PERENCANAAN STRATEGIS STRATEGIC PLANNING. pdf
3/8/2018
PERENCANAAN
STRATEGIS
(STRATEGIC
PLANNING)
Puput Tri Komalasari,
Desember 2010
TUJUAN LOKAKARYA
Menjelaskan hakekat perencanaan daerah
Memahami elemen perencanaan strategis daerah
Memberikan pedoman umum perumusan perencanaan
strategis yang baik
Perencanaan strategis di level SKPD
Latihan keterkaitan antar dokumen perencanaan.
1
3/8/2018
Paradigma Baru
UU No.22 & .25 Th. 1999,
PP 105 & 108 Th. 2000 dan
Kepmedagri No 29 /2002
Otda & Desent
(Reformasi)
+ UU 17/2003+
UU1/2004+UU15/2004
+ UUSPPN (25/2004)
UU 32 dan 33
PP 58 – Permen 13/2006
Good Gov
Partisipasi &
Akuntabilitas Publik
Reposisi DPRD &
Masyarakat
3
Pendahuluan
Makna dan arti penting renstra:
Perencanaan
strategis merupakan proses secara sistematis
yang berkelanjutan dari pembuatan keputusan yang
beresiko, dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya
pengetahuan antisipatif, mengorganisasi secara sistematis
usaha-usaha melaksanakan keputusan tersebut dan
mengukur hasilnya melalui umpan balik yang terorganisasi
dan sistematis.
2
3/8/2018
Perencanaan
strategis merupakan langkah awal untuk
melakukan pengukuran kinerja instansi pemerintah.
Perencanaan strategis merupakan serangkaian rencana
tindakan dan kegiatan mendasar yang dibuat oleh pimpinan
puncak untuk diimplementasikan oleh seluruh jajaran suatu
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Jadi, What Is Strategic Planning?
6
Suatu proses untuk menentukan:
Who
are we?
Where are we now?
Where do we want to be?
How do we get there?
3
3/8/2018
STRATEGIC PLANNING
7
Fase 1: Menentukan identitas diri
Who are
we?
• Nilai dan
budaya
organisasi
• Visi
• Konstituen &
stakeholders
• Pesaing & rekanan
• Lingk. eksternal
• Lingkungan
internal
Fase 3: Evaluasi
seberapa baik
tindakan sesuai
dengan prioritas
strategi
Where do we
want to be?
• Misi
• Tujuan
• Prioritas
Strategi
•
•
•
•
Sasaran
Program
Kegiatan
Implementasi
How will we
get there?
Where are we
now?
Fase 2: Mengembangkan
&
mengimplementasikan
rencana tindakan untuk
mencapai prioritas
strategik
Pengukuran
Kinerja
How will we
know how
we are
doing?
Dalam merumuskan dan mempersiapkan perencanaan
strategis, organisasi harus:
Menentukan
visi, misi, tujuan, dan sasaran yang akan
dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
perencanaan strategis merupakan keputusan mendasar yang
dinyatakan secara garis besar sebagai acuan operasional
kegiatan organisasi terutama dalam pencapaian tujuan akhir
organisasi
4
3/8/2018
Mengenali
lingkungan di mana organisasi
mengimplementasikan interaksinya, terutama suasana
pelayanan yang wajib diselenggarakan oleh organisasi
kepada masyarakat.
Melakukan berbagai analisis yang bermanfaat dalam
positioning organisasi dalam percaturan memperebutkan
kepercayaan pelanggan/masyarakat.
Mempersiapkan
semua faktor penunjang yang diperlukan
terutama dalam mencapai keberhasilan operasional
organisasi
Menciptakan sistem umpan balik untuk mengetahui efektivitas
pencapaian implementasi perencanaan strategis.
5
3/8/2018
Jadi, Perencanaan Strategik
11
Adalah seperangkat
tindakan yang saling
melengkapi dan terkait
untuk mencapai visi dan
misi organisasi
✔
• Is not just a document
X
• Is not just a process
• Is not jus resolution of a
single process
Manfaat renstra:
Dengan
dicanangkannya perencanaan strategis, organisasi
dapat menyiapkan perubahan secara proaktif yang bukan
hanya sekedar bereaksi terhadap perubahan yang terjadi.
Dengan perencanaan strategis, organisasi dapat
membangun strateginya sebagai bagian penting organisasi
yang berorientasi hasil. Kapabilitas dan sumber daya
difokuskan secara optimal untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
6
3/8/2018
Perencanaan
strategis memungkinkan organisasi untuk
memberikan komitmen pada aktivitas dan kegiatan di masa
mendatang.
Dengan adanya perencanaan strategis, penyesuaian
terhadap perkembangan yang muncul dapat dilakukan
untuk memanfaatkan peluang yang ada.
ELEMEN PERENCANAAN STRATEGIS
14
Visi & Misi
Tujuan
Sasaran
Program
Kegiatan
7
3/8/2018
Visi, Misi, dan Faktor-faktor Kunci
Keberhasilan
Tujuan penetapan visi:
Mencerminkan
apa yang ingin dicapai sebuah organisasi
Memberikan arah dan fokus strategi yang jelas
Menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan
strategis
Memiliki orientasi terhadap masa depan
Menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan
organisasi
Menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi
Visi harus mampu:
Menarik
komitmen dan menggerakkan anggota organisasi
Memberikan makna bagi kehidupan anggota organisasi
Membentuk suatu standar keunggulan
Menjembatani keadaan sekarang dan keadaan masa depan
8
3/8/2018
Walaupun sebenarnya visi merupakan suatu impian, visi harus
memenuhi kriteria dan persyaratan sebagai berikut:
Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi (imaginable)
Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi
(desirable)
Memungkinkan untuk dicapai
Terfokus pada permasalahan utama instansi agar dapat beroperasi.
Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan
zaman
Dapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi
‘Tips’ Perumusan Visi
18
Visi hendaknya dirumuskan bersama antara pimpinan dan
anggota organisasi yang akan menjalankan visi tersebut.
Perumusan visi dapat berasal dari pimpinan dan disesuaikan
dengan aspirasi dari bawah atau berasal dari bawah dan
memperoleh komitmen dari pimpinan
Gunakan informasi hasil penilaian lingkungan internal dan
ekternal organisasi.
Visi hendaknya mengandung nilai-nilai luhur organisasi
yang tumbuh dari aspirasi seluruh anggota organisasi.
Dapatkan komitmen dari seluruh organisasi.
9
3/8/2018
GOOD VISION
19
Present where we want to go
Mudah dibaca dan dipahami
Mendorong spirit organisasi
Ringkas, memberikan inspirasi, menantang,
bermakna dan mudah diingat
Sebaiknya hanya di tingkat
Provinsi/Kota/Kabupaten
Contoh Visi
20
Mentransformasi sistem transportasi untuk
memenuhi peluang-peluang sosial dan ekonomi pada
abad ke-21
Departemen Transportasi
That the City of Dana Point is the most beautiful,
desirable and safest coastal community in which to
live, work, visit, play or conduct business . . .
City of Dana Point
10
3/8/2018
21
We envision our City as a fully integrated, progressive, and engaged
community of citizens and neighborhoods enjoying premier amenities,
services, and opportunities
The City of Henderson
A sustainable California, where our unique natural environment is
preserved for future generations
California City
Successful Competitive Port Cities / Kota Pelabuhan Kompetitif yang Sukses
11
3/8/2018
Successful Competitive Port Cities / Kota Pelabuhan Kompetitif yang Sukses
Successful Competitive Port Cities / Kota Pelabuhan Kompetitif yang Sukses
12
3/8/2018
SO…
25
Lets Now Dream !
List the core vision element that are most inspiring
to you !
Tujuan perumusan misi:
Misi dari setiap organisasi adalah tonggak dari perencanaan
strategisnya.
Suatu pernyataan misi secara eksplisit menyatakan apa yang
harus dicapai oleh suatu organisasi pemerintah dan kegiatan
spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal
tersebut.
Misi harus memperlihatkan secara jelas hal apa yang penting
buat organisasi dan apa bidang usaha dari organisasi tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita merupakan landasan kerja
yang harus diikuti dan seharusnya mendukung keseluruhan misi
organisasi.
13
3/8/2018
Yang harus diperhatikan dalam perumusan misi:
Melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan yang mencakup
para pegawai, masyarakat yang akan dilayani, mitra kerja,
akademisi, dan birokrasi.
Menilai lingkungan yang sangat berguna untuk menentukan
apakah misi organisasi tidak bertentangan secara internal dan
eksternal dengan kebijakan pemerintah pusat dan kesepakatan
antar-negara.
Menyelaraskan kegiatan, proses utama dan sumber daya untuk
memungkinkan instansi melaksanakan kegiatannya secara lebih
baik dan dengan biaya yang lebih sedikit.
Langkah yang harus ditempuh:
Seorang
ditetapkan untuk menghimpun hasrat aspirasi dan
keinginan yang dihadapi organisasi. Kesan atau masukan
tersebut bisa datang dari luar organisasi
Kelompok terdiri dari semua unsur yang terkait dengan
organisasi seperti partai politik, kelompok profesi, media
massa, dan Iain-lain.
14
3/8/2018
Setelah
dilakukan pengkajian mengenai pihak terkait, tiap
anggota mengisi formulir misi dengan rumusan masingmasing. Kemudian diikuti dengan diskusi kelompok tentang
misi yang ditulis masing-masing anggota sehingga
menghasilkan rumusan bersama yang jelas.
Hasil rumusan misi kemudian dikembalikan kepada tiap
anggota kelompok untuk diperdebatkan. Hasilnya disusun
dalam bentuk rumusan misi yang telah disepakati kelompok.
KARAKTERISTIK MISI
30
Berisikan maksud didirikannya organisasi dan bukan
proses untuk mencapai maksud tersebut
Identifikasi siapa customer yang dilayani
Identifikasi kebutuhan atau ekspektasi Stakeholders
Jelas dan singkat
Mendukung pernyataan visi
Idealnya tidak lebih dari 3 pernyataan
15
3/8/2018
Misi yang Efektif
31
Bisa menghasilkan beberapa alternatif strategis
Tidak terlalu spesifik
Mengakomodasi kepentingan berbagai stakeholders
Merefleksikan pertumbuhan dimasa yang akan
datang
Memberikan kriteria untuk memilih strategi
Dasar untuk menghasilkan dan mengevaluasi
pilihan-pilihan strategi
Bersifat dinamis
Misi City of Dana Point
32
Mendorong keterlibatan masyarakat dan berkomitmen untuk:
Mengembangkan dan menjamin kualitas hidup setinggi
mungkin bagi penduduk kami, bisnis dan pendatang.
Memberikan lingkungan yang aman dan sehat dalam atmosfir
ekonomi yang baik.
Memberikan sistem pemerintahan yang efisien dan efektif
yang terbuka dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat
dan bekerja untuk kemanfaatan bersama.
Mendorong dan memegang the Community Core Values
16
3/8/2018
Faktor-faktor kunci keberhasilan:
Faktor-faktor
kunci keberhasilan adalah topik atau bidang
yang berkaitan secara luas dengan misi, dalam hal mana
kinerja sangat dipengaruhi oleh bagaimana suatu organisasi
atau pelanggan menerima sukses atau kegagalan dari suatu
misi organisasi.
Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah unsur-unsur dari
suatu organisasi yang menentukan keberhasilan atau
kegagalan strategi organisasi tersebut.
Tujuan penetapan faktor-faktor kunci keberhasilan:
Uraian tentang faktor-faktor kunci keberhasilan ini dapat dimulai
dengan melakukan identifikasi indikator atau ukuran yang dapat
menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Faktor-faktor kunci tersebut antara lain berupa potensi, peluang,
kekuatan, tantangan, kendala, dan kelemahan yang dihadapi:
termasuk sumber daya, dana, sarana dan prasarana, serta
peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang digunakan
instansi pemerintah dalam kegiatan-kegiatannya.
17
3/8/2018
Proses penetapan faktor-faktor kunci keberhasilan:
Harus diingat bahwa faktor-faktor kunci keberhasilan, berlainan
dengan tujuan, tidak bersifat spesifik dan tidak harus dapat
diukur.
Dapat diawali dari analisis SWOT
Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang;
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi
ancaman;
Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang; dan
Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan mengatasi
ancaman.
Faktor-faktor kunci keberhasilan seharusnya memenuhi kriteria:
Penting untuk pencapaian keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi;
Dapat diukur dan dikendalikan oleh organisasi;
Sebaiknya tidak terlalu banyak, karena tidak semua merupakan kunci;
Dinyatakan sebagai sesuatu yang harus dilaksanakan;
Dapat diterapkan diberbagai organisasi sejenis dengan tujuan dan
strategi yang sama;
Bersifat hirarkis, beberapa faktor berlaku untuk keseluruhan organisasi
namun beberapa faktor lain hanya berfokus kepada satu fungsi
tertentu.
18
3/8/2018
Tujuan dan Sasaran Organisasi
Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari
pernyataan misi.
Tujuan organisasi mempertajam fokus pelaksanaan misi
organisasi.
Tujuan tidak harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif,
akan tetapi harus dapat menunjukkan suatu kondisi yang
ingin dicapai di masa mendatang.
Penyusunan tujuan organisasi setidaknya memenuhi kriteria
berikut:
Tujuan harus sesuai undang-undang yang berlaku, sejalan
dengan kebijakan pemerintah, dan menjelaskan visi dan misi
organisasi.
Tujuan yang tercapai merupakan pelaksanaan atau
menyumbang pelaksanaan misi lembaga.
Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan
yang teridentifikasi dalam kajian lingkungan internal/eksternal,
serta dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu strategis.
19
3/8/2018
Tujuan tidak akan mengalami perubahan yang bermakna,
kecuali bila terjadi suatu perubahan yang sangat mendasar atau
apabila hasil yang diinginkan dalam mengatasi isu strategis
tertentu telah tercapai.
Tujuan pada umumnya mencakup jangkawaktu yang relatif
panjang, lebih dari dua tahun. Pertimbangkan, apabila ada
tujuan organisasi yang dapat dicapai dalam waktu kurang dari
3(tiga) tahun maka tujuan itu mungkin lebih merupakan sasaran.
Tujuan menjawab kesenjangan antara tingkat pelayanan pada
saat kini dengan tingkat pelayanan yang ingin dicapai.
Tujuan
menggambarkan hasil-hasil yang ingin dicapai
organisasi.
Tujuan menunjukkan secara jelas arah lembaga dan
program-programnya, namun tidak spesifik menentukan
milestone dan strategi pelaksanaannya. Sasaran akan
menjelaskan hal-hal tersebut.
Tujuan harus menantang, akan tetapi realistik dan dapat
dicapai.
20
3/8/2018
Karakteristik Tujuan:
bersifat idealistik yang berarti mengandung nilai-nilai keluhuran
dan keinginan kuat untuk menjadi baik dan berhasil;
jangkauan waktu yang jauh ke depan dengan kriteria 5 (lima)
tahun atau lebih sebagaimana ditentukan oleh organisasi;
dan bersifat abstrak dalam artian hampir-hampir tidak
tergambar dalam angka-angka. Dengan karakteristik tersebut
upaya pencapaian tujuan akhirnya berlangsung secara terus
menerus.
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu
yang akan dicapai atau dihasilkan oleh instansi
pemerintah dalam jangka waktu tahunan, semesteran,
triwulanan atau bulanan.
Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga
dapat diukur.
21
3/8/2018
Agar sasaran ini dapat efektif maka sasaran harus bersifat atau
memiliki kriteria berikut:
Spesifik, sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok
ukur yangjelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan
strategi dan kegiatan yang spesifik pula.
Dapat dinilai dan terukur (accountable), sasaran harus terukur dan
dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaan. Oleh
karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran harus
ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut
dilaksanakan.
menantang namun dapat dicapai, apabila sasaran harus
dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang,
namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
berorientasi pada hasil, sasaran harus menspesifikasikan hasil
yang ingin dicapai, contoh: menyediakan asistensi teknis bagi 50
industri kulit yang berorientasi ekspor.
Dapat dicapai dalam waktu satu tahun atau berlaku pada masa
sekarang. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih
serasi dengan proses anggaran apabila dibuatnya sesuai
dengan batas-batas tahun fiskal.
22
3/8/2018
SYARAT SASARAN
45
Bagaimana mencapai tujuan. Syarat sasaran:
Specific
(spesifik)
Measurable (dapat diukur)
Achievable (dapat dicapai)
Realistic (realistis)
Time Bond (ada batasan waktu)
Support Goals (mendukung tujuan)
Cara Mencapai Tujuan dan Sasaran
Cara mencapai tujuan dan sasaran merupakan strategi instansi
pemerintah untuk merealisasikan tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Strategi merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu
mengenai upaya-upaya organisasi yang meliputi penetapan
kebijakan, program operasional, dan kegiatan atau aktivitas
dengan memperhatikan sumber daya organisasi serta keadaan
lingkungan yang dihadapi.
Strategi hendaknya telah membahas mengenai masalah yang
diperkirakan akan timbul di waktu yang akan datang yang
mungkin dapat berubah-ubah.
23
3/8/2018
Kelemahan yang terkait dengan strategi:
Strategi didasarkan pada prediksi, tetapi organisasi sulit
menyusun prediksi yang sangat kompleks dan berubah-ubah.
Untuk itu diperlukan teknik probabilitas yang lebih akurat dalam
memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan.
Dedikasi yang berlebihan terhadap strategi yang telah
ditetapkan dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan yang
ada. Perlu disadari bahwa strategi harus bersifat fleksibel
dalam menghadapi lingkungan yang kompleks dan cepat
berubah. Strategi yang semula telah ditetapkan mungkin tidak
cocok dengan kondisi yang ada sebagai akibat arus perubahan.
Strategi yang disusun harus merupakan satu kesatuan
komprehensif yang terpadu. Sayangnya hal ini sulit untuk
dipenuhi karena adanya konflik antara tujuan dan sasaran
korporat dengan tujuan dan sasaran divisi atau bagian-bagian
dalam organisasi. Juga dapat timbul konflik antara tujuan dan
sasaran divisi yang satu dengan divisi lainnya. Dalam hal ini
perlu konsep keseimbangan alokasi sumber daya organisasi dan
eliminasi konflik antara divisi organisasi.
Kesulitan menyusun pola-pola kebijakan, program operasional,
dan kegiatan organisasi. Dalam hal ini diperlukan pertimbangan
pimpinan organisasi.
24
3/8/2018
Untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi maka
strategi memerlukan persepsi dan tekanan khusus dalam
bentuk kebijakan.
Kebijakan merupakan kumpulan keputusan-keputusan
yang:
menentukan
secara teliti tentang bagaimana strategi akan
dilaksanakan atau dengan kata lain kebijakan merupakan
pedoman pelaksanaan tindakan atau kegiatan tertentu.
Mengatur
suatu mekanisme tindakan lanjutan untuk
pelaksanaan pencapaian tujuan dan sasaran.
Menciptakan kebijakan mengarahkan pada kondisi-kondisi
di mana setiap pejabat dan pelaksana di organisasi
mengetahui tentang apakah mereka memperoleh dukungan
untuk bekerja dan mengimplementasikan keputusan.
25
3/8/2018
Penutup
Perencanaan strategis instansi pemerintah merupakan
kesadaran pimpinan puncak untuk ikut dan menentukan
irama perubahan sesuai dengan tuntutan yang
berkembang.
Agar perencanaan strategis dapat diimplementasikan
dengan efektif dan efisien, maka diperlukan perhatian
terhadap tiga hal berikut ini:
Perencanaan strategis yang disusun harus konsisten
dengan situasi kompetisi dan transpansi yang
berlangsung.
Perencanaan strategis telah memperhatikan kemampuan
realistik organisasi untuk melaksanakannya.
Perencanaan strategis yang telah disusun agar
dioperasionalisasikan dengan sebaik-baiknya dengan
dukungan penuh dari pimpinan puncak organisasi.
26
3/8/2018
LATIHAN
Membuat Red Threat penyusunan Visi, Misi (3), Tujuan
(2), Sasaran (2), Program (2)dan Kegiatan (2)
KETERKAITAN ANTAR ELEMEN – DINAS
KESEHATAN
54
Mewujudkan Kab Indah Sehat Tahun 2010
Mendorong Kemandirian Masyarakat Untuk
Berperilaku Hidup Sehat
(1) TUJUAN
Memberdayakan Masyarakat Dalam Memelihara Kesehatan dan Menjaga Lingkungan
yang sehat agar terwujud kemandirian dalam Meningkatkan kualitas kesehatannya
(2) MISI
(3) TUJUAN
Meningkatnya Kawasan Bersih di Kec/Desa dan Masyarakat
Sadar Gizi 30 % pada tahun 2004
(3) SASARAN
(1) PROGRAM
Program Lingkungan Sehat, Perilaku Sehat dan Pemberdayaan
Masyrakat
(3) PROGRAM
(1) KEGIATAN
Pelatihan Kader Posyadu tentang perilaku yang mendukung
lingkungan yang bersih dan sehat
(3) KEGIATAN
(1) SASARAN
27
3/8/2018
HIERARKHI PERENCANAAN STRATEGIS UNIT KERJA
55
VISI
MISI
TUJUAN 1
Sasaran 1a
Program 1a.1
Sasaran 1b
Program 1a.2
Kegiatan 1a.1.1
Kegiatan 1a.1.2
Kegiatan 1a.1.3
TUJUAN 2
Sasaran 2a
Program 2b.1
Sasaran 2b
Program 2b.2
Kegiatan 2b.1.1
Kegiatan 1a.2.1
Kegiatan 1a.2.2
Kegiatan 2b.1.2
Kegiatan 2b.1.3
Kegiatan 2b.2.1
28
PERENCANAAN
STRATEGIS
(STRATEGIC
PLANNING)
Puput Tri Komalasari,
Desember 2010
TUJUAN LOKAKARYA
Menjelaskan hakekat perencanaan daerah
Memahami elemen perencanaan strategis daerah
Memberikan pedoman umum perumusan perencanaan
strategis yang baik
Perencanaan strategis di level SKPD
Latihan keterkaitan antar dokumen perencanaan.
1
3/8/2018
Paradigma Baru
UU No.22 & .25 Th. 1999,
PP 105 & 108 Th. 2000 dan
Kepmedagri No 29 /2002
Otda & Desent
(Reformasi)
+ UU 17/2003+
UU1/2004+UU15/2004
+ UUSPPN (25/2004)
UU 32 dan 33
PP 58 – Permen 13/2006
Good Gov
Partisipasi &
Akuntabilitas Publik
Reposisi DPRD &
Masyarakat
3
Pendahuluan
Makna dan arti penting renstra:
Perencanaan
strategis merupakan proses secara sistematis
yang berkelanjutan dari pembuatan keputusan yang
beresiko, dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya
pengetahuan antisipatif, mengorganisasi secara sistematis
usaha-usaha melaksanakan keputusan tersebut dan
mengukur hasilnya melalui umpan balik yang terorganisasi
dan sistematis.
2
3/8/2018
Perencanaan
strategis merupakan langkah awal untuk
melakukan pengukuran kinerja instansi pemerintah.
Perencanaan strategis merupakan serangkaian rencana
tindakan dan kegiatan mendasar yang dibuat oleh pimpinan
puncak untuk diimplementasikan oleh seluruh jajaran suatu
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Jadi, What Is Strategic Planning?
6
Suatu proses untuk menentukan:
Who
are we?
Where are we now?
Where do we want to be?
How do we get there?
3
3/8/2018
STRATEGIC PLANNING
7
Fase 1: Menentukan identitas diri
Who are
we?
• Nilai dan
budaya
organisasi
• Visi
• Konstituen &
stakeholders
• Pesaing & rekanan
• Lingk. eksternal
• Lingkungan
internal
Fase 3: Evaluasi
seberapa baik
tindakan sesuai
dengan prioritas
strategi
Where do we
want to be?
• Misi
• Tujuan
• Prioritas
Strategi
•
•
•
•
Sasaran
Program
Kegiatan
Implementasi
How will we
get there?
Where are we
now?
Fase 2: Mengembangkan
&
mengimplementasikan
rencana tindakan untuk
mencapai prioritas
strategik
Pengukuran
Kinerja
How will we
know how
we are
doing?
Dalam merumuskan dan mempersiapkan perencanaan
strategis, organisasi harus:
Menentukan
visi, misi, tujuan, dan sasaran yang akan
dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
perencanaan strategis merupakan keputusan mendasar yang
dinyatakan secara garis besar sebagai acuan operasional
kegiatan organisasi terutama dalam pencapaian tujuan akhir
organisasi
4
3/8/2018
Mengenali
lingkungan di mana organisasi
mengimplementasikan interaksinya, terutama suasana
pelayanan yang wajib diselenggarakan oleh organisasi
kepada masyarakat.
Melakukan berbagai analisis yang bermanfaat dalam
positioning organisasi dalam percaturan memperebutkan
kepercayaan pelanggan/masyarakat.
Mempersiapkan
semua faktor penunjang yang diperlukan
terutama dalam mencapai keberhasilan operasional
organisasi
Menciptakan sistem umpan balik untuk mengetahui efektivitas
pencapaian implementasi perencanaan strategis.
5
3/8/2018
Jadi, Perencanaan Strategik
11
Adalah seperangkat
tindakan yang saling
melengkapi dan terkait
untuk mencapai visi dan
misi organisasi
✔
• Is not just a document
X
• Is not just a process
• Is not jus resolution of a
single process
Manfaat renstra:
Dengan
dicanangkannya perencanaan strategis, organisasi
dapat menyiapkan perubahan secara proaktif yang bukan
hanya sekedar bereaksi terhadap perubahan yang terjadi.
Dengan perencanaan strategis, organisasi dapat
membangun strateginya sebagai bagian penting organisasi
yang berorientasi hasil. Kapabilitas dan sumber daya
difokuskan secara optimal untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
6
3/8/2018
Perencanaan
strategis memungkinkan organisasi untuk
memberikan komitmen pada aktivitas dan kegiatan di masa
mendatang.
Dengan adanya perencanaan strategis, penyesuaian
terhadap perkembangan yang muncul dapat dilakukan
untuk memanfaatkan peluang yang ada.
ELEMEN PERENCANAAN STRATEGIS
14
Visi & Misi
Tujuan
Sasaran
Program
Kegiatan
7
3/8/2018
Visi, Misi, dan Faktor-faktor Kunci
Keberhasilan
Tujuan penetapan visi:
Mencerminkan
apa yang ingin dicapai sebuah organisasi
Memberikan arah dan fokus strategi yang jelas
Menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan
strategis
Memiliki orientasi terhadap masa depan
Menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan
organisasi
Menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi
Visi harus mampu:
Menarik
komitmen dan menggerakkan anggota organisasi
Memberikan makna bagi kehidupan anggota organisasi
Membentuk suatu standar keunggulan
Menjembatani keadaan sekarang dan keadaan masa depan
8
3/8/2018
Walaupun sebenarnya visi merupakan suatu impian, visi harus
memenuhi kriteria dan persyaratan sebagai berikut:
Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi (imaginable)
Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi
(desirable)
Memungkinkan untuk dicapai
Terfokus pada permasalahan utama instansi agar dapat beroperasi.
Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan
zaman
Dapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi
‘Tips’ Perumusan Visi
18
Visi hendaknya dirumuskan bersama antara pimpinan dan
anggota organisasi yang akan menjalankan visi tersebut.
Perumusan visi dapat berasal dari pimpinan dan disesuaikan
dengan aspirasi dari bawah atau berasal dari bawah dan
memperoleh komitmen dari pimpinan
Gunakan informasi hasil penilaian lingkungan internal dan
ekternal organisasi.
Visi hendaknya mengandung nilai-nilai luhur organisasi
yang tumbuh dari aspirasi seluruh anggota organisasi.
Dapatkan komitmen dari seluruh organisasi.
9
3/8/2018
GOOD VISION
19
Present where we want to go
Mudah dibaca dan dipahami
Mendorong spirit organisasi
Ringkas, memberikan inspirasi, menantang,
bermakna dan mudah diingat
Sebaiknya hanya di tingkat
Provinsi/Kota/Kabupaten
Contoh Visi
20
Mentransformasi sistem transportasi untuk
memenuhi peluang-peluang sosial dan ekonomi pada
abad ke-21
Departemen Transportasi
That the City of Dana Point is the most beautiful,
desirable and safest coastal community in which to
live, work, visit, play or conduct business . . .
City of Dana Point
10
3/8/2018
21
We envision our City as a fully integrated, progressive, and engaged
community of citizens and neighborhoods enjoying premier amenities,
services, and opportunities
The City of Henderson
A sustainable California, where our unique natural environment is
preserved for future generations
California City
Successful Competitive Port Cities / Kota Pelabuhan Kompetitif yang Sukses
11
3/8/2018
Successful Competitive Port Cities / Kota Pelabuhan Kompetitif yang Sukses
Successful Competitive Port Cities / Kota Pelabuhan Kompetitif yang Sukses
12
3/8/2018
SO…
25
Lets Now Dream !
List the core vision element that are most inspiring
to you !
Tujuan perumusan misi:
Misi dari setiap organisasi adalah tonggak dari perencanaan
strategisnya.
Suatu pernyataan misi secara eksplisit menyatakan apa yang
harus dicapai oleh suatu organisasi pemerintah dan kegiatan
spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal
tersebut.
Misi harus memperlihatkan secara jelas hal apa yang penting
buat organisasi dan apa bidang usaha dari organisasi tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita merupakan landasan kerja
yang harus diikuti dan seharusnya mendukung keseluruhan misi
organisasi.
13
3/8/2018
Yang harus diperhatikan dalam perumusan misi:
Melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan yang mencakup
para pegawai, masyarakat yang akan dilayani, mitra kerja,
akademisi, dan birokrasi.
Menilai lingkungan yang sangat berguna untuk menentukan
apakah misi organisasi tidak bertentangan secara internal dan
eksternal dengan kebijakan pemerintah pusat dan kesepakatan
antar-negara.
Menyelaraskan kegiatan, proses utama dan sumber daya untuk
memungkinkan instansi melaksanakan kegiatannya secara lebih
baik dan dengan biaya yang lebih sedikit.
Langkah yang harus ditempuh:
Seorang
ditetapkan untuk menghimpun hasrat aspirasi dan
keinginan yang dihadapi organisasi. Kesan atau masukan
tersebut bisa datang dari luar organisasi
Kelompok terdiri dari semua unsur yang terkait dengan
organisasi seperti partai politik, kelompok profesi, media
massa, dan Iain-lain.
14
3/8/2018
Setelah
dilakukan pengkajian mengenai pihak terkait, tiap
anggota mengisi formulir misi dengan rumusan masingmasing. Kemudian diikuti dengan diskusi kelompok tentang
misi yang ditulis masing-masing anggota sehingga
menghasilkan rumusan bersama yang jelas.
Hasil rumusan misi kemudian dikembalikan kepada tiap
anggota kelompok untuk diperdebatkan. Hasilnya disusun
dalam bentuk rumusan misi yang telah disepakati kelompok.
KARAKTERISTIK MISI
30
Berisikan maksud didirikannya organisasi dan bukan
proses untuk mencapai maksud tersebut
Identifikasi siapa customer yang dilayani
Identifikasi kebutuhan atau ekspektasi Stakeholders
Jelas dan singkat
Mendukung pernyataan visi
Idealnya tidak lebih dari 3 pernyataan
15
3/8/2018
Misi yang Efektif
31
Bisa menghasilkan beberapa alternatif strategis
Tidak terlalu spesifik
Mengakomodasi kepentingan berbagai stakeholders
Merefleksikan pertumbuhan dimasa yang akan
datang
Memberikan kriteria untuk memilih strategi
Dasar untuk menghasilkan dan mengevaluasi
pilihan-pilihan strategi
Bersifat dinamis
Misi City of Dana Point
32
Mendorong keterlibatan masyarakat dan berkomitmen untuk:
Mengembangkan dan menjamin kualitas hidup setinggi
mungkin bagi penduduk kami, bisnis dan pendatang.
Memberikan lingkungan yang aman dan sehat dalam atmosfir
ekonomi yang baik.
Memberikan sistem pemerintahan yang efisien dan efektif
yang terbuka dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat
dan bekerja untuk kemanfaatan bersama.
Mendorong dan memegang the Community Core Values
16
3/8/2018
Faktor-faktor kunci keberhasilan:
Faktor-faktor
kunci keberhasilan adalah topik atau bidang
yang berkaitan secara luas dengan misi, dalam hal mana
kinerja sangat dipengaruhi oleh bagaimana suatu organisasi
atau pelanggan menerima sukses atau kegagalan dari suatu
misi organisasi.
Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah unsur-unsur dari
suatu organisasi yang menentukan keberhasilan atau
kegagalan strategi organisasi tersebut.
Tujuan penetapan faktor-faktor kunci keberhasilan:
Uraian tentang faktor-faktor kunci keberhasilan ini dapat dimulai
dengan melakukan identifikasi indikator atau ukuran yang dapat
menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Faktor-faktor kunci tersebut antara lain berupa potensi, peluang,
kekuatan, tantangan, kendala, dan kelemahan yang dihadapi:
termasuk sumber daya, dana, sarana dan prasarana, serta
peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang digunakan
instansi pemerintah dalam kegiatan-kegiatannya.
17
3/8/2018
Proses penetapan faktor-faktor kunci keberhasilan:
Harus diingat bahwa faktor-faktor kunci keberhasilan, berlainan
dengan tujuan, tidak bersifat spesifik dan tidak harus dapat
diukur.
Dapat diawali dari analisis SWOT
Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang;
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi
ancaman;
Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang; dan
Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan mengatasi
ancaman.
Faktor-faktor kunci keberhasilan seharusnya memenuhi kriteria:
Penting untuk pencapaian keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi;
Dapat diukur dan dikendalikan oleh organisasi;
Sebaiknya tidak terlalu banyak, karena tidak semua merupakan kunci;
Dinyatakan sebagai sesuatu yang harus dilaksanakan;
Dapat diterapkan diberbagai organisasi sejenis dengan tujuan dan
strategi yang sama;
Bersifat hirarkis, beberapa faktor berlaku untuk keseluruhan organisasi
namun beberapa faktor lain hanya berfokus kepada satu fungsi
tertentu.
18
3/8/2018
Tujuan dan Sasaran Organisasi
Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari
pernyataan misi.
Tujuan organisasi mempertajam fokus pelaksanaan misi
organisasi.
Tujuan tidak harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif,
akan tetapi harus dapat menunjukkan suatu kondisi yang
ingin dicapai di masa mendatang.
Penyusunan tujuan organisasi setidaknya memenuhi kriteria
berikut:
Tujuan harus sesuai undang-undang yang berlaku, sejalan
dengan kebijakan pemerintah, dan menjelaskan visi dan misi
organisasi.
Tujuan yang tercapai merupakan pelaksanaan atau
menyumbang pelaksanaan misi lembaga.
Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan
yang teridentifikasi dalam kajian lingkungan internal/eksternal,
serta dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu strategis.
19
3/8/2018
Tujuan tidak akan mengalami perubahan yang bermakna,
kecuali bila terjadi suatu perubahan yang sangat mendasar atau
apabila hasil yang diinginkan dalam mengatasi isu strategis
tertentu telah tercapai.
Tujuan pada umumnya mencakup jangkawaktu yang relatif
panjang, lebih dari dua tahun. Pertimbangkan, apabila ada
tujuan organisasi yang dapat dicapai dalam waktu kurang dari
3(tiga) tahun maka tujuan itu mungkin lebih merupakan sasaran.
Tujuan menjawab kesenjangan antara tingkat pelayanan pada
saat kini dengan tingkat pelayanan yang ingin dicapai.
Tujuan
menggambarkan hasil-hasil yang ingin dicapai
organisasi.
Tujuan menunjukkan secara jelas arah lembaga dan
program-programnya, namun tidak spesifik menentukan
milestone dan strategi pelaksanaannya. Sasaran akan
menjelaskan hal-hal tersebut.
Tujuan harus menantang, akan tetapi realistik dan dapat
dicapai.
20
3/8/2018
Karakteristik Tujuan:
bersifat idealistik yang berarti mengandung nilai-nilai keluhuran
dan keinginan kuat untuk menjadi baik dan berhasil;
jangkauan waktu yang jauh ke depan dengan kriteria 5 (lima)
tahun atau lebih sebagaimana ditentukan oleh organisasi;
dan bersifat abstrak dalam artian hampir-hampir tidak
tergambar dalam angka-angka. Dengan karakteristik tersebut
upaya pencapaian tujuan akhirnya berlangsung secara terus
menerus.
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu
yang akan dicapai atau dihasilkan oleh instansi
pemerintah dalam jangka waktu tahunan, semesteran,
triwulanan atau bulanan.
Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga
dapat diukur.
21
3/8/2018
Agar sasaran ini dapat efektif maka sasaran harus bersifat atau
memiliki kriteria berikut:
Spesifik, sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok
ukur yangjelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan
strategi dan kegiatan yang spesifik pula.
Dapat dinilai dan terukur (accountable), sasaran harus terukur dan
dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaan. Oleh
karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran harus
ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut
dilaksanakan.
menantang namun dapat dicapai, apabila sasaran harus
dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang,
namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
berorientasi pada hasil, sasaran harus menspesifikasikan hasil
yang ingin dicapai, contoh: menyediakan asistensi teknis bagi 50
industri kulit yang berorientasi ekspor.
Dapat dicapai dalam waktu satu tahun atau berlaku pada masa
sekarang. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih
serasi dengan proses anggaran apabila dibuatnya sesuai
dengan batas-batas tahun fiskal.
22
3/8/2018
SYARAT SASARAN
45
Bagaimana mencapai tujuan. Syarat sasaran:
Specific
(spesifik)
Measurable (dapat diukur)
Achievable (dapat dicapai)
Realistic (realistis)
Time Bond (ada batasan waktu)
Support Goals (mendukung tujuan)
Cara Mencapai Tujuan dan Sasaran
Cara mencapai tujuan dan sasaran merupakan strategi instansi
pemerintah untuk merealisasikan tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Strategi merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu
mengenai upaya-upaya organisasi yang meliputi penetapan
kebijakan, program operasional, dan kegiatan atau aktivitas
dengan memperhatikan sumber daya organisasi serta keadaan
lingkungan yang dihadapi.
Strategi hendaknya telah membahas mengenai masalah yang
diperkirakan akan timbul di waktu yang akan datang yang
mungkin dapat berubah-ubah.
23
3/8/2018
Kelemahan yang terkait dengan strategi:
Strategi didasarkan pada prediksi, tetapi organisasi sulit
menyusun prediksi yang sangat kompleks dan berubah-ubah.
Untuk itu diperlukan teknik probabilitas yang lebih akurat dalam
memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan.
Dedikasi yang berlebihan terhadap strategi yang telah
ditetapkan dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan yang
ada. Perlu disadari bahwa strategi harus bersifat fleksibel
dalam menghadapi lingkungan yang kompleks dan cepat
berubah. Strategi yang semula telah ditetapkan mungkin tidak
cocok dengan kondisi yang ada sebagai akibat arus perubahan.
Strategi yang disusun harus merupakan satu kesatuan
komprehensif yang terpadu. Sayangnya hal ini sulit untuk
dipenuhi karena adanya konflik antara tujuan dan sasaran
korporat dengan tujuan dan sasaran divisi atau bagian-bagian
dalam organisasi. Juga dapat timbul konflik antara tujuan dan
sasaran divisi yang satu dengan divisi lainnya. Dalam hal ini
perlu konsep keseimbangan alokasi sumber daya organisasi dan
eliminasi konflik antara divisi organisasi.
Kesulitan menyusun pola-pola kebijakan, program operasional,
dan kegiatan organisasi. Dalam hal ini diperlukan pertimbangan
pimpinan organisasi.
24
3/8/2018
Untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi maka
strategi memerlukan persepsi dan tekanan khusus dalam
bentuk kebijakan.
Kebijakan merupakan kumpulan keputusan-keputusan
yang:
menentukan
secara teliti tentang bagaimana strategi akan
dilaksanakan atau dengan kata lain kebijakan merupakan
pedoman pelaksanaan tindakan atau kegiatan tertentu.
Mengatur
suatu mekanisme tindakan lanjutan untuk
pelaksanaan pencapaian tujuan dan sasaran.
Menciptakan kebijakan mengarahkan pada kondisi-kondisi
di mana setiap pejabat dan pelaksana di organisasi
mengetahui tentang apakah mereka memperoleh dukungan
untuk bekerja dan mengimplementasikan keputusan.
25
3/8/2018
Penutup
Perencanaan strategis instansi pemerintah merupakan
kesadaran pimpinan puncak untuk ikut dan menentukan
irama perubahan sesuai dengan tuntutan yang
berkembang.
Agar perencanaan strategis dapat diimplementasikan
dengan efektif dan efisien, maka diperlukan perhatian
terhadap tiga hal berikut ini:
Perencanaan strategis yang disusun harus konsisten
dengan situasi kompetisi dan transpansi yang
berlangsung.
Perencanaan strategis telah memperhatikan kemampuan
realistik organisasi untuk melaksanakannya.
Perencanaan strategis yang telah disusun agar
dioperasionalisasikan dengan sebaik-baiknya dengan
dukungan penuh dari pimpinan puncak organisasi.
26
3/8/2018
LATIHAN
Membuat Red Threat penyusunan Visi, Misi (3), Tujuan
(2), Sasaran (2), Program (2)dan Kegiatan (2)
KETERKAITAN ANTAR ELEMEN – DINAS
KESEHATAN
54
Mewujudkan Kab Indah Sehat Tahun 2010
Mendorong Kemandirian Masyarakat Untuk
Berperilaku Hidup Sehat
(1) TUJUAN
Memberdayakan Masyarakat Dalam Memelihara Kesehatan dan Menjaga Lingkungan
yang sehat agar terwujud kemandirian dalam Meningkatkan kualitas kesehatannya
(2) MISI
(3) TUJUAN
Meningkatnya Kawasan Bersih di Kec/Desa dan Masyarakat
Sadar Gizi 30 % pada tahun 2004
(3) SASARAN
(1) PROGRAM
Program Lingkungan Sehat, Perilaku Sehat dan Pemberdayaan
Masyrakat
(3) PROGRAM
(1) KEGIATAN
Pelatihan Kader Posyadu tentang perilaku yang mendukung
lingkungan yang bersih dan sehat
(3) KEGIATAN
(1) SASARAN
27
3/8/2018
HIERARKHI PERENCANAAN STRATEGIS UNIT KERJA
55
VISI
MISI
TUJUAN 1
Sasaran 1a
Program 1a.1
Sasaran 1b
Program 1a.2
Kegiatan 1a.1.1
Kegiatan 1a.1.2
Kegiatan 1a.1.3
TUJUAN 2
Sasaran 2a
Program 2b.1
Sasaran 2b
Program 2b.2
Kegiatan 2b.1.1
Kegiatan 1a.2.1
Kegiatan 1a.2.2
Kegiatan 2b.1.2
Kegiatan 2b.1.3
Kegiatan 2b.2.1
28