Fungsi dan Tugas Sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara
9
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
(Sedianingsih, 2010 :28) Perkembangan teknologi yang semakin
berkembang dan alat- alat perkantoran semakin canggih yang dapat menggatikan
tugas dan fungsi sekretaris terus diperkenalkan setiap saat, tetapi sentuhan tangan
terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap sangat diperlukan dalam
dunia organisasi. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu
meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil
keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan.Seorang sekretaris merupakan
perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, atau sebaliknya
dia juga berfungsi sebagai Pembina hubungan baik antara perusahaan dengan
masyarakat luar.Sekretaris merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta
menyediakan suatu pekerjaan. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan
dan
memecahkan
kesulitan,
memberi
semangat
kepada
pimpinan,
menyederhanakan cara penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses
penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan.
Phenomena kesekretariatan sebagai suatu profesi yang memiliki
permasalahan secara global yaitu kurangnya kemampuan sekretaris secara
profesional baik dari segi fungsi dan kurangnya peran sekretaris dalam
mempelancar tugas pimpinan dan dalam perkembangannya merupakan suatu
profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan baik
dalam
ruang
lingkup
yang
masih
sederhana
sampai
kepada
industri
Universitas Sumatera Utara
10
besar.Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya
secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu.Sekretaris sebagai
elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai tangan kanan atasannya sebagai
orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan
tugas atasanya tersebut.Untuk itu sekretaris harus memiliki ketrampilan atau
keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadian yang menarik dan menguasai
pengetahuan yang ada kaitannya dalam fungsidan tugasnya sebagai sekretaris.
Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya.Peran pertama
adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada pemimpin, di
dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya
menunggu perintah dari atasan.Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor
sekretaris dituntut untuk berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif
merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi dengan kata lain sekretaris
menjadi pusat informasi perusahaan dalam bentuk pekerjaan pengetahuan yang
berhubungan dengan pimpinan (Asekma, 2010 :8).
Dengan ini peran sekretaris bagi pimpinan sangatlah penting karena sering
terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat
terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang
sesungguhnya
merupakan
bagian
yang
tak
terpisahkan
dari
tugas
pimpinan.Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan
tepat setiap situasi dan kondisi organisasi, dapat memanfaatkan waktunya dengan
efektif dan efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut
pelaksanaan tugas pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan dan
Universitas Sumatera Utara
11
kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik,
terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan
pimpinannya, serta fungsi, tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri
(Sedarmayanti, 2014 :22).
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara memilki
Sekretariat Pimpinan yang mempunyai fungsi dan tugas dalam membantu
memperlancar
tugas
pimpinan.
Sekretaris
pimpinan
berfungsi
sebagai
penghubung antara pimpinan dengan karyawan lain maupun pihak-pihak yang
berkepentingan dengan pimpinan dan juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga
berfungsi dalam membantu pimpinan dalam mengerjakan tugasnya, apabila
pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretaris lah yang bertugas
untuk mengambil data yang di perlukan oleh pimpinan.
Peran yang di miliki sekretaris pimpinan di Kantor Perwakilan Bank
Indonesia Provinsi Sumatera Utara ini juga sangat komplek, apabila pimpinan
sedang tidak berada di dalam kantor maka sekretaris pimpinan harus dapat
menghandel keperluan yang berhubungan dengan pimpinan seperti menerima
surat-surat penting yang harus segera di tandatangani oleh pimpinan. Apabila
pimpinan sedang berada di kantor sekretaris harus segera mempersiapkan hal-hal
dan keperluan apa yang di butuhkan pimpinan, jika ada jadwal rapat untuk
pimpinan maka sekretaris pimpinan harus segera memeberitahukan kepada
pimpinan pukul berapa jadwal rapat akan berlangsung dan sekretaris juga
berperan mendampingi pimpinan saat rapat dan juga mempersiapkan ruang rapat
dan memesan kebutuhan saat rapat misalnya makanan dan minuman yang di
Universitas Sumatera Utara
12
butuhkan para peserta rapat.
Fungsi dan tugas Sekretaris Pimpinan dalam membantu meringankan
tugas pimpinan di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara
yang cukup baik dan begitu kompleks, membuat ketertarikan kepada penulis
untuk lebih meninjau, bagaimana Tugas dan fungsi sekretaris pimpinan yang lebih
baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada perusahaan dan
semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas dan karena seorang sekretaris memiliki fungsi
dan tugas yang sangat penting dalam mengatur aktivitas perusahaan maka penulis
merasa tertarik untuk mengkaji tulisan yang berjudul “Fungsi dan Tugas
Sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara”
1.2
Perumusan Masalah
Mengingat begitu pentingnya Fungsi dan Tugas sekretaris pada suatu
perusahaan maka masalah pokok yang akan dibahas adalah “Bagaimana Fungsi
dan Tugas Sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera
Utara?”
1.3
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk menganalisis fungsi dan tugas
sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
13
1.4
Manfaat Penelitian
Sebuah
penelitian
tentunya
diharapkan
mampu
memberikan
memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1.4.1
Bagi Peneliti
Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari
secara langsung mengenai Fungsi dan Tugas sekretaris dalam perusahaan
dan
dapat
menambah
ilmu
pengetahuan
peneliti,
serta
dapat
mengaplikasikan teori-teori yang di dapat dari perkuliahan dengan
sebenarnya.
1.4.2
Bagi Perusaahaan
Memberikan sumbangan pemikiran dan pertimbangan sebagai
bahan masukan bagi Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera
Utara
1.4.3
Bagi Pihak Lain
Sebagai referensi tentang Fungsi dan Tugas sekretaris Untuk
memperdalam pengetahuan serta pemahaman penulis dan pembaca.
1.5
Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain:
Universitas Sumatera Utara
14
BABI
:PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian.
BAB II
:PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi, Job
Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja KegiatanTerkini, Rencana Kegiatan.
BAB III
:PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian, dan
segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan penulis pada
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV
:KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian
yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia KPw. Sumatera Utara dan beberapa
saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
(Sedianingsih, 2010 :28) Perkembangan teknologi yang semakin
berkembang dan alat- alat perkantoran semakin canggih yang dapat menggatikan
tugas dan fungsi sekretaris terus diperkenalkan setiap saat, tetapi sentuhan tangan
terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap sangat diperlukan dalam
dunia organisasi. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu
meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil
keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan.Seorang sekretaris merupakan
perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, atau sebaliknya
dia juga berfungsi sebagai Pembina hubungan baik antara perusahaan dengan
masyarakat luar.Sekretaris merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta
menyediakan suatu pekerjaan. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan
dan
memecahkan
kesulitan,
memberi
semangat
kepada
pimpinan,
menyederhanakan cara penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses
penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan.
Phenomena kesekretariatan sebagai suatu profesi yang memiliki
permasalahan secara global yaitu kurangnya kemampuan sekretaris secara
profesional baik dari segi fungsi dan kurangnya peran sekretaris dalam
mempelancar tugas pimpinan dan dalam perkembangannya merupakan suatu
profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan baik
dalam
ruang
lingkup
yang
masih
sederhana
sampai
kepada
industri
Universitas Sumatera Utara
10
besar.Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya
secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu.Sekretaris sebagai
elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai tangan kanan atasannya sebagai
orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan
tugas atasanya tersebut.Untuk itu sekretaris harus memiliki ketrampilan atau
keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadian yang menarik dan menguasai
pengetahuan yang ada kaitannya dalam fungsidan tugasnya sebagai sekretaris.
Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya.Peran pertama
adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada pemimpin, di
dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya
menunggu perintah dari atasan.Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor
sekretaris dituntut untuk berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif
merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi dengan kata lain sekretaris
menjadi pusat informasi perusahaan dalam bentuk pekerjaan pengetahuan yang
berhubungan dengan pimpinan (Asekma, 2010 :8).
Dengan ini peran sekretaris bagi pimpinan sangatlah penting karena sering
terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat
terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang
sesungguhnya
merupakan
bagian
yang
tak
terpisahkan
dari
tugas
pimpinan.Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan
tepat setiap situasi dan kondisi organisasi, dapat memanfaatkan waktunya dengan
efektif dan efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut
pelaksanaan tugas pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan dan
Universitas Sumatera Utara
11
kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik,
terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan
pimpinannya, serta fungsi, tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri
(Sedarmayanti, 2014 :22).
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara memilki
Sekretariat Pimpinan yang mempunyai fungsi dan tugas dalam membantu
memperlancar
tugas
pimpinan.
Sekretaris
pimpinan
berfungsi
sebagai
penghubung antara pimpinan dengan karyawan lain maupun pihak-pihak yang
berkepentingan dengan pimpinan dan juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga
berfungsi dalam membantu pimpinan dalam mengerjakan tugasnya, apabila
pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretaris lah yang bertugas
untuk mengambil data yang di perlukan oleh pimpinan.
Peran yang di miliki sekretaris pimpinan di Kantor Perwakilan Bank
Indonesia Provinsi Sumatera Utara ini juga sangat komplek, apabila pimpinan
sedang tidak berada di dalam kantor maka sekretaris pimpinan harus dapat
menghandel keperluan yang berhubungan dengan pimpinan seperti menerima
surat-surat penting yang harus segera di tandatangani oleh pimpinan. Apabila
pimpinan sedang berada di kantor sekretaris harus segera mempersiapkan hal-hal
dan keperluan apa yang di butuhkan pimpinan, jika ada jadwal rapat untuk
pimpinan maka sekretaris pimpinan harus segera memeberitahukan kepada
pimpinan pukul berapa jadwal rapat akan berlangsung dan sekretaris juga
berperan mendampingi pimpinan saat rapat dan juga mempersiapkan ruang rapat
dan memesan kebutuhan saat rapat misalnya makanan dan minuman yang di
Universitas Sumatera Utara
12
butuhkan para peserta rapat.
Fungsi dan tugas Sekretaris Pimpinan dalam membantu meringankan
tugas pimpinan di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara
yang cukup baik dan begitu kompleks, membuat ketertarikan kepada penulis
untuk lebih meninjau, bagaimana Tugas dan fungsi sekretaris pimpinan yang lebih
baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada perusahaan dan
semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas dan karena seorang sekretaris memiliki fungsi
dan tugas yang sangat penting dalam mengatur aktivitas perusahaan maka penulis
merasa tertarik untuk mengkaji tulisan yang berjudul “Fungsi dan Tugas
Sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara”
1.2
Perumusan Masalah
Mengingat begitu pentingnya Fungsi dan Tugas sekretaris pada suatu
perusahaan maka masalah pokok yang akan dibahas adalah “Bagaimana Fungsi
dan Tugas Sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera
Utara?”
1.3
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk menganalisis fungsi dan tugas
sekretaris di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
13
1.4
Manfaat Penelitian
Sebuah
penelitian
tentunya
diharapkan
mampu
memberikan
memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1.4.1
Bagi Peneliti
Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari
secara langsung mengenai Fungsi dan Tugas sekretaris dalam perusahaan
dan
dapat
menambah
ilmu
pengetahuan
peneliti,
serta
dapat
mengaplikasikan teori-teori yang di dapat dari perkuliahan dengan
sebenarnya.
1.4.2
Bagi Perusaahaan
Memberikan sumbangan pemikiran dan pertimbangan sebagai
bahan masukan bagi Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera
Utara
1.4.3
Bagi Pihak Lain
Sebagai referensi tentang Fungsi dan Tugas sekretaris Untuk
memperdalam pengetahuan serta pemahaman penulis dan pembaca.
1.5
Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain:
Universitas Sumatera Utara
14
BABI
:PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian.
BAB II
:PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi, Job
Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja KegiatanTerkini, Rencana Kegiatan.
BAB III
:PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian, dan
segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan penulis pada
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV
:KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian
yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia KPw. Sumatera Utara dan beberapa
saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Universitas Sumatera Utara