Pentingnya Keahlian Korespondensi Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENTINGNYA KEAHLIAN KORESPONDENSI BAGI SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh : DIAN MONICA

082103017

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : DIAN MONICA

NIM : 082103017

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENTINGNYA KEAHLIAN

BAGI SEORANG SKRETARIS PADA BAGIAN

SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2010 Menyetujui

Pembimbing,

(Doli Mhd Jafar Dalimunthe, SE, Msi) NIP.19830119 200604 1 001

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DIAN MONICA

NIM : 082103017

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENTINGNYA KEAHLIAN

KORESPONDENSI

BAGI SEORANG SKRETARIS PADA BAGIAN

SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal Desember 2010 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP.19620513 199203 2 001

(DR.Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

NIP. 19550810 198303 1 004 (Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Jesus Kristus yang telah memberikan berkat dan karuniaNya kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa, maupun dari segi ilmiah. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.

Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan dukungan moral, spiritual, nasehat, serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

1. Orang tua penulis Drs.Thomas Gunawan dan Marsilah yang telah bersusah payah membina, membiayai, dan telah membesarkan serta mendidik penulis sejak kecil hingga sekarang. Serta selalu memberikan perhatian dan doa tiada henti kepada penulis dengan tulus dan ikhlas. Sehingga dapat menyelesaikan perkuliahan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

i

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Doli Mhd.Jafar Dalimunthe, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Dra. Pepty Aniar, selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Kedua adik penulis Jessica Krisan dan Destri Muktia Carolin serta buat Mas Aldo yang telah memberikan semangat, doa, dan perhatian yang tiada henti-hentinya kepada penulis.

9. Kepada teman-teman Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008 yang telah memberikan keindahan pada masa perkuliahan penulis.

10.Teman-teman magang Group III Tami, Tika, Sheila, Yosie yang telah memberikan motivasi selama magang dan kerjasamanya selama magang. 11.Sahabat saya Leo yang telah membantu dan memberikan motivasi dan

Semoga Tuhan membalas segala kebaikan yang telah penulis terima selama ini. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Medan , Desember 2010 Penulis

Dian Monica

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR TABEL ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penulisan ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Penelitian ... 5

F. Sistematika Penelitian ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 15

D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini... 18

F. Rencana Kegiatan ... 19

BAB III PEMBAHASAN ... 20

A. Pengertian Surat ... 20

B. Fungsi Surat ... 20

C. Jenis Surat ... 21

D. Bentuk Surat ... 22

E. Bagian Surat ... 23

F. Pentingnya Keahlian Korespondensi ... 26

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU………... 12

Gambar 2.2 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU...23

Gambar 3.1 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU... 29

Gambar 3.2 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU... 30

v

DAFTAR TABEL

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses

penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.

Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Menurut Soedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dengan sarana dengan komunikasi lainnya, kelebihan tersebut kerena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain

1

secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone,

telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan

internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi

maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau

korespondensi .

Suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus

mendapatkan perhatian yang sungguh. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu oraganisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini

antara lain menangani surat masuk mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya.

Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat , mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan.

Surat yang dikordinasi / dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan , penulis melihat dan mengamati bahwa betapa pentingnya keahlian dalam korespondensi. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memililh judul “Pentingnya Keahlian Korespondensi

Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Pembahasan dipermudah agar tidak menyimpang dari materi, maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu

“Pentingnya Keahlian Korespondensi Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

C. Tujuan Peneliltian

Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui pentingnya korespondensi bagi seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai pentingnya keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek..

2. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan mengenai pentingnya keahlian korespondensi di masa yang akan datang.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Sebagai bahan referensi mengenai pentingnya keahlian korespondensi dalam suatu instansi.

E. Jadwal Penelitian

Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III IV

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Keterangan :

Persiapan tugas akhir dimulai dari tanggal 12 Oktober 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Penulis melakukan pengumpulan data yang akan dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan Oktober 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin

data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. Setelah melakukan pengumpulan data, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk dalam bentuk Tugas Akhir.

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal survei dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan sejarah perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan..

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan mengenai pentingnya keahlian korespondensi.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara . Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I

7

No.64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utarat tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, Program Pendidikan Strata-1 dan Program D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b.Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN

4. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu .

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pendoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE,M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs.Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,M.Si Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi IntraDepartemen Ketua Lab/ Studio/ bengkel Kepala Sub Bagian

Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof.Dr.Ade FatmaLubis, MAFIS,MBA,Ak Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si

Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak Prof.Dr Ramli,MS

Prof.Dr.Paham Ginting,MS Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec Prof.Dr.Rismayanni, MS

Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi.Ak Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE Drs.Raja Bongsu Hutagalung,MSi,Ak Drs.Murni Daulay, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec

Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis,SE.M.SocSc

Manajemen

Ketua : Prof.Dr.Ritha Dalimunthe,SE,MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA

Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi

Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Sekretaris : Iskandar Muda,SE,MSi

Kesekretariatan

Ketua : Dr.Endang Sulistya Rini,SE,MSi

Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE

Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE

Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE,MSi

Kasub.Akademik : Fepty Aniar,SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,MEc

Unit Pelayanan Komputer

Kepala : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak

Staf : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Syafrizal Helmy, SE, M.Si

C. Job Description 1. Dekan

Tugas dari Dekan adalah :

a) Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b) Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas

c) Bertanggung jawab kepada Rektor

d) Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e) Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji f) Mendisposisi surat-surat masuk

g) Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

2. Sekretaris Dekan

Adapun tugas dari Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a) Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda b) Membuat / menulis nmor surat keluar

c) Menjadwal kegiatan Dekan

d) Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

e) Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan f) Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses dekan g) Mengarsip surat masuk dan surat keluar

h) Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain i) Mengetik surat keluar

j) Menerima telepon k) Menerima fax

l) Memproses program dekan dan tim

m) Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja dekan, sekretaris dan ruang rapat dekan.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa

pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: 1. Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengadaan Penelitian dan 3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya, mampu menghasilkan kinerja yang bermutu dan berkualitas juga dapat menjadi sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan

loyalitas untuk mewujudkannya. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.

Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

4. Wisuda Mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Surat

Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat. Menurut Sedarmayanti (2001:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Menurut Moekijat (2008:142), surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan) Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain .

B. Fungsi surat

Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. Sebagai wakil atau duta orang / organisasi

2. Sebagai alat bukti yang otentik

3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi

5. Sarana memperpendek jarak

6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi

C. Jenis Surat

Menurut Soedarmayanti, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis , yaitu : 1. Menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum

, nota, dan surat pengantar.

2. Menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran dan surat pesanan.

3. Menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima : surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5. Menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.

6. Menurut urgency penyelesaiannya : surat sangat segera, surat segera dan surat biasa.

7. Menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.

Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok yaitu :

a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat

pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab.

c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam

d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.

e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

D. Bentuk Surat

Menurut Bratawidjaja, Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru (new official style).

Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.

E. Bagian Surat

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Kop surat

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545

Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

1) Nama organisasi 2) Alamat lengkap

3) Lambang/logo 4) Nomor telepon

b. Tanggal surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor surat

Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009

d. Lampiran

Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran:

Lamp : Satu lembar

Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik

Kode unit kerja Fakultas

Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi

Kode perihal Sumber Daya Manusia Tahun pembuatan surat

e. Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.

f.. Salam Pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “.

g.. Isi Surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.

h. Salam penutup

Surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.

i. Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.

j. Tembusan

Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai).

F. Pentingnya Keahlian Korespondensi

Suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat – menyurat. Maka dari itu, pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang sungguh, karena keahlian dalam berkorespondensi itu sangatlah penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Mengingat pentingnya keahlian dalam korespondensi, maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat.

Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris dalam mencapai suatu tujuan organisasi.

1. Penanganan Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal), dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali.

Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan

surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap. Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah, yaitu :

1. Penerimaan surat 2. Penyortiran surat 3. Pembukuan surat 4. Pencatatan surat 5. Pemrosesan surat 6. Pengarahan surat masuk

Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil,

cutter, lem, stabilo, stempel tangga l, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.

Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.

Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :

Gambar 3.1

Gambar Lembar Disposisi

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI

Tgl Terima: No. Kendali :

Penting Tanggal Surat :

Rahasia No.Surat :

Segera Hal (Kode) :

Biasa/Rutin

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

1. Mohon pertimbangan

DISPOSISI

2. Mohon pendapat

3. Mohon keputusan

4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakaan

7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian

9. Siapkan laporan 10. Untuk diproses 11. Edarkan 12. TIK/gandakan 13. File

14. Siapkan konsep 15. Umumkan

16. ……….

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 dan dapat dilihat juga keterangan bagian-bagian kartu kendali :

Gambar 3.2

Gambar Kartu Kendali

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI MEDAN

KENDALI:

PENGELOLA:

__________________________________________________________________

Kode: Tgl.Surat : Tanggal :

No.Surat : No.U.B.B :

Asal surat :

Lampiran : Hal :

Catatan :

Tgl. Penerimaan _____________ Paraf

_____________ Keterangan bagian-bagian kartu kendali:

1. Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat

2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap

bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat

3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari

penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku

5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau dikirim

6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat

7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/mana surat dikirim

8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam

lampiran yang ada

9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat

10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau

ditunjuk silang bila diperlukan.

11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di

tata usaha pengolah.

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU, surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah. Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu :

1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke bagian Sekretariat Dekan.

2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.

3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. kemudian surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat, tembusan.

4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam

blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses)

untuk diserahkan kepada Dekan.

5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk.

6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris 7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.

Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.

8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian

pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.

9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan, surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pengirim : Pembantu Rektor I Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010 Hal : Undangan

2. Pengirim : LPTQN

Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010

Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU

Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala

karenakan penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancar dan tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.

2. Penanganan Surat Keluar

Surat keluar merupakan sarana komunikasi didalam perusahaan atau dari perusahaan lain. Yang dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada yang dituju tercapai.

Kecepatan tersebut sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari pembuatan kosep surat sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan pengurusan surat keluar dapat tercapai. Pengelolaan

surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, surat biasa. Pengelolaan 3 (tiga) macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama. Pengelolaan surat-surat keluar dicatat pada buku ekspedisi dan buku agenda pada kolom surat keluar. Pada dasarnya penanganan surat keluar dibagi menjadi 6 (enam) langkah yaitu:

1. Pembuatan konsep 2. Pengetikan/koreksi 3. Penandatanganan 4. Penomoran 5. Penggandaan 6. Pengiriman

Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8 (delapan) tahap, yaitu :

1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat tersebut.

2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi dan direvisi.

3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk

block style.

4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.

5. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Dekan.

6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.

8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan USU, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra USU. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan USU menggunakan jasa kurir pengiriman surat.

Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010 Hal : Undangan

2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009 Hal : Pembukaan Program Studi

Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memprosesnya hingga akhirnya dibalas atau didistribusikan/diarahkan ke bagian lain.

Pemrosesan surat harus menunggu kesedian Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan, penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggung jawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

3. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar, dan pengiriman surat .

B.Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Sebaiknya Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan keahlian dalam korespondensi.

2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda

(fotocopy).

39

3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat

Keluar. Erlangga, Jakarta

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju. Pane, Muhamad. 1998. Jurnal Ekonomi. Fakultas Ekonomi USU.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta. Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat

Keluar. Erlangga, Jakarta

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju. Pane, Muhamad. 1998. Jurnal Ekonomi. Fakultas Ekonomi USU.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta. Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran, Mandar Maju, Bandung

Soedarmayanti, 2003 Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung

Suprapto, 2004.Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Indah Surabaya, Surabaya.

Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi.

Jurnal Manajemen Volume 7 Nomor 1. Tahun 2007. Bandung

2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009 Hal : Pembukaan Program Studi

Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memprosesnya hingga akhirnya dibalas atau didistribusikan/diarahkan ke bagian lain.

Pemrosesan surat harus menunggu kesedian Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan, penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Fakultas Ekonomi USU adalah salah satu instansi pemerintah yang di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri Dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggung jawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

3. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar, dan pengiriman surat .

B.Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Sebaiknya Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan keahlian dalam korespondensi.

2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda (fotocopy).

3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju. Pane, Muhamad. 1998. Jurnal Ekonomi. Fakultas Ekonomi USU.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta. Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

3. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju. Pane, Muhamad. 1998. Jurnal Ekonomi. Fakultas Ekonomi USU.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta. Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Soedarmayanti, 2003 Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung

Suprapto, 2004.Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Indah Surabaya, Surabaya.

Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi.

Jurnal Manajemen Volume 7 Nomor 1. Tahun 2007. Bandung