PROSEDUR PENCATATAN ATAS PERSEDIAAN PADA PT.ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDARA INTERNASIONAL NGURAH RAI.

(1)

PROSEDUR PENCATATAN ATAS PERSEDIAAN PADA PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

BANDAR UDARA INTERNASIONAL NGURAH RAI BALI

Oleh :

MONICA NI NYOMAN APRILIA KIREINA NIM : 1306013052

Tugas Akhir Studi ini ditulis untuk memenuhi sebagian persyaratan menyelesaikan studi pada Program Diploma III Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana Denpasar

(2)

LEMBAR PENGESAHAN

Tugas Akhir Studi ini telah diuji oleh tim penguji dan disetujui oleh Pembimbing serta diuji pada tanggal : 02 Juni 2016

Tim Penguji: Tanda Tangan

1. Ketua : I Made Karya Utama,SE.,M.Com.,Ak ... 2. Sekretaris : Dr. I Gst Ngr Agung Suaryana, SE., MSi., Ak ...

Mengetahui,

Ketua Program Pembimbing

Drs. Komang Ardana, MM I Made Karya Utama,SE.,M.Com.,Ak NIP. 19561012 198403 1 003 NIP. 19970821 200212 1 003

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan rahmatnya sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir Studi yang berjudul “Prosedur Pencatatan Atas Persediaan pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai Bali” tepat pada waktunya.

Penulis menyadari bahwa laporan ini tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak yang telah meluangkan waktunya dalam penyusunan Tugas Akhir Studi ini. Dalam kesempatan ini, penulis tidak lupa menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. I Nyoman Mahaendra Yasa, SE., M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.

2. Ibu Prof. Dr. Ni Nyoman Kerti Yasa, SE., M.S. selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.

3. Bapak Drs. Komang Ardana, M.M. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.

4. Bapak I Made Karya Utama, SE., M.Com., Ak. selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir Studi yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan pengarahan sampai dengan selesainya Tugas Akhir Studi ini. 5. Dr. I Gst Ngr Agung Suaryana, SE., MSi., Ak. selaku Pembimbing Akademik (PA) selama penulis menjalankan kuliah pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.

(4)

6. Bapak dan Ibu Dosen yang mengajar dan membimbing penulis selama mengikuti perkuliahan pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.

7. Bapak Dalimin, selaku kepala bagian pada Accounting Section Head PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai Bali. 8. Bapak, Ibu dan Kakak – kakak , selaku staff karyawan pada bagian

Accounting Section Head PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai Bali yang telah memberikan pengarahan pada saat PKL.

9. Keluarga yang telah memberi dukungan secara moral dan material sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

10. Seluruh teman-teman yang telah memberi semangat serta membantu dalam penulisan laporan ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir Studi ini, masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan yang disebabkan karena keterbatasan kemampuan serta pengalaman penulis. Namun demikian Tugas Akhir Studi ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi yang berkepentingan

Denpasar, Mei 2016

(5)

BAB I

LATAR BELAKANG

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ekonomi yang semakin pesat serta tingkat persaingan ketat mendorong para pelaku ekonomi untuk lebih tanggap terhadap perubahan yang terjadi dalam dunia bisnis. Dalam menunjang ekonomi perusahaan, setiap perusahaan baik perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun perusahaan industri selalu mengadakan persediaan. Persediaan merupakan suatu elemen yang penting di dalam perusahaan. Dalam sebuah perusahaan dagang dan manufaktur memiliki persediaan yang harus dikelola dengan baik agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengelolaan tersebut akan berjalan dengan baik apabila memiliki prosedur yang baik.

Setiap perusahaan persediaan barang sangat berperan dalam menunjang jalannya operasi perusahaan, baik dalam prosedur maupun pengendaliannya. Prosedur dalam persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang, untuk itu prosedur persediaan akan sangat membantu perusahaan mencegah terjadinya kesalahan dalam penanganan persedian. Persediaan merupakan aktiva lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan. Jumlah persediaan dapat mempengaruhi beban operasi perusahaan. Fungsi utama persediaan yaitu untuk menjamin kelancaran mekanisme pemenuhan barang atau jasa sesuai kebutuhan perusahaan.

Begitu pentingnya peranan persediaan sehingga kesalahan terhadap persediaan baik pencatatan maupun pengolahannya, secara langsung akan

(6)

berpengaruh terhadap penyajian laporan keuangan. Persoalan yang timbul di dalam masalah penilaian terhadap persediaan adalah penentuan dan identifikasi fisik barang dagang, jenis dan kuantitas barang-barang yang termasuk dalam persediaan.

PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Internasional Ngurah Rai merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang pengusahaan bandar udara, dimana tujuan dan kegiatan usahanya untuk melaksanakan dan menunjang kebijakan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan serta memupuk keuntungan dengan menyelenggarakan usaha kebandarudaraan dalam arti seluas-luasnya dan usaha-usaha lainnya yang mempunyai hubungan dengan usaha tersebut. Sejalan dengan misi PT. Angkasa Pura I (Persero) tersebut, maka dituntut adanya penatausahaan barang persediaan yang efektif, efisien dan tertib. Persediaan yang ditujukan untuk mendukung dalam melaksanakan program operasi dan program investasi di dalam perusahaan dikenal sebagai persediaan material bukan untuk dijual atau di produksi kembali. Sebagai perusahaan jasa besar tentu memiliki persediaan atau perlengkapan yang beraneka ragam jenis dan fungsinya untuk kelangsungan operasional perusahaan. Pastinya persediaan tersebut bernilai material dan membutuhkan dana yang besar untuk memperolehnya. Melihat peranan persediaan yang sangat penting dalam keberlangsungan kegiatan operasional perusahaan, maka pengadaan persediaan tersebut perlu usulan yang tepat dan untuk mengendalikan pengadaan persediaan tersebut maka diperlukan prosedur yang baik dan benar.

Berdasarkan keadaan diatas, maka penulis tertarik untuk membuat laporan mengenai persediaan dengan judul “Prosedur Pencatatan atas Persediaan pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai”.

(7)

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah “Bagaimana Prosedur Pencatatan atas persediaan pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai?”

1.3 Tujuan Penelitian dan Kegunaan Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui bagaimana prosedur pencatatan atas persediaan pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai Bali.

1.3.2 Kegunaan Penelitian 1) Manfaat praktis

Dalam penelitian ini diharapkan dapat menambahkan masukan atau sebagai bahan pertimbangan bagi pihak PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Internasional Ngurah Rai Bali dalam kaitannya dengan prosedur persediaan yang lebih efektif dan efisien, memudahkan mengelola keuangan, pengawasan intern, serta mengoptimalkan dalam pencatatan persediaan perusahaan serta memberikan pertimbangan dalam meningkatkan efisiensi kerja.

2) Manfaat Teoritis (1) Bagi Penulis

Diharapkan dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan tentang prosedur persediaan pada perusahaan jasa pelayanan penerbangan dan dapat memantapkan teori dengan yang terjadi di lapangan.

(8)

(2) Bagi Perusahaan

Diharapkan dapat memberikan pertimbangan dan masukan bagi perusahaan untuk lebih meningkatkan prosedur serta dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada persediaan di perusahaan.

(3) Bagi Pembaca

Diharapkan dapat menambah informasi, ilmu pengetahuan dan wawasan mengenai prosedur atas persediaan pada perusahaan jasa pelayanan penerbangan.

1.4 Sitematika Penelitian

Untuk memperoleh gambaran secara garis besar mengenai penyusunan laporan ini, maka disajikan dalam bentuk sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, tujuan dan kegunaan penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan tentang landasan teori yang berkaitan dengan pembahasan masalah yang dapat dipakai sebagai dasar acuan penelitian.

BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini menguraikan tentang lokasi penelitian, obyek penelitian, jenis dan sumber data yang digunakan, metode pengumpulan data serta teknik analisis data.

(9)

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

Bab ini menguraikan tentang gambaran umum daerah/deskripsi hasil penelitian dan pembahasan hasil penelitian.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian yang dibahas dalam bab sebelumnya. Bab ini juga mengemukakan tentang saran-saran yang dipandang perlu berdasarkan atas kesimpulan yang dikemukakan sebelumnya.

(10)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur

Prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5).

Dari definisi yang telah dikemukakan tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu urutan langkah-langkah pmrosesan data yang melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam dengan transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Karakteristik prosedur menurut Mulyadi (2001:8), adalah sebagai berikut: 1) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi;

2) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin;

3) Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sedderhana;

4) Prosedur menunjukkan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab. 2.1.2 Pengertian persediaan

Persediaan digunakan untuk mengidentifikasi persediaan yang disimpan untuk kemudian digunakan dalam operasi bisnis perusahaan atau disimpan untuk tujuan tertentu. Pada prinsipnya persediaan mempermudah dan memperlancar

(11)

jalannya operasi perusahaan industry dan perusahaan dagang yang dilakukan untuk dapat melakukan proses produksi atau penjualan agar dapat memenuhi permintaan atau kebutuhan pelanggannya (Soemarso, 2004:380).

Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal perusahaan, aktiva dalam proses produksi dan dalam bentuk bahan perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. 2.1.3 Metode Pencatatan Persediaan

Pencatatan Persediaan yang akurat dan catatan yang up to date merupakan hal yang sangat penting. Perusahaan harus selalu memonitor tingkat persediaan secara seksama dan membatasi biaya pembiayaan akibat penimbunan persediaan. Perusahaan menggunakan satu dari dua jenis sistem pencatatan persediaan yaitu sistem perpetual dan sistem periodik.

1) Sistem Pencatatan Persediaan Perpetual

Dalam metode perpetual persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi, 2001:556). Sistem Perpetual adalah suatu sistem akuntansi untuk persediaan yang mencatat seluruh perubahan persediaan yang mencatat seluruh perubhan persediaan, baik penambahan maupun pengurangan persediaan dan biaya dari setiap trasanksi pembelian dan penjualan pada saat terjadinya transaksi.

2) Metode Pencatatan Persediaan Sistem Fisik

Metode pencatatan persediaan fisik adalah perusahaan mencatat semua pembelian dan penjualan barang langsung dalam akun persediaan, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi, 2001:556). Sistem periodik adalah suatu

(12)

sistem akuntansi untuk persediaan yang harga pokok penjualannya ditentukan pada akhir periode akuntansi dengan melakukan koreksi atas catatan persediaan akhir, setelah dilakukan perhitungan fisik persediaan akhir.

Bila metode diatas dibandingkan maka, sistem pertual lebih baik dari sistem periodik dikarenakan dengan sistem perpetual ini setiap transaksi persediaan akan langsung berpengaruh pada perkiraan persediaan, sehingga jumlah persediaan dapat diketahui setiap saat baik jumlah kuantitas unit maupun total nilai dari setiap jenis persediaan ataupun tingkat harga perolehan yang berbeda. 2.1.4 Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu, pembelian lokal dan impor (Mulyadi, 2001:299).

1) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu : (1) Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

(2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan

(13)

barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

(3) Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan. (4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

2) Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: (1) Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi

pembelian;

(2) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok; (3) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok

(14)

(4) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih;

(5) Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok;

(6) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan;

(7) Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi;

(8) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah: (1) Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

(2) Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:

(15)

a Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pengadaan Langsung, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.

b Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pertunjukkan Langsung, dalam sistem ini pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penawaran dari pemasok tersebut.

c Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:

 Pembuatan kerangka acuan yang berisi uraian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.  Pengiriman kerangka acuan kepada para pemasok untuk

kepentingan pengajuan penawaran harga.

 Penjelasan kepada para pemasok mengenai kerangka acuan tersebut.

 Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.  Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang

(16)

 Penetapan pemasok yang dipilih oleh panitia lelang. (3) Prosedur Order Pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

(4) Prosedur Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.

(5) Prosedur Pencatatan Utang

Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan utang.

(6) Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali: a Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok b Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok c Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu d Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

(17)

4) Dokumen yang digunakan dalam prosedur persediaan (1) Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

(2) Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang penggadaannya tidak bersifat berulang terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

(3) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

a Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

b Tembusan Pengakuan oleh Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinnya order pembelian, serta kesanggupan pemasok

(18)

memenuhi janji pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut.

c Tembusan bagi Unit Permintaan Barang

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

d Arsip Tanggal Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang tepat waktu yang telah ditetapkan.

e Arsip Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f Tembusan Fungsi Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini dikirim fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

g Tembusan Fungsi Akuntansi

Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

(19)

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi syarat seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

(5) Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

(6) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untukpembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

5) Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber berikut ini:

a Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas dan mutu barang, serta waktu penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

b Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan sesuai barang yang dipesan dalam surat order pembelian.

(20)

c Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.

d Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

6) Unsur Pengendalian Intern

Dalam sistem akuntansi pembelian unsur pengendalian intern dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi.

(1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan; (2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi;

(3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang (4) Transaksi pembelian harus di laksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

(5) Surat pemintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai;

(6) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi;

(21)

(8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi;

(9) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi;

(10)Surat permintaan pembelian bernomor tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkanoleh fungsi gudang;

(11)Surat order pembelian brnomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembeliaan;

(12)Laporan penerimaan barang pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan;

(13)Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga dari berbagai pemasok;

(14)Barang hanya diperikas dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian;

(15)Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian;

(16)Pengecekan harga, syarat dan ketelitian dalam faktur harga dari pemasok sebelum diproses untuk dibayar;

(17)Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik; (18)Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran. Bukti kas keluar beserta dokumen dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas.