Desain Sistem Informasi Keuangan untuk P
DESAIN SISTEM INFORMASI KEUANGAN UNTUK PENGOPTIMALAN PERENCANAAN KEUANGAN
PROGRAM DELEGASI HIMPUNAN MAHASISWA AKUNTANSI UNIVERSITAS AIRLANGGA
Henry Novirga Tandyo1, DR. rer. pol. Debby Ratna Daniel, Ak., CMA, CA2
2Departemen
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Airlangga, Surabaya, Indonesia
1Email:
hnovirga@gmail.com
ABSTRACT
Himpunan Mahasiswa Akuntansi Universitas Airlangga (HMA UA) is a non-profit
organization at the University level courses that accommodate the program delegation
members. The problem is there is information system of HMA delegation program is not
computerized, administration prepared by delegation, inadequate budgets, many
unrecorded expense reports, and at least HMA UA achievement at the national level.
The purpose of this study is to design a financial information system of HMA UA
delegation program. This study used a qualitative approach with exploratory case study
methodology(Yin, 2012). Data collection techniques used are documentation, archival
records, interviews, and participant observation.
The research was carried out by using a Financial Information System (McLeod and Shell,
2008:245) model and the type of budgeting blend of Line Item Budgeting(Bastian, 2006:166)
with the Zero-Based Budgeting(Bastian, 2006:166). The tools that are used, among other
things Flowcharts, Data Flow Diagrams (DFD) and Entity Relationship Diagram (ERD).
The design of this system is expected to be an alternative option for HMA UA to improve
the current system so that HMA UA can provide the best service and facilitate the delegation
team.
Keyword: Financial Information System, Line Item Budgeting, Zero Based Budgeting, NonProfit Organizations
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Himpunan Mahasiswa Akuntansi Universitas Airlangga (HMA UA) merupakan organisasi
nirlaba tingkat program studi di Universitas yang mengakomodasi program delegasi
anggotanya. Pada tahun 2013 HMA UA hanya memperoleh tiga juara dari 17 tim delegasi,
yaitu best paper pada National Accounting Week Universitas Padjajaran, juara tiga paper
competition pada Indonesia Accounting Fair Universitas Indonesia, dan juara 3 olimpiade
akuntansi Nasional pada Atma Jaya Yogyakarta Supreme Accounting Championhip
Competition Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
Laporan pertanggungjawaban HMA UA menunjukkan kurangnya perhatian dalam
administrasi program delegasi. HMA UA menerima kas sebesar Rp 20.000.000 untuk program
delegasi periode 2008, namun tidak ada pencatatan pengeluarannya. Pada tahun 2010,
dari penerimaan kas sebesar Rp 20.000.000, pengeluaran tak tercatat sebesar Rp 18.305.000.
Pada tahun 2011 dari penerimaan kas sebesar Rp 20.000.000, pengeluaran tak tercatat
sebesar Rp 9.660.000. Laporan pertanggungjawaban periode 2009 hilang, sedangkan
periode 2012 dan 2013 belum ada sampai sekarang.
Pada tahun 2011, administrasi program delegasi HMA UA dikerjakan oleh pengurus HMA
UA khususnya oleh staf akademik(sekarang keilmuan). Administrasi yang dikerjakan mulai
dari pencarian informasi lomba, menyampaikan informasi lomba pada tim delegasi terpilih,
menyusunkan proposal, memesan kereta, memesan hotel, serta penyusunan laporan
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, tim delegasi dapat berfokus untuk mempersiapkan
diri menghadapi lomba. Sedangkan pada tahun 2012 terjadi perubahan yang cukup besar,
administrasi program delegasi HMA UA keseluruhan dikerjakan oleh tim delegasi yang
mengajukan diri. HMA UA hanya memberi fasilitas untuk mencarikan persetujuan dari
birokrasi kampus. Hal ini menyebabkan fokus dari tim delegasi lebih mengarah pada
penyusunan proposal dibandingkan untuk mempersiapkan lomba.
RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka rumusan masalah yang diambil
dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah Desain Sistem Informasi Keuangan dalam
Pengoptimalan Dana Delegasi untuk Meningkatkan Prestasi serta Akuntanbilitas Laporan
Keuangan Program Delegasi Himpunan Mahasiswa Akuntansi Universitas Airlangga?”
TUJUAN
Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah untuk menghasilkan desain
sistem informasi keuangan program delegasi HMA UA.
LANDASAN TEORI
1. Financial Information System (FIS)
Sistem informasi keuangan memberikan informasi tentang aktivitas keuangan
perusahaan kepada seluruh manajer perusahaan yang terlibat. Subsistem audit internal
terdiri atas kegiatan yang dilakukan oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga
integritas sistem perusahaan.
Sumber : Raymond McLeod, Jr,. And George P. Shell. 2007. Management Information
System 10e. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Page 192
Gambar 1
Model Sistem Informasi Keuangan
1.1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem proses transaksi keuangan dan
non keuangan yang berpengaruh langsung terhadap pemrosesan transaksi
keuangan (Hall, 2013:7).
1.1.1.
Sistem Informasi Penerimaan Kas
Sistem informasi penerimaan kas merupakan struktur interaksi antara
orang, peralatan, metode, dan pengendalian yang dirancang untuk
menciptakan arus informasi yang mendukung rutinitas pekerjaan berulangulang dari departemen kredit, piutang, dan kasir; mendukung proses
pemecahan
masalah
manajer
keuangan;
dan
membantu
dalam
penyusunan laporan internal dan eksternal (Gelinas, 2009:356).
1.1.2.
Sistem Informasi Pengeluaran Kas
Sistem informasi pengeluaran kas merupakan struktur interkasi antara
orang, peralatan, metode, dan pengendalian yang dirancang untuk
menangani rutinitas pekerjaan berulang-ulang serta mendukung kebutuhan
keputusan dalam pengelolaan departemen pembelian, penerimaan,
hutang, penggajian, dan kasir; dan membantu dalam penyusunan laporan
internal dan eksternal (Gelinas, 2009:403).
1.2. Subsistem Audit Internal
“Internal Auditing is an independent appraisal function established within an
organization to examine and evaluate its activities as a service to the organization.”
(Moeller 2009:3). Internal Audit merupakan fungsi penilaian independen yang
dibentuk dalam suatu organisasi untuk mengkaji dan mengevaluasi aktivitas
organisasi sebagai bentuk jasa yang diberikan bagi organisasi, sehingga dapat
memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Efektivitas kinerja auditor internal
dibutuhkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan.
1.3. Subsistem Intelijen Keuangan
Sistem intelijen keuangan berusaha untuk mengidentifikasi sumber modal
tambahan dan investasinya terbaik dari kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan
tersebut, subsistem intelijen keuangan mengumpulkan data dan informasi dari
pemegang saham dan komunitas keuangan (McLeod and Schell, 2001: Appendix
D).
1.4. Database Management System
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, disusun
dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan data kembali.
Konsep database merupakan konsep logis dari beberapa file, dengan tujuan
utama yaitu membuat perubahan struktur data tanpa membuat perubahan pada
program yang memproses data (McLeod dan Schell, 2007:140). Tujuan dari konsep
database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi
data.
1.5. Subsistem Peramalan
Peramalan adalah salah satu kegiatan matematis terrtua dalam bisnis. Hal itu
dilakukan tahun sebelum komputer menggunakan kalkulator meja. Komputer
memungkinkan para peramal untuk membuat perhitungan jauh lebih cepat dan
mudah (McLeod dan Schell,2001: Appendix D).
1.6. Subsistem Manajemen Dana
Bertugas untuk mengelola arus uang keluar dan arus uang masuk, menjaganya
agar tetap seimbang dan positif, Memproyeksikan arus uang yang melalui
perusahaan untuk suatu periode, misalnya setahun (McLeod and Schell, 2001:
Appendix D). Subsistem ini mengatur arus kas agar sesuai dengan renacana dalam
setiap bulannya. Output ini dapat digambarkan dengan menggunakan diagram
ataupun tabel. Subsistem ini mendukung bendahara untuk membuat keputusan
dalam keberlangsungan keuangan dalam organisasi dan pengendalian alokasi
sumber daya keuangan dalam organisasi.
1.7. Subsistem Kontrol
Manajer memiliki tujuan operasional, seperti memproduksi atau menjual
sejumlah tertentu atau nilai item. Para manajer diberi anggaran operasional,
sejumlah
uang
yang
tersedia
untuk
digunakan
dalam
memenuhi
tujuan
operasional. Anggaran tersebut biasanya mencakup operasi selama satu tahun
fiskal, atau tahun buku (McLeod and Schell, 2001:Appendix D).
2. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Nomor 45 tentang Organisasi Nirlaba
Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Nomor 45 secara khusus membahas
tentang pelaporan keuangan pada organisasi nirlaba. Organisasi nirlaba ditandai
dengan adanya perolehan sumbangan untuk sumber daya utama (asset) dari
penyumbang yang bukan pemilik entitas dan tak berharap akan hasil, imbalan, atau
keuantungan komersial. Pernyataan ini berlaku bagi laporan keuangan yang disajikan
oleh organisasi nirlaba yang memenuhi karakteristik berupa perolehan sumber daya
entitas yang berasal dari para penyumbang yang tidak mengharapkan pembayaran
kembali atau manfaat ekonomi yang sebanding dengan jumlah sumber daya yang
diberikan. Ketentuan lain, organisasi merupakan entitas yang menghasilkan barang
dan/atau jasa tanpa bertujuan memupuk laba, dan kalau suatu entitas menghasilkan
laba, maka jumlahnya tidak pernah dibagikan kepada para pendiri atau pemilik entitas
tersebut. Status kepemilikkannya tidak seperti lazimnya pada organisasi bisnis, dalam arti
bahwa kepemilikan dalam organisasi nirlaba tidak dapat dijual, dialihkan, atau ditebus
kembali, atau kepemilikan tersebut tidak mencerminkan proporsi pembagian sumber
daya entitas pada saat likuidasi atau pembubaran entitas.
3. Anggaran
Anggaran adalah rencana terperinci tentang pemerolehan dan penggunaan
sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya selama suatu periode waktu tertentu
yang memiliki manfaat sebagai alat komunikasi, perencanaan, pencegahan masalah
atau pengendalian, serta mengevaluasi kinerja pengurus organisasi dalam mencapai
tujuan organisasi (Garrison dkk, 2007:4-5).
3.1. Line Item Budgeting
Line Item Budgeting adalah penyusunan anggaran yang didasarkan pada dan
darimana dana berasal (pos-pos penerimaan) dan untuk apa dana tersebut
digunakan (pos-pos pengeluaran). Jenis anggaran ini relatif dianggap paling tua
dan banyak mengandung kelemahan atau sering disebut tradisional budgeting
(Bastian, 2006:166).
3.2. Zero Based Budgeting
Zero Based Budgeting merupakan sistem anggaran yang didasarkan pada
perkiraan kegiatan, bukan pada apa yang telah dilakukan di masa lalu, dan setiap
kegiatan dievaluasi secara terpisah (Bastian, 2006:166).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus
eksploratori. Setiap penelitian kualitatif merupakan penelitian deskriptif dan memainkan
peranan yang amat penting dalam menghasilkan suatu analisis. Komponen desain
penelitian (Yin, 2012:29), yaitu 1)pertanyaan penelitian, 2)unit-unit analisis, dan 3)Kriteria
untuk menginterpretasi temuan.
Prosedur pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini, yaitu 1)studi kasus
perintis (Yin, 2012:94), 2)Prosedur Lapangan (Yin, 2012:103), meliputi a)dokumentasi,
b)rekaman arsip, c)wawancara, dan d)observasi partisipan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Desain sistem yang diusulkan untuk program delegasi adalah desain sistem berbasis
model sistem informasi keuangan dengan dukungan komputer dan internet. Langkah
pertama yang dilakukan setelah manganalsis kekurangan sistem yang digunakan saat ini
adalah mengevaluasi kekurangan tersebut dengan membuat membuat Data Flow Diagram
(DFD) dan flowchart sistem usulan untuk mempermudah pemahaman perbaikan sistem
yang ada karena teknik ini paling umum digunakan dalam pemodelan sistem.
Diagram arus data konteks prosedur pembiayaan delegasi menghubungkan antara tim
delegasi dengan Dekanat FEB UA dan Departemen Akuntansi. Alur data antara sistem
dengan tim delegasi, antara lain pengajuan proposal, pelaporan pertanggungjawaban
dan penyampaian pembiayaan dana delegasi. Sedangkan alur data antara sistem dengan
Dekanat FEB UA dan Departemen Akuntansi berkaitan dengan pengajuan dana delegasi.
Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban
Pengajuan Proposal Delegasi
Tim Delegasi
Memo Dana
Prosedur
Pembiayaan
Delegasi
Pengajuan Dana Delegasi
Pendanaan Delegasi
Dekanat &
Depertemen
Akuntansi
Pencairan Dana
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 2
Diagram Arus Data Konteks Prosedur Pembiayaan Delegasi
Aktivitas diagram arus data dalam prosedur pembiayaan delegasi, berupa aktivitas
penyusunan proposal, penyusunan laporan pertanggungjawaban, dan aktivitas
pembukuan transaksi program delegasi.
Program
Delegasi
Realisasi Anggaran
Kas Masuk
2.0
LPJ
3.0
Pembukuan
Hasil Delegasi
Kas Keluar
1.0
Proposal
Tim Delegasi
Transportasi
Hotel
Makan
Dekanat &
Depertemen
Akuntansi
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 3
Diagram Arus Data Level 0 Prosedur Pembiayaan Delegasi
Pada aktivitas penyusunan proposal, HMA UA akan melakukan pengecekan data
yang dimasukan oleh tim delegasi berupa tim delegasi dan program yang akan diikuti.
Selain itu, HMA UA juga melakukan perbaruan informasi terkait dengan harga transportasi,
hotel dan makan. Informasi hasil pengecekan dan perbaruan informasi ini digunakan
sebagai input aktivitas penyusunan laporan pertanggungjawaban program delegasi.
Delegasi
Tim Delegasi
1.1
Mengecek
input data
delegasi
1.2
Mengupdate
info harga
transportasi
1.3
Mengupdate
info harga
hotel
1.4
Mengupdate
info harga
makan
Program
Transportasi
Hotel
Makan
2.0
LPJ
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 4
Diagram Arus Data Level 1 Prosedur Pembiayaan Delegasi Aktivitas 1
Pada aktivitas penyusunan laporan pertanggungjawaban, informasi yang diperoleh dari
aktivitas penyusunan proposal berguna sebagai masukan. Pada aktivitas penyusunan
laporan pertanggungjawaban, HMA UA melakukan evaluasi terkait dengan hasil delegasi
dan mengaudit bukti-bukti transaksi. Penyusunan laporan pertanggungjawaban ini menjadi
masukan dalam proses pembukuan transaksi program delegasi.
Hasil Delegasi
Realisasi Anggaran
2.1
Evaluasi
Hasil
Delegasi
2.2
Mengaudit
bukti-bukti
transaksi
1.0
Proposal
3.0
Pembukuan
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 5
Diagram Arus Data Level 1 Prosedur Pembiayaan Delegasi Aktivitas 2
Pada aktivitas proses pembukuan, informasi yang diperoleh dari aktivitas penyusunan
laporan pertanggungjawaban berguna sebagai masukan. Pada aktivitas pembukuan, HMA
UA melakukan melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas. Pembukuan ini
selanjutnya diberikan kepada pihak Dekanat FEB UA dan Departemen Akuntansi sebagai
bentuk laporan pertanggungjawaban keuangan.
2.0
LPJ
3.1
Pencatatan
Penerimaan
3.2
Pencatatan
Pengeluaran
Kas Masuk
Kas Keluar
Dekanat dan
Departemen
Akuntansi
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 6
Diagram Arus Data Level 1 Prosedur Pembiayaan Delegasi Aktivitas 3
Terkait tentang penjelasan detail dari prosedur yang telah disampaikan pada diagram
arus data akan dijelaskan melalui flowchart pengajuan dan pertanggungjawaban dana
delegasi. Pada flowchart pengajuan dan pertanggungjawaban dana delegasi ini,
dijelaskan tentang alur data mulai dari tim delegasi mengajukan permohonan dana hingga
tim
delegasi
memperoleh
pembukuannya.
pencairan
dana
dan
juga
bagaimana
pencatatan
Pengajuan dan Pembiayaan Program Delegasi
Mahasiswa
Riset
Dekanat & Departemen
Akuntansi
Bendahara
A
Mulai
Update
Data
Rencana
Dana
Rencana
Anggaran
Rencana
Anggaran
Data
Delegasi
Program
Delegasi
Harga
Transport
Harga
Hotel
Persetujuan
Anggaran
Memo
Dana
Dekanat
Rencana
Dana
Memo Dana
Dekanat 2x
Memo Dana
Dep. Ak 2x
Pencatatan
Penerimaan dan
Pengeluaran Kas
Kas
Masuk
Laporan Kas
Masuk dan
Keluar
Kas
Keluar
Membuat
Proposal
Diapprove
ketua HMA
Program
Memo
Dana
Dekanat
2x
Memo
Dana
Dep. Ak
2x
B
Rencana Dana
Disetujui
Memo
Dana
Dep. Ak
Cek Anggaran dan
Acc Dana
Rencana
Dana
Disetujui
Membuat
Rencana
Anggaran
Data
Delegasi
B
Harga
Makan
Program
approve ketua
HMA UA
Usulan
Selesai
A
TTD: Tanda Tangan
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 7
Proses Pengajuan Dana Usulan
Pertanggungjawaban Dana Delegasi
Mahasiswa
Mulai
Laporan
Delegasi
Komite
Audit
Badan
Pengawas
Laporan
Delegasi
Laporan
Delegasi
Cocokan
bukti
Evaluasi
Hasil
Laporan
Delegasi
Revisi
Lembar
Evaluasi
A
Riset
A
Lembar
Evaluasi
Dekanat & Departemen
Akuntansi
Bendahara
Laporan
Delegasi
Revisi
Laporan
Delegasi
Revisi
B
Rencana
Anggaran
Realisasi
Anggaran
Pencairan Sisa Dana
Membuat LPJ
Program
LPJ Program
approve ketua
HMA UA
Diapprove
ketua HMA
Memo Dana
Departemen
Memo Dana
Dekanat
Memo Dana
Departemen
Memo Dana
Dekanat
B
Dana Cair
Pencatatan
Penerimaan dan
Pengeluaran Kas
Kas
Masuk
Laporan Kas
Masuk dan
Keluar
Kas
Keluar
Usulan
Selesai
LPJ: Laporan Pertanggungjawaban
TTD: Tanda Tangan
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 8
Proses Pertanggungjawaban Dana Usulan
Selain menggunakan diagram konteks, diagram arus data level nol, diagram arus data
level satu dan flowchart, dalam pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas juga
dibutuhkan database yang saling terkait untuk membentuk sebuah informasi yang detail.
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 9
Tabel Relasi Program Delegasi HMA UA
Tabel relasi program delegasi berfungsi dalam penyusunan output laporan. Output
laporan yang dihasilkan oleh tabel relasi ini ada tiga, yaitu laporan peramalan program,
laporan penerimaan dan pengeluaran, dan laporan realisasi anggaran.
Laporan peramalan program memberikan kesempatan bagi pengguna untuk melihat
tingkat pendanaan saat ini berdasarkan pola pengeluaran 12 bulan sebelumnya. Laporan
ini memberikan rata-rata biaya terkait yang terjadi selama jangka waktu 12 bulan bergulir
sejak tanggal laporan dijalankan. laporan menampilkan data peramalan program delegasi
dan dapat digunakan untuk menentukan perlu atau tidaknya anggaran program ini didanai
pada tingkat yang cukup untuk selanjutnya.
ID Peramalan : Ramal2014
ID Anggaran : HMA2014
ID
Program
Waktu (Bulan)
Kegiatan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nilai
Anggaran
Kas
Delegasi
Saldo Awal
Rektorat UA
DI01
INT
0
V
30.000.000
30.000.000
X
27.000.000
3.000.000
V
15.000.000
18.000.000
V
5.000.000
23.000.000
Dekanat FEB UA
Departemen
Akuntansi
DO01
NAW
X
7.300.000
15.700.000
DK01
NAW
X
2.700.000
13.000.000
DO02
IAF
X
8.400.000
4.600.000
DK02
IAF
X
3.300.000
1.300.000
LO01
Pelatihan
X
450.000
850.000
LK01
Pelatihan
Sponsorship
Delegasi
X
300.000
550.000
V
10.000.000
10.550.000
Pelatihan
X
450.000
10.100.000
LK02
Pelatihan
Departemen
Akuntansi
X
300.000
9.800.000
V
5.000.000
14.800.000
LO02
DO03
GMAD
X
4.150.000
10.650.000
DK03
X
1.700.000
8.950.000
DO04
GMAD
Studi
Kasus
X
3.250.000
5.700.000
LO03
Pelatihan
X
450.000
5.250.000
LK03
Pelatihan
X
300.000
4.950.000
LO04
Pelatihan
X
450.000
4.500.000
LK04
Pelatihan
X
300.000
4.200.000
LO05
Pelatihan
X
450.000
3.750.000
LK05
Pelatihan
Departemen
Akuntansi
X
300.000
3.450.000
V
5.000.000
8.450.000
DO05
ACTIVE
X
5.400.000
3.050.000
DK04
ACTIVE
X
2.300.000
750.000
LO06
Pelatihan
X
450.000
300.000
LK06
Pelatihan
Sumber: Data Olahan, 2014
X
300.000
0
Gambar 10
Laporan Peramalan Program Delegasi
Laporan
peramalan
program
diharapkan
dapat
membantu
HMA
UA
dalam
pelaksanaan program delegasi untuk satu periode mendatang, khususnya dalam perkiraan
perencanaan keuangan bulanan. Laporan peramalan program ini juga berfungsi sebagai
estimasi dari pelaksanaan manajemen dana.
ID Pendanaan
: Dana2014-I
ID Audit
: AUD-I
Kegiatan
: Delegasi Lomba
Periode
: 01 Januari 2014 s/d 30 April 2014
Januari
Februari
Maret
April
(Rp)
(Rp)
(Rp)
(Rp)
0
3.000.000
1.300.000
550.000
30.000.000
0
0
0
0
15.000.000
0
0
0
5.000.000
0
0
0
0
0
10.000.000
30.000.000
20.000.000
0
10.550.000
Pendaftaran
5.000.000
4.700.000
0
0
Transportasi
6.000.000
8.000.000
0
0
Hotel
8.000.000
6.600.000
0
0
Konsumsi
8.000.000
2.400.000
0
0
0
0
750.000
750.000
27.000.000
21.700.000
750.000
0
Saldo Akhir
3.000.000
1.300.000
550.000
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 11
Laporan Manajemen Dana
9.800.000
Saldo Awal
Penerimaan:
Rektorat UA
Dekanat FEB UA
Departemen
Akuntansi
Sponsorship
Delegasi
Total Pendapatan
Pengeluaran:
Pelatihan
Total Pengeluaran
Laporan
manajemen
dana
dibagi
dalam
setiap
caturwulan.
Laporan
ini
menyampaikan penerimaan serta pengeluaran HMA UA dalam pelaksanaan program
delegasi sekaligus dengan program pelatihannya.
laporan anggaran disusun untuk menginformasikan realisasi pendapatan dan beban
rincian dan keseimbangan anggaran pada tanggal tertentu. Laporan Realisasi Anggaran
dilaporkan dalam durasi satu bulanan. Laporan realisasi anggaran berfungsi dalam
mengontrol pengeluaran kas berlebih yang dilakukan dalam pelaksanaan program delegasi
sekaligus sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan rencana anggaran periode
berikutnya khususnya dalam penyusunan laporan peramalan program.
ID Realisasi Anggaran
: Real2014-I
ID Audit
: AUD-I
Kegiatan
: Program Delegasi Lomba
Durasi
: 1 Januari 2014 s/d 30 Januari 2014
Pengeluaran
Anggaran
Realisasi
Selisih
Pendaftaran
5.000.000
5.000.000
0
Transportasi
6.000.000
5.500.000
500.000
Hotel
8.000.000
6.700.000
1.300.000
Konsumsi
8.000.000
9.000.000
(1.000.000)
Pelatihan
0
0
0
Total
27.000.000
26.200.000
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 12
Laporan Realisasi Anggaran
800.000
KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian ini adalah:
1. Sistem informasi pengeluaran kas membantu HMA UA dalam menyusun rencana
anggaran program delegasi.
2. Sistem informasi penerimaan kas yang didukung oleh intelijen keuangan membantu
HMA UA dalam mengolah dan meningkatkan penerimaan kas HMA UA untuk program
delegasi.
3. Internal audit membantu HMA UA dalam mengevaluasi pengeluaran dan hasil dari
program delegasi.
SARAN
Saran untuk HMA UA:
1. Sistem Informasi Keuangan sebaiknya diterapkan dalam program delegasi HMA UA.
2. Syarat keberhasilan implementasi, yaitu:
a. Sistem ini dapat berhasil apabila didukung dengan integritas pengurus HMA UA
dalam memperbarui informasi, baik informasi lomba, penginapan, transportasi, dan
standar makan di daerah yang biasa mengadakan lomba.
b. Rektorat, Dekanat, dan Departemen bersedia menganggarkan dana program
delegasi sesuai dengan kebutuhan dan standar yang berlaku untuk setiap
periodenya.
c. Saat ini cukup menggunakan program microsoft office saja, khususnya microsoft
word, microsoft excel, dan microsoft acces. Untuk perkembangan sistem berikutnya
dipergunakan program yang dapat mengintegrasikan HMA UA dengan Dekanat,
Departemen serta institusi eksternal yang bersangkutan.
3. Biaya implementasi sistem yang dibutuhkan hanya untuk membayar teknisi teknologi
informasi untuk menghubungkan IP HMA UA dengan IP Dekanat dan Departemen.
Selain itu HMA UA tidak mengeluarkan biaya karena saat ini HMA UA sudah memiliki
komputer yang memiliki program microsoft office, adanya jaringan wifi Fakultas Ekonomi
dan Bisnis, serta alat cetak dokumen.
4. Manfaat
dari
implementasi
sistem
adalah
dapat
meningkatkan
akuntabilitas
penerimaan dan pengeluaran keuangan yang selama ini rata-rata hampir 50% tidak
tercatat. Oleh karena itu, sistem ini rancangan sistem ini berguna dalam mengendalikan
pencatatan penerimaan dan pengeluaran.
DAFTAR REFERENSI
Bastian, Indra. 2006. Akuntansi Sektor Publik: Suatu Pengantar. Jakarta: Erlangga
Garrison, Roy H. And Eric W. Noreen. 2007. Managerial Accounting. Edisi Kesepuluh.
Terjemahan. Jakarta: Salemba Empat
Gelinas Jr, Ulrich, Steve G. Sutton dan Richard B. Dull. 2009. Accounting Information System.
Eugth Edition. Mason: South Western
Hall, James A. 2013. Introduction to Accounting Information Systems. 8th Edition. Canada:
South-Western
Ikatan Akuntan Indonesia. 2009. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba
Empat
Moeller, Robert. 2009. Brink’s Modern Internal Auditing: A Common Body of Knowledge. 7th
Edition. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
McLeod, Raymond Jr dan George P. Schell. 2001. Management Information System. Seventh
Edition. New Jersey: Prentice Hall Englewood Cliffs
_____________________________. 2007. Management Information Systems. Tenth Edition. New
Jersey: Pearson Prentice Hall
Yin, Robert K. 2012. Studi Kasus : Desain & Metode. Penerjemah: M. Djauzi Mudzakir. Ed. 1-11.
Jakarta: Rajawali Pers.
PROGRAM DELEGASI HIMPUNAN MAHASISWA AKUNTANSI UNIVERSITAS AIRLANGGA
Henry Novirga Tandyo1, DR. rer. pol. Debby Ratna Daniel, Ak., CMA, CA2
2Departemen
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Airlangga, Surabaya, Indonesia
1Email:
hnovirga@gmail.com
ABSTRACT
Himpunan Mahasiswa Akuntansi Universitas Airlangga (HMA UA) is a non-profit
organization at the University level courses that accommodate the program delegation
members. The problem is there is information system of HMA delegation program is not
computerized, administration prepared by delegation, inadequate budgets, many
unrecorded expense reports, and at least HMA UA achievement at the national level.
The purpose of this study is to design a financial information system of HMA UA
delegation program. This study used a qualitative approach with exploratory case study
methodology(Yin, 2012). Data collection techniques used are documentation, archival
records, interviews, and participant observation.
The research was carried out by using a Financial Information System (McLeod and Shell,
2008:245) model and the type of budgeting blend of Line Item Budgeting(Bastian, 2006:166)
with the Zero-Based Budgeting(Bastian, 2006:166). The tools that are used, among other
things Flowcharts, Data Flow Diagrams (DFD) and Entity Relationship Diagram (ERD).
The design of this system is expected to be an alternative option for HMA UA to improve
the current system so that HMA UA can provide the best service and facilitate the delegation
team.
Keyword: Financial Information System, Line Item Budgeting, Zero Based Budgeting, NonProfit Organizations
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Himpunan Mahasiswa Akuntansi Universitas Airlangga (HMA UA) merupakan organisasi
nirlaba tingkat program studi di Universitas yang mengakomodasi program delegasi
anggotanya. Pada tahun 2013 HMA UA hanya memperoleh tiga juara dari 17 tim delegasi,
yaitu best paper pada National Accounting Week Universitas Padjajaran, juara tiga paper
competition pada Indonesia Accounting Fair Universitas Indonesia, dan juara 3 olimpiade
akuntansi Nasional pada Atma Jaya Yogyakarta Supreme Accounting Championhip
Competition Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
Laporan pertanggungjawaban HMA UA menunjukkan kurangnya perhatian dalam
administrasi program delegasi. HMA UA menerima kas sebesar Rp 20.000.000 untuk program
delegasi periode 2008, namun tidak ada pencatatan pengeluarannya. Pada tahun 2010,
dari penerimaan kas sebesar Rp 20.000.000, pengeluaran tak tercatat sebesar Rp 18.305.000.
Pada tahun 2011 dari penerimaan kas sebesar Rp 20.000.000, pengeluaran tak tercatat
sebesar Rp 9.660.000. Laporan pertanggungjawaban periode 2009 hilang, sedangkan
periode 2012 dan 2013 belum ada sampai sekarang.
Pada tahun 2011, administrasi program delegasi HMA UA dikerjakan oleh pengurus HMA
UA khususnya oleh staf akademik(sekarang keilmuan). Administrasi yang dikerjakan mulai
dari pencarian informasi lomba, menyampaikan informasi lomba pada tim delegasi terpilih,
menyusunkan proposal, memesan kereta, memesan hotel, serta penyusunan laporan
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, tim delegasi dapat berfokus untuk mempersiapkan
diri menghadapi lomba. Sedangkan pada tahun 2012 terjadi perubahan yang cukup besar,
administrasi program delegasi HMA UA keseluruhan dikerjakan oleh tim delegasi yang
mengajukan diri. HMA UA hanya memberi fasilitas untuk mencarikan persetujuan dari
birokrasi kampus. Hal ini menyebabkan fokus dari tim delegasi lebih mengarah pada
penyusunan proposal dibandingkan untuk mempersiapkan lomba.
RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka rumusan masalah yang diambil
dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah Desain Sistem Informasi Keuangan dalam
Pengoptimalan Dana Delegasi untuk Meningkatkan Prestasi serta Akuntanbilitas Laporan
Keuangan Program Delegasi Himpunan Mahasiswa Akuntansi Universitas Airlangga?”
TUJUAN
Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah untuk menghasilkan desain
sistem informasi keuangan program delegasi HMA UA.
LANDASAN TEORI
1. Financial Information System (FIS)
Sistem informasi keuangan memberikan informasi tentang aktivitas keuangan
perusahaan kepada seluruh manajer perusahaan yang terlibat. Subsistem audit internal
terdiri atas kegiatan yang dilakukan oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga
integritas sistem perusahaan.
Sumber : Raymond McLeod, Jr,. And George P. Shell. 2007. Management Information
System 10e. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Page 192
Gambar 1
Model Sistem Informasi Keuangan
1.1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem proses transaksi keuangan dan
non keuangan yang berpengaruh langsung terhadap pemrosesan transaksi
keuangan (Hall, 2013:7).
1.1.1.
Sistem Informasi Penerimaan Kas
Sistem informasi penerimaan kas merupakan struktur interaksi antara
orang, peralatan, metode, dan pengendalian yang dirancang untuk
menciptakan arus informasi yang mendukung rutinitas pekerjaan berulangulang dari departemen kredit, piutang, dan kasir; mendukung proses
pemecahan
masalah
manajer
keuangan;
dan
membantu
dalam
penyusunan laporan internal dan eksternal (Gelinas, 2009:356).
1.1.2.
Sistem Informasi Pengeluaran Kas
Sistem informasi pengeluaran kas merupakan struktur interkasi antara
orang, peralatan, metode, dan pengendalian yang dirancang untuk
menangani rutinitas pekerjaan berulang-ulang serta mendukung kebutuhan
keputusan dalam pengelolaan departemen pembelian, penerimaan,
hutang, penggajian, dan kasir; dan membantu dalam penyusunan laporan
internal dan eksternal (Gelinas, 2009:403).
1.2. Subsistem Audit Internal
“Internal Auditing is an independent appraisal function established within an
organization to examine and evaluate its activities as a service to the organization.”
(Moeller 2009:3). Internal Audit merupakan fungsi penilaian independen yang
dibentuk dalam suatu organisasi untuk mengkaji dan mengevaluasi aktivitas
organisasi sebagai bentuk jasa yang diberikan bagi organisasi, sehingga dapat
memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Efektivitas kinerja auditor internal
dibutuhkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan.
1.3. Subsistem Intelijen Keuangan
Sistem intelijen keuangan berusaha untuk mengidentifikasi sumber modal
tambahan dan investasinya terbaik dari kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan
tersebut, subsistem intelijen keuangan mengumpulkan data dan informasi dari
pemegang saham dan komunitas keuangan (McLeod and Schell, 2001: Appendix
D).
1.4. Database Management System
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, disusun
dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan data kembali.
Konsep database merupakan konsep logis dari beberapa file, dengan tujuan
utama yaitu membuat perubahan struktur data tanpa membuat perubahan pada
program yang memproses data (McLeod dan Schell, 2007:140). Tujuan dari konsep
database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi
data.
1.5. Subsistem Peramalan
Peramalan adalah salah satu kegiatan matematis terrtua dalam bisnis. Hal itu
dilakukan tahun sebelum komputer menggunakan kalkulator meja. Komputer
memungkinkan para peramal untuk membuat perhitungan jauh lebih cepat dan
mudah (McLeod dan Schell,2001: Appendix D).
1.6. Subsistem Manajemen Dana
Bertugas untuk mengelola arus uang keluar dan arus uang masuk, menjaganya
agar tetap seimbang dan positif, Memproyeksikan arus uang yang melalui
perusahaan untuk suatu periode, misalnya setahun (McLeod and Schell, 2001:
Appendix D). Subsistem ini mengatur arus kas agar sesuai dengan renacana dalam
setiap bulannya. Output ini dapat digambarkan dengan menggunakan diagram
ataupun tabel. Subsistem ini mendukung bendahara untuk membuat keputusan
dalam keberlangsungan keuangan dalam organisasi dan pengendalian alokasi
sumber daya keuangan dalam organisasi.
1.7. Subsistem Kontrol
Manajer memiliki tujuan operasional, seperti memproduksi atau menjual
sejumlah tertentu atau nilai item. Para manajer diberi anggaran operasional,
sejumlah
uang
yang
tersedia
untuk
digunakan
dalam
memenuhi
tujuan
operasional. Anggaran tersebut biasanya mencakup operasi selama satu tahun
fiskal, atau tahun buku (McLeod and Schell, 2001:Appendix D).
2. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Nomor 45 tentang Organisasi Nirlaba
Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Nomor 45 secara khusus membahas
tentang pelaporan keuangan pada organisasi nirlaba. Organisasi nirlaba ditandai
dengan adanya perolehan sumbangan untuk sumber daya utama (asset) dari
penyumbang yang bukan pemilik entitas dan tak berharap akan hasil, imbalan, atau
keuantungan komersial. Pernyataan ini berlaku bagi laporan keuangan yang disajikan
oleh organisasi nirlaba yang memenuhi karakteristik berupa perolehan sumber daya
entitas yang berasal dari para penyumbang yang tidak mengharapkan pembayaran
kembali atau manfaat ekonomi yang sebanding dengan jumlah sumber daya yang
diberikan. Ketentuan lain, organisasi merupakan entitas yang menghasilkan barang
dan/atau jasa tanpa bertujuan memupuk laba, dan kalau suatu entitas menghasilkan
laba, maka jumlahnya tidak pernah dibagikan kepada para pendiri atau pemilik entitas
tersebut. Status kepemilikkannya tidak seperti lazimnya pada organisasi bisnis, dalam arti
bahwa kepemilikan dalam organisasi nirlaba tidak dapat dijual, dialihkan, atau ditebus
kembali, atau kepemilikan tersebut tidak mencerminkan proporsi pembagian sumber
daya entitas pada saat likuidasi atau pembubaran entitas.
3. Anggaran
Anggaran adalah rencana terperinci tentang pemerolehan dan penggunaan
sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya selama suatu periode waktu tertentu
yang memiliki manfaat sebagai alat komunikasi, perencanaan, pencegahan masalah
atau pengendalian, serta mengevaluasi kinerja pengurus organisasi dalam mencapai
tujuan organisasi (Garrison dkk, 2007:4-5).
3.1. Line Item Budgeting
Line Item Budgeting adalah penyusunan anggaran yang didasarkan pada dan
darimana dana berasal (pos-pos penerimaan) dan untuk apa dana tersebut
digunakan (pos-pos pengeluaran). Jenis anggaran ini relatif dianggap paling tua
dan banyak mengandung kelemahan atau sering disebut tradisional budgeting
(Bastian, 2006:166).
3.2. Zero Based Budgeting
Zero Based Budgeting merupakan sistem anggaran yang didasarkan pada
perkiraan kegiatan, bukan pada apa yang telah dilakukan di masa lalu, dan setiap
kegiatan dievaluasi secara terpisah (Bastian, 2006:166).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus
eksploratori. Setiap penelitian kualitatif merupakan penelitian deskriptif dan memainkan
peranan yang amat penting dalam menghasilkan suatu analisis. Komponen desain
penelitian (Yin, 2012:29), yaitu 1)pertanyaan penelitian, 2)unit-unit analisis, dan 3)Kriteria
untuk menginterpretasi temuan.
Prosedur pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini, yaitu 1)studi kasus
perintis (Yin, 2012:94), 2)Prosedur Lapangan (Yin, 2012:103), meliputi a)dokumentasi,
b)rekaman arsip, c)wawancara, dan d)observasi partisipan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Desain sistem yang diusulkan untuk program delegasi adalah desain sistem berbasis
model sistem informasi keuangan dengan dukungan komputer dan internet. Langkah
pertama yang dilakukan setelah manganalsis kekurangan sistem yang digunakan saat ini
adalah mengevaluasi kekurangan tersebut dengan membuat membuat Data Flow Diagram
(DFD) dan flowchart sistem usulan untuk mempermudah pemahaman perbaikan sistem
yang ada karena teknik ini paling umum digunakan dalam pemodelan sistem.
Diagram arus data konteks prosedur pembiayaan delegasi menghubungkan antara tim
delegasi dengan Dekanat FEB UA dan Departemen Akuntansi. Alur data antara sistem
dengan tim delegasi, antara lain pengajuan proposal, pelaporan pertanggungjawaban
dan penyampaian pembiayaan dana delegasi. Sedangkan alur data antara sistem dengan
Dekanat FEB UA dan Departemen Akuntansi berkaitan dengan pengajuan dana delegasi.
Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban
Pengajuan Proposal Delegasi
Tim Delegasi
Memo Dana
Prosedur
Pembiayaan
Delegasi
Pengajuan Dana Delegasi
Pendanaan Delegasi
Dekanat &
Depertemen
Akuntansi
Pencairan Dana
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 2
Diagram Arus Data Konteks Prosedur Pembiayaan Delegasi
Aktivitas diagram arus data dalam prosedur pembiayaan delegasi, berupa aktivitas
penyusunan proposal, penyusunan laporan pertanggungjawaban, dan aktivitas
pembukuan transaksi program delegasi.
Program
Delegasi
Realisasi Anggaran
Kas Masuk
2.0
LPJ
3.0
Pembukuan
Hasil Delegasi
Kas Keluar
1.0
Proposal
Tim Delegasi
Transportasi
Hotel
Makan
Dekanat &
Depertemen
Akuntansi
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 3
Diagram Arus Data Level 0 Prosedur Pembiayaan Delegasi
Pada aktivitas penyusunan proposal, HMA UA akan melakukan pengecekan data
yang dimasukan oleh tim delegasi berupa tim delegasi dan program yang akan diikuti.
Selain itu, HMA UA juga melakukan perbaruan informasi terkait dengan harga transportasi,
hotel dan makan. Informasi hasil pengecekan dan perbaruan informasi ini digunakan
sebagai input aktivitas penyusunan laporan pertanggungjawaban program delegasi.
Delegasi
Tim Delegasi
1.1
Mengecek
input data
delegasi
1.2
Mengupdate
info harga
transportasi
1.3
Mengupdate
info harga
hotel
1.4
Mengupdate
info harga
makan
Program
Transportasi
Hotel
Makan
2.0
LPJ
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 4
Diagram Arus Data Level 1 Prosedur Pembiayaan Delegasi Aktivitas 1
Pada aktivitas penyusunan laporan pertanggungjawaban, informasi yang diperoleh dari
aktivitas penyusunan proposal berguna sebagai masukan. Pada aktivitas penyusunan
laporan pertanggungjawaban, HMA UA melakukan evaluasi terkait dengan hasil delegasi
dan mengaudit bukti-bukti transaksi. Penyusunan laporan pertanggungjawaban ini menjadi
masukan dalam proses pembukuan transaksi program delegasi.
Hasil Delegasi
Realisasi Anggaran
2.1
Evaluasi
Hasil
Delegasi
2.2
Mengaudit
bukti-bukti
transaksi
1.0
Proposal
3.0
Pembukuan
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 5
Diagram Arus Data Level 1 Prosedur Pembiayaan Delegasi Aktivitas 2
Pada aktivitas proses pembukuan, informasi yang diperoleh dari aktivitas penyusunan
laporan pertanggungjawaban berguna sebagai masukan. Pada aktivitas pembukuan, HMA
UA melakukan melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas. Pembukuan ini
selanjutnya diberikan kepada pihak Dekanat FEB UA dan Departemen Akuntansi sebagai
bentuk laporan pertanggungjawaban keuangan.
2.0
LPJ
3.1
Pencatatan
Penerimaan
3.2
Pencatatan
Pengeluaran
Kas Masuk
Kas Keluar
Dekanat dan
Departemen
Akuntansi
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 6
Diagram Arus Data Level 1 Prosedur Pembiayaan Delegasi Aktivitas 3
Terkait tentang penjelasan detail dari prosedur yang telah disampaikan pada diagram
arus data akan dijelaskan melalui flowchart pengajuan dan pertanggungjawaban dana
delegasi. Pada flowchart pengajuan dan pertanggungjawaban dana delegasi ini,
dijelaskan tentang alur data mulai dari tim delegasi mengajukan permohonan dana hingga
tim
delegasi
memperoleh
pembukuannya.
pencairan
dana
dan
juga
bagaimana
pencatatan
Pengajuan dan Pembiayaan Program Delegasi
Mahasiswa
Riset
Dekanat & Departemen
Akuntansi
Bendahara
A
Mulai
Update
Data
Rencana
Dana
Rencana
Anggaran
Rencana
Anggaran
Data
Delegasi
Program
Delegasi
Harga
Transport
Harga
Hotel
Persetujuan
Anggaran
Memo
Dana
Dekanat
Rencana
Dana
Memo Dana
Dekanat 2x
Memo Dana
Dep. Ak 2x
Pencatatan
Penerimaan dan
Pengeluaran Kas
Kas
Masuk
Laporan Kas
Masuk dan
Keluar
Kas
Keluar
Membuat
Proposal
Diapprove
ketua HMA
Program
Memo
Dana
Dekanat
2x
Memo
Dana
Dep. Ak
2x
B
Rencana Dana
Disetujui
Memo
Dana
Dep. Ak
Cek Anggaran dan
Acc Dana
Rencana
Dana
Disetujui
Membuat
Rencana
Anggaran
Data
Delegasi
B
Harga
Makan
Program
approve ketua
HMA UA
Usulan
Selesai
A
TTD: Tanda Tangan
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 7
Proses Pengajuan Dana Usulan
Pertanggungjawaban Dana Delegasi
Mahasiswa
Mulai
Laporan
Delegasi
Komite
Audit
Badan
Pengawas
Laporan
Delegasi
Laporan
Delegasi
Cocokan
bukti
Evaluasi
Hasil
Laporan
Delegasi
Revisi
Lembar
Evaluasi
A
Riset
A
Lembar
Evaluasi
Dekanat & Departemen
Akuntansi
Bendahara
Laporan
Delegasi
Revisi
Laporan
Delegasi
Revisi
B
Rencana
Anggaran
Realisasi
Anggaran
Pencairan Sisa Dana
Membuat LPJ
Program
LPJ Program
approve ketua
HMA UA
Diapprove
ketua HMA
Memo Dana
Departemen
Memo Dana
Dekanat
Memo Dana
Departemen
Memo Dana
Dekanat
B
Dana Cair
Pencatatan
Penerimaan dan
Pengeluaran Kas
Kas
Masuk
Laporan Kas
Masuk dan
Keluar
Kas
Keluar
Usulan
Selesai
LPJ: Laporan Pertanggungjawaban
TTD: Tanda Tangan
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 8
Proses Pertanggungjawaban Dana Usulan
Selain menggunakan diagram konteks, diagram arus data level nol, diagram arus data
level satu dan flowchart, dalam pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas juga
dibutuhkan database yang saling terkait untuk membentuk sebuah informasi yang detail.
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 9
Tabel Relasi Program Delegasi HMA UA
Tabel relasi program delegasi berfungsi dalam penyusunan output laporan. Output
laporan yang dihasilkan oleh tabel relasi ini ada tiga, yaitu laporan peramalan program,
laporan penerimaan dan pengeluaran, dan laporan realisasi anggaran.
Laporan peramalan program memberikan kesempatan bagi pengguna untuk melihat
tingkat pendanaan saat ini berdasarkan pola pengeluaran 12 bulan sebelumnya. Laporan
ini memberikan rata-rata biaya terkait yang terjadi selama jangka waktu 12 bulan bergulir
sejak tanggal laporan dijalankan. laporan menampilkan data peramalan program delegasi
dan dapat digunakan untuk menentukan perlu atau tidaknya anggaran program ini didanai
pada tingkat yang cukup untuk selanjutnya.
ID Peramalan : Ramal2014
ID Anggaran : HMA2014
ID
Program
Waktu (Bulan)
Kegiatan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nilai
Anggaran
Kas
Delegasi
Saldo Awal
Rektorat UA
DI01
INT
0
V
30.000.000
30.000.000
X
27.000.000
3.000.000
V
15.000.000
18.000.000
V
5.000.000
23.000.000
Dekanat FEB UA
Departemen
Akuntansi
DO01
NAW
X
7.300.000
15.700.000
DK01
NAW
X
2.700.000
13.000.000
DO02
IAF
X
8.400.000
4.600.000
DK02
IAF
X
3.300.000
1.300.000
LO01
Pelatihan
X
450.000
850.000
LK01
Pelatihan
Sponsorship
Delegasi
X
300.000
550.000
V
10.000.000
10.550.000
Pelatihan
X
450.000
10.100.000
LK02
Pelatihan
Departemen
Akuntansi
X
300.000
9.800.000
V
5.000.000
14.800.000
LO02
DO03
GMAD
X
4.150.000
10.650.000
DK03
X
1.700.000
8.950.000
DO04
GMAD
Studi
Kasus
X
3.250.000
5.700.000
LO03
Pelatihan
X
450.000
5.250.000
LK03
Pelatihan
X
300.000
4.950.000
LO04
Pelatihan
X
450.000
4.500.000
LK04
Pelatihan
X
300.000
4.200.000
LO05
Pelatihan
X
450.000
3.750.000
LK05
Pelatihan
Departemen
Akuntansi
X
300.000
3.450.000
V
5.000.000
8.450.000
DO05
ACTIVE
X
5.400.000
3.050.000
DK04
ACTIVE
X
2.300.000
750.000
LO06
Pelatihan
X
450.000
300.000
LK06
Pelatihan
Sumber: Data Olahan, 2014
X
300.000
0
Gambar 10
Laporan Peramalan Program Delegasi
Laporan
peramalan
program
diharapkan
dapat
membantu
HMA
UA
dalam
pelaksanaan program delegasi untuk satu periode mendatang, khususnya dalam perkiraan
perencanaan keuangan bulanan. Laporan peramalan program ini juga berfungsi sebagai
estimasi dari pelaksanaan manajemen dana.
ID Pendanaan
: Dana2014-I
ID Audit
: AUD-I
Kegiatan
: Delegasi Lomba
Periode
: 01 Januari 2014 s/d 30 April 2014
Januari
Februari
Maret
April
(Rp)
(Rp)
(Rp)
(Rp)
0
3.000.000
1.300.000
550.000
30.000.000
0
0
0
0
15.000.000
0
0
0
5.000.000
0
0
0
0
0
10.000.000
30.000.000
20.000.000
0
10.550.000
Pendaftaran
5.000.000
4.700.000
0
0
Transportasi
6.000.000
8.000.000
0
0
Hotel
8.000.000
6.600.000
0
0
Konsumsi
8.000.000
2.400.000
0
0
0
0
750.000
750.000
27.000.000
21.700.000
750.000
0
Saldo Akhir
3.000.000
1.300.000
550.000
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 11
Laporan Manajemen Dana
9.800.000
Saldo Awal
Penerimaan:
Rektorat UA
Dekanat FEB UA
Departemen
Akuntansi
Sponsorship
Delegasi
Total Pendapatan
Pengeluaran:
Pelatihan
Total Pengeluaran
Laporan
manajemen
dana
dibagi
dalam
setiap
caturwulan.
Laporan
ini
menyampaikan penerimaan serta pengeluaran HMA UA dalam pelaksanaan program
delegasi sekaligus dengan program pelatihannya.
laporan anggaran disusun untuk menginformasikan realisasi pendapatan dan beban
rincian dan keseimbangan anggaran pada tanggal tertentu. Laporan Realisasi Anggaran
dilaporkan dalam durasi satu bulanan. Laporan realisasi anggaran berfungsi dalam
mengontrol pengeluaran kas berlebih yang dilakukan dalam pelaksanaan program delegasi
sekaligus sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan rencana anggaran periode
berikutnya khususnya dalam penyusunan laporan peramalan program.
ID Realisasi Anggaran
: Real2014-I
ID Audit
: AUD-I
Kegiatan
: Program Delegasi Lomba
Durasi
: 1 Januari 2014 s/d 30 Januari 2014
Pengeluaran
Anggaran
Realisasi
Selisih
Pendaftaran
5.000.000
5.000.000
0
Transportasi
6.000.000
5.500.000
500.000
Hotel
8.000.000
6.700.000
1.300.000
Konsumsi
8.000.000
9.000.000
(1.000.000)
Pelatihan
0
0
0
Total
27.000.000
26.200.000
Sumber: Data Olahan, 2014
Gambar 12
Laporan Realisasi Anggaran
800.000
KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian ini adalah:
1. Sistem informasi pengeluaran kas membantu HMA UA dalam menyusun rencana
anggaran program delegasi.
2. Sistem informasi penerimaan kas yang didukung oleh intelijen keuangan membantu
HMA UA dalam mengolah dan meningkatkan penerimaan kas HMA UA untuk program
delegasi.
3. Internal audit membantu HMA UA dalam mengevaluasi pengeluaran dan hasil dari
program delegasi.
SARAN
Saran untuk HMA UA:
1. Sistem Informasi Keuangan sebaiknya diterapkan dalam program delegasi HMA UA.
2. Syarat keberhasilan implementasi, yaitu:
a. Sistem ini dapat berhasil apabila didukung dengan integritas pengurus HMA UA
dalam memperbarui informasi, baik informasi lomba, penginapan, transportasi, dan
standar makan di daerah yang biasa mengadakan lomba.
b. Rektorat, Dekanat, dan Departemen bersedia menganggarkan dana program
delegasi sesuai dengan kebutuhan dan standar yang berlaku untuk setiap
periodenya.
c. Saat ini cukup menggunakan program microsoft office saja, khususnya microsoft
word, microsoft excel, dan microsoft acces. Untuk perkembangan sistem berikutnya
dipergunakan program yang dapat mengintegrasikan HMA UA dengan Dekanat,
Departemen serta institusi eksternal yang bersangkutan.
3. Biaya implementasi sistem yang dibutuhkan hanya untuk membayar teknisi teknologi
informasi untuk menghubungkan IP HMA UA dengan IP Dekanat dan Departemen.
Selain itu HMA UA tidak mengeluarkan biaya karena saat ini HMA UA sudah memiliki
komputer yang memiliki program microsoft office, adanya jaringan wifi Fakultas Ekonomi
dan Bisnis, serta alat cetak dokumen.
4. Manfaat
dari
implementasi
sistem
adalah
dapat
meningkatkan
akuntabilitas
penerimaan dan pengeluaran keuangan yang selama ini rata-rata hampir 50% tidak
tercatat. Oleh karena itu, sistem ini rancangan sistem ini berguna dalam mengendalikan
pencatatan penerimaan dan pengeluaran.
DAFTAR REFERENSI
Bastian, Indra. 2006. Akuntansi Sektor Publik: Suatu Pengantar. Jakarta: Erlangga
Garrison, Roy H. And Eric W. Noreen. 2007. Managerial Accounting. Edisi Kesepuluh.
Terjemahan. Jakarta: Salemba Empat
Gelinas Jr, Ulrich, Steve G. Sutton dan Richard B. Dull. 2009. Accounting Information System.
Eugth Edition. Mason: South Western
Hall, James A. 2013. Introduction to Accounting Information Systems. 8th Edition. Canada:
South-Western
Ikatan Akuntan Indonesia. 2009. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba
Empat
Moeller, Robert. 2009. Brink’s Modern Internal Auditing: A Common Body of Knowledge. 7th
Edition. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
McLeod, Raymond Jr dan George P. Schell. 2001. Management Information System. Seventh
Edition. New Jersey: Prentice Hall Englewood Cliffs
_____________________________. 2007. Management Information Systems. Tenth Edition. New
Jersey: Pearson Prentice Hall
Yin, Robert K. 2012. Studi Kasus : Desain & Metode. Penerjemah: M. Djauzi Mudzakir. Ed. 1-11.
Jakarta: Rajawali Pers.