Pelaksanaan Korespondensi Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN KORESPONDENSI BAGI SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

DESSY F SAMOSIR 102103086

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DESSY F SAMOSIR

NIM : 102103086

JUDUL :PELAKSANAAN KORESPODENSI BAGI

SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Tanggal : Juli 2013 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003

Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM)

Tanggal : Juli 2013 DEKAN

(

NIP. 19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DESSY F SAMOSIR

NIM : 102103086

JUDUL :PELAKSANAAN KORESPODENSI BAGI SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Medan, Juli 2013

Menyetujui Pembimbing

(Inneke Qamariah, SE, MSi NIP. 19830720 200604 2 003

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan berkat dan karuniaNya kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidaklah sempurna, karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif dari semua pihak guna menjadikan Tugas Akhir ini lebih baik lagi. Selama mengikuti perkuliahan hingga penulisan Tugas Akhir ini penulis telah banyak mendapat arahan, bimbingan, dan juga kritikan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M,Sc(CTM),Sp.A(K)

selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, Msi selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

5. Ibu Inneke Qamariah, SE, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah

meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir, sehinnga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.

6. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan

serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Teristimewa kepada Orang Tua penulis Ayahanda Tagor Samosir dan

Ibunda Ramlah Murniati Sihombing yang telah membesarkan dan mendidik penulis sejak kecil hingga sekarang. Serta selalu memberikan dukungan dan doa tiada henti kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan perkuliahan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Kedua adik penulis Wemphy Mario Carlos Samosir dan Ricchad Joy

Samosir serta adik sepupu Ester Rheyn Judika Sihombing, Richard Sihombing, dan Claudia Sihombing yang telah memberikan semangat, doa, dan perhatian yang tiada henti kepada penulis.

9. Sahabat-sahabat terbaik penulis Verawaty, Monalisa, Selly, Yoseni,

Ledyana, dan Elizabeth yang selalu membantu dan memberikan motivasi selama penulisan tugas akhir ini.

10.Teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 terkhusus kepada May Elisa Putry Ginting, Irma Yulika Sinaga, Syahfitri Maha, Nurhani Septiani dan Syahleni Fitri yang selalu memberikan dukungan dan motivasi selama penulisan tugas akhir.

11.Teman-teman magang kelompok 7 Mora Amalia, Nurul Ayu, Afiz dan

Mhd Rizky Ade Putra yang telah memberikan motivasi dan kerjasama selama magang.

Semoga Tuhan membalas segala kebaikan yang telah penulis terima selama ini. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Medan, Juli 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... … 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Sistematika Penelitian ... 5

F. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 6

G. Sumber Data... ... 7

H. Teknik Pengumpulan Data... ... 7

G. Metode Analisis... ... 8

I. Sistematika Penulisan ... . 9

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... .10

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12

C. Struktur Organisasi ... 14

E. Kinerja Usaha Terkini ... 27

F. Rencana Kegiatan ... 28

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi ... 30

B. Bentuk Komunikasi ... 31

C.Pengertian Surat ... 32

D. Fungsi Surat ... 33

E. Jenis Surat ... 32

F. Bentuk Surat ... 35

G. Bagian Surat ... 36

H. Defenisi Korespondensi ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 51

B. Saran ... 52

DAFTAR PUSTAKA ... 53

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara ... 16

Gambar 2.2 Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 36

Gambar 3.1 Lembar Disposisi... 42

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.

Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan organisasi mengingat hakekat organisasi sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan organisasi. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian (Sedarmayanti, 2001:87).

Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan sepenuhnya sebagai alat komunikasi di dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerja sama baik ke dalam maupun ke luar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi, yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat.

Menurut Sedarmayanti (2006:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dengan sarana dengan komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut

seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Mengingat begitu pentingnya peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi .

Menurut Sedarmayanti (2001:162) Korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat. Dalam arti luas komunikasi, korespondensi merupakan proses penyampaian pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan. Dari uraian tersebut, maka ditarik kesimpulan bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.

Suatu organisasi atau instansi, kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya.

Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,

pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan.

Surat yang dikoordinasi atau dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan, penulis melihat dan mengamati adanya kendala umum yang ditemukan pada Sekretariat Dekan, yaitu beberapa surat-surat masuk yang relatif rumit. Bentuk-bentuk kerumitan yang terjadi pada surat masuk adalah seperti pengungkapan masalah ide yang kurang baik dari pengirim surat, redaksi kata yang berbelit-belit, serta bentuk surat yang kurang resmi sehingga membutuhkan waktu lama untuk memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis melakukan observasi yang berjudul “Pelaksanaan Korespondensi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka peneliti akan membahas

mengenai “Bagaimana Pelaksanaan Korespondensi Seorang Sekretaris Pada

Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui pelaksanaan korespondensi seorang sekretaris pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan peneliti mengenai pentingya keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek.

2. Bagi Fakultas Ekonomi

Sebagai bahan masukan dan saran bagi fakultas ekonomi yang mungkin berguna untuk penyempurnaan mengenai pentingnya keahlian korespondensi di masa yang akan datang.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang korespondensi.

E. Sistematika Penelitian

Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :

1. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

KEGIATAN Mei 2013 Juni 2013

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penuisan Laporan

2. Sumber Data

Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian : a. Data Primer

Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan (Umar, 2008:42). Dalam hal ini data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh dengan melakukan wawancara dengan pegawai di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Data Sekunder

Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan catatan yang berhubungan dengan topik yang dibahas (Nazir, 2003:50).

seperti :

a) Sejarah Perusahaan dan Lembaga

b) Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

3. Teknik Pengumpulan Data a. Observasi

Menurut Nazir (2003:175), Observasi adalah pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung. Dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat penanganan korespondensi yang diterapkan perusahaan.

b. Studi Dokumentasi

Studi Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data yang diperoleh dari catatan (data) yang telah tersedia atau telah dibuat oleh pihak lain (Hamidi, 2010:140).

4. Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini : a. Metode Deskriptif

Yaitu menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu (Umar, 2008:22).

b. Metode Deduktif

Yaitu pengambilan kesimpulan dari pernyataan yang bersifat umum kesuatu pernyataan yang bersifat khusus. Metode ini digunakan untuk memperoleh gambaran umum. Bisa dilihat di link ini

(http://pengertianpengertian.blogspot.com/2012/02/pengertian-metode-deduktif.html)

5. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN

Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN

Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.

BAB III. PEMBAHASAN

Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis yang berkaitan mengenai korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota Medan atau dengan kata lain diluar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Univeristas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Diploma Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Depatemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

a. Kesekretariatan

b. Keuangan

c. Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi

dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen, dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian

dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa

selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap

perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selain itu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni:

1. Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengabdian Penelitian, dan

3. Pengabdian kepada Masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu.

Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa

mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur

organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Program Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program

Studi Intra Departemen

Ketua Lab/Studio/Bengkel

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe , M.Ec, Ac

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS

Prof. Dr. Ritha Dalimunthe ,SE,M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc.Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan , MRP

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak Ami Dilham, SE, M.si

Drs. Arifin Akhmad , Msi,Ak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.

Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd

Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.si

Departemen Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si

Sekretaris program studi : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA

Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak

Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

Program Studi Diploma Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah,SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Sekretaris : Magdalena Linda Leonita S, SE,MSi

Bagian Tata Usaha

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN

Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si

Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si

Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

Bagian Perpustakaan

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Dekan

Tugasnya umun dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan

pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan

administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi

mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji

f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

2. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja sama.

3. Sekretaris Dekan

Adapun tugas dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara ke buku agenda b. Membuat/menulis nomor surat keluar

c. Menjadwal kegiatan Dekan

d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

e. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditandatangani

Dekan

f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar

h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain i. Mengetik surat keluar

j. Menerima telepon

k. Menerima fax

l. Memproses kerja Dekan dan tim

m.Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,

Sekretaris dan ruang rapat Dekan.

4. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

Fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

Fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan Fakultas.

11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Fakultas.

b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,

penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target

kurikulum.

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan

Fakultas.

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan.

3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran

dan pertanggungjawaban keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,

perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai

3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul

kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional

8. Memproses pelanggaran displin pegawai

9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan

Bagian

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan

alumni

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

mahasiswa

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan

alumni

11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan

Bagian

f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan

4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah :

a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (Satuan Kredit Semester) yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana

akademik serta registrasi mahasiswa.

c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan

belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi

akademik.

e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi

perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar,

lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)

semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di

bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk

mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan

administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan

pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan

BAB III PEMBAHASAN

A.

Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu communicare yang

berarti menyampaikan pandangan. Ini sejalan dengan komunikasi dengan kata common yang berarti kesamaan. Jadi komunikasi berkaitan dengan penyampaian sesuatu dalam rangka mendapatkan kesamaan makna.

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy, 2000:13).

Menurut Sedarmayanti (2001:87) dapat diartikan komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat) lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Menurut Achmad (2007:1) komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain berupa perseorangan, kelompok, atau gabungan di antara keduanya.

B.

Bentuk Komunikasi

Komunikasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu sebagai berikut

1. Komunikasi Langsung dan tidak Langsung

a.Komunikasi Langsung (direct communication) juga disebut komunikasi

tatap muka (face to face). Si pengirim berita berhubungan langsung dengan si penerima berita tanpa ada perantara. Bentuk komunikasi inilah yang sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Tanggapan dari si penerima berita bisa langsung diketahui oleh si pengirim berita.

b.Komunikasi Tidak Langsung (indirect communication) terjadi apabila

dalam berkomunikasi dipakai satu atau lebih perantara untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan. Jenis komunikasi ini digunakan karena adanya jarak antara komunikator dan komunikan.

2. Komunikasi Satu Arah dan Komunikasi Timbal Balik

a. Komunikasi Satu Arah (one way communication) terjadi apabila

penyampaian berita itu hanya datang dari satu arah, jadi tidak ada tanggapan langsung dari si penerima berita. Misalnya melalui siaran radio atau televisi.

b. Komunikasi Timbal Balik (reciprocal communication) terjadi jika

penerima berita dapat memberikan tanggapan langsung kepada pengirim berita. Misalnya pembicaraan melalui telepon, rapat, musyawarah, dan diskusi.

3. Komunikasi Bebas dan Komunikasi Fungsional

a.Komunikasi Bebas tidak terikat pada formalitas tertentu. Satu-satunya ikatan adalah kode sosio-kultural pada umumnya. Misalnya komunikasi dalam pergaulan biasa dimana kedua belah pihak diharapkan mengenal aturan sopan santun.

b.Komunikasi fungsional (institusional) terikat pada peraturan institusi yang bersangkutan. Komunikasi ini bersifat fungsional dan stuktural. Misalnya komunikasi seorang sekretaris dengan manajernya.

C.

Pengertian Surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. (Djuharie, 2001:11).

Menurut Moekijat (2008:142), surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan). Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain.

D.

Fungsi Surat

Menurut Achmad (2001:9) surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi 2. Sebagai alat bukti yang otentik

3. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi

4. Sebagai dasar pengambilan keputusan

5. Alat bantu pengingat

6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi

E.

Jenis Surat

Menurut Soedarmayanti (2001:164), surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu :

1. Menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,

memorandum, nota, dan surat pengantar.

2. Menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat

permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat pesanan.

3. Menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima : surat biasa, surat edaran, dan surat

5. Menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.

6. Menurut urgency penyelesaiannya : surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.

7. Menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.

Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 (lima) kelompok yaitu :

a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama.

b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan

martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.

c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan

kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam.

d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan.

e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

F.

Bentuk Surat

Menurut Achmad (2007:17) bentuk surat adalah penempatan bagian-bagian surat pada sebuah surat. Masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai pertunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru (new official style). Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.

G.

Bagian Surat

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Kop surat

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545

Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

1) Nama organisasi

2) Alamat lengkap

3) Lambang/logo

4) Nomor telepon

b. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor surat

Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009

Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana

Akademik

Kode unit kerja Fakultas

Kode unit kerja Pembantu Dekan II

Fakultas Ekonomi

Kode perihal Sumber Daya Manusia

Tahun pembuatan surat d. Lampiran

Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran :

Lamp : Satu Lembar

e. Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal.

f. Salam pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “.

g. Isi surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar dan sopan.

h. Salam penutup

Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup karena surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi . Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.

i. Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.

j. Tembusan

Surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai).

H.

Defenisi Korespondensi

Korespondensi berasal dari bahas Inggris yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat. Dilihat dari defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa korespondensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan dengan surat. Achmad (2001:4)

Suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Maka dari itu, pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang sungguh, karena proses pelaksanaan dalam berkorespondensi itu sangatlah penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat.

Pelaksanaan korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pelaksanaan korespondensi bagi seorang sekret

1. Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi atau instansi yang dibuat oleh organisasi atau instansi lain yang bersifat kedinasan. Surat yang masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal), dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali (Thomas, 2005:21).

Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.

Pada dasarnya penangan surat masuk dibagi menjadi 6 (enam) langkah, yaitu :

1.Penerimaan surat 2.Penyortiran surat 3.Pembukuan surat

4.Pencatatan surat 5.Pemrosesan surat 6.Pengarahan surat

Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil, cutter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi atau kartu kendali. Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.

Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI

Tgl Terima: No. Kendali :

Penting Tanggal Surat :

Rahasia No.Surat :

Segera Hal (Kode) :

Biasa/Rutin

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

DISPOSISI

1. Mohon pertimbangan 2. Mohon pendapat 3. Mohon keputusan 4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran 6. Bicarakaan

7. Teliti/ikuti perkembangan 8. Untuk perhatian

9. Siapkan laporan 10. Untuk diproses 11. Edarkan 12. TIK/gandakan 13. File

14. Siapkan konsep 15. Umumkan 16. ……….

Gambar 3.1

Gambar Lembar Disposisi

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dilihat juga keterangan bagian-bagian kartu kendali :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI MEDAN

KENDALI: PENGELOLA:

Kode: Tgl.Surat : Tanggal :

No.Surat : No.U.B.B :

Asal surat :

Lampiran :

Hal :

Catatan :

Tgl. Penerimaan

Keterangan bagian-bagian kartu kendali:

1. Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat

2. Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap

bertanggung jawab di dalam penyelesaian

surat

3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari

penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi

arsip yang berlaku

4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat/surat diterima

5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau

dikirim

6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat

7. Kolom asal surat : tempat dari siapa/mana surat dikirim

8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam

lampiran yang ada

9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat

ditunjuk silang bila diperlukan.

11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di

tata usaha pengolah.

Gambar 3.2 Gambar Kartu Kendali

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor Universitas Sumatera Utara, surat yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah. Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 (sembilan) tahap yaitu :

1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke

bagian Sekretariat Dekan.

2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat

masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi

bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia,

surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang

masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau

keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,

tembusan.

4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat

kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam

blutter dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses)

untuk diserahkan kepada Dekan.

5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk

lebih lanjut terhadap surat masuk.

6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris

7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.

Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus

segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.

8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar

disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan

putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian

pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi.

9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan,

surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan

kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu

kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.

Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang

berlabel kartu kendali.

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Pengirim : Pembantu Rektor I

Nomor Surat : 470/H5. 1. R1/SSA/2010

Hal : Undangan

2. Pengirim : LPTQN

Nomor Surat : 003/LPTQN-PTSU/I/2010

Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU

Penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik dan tidak terdapat kendala yang berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai prosedur yang berlaku. Tetapi penanganan surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sedikit terkendala karena penanganan surat dibantu juga oleh

Sumatera Utara.

Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pemahaman mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancar dan tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.

2. Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan (Wursanto, 2004:248). Surat keluar (out going mail) merupakan surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga yang ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada yang dituju tercapai. Kecepatan tersebut sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari pembuatan konsep surat sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur penanganan surat keluar sehingga tujuan pengurusan surat keluar dapat tercapai. Penanganan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan penanganan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat peting, surat rahasia, dan surat biasa. Penanganan 3 (tiga) macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama. Penanganan surat-surat keluar dicatat pada buku ekspedisi dan buku agenda pada

langkah yaitu:

1. Pembuatan konsep

2. Pengetikan atau koreksi

3. Penandatanganan

4. Penomoran

5. Penggandaan

6. Pengiriman

Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8 (delapan) tahap, yaitu :

1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya

Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat

tersebut.

2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat

selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi dan

direvisi.

3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan

diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk

block style.

4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan

melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.

6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan

disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke

buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah

dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan

kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.

8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan Universitas Sumatera Utara, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan Universitas Sumatera Utara menggunakan jasa pengiriman surat.

Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010

Hal : Undangan

Kepada : Ketua Lembaga Penelitian

2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA

Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/PRS/2009

Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar ekternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memprosesnya hingga akhirnya dibalas atau diarahkan ke bagian lain.

Pemrosesan surat harus menunggu kesediaan Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Sebagai salah satu instansi atau organisasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melaksanakan korespondensi cukup baik sesuai dengan prosedur yang berlaku.

2. Prosedur penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

3. Prosedur penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi mengonsep surat, pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran surat, penandatanganan oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar, dan pengiriman surat.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Sebaiknya bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan kinerja yang baik dalam pelaksanaan korespondensi.

2. Apabila penanganan surat masuk dan surat keluar dibantu oleh mahasiswa

magang hendaknya Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera membimbing dan mengawasi dalam melaksanakan korespondensi agar meminimalisir kesalahan.

3. Apabila pada saat pendistribusian surat dilakukan oleh mahasiswa magang pada bagian Sekretariat Dekan hendaknya Sekretaris Dekan memberikan instruksi yang jelas kepada bagian-bagian mana saja yang harus mendapat surat agar tidak terjadi kesalahan dalam pendistribusian.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat

Keluar. Erlangga, Jakarta

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran, Mandar Maju, Bandung

Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Pradnya Paramita, Jakarta.

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung.

langkah yaitu:

1. Pembuatan konsep 2. Pengetikan atau koreksi 3. Penandatanganan 4. Penomoran 5. Penggandaan 6. Pengiriman

Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8 (delapan) tahap, yaitu :

1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya

Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat

tersebut.

2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat

selesai maka surat tersebut diserahkan kepadan Dekan untuk dikoreksi dan

direvisi.

3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan akan

diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk

block style.

4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan

melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.

6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan

disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke

buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah

dikirimkan ke alamat yang dituju. Dan setiap surat keluar akan disimpan

kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal.

8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk kawasan Universitas Sumatera Utara, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan Universitas Sumatera Utara menggunakan jasa pengiriman surat.

Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Nomor Surat : 121/H5.1.R1/SSA/2010

Hal : Undangan

Kepada : Ketua Lembaga Penelitian

2. Kepada : Dekan Fakultas MIPA

Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar ekternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan waktu selama 2 (dua) hari untuk memprosesnya hingga akhirnya dibalas atau diarahkan ke bagian lain.

Pemrosesan surat harus menunggu kesediaan Dekan dan pemrosesan surat akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 (tiga) hari. Pengonsepan dan perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Sebagai salah satu instansi atau organisasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melaksanakan korespondensi cukup baik sesuai dengan prosedur yang berlaku.

2. Prosedur penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat, penyortiran, pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Dekan, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

3. Prosedur penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi mengonsep surat, pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran surat, penandatanganan oleh Dekan, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi dan buku besar, dan pengiriman surat.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Sebaiknya bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan dan meningkatkan kinerja yang baik dalam pelaksanaan korespondensi.

2. Apabila penanganan surat masuk dan surat keluar dibantu oleh mahasiswa magang hendaknya Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera membimbing dan mengawasi dalam melaksanakan korespondensi agar meminimalisir kesalahan.

3. Apabila pada saat pendistribusian surat dilakukan oleh mahasiswa magang pada bagian Sekretariat Dekan hendaknya Sekretaris Dekan memberikan instruksi yang jelas kepada bagian-bagian mana saja yang harus mendapat surat agar tidak terjadi kesalahan dalam pendistribusian.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono.2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung

Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat

Keluar. Erlangga, Jakarta

Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Soedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran, Mandar Maju, Bandung

Wiyasa, Thomas, 2005. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Pradnya Paramita, Jakarta.

Wursanto, Ignatius. 2001. Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung.