Jurnal Manajemen Kantor 1 PEMILIHAN STRU
PEMILIHAN STRUKTUR ORGANISASI SERTA ASAS PEMBAGIAN KERJA DAN
HUBUNGANNYA DENGAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Oleh:
Aprilia Rotua Lusiana – 165211039
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Tahun Ajaran 2017/2018
Email: [email protected]
ABSTRAK
Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut,
organisasi akan menciptakan pembagian kerja agar orang-orang yang di dalamnya dapat
melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat untuk mencapai tujuan yang
telah direncanakan. Dalam hal ini, organisasi bisa menerapkannya dengan memilih struktur
organisasi dan asas pembagian kerja yang tepat. Di sini, penulis mempelajari apakah
pemilihan struktur organisasi dan asas pembagian kerja ada hubungannya dengan efektivitas
organisasi. Metode yang digunakan dalam penulisan jurnal ini adalah studi literatur, yakni
dengan mengambil referensi materi dari berbagai buku dan jurnal lain. Hasilnya, pemilihan
struktur organisasi dan asas pembagian kerja (sentralisasi, desentralisasi, dan campuran) ada
hubungannya dengan efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi adalah ketepatan suatu
organisasi dalam mencapai tujuannya. Dengan memilih struktur dan asas yang tepat,
efektivitas dapat tercipta karena hal ini memudahkan orang-orang dalam organisasi untuk
memahami tugas dan wewenang yang harus ia kerjakan. Penulis berharap, agar setiap
organisasi dapat memilih struktur organisasi dan asas secara tepat dengan
mempertimbangkan berbagai aspek sehingga tercipta efektivitas dari organisasi.
Kata kunci: organisasi, struktur organisasi, sentralisasi, desentralisasi, efektivitas
ABSTRACT
Each organization must have a goal to be achieved. To achieve that goal, the organization
will create a division of labor so that people in it can perform the tasks in accordance with
the provisions that have been made to achieve the planned goals. In this case, the
organization can apply it by choosing the right organizational structure and the principle of
division of labor. Here, the writer studied whether the choice of organizational structure and
the principle of division of labor has to do with organizational effectiveness. The method used
in the writing of this journal is the study of literature, namely by taking reference material
from various books and other journals. As a result, the selection of organizational structures
and the principle of division of labor (centralization, decentralization, and mixture) has to do
with organizational effectiveness. Organizational effectiveness is the accuracy of an
organization in achieving its objectives. By choosing the right structure and principle,
effectiveness can be created because it makes it easier for the people in the organization to
understand the task and authority that they must do. The writer hopes that every organization
can choose the appropriate organizational structure and principles by considering various
aspects so as to create the effectiveness of the organization.
Keyword: organization,
effectiveness
organizational
structure,
centralization,
decentralization,
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
1
PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan zaman
dan globalisasi, tidak dapat dipungkiri
bahwa kegiatan pada setiap perusahaan
ataupun organisasi pun ikut berkembang.
Hal ini juga berdampak pada kegiatan
operasional organisasi atau perusahaan
yang semakin kompleks untuk mendukung
perkembangan tersebut. Maka secara
langsung, keberhasilan sebuah organisasi
dalam menjalankan suatu usaha tergantung
pada kineja sumber daya manusianya.
Orang-orang yang bekerja dalam suatu
organisasi berperan penting untuk
mencapai
suatu
kesuksesan.
Kata
“organisasi” di sini menggambarkan suatu
hubungan kerja sama yang dilakukan oleh
orang-orang di dalamnya untuk mencapai
tujuan. Bila kerja sama dilakukan dengan
baik sesuai dengan prosedur yang ada,
maka tingkat keberhasilan suatu organisasi
dalam mencapai tujuan pun akan besar
pula.
Organisasi
identik
dengan
kumpulan orang-orang yang saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan. Mereka
saling berkoordinasi dan berkomunikasi
untuk menciptakan hubungan yang baik
agar tujuan organisasi dapat di capai.
Dalam menyelesaikan pekerjaan, biasanya
orang-orang yang ada dalam suatu
perusahaan diatur posisi dan tugas atau
jobdescnya
dalam
sebuah struktur
organisasi. Struktur organisasi ini memiliki
peran penting dalam organisasi. Struktur
organisasi menggambarkan pembagian
kerja, rentang kendali seorang pimpinan
dalam membawahi bawahannya, dan
hubungan pertanggungjawaban setiap
divisi pada masing-masing pimpinannya.
Pembuatan struktur organisasi pun tidak
bisa dilakukan seenaknya, harus disertai
beberapa pertimbangan apakah struktur
organisasi tersebut sesuai dengan sistem
kerja dalam perusahaan dan apakah
kondisi sumber daya manusia pada
organisasi tersebut memungkinkan untuk
menggunakan struktur organisasi yang
telah dibuat. Hal itu dilakukan agar
kegiatan kerja yang dilakukan oleh setiap
pegawai
berjalan
efektif.
Struktur
organisasi yang salah atau tidak sesuai
dapat membingungkan setiap orang yang
ada dalam organisasi dalam menjalankan
pekerjaan dan pertanggungjawaban pada
atasannya.
Di samping itu, sebuah organisasi
juga tidak lepas dari a as pembagian kerja.
Asas pembagian kerja juga merupakan
salah satu faktor penting dalam
menentukan struktur organisasi. Seperti
kita ketahui, ada dua jenis asas pembagian
kerja, yakni asas sentralisasi (pemusatan)
dan asas desentralisasi (penyebaran). Asasasas tersebut diterapkan di setiap
organisasi. Organisasi dapat memilih salah
satu asas atau menggunakan kedua asas
tersebut. Pemilihan asas pembagian kerja
juga tidak boleh dilakukan secara asal,
harus disesuaikan dengan fungsi dan
kegiatan organisasi.
Struktur organisasi dan asas
pembagian kerja merupakan faktor yang
tidak dapat dipisahkan dalam sebuah
organisasi formal. Mulai dari organisasi
kecil hingga organisasi yang besar dengan
kegiatan yang cukup kompleks pasti
mempunyai struktur organisasi. Maka dari
itu, pemilihan struktur organisasi dan asas
pembagian
kerja
penting
dalam
mewujudkan kinerja perusahaan/organisasi
yang efektif.
RUMUSAN MASALAH
Adapun
rumusan
masalah
pembuatan jurnal ini adalah:
dalam
Apakah hubungan pemilihan struktur
organisasi dan asas pembagian kerja
dengan efektivitas sebuah organisasi?
TUJUAN
Adapun tujuan dari penulisan jurnal ini
adalah:
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
2
1. Mengetahui apa yang dimaksud
dengan organisasi.
2. Mengetahui apa yang dimaksud
dengan strukutur organisasi dan
mengetahui jenis-jenis struktur
organisasi.
3. Mengetahui
jenis-jenis
asas
pembagian kerja yang diterapkan
pada organisasi.
4. Mengetahui hubungan pemilihan
struktur organisasi dan asas
pembagian
kerja
terhadap
efektivitas organisasi.
METODE
Metode penelitian yang digunakan dalam
pembuatan jurnal ini adalah metode studi
pustaka, yakni dengan mengutip materi
dari berbagai sumber seperti buku dan
jurnal
kemudian
membahasnya
menggunakan bahasa dan pemahaman
sendiri setelah mempelajari materi dari
sumber-sumber yang telah didapat.
KAJIAN PUSTAKA
Organisasi
Kita semua mungkin sudah tidak
asing lagi dengan istilah organisasi.
Organisasi bisa didefinisikan sebagai
sekumpulan orang yang bekerja untuk
mencapai suatu tujuan. Menurut (Laksmi,
Gani, & Budiantoro, 2015), ada beberapa
definisi mengenai organisasi yakni:
1. Suatu sistem kerja sama yang
dijalankan oleh sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Suatu jaringan hubungan yang sifatnya
interdependensi. Sifat interdependensi
terfokus pada tiga hal, yaitu : strukur
dasar yang merupakan penggerak dan
mengarahkan
hubungan-hubungan
tersebut; orang atau pelaksananya yang
saling bergantung satu sama lain;
makna kontribusi hubungan-hubungan
tersebut dalam organisasi secara
menyeluruh.
3. Merupakan rangkaian proses kegiatan
yang
harus
dilakukan
untuk
meningkatkan kedayagunaan segala
sumber dan faktor yang menentukan
bagi berhasilnya proses manajemen,
terutama
dengan
memperhatikan
fungsi dan dinamia organisasi dalam
rangka mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan.
Dapat dilihat dari penjelasan di atas,
bahwa terdapat tiga unsur penting yang
harus ada dalam sebuah organisasi, yakni
adanya sekelompok orang pada organisasi
tersebut, adanya kerja sama antara orangorang dalam organisasi tersebut, dan
adanya tujuan tertentu yang harus dicapai
oleh organisasi tersebut.
Tidak jauh berbeda dengan
penjelasan Laksmi, dkk, (Chaniago, 2013)
mendefinisikan organisasi sebagai “kerja
sama dari sekelompok orang yang
membentuk suatu sistem untuk mencapai
tujuan”. Tujuan dari sebuah organisasi
dapat dicapai apabila orang-orang yang
ada di dalamnya membentuk kerja sama
atau koordinasi antara satu sama lain, yang
akan mendatangkan keuntungan pada
setiap orang untuk memudahkan mereka
dalam menyelesaikan berbagai tugas
dalam rangka mencapai tujuan yang sudah
direncanakan. Organisasi juga bisa diartika
sebagai wadah atau tempat, di mana orangorang bertemu untuk menyelesaikan tugas
dan pekerjaan masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan. Sehingga tidak
dapat dihindari bahwa organisasi tidak
akan lepas dari hubungan antara beberapa
orang untuk menjalankan kerja sama.
Kerja sama pada suatu organisasi
merupakan hal yang sangat penting.
Percuma saja apabila kita bekerja dalam
organisasi dengan dikelilingi banyak orang
namun kita hanya mengerjakan tugas kita
sendiri
tanpa
memikirkan
dan
membangung hubungan yang baik dengan
orang-orang di sekitar kita. Maka dari itu,
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
3
kerja sama dalam suatu organisasi harus
dilandaskan dengan empat unsur, yakni:
1. Komunikasi. Seperti kita ketahui,
bahwa komunikasi adalah hubungan
antara dua orang atau lebih yang saling
bertukar informasi. Dalam menjalin
sebuah komunikasi antar rekan dalam
organisasi, perlu adanya rasa saling
terbuka dan saling percaya. Apabila
kita terbuka dan percaya pada orangorang di sekitar kita dalam organisasi,
kita akan mudah menjalin kerja sama
dengan mereka dan tidak merasa ragu
atau takut saat akan bekerja sama.
2. Koordinasi. Tujuan organisasi dapat
dicapai dengan adanya koordinasi atau
kontak hubungan dengan orang-orang
di dalamnya untuk membangun
keselarasan dalam setiap kehiatan
organisasi.
3. Kepemimpinan. Hal ini berkaitan
dengan bagaimana orang-orang dalam
organisasi memberikan teladan pada
sesama dan bagaimana para anggota
organisasi menyelesaikan konflik yang
ada pada organisasi.
4. Motivasi. Setiap anggota hendaknya
dapat saling memberi dorongan pada
setiap rekan-rekannya agar mereka
lebih semangat dalam mengerjakan
tugas guna mencapai tujuan organisasi
yang telah dibuat sebelumnya.
Jadi dapat dipastikan bahwa kerja sama
yang baik dapat membawa organisasi ke
arah yang baik pula.
Di sisi lain organisasi yang baik
hendaknya memenuhi beberapa prinsip,
antara lain:
1. Visi dan misi. Suatu organisasi
hendaknya mempunyai visi dan misi
yang dimengerti oleh semua orang
dalam organisasi tersebut. Visi adalah
tujuan dari sebuah organisasi dan misi
adalah bagaimana organisasi tersebut
mencapai visinya.
2. Tujuan yang jelas. Tujuan yang jelas
dan
mudah
dimengerti
perlu
dirumuskan, tujuan ini diturunkan dari
visi
dan
misi
yang
dibuat
organisasi/perusahaan.
3. Skala hirarki. Skala hirarki adalah
tingkatan kepemimpinan dalam sebuah
organisasi.
4. Kesatuan perintah dan wewenang.
Perintah dan wewenang berasal dari
satu orang. Bawahan yang mendapat
perintah dan wewenang dari beberapa
orang yang berbeda akan menimbulkan
kebingungan.
5. Pertanggungjawaban dari bawahan
yang telah menyelesaikan tugasnya
kepada atasan yang memberi tugas
kepadanya.
6. Pembagian pekerjaan dan fungsional.
Pekerjaan dalam sebuah organisasi
dapat dibagi-bagi atas beberapa divisi
atau unit sesuai fungsi yang ada pada
organisasi yang bersangkutan.
7. Keseimbangan pembagian pekerjaan
pada organisasi dengan memperhatikan
sumber daya yang ada pada masingmasing divisi atau unit.
8. Fleksibilitas,
yakni
kemampuan
organisasi
untuk
menyesuaikan
pekerjaan
seiring
dengan
berkembangnya zaman.
9. Rentang kendali, yakni jumlah
bawahan yang mampu dikendalikan
dan diawasi oleh seorang pimpinan.
Biasanya, untuk pekerjaan yang lebih
banyak menggunakan
pemikiran,
seorang pimpinan dapat mengawasi 38 orang, sedangkan untuk pekeraan
yang
cenderung
menggunakan
kekuatan fisik, seorang pimpinan dapat
mengawasi 15-30 orang.
10. Kepemimpinan
dan
keputusan,
berkaitan dengan bagaimana seorang
pimpinan memimpin dan memotivasi
pekerja dan bagaimana ia mengambil
keputusan dalam sebuah organisasi.
Struktur Organisasi
Sebuah organisasi khususnya organisasi
formal tidak terlepas dari yang namanya
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
4
strukutur organisasi. Menurut (Chaniago,
2013)
struktur
organisasi
dapat
didefinisikan sebagai kerangka “hubungan
kerja anta fungsi dan unit-unit organisasi,
orang-orang (kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab) dalam suatu sistem kerja
sama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan organisasi”. Struktur organisasi
merupakan
penyelerasan
dalam
menempatkan sumber daya manusia
sebagai suatu bagian dari sebuah
organisasi dalam hubungan yang relatif
tetap, yang sangat menentukan pola
koordinasi, interaksi, dan tingkah laku
yang semuanya berorientasi pada tugas.
Struktur
organisasi
juga
dapat
didefinisikan sebagai suatu pola hubungan
antara beberapa individu dalam suatu
kelompok dalam melaksanakan pekerjaan
atau tugasnya yang secara formal
dikoordinasikan,
dibagi,
dan
dikelompokkan sehingga menciptakan
sebuah kesatuan yang harmonis yang
dijalankan secara terus menerus untuk
mencapai tujuan tertentu. Struktur
organisasi juga bisa didefinisikan sebagai
hubungan dari beberapa karakteristik,
norma, dan pola hubungan yang terjadi
dalam sebuah instansi.
Struktur organisasi membantu kita
untuk mengetahui kemungkinan kegiatankegiatan apa yang dijalankan oleh
organisasi tersebut, karena dalam suatu
strukrut organisasi tergambar nama-nama
departemen (bagian) yang ada dalam
organisasi yang bersangkutan, nama dan
posisi setiap pimpinan/manajer pada setiap
departemen,
dan
hubungan
antar
departemen di mana terdapat garis
penguhubung pada struktur organisasi
yang menggambarkan siapa atau bagian
apa yang bertanggungjawab kepada siapa
atau bagian apa.
Pembuatan struktur organisasi
merupakan hal penting dalam sebuah
organisasi. Sebelumnya dijelaskan bahwa
prinsip organisasi yang baik adalah adanya
skala hirarki, kesatuan perintah dan
wewenang, pertanggungjawaban, serta
pembagian kerja dan fungsional. Hal-hal
tersebut dapat diwujudkan pada saat kita
membentuk sebah struktur organisasi.
Karena pada struktur organisasi terdapat
pembagian departemen yang secara tidak
langsung juga membagi pekerjaan dan
fungsi pada sebuah organisasi. Dalam
struktur organisasi juga terdapat skala
hirarki yang digambarkan dengan urutan
pimpinan mulai dari yang tertinggi hingga
yang terendah. Dari struktur organisasi,
kita bisa mengetahui siapa atau bagian apa
bertanggungjawab pada siapa atau bagain
apa, yang berarti strukutur organisasi telah
memperlihatkan
prinsip
pertanggungjawaban. Kita juga bisa
mengetahui pimpinan mana yang memberi
kita tugas.
Struktur organisasi dibuat untuk
menciptakan sinkronisasi kegiatan agar
dapat mencapai suatu tujuan. Oleh karena
itu (Nuraida, 2014) menerangkan bahwa
dalam membuat struktur organisasi
diperlukan pemahaman-pemahaman atas
prinsip-prinsip
keorganisasian
dan
menyusun jawaban atas pertanyaanpertanyaan berikut.
1. Apa tanggungjawab utama dari
pelayanan
administratif
yang
dikehendaki untuk mencapai sasaran?
2. Apa informasi yang dibutuhkan?
3. Bagaimana sistem prosedur yang
dibutuhkan?
4. Proses pengolahan data macam apa
yang diinginkan?
5. Bagaimana posisi manajer dalam
organisasi?
Dalam membuat serta menentukan
struktur organisasi, kita perlu mempelajari
indikator mengenai struktur organisasi
yang meliputi:
1. Spesialisasi kerja
Yang dimaksud spesialisasi kerja
adalah sampai tingkat mana tugas atau
pekerjaan dalam organisasi dapat
dibagi-bagi. Hakikatnya, daripada
pekerjaan itu diselesaikan oleh satu
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
5
2.
3.
4.
5.
6.
orang, lebih baik dipecah menjadi
sejumlah
langkah
yang
dapat
dikerjakan oleh beberapa individu
yang berbeda untuk meningkatkan
efisiensi.
Departementalisasi
Yang dimaksud departementalisasi
adalah pengelompokkan pekerjaan
sehinnga tugas yang sejenis dapat
dikoordinasikan dengan lebih baik.
Rantai komando
Rantai komando adalah garis tidak
terputus dari wewenang, mulai dari
tingkat paling atas hingga tingkat
terbawah pada suatu organisasi.
Intinya, rantai komando menerangkan
siapa bertanggungjawab pada siapa.
Dalam rantai komando terdapat dua
unsur pelengkap, yakni:
a. Wewenang, yaitu kemampuan
untuk memberi perintah dan
mengharapkan
agar
perintah
tersebut dipatuhi oleh pegawai.
b. Kesatuan
komando,
yang
menyatakan
bahwa
seorang
pegawai
seharusnya
hanya
mempunyai satu pemimpin dan
kepada pemimpin tersebut dia
bertanggungjawab langsung.
Rentang kendali
Rentang kendali merujuk pada jumlah
orang yang secara langsung dapat
dikendalikan dan diawasi oleh seorang
pimpinan. Rentang kendali ini penting
karena sangat menentukan banyaknya
tingkatan manajer yang harus dimiliki
oleh sebuag organisasi.
Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi adalah tingkat di mana
pengambilan
sebuah
keputusan
dilakukan secara terpusat oleh
pimpinan atas sebuah organisasi.
Sedangkan
desentralisasi
adalah
tingkat
di
mana
pengambilan
keputusan dilakukan oleh pimpinan
tingkat bawah.
Formalisasi
Formalisasi mengacu pada tingkat di
mana pekerjaan pada sebuah organisasi
itu dilakukan. Formalisasi juga dapat
didefinisikan sebagai derajat di mana
organisasi membuat standar perilaku
melalui aturan, prosedur, pelatihan,
dan
mekanisme
lain
yang
bersangkutan.
Ada beberapa jenis struktur organisasi,
di antaranya:
1. Struktur Organisasi Sederhana
Biasanya,
hampir
seluruh
organisasi yang baru tumbuh dimulai
dari struktur yang sederhana. Struktur
organisasi
sederhana
(simple
organization structure) adalah struktur
organisasi
yang
menggambarkan
seorang pemilik (pimpinan) disertai
beberapa pegawai dengan pengaturan
mengenai tanggungjawab, tugas, dan
komunikasi yang bersifat informal
yang dicapai melalui supervisi secara
langsung. Maka dari itu struktur ini
bersifat fleksibel. Semua keputusan
strategis dan operasi dibuat oleh
pemilik sebagai pimpinan tingkat atas,
karena cakupan aktivitas organisasi
yang menggunakan struktur jenis ini
tidaklah besar, hanya terdapat sedikit
kebutuhan untuk memformalkan peran,
komunikasi, dan prosedur yang ada
dalam organisasi.
Gambar 1 Struktur Organisasi Sederhana
(Priansa & Garnida, 2013)
Struktur organisasi sederhana
mendorong para pegawai untuk
melakukan banyak tugas, dan struktur
tersebut efektif dalam bisnis yang
melayani produk/pasar lokal yang
sederhana atau ceruk pasar yang
sempit (Priansa & Garnida, 2013).
2. Struktur Organisasi Fungsional
Struktur
organisasi
fungsional
(functional organizational structure)
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
6
adalah struktur di mana tugas, orang,
dan teknologi yang dibutuhkan untuk
menjalankan bisnis dibagi menjadi
grup-grup “functional” yang terpisah
(seperti pemasaran, operasi dan
keuangan) dengan prosedur yang
semakin
formal
guna
mengkoordinasikan
dan
mengintegrasikan
aktivitasaktivitasnya
untuk
menghasilkan
produk dan jasa dari bisnis tersebut
(Priansa & Garnida, 2013).
divisi masing-masing. Sebagai contoh,
struktur organisasi divisional ini dapat
dibagi berdasarkan geografi, produksi
(output), kesamaan konsumen, dan
sebagainya
sesuai
kebutuhan
organisasi.
Gambar 3 Struktur Divisonal Berdasarkan
Geografi (Laksmi, Gani, & Budiantoro, 2015)
Gambar 2 Struktur Organisasi Fungsional
(Priansa & Garnida, 2013)
Dalam struktur ini, pegawai atau
orang-orang yang ada pada organisasi
dikelompokkan
berdasarkan
pengetahuan khusus atau sumber daya
lain yang bersangkutan. Struktur jenis
ini memperlihatkan adanya spesialisasi
pekerjaan
untuk
meningkatkan
identitas pekerja dengan profesinya.
Supervisi atau pengawasan secara
langsung juga lebih mudah karena
pimpinan yang ada pada masingmasing departemen memiliki latar
belakang yang sama. Membagi tugas
ke bagian-bagian dengan fungsi khusus
memungkinkan
para
anggota
organisasi untuk lebih berkonsentrasi
pada satu aspek pekerjaan.
3. Struktur Organisasi Divisional
Struktur
organisasi
divisional
adalah struktur yang mengelompokkan
setiap unit atau divisi karena memiliki
kesamaan tugas atau fungsi. Struktur
ini
mempermudah
kita
dalam
mengambil
keputusan
karena
koordinasi
antar
fungsi
lebih
sederhana. Selain itu, manajer atau staf
dapat
lebih
mengembangkan
keterampilan secara umum dalam
Gambar 4 Struktur Divisonal Bedasarkan
Produksi (Output) (Laksmi, Gani, &
Budiantoro, 2015)
Gambar 5 Struktur Divisonal Berdasarkan
Kesamaan Konsumen (Laksmi, Gani, &
Budiantoro, 2015)
4. Struktur Organisasi Matriks
Menurut (Priansa & Garnida,
2013), struktur organisasi matriks
(matrix organizational structure)
adalah struktur di mana personnel
fungsional dan staf ditugaskan ke
suatu bidang fungsional dasar maupun
ke seorang manajer proyek atau
produk.
Sedangkan
menurut
(Chaniago, 2013) struktur organisasi
matriks adalah strukur yang pada
hakikatnya seorang bawahan memiliki
lebih dari satu atasan, artinya meraka
berada di bawah koordinasi beberapa
pimpinan sesuai bidang pimpinan itu.
Struktur ini didesain dengan
kewenangan,
pengendalian,
dan
tanggung jawab, dan evaluasi ganda.
Struktur ini sama dengan prinsip
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
7
matrik pada matematika. Matriks
merupakan sebuah susunan yang
terdiri dari bagian vertikal dan bagian
horizontal
hingga
menghasilkan
perpotongan di mana perpotongan
antara bagian vertikal dan horizontal
ini disebut matriks. Jika dikelola
dengan baik, struktur matriks ini dapat
memperbaiki efisiensi komunikasi,
fleksibilitas proyek, dan inovasi dari
struktur fungsional ataupun divisional.
Gambar 6 Struktur Organisasi Matriks (Priansa
& Garnida, 2013)
Namun, struktur ini memiliki
kelemahan. Menurut (Priansa &
Garnida, 2013) ada beberapa masalah
yang kerap timbul saat menggunakan
struktur matriks ini. Pertama, konflik
lebih sering muncul pada struktur jenis
ini. Seperti yang teleh dijelaskan
sebelumnya, pekerja yang berada pada
struktur matriks ini memiliki lebih dari
satu
orang
pimpinan,
dengan
konsekuensi dan prioritas yang
berbeda antara pimpinan yang satu
dengan pimpinan yang lain. kedua,
pada struktur matriks ini sering terjadi
ketidakjelasan siapa yang seharusnya
memberikan persetujuan terhadap
beberapa keputusan. Sebagai hasil dari
permasalahan tersebut, pekerja bisa
mengalami stress dan manajer dapat
merasa tidak nyaman dengan susunan
pekerjaan mereka.
Maka
dari
itu,
sebelum
menggunakan
struktur
organisasi
matriks, perlu ada pertimbangan
terlebih dahulu. Chaniago (2013)
menjelaskan bahwa ada beberapa
syarat yang perlu dipenuhi bila sebuah
organisasi akan menggunakan struktur
matriks, di antaranya:
a. Apakah sumber daya manusia yang
dimiliki
rata-rata
cukup
berkualitas? Baik pendidikannya,
keahlian yang dimiliki maupun
pengalaman praktis.
b. Apakah orang-orang yang menjadi
pimpinan (level bawah, menengah,
dan atas) memiliki wawasan yang
luas dan lebih berkualitas dari yang
dipimpinnya?
c. Apakah sumber daya organisasi
atau perusahaan telah terbiasa
menyelesaikan pekerjaan dalam
bentuk kerja tim?
d. Apakah sumber-sumber daya lain
yang dimiliki (selain sumber daya
manusia) memadai?
e. Apakah aktivitas organisasi atau
perusahaan cukup kompleks dan
variatif?
Bila kelima syarat tersebut telah
terpenuhi, struktur organisasi matriks
dapat diterapkan pada organisasi yang
bersangkutan.
5. Struktur Organisasi Tim
Struktur organisasi ini berbeda
dengan struktur organisasi yang lainya.
Menurut (Priansa & Garnida, 2013)
pada struktur tim ini terdapat selfdirected work teams (SDWTs) yang
meliputi pekerja yang satu sama lain
saling berkaitan.
Gambar 7 Struktur Organisasi Tim
Tim biasanya diorganisasikan
berdasrkan proses pekerjaan, seperti
membuat produk atau melayani
kelompok klien khusus. Struktur tim
semakin populer karena biasanya lebih
bersifat fleksibel dan responsif.
Dengan otonomi yang lebih besar,
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
8
struktur jenis ini lebih cepat
mengambil dan menginformasikan
pengambilan keputusan.
Asas Pembagian Kerja : Sentralisasi,
Desentralisasi, Campuran
Dalam
menyelesaikan
pekerjaan
dalam sebuah organisasi, kita mungkin
sering mendengar kata sentralisasi dan
desentralisasi. Keduanya merupakan asas
pembagian
kerja
atau
pembagian
wewenang yang biasa diterapkan pada
organisasi. Menurut Chaniago (2013),
Sentralisasi
mempunyai
konotasi
pemusatan atau terpusat, di mana sebagian
besar wewenang atau kekuasaan dipegang
oleh seorang pimpinan dan sebagian kecil
dari kekuasaan atau wewenang tersebut
yang disebar ke pihak lain dalam
organisasi. Setyaningsih (2017) juga
menegaskan bahwa menurut ekonomi
manajemen, sentralisasi adalah tindakan
memusatkan seluruh kekuasaan atau
wewenang kepada sejumlah kecil manajer
atau pimpinan yang berada di suatu
puncak pada sebuah struktur organisasi.
Menurut (Laksmi, Gani, & Budiantoro,
2015) ada beberapa faktor yang dapat
menentukan apakah asas sentralisasi layak
digunakan dalam organisasi, yakni:
a. Besarnya organisasi
Organisasi yang memiliki kegiatan
dalam skala yang besar, seperti
memiliki cabang di berbagai tempat
dengan jumlah pekerja yang relatif
banyak
lebih
sesuai
untuk
menggunakan asas sentralisasi dalam
pengelolaan dokumen yang ada pada
organisasi tersebut.
b. Ukuran dari sebuah organisasi
Ukuran organisasi yang semakin besar
menimbulkan kebutuhan pengawasan
terpusat yang semakin tinggi pula.
Maka asas ini dapat diterapkan.
c. Sifat organisasi yang tunggal
Organisasi yang bersifat tunggal
berdasarkan produk, proses, dan
personel lebih cocok menggunakan
sistem sentralisasi.
d. Kualitas sumber daya manusia
Banyak organisasi melihat perlu lebih
banyak sumber daya manusia yang
berkualitas jika kegiatan menggunakan
asas desentralisasi.
e. Penyebaran informasi
Jika penyebaran informasi hanya
mencakup daerah geografis yang tidak
begitu luas, maka asas sentralisasi
memungkinkan untuk digunakan.
Menurut (Nuraida, 2014) bila
menganut asas sentralisasi, efisiensi lebih
mudah dicapai karena semua pekerjaan
kantor dan fungsi-fungsi operasional
lainnya harus dikoordinasikan oleh
seorang manajer kantor, walaupun
beberapa bagian dapat dikerjakan di
kantor-kantor departemen yang tidak
berada
di
bawah
pengawasannya.
Pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara
sentralisasi dibebankan pada satu unit
dalam organisasi yang bersangkutan. Unit
ini melayani unit/bagian lain dalam
mengerjakan pekerjaan kantor. Sebagai
contoh,
kegiatan
administrasi
dan
pelayanan kantor bisa saja dilakukan
secara terpusat dengan membebankan
tugas-tugas itu pada unit sekretariat.
Gambar 8 Pelayanan Terpusat (Sentralisasi) pada
Unit Sekretariat (Chaniago, 2013)
Asas sentralisasi ini memiliki kelebihan
serta kekurangan. Adapun kelebihan dari
asas ini antara lain:
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
karena dilakukan secara terpusat.
b. Prosedur dan metode kerja menjadi
lebih seragam sehingga memudahkan
pegawai/orang dalam organisasi untuk
menyelesaikan sesuatu karena mereka
akan terbiasa dengan prosedur yang
ada.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
9
c. Dapat
menghemat
penggunaan
peralatan, perlengkapan, dan mesin
serta sumber daya manusia karena
pekerjaan dilakukan di satu unit.
d. Meminimalisir terjadinya duplikasi
pekerjaan karena pekerjaan dilakukan
di satu tempat/satu unit.
Namun, di samping memiliki kelebihan,
terdapat pula kekurangan dalam asas
sentralisasi
ini.
Kekurangan
asas
sentralisasi menurut Chaniago (2013) di
antaranya:
a. Lambat dalam memberikan pelayanan
karena banyaknya unit-unit kerja yang
harus dilayani bila menggunakan asas
ini.
b. Sulit menentukan prioritas kerja,
karena adanya kecenderungan dari tiap
unit yang meminta didahulukan untuk
mendapat pelayanan.
c. Asas ini dapat meningkatkan ego
orang-orang dari unit pusat karena
merasa dibutuhkan oleh unit-unit lain.
Asas
selanjutnya
adalah
asas
desentralisasi
(tersebar).
Asas
ini
merupakan kebalikan dari asas sentralisasi,
di mana dalam asas desentralisasi ini,
wewenang atau kekuasaan dilimpakan
juga pada pimpinan tingkat bawah.
(Chaniago, 2013) juga menerangkan
bahwa desentralisasi adalah keadaan di
mana pemusatan terjadi pada level
pimpinan bawah, yang artinya telah terjadi
pelimpahan
wewenang
dari
top
management ke middle management yang
kemudian terus mengalir ke lower
management. Kegiatan pelayanan tidak
dipusatkan pada satu unit saja, tetapi
masing-masing unit juga melakukan
kegiatan pelayanan sendiri.
Asas desentralisasi ini juga memiliki
kelebihan serta kekurangan. Kelebihan
dari asas desentralisasi ini antara lain:
a. Dapat memperlancar pelaksanaan
pekerjaan pokok bagi organisasi yang
mempunyai beberapa unit yang
tersebar di beberapa tempat.
b. Dapat melayani kebutuhan khusus
dalam unit masing-masing.
c. Menumpuknya pekerjaan pada saatsaat tertentu dapat dihindarkan.
Kekurangan
yang
dimiliki
desentralisasi antara lain:
asas
a. Memerlukan biaya yang cukup besar,
karena dalam penggunaan asas ini
diperlukan peralatan kantor yang
sejenis dengan jumlah lebih dari satu
untuk masing-masing unit. Misalnya,
kegiatan pelayanan tersebar pada 4
unit, maka organisasi atau perusahaan
harus menyediakan mesin fotokopi
untuk masing-masing unit.
b. Memerlukan tenaga dan sumber daya
manusia yang lebih banyak dari asas
sentralisasi untuk mengoperasikan
peralatan kantor.
c. Biaya dan tenaga yang dikeluarkan
untuk
pengawasan
pekerjaan
organisasi menjadi lebih besar.
d. Ada potensi terjadinya duplikasi arsip
karena masing-masing unit mengelola
dokumennya masing-masing.
e. Tidak
ada
harmonisasi
atau
keseragaman prosedur/metode dalam
organisasi.
Gambar 9 Pelayanan Tersebar (Desentralisasi) pada
Masing-masing Bagian (Chaniago, 2013)
Untuk meminimalisir kekurangan yang
terdapat pada asas sentralisasi dan
desentralisasi,
maka
kita
dapat
mengkobinasikan kelebihan dari kedua
asas tersebut. Kombinasi dari asas
sentralisasi dan asas desentralisasi disebut
asas campuran. Untuk pekerjaan-pekerjaan
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
10
yang sifatnya memerlukan pengawasan
secara berkelanjutan dan mengandung
kerawanan, organisasi dapat menerapkan
asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan
yang sifatnya umum dapat dilakukan
dengan menerapkan asas desentralisasi.
Gambar 10 Penerapan Asas Desentralisasi, di mana
masing-masing unit mengerjakan administrasi
masing-masing, namun tetap ada pengawasan dan
campur tangan unit administrasi pusat untuk
beberapa pekerjaan (Chaniago, 2013)
Contoh kegiatan kantor/organisasi
yang dilakukan dengan asas campuran
adalah kegiatan pengelolaan arsip. Arsip
aktif dikelola oleh masing-masing unit
yang bersangkutan, sedangkan arsip inaktif dikelola secara terpusat di unit
kearsipan
pusat
yang
ada
pada
perusahaan/organisasi.
Menurut (Chaniago, 2013), ada
beberapa keuntungan dalam penerapan
asas campuran, di antaranya:
1. Adanya asas pembagian tugas yang
jelas.
2. Adanya penanganan suatu masalah dan
dalam rangka mewujudkan koordinasi
yang mantap antar kegiatan, maka
bagian
fungsional
berkewajiban
memprakarsainya.
3. Adanya penyesuaian dan perpaduan
dalam melaksanakan pekerjaan.
4. Terdapat kesesuaian antara kebijakan
dan program pekerjaan.
Efektivitas Organisasi
Agak sulit memang untuk menilai
bagaimana tingkat efektivitas yang sifanya
abstrak dan relatif. Menurut (Mustika,
2014), kata efektivitas mengandung
beberapa arti, antara lain: 1) Bentuk
kesesuaian dengan persyaratan, 2)
Kecocokan dalam pemakaian, 3) Adanya
perbaikan yang bersifat kontinyu, 4) Tidak
ada kerusakan, 5) Terpenuhinya kebutuhan
pelanggan setiap waktu, 6) Melakukan
segala sesuatu secara benar sesuai
prosedur yang dapat membuat pelanggan
senang. Namun bila dilihat dari sudut
pandang organisasi, efektivitas memiliki
makna khusus. Menurut (Gammahendra,
Hamid, & Riza, 2014) efektivitas
organisasi adalah ketepatan organisasi
dalam mencapai tujuan yang telah
direncanakan
sebelumnya
dengan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia
dalam organisasi tersebut. Mempelajari
efektivitas organisasi berarti memadukan
beberapa faktor organisasi, seperti struktur
dan teknologi, dengan faktor individual
seperti prestasi dan motivasi kerja
.
PEMILIHAN
STRUKTUR
ORGANISASI DAN HUBUNGANNYA
DENGAN
EFEKTIVITAS
ORGANISASI
Telah kita pelajari bersama bahwa
salah satu prinsip dari sebuah organisasi
adalah adanya tujuan yang jelas. Di
samping itu, kita juga telah mengetahui
bahwa dalam mempelajari efektivitas
organisasi, kita bisa memadukan beberapa
faktor organisasi, di antaranya adalah
struktur organisasi. Struktur organisasi
menggambarkan tugas, jabatan, dan alur
kegiatan pada sebuah organisasi. Ada
beberapa jenis struktur organisasi yang
bisa kita terapkan pada perusahaan atau
organisasi. Menurut Chaniago (2013) ada
beberapa faktor yang perlu diperhatikan
untuk menilai apakah struktur organisasi
tersebut cocok untuk digunakan, di
antaranya:
1. Kejelasan
2. Ekonomis,
sebagai
cara
untuk
memelihara kendali dan mengurangi
pertikaian.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
11
3. Arah pandangan, ditujukan kepada
hasil dari sebuah organisasi, bukan
pada cara atau proses melakukannya.
4. Pemahaman individu tentang tugas dan
tujuan dari organisasi itu sendiri.
5. Pengambilan
keputusan
operatif
dilaksanakan
oleh
manajemen
serendah mungkin.
6. Langgeng dan selalu memperbaharui
diri.
Untuk membuat organisasi berjalan
secara efektif, hendaknya kita tidak asal
dalam memilih struktur organisasi. Kita
harus memilih struktur organisasi yang
sesuai dengan keadaan organisasi kita.
Sebagai contoh, sebuah organisasi dengan
kegiatan yang tidak kompleks dengan
sumber daya manusia yang rata-rata tidak
cukup berkualitas, tidak bisa menggunakan
struktur organisasi matriks. Struktur
matriks merupakan struktur organisasi
yang terbilang cukup rumit karena untuk
menggunakannya, diperlukan sumber daya
yang berkualitas. Bila hal itu tidak
dipertimbangkan, maka bisa saja orangorang yang ada dalam sebuah organisasi
akan kebingungan dalam menjalankan
tugasnya. Hal ini tentu dapat menghambat
organisasi untuk mencapai tujuannya.
Padahal, efektivitas dapat diukur ketika
sebuah organisasi mampu mencapai tujuan
dengan memanfaatkan sumber daya yang
ada.
Maka dari itu, pemilihan struktur
organisasi yang tepat dapat membuat
organisasi berjalan efektif, karena orangorang yang ada dalam organisasi akan
lebih mudah memahami arus kerja,
pembagian tugas dan jabatan sehingga
tujuan organisasi akan mudah dicapai.
PEMILIHAN ASAS PEMBAGIAN
KERJA
DAN
HUBUNGANNYA
DENGAN
EFEKTIVITAS
ORGANISASI
Pemilihan asas pembagian kerja
(sentralisasi, desentralisasi, dan campuran)
juga perlu dipertimbangkan. Ada beberapa
aspek yang perlu dipertimbangkan dalam
menentukan asas mana yang akan
digunakan menurut (Chaniago, 2013), di
antaranya:
1. Besar kecilnya organisasi
2. Luasnya ruang lingkup pekerjaan
dalam organisasi tersebut
3. Tinggi rendahnya struktur (level)
organisasi
4. Visi dan misi organisasi
5. Gaya kepemimpinan
Nuraida (2014) juga mengatakan bahwa
untuk menentukan asas pembagian kerja
tersebut,
akan
lebih
baik
jika
mempertimbangkan semua subfungsi
organisasi atas dasar tujuan organisas, luas
lingkup kegiatan, tahap perkembangan,
serta
kebutuhan
dan
kemampuan
operasional organisasi pada saat itu. Hal
itu tidak lain agar terciptanya efektivitas
pada organisasi tersebut.
Bila asas dipilih secara asal, bisa jadi
kegiatan dalam organisasi tidak berjalan
efektif. Misalnya, bila dilihat dari struktur,
sebuah organisasi memiliki lebih dari satu
tingkat manajemen, lalu pegawainya pun
terhitung banyak dan kegiatannya pun
kompleks. Organisasi tersebut bisa saja
menggunakan asas sentralisasi, namun itu
akan menghambat kerja organisasi.
Penerapan sentralisas pada kegiatan yang
kompleks
bisa
menimbulkan
penumpukkan pekerjaan. Di samping itu,
tingkat (level) manajemen yang tinggi
akan memakan waktu lama dalam
pengambilan keputusan bila hal itu
dilakukan secara terpusat (sentralisasi).
Dari contoh tersebut, bisa disimpulkan
bahwa terdapat hubungan antara pemilihan
asas dengan efektivitas organisasi. Asas
pembagian kerja yang sesuai dapat
membantu organisasi untuk mencapai
tujuan dengan mudah sehingga terciptlah
efektivitas organisasi.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
12
KESIMPULAN
Organisasi adalah sekumpulan orang yang
bekerja dan saling berkomunikasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Organisasi juga dapat
dikatakan sebagai wadah di mana orangorang bertemu untuk menyelesaikan
tugasnya guna mencapai tujuan bersama.
Dalam menjalankan organisasi, terdapat
beberapa jenis struktur organisasi yang
dapat menggambarkan pembagian kerja,
jabatan, dan arus kerja. Struktur organisasi
tersebut antara lain; 1) struktur organisasi
sederhana;
2)
struktur
organisasi
fungsional;
3)
struktur
organisasi
divisional; 4) struktur organisasi matriks;
dan 5) struktur organisasi tim. Selain
struktur organisasi, terdapat juga asas
pembagian kerja dalam organisasi. Asas
pembagian
kerja
tersebut
adalah
sentralisas
(terpusat),
desentralisasi
(tersebar), dan campuran (menggabungkan
kedua
asas
untuk
meminimalisir
kelemahan dari kedua asas tersebut.
Dalam memilih struktur dan asas
pembagian kerja yang akan diterapkan
pada
organisasi,
hendaknya
kita
mempertimbangkan
beberapa
aspek,
seperti besar kecilnya organisasi, luas
lingkup kerja organisasi, tujuan organisasi,
dan kemampuan sumber daya yang ada
pada organisasi tersebut. Efektivitas
organisasi adalah ketapatan organisasi
dalam mencapai tujuan yang telah
direncanakan
sebelumnya
dengan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia
dalam organisasi tersebut. Efektivitas
organisasi dapat dipelajari dengan
memadukan beberapa faktor dalam
organisasi, salah satunya adalah struktur
organisasi dan asas pembagian kerja pada
organisasi. Struktur dan asas yang sesuai
dengan kondisi organisasi akan membuat
orang-orang dalam organisasi lebih mudah
memahami tugasnya sehingga tujuan
organisasi dapat dicapai. Tujuan yang
berhasil
dicapai
menggambarkan
efektivitas pada organisasi tersebut.
REFERENSI
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor
Kontemporer.
Bandung:
CV
AKBAR LIMAS PERKASA.
Gammahendra, F., Hamid, D., & Riza, M.
F. (2014). Pengaruh Struktur
Organisas terhadap Efektivitas
Organisasi (Studi Pada Persepsi
Pegawai Tetap Kantor Perwakilan
Bank Indonesia Kediri). Jurnal
Administrasi Bisnis Vol. 7, 1-10.
Hevi,
H. J. (n.d.). PENGARUH
STRUKTUR ORGANISASI DAN
SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN
TERHADAP
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MANAJEMEN (Survey pada 10
Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil
Jawa Barat I).
Laksmi, Gani, F., & Budiantoro. (2015).
MANAJEMEN
PERKANTORAN
MODERN.
Jakarta:
PT
RAJAGRAFINDO PERSADA.
Mustika, B. B. (2014). Pengaruh Struktur
Organisasi Dan Kepemimpinan
Terhadap Kemampuan Sumber
Daya Manusia dan Dampaknya
Terhadap Efektivitas Pelayanan
Pendidikan Dasar Pada Dinas
Pendidikan Kabupaten Bangkalan,
Provinsi Jawa Timur. Jurnal
Ekonomi dan Manajemen Vol. 1
No. 2, 159-174.
Nuraida,
I.
(2014).
Manajemen
Administrasi Perkantoran (Edisi
Revisi). Yogyakarta: PT Kansius.
Nurhayati, T., & Darwansyah, A. (2013).
PERAN
STRUKTUR
ORGANISASI DAN SISTEM
REMUNERASI
DALAM
MENINGKATKAN
KINERJA.
EKOBIS Vol. 14 No.2.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
13
Priansa, D. J., & Garnida, A. (2013).
MANAJEMEN
PERKANTORAN
(Efektif, Efisien, dan Profesional).
Bandung: ALFABETA.
Setyaningsih,
K.
(2017).
Esensi
Transformasi Sistem SentralisasiDesentralisasi Pendidikan Dalam
Pembangunan Masyarakat. Journal
of Islamic Education Management
Vol. 3 No. 1, 76-94.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
14
Hasil pemeriksaan plagiarisme
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
15
HUBUNGANNYA DENGAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Oleh:
Aprilia Rotua Lusiana – 165211039
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Tahun Ajaran 2017/2018
Email: [email protected]
ABSTRAK
Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut,
organisasi akan menciptakan pembagian kerja agar orang-orang yang di dalamnya dapat
melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat untuk mencapai tujuan yang
telah direncanakan. Dalam hal ini, organisasi bisa menerapkannya dengan memilih struktur
organisasi dan asas pembagian kerja yang tepat. Di sini, penulis mempelajari apakah
pemilihan struktur organisasi dan asas pembagian kerja ada hubungannya dengan efektivitas
organisasi. Metode yang digunakan dalam penulisan jurnal ini adalah studi literatur, yakni
dengan mengambil referensi materi dari berbagai buku dan jurnal lain. Hasilnya, pemilihan
struktur organisasi dan asas pembagian kerja (sentralisasi, desentralisasi, dan campuran) ada
hubungannya dengan efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi adalah ketepatan suatu
organisasi dalam mencapai tujuannya. Dengan memilih struktur dan asas yang tepat,
efektivitas dapat tercipta karena hal ini memudahkan orang-orang dalam organisasi untuk
memahami tugas dan wewenang yang harus ia kerjakan. Penulis berharap, agar setiap
organisasi dapat memilih struktur organisasi dan asas secara tepat dengan
mempertimbangkan berbagai aspek sehingga tercipta efektivitas dari organisasi.
Kata kunci: organisasi, struktur organisasi, sentralisasi, desentralisasi, efektivitas
ABSTRACT
Each organization must have a goal to be achieved. To achieve that goal, the organization
will create a division of labor so that people in it can perform the tasks in accordance with
the provisions that have been made to achieve the planned goals. In this case, the
organization can apply it by choosing the right organizational structure and the principle of
division of labor. Here, the writer studied whether the choice of organizational structure and
the principle of division of labor has to do with organizational effectiveness. The method used
in the writing of this journal is the study of literature, namely by taking reference material
from various books and other journals. As a result, the selection of organizational structures
and the principle of division of labor (centralization, decentralization, and mixture) has to do
with organizational effectiveness. Organizational effectiveness is the accuracy of an
organization in achieving its objectives. By choosing the right structure and principle,
effectiveness can be created because it makes it easier for the people in the organization to
understand the task and authority that they must do. The writer hopes that every organization
can choose the appropriate organizational structure and principles by considering various
aspects so as to create the effectiveness of the organization.
Keyword: organization,
effectiveness
organizational
structure,
centralization,
decentralization,
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
1
PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan zaman
dan globalisasi, tidak dapat dipungkiri
bahwa kegiatan pada setiap perusahaan
ataupun organisasi pun ikut berkembang.
Hal ini juga berdampak pada kegiatan
operasional organisasi atau perusahaan
yang semakin kompleks untuk mendukung
perkembangan tersebut. Maka secara
langsung, keberhasilan sebuah organisasi
dalam menjalankan suatu usaha tergantung
pada kineja sumber daya manusianya.
Orang-orang yang bekerja dalam suatu
organisasi berperan penting untuk
mencapai
suatu
kesuksesan.
Kata
“organisasi” di sini menggambarkan suatu
hubungan kerja sama yang dilakukan oleh
orang-orang di dalamnya untuk mencapai
tujuan. Bila kerja sama dilakukan dengan
baik sesuai dengan prosedur yang ada,
maka tingkat keberhasilan suatu organisasi
dalam mencapai tujuan pun akan besar
pula.
Organisasi
identik
dengan
kumpulan orang-orang yang saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan. Mereka
saling berkoordinasi dan berkomunikasi
untuk menciptakan hubungan yang baik
agar tujuan organisasi dapat di capai.
Dalam menyelesaikan pekerjaan, biasanya
orang-orang yang ada dalam suatu
perusahaan diatur posisi dan tugas atau
jobdescnya
dalam
sebuah struktur
organisasi. Struktur organisasi ini memiliki
peran penting dalam organisasi. Struktur
organisasi menggambarkan pembagian
kerja, rentang kendali seorang pimpinan
dalam membawahi bawahannya, dan
hubungan pertanggungjawaban setiap
divisi pada masing-masing pimpinannya.
Pembuatan struktur organisasi pun tidak
bisa dilakukan seenaknya, harus disertai
beberapa pertimbangan apakah struktur
organisasi tersebut sesuai dengan sistem
kerja dalam perusahaan dan apakah
kondisi sumber daya manusia pada
organisasi tersebut memungkinkan untuk
menggunakan struktur organisasi yang
telah dibuat. Hal itu dilakukan agar
kegiatan kerja yang dilakukan oleh setiap
pegawai
berjalan
efektif.
Struktur
organisasi yang salah atau tidak sesuai
dapat membingungkan setiap orang yang
ada dalam organisasi dalam menjalankan
pekerjaan dan pertanggungjawaban pada
atasannya.
Di samping itu, sebuah organisasi
juga tidak lepas dari a as pembagian kerja.
Asas pembagian kerja juga merupakan
salah satu faktor penting dalam
menentukan struktur organisasi. Seperti
kita ketahui, ada dua jenis asas pembagian
kerja, yakni asas sentralisasi (pemusatan)
dan asas desentralisasi (penyebaran). Asasasas tersebut diterapkan di setiap
organisasi. Organisasi dapat memilih salah
satu asas atau menggunakan kedua asas
tersebut. Pemilihan asas pembagian kerja
juga tidak boleh dilakukan secara asal,
harus disesuaikan dengan fungsi dan
kegiatan organisasi.
Struktur organisasi dan asas
pembagian kerja merupakan faktor yang
tidak dapat dipisahkan dalam sebuah
organisasi formal. Mulai dari organisasi
kecil hingga organisasi yang besar dengan
kegiatan yang cukup kompleks pasti
mempunyai struktur organisasi. Maka dari
itu, pemilihan struktur organisasi dan asas
pembagian
kerja
penting
dalam
mewujudkan kinerja perusahaan/organisasi
yang efektif.
RUMUSAN MASALAH
Adapun
rumusan
masalah
pembuatan jurnal ini adalah:
dalam
Apakah hubungan pemilihan struktur
organisasi dan asas pembagian kerja
dengan efektivitas sebuah organisasi?
TUJUAN
Adapun tujuan dari penulisan jurnal ini
adalah:
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
2
1. Mengetahui apa yang dimaksud
dengan organisasi.
2. Mengetahui apa yang dimaksud
dengan strukutur organisasi dan
mengetahui jenis-jenis struktur
organisasi.
3. Mengetahui
jenis-jenis
asas
pembagian kerja yang diterapkan
pada organisasi.
4. Mengetahui hubungan pemilihan
struktur organisasi dan asas
pembagian
kerja
terhadap
efektivitas organisasi.
METODE
Metode penelitian yang digunakan dalam
pembuatan jurnal ini adalah metode studi
pustaka, yakni dengan mengutip materi
dari berbagai sumber seperti buku dan
jurnal
kemudian
membahasnya
menggunakan bahasa dan pemahaman
sendiri setelah mempelajari materi dari
sumber-sumber yang telah didapat.
KAJIAN PUSTAKA
Organisasi
Kita semua mungkin sudah tidak
asing lagi dengan istilah organisasi.
Organisasi bisa didefinisikan sebagai
sekumpulan orang yang bekerja untuk
mencapai suatu tujuan. Menurut (Laksmi,
Gani, & Budiantoro, 2015), ada beberapa
definisi mengenai organisasi yakni:
1. Suatu sistem kerja sama yang
dijalankan oleh sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Suatu jaringan hubungan yang sifatnya
interdependensi. Sifat interdependensi
terfokus pada tiga hal, yaitu : strukur
dasar yang merupakan penggerak dan
mengarahkan
hubungan-hubungan
tersebut; orang atau pelaksananya yang
saling bergantung satu sama lain;
makna kontribusi hubungan-hubungan
tersebut dalam organisasi secara
menyeluruh.
3. Merupakan rangkaian proses kegiatan
yang
harus
dilakukan
untuk
meningkatkan kedayagunaan segala
sumber dan faktor yang menentukan
bagi berhasilnya proses manajemen,
terutama
dengan
memperhatikan
fungsi dan dinamia organisasi dalam
rangka mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan.
Dapat dilihat dari penjelasan di atas,
bahwa terdapat tiga unsur penting yang
harus ada dalam sebuah organisasi, yakni
adanya sekelompok orang pada organisasi
tersebut, adanya kerja sama antara orangorang dalam organisasi tersebut, dan
adanya tujuan tertentu yang harus dicapai
oleh organisasi tersebut.
Tidak jauh berbeda dengan
penjelasan Laksmi, dkk, (Chaniago, 2013)
mendefinisikan organisasi sebagai “kerja
sama dari sekelompok orang yang
membentuk suatu sistem untuk mencapai
tujuan”. Tujuan dari sebuah organisasi
dapat dicapai apabila orang-orang yang
ada di dalamnya membentuk kerja sama
atau koordinasi antara satu sama lain, yang
akan mendatangkan keuntungan pada
setiap orang untuk memudahkan mereka
dalam menyelesaikan berbagai tugas
dalam rangka mencapai tujuan yang sudah
direncanakan. Organisasi juga bisa diartika
sebagai wadah atau tempat, di mana orangorang bertemu untuk menyelesaikan tugas
dan pekerjaan masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan. Sehingga tidak
dapat dihindari bahwa organisasi tidak
akan lepas dari hubungan antara beberapa
orang untuk menjalankan kerja sama.
Kerja sama pada suatu organisasi
merupakan hal yang sangat penting.
Percuma saja apabila kita bekerja dalam
organisasi dengan dikelilingi banyak orang
namun kita hanya mengerjakan tugas kita
sendiri
tanpa
memikirkan
dan
membangung hubungan yang baik dengan
orang-orang di sekitar kita. Maka dari itu,
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
3
kerja sama dalam suatu organisasi harus
dilandaskan dengan empat unsur, yakni:
1. Komunikasi. Seperti kita ketahui,
bahwa komunikasi adalah hubungan
antara dua orang atau lebih yang saling
bertukar informasi. Dalam menjalin
sebuah komunikasi antar rekan dalam
organisasi, perlu adanya rasa saling
terbuka dan saling percaya. Apabila
kita terbuka dan percaya pada orangorang di sekitar kita dalam organisasi,
kita akan mudah menjalin kerja sama
dengan mereka dan tidak merasa ragu
atau takut saat akan bekerja sama.
2. Koordinasi. Tujuan organisasi dapat
dicapai dengan adanya koordinasi atau
kontak hubungan dengan orang-orang
di dalamnya untuk membangun
keselarasan dalam setiap kehiatan
organisasi.
3. Kepemimpinan. Hal ini berkaitan
dengan bagaimana orang-orang dalam
organisasi memberikan teladan pada
sesama dan bagaimana para anggota
organisasi menyelesaikan konflik yang
ada pada organisasi.
4. Motivasi. Setiap anggota hendaknya
dapat saling memberi dorongan pada
setiap rekan-rekannya agar mereka
lebih semangat dalam mengerjakan
tugas guna mencapai tujuan organisasi
yang telah dibuat sebelumnya.
Jadi dapat dipastikan bahwa kerja sama
yang baik dapat membawa organisasi ke
arah yang baik pula.
Di sisi lain organisasi yang baik
hendaknya memenuhi beberapa prinsip,
antara lain:
1. Visi dan misi. Suatu organisasi
hendaknya mempunyai visi dan misi
yang dimengerti oleh semua orang
dalam organisasi tersebut. Visi adalah
tujuan dari sebuah organisasi dan misi
adalah bagaimana organisasi tersebut
mencapai visinya.
2. Tujuan yang jelas. Tujuan yang jelas
dan
mudah
dimengerti
perlu
dirumuskan, tujuan ini diturunkan dari
visi
dan
misi
yang
dibuat
organisasi/perusahaan.
3. Skala hirarki. Skala hirarki adalah
tingkatan kepemimpinan dalam sebuah
organisasi.
4. Kesatuan perintah dan wewenang.
Perintah dan wewenang berasal dari
satu orang. Bawahan yang mendapat
perintah dan wewenang dari beberapa
orang yang berbeda akan menimbulkan
kebingungan.
5. Pertanggungjawaban dari bawahan
yang telah menyelesaikan tugasnya
kepada atasan yang memberi tugas
kepadanya.
6. Pembagian pekerjaan dan fungsional.
Pekerjaan dalam sebuah organisasi
dapat dibagi-bagi atas beberapa divisi
atau unit sesuai fungsi yang ada pada
organisasi yang bersangkutan.
7. Keseimbangan pembagian pekerjaan
pada organisasi dengan memperhatikan
sumber daya yang ada pada masingmasing divisi atau unit.
8. Fleksibilitas,
yakni
kemampuan
organisasi
untuk
menyesuaikan
pekerjaan
seiring
dengan
berkembangnya zaman.
9. Rentang kendali, yakni jumlah
bawahan yang mampu dikendalikan
dan diawasi oleh seorang pimpinan.
Biasanya, untuk pekerjaan yang lebih
banyak menggunakan
pemikiran,
seorang pimpinan dapat mengawasi 38 orang, sedangkan untuk pekeraan
yang
cenderung
menggunakan
kekuatan fisik, seorang pimpinan dapat
mengawasi 15-30 orang.
10. Kepemimpinan
dan
keputusan,
berkaitan dengan bagaimana seorang
pimpinan memimpin dan memotivasi
pekerja dan bagaimana ia mengambil
keputusan dalam sebuah organisasi.
Struktur Organisasi
Sebuah organisasi khususnya organisasi
formal tidak terlepas dari yang namanya
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
4
strukutur organisasi. Menurut (Chaniago,
2013)
struktur
organisasi
dapat
didefinisikan sebagai kerangka “hubungan
kerja anta fungsi dan unit-unit organisasi,
orang-orang (kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab) dalam suatu sistem kerja
sama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan organisasi”. Struktur organisasi
merupakan
penyelerasan
dalam
menempatkan sumber daya manusia
sebagai suatu bagian dari sebuah
organisasi dalam hubungan yang relatif
tetap, yang sangat menentukan pola
koordinasi, interaksi, dan tingkah laku
yang semuanya berorientasi pada tugas.
Struktur
organisasi
juga
dapat
didefinisikan sebagai suatu pola hubungan
antara beberapa individu dalam suatu
kelompok dalam melaksanakan pekerjaan
atau tugasnya yang secara formal
dikoordinasikan,
dibagi,
dan
dikelompokkan sehingga menciptakan
sebuah kesatuan yang harmonis yang
dijalankan secara terus menerus untuk
mencapai tujuan tertentu. Struktur
organisasi juga bisa didefinisikan sebagai
hubungan dari beberapa karakteristik,
norma, dan pola hubungan yang terjadi
dalam sebuah instansi.
Struktur organisasi membantu kita
untuk mengetahui kemungkinan kegiatankegiatan apa yang dijalankan oleh
organisasi tersebut, karena dalam suatu
strukrut organisasi tergambar nama-nama
departemen (bagian) yang ada dalam
organisasi yang bersangkutan, nama dan
posisi setiap pimpinan/manajer pada setiap
departemen,
dan
hubungan
antar
departemen di mana terdapat garis
penguhubung pada struktur organisasi
yang menggambarkan siapa atau bagian
apa yang bertanggungjawab kepada siapa
atau bagian apa.
Pembuatan struktur organisasi
merupakan hal penting dalam sebuah
organisasi. Sebelumnya dijelaskan bahwa
prinsip organisasi yang baik adalah adanya
skala hirarki, kesatuan perintah dan
wewenang, pertanggungjawaban, serta
pembagian kerja dan fungsional. Hal-hal
tersebut dapat diwujudkan pada saat kita
membentuk sebah struktur organisasi.
Karena pada struktur organisasi terdapat
pembagian departemen yang secara tidak
langsung juga membagi pekerjaan dan
fungsi pada sebuah organisasi. Dalam
struktur organisasi juga terdapat skala
hirarki yang digambarkan dengan urutan
pimpinan mulai dari yang tertinggi hingga
yang terendah. Dari struktur organisasi,
kita bisa mengetahui siapa atau bagian apa
bertanggungjawab pada siapa atau bagain
apa, yang berarti strukutur organisasi telah
memperlihatkan
prinsip
pertanggungjawaban. Kita juga bisa
mengetahui pimpinan mana yang memberi
kita tugas.
Struktur organisasi dibuat untuk
menciptakan sinkronisasi kegiatan agar
dapat mencapai suatu tujuan. Oleh karena
itu (Nuraida, 2014) menerangkan bahwa
dalam membuat struktur organisasi
diperlukan pemahaman-pemahaman atas
prinsip-prinsip
keorganisasian
dan
menyusun jawaban atas pertanyaanpertanyaan berikut.
1. Apa tanggungjawab utama dari
pelayanan
administratif
yang
dikehendaki untuk mencapai sasaran?
2. Apa informasi yang dibutuhkan?
3. Bagaimana sistem prosedur yang
dibutuhkan?
4. Proses pengolahan data macam apa
yang diinginkan?
5. Bagaimana posisi manajer dalam
organisasi?
Dalam membuat serta menentukan
struktur organisasi, kita perlu mempelajari
indikator mengenai struktur organisasi
yang meliputi:
1. Spesialisasi kerja
Yang dimaksud spesialisasi kerja
adalah sampai tingkat mana tugas atau
pekerjaan dalam organisasi dapat
dibagi-bagi. Hakikatnya, daripada
pekerjaan itu diselesaikan oleh satu
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
5
2.
3.
4.
5.
6.
orang, lebih baik dipecah menjadi
sejumlah
langkah
yang
dapat
dikerjakan oleh beberapa individu
yang berbeda untuk meningkatkan
efisiensi.
Departementalisasi
Yang dimaksud departementalisasi
adalah pengelompokkan pekerjaan
sehinnga tugas yang sejenis dapat
dikoordinasikan dengan lebih baik.
Rantai komando
Rantai komando adalah garis tidak
terputus dari wewenang, mulai dari
tingkat paling atas hingga tingkat
terbawah pada suatu organisasi.
Intinya, rantai komando menerangkan
siapa bertanggungjawab pada siapa.
Dalam rantai komando terdapat dua
unsur pelengkap, yakni:
a. Wewenang, yaitu kemampuan
untuk memberi perintah dan
mengharapkan
agar
perintah
tersebut dipatuhi oleh pegawai.
b. Kesatuan
komando,
yang
menyatakan
bahwa
seorang
pegawai
seharusnya
hanya
mempunyai satu pemimpin dan
kepada pemimpin tersebut dia
bertanggungjawab langsung.
Rentang kendali
Rentang kendali merujuk pada jumlah
orang yang secara langsung dapat
dikendalikan dan diawasi oleh seorang
pimpinan. Rentang kendali ini penting
karena sangat menentukan banyaknya
tingkatan manajer yang harus dimiliki
oleh sebuag organisasi.
Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi adalah tingkat di mana
pengambilan
sebuah
keputusan
dilakukan secara terpusat oleh
pimpinan atas sebuah organisasi.
Sedangkan
desentralisasi
adalah
tingkat
di
mana
pengambilan
keputusan dilakukan oleh pimpinan
tingkat bawah.
Formalisasi
Formalisasi mengacu pada tingkat di
mana pekerjaan pada sebuah organisasi
itu dilakukan. Formalisasi juga dapat
didefinisikan sebagai derajat di mana
organisasi membuat standar perilaku
melalui aturan, prosedur, pelatihan,
dan
mekanisme
lain
yang
bersangkutan.
Ada beberapa jenis struktur organisasi,
di antaranya:
1. Struktur Organisasi Sederhana
Biasanya,
hampir
seluruh
organisasi yang baru tumbuh dimulai
dari struktur yang sederhana. Struktur
organisasi
sederhana
(simple
organization structure) adalah struktur
organisasi
yang
menggambarkan
seorang pemilik (pimpinan) disertai
beberapa pegawai dengan pengaturan
mengenai tanggungjawab, tugas, dan
komunikasi yang bersifat informal
yang dicapai melalui supervisi secara
langsung. Maka dari itu struktur ini
bersifat fleksibel. Semua keputusan
strategis dan operasi dibuat oleh
pemilik sebagai pimpinan tingkat atas,
karena cakupan aktivitas organisasi
yang menggunakan struktur jenis ini
tidaklah besar, hanya terdapat sedikit
kebutuhan untuk memformalkan peran,
komunikasi, dan prosedur yang ada
dalam organisasi.
Gambar 1 Struktur Organisasi Sederhana
(Priansa & Garnida, 2013)
Struktur organisasi sederhana
mendorong para pegawai untuk
melakukan banyak tugas, dan struktur
tersebut efektif dalam bisnis yang
melayani produk/pasar lokal yang
sederhana atau ceruk pasar yang
sempit (Priansa & Garnida, 2013).
2. Struktur Organisasi Fungsional
Struktur
organisasi
fungsional
(functional organizational structure)
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
6
adalah struktur di mana tugas, orang,
dan teknologi yang dibutuhkan untuk
menjalankan bisnis dibagi menjadi
grup-grup “functional” yang terpisah
(seperti pemasaran, operasi dan
keuangan) dengan prosedur yang
semakin
formal
guna
mengkoordinasikan
dan
mengintegrasikan
aktivitasaktivitasnya
untuk
menghasilkan
produk dan jasa dari bisnis tersebut
(Priansa & Garnida, 2013).
divisi masing-masing. Sebagai contoh,
struktur organisasi divisional ini dapat
dibagi berdasarkan geografi, produksi
(output), kesamaan konsumen, dan
sebagainya
sesuai
kebutuhan
organisasi.
Gambar 3 Struktur Divisonal Berdasarkan
Geografi (Laksmi, Gani, & Budiantoro, 2015)
Gambar 2 Struktur Organisasi Fungsional
(Priansa & Garnida, 2013)
Dalam struktur ini, pegawai atau
orang-orang yang ada pada organisasi
dikelompokkan
berdasarkan
pengetahuan khusus atau sumber daya
lain yang bersangkutan. Struktur jenis
ini memperlihatkan adanya spesialisasi
pekerjaan
untuk
meningkatkan
identitas pekerja dengan profesinya.
Supervisi atau pengawasan secara
langsung juga lebih mudah karena
pimpinan yang ada pada masingmasing departemen memiliki latar
belakang yang sama. Membagi tugas
ke bagian-bagian dengan fungsi khusus
memungkinkan
para
anggota
organisasi untuk lebih berkonsentrasi
pada satu aspek pekerjaan.
3. Struktur Organisasi Divisional
Struktur
organisasi
divisional
adalah struktur yang mengelompokkan
setiap unit atau divisi karena memiliki
kesamaan tugas atau fungsi. Struktur
ini
mempermudah
kita
dalam
mengambil
keputusan
karena
koordinasi
antar
fungsi
lebih
sederhana. Selain itu, manajer atau staf
dapat
lebih
mengembangkan
keterampilan secara umum dalam
Gambar 4 Struktur Divisonal Bedasarkan
Produksi (Output) (Laksmi, Gani, &
Budiantoro, 2015)
Gambar 5 Struktur Divisonal Berdasarkan
Kesamaan Konsumen (Laksmi, Gani, &
Budiantoro, 2015)
4. Struktur Organisasi Matriks
Menurut (Priansa & Garnida,
2013), struktur organisasi matriks
(matrix organizational structure)
adalah struktur di mana personnel
fungsional dan staf ditugaskan ke
suatu bidang fungsional dasar maupun
ke seorang manajer proyek atau
produk.
Sedangkan
menurut
(Chaniago, 2013) struktur organisasi
matriks adalah strukur yang pada
hakikatnya seorang bawahan memiliki
lebih dari satu atasan, artinya meraka
berada di bawah koordinasi beberapa
pimpinan sesuai bidang pimpinan itu.
Struktur ini didesain dengan
kewenangan,
pengendalian,
dan
tanggung jawab, dan evaluasi ganda.
Struktur ini sama dengan prinsip
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
7
matrik pada matematika. Matriks
merupakan sebuah susunan yang
terdiri dari bagian vertikal dan bagian
horizontal
hingga
menghasilkan
perpotongan di mana perpotongan
antara bagian vertikal dan horizontal
ini disebut matriks. Jika dikelola
dengan baik, struktur matriks ini dapat
memperbaiki efisiensi komunikasi,
fleksibilitas proyek, dan inovasi dari
struktur fungsional ataupun divisional.
Gambar 6 Struktur Organisasi Matriks (Priansa
& Garnida, 2013)
Namun, struktur ini memiliki
kelemahan. Menurut (Priansa &
Garnida, 2013) ada beberapa masalah
yang kerap timbul saat menggunakan
struktur matriks ini. Pertama, konflik
lebih sering muncul pada struktur jenis
ini. Seperti yang teleh dijelaskan
sebelumnya, pekerja yang berada pada
struktur matriks ini memiliki lebih dari
satu
orang
pimpinan,
dengan
konsekuensi dan prioritas yang
berbeda antara pimpinan yang satu
dengan pimpinan yang lain. kedua,
pada struktur matriks ini sering terjadi
ketidakjelasan siapa yang seharusnya
memberikan persetujuan terhadap
beberapa keputusan. Sebagai hasil dari
permasalahan tersebut, pekerja bisa
mengalami stress dan manajer dapat
merasa tidak nyaman dengan susunan
pekerjaan mereka.
Maka
dari
itu,
sebelum
menggunakan
struktur
organisasi
matriks, perlu ada pertimbangan
terlebih dahulu. Chaniago (2013)
menjelaskan bahwa ada beberapa
syarat yang perlu dipenuhi bila sebuah
organisasi akan menggunakan struktur
matriks, di antaranya:
a. Apakah sumber daya manusia yang
dimiliki
rata-rata
cukup
berkualitas? Baik pendidikannya,
keahlian yang dimiliki maupun
pengalaman praktis.
b. Apakah orang-orang yang menjadi
pimpinan (level bawah, menengah,
dan atas) memiliki wawasan yang
luas dan lebih berkualitas dari yang
dipimpinnya?
c. Apakah sumber daya organisasi
atau perusahaan telah terbiasa
menyelesaikan pekerjaan dalam
bentuk kerja tim?
d. Apakah sumber-sumber daya lain
yang dimiliki (selain sumber daya
manusia) memadai?
e. Apakah aktivitas organisasi atau
perusahaan cukup kompleks dan
variatif?
Bila kelima syarat tersebut telah
terpenuhi, struktur organisasi matriks
dapat diterapkan pada organisasi yang
bersangkutan.
5. Struktur Organisasi Tim
Struktur organisasi ini berbeda
dengan struktur organisasi yang lainya.
Menurut (Priansa & Garnida, 2013)
pada struktur tim ini terdapat selfdirected work teams (SDWTs) yang
meliputi pekerja yang satu sama lain
saling berkaitan.
Gambar 7 Struktur Organisasi Tim
Tim biasanya diorganisasikan
berdasrkan proses pekerjaan, seperti
membuat produk atau melayani
kelompok klien khusus. Struktur tim
semakin populer karena biasanya lebih
bersifat fleksibel dan responsif.
Dengan otonomi yang lebih besar,
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
8
struktur jenis ini lebih cepat
mengambil dan menginformasikan
pengambilan keputusan.
Asas Pembagian Kerja : Sentralisasi,
Desentralisasi, Campuran
Dalam
menyelesaikan
pekerjaan
dalam sebuah organisasi, kita mungkin
sering mendengar kata sentralisasi dan
desentralisasi. Keduanya merupakan asas
pembagian
kerja
atau
pembagian
wewenang yang biasa diterapkan pada
organisasi. Menurut Chaniago (2013),
Sentralisasi
mempunyai
konotasi
pemusatan atau terpusat, di mana sebagian
besar wewenang atau kekuasaan dipegang
oleh seorang pimpinan dan sebagian kecil
dari kekuasaan atau wewenang tersebut
yang disebar ke pihak lain dalam
organisasi. Setyaningsih (2017) juga
menegaskan bahwa menurut ekonomi
manajemen, sentralisasi adalah tindakan
memusatkan seluruh kekuasaan atau
wewenang kepada sejumlah kecil manajer
atau pimpinan yang berada di suatu
puncak pada sebuah struktur organisasi.
Menurut (Laksmi, Gani, & Budiantoro,
2015) ada beberapa faktor yang dapat
menentukan apakah asas sentralisasi layak
digunakan dalam organisasi, yakni:
a. Besarnya organisasi
Organisasi yang memiliki kegiatan
dalam skala yang besar, seperti
memiliki cabang di berbagai tempat
dengan jumlah pekerja yang relatif
banyak
lebih
sesuai
untuk
menggunakan asas sentralisasi dalam
pengelolaan dokumen yang ada pada
organisasi tersebut.
b. Ukuran dari sebuah organisasi
Ukuran organisasi yang semakin besar
menimbulkan kebutuhan pengawasan
terpusat yang semakin tinggi pula.
Maka asas ini dapat diterapkan.
c. Sifat organisasi yang tunggal
Organisasi yang bersifat tunggal
berdasarkan produk, proses, dan
personel lebih cocok menggunakan
sistem sentralisasi.
d. Kualitas sumber daya manusia
Banyak organisasi melihat perlu lebih
banyak sumber daya manusia yang
berkualitas jika kegiatan menggunakan
asas desentralisasi.
e. Penyebaran informasi
Jika penyebaran informasi hanya
mencakup daerah geografis yang tidak
begitu luas, maka asas sentralisasi
memungkinkan untuk digunakan.
Menurut (Nuraida, 2014) bila
menganut asas sentralisasi, efisiensi lebih
mudah dicapai karena semua pekerjaan
kantor dan fungsi-fungsi operasional
lainnya harus dikoordinasikan oleh
seorang manajer kantor, walaupun
beberapa bagian dapat dikerjakan di
kantor-kantor departemen yang tidak
berada
di
bawah
pengawasannya.
Pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara
sentralisasi dibebankan pada satu unit
dalam organisasi yang bersangkutan. Unit
ini melayani unit/bagian lain dalam
mengerjakan pekerjaan kantor. Sebagai
contoh,
kegiatan
administrasi
dan
pelayanan kantor bisa saja dilakukan
secara terpusat dengan membebankan
tugas-tugas itu pada unit sekretariat.
Gambar 8 Pelayanan Terpusat (Sentralisasi) pada
Unit Sekretariat (Chaniago, 2013)
Asas sentralisasi ini memiliki kelebihan
serta kekurangan. Adapun kelebihan dari
asas ini antara lain:
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
karena dilakukan secara terpusat.
b. Prosedur dan metode kerja menjadi
lebih seragam sehingga memudahkan
pegawai/orang dalam organisasi untuk
menyelesaikan sesuatu karena mereka
akan terbiasa dengan prosedur yang
ada.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
9
c. Dapat
menghemat
penggunaan
peralatan, perlengkapan, dan mesin
serta sumber daya manusia karena
pekerjaan dilakukan di satu unit.
d. Meminimalisir terjadinya duplikasi
pekerjaan karena pekerjaan dilakukan
di satu tempat/satu unit.
Namun, di samping memiliki kelebihan,
terdapat pula kekurangan dalam asas
sentralisasi
ini.
Kekurangan
asas
sentralisasi menurut Chaniago (2013) di
antaranya:
a. Lambat dalam memberikan pelayanan
karena banyaknya unit-unit kerja yang
harus dilayani bila menggunakan asas
ini.
b. Sulit menentukan prioritas kerja,
karena adanya kecenderungan dari tiap
unit yang meminta didahulukan untuk
mendapat pelayanan.
c. Asas ini dapat meningkatkan ego
orang-orang dari unit pusat karena
merasa dibutuhkan oleh unit-unit lain.
Asas
selanjutnya
adalah
asas
desentralisasi
(tersebar).
Asas
ini
merupakan kebalikan dari asas sentralisasi,
di mana dalam asas desentralisasi ini,
wewenang atau kekuasaan dilimpakan
juga pada pimpinan tingkat bawah.
(Chaniago, 2013) juga menerangkan
bahwa desentralisasi adalah keadaan di
mana pemusatan terjadi pada level
pimpinan bawah, yang artinya telah terjadi
pelimpahan
wewenang
dari
top
management ke middle management yang
kemudian terus mengalir ke lower
management. Kegiatan pelayanan tidak
dipusatkan pada satu unit saja, tetapi
masing-masing unit juga melakukan
kegiatan pelayanan sendiri.
Asas desentralisasi ini juga memiliki
kelebihan serta kekurangan. Kelebihan
dari asas desentralisasi ini antara lain:
a. Dapat memperlancar pelaksanaan
pekerjaan pokok bagi organisasi yang
mempunyai beberapa unit yang
tersebar di beberapa tempat.
b. Dapat melayani kebutuhan khusus
dalam unit masing-masing.
c. Menumpuknya pekerjaan pada saatsaat tertentu dapat dihindarkan.
Kekurangan
yang
dimiliki
desentralisasi antara lain:
asas
a. Memerlukan biaya yang cukup besar,
karena dalam penggunaan asas ini
diperlukan peralatan kantor yang
sejenis dengan jumlah lebih dari satu
untuk masing-masing unit. Misalnya,
kegiatan pelayanan tersebar pada 4
unit, maka organisasi atau perusahaan
harus menyediakan mesin fotokopi
untuk masing-masing unit.
b. Memerlukan tenaga dan sumber daya
manusia yang lebih banyak dari asas
sentralisasi untuk mengoperasikan
peralatan kantor.
c. Biaya dan tenaga yang dikeluarkan
untuk
pengawasan
pekerjaan
organisasi menjadi lebih besar.
d. Ada potensi terjadinya duplikasi arsip
karena masing-masing unit mengelola
dokumennya masing-masing.
e. Tidak
ada
harmonisasi
atau
keseragaman prosedur/metode dalam
organisasi.
Gambar 9 Pelayanan Tersebar (Desentralisasi) pada
Masing-masing Bagian (Chaniago, 2013)
Untuk meminimalisir kekurangan yang
terdapat pada asas sentralisasi dan
desentralisasi,
maka
kita
dapat
mengkobinasikan kelebihan dari kedua
asas tersebut. Kombinasi dari asas
sentralisasi dan asas desentralisasi disebut
asas campuran. Untuk pekerjaan-pekerjaan
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
10
yang sifatnya memerlukan pengawasan
secara berkelanjutan dan mengandung
kerawanan, organisasi dapat menerapkan
asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan
yang sifatnya umum dapat dilakukan
dengan menerapkan asas desentralisasi.
Gambar 10 Penerapan Asas Desentralisasi, di mana
masing-masing unit mengerjakan administrasi
masing-masing, namun tetap ada pengawasan dan
campur tangan unit administrasi pusat untuk
beberapa pekerjaan (Chaniago, 2013)
Contoh kegiatan kantor/organisasi
yang dilakukan dengan asas campuran
adalah kegiatan pengelolaan arsip. Arsip
aktif dikelola oleh masing-masing unit
yang bersangkutan, sedangkan arsip inaktif dikelola secara terpusat di unit
kearsipan
pusat
yang
ada
pada
perusahaan/organisasi.
Menurut (Chaniago, 2013), ada
beberapa keuntungan dalam penerapan
asas campuran, di antaranya:
1. Adanya asas pembagian tugas yang
jelas.
2. Adanya penanganan suatu masalah dan
dalam rangka mewujudkan koordinasi
yang mantap antar kegiatan, maka
bagian
fungsional
berkewajiban
memprakarsainya.
3. Adanya penyesuaian dan perpaduan
dalam melaksanakan pekerjaan.
4. Terdapat kesesuaian antara kebijakan
dan program pekerjaan.
Efektivitas Organisasi
Agak sulit memang untuk menilai
bagaimana tingkat efektivitas yang sifanya
abstrak dan relatif. Menurut (Mustika,
2014), kata efektivitas mengandung
beberapa arti, antara lain: 1) Bentuk
kesesuaian dengan persyaratan, 2)
Kecocokan dalam pemakaian, 3) Adanya
perbaikan yang bersifat kontinyu, 4) Tidak
ada kerusakan, 5) Terpenuhinya kebutuhan
pelanggan setiap waktu, 6) Melakukan
segala sesuatu secara benar sesuai
prosedur yang dapat membuat pelanggan
senang. Namun bila dilihat dari sudut
pandang organisasi, efektivitas memiliki
makna khusus. Menurut (Gammahendra,
Hamid, & Riza, 2014) efektivitas
organisasi adalah ketepatan organisasi
dalam mencapai tujuan yang telah
direncanakan
sebelumnya
dengan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia
dalam organisasi tersebut. Mempelajari
efektivitas organisasi berarti memadukan
beberapa faktor organisasi, seperti struktur
dan teknologi, dengan faktor individual
seperti prestasi dan motivasi kerja
.
PEMILIHAN
STRUKTUR
ORGANISASI DAN HUBUNGANNYA
DENGAN
EFEKTIVITAS
ORGANISASI
Telah kita pelajari bersama bahwa
salah satu prinsip dari sebuah organisasi
adalah adanya tujuan yang jelas. Di
samping itu, kita juga telah mengetahui
bahwa dalam mempelajari efektivitas
organisasi, kita bisa memadukan beberapa
faktor organisasi, di antaranya adalah
struktur organisasi. Struktur organisasi
menggambarkan tugas, jabatan, dan alur
kegiatan pada sebuah organisasi. Ada
beberapa jenis struktur organisasi yang
bisa kita terapkan pada perusahaan atau
organisasi. Menurut Chaniago (2013) ada
beberapa faktor yang perlu diperhatikan
untuk menilai apakah struktur organisasi
tersebut cocok untuk digunakan, di
antaranya:
1. Kejelasan
2. Ekonomis,
sebagai
cara
untuk
memelihara kendali dan mengurangi
pertikaian.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
11
3. Arah pandangan, ditujukan kepada
hasil dari sebuah organisasi, bukan
pada cara atau proses melakukannya.
4. Pemahaman individu tentang tugas dan
tujuan dari organisasi itu sendiri.
5. Pengambilan
keputusan
operatif
dilaksanakan
oleh
manajemen
serendah mungkin.
6. Langgeng dan selalu memperbaharui
diri.
Untuk membuat organisasi berjalan
secara efektif, hendaknya kita tidak asal
dalam memilih struktur organisasi. Kita
harus memilih struktur organisasi yang
sesuai dengan keadaan organisasi kita.
Sebagai contoh, sebuah organisasi dengan
kegiatan yang tidak kompleks dengan
sumber daya manusia yang rata-rata tidak
cukup berkualitas, tidak bisa menggunakan
struktur organisasi matriks. Struktur
matriks merupakan struktur organisasi
yang terbilang cukup rumit karena untuk
menggunakannya, diperlukan sumber daya
yang berkualitas. Bila hal itu tidak
dipertimbangkan, maka bisa saja orangorang yang ada dalam sebuah organisasi
akan kebingungan dalam menjalankan
tugasnya. Hal ini tentu dapat menghambat
organisasi untuk mencapai tujuannya.
Padahal, efektivitas dapat diukur ketika
sebuah organisasi mampu mencapai tujuan
dengan memanfaatkan sumber daya yang
ada.
Maka dari itu, pemilihan struktur
organisasi yang tepat dapat membuat
organisasi berjalan efektif, karena orangorang yang ada dalam organisasi akan
lebih mudah memahami arus kerja,
pembagian tugas dan jabatan sehingga
tujuan organisasi akan mudah dicapai.
PEMILIHAN ASAS PEMBAGIAN
KERJA
DAN
HUBUNGANNYA
DENGAN
EFEKTIVITAS
ORGANISASI
Pemilihan asas pembagian kerja
(sentralisasi, desentralisasi, dan campuran)
juga perlu dipertimbangkan. Ada beberapa
aspek yang perlu dipertimbangkan dalam
menentukan asas mana yang akan
digunakan menurut (Chaniago, 2013), di
antaranya:
1. Besar kecilnya organisasi
2. Luasnya ruang lingkup pekerjaan
dalam organisasi tersebut
3. Tinggi rendahnya struktur (level)
organisasi
4. Visi dan misi organisasi
5. Gaya kepemimpinan
Nuraida (2014) juga mengatakan bahwa
untuk menentukan asas pembagian kerja
tersebut,
akan
lebih
baik
jika
mempertimbangkan semua subfungsi
organisasi atas dasar tujuan organisas, luas
lingkup kegiatan, tahap perkembangan,
serta
kebutuhan
dan
kemampuan
operasional organisasi pada saat itu. Hal
itu tidak lain agar terciptanya efektivitas
pada organisasi tersebut.
Bila asas dipilih secara asal, bisa jadi
kegiatan dalam organisasi tidak berjalan
efektif. Misalnya, bila dilihat dari struktur,
sebuah organisasi memiliki lebih dari satu
tingkat manajemen, lalu pegawainya pun
terhitung banyak dan kegiatannya pun
kompleks. Organisasi tersebut bisa saja
menggunakan asas sentralisasi, namun itu
akan menghambat kerja organisasi.
Penerapan sentralisas pada kegiatan yang
kompleks
bisa
menimbulkan
penumpukkan pekerjaan. Di samping itu,
tingkat (level) manajemen yang tinggi
akan memakan waktu lama dalam
pengambilan keputusan bila hal itu
dilakukan secara terpusat (sentralisasi).
Dari contoh tersebut, bisa disimpulkan
bahwa terdapat hubungan antara pemilihan
asas dengan efektivitas organisasi. Asas
pembagian kerja yang sesuai dapat
membantu organisasi untuk mencapai
tujuan dengan mudah sehingga terciptlah
efektivitas organisasi.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
12
KESIMPULAN
Organisasi adalah sekumpulan orang yang
bekerja dan saling berkomunikasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Organisasi juga dapat
dikatakan sebagai wadah di mana orangorang bertemu untuk menyelesaikan
tugasnya guna mencapai tujuan bersama.
Dalam menjalankan organisasi, terdapat
beberapa jenis struktur organisasi yang
dapat menggambarkan pembagian kerja,
jabatan, dan arus kerja. Struktur organisasi
tersebut antara lain; 1) struktur organisasi
sederhana;
2)
struktur
organisasi
fungsional;
3)
struktur
organisasi
divisional; 4) struktur organisasi matriks;
dan 5) struktur organisasi tim. Selain
struktur organisasi, terdapat juga asas
pembagian kerja dalam organisasi. Asas
pembagian
kerja
tersebut
adalah
sentralisas
(terpusat),
desentralisasi
(tersebar), dan campuran (menggabungkan
kedua
asas
untuk
meminimalisir
kelemahan dari kedua asas tersebut.
Dalam memilih struktur dan asas
pembagian kerja yang akan diterapkan
pada
organisasi,
hendaknya
kita
mempertimbangkan
beberapa
aspek,
seperti besar kecilnya organisasi, luas
lingkup kerja organisasi, tujuan organisasi,
dan kemampuan sumber daya yang ada
pada organisasi tersebut. Efektivitas
organisasi adalah ketapatan organisasi
dalam mencapai tujuan yang telah
direncanakan
sebelumnya
dengan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia
dalam organisasi tersebut. Efektivitas
organisasi dapat dipelajari dengan
memadukan beberapa faktor dalam
organisasi, salah satunya adalah struktur
organisasi dan asas pembagian kerja pada
organisasi. Struktur dan asas yang sesuai
dengan kondisi organisasi akan membuat
orang-orang dalam organisasi lebih mudah
memahami tugasnya sehingga tujuan
organisasi dapat dicapai. Tujuan yang
berhasil
dicapai
menggambarkan
efektivitas pada organisasi tersebut.
REFERENSI
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor
Kontemporer.
Bandung:
CV
AKBAR LIMAS PERKASA.
Gammahendra, F., Hamid, D., & Riza, M.
F. (2014). Pengaruh Struktur
Organisas terhadap Efektivitas
Organisasi (Studi Pada Persepsi
Pegawai Tetap Kantor Perwakilan
Bank Indonesia Kediri). Jurnal
Administrasi Bisnis Vol. 7, 1-10.
Hevi,
H. J. (n.d.). PENGARUH
STRUKTUR ORGANISASI DAN
SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN
TERHADAP
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MANAJEMEN (Survey pada 10
Kantor Pelayanan Pajak di Kanwil
Jawa Barat I).
Laksmi, Gani, F., & Budiantoro. (2015).
MANAJEMEN
PERKANTORAN
MODERN.
Jakarta:
PT
RAJAGRAFINDO PERSADA.
Mustika, B. B. (2014). Pengaruh Struktur
Organisasi Dan Kepemimpinan
Terhadap Kemampuan Sumber
Daya Manusia dan Dampaknya
Terhadap Efektivitas Pelayanan
Pendidikan Dasar Pada Dinas
Pendidikan Kabupaten Bangkalan,
Provinsi Jawa Timur. Jurnal
Ekonomi dan Manajemen Vol. 1
No. 2, 159-174.
Nuraida,
I.
(2014).
Manajemen
Administrasi Perkantoran (Edisi
Revisi). Yogyakarta: PT Kansius.
Nurhayati, T., & Darwansyah, A. (2013).
PERAN
STRUKTUR
ORGANISASI DAN SISTEM
REMUNERASI
DALAM
MENINGKATKAN
KINERJA.
EKOBIS Vol. 14 No.2.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
13
Priansa, D. J., & Garnida, A. (2013).
MANAJEMEN
PERKANTORAN
(Efektif, Efisien, dan Profesional).
Bandung: ALFABETA.
Setyaningsih,
K.
(2017).
Esensi
Transformasi Sistem SentralisasiDesentralisasi Pendidikan Dalam
Pembangunan Masyarakat. Journal
of Islamic Education Management
Vol. 3 No. 1, 76-94.
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
14
Hasil pemeriksaan plagiarisme
Pemilihan Struktur Organisasi serta Asas Pembagian Kerja
dan Hubungannya dengan Efektivitas Organisasi|
15