Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, Medan

TUGAS AKHIR

PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO) TBK

MEDAN

OLEH

WINDA ASLIYAH 122103135

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat ALLAH SWT yang telah memberikan rahmat dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, Medan". Adapun penulisan ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar di Program Studi DIII-Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Selama penulisan laporan ini berlangsung, penulis sadar bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera

Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Riki Yazwardi selaku Pendamping riset di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk.

6. Ibu Wulan selaku Sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk.

7. Ayahanda dan Ibunda yang tercinta Kasmin dan Mesnah, yang tersayang

abangda, kakanda dan adik-adikku yang paling kusayangi. Terima kasih banyak atas dukungan kalian baik materi, spirit, nasehat dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Sahabat-sahabat khususnya Grup C DIII Kesekretariatan penulis yang ada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan semangat dan dorongan dalam membantu menyelesaikan 9. Sahabat-sahabat satu kost penghuni Green Kost Gang Akbid Dewi Maya

yang selalu membantu dan memberikan semagat untuk memgerjakan Tugas Akhir ini.

Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk menyempurnakan isi Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang berkeperluan dan yang membaca.

Medan, Juli 2015 Penulis

Winda Asliyah 122103135

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Metode Penelitian ... 5

F. Jadwal Kegiatan... 7

G. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 9

A. Sejarah Singkat PT. PGN(persero) Tbk ... 9

B. Nilai Budaya Perusahaan ... 11

C. Kegiatan Usaha Perusahaan ... 14

D. Visi dan Misi ... 16

E. Struktur Organisasi ... 17

F. Uraian Teoritis... 21

BAB III PEMBAHASAN ... 28

A. Pengertian Sekretaris ... 28

C. Syarat-syarat Sekretaris ... 37

D. Tugas-tugas Sekretaris... 41

E. Sekretaris dan Lingkungan Kerja ... 46

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49

A. Kesimpulan ... 49

B. Saran ... 50

No. Judul Halaman Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 7

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Keseluruhan PT. Perusahaan Gas Negara

(persero) Tbk SBU Distribusi III Sumatera Utara ... 19 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kesekretariatan ... 20

No. Judul Halaman 1. Surat Permohonan Riset di Perusahaan ... 52 2. Surat Persetujuan Izin Riset di Perusahaan... 53

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat. Dalam pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal pengaturan kegiatan perusahaan sehingga perusahaan dapat maju dan berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris.

Menurut Drs. The Liang Gie (2009: 25) Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang penjabat penting atau suatu organisasi.

Menurut Saiman (2002: 24) pengertian arti kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis, jadi sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya :

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior.

3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan,

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.

Adapun Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut : 1. Peranan sekretaris terhadap atasan :

a. Merupakan perantara saluran komunikasi serta membina hubungan yang

baik antara pimpinan dengan orang-orang yang ingin berhubungan atau sebaliknya.

b. Sebagai sumber informasi serta menyediakan bahan dan data yang

diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya dalam fungsi manajerialnya.

c. Sekretaris menjembatani pemberian pemerintah atau keinginan atasan

atau pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas baik secara lisan maupun tulisan.

d. Sekretaris dapat memberikan konstribusi pemikiran serta ide-ide kepada pimpinan melalui saran-saranya.

e. Sekretaris merupakan wujud atau cermin dari citra perusahaan maupun

pimpinan baik terhadap bawahan maupun eksternal perusahaan sehingga sekretaris merupakan penunjang dalam keberhasilan pimpinan dalam perusahaan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

a. Sekretaris memiliki peran dalam pemberian motivasi kerja kepada

pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik sesuai yang diharapkan

3

b. Menentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan, seperti

mengenai penentuan penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuannya secara adil dan sesuai.

c. Sekretaris dapat memberikan kepuasan dan kebanggaan bagi pegawai

bawahan dalam pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaannya dengan baik. d. Sekretaris dapat menampung serta menerima setiap saran,kritik, maupun

ide-ide dari bawahan atas berbagai masalah bagi kelangsungan pencapaian tujuan perusahaan. Hal tersebut nantinya akan disampaikan kepada pimpinan atau atasanya.

e. Sekretaris mampu mengadakan pendekatan juga pemahaman serta

komunikasi lebih dekat dengan bawahan. Hal itu dilakukan untuk lebih mengoptimalkan juga mengerahkan kemampuan pegawai bawahan serta kehendak pegawai bawahan baik terhadap pelaksanaan tugas maupun peraturan perusahaan.

f. Sekretaris dapat bertindak sebagai komunikator atau penghubung

bawahan atas ketidaksesuaian atas perintah maupun kebijakan pimpinan maupun perusahaan.

Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai sekretaris pimpinan yang fungsi jabatanya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di bidang Administrasi dan Kesekretariatan seperti : menganalisa pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat masuk/keluar dan laporan-laporan serta pendistribusian, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, serta menganalisa pelaksanaa kegiatan keprotokolan di lingkungan PT. Perusahaan Gas Negara.

Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.

Menurut robert L.mathis dan John H.Jakson (2002 : 78) Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorng secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau krieria yag telah disepakati bersama.kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan.

Agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.

Mengigat akan pentingnya hal ini, maka penulis tertarik memilih untuk memilih judul :

“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk, MEDAN

B. Rumusan Masalah

Mengingat bahwa sekretaris itu adalah suatu peranan yang sangat penting dalam perusahaan seperti yang disebutkan di atas. Adapun masalah yang di pilih penulis dalam paper ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, Medan?”

5

Dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh mengenai peranan sekretaris pada perusahaan dalam usaha melaksanakan tugasnya untuk membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian atau pembahasan ini adalah :

1. Untuk melihat secara langsung hubungan teori kesekretariatan diperoleh

penulis selama kuliahdan terhadap praktek yang dilakukan seorang sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk dalam melaksanakan tugasnya. 2. Untuk dapat mengetahui peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan

3. Untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mendukung pencapian tujuan

perusahaan.

D. Manfaat penelitian

1. Dengan melakukan suatu penelitian akan menambah wawasan dalam bidang

kesekretariatan

2. Dapat memberikan masukan bagi perusahaan tentang bagaimana perilaku

seorang sekretaris terhadap kinerja perusahaan.

3. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris untuk lebih meningkatkan

pengetahuan tentang tugas-tugasnya.

E. Metode Penelitian Lokasi penelitian

PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU Distribusi Wilayah III Jl. Imam Bonjol No. 15 D Medan 20112

Dengan paper ini penulis menggunakan metodologi penelitian dengan cara sebagai berikut :

1. Sumber Data

a. Data primer

Penulis dapat mengadakan penelitian berusaha memperoleh data yang diperoleh dari data yang sudah tersedia di perusahaan dimana penulis riset.

b. Data sekunder

Data yang diperoleh atau yang dikumpulkan oleh orang yang melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data ini biasanya diperoleh dari perpustakaan atau dari laporan-laporan peneliti terdahulu.

2. Teknik Pengumpulan Data

a. Interview

Yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang berwenng yang memberikan dalam memberikan data yang berkaitan dengan masalah-masalah penulis ajukan

b. Studi Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memanfaatkan studi perpustakaan yang diperoleh dari referensi tertulis, artikel, buku, untuk masalah-masalah yang dibahas.

3. Metode Analisis

Metode ini mempunyai pilihan untuk digunakan dalam penelitian antara lain: a. Metode Deskriptif

Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas

7

peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari peneliti deskriptif ini adalah untuk membuat deskriptf, gambaran secara sistematis, aktual dan akurat mengenai fakta- fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki ( Nazir, 2003:54)

b. Metode Deduktif

Metode deduktif adalah bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus yang berlaku umum diperusahaan berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran.

F. Jadwal Kegiatan

Tabel jadwal kegiatan di lihat sebagai berikut Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN April Mei Juni

IV I II III IV I II

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan

Sumber : Penulis (2015)

Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan judul, pengumpulan data dan penulisan Tugas Akhir.

G. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika pembahasan Tugas Akhir ini, terdiri dari empat bab dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, Metode penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penelitian.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk tempat mahasiswa melakukan magang/praktek kerja lapangan, sejarah singkat PT. Perusahaan Gas Negara, kegiatan usaha, struktur organisasi, dan uraian teoritis.

BAB III : PEMBAHASAN

Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, dan manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah dilakukan oleh penulis serta akan berisi saran-saran yang akan didapatkan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk

PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk atau ssering disebut PGN dengan kode transaksi Perdagangan Bursa Efek Indonesia “PGAS” Perusahaan berasal dari perusahaan swasta Belanda yang bernama Firma L.J.N. Eindhoven & Co. Gravenhage pada tahun 1859. Kemudian pada tahun 1950, pada saat diambil alih oleh Pemerintah Belanda, Perusahaan diberi nama NV. Netherland Indische Gaz Maatschapij (NV.NIGM). Pada tahun 1958, saat diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia nama Perusahaan diganti, menjadi BPU – PLN pada tahun 1961.

Kemudian pada tanggal 13 Mei 1965 berdasarkan Peraturan Pemerintah No.19/1965, Perusahaan ditetapkan sebagai perusahaan Negara dan dikenal sebagai Perusahaan Gas Negara (PGN). Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintah No.27 Tahun 1984, perseroan berubah status hukumnya Perusahaan Negara (PN) menjadi perusahaan umum (perum). Setelah itu,status Perusahaan diubah dari Perum menjadi Perusahaan Terbatas yang dimiliki oleh Negara berdasarkan Peraturan Pemerintah No.37 tahun 1994 dan Akta Pendirian Perusahaan No.486 tanggal 30 Mei 1996 yang diaktakan oleh notaries Adam Kasdarmaji SH. Seiring dengan perubahan status perseroan berubah menjadi perusahaan terbuka, anggaran dasar perusahaan diubah dengan Akta Notaris No.5 Fathiah Helmi SH tanggal 13 November 2003, yang diantara lain berisi tentang perubahan struktur permodalan. Perubahan ini telah disahkan oleh Mentri

Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam surat keputusan No C-26467 HT.01.04 Th 2003 tanggal 4 November 2003, dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia dengan No. 94 Tambahan No. 11769 tanggal 24 November 2003.

Pada tanggal 5 Desember 2003, Perusahaan memperoleh pernyataan efektif dari Badan Pegawas Pasar Modal untuk melakukan penawaran umum saham perdana kepada masyarakat sebanyak 1.296.296.000 saham. Yang terdiri dari 475.309.000 saham dari investasi saham Pemerintah Republik Indonesia, pemengang saham perseroan dan 820.987.000 saham baru.

Sejak itu nama resmi Perusahaan menjadi PT.Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk. Saham Perusahaan telah dicatatkan di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada tanggal 15 Desember 2003 dengan kode transaksi perdagangan “PGAS”.

PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. ini menempati posisi ke-1915 dari 2000 perusahaan terbaik di dunia dan menempati posisi ke-8 terbesar di Indonesia.PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Distrik Medan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi/penyaluran gas alam sebagai bahan bakar,baik untuk Konsumen Industri,Komersil maupun Rumah Tangga.

Perusahaan ini mendistribusikan gas alamnya melalui jaringan pipa gas. Perusahaan ini mengembangkan tugas sebagai pelaksanaan pendistribusian gas bumi dengan meningkatkan kemampuannya secara instusional sesuai dengan peraturan pemerintah,PP No.27 Tahun 1984.

11

B. Nilai Budaya Perusahaan (PGN)

PGN telah menerapkan budaya perusahaan dengan asas “ProCISE”.

PGN memiliki komitmen yang kuat guna mendorong keberhasilan implementasi budaya perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan

“ProCISE” sebagai asas budaya perusahaan yang menjadi paduan berperilaku bagi instan PGN dalam kehidupan sehari-hari. ProCISE terdiri dari lima nilai, yaitu :

1. Professionalisme (Profesionalisme) 1.1. Kompeten di Bidangnya. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. memberikan hasil kerja terbaik dengan didukung kompetensi yang memadai.

b. Senantiasa meningkatkan kompetensi diri sesuai tuntutan pekerjaan. c. Berani menyampaikan gagasan/pandangan konstruktif sesuai dengan

bidang keahlian yang saya miliki. 1.2. Bertanggung Jawab.

Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Selalu bekerja tuntas serta bertanggung jawab atas tindakan yang saya ambil.

b. Berani mengambil keputusan sesuai tanggung jawab dan wewenang

yang diberikan.

2. Penyempurnaan Terus Menerus/Continuous Improvement 2.1. Kreatif dan Inovatif.

Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Mampu mengantisipasi adanya peluang dan perubahan lingkungan usaha.

b. Mampu mengidentifikasi dan mengembangkan peluang penyempurnaan guna mengoptimalkan proses kerja yang lebih efektif dan efisien.

c. Senantiasa berupaya mencari terobosan-terobosan baru yang bernilai tambah.

2.2. Adaptif Terhadap Perubahan. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Mampu melihat manfaat perubahan baik bagi diri sendiri, unit kerja dan perusahaan.

b. Berkomitmen untuk beradaptasi terhadap perubahan.

c. Berinisiatif untuk melaksanakan perubahan yang memiliki nilai tambah.

3. Integritas / Integrity

3.1. Jujur, Terbuka dan Berpikir Positif. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Selalu berkata dan bertindak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya (sesungguhnya).

b. Selalu mengutamakan kepentingan perusahaan dan tidak melakukan hal-hal yang dapat mengakibatkan benturan kepentingan.

13

c. Selalu terbuka terhadap masukan, pendapat dan kritik. 3.2. Disiplin dan Konsisten.

Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Selalu mematuhi kebijakan, sistem, prosedur dan ketentuan lainnya yang berlaku.

b. Teguh dalam memegang prinsip sesuai dengan kaidah dan norma yang berlaku.

c. Selalu melaksanakan komitmen yang sudah disepakati. 4. Keselamatan Kerja / Safety

4.1. Mengutamakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Selalu mematuhi ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja.

b. Senantiasa memelihara seluruh sumber daya perusahaan dalam rangka menjaga kelangsungan usaha perusahaan, keselamatan dan kesehatan kerja.

c. Mengambil tindakan preventif untuk memastikan tingkat keselamatan dan kesehatan kerja.

4.2. Peduli Lingkungan Sosial dan Alam. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Peka dan peduli terhadap situasi dan kondisi perubahan lingkungan b. Selalu berperan aktif dan berkontribusi terhadap perbaikan lingkungan

5. Pelayanan Prima / Excellent Service

5.1. Mengutamakan Kepuasan Pelanggan. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Memahami betul kebutuhan dan harapan pelanggan. b. Selalu melayani dengan tulus, ramah dan santun.

c. Selalu memberikan pelayanan terbaik bahkan melampaui harapan pelanggan.

5.3. Proaktif dan Cepat Tanggap. Setiap Insan PGN berperilaku :

a. Selalu proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik pelanggan dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan.

b. Selalu cepat tanggap dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Sumber :

C. Kegiatan Usaha Perusahaan

Sebagai penyedia Utama Gas Bumi, PGN memiliki dua bidang usaha yaitu distribusi (penjualan) dan transmisi (transportasi) gas bumi melaui jaringan pipa yang tersebar di seluruh wilayah usaha. Usaha distribusi meliputi kegiatan pembelian gas bumi dari pemasok dan penjualan gas bumi melalui jaringan pipa distribusi ke pelanggan rumah tangga, komersial dan industri. Sedangkan usaha transmisi merupakan kegiatan pengangkutan (transportasi) gas bumi melaui jaringan pipa transmisi dari sumber-sumber gas ke pengguna industri.

a. Kegiatan Usaha Distribusi

PGN mendistribusikan produk gas bumi melalui jaringan pipa

15

sebesar 81% dari total pendapatan yang diperoleh pada tahun 2004. PGN merupakan pelaku utama dalam kegiatan usaha distribusi gas di Indonesia dengan pangsa pasar sebesar 94%. Jaringan layanan mencakup delapan kota utama di Indonesia yaitu Jakarta, Bogor, Cirebon, Palembang, Surabaya, Medan, Batam dan Pekan Baru yang didukung oleh jaringan pipa distribusi sepanjang 3.097 km dengan kapasitas sebesar 831 MMSCFD. Pasokan Gas dan Kontrak pembelian sebelum diberlakukan UU Migas No. 22/2001, PGN memperoleh pasokan gas bumi terutama dari Pertamina DOH Cirebon dan BP Muara Karang untuk memenuhi kebutuhan pasar gas bumi diwilayah distribusi Jawa Bagian Barat. Sedangkan untuk wilayah distribusi Jawa Bagian Timur memperoleh pasokan gas bumi dari EMP Kangean dan Lapindo Brantas, untuk wilayah distribusi Sumatera Bagian Utara memperoleh pasokan gas bumi dari Pertamina DOH Pangkalan Brandan. Setelah diberlakukan UU Migas No. 22/2001, PGN memperoleh pasokan gas bumi secara langsung dari produsen gas bumi secara langsung dari produsen gas bumi antara lain Pertamina, BP Indonesia, Lapindo Brantas, Conoco Phillips. Kontrak pembelian gas bersifat jangka panjang antara 10 tahun sampai dengan 20 tahun. Perjanjian pembelian gas bumi jangka panjang dimaksudkan untuk mendapatkan jaminan pasokan gas bumi secara lebih pasti secara lebih pasti agar kualitas pelayanan perusahaan kepada pelanggan dapat terpenuhi dengan lebih baik. Dalam rangka penetrasi pasar ke wilayah yang menjadi target perusahaan, maka daerah layanan pasar dibagi menjadi tiga wilayah distribusi, sebagai berikut :

1. SBU Distribusi Wilayah I, mencakup area Sumatera Selatan,

2. SBU Distribusi Wilayah II, mencakup area Jawa Timur.

3. SBU Distribusi Wilayah III Sumatera Utara, Riau (Pekanbaru), dan

Kepulauan Riau (Batam). b. Kegiatan Usaha Transmisi

Kegiatan usaha transmisi meliputi transportasi gas bumi dari

lapangan gas milik produsen melalui jaringan pipa transmisi bertekanan tinggi kestasiun penyerahan pembeli. Dalam kapasitasnya sebagai pengangkut gas bumi dari produsen ke konsumen , PGN memperoleh pendapatan jasa transportasi (Toll Free). Khusus untuk melayani PLN Panaran (Batam), selain mendapat jasa transpostasi, perusahaan bertindak sebagai penjual gas bumi.

PGN mengoperasikan jaringan pipa transmisi panjang 1.074 km

dengan kapasitas sebesar 887 MMSCFD dan tingkat utilisasi sebesar 54 %. Kapasitas ini mewakili sekitar 47% pangsa pasar kegiatan usaha transmisi di Indonesia. Jangkuan layanan transmisi PGN meliputi ruas Grissik-Duri dan Grissik-Singapura dilakukan oleh anak peusahaan PGN yaitu Transportasi Gas Indonesia (Transgasindo).

D. Visi Dan Misi PGN

Untuk menghadapikompetisi usaha dimasa depan, PGN telah menerapkan visi dan misi perusahaan. Berikut ini visi dam misi PGN :

Visi

17

Misi

Meningkatkan nilai tambah Perusahaan bagi stakeholder melalui:

1. Penguatan bisnis inti di bidang transportasi, niaga gas bumi dan

pengembangannya.

2. Pengembangan usaha pengolahan gas.

3. Pengembangan usaha jasa operasi, pemeliharan dan keteknikan yang

berkaitan dengan industri migas.

4. Profitisasi sumber daya dan aset perusahaan dengan mengembangkan

usaha lainnya.

E. Struktur Organisasi

Pembuatan struktur organisasi dalam perusahaan mulak harus dilakukan oleh pemimpin perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpah tindih (over lapping). Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada dalam perusahaan dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah dan kepada siapa seseorang bertanggung jawab.

Dengan adanya struktur organsasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi yang efektif di antara unit-unit maupun bagian-bagian dalam organisasi. Oleh karena itu, struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.

Struktur Organisasi Perusahaan Gas Negara merupakan struktur organisasi garis dan staff, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertical serta hubungan antar bagian secara horizontal. Pengatur dan pelaksana

pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

21

F. Uraian Teoritis

Adapum uraian teoritis, khususnya pada unit kerja Administrasi dan Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

1. Assistant Manager Sumber Daya Manusia dan Administrasi

1.1 Tujuan Jabatan

Pengelolaan kegiatan di bidang Sumber Daya Manusia dan Administrasi dalam rangka pengawasan dan pengendalian proses pembinaan dan pengembangan Sumber Daya Manusi, Administrasi ketenagakerjaan dan Hubungan Industrial, Kesekretariatan, serts layanan umum di perusahaan.

1.2 Tanggung Jawab Utama

a. Mengkoordinir penyusunan rencana kerja dan anggaran bidang

Sumber Daya Manusia dan Administrasi.

b. Menyetujui perhitungan dan administrasi pajak penghasilan.

c. Memonitor pelaksanaan surat-menyurat dan laporan-laporan

kegiatan unit kerja di perusahaan.

d. Memonitor pelaksanaan Tata Laksana Surat dan Kearsipan. e. Memonitoring pelaksanaan uraian jabatan dan mengelola usulan

penyempurnaan uraian jabatan

f. Mengkoordinir kegiatan perencanaan kebutuhan tenaga kerja

serta pengwasan kegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.

g. Memonitoring proses pendidikan dan metoring sisiwa calon

pekerja di perusahaan

i. Mengelola usulan penilaian pekerja dan perubahan upah dasar ( pindah golongan )

j. Mengkoordinir dan mengevaluasi usulan rotasi, mutasi, dan

promosi

2. Senior Suvervisor Pengembangan SDM

2.1 Tujuan Jabatan

Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang pengembangan SDM dalam rangka pengendalian organisasi dan tata laksana, perencanaan, pengadaan, pembinaan dan pengembangan pegawai, pengelolaan sasaran kerja individu dan sistem penilaian kerja pegawai, pelaksanaan pendidikan dan latihan serta pemeliharaan sistem informasi kepegawaian. 2.2 tanggung Jawab Utama

a. mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang

pengembangan SDM.

b. Mengevaluasi kegiatan penyempurnaan uraian jabatan.

c. Mengevaluasi kegiatan perencanaan kebutuhan rencana

kerja serta pengawasankegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.

d. Mengealuasi kegiatan pendidikan dan metoring siswa calon pekerja sampai dengan menjadi pekerja.

e. Mengkoordinir pmbuatan SKI serta rapat konsolidasi PKP.

f. Mengevaluasi usulan rotasi, mutasi dan promosi i

23

g. Mengevaluasi penyusunan potential mapping.

h. Mengevaluasi pemberian reward dan punishment serta

melakukan konsuling terhadap pekerja bermasalah dan memonitoring terhadap pekerja berprestasi.

i. Mengevaluasi penyusunan analisa BAP kompentensi dan

training need pegawai.

j. Mengevaluasi dan mengkoordinir penaganan keluhan

pekerja dan kegiatan survey kepuasan kerja.

k. Mengevaluasi kegiatan SDM distrik dan laporan statistik

pegawai.

l. Mengevaluasi pemeliharaan data Sistem Informasi

Kepegawaian ( SIMPEG ).

m. Mengevaluasi pelaksanaan pendidikan dan latihan serta

penyusunan evaluasi. 3. Senior Supervisor Ketenagakerjaan

a. Tujuan Jabatan

Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang ketenagakerjaan dalam rangka pengendalian peraturan perusahaan, pelaksanaan masalah ketenagakerjaan ( hubungan industrial ), pelaksanaan sistem renumerasi, pelayanan kesejahteraan dan kesehatan pegawai, administrasi penggajian, pengurusan Jamsostek dan asuransi, pelayanan pensiun, fasilitas jabatan, serta pelayanan administrasi pensiun.

b. Tanggung Jawab Utama

a. mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang

ketenagakerjaan di perusahaan.

b. Mengevaluasi perhitungan dan administrasi pajak

penghasilan ( PPH 21 ).

c. Mengevaluasi kegiatan penaganan kontrak kerja PKWT

dan RKWT.

d. Mengevaluasi administrasi penilaian pekerja dan perubahan upah dasar ( pindah golongan ).

e. Mengevaluasi perhitungan peningkatan/ penurunan imbal

jasa bagi pekerja yang menerima reward/ punishment. f. Mengevaluasi administrasi perhitungan penggajian, bonus,

THR, TAMB Kesejahteraan pegawai di perusahaan.

g. Mengevaluasi ( verifikasi ) perhitungan pembayaran biaya kesehatan, apotik dan jaminan rumah sakit.

h. Monitoring perhitungan hari cuti, cuti tahunandan cuti

tambahan pegawai.

i. Monitoring administrasi data-data Jamsostek.

j. Mengevaluasi kegiatan penyelesaian permasalahan

hubungan industrial.

4. Senior Supervisor Administrasi Umum

4.1 Tujuan Jabatan

Pelaksanaa analisa dan evaluasi kegiatan di bidang administrasi umum dalam rangka pengendalian sistem

25

kearsipan dan pemeliharaan arsip, pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, pengelolaan kegiatan keamanan dan K3 ( Keselamatan, dan Kesehatan Kerja ) non jaringan di perusahaan keprotokolan, pengelolaankegiatan yang terkait dengan layanan umum lainya serta pemeliharaan pedoman kesekretariatan di tingkat wilayah.

4.2 Tanggung Jawab Utama

a. Mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang

administrasi umum di perusahaan.

b. Mengevaluasi kegiatan surat-menyurat dan laporan-laporan kegiatan unit kerja.

c. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Tata Laksana Surat dan kearsipan.

d. Mengevaluasi administrasi SPPD pekerja.

e. Mengevaluasi penyelesaian sertifikat tanah, PBB,

sewa-sewa dan tagihan-tagihan.

f. Mengevaluasi kegiatan penyediaan akomodasi, transportasi, dan BBM.

g. Mengevaluasi kegiatan pengendalian dan pemeliharaan

HBB dan Inventaris kantor.

h. Mengevaluasi pelaksanaan keprotokolan.

i. Mengevaluasi proses pemeliharaan sarana dan prasarana

j. Mengevaluasi pengelolaan keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja non jaringan.

5. Off. III/ Spec. II Kesekretariatan 5.1 Tujuan Jabatan

Pelaksanaan analisa kegiatan di bidang administrasi dan kesekretariatan serta pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang administrasi umum dalam rangka pengendalian sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, pemeliharaan saranadan prasarana kantor, pengelolaan pelayanan jasa akomodasi dan trasportasi, pengelolaan kegiatan keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja non jaringan di peruahaan, keprotokolan, pengelolaan kegiatan yang terkait dengan layanan umum lainnya serta pemeliharaan pedoman kesekretariatan di tingkat wilayah.

5.2 Tanggung Jawab Utama

a. Menganalisa persiapan data untuk penyusunan konsep

rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum. b. Menganalisa pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat

masuk/ keluar dan laporan laporan serta pendistribusiannya.

c. Menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat

dan Kearsipan.

d. Menganalisa pelaksanaan pengelolaan sistem kearsipan

27

e. Menganalisa pelaksanaan administrasi penyelesaian

tagihan pengiriman surat/ dokomen, surat kabar dan jaminan.

f. Menganalisa pelaksanan kegiatan keprotokolan untuk

A. Pengertian Sekretaris

Dengan bertambah luas dan banyaknya tugas seorang pimpinan saat ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang dapat diandalkan dan mampu melaksanakan tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui situasi dan kondisi perusahaannya, serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas. Untuk menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok pimpinan.

Menurtut Nurasih dan Rahayu ( 2014 : 11 ) istilah sekretaris berasal dari bahasa latin, yakni secretum yang berarti rahasia dan secretarium, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data yang rahasia. Maka sekretaris ialah seseorang yang dipercaya untuk menyimpan data rahasia atau pegawai yang bertugas menagani hal yang bersifat rahasia.

Untuk lebih jelas mengenai defenisi sekretaris, di bawah ini disajikan oleh beberapa pendapat menurut para ahli sebagai berikut :

a. Menurut Nanassy and Salden ( 2011:2 )

Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seseorang stenonographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat.,

surat-29

surat.seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

b. Menurut Wursanto ( 2006 : 1 )

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

c. Menurut Braum dan Remon ( 2002 : 24 )

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibanya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban linya berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.

Dari beberapa definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sekretaris adalah pembantu pimpinan atau orang yang bertanggung jawab menyiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhungungan dengan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menalankan perusahaannya dengan lancar.

Ratnawati dan Sunarto ( 2006 : 4 ) Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya, yang terdiri dari tiga aspek yaitu :

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab : a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu.

Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan,melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi.

Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan intruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manager, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi menejemen demi tercapainya tujun dan cita-cita organisasi secara keseluruhan.

Contoh : Sekrtaris Jenderal, Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan. a. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi terdiri dua macam, yaitu :

1. Sekretaris pribdai (private / personal secretary )

Sekretaris pribadi (private/personal secrtary) adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menanggani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat di kantor yang terpisah tinggal orang yang mempekerjakannya, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya. Sekretaris pribadi bukan karyawan atau staff perusahaan atau yayasan, tetapi tenaga orang yang mempekerjakan dan menggajinya.

Contoh : Sekretaris pribadi seorang penggarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.

2. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorng pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, di angkat dan digaji oleh organisasi

31

atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang menggangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang dibantunya dan bertanggung jawab kepadanya.

Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur.

membantu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sebagai sekretaris pribadi.

2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja : a. Sekretaris Yunior

sekretaris yunior berasal dari kata juvenis yang berarti muda. Yunior berarti lebih muda. Kata yuniorditambahkan pada kata sekretaris untuk menunjukkan bahwa sekretaris itu lebih muda dalam masa kerja, pengalaman, dan mungkin kemampuan kerjanya dibandingkan dengan sekretaris yang senior, yang lebih tua.

Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belom lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup pengetahuan tentang seluk-beluk kesekretarisan. Sekretaris yunior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas. Karena keterbatasan mata, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris yunior dalam pekerjaanya masih diberi bimbingan dan di serahi tugas yang terbatas.

Misalnya : menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengangenda surat masuk dan keluar.

b. Sekretaris senior

Kata senior dari kata latin senexyang berarti tua. Kata senior yang berarti tua. Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karena itu, sekretari senior juga dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan baik.

Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi ( dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan) beserta segala urusannya tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya ( dalam hal sekretaris pimpinan ).

3. Berdasarkan Spesialisasi

a. Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan

mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bisang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikiran atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris dalam bidang tertntu.

B. Pengertian Peranan Sekretaris

Peranan berasal dari kata peran. Peran memiliki makna yaitu seperangkat tingkat diharapkan yang dimiliki oleh yang berkedudukan di masyarakat. Dalam

33

kamus bahasa indonesia peranan adalah bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan.

Menurut Poerwandarminta dalam saiman (2002 : 37) peranan adalah suatu yang menjadi bagian atau yang memengang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.

Menurut usman (2001 : 4) peranan adalah terciptanya serangkaian tingkah laku yang saling berkaitan dalam suatu situasi tertentu serta berhubungan dengan kemajuan perubahan tingkah laku.

Menurut penulis peranan adalah suatu tindakan yang dilakukan dalam organisasi baik secara individu maupun bersama-sama yang dapat menimbulkan peristiwa.

Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri dan keadaan hidup berbeda-beda. Peran yang dipegangnya berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan tempat dimana dia bekerja. Dalam setiap lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.

Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi,distribusi dan pembiayaan.

Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personlia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain-lain.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka entah pimpinan itu

ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua. Peran sekretaris adalah peran pendukung (supportive). Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.

Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan, antara lain sebagai berikut :

a. Pusat Informasi

Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri.

Contoh : Mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pemasaran.

Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut : 1. Peran Strategi

Peran strategi adalah peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.

2. Peran Ternis

Peran teknis adalah peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktifitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

35

3. Peran Pendukung

Peran pendukung adalah peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.

b. Penerima Telepon

Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik. c. Perantara atau Penghubung

Adalah bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai lainnya atau sebaliknya antara pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperlukan komunikasiyang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.

Adapun peranan sekretaris di PT.Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk : Yaitu peranan sekretaris dalam membantu tugas-tugas pimpinan, karena tanpa seorang sekretaris pimpinan akan kesulitan atau kewalahan dalam melakukan pekerjaanny. Peranan sekretaris sebagai pusat informasi, penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, dan sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawabnya. Peranan sekretaris pada PT. Perusahaan

Gas Negara (persero) Tbk adalah peran sekretaris sebagai pemberi informasi, sebagai penerima telepon, dan sebagai perantara dan penghubung.

Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Pekerjaan sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan dengan jelas akan sangat membantu pimpinan untuk menjalankan tugasnya dengan baik, karena akan memberikan pengaruh yang positif.

Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris menerima informasi yang disampaikan memalui telepon sekretaris harus dapat menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak mengecewakan pihak yang bersangkutan. Oleh karena itu, sekretaris harus selalu mencatat hal-hal yang dianggap penting agar tidak merugikan perusahaan atau orang lain.

Peran sekretaris sebagai perantara atu penghubung sama dengan bagaimana cara sekretaris berkomunikasi, karena komunikasi yang baik dan sopan yang dilakukan oleh sekretaris akan berpengaruh oleh perusahaan. Maka sekretaris harus menguasai teknik dalam berkomunikasi agar tidak ada kesalahan dalam memberi informas antara pimpinan dengan pegawai.

Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahan karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang ditetapakan tergantung dari kinerja sekretaris.sekretaris mempunyai peranan yang sangat peting terhadap kelancaran dan kemajuan perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus memiliki kinerja yang baik. Kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Jika sekretaris mempunyai kinerja yang baik, maka dapat memperbaiki kualitas hasil kerja di perusahaan sehingga kinerja perusahaan juga dapat meningkat.

37

C. Syarat-syarat Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan dengan sebaik-baiknya. Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempanya bekerja.

Syarat yang dimiliki sekretaris adalah syarat kemampuan kerja, Sekretaris yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri

Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris yaitu :

1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA)

ditambah pendidikan sekretaris.

2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya terampil dalam

mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan-laporan dan sebagainya

3. Menguasain bahasa indonesia yang baik dan benar, bahasa inggris dan bahasa asing lainyya.

4. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris.

5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari Sedangkan syarat menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :

1. Syarat-syarat Umum

Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, tingkah laku, dan kecakapan pribadi.

a. Sikap Kepribadian

Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan :

1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi

berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.

2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain

dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.

3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan

perbendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.

4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk bergaul dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apa pun.

5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu

membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Oleh karena itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon pelamar/pegawai.

6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu

menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun serta harus berpenampilan baik.

39

b. Sikap dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat-pejabat lain dari luar perusahaan) yang berhubungan dengan pimmpinannya. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain:

1) Sopan dan ramah

2) Dapat dipercaya

3) Dapat bekerjasama

4) Setia

5) Cepat dan rajin 6) Penuh perhatian 7) Baik hati

8) Bijaksana 9) Penuh inisiatif 10) Objektif

c. Kecakapan Pribadi

Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti diuraikan di atas, juga diterima untuk memiliki suatu kecakapan pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:

1. Panjang akal; hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan

bagaimana pun di bawah tekanan pihak mana pun harus selalu dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.

2. Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.

3. Inisiatif; prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari

atasan.

4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.

5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat

mana pun.

6. Loyalitas kepada perusahaan/instansi yang bersangkutan. 2. Syarat-syarat Khusus

Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 kompetensi yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu:

1) Kemampuan menangani telepon

2) Kemampuan menangani tamu

3) Kemampuan mengelola kas kecil

4) Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor

5) Kemampuan menangani dikte

6) Kemampuan mengatur pertemuan/rapat

7) Kemampuan mengatur perjalanan dinas

8) Kemampuan mengelola dokumen

9) Kemampuan menangani telepon

41

Syarat-syarat seorang sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah sesuai dengan teori yang telah dibahas hanya saja perlu ditambahkan adanya kemampuan teknis dan keterampilan untuk menjalankan pekerjaanya. Walaupun demikian kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat seorang sekretaris yang baik sebab seorang sekretaris yang baik, handal, dan profesional itu tidak dapat dinilai dari sikap dan keterampilan sajanamun semuanya harus didukung disiplin kerja yang tinggi.

Disini penulis melihat bahwa sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah cukup memenuhi kriteria.

D. Tugas-Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimoan rahasian. Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seerti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal rapat, menyusun acara sehari-hari pimpinan, dan sebagainya.

Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa masalah.

Adapun tugas-tugas sekretaris adalah:

1. Tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.

Tugas rutin meliputi:

a. Menyusun/membuat surat (korespondensi)

b. Menata arsip

c. Mengurus dan mengendalikan surat

d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu

e. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan f. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain

2. Tugas Khusus

Adalah tugas yang dilakukan tidak setiap hari oleh sekretaris, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud tugas disini yaitu pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi, akan tetapi harus dilakukan dengan baik.

Tugas khusus sebagai berikut :

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat

b. Menyiapkan perjalanan dinas

c. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi luar

d. Membuat agenda kegiatan pimpinan

43

3. Tugas Kreatif

Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan:

a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku di tempat kerja dan

berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.

b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap

kurang dan perlu disempurnakan.

c. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut diri dan kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk menyempurnakan.

d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/

pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi apakah dapat dilaksanakan atau tidak.

Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:

a. Membuat perencanaan kerja

b. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil

c. Pemantapan kepribadian

d. Efisiensi kerja

f. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

g. Memahami peraturan/ keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan

lain-lain.

Adapun tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah seorang sekretaris pimpinan. Sekretaris pimpinan yang memiliki fungsi sebagai pembantu pimpinan dalam pekerjaan detail pimpinan. Tugas seorang sekretaris dalam bidang apapun , sangat kompleks sehingga harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.

Pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yanf berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Mengigat tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris pimpinan selalu berkaitan dengan tugas pekerjaan pimpinan.

Tugas-tugas sekretaris di PT.Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, meliputi :

1. Tugas Rutin

Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan di perusahaan.

Tugas-tugas rutin di PT. Perusahaan Gas Negara mencakup :

a. Surat-menyurat baik internal maupun eksternal (surat masuk/surat

keluar)

b. Merekap reimbursmen obat dan tagihan telepon pegawai

c. Menerima telepon internal atau eksternal yang berhubungan dengan

45

d. Menulis notulen

e. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipannya

f. Mengatur perjalanan dinas pegawai ( form perjalanan dinas dan

penyelesaian perjalanan dinas) 2. Tugas khusus

Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan.

Tugas khusus sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara meliputi : a. Melayani segala kebutuhan pimpinan

b. Mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan c. Mengatur perjalanan dinas pimpinan

d. Mengatur korespondensi pribadi atau rahasia

e. Membuat atau menyelenggaarakan perjanjian pimpinan dan

mencatatnya

f. Mencari dan memilih souveniruntuk para relasi 3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan dengan inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretarisnya itu sendiri, perlu atau tidak perlunya dikerjakan guna untuk membantu pimpinan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik memalui surat, faximile, telepon, ataupun melalui internet.

b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering brkunjung untuk

keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu ruti dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang tidak pelu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak pelu melakukannya.

c. Membuat tabel dan grafik tentang hasil (produksi, pemasaran)

sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang diperlukan.

Penulis melihat bahwa tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah dilaksanakan dengan baik, ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Misalnya menghadiri rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan rapat. Dalam tugas-tugas yang dilakukan oleh secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.

E. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan ekstern dan lingkungan intern.

Adapun dalam lingkungan ekstern sebagai berikut 1. Mitra perusahaan

47

2. Tamu

3. Keluarga pmpinan

Sedangkan lingkungan intern sebagai berikut 1. Pimpinan

2. Rekan kerja atau pun semua yang ada di perusahaan

Menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional dalam bekerja dan berperilaku dan memberikan kesan yang baik tentang perusahaan tempat ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapakan pula hal tersebut dapat meningkatkan hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.

Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris yang mempunyai hubungan kerja yang lebih dekat dengan pimpinan dibandingkan dengan pegawai lainnya ada yang merasa iri hati terlebih lagi apabila sekretaris diberi fasilitas yang lebih dan gaji yang lebih tinggi dari pada pegawailainnya.

Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan maupun rekan kerja yang lain. Dengan adanya rekan kerja yang baik tersebut sekretaris selalu berusaha agar peranannya agar terlaksana dengan baik, sehingga tugas-tugas yang dilaksanakan dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yangakhirnya juga mendukung tercapaiya tujuan perusahaan.

Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara dalam menghadapi lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan hubungan baik, menyesuaikan dengan rekan kerja, tau bagaimana karakter dari masing-masing, dan cara menghadapi para rekan kerjanya yang memiliki sikap

yang sinis. Sehingga walaupun ada masalah dapat diselesaikan dengan baik dan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha, hal ini tecermin misalnya ketika sekretaris menerima relasi atau mitra usaha sebagai tamu diperusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan. Adapun kesimpulan yang penulis dapat kemukakan adalah :

1. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, mempunyai

peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi,penerima telepon dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai ataupun sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaa peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan kewajibanya itu dengan baik sehingga dapat memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.

2. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang

baik dengan pimpinan maupun engan rekan kerjanya. Sekretaris selalu berusaha menjaga hubungan tersebut dengan baik, salah satunya dengan tetap memelihara komunikasi yang lancar terhadap orang di dalam atau pun diluar perusahaan. Hubungan kerja yang baik dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

3. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah berjalan dengan baik, hal ini terlibat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis beriksn untuk lebih mempelancar pelaksanaan kerja sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan

lagi untuk masa yang akan datang.

2. Seorang sekretaris harus dapat menambah pengetahuan dan kemampuan

dalam berbaha asing yang bermanfaat dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak.

3. Seorang sekretaris harus mengetahui kedudukanya, sehingga seorang

sekretaris dapat menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan agar citra seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta tetap dapat menjaga rahasia perusahaan demi kebaikan barsama.

51

DAFTAR PUSTAKA

Mathis, Robert L. John H Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Salemba 4.

Nazir. 2005. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Nurasih, Lina. 2014. Manejemen Sekertaris itu gampang Otodidak. Jakarta: Dunia cerdas

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006, Sekertaris Profesional. Yogyakarta: AMUS Saiman. 2002. Manejen sekertaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modren. Yogyakarta: Nur Cahaya

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompotensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi

yang sinis. Sehingga walaupun ada masalah dapat diselesaikan dengan baik dan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha, hal ini tecermin misalnya ketika sekretaris menerima relasi atau mitra usaha sebagai tamu diperusahaan.

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan. Adapun kesimpulan yang penulis dapat kemukakan adalah :

1. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi,penerima telepon dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai ataupun sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaa peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan kewajibanya itu dengan baik sehingga dapat memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.

2. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan maupun engan rekan kerjanya. Sekretaris selalu berusaha menjaga hubungan tersebut dengan baik, salah satunya dengan tetap memelihara komunikasi yang lancar terhadap orang di dalam atau pun diluar perusahaan. Hubungan kerja yang baik dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

3. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah berjalan dengan baik, hal ini terlibat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis beriksn untuk lebih mempelancar pelaksanaan kerja sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan lagi untuk masa yang akan datang.

2. Seorang sekretaris harus dapat menambah pengetahuan dan kemampuan dalam berbaha asing yang bermanfaat dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak.

3. Seorang sekretaris harus mengetahui kedudukanya, sehingga seorang sekretaris dapat menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan agar citra seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta tetap dapat menjaga rahasia perusahaan demi kebaikan barsama.

DAFTAR PUSTAKA

Mathis, Robert L. John H Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Salemba 4.

Nazir. 2005. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Nurasih, Lina. 2014. Manejemen Sekertaris itu gampang Otodidak. Jakarta: Dunia cerdas

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006, Sekertaris Profesional. Yogyakarta: AMUS Saiman. 2002. Manejen sekertaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modren. Yogyakarta: Nur Cahaya

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompotensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi