SOP Agen Makanan Cont Tatal Masuk
XXX
STRUKTUR ORGANISASI XXX PUTRA
Kepala Toko
Kepala Kasir
Checker
Helper
Kasir
JOB DESCRIPTION DESKRIPSI JABATAN
Jabatan
: Kepala Toko
Departemen
Peran Utama Jabatan (Primary Job Role) Bertanggung jawab merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan pengelolaan kegiatan toko untuk mencapai tujuan dan sasaran toko dengan mengoptimalkan sumber -sumber daya yang ada secara profesional.
Hubungan Pelaporan Kerja (Reporting Relationship) Pelaporan Langsung Kepada
: Gudang, Supplier
Pelaporan Tidak Langsung Kepada
Mendapat Laporan Dari : Kepala Kasir, Checker, Helper
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Indikator Kinerja Rutin / Harian
1. Membuka dan Menutup Toko
1. Toko buka dan tutup tepat waktu
2. Membuat PO manual
2. PO Manual dibuat dengan baik
3. Membuat keputusan harga jual
3. Kebijakan harga menguntungkan
4. Membuat keputusan barang yang masuk
4. Stok Stabil
5. Membuat Pengajuan Retur Pembelian
5. Retur Pembelian teratur dengan
6. Menandatangani dokumen pembelian dan penjualan
baik
7. Keputusan pembayaran
6. Ketertiban dokumen
8. Memeriksa laporan harian
7. Ketertiban pembayaran
9. Kontrol pegawai
8. Laporan lengkap dan siap
10. Interaksi dengan konsumen dan supplier
dilaporkan ke gudang
9. Pegawai bekerja dengan baik
10. Konsumen dan supplier terlayani Berkala
dengan baik
1. Memberikan info promo ke konsumen
2. Mengatur penataan barang dagang
1. Konsumen tertarik promo
3. Mengkoordinasi Stock Opname
2. Barang tertata sesuai standar
3. Stok Barang terdata dan ter-manage Insidental
dengan baik
1. Mengganti tugas pegawai yang absen
1. Kegiatan toko terus berlangsung
Pengambilan Keputusan (Decision Making)
1. Penentuan harga jual, jumlah barang serta promo
2. Keputusan pembayaran barang ke supplier
3. Penentuan barang yang akan diambil atau tidak bila ada selisih jumlah
4. Penentuan barang baru yang akan masuk MANUAL JOB DESCRIPTION
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Rutin / Harian
1. Membuka dan Menutup Toko
a. Kepala Toko menyimpan kunci toko a. Kepala Toko menyimpan kunci toko
c. Kepala toko dan Helper menutup toko setiap malam
2. Membuat PO manual
a. Memperoleh info dari kepala kasir mengenai stok barang dagang yang hampir habis
b. Menulis daftar barang dagang yang akan dibeli dalam PO manual.
c. Menelepon supplier terkait ketersediaan barang yang akan dibeli dan harga barang
d. Menandatangani PO manual yang telah berisi Tanggal PO, Nama Supplier, nama produk, harga, jumlah, dan rumus perhitungan.
e. Menyerahkan PO manual ke supplier yang datang ke toko. Target: PO Manual Terdata dengan baik
3. Membuat keputusan harga jual
a. Konsumen baru melakukan pembelian di toko
b. Jika konsumen melakukan pembelian dalam jumlah besar (toko, warung) maka kasir melakukan pendataan (nama, alamat, no telepon)
c. Kepala toko memberikan deal harga jual barang bagi konsumen baru
d. Kasir menginput data harga jual bagi konsumen baru.
Perubahan Harga dan Promo
a. Menerima update stok, masa expired, dan perubahan harga beli dalam form harga dari kepala kasir.
b. Bila ada perubahan harga beli dan harga jual barang, kepala toko segera menuliskan dalam form harga dan diberikan kepada kasir.
c. Bila terdapat harga promo (pada barang yang lama dan hampir expired) kepala toko segera menginformasikan dengan Form Promo kepada bagian kasir
d. Kasir segera menginput data harga yang baru dan harga promo Target: Terdapat info harga yang update
Form Perubahan Harga (terlampir)
Form Promo
List Promo
Periode:
Harga Promo untuk Pelanggan (Rp)
Nama Strata
Harga
Barang Qty
Umum Warung Freelance
4. Membuat keputusan barang yang masuk Barang yang akan diambil atau tidak bila ada selisih jumlah antara PO manual dan fisik barang datang
a. Supplier datang ke toko membawa barang dagang sesuai PO manual
b. Checker mengecek barang yang datang apakah sesuai PO manual dengan barang yang datang
c. Bila ada selisih barang dagang, checker melaporkan ke kepala toko
d. Kepala toko membuat keputusan pengambilan barang dengan pertimbangan kecepatan arus penjualan barang tersebut
e. Supplier membuat faktur pembelian berdasarkan keputusan kepala toko. Target: Terdapat barang dagang yang sesuai kebutuhan
Barang baru yang masuk
a. Supplier datang ke toko menawarkan barang dagang yang baru
b. Kepala toko melakukan negosiasi dengan supplier mengenai kualitas produk, harga dan sistem pembayaran
c. Kepala toko meminta kasir untuk menuliskan faktur pembelian barang bila memutuskan menerima barang tersebut.
5. Membuat pengajuan retur pembelian
a. Kepala toko mengajukan retur pembelian ke supplier sesuai standar
b. Kepala Toko mengetahui barang yang akan diretur lewat laporan Checker
c. Selain mengecek jumlah barang yang masuk (stok barang), checker juga mengecek kondisi barang yang baru masuk (stok barang baru) sehingga diketahui list barang yang akan di retur.
d. Checker membuat laporan mengenai kondisi barang dalam laporan nilai stok barang
e. Bila ada barang yang akan diretur, checker langsung menuliskan pada laporan retur barang
f. Laporan retur barang akan diterima dan disetujui oleh Kepala Toko.
6. Menandatangani dokumen pembelian dan penjualan
a. Kepala toko memperoleh arsip pembelian (faktur pembelian kasir, PO manual, dan faktur penjualan supplier) dari kepala kasir.
b. Kepala toko memperoleh arsip penjualan harian kasir serta faktur penjualan dari gudang
c. Kepala toko memeriksa arsip dokumen pembelian dan penjualan. kemudian menandatanganinya
d. Menyerahkan arsip ke kepala kasir untuk arsip laporan harian gudang Target: semua arsip diperiksa dan ditandatangani dengan baik.
7. Keputusan pembayaran
a. Kepala toko memutuskan cara pembayaran barang yang masuk baik dari pembelian gudang maupun dari supplier
b. Meminta kasir melakukan pembayaran kas ke supplier
c. Meminta kepala kasir untuk melakukan pembayaran utang jangka pendek ke supplier Target: Ada bukti pembayaran
8. Memeriksa laporan toko harian
a. Kepala toko memperoleh dokumen laporan toko harian dari kepala kasir
b. Melakukan pengecekan laporan
c. Menandatangani laporan harian
d. Menyerahkan laporan harian ke gudang Target: Laporan lengkap dan akurat
9. Kontrol pegawai
a. Kepala toko melakukan absensi pegawai setiap hari kerja
b. Kepala toko melihat kinerja para pegawai (kedisiplinan dan tanggung jawab)
c. Memberikan reward dan punishment pada waktu tertentu
d. Membuat evaluasi bulanan atau tiga bulan sekali mengenai kinerja pegawai dan disampaikan ke pegawai yang terkait.
e. Mengajak diskusi dengan pegawai bila ada kesalahan yang dilakukan pegawai Target: Pegawai merasa nyaman bekerja. FORM ABSEN, FORM PENILAIAN
Rekap Absensi karyawan
No Nama Karyawan Keterangan
Form Penilaian
Form Penilaian
Job Desk
Jenis Reward:
Jenis Punishment
Disetujui Penerima
Kepala Toko ----------------------
8. Interaksi dengan konsumen dan supplier Kepala toko berinteraksi dengan konsumen dan supplier dengan cara
a. Menerima telepon pesanan
b. Mengobrol ringan dengan konsumen dan supplier
c. Menerima update produk, promo, dan harga dari supplier
d. Mendengarkan keluhan atau permintaan barang dari konsumen Target: Konsumen dan Supplier terlayani dengan baik
Berkala
1. Memberikan info promo ke konsumen
a. Kepala secara langsung atau tidak langsung (internet, sms, bbm) menawarkan barang yang sedang promo kepada konsumen.
b. Secara berkala kepala toko berdiskusi dengan konsumen mengenai barang dagang. Target: Konsumen tertarik promo
2. Mengatur penataan barang dagang
a. Kepala toko membuat ketentuan mengenai penataan barang dagang
b. Meminta helper maupun checker untuk menata barang dagang sesuai dengan ketentuan
c. Melakukan kontrol bila barang dagang terlihat tidak rapi Target: Barang dagang tertata sesuai standar
3. Mengkoordinasi Stock Opname
a. Kepala Toko Memutuskan pelaksanaan Stock Opname minimal 3 bulan sekali ataupun disaat yang dianggap perlu
b. Kepala Toko mengumpulkan semua pegawai dan membagi area stock opname untuk setiap pegawai
c. Setiap pegawai mengisi Form Stock Opname yang telah diberikan
d. Form Stock Opname dikumpulkan kepada Kepala Toko saat stock opname telah selesai
e. Kepala Toko memeriksa Form Stock Opname
f. Kasir melakukan update data stok yang telah diarahkan oleh kepala toko Target: Stok Terdata dan ter-manage dengan baik Form Stock Opname:
Laporan Stock Opname
Tanggal Nama
Total Harga No
Strata
Jumlah Barang
Selisih
HPP
Barang
Qty
Komputer Fisik (Jumlah)
Debit Kredit
Total:
Total harga debit untuk mengetahui selisih lebih (dalam rupiah) Total harga kredit untuk mengetahui selisih kurang (dalam rupiah)
Insidental
1. Mengganti tugas pegawai yang absen
a. Kepala toko mengganti sementara tugas pegawai bila tidak ada pengganti dari gudang
Timeline Kerja Kepala Toko
Timeline Kerja Harian
Jabatan Kepala Toko
Waktu
Jenis Kegiatan
Keterangan
07.00 - 07.15 Menyiapkan kondisi toko membuka pintu toko
07.15 - 12.00 Mengecek persediaan barang dan Membuat PO Manual
Memperoleh daftar stok persediaan
Membuat PO manual Menghubungi supplier untuk pembelian barang
Menerima info barang dagang baru dari supplier
Mempertimbangkan kualitas dan harga barang Meminta kasir membuat faktur pembelian bila setuju
menerima barang baru
Memberi info promo ke konsumen
Berdiskusi dengan konsumen mengenai promo barang
12.00 - 13.00 Istirahat Siang
13.00 - 18.00 Menerima barang pembelian
Membuat keputusan apakah terima barang yang selisih atau tidak
Menandatangani bukti pembelian (faktur beli dan PO) Meminta kasir melakukan pembayaran (kas atau utang)
Memutuskan deal harga
Deal harga jual dikenakan pada konsumen toko atau warung yang baru beli
Memberi info perubahan harga beli, harga jual dan promo ke kasir
Mengecek Laporan harian toko
Menerima laporan harian toko dari kasir
Menandatangani laporan harian toko
19.00 Menyerahkan laporan harian ke Gudang
pulang kerja
DESKRIPSI JABATAN
Jabatan
: Kepala Kasir
Departemen
Peran Utama Jabatan (Primary Job Role) Bertanggung jawab atas pengelolaan kas toko serta mewakili kepala toko dalam pengambilan keputusan pengelolaan kegiatan toko untuk mencapai tujuan dan sasaran toko dengan mengoptimalkan sumber-sumber daya yang ada secara profesional.
Hubungan Pelaporan Kerja (Reporting Relationship) Pelaporan Langsung Kepada
: Kepala Toko
Pelaporan Tidak Langsung Kepada
: Supplier
Mendapat Laporan Dari
: Kasir, Checker, Helper
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Indikator Kinerja Rutin / Harian
1. Menginput catatan pembelian dan penjualan
1. Bukti transaksi Lengkap
2. Mengumpulkan info jumlah stok barang
2. Laporan stok tersedia
3. Mengumpulkan bukti pembelian
3. Kelengkapan bukti pembelian
4. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan barang baru
4. Laporan barang dagang kepada masuk
kepala toko
5. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan barang yang
5. Ada laporan pembeli baru
akan diambil bila ada selisih
6. Laporan perubahan harga lengkap
6. Membuat harga jual untuk pembeli
7. Rekap perubahan harga dan laporan harian
Berkala
1. Membuat info promo ke konsumen
2. Memberikan potongan harga (diskon) kepada
1. Konsumen mengetahui promo
pembeli yang rutin
Insidental
1. Mengatur penataan barang dagang
1. Barang tertata rapi
Pengambilan Keputusan (Decision Making)
1. Penentuan harga jual ke konsumen baru
2. Penentuan pembayaran ke supplier kecil
3. Penentuan barang yang akan diambil atau tidak bila ada selisih jumlah
4. Penentuan barang baru yang akan masuk MANUAL JOB DESCRIPTION
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Rutin / Harian
1. Menginput catatan pembelian dan penjualan
a. Melayani pembayaran barang yang dibeli oleh konsumen
b. Menginput jumlah dan harga barang dagang yang dibeli oleh konsumen ke dalam software (penjualan barang dagang)
c. Menginput jumlah dan harga barang dagang yang dibeli oleh toko (pembelian barang dagang)
d. Mencetak faktur (nota) pembelian maupun penjualan sebagai arsip laporan harian Target: Terdapat laporan harian yang dibuat kasir
2. Mengumpulkan info jumlah stok barang
a. Kepala kasir memperoleh info stok barang dari kasir dan checker. Kasir mencetak daftar stok barang dan diserahkan kepada kepala kasir
b. Kepala kasir mengarsip info stok barang untuk dilaporkan ke kepala toko Target: Ada laporan stok barang (Form Stok + Expired dari Checker)
3. Mengumpulkan bukti pembelian
a. Kepala kasir menerima Faktur pembelian dari supplier, PO Manual dari checker
b. Kepala kasir mengarsip bukti pembelian dan menyerahkan bukti pembelian ke kepala toko ditandatangani.
4. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan barang baru masuk
a. Supplier datang ke toko menawarkan barang dagang baru
b. Bila kepala toko tidak berada di tempat, kepala kasir memutuskan pengambilan barang berdasarkan ketentuan: Bila supplier sudah sering datang ke toko, maka kepala kasir meminta supplier untuk memberi sampel barang terlebih dahulu Bila supplier termasuk baru datang ke toko, kepala kasir memutuskan untuk tidak mengambil barang yang ditawarkan.
c. Kepala kasir membuat laporan barang baru yang masuk ke kepala toko Target: terdapat laporan barang baru yang masuk
5. Mewakili Kepala Toko dalam keputusan pengambilan barang bila ada selisih jumlah barang
a. Supplier membawa barang dagang sesuai PO manual yang diterima sebelumnya.
b. Bila ada selisih antar barang yang dibawa dengan PO maka kepala toko memutuskan untuk mengamil barang atau tidak
c. Bila kepala toko tidak ada di tempat, maka kepala kasir yang membuat keputusan pengambilan barang.
d. Kepala kasir membuat keputusan pengambilan barang sesuai dengan ketentuan, yakni max selisih 10% dari PO manual
e. Kepala kasir membuat laporan penerimaan/pengambilan barang kepada kepala toko (berupa bukti pembelian) Target: Terdapat laporan barang dagang yang dibeli
6. Membuat harga jual untuk pembeli baru
a. Bila ada konsumen baru yang melakukan pembelian di toko dalam jumlah besar, keputusan harga jual untuk konsumen tersebut ada di kepala toko
b. Bila kepala toko tidak ada ditempat, keputusan harga jual untuk konsumen ada pada kepala kasir
c. Kepala kasir memutuskan nilai harga jual untuk konsumen baru berdasarkan standar tertentu c. Kepala kasir memutuskan nilai harga jual untuk konsumen baru berdasarkan standar tertentu
7. Rekap perubahan harga dan laporan harian
a. Kepala kasir menerima pelaporan perubahan harga barang dagang dari kepala toko
b. Kepala kasir menginput perubahan harga dan harga promo ke dalam software
c. Kepala kasir merekap laporan kasir harian (mencetak laporan dan disusun rapi)
d. Kepala kasir menghitung uang kas took dan mencatat jumlahnya sebagai bagian dari laporan kasir harian
e. Menyerahkan laporan harian toko ke kepala toko Target: Terdapat laporan toko yang lengkap
Berkala
1. Membuat info promo ke konsumen
a. Kepala kasir memperoleh info promo barang dari kepala toko
b. Kepala kasir membuat pengumuman promo (print-out atau menuliskan berita promo secara manul)
c. Menempatkan pengumuman promo di area barang dagang promo Target: Konsumen mengetahui barang promo
2. Memberikan potongan harga (diskon) kepada pembeli yang rutin Kepala kasir berhak memberikan potongan harga kepada konsumen dengan pertimbangan data pembelian konsumen. Bila konsumen datang rutin melakukan pembelian ke toko minimal 3 kali, maka kepala kasir dapat memberikan potongan harga kepada pembeli
Insidental
1. Mengatur penataan barang dagang
a. Kepala kasir membantu merapikan barang dagang toko sesuai dengan ketentuan penempatan barang Target: Barang dagang tertata rapi
Timeline Kerja Kepala Kasir
Timeline Kerja Harian
Jabatan Kepala Kasir
Waktu
Jenis Kegiatan
Keterangan
07.00 - 07.15 Menyiapkan komputer untuk input data
07.15 - 12.00 Melayani pembelian konsumen
Input data penjualan
Mencetak faktur penjualan diserahkan ke checker Menerima pembayaran kas dari pembeli Mencatat dengan benar bila sistem pembayaran secara kredit
(piutang)
Mewakili Kepala toko dalam keputusan barang yg masuk toko
Meminta sampel barang baru kepada supplier yang rutin datang ke toko
Mengambil barang yang selisih dengan PO manual dengan ketentuan pengambilan 10% dari PO
Membuat laporan pembelia mengenai barang yang masuk
12.00 - 13.00 Istirahat Siang
13.00 - 18.00 Melakukan pembayaran pembelian barang ke supplier
Pembayaran dilakukan setelah ada persetujuan kepala toko Membuat laporan pembayaran pembelian
Menentukan deal harga untuk konsumen baru
Bila kepala toko tdk ditempat, kepala kasir menentukan harga jual bagi konsumen baru dengan standar tertentu
Membuat laporan deal harga kepada kepala Toko
Membuat pengumuman promo barang
Menempatkan pengumuman promo di tempat barang promo
18.00 - 19.00 Membuat laporan keuangan harian
Mencetak laporan transaksi harian pembelian, penjualan, retur, kupon penjualan, lap. kasir harian dan nilai stok barang
Mempersiapkan faktur/ nota transaksi pembelian dan penjualan
Menghitung jumlah kas agar sesuai dengan laporan Meminta approval dari kepala toko / kepala kasir
19.00 Menyerahkan laporan harian ke Gudang
pulang kerja
DESKRIPSI JABATAN
Jabatan
: Kasir
Departemen
Peran Utama Jabatan (Primary Job Role) Bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil toko, melaksanakan pembuatan nota pembelian, penjualan, retur, penyusunan laporan kasir harian dan laporan buku kas dalam rangka membantu Kepala Toko mencapai sasaran pengelolaan pemasukan dan pengeluaran uang secara tertib administratif.
Hubungan Pelaporan Kerja (Reporting Relationship) Pelaporan Langsung Kepada
: Kepala Kasir
Pelaporan Tidak Langsung Kepada
: Kepala Toko
Mendapat Laporan Dari
: Checker, Helper
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Indikator Kinerja Rutin / Harian
1. Mengelola kas toko
1. Kecukupan kas kecil
2. Membuat/ menginput catatan pembelian harian
2. Ketertiban pencatatan
3. Menginput harga beli dan harga jual
3. Kelengkapan daftar harga
4. Membuat nota penjualan barang harian
4. Ketertiban pelaporan
5. Membuat nota retur dan kupon
5. Ketertiban pelaporan
6. Membuat laporan kasir harian
6. Kesesuaian dengan jumlah kas
Berkala
1. Mengecek persediaan barang
1. Barang tersedia lengkap
2. Membayar utang ke supplier
2. Tidak ada penagihan dan catatan
3. Menerima pembayaran piutang konsumen
utang
Pengambilan Keputusan (Decision Making) Penentuan harga jual sesuai standar
MANUAL JOB DESCRIPTION
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Rutin / Harian
1. Mengelola kas toko
a. Menjaga ketersediaan kas kecil per hari sebesar Rp 100.000 dalam pecahan 1 x 20.000, 2 x 10.000, 5 x 5000, 10 x 2000, 15x1000
b. Menjaga dan menghitung dengan benar jumlah uang kas toko yang masuk dan keluar
c. Mengecek kesesuaian antara jumlah uang kas toko dengan jumlah yang tertera di laporan kasir
d. Kasir selalu menginput data uang kas toko yang masuk dan keluar berdasarkan transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi
Target: Kesesuaian kas dengan laporan
2. Membuat/ menginput catatan pembelian harian
a. Memberi informasi kepada kepala kasir mengenai stok barang toko untuk keperluan pencatatan PO Manual
b. Membuat faktur pembelian barang (nama barang, jumlah barang dagang, harga) setelah ada persetujuan dari kepala toko atau kepala kasir mengenai barang dagang yang datang.
Target: Terdapat laporan pembelian harian
3. Menginput harga beli, harga jual serta harga promo
a. Memperoleh info adanya kenaikan / penurunan harga barang dari kepala toko atau kepala kasir.
b. Kasir menginput ke dalam software mengenai harga beli, harga jual yang baru serta harga promo barang Target: Terdapat harga barang yang update
4. Membuat nota penjualan barang harian
a. Kasir memperhatikan daftar barang yang dibeli konsumen a. Kasir memperhatikan daftar barang yang dibeli konsumen
c. Konsumen melaukan pembayaran sejumlah harga yang disebutkan kasir
d. Kasir mencetak faktur penjualan
e. Checker mengambil faktur penjualan untuk pengecekan jumlah dan data barang yang dibeli konsumen
f. Bila pengecekan barang tidak sesuai, maka checker melapor ke kasir untuk menginput data barang yang sesuai pengecekan
g. Kasir mencetak kembali faktur penjualan dan menyerahkan faktur ke konsumen
h. Kasir mencatat data pembelian kredit (piutang) konsumen, bila ada konsumen baru yang melakukan pembayaran secara piutang, maka kasir mencatat dengan baik data konsumen tersebut (nama, alamat, no telepon)
Target: Terdapat laporan penjualan harian
5. Membuat nota retur dan kupon Barang Retur Pembelian
a. Kasir memperoleh info untuk retur pembelian dari kepala kasir, kepala took maupun checker
b. Kasir menginput data barang yang akan di retur dalam software (pemasok, nama barang, keadaan retur, harga)
c. Mencetak faktur retur pembelian dan melakukan penyesuaian pada PO manual terkait pembelian barang yang akan diretur tersebut.
d. Menyerahkan faktur retur kepada checker untuk dicek kembali kondisi fisik barang
e. Kasir menyerahkan faktur retur pembelian yang telah di cek checker beserta copy PO manual barang kepada kepala kasir / kepala toko untuk diserahkan ke supplier.
Barang Retur Penjualan
a. Kasir menerima info pengembalian barang secara langsung dari konsumen maupun dari kepala kasir.
b. Kasir meminta bukti faktur penjualan dari konsumen terkait retur barang tersebut.
c. Kasir memeriksa data faktur penjualan, bila pembelian oleh konsumen dinyatakan benar dilakukan di toko, maka kasir segera menerima barang retur dan menginput data barang tersebut.
d. Menyerahkan print faktur retur ke checker untuk pengecekan fisik barang retur.
e. Setelah di cek oleh checker, faktur retur penjualan diserahkan ke konsumen beserta uang retur barang.
Kupon Penjualan:
a. Kasir menerima info adanya kupon penjualan barang dari konsumen
b. Kasir meminta bukti faktur penjualan dari konsumen terkait kupon barang tersebut.
c. Kasir memeriksa data faktur penjualan, bila pembelian oleh konsumen dinyatakan benar dilakukan di toko, maka kasir segera menginput data kupon penjualan barang tersebut.
d. Kasir memberikan uang atau hadiah sesuai yang tertera pada kupon penjualan kepada konsumen
e. Pemberian kupon berdasarkan kebijakan dari kepala toko / kepala kasir yang bekerjasama dengan supplier barang tersebut. Target: Terdapat laporan retur dan kupon penjualan harian
6. Membuat laporan kasir harian
a. Setiap kasir mencetak dan menyusun laporan toko di akhir jam kerja
b. Laporan kasir terdiri dari laporan penjualan dan pembelian secara harian (total penjualan / pembelian, retur, kupon, piutang dan utang)
c. Kasir menyusun laporan kasir harian beserta bukti transaksinya dan uang kas kepada kepala toko dan kepala kasir untuk ditandatangani dan diserahkan ke gudang
a. Laporan yang dicetak: Laporan Kasir Harian Laporan Penjualan Harian Laporan Retur Penjualan harian Laporan Pembelian Harian Laporan Retur Pembelian harian Laporan Kupon Penjualan Laporan Laba Penjualan Laporan Detail Pembelian Laporan Nilai Stok Barang
Target: Kelengkapan dan keakuratan laporan
Berkala
1. Mengecek Persediaan Barang
a. Kasir secara berkala mengecek jumlah persediaan barang dagang toko melalui data dalam software
b. Kasir melapor ke kepala kasir atau kepala toko mengenai stok barang habis dan hampir habis (terdapat batas persediaan barang minimum sehingga tidak terjadi barang habis lalu beli lagi)
c. Membuat laporan stok barang untuk bahan pembuatan PO manual Target: Barang dagang permintaan konsumen selalu tersedia
2. Membayar utang ke supplier
a. Kasir mempunyai data tentang daftar utang ke supplier a. Kasir mempunyai data tentang daftar utang ke supplier
c. Meng-update data utang yang telah dibayar Target: Tidak terdapat utang yang jatuh tempo
3. Menerima pembayaran piutang konsumen
a. Kasir mempunyai data piutang konsumen
b. Kasir menerima pembayaran piutang dari konsumen, saat konsumen melakukan pembelian lagi di toko.
c. Kasir menagih piutang konsumen saat konsumen kembali melakukan pembelian di toko, berdasarkan data piutang di kasir
d. Kasir selalu meng-update data piutang konsumen Target: Piutang dapat tertagih dengan baik
Timeline Kerja Kasir
Timeline Kerja Harian
Jabatan Kasir
Waktu
Jenis Kegiatan
Keterangan
07.00 - 07.15 Menyiapkan komputer untuk input data
07.15 - 12.00 Melayani pembelian konsumen
Memperhatikan barang pembelian konsumen Input data penjualan
Menerima pembayaran kas dari pembeli Mencetak faktur penjualan dan diserahkan ke checker Mencatat dengan benar bila pembayaran secara kredit
(piutang)
Menginput Nota Pembelian barang (PO Manual)
Memberi info mengenai stok barang ke kepala kasir /toko Menyiapkan uang kas untuk keperluan pembayaran kas
pembelian Menginput barang yang masuk dan data harga baru berdasarkan keputusan kepala toko atau kepala kasir
Menginput daftar utang toko bila pembelian secara kredit
12.00 - 13.00 Istirahat Siang
13.00 - 18.00 Melayani transaksi penjualan dan pembelian Keputusan retur dan kupon berdasarkan Mengelola transaksi retur dan kupon penjualan
faktur yang telah ada
18.00 - 19.00 Membuat laporan keuangan harian Mencetak laporan transaksi harian pembelian, penjualan, retur, kupon penjualan, lap. kasir harian dan nilai stok barang
Mempersiapkan faktur/ nota transaksi pembelian dan penjualan
Menghitung jumlah kas agar sesuai dengan laporan Meminta approval dari kepala toko / kepala kasir
19.00 Menyerahkan laporan harian ke Gudang
pulang kerja
DESKRIPSI JABATAN
Jabatan
: Checker
Departemen
Peran Utama Jabatan (Primary Job Role) Melakukan pengecekan, dan pelaporan tentang barang yang dibeli konsumen serta persediaan barang di toko
Hubungan Pelaporan Kerja (Reporting Relationship) Pelaporan Langsung Kepada
: Kasir, Kepala Toko
Pelaporan Tidak Langsung Kepada
: Kepala Kasir
Mendapat Laporan Dari
: Kasir, Helper
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Indikator Kinerja Rutin / Harian
1. Melakukan pengecekan barang yang dibeli konsumen
1. Barang sesuai dengan pembelian
2. Melakukan pengecekan fisik persediaan barang toko
konsumen
3. Melakukan pengecekan barang yang masuk berdasarkan 2. Barang dagang cukup tersedia
faktur penjualan dan PO
3. Kesesuaian barang dengan faktur
4. Melakukan cek fisik barang masuk yang layak di retur
pembelian dan PO manual
5. Bertanggungjawab atas keamanan barang di toko
4. Laporan retur akurat
5. Stok barang aman
Berkala
1. Mengatur penataan barang dagang
1. Barang tertata dengan baik
2. Membantu helper mengambil barang permintaan 2. Pelayanan konsumen lebih cepat
konsumen Insidental
1. Laporan harian tersusun dengan
1. Membantu kasir menyusun laporan harian
baik
2. Membantu helper pengepakan barang penjualan
2. Pelayanan konsumen lebih cepat
Pengambilan Keputusan (Decision Making)
1. Penentuan persediaan barang toko
2. Penempatan barang persediaan
MANUAL JOB DESCRIPTION
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Rutin / Harian
1. Melakukan pengecekan barang yang dibeli konsumen
a. Checker mengambil faktur penjualan yang diprint oleh kasir
b. Checker mengecek (menghitung dan menyesuaikan dengan faktur) barang pembelian konsumen
c. Bila pengecekan barang telah sesuai dengan faktur maka checker menyerahkan faktur ke kasir
d. Bila ada barang dagang yang tidak sesuai dengan faktur, maka checker konfirmasi ke kasir untuk menginput lagi data pembelian barang konsumen yang tepat.
Target: Barang fisik sesuai dengan faktur
2. Melakukan pengecekan fisik persediaan barang toko
a. Checker melihat dan mengecek persediaan barang di toko
b. Checker mencatat secara tertulis persediaan barang toko pada dokumen nilai stok barang.
c. Checker melakukan konfirmasi ke kasir bila terdapat barang yang hampir habis (disesuaikan dengan data persediaan barang di kasir)
d. Checker melapor ke kepala kasir atas barang yang hampir habis Target: Barang cukup tersedia Format Dokumen:
Nilai Stok Barang
Periode:
Qty
Tanggal No Nama Barang Strata Qty Standard
Baru
Ket. Kadaluarsa
3. Melakukan pengecekan barang yang masuk berdasarkan faktur penjualan supplier dan PO manual
a. Checker menerima barang masuk dari supplier
b. Checker mengecek barang yang masuk berdasarkan faktur penjualan supplier serta PO
c. Bila terdapat ketidaksesuaian (kelebihan atau kekurangan barang), checker melapor ke kepala toko atau kepala kasir untuk persetujuan barang masuk.
d. Meminta tanda tangan kepala toko / kepala kasir pada faktur penjualan yang baru (setelah disesuaikan dengan fisik barang dan persetujuan).
e. Checker mencatat barang yang baru masuk (nama barang, jumlah, harga dan tanggal expired)
f. Menyerahkan faktur penjualan, PO Manual kepada kasir untuk diinput sebagai faktur pembelian Target: Barang fisik tersedia dan sesuai persetujuan atasan
4. Melakukan cek fisik barang masuk yang akan layak di-retur dan memeriksa barang retur dari konsumen
a. Checker mengecek jumlah dan kondisi barang yang baru masuk (stok barang baru)
b. Selain mengecek jumlah barang yang masuk maupun stok barang, checker juga dapat mengetahui kondisi barang yang akan di retur.
c. Checker membuat laporan mengenai kondisi barang dalam laporan nilai stok barang
d. Bila ada barang yang akan diretur, checker langsung menuliskan pada laporan retur barang
e. Laporan retur barang akan diterima dan disetujui oleh Kepala Toko.
Form Retur
Laporan Retur Barang
Tanggal: Nama
Strata
Jenis Retur
Jumlah
Nama
Harga Kondisi Barang
Quantity
Penjualan
Pembelian
Barang
Supplier
5. Bertanggung Jawab atas keamanan barang ditoko
a. Checker melakukan pengawasan rutin terhadap stok barang baik secara langsung maupun lewat cctv
b. Melaporkan dan mencatat kehilangan barang kepada Kepala Toko
c. Bila terjadi kehilangan, maka Kepala Toko akan memutuskan cara penyelesaian.
d. Cara penyelesaian kehilangan ialah: Bila nilai kehilangan barang akumulatif < Rp 100.000, maka checker bertanggung jawab untuk mengganti barang secara penuh Bila nilai kehilangan akumulatif > Rp 100.000, maka kepala toko akan memutuskan berapa persen yang ditanggung checker dan berapa persen yang ditanggung toko.
Target: Tingkat kehilangan barang minim
Laporan Kehilangan Barang
Bulan:
Tanggal Nama
Penyelesaian Barang
Strata Qty dan Harga
Sebab
Kehilangan 25/1/12 Milo
Strata Qty Harga
Total
Dos
2 50.000 100.000 Kelalaian, Disesuaikan
Sedang
stok
asli dengan retur,
beda
kerugian dengan stok ditanggung software
toko
Berkala
1. Mengatur penataan barang dagang
a. Checker mengatur penataan barang dagang yang masuk ke toko
b. Penataan barang sesuai kesepakatan atasan (barang umum dan barang khusus)
c. Checker merapikan barang dagang bila terlihat berantakan
Target: Barang dagang tertata rapi
Nilai Stok Kelompok Barang
Jenis : Umum/Khusus/Promo
Tanggal :v
Strata Qty dan Qty
Helper
Checlist (isi No Nama Barang
Qty
Qty
Strata
Saat
Selisih bila sudah
Standar
ini
diisi stok lagi)
1 Milo
Dos Sedang
2. Membantu helper mengambil barang permintaan konsumen
a. Checker mengecek barang yang dibeli konsumen
b. Checker membantu mengambil barang sesuai dengan permintaan konsumen Target: Barang permintaan konsumen terpenuhi
Insidental
1. Membantu kasir menyusun laporan harian
a. Checker membantu mengurutkan faktur penjualan dan pembelian yang terjadi dalam satu hari.
Target: Faktur tersusun dengan baik.
2. Membantu helper pengepakan barang penjualan
a. Setelah melakukan pengecekan barang pembelian konsumen, checker sesekali membantu helper untuk pengemasan barang pembelian konsumen.
Target: Barang dagang dikemas dengan baik.
Timeline Kerja Checker
Timeline Kerja Harian
Jabatan Checker
Waktu
Jenis Kegiatan
Keterangan
07.00 - 07.15 Menata barang dagangan toko
07.15 - 12.00 Melayani pembelian konsumen
Mengambil faktur penjualan dari kasir Mengecek barang pembelian konsumen sesuai faktur
Konfirmasi ke kasir bila barang fisik tidak sesuai faktur Membantu helper mengepak barang pembelian konsumen
Mengecek barang dagang yang masuk
Mengecek kesesuaian barang yang masuk dengan faktur pembelian dan PO
Melapor kepada kepala toko / kepala kasir bila ada ketidaksesuaian barang fisik dengan faktur dan PO
Mencatat barang yang masuk dalam rekap barang masuk Meminta tandatangan atasan pada faktur pembelian yang baru Menyerahkan faktur pembelian dan data rekap kepada kasir
12.00 - 13.00 Istirahat Siang
13.00 - 18.00 Mengecek barang fisik pembelian konsumen dan toko
Mengecek persediaan barang toko
Konfirmasi ke kasir mengenai persediaan barang Melapor ke kepala toko atau kepala kasir atas barang yang hampir habis atau sudah habis
Menata barang dagang toko
Checker menata barang dagang toko untuk memudahkan konsumen dan agar terlihat rapi
18.00 - 19.00 Membantu kasir menyusun laporan
Mengurutkan faktur pembelian dan penjualan yang ada
19.00 Menyerahkan laporan harian ke Gudang
pulang kerja
DESKRIPSI JABATAN
Jabatan
: Helper
Departemen
Peran Utama Jabatan (Primary Job Role) Melakukan kegiatan bongkar muat barang, pengemasan barang pembelian konsumen, serta melakukan pengmbilan barang di tempat supplier.
Hubungan Pelaporan Kerja (Reporting Relationship) Pelaporan Langsung Kepada
: Kasir, Kepala Toko
Pelaporan Tidak Langsung Kepada
: Kepala Kasir
Mendapat Laporan Dari
: Kasir, Checker
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Indikator Kinerja Rutin / Harian
1. Melakukan kegiatan bongkar muat barang dagang toko
1. Barang sesuai dengan permintaan untuk konsumen
konsumen
2. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan toko
2. Toko Bersih dan rapi
3. Melakukan pengemasan barang dagang untuk konsumen
3. Barang dikemas dengan baik
Berkala
4. Menata barang dagang sesuai dengan ketentuan jenis
1. Barang tertata dengan baik. barang.
Pengambilan Keputusan (Decision Making)
1. Penentuan pengemasan barang
2. Penempatan barang persediaan
MANUAL JOB DESCRIPTION
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities) Rutin / Harian
1. Melakukan kegiatan bongkar muat barang dagang toko untuk konsumen
a. Memperoleh info dari konsumen atau checker mengenai barang pembelian konsumen
b. Mengambil barang sesuai permintaan konsumen
c. Menaruh barang di depan toko untuk memudahkan checker mengecek barang.
d. Mendapat info dari checker bila barang ada kekurangan atau penambahan permintaan barang dari konsumen. Target: Barang diambil sesuai permintaan konsumen
2. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan toko
a. Helper membersihkan (menyapu dan mengepel) toko setiap pagi
b. Helper membersihkan kamar mandi minimal 1x dalam 2 minggu
c. Helper membersihkan stok barang dari debu setiap hari
a. Helper merapikan tata letak barang dengan rapi Target: Toko bersih dan rapi
3. Melakukan pengemasan barang dagang untuk konsumen
a. Helper melakukan pengemasan barang yang dibeli oleh konsumen. Membantu mengikat barang belanja ke motor atau dimasukkan ke mobil pembeli
b. Helper memastikan barang telah dikemas dan diangkut dengan baik ke kendaraan konsumen. Target: Barang di kemas dengan baik
Berkala
1. Menata barang dagang sesuai dengan ketentuan jenis barang.
a. Bersama checker menata barang dagang dengan baik sesuai ketentuan untuk memudahkan pengambilan oleh konsumen maupun helper. Target: Kemudahan pengambilan barang dagang oleh konsumen
Timeline Kerja Helper
Timeline Kerja Harian
Jabatan Helper
Waktu
Jenis Kegiatan
Keterangan
07.00 - 07.15 Menata barang dagangan toko
07.15 - 17.00 Kegiatan bongkar muat barang untuk konsumen
Mengambil barang sesuai permintaan konsumen Menaruh di depan toko untuk dicek oleh checker
Mengepak barang dagang konsumen
Helper bertugas untuk mengemasi barang dagang yang dibeli konsumen Helper memastikan barang dagang telah terkemas dengan baik pada kendaraan konsumen
Menata dengan baik barang dagang toko
Barang ditata dengan baik sesuai ketentuan
STANDARD OPERATION PROCEDURE – UMUM SOP GAJI KARYAWAN
1. Rekapitulasi Dokumen Jumlah gaji dan bonus karyawan ditetapkan dari beberapa aspek:
a. Absensi Dilakukan setiap hari oleh seluruh pegawai sebanyak dua kali di awal dan di akhir jam kerja (saat pengambilan gaji)
b. Penilaian Kinerja Aspek penilaian kinerja dilakukan oleh Kepala Toko satu bulan sekali dengan mengisi form penilaian. Penilaian ini dapat digunakan untuk pemberian bonus kepada pegawai yang melakukan kerja dengan baik dan disiplin,
Semua dokumen direkap oleh Kepala Toko (absensi direkap setiap hari) untuk diserahkan ke Gudang untuk pemberian gaji karyawan.
2. Pengajuan Permintaan Kepala Toko menyerahkan absensi harian kepada Gudang Kepala Gudang menyiapkan total gaji sesuai absensi harian Di akhir bulan, kepala toko menyerahkan penilaian kinerja kepada kepala
gudang sebagai bahan pemberian bonus karyawan.
3. Proses Penyerahan Kepala Gudang membagikan gaji karyawan di akhir jam kerja setiap hari Pegawai menerima slip gaji dan menandatangani bukti penerimaan
sebagai absensi kedua.
SOP KEHADIRAN Alur Proses
Dokumen
Keterangan
Karyawan datang ke toko maksimal
START
DATA ABSENSI
pukul 07.00 pagi pada hari kerja
Karyawan MENGISI ABSENSI
Karyawan mengisi absensi harian yang
MASUK
tersedia Karyawan
melakukan aktivitas
Karyawan Kepala Toko MELAKUKAN
pekerjaan sesuai jabatannya masing-
PEKERJAAN MENGECEK SESUAI JAM
ABSENSI
masing selama jam kerja.
KERJA
Kepala Toko mengecek absensi untuk mengetahui data kehadiran karyawan Kepala Toko menyerahkan absensi ke
Kepala Toko
Gudang sebagai bahan pemberian gaji
Menyerahkan Absensi ke Gudang
Karyawan absensi kembali disertai pemberian gaji oleh kepala gudang.
Gudang
Cek Absensi untuk menyiapkan Gaji
Gudang Karyawan absensi lagi
untuk pengambilan gaji
END
SOP SAKIT Alur Proses
yang sakit,
START
menyerahkan surat dokter asli kepada
Kepala Toko (diwakilkan).
Karyawan
Kepala Toko
Surat Dokter
Kepala
Toko memastikan
Menyerahkan
Menyerahkan
bahwa surat tersebut dapat
Surat Dokter
Surat Dokter
dipertanggungjawabkan.
Lama berlakunya surat sakit
Kepala Toko
Kepala Kasir
maksimal 3 hari, dan jika lebih
Memeriksa surat dokter
dan menggantikan
kerja
Menerima Tugas
dari
itu maka wajib
Pengalihan
menyerahkan surat sakit yang
baru.
Kepala Toko dapat mengganti
Karyawan
Melaksnakan aktivitas
sementara kerja pegawai yang
kerja di bawah pimpinan kepala kasir
sakit. Jika kepala toko yang sakit,
Notes Laporan
surat dokter diserahkan ke
Harian
Kepala Kasir
kepala kasir
Membuat Laporan (Notes) Harian Kerja
Kepala kasir mengmbil alih
untuk Kepala Toko
tugas kepala toko. Karyawan
tetap bekerja,
END
berada dalam pimpinan kepala kasir Setiap akhir jam kerja, Kepala Kasir membuat Laporan kerja harian (notes) untuk dicek kepala toko.
sementara
SOP PENGUNDURAN DIRI Alur Proses
Dokumen
Keterangan
Karyawan yang ingin mengundurkan diri,
START
SURAT
menyerahkan surat pengunduran diri
kepada kepala toko.
MENGAJUKAN
SURAT PENGUNDURAN DIRI
Kepala Toko memeriksa surat tersebut
dengan
mempertimbangkan alasan
Kepala Toko
MEMERIKSA SURAT
karyawan dan efeknya bagi toko.
PENGUNDURAN DIRI
Jika pengajuan pengunduran diri tersebut disetujui, maka kepala toko memberitahu
kepala gudang untuk mempersiapkan proses rekrutmen karyawan baru.
DISETUJUI?
YA YA
Pada saat yang sama, karyawan
Kepaa Toko Karyawan
diperkenankan untuk mengundurkan diri
Memberitahu
MENGUNDURKAN
Kepala Gudang
DIRI
secara
dari toko, dengan meninggalkan segala atribut/identitas
resmi
Kepala Gudang Kepala Toko
TIDAK
toko dan tidak lagi memiliki kewajiban
MEMPERSIAPKAN
Sementara
ataupun hak sebagai karyawan.
kerja karyawan
Kepala Toko untuk sementara mengganti kerja karyawan yang mengundurkan diri
END
STANDARD OPERATION PROCEDURE – KHUSUS SOP PENGADAAN BARANG
Pengadaan barang dapat berasal dari persediaan barang dagang toko yang habis, permintaan pembeli, maupun dari penawaran supplier. Bila berasal dari data persediaan barang dagang, maka ketentuan pengadaan barang mengacu pada SOP Pembelian Barang.
1. Barang Dagang Baru
a. Permintaan pengadaan barang baru dari penawaran supplier Tahap 1 – Penawaran Supplier datang ke toko bertemu dengan kepala toko atau kepala kasir Supplier menawarkan barang dagang baru kepada kepala toko, berupa
barang fisik sampel ataupun katalog
Tahap 2 – Tanggapan / Negosiasi Kepala Toko:
Kepala toko melakukan negosiasi dengan supplier mengenai kualitas produk, harga serta sistem pembayaran Kepala Toko dapat langsung memutuskan menerima barang baru atau tidak Bila menerima barang baru, segera diputuskan pula jumlah barang, harga dan
sistem pembayaran Kepala Toko meminta kasir untuk membuat faktur pembelian barang Bila Kepala Toko tidak di tempat: Supplier melakukan penawaran barang kepada kepala kasir Kepala kasir dapat memutuskan menerima barang atau tidak dengan
ketentuan: Bila supplier barang sudah dikenal atau langganan, maka kepala kasir meminta supplier memberikan sampel barang untuk diperlihatkan ke kepala toko.
Bila supplier yang datang adalah supplier baru, maka kepala kasir berhak menolak menerima barang baru tersebut. Kepala kasir membuat notes (catatan) atas penawaran barang baru
Tahap 3 – Transaksi Supplier membuat faktur penjualan dan diserahkan ke kepala toko Kepala Toko meminta kasir menginput faktur penjualan dan sistem
pembayaran Kasir mencetak faktur pembelian barang dan diserahkan ke supplier Pembayaran Kas - Kasir memberikan uang kas beserta faktur pembelian kepada supplier Pembayaran Kredit (utang) - Kasir melakukan input pembayaran utang dalam faktur pembelian - Faktur pembelian diserahkan ke supplier
Tahap 4 – Penyerahan Supplier menyerahkan barang yang disepakati ke toko Kepala Toko meminta checker untuk mengecek kesesuaian barang dengan
faktur Kepala Toko meminta Helper untuk memasukkan barang ke dalam toko dan menata sesuai ketentuan SOP Layout
b. Permintaan pengadaan barang baru dari konsumen Konsumen datang ke pegawai toko (kasir, checker, helper) menanyakan ketersediaan barang tertentu Helper membantu mencari barang dagang yang diminta Bila tidak tersedia di toko, helper melapor ke checker maupun kasir Checker maupun Kasir melaporkan ke kepala toko mengenai barang dagang
yang diminta konsumen Kepala Toko mengumpulkan informasi mengenai permintaan barang Bila banyak permintaan barang, maka kepala toko menghubungi supplier /
gudang mengenai ketersediaan barang yang dimaksud Toko melakukan pembelian barang sesuai ketentuan SOP Pembelian Barang.
2. Barang Dagang Promo
a. Info dari Supplier Supplier menghubungi atau datang ke kepala toko, memberi informasi adanya promo barang dagang tertentu.
Kepala Toko segera menanggapi adanya promo dengan meminta kepala kasir membuat pemberitahuan promo pada selembar kertas pengumuman. Kepala toko juga meminta Helper untuk menata barang promo pada tempat layout barang promo
Kepala Toko mengisi info harga promo dalam form perubahan harga untuk diinput oleh kasir.
b. Berdasarkan Tanggal Kadaluarsa Checker melapor kepada kepala kasir mengenai barang dagang yang
mendekati tanggal kadaluarsa. Kepala Toko memutuskan melakukan promo barang atau tidak. Bila diputuskan ada promo barang, segera kepala toko memutuskan harga
promo pada form perubahan harga untuk diinput kasir Kepala Toko dapat meminta helper untuk menata barang promo pada tempat produk promo.
SOP PEMBELIAN BARANG
1. Tahap 1 – Cek Persediaan Barang Cek persediaan barang dilakukan oleh checker dan kasir. Checker menghitung fisik barang dagang dan menuliskan dalam form stok barang Kasir Mengecek persediaan barang melalui data dalam software transaksi toko. Kepala kasir mengumpulkan dokumen persediaan dan diserahkan kepada kepala toko. Pemenuhan kebutuhan persediaan barang dilakukan berdasarkan batas aman persediaan dengan ketentuan Jumlah persediaan barang (toko) = contoh: minimal 3 pack per barang
2. Tahap 2 – Pembuatan PO Manual Kepala Toko membuat PO manual berdasarkan data persediaan barang Kepala Toko menghubungi Supplier untuk memperoleh tanggapan persediaan
barang dari supplier. Supplier menyanggupi permintaan pembelian barang dari kepala toko
3. Tahap 3 – Proses Penerimaan Barang Supplier datang ke toko membawa barang sesuai PO Manual, kemudian menyerahkan faktur penjualan kepada checker Checker memeriksa barang yang datang, disesuaikan dengan PO Manual dan faktur penjualan Checker melapor ke kepala toko / kepala kasir hasil pemeriksaan barang pembelian Bila barang yang datang sesuai PO Manual
- Checker meminta tanda tangan kepala toko atau kepala kasir pada PO Manual dan Faktur Penjualan. - Checker menyerahkan bukti pembelian ke kasir untuk diinput Bila ada selisih barang (tidak sesuai dengan PO manual) Ada kelebihan barang, kepala toko mempertimbangkan pengambilan barang berdasarkan: - Kecepatan arus penjualan barang (historikal penjualan) - Disesuaikan dengan PO Manual
Kepala Kasir dapat mengambil keputusan penerimaan barang bila kepala toko tidak di tempat. Keputusan berdasarkan pertimbangaan pengambilan barang dengan jumlah barang 10% dari PO Manual.
Checker meminta supplier membuat faktur pembelian yang baru bila terjadi perubahan pengambilan barang. Checker meminta tandatangan kepala toko / kepala kasir bukti pembelian PO Manual dan faktur pembelian diserahkan ke kasir untuk diinput
4. Tahap 4 – Transaksi Pembayaran pembelian ditentukan oleh kepala toko (secara kas / utang) Pembayaran Kas Pembayaran pembelian secara kas dilakukan oleh kasir dibayarkan langsung ke supplier yang datang ke toko.
Pembayaran Utang Pembayaran pembelian secara kredit (utang jangka pendek) dilakukan oleh kepala kasir disertai bukti pembayaran.
Kasir menginput transaksi pembayaran ke dalam software komputer
5. Tahap 5 – Tahap Penyerahan Barang yang telah di cek, dibawa helper ke dalam toko dan ditata dengan baik
sesuai ketentuan (SOP Produk) Checker membuat catatan mengenai stok barang yang baru masuk (Form Stok barang) dan diserahkan ke kepala kasir
ALUR PROSEDUR PEMBELIAN SOP PEMBELIAN
TAHAP 1 Check
KEPALA KASIR Barang Dagang
TAHAP 2 PO MANUAL PO Manual
KEPALA TOKO TAHAP 3
Receiving
Barang Dagang
Suppliers
Faktur penjualan
TAHAP 4 Transaction
CHECKER
CASHIER
Proses Input
Suppliers
TAHAP 5 Delivery
Barang Toko
HELPER
Alur Prosedur Pembelian
START
Checker, Kasir Cek Persediaan Barang
Kepala Toko Pembuatan PO Manual
dan menghubungi
supplier
Checker Proses penerimaan
barang dan pengecekan
Sesuai
TIDAK
Kepala Toko/ Kepala kasir
YA
Pertimbangan penerimaan barang bila ada selisih
Kepaa Toko/ Kepala kasir Supplier
Tanda tangan faktur penjualan, PO Manual dan faktur
Pembuatan Faktur Penjualan
pembelian
yang baru
Kasir, Kepala Kasir
Melakukan pembayaran baik kas maupun kredit
Helper, Checker Penataan Barang yang datang
oleh helper. Checker mengecek kondisi
barang
END
SOP PENJUALAN BARANG
Setiap terjadi penjualan, kepala kasir dan kasir melakukan pecatatan input laporan arus kas dalam komputer. Uang penjualan disimpan oleh Kasir. Bukti transaksi / nota penjualan direkap oleh kasir dan diserahkan ke kepala toko diakhir jam kerja. Setiap transaksi penjualan harus terdapat bukti transaksi berupa nota penjualan agar sah.
1. Tahap 1 – Pengajuan Permintaan Proses transaksi diawali dengan pengajuan permintaan barang oleh pembeli yang datang Pembeli melakukan pemilihan barang dagang yang akan dibeli
2. Tahap 2 – Tanggapan Helper menerima permintaan barang dagang dari pembeli Helper membantu mengambil barang dagang sesuai permintaan pembeli dan
meletakkan di depan toko untuk memudahkan checker melakukan pemerikasaan
3. Tahap 3 – Transaksi Pembeli menuju kasir untuk memberikan data pembelian barang dan melakukan pembayaran Kasir melakukan input data penjualan berdasarkan keterangan pembeli atau pengamatan fisik barang yang dibeli pembeli. Bila ada konsumen baru dan melakukan pembelian dalam jumlah besar, kasir