Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, Medan
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul
Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan
sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat. Dalam
pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal
pengaturan
kegiatan
perusahaan
sehingga
perusahaan
dapat
maju
dan
berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris.
Menurut Drs. The Liang Gie (2009: 25) Sekretaris adalah seorang petugas
yang
pekerjaannya
menyelenggarakan
urusan
surat
menyurat
termasuk
menyiapkan bagi seorang penjabat penting atau suatu organisasi.
Menurut Saiman (2002: 24) pengertian arti kata sekretaris mempunyai arti
atau sama dengan penulis, jadi sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas
yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari
suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari
sudut peninjauannya :
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris,
yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.
2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu
sekretaris junior dan sekretaris senior.
3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan,
Sekretaris Bidang Hukum Administrasi, dan sebagainya.
1
2
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Adapun Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a.
Merupakan perantara saluran komunikasi serta membina hubungan yang
baik antara pimpinan dengan orang-orang yang ingin berhubungan atau
sebaliknya.
b.
Sebagai sumber informasi serta menyediakan bahan dan data yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung
jawabnya dalam fungsi manajerialnya.
c. Sekretaris menjembatani pemberian pemerintah atau keinginan atasan
atau pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas baik secara lisan
maupun tulisan.
d. Sekretaris dapat memberikan konstribusi pemikiran serta ide-ide kepada
pimpinan melalui saran-saranya.
e. Sekretaris merupakan wujud atau cermin dari citra perusahaan maupun
pimpinan baik terhadap bawahan maupun eksternal perusahaan sehingga
sekretaris merupakan penunjang dalam keberhasilan pimpinan dalam
perusahaan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Sekretaris memiliki peran dalam pemberian motivasi kerja kepada
pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
dengan baik sesuai yang diharapkan
3
b. Menentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan, seperti
mengenai penentuan penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya secara adil dan sesuai.
c. Sekretaris dapat memberikan kepuasan dan kebanggaan bagi pegawai
bawahan dalam pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaannya dengan baik.
d. Sekretaris dapat menampung serta menerima setiap saran,kritik, maupun
ide-ide dari bawahan atas berbagai masalah bagi kelangsungan
pencapaian tujuan perusahaan. Hal tersebut nantinya akan disampaikan
kepada pimpinan atau atasanya.
e. Sekretaris mampu mengadakan pendekatan juga pemahaman serta
komunikasi lebih dekat dengan bawahan. Hal itu dilakukan untuk lebih
mengoptimalkan juga mengerahkan kemampuan pegawai bawahan serta
kehendak pegawai bawahan baik terhadap pelaksanaan tugas maupun
peraturan perusahaan.
f. Sekretaris dapat bertindak sebagai komunikator atau penghubung
bawahan atas ketidaksesuaian atas perintah maupun kebijakan pimpinan
maupun perusahaan.
Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai
sekretaris pimpinan yang fungsi jabatanya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di
bidang Administrasi dan Kesekretariatan seperti : menganalisa pelaksanaan
penerimaan dan pencatatan surat masuk/keluar dan laporan-laporan serta
pendistribusian, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan
arsip, serta menganalisa pelaksanaa kegiatan keprotokolan di lingkungan PT.
Perusahaan Gas Negara.
4
Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk
bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan
tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.
Menurut robert L.mathis dan John H.Jakson (2002 : 78) Kinerja adalah
hasil atau tingkat keberhasilan seseorng secara keseluruhan selama periode
tertentu
di
dalam
melaksanakan
tugas
dibandingkan
dengan
berbagai
kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau krieria yag telah
disepakati bersama.kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak
dilakukan karyawan.
Agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai
keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini
tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan
masa yang akan datang.
Mengigat akan pentingnya hal ini, maka penulis tertarik memilih untuk
memilih judul :
“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN
PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk, MEDAN
B. Rumusan Masalah
Mengingat bahwa sekretaris itu adalah suatu peranan yang sangat penting
dalam perusahaan seperti yang disebutkan di atas. Adapun masalah yang di pilih
penulis dalam paper ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris terhadap kinerja
perusahaan pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, Medan?”
5
Dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh
mengenai peranan sekretaris pada perusahaan dalam usaha melaksanakan
tugasnya untuk membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam
melaksanakan setiap pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian atau pembahasan ini adalah :
1. Untuk melihat secara langsung hubungan teori kesekretariatan diperoleh
penulis selama kuliahdan terhadap praktek yang dilakukan seorang sekretaris
di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk dalam melaksanakan tugasnya.
2. Untuk dapat mengetahui peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan
3. Untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mendukung pencapian tujuan
perusahaan.
D. Manfaat penelitian
1. Dengan melakukan suatu penelitian akan menambah wawasan dalam bidang
kesekretariatan
2. Dapat memberikan masukan bagi perusahaan tentang bagaimana perilaku
seorang sekretaris terhadap kinerja perusahaan.
3. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris untuk lebih meningkatkan
pengetahuan tentang tugas-tugasnya.
E. Metode Penelitian
Lokasi penelitian
PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU Distribusi Wilayah III Jl.
Imam Bonjol No. 15 D Medan 20112
6
Dengan paper ini penulis menggunakan metodologi penelitian dengan cara
sebagai berikut :
1.
Sumber Data
a.
Data primer
Penulis dapat mengadakan penelitian berusaha memperoleh data yang
diperoleh dari data yang sudah tersedia di perusahaan dimana penulis
riset.
b.
Data sekunder
Data yang diperoleh atau yang dikumpulkan oleh orang yang melakukan
penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data ini biasanya
diperoleh dari perpustakaan atau dari laporan-laporan peneliti terdahulu.
2.
Teknik Pengumpulan Data
a.
Interview
Yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang
berwenng yang memberikan dalam memberikan data yang berkaitan
dengan masalah-masalah penulis ajukan
b.
Studi Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memanfaatkan
studi perpustakaan yang diperoleh dari referensi tertulis, artikel, buku,
untuk masalah-masalah yang dibahas.
3.
Metode Analisis
Metode ini mempunyai pilihan untuk digunakan dalam penelitian antara lain:
a.
Metode Deskriptif
Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok
manusia, suatu objek, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas
7
peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari peneliti deskriptif ini adalah
untuk membuat deskriptf, gambaran secara sistematis, aktual dan akurat
mengenai fakta- fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang
diselidiki ( Nazir, 2003:54)
b.
Metode Deduktif
Metode deduktif adalah bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus
yang berlaku umum diperusahaan berdasarkan teori yang diterima secara
umum sebagai suatu kebenaran.
F. Jadwal Kegiatan
Tabel jadwal kegiatan di lihat sebagai berikut
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
April
IV
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Mei
I
II
III
Juni
IV
I
II
Sumber : Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan
judul, pengumpulan data dan penulisan Tugas Akhir.
8
G. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika pembahasan Tugas Akhir ini, terdiri dari empat bab
dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian,
Metode
penelitian,
jadwal
penelitian
dan
sistematika penelitian.
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT
Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk tempat mahasiswa
melakukan magang/praktek kerja lapangan, sejarah singkat PT.
Perusahaan Gas Negara, kegiatan usaha, struktur organisasi,
dan uraian teoritis.
BAB III
: PEMBAHASAN
Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian
dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, dan
manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis serta akan berisi saran-saran yang akan
didapatkan.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul
Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan
sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat. Dalam
pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal
pengaturan
kegiatan
perusahaan
sehingga
perusahaan
dapat
maju
dan
berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris.
Menurut Drs. The Liang Gie (2009: 25) Sekretaris adalah seorang petugas
yang
pekerjaannya
menyelenggarakan
urusan
surat
menyurat
termasuk
menyiapkan bagi seorang penjabat penting atau suatu organisasi.
Menurut Saiman (2002: 24) pengertian arti kata sekretaris mempunyai arti
atau sama dengan penulis, jadi sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas
yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari
suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari
sudut peninjauannya :
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris,
yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.
2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu
sekretaris junior dan sekretaris senior.
3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan,
Sekretaris Bidang Hukum Administrasi, dan sebagainya.
1
2
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Adapun Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a.
Merupakan perantara saluran komunikasi serta membina hubungan yang
baik antara pimpinan dengan orang-orang yang ingin berhubungan atau
sebaliknya.
b.
Sebagai sumber informasi serta menyediakan bahan dan data yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung
jawabnya dalam fungsi manajerialnya.
c. Sekretaris menjembatani pemberian pemerintah atau keinginan atasan
atau pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas baik secara lisan
maupun tulisan.
d. Sekretaris dapat memberikan konstribusi pemikiran serta ide-ide kepada
pimpinan melalui saran-saranya.
e. Sekretaris merupakan wujud atau cermin dari citra perusahaan maupun
pimpinan baik terhadap bawahan maupun eksternal perusahaan sehingga
sekretaris merupakan penunjang dalam keberhasilan pimpinan dalam
perusahaan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Sekretaris memiliki peran dalam pemberian motivasi kerja kepada
pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
dengan baik sesuai yang diharapkan
3
b. Menentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan, seperti
mengenai penentuan penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya secara adil dan sesuai.
c. Sekretaris dapat memberikan kepuasan dan kebanggaan bagi pegawai
bawahan dalam pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaannya dengan baik.
d. Sekretaris dapat menampung serta menerima setiap saran,kritik, maupun
ide-ide dari bawahan atas berbagai masalah bagi kelangsungan
pencapaian tujuan perusahaan. Hal tersebut nantinya akan disampaikan
kepada pimpinan atau atasanya.
e. Sekretaris mampu mengadakan pendekatan juga pemahaman serta
komunikasi lebih dekat dengan bawahan. Hal itu dilakukan untuk lebih
mengoptimalkan juga mengerahkan kemampuan pegawai bawahan serta
kehendak pegawai bawahan baik terhadap pelaksanaan tugas maupun
peraturan perusahaan.
f. Sekretaris dapat bertindak sebagai komunikator atau penghubung
bawahan atas ketidaksesuaian atas perintah maupun kebijakan pimpinan
maupun perusahaan.
Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai
sekretaris pimpinan yang fungsi jabatanya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di
bidang Administrasi dan Kesekretariatan seperti : menganalisa pelaksanaan
penerimaan dan pencatatan surat masuk/keluar dan laporan-laporan serta
pendistribusian, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan
arsip, serta menganalisa pelaksanaa kegiatan keprotokolan di lingkungan PT.
Perusahaan Gas Negara.
4
Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk
bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan
tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.
Menurut robert L.mathis dan John H.Jakson (2002 : 78) Kinerja adalah
hasil atau tingkat keberhasilan seseorng secara keseluruhan selama periode
tertentu
di
dalam
melaksanakan
tugas
dibandingkan
dengan
berbagai
kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau krieria yag telah
disepakati bersama.kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak
dilakukan karyawan.
Agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai
keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini
tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan
masa yang akan datang.
Mengigat akan pentingnya hal ini, maka penulis tertarik memilih untuk
memilih judul :
“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN
PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk, MEDAN
B. Rumusan Masalah
Mengingat bahwa sekretaris itu adalah suatu peranan yang sangat penting
dalam perusahaan seperti yang disebutkan di atas. Adapun masalah yang di pilih
penulis dalam paper ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris terhadap kinerja
perusahaan pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, Medan?”
5
Dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh
mengenai peranan sekretaris pada perusahaan dalam usaha melaksanakan
tugasnya untuk membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam
melaksanakan setiap pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian atau pembahasan ini adalah :
1. Untuk melihat secara langsung hubungan teori kesekretariatan diperoleh
penulis selama kuliahdan terhadap praktek yang dilakukan seorang sekretaris
di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk dalam melaksanakan tugasnya.
2. Untuk dapat mengetahui peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan
3. Untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mendukung pencapian tujuan
perusahaan.
D. Manfaat penelitian
1. Dengan melakukan suatu penelitian akan menambah wawasan dalam bidang
kesekretariatan
2. Dapat memberikan masukan bagi perusahaan tentang bagaimana perilaku
seorang sekretaris terhadap kinerja perusahaan.
3. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris untuk lebih meningkatkan
pengetahuan tentang tugas-tugasnya.
E. Metode Penelitian
Lokasi penelitian
PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU Distribusi Wilayah III Jl.
Imam Bonjol No. 15 D Medan 20112
6
Dengan paper ini penulis menggunakan metodologi penelitian dengan cara
sebagai berikut :
1.
Sumber Data
a.
Data primer
Penulis dapat mengadakan penelitian berusaha memperoleh data yang
diperoleh dari data yang sudah tersedia di perusahaan dimana penulis
riset.
b.
Data sekunder
Data yang diperoleh atau yang dikumpulkan oleh orang yang melakukan
penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data ini biasanya
diperoleh dari perpustakaan atau dari laporan-laporan peneliti terdahulu.
2.
Teknik Pengumpulan Data
a.
Interview
Yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang
berwenng yang memberikan dalam memberikan data yang berkaitan
dengan masalah-masalah penulis ajukan
b.
Studi Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memanfaatkan
studi perpustakaan yang diperoleh dari referensi tertulis, artikel, buku,
untuk masalah-masalah yang dibahas.
3.
Metode Analisis
Metode ini mempunyai pilihan untuk digunakan dalam penelitian antara lain:
a.
Metode Deskriptif
Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok
manusia, suatu objek, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas
7
peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari peneliti deskriptif ini adalah
untuk membuat deskriptf, gambaran secara sistematis, aktual dan akurat
mengenai fakta- fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang
diselidiki ( Nazir, 2003:54)
b.
Metode Deduktif
Metode deduktif adalah bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus
yang berlaku umum diperusahaan berdasarkan teori yang diterima secara
umum sebagai suatu kebenaran.
F. Jadwal Kegiatan
Tabel jadwal kegiatan di lihat sebagai berikut
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
April
IV
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Mei
I
II
III
Juni
IV
I
II
Sumber : Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan
judul, pengumpulan data dan penulisan Tugas Akhir.
8
G. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika pembahasan Tugas Akhir ini, terdiri dari empat bab
dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian,
Metode
penelitian,
jadwal
penelitian
dan
sistematika penelitian.
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT
Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk tempat mahasiswa
melakukan magang/praktek kerja lapangan, sejarah singkat PT.
Perusahaan Gas Negara, kegiatan usaha, struktur organisasi,
dan uraian teoritis.
BAB III
: PEMBAHASAN
Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian
dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, dan
manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis serta akan berisi saran-saran yang akan
didapatkan.