PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN.
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG
KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
i
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG
KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 13 April 2017
Pembimbing,
Drs. Suryatmojo, M.Si
NIP. 195308121986011001
ii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Tim Penguji
Nama
Tanda tangan
1. Penguji 1
Dra. Retno Suryawati, M.Si
2. Penguji 2
Drs. Suryatmojo, M.Si
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si
NIP. 196108251986012001
PERNYATAAN
iii
Nama
: Monica Budi Oktavia
NIM
: D1514066
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR PENGELOLAAN
ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO
GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN” adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan
karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima
sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir
tersebut.
Surakarta, 13 April 2017
Yang Membuat Pernyataan,
Monica Budi Oktavia
D1514066
iv
MOTTO
“Percaya bahwa di dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan caranya sendiri
menggiring kita menuju sebuah jawaban”
(Dewi Lestari – Supernova)
“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi mereka yang
memegang dan memperlakukannya dengan baik”.
(Winston Churchill)
“Jangan pernah menyerah, karena ada tempat dan saat dimana ombak paling tinggi sekalipun
akan berbalik arah”
(Harriet Beecher Stowe)
“Do the best, Be the best, God takes the rest”
(Marching Band Sebelas Maret Surakarta)
v
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :
1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Budiyanto dan Ibu Sulastri) dan adikku tersayang (Fery
Budi Satria), serta keluarga besar.
2. Teman-teman tersayang Indra Setiawan, Novita Dia P, Citra Dewi Eka, Dyah Ambarwati,
El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.
3. Teman-teman Marchingband Sebelas Maret Surakarta.
4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat
saya sebutkan satu-persatu.
Terimakasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan kepada saya, sehingga
saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
saya dan bagi yang membaca. Terimakasih
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Prosedur
Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong
Kabupaten Sragen” dengan sebaik-baiknya sebagai syarat untuk memperoleh gelar Profesi Ahli
Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini segala hambatan dan rintangan dapat teratasi
dengan baik berkat arahan, bimbingan, serta bantuan dari beberapa pihak secara langsung maupun
tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesarbesarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu kelancaran dalam penyelesaian penulisan
Tugas Akhir ini. Penulis sampaikan terimakasih kepada :
1.
Bapak Drs. Suryatmojo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu bersedia
meluangkan waktu dan memberikan arahan, bimbingan, serta masukan dalam penulisan
Tugas Akhir ini.
2.
Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji 1.
3.
Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi.
4.
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5.
Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas
Imu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan bekal
ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis.
6.
Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan
bimbingan terkait penulisan Tugas Akhir ini. Teman-teman dekat, teman-teman Manajemen
Administrasi B 2014. Terimakasih untuk semangat dan dukungan yang telah diberikan.
vii
Akhirnya diharapkan, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada
pihak-pihak
yang membutuhkan informasi terkait, bagi para pembaca, dan bagi penulis.
Terimakasih
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 13 April 2017
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................. ii
PENGESAHAN .............................................................................................. iv
PERNYATAAN ............................................................................................. v
MOTTO .......................................................................................................... vi
PERSEMBAHAN ........................................................................................... vii
KATA PENGANTAR .................................................................................... viii
DAFTAR ISI................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ........................................................................................... xii
DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................
xiv
ABSTRAK ...................................................................................................... xv
ABSTRACT ................................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ......................................................................... 3
D. Manfaat Pengamatan ....................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 5
A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 5
ix
1. Pengertian Prosedur .................................................................... 5
2. Pengertian Pengelolaan ............................................................... 7
3. Pengertian Arsip .......................................................................... 8
4. Pengertian Rekam Medis ............................................................ 17
5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................................ 19
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan .................................................................. 24
2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 24
3. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 24
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 26
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ......................................
26
B. Pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen ........................................................
30
C. Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)
dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ...............................
32
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ...............................
40
A. Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis...............
41
B. Pendistribusian Arsip Rekam Medis..............................................
43
C. Assembling, Coding, Indexing, dan Pelaporan...........................
44
D. Penyimpanan Arsip Rekam Medis ...............................................
46
E. Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis ....................
47
F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis .......................... 49
x
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................... 50
A. Kesimpulan.………………………………………………………. 51
B. Saran ............................................................................................... 52
Daftar Pustaka ............................................................................................. 53
Lampiran-lampiran
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Ketenagaan .............................................................................
34
Tabel 4.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis ................................ 49
xii
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 3.1 Struktur Organisasi ................................................................
35
Bagan 3. 2 Struktur Organsiasi Unit Rekam Medis ...............................
38
Bagan 4.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................ 40
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Pedoman Wawancara ...................................................................................
1
Surat Tugas ..................................................................................................
2
Daftar Presensi Magang ...............................................................................
3
Form Monitoring Magang............................................................................
4
Form Penilaian Magang ..............................................................................
8
Surat Keterangan Selesai Magang ...............................................................
9
Sampul Arsip Pasien Rawat Inap ..............................................................
10
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ............................................................. 11
Kartu Identitas Berobat (KIB) ..................................................................... 12
Ringkasan Riwayat Poliklinik...................................................................... 13
Pengantar Rawat Inap .................................................................................. 14
Lembar Masuk dan Keluar Pasien Dewasa ................................................. 15
Lembar Pernyataan .....................................................................................
16
Lembar Pemeriksaan ...................................................................................
17
Lembar Hasil Pemeriksaan Laboratorium ..................................................
18
Catatan Perkembangan................................................................................
19
Persetujuan Tindakan Dokter ......................................................................
20
Penolakan Tindakan Dokter ......................................................................... 21
xiv
ABSTRAK
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066, PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM
MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG
KABUPATEN SRAGEN. Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 53 Halaman.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih mendalam
mengenai prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Arsip rekam medis ini sangat penting karena kegunaannya
sebagai sumber ingatan yang harus didokumentasikan, bahan pertanggungjawaban, laporan, serta
melindungi kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter dan tenaga lainnya.
Pengamatan ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Jenis pengamatan menggunakan jenis penelitian observasi
berperan aktif, yaitu dengan ikut serta mengerjakan pekerjaan yang ada di unit rekam medis.
Teknik pengumpulan yang dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen, terdapat prosedur pengelolaan arsip rekam medis, yaitu: Pertama,
Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis. Kedua, Pendistribusian Arsip Rekam
Medis. Ketiga, Assembling, Coding, Indexing dan Pelaporan. Keempat, Penyimpanan Arsip
Rekam Medis. Kelima, Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis. Ketujuh ialah
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Secara keseluruhan, prosedur pengelolaan arsip
rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen
sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Akan tetapi, terdapat
beberapa masalah dalam pengelolaan yaitu kurangnya pengawasan dalam peminjaman dan
pengembalian arsip yang mengakibatkan terselipnya arsip, dan terbatasnya rak penyimpanan yang
menjadikan arsip diletakkan tidak pada tempatnya. Dari beberapa masalah yang dihadapi di unit
rekam medis, penulis memberikan saran untuk menambah rak penyimpanan dan menambah
pengawasan sehingga arsip rekam medis lebih terjaga dan terlindungi.
Kata kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip, Rekam Medis
xv
ABSTRACT
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066. THE PROCEDURE OF MEDICAL RECORD
ARCHIVE MANAGEMENT IN DR. SOERATNO LOCAL GENERAL HOSPITAL
(RSUD) OF SRAGEN REGENCY. Administration Management Undergraduate Program of
Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. 53 pages.
The objective of research was to get an in-depth description about the procedure of medical
record archive management in dr. Soeratno local general hospital (RSUD) of Gemolong, Sragen
Regency. This medical record archive is very important because its use as the source of memory
to be documented, accountability material, report, and protecting the patient’s law interest, hospital
or physicians and other personnel.
This research was taken place in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen
Regency. This study was a participatory observation research by participating in the work existing
in medical record unit. Techniques of collecting data used were interview, observation, and
documentation.
Considering the result of observation on dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong,
Sragen Regency, there was a procedure of medical record archive management including firstly:
Patient admission and Medical Record Archive Documentation; secondly, Medical Record
Archive Distribution; thirdly, Assembling, Coding, Indexing and Reporting; fourthly, Medical
Record Archive Storage; fifthly, Medical Record Borrowing and Return; and sixthly Medical
Record Archive Shrinkage and Annihilation. Overall, the procedure of medical record archive
management in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen Regency had been
consistent with the procedure specified by the hospital. However, there are some problems in
management including inadequate supervision over archive borrowing and return resulting in the
hidden archive and limited storage shelf available leading the archive not to be put on its place.
Considering these problems, the writer recommended to increase the number of storage shelf and
to improve the supervision to maintain and to protect the medical record archive better.
Keywords: Procedure, Management, Archive, Medical Record
xvi
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG
KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
i
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG
KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 13 April 2017
Pembimbing,
Drs. Suryatmojo, M.Si
NIP. 195308121986011001
ii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Tim Penguji
Nama
Tanda tangan
1. Penguji 1
Dra. Retno Suryawati, M.Si
2. Penguji 2
Drs. Suryatmojo, M.Si
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si
NIP. 196108251986012001
PERNYATAAN
iii
Nama
: Monica Budi Oktavia
NIM
: D1514066
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR PENGELOLAAN
ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO
GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN” adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan
karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima
sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir
tersebut.
Surakarta, 13 April 2017
Yang Membuat Pernyataan,
Monica Budi Oktavia
D1514066
iv
MOTTO
“Percaya bahwa di dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan caranya sendiri
menggiring kita menuju sebuah jawaban”
(Dewi Lestari – Supernova)
“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi mereka yang
memegang dan memperlakukannya dengan baik”.
(Winston Churchill)
“Jangan pernah menyerah, karena ada tempat dan saat dimana ombak paling tinggi sekalipun
akan berbalik arah”
(Harriet Beecher Stowe)
“Do the best, Be the best, God takes the rest”
(Marching Band Sebelas Maret Surakarta)
v
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :
1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Budiyanto dan Ibu Sulastri) dan adikku tersayang (Fery
Budi Satria), serta keluarga besar.
2. Teman-teman tersayang Indra Setiawan, Novita Dia P, Citra Dewi Eka, Dyah Ambarwati,
El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.
3. Teman-teman Marchingband Sebelas Maret Surakarta.
4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat
saya sebutkan satu-persatu.
Terimakasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan kepada saya, sehingga
saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
saya dan bagi yang membaca. Terimakasih
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Prosedur
Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong
Kabupaten Sragen” dengan sebaik-baiknya sebagai syarat untuk memperoleh gelar Profesi Ahli
Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini segala hambatan dan rintangan dapat teratasi
dengan baik berkat arahan, bimbingan, serta bantuan dari beberapa pihak secara langsung maupun
tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesarbesarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu kelancaran dalam penyelesaian penulisan
Tugas Akhir ini. Penulis sampaikan terimakasih kepada :
1.
Bapak Drs. Suryatmojo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu bersedia
meluangkan waktu dan memberikan arahan, bimbingan, serta masukan dalam penulisan
Tugas Akhir ini.
2.
Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji 1.
3.
Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi.
4.
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5.
Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas
Imu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan bekal
ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis.
6.
Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan
bimbingan terkait penulisan Tugas Akhir ini. Teman-teman dekat, teman-teman Manajemen
Administrasi B 2014. Terimakasih untuk semangat dan dukungan yang telah diberikan.
vii
Akhirnya diharapkan, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada
pihak-pihak
yang membutuhkan informasi terkait, bagi para pembaca, dan bagi penulis.
Terimakasih
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 13 April 2017
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................. ii
PENGESAHAN .............................................................................................. iv
PERNYATAAN ............................................................................................. v
MOTTO .......................................................................................................... vi
PERSEMBAHAN ........................................................................................... vii
KATA PENGANTAR .................................................................................... viii
DAFTAR ISI................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ........................................................................................... xii
DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................
xiv
ABSTRAK ...................................................................................................... xv
ABSTRACT ................................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ......................................................................... 3
D. Manfaat Pengamatan ....................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 5
A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 5
ix
1. Pengertian Prosedur .................................................................... 5
2. Pengertian Pengelolaan ............................................................... 7
3. Pengertian Arsip .......................................................................... 8
4. Pengertian Rekam Medis ............................................................ 17
5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................................ 19
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan .................................................................. 24
2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 24
3. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 24
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 26
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ......................................
26
B. Pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen ........................................................
30
C. Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)
dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ...............................
32
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ...............................
40
A. Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis...............
41
B. Pendistribusian Arsip Rekam Medis..............................................
43
C. Assembling, Coding, Indexing, dan Pelaporan...........................
44
D. Penyimpanan Arsip Rekam Medis ...............................................
46
E. Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis ....................
47
F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis .......................... 49
x
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................... 50
A. Kesimpulan.………………………………………………………. 51
B. Saran ............................................................................................... 52
Daftar Pustaka ............................................................................................. 53
Lampiran-lampiran
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Ketenagaan .............................................................................
34
Tabel 4.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis ................................ 49
xii
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 3.1 Struktur Organisasi ................................................................
35
Bagan 3. 2 Struktur Organsiasi Unit Rekam Medis ...............................
38
Bagan 4.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................ 40
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Pedoman Wawancara ...................................................................................
1
Surat Tugas ..................................................................................................
2
Daftar Presensi Magang ...............................................................................
3
Form Monitoring Magang............................................................................
4
Form Penilaian Magang ..............................................................................
8
Surat Keterangan Selesai Magang ...............................................................
9
Sampul Arsip Pasien Rawat Inap ..............................................................
10
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ............................................................. 11
Kartu Identitas Berobat (KIB) ..................................................................... 12
Ringkasan Riwayat Poliklinik...................................................................... 13
Pengantar Rawat Inap .................................................................................. 14
Lembar Masuk dan Keluar Pasien Dewasa ................................................. 15
Lembar Pernyataan .....................................................................................
16
Lembar Pemeriksaan ...................................................................................
17
Lembar Hasil Pemeriksaan Laboratorium ..................................................
18
Catatan Perkembangan................................................................................
19
Persetujuan Tindakan Dokter ......................................................................
20
Penolakan Tindakan Dokter ......................................................................... 21
xiv
ABSTRAK
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066, PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM
MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG
KABUPATEN SRAGEN. Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 53 Halaman.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih mendalam
mengenai prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Arsip rekam medis ini sangat penting karena kegunaannya
sebagai sumber ingatan yang harus didokumentasikan, bahan pertanggungjawaban, laporan, serta
melindungi kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter dan tenaga lainnya.
Pengamatan ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Jenis pengamatan menggunakan jenis penelitian observasi
berperan aktif, yaitu dengan ikut serta mengerjakan pekerjaan yang ada di unit rekam medis.
Teknik pengumpulan yang dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen, terdapat prosedur pengelolaan arsip rekam medis, yaitu: Pertama,
Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis. Kedua, Pendistribusian Arsip Rekam
Medis. Ketiga, Assembling, Coding, Indexing dan Pelaporan. Keempat, Penyimpanan Arsip
Rekam Medis. Kelima, Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis. Ketujuh ialah
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Secara keseluruhan, prosedur pengelolaan arsip
rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen
sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Akan tetapi, terdapat
beberapa masalah dalam pengelolaan yaitu kurangnya pengawasan dalam peminjaman dan
pengembalian arsip yang mengakibatkan terselipnya arsip, dan terbatasnya rak penyimpanan yang
menjadikan arsip diletakkan tidak pada tempatnya. Dari beberapa masalah yang dihadapi di unit
rekam medis, penulis memberikan saran untuk menambah rak penyimpanan dan menambah
pengawasan sehingga arsip rekam medis lebih terjaga dan terlindungi.
Kata kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip, Rekam Medis
xv
ABSTRACT
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066. THE PROCEDURE OF MEDICAL RECORD
ARCHIVE MANAGEMENT IN DR. SOERATNO LOCAL GENERAL HOSPITAL
(RSUD) OF SRAGEN REGENCY. Administration Management Undergraduate Program of
Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. 53 pages.
The objective of research was to get an in-depth description about the procedure of medical
record archive management in dr. Soeratno local general hospital (RSUD) of Gemolong, Sragen
Regency. This medical record archive is very important because its use as the source of memory
to be documented, accountability material, report, and protecting the patient’s law interest, hospital
or physicians and other personnel.
This research was taken place in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen
Regency. This study was a participatory observation research by participating in the work existing
in medical record unit. Techniques of collecting data used were interview, observation, and
documentation.
Considering the result of observation on dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong,
Sragen Regency, there was a procedure of medical record archive management including firstly:
Patient admission and Medical Record Archive Documentation; secondly, Medical Record
Archive Distribution; thirdly, Assembling, Coding, Indexing and Reporting; fourthly, Medical
Record Archive Storage; fifthly, Medical Record Borrowing and Return; and sixthly Medical
Record Archive Shrinkage and Annihilation. Overall, the procedure of medical record archive
management in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen Regency had been
consistent with the procedure specified by the hospital. However, there are some problems in
management including inadequate supervision over archive borrowing and return resulting in the
hidden archive and limited storage shelf available leading the archive not to be put on its place.
Considering these problems, the writer recommended to increase the number of storage shelf and
to improve the supervision to maintain and to protect the medical record archive better.
Keywords: Procedure, Management, Archive, Medical Record
xvi