Strategi perencanaan sistem informasi da
STRATEGI PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI
INFORMASI DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI
Agung Budi Prasetyo, MT
Abstraksi
Akhir-akhir ini perguruan tinggi berupaya untuk mengimplementasikan Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi (untuk selanjutnya disingkat SI/TI) dalam kegiatan akademiknya, hanya
saja pemanfaatan SI/TI tersebut sampai saat ini dirasakan masih kurang. Disatu sisi
permasalahan muncul ketika perguruan tinggi secara keliru menginisialisis kebutuhan SI/TI
hanya berdasarkan tren teknologi yang berkembang pada saat itu. Pemanfaatan aplikasi-aplikasi
SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi diduga
menjadi faktor penyebabnya. Diperlukan suatu perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang
lebih terstruktur, inovatif serta terintegrasi dengan baik untuk memberikan kontribusi yang
optimal dalam pencapaian visi, misi serta tujuan perguruan tinggi.
Hal terpenting dalam melakukan perencanaan SI/TI adalah perlu memahami kondisi
internal/eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk diinterpretasikan kebutuhan
bisnisnya melalui analisa SWOT dan Critical Success Factors. Berdasarkan analisa-analisa
tersebut nantinya akan menghasilkan matriks portfolio McFarlan untuk menentukan aplikasiaplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial mendatang dengan membaginya dalam 4
kuadran yaitu support, key operational, strategic dan high potensial. Hasil akhir dari
perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang, di
masa depan dan pemetaan setiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau
bagian organisasi, objektif, Key Performance Indicator dan Critical Success Factors.
Dari hasil pemetaan aplikasi tersebut diharapkan secara bertahap semua kegiatan akademik yang
dilaksanakan bisa terotomatisasi melalui penyajian informasi yang akurat dan uptodate serta
mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa sehingga dapat meminimalkan biaya
operasional yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan akademik di perguruan tinggi. Dari
pemetaan aplikasi itu pula diharapkan dapat memberikan kontribusi yang optimal dalam rangka
pencapaian visi, misi serta tujuan dari perguruan tinggi.
Keyword : matriks
portfolio McFarlan, analisa SWOT, Critical Success Factors
Pendahuluan
Perkembangan dunia pendidikan yang sangat pesat mendorong para pelaku pendidikan dituntut
berjuang untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan value atau nilai yang kompetitif.
Dalam kondisi seperti ini, sistem informasi muncul sebagai sebuah disiplin yang penting untuk
menyelesaikan masalah serta untuk membantu pengambilan keputusan manajerial dalam sebuah
infrastruktur yang terencana.
Untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi baik terhadap internal organisasi
maupun eksternal organisasi maka perguruan tinggi memerlukan langkah-langkah perencanaan
strategis SI/TI. Ada komponen pokok yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan Renstra
SI/TI yaitu bagaimana mendefinisikan kebutuhan akan sistem informasi dan teknologi informasi
yang mendukung kebutuhan perguruan tinggi secara umum. Pada kenyataannya setiap perguruan
tinggi memiliki kebutuhan yang unik akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas
pada jenis maupun karakteristik informasi saja, namun lebih jauh lagi menyangkut relevansi
informasi yang dihasilkan, kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam
organisasi, kualitas keakuratan informasi, target nilai ekonomis informasi yang diperoleh,
batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, struktur para pengguna
informasi, dan lain sebagainya.
Melihat bahwa dalam sistem informasi banyak sekali terlibat komponen-komponen internal
organisasi dan komponen-komponen eksternal lain, maka perlu adanya strategi khusus untuk
menjamin terjadinya aliran informasi yang efektif dan berkualitas. Tantangan yang harus
dihadapi pengambil keputusan adalah membuat sebuah strategi yang selain harus dapat dengan
mudah diimplementasikan, dapat pula secara cepat dan mudah beradaptasi (fleksibel) dengan
perubahan-perubahan yang ada, baik yang disebabkan oleh komponen-komponen internal
perusahaan maupun karena aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya.
Pertanyaan yang muncul adalah bagaimana menganalisis dan menginterpretasikan situasi yang
ada sekarang untuk kemudian dibuat perencanaan portfolio aplikasi mendatang di lingkungan
perguruan tinggi? Lalu bagaimana menentukan portfolio aplikasinya dan prioritas apa saja yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa mendatang? Akan terjawab
melalui penelitian ini.
Ruang lingkup dalam penelitian ini meliputi analisis dan interpretasi situasi SI/TI yang ada pada
saat sekarang untuk kemudian dibuat perencanaan portfolio aplikasi mendatang di lingkungan
perguruan tinggi setelah itu melakukan penyusunan portofolio aplikasi dan skala prioritas yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang akan datang.
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran tentang perlunya
perencanaan sistem informasi strategis sebagai suatu bagian yang bersifat penting dan saling
berinteraksi anatar satu bagian dengan bagian lainnya sehingga diharapkan dalam jangka panjang
akan mampu memperbaiki dan menyempurnakan kinerja yang ada pada perguruan tinggi.
Signifikansi perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi
Saat ini perguruan tinggi seperti berlomba untuk mengimplementasikan Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi dalam kegiatan akademiknya, akan tetapi pemanfaatan Sistem Informasi
tersebut sampai saat ini dirasakan masih kurang. Disatu sisi permasalahan muncul ketika
perguruan tinggi secara keliru menganalisis kebutuhan SI/TI hanya berdasarkan tren teknologi
yang berkembang pada saat itu. Pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal
meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi diduga menjadi faktor penyebabnya. Untuk
itu dalam penelitian ini akan dilakukan skenario penyusunan portofolio dengan mengintegrasikan
berbagai metoda dan data.
Beberapa manfaat utama dari penelitian yang terintegrasi ini meliputi :
1. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan sehingga data menjadi akurat dan up to
date.
2. Secara keseluruhan diharapkan bisa meningkatkan kinerja perguruan tinggi
3. Memberikan efisiensi biaya dalam pemanfaatan dan pengembangan system informasi.
Kerangka Konseptual
Ada alasan mendasar diperlukannya perencanaan dalam penerapan strategi SI/TI yang pertama
adalah karena sumber daya yang dimiliki perguruan tinggi umumnya terbatas, sehingga harus
dimanfaatkan se-optimal mungkin. Alasan kedua yaitu untuk memastikan bahwa aset teknologi
informasi yang ada dapat dimanfaatkan baik secara langsung maupun tidak langsung. Ketiga
adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau bahkan kekurangan
investasi (under investment) dibidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk
menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar
menjawab kebutuhan akan informasi.
Secara garis besar, kerangka kerja (framework) untuk formulasi strategi SI/TI dan proses
perencanaan [WAR-2002] pada penelitian ini meliputi tahapan-tahapan kerja seperti dijelaskan
pada bagan 1 berikut ini:
Bagan 1. Framework Formulasi Strategi SI/TI dan Proses Perencanaan
1. Menginisialisasi proses strategi, merupakan tahap awal dimana tujuan, objektif, ruang
lingkup dan hal-hal yang nantinya akan didapatkan, sudah dikonfirmasikan terlebih
dahulu, pendekatan telah ditentukan dan kebutuhan yang diperoleh seperti alat-alat yang
sudah diotomatisasi, partisipan bisnis telah diidentifikasi, mekanisme manajemen dan
kontrol proses telah dibuat, kerja telah dihadapkan pada kontribusi bagi rencana bisnis,
orang-orang yang dibutuhkan untuk berpartisipasi telah diidentifikasikan, rencana kerja,
tugas-tugas, penjadwalan dan tanggung jawab dan bagian-bagian yang harus dicek telah
dedefinisikan.
2. Memahami situasi sekarang dan menginterpretasikan kebutuhan bisnis mendatang
dengan menganalisa strategi bisnis, objektif, critical success factor untuk menentukan
situasi sekarang, kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancamannya, dan informasi yang
dibutuhkan sehingga fokus pada sistem aplikasi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan
tersebut.
3. Menentukan strategi SI bisnis yang meliputi sistem informasi secara konseptual yang
digabungkan dan dipetakan menjadi portofolio aplikasi yang menggambarkan situasi saat
ini, portfolio aplikasi yang dibutuhkan dan portfolio aplikasi potensial yang akan datang.
4. Mendefinisikan arsitektur informasi dan system dengan mengambil hasil dari proses
analisis dan kebutuhan informasi untuk membangun model bisnis yang dituju bagi bisnis.
Tahap ini memformulasikan model bisnis dan menggambarkan kondisi “ideal” didalam
proses, sistem dan informasi dan diperlukan untuk memetakan arah kapan untuk
mengembangkan rencana migrasi. Pekerjaan dimulai dari analisa lingkungan awal dan
berlanjut formulasi strategi sistem informasi bisnis.
Dari kerangka kerja (framework) yang telah digambarkan dan dijelaskan di atas maka fokus
pembahasan masalah dilakukan sampai pada tahap mendefinisikan arsitektur informasi dan
sistem dan tidak melibatkan tahap formulasi strategi IT dan tahap mempersiapkan rencana
migrasi dan rencana yang dituju, karena penelitian ini dibatasi pada ruang lingkup strategi bisnis
sistem informasi dan tidak melibatkan strategi manajemen SI/TI dan strategi TInya.
Metodologi
Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek
eksternal.
Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa:
Struktur Organisasi
Mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan
keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut.
Proses dan Prosedur
Mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang
ditawarkan organisasi secara mendetail.
SDM dan Budaya Organisasi
Mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan
organisasi, terutama hal-hal yang melatar belakangi terbentuknya budaya organisasi.
Sumber Daya dan Infrastruktur Organisasi
Mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki organisasi seperti asset, keuangan,
manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.
Business Rule yang menjadi acuan pada suatu proses bisnis, dimana lebih
menitikberatkan kepada previleges setiap entitas atau pelaku/pengguna sistem informasi.
Setelah melakukan analisa faktor internal maka langkah selanjutnya adalah mengetahui faktor
eksternal organisasi. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari yaitu sebagai
berikut :
1. Produk dan jasa (pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah organisasi
didirikan.
2. Pasar dan pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau
jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
Alat analisis dalam perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi
Kesuksesan eksekusi rencana strategis dari sisi implikasi manajemen tergantung oleh banyak hal.
Penekanan pada sisi bisnis saja tidak serta-merta akan membawa kesuksesan bagi pelaksanaan
rencana strategis secara keseluruhan, begitu juga dengan penekanan pada aspek teknologi saja
belum tentu akan membawa kesuksesan dalam pelaksanaan rencana strategis. Sebagian besar
dari strategi SI/TI yang ada , kuat dalam hal teknis dan teknologinya namun mempunyai
kelemahan dalam hal identifikasi kebutuhan aplikasi dan aspek bisnisnya. Pendekatan yang tepat
untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan merekayasa ulang strategi bisnis
dengan menganalisa permasalahan bisnis yang ada sekarang dan perubahan lingkungan
kemudian menjadikan TI sebagai salah satu jalan keluar dari permasalahan [WAR-2002]. Secara
garis besar, hubungan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI digambarkan pada bagan berikut.
STRATEGI BISNIS
Efek potensial
dari SI/TI,
industri, bisnis
dan organisasi
Keputusan bisnis
Tujuan dan arah
Perubahan
Kemana bisnis
berjana dan
mengapa
Arahan untuk bisnis
Mendukung bisnis
STRATEGI SI
Didasarkan pada bisnis
Orientasi pada kebutuhan
Fokus pada aplikasi
Apa yang
dibutuhkan
Kebutuhan dan
prioritas
Infrastruktur dan
sarana
STRATEGI TI
Didasarkan pada aktivitas
Orientasi pemenuhan
Fokus pada teknologi
Bagaimana
diperoleh
Bagan 2. Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI
dan Strategi TI
Dilihat dari bagan 1 tersebut, maka kita bisa mengidentifikasi efek potensial yang ada untuk
kemudian bisa dievaluasi informasi dan sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh perguruan
tinggi guna mendapatkan strategi yang tepat selanjutnya kita menentukan bagaimana mencapai
sistem informasi tersebut melalui sisi teknologi.
Model strategis SI/TI yang akan dikembangkan melalui penelitian ini nanti diharapkan akan
menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang
nyata bagi portfolio aplikasi yang ada sekarang. Model ini
terdiri dari beberapa input [WAR-2002] seperti pada gambar 2, yaitu:
1. Lingkungan bisnis internal: strategi bisnis sekarang, tujuan (objektif), sumber daya,
proses, dan kebudayaan dan nilai dari suatu bisnis.
2. Lingkungan bisnis eksternal: ekonomi, lingkungn industri, iklim persaingan dimana
organisasi beroperasi.
3. Lingkungan SI/TI internal: perspektif SI/TI sekarang di bisnis, kematangannya, ruang
lingkup dan kontribusi bisnis, skill, sumber daya dan infrastruktur teknologi. Portfolio
aplikasi dari sistem yang ada sekarang dan sistem yang sedang dikembangkan, atau sudah
dianggarkan tapi belum selesai juga merupakan bagian dari lingkungan SI/TI internal.
4. Lingkungan SI/TI eksternal: tren teknologi dan kesempatan dan kegunaan yang
dihasilkan oleh SI/TI pihak lain, terutama customer, pesaing dan supplier.
Bagan 3. Model Strategis SI/TI
Output yang dihasilkan yaitu:
1. Strategi Bisnis SI: bagaimana setiap unit atau fungsi akan mengembangkan SI/TI dalam
mencapai tujuan (objektif) bisnisnya.
2. Strategi manajemen SI/TI: elemen-elemen yang lazim dari strategi yang diterapkan
organisasi secara keseluruhan, menjamin kebijakan konsisten yang dibutuhkan.
3. Strategi TI: kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan ahli sumber daya.
Dari output-output yang akan dihasilkan dari proses strategi SI/TI tersebut, penelitian ini lebih
menitikberatkan pada strategi bisnis SI untuk selanjutnya menghasilkan perencanaan portfolio
aplikasi periode mendatang.
Analisa SWOT
Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) terdiri dari komponenkomponen seperti digambarkan pada gambar 7 berikut ini:
Bagan 4 Analisa SWOT
Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang
berasal dari internal organisasi; kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal; peluang atau
kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh
factor eksternal Progdi Sistem Informasi ITS.
Analisa Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) adalah salah satu model sistem pengukuran kinerja dengan strategi
sebagai titik awal menterjemahkan ke dalam ukuran kinerjanya. Dikembangkanoleh Robert S.
Kaplan dan David P Norton dari Harvard Business School (Kaplan dan Norton, 1996). Kaplan
dan Norton memberikan kerangka kerja dengan empat perspektif agar dapat menjabarkan kinerja
suatu organisasi dengan baik yang melingkupi perspektif finansial, konsumen, proses bisnis.
Strategi perusahaan akan diterjemahkan menjadi strategi obyektif dengan KPI-KPInya bagi 4
perspektif yang ada. Pada gambar 2 diperlihatkan bagaimana kerangka kerja BSC
menterjemahkan strategi kedalam 4 perspektif yang ada sebagai langkah operasionalnya.
Dalam persaingan bisnis global ini, perubahan paradigma yang ada harus dilandasi dengan suatu
pemikiran baru bahwa competitiveness dan efektivitas organisasi dapat dicapai dengan
memperluas faktor-faktor yang dianggap bisa mempengaruhi peningkatan produktifitas dan
melakukan koordinasi dalam menghasilkan keuntungan kompetitif.
Bagan 5. Kerangka kerja BSC untuk menterjemahkan strategi ke kerangka operasional
(Kaplan dan Norton, 1996)
Kemampuan perguruan tinggi dalam menciptakan keunggulan kompetitif merupakan tanggung
jawab yang kompleks yang harus dipikul oleh semua elemen untuk bisa bertahan dalam jangka
panjang. Konsep Balanced Scorecard telah lama dikembangkan oleh Robert S.Kaplan dan David
P.Norton (HBR, January, 1992). Konsep Balanced Scorecard ini dikembangkan untuk
melengkapi kinerja financial (atau dikenal dengan pengukuran kinerja tradisional) dan sebagai
alat yang cukup penting bagi perguruan tinggi untuk merefleksikan pemikiran baru dalam era
competitiveness dan efektifitas organisasi. Konsep ini memperkenalkan suatu sistem pengukuran
kinerja perguruan tinggi dengan menggunakan kriteria-kriteria tertentu. Kriteria tersebut
sebenarnya merupakan penjabaran dari apa yang menjadi misi dan strategi perusahaan dalam
jangka panjang yang digolongkan menjadi empat perspektif yang berbeda yaitu:
1. Perspektif financial Bagaimana kita berorientasi pada pemilik yayasan atau pemerintah.
2. Perspektif customer Bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai
bagi para customer.
3. Perspektif proses bisnis internal. Proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita
lakukan, dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan financial
dan kepuasan customer.
4. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Bagaimana kita dapat meningkatkan dan
menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan
kemampuan dan motivasi karyawan.
Dalam Balanced Scorecard, keempat perspektif tersebut menjadi satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan. Keempat perspektif tersebut juga merupakan indikator pengukuran kinerja yang
saling melengkapi dan saling memiliki hubungan sebab akibat.
Analisa CSFs (Critical Success Factors)
Analisa CSF merupakan sebuah metode yang sangat kuat untuk mengkonsentrasikan kunci
kebutuhan Informasi yang diperlukan oleh sebuah organisasi, sebuah unit bisnis ataupun seorang
manajer sebagaimana diperlihatkan pada bagan 6 berikut ini.
Bagan 6 Teknik Analisa CSF
Matriks McFarlan
Penyusunan strategi dan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dilakukan dengan
menganalisis data tentang penggunaan teknologi informasi yang sudah diterapkan di setiap unit
kerja. Kemudian dilakukan rancangan penerapan aplikasi-aplikasi SI/TI untuk memenuhi
kebutuhan organisasi. Sistem informasi dan kontribusi bisnisnya bisa digambarkan dengan
portfolio aplikasi McFarlan, 1984, seperti pada gambar 2 berikut ini.
Bagan 7 Portfolio aplikasi McFarlan
Berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan nantinya akan dilakukan analisa terhadap fakta-fakta
tersebut. Analisa yang dilakukan meliputi analisa aktifitas, analisa fungsi dan analisa data.
Analisa data dilakukan dengan membangun suatu diagram activity chain. Diagram tersebut
menggambarkan aktifitas-aktifitas yang dilakukan seharihari di organisasi dan keterkaitan antara
aktifitas-aktifitas tersebut. Analisa fungsi dilakukan dengan membangun suatu matrik fungsi.
Matrik fungsi memetakan fungsi fungsi-fungsi komponen organisasi dalam aplikasi-aplikasi.
Simpulan
Untuk memperoleh data dari perguruan tinggi sebagai bahan analisis, dilakukan beberapa
tahapan pengumpulan data yang terdiri dari wawancara, pengumpulan dokumen perguruan
tinggi, dan pengamatan langsung terhadap proses bisnis yang ada dalam perguruan tinggi
sehingga akan membawa hasil yang diharapkan:
1. Secara bertahap semua kegiatan akademik yang dilaksanakan bisa terotomatisasi.
2. Dapat meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan
akademik di Perguruan tinggi.
3. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan.
4. Data menjadi akurat dan up to date.
5. Mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa.
Kendala yang mungkin dihadapi berkaitan dengan pelaksanaan sistem informasi strategis pada
sebuah institusi pendidikan, salah satunya adalah faktor SDM yang secara umum belum
memahami teknologi itu sendiri. Sebagai contoh dalam distance learning, selama ini dianggap
masalah karena tidak adanya interaksi antara dosen dan mahasiswanya. Namun demikian, media
internet bisa dijadikan solusi untuk melakukan interaksi antara dosen dan siswa baik dalam
bentuk real time (waktu nyata) atau tidak. Dalam bentuk real time dapat dilakukan misalnya
dalam suatu chatroom, interaksi langsung dengan real audio atau real video, dan online meeting.
Yang tidak real time bisa dilakukan dengan mailing list, discussion group, newsgroup, dan
buletin board. Dengan cara di atas interaksi dosen dan mahasiswa di kelas mungkin akan
tergantikan walaupun tidak 100%. Bentuk-bentuk materi, ujian, kuis dan cara pendidikan lainnya
dapat juga diimplementasikan ke dalam web, seperti materi dosen dibuat dalam bentuk presentasi
di web dan dapat di download oleh siswa. Demikian pula dengan ujian dan kuis yang dibuat oleh
dosen dapat pula dilakukan dengan cara yang sama. Penyelesaian administrasi juga dapat
diselesaikan langsung dalam satu proses registrasi saja, apalagi didukung dengan metode
pembayaran online.
Daftar Pustaka
Bryson, John M., (1988), Stategic Planning for Public and Nonprofit Organizations, Jossey-Bass
Publishers, San Fransisco.
Indrajit, Eko. (2003). Menentukan Skala Prioritas Sistem Informasi.
http://www.apjii.or.id/eko_indrajit/PDF
%20COLLECTIONS/SkalaPrioritasSistemInformasi.pdf. Diakses pada tanggal 17 april
2006.
Indrajit, Eko. (2003). Merancang Strategi Sistem Informasi. http://www.apjii.or.id/eko_indrajit/PDF
%20COLLECTIONS/StrategisTeknologiInformasi.pdf. Diakses pada tanggal 17 april 2006.
Johnson, Marry.E, (2003), The Design of a Strategic Information System, The University of Texas
at Arlington, Texas.
Jogiyanto H.M, (2003), Sistem Teknologi Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Jogiyanto H.M, (2005), Sistem Informasi Strategik Untuk Keunggulan Kompetitif, Penerbit Andi
Yogyakarta, Yogyakarta.
Kadir, Abdul. (2003), Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Lederer, A and Sethi, V. (1998), The Implementation of Strategic Information System Planning
Methodologies, Mis Quarterly, September, 445-461
Lederer, A and Sethi, V. (1996), Key Prescription for Strategic Information System Planning,
Journal of Management Information Systems.
McFarlan, F. W. (1984), Information Technology Changes the Way You Compete, Harvard Business
Review.
Mcleod, Raymond (2001), Management Information System a Study of Computer Based
Information System, Prentice-hall inc, New Jersey
Min,S.K, Suh,E.H., Kim,S.Y., (2003), An Integrated Approach Toward Strategic Information
System Planning (article), Department. of Industrial Engineering, Pohang University of
Science, South Korea.
Muhammad, Suwarsono. (2002), Manajemen Strategik Konsep dan Kasus. Edisi Ketiga, UPP AMP
YKPN.
Rue, L. W. and Holland, P.G., (1989), Strategic Management Concept and Experiences, McGraw
Hill, Singapore.
Thompson, Arthur A. and Strickland, A.J. (1992), Strategic Management Concepts and Case, 6th ed.,
Homewood, Illinois: Richard D. Irwin
Urban, Glen L. and Star, Steven H. (1991), Advanced Marketing Strategy: Phenomena,Analysis,
and Decisions. Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall International, Inc.
Ward, J. & Peppard, J. (2003). “Strategic Planning for Information Systems.” 3rd ed. England: John
Wiley & Sons Ltd.
INFORMASI DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI
Agung Budi Prasetyo, MT
Abstraksi
Akhir-akhir ini perguruan tinggi berupaya untuk mengimplementasikan Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi (untuk selanjutnya disingkat SI/TI) dalam kegiatan akademiknya, hanya
saja pemanfaatan SI/TI tersebut sampai saat ini dirasakan masih kurang. Disatu sisi
permasalahan muncul ketika perguruan tinggi secara keliru menginisialisis kebutuhan SI/TI
hanya berdasarkan tren teknologi yang berkembang pada saat itu. Pemanfaatan aplikasi-aplikasi
SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi diduga
menjadi faktor penyebabnya. Diperlukan suatu perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang
lebih terstruktur, inovatif serta terintegrasi dengan baik untuk memberikan kontribusi yang
optimal dalam pencapaian visi, misi serta tujuan perguruan tinggi.
Hal terpenting dalam melakukan perencanaan SI/TI adalah perlu memahami kondisi
internal/eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk diinterpretasikan kebutuhan
bisnisnya melalui analisa SWOT dan Critical Success Factors. Berdasarkan analisa-analisa
tersebut nantinya akan menghasilkan matriks portfolio McFarlan untuk menentukan aplikasiaplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial mendatang dengan membaginya dalam 4
kuadran yaitu support, key operational, strategic dan high potensial. Hasil akhir dari
perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang, di
masa depan dan pemetaan setiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau
bagian organisasi, objektif, Key Performance Indicator dan Critical Success Factors.
Dari hasil pemetaan aplikasi tersebut diharapkan secara bertahap semua kegiatan akademik yang
dilaksanakan bisa terotomatisasi melalui penyajian informasi yang akurat dan uptodate serta
mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa sehingga dapat meminimalkan biaya
operasional yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan akademik di perguruan tinggi. Dari
pemetaan aplikasi itu pula diharapkan dapat memberikan kontribusi yang optimal dalam rangka
pencapaian visi, misi serta tujuan dari perguruan tinggi.
Keyword : matriks
portfolio McFarlan, analisa SWOT, Critical Success Factors
Pendahuluan
Perkembangan dunia pendidikan yang sangat pesat mendorong para pelaku pendidikan dituntut
berjuang untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan value atau nilai yang kompetitif.
Dalam kondisi seperti ini, sistem informasi muncul sebagai sebuah disiplin yang penting untuk
menyelesaikan masalah serta untuk membantu pengambilan keputusan manajerial dalam sebuah
infrastruktur yang terencana.
Untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi baik terhadap internal organisasi
maupun eksternal organisasi maka perguruan tinggi memerlukan langkah-langkah perencanaan
strategis SI/TI. Ada komponen pokok yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan Renstra
SI/TI yaitu bagaimana mendefinisikan kebutuhan akan sistem informasi dan teknologi informasi
yang mendukung kebutuhan perguruan tinggi secara umum. Pada kenyataannya setiap perguruan
tinggi memiliki kebutuhan yang unik akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas
pada jenis maupun karakteristik informasi saja, namun lebih jauh lagi menyangkut relevansi
informasi yang dihasilkan, kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam
organisasi, kualitas keakuratan informasi, target nilai ekonomis informasi yang diperoleh,
batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, struktur para pengguna
informasi, dan lain sebagainya.
Melihat bahwa dalam sistem informasi banyak sekali terlibat komponen-komponen internal
organisasi dan komponen-komponen eksternal lain, maka perlu adanya strategi khusus untuk
menjamin terjadinya aliran informasi yang efektif dan berkualitas. Tantangan yang harus
dihadapi pengambil keputusan adalah membuat sebuah strategi yang selain harus dapat dengan
mudah diimplementasikan, dapat pula secara cepat dan mudah beradaptasi (fleksibel) dengan
perubahan-perubahan yang ada, baik yang disebabkan oleh komponen-komponen internal
perusahaan maupun karena aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya.
Pertanyaan yang muncul adalah bagaimana menganalisis dan menginterpretasikan situasi yang
ada sekarang untuk kemudian dibuat perencanaan portfolio aplikasi mendatang di lingkungan
perguruan tinggi? Lalu bagaimana menentukan portfolio aplikasinya dan prioritas apa saja yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa mendatang? Akan terjawab
melalui penelitian ini.
Ruang lingkup dalam penelitian ini meliputi analisis dan interpretasi situasi SI/TI yang ada pada
saat sekarang untuk kemudian dibuat perencanaan portfolio aplikasi mendatang di lingkungan
perguruan tinggi setelah itu melakukan penyusunan portofolio aplikasi dan skala prioritas yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang akan datang.
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran tentang perlunya
perencanaan sistem informasi strategis sebagai suatu bagian yang bersifat penting dan saling
berinteraksi anatar satu bagian dengan bagian lainnya sehingga diharapkan dalam jangka panjang
akan mampu memperbaiki dan menyempurnakan kinerja yang ada pada perguruan tinggi.
Signifikansi perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi
Saat ini perguruan tinggi seperti berlomba untuk mengimplementasikan Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi dalam kegiatan akademiknya, akan tetapi pemanfaatan Sistem Informasi
tersebut sampai saat ini dirasakan masih kurang. Disatu sisi permasalahan muncul ketika
perguruan tinggi secara keliru menganalisis kebutuhan SI/TI hanya berdasarkan tren teknologi
yang berkembang pada saat itu. Pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal
meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi diduga menjadi faktor penyebabnya. Untuk
itu dalam penelitian ini akan dilakukan skenario penyusunan portofolio dengan mengintegrasikan
berbagai metoda dan data.
Beberapa manfaat utama dari penelitian yang terintegrasi ini meliputi :
1. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan sehingga data menjadi akurat dan up to
date.
2. Secara keseluruhan diharapkan bisa meningkatkan kinerja perguruan tinggi
3. Memberikan efisiensi biaya dalam pemanfaatan dan pengembangan system informasi.
Kerangka Konseptual
Ada alasan mendasar diperlukannya perencanaan dalam penerapan strategi SI/TI yang pertama
adalah karena sumber daya yang dimiliki perguruan tinggi umumnya terbatas, sehingga harus
dimanfaatkan se-optimal mungkin. Alasan kedua yaitu untuk memastikan bahwa aset teknologi
informasi yang ada dapat dimanfaatkan baik secara langsung maupun tidak langsung. Ketiga
adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau bahkan kekurangan
investasi (under investment) dibidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk
menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar
menjawab kebutuhan akan informasi.
Secara garis besar, kerangka kerja (framework) untuk formulasi strategi SI/TI dan proses
perencanaan [WAR-2002] pada penelitian ini meliputi tahapan-tahapan kerja seperti dijelaskan
pada bagan 1 berikut ini:
Bagan 1. Framework Formulasi Strategi SI/TI dan Proses Perencanaan
1. Menginisialisasi proses strategi, merupakan tahap awal dimana tujuan, objektif, ruang
lingkup dan hal-hal yang nantinya akan didapatkan, sudah dikonfirmasikan terlebih
dahulu, pendekatan telah ditentukan dan kebutuhan yang diperoleh seperti alat-alat yang
sudah diotomatisasi, partisipan bisnis telah diidentifikasi, mekanisme manajemen dan
kontrol proses telah dibuat, kerja telah dihadapkan pada kontribusi bagi rencana bisnis,
orang-orang yang dibutuhkan untuk berpartisipasi telah diidentifikasikan, rencana kerja,
tugas-tugas, penjadwalan dan tanggung jawab dan bagian-bagian yang harus dicek telah
dedefinisikan.
2. Memahami situasi sekarang dan menginterpretasikan kebutuhan bisnis mendatang
dengan menganalisa strategi bisnis, objektif, critical success factor untuk menentukan
situasi sekarang, kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancamannya, dan informasi yang
dibutuhkan sehingga fokus pada sistem aplikasi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan
tersebut.
3. Menentukan strategi SI bisnis yang meliputi sistem informasi secara konseptual yang
digabungkan dan dipetakan menjadi portofolio aplikasi yang menggambarkan situasi saat
ini, portfolio aplikasi yang dibutuhkan dan portfolio aplikasi potensial yang akan datang.
4. Mendefinisikan arsitektur informasi dan system dengan mengambil hasil dari proses
analisis dan kebutuhan informasi untuk membangun model bisnis yang dituju bagi bisnis.
Tahap ini memformulasikan model bisnis dan menggambarkan kondisi “ideal” didalam
proses, sistem dan informasi dan diperlukan untuk memetakan arah kapan untuk
mengembangkan rencana migrasi. Pekerjaan dimulai dari analisa lingkungan awal dan
berlanjut formulasi strategi sistem informasi bisnis.
Dari kerangka kerja (framework) yang telah digambarkan dan dijelaskan di atas maka fokus
pembahasan masalah dilakukan sampai pada tahap mendefinisikan arsitektur informasi dan
sistem dan tidak melibatkan tahap formulasi strategi IT dan tahap mempersiapkan rencana
migrasi dan rencana yang dituju, karena penelitian ini dibatasi pada ruang lingkup strategi bisnis
sistem informasi dan tidak melibatkan strategi manajemen SI/TI dan strategi TInya.
Metodologi
Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek
eksternal.
Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa:
Struktur Organisasi
Mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan
keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut.
Proses dan Prosedur
Mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang
ditawarkan organisasi secara mendetail.
SDM dan Budaya Organisasi
Mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan
organisasi, terutama hal-hal yang melatar belakangi terbentuknya budaya organisasi.
Sumber Daya dan Infrastruktur Organisasi
Mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki organisasi seperti asset, keuangan,
manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.
Business Rule yang menjadi acuan pada suatu proses bisnis, dimana lebih
menitikberatkan kepada previleges setiap entitas atau pelaku/pengguna sistem informasi.
Setelah melakukan analisa faktor internal maka langkah selanjutnya adalah mengetahui faktor
eksternal organisasi. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari yaitu sebagai
berikut :
1. Produk dan jasa (pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah organisasi
didirikan.
2. Pasar dan pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau
jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
Alat analisis dalam perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi
Kesuksesan eksekusi rencana strategis dari sisi implikasi manajemen tergantung oleh banyak hal.
Penekanan pada sisi bisnis saja tidak serta-merta akan membawa kesuksesan bagi pelaksanaan
rencana strategis secara keseluruhan, begitu juga dengan penekanan pada aspek teknologi saja
belum tentu akan membawa kesuksesan dalam pelaksanaan rencana strategis. Sebagian besar
dari strategi SI/TI yang ada , kuat dalam hal teknis dan teknologinya namun mempunyai
kelemahan dalam hal identifikasi kebutuhan aplikasi dan aspek bisnisnya. Pendekatan yang tepat
untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan merekayasa ulang strategi bisnis
dengan menganalisa permasalahan bisnis yang ada sekarang dan perubahan lingkungan
kemudian menjadikan TI sebagai salah satu jalan keluar dari permasalahan [WAR-2002]. Secara
garis besar, hubungan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI digambarkan pada bagan berikut.
STRATEGI BISNIS
Efek potensial
dari SI/TI,
industri, bisnis
dan organisasi
Keputusan bisnis
Tujuan dan arah
Perubahan
Kemana bisnis
berjana dan
mengapa
Arahan untuk bisnis
Mendukung bisnis
STRATEGI SI
Didasarkan pada bisnis
Orientasi pada kebutuhan
Fokus pada aplikasi
Apa yang
dibutuhkan
Kebutuhan dan
prioritas
Infrastruktur dan
sarana
STRATEGI TI
Didasarkan pada aktivitas
Orientasi pemenuhan
Fokus pada teknologi
Bagaimana
diperoleh
Bagan 2. Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI
dan Strategi TI
Dilihat dari bagan 1 tersebut, maka kita bisa mengidentifikasi efek potensial yang ada untuk
kemudian bisa dievaluasi informasi dan sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh perguruan
tinggi guna mendapatkan strategi yang tepat selanjutnya kita menentukan bagaimana mencapai
sistem informasi tersebut melalui sisi teknologi.
Model strategis SI/TI yang akan dikembangkan melalui penelitian ini nanti diharapkan akan
menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang
nyata bagi portfolio aplikasi yang ada sekarang. Model ini
terdiri dari beberapa input [WAR-2002] seperti pada gambar 2, yaitu:
1. Lingkungan bisnis internal: strategi bisnis sekarang, tujuan (objektif), sumber daya,
proses, dan kebudayaan dan nilai dari suatu bisnis.
2. Lingkungan bisnis eksternal: ekonomi, lingkungn industri, iklim persaingan dimana
organisasi beroperasi.
3. Lingkungan SI/TI internal: perspektif SI/TI sekarang di bisnis, kematangannya, ruang
lingkup dan kontribusi bisnis, skill, sumber daya dan infrastruktur teknologi. Portfolio
aplikasi dari sistem yang ada sekarang dan sistem yang sedang dikembangkan, atau sudah
dianggarkan tapi belum selesai juga merupakan bagian dari lingkungan SI/TI internal.
4. Lingkungan SI/TI eksternal: tren teknologi dan kesempatan dan kegunaan yang
dihasilkan oleh SI/TI pihak lain, terutama customer, pesaing dan supplier.
Bagan 3. Model Strategis SI/TI
Output yang dihasilkan yaitu:
1. Strategi Bisnis SI: bagaimana setiap unit atau fungsi akan mengembangkan SI/TI dalam
mencapai tujuan (objektif) bisnisnya.
2. Strategi manajemen SI/TI: elemen-elemen yang lazim dari strategi yang diterapkan
organisasi secara keseluruhan, menjamin kebijakan konsisten yang dibutuhkan.
3. Strategi TI: kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan ahli sumber daya.
Dari output-output yang akan dihasilkan dari proses strategi SI/TI tersebut, penelitian ini lebih
menitikberatkan pada strategi bisnis SI untuk selanjutnya menghasilkan perencanaan portfolio
aplikasi periode mendatang.
Analisa SWOT
Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) terdiri dari komponenkomponen seperti digambarkan pada gambar 7 berikut ini:
Bagan 4 Analisa SWOT
Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang
berasal dari internal organisasi; kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal; peluang atau
kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh
factor eksternal Progdi Sistem Informasi ITS.
Analisa Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) adalah salah satu model sistem pengukuran kinerja dengan strategi
sebagai titik awal menterjemahkan ke dalam ukuran kinerjanya. Dikembangkanoleh Robert S.
Kaplan dan David P Norton dari Harvard Business School (Kaplan dan Norton, 1996). Kaplan
dan Norton memberikan kerangka kerja dengan empat perspektif agar dapat menjabarkan kinerja
suatu organisasi dengan baik yang melingkupi perspektif finansial, konsumen, proses bisnis.
Strategi perusahaan akan diterjemahkan menjadi strategi obyektif dengan KPI-KPInya bagi 4
perspektif yang ada. Pada gambar 2 diperlihatkan bagaimana kerangka kerja BSC
menterjemahkan strategi kedalam 4 perspektif yang ada sebagai langkah operasionalnya.
Dalam persaingan bisnis global ini, perubahan paradigma yang ada harus dilandasi dengan suatu
pemikiran baru bahwa competitiveness dan efektivitas organisasi dapat dicapai dengan
memperluas faktor-faktor yang dianggap bisa mempengaruhi peningkatan produktifitas dan
melakukan koordinasi dalam menghasilkan keuntungan kompetitif.
Bagan 5. Kerangka kerja BSC untuk menterjemahkan strategi ke kerangka operasional
(Kaplan dan Norton, 1996)
Kemampuan perguruan tinggi dalam menciptakan keunggulan kompetitif merupakan tanggung
jawab yang kompleks yang harus dipikul oleh semua elemen untuk bisa bertahan dalam jangka
panjang. Konsep Balanced Scorecard telah lama dikembangkan oleh Robert S.Kaplan dan David
P.Norton (HBR, January, 1992). Konsep Balanced Scorecard ini dikembangkan untuk
melengkapi kinerja financial (atau dikenal dengan pengukuran kinerja tradisional) dan sebagai
alat yang cukup penting bagi perguruan tinggi untuk merefleksikan pemikiran baru dalam era
competitiveness dan efektifitas organisasi. Konsep ini memperkenalkan suatu sistem pengukuran
kinerja perguruan tinggi dengan menggunakan kriteria-kriteria tertentu. Kriteria tersebut
sebenarnya merupakan penjabaran dari apa yang menjadi misi dan strategi perusahaan dalam
jangka panjang yang digolongkan menjadi empat perspektif yang berbeda yaitu:
1. Perspektif financial Bagaimana kita berorientasi pada pemilik yayasan atau pemerintah.
2. Perspektif customer Bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai
bagi para customer.
3. Perspektif proses bisnis internal. Proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita
lakukan, dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan financial
dan kepuasan customer.
4. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Bagaimana kita dapat meningkatkan dan
menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan
kemampuan dan motivasi karyawan.
Dalam Balanced Scorecard, keempat perspektif tersebut menjadi satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan. Keempat perspektif tersebut juga merupakan indikator pengukuran kinerja yang
saling melengkapi dan saling memiliki hubungan sebab akibat.
Analisa CSFs (Critical Success Factors)
Analisa CSF merupakan sebuah metode yang sangat kuat untuk mengkonsentrasikan kunci
kebutuhan Informasi yang diperlukan oleh sebuah organisasi, sebuah unit bisnis ataupun seorang
manajer sebagaimana diperlihatkan pada bagan 6 berikut ini.
Bagan 6 Teknik Analisa CSF
Matriks McFarlan
Penyusunan strategi dan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dilakukan dengan
menganalisis data tentang penggunaan teknologi informasi yang sudah diterapkan di setiap unit
kerja. Kemudian dilakukan rancangan penerapan aplikasi-aplikasi SI/TI untuk memenuhi
kebutuhan organisasi. Sistem informasi dan kontribusi bisnisnya bisa digambarkan dengan
portfolio aplikasi McFarlan, 1984, seperti pada gambar 2 berikut ini.
Bagan 7 Portfolio aplikasi McFarlan
Berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan nantinya akan dilakukan analisa terhadap fakta-fakta
tersebut. Analisa yang dilakukan meliputi analisa aktifitas, analisa fungsi dan analisa data.
Analisa data dilakukan dengan membangun suatu diagram activity chain. Diagram tersebut
menggambarkan aktifitas-aktifitas yang dilakukan seharihari di organisasi dan keterkaitan antara
aktifitas-aktifitas tersebut. Analisa fungsi dilakukan dengan membangun suatu matrik fungsi.
Matrik fungsi memetakan fungsi fungsi-fungsi komponen organisasi dalam aplikasi-aplikasi.
Simpulan
Untuk memperoleh data dari perguruan tinggi sebagai bahan analisis, dilakukan beberapa
tahapan pengumpulan data yang terdiri dari wawancara, pengumpulan dokumen perguruan
tinggi, dan pengamatan langsung terhadap proses bisnis yang ada dalam perguruan tinggi
sehingga akan membawa hasil yang diharapkan:
1. Secara bertahap semua kegiatan akademik yang dilaksanakan bisa terotomatisasi.
2. Dapat meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan
akademik di Perguruan tinggi.
3. Percepatan penyajian informasi yang diperlukan.
4. Data menjadi akurat dan up to date.
5. Mampu memberikan one stop service bagi mahasiswa.
Kendala yang mungkin dihadapi berkaitan dengan pelaksanaan sistem informasi strategis pada
sebuah institusi pendidikan, salah satunya adalah faktor SDM yang secara umum belum
memahami teknologi itu sendiri. Sebagai contoh dalam distance learning, selama ini dianggap
masalah karena tidak adanya interaksi antara dosen dan mahasiswanya. Namun demikian, media
internet bisa dijadikan solusi untuk melakukan interaksi antara dosen dan siswa baik dalam
bentuk real time (waktu nyata) atau tidak. Dalam bentuk real time dapat dilakukan misalnya
dalam suatu chatroom, interaksi langsung dengan real audio atau real video, dan online meeting.
Yang tidak real time bisa dilakukan dengan mailing list, discussion group, newsgroup, dan
buletin board. Dengan cara di atas interaksi dosen dan mahasiswa di kelas mungkin akan
tergantikan walaupun tidak 100%. Bentuk-bentuk materi, ujian, kuis dan cara pendidikan lainnya
dapat juga diimplementasikan ke dalam web, seperti materi dosen dibuat dalam bentuk presentasi
di web dan dapat di download oleh siswa. Demikian pula dengan ujian dan kuis yang dibuat oleh
dosen dapat pula dilakukan dengan cara yang sama. Penyelesaian administrasi juga dapat
diselesaikan langsung dalam satu proses registrasi saja, apalagi didukung dengan metode
pembayaran online.
Daftar Pustaka
Bryson, John M., (1988), Stategic Planning for Public and Nonprofit Organizations, Jossey-Bass
Publishers, San Fransisco.
Indrajit, Eko. (2003). Menentukan Skala Prioritas Sistem Informasi.
http://www.apjii.or.id/eko_indrajit/PDF
%20COLLECTIONS/SkalaPrioritasSistemInformasi.pdf. Diakses pada tanggal 17 april
2006.
Indrajit, Eko. (2003). Merancang Strategi Sistem Informasi. http://www.apjii.or.id/eko_indrajit/PDF
%20COLLECTIONS/StrategisTeknologiInformasi.pdf. Diakses pada tanggal 17 april 2006.
Johnson, Marry.E, (2003), The Design of a Strategic Information System, The University of Texas
at Arlington, Texas.
Jogiyanto H.M, (2003), Sistem Teknologi Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Jogiyanto H.M, (2005), Sistem Informasi Strategik Untuk Keunggulan Kompetitif, Penerbit Andi
Yogyakarta, Yogyakarta.
Kadir, Abdul. (2003), Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Lederer, A and Sethi, V. (1998), The Implementation of Strategic Information System Planning
Methodologies, Mis Quarterly, September, 445-461
Lederer, A and Sethi, V. (1996), Key Prescription for Strategic Information System Planning,
Journal of Management Information Systems.
McFarlan, F. W. (1984), Information Technology Changes the Way You Compete, Harvard Business
Review.
Mcleod, Raymond (2001), Management Information System a Study of Computer Based
Information System, Prentice-hall inc, New Jersey
Min,S.K, Suh,E.H., Kim,S.Y., (2003), An Integrated Approach Toward Strategic Information
System Planning (article), Department. of Industrial Engineering, Pohang University of
Science, South Korea.
Muhammad, Suwarsono. (2002), Manajemen Strategik Konsep dan Kasus. Edisi Ketiga, UPP AMP
YKPN.
Rue, L. W. and Holland, P.G., (1989), Strategic Management Concept and Experiences, McGraw
Hill, Singapore.
Thompson, Arthur A. and Strickland, A.J. (1992), Strategic Management Concepts and Case, 6th ed.,
Homewood, Illinois: Richard D. Irwin
Urban, Glen L. and Star, Steven H. (1991), Advanced Marketing Strategy: Phenomena,Analysis,
and Decisions. Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall International, Inc.
Ward, J. & Peppard, J. (2003). “Strategic Planning for Information Systems.” 3rd ed. England: John
Wiley & Sons Ltd.