasi adoinietraai* yang dikenal terlebih dahulu dl Indonesia, tidak jauh berboda* Perbedaan kccll hanyaloh tcrdapat pada sudut panelangan pa ra penulls dalaa mangcaukakan pendapatnya*. Sccara uaum dapatlah dlkatakan, bahwa antara kedua isti * Xah ini mecjpunyal tujuan yang eama yai.tu sefcagat alat pang
k\ q p ' Gillespie, cit„ halaman 3* P J.van Biffiwogen, Daanr-dasar Qraanigas^ Admini.-». fiJLSkt Serjcaahan Ides Tan/Drs.R* Sooaita A«1U, CY, Budi» .cmuning, Bandung* 1966, halocan
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
g arak bagi management untuk mencapai tujuan/objeotiv* per uaahaan*
2 . -flfln .,E ra « fltt.lpfflgB » ftrg a n ia a g l fa g s m b a p *
Dcflnlei* artl serta tujuan aintim den prosedur te lah dijelaskan di sauka, berikut lnl akan diketongahkan liu bungan antara aistim dan prosedur dengan organ! sasi peru- aaiiaan, Yang dimaksud dengan organisasi pada uraumnya ada - lah aekelompok orang yang bergerak dan befcerja oaoa untuk mencapal tujuan ber&aoa, aesuai dengan yang diidao-idaa * kan* Sedangkan Crs.M. ManuXXang memberlkan pendapatnya- tentang organlsasi, sebagai berikut a Organ!so si adaXah segala kcglaton-keglatan yang » memperinci tugas-tugas dan tanggung jawab dalam suatu badan atau suatu unit aktivitas dalam badan tertentu* Guna mareaXiaaaikan rencana yang dlbuat sebalumnyat - mengkoordinasikan dan monantukan hubungan tugno-tugao yang eudah diperinci Itu untuk Xebifc maaperaudah raa» Xisaai reacana yang beraangkutan* 6) Untuk men^aain torclptanya kerja aaea yang balk da lam organiaaai tarsabut, perlu diadakan pernturan-peratur
6) H, MSaullangt Paa^r^dasar Mymgeaent Bagian Pe~ roneanasn dan Qgganlansi. Bappit CabariK Sumatra Utara "Da Xi^Parcetakan dan Toko Buku,Medan* 1962, halaman
a n 9 yang mencakup beberapa factor antara loin i a* Mexaporlnci dan menggolong-golongkan pekar^aan atau* aktivitas tertentu. b* Henetapkan tugas, trevonang dan tangsung 3awab diser tal dengon komunikasl titabal balik diantara moreka* sehingga porencanaan, pelaksanaaa caupun pongavasan nya dapat di sal eng garakan secara off i d e n dan off
ok
tit* o* Mengadakan peiabagien tug as serta hubungan antar ba- gian atau sub b a g i m , sehingga dapat diperoleh sua tu koordinasi yang balk diantara mere ka * Peraturan-peraturan yang nenberikan bentuk ksrja sa ca unit-unit tersobut dinaraakon struktur orgonisasi, seba- gai wadah utama yang vajlb dimiliki oleh set lap organise *
si*
Struktur organ! sa si marupakan salah satu alat managoiwnt - untuk zaancapai tuguan perusahaan* Sebagai alat Banageaent* struktur organisasi torus dapat laeaberikan pedcmnn/tota - kerja bag! sotiap karyawon untuk aetiap tindakannya* Podctaan yang oengatur aktivitas karyawan dalasi suatu orga~ nisasi poruaab&an itulah yang disebut sebagai "prosodur",** yang finrus dan vajib diikuti oloh setiap karyavan soton pat* Untuk menjaain terciptanya hubungan balk antar mere ka» sangat diperlukan suatu alat penghubung yang bervujud- ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
info rttaol llsan maupun tertalls serta dlaaXurkan secara * vertlkal dan horizontal, Informasl lnl diadKlnistrasikan dengan suatu sistlm torten tu yang dapat mengutarakan kebljaksanaan management dl da» lam aktivltae peruaahaan,. agar dapatdllaksanakan oleh pa- ra anggauta organlsasl tersebut* fcuatu adifiinlstrasi yang balk* akan borfimgal seba -
gal <
a* Alat penghubung untuk menyampaikan perlntah piiapin~ an kepada bawahan (vertikal) atau antara pejabat - yang aatu dengan pejabat lalnnya yang cetaraf (horl zontal)* b* Alat pemberl keterangan bag! plmplnan untuk mengeta hul,apakah tugas dan vawenang yang didelegasikan ke pada bawaharmya telah dllakaanakaa dengan balk* c* M a t untuk aengambll keputuean bagi berda-
plmplnan
sarkan Iziforcasl dari bawahan* d* Alat pertanggong Javabcn bawahan kepada plmplnan) • sebagai laporan pelaksanaan tugas dan wewenang yang diterlmanya* Selain fungsi-fungsi tersebut di ataef maka admlnls yang balk harus dapat memberIkan informasl yang ee «•
trast
pat | lengkap dan benar kepada plmplnan*'
Dalam penyusiman admlnlstrasi lnl, ..sistlia dan prosedur mem
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
b erifcan bantuan yang sangat berharga. Dangan demikian torjalinlah hubungan timbal balite» antara cistiia don prosadur d eng an organisasi parusahaan* Suatu sistim dan proeodur yang baik harus disusun aalaras dangan organisasi peruaahaan, agar dapat berfungsi separ** ti yang diharapkan* Sabaliknya, tonpa sistia dan prosedur yang baik akan aang akibatkan kaburnya organisasi perusahaan yang bersangkut- an dan konsekwanai tarakhir adalah tak tercapainya tujuan perusahaon*
3* fiiattai Aw.,ft;.08«3iHr.^tt^^j..jaBl lK99y^3LnaaA« jfrmir
nikani serta Kontrola Intorn> Tcrlebih dahulu akan dikeaukakan pendapat G.B.Tajv ry tantang koordinasi, yaitu t "iJebogai ainkronisaai usaha-usaha secara toratur * yang ditujukan untuk memberikon potun^uk, tioing dan arah palakoanaen agar dapat dicapai tindakao»tlndokan yang bar conis dan aarespak untuk eancap&i tujuan tortentu".^ Saperti yang talah dikeoukakan pada penbahasan-pem bahasan terdahulu, bahwa sanya setiap porusahaan, organise ^ G.B# Tarry, Agna-aaaa EfonageBent, Cetakan kedua Diaadur oloh Dra. Winardi, Penerbit Alumni, Bandung, 1970 halamon 85*
- - u n i v e r s i t a s A I R L A N G G A ’ P E R P U S T A K A A N
M I L I K S U R A B A Y A
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
IS
si, perkumpulan, yayacan dan sobagalnya paati oempunyai * suatu tujuan tertontu yang telah digariskan bersama* Untuk nencapai tujuan tersebut diperlukan tlndakan-tlndak an aetiap anggauta organl&aal yang ada dl dalaranya* Setlap langkah atau tlndakan mereka telah diatur sedemiki an rupa, agar pertentangan/benturan tlndakan dapat dice ~ gah aeminiraal mungkin* Pertentangan, keoalah pahaman dan lain sobagalnya itu ba- ru dapat dihindarkan apabila telah terclpta koordinaai - yang balk dan hariaonls diantara laereka*
Keimrut H* Koonts s
Koordinasl harua dlcapai melalui hubungan-hubungan manusia antar prlbadi dan horizontal dl dalam suatu - poruoahaan* Kereka Baling bertukar pendapat, clta-clta. prasangka aaksud/tujuan dengan jalan hu bung an prlbadi yang le - blh offisicn daripada cara apapun dan dengan pengerti an yang dlperoleh laereka oancarl jalan untuk nencapal tujuan-tujuan bersama oaupun prlbadi* 8) Jadi dasar atau landasan bagl terclptanya suatu ko ordinasi yang balk dan haraonis adalah pengenalan serta ■** penghayatan tujuan/objcctlv© peruaahaan, balk tujuan prl badi t sok&i, bagian oaupun tujuan dalam artl koseluruhan- yang hendak dlcapai perusaha an* Oleh karena itu koordinasl yang mengikat para ang- Harold Koontz and Cyril O fDonell, Principle* of E m g g m a L , a p second «. Edition, Kogakusha Book Company, Tokyo, 1959, halaman
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
g auta perusahaan, laeliputi t
di dalam masing-nasing
a* Koordinasi individu/pribadi*
di dalam suatu
b« Koordinasi antar individu kslompok*
di
c* Koordinasi antar koloopok dalam suatu parusaha «
« • -d* Koordinasi antar porusahaarw Dengon dcmikian jelaslaii bahwa setiap anggauta ha * rus benaz>benar xnengstahui bataa dan ruang lingkup tugasj** w w e n a n g serta tanggung iewab QUGitig-flmsing* Scjiingga parvujudan suatu kerja eaaa dan koordinasi yang - baik dapat labih monperlicin tercapainya tujuan perusaha «
an«
Untuk meroalisir idaran tersebut di atas* sangat di perlukan suatu sistlm dan prosedur yang tepat dan sesuai - dengan kondisi perusahaan* Hal ini terutama sekali dlperlukan guna meneegah kesalah » pabaraan serta kesirapang oiuran dalam pelaksanaen togas ma- slng-maslng kolak* Setiap koordinasi msmarlukan pertukaran i n f o r m s ! * di&ntara para anggauta, karena situasi dan kondisi dl da « lam m&upun di luar perueahaau selalu berubah^ubah <labil) * Psrtukaran in f o m a a i atau singkatnya disobut koaunikasi ms r up akan pertukaran bahan keterang^n y_ang- telah- ttsrsusun sa
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
cara sistinitio tentang suatu hal tertentu*
Pisobut sistimatis* oleh karena ixxforoasi tersebut diau - sun menurut aturan tertentu secara i
- - Lengkop*
« Benar* ** Jelas*
- - Dan dapat dipercaya* Kcmunikasi a«rupakan hubungan secara vertikal aau- pun horizontal dl dalam aotiap crganieasi perucahaan* Kelalui komuniiia si vertikal piapinan menyampalkan keputus an atau perlntah kepada bawahannya, sebaliknya per tang - gung jawaban ata# pelaksanaan perlntah tersebut disalur * kan dari bawah ke atas* Koaunikaci horizontal dllaksanakan antar para pejabat da- lam oatu tingkatan crjtani sa si yang sana* Sebagai alat koounlkaai tersebut diperlukan prose dur yang akan menyalurkan instruk sl-in struksl maupun la - poran pertanggung jawaban* Pertukaran Infornasl dapat secara llsan oaupun tertulic,- yang berupa t ormullr-iTormulir, surat-surat, laporan-lapor an dan sobagalnya* Agar inforoasi tertulis tersebut meneapai saaaran- nya, m k a bentuk dan isl Xaporan, formulir dan sobagalnya harus nemenuhi syarat sebacai berikut ? _a* JUtporan harus dipQcah" so&cmikiau rupa agar setlap*
anggauta mcndapatkan informs! yan£ sesuai dong an luas - dan sifat kegiatan yang merupakan tanggung jawabnya*
b* Laporan harus aedorhana, mudah dimengerti dan ha •*
nya oelaporkan informa si yang panting fiaje*c* Laporan harus up to date dan dioloh dengan baik so
hingga pimpinan ting^a! menngunakannya tanpa ba - nyak kosulltan*d* Harua disu sun secara poriodlk dan icontinyu* e% Haras teliti dan osnunjukkan angka*-angka perbsn * dingan yang dapat dipakai menilai prestasi*
£• Sabaiknya juga dinyatakan dalaa kesatuan physik *
(kwantuo) dl camping niXai uangnya* Victor Lazzaro raonyebutkan delapan belas kogunaan* formulir, yaitu $ a* To acknowledge* b* To agree* c* To apply*
d. To authorize* e* To cancel# £* To certify* g* To claim* h* To estimate*
1
- * To follow up*
5* To identify* k« To instruct* 1* To notify* I* To order# "~ n« To record* o* to report* p* To request* q* To routes ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
r* To schedule* 9)
Balk bcntuk, kegunaan
isi jaaupun forwulir/Xaporarw
tersebut baru dapat dirasokan
manfaatnya apabiXa haX ini*
teXah diatur secara balk serta sistimatis suatu sis
daian
tic dan prosedur*
fli
Denman acnakin koopXeksnya aasalah yang dihadapi * management dalam nwngegnudikan perusaha&nnya serta ketcrba tasan kemampuan nanusia, maka dlanggap porlu untuk mend®* Xegaslkan sebagian fungal-funs cinya kepada bawahan# Oleh karena itu infortaasi sangat diperXukan oXeh manage ~ nent untuk mengetohui sasipai di aana icebijaksanaannya di~ Xaksanakan oleh bawahan* Dongan perkeiabangan organisasi tersebut pa kin tak** mecuangklnkan bag! piapinan untuk aolaksanakan kontrole * terbadap segaXa aktivitas perusahoan* Kontrole yang diXakukan atao nama pimpinan atau » - ataa suruhan piapinan pucuk atau untuk piapinan pucuk atau kontrole yang diXakukan pimplnan pucuk sendiri dise* but "kontroie intern"#*0 ^ m s m Kontrole intern sangat berguna* terutane sekall untuk p p
^ Victor Lazzaro, cltjT halaman 196#
Glaaiet Supojo, Kontrole Intern. Penerbit Senate Mahasicva Fakultas gkonomi Unair* Surabaya, 197*** halaman
1 • 2t
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
b erikan keyakinan, kepercayaan akan kebenaron cetatan-cc- tatan yang ada* Mengenal kontrole Intorn, N o r m Pemeriksaan Akun • tan menjela skannya so basal berikut a Sl&tim Internal control meliputl rencana organlsa- serta seaua method® dan ketentuan-kctentuan yang -
#1
torkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk melln dungi harta millknya, menerlksa kecoroatan (accuracy) dan aeberapa jauh data accounting dapat dipercaya, mo ningkatkan effislenui asaha dan mendoronn ditaatlnys- fcebl^aksanaan peruaah&an yang tolah dig&riskan* 11)
Carl deflnisl tersebut dapat tercermln tujuan kon trole internj yaitu t
a# tfencegah dllakukannya tlndakan^tindakan yang ber «» tentan^an denpan kepentingan porusahaan. b* Mendapatfcan Jaminan akan kebenaran, kolongkapan « dan kotelitian ataa tlndakan yang dilakufcan* Dalam Korma Pemerlksaan Akun tan jug a ter cant ua un* aur-unsur kontrole intern, yang diterangkan sebagai ber1* kut s
a* Suatu bacan organlsasl dl mana terdapat pemisohat**
fungsi yang tepat*b« Clstim pemborlan wewenang serta prosedur penc&tat*
an yang iayak agar tercapai pengawasan accountings yang cukup atae aktiva, utang, pendapatan dan bea* ya*c* Praktek-praktek yang sehat harus diikuti dalam me-*
11 )Xkatan Akuntan Indonesia, ffoflna, ffoaeriksp^n,- PT* lohtlar Baru * van Hoeve9 Jakarta, 1^7^~fiar _ ---- loman 22#
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
X aksanaitan tugas dan fungsi setiap bagian organ!sa si*
- * d* Pegawai-pegavai yang kwalitasnya sesuai dengan tanggung Javabnya* 12) Dasar daripada kontrole
intern adaiah p©misoftan *»
fungoi akan pen
funcsi* Ponggabungan beberapa ©enyebabkan
jawab dan aqlah
caapuran tanggung Karcnanya merupakan sa«
unsur kelemnhan tanggung Javab itu
tu sendiri*
Fungal dapat digolong-golongken sebagai berikut %
a* Fongsi pettguaaa*
Artinya aempunyai kekuasaan untuk raensafrkan suatu* trancaksi dan nemponyai tugas memberi perlntah ke* pada bavahan agar oelaksonakan tlndakan* b* Fungoi pelaksana* Kecipunyai tugas untuk neXaksanakan perintah-perii*- tah yang diberikan oleh pezoegang fungoi penguasa* c* Fungal penyimpan* Bertugas untuk menorina, menyispan dan mengeXuar * kan kokayaan porusahaan atas dasar perlntah* d* Fungsi pencatat* Bertugas aelakaanakan pencatatan atas aemua tran * saksi yang tiabul sebagai akibat aktivitas. p<?ruaa~ haan*
halasian
o* Fn agsi Control©*
Bsrtugas aelaksanakan kontrole atao kobenoran dan*- kelengkapan sotiap transaksl yang terjadi.
Sadapat cunckln harus? dlucahakan a^ar catlap fang- 91 dipeganp olofa ornng yang bsrbeda* Fengjjabuncan vartl * kal haras dihlndarkan5 sodangkan penggabuncan horizontal-* da n diagonal dalam beberapa ha I laasih dapat dltolerlr apa bila bencr-benar tcrpaksa*
Pemlaahan fungal tersebut akan tampak Jolas dari * dokumen dasar suatu transaksi yaitu formulir. Bari formu* U r tersobut akan dlketahui aiapa-siapa yang diberl wewe- nang pomoganc fungai panguasa, fungal palaksanat fungal - pencatat dan sebagalnya* Oleh karena ltu dalam pembuatan formulir perlu di- perhatikan hnl-hal aebagal berikut t a* Forcullr harus ©eaaiat ketoraagan yang dlperlukan,* yang berhubungan dengan tindakan- tindokan yang - akan atau telah dllakukan* b* Kolom yang aeauat Informasl harus dlbuat aecukup - jayaf sahingga dapat ditulis dongan jelas*
c. Scaua dokumen hendaknya diberi noaior urut tercetak (pro nunbered)^ Ini saagat panting untuk koperluan rutin© dan auto matlc check* 4« Bsntuk dan- besaraya f o r m l l r hendakaya disasuail
M I 1 1 K — s s ^ s k t g J J R A B A J f ^ ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
d ene an kebutuhan dan urgensinya*
9m Pembuatan Jumlah rangkap doku&an dasar hendataya -
aolalu maneingat- akan princip peoisahan wawanang - dalam o r g a n i s u i yaitu pemioahan fungai, paling eo dikit dua bagian yang tarpisah harus aangetahui « adanya suatu trancaksi yang dljalankan*'^ Dalam suatu sistia dan prosedur, laporan-laporan - tersebut morupakan sumber infornasi yanc berguna bagi ma nagement untuk mengadakan kontrole terhadap pelaksanaan * pekerjaan dan juga cara mengatasi beberapa nasalah yang - kurang luemuafikan*
b. Organieael dan Tupac Aaministrosi Persediaan* Qgr.anla.n3i. admlr'istcwsi persediaan.
Bentuk paling sederhana dari administrasi persodia an adaiah neneatat nilai seoua barang yang dibeli don me* nyslidikl jumlah yang mssih ada dari barang-barang terse but. Pari c&tatan tercobut akan dapat diketahui pemakaian ba - rang untuk koperluan proses produksi maupun bagian lain * nya* Sebagai
13^ Hadorl Junus, garaaan Slstin Alcuntansi Alat. Pembantu Plmplmn« Fakultas Ekonomi Dnlversitas Qa * 3ah Mada, Yogyakarta, 1973, halaman 33*-
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
3 edangkan tujuan yang hendak dlcapai dalam penyusunan aua tu organlsasi persediaan adaiah teraedlanya bahan lnforma si tentang persediaan yang lengkap, benar dan dapat diper tanggung jevabkan* Infonaasl yang borupa angka~angka peraedlaan dlclah seoa- ra cepat dan sistlstutla untuk dlsajlkan kepada management sabagal bahan pennambilan koputucan tantang persediaan. Oleh karena itu panting adanya adjalnlstrasl persediaan • yang sempurna dan. up to date serta dapat raemborlkaa gam * baran keadaan persediaan sebenarnyeu Dalam polftkcanaanaya ternyata paker^aan administra si persediaan memnunyal hubun^an erat dengan bagian adi*I- nistrasi lalnnya* Van der Ploeg mengadakan pembaglan organisatorla pekerja- an administrate! sebagai berikut % a» Pembukuan finansiil (kas, bank, piutang* utong, * yang digabung atau tidak dengan admlnlsfcraei peabe lian dan penjualan)* b* Berbanai sub~administrasi, misalnya administrasi - gudang, upah dan sobagalnya*
c, Pembukuan mekanis* d# Berbagai fungal staf. misalnya perencanaan dan pe- ngaturan pekorjaan adminiatratip. Ik) Dl dalam xotiap peru&ahaan pekerjaan admlnistraai*
tersebut dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan atau Bagian * iL) M.J* Van dor Ploeg, janjnigtaflj?! Sebagai Alat- Pembantu Pada genguasaan PeruaatKmn* TerJenanan Dra. Sam.
Boen Lens Akuntan, CV* Budi Kemuning, Bandung,
i 1966, ha*
laman Mi*
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Adoiniot ra&i
Admini^trasi Porsodiaan sendirt joempunyal kedudukan yang-
S i^fxr dongan cdministraai yang lain dan borada di bavah Xopala Daglan Adminiotraoi.
Untuk aelaksanakan pengaturan dan penyiopanan per- sediaan di gudang diongkatlah ceorang Juru atau Kepala Ou dang, yang bertan^gung Jawab pcnuh atas pers*diaan yang - di simpan di gudang* Dalam molakcanakan tugasnya, Gu&ang menpunyai bubo
Kepala
rapa pembantu, yang bertaaggung Jawab langsmng kepadanya* Dalaa i&en3alanfcan tugacnya, seora ng Kepala Gudang sangat- ©«merlufcan alat peraga pembantu baik yang berbentuk fovmx
lir, laporan laaupua sistim kartu*
Salah satu diantaranya yang terpanting adalah Kartu Gu * dang, yang bentuk sedorhananya taapak sebagai berikut i
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
a?
Sot lap t m l z barang disedialcan satu kartu teraendi ri dan kartu^kartu tersobut disimpan diruangan Kepala Gu- dang sebagai Adr.inistraoi Peraediaan Gudang (A*P.G* atau*
lUY.iU)*
Di reaping Kartu Gadang tersebut, sebagai pelengkap dan =* alat kontrole diperlukan 4uga Kartu Barang yang lekat/ - tinf!gal pada tuopukan pereediaan barang yang bersangkttt -
an*
Kolcwn Kartu Barang tak Jauh berbeda dengan koloia-kolon pa da Kartu Gudang, faanya lebih ditonjolkan unour penanggung ^avab pe&akal persadiaan barang yaitu berupa t&nda tangan atau parap pada kartu yang bersangkutan* Kegunaan kartu ini terutasa untuk mengotahui dengan copat peraadiaan suatu barang serta batas
sisa jenis minixiua un