Analisa Identifikasi Akar Masalah Pada P (1)
Analisa Identifikasi Akar Masalah Pada Proses Bisnis Penggajian
Studi Kasus di STT Telematika Telkom Purwokerto
Dwi Januarita
STT Telematika Telkom Purwokerto, Jl. DI Panjaitan 128 Purwokerto
E-mail : dwijanuarita@stttelematikatelkom.ac.id
Abstrak
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan oleh suatu organisasi yang
mendukung kegiatan bisnisnya menjadi semakin luas. Pemanfaatan
teknologi informasi semakin dirasakan oleh organisasi pengguna maupun
masyarakat yang menjadi pasar dari organisasi tersebut karena dapat
menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Suatu organisasi yang berorientasi profit maupun non profit akan
memiliki proses bisnis yang berfungsi untuk menjalankan organisasi
tersebut sehingga dapat dikatakan bahwa proses bisnis merupakan salah
satu aspek penting dalam organisasi. Sebagai sebuah instistusi
pendidikan, Sekolah Tinggi Teknologi Telematika Telkom Purwokerto
menyelenggarakan pendidikan di bidang informasi dan telekomunikasi.
Proses bisnis yang belum terintegrasi dengan baik bagian keuangan
yang belum terintegrasi dengan bagian akademik khususnya dalam hal
pemberian honor untuk staf dan dosen tidak tetap serta tenaga lepas
harian.
Dengan identifikasi analisa diagram sebab akibat pada proses
penggajian diharapkan akan memperbaiki kekurangan pada proses
bisnisnya dan membantu bagian keuangan dalam proses penggajian
menjadi lebih efisien dan efektif.
Kunci : Proses Bisnis,, Diagram Sebab Akibat, Analisa akar masalah
PENDAHULUAN
Peranan teknologi informasi dalam suatu organisasi sudah tidak dapat diragukan lagi. Pemanfaatan teknologi
informasi oleh suatu organisasi dapat mendukung kegiatan bisnisnya menjadi semakin luas. Manfaat teknologi
informasi semakin dirasakan baik oleh organisasi pengguna maupun masyarakat yang menjadi pasar organisasi
tersebut karena dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Proses penggajian merupakan salah satu proses di bagian keuangan. Bagian keuangan memiliki sistem informasi
tersendiri yang sudah ada dari Yayasan. Proses bisnis yang belum terintegrasi dengan baik adalah antara bagian
keuangan dengan bagian akademik, khususnya dalam hal pemberian honor untuk staf dan dosen tidak tetap serta
tenaga lepas harian.
1
Dalam penerapan sistem informasi yang sekarang berjalan di STT Telematika Telkom antara pengelola
kelembagaan dengan pendukung pembelajaran masih berdiri sendiri sehingga aliran data dari setiap sistem tidak
terintegrasi. Pada sistem informasi yang ada sekarang ini, bagian kepegawaian digunakan untuk mengelola
presensi online staf tetap sedangkan presensi dosen tidak tetap dikelola oleh bagian akademik berupa sistem
informasi akademik tersendiri. Namun demikian sistem presensi ini sudah jarang digunakan oleh staf. Kemudian
penerapan sistem remunerasi yang membuat muncul nya ketidakpuasan dari staf. Sistem Remunerasi adalah
sistem pemberian penghargaan pada suatu jabatan yang memiliki syarat-syarat khusus dan diterima oleh
pemegang jabatan yang dituntut memiliki kompetensi tertentu untuk menjalankan fungsi jabatan tersebut. Sistem
remunerasi sering dikaitkan sistem penggajian, fringe benefit, yang secara spesifik berkaitan dengan karakteristik
jabatan, baik fungsional maupun struktural. Ketidakadilan dalam perlakuan yang menyangkut penerapan sistem
remunerasi merupakan penyebab paling dominan dalam memicu ketidakpuasan karyawan.[1]
Total Quality Management adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas dan
didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang
melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada sumber daya manusianya. Proses TQM memiliki
input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), memproses input dalam organisasi untuk
memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan pada pelanggan (output). Sedangkan
alat yang digunakan untuk menganalisa TQM antara lain Quality Function Development (QFD), Design for
Manufacture (DFM), Foult Three Analysis (FTA), Design of Experiment (DOE) dan Statistical Process Control
(SPC) [2].
Menurut Russel dan Taylor (1998), pengendalian kualitas dapat dilakukan dengan menggunakan Statistical
Process Control yang dilandasi alat statistik utama untuk membantu analisis antara lain cause effect diagram,
affinity diagram, dan tree diagram. Cause and effect diagram digunakan untuk menganalisi persoalan dan faktorfaktor yang menimbulkan persoalan tersebut. Diagram sebab akibat (fishbone) adalah suatu pendekatan
terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab
suatu masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi yang
menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi. [3].
METODOLOGI PENELITIAN
Identifikasi kendala-kendala pada proses bisnis penggajian dilakukan dengan menggunakan analisis diagram
sebab akibat (fishbone) [5]. Analisis diagram sebab akibat adalah metode yang digunakan untuk mengatasi
masalah atau ketidaksesuaian yang menyebabkan masalah terjadi. Hal ini digunakan agar kita dapat
memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya dan mencegah masalah berulang.
Analisa akar masalah meliputi empat langkah yaitu :
1. Identifikasi proses bisnis yang berlangsung,
2. Menggambar faktor penyebab,
3. Identifikasi akar masalah,
4. Rekomendasi usulan.
Analisis akar masalah secara sederhana dapat dilakukan dengan melakukan observasi masalah apa yang
terjadi dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya mengapa masalah tersebut dapat terjadi, sampai ditemukan
elemen dasar proses yang menyebabkan kegagalan. Langkah pertama dalam analisis adalah mendapatkan data
yaitu mengidentifikasi proses bisnis yang berlangsung untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dan akar
masalah.
Sedang faktor penyebab digambarkan dengan menggunakan diagram sebab akibat/fishbone/tulang ikan.
Diagram sebab akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih
terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang ada [4].
Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana terdapat diskusi dengan menggunakan brainstorming untuk
mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi, diperlukan analisi terperinci terhadap suatu masalah, dan
terdapat kesulitan untuk memisahkan sebab dan akibat. Setelah semua faktor penyebab diidentifikasi,
2
investigator memulai dengan mengidentifikasi akar penyebab. Kemudian langkah selanjutnya adalah
rekomendasi usulan berdasarkan akar penyebab untuk faktor penyebab tertentu yang didapatkan rekomendasi
untuk tindakan pencegahan masalah tersebut terulang kembali.
Gambar 1. Diagram Sebab Akibat/fishbone/tulang ikan
HASIL DAN RANCANGAN
Analisa Akar Masalah
Identifikasi permasalahan dalam proses penggajian di STT Telematika dilakukan dengan metode analisa
akar masalah dan digambarkan dengan diagram sebab akibat/fishbone. Langkah-langkah analisa akar masalah
dapat dijabarkan sebagai berikut :
Langkah 1 Mengidentifikasi proses bisnis yang berlangsung.
Proses bisnis diambil dengan melakukan wawancara dengan bagian yang terkait yaitu bagian keuangan,
akademik dan umum terutama dari staf yang terkait. Kemudian dilakukan analsis melalui metode
brainstromning.
Langkah 2 Menggambarkan bagan faktor penyebab.
Hasil dari analisis brainstromning, membagi faktor penyebab menjadi komponen sumber daya manusia,
sistem informasi, pihak manajemen dan faktor lingkungan.
SDM
Manajemen
Proses Penggajian
Lingkungan
Software
Diagram 1. Diagram sebab akibat proses penggajian
3
Gejala pada komponen sumber daya manusia antara lain beban kerja staf yang overload dimungkinkan
karena adanya pekerjaan yang multitasking seperti menjadi bendahara operasional sekaligus bendahara sebuah
kepanitiaan, kurangnya staf yang menangani baik di bagian keuangan, akademik dan umum. Gejala berikutnya
pada komponen manajemen antara lain sifat pemimpin yang kurang menerima masukan dikarenakan
kemungkinan karena memiliki pengalaman yang lebih banyak atau karena arogan sebagai seorang pemimpin
yang memiliki power mutlak. Gejala pada komponen manajemen adalah masih kurang transparansi penjelasan
mengenai komponen penggajian, dikarenakan sistem remunerisasi yang telah diterapkan oleh pihak yayasan
sehingga ada staf yang diuntungkan dan ada yang dirugikan karena tidak diperhitungkan masa bekerja.
Kemudian semangat dari pimpinan yang masih kurang dimungkinkan karena jabatan tidak akan lama memasuki
masa pensiun. Gejala pada komponen lingkungan antara lain ruang keuangan yang bergabung dengan pimpinan
dimungkinkan gedung baru belum selesai, lebih efisien apabila pimpinan memerlukan sesuatu yang berkaitan
dengan bagian keuangan. Gejala berikutnya pada komponen lingkungan adalah berkurangnya motivasi kerja
yang dimungkinkan karena monoton pekerjaan yang tidak diselingi dengan misal kegiatan olahraga bersama.
Gejala berikutnya komponen sistem informasi yang belum terintegrasi sehingga aliran data masih berdiri sendiri
yang dimungkinkan pekerjaan ulang terutama untuk rekap kehadiran staf dan dosen tidak tetap dan untuk bagian
sekuriti masih menggunakan perhitungan berdasarkan jadwal yang dibuat setiap awal bulan. Dari gejala-gejala
yang timbul dari 4 aspek tersebut didapatkan 2 akar masalah yang utama yaitu kebutuhan dan habit.
SDM
Manajemen
Staf yang kurang
Kurangnya transparasi
mengenai komponen
penggajian
Beban kerja staf yang
berlebihan
Top Manajemen yang
kurang menerima
masukkan
Motivasi dari top
manajemen yang
kurang
Penerapan sistem
remunirisasi
Multitasking job
Memiliki pengalaman
yang lebih
Proses Bisnis Penggajian
Pekerjaan yang
monoton
Berkurangnya
motivasi kerja
Memiliki ruang
keuangan sendiri
Alokasi untuk
coffee break yg
tidak berjalan
Lingkungan
Sistem informasi
akademik
Sistem informasi
keuangan
Sistem informasi
umum
Software
Diagram 2. Diagram Sebab Akibat detail proses penggajian
Langkah 3 Identifikasi Akar Masalah.
Akar masalah yang pertama adalah kebutuhan (need), sistem informasi yang belum terintegrasi sehingga
menyebabkan keterlambatan pengiriman data untuk rekap jumlah kehadiran staf dan dosen tidak tetap serta
tenaga lepas harian. Sistem informasi yang terintegrasi akan menjadikan proses pengiriman kehadiran staf dan
dosen tidak tetap serta tenaga lepas harian tidak perlu menunggu rekap dari bagian akademik dan kepegawaian.
Sebagai contoh apabila yayasan menginginkan pengiriman data kehadiran staf baik tetap maupun tidak tetap di
awal tanggal yang sudah menjadi ketentuan. Sehingga informasi yang mendadak membuat bagian yang terkait
menjadi bekerja ekstra untuk melakukan rekap kehadiran ini.
4
Akar masalah yang kedua adalah kebiasaan (habit). staf yang memiliki komitmen untuk mengisi daftar hadir
yang telah disediakan, pimpinan yang selalu memantau kehadiran staff yang mungkin bisa dilakukan setiap
minggu atau sebelum tanggal pengiriman rekap kehadiran ke yayasan.Sikap pimpinan yang bisa menerima
masukkan kemudian faktor lingkungan seperti memiliki ruang keuangan sendiri, motivasi dari pimpinan untuk
staf, dan melakukan pendekatan kepada staf kebutuhan apa saja yang mereka perlukan untuk mendapatkan
kenyamanan dalam bekerja.
Langkah 4 Rekomendasi usulan.
Dari identifikasi akar masalah maka rekomendasi yang diusulkan adalah :
1. Adanya sistem informasi yang menjembatani sistem informasi keuangan, akademik dan umum, sehingga
bagian keuangan dalam mendapatkan data rekap kehadiran tidak perlu menunggu bagian akademik dan
umum.
2. Memiliki ruang keuangan sendiri
3. Penerapan manajemen top to bottom
4. Motivasi dari pimpinan kepada staf
5. Rekruitmen staf baru sehingga pekerjaan lebih fokus
6. Melakukan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam rekayasa ulang, proses bisnis dibuat menjadi sederhana
dengan persetujuan dari manajemen.
7. Proses continous improvement (CI) yang dilakukan oleh pihak manajemen dari implementasi proses
rekayasa ulang
KESIMPULAN
Hasil dari paper ini berupa peta data komponen yang mempengaruhi proses penggajian di STT Telamtika
Telkom Purwokerto dan hasil identifikasi faktor penyebabnya terbagi menjadi komponen sumber daya manusia,
Manajemen, lingkungan dan sistem informasi yang tersedia. Dari pemetaan data tersebut diketahui bahwa
dengan tanpa kerjasama yang baik dari bagian terkait, kepemimpinan yang lebih peduli dengan staf, lingkungan
kerja yang mendukung kinerja staf, dan sistem informasi yang terintegrasi akan menjadikan proses penggajian
menjadi lebih efektif.
Sedangkan dari hasil analisis akar masalah, ada 2 akar masalah dari proses penggajian di STT Telematika
Telkom Purwokerto yaitu kebutuhan (need) dan kebutuhan (sustainable)
DAFTAR PUSTAKA
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
Biawan, S. 2007. Meraih Keinginan Melalui Tehnik Interaksi dan Komunikasi Efektif Your Words, Your
Power, Edisi pertama, PT Elex Media Komputindo, ISBN : 978-979-27-1085-4, hal 41.
.Rooney,
J.J,
Heuvel,
L.N,
2004.
Root
Cause
Analysis
for
beginners,
[pdf],
(https://servicelink.pinnacol.com/pinnacol_docs/lp/cdrom_web/safety/management/accident_investigation
/Root_Cause.pdf, diakses tanggal 29 Mei 2013).
Gaspers, V. 2002. Total Quality Management, Cetakan Kedua, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Wahyuningrum, T, Susanto, I. Yuniarsyah, Y. 2012. Analisis Akar Masalah Penerapan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) di Kabupaten Purbalingga. 4RD DISC 2012 Digital Information & System
Conference, Buku 1, hal 134 – 141.
Artha, E. Utami, E. Boedijanto, E. “ Pengukuran Tingkat Kematangan Penggunaan Sistem Informasi
Menggunakan CMMI Dan Ishikawa Pada Bagian Umum Kanreg I Badan Kepegawaian”, Jurnal Teknologi
Informasi, no 20, Juli 2012
5
[6]
[7]
[8]
Jogiyanto HM, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik
aplikasi bisni, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Nasution, 2001. Manajemen Mutu Terpadu, Jakarta : Ghalia Indonesia
……………., Prinsip – prinsip Total Quality Management, Andi Offset, Yogyakarta.
6
Studi Kasus di STT Telematika Telkom Purwokerto
Dwi Januarita
STT Telematika Telkom Purwokerto, Jl. DI Panjaitan 128 Purwokerto
E-mail : dwijanuarita@stttelematikatelkom.ac.id
Abstrak
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan oleh suatu organisasi yang
mendukung kegiatan bisnisnya menjadi semakin luas. Pemanfaatan
teknologi informasi semakin dirasakan oleh organisasi pengguna maupun
masyarakat yang menjadi pasar dari organisasi tersebut karena dapat
menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Suatu organisasi yang berorientasi profit maupun non profit akan
memiliki proses bisnis yang berfungsi untuk menjalankan organisasi
tersebut sehingga dapat dikatakan bahwa proses bisnis merupakan salah
satu aspek penting dalam organisasi. Sebagai sebuah instistusi
pendidikan, Sekolah Tinggi Teknologi Telematika Telkom Purwokerto
menyelenggarakan pendidikan di bidang informasi dan telekomunikasi.
Proses bisnis yang belum terintegrasi dengan baik bagian keuangan
yang belum terintegrasi dengan bagian akademik khususnya dalam hal
pemberian honor untuk staf dan dosen tidak tetap serta tenaga lepas
harian.
Dengan identifikasi analisa diagram sebab akibat pada proses
penggajian diharapkan akan memperbaiki kekurangan pada proses
bisnisnya dan membantu bagian keuangan dalam proses penggajian
menjadi lebih efisien dan efektif.
Kunci : Proses Bisnis,, Diagram Sebab Akibat, Analisa akar masalah
PENDAHULUAN
Peranan teknologi informasi dalam suatu organisasi sudah tidak dapat diragukan lagi. Pemanfaatan teknologi
informasi oleh suatu organisasi dapat mendukung kegiatan bisnisnya menjadi semakin luas. Manfaat teknologi
informasi semakin dirasakan baik oleh organisasi pengguna maupun masyarakat yang menjadi pasar organisasi
tersebut karena dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Proses penggajian merupakan salah satu proses di bagian keuangan. Bagian keuangan memiliki sistem informasi
tersendiri yang sudah ada dari Yayasan. Proses bisnis yang belum terintegrasi dengan baik adalah antara bagian
keuangan dengan bagian akademik, khususnya dalam hal pemberian honor untuk staf dan dosen tidak tetap serta
tenaga lepas harian.
1
Dalam penerapan sistem informasi yang sekarang berjalan di STT Telematika Telkom antara pengelola
kelembagaan dengan pendukung pembelajaran masih berdiri sendiri sehingga aliran data dari setiap sistem tidak
terintegrasi. Pada sistem informasi yang ada sekarang ini, bagian kepegawaian digunakan untuk mengelola
presensi online staf tetap sedangkan presensi dosen tidak tetap dikelola oleh bagian akademik berupa sistem
informasi akademik tersendiri. Namun demikian sistem presensi ini sudah jarang digunakan oleh staf. Kemudian
penerapan sistem remunerasi yang membuat muncul nya ketidakpuasan dari staf. Sistem Remunerasi adalah
sistem pemberian penghargaan pada suatu jabatan yang memiliki syarat-syarat khusus dan diterima oleh
pemegang jabatan yang dituntut memiliki kompetensi tertentu untuk menjalankan fungsi jabatan tersebut. Sistem
remunerasi sering dikaitkan sistem penggajian, fringe benefit, yang secara spesifik berkaitan dengan karakteristik
jabatan, baik fungsional maupun struktural. Ketidakadilan dalam perlakuan yang menyangkut penerapan sistem
remunerasi merupakan penyebab paling dominan dalam memicu ketidakpuasan karyawan.[1]
Total Quality Management adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas dan
didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang
melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada sumber daya manusianya. Proses TQM memiliki
input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), memproses input dalam organisasi untuk
memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan pada pelanggan (output). Sedangkan
alat yang digunakan untuk menganalisa TQM antara lain Quality Function Development (QFD), Design for
Manufacture (DFM), Foult Three Analysis (FTA), Design of Experiment (DOE) dan Statistical Process Control
(SPC) [2].
Menurut Russel dan Taylor (1998), pengendalian kualitas dapat dilakukan dengan menggunakan Statistical
Process Control yang dilandasi alat statistik utama untuk membantu analisis antara lain cause effect diagram,
affinity diagram, dan tree diagram. Cause and effect diagram digunakan untuk menganalisi persoalan dan faktorfaktor yang menimbulkan persoalan tersebut. Diagram sebab akibat (fishbone) adalah suatu pendekatan
terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab
suatu masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi yang
menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi. [3].
METODOLOGI PENELITIAN
Identifikasi kendala-kendala pada proses bisnis penggajian dilakukan dengan menggunakan analisis diagram
sebab akibat (fishbone) [5]. Analisis diagram sebab akibat adalah metode yang digunakan untuk mengatasi
masalah atau ketidaksesuaian yang menyebabkan masalah terjadi. Hal ini digunakan agar kita dapat
memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya dan mencegah masalah berulang.
Analisa akar masalah meliputi empat langkah yaitu :
1. Identifikasi proses bisnis yang berlangsung,
2. Menggambar faktor penyebab,
3. Identifikasi akar masalah,
4. Rekomendasi usulan.
Analisis akar masalah secara sederhana dapat dilakukan dengan melakukan observasi masalah apa yang
terjadi dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya mengapa masalah tersebut dapat terjadi, sampai ditemukan
elemen dasar proses yang menyebabkan kegagalan. Langkah pertama dalam analisis adalah mendapatkan data
yaitu mengidentifikasi proses bisnis yang berlangsung untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dan akar
masalah.
Sedang faktor penyebab digambarkan dengan menggunakan diagram sebab akibat/fishbone/tulang ikan.
Diagram sebab akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih
terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang ada [4].
Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana terdapat diskusi dengan menggunakan brainstorming untuk
mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi, diperlukan analisi terperinci terhadap suatu masalah, dan
terdapat kesulitan untuk memisahkan sebab dan akibat. Setelah semua faktor penyebab diidentifikasi,
2
investigator memulai dengan mengidentifikasi akar penyebab. Kemudian langkah selanjutnya adalah
rekomendasi usulan berdasarkan akar penyebab untuk faktor penyebab tertentu yang didapatkan rekomendasi
untuk tindakan pencegahan masalah tersebut terulang kembali.
Gambar 1. Diagram Sebab Akibat/fishbone/tulang ikan
HASIL DAN RANCANGAN
Analisa Akar Masalah
Identifikasi permasalahan dalam proses penggajian di STT Telematika dilakukan dengan metode analisa
akar masalah dan digambarkan dengan diagram sebab akibat/fishbone. Langkah-langkah analisa akar masalah
dapat dijabarkan sebagai berikut :
Langkah 1 Mengidentifikasi proses bisnis yang berlangsung.
Proses bisnis diambil dengan melakukan wawancara dengan bagian yang terkait yaitu bagian keuangan,
akademik dan umum terutama dari staf yang terkait. Kemudian dilakukan analsis melalui metode
brainstromning.
Langkah 2 Menggambarkan bagan faktor penyebab.
Hasil dari analisis brainstromning, membagi faktor penyebab menjadi komponen sumber daya manusia,
sistem informasi, pihak manajemen dan faktor lingkungan.
SDM
Manajemen
Proses Penggajian
Lingkungan
Software
Diagram 1. Diagram sebab akibat proses penggajian
3
Gejala pada komponen sumber daya manusia antara lain beban kerja staf yang overload dimungkinkan
karena adanya pekerjaan yang multitasking seperti menjadi bendahara operasional sekaligus bendahara sebuah
kepanitiaan, kurangnya staf yang menangani baik di bagian keuangan, akademik dan umum. Gejala berikutnya
pada komponen manajemen antara lain sifat pemimpin yang kurang menerima masukan dikarenakan
kemungkinan karena memiliki pengalaman yang lebih banyak atau karena arogan sebagai seorang pemimpin
yang memiliki power mutlak. Gejala pada komponen manajemen adalah masih kurang transparansi penjelasan
mengenai komponen penggajian, dikarenakan sistem remunerisasi yang telah diterapkan oleh pihak yayasan
sehingga ada staf yang diuntungkan dan ada yang dirugikan karena tidak diperhitungkan masa bekerja.
Kemudian semangat dari pimpinan yang masih kurang dimungkinkan karena jabatan tidak akan lama memasuki
masa pensiun. Gejala pada komponen lingkungan antara lain ruang keuangan yang bergabung dengan pimpinan
dimungkinkan gedung baru belum selesai, lebih efisien apabila pimpinan memerlukan sesuatu yang berkaitan
dengan bagian keuangan. Gejala berikutnya pada komponen lingkungan adalah berkurangnya motivasi kerja
yang dimungkinkan karena monoton pekerjaan yang tidak diselingi dengan misal kegiatan olahraga bersama.
Gejala berikutnya komponen sistem informasi yang belum terintegrasi sehingga aliran data masih berdiri sendiri
yang dimungkinkan pekerjaan ulang terutama untuk rekap kehadiran staf dan dosen tidak tetap dan untuk bagian
sekuriti masih menggunakan perhitungan berdasarkan jadwal yang dibuat setiap awal bulan. Dari gejala-gejala
yang timbul dari 4 aspek tersebut didapatkan 2 akar masalah yang utama yaitu kebutuhan dan habit.
SDM
Manajemen
Staf yang kurang
Kurangnya transparasi
mengenai komponen
penggajian
Beban kerja staf yang
berlebihan
Top Manajemen yang
kurang menerima
masukkan
Motivasi dari top
manajemen yang
kurang
Penerapan sistem
remunirisasi
Multitasking job
Memiliki pengalaman
yang lebih
Proses Bisnis Penggajian
Pekerjaan yang
monoton
Berkurangnya
motivasi kerja
Memiliki ruang
keuangan sendiri
Alokasi untuk
coffee break yg
tidak berjalan
Lingkungan
Sistem informasi
akademik
Sistem informasi
keuangan
Sistem informasi
umum
Software
Diagram 2. Diagram Sebab Akibat detail proses penggajian
Langkah 3 Identifikasi Akar Masalah.
Akar masalah yang pertama adalah kebutuhan (need), sistem informasi yang belum terintegrasi sehingga
menyebabkan keterlambatan pengiriman data untuk rekap jumlah kehadiran staf dan dosen tidak tetap serta
tenaga lepas harian. Sistem informasi yang terintegrasi akan menjadikan proses pengiriman kehadiran staf dan
dosen tidak tetap serta tenaga lepas harian tidak perlu menunggu rekap dari bagian akademik dan kepegawaian.
Sebagai contoh apabila yayasan menginginkan pengiriman data kehadiran staf baik tetap maupun tidak tetap di
awal tanggal yang sudah menjadi ketentuan. Sehingga informasi yang mendadak membuat bagian yang terkait
menjadi bekerja ekstra untuk melakukan rekap kehadiran ini.
4
Akar masalah yang kedua adalah kebiasaan (habit). staf yang memiliki komitmen untuk mengisi daftar hadir
yang telah disediakan, pimpinan yang selalu memantau kehadiran staff yang mungkin bisa dilakukan setiap
minggu atau sebelum tanggal pengiriman rekap kehadiran ke yayasan.Sikap pimpinan yang bisa menerima
masukkan kemudian faktor lingkungan seperti memiliki ruang keuangan sendiri, motivasi dari pimpinan untuk
staf, dan melakukan pendekatan kepada staf kebutuhan apa saja yang mereka perlukan untuk mendapatkan
kenyamanan dalam bekerja.
Langkah 4 Rekomendasi usulan.
Dari identifikasi akar masalah maka rekomendasi yang diusulkan adalah :
1. Adanya sistem informasi yang menjembatani sistem informasi keuangan, akademik dan umum, sehingga
bagian keuangan dalam mendapatkan data rekap kehadiran tidak perlu menunggu bagian akademik dan
umum.
2. Memiliki ruang keuangan sendiri
3. Penerapan manajemen top to bottom
4. Motivasi dari pimpinan kepada staf
5. Rekruitmen staf baru sehingga pekerjaan lebih fokus
6. Melakukan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam rekayasa ulang, proses bisnis dibuat menjadi sederhana
dengan persetujuan dari manajemen.
7. Proses continous improvement (CI) yang dilakukan oleh pihak manajemen dari implementasi proses
rekayasa ulang
KESIMPULAN
Hasil dari paper ini berupa peta data komponen yang mempengaruhi proses penggajian di STT Telamtika
Telkom Purwokerto dan hasil identifikasi faktor penyebabnya terbagi menjadi komponen sumber daya manusia,
Manajemen, lingkungan dan sistem informasi yang tersedia. Dari pemetaan data tersebut diketahui bahwa
dengan tanpa kerjasama yang baik dari bagian terkait, kepemimpinan yang lebih peduli dengan staf, lingkungan
kerja yang mendukung kinerja staf, dan sistem informasi yang terintegrasi akan menjadikan proses penggajian
menjadi lebih efektif.
Sedangkan dari hasil analisis akar masalah, ada 2 akar masalah dari proses penggajian di STT Telematika
Telkom Purwokerto yaitu kebutuhan (need) dan kebutuhan (sustainable)
DAFTAR PUSTAKA
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
Biawan, S. 2007. Meraih Keinginan Melalui Tehnik Interaksi dan Komunikasi Efektif Your Words, Your
Power, Edisi pertama, PT Elex Media Komputindo, ISBN : 978-979-27-1085-4, hal 41.
.Rooney,
J.J,
Heuvel,
L.N,
2004.
Root
Cause
Analysis
for
beginners,
[pdf],
(https://servicelink.pinnacol.com/pinnacol_docs/lp/cdrom_web/safety/management/accident_investigation
/Root_Cause.pdf, diakses tanggal 29 Mei 2013).
Gaspers, V. 2002. Total Quality Management, Cetakan Kedua, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Wahyuningrum, T, Susanto, I. Yuniarsyah, Y. 2012. Analisis Akar Masalah Penerapan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) di Kabupaten Purbalingga. 4RD DISC 2012 Digital Information & System
Conference, Buku 1, hal 134 – 141.
Artha, E. Utami, E. Boedijanto, E. “ Pengukuran Tingkat Kematangan Penggunaan Sistem Informasi
Menggunakan CMMI Dan Ishikawa Pada Bagian Umum Kanreg I Badan Kepegawaian”, Jurnal Teknologi
Informasi, no 20, Juli 2012
5
[6]
[7]
[8]
Jogiyanto HM, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik
aplikasi bisni, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Nasution, 2001. Manajemen Mutu Terpadu, Jakarta : Ghalia Indonesia
……………., Prinsip – prinsip Total Quality Management, Andi Offset, Yogyakarta.
6