BAB IV. MANAJEMEN & ORGANISASI

  MANAJEMEN & ORGANISASI

  

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen = ilmu & seni

   merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

   Fungsi manajemen perusahaan : Perencanaan

  4. Pengkoordinasian 1.

  2. Pengorganisasian

  5. Pengawasan Mekanisme kerja dr fungsi manajemen : Adanya keinginan, kebutuhan & informasi

   Mendorong orang/perusahaan utk melakukan suatu kegiatan Kegiatan : ada tujuan, shg perlu

   perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)

   pembagian kerja, bagaimana wewenang & tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan pengorganisasian Mengarahkan & mendorong agar supaya

  Siapa yang akan melakukan, bagaimana

   karyawan bersedia menyumbangkan

tenaganya semaksimal mungkin untuk

mencapai tujuan

  Agar tidak terjadi kontradiksi antara

   fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama Dibutuhkan pengkoordinasian

   rencana yg terjadi tdk terlalu jauh Diperlukan pengawasan/pengendalian

  Utk menjaga agar penyimpangan2 dr

  

  Mencari kemungkinan tjd penyimpangan

   Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen KEINGINAN & KEBUTUHAN

  INFORMASI PERENCANAAN PENGORGANISASI AN PENGARAHAN PENGKOORDINASIA N TUJUAN

B. JENJANG MANAJEMEN 1.

  Manajemen puncak/eksekutif

   Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci

   Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2

   Tugas :

  a. Menyusun rencana umum perusahaan

  

b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru,

pengeluran saham,dll) 2.

  Manajemen madya/manajemen administratif

   Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik

3. Manajemen operasional/manajemen

  supervisori 

  Contoh : manajer operasional/kandang, mandor

  

  Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya

C. FUNGSI PERENCANAAN

  Bentuk2 perencanaan :

  1. Tujuan 

  

Semua orang/karyawan harus tahu

tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai

  2. Policy / kebijakan 

  

Suatu pernyataan utk menyalurkan

pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan 3.

  Strategi 

  4. Prosedur 

  Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang

  5. Aturan/rule 

  Suatu tindakan yg spesifk & mrpkn bagian dr prosedur

  6. Program 

  Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget

   Kegunaan perencanaan :

  1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang 2.

  Mengarahkan perhatian pd tujuan

  3. Memperingan biaya 4.

  Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan Langkah2 penyusunan perencanaan :

  1. Menetapkan tujuan 2.

  Menyusun anggapan2

4. Mengadakan penilaian thd

  alternatif2 tindakan yg sudah dipilih 5. Mengambil keputusan 6. Menyusun rencana pendukung misal : perusahaan ayam broiler merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah karyawan tambahan, teknis pemeliharaan & perencanaan pemasaran

D. FUNGSI PENGORGANISASIAN

   Fungsi pengorganisasian = suatu proses menciptakan hub. antara

berbagai fungsi, personalia & faktor2

fsik agar semua pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan

   Hubungan2 yg timbul :

1. Hub. Informal

   Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja b.

  Hub. Formal 

  Dilakukan dengan sengaja 

  Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

c. Tanggung jawab

   Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg

   Faktor2 yg membatasi perencanaan : 1.

  Sulitnya mencari anggapan secara teliti

2. Perubahan yg sangat cepat 3.

  Kekakuan internal 

  Dpt berupa :

• Kekakuan psikologis
• Kekakuan karena prosedur & kebijakan
• Kekakuan sumber daya & dana
• Kekakuan ekternal
• Waktu & biaya

b.

  Wewenang 

  Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu

c. Pertanggungjawaban

  

  Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor :

  1. Latihan dr bawahan 

  Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi hub.dg pimpinannya

  2. Pendelegasian wewenang 

  Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2

  3. Perencanaan 

  Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dr pelaksana & sejauh mana para

pelaksana dpt memahaminya sangat

  

Dasar2 penggolongan bagian di

dalam organisasi :

  1. Didasarkan pd suatu angka 

  Misal : pd organisasi militer Divisi IV, Kodam IV Diponegoro

  2. Didasarkan pd waktu  Misal : tugas2 di pabrik berhub.

  dg jam kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00

  3. Didasarkan pd fungsi perusahaan 

  Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn produksi & pemeliharaan,

  4. Didasarkan pd luas daerah operasi 

  Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah 

  Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll

  5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan

   Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda2

   Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk

terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan

6. Didasarkan pd jenis langganan

  

  Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll

  

  Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan :

• Karyawan freelance

  Karyawan tetap

  Karyawan kontrak/honorer

• Karyawan sukarela

   perusahaan : 1.

  Terdapat 3 fungsi utama dlm

  Fungsi pemasaran

2. Fungi produksi 3.

  Fungsi pembelanjaan Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg bertambah

kompleksnya fungsi2 tsb, mk perlu

   oleh seseorang 1.

  

Banyaknya fungsi yg dpt diawasi

  Kemampuannya 2. Kemampuan bawahan 3. Kompleksitas fungsi 4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain

   Makin besar volume usaha, kompleksitas fungsi yg diperlukan utk melaksanakan kegiatan bertambah lebih cepat/besar.

   dasar : 1.

  Ada 3 macam struktur organisasi

  Struktur garis 

  Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah 

  Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/ perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh

2. Struktur fungsional

   Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm perusahaan

  

  Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer

  

  Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya

3. Struktur garis dan staf

  

  Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat2

  

  Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.

E. FUNGSI PENGARAHAN

   menstimulir tindakan agar betul2 dilaksanakan.

  Merupakanfungsi manajemen yg

  Prinsip pengarahan :

1. Mengarah pd tujuan

  

  Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama

2. Keharmonisan dg tujuan

  

  Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan 3.

  Kesatuan komando 

  Penting utk menyatukan arah tujuan &tanggungjwb pd bawahan

   Cara pengarahan : 1.

  Orientasi 

  Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru

  

  Informasi dpt berupa :

   Tugas

   Tugas lain yg berhubungan

   Ruang lingkup tugas

   Tujuan dr tugas

   Delegasi wewenang

   Cara melaporkan

2. Perintah

   Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja

   Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan : a.

  Berhub.dg keadaan sesungguhnya b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan personalia c. Lengkap

  d. Jelas, singkat & konsisten

  

e. Nada perintah harus menstimulir orang utk

melaksanakannya

  

  Perintah dpt berupa :

a. Perintah umum & khusus b.

  Perintah lisan & tertulis c. Perintah formal & informal

3. Delegasi wewenang

  

  Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas

  

  Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan

4. Motivasi

  

  Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan

  

  Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)

  

  Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.

   a. Pujian 

  Berbagai jenis motivasi positif :

  Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya Pemberian informasi b.

  

Merasa diajak ikut serta mengelola

perusahaan

c. Memperhatikan bawahan

   Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif

  Persaingan d.

   Memuji hasil2 pekerjaan yg baik e.

  Partisipasi 

  Memberi kesempatan pd bawahan utk

ikut serta mengambil keputusan shg

bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan

f. Kebanggaan

   Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja g.

  Delegasi kekuasaan 

  Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima h.

  Uang 

  Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif

F. FUNGSI KOORDINASI

   serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang

Usaha yg terkoordinir yaitu

  

Merupakan usaha mensinkronkan

   bila kegiatan2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan2 bersama Utk melakukan koordinasi diperlukan : Sistem & prosedur yg jelas

• Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai Sistem komunikasi
•  komunikasi yg baik membantu keg.

  Koordinasi

• Arus informasi yg memungkinkan

  Informasi umpan balik

   faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu

G. FUNGSI PENGAWASAN

   segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah

  Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan

   dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan Langkah2 pengawasan :

   1.

  Menciptakan standar Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

   a.

  Terdpt 2 bentuk :

  Standar kuantitatif terukur dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll b. Standar kualitatif tdk terukur Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll 2.

  Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd 3. Tindakan2 koreksi Utk memperbaiki & menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil

   Syarat2 pengawasan yg baik : 1.

  Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd

  2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan 3.

  Mempunyai pandangan ke depan 4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar 5. Luwes

  6. Serasi dg pola organisasi

  7. Mudah dimengerti