Chapter I Analisis Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Administrasi Pada Bidang Lelang Di Kantor Wilayah Djkn (Direktorat Jendral Kekayaan Negara) Cabang Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang Masalah
Dalam
lingkungan
bisnis yang semakin kompetitif, maka lembaga
pemerintahdituntut untuk memberdayakan dan mengoptimalkan seluruh sumber
daya yang dimiliki, termasuksumber daya manusia.
Mengelola sumber daya
manusiadengan berbagai ragam sifat, sikap dan kompetensi pegawaiagar mereka
dapat bekerja menuju satu tujuan yang direncanakan perusahaan. Sumber daya
organisasi tidak akan memberikan kontribusi yang optimal terhadap pencapaian
tujuan lembaga pemerintah seandainya sumber daya organisasi tersebut tidak
dikoordinasikan oleh suatu kegiatan manajemen yang memungkinkanlembaga
pemerintahmencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien.
Administrasi
sangat
berpengaruh
terhadap
kinerjaperusahaan.Administrasi merupakan salah satu dari kegiatan untuk
membantu pimpinan
mengelola
perusahaan,organisasi,yayasan.Administrasi
mencatat segala kegiatan,saran, dan
dalam
rangka
mencapai
prasarana perusahaan,organisasi,yayasan
tujuannya.Sekretarissebagai
pelaku
organisasi
mempunyai perbedaan dalam sikap dan pengalaman. Perbedaan tersebut
menyebabkanindividu
yang
melakukan
kegiatan
dalam
lembaga
pemerintahmempunyai kompetensiatau kinerja yang masing-masing berbeda juga.
Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas pekerjaan
tertentu.Untuk menangani ,mengurus,mengelola bidang yang diserahkan,seorang
sekretaris bidang juga harus memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja.
1
2
Kompetensisekretarismerupakan
keseluruhan
pengetahuan,
keterampilan,
perilaku, dan sikap yang ditampilkan oleh orang-orang yang sukses dalam
mengerjakan
suatu
tugas
dengan
prestasi
kerja
yang
optimal(Sanusi,2002).Kompetensi mempunyai peran utama dalam setiap kegiatan
organisasi.Kompetensi Sekretaris di segala bidangdalam membantu administrasi
merupakan salah satu upaya yang wajib dilakukan bagi terciptanya kompetensi
yang
berkualitas, memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan
menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.Peningkatan kompetensi Sekretaris
untuk dapat memenuhi tantangan peningkatan perkembangan yang semakin pesat,
efisien dan produktif, perlu dilakukan secara terus-menerus, kompetensi tinggi
sangat menunjang organisasi untuk maju dan berkembang pesat, Sedarmayanti
(2004 : 223).
Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi sekretarismerupakan kunci pokok
yang harus diperhatikan dengan segala kebutuhannya. Sebagai kunci pokok,
kompetensi sekretarisakan menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan
organisasi.Keikutsertaan kompetensi sekretarisdalamperusahaandiatur dengan
adanyapemberian wewenang dan tanggung jawab. Wewenang merupakan dasar
untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu
perusahaan sedangkan tanggung jawab keharusan untuk melakukan semua
kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang
yang diterimanya atau dimilikinnya. Merumuskan wewenang dan tanggung
jawabyang harus dicapai sekretaris dengan standar yang telah ditetapkan dan
disepakati oleh sekretarisdan atasandalam suatu struktur organisasi. Struktur
organisasi merupakan kerangka dalam mana organisasi itu beroperasi.Pegawai
3
bersama atasan masing-masing dapat menetapkan sasaran kerja dan standar
kinerja
yang
harus
dicapaisesuai
dengan
tujuan
organisasi.
Seorang
sekreatrisharus diberitahu tentang hasil pekerjaannya, dalam arti baik, sedang atau
kurang. Sekretaris akan terdorong untuk berperilaku baik atau memperbaiki serta
mengikis kinerja dibawah standart. Peningkatan kinerja Pegawai
secara
perorangan akan mendorong kinerja secara keseluruhan, yang direkflesikan dalam
kenaikanproduktifitas.
Berdasarkan uraian di atas menunjukkan kinerja merupakan suatu hal yang
tidak dapat dipisahkan dengan organisasi. Dukungan dari tiap manajemen yang
berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi, dengan dukungan sumber
daya seperti, memberikan peralatan yang memadai sebagai sarana untuk
memudahkan pencapaian tujuan yang ingin dicapai akan lebih mudah.
2.
Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka
terdapat permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini yaitu ”Seberapa
Besar Peranan Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara ? ”.
3.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
A. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Besarnya Peranan
Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah (DJKN) Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara.
B. Manfaat Penelitian
4
a. BagiPerusahan
Memberikan tambahan informasi tentang kinerja dan cara-cara untuk
meningkatkan kinerjasekreatris dalammembantu administrasi perkantoran agar
tercapainya tujuan yang efektif dan efesien.
b. BagiPenulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk menerapkan teoriteori yang penulis dapatkan baik dari semasa kuliah maupun dari luar dan
memperdalam ilmu pengetahuan serta menambah wawasan dibidang Administrasi
khususnya menyangkut tentang praktek analisis tugas-tugas rutin sekretaris dalam
membantu administrasi perkantoran .
c. Bagi Pihak Lain
Sebagai pedoman atau bahan referensi dalam melakukan penelitian di
masa yang akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan kompetensi
pegawai dan kinerja seorang pegawai.
4. Jadwal Kegiatan
5
Penelitian ini dlakukan di Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan
Negara Jl.Diponegoro No.30A Medan Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada table 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
MINGGU KE
I
II
III
IV
V
VI
VII
NO KEGIATAN
1
Persiapan
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2015)
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I :
Pendahuluan
Pada Bab I ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan,
tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana yang terdiri dari
jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II :
Profil Instansi
6
Pada Bab II ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan personalia, deskripsi pekerjaan (Job Description),
kinerja usaha terkini ,visi dan misi Kantor Wilayah Direktorat
Jendral Kekayaan Negara Medan.
BAB III :
Pembahasan
Pada Bab III ini dilakukan penelitian pada Kantor Wilayah
Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan berkaitan dengan
tugas rutin sekretaris dalam membantu administrasi pada Kantor
Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan.
BAB IV :
Kesimpulan Dan Saran
Pada Bab IV ini diberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana
diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi
Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan
Cabang Medan.
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang Masalah
Dalam
lingkungan
bisnis yang semakin kompetitif, maka lembaga
pemerintahdituntut untuk memberdayakan dan mengoptimalkan seluruh sumber
daya yang dimiliki, termasuksumber daya manusia.
Mengelola sumber daya
manusiadengan berbagai ragam sifat, sikap dan kompetensi pegawaiagar mereka
dapat bekerja menuju satu tujuan yang direncanakan perusahaan. Sumber daya
organisasi tidak akan memberikan kontribusi yang optimal terhadap pencapaian
tujuan lembaga pemerintah seandainya sumber daya organisasi tersebut tidak
dikoordinasikan oleh suatu kegiatan manajemen yang memungkinkanlembaga
pemerintahmencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien.
Administrasi
sangat
berpengaruh
terhadap
kinerjaperusahaan.Administrasi merupakan salah satu dari kegiatan untuk
membantu pimpinan
mengelola
perusahaan,organisasi,yayasan.Administrasi
mencatat segala kegiatan,saran, dan
dalam
rangka
mencapai
prasarana perusahaan,organisasi,yayasan
tujuannya.Sekretarissebagai
pelaku
organisasi
mempunyai perbedaan dalam sikap dan pengalaman. Perbedaan tersebut
menyebabkanindividu
yang
melakukan
kegiatan
dalam
lembaga
pemerintahmempunyai kompetensiatau kinerja yang masing-masing berbeda juga.
Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas pekerjaan
tertentu.Untuk menangani ,mengurus,mengelola bidang yang diserahkan,seorang
sekretaris bidang juga harus memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja.
1
2
Kompetensisekretarismerupakan
keseluruhan
pengetahuan,
keterampilan,
perilaku, dan sikap yang ditampilkan oleh orang-orang yang sukses dalam
mengerjakan
suatu
tugas
dengan
prestasi
kerja
yang
optimal(Sanusi,2002).Kompetensi mempunyai peran utama dalam setiap kegiatan
organisasi.Kompetensi Sekretaris di segala bidangdalam membantu administrasi
merupakan salah satu upaya yang wajib dilakukan bagi terciptanya kompetensi
yang
berkualitas, memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan
menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.Peningkatan kompetensi Sekretaris
untuk dapat memenuhi tantangan peningkatan perkembangan yang semakin pesat,
efisien dan produktif, perlu dilakukan secara terus-menerus, kompetensi tinggi
sangat menunjang organisasi untuk maju dan berkembang pesat, Sedarmayanti
(2004 : 223).
Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi sekretarismerupakan kunci pokok
yang harus diperhatikan dengan segala kebutuhannya. Sebagai kunci pokok,
kompetensi sekretarisakan menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan
organisasi.Keikutsertaan kompetensi sekretarisdalamperusahaandiatur dengan
adanyapemberian wewenang dan tanggung jawab. Wewenang merupakan dasar
untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu
perusahaan sedangkan tanggung jawab keharusan untuk melakukan semua
kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang
yang diterimanya atau dimilikinnya. Merumuskan wewenang dan tanggung
jawabyang harus dicapai sekretaris dengan standar yang telah ditetapkan dan
disepakati oleh sekretarisdan atasandalam suatu struktur organisasi. Struktur
organisasi merupakan kerangka dalam mana organisasi itu beroperasi.Pegawai
3
bersama atasan masing-masing dapat menetapkan sasaran kerja dan standar
kinerja
yang
harus
dicapaisesuai
dengan
tujuan
organisasi.
Seorang
sekreatrisharus diberitahu tentang hasil pekerjaannya, dalam arti baik, sedang atau
kurang. Sekretaris akan terdorong untuk berperilaku baik atau memperbaiki serta
mengikis kinerja dibawah standart. Peningkatan kinerja Pegawai
secara
perorangan akan mendorong kinerja secara keseluruhan, yang direkflesikan dalam
kenaikanproduktifitas.
Berdasarkan uraian di atas menunjukkan kinerja merupakan suatu hal yang
tidak dapat dipisahkan dengan organisasi. Dukungan dari tiap manajemen yang
berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi, dengan dukungan sumber
daya seperti, memberikan peralatan yang memadai sebagai sarana untuk
memudahkan pencapaian tujuan yang ingin dicapai akan lebih mudah.
2.
Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka
terdapat permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini yaitu ”Seberapa
Besar Peranan Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara ? ”.
3.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
A. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Besarnya Peranan
Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah (DJKN) Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara.
B. Manfaat Penelitian
4
a. BagiPerusahan
Memberikan tambahan informasi tentang kinerja dan cara-cara untuk
meningkatkan kinerjasekreatris dalammembantu administrasi perkantoran agar
tercapainya tujuan yang efektif dan efesien.
b. BagiPenulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk menerapkan teoriteori yang penulis dapatkan baik dari semasa kuliah maupun dari luar dan
memperdalam ilmu pengetahuan serta menambah wawasan dibidang Administrasi
khususnya menyangkut tentang praktek analisis tugas-tugas rutin sekretaris dalam
membantu administrasi perkantoran .
c. Bagi Pihak Lain
Sebagai pedoman atau bahan referensi dalam melakukan penelitian di
masa yang akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan kompetensi
pegawai dan kinerja seorang pegawai.
4. Jadwal Kegiatan
5
Penelitian ini dlakukan di Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan
Negara Jl.Diponegoro No.30A Medan Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada table 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
MINGGU KE
I
II
III
IV
V
VI
VII
NO KEGIATAN
1
Persiapan
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2015)
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I :
Pendahuluan
Pada Bab I ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan,
tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana yang terdiri dari
jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II :
Profil Instansi
6
Pada Bab II ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan personalia, deskripsi pekerjaan (Job Description),
kinerja usaha terkini ,visi dan misi Kantor Wilayah Direktorat
Jendral Kekayaan Negara Medan.
BAB III :
Pembahasan
Pada Bab III ini dilakukan penelitian pada Kantor Wilayah
Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan berkaitan dengan
tugas rutin sekretaris dalam membantu administrasi pada Kantor
Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan.
BAB IV :
Kesimpulan Dan Saran
Pada Bab IV ini diberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana
diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi
Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan
Cabang Medan.