PERINGKAT DIPLOMA ( LEPASAN SPMPRA-DIPLOMA ) PERINGKAT IJAZAH SARJANA MUDA ( LEPASAN STPMASASIMATRIKULASIDIPLOMA IPT LAIN ) PENERAPAN ELEMEN KEMAHIRAN INSANIAH
PERINGKAT DIPLOMA ( LEPASAN SPM/PRA-DIPLOMA ) PERINGKAT IJAZAH SARJANA MUDA ( LEPASAN STPM/ASASI/MATRIKULASI/DIPLOMA IPT LAIN ) PENERAPAN ELEMEN KEMAHIRAN INSANIAH KEPIMPINAN KOMUNIKASI ETIKA DAN MORAL PROFESIONAL PEMIKIRAN KRITIS DAN KEMAHIRAN MENYELESAIKAN MASALAH KEUSAHAWANAN
MODUL 3 DIPLOMA/IJAZAH SARJANA MUDA : PROFESIONALISME PENGENALAN
Modul ini mendedahkan konsep profesionalisme dalam membentuk seorang mahasiswa yang holistik dan mapan. Profesionalisme merupakan sifat-sifat kemampuan, kemahiran, cara pelaksanaan sesuatu sebagaimana yang sewajarnya terdapat pada seorang profesional. Ia merupakan elemen penting dalam menjayakan sesebuah organisasi samaada dalam konteks kepimpinan atau keusahawanan.
MATLAMAT
Untuk mencapai matlamat universiti dalam melahirkan graduan profesioanal yang mempunyai daya kepimpinan dan keusahawanan tinggi berdasarkan kepada nilai-nilai murni dan etika ke profesionalisme.
OBJEKTIF
1. Memberikan pendedahan dan kesedaran mengenai kepentingan profesionalisme dalam kepimpinan.
2. Memberi pendedahan dan pengetahuan mengenai elemen-elemen, persiapan, pengurusan dan pelaksanaan program.
3. Memberikan pendedahan dan kesedaran mengenai kepentingan profesionalisme dalam dunia keusahawan global dan glokal.
KANDUNGAN DAN JADUAL PERLAKSANAAN
UNIT KAEDAH
BAHAN/PERALATAN TEMPOH PELAKSANAAN
PROFESIONALISME Slaid ceramah
2 jam
DAN KEPIMPINAN
PENGURUSAN ORGANISASI BERKESAN
- Human Bingo - ’Ice Kertas A4, Edaran,
2 jam
Breaking’ - Pengurusan
Program o Pengenalan
Mesyuarat o Surat Panggilan
Mesyuarat & Agenda o Minit Mesyuarat o Format Mesyuarat
(SAMBUNGAN PENILAIAN
Kertas A4,
2 jam
Program
Kertas Mahjong,
o `POSDCoRB ’
Marker pen Borang C (Aktiviti
- Rumusan LDK 1&2 Pelajar, Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar HEP
- `Bruce Al- Mighty’
Kertas A4, Kertas
2 jam
- ‘The Apprentice’
Mahjong, Marker Pen
- Rumusan LDK 3
KUMPULAN SASARAN
Semua mahasiswa Lepasan Diploma (Lepasan SPM dan Pra Diploma)
Semua mahasiswa semester 3 Peringkat Ijazah dan Profesional (Lepasan STPM, Asasi,Matrikulasi )
UNIT 1
CERAMAH
TAJUK CERAMAH
PROFESIONALISME DAN KEPIMPINAN
TEMPOH MASA
2 JAM
OBJEKTIF :
Memberikan pendedahan tentang keprofesionalisme kepimpinan.
Memberikan pendedahan kepada pelajar berhubung kejayaan tokoh-tokoh usahawan di peringkat negara dan antarabangsa.
Untuk mencapai matlamat universiti dalam membentuk keprofesionalisme kepimpinan di kalangan pelajar.
NOTA CERAMAH UNIT 1 PROFESIONALISME DAN KEPIMPINAN PENDAHULUAN
Setiap manusia mempunyai tugas kepimpinan. Seseorang suami, isteri, pegawai kerajaan, ketua parti politik, ketua kampung, pelajar dan individu biasa mempunyai tugas kepimpinan terhadap kelompok atau terhadap individu lain. Hadis riwayat Bukhari dan Muslim; “Tiap-tiap seorang daripada kamu adalah pemimpin dan setiap pemimpin akan ditanya bagaimana kamu memimpin.” Justeru itu setiap manusia yang memimpin adalah bertanggungjawab terhadap mereka yang berada di bawah pimpinannya. Ketua negara bertanggung-jawab terhadap rakyatnya. Ketua keluarga adalah pemimpin dalam keluarganya. Majikan pula bertanggung jawab menjaga pekerjanya.
DEFINISI KEPIMPINAN
Kepimpinan adalah satu proses yang mempengaruhi aktiviti-aktiviti kelompok ke arah mencapai matlamat kelompok dalam masa tertentu. Abdullah Hassan (1998), mentakrif kepemimpinan sebagai sejenis tingkahlaku yang bertujuan untuk mempengaruhi orang lain supaya mereka sanggup dan secara senang hati melakukan apa yang dikehendaki oleh orang yang memimpin. Oleh itu boleh dirumuskan kepimpinan sebagai seni atau proses mempengaruhi orang lain supaya mereka akan berjuang atau bekerja dengan rela hati dan penuh semangat ke arah pencapaian matlamat bersama.
KONSEP KEPEMIMPINAN
De Pree (1989), menyatakan kepemimpinan merupakan satu seni, kepercayaan, suara hati dan bukan sekadar perkara-perkara yang perlu dilaksanakan. Kepemimpinan yang berseni itu diterjemahkan dalam bentuk kata-kata dan amalan-amalan. Ringkasnya, walaupun terdapat banyak takrifan tentang kepimpinan, dua definisi operasional yang dipersetujui ialah:
(i) Kepimpinan ialah fungsi kumpulan: ia berlaku dalam proses dua atau lebih orang berinteraksi untuk mencapai matlamat, dan
(ii) Pemimpin secara sengaja mempengaruhi tingkahlaku orang lain (Hersey & Blancard,1982). Seperkara lagi, kepemimpinan juga berkaitan dengan memperkenalkan sesuatu yang baru atau cuba memperbaiki keadaan sedia ada (Stogdil, 1974).
Kefahaman terbaharu tentang kepemimpinan adalah berkaitan dengan visi (Bennis dan Nanus, 1983), yang mana berkemampuan pemimpin itu mewujudkan serta menjelaskan visinya dan seterusnya mampu diterjemahkan dalam bentuk tindakan oleh ahli-ahli dalam organisasinya. Hart (1998), berpendapat kepemimpinan sebenarnya berlaku apabila ahli-ahli dalam kumpulan itu menerimanya sebagai pemimpin. Menurut Bass (1990), kepemimpinan dianggap sebagai satu faktor yang paling kritikal dalam menentukan kejayaan dan kegagalan sesebuah organisasi. Kesan kepemimpinannya adalah secara tidak langsung yang mana pemimpin menterjemahkan makna kepemimpinan dan mampu mewujudkan impak terhadap penghasilan organisasi.
Nik A. Rashid Ismail (1993), pula mengaitkan kepimpinan dengan penggunaan pengaruh, komunikasi dan matlamat. Kepemimpinan ialah satu percubaan untuk pengaruh-mempengaruhi antara peribadi, yang diarahkan melalui proses komunikasi, menuju pencapaian satu matlamat atau beberapa matlamat.
Menurut Idris Zakaria (1996), setiap manusia adalah pemimpin. Dalam konteks ini, seseorang itu sekurang-kurangnya menjadi pemimpin kepada dirinya sendiri atau kepada kelompok-kelompok tertentu seperti keluarga, masyarakat dan negara. Dalam Islam, konsep khalifah dan kekhalifahan sentiasa bergerak seiring dengan persoalan kepemimpinan kerana Islam menegaskan bahawa setiap manusia yang akil baligh adalah khalifah yang diberi tanggungjawab untuk memakmurkan bumi ini melalui pendekatan “amar makruf nahi mungkar”.
Justeru itu pemimpin adalah inidividu yang menjadi ketua ke atas sesuatu komuniti (kelompok) yang besar atau kecil. Pemimpin juga merupakan individu yang bertanggungjawab mempengaruhi orang-orang bawahan atau para pengikutnya untuk menggerakkan mereka melaksanakan sesuatu tugas bagi mencapai matlamat organisasi. Mereka juga berusaha sedaya upaya untuk menanamkan keyakinan, membimbing dan menjadi sumber inspirasi atau contoh kepada pengikutnya. Seorang pemimpin yang baik perlu memenuhi prasyarat tertentu seperti memiliki keupayaan fizikal dan spiritual yang ampuh, mempunyai visi dan berupaya mempelopori anjakan paradigma ke arah kecemerlangan organisasi dan yang lebih penting memiliki keperibadian mulia (Idris Zakaria, 1996).
Oleh itu dapat dirumuskan kepemimpinan sebagai:
1. Percampuran teladan, pujukan dan paksaan yang mendorong orang melakukan apa yang anda hendak lakukan.
2. Proses menggunakan kuasa untuk mendapatkan pengaruh (interpersonal influence).
3. Kepimpinan adalah penonjolan personaliti.
4. Biasanya dikaitkan dengan karisma dan visi.
5. Pemimpin adalah seorang yang akan diikuti ketempat yang anda tidak akan pergi bersendirian.
6. Kebolehan mempengaruhi dan mengarah tindak-tanduk orang lain, memberi motivasi, membantu tugasan dan melatih pengikut.
7. Pemimpin bukan dilahirkan tetapi dibina dalam diri melalui penambahan ilmu dan bakat yang sedia serta diperkukuhkan dengan pengalaman yang sesuai.
PEMIMPIN, PENGURUS DAN PENGIKUT DALAM ORGANISASI
Kepimpinan dan pengurusan organisasi yang efektif dan efisyen memerlukan seorang pengurus dan pemimpin yang cekap dan berwibawa. Namun persoalannya, bagaimana pengurus berbeza daripada pemimpin? Pengurus yang efektif tidak semestinya merupakan seorang pemimpin yang efektif dan sebaliknya seorang pemimpin yang cekap dapat disamakan dengan seorang pengurus yang efektif. Adalah malang jika pengurus, pentadbir, penyelia, dan para eksekutif tertinggi melepaskan tanggungjawab mereka tanpa menjadi seorang pemimpin yang baik dan cekap. Pengurus yang paling baik perlu memiliki daya kepimpinan yang efektif.
Pengurus perlu menangani kompleksiti harian yang rutin dan pemimpin yang cekap dapat menguruskan dan menumpukan perhatian dalam menyelaras perubahan secara efektif. Pengurus amat menekankan perancangan dan belanjawan rutin, manakala pemimpin pula menyediakan arahan dan visi organisasi. Pengurus juga perlu menstruktur dan menstafkan organisasi dengan memilih pekerja yang berkebolehan mengetuai aktiviti dan sebaliknya pemimpin mendorong pengikutnya merealisasikan visi yang telah dibentukkan tersebut. Pemimpin yang berkesan selalu menfokuskan pergerakan organisasi ke arah masa depan yang lebih ideal dan memotivasikan mereka bagi menangani sebarang halangan dalam proses tersebut.
Perbezaan yang paling nyata antara seorang pengurus dan pemimpin dapat dilihat pada sumber kuasa dan paras kepatuhan yang diberikan oleh pengikut dan pekerja dan kuasa merupakan daya potensi dalam mempengaruhi perangai atau kelakuan orang lain.
Keberkesanan pengikut dalam mengikuti segala arahan yang diberikan oleh pemimpin menentukan kejayaan sesebuah organisasi dan ini bermakna kewujudan sesebuah organisasi tidak boleh mengecualikan peranan yang dimainkan oleh pemimpin dan pengikutnya. Hanya pengikut yang efektif berkebolehan berfikir secara berdikari dan pada masa yang sama memberi sumbangan kepada matlamat organisasi. Seorang pengurus mempunyai dua peranan, yakni memimpin bawahan membuat segala laporan kepada beliau dan beliau juga akan membuat laporan kepada ketuanya. Dalam perkara tersebut, beliau bertindak sebagai seorang pemimpin dan juga sebagai seorang pengikut yang dipimpin oleh pihak lain. Dalam hal ini, pengikut mestilah menjalankan segala tanggungjawab secara berhati-hati.
Selain itu, ancaman sering dihadapi oleh pengikut yang efektif dalam sesebuah organisasi kerana terdapat segelintir pengikut yang tidak sehaluan dengan mereka. Golongan ini selalu mempersembahkan semangat dan penglibatan yang kurang menyenangkan kepada organisasi, kakitangan dan idea serta produk sesebuah organisasi. Pengikut yang efektif selalu menguasai kemahiran yang berguna untuk diimplementasikan kepada organisasi. Piawai kerja mereka selalu lebih tinggi daripada apa yang dijangkakan walaupun tidak mendapat sebarang pujian dan ganjaran. Mereka tahu bahawa sumbangan mereka kepada organisasi adalah penting sekali dan dalam proses tersebut, mereka telah dapat mempelajari cara kepemimpinan yang efektif lagi unik (Mohd. Hizam dan Zafir, 2002).
KEPIMPINAN CEMERLANG
Pemimpin yang efektif dan efisyen memerlukan kecekapan (kompeten)kepimpinan, kualit kepimpinan, sikap yang sesuai dan kemahiran komunikasi yang tertentu. Gabungan semua ini akan menghasilkan kepimpinan yang cemerlang yang mampu mengurus organisasi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
a. Kompeten Kepimpinan:
Berikut adalah antara kecekapan yang perlu ada pada seorang pemimpin:
1. Ketahui dan hargai kelemahan dan kekuatan sendiri serta berusaha membaikinya.
2. Menerima dan bertanggungjawab dalam urusan kumpulan.
3. Kepimpinan melalui teladan.
4. Menentukan tugas difahami, diawasi dan dicapai dengan kejayaan.
5. Fahami ragam ahli dan ambil berat tentang kebajikan orang bawahan terdahulu.
6. Membina kepimpinan ahlai atau persatuan dalam penyediaan pelapis.
7. Mengenal pasti potensi dan melatih ahli kumpulan bagi membolehkan prestasi ditahap optimum.
8. Layan dan hukum anggota dengan adil dan wujudkan suasana kerjasama dan saling mempercayai.
9. Ikut saluran komunikasi dalam pengurusan dan pimpinan.
10. Jangan suruh orang lain buat kerja yang anda sendiri tidak rela membuatnya.
11. Libatkan anggota dalam semua tahap tugas dan beri penerangan semula tentang misi atau tugas apabila berlaku perubahan serta gambaran keseluruhan prestasi semasa.
12. Tunjukkan penghargaan dan memimpin dengan hikmah, kasih sayang dan tegas.
b. Kualiti Dalam Kepimpinan
Ciri-ciri kualiti yang patut diberi perhatian di dalam kepimpinan;
1. Dorongan kendiri dan ahli-ahli
2. Keberanian, ketabahan, kecekalan fizikal dan mental
3. Cekap membuat keputusan yang berkesan
4. Bertanggungjawab
5. Sihat dan cergas
6. Amanah
7. Waras penilaian
8. Ilmu pengetahuan
9. Taat setia
10. Tidak mementingkan diri
11. Azam kemahuan yang tinggi
12. Setia kawan yang kukuh
13. Kemahiran berkomunikasi
14. Sabar
15. Beriman
16. Keterbukaan dan ketegasan
17. Inisiatif
18. Pembimbing, penggalak dan pengawal
c. Sikap Pemimpin
Seterusnya, Mohd. Hizam dan Zafir (2002) menyatakan bahawa para penyelidik telah mengutarakan sifat-sifat asas yang perlu ada pada seorang pemimpin. Antaranya ialah: Seterusnya, Mohd. Hizam dan Zafir (2002) menyatakan bahawa para penyelidik telah mengutarakan sifat-sifat asas yang perlu ada pada seorang pemimpin. Antaranya ialah:
Pemimpin mempunyai keinginan untuk mencapai kejayaan dalam tugas- tugas mereka. Mereka pandai mengambil peluang dan kesempatan serta berusaha untuk mencapai matlamat organisasi.
ii. Motivasi
Pemimpin yang baik bukan hanya berkeinginan untuk berjaya sahaja, malah mereka menginginkan kuasa, iaitu lebih suka memimpin daripada dipimpin oleh orang lain.
iii. Kejujuran dan Keikhlasan
Pemimpin yang baik bersifat jujur dan ikhlas. Mereka melakukan apa yang mereka janjikan. Sifat ini sangat penting kerana kejujuran dan keikhlasan seseorang pemimpin membolehkan orang lain percaya kepadanya.
iv. Keyakinan Diri
Tugas seseorang pemimpin sangat mencabar, mereka akan menghadapi pelbagai halangan dan rintangan dalam urusan organisasi. Keyakinan diri seseorang pemimpin membolehkannya menghadapi rintangan itu, membuat keputusan yang betul dan meyakinkan orang lain. Sifat ini perlu mencapai wawasan pemimpin.
v. Kebolehan Kognitif
Pemimpin berusaha untuk menunjukkan kebijaksanaan, persepsi yang tepat dan kemahiran dalam menjalankan tugas tetapi mereka tidak semestinya pintar. Mereka dapat menunjukkan kebolehan menganalisis, membuat pertimbangan dan kebolehan berfikir secara strategi.
d. Komunikasi Kepimpinan
Kajian pakar psikologi dalam bidang komunikasi seperti Redding (1972) mendapati, seorang pemimpin yang efektif memiliki ciri-ciri berikut, antaranya:
i. Kemahiran komunikasi
Seorang pemimpin sewajarnya pandai menerangkan dengan jelas arahan dan dasar-dasar organisasi. Malah mereka merasakan suatu keseronokan untuk berbincang dengan orang yang dipimpin. Dalam konteks ini, pemimpin yang mengekalkan komunikasi vertikal dan/atau komunikasi horizontal akan menjamin hubungan baik antara pihak atasan dan bawahan.
ii. Kemahiran interpersonal: Menjalin perhubungan merupakan satu daripada tugas utama pemimpin. Melalui komunikasi interpersonal yang berkesan, pemimpin dapat menjalin hubungan dengan sebanyak mana pihak yang berkaitan dengan institusi yang dipimpinnya sama ada di dalam atau di luar institusi itu.
iii. Kemahiran menjalin hubungan
Jalinan hubungan amat penting kerana kejayaan sesuatu pencapaian matlamat adalah bergantung kepada sokongan dan kerjasama orang lain.
iv. Kemahiran mendengar
Seorang pemimpin yang bijak berkomunikasi adalah pemimpin yang pandai mendengar empati dan sedia membuka telinga kepada orang bawahan mereka. Mereka sanggup melayan soalan-soalan yang Seorang pemimpin yang bijak berkomunikasi adalah pemimpin yang pandai mendengar empati dan sedia membuka telinga kepada orang bawahan mereka. Mereka sanggup melayan soalan-soalan yang
v. Kemahiran memproses maklumat
Justeru itu, pemimpin yang berkesan merupakan pemimpin yang berupaya untuk mendengar, menerima dan mempunyai persepsi yang tepat terhadap maklumat yang diterima. Ini bermakna pemimpin tersebut mampu untuk memproses maklumat dengan cara mengupas, mempertimbangkan secara saksama tentang maklumat yang diterimanya dan mengaitkannya dengan pengalaman peribadinya serta individu yang menjadi pimpinannya. Beliau juga sentiasa mendiagnosis interaksi komunikasi dengan menilai motif di sebalik maklumat yang diterimanya, membezakan fakta, pemerhatian dan andaian dalam maklumat yang diterima serta menggunakan kriteria yang bersesuaian untuk menilai kesimpulan utusan maklumat yang diterima.
KEPIMPINAN DAN PENGURUSAN ORGANISASI
Kepimpinan berkait rapat dengan kewujudan sesebuah organisasi. Pemimpin bertanggung jawab merancang dan melaksanakan sistem pentadbiran, polisi dan misi sesebuah organisasi. Organisasi ialah dua atau lebih orang yang berada dalam satu kumpulan berinteraksi sesama mereka untuk mencapai matlamat kumpulan. Organisasi adalah satu unit sosial yang sengaja di bentuk untuk mencapai sesuatu matlamat yang memerlukan keberkesanan dan kecekapan.
Dalam pengurusan organisasi pemimpin menjadi pemandu kepada pengikut untuk mencapai misi organisasi. Mereka juga menjadi pengatur, pembentuk dan perancang sesuatu aktiviti. Pemimpin perlu berlandaskan sistem pentadbiran yang telah ditetapkan. Dalam mengurus organisasi pemimpin tidak boleh sewenang-wenangnya Dalam pengurusan organisasi pemimpin menjadi pemandu kepada pengikut untuk mencapai misi organisasi. Mereka juga menjadi pengatur, pembentuk dan perancang sesuatu aktiviti. Pemimpin perlu berlandaskan sistem pentadbiran yang telah ditetapkan. Dalam mengurus organisasi pemimpin tidak boleh sewenang-wenangnya
Dalam mengurus organisasi pemimpin mestilah berlandaskan struktur, polisi dan misi yang bertulis. Ini membolehkan pemimpin dapat mengawal tingkahlaku pengikut dengan cekap kerana wujudnya peraturan yang perlu diikuti oleh semua. Selain itu pemimpin dapat memandu pengikut mencapai misi dan visi organisasi dengan lebih mudah di mana pemimpin dan pengikut saling memahami dan tahu tanggungjawab masing-masing. Oleh itu kegagalan pemimpin memimpin organisasi bukanlah kelemahan pemimpin semata-mata, tetapi kegagalan semua pihak.
Pemimpin organisasi yang ada kaitan dengan badan-badan kerajaan, adalah bertanggung jawab menyampaikan maklumat dan dasar kerajaan kepada rakyat dan dalam masa yang sama mendapatkan maklumat daripada rakyat untuk dipertimbangkan oleh pihak atasan. Peranan pemimpin dalam organisasi seperti ini ialah untuk memastikan tanggung jawab yang diamanahkan bagi membantu rakyat terbanyak dilaksanakan selancar mungkin.
Organisasi korporat pula memerlukan pemimpin yang dapat merancang, dan mengurus organisasi ke arah mengaut keuntungan dan dalam masa yang sama memastikan kepuasan pelanggan.
Organisasi yang berasaskan semangat kesukarelawanan pula dibentuk bagi mencapai matlamat tertentu seperti kerana minat yang sama seperti Kelab Kembara, Persatuan Bulan Sabit Merah dan sebagainya. Peranan kepimpinan dalam organisasi seperti ini ialah untuk memastikan aktiviti-aktiviti dapat dirancang dan dilaksanakan demi memenuhi kehendak dan matlamat bersama.
Justeru itu boleh dirumuskan peranan pemimpin dalam mengurus sesuatu organisasi itu bergantung kepada jenis organisasi itu sendiri. Organisasi yang berbeza memerlukan peranan dan stail kepimpinan yang berbeza juga.
PERANAN TANGGUNGJAWAB PEMIMPIN TERHADAP ORGANISASI
Peranan dan tanggungjawab asas kepimpinan ialah untuk membangun, menyalur dan memperkembangkan sumber yang sedia ada dalam diri manusia iaitu pengikut. Adalah satu kegagalan dalam mengurus organisasi, pemimpin dalam kepimpinannya tidak mampu dan berupaya membangkit, membentuk, menyalur dan mengembangkan potensi dan sumber yang sedia ada pada diri pengikutnya. Sesebuah organisasi menjadi cemerlang sekiranya memilikki pemimpin cemerlang dengan mengimplikasikan kepimpinan yang menepati kehendak dan aspirasi organisasi dan pengikutnya.
Oleh itu peranan dan tanggungjawab pemimpin ialah:
1. Membentuk Visi dan Objektif Organisasi:
Pemimpin berperanan dan bertanggung jawab membentuk visi dan objektif bagi mencipta kejayaan dan meningkatkan produktiviti organisasi yang dipimpinnya.
2. Menyampai dan menjelaskan pelaksanaan visi dan objektif kepada warga organisasi
Visi dan objektif ini perlu difahami oleh semua individu dalam sesebuah organisasi supaya mereka sama-sama berkongsi visi dan objektif organisasi dan seterusnya melaksanakan apa yang telah digariskan. Pemimpin memainkan peranan penting dalam meyakinkan pengikutnya untuk bergerak dan merealisasikan visi dan objektif ini.
3. Menggembleng kepakaran kesemua warga organisasi
Dalam membina satu pasukan yang teguh, pemimpin perlu menggembleng semua tenaga dalam organisasi berdasarkan kepakaran masing-masing untuk bersama- sama berganding bahu merealisasikan visi dan objektif organisasi. Pemimpin seperti nakhoda, mengemudikan seluruh anak kapal bagi mengharungi cabaran organisasi dan seterusnya meningkatkan produktiviti organisasi. Seorang pemimpin perlu mempunyai kebolehan untuk menyusun organisasi sebaik yang mungkin. Firman Allah dalam ayat 4 Surah As-Shaff yang mafhumnya;
“Sesungguhnya Allah menyukai hambanya yang berperang (bekerja) dijalanNya dalam barisan yang teratus seakan-akan mereka seperti satu bangunan yang
tersusun kukuh.”
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPIMPINAN DALAM ORGANISASI
Organisasi diwujudkan untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Tercapai atau tidaknya matlamat organisasi bergantung kepada keberkesanan kepimpinan yang diamalkan oleh pemimpin dalam organisasi tersebut. Organisasi memerlukan kepimpinan efektif yang akan membawa organisasi ke arah kecemerlangan dan keberkesanan.
Pemimpin yang berkesan mesti memilikki ciri-ciri berikut:
1. Berilmu Pengetahuan
Seorang pemimpin hanya akan dapat melaksanakan peraturan dan prosedur sekiranya dia berilmu. Tanpa pengetahuan, seseorang pemimpin akan membawa organisasinya ke arah kemunduran dan kegagalan.
2. Adil
Pemimpin yang adil dapat memastikan organisasinya berada dalam keadaan yang harmoni, toleransi dan bebas daripada ketegangan, konflik yang boleh memecah- belahkan pengikut-pengikutnya.
3. Kesanggupan
Pemimpin mesti sanggup melaksanakan segala arahan dan perancangan yang telah ditetapkan oleh organisasinya, sanggup melakukan segalanya bagi kepentingan organisasi.
4. Kuat
Mempunyai kemampuan dari segi fizikal, mental dan spritual untuk memimpin organisasi.
5. Kecerdasan
Pemimpin perlu lebih cerdas(tinggi IQ) daripada pengikutnya kerana ia akan memotivasikan pengikutnya untuk melaksanakan sebarang perubahan positif.
6. Keperibadian
Pemimpin perlu mempunyai inisiatif dan kemampuan peribadi dalam melaksanakan sesuatu tanggung jawab yang diamanahkan serta menonjolkan sikap yang tidak mudah mengaku kalah.
7. Kemampuan Menyelia
Kebolehan menyelia segala aktiviti yang akan dilaksanakan oleh pengikut adalah sangat penting bagi memastikan matlamat organisasi tercapai.
8. Kebijaksanaan
Pemimpin yang mempunyai kebijaksanaan yang tinggi sangat penting dalam menyelesaikan masalah pengikut. Kebijaksanaan pemimpin akan menyebabkan pengikut mempunyai rasa hormat yang tinggi.
9. Kematangan Sosial dan Emosi
Pemimpin perlulah mempunyai kekuatan emosi khususnya apabila berhadapan dengan situasi yang konflik. Kematangan sosial pula akan memudahkan proses pertukaran maklumat, pembentukkan idea dan membina hubungan.
10. Bersikap positif terhadap orang lain
Pemimpin perlulah bersedia menerima kelebihan dan kekurangan pengikut serta tidak memperkecilkan kelemahan pengikut. Pemimpin perlu bersedia membantu pengikut membangunkan potensi diri mereka.
Nik A. Rashid (1993) menulis terdapat enam ciri-ciri pemimpin yang dikaji ole Dr. Karim Zaidan dari iaitu waqi’iyah, thabat wal murunah, inqilabiyyah, alamiyyah,
syumuliyyah dan al- ‘adalah. Berikut adalah keterangan tentang ciri-ciri pemimpin yang berkesan;
i. Waqi’ilah – Pemimpin mestilah pandai bertindak mengikut keadaan semasa dan tempat. Pemimpin juga tidak rigid dan mampu mengubah cara mengikut kesesuaian. Mereka juga boleh beradaptasi dengan suasana baru dan mampu menggunakannya untuk kelebihan diri dan organisasi.
ii. Thabat wal murunah – Pemimpin perlu tetap dan fleksibel. Seorang pemimpin hendaklah mempunyai pendirian yang tetap dan pada masa yang sama mempunyai pendekatan yang berhikmah dan berbeza untuk sesuatu perkara. Pemimpin perlu mampu membuat orang bawahan melakukan tugasan dengan ii. Thabat wal murunah – Pemimpin perlu tetap dan fleksibel. Seorang pemimpin hendaklah mempunyai pendirian yang tetap dan pada masa yang sama mempunyai pendekatan yang berhikmah dan berbeza untuk sesuatu perkara. Pemimpin perlu mampu membuat orang bawahan melakukan tugasan dengan
iii. Inqilabiyyah – Pemimpin tidak mencampur-adukkan perkara yang elok dan maksiat di dalam pentadbirannya. Pemimpin menegakkan Islam di atas kejatuhan jahiliah.
iv. Alamiyyah – Pemimpin juga dapat diterima oleh semua golongan manusia tidak kira agama, bangsa atau negara. Pemimpin mempunyai hubungan yang baik dengan semua, juga mempunyai imej yang sesuai untuk diketengahkan ke peringkat antarabangsa.
v. Syumuliyyah – Pemimpin mesti menyeluruh. Seorang pemimpin seelok-eloknya adalah seorang all-rounder. Ini memudahkan pemahaman yang lebih mendalam tentang sesuatu pemasalahan orang bawahannya.
vi. Al –‘Adalah – pemimpin mesti adil. Seorang pemimpin mestilah tidak berat sebelah kepada mana-mana pihak atau mempunyai sebarang kepentingan yang tidak sihat.
KEWIBAWAAN DALAM KEPEMIMIPINAN DAN PENGURUSAN ORGANISASI
Kejayaan ataupun kegagalan sesebuah organisasi atau perkumpulan itu banyak bergantung pada kewibawaan seseorang pengurus dan bagaimana sesebuah organisasi tersebut di arah, diurus, ditadbir dan dikawal selia. Oleh itu, pengurus mesti mempunyai kewibawaan yang ampuh dan kemampuan mengurus dan memimpin yang unggul di samping daya motivasi yang tinggi untuk diteladani oleh anggota organisasi yang lain. Menurut Aidit Ghazali (2001), kewibawaan seringkali dikaitkan dengan keupayaan dan kemampuan yang tidak diragukan lagi dalam melaksanakan sesuatu.
Keistimewaan ini seterusnya akan menyebabkan mereka diyakini untuk dipertanggungjawabkan dan menjadikan mereka dihormati, malah arahan mereka Keistimewaan ini seterusnya akan menyebabkan mereka diyakini untuk dipertanggungjawabkan dan menjadikan mereka dihormati, malah arahan mereka
Kewibawaan difahami sebagai “kebolehan orang atasan berlandaskan jawatannya yang formal dalam membuat keputusan yang akan memberikan kesan kepada pegawai
rendah”. Kewibawaan dalam konteks ini amat kuat pengaruhnya sehingga berlaku keadaan pemimpin atas membuat keputusan, pegawai bawahan terpaksa
mengorbankan pendirian mereka dan mematuhi keputusan tersebut.
Barnard (1938) pula berpendapat satu-satu arahan akan diliihat sebagai kewibawaan apabila empat syarat berikut dipenuhi:
i. Pegawai rendah berkebolehan dan berkemampuan untuk mengerti cara arahan yang dikomunikasikan.
ii. Ketika membuat keputusan dia mempercayai arahan itu selari dengan tujuan organisasi.
iii. Dalam masa membuat keputusan, dipercayai arahan itu sepadan dengan minatnya secara keseluruhan.
iv. Ia secara mental atau fizikal berkebolehan memenuhi arahan itu.
Dalam Islam, kewibawaan seseorang dilihat dari perspektif keperibadian (sakhsiyyah), kemahiran, pencapaian, kelayakan dan ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang pemimpin atau pengurus. Al-Farabi menyatakan, seorang pemimpin yang berwibawa adalah seorang yang berfikiran tinggi, memiliki sifat mulia serta akhlak terpuji dan fizikal yang sempurna (Idris Zakaria, 1996).
Sebagai rumusannya, kewibawaan merupakan sifat yang dimiliki oleh seseorang sama ada atas kapasiti beliau sebagai seorang yang berkedudukan, berpangkat tinggi atau diberi kuasa dan kelayakan oleh undang-undang. Kewibawaan seseorang juga terhasil dari kemampuan, kelayakan akademik, kecemerlangan kerja dan akhlak yang dimiliki. Hasilnya, kewibawaan menyebabkan seseorang itu dihormati, disegani, disanjungi dan dipatuhi. Jika seseorang yang berwibawa itu menjadi ketua, keputusan mereka dihormati dan dipatuhi tanpa bantahan. Jelasnya, kewibawaan merupakan sifat istimewa yang semula jadi atau terhasil dari proses-proses tertentu yang seringkali dikaitkan dengan keunggulan, kecemerlangan dan karismatik.
Mengikut Ahmad Atory Hussain (1986), dalam struktur organisasi kewibawaan menjadi asas yang penting dan merupakan alat yang membolehkan seseorang pemimpin mengendalikan organisasi dengan baik. Oleh itu, seseorang pemimpin yang berwibawa adalah seorang pemimpin yang dapat mengarah organisasi keseluruhannya ke arah matlamat yang telah ditetapkan. Pemimpin yang berwibawa juga mempunyai sifat yang unggul sehingga beliau dihormati dan disegani oleh ahli organisasi. Arahan dan keputusan yang dikeluarkan oleh pemimpin yang berwibawa akan dipatuhi oleh orang bawahannya tanpa bantahan atau keraguan.
Selain itu, pemimpin yang berwibawa merupakan seorang pemimpin yang berilmu dan amat memahami matlamat, hala tuju, pendekatan dan kehendak-kehendak organisasi yang dipimpinnya. Beliau juga mestilah seorang pemimpin yang mampu membuat keputusan selari dengan kehendak dan matlamat organisasi. Ia juga mestilah mampu berkomunikasi dengan baik dan sempurna dengan ahli organisasi yang lain. Seterusnya, pemimpin yang berwibawa mestilah seorang yang mempunyai akhlak yang mulia dan keperibadian (syakhsiyyah) yang unggul.
KEPIMPINAN DARI PERSPEKTIF ISLAM
Kepimpinan dari perspektif Islam difahami menerusi pendapat Al-Farabi, Ibnu Sina dan al-Mawardi, yang menyimpulkan bahawa seorang pemimpin merupakan individu yang mempunyai keperibadian yang unggul dan akhlak yang mulia. Ibnu Sina menyatakan seorang pemimpin yang berwibawa mestilah mempunyai kebolehan dan keistimewaan melebihi orang lain supaya ia boleh memimpin rakyat dan negara. Islam telah
mengetengahkan konsep “insan kamil” (manusia sempurna) sebagai pemimpin yang berwibawa yang hanya dapat dizahirkan oleh para nabi dan rasul. Sementara Al-Farabi
mengatakan bahawa pemimpin yang unggul adalah seorang yang berfikiran tinggi, memiliki sifat mulia serta akhlak terpuji dan fizikal yang sempurna. Manakala al- Mawardi dalam bukunya Al-ahkam as-Sultaniyah menjelaskan beberapa kriteria seorang pemimpin yang berwibawa iaitu:
i. Hendaklah seseorang yang adil dengan erti kata yang sebenarnya dalam semua tindakan sama ada pada dirinya atau kepada orang lain.
ii. Mempunyai ilmu agama (faqih) yang sempurna hingga melayakkan beritijihad dalam sesuatu perkara apabila ia perlu berbuat demikian.
iii. Hendaklah mempunyai anggota badan yang sempurna supaya ia dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan lancar.
iv. Memiliki pancaindera yang sempurna dari segi penglihatannya atau pandangannya dan pendengarannya kerana kecacatan dalam salah satu daripadanya boleh mengurangkan keupayaanya mengendalikan sesuatu urusan negara.
v. Mempunyai fikiran yang baik supaya ia dapat mengatasi segala masalah rakyat dan mengendalikan kebajikan mereka.
vi. Berani berjihad memerangi musuh kerana mahu menjamin keselamatan rakyat.
Sebagai rumusannya, pemimpin berwibawa sama ada dari perspektif ilmu pengurusan atau Islam merupakan seorang yang berkelayakan dari segi kemahiran dan pengetahuan, berkemampuan melaksanakan tanggungjawab dan mempunyai karektor yang sempurna. Beliau juga merupakan seorang yang dihormati dan disegani bukan saja kerana pangkat, tetapi juga kerana akhlak dan keperibadiannya yang unggul. Lazimnya keputusan, tindakan dan arahan yang dikeluarkan oleh seorang pemimpin yang berwibawa akan dipatuhi dan tidak dibantah atau dipertikaikan serta diterima oleh ahli- ahli organisasi yang lain.
Secara umum terdapat tiga (3) aspek utama, ciri-ciri pemimpin berwibawa, iaitu (i) kelebihan dalam penggunaan pemikiran yang rasional; (ii) kelebihan dalam rohaniyah (spiritual) dan; (iii) kelebihan dalam badaniyyah (fizikal). Jadi, antara ciri-ciri utama pemimpin berwibawa ialah individu itu mesti mempunyai kelebihan-kelebihan yang disebutkan tadi mengatasi orang lain.
Ahmad Atory Hussin (1986), menjelaskan maksud kelebihan dalam penggunaan pemikiran rasional adalah kelebihan dalam menerapkan ilmu pengetahuan untuk mencapai matlamat atau cita-cita organisasi, masyarakat dan negara yang dipimpin supaya berhasil dengan baik. Kelebihan rohaniyah pula ialah kelebihan dalam akhlak dan etika yang bersifat tanggungjawab pada tugas yang diamanahkan. Sementara itu, kelebihan badaniyyah ialah kesempurnaan anggota badan, kesihatan fizikal dan kemampuan tenaga agar kepemimpinan tersebut lebih bersifat dinamis dan efisyen. Ketiga-tiga ciri ini akan membentuk kekuatan, pengaruh dan karisma.
Menurut Idris Zakaria (1996), pada pandangan Al-Farabi, pemimpin adalah seorang yang berfikiran tinggi, memiliki sifat mulia serta akhlak terpuji dan fizikal yang sempurna. Al- Farabi menyebutnya sebagai “ar-rais al- awwal” (pemimpin ulung) yang boleh difahami sebagai pemimpin yang berwibawa untuk sebuah negara yang digelar
“baldatun thayyibatun wa rabbun Ghafur” (negara makmur yang dirahmati Allah). Teori “baldatun thayyibatun wa rabbun Ghafur” (negara makmur yang dirahmati Allah). Teori
i. Kemampuan fizikal – Hendaklah sempurna tubuh badan, sihat dan bertenaga atau berkemampuan supaya ia dapat menjalankan tugasnya dengan mudah.
ii. Kuat ingatan – baik hafalan (ingatan) tentang sesuatu yang ia telah faham, lihat dan juga bukan seorang yang pelupa.
iii. Kecerdasan akal – Baik kefahamannya serta dapat menggambarkan setiap sesuatu yang ia lafazkan atau ucapkan, serta tahu apa yang harus dibuat.
iv. Bijaksana – Bijaksana dan cerdik bila mendengar sesuatu. Walaupun hanya dengan reaksi sahaja, ia boleh memahami sesuatu perkara.
v. Cintakan ilmu pengetahuan – Sangat suka atau berminat pada ilmu pengetahuan, senang menerima ilmu dan tidak berasa penat dalam menimba ilmu pengetahuan.
vi. Luas pengetahuan dan peka dengan sesuatu situasi semasa – Dapat membuat penjelasan atau huraian yang jelas berhubung dengan sesuatu perkara yang berlaku secara cepat, jelas dan tepat.
vii. Bersederhana – Hendaklah tidak bersikap buruk, lebih-lebih lagi dalam hal mengenai makan minum dan hubungan kelamin serta menjauhkan diri dari melakukan sesuatu yang hanya untuk bersuka-suka.
viii. Cintakan kebenaran – Memiliki sifat kebenaran dan cintakan kebenaran. Bencikan pembohongan serta orang-orang yang bersifat demikian.
ix. Berhemah tinggi – Memiliki jiwa besar atau berhemah tinggi hingga dapat menggelakkan diri dari melakukan perkara remeh-temeh.
x. Tidak cintakan kekayaan dan tiada kepentingan diri.- Tidak berminat untuk mengumpulkan wang ringgit dan segala bentuk kekayaan dunia yang lain.
xi. Adil kepada semua pihak – Bersikap pro keadilan dan anti kezaliman dan penindasan, tidak mudah dipengaruhi oleh perkara-perkara yang buruk. Sebaliknya mudah diseru kepada kebaikan, keadilan dan seumpamanya.
xii. Berani dan berazam tinggi – Mempunyai keazaman yang kuat dan berani menghadapi sesuatu perkara yang dirasakan perlu dilakukan dan tidak mudah lemah semangat atau jiwa.
Dengan itu dapatlah dirumuskan bahawa Islam menekankan ciri-ciri kekuatan fizikal dan spiritual secara bersepadu, akhlak yang mulia, kemahiran, ilmu pengetahuan dan komitmen yang tinggi untuk menjadi seorang pemimpin yang berwibawa. Oleh itu, dapat dirumuskan bahawa individu yang bergelar pemimpin berwibawa itu merupakan seorang insan yang memiliki sifat keistimewaan yang tidak dimiliki oleh orang lain dalam sesuatu kelompok. Kewibawaan yang dimiliki akan membantu seseorang pemimpin itu dalam memimpin keluarga, masyarakat, masyarakat dan negara dengan lebih sempurna. Sebagaimana yang telah ditegaskan, kewibawaan merupakan satu asas penting yang membolehkan seseorang pemimpin mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta memupuk motivasi ahli-ahli organisasi dalam melaksanakan amanah yang diberikan. Sesuatu kemahiran dalam apa jua bidang yang dimiliki oleh seseorang pemimpin akan memantapkan lagi kewibawaanya. Jadi, kemahiran pengurusan yang dimiliki oleh seseorang pemimpin akan memantapkan lagi kewibawaanya dalam mentadbir dan menguruskan organisasi.
KESIMPULAN
Kepimpinan dan pengurusan organisasi adalah sangat penting bagi seorang pemimpin dalam mengurus sesesuah organisasi. Namun kepimpinan ini boleh dipelajari, dilatih, diasuh dan dibimbing. Jika diberi pengetahuan, kemahiran dan sikap yang betul daya kepimpinan seseorang itu akan semakin baik dan akan menjadi efektif dan efisyen. Pemimpin yang berkesan akan mengemudi kearah pengurusan organisasi dengan cemerlangnya.
RUJUKAN
Abdullah Hassan dan Ainon Muhamad. (1998). Komunikasi untuk Pemimpin. Kuala Lumpur: Utusan Publication & Distributors Sdn. Bhd.
Ahmad Atory Hussain (1986), Tingkahlaku Organisasi Dalam Pengurusan Moden. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP).
Aidit Ghazali (1991). Islamic Thinkers on Economic, Administration and Transaction. Kuala Lumpur : Quil Publishers.
Barnard, G. (1938). The Function of Executive . Cambridge : Harvard University,
Bass, B.M. dan Avolio (1990). Bass & Stogdill’s handbook of leadership: theory,
research, and managerial application. 3 rd edition. New York: The Free Press.
De Pree (1989). Leadership is an art. New York: Donideday.
Hart, A. N. dan Bredeson, P.V. (1998). The Principalship: A theory of professional learning and practice. USA : McGraw-Hill.
Hersey, P, Blanchard,K.H (1982). Grid ® principles and situationalism: Both: A
response to Blake and Mouton Group and Organization Studies, 7, 207-210.
Idris Zakaria (1996), Kepimpinan Negara : Persamaan Pemikiran Plato, Al-Farabi dan Ibnu Sina, Pemikir (Oktober-Disember 1996). Kuala Lumpur: Utusan Melayu (Malaysia) Berhad, hal. 104.
Mohd. Hizam Hanafiah dan Zafir Mofh. Makhbul (2002). Pengurusan Organisasi. Kuala Lumpur : McGraw Hill.
Nik A. Rashid Ismail (1993). Kepemimpinan : Ulasan Teori dan Kajiannya Di Malaysia. Dlm. Psikologi Melayu, diselenggara oleh Abdul Halim Othman. Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka.
Redding, W.C. (1972). Communication Within The Organisation. New York: Industrial Communication Council.
Stogdil, R.M. (1974). Handbook of Leadership. New York: Free Press.
UNIT 2
LATIHAN DALAM KUMPULAN 1 (LDK 1)
NAMA LDK
PENGURUSAN ORGANISASI BERKESAN
03
BILANGAN AKTIVITI :
TEMPOH MASA
2 JAM
OBJEKTIF LDK
Melatih pelajar kaedah dan strategi terbaik dalam mengurus, mengendali dan menjalankan aktiviti persatuan atau kelab.
Melatih dan mendedahkan kepada pelajar kaedah-kaedah dalam menyelesaikan masalah.
NAMA AKTIVITI
ICE BREAKING – HUMAN BINGO
PERALATAN
KERTAS MAHJONG, KERTAS A4, PEN MARKER, PITA PELEKAT
BILANGAN PESERTA :
20 – 30 0RANG
ANGGARAN MASA
30 MINIT
TUJUAN :
Mengenali antara satu sama lain, membentuk suasana yang selesa, serta menyingkirkan perasaan malu.
Arahan:
1. Ambil sehelai kertas A4, lipat dua, lipat dua lagi, dan lipat lagi dua, angkat kertas masing-masing, pastikan sama besar
2. Pastikan ada lapan bahagian (jumlah bahagian lipatan bergantung kepada bilangan peserta)
3. Bagi setiap petak, buat satu kenyataan, isi kelapan-lapan bahagian dengan memerhatikan ciri-ciri yang ada pada peserta.
4. Di setiap petak tersebut, fasilitator diminta membuat pemerhatian untuk memilih ciri –ciri unik yang hanya terdapat pada salah seorang peserta sahaja dan membuat penyataan tentang ciri-ciri tersebut.
5. Setelah selesai menuliskan kelapan lapan ciri-ciri tersebut, peserta diminta untuk mencari individu yang memenuhi ciri-ciri tersebut.
6. Dengan memberikan masa selama 3 minit, peserta diminta untuk mencari individu yang memenuhi ciri-ciri tersebut dan mendapatkan tandatangannya.
7. Setelah selesai, fasilitator memanggil semula individu yang mempunyai ciri- ciri yang unik tadi lalu ditanyakan perasaannya apabila kesemua peserta terpaksa menemuinya untuk mendapatkan tandatangannya. Dan selepas itu fasilitator terus bertanya kepada individu tersebut tentang perkataan terima kasih. Berapa banyakkah ucapan terima kasih yang telah diterima oleh individu yang menurunkan tandatangannya tadi kepada peserta lain.
8. Fasilitator merumuskan mengenai nilai-nilai murni yang harus ada pada setiap peserta seperti mengucapkan terima kasih setelah maklumat yang dicari diperolehi.
LAMPIRAN 1 HUMAN BINGO
Saya memakai
Saya seorang yang Saya dilahirkan pada Saya suka makan
tudung berwarna
bercermin mata
bulan Januari
nasi paprik
merah
Saya memakai jam
Saya suka makan
Saya anak bongsu Saya suka warna biru tangan berwarna
durian
hitam
NAMA AKTIVITI
PENGURUSAN PROGRAM
PERALATAN
KERTAS MAHJONG, KERTAS A4, PEN MARKER, PITA PELEKAT
BILANGAN PESERTA :
20 – 30 0RANG
ANGGARAN MASA
90 MINIT
TUJUAN :
Memberi kefahaman dan melahirkan peserta yang mampu merancang, menganjur, mengetuai dan mengawal (berdasarkan konsep POSDCoRB) dalam pelaksanaan projek/program.
Memberi pemahaman kepada peserta dalam membuat perancangan dan mengenalpasti keperluan sesuatu projek/program.
Memberikan pendedahan kepada peserta tentang kaedah penganjuran yang berkesan
Memberi peluang kepada peserta untuk mengawal pelaksanaan sesuatu projek/program.
ARAHAN:
1. Fasilitator menerangkan kaedah pembentukan jawatankuasa.
2. Fasilitator mengedarkan gambarajah susunan kedudukan dalam mesyuarat (Lampiran 2) untuk rujukan setiap peserta.
3. Fasilitator menerangkan kedudukan yang betul dalam pengendalian sesuatu mesyuarat.
4. Fasilitator mengedarkan Lampiran 3 kepada setiap peserta.
5. Fasilitator membantu peserta di dalam memahami peranan setiap jawatankuasa tersebut.
6. Lampiran 4 diedarkan oleh Fasilitator untuk rujukan setiap peserta.
7. Fasilitator menjelaskan kepentingan penyediaan agenda dan minit mesyuarat kepada peserta mengikut format yang betul.
8. Fasilitator meminta setiap kumpulan untuk membuat minit mesyuarat mengikut format yang telah dibincangkan.
9. Semua kumpulan akan menunjukkan hasil penyediaan minit mesyuarat masing- masing (ditampalkan secara serentak) untuk diperbincangkan.
10. Fasilitator akan mengulas secara ringkas berhubung dengan minit mesyuarat yang dihasilkan oleh setiap kumpulan.
11. Fasilitator membuat rumusan kepentingan mengatur dan merancang pengendalian mesyuarat oleh sesuatu jawatankuasa.
12. Fasilitator meminta peserta duduk di dalam kumpulan masing-masing.
13. Peserta dibekalkan dengan peralatan yang disediakan.
14. Setiap kumpulan dikehendaki untuk merancang dan melaksanakan satu projek/program berdasarkan tema yang ditetapkan, antaranya; - Pelancaran Produk Baru - Pelancaran Ekspo Keusahawanan - Majlis Anugerah Usahawan UiTM - Program Khidmat Masyarakat
15. Sebagai panduan perincian pengurusan & pelaksanaan projek/program berikut boleh dijadikann panduan; - Pemilihan Nama Syarikat - Struktur Organisasi - Mesyuarat Penetapan Tajuk dan Pelaksanaan Projek - Penyediaan Minit Mesyuarat - Aturcara/Jadual Perjalanan Projek/Program
16. Kumpulan diberikan masa selama 50 minit untuk menyiapkan tugasan projek yang telah diberikan.
RUMUSAN
Peserta perlu membuat persediaan/perancangan dalam menentukan peranan dan tanggungjawab dalam sebuah jawatankuasa untuk mengendalikan mesyuarat. Setiap kumpulan perlu berbincang dan membuat persediaan yang perlu dalam mengendalikan projek.
LAMPIRAN 2 KEDUDUKAN SEMASA MESYUARAT
Petunjuk
Pengerusi
Setiausaha
AJK
LAMPIRAN 3 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SETIAP JAWATAN DALAM JAWATANKUASA
Pengerusi :
a. Merancang kerja jawatankuasa
b. Mengendali mesyuarat
c. Memastikan rekod-rekod dan maklumat dalam keadaan kemaskini
d. Mengawasi tindakan yang dilakukan oleh jawatankuasa
e. Membuat penilaian dan tindakan hasil mesyuarat
Setiausaha :
a. Mencatat minit semasa mesyuarat
b. Mengeluarkan surat untuk panggilan mesyuarat
c. Menyediakan peralatan dan tempat mesyuarat
Bendahari :
a. Membuat laporan / penyata kewangan
b. Menguruskan hai-ehwal kewangan organasasi
c. Menyimpan rekod-rekod kewangan
Jawatankuasa (Biro) akan ditentukan oleh pengerusi.
LAMPIRAN 4
Contoh Agenda Mesyuarat
Ucapan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Laporan Biro/Jawatankuasa Hal-hal lain
Contoh Minit Mesyuarat :
MESYUARAT JAWATANKUASA PENGANJUR ANUGERAH KELAB/PERSATUAN CEMERLANG (AKPC) UiTM MELAKA TAHUN 2009
BILIK MESYUARAT UTAMA, PEJABAT PENGARAH
HADIR;
1. En. Baharim Samuri
Pengerusi
2. En. Ariff Ali
3. Pn. Suriani Hj. Fathilah
4. Pn. Noramalina Md. Yahaya
5. Pn. Ami Zita Ahmad
6. Pn. Marlizawati Mohamat
7. PM Wan Hartini Wan Hassan
8. En. Shamsol Hj. Shafie
Pencatat/Setiausaha
TURUT HADIR
9. Pn. Azlin Shuha Izayu Tajuddin
Wakil HEA
10. Pn. Yunaizun Zulkhaini
Wakil Pusat Kesihatan
11. Pn. Nurliyah Munjat
Wakil BPPF
TIDAK HADIR DENGAN IZIN
12. En. Mohd Ferdaus Hassan Basri
13. En. Ahmad Khairuman Md. Hasim
14. En. Khairul Azman Abu Bakar
1. Ucapan Aluan Pengerusi
1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Makluman Kitab Al-Fatihah.
1.2 Pengerusi mengucapkan jutaan terima kasih Makluman diatas kehadiran ahli-ahli mesyuarat pada mesyuarat kali ini.
1.3 Walaubagaimanapun, Pengerusi agak sedikit Makluman kecewa dengan ketiadaan wakil dari pejabat Bendahari.
2. Penerangan Program
2.1 Pengerusi memaklumkan tujuan sebenar Makluman mesyuarat dan persiapan Program Anugerah Kelab & Persatuan Cemerlang UiTM Melaka yang akan dijalankan dalam tempoh terdekat ini.
2.2 Program berkenaan menurut beliau, merupakan Makluman julung kali diadakan di UiTM Melaka tetapi telah dijalankan oleh UiTM Malaysia dengan Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni merupakan penganjur program berkenaan.
2.3 Pengerusi turut memaklumkan bahawa, kertas Makluman kerja penganjuran program telah diluluskan oleh Y. Bhg. Datuk dengan persetujuan Jawatankuasa Pengurusan Eksekutif.
2.4 Justeru menurut beliau, ahli mesyuarat yang Makluman hadir pada mesyuarat kali ini dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Induk Program Anugerah Kelab Persatuan Cemerlang UiTM Melaka 2009.
2.5 Seterusnya Pengerusi memaklumkan beberapa Makluman Kategori serta Anugerah yang dicadangkan bersesuaian dengan kategori seperti yang diamalkan oleh UiTM Malaysia seperti dilampiran dengan beberapa tambahan. Antaranya;
3.
i. Anugerah Kelab/Persatuan Paling
Cemerlang
ii. Anugerah Untuk Individu
iii. Anugerah Khas untuk Staf
- Penasihat Kelab/Persatuan - Pegawai Pembangunan Pelajar - Penasihat Program Terbaik
iv. Anugerah Khas untuk Pelajar
- Olahragawan/Olahragawati - MPP Cemerlang
v. Anugerah untuk Pertandingan 5S vi. Anugerah Kolej Paling Aktif serta lain-lain
anugerah yang disenaraikan.
Pelantikan Ahli Jawatankuasa Induk
3.1 Pengerusi seterusnya memaklumkan nama- nama Ahli Jawatankuasa Induk seperti dilampiran, antaranya;
i. Pengerusi – En. Baharim Samuri
ii. Timb. Pengerusi – Pn. Suriani Hj. Fathilah
iii. Setiausaha – En. Shamsol Hj. Shafie iv. Bendahari – En. Mohd Ferdaus Hassan Basri v. AJK Hadiah & Cenderamata – Pn.
Marlizawati Mohamat vi. AJK Penyertaan & Pencalonan – Pn.
Noramalina Md. Yahaya, Pn. Azlin Shuha Izayu Tajuddin dan Pn. Sharifah Saleha Syed Abd. Kader
vii. AJK Makanan & Minuman – Pn. Ami Zita
Ahmad viii. AJK Buku Cenderamata, Banner & Publisiti –
En. Ariff Ali ix. AJK VIP & Tetamu Jemputan – En. Ahmad
Khairuman Md. Hasim x. AJK Keselamatan – En. Khairul Azman Abu
Bakar xi. AJK Perubatan – Dr. Sapura Zaleha Yusoff xii. AJK Teknikal & Logistik – En. Mohamaed
Izrai Abd. Razak xiii. AJK Panel Pemilihan – PN Wan Hartini Wan
Hassan
Makluman