Petunjuk Penggunaan Aplikasi ePurchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah - Panitia

Update 27 Februari 2014

PETUNJUK PENGGUNAAN

APLIKASI

e-PURCHASING

KENDARAAN

BERMOTOR

PANITIA

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 1

Daftar Isi

1 Pendahuluan... 2

1.1 Alur Proses e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah Dalam Aplikasi ... 4

2 Memulai Aplikasi ... 5

2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah ... 5

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur ... 6

3.1 Menu Halaman Utama ... 6

3.2 Menu Kelola Paket ... 6

3.3 Menu Riwayat Akses ... 23

3.4 Menu Hubungi Kami ... 23

3.5 Menu Petunjuk Penggunaan ... 23

4 Mengakhiri Aplikasi ... 24

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 2

1

Pendahuluan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara e-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 3

guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan

e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah.

e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan Kendaraan bermotor pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan Kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah, diharapkan proses pengadaan Kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 4

1.1

Alur Proses e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah Dalam Aplikasi

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 5

2

Memulai Aplikasi

2.1

Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah

Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah melalui SPSE dimana Panitia tersebut terdaftar. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat

link Aplikasi e-Procurement Lainnya, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.

Gambar Halaman Home Panitia

Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan bermotor dan klik tombol Masuk Versi Production untuk melakukan pemesanan Kendaraan bermotor atau tekan tombol Masuk Versi Latihan untuk masuk ke dalam aplikasi latihan e-Purchasing Kendaraan bermotor.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 6

Kemudian akan tampil halaman e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Kendaraan bermotor

3

Penjelasan Fungsi dan Fitur

3.1

Menu Halaman Utama

Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut.

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Kendaraan bermotor

3.2

Menu Kelola Paket

Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e-Purchasing

Kendaraan bermotor Pemerintah. Terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Aktivasi Paket, yaitu aktif atau

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 7

batal. Selain itu berdasarkan Status Paket, yaitu Persiapan Pembelian, Panitia Setuju, Penyedia Setuju, Penyedia Menolak, PPK Setuju, Pembelian Diproses, dan PPK Menolak, kemudian berdasarkan Posisi Paket, yaitu Panitia, Penyedia, dan PPK, serta berdasarkan Status Negosiasi, yaitu Sepakat atau Masih Negosiasi. Pencarian dapat diurut berdasarkan tanggal buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Tekan tombol Filter Data untuk memulai pencarian.

Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama Paket, Jumlah Penyedia/Kendaraan bermotor, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit Paket, Total Harga, serta link format Surat Pesanan yang dapat diunduh.

Untuk membuat paket, tekan tombol Buat Paket.

Gambar Halaman Kelola Paket

Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data-data yang diperlukan pada text field yang tersedia di halaman Buat Paket.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 8

Informasi K/L/D/I

 Jenis, adalah instansi yang melakukan e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;  Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Kendaraan

bermotor Pemerintah;

 Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;

 Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;

 Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-Purchasing

Kendaraan bermotor Pemerintah;

Gambar Halaman Buat Paket – Persiapan

Persiapan

 Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;

 No. Telp. Panitia, adalah nomor telepon panitia yang melakukan e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;

 Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e-Purchasing

Kendaraan bermotor Pemerintah. Tekan tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan keluar pop up window yang menampilkan nama-nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian nama PPK berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah ditentukan. Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e-Purchasing, maka PPK tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing

sehingga data PPK tersebut tercatat di dalam database aplikasi e-Purchasing (cara login

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 9

Gambar Pop Up Window Cari PPK

 NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen;

 Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen; Anggota ULP

Tekan tombol Tambah Anggota untuk menambah anggota yang melakukan proses e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah. Akan keluar pop up window yang menampilkan nama-nama Panitia yang terdaftar di dalam e-Purchasing Kendaraan bermotor.

Gambar Halaman Buat Paket – Anggota ULP

Gambar Pop Up Window Cari Panitia

Terdapat fasilitas pencarian nama Panitia berdasarkan nama lengkap atau

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 10

terdapat dalam aplikasi e-Purchasing, maka Panitia tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing sehingga data Panitia tersebut tercatat di dalam

database aplikasi e-Purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor – Panitia - Bab 2). Nama Panitia yang sudah dipilih sebagai anggota ULP dapat dilihat di sebelah kanan menu pop up window Daftar Anggota. Nama-nama tersebut dapat dihapus dengan cara klik ikon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri Nama Panitia. Tekan tombol Ok untuk kembali ke halaman Buat Paket.

Gambar Halaman Buat Paket – Anggota ULP

Pada halaman Buat Paket – Anggota ULP, masukkan data NIP dari masing-masing Panitia yang sudah dipilih sebagai anggota ULP.

Penyedia dan Kendaraan bermotor

Klik menu drop down Pilih di Nama Penyedia, kemudian akan keluar pilihan Daftar Penyedia. Pilih penyedia yang tersedia dengan cara klik nama penyedia tersebut pada pilihan menu drop down;

Gambar Halaman Buat Paket – Penyedia dan Kendaraan bermotor

Kemudian Tekan tombol Tambah Kendaraan bermotor untuk memasukkan data Kendaraan bermotor yang akan dibeli.

Selanjutnya akan keluar pop up window Daftar Kendaraan bermotor. Yang pertama-tama harus diisi oleh panitia adalah filter lokasi nya. Disini panitia harus menentukan lokasi terlebih dahulu.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 11

Gambar Pop Up Window Daftar Kendaraan bermotor

Panitia mengisi informasi lokasi provinsi nya, baru kemudian mengisi lokasi kabupaten/kotanya. Jika lokasi sudah diisi, maka akan muncul produk-produk yang dimiliki oleh penyedia tersebut di lokasi yang dipilih.

Gambar produk kendaraan bermotor yang ada di daerah yang dipilih

Klik nama Kendaraan bermotor di kolom nama Kendaraan bermotor pada tabel hasil pencarian untuk memilih Kendaraan bermotor yang akan dibeli. Kendaraan bermotor yang

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 12

sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada kolom Daftar Kendaraan bermotor yang dipilih. Panitia dapat menghapus Kendaraan bermotor yang dipilih pada kolom Daftar Kendaraan bermotor yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri nama Kendaraan bermotor. Tekan tombol OK untuk menyimpan data Kendaraan bermotor yang akan dibeli.

Gambar Panitia telah memilih kendaraan bermotor yang akan dipesan

Aplikasi akan kembali ke halaman Buat Paket. Masukkan kuantitas masing-masing Kendaraan bermotor pada text field yang tersedia (format kuantitas angka, tidak perlu dimasukkan tanda titik (.) atau koma (,)). Setelah memasukkan jumlah kuantitas, aplikasi secara otomatis akan menghitung total harga dari masing-masing Kendaraan bermotor. Pastikan total harga sudah terkalkulasi oleh aplikasi sebelum menyimpan paket.

Gambar isi kuantitas

Tombol Delete Semua Kendaraan bermotor berfungsi untuk menghapus seluruh data Kendaraan bermotor yang sebelumnya sudah dipilih oleh Panitia per-Penyedia. Icon X berwarna merah yang terletak di sebelah Kendaraan bermotor juga berfungsi untuk

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 13

menghapus data Penyedia atau Kendaraan bermotor sesuai dengan icon X yang dipilih oleh Panitia.

Gambar Delete kendaraan bermotor

Pembatalan Paket

Aplikasi e-Purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib diisi).

Gambar Halaman Buat Paket – Pembatalan Paket

Simpan Paket

Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket tersebut dengan cara tekan tombol Simpan di bagian atas.

Gambar Halaman Buat Paket

Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil disimpan. Tekan tombol OK.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 14

Gambar pop up window konfirmasi berhasil menyimpan

Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Tekan nama paket yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel.

Gambar Halaman Kelola Paket

Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar Kendaraan bermotor, untuk melakukan negosiasi harga, panitia dapat merubah nilai pada kolom Harga Satuan secara otomatis Total Harga akan dikalkulasi oleh aplikasi, tekan tombol Ajukan Negosiasi, kemudian akan keluar konfirmasi Berhasil Menyimpan Negosiasi. Setelah itu, panitia tekan tombol Sepakati Harga di bagian negosiasi.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 15

Gambar pop up window Detail Paket

Gambar pop up window Detail Paket – Pantia setuju harga negosiasi

Langkah selanjutnya adalah tekan tombol Kirim ke Penyedia untuk mengirimkan paket kepada penyedia. Aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada penyedia Kendaraan bermotor., kemudian tekan tombol Submit.

Catatan : Kolom text area ini bisa diisi informasi teknis pengadaan yang tidak ada di sistem, misalnya warna kendaraan, jangka waktu pelaksanaan, dsb, sehingga penyedia akan mendapat informasi yang lebih lengkap mengenai paket yang dibuat

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 16

Gambar pop up window konfirmasi setuju

Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Daftar Kendaraan bermotor, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan Kendaraan bermotor per-penyedia melalui aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor. Untuk mencetak daftar pesanan Kendaraan bermotor, tekan tombol Cetak Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan Kendaraan bermotor tersebut menjadi file

pdf.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 17

Gambar daftar pesanan Kendaraan bermotor yang dicetak melalui aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor

Untuk melihat validasi daftar pesanan Kendaraan bermotor yang telah dicetak melalui aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor, panitia kembali ke halaman Kelola Paket dengan cara tekan tombol Close pada pop up window Detail Paket, kemudian tekan tombol Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola paket.

Gambar Halaman Kelola Paket

Pada halaman Validasi Cetak Pesanan, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Validasi ID, Nama Paket dan Paket ID. Pada tabel akan ditampilkan Validasi ID, Tanggal Validasi, ID Paket, dan Nama Paket. Validasi ID yang terdapat pada hasil Cetak Pesanan berupa

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 18

Gambar Halaman Validasi Cetak Pesanan

Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara tekan tombol download

pada kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia.

Gambar Halaman Kelola Paket

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 19

Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang terletak di sebelah nama paket pada tabel.

Gambar Halaman Kelola Paket

Tahapan pembuatan paket Kendaraan bermotor e-Purchasing Kendaraan bermotor Panitia sudah selesai dan menunggu konfirmasi dari Penyedia.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA

Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat konfirmasi dari penyedia.

Gambar Halaman Kelola Paket

Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar Kendaraan bermotor yang akan dibeli pada tab Daftar Kendaraan bermotor dan data Distributor yang sudah diisikan oleh Penyedia.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 20

Apabila Penyedia melakukan negosiasi harga, maka pada bagian Negosiasi, tombol Sepakati Harga akan tampil kembali, disini panitia melihat harga yang ditawarkan oleh penyedia, bila sudah sepakat, klik tombol Sepakati Harga dan dilanjutkan dengan tombol Kirim Ulang ke Penyedia. Selanjutnya nanti panitia akan kembali menunggu konfirmasi dari penyedia apakah menyanggupi untuk melayani paket yang dipesan.

Jika panitia tidak setuju dan akan melakukan negosiasi harga kembali, maka rubah nilai pada

field Harga Satuan, kemudian tekan tombol Ajukan Negosiasi dilanjutkan dengan menekan tombol Sepakati Harga pada bagian Negosiasi. Proses negosiasi ini tidak dibatasi, jadi selama belum terjadi kesepakatan harga antara panitia dan penyedia, negosiasi harga masih bisa terus dilakukan.

Namun apabila Penyedia telah setuju terhadap harga yang dinegosiasikan oleh panitia (status negosiasi penyedia telah setuju), dan penyedia sudah menyanggupi untuk melayani paket tersebut, maka selanjutnya tugas panitia adalah melanjutkan paket ke PPK dengan menekan tombol Setuju, kirim ke PPK (baru akan muncul jika penyedia sudah menyanggupi untuk melayani paket) untuk meneruskan paket ke PPK.

Gambar pop up window Detail Paket

Bila Panitia sudah setuju dan menekan tombol Setuju, Kirim ke PPK, maka akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu tekan tombol Submit.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 21

Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian

Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian pembayaran dari proses pembelian Kendaraan bermotor. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran pada aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 22

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses e-Purchasing Kendaraan bermotor yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK.

Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Paket

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Negosiasi, Panitia dapat melihat proses negosiasi e-Purchasing Kendaraan bermotor yang telah dilakukan oleh Panitia dan Penyedia. Ikon check list warna hijau di samping tulisan Rev (xx) pada tabel, menandakan persetujuan harga dari pihak Panitia atau Penyedia. Bila ikon check list warna hijau hanya berjumlah 1, maka yang setuju hanya salah satu pihak, tetapi bila ikon check list warna hijau berjumlah 2, maka pihak Panitia dan Penyedia sudah menyetujui harga negosiasi.

Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Negosiasi

Tekan tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-Purchasing Kendaraan bermotor Panitia sudah selesai dilaksanakan.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 23

3.3

Menu Riwayat Akses

Menu ini berisi informasi riwayat akses dari Panitia dan pengguna yang sedang online pada aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor.

Gambar Halaman Riwayat Akses – Riwayat Akses Saya

Gambar Halaman Riwayat Akses – Pengguna Online

3.4

Menu Hubungi Kami

Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor, dapat menghubungi

Communication Center LKPP via telepon atau email.

Gambar Halaman Hubungi Kami

3.5

Menu Petunjuk Penggunaan

Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor berupa file pdf yang dapat diunduh.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 24

4

Mengakhiri Aplikasi

Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi

5

Penutup

Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e-Purchasing

Kendaraan bermotor Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di nomor (021) 4629 3000 / (021) 299 355 77 atau email ke e-katalog@lkpp.go.id atau helpdesk-lpse@lkpp.go.id.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 19

Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang terletak di sebelah nama paket pada tabel.

Gambar Halaman Kelola Paket

Tahapan pembuatan paket Kendaraan bermotor e-Purchasing Kendaraan bermotor Panitia sudah selesai dan menunggu konfirmasi dari Penyedia.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA

Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat konfirmasi dari penyedia.

Gambar Halaman Kelola Paket

Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar Kendaraan bermotor yang akan dibeli pada tab Daftar Kendaraan bermotor dan data Distributor yang sudah diisikan oleh Penyedia.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 20

Apabila Penyedia melakukan negosiasi harga, maka pada bagian Negosiasi, tombol Sepakati Harga akan tampil kembali, disini panitia melihat harga yang ditawarkan oleh penyedia, bila sudah sepakat, klik tombol Sepakati Harga dan dilanjutkan dengan tombol Kirim Ulang ke Penyedia. Selanjutnya nanti panitia akan kembali menunggu konfirmasi dari penyedia apakah menyanggupi untuk melayani paket yang dipesan.

Jika panitia tidak setuju dan akan melakukan negosiasi harga kembali, maka rubah nilai pada field Harga Satuan, kemudian tekan tombol Ajukan Negosiasi dilanjutkan dengan menekan tombol Sepakati Harga pada bagian Negosiasi. Proses negosiasi ini tidak dibatasi, jadi selama belum terjadi kesepakatan harga antara panitia dan penyedia, negosiasi harga masih bisa terus dilakukan.

Namun apabila Penyedia telah setuju terhadap harga yang dinegosiasikan oleh panitia

(status negosiasi penyedia telah setuju), dan penyedia sudah menyanggupi untuk melayani paket tersebut, maka selanjutnya tugas panitia adalah melanjutkan paket ke PPK dengan menekan tombol Setuju, kirim ke PPK (baru akan muncul jika penyedia sudah menyanggupi untuk melayani paket) untuk meneruskan paket ke PPK.

Gambar pop up window Detail Paket

Bila Panitia sudah setuju dan menekan tombol Setuju, Kirim ke PPK, maka akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu tekan tombol Submit.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 21

Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian

Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian pembayaran dari proses pembelian Kendaraan bermotor. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran pada aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 22

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses e-Purchasing Kendaraan bermotor yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK.

Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Paket

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Negosiasi, Panitia dapat melihat proses negosiasi e-Purchasing Kendaraan bermotor yang telah dilakukan oleh Panitia dan Penyedia. Ikon check list warna hijau di samping tulisan Rev (xx) pada tabel, menandakan persetujuan harga dari pihak Panitia atau Penyedia. Bila ikon check list warna hijau hanya berjumlah 1, maka yang setuju hanya salah satu pihak, tetapi bila ikon check list warna hijau berjumlah 2, maka pihak Panitia dan Penyedia sudah menyetujui harga negosiasi.

Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Negosiasi

Tekan tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-Purchasing Kendaraan bermotor Panitia sudah selesai dilaksanakan.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 23

3.3

Menu Riwayat Akses

Menu ini berisi informasi riwayat akses dari Panitia dan pengguna yang sedang online pada aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor.

Gambar Halaman Riwayat Akses – Riwayat Akses Saya

Gambar Halaman Riwayat Akses – Pengguna Online

3.4

Menu Hubungi Kami

Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor, dapat menghubungi Communication Center LKPP via telepon atau email.

Gambar Halaman Hubungi Kami

3.5

Menu Petunjuk Penggunaan

Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor berupa file pdf yang dapat diunduh.

E-PURCHASING KENDARAAN BERMOTOR 24

4

Mengakhiri Aplikasi

Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi

5

Penutup

Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di nomor (021) 4629 3000 / (021) 299 355 77 atau email ke e-katalog@lkpp.go.id atau helpdesk-lpse@lkpp.go.id.