Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada Pt.Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112

(1)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SKRIPSI MINOR

PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk.

JL. IMAM BONJOL NO. 15 D MEDAN 20112

Disusun Oleh:

NAMA : DIAN HIDAYATIN PUTRI NIM : 052103051

JURUSAN : D-III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan 2008

(2)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar………. Daftar Isi………..

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul ………. B. Perumusan Masalah ……… C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ………... D. Metode Penelitian ………... BAB II : URAIAN TEORITIS

A. Gambaran Umum Perusahaan ……… 1. Sejarah Singkat Perusahaan ……… 2. Visi dan Misi Perusahaan ……… 3. Lingkungan Strategis Perusahaan……… 4. Arti Logo Perusahaan……….. 5. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ……… B. Pengertian dan Peranan Sekretaris

dalam Perusahaan ……… C. Syarat-syarat Sekretaris ……….. D. Sekretaris dan Lingkungan Kerja ……… E. Tugas-tugas Sekretaris ………

(3)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ……….

B. Saran………

Daftar Pustaka ………. Lampiran

(4)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat. Dalam pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal pengaturan kegiatan perusahaan sehingga perusahaan dapat maju dan berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris.

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis disini tidak sama dengan pengertian penulis pada seorang penulis cerita pendek (cerpen) atau pun seorang penulis novel dan penulis sejarah. Pengertian sekretaris yang mempunyai arti sama dengan penulis disini adalah pengertian pada seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. (Saiman, 2002: 24)

Sedangkan secara definisi dapat kita pahami bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkannya bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. (The Liang Gie, 1999: 25)

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya:

(5)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior.

3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan, Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Administrasi, dan sebagainya.

Seorang sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut (Saiman, 2002:37):

1. Peranan sekretaris terhadap atasan.

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

(6)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

d. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai sekretaris pimpinan yang fungsi jabatannya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di bidang administrasi dan kesekretariatan seperti menganalisa pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat masuk/ keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya, menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, serta menganalisa pelaksanaan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di lingkungan PT. Perusahaan Gas Negara.

Dengan semakin besarnya suatu perusahaan, maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya sehingga dalam keadaan demikian, pimpinan membutuhkan bantuan sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi tercapainya keberhasilan pimpinan perusahaan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu perusahaan.

Oleh karena itu dengan adanya peran seorang sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara diharapkan dapat memberikan kontribusi yang tidak sedikit

(7)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

demi kelancaran jalannya perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya dituntut memiliki ilmu dan keahlian tetapi diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan sehingga bisa tercapai hasil yang memuaskan.

Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.

Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan. (Robert L. Mathis dan John H. Jackson, 2002: 78).

Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.

Mengingat akan pentingnya hal ini, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul:

“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk MEDAN.”

Dengan alasan bahwa peranan sekretaris merupakan aktivitas penting di dalam arus kelancaran perusahaan dan untuk lebih mengetahui apa saja tugas-tugas sekretaris.

(8)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa sekretaris adalah suatu peranan yang sangat penting dalam perusahaan seperti sebelumnya disebutkan di atas, agar tidak terjadi penyimpangan atau dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan?”

Dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh mengenai peranan sekretaris pada perusahaan dalam usaha melaksanakan tugasnya untuk membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

2. Untuk mengetahui peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan. Manfaat penelitian ini adalah:

1. Dapat menambah wawasan dalam bidang kesekretariatan.

2. Dapat memberikan masukan bagi perusahaan tentang bagaimana prilaku seorang sekretaris terhadap kinerja perusahaan.

3. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris untuk lebih meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya.

(9)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

D. Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian

PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU Distribusi Wilayah III Jl. Imam Bonjol No. 15 D Medan 20112

2. Jenis Data Data Sekunder

Yaitu data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh orang yang melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data ini biasanya diperoleh dari perpustakaan atau dari laporan-laporan peneliti terdahulu. Data sekunder disebut juga data tersedia. (M. Iqbal Hasan, 2002: 34)

3. Teknik Pengumpulan Data a. Interview (Wawancara)

Yaitu dengan malakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang berwenang dalam memberikan data yang berkaitan dengan masalah-masalah yang penulis ajukan.

c. Studi Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memanfaatkan studi pustaka yang diperoleh dari referensi tertulis, artikel, buku, untuk masalah yang akan dibahas.

4. Metode Analisis Metode Deskriptif

(10)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomena yang diselidiki. (Moh. Nazir, 2003: 54)

Secara harfiah, metode deskriptif adalah metode penelitian untuk membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian, sehingga metode ini berkehendak mengadakan akumulasi data dasar belaka.

(11)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

BAB II

URAIAN TEORITIS

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pengusahaan gas di Indonesia semula dikelola oleh perusahaan swasta Belanda yang bernama U. N. Eindhoven & Co berdiri pada tahun 1859 yang memperkenalkan pengusahaan gas kota di tanah air yang terbuat dari batu bara. Pada tahun 1958 perusahaan tersebut dinasionalisasi dan diubah menjadi PN Gas dan pada tanggal 13 Mei 1965 menjadi Perusahaan Gas Negara.

Pada tahun 1974, di Cirebon Perusahaan Gas Negara mulai menyalurkan gas bumi dengan jaringan pipa untuk keperluan bahan bakar di sektor rumah tangga, komersial dan industri yang menggantikan gas buatan dari batu bara dan minyak yang tidak ekonomis, kemudian disusul berturut-turut di Jakarta (1979), Bogor (1980), Medan (1985), Surabaya (1994) dan Palembang (1996).

Pada tahun 1984, status perusahaan berubah menjadi Perum yang kemudian dilanjutkan pada tahun 1994 sampai dengan saat ini statusnya

(12)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

ditingkatkan menjadi Persero dengan ruang lingkup usaha yang lebih diperluas tidak saja di bidang distribusi gas bumi melainkan transmisi gas bumi.

Berkaitan dengan IPO (Initial Public Offering) serta berdasarkan akta nomor 5, tanggal 3 November 2003 Perusahaan Gas Negara melakukan perubahan anggaran dasar yang mengubah status Perusahaan Gas Negara dari Perseroan Terbatas menjadi Perseroan Terbuka. Hal tersebut sesuai dengan keputusan seluruh pemegang saham tentang perubahan anggaran dasar.

2. Visi dan Misi Perusahaan

Untuk dapat menjadi yang terbaik, suatu instansi harus mempunyai Visi dan Misi agar dapat bersaing dalam menghadapi era globalisasi, untuk itu PT. Perusahaan Gas Negara memiliki visi dan misi sebagai berikut:

a. Menjadi perusahaan publik terkemuka di bidang penyedia energi gas bumi. b. Meningkatkan pemanfaatan gas bumi bagi kepentingan industri, komersial

dan rumah tangga melalui jaringan pipa transmisi, moda transportasi lain, jaringan pipa distribusi dan kegiatan serta usaha lain yang mendukung perekonomian nasional.

3. Lingkungan Strategis Perusahaan

Lingkungan Usaha Perusahaan Gas Negara terdiri dari karakteristik yang menggembirakan maupun karakteristik yang perlu diwaspadai. Di antara beberapa hal yang menggembirakan adalah kenyataan bahwa kebutuhan masayarakat terhadap gas terus meningkat setiap tahun, didukung oleh kebutuhan sektor industri pemakai gas – antara lain industri keramik – yang juga tumbuh secara signifikan. Kebijakan pemerintah untuk menghapus subsidi

(13)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

BBM, akan semakin meningkatkan permintaan gas, terlebih lagi karena gas bumi merupakan bahan bakar yang ramah lingkungan.

Dari dukungan pemerintah sebagai regulator, terdapat kenyataan bahwa pengusahaan gas didukung oleh adanya UU Migas baru yang membuka peluang terciptanya multi gas supplier dan pengaturan mengenai hak khusus ruas dan wilayah jaringan, yang menjadi peluang bagi Perusahaan Gas Negara untuk memperkuat daya saingnya.

Faktor lain yang menggembirakan lingkungan usaha Perusahaan Gas Negara adalah meningkatnya kepercayaan investor asing kepada perusahaan, ditunjukkan antara lain dengan tingginya minat mereka untuk membiayai proyek pipanisasi Perusahaan Gas Negara.

Selain hal-hal yang menggembirakan di atas, terdapat beberapa kenyataan lain yang merupakan tantangan bagi perusahaan yang perlu diwaspadai. Kondisi dalam negeri selama beberapa tahun terakhir belum menunjukkan kondisi yang kondusif bagi investor, kondisi tersebut dapat menghambat pertumbuhan industri yang akan dan telah menjadi pelanggan perusahaan. Disamping menjadi peluang, UU Migas baru akan menimbulkan ancaman, dengan munculnya pesaing-pesaing baru bagi Perusahaan Gas Negara.

Implementasi UU Otonomi Daerah yang belum dilengkapi dengan peraturan pelaksanaan yang jelas, menyebabkan tidak adanya kepastian hukum bagi investor/ pengusaha untuk melaksanakan usahanya di daerah. Kenaikan harga pasokan gas menyebabkan Perusahaan Gas Negara harus terus

(14)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

mengadakan penyesuaian harga gas yang menimbulkan keluhan-keluhan dari pelanggan.

Untuk pelanggan rumah tangga yang merupakan sektor dengan jumlah pelanggan terbesar, dengan ditetapkannya harga jual gas oleh pemerintah menyebabkan usaha gas untuk sektor ini kurang ekonomis.

(15)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Logo PT. Perusahaan Gas Negara yang selanjutnya disebut logo PGN terbagi atas 3 elemen yaitu: bentuk lidah api biru, lingkaran elips, dan tulisan Gas Negara. Elemen 1

Lidah api biru melambangkan nyala api gas bumi merupakan konfigurasi dari 3 lambang. Garis putih tipis membelah api biru melambangkan garis pipa gas bumi terpadu.

Elemen 2

Lingkaran elips berwarna hijau dan biru melambangkan bumi yang hijau dan ramah lingkungan, yang ditembus oleh nyala api biru gas bumi mencerminkan visi perusahaan berorientasi global yaitu menjadi pengusahaan publik terkemuka dalam bidang penyedia gas bumi.

Elemen 3

Tulisan Gas Negara merupakan satu kesatuan yang tidak dipisahkan dengan logo. Tercetak miring menyiratkan sifat dinamis dan terus berkembang. Warna merah marun pada huruf “G” melambangkan keberanian, ketegaran, dan semangat juang dalam menghadapi persaingan. Warna hitam melambangkan kelanggengan, konsistensi, dan kejayaan.

Logo Perusahaan Gas Negara membentuk satu kesatuan konfigurasi yang baku, tidak dibenarkan menggunakan konfigurasi logo yang berbeda dari ketentuan yang telah ditetapkan. Lingkaran elips biru-hijau membentuk sudut kemiringan 20’ dengan bidang datar (horizontal), sedangkan lebar garis putih membelah lidah api biru adalah ½ dari lebar puncak lidah api yang membentuk huruf “N”. Seluruh elemen logo membentuk satu kesatuan yang utuh dengan posisi

(16)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

yang tetap dan terukur, demikian pula dengan warna dan ketentuan gradasi warnanya.

Dengan demikian, agar proses reproduksi logo berhasil dengan baik hendaknya selalu mengacu pada ketentuan yang tertuang dalam buku pedoman penggunaan logo PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Medan. Tidak dibenarkan merekayasa ulang konfigurasi logo yang berbeda dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Untuk menjaga konsistensi tampilan logo, maka reproduksi unsur gradasi biru pada elemen Lidah Api Biru dibagi menjadi 30 bagian (30*). Delapan bagian di bawah lidah api berwarna datar biru tua, sedangkan 10 bagian dari puncak lidah api berwarna datar biru muda, 12 bagian pada bagian tengah lidah api biru berupa warna gradasi.

Pewarnaan gradasi biru menggunakan 2 nada biru yaitu biru muda pada bagian atas dan biru tua pada bagian bawah. Pembagian warna gradasi tidak mengikuti bidang horizontal, tetapi membuat sudut kemiringan sebesar 251’ dengan bidang horizontal.

Artinya bila kita menarik garis lurus dari warna biru muda disebelah atas ke arah warna biru tua pada bagian bawah, maka perpotongan garis tersebut dengan garis horizontal (0’) akan membentuk sudut 251’.

5. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih (over lapping). Struktur organisasi yang telah dibuat akan

(17)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

membantu memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada dalam perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah dan kepada siapa seseorang itu bertanggung jawab.

Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi yang efektif di antara unit-unit maupun bagian-bagian dalam organisasi, sehingga tujuan yang telah ditetapkan akan tercapai. Oleh karena itu, struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.

Struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara merupakan struktur organisasi garis dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal serta hubungan antara bagian secara horizontal.

Berikut ini struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara:

(18)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

(19)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Adapun uraian tugas, khususnya pada unit kerja Administrasi dan Sumber Daya Manusia sebagai berikut:

1. Assistant Manager Sumber Daya Manusia dan Administrasi a. Tujuan/ Fungsi Jabatan

Pengelolaan kegiatan di bidang Sumber Daya Manusia dan Administrasi dalam rangka pengawasan dan pengendalian proses pembinaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, Administrasi Ketenagakerjaan dan Hubungan Industrial, Kesekretariatan serta layanan umum di perusahaan.

(20)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

b. Tanggung jawab Utama

1. Mengkoordinir penyusunan rencana kerja dan anggaran bidang Sumber Daya Manusia dan Administrasi.

2. Menyetujui perhitungan dan administrasi pajak penghasilan.

3. Memonitor pelaksanaan surat-menyurat dan laporan-laporan kegiatan unit kerja di perusahaan.

4. Memonitor pelaksanaan Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

5. Monitoring pelaksanaan uraian jabatan dan mengelola usulan penyempurnaan uraian jabatan.

6. Mengkoordinir kegiatan perencanaan kebutuhan tenaga kerja serta pengawasan kegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.

7. Monitoring proses pendidikan dan mentoring siswa calon pekerja di perusahaan.

8. Monitoring implementasi SKI (Sasaran Kerja Individu) dan PKP. 9. Mengelola usulan penilaian pekerja dan perubahan upah dasar

(pindah golongan).

10. Mengkoordinir dan mengevaluasi usulan rotasi, mutasi, dan promosi.

2. Senior Supervisor Pengembangan SDM a. Tujuan/ Fungsi Jabatan

Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang pengembangan SDM dalam rangka pengendalian organisasi dan tata laksana, perencanaan, pengadaan, pembinaan dan pengembangan pegawai, pengelolaan sasaran kerja individu dan sistem penilaian kerja pegawai,

(21)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

pelaksanaan pendidikan dan latihan serta pemeliharaan sistem informasi kepegawaian.

b. Tanggung jawab Utama

1. Mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang pengembangan SDM.

2. Mengevaluasi kegiatan penyempurnaan uraian jabatan.

3. Mengevaluasi kegiatan perencanaan kebutuhan tenaga kerja serta pengawasan kegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.

4. Mengevaluasi kegiatan pendidikan dan mentoring siswa calon pekerja sampai dengan menjadi pekerja.

5. Mengkoordinir pembuatan SKI serta rapat konsolidasi PKP. 6. Mengevaluasi usulan rotasi, mutasi dan promosi di perusahaan. 7. Mengevaluasi penyusunan potential mapping.

8. Mengevaluasi pemberian reward dan punishment serta melakukan konseling terhadap pekerja bermasalah dan memonitoring terhadap pekerja berprestasi.

9. Mengevaluasi penyusunan analisa BAP kompetensi dan Training Need pegawai.

10. Megevaluasi dan mengkoordinir penanganan keluhan pekerja dan kegiatan survey kepuasan kerja.

11. Mengevaluasi kegiatan SDM distrik dan laporan statistik pegawai. 12. Mengevaluasi pemeliharaan data Sistem Informasi Kepegawaian

(22)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

13. Mengevaluasi pelaksanaan pendidikan dan latihan serta penyusunan evaluasi.

3. Senior Supervisor Ketenagakerjaan a. Tujuan/ Fungsi Jabatan

Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang ketenagakerjaan dalam rangka pengendalian peraturan perusahaan, pelaksanaan masalah ketenagakerjaan (hubungan industrial), pelaksanaan sistem renumerasi, pelayanan kesejahteraan dan kesehatan pegawai, administrasi penggajian, pengurusan Jamsostek dan asuransi, pelayanan pensiun, fasilitas jabatan, serta pelayanan administrasi pensiun.

b. Tanggung jawab Utama

1. Mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang ketenagakerjaan di perusahaan.

2. Mengevaluasi perhitungan dan administrasi pajak penghasilan (PPh 21).

3. Mengevaluasi kegiatan penanganan kontrak kerja PKWT dan RKWT.

4. Mengevaluasi administrasi penilaian pekerja dan perubahan upah dasar (pindah golongan).

5. Mengevaluasi perhitungan peningkatan/ penurunan imbal jasa bagi pekerja yang menerima reward/ punishment.

6. Mengevaluasi administrasi perhitungan penggajian, bonus, THR, TAMB kesejahteraan pegawai di perusahaan.

(23)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

7. Mengevaluasi (verifikasi) perhitungan pembayaran biaya kesehatan, apotik dan jaminan rumah sakit.

8. Monitoring perhitungan hari cuti, cuti tahunan dan duti tambahan pegawai.

9. Monitoring administrasi data-data Jamsostek.

10.Mengevaluasi kegiatan penyelesaian permasalahan hubungan industrial.

4. Senior Supervisor Administrasi Umum a. Tujuan/ Fungsi Jabatan

Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang administrasi umum dalam rangka pengendalian sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, pengelolaan pelayanan jasa akomodasi dan transportasi, pengelolaan kegiatan keamanan dan K3 (Keselamatan, dan Kesehatan Kerja) non jaringan di perusahaan, keprotokolan, pengelolaan kegiatan yang terkait dengan layanan umum lainnya serta pemeliharaan pedoman kesekretariatan di tingkat wilayah.

b. Tanggung jawab Utama

1. Mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum di perusahaan.

2. Mengevaluasi kegiatan surat-menyurat dan laporan-laporan kegiatan unit kerja.

(24)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

3. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Tata Laksana Surat dan kearsipan.

4. Mengevaluasi administrasi SPPD pekerja.

5. Mengevaluasi penyelesaian sertifikat tanah, PBB, sewa-sewa dan tagihan-tagihan.

6. Mengevaluasi kegiatan penyediaan akomodasi, transportasi, dan BBM.

7. Mengevaluasi kegiatan pengendalian dan pemeliharaan HBB dan Inventaris kantor.

8. Mengevaluasi pelaksanaan keprotokolan.

9. Mengevaluasi proses pemeliharaan sarana dan prasarana kantor lainnya.

10. Mengevaluasi pengelolaan keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja non jaringan.

5. Off. III/ Spec. II Kesekretariatan a. Tujuan/ Fungsi Jabatan

Pelaksanaan analisa kegiatan di bidang administrasi dan kesekretariatan serta pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang administrasi umum dalam rangka pengendalian sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, pengelolaan pelayanan jasa akomodasi dan transportasi, pengelolaan kegiatan keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja non jaringan di perusahaan,

(25)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

keprotokolan, pengelolaan kegiatan yang terkait dengan layanan umum lainnya serta pemeliharaan pedoman kesekretariatan di tingkat wilayah. b. Tanggung jawab Utama

1. Menganalisa persiapan data untuk penyusunan konsep rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum.

2. Menganalisa pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat masuk/ keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya.

3. Menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

4. Menganalisa pelaksanaan pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip.

5. Menganalisa pelaksanaan administrasi penyelesaian tagihan pengiriman surat/ dokumen, surat kabar dan jaminan.

6. Menganalisa pelaksanaan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di perusahaan.

B. Pengertian dan Peranan Sekretaris dalam Perusahaan

Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Tugas-tugas pimpinan sering terganggu karena kurang memperhatikan hal-hal bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat situasi dan kondisi perusahaan.

(26)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Untuk itu agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang yang menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu oleh seseorang yang disebut sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi yang tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Begitu pentingnya peran seorang sekretaris dalam membantu keberhasilan pimpinannya dalam perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya suatu perusahaan yang tidak memiliki seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan kewalahan dalam mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam membantu dan melaksanakan tugas-tugas pimpinan.

1. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu “Secretum” yang artinya “Rahasia”, atau dari bahasa Medieval Latin yakni “Secretaries” (Secretarium) yang berarti “Pejabat Pemegang Rahasia” sedangkan dalam bahasa Prancis disebut “Secretarie” yang artinya “Rahasia”. Jadi seseorang yang bisa dipercaya, seseorang yang dapat menyimpan rahasia.(Prajudi Atmosudirjo, 1998: 63).

Berdasarkan asal kata sekretaris maka dapat diuraikan bahwa sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang bersifat rahasia, menyimpan serta memelihara surat yang bersifat rahasia. Di mana fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan memperlancar tugas-tugas pimpinan.

Untuk lebih jelas mengenai definisi sekretaris, di bawah ini disajikan beberapa pendapat menurut para ahli sebagai berikut:

(27)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

1. Menurut H. W. Fowler and F. G. Fowler (Sutarto, 1997: 3)

“Sekretaris: 1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.”

2. Menurut Louis C. Nanassy and William Selden (Sutarto, 1997: 4)

“Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.”

3. Menurut Webster’s New Words Dictionary (Sutarto, 1997: 5)

“Sekretaris: 1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas tulis lainnya, untuk organisasi atau perseorangan.

2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.

(28)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya (Eti Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4), yang terdiri dari tiga aspek yaitu:

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab: a. Sekretaris Organisasi

Yaitu seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi.

Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan dan cita-cita organisasi secara keseluruhan.

Contoh: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan, dan lain-lain.

b. Sekretaris Pribadi

(29)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

1. Sekretaris Pribadi (Private / Personal secretary)

Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai/ staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat di kantor yang terpisah dari rumah tinggal orang yang mempekerjakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya.

Contoh: sekretaris pribadi seorang bintang film, seorang tokoh masayarakat, seorang penulis novel, dan lain-lain.

2. Sekretaris Pimpinan

Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang mengangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang dibantunya dan bertanggung jawab kepadanya.

Contoh: sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur, dan lain-lain. Karena membantu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sebagai sekretaris pribadi.

(30)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja: a. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaannya maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar. Karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam kerjanya juga masih diberikan tugas yang terbatas. Tugas sekretaris junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar, dan sebagainya.

b. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karena itu, sekretaris senior juga dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan baik.

Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi (dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan) beserta segala urusannya atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya (dalam hal sekretaris pribadi pimpinan).

(31)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

a. Sekretaris Bidang

Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikiran atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris dalam bidang tertentu.

2. Peranan Sekretaris

Menurut kamus umum Bahasa Indonesia peranan adalah bagian dari tugas utama yang dilaksanakan. Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri yang ada dan keadaan hidup yang dihadapinya. (Agus M. Hardjana, 1998: 19)

Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.

Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung mencakup kegiatan produksi, dengan membuat produk yang hendak disampaikan kepada masyarakat, distribusi dengan memasarkan produk, dan

(32)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

pembiayaan dengan mendapatkan modal, membiayai produksi dan distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi perusahaan.

Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain-lain.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka entah pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung (supportive). Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.

Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan, antara lain sebagai berikut:

a. Pusat Informasi.

Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh: mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut:

(33)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.

2. Peran Teknis

Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

3. Peran pendukung

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.

b. Penerima telepon

Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.

c. Perantara atau Penghubung

Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara antara pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya anatara pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperlukan komunikasi

(34)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

yang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.

Pada PT. Perusahaan Gas Negara sekretaris menjabat sebagai Officer III/ Specialist II Kesekretariatan dan sebagai Administrator Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung jawabnya antara lain:

1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum.

2. Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat masuk/ keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya.

3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

4. Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip.

5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan pengiriman surat/ dokumen, surat kabar dan jamuan.

6. Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di perusahaan.

Selain itu sekretaris di satuan/ unit kerja Kesekretariatan pada PT. PGN juga memiliki peranan lain yaitu sebagai pusat informasi, penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin

(35)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

C. Syarat – Syarat Sekretaris dalam Perusahaan

Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang baik.

Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara mengatasinya dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan oleh pimpinan pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan dalam pedoman tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus diketahui.

Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam bidangnya.

Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum dapat seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri.

(36)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Syarat jabatan sekretaris adalah suatu keharusan tentang beberapa ketentuan yang diperlukan atau harus dipenuhi, agar sekretaris dapat melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya dengan baik. (Sedarmayanti, 1997: 138)

Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.

2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan dan lain-lain.

3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan umum adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya (kultur) dan peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti percakapan (konversasi) orang-orang intelektual modern. Misalnya:

- Organisasi dan manajemen perusahaan. - Masalah niaga, dan lain-lain

4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahasa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. 5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat-sifat yang harus dimiliki

oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain-lain.

(37)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, menerima telapon, dan membuat agenda pertemuan kantor atau perusahaan.

Sebelum seseorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus mempunyai cukup pengalaman dan pengetahuan dalam berbagai pekerjaan dan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di bagian korespondensi dan lain-lain. Semuanya sangat diperlukan untuk membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses. ( Prajudi Atmosudirjo, 1998: 78 )

Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 macam (Ignatius Wursanto, 2006: 22) yaitu:

1. Syarat-syarat Umum

Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.

a. Sikap Kepribadian

Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan:

1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang

(38)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

diperlukan anatara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.

2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.

3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan perbendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.

4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk bergaul dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apa pun.

5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Oleh karena itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon pelamar/ pegawai.

6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun serta harus berpenampilan baik.

b. Sikap dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat-pejabat lain dari luar perusahaan) yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki

(39)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain: 1) Sopan dan ramah

2) Dapat dipercaya 3) Dapat bekerjasama 4) Setia

5) Cepat dan rajin 6) Penuh perhatian 7) Baik hati

8) Bijaksana 9) Penuh inisiatif 10) Objektif

c. Kecakapan Pribadi

Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti diuraikan di atas, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:

1. Panjang akal; hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan bagaimana pun di bawah tekanan pihak mana pun harus selalu dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.

2. Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.

(40)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.

5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat mana pun.

6. Loyalitas kepada perusahaan/ instansi yang bersangkutan.

2. Syarat-syarat Khusus

Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 kompetensi yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu:

1) Kemampuan menangani telepon 2) Kemampuan menangani tamu 3) Kemampuan mengelola kas kecil

4) Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor 5) Kemampuan menangani dikte

6) Kemampuan mengatur pertemuan/ rapat 7) Kemampuan mengatur perjalanan dinas 8) Kemampuan mengelola dokumen 9) Kemampuan menangani telepon

10) Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan

Adapun persyaratan / spesifikasi jabatan sekretaris (Officer III/ Specialist II Kesekretariatan) pada PT. PGN SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut adalah:

(41)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman: • S1 / S2 (fresh graduate).

• D3, dengan pengalaman minimal 5 tahun di fungsi yang relevan. • D2 / D1, dengan pengalaman minimal 7 tahun di fungsi yang relevan. • SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5 tahun di fungsi yang relevan. 2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan:

• Tata Laksana Surat dan Kearsipan. • Keprotokolan.

• Kesekretariatan. • Etika Komunikasi. • Statistik.

D. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan ekstern dan lingkungan intern. Adapun yang termasuk dalam lingkungan ekstern adalah: mitra perusahaan, tamu, keluarga pimpinan. Sedangkan yang termasuk lingkungan intern adalah: pimpinan, rekan kerja, dan semua yang ada dalam perusahaan tempat sekretaris bekerja.

Dalam menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional dalam bekerja dan berprilaku dan memberikan kesan yang baik tentang perusahaan tempat ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapkan pula hal tersebut dapat meningkatkan hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.

(42)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering berhubungan dengan pimpinan. Dengan demikian sekretaris mempunyai hubungan kerja yang lebih dekat dengan pimpinan dibandingkan dengan pegawai lain. Hal inilah yang sering membuat para pegawai lainnya ada yang merasa iri hati terlebih lagi apabila sekretaris diberi fasilitas lebih dan gaji yang lebih tinggi daripada pegawai lainnya.

Ada beberapa tipe rekan kerja sekretaris yang terdapat dalam suatu perusahaan (Ana Lyse R., 1993: 77):

- Rekan yang selalu bersikap sinis

- Rekan yang terang-terangan bersikap memusuhi - Rekan yang tidak acuh kepada kita

- Rekan yang terlalu ramah

- Rekan yang kedudukannya lebih tinggi atau lebih rendah dari kita

Cara untuk meningkatkan hubungan sekretaris dengan lingkungan kerja: 1. Tunjukkan penghargaan terhadap orang lain. Berkomunikasilah secara langsung

dan hindari gosip. 2. Dapat menerima kritik. 3. Terbuka terhadap saran.

4. Susun rapat dengan departemen secara teratur. 5. Bersiaplah untuk berbagi bidang kerja.

6. Bersikaplah profesional dalam berbicara dan bersikap. 7. Berpakaian rapi dan sopan.

8. Berpikirlah sebelum bicara.

(43)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

10.Perlakukan orang lain sebagai pribadi dan hindari prasangka.

Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara dalam menghadapi lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan hubungan baik. Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan yang baik dengan rekan-rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan tugas-tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya dapat diselesaikan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha, hal ini tercermin misalnya ketika sekretaris menerima relasi atau mitra usaha sebagai tamu di perusahaan.

E. Tugas – Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pejabat pimpinan yang meliputi surat-surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal rapat, menyusun acara sehari-hari pimpinan, dan sebagainya.

Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa masalah.

(44)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

1. Tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instrukusi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya. Tugas rutin meliputi:

- Menyusun/ membuat surat (korespondensi) - Menata arsip

- Mengurus dan mengendalikan surat

- Menerima dan melayani tamu serta bertamu - Menerima dan melayani telepon serta menelepon - Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

- Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain

2. Tugas Khusus

Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Tugas khusus meliputi:

- Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat - Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

- Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi luar - Membuat agenda kegiatan pimpinan

(45)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

3. Tugas Kreatif

Yaitu tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan:

a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku di tempat kerja dan berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.

b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap kurang dan perlu disempunakan.

c. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan hanya menyangkut diri dan kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk menyempurnakan.

d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/ pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi, apakah dapat dilaksanakan atau tidak.

Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi: - Membuat perencanaan kerja

- Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil - Pemantapan kepribadian

(46)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

- Pengembangan diri sekretaris

- Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris.

- Memahami peraturan / keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain-lain. Sedangkan tugas-tugas sekretaris pada PT. PGN meliputi:

1. Tugas Rutin

Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

Tugas rutin sekretaris pada PT. PGN mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, menerima dan mengirim surat, menerima telepon, mengirim faximile, menyusun acara kegiatan pimpinan, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, serta menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh perusahaan yang bersangkutan.

2. Tugas Khusus (Tugas Pelaksanaan Instruksi)

Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada seketaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

(47)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Tugas khusus sekretaris pada PT. PGN antara lain adalah mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan, mengatur perjalanan dinas pimpinan, mengatur korespondensi pribadi atau rahasia, membuat atau mnyelenggarakan perjanjian pimpinan dan mencatatnya, mencari dan memilih souvenir untuk para relasi, menyiapkan agenda rapat dan membuat notulen rapat, dan sebagainya.

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris pada PT. PGN melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

Tugas-tugas kreatif ini misalnya:

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, faximile, telepon, ataupun melalui Internet.

b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.

(48)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

c. Membuat tabel atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang diperlukan.

(49)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

ANALISA DAN EVALUASI

Berdasarkan uraian teoritis yang telah dikemukakan pada bab terdahulu maka penulis akan melakukan analisa dan evaluasi mengenai peranan sekretaris yang diterapkan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk adalah sebagai berikut:

A. Peranan Sekretaris dalam Perusahaan

Peranan sekretaris dalam membantu tugas-tugas pimpinan itu sangat penting, karena tanpa seorang sekretaris, pimpinan akan sulit melakukan pekerjaannya dengan baik. Peranan sekretaris pada perusahaan ini adalah peran sekretaris sebagai pemberi informasi, sebagai penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung.

Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang baik dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik, sehingga dapat memberikan pengaruh yang positif pada status dan performance PT. Perusahaan Gas Negara untuk jangka panjang.

Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris menerima informasi yang disampaikan melalui telepon dengan baik serta menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut sesuai dengan aslinya tanpa menambah atau mengurangi informasi tersebut, maka ini akan memberi keuntungan pada perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus dapat

(50)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak mengecewakan pihak yang bersangkutan.

Tetapi terkadang sekretaris menganggap pesan atau informasi yang diterima dari telepon itu bisa diingat. Padahal karena banyaknya pekerjaan terkadang sekretaris lupa akan pesan atau pun informasi yang diterima dari telepon, karena itu sekretaris harus selalu mencatat hal-hal yang dianggap penting agar tidak menyebabkan kerugian pada perusahaan.

Peran sekretaris sebagai perantara atau penghubung erat kaitannya dengan komunikasi. Komunikasi yang baik dan sopan yang dilakukan oleh seorang sekretaris akan membawa keuntungan bagi perusahaannya, hal tersebut akan menciptakan suatu keadaan dan situasi yang baik diantara pimpinan dan karyawannya sehingga dapat menciptakan komunikasi yang lancar. Oleh karena itu sekretaris harus menguasai teknik berkomunikasi yang baik dan sopan agar tidak terjadi kesalahpahaman komunikasi antara pimpinan dan karyawan.

Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya tergantung dari kinerja seorang sekretaris itu sendiri. Sekretaris mempunyai peranan yang sangat penting terhadap kelancaran dan kemajuan perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Oleh karena itu, sekretaris harus memiliki kinerja yang baik.

Kinerja dalam menjalankan fungsinya tidak berdiri sendiri, tapi berhubungan dengan kepuasan kerja dan tingkat imbalan, dipengaruhi oleh keterampilan, kemampuan dan sifat-sifat individu. Dengan demikian, kinerja

(51)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

sekretaris pada dasarnya ditentukan oleh tiga hal yaitu kemampuan, keinginan, dan lingkungan.

Tanpa mengetahui ketiga faktor ini kinerja yang baik tidak akan tercapai. Dengan kata lain, kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan.

Jika seorang sekretaris sudah mempunyai kinerja yang baik, maka hal tersebut dapat memperbaiki kualitas hasil kerja dan hubungan kerja di perusahaan sehingga kinerja perusahaan juga akan meningkat.

B. Syarat-syarat Sekretaris

Sebelum seseorang menjadi sekretaris yang profesional, terlebih dahulu ia harus mengetahui syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Ini dilakukan agar dapat menciptakan seorang sekretaris yang handal dan terampil sehingga tugas-tugasnya pada PT. Perusahaan Gas Negara dapat terselesaikan dengan baik.

Sejauh ini syarat-syarat seorang sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah sesuai dengan teori yang telah dibahas sebelumnya hanya saja perlu ditambahkan adanya kemampuan teknis dan keterampilan untuk melakukan pekerjaan.

Walaupun demikian kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat seorang sekretaris yang baik sebab seorang sekretaris yang baik, handal, dan profesional itu tidak dapat dinilai dari sikap lahiriah dan keterampilan saja namun semuanya harus didukung disipilin kerja yang tinggi dan penulis melihat bahwa sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah cukup memenuhi hal tersebut.

(52)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Sebagai seorang kepercayaan pimpinan yang memiliki hubungan yang dekat dengan pimpinan, sekretaris sering mengundang iri hati dari rekan-rekan kerjanya. Terlebih adanya anggapan bahwa tugas seorang sekretaris mudah dan tidak memerlukan keahlian khusus. Pendapat ini tentu saja tidak benar, oleh karena itu sekretaris harus mampu bersikap arif dan bijaksana dalam mengkaji hal tersebut.

Dalam hubungan kerja, baik dengan lingkungan dalam perusahaan maupun dengan lingkungan luar perusahaan, loyalitas dan rasa humor adalah sikap yang harus dikembangkan namun jangan sampai berlebihan. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan maupun dengan rekan kerjanya. Hal ini terlihat ketika penulis mengadakan penelitian ini.

Dengan adanya hubungan kerja yang baik tersebut sekretaris selalu berusaha agar peranannya dapat terlaksana dengan baik, sehingga tugas-tugas yang dilaksanakan dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

D. Tugas-tugas Sekretaris

Tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah tugas seorang sekretaris pimpinan. Sekretaris pimpinan memiliki fungsi sebagai

(53)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

pembantu pimpinan dalam pekerjaan detail pimpinan. Tugas seorang pimpinan, dalam bidang apa pun, sangat kompleks sehingga sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.

Pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yang berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Dengan demikian, hal-hal yang menyangkut kepentingan pribadi di luar kedinasan bukan merupakan tugas dan tanggung jawab sekretaris pimpinan. Mengingat tugas-tugas yang dijalankan oleh sekretaris pimpinan selalu berkaitan dengan tugas pekerjaan pimpinan, maka sekretaris pimpinan kadang juga disebut dengan istilah sekretaris pribadi.

Penulis melihat bahwa tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah dilaksanakan dengan baik, ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Misalnya menghadiri rapat-rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan rapat-rapat dan lain-lain. Dalam tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.

(54)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi gas bumi yang menyalurkan gas bumi dengan jaringan pipa untuk keperluan bahan bakar di sektor rumah tangga, komersial dan industri. Struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara, khususnya pada SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut merupakan struktur organisasi garis dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal serta hubungan antara bagian secara horizontal.

2. Sekretaris pada perusahaan ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai atau pun sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaan peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya itu dengan baik sehingga dapat

(55)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.

3. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan memenuhi syarat-syarat tersebut, sekretaris dapat menjadi seorang yang handal dan terampil dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

4. Sekretaris pada perusahaan ini memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan maupun dengan rekan kerjanya. Sekretaris selalu berusaha menjaga hubungan tersebut dengan baik, salah satunya dengan tetap memelihara komunikasi yang lancar terhadap orang di dalam atau pun di luar perusahaan. Hubungan kerja yang baik dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

5. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada perusahaan ini sudah berjalan dengan baik, hal ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Pelaksanaan tugas-tugas tersebut meliputi tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pelaksanaan kerja sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah sebagai berikut:

1. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan lagi untuk masa yang akan datang.

(56)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

2. Seorang sekretaris harus dapat menambah pengetahuan dan kemampuan berbahasa asing yang bermanfaat dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak. 3. Sekretaris harus mengetahui kedudukannya, sehingga seorang sekretaris dapat

menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan agar citra sebagai seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta tetap dapat menjaga rahasia perusahaan demi kebaikan bersama.

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirjo, Prajudi. 1998. Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Hardjana, M. Agus. 1998. Sekretaris: Kedudukan, Tata Kerja dan Kepribadiannya. Yogyakarta: Kanisius.

Hasan, M. Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Lyse R., Ana. 1993. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Mathis, Robert L.. John H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Salemba 4.

Nazir, Moh.. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Madju. Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

(57)

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

(58)

Lampiran GAMBAR 1

STRUKTUR ORGANISASI

SBU DISTRIBUSI WILAYAH III SUMATERA UTARA

GENERAL MANAGER AUDITOR MANAGER TEKNIK ASSISTANT MANAGER PERENCANAAN ASSISTANT MANAGER KONTRUKSI ASSISTANT MANAGER OPERASI ASSISTANT MANAGER PEMASARAN MANAGER OPERASI & PEMASARAN KELOMPOK FUNGSIONAL HUKUM & HUMAS ASSISTANT MANAGER KEUANGAN ASSISTANT MANAGER ADMINISTRASI SENIOR SPV PENDANAAN SENIOR SPV ADMINISTRASI PENGEMBANGAN USAHA SENIOR SPV AKUNTANSI DAN ANGGARAN SENIOR SPV PENGADAAN DAN PERSEDIAAN SENIOR EXECUTIVE MANAGER DISTRIK MEDAN

(59)

Lampiran GAMBAR 2

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN KESEKRETARIATAN

ASSISTANT MANAGER SDM DAN ADM

SENIOR SUPERVISOR KETENAGAKERJAAN SENIOR

SUPERVISOR PENGEMBANGAN SDM

SENIOR SUPERVISOR ADMINISTRASI UMUM

OFF.III/SPEC.II KESEKRETARIATAN