ANALISIS SWOT PADA ORGANISASI DAN APLIKASINYA PADA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS UDAYANA.
ANALISIS SWOT PADA ORGANISASI DAN APLIKASINYA
PADA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS UDAYANA1)
Oleh: Dr. I Gede Setiawan Adi Putra, SP., MSi 2)
PENDAHULUAN
Mengapa organisasi perlu?
Mengapa untuk melaksanakan yang besar yang
tidak bisa diselesaikan oleh satu orang, melainkan harus oleh banyak orang? Mengapa
perlu pengorganisasian yang rapi dan baik?
Ini ceritera tentang empat orang yang bernama Everybody, Somebody, Anybody
dan Nobody. Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Everybody diminta
untuk mengerjakannya.
Everybody yakin bahwa Somebody akan mengerjakannya.
Sebetulnya Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody yang mengerjakannya.
Somebody marah sebab itu tugas Everybody. Everybody pikir bahwa Anybody dapat
mengerjakannya, tetapi Nobody sadar bahwa Everybody tidak akan mengerjakannya.
Akhirnya, Everybody menyalahkan Somebody yang sebetulnya Nobody diminta oleh
Anybody (Margono dan Sumardjo, 2003).
Cerita di atas perlu kita renungkan, apa yang sebenarnya makna yang
terkandung di dalamnya. Contoh: Banyaknya sampah di Kampus Fakultas Pertanian
Universitas Udayana Bukit Jimbaran. Setiap orang bisa memungut dan membuangnya
ke tempat sampah. Nyatanya tidak ada satu orangpun yang melakukannya.
Apabila dicermati bahwa seseorang dalam kehidupannya selamanya tidak akan
hidup seorang diri, ia akan berinteraksi antar sesama manusia sehingga akan terbentuk
suatu kelompok yang pada awalnya sebagai kelompok-kelompok yang kecil, lama
kelamaan dari kehidupan bersama tersebut dan dengan adanya kebutuhan-kebutuhan
yang mendesak dari setiap individu akan mengarah pada suatu kebutuhan untuk
_______________________________
1) Makalah disampaikan pada Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa Tahun 2013
Fakultas Pertanian Universitas Udayana 05-06 Oktober 2013 di Kampus Bukit Jimbaran
2) Dosen Prodi Agribisnis Fakultas Pertanian Universitas Udayana
membentuk kelompok-kelompok sosial yang lebih besar. Menurut Slamet (2001)
beberapa kelompok yang dibentuk menjadi suatu kesatuan guna pencapaian suatu
tujuan tertentu dikatakan sebagai organisasi.
Beberapa perangkat tentang pengertian organisasi telah dikemukakan sebanyak
46 definisi pengertian organisasi yang pada intinya memberikan batasan tentang
organisasi sebagai suatu sistem saling pengaruh antar orang dalam kelompok yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi bukanlah sekedar kumpulan
orang dan bukan pula hanya sekedar pembagian kerja, karena pembagian kerja
hanyalah salah satu asas organisasi (Bass, 1991).
Dari definisi yang sederhana dari organisasi tersebut dapat ditekankan di sini
bahwa organisasi terdiri dari kumpulan orang-orang, proses pembagian kerja, dan
sistem kerjasama. Faktor-faktor tersebut tidak dapat berdiri sendiri, melainkan saling
terkait membentuk suatu kesatuan, dimana kesatuan dan kebulatan dari sistem
organisasi tersebut diikatkan oleh asas-asas organisasi.
Menurut Sutarto (1984) terdapat dua unsur daripada organisasi yaitu unsur inti
dan unsur kerja. Unsur inti adalah orang-orang yang terhimpun dalam organisasi,
sedangkan unsur kerja adalah daya manusia dan unsur daya bukan manusia. Unsur
daya manusia terdiri dari (1) kemampuan untuk bekerja, (2) kemampuan untuk
mempengaruhi orang lain, (3) kemampuan melaksanakan asas-asas organisasi.
Sedangkan unsur daya bukan manusia yang meliputi (1) alam, (2) iklim, (3) udara, dan
lain-lain fakor lingkungan yang ada.
Organisasi juga merupakan sistem terbuka yang selalu melibatkan input, proses,
output, dan umpan balik. Organisasi menerima dari lingkungan berbagai input berupa
benda, energi, dan informasi yang kemudian memprosesnya sehingga menimbulkan
output.
Menurut Sutarto (1984) di dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem
utama yang berupa subsistem tujuan dan nilai, subsistem tehnik, subsistem psychososial,
subsistem struktur, dan subsistem manajerial.
2
Apa itu Teori Analisis SWOT?
Teori Analisis SWOT adalah sebuah teori yang digunakan untuk merencanakan
sesuatu hal yang dilakukan dengan SWOT. SWOT adalah sebuah singkatan dari, S
adalah STRENGHT atau Kekuatan, W adalah WEAKNESS atau Kelemahan, O adalah
OPPORTUNITY atau Kesempatan, dan T adalah THREAT atau Ancaman. SWOT ini
biasa digunakan untuk menganalisis suatu kondisi dimana akan dibuat sebuah rencana
untuk melakukan sesuatu, sebagai contoh, program kerja.
Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekualsi bisnis atau
proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang
tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang
memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an
dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500 (Marcom, 2013).
SWOT untuk Organisasi
Dalam sebuah organisasi biasanya setiap awal periode kepengurusan akan
dilaksanakan pembuatan rencana program kerja, untuk itu biasanya akan dilakukan
sebuahanalisis kondisi mengenai suatu organisasi tersebut. Analisis SWOT biasanya
dicantumkandalam GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja) yang menjelaskan tentang
kondisi lingkungan organisasi baik kondisi internal maupun external. Analisis SWOT
ini merupakan sebuah ‘penyelidikan´ tentang situasi dan kondisi dalam suatu
lingkungan.
Contohnya adalah: Ada sebuah organisasi yang akan membuat program kerja,
untuk itu mereka harus tahu tentang kondisi organisasi mereka dan lingkungan
dimana organisasi itu berada. Untuk itu mereka melakukan analisis SWOT, pertama S,
yaitu dengan mengetahui kekuatanorganisasi ± dalam hal ini, kekuatan bisa diartikan
sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi tersebut. Misalnya, pengurus
3
yang setia terhadap organisasi, atau kasorganisasi yang banyak, dll. Kedua W, yaitu
dengan mengetahui kelemahan organisasi dalam hal ini, kelemahan bisa diartikan
sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi tersebut. Misalnya, kondisi
anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dll.
Ketiga O, yaitu dengan mengetahui kesempatan organisasi dalam hal ini bias
diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan namun jika
tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila
diminta. Keempat T, yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi dalam hal ini bisa
diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam selama perjalanan
kepengurusan. Misalnya,banyak pengurus dan anggota yang tidak aktif.
Setelah dilakukan analisis SWOT maka jadi mengetahui kondisi nyata apa
yang terjadi di lingkungan internal dan external organisas, maka dapat mulai membuat
rencana program kerja yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan dan mampu
untuk dilaksanakan oleh pengurus tersebut.
Bagaimana menggunakan SWOT?
Kegunaan analisis SWOT tidak terbatas pada organisasi yang mencari laba.
Analisis SWOT dapat digunakan dalam setiap situasi pengambilan keputusan ketika
keadaan akhir yang diinginkan telah ditetapkan. Contohnya antara lain organisasi
nirlaba, unit pemerintah, dan individu. Analisis SWOT juga dapat digunakan dalam
perencanaan pra krisis dan pencegahan krisis manajemen.
Analisis SWOT adalah salah satu tools analisis untuk melihat kondisi internal
dan eksternal organisasi berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang maupun
tantangan yang ada dalam suatu organisasi. Alat ini sudah sangat familiar khususnya
bagi mereka yang berkecimpung di dunia manajemen. Namun, apakah melakukan
analisis SWOT pada dunia nyata semudah yang dibayangkan?
4
Gambar 1 berikut ini akan memaparkan bagaimana kerangka dalam melakukan
analisis SWOT, dimulai dari penentuan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan
hingga perumusan strategi SWOT.
COMPANY
WEAKNESSESS
COMPANY
STRENGTH
BUSINESS
OPPORTUNITY
BUSINESS
THREATS
TO – WS
MATRIX
STRATEGI DAN
INISIATIF
Gambar 1. Kerangka analisis SWOT
Step 1 : Menentukan Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses) Organisasi
Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi merupakan hasil pemindaian
terhadap lingkunga bisnis internal. Tentunya, utuk mendapatkan hasil analisis SWOT
yang tepat, penentuan kekuatan dan kelemahan tidak dapat dilakukan sembarangan.
Selain validitas dan reliabilitas data yang dimiliki, penggunaan metode dan tools yang
tepat pun menjadi salah satu constraint dalam menentukan kerangka perumusan
kekuatan dan kelemahan organisasi dengan menggunakan berbagai metode dan tools
manajemen yang tersedia.
Bagaimana mengetahui kekuatan dan kelemahan? Tentu dalam mementukan
sesuatu itu sebagai sebuah kekuatan dan kelemahan, harus ada pembanding yang kita
gunakan.
Pembanding tersebut dapat berupa standard/best practise yang ada,
5
membandingkan kondisi internal perusahaan dengan competitor atau jika kedua hal
tersebut tidak mungkin dilakukan maka penentuan kekuatan dan kelemahan juga
dapat dilakukan melalui expert judgment, yaitu dengan meminta pendapat pakar/ahli
dibidangnya.
Selanjutnya identifikasi kekuatan dapat kita lakukan, dimana jika kondisi saat ini
lebih baik daripada kondisi yang terdapat pada standard/best practise, maka kita bias
katakana hal itu sebagai sebuah kekuatan. Sebaliknya, jika kondisi perusahaan lebih
buruk atau dibawah standard/best practise atau kondisi organisasi competitor, maka
kita bias katakana hal itu sebagai kelemahan. Kemudian dilakukan pemetaan kekuatan
dan kelemahan dengan menggunakan empat perspektif balance scorecard yaitu
keuangan (finance), pelanggan (customer), proses internal (internal process), dan
pertumbuhan dan pembelajaran (learning and growth).
Karena kelemahan identik dengan masalah, maka identifikasi kelemahan tidak
bias dilaukan hanya dengan melihat gap seperti pada identifikasi kekuatan. Sebab kita
tidak tahu apakah masalah yang kita identifikasi adalah masalah yang sebebarnya atau
hanya masalah yang nampak di permukaan saja.
Agar kita mendapatkan akar
permasalahan dari permasalahan tersebut, maka digunakan tools fishbone diagram atau
diagram tulang ikan untuk mencari akar permasalahan dari masalah yang muncul.
Step 2 : Menentukan Peluang (Opportunities) dan Tantangan (Threats) Organisasi
Setelah kekuatan dan kelemahan berhasil dipetakan, selanjutnya adalah
melakukan identifikasi terhadap peluang dan ancaman/tantangan yang ada pada
lingkungan eksternal organisasi. Lingkungan eksternal organisasi dapat dilihat dari
tujuh aspek, yaitu: (1) politik, (2) ekonomi, (3) social, (4) teknologi, (5) lingkungan, (6)
hukum, dan (7) kompetisi (Armada, 2013).
6
Lantas bagaimana kita mengetahui mana peluang dan mana ancaman? Untuk
menentukan peluang dan ancaman dapat digunakan metode analisis dampak (impact
analysis), di mana diitentukan apa dampak ketujuh aspek di atas terhadap organisasi.
Jika dampak tersebut menguntungkan organisasi, maka kita tandai hal tersebut sebagai
peluang.
Namun, jika dampak tersebut justru merugikan organisasi, maka kita
mengindentifikasi sebagai ancaman.
Contohnya pemberitaan media massa tentang
kandungan zat berbahaya pada biscuit.
Tentu hal ini akan sangat merugikan
perusahaan jika kita adalah perusahaan yang juga memproduksi produk seperti biscuit.
Oleh karena itu dengan adanya pemberitaan ini maka akan memberikan dampak
terhadap penjuatan produk biscuit yang dilakukan perusahaan, sehingga dapat kita
identifikasi hal tersebut sebagai ancaman perusahaan.
Step 3 : Matriks SWOT
Output dari analisis SWOT adalah strategi SWOT, dimana kita akan
mendapatkan strategi menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang bisnis
yang dimiliki (Strategi SO), menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman (Strategi
ST), mengatasi kelemahan untuk memanfaatkan peluang (Strategi WO), dan mengatasi
kelemahan untuk mengatasi ancaman (Strategi WT).
Analisa menggunakan Matriks SWOT
Berikut ini adalah sebuah simulasi analisa menggunakan Matriks SWOT dengan
mengambil contoh Fakultas Pertanian Universitias Udayana. Karena simulasi, maka
rumusan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman belum dapat mewakili kondisi
faktual FP Unud.
Berdasarkan analisa lingkungan yang telah dilakukan sebelumnya, maka
diketahui beberapa peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
FP Unud. Dengan demikian kita dapat menganalisa dan mengetahui isu strategis yang
dihadapi oleh FP Unud berdasarkan matriks di bawah ini.
7
Tabel 1. Matriks SWOT FP Unud
Faktor Internal
Kekuatan (S)
-
-
Faktor Eksternal
Motivasi dosen dan mahasiswa FP Unud
tergolong tinggi
Fasilitas perpustakaan dan
laboratorium
lengkap
Pendekatan,
metode
dosen mengajar yang
bervariasi
Kelemahan (W)
Fakultas pertanian
sebagai pilihan kedua
bagi mahasiswa baru
Kualifikasi dosen
rendah
Kurangnya pendanaan
Peluang (O):
-
Dukungan pemerintah
daerah
- Produk pertanian
menjadi primadona
- Kesesuaian dengan
tuntutan masyarakat
akan kebutuhan bahan
pangan
Ancaman (T):
-
Lembaga
pendidikan
sejenis
Dukungan orang tua
rendah
Perkembangan
pariwisata Bali
S-O
W-O
S-T
W-T
8
Berdasarkan isu-isu tersebut dapat dikembangkan isu-isu kombinasi yang paling
berpengaruh sebagai berikut:
a. Strategi S-O
Strategi ini dibuat berdasarkan lembaga, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan
untuk merebut dan menafaatkan peluang sebesar-besarnya.
S1-O1
: Bagaimana memanfaatkan motivasi dosen dan mahasiswa yang tinggi
untuk menarik dukungan pemerintah daerah dalam menunjang kegiatan
FP Unud.
S2-O2
: Bagaimana memanfaatkan fasilitas perpustakaan, laboratorium untuk
pembelajaran yang sesuai untuk menghasilkan produk pertanian yang
menjadi primadona masyarakat.
S3-O3
: Bagaimana dosen dapat menggunakan berbagai pendekatan dan metode
mengajar agar dapat menciptakan lulusan yang sesuai dengan tuntutan
masyarakat untuk menghasilkan bahan pangan yang bermutu.
b. Strategi S-T
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki FP Unud untuk
mengatasi dan menghindari ancaman
S1-T1
: Bagamana
memanfaatkan
motivasi
dosen
dan
mahasiswa
untuk
melaksanakan berbagai kegiata yang positif sebagai keunggulan fakultas
dari lembaga sejenis yang ada di sekitarnya
S2-T2
: Bagaimana
meningkatkan
mengembangkan
fasilitas
dukungan
perpustakaan
orang
dan
tua
untuk
terus
laboratorium
guna
9
mendukung proses pembelajaran
S3-T3
: Bagaimana memanfaatkan kemampuan dosen dalam mengajar dengan
menggunakan berbagai pendekatan dan metode yang bervariasi namun
tidak memerlukan biaya tinggi agar tidak terlalu memberatkan orang tua
atau masyarakat.
c. Strategi W-O
ini adalah strategi dalam menyikapi dan mengurangi kelemahan yang ada dengan
memanfaatkan peluang yang ada.
W3-O1
: Bagaimana mendapatkan dukungan pemerintah dalam mengatasi keadaan
keuangan FP Unud yang rendah
W1-O2
: Bagaimana
memanfaatkan
IPTEK
dalam
pembelajaran
untuk
meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima di FP Unud
W1-O3
: Bagaimana memanfaatkan tingkat kualifikasi dosen untuk meningkatkan
kualitas lulusan sesuai dengan tuntutan masyarakat untuk menghasilkan
bahan pangan.
d. Strategi W-T
Ini adalah strategi dalam menyikapi dan mengurangi kelemahan yang ada guna
menghindari potensi ancaman yang ada
W1-T1
: Bagaimana meningkatkan jumlah mahasiswa yang selama ini menjadikan
FP Unud pilihan ke-dua sebagai fakultas pavorit dibandingkan dengan
lembaga sejenis
W2-T3
: Bagaimana memanfaatkan potensi dosen untuk mengajarkan keterampilan
pertanian yang mendukung kebutuhan pariwisata Bali.
W3-T2
: Bagaimana
meningkatkan
dukungan
orang
tua
mahasiswa
untuk
meningkatkan posisi keuangan FP Unud guna membiayai berbagai
10
kegiatan di fakultas.
Formulasi Strategi
Dari hasil analisis di atas, maka formulasi strategis yang ditawarkan dalam
perencanaan strategis ini adalah strategi kombinasi isu-isu internal dan isu-isu
eksternal yang digambarkan dalam Table 2.
Tabel 2. Matriks Strategi Kombinasi Internal-Eksternal
Faktor Internal
Kekuatan (S)
-
-
Motivasi dosen dan
mahasiswa FP Unud
tergolong tinggi
Fasilitas perpustakaan dan
laboratorium lengkap
Pendekatan, metode dosen
mengajar yang bervariasi
Kelemahan (W)
-
-
Fakultas pertanian sebagai
pilihan kedua bagi
mahasiswa baru
Kualifikasi dosen rendah
Kurangnya pendanaan
Faktor Eksternal
Peluang (O):
-
Dukungan pemerintah
daerah
Produk pertanian menjadi
primadona
Kesesuaian dengan tuntutan
masyarakat akan kebutuhan
bahan pangan
S-O
Strategi:
Strategi:
-
-
-
-
Ancaman (T):
-
Lembaga pendidikan sejenis
Dukungan orang tua rendah
Perkembangan
pariwisata
Bali
W-O
Melaksanakan berbagai
kegiatan UKM
Meningkatkan pemanfaatan
fasilitas perpustakaan,
laboratorium untuk
pembelajaran
Mengikutsertakan dosen
pada berbagai pelatihan
meningkatkan kemampuan
dosen dalam mengajar guna
menghasilkan lulusan yang
sesuai dengan tuntutan
masyarakat dalam
menghasilkan bahan pangan
S-T
-
-
Mengajukan proposal
kegiatan kepada pemerintah
daerah guna mendukung
berbagai kegiatan fakultas
Mengupayakan/
menghasilkan produk
pertanian yang menjadi
primadona masyarakat
Memotivasi dosen untuk
meningkatkan kualifikasinya
W-T
Strategi:
Strategi:
-
-
-
Memberikan tugas sebagai
pembina kepada dosen
dalam berbagai kegiatan
OKFP
Meningkatkan dukungan
-
Memberikan berbagai
beasiswa kepada mahasiswa
FP Unud
Memberikan orientasi
kepada murid-murid SMU
11
-
orang tua untuk
mengembangkan fasilitas
perpustakaan, laboratorium
guna menunjang proses
pembelajaran
Memberikan pelatihan
kepada dosen dalam
menguasai berbagai metode
dalam mengajar
-
sebagai calon mahasiswa FP
Unud
Meningkatkan kerjasama
dan hubungan baik dengan
orang tua mahasiswa.
Formulasi Program
Setelah merumuskan matrik strategi kombinasi internal-eksternal, maka pada
tahap akhir analisis SWOT adalah menyusun formulasi program.
a.
Pengembangan Sumber Daya Manusia
-
Mengikutsertakan dosen pada berbagai pelatihan
-
Memberikan kesempatan dan mengikutsertakan dosen untuk melanjutkan
pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi (S3)
-
Memberikan berbagai pelatihan kepada mahasiswa (PKM dan LKMM)
-
Mengikutsertakan mahasiswa ke berbagai lomba dan pertandingan baik di
tingkat loka, nasional, maupun internasional
-
Mengadakan pengabdian masyarakat setiap semester.
b. Pengembangan Organisasi
-
Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi dan Pemda
-
Menerapkan sistem manajemen informasi melalui komputer dan internet
-
Meningkatkan komunikasi dengan pihak penyandang dana, dewan penyantun,
dan lain-lain.
-
Memelihara iklim budaya organisasi yang demokratis
-
Meningkatkan pemanfaatan fasilitas, internet dalam proses pembelajaran.
-
Meningkatkan penggunaan sarana perpustakaan, laboratorium dalam
pembelajaran
12
c. Pengembangan Sarana dan Prasarana
-
Melengkapi fasilitas laboratorium, ruang kelas, dan perpustakaan
-
Memelihara kondisi alat-alat
-
Melengkapi referensi (koleksi) buku di perpustakaan
-
Penyediaan koperasi mahasiswa untuk menjual berbagai keperluan mahasiswa
-
Mengembangkan kantin fakultas lengkap dengan wifi supaya lebih kondusif
-
Pembangunan taman fakultas
-
Melengkapi lapangan-lapangan dan alat-alat olahraga
-
Melakukan perawatan sumber dan saluran air di kampus bukit
-
Melakukan perawatan listik di fakultas.
Penutup
Keterpanduan program dengan mempehatikan hasil dari analisis potensi
wilayah yang ada pada organisasi sangat diperlukan guna memenuhi tantangan dan
prospek yang ada kedepannya. Diharapkan dengan mengetahui potensi kelembagaan
yang ada, baik dari faktor internal (kekuatan dan kelemahan) maupun dari faktor
eksternal (Peluang dan Ancaman), diharapkan kita dapat memberikan gambaran kasar
akan rumusan kebijakan yang harus dilakukan guna mengoptimalkan segala potensi
dan kondisi yang ada dengan sebaik mungkin. Jayalah Fakultas pertanian Universitas
Udayana.
13
Daftar Pustaka
Armada, J. 2013. Contoh Penerapan Analisis SWOT. [artikel online]. Internet.
http://catatan pamong—bhinekanaraekabakti.com. Diakses tanggal 3 Oktober
2013.
Bass B.M. 1991. Bass & Stogdill's handbook of leadership : Theory, Research and
Managerial Applications 3th Ed. New York:The Free Press
Marcom, C. 2013. Aplikasi Analisis SWOT dalam Organisasi. [Artikel online]. Internet.
http://www.wordpress.com. Diakses pada tanggal 3 Oktober 2013.
Margono, S. dan Sumardjo. 2003. Kelompok, Organisasi dan Kepemimpinan. Program
Studi Penyuluhan Pembangunan, Faktor Pasca Sarjana. Bogor: Institut Pertanian
Bogor.
Sutarto. 1998. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
14
PADA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS UDAYANA1)
Oleh: Dr. I Gede Setiawan Adi Putra, SP., MSi 2)
PENDAHULUAN
Mengapa organisasi perlu?
Mengapa untuk melaksanakan yang besar yang
tidak bisa diselesaikan oleh satu orang, melainkan harus oleh banyak orang? Mengapa
perlu pengorganisasian yang rapi dan baik?
Ini ceritera tentang empat orang yang bernama Everybody, Somebody, Anybody
dan Nobody. Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Everybody diminta
untuk mengerjakannya.
Everybody yakin bahwa Somebody akan mengerjakannya.
Sebetulnya Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody yang mengerjakannya.
Somebody marah sebab itu tugas Everybody. Everybody pikir bahwa Anybody dapat
mengerjakannya, tetapi Nobody sadar bahwa Everybody tidak akan mengerjakannya.
Akhirnya, Everybody menyalahkan Somebody yang sebetulnya Nobody diminta oleh
Anybody (Margono dan Sumardjo, 2003).
Cerita di atas perlu kita renungkan, apa yang sebenarnya makna yang
terkandung di dalamnya. Contoh: Banyaknya sampah di Kampus Fakultas Pertanian
Universitas Udayana Bukit Jimbaran. Setiap orang bisa memungut dan membuangnya
ke tempat sampah. Nyatanya tidak ada satu orangpun yang melakukannya.
Apabila dicermati bahwa seseorang dalam kehidupannya selamanya tidak akan
hidup seorang diri, ia akan berinteraksi antar sesama manusia sehingga akan terbentuk
suatu kelompok yang pada awalnya sebagai kelompok-kelompok yang kecil, lama
kelamaan dari kehidupan bersama tersebut dan dengan adanya kebutuhan-kebutuhan
yang mendesak dari setiap individu akan mengarah pada suatu kebutuhan untuk
_______________________________
1) Makalah disampaikan pada Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa Tahun 2013
Fakultas Pertanian Universitas Udayana 05-06 Oktober 2013 di Kampus Bukit Jimbaran
2) Dosen Prodi Agribisnis Fakultas Pertanian Universitas Udayana
membentuk kelompok-kelompok sosial yang lebih besar. Menurut Slamet (2001)
beberapa kelompok yang dibentuk menjadi suatu kesatuan guna pencapaian suatu
tujuan tertentu dikatakan sebagai organisasi.
Beberapa perangkat tentang pengertian organisasi telah dikemukakan sebanyak
46 definisi pengertian organisasi yang pada intinya memberikan batasan tentang
organisasi sebagai suatu sistem saling pengaruh antar orang dalam kelompok yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi bukanlah sekedar kumpulan
orang dan bukan pula hanya sekedar pembagian kerja, karena pembagian kerja
hanyalah salah satu asas organisasi (Bass, 1991).
Dari definisi yang sederhana dari organisasi tersebut dapat ditekankan di sini
bahwa organisasi terdiri dari kumpulan orang-orang, proses pembagian kerja, dan
sistem kerjasama. Faktor-faktor tersebut tidak dapat berdiri sendiri, melainkan saling
terkait membentuk suatu kesatuan, dimana kesatuan dan kebulatan dari sistem
organisasi tersebut diikatkan oleh asas-asas organisasi.
Menurut Sutarto (1984) terdapat dua unsur daripada organisasi yaitu unsur inti
dan unsur kerja. Unsur inti adalah orang-orang yang terhimpun dalam organisasi,
sedangkan unsur kerja adalah daya manusia dan unsur daya bukan manusia. Unsur
daya manusia terdiri dari (1) kemampuan untuk bekerja, (2) kemampuan untuk
mempengaruhi orang lain, (3) kemampuan melaksanakan asas-asas organisasi.
Sedangkan unsur daya bukan manusia yang meliputi (1) alam, (2) iklim, (3) udara, dan
lain-lain fakor lingkungan yang ada.
Organisasi juga merupakan sistem terbuka yang selalu melibatkan input, proses,
output, dan umpan balik. Organisasi menerima dari lingkungan berbagai input berupa
benda, energi, dan informasi yang kemudian memprosesnya sehingga menimbulkan
output.
Menurut Sutarto (1984) di dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem
utama yang berupa subsistem tujuan dan nilai, subsistem tehnik, subsistem psychososial,
subsistem struktur, dan subsistem manajerial.
2
Apa itu Teori Analisis SWOT?
Teori Analisis SWOT adalah sebuah teori yang digunakan untuk merencanakan
sesuatu hal yang dilakukan dengan SWOT. SWOT adalah sebuah singkatan dari, S
adalah STRENGHT atau Kekuatan, W adalah WEAKNESS atau Kelemahan, O adalah
OPPORTUNITY atau Kesempatan, dan T adalah THREAT atau Ancaman. SWOT ini
biasa digunakan untuk menganalisis suatu kondisi dimana akan dibuat sebuah rencana
untuk melakukan sesuatu, sebagai contoh, program kerja.
Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekualsi bisnis atau
proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang
tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang
memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an
dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500 (Marcom, 2013).
SWOT untuk Organisasi
Dalam sebuah organisasi biasanya setiap awal periode kepengurusan akan
dilaksanakan pembuatan rencana program kerja, untuk itu biasanya akan dilakukan
sebuahanalisis kondisi mengenai suatu organisasi tersebut. Analisis SWOT biasanya
dicantumkandalam GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja) yang menjelaskan tentang
kondisi lingkungan organisasi baik kondisi internal maupun external. Analisis SWOT
ini merupakan sebuah ‘penyelidikan´ tentang situasi dan kondisi dalam suatu
lingkungan.
Contohnya adalah: Ada sebuah organisasi yang akan membuat program kerja,
untuk itu mereka harus tahu tentang kondisi organisasi mereka dan lingkungan
dimana organisasi itu berada. Untuk itu mereka melakukan analisis SWOT, pertama S,
yaitu dengan mengetahui kekuatanorganisasi ± dalam hal ini, kekuatan bisa diartikan
sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi tersebut. Misalnya, pengurus
3
yang setia terhadap organisasi, atau kasorganisasi yang banyak, dll. Kedua W, yaitu
dengan mengetahui kelemahan organisasi dalam hal ini, kelemahan bisa diartikan
sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi tersebut. Misalnya, kondisi
anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dll.
Ketiga O, yaitu dengan mengetahui kesempatan organisasi dalam hal ini bias
diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan namun jika
tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila
diminta. Keempat T, yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi dalam hal ini bisa
diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam selama perjalanan
kepengurusan. Misalnya,banyak pengurus dan anggota yang tidak aktif.
Setelah dilakukan analisis SWOT maka jadi mengetahui kondisi nyata apa
yang terjadi di lingkungan internal dan external organisas, maka dapat mulai membuat
rencana program kerja yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan dan mampu
untuk dilaksanakan oleh pengurus tersebut.
Bagaimana menggunakan SWOT?
Kegunaan analisis SWOT tidak terbatas pada organisasi yang mencari laba.
Analisis SWOT dapat digunakan dalam setiap situasi pengambilan keputusan ketika
keadaan akhir yang diinginkan telah ditetapkan. Contohnya antara lain organisasi
nirlaba, unit pemerintah, dan individu. Analisis SWOT juga dapat digunakan dalam
perencanaan pra krisis dan pencegahan krisis manajemen.
Analisis SWOT adalah salah satu tools analisis untuk melihat kondisi internal
dan eksternal organisasi berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang maupun
tantangan yang ada dalam suatu organisasi. Alat ini sudah sangat familiar khususnya
bagi mereka yang berkecimpung di dunia manajemen. Namun, apakah melakukan
analisis SWOT pada dunia nyata semudah yang dibayangkan?
4
Gambar 1 berikut ini akan memaparkan bagaimana kerangka dalam melakukan
analisis SWOT, dimulai dari penentuan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan
hingga perumusan strategi SWOT.
COMPANY
WEAKNESSESS
COMPANY
STRENGTH
BUSINESS
OPPORTUNITY
BUSINESS
THREATS
TO – WS
MATRIX
STRATEGI DAN
INISIATIF
Gambar 1. Kerangka analisis SWOT
Step 1 : Menentukan Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses) Organisasi
Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi merupakan hasil pemindaian
terhadap lingkunga bisnis internal. Tentunya, utuk mendapatkan hasil analisis SWOT
yang tepat, penentuan kekuatan dan kelemahan tidak dapat dilakukan sembarangan.
Selain validitas dan reliabilitas data yang dimiliki, penggunaan metode dan tools yang
tepat pun menjadi salah satu constraint dalam menentukan kerangka perumusan
kekuatan dan kelemahan organisasi dengan menggunakan berbagai metode dan tools
manajemen yang tersedia.
Bagaimana mengetahui kekuatan dan kelemahan? Tentu dalam mementukan
sesuatu itu sebagai sebuah kekuatan dan kelemahan, harus ada pembanding yang kita
gunakan.
Pembanding tersebut dapat berupa standard/best practise yang ada,
5
membandingkan kondisi internal perusahaan dengan competitor atau jika kedua hal
tersebut tidak mungkin dilakukan maka penentuan kekuatan dan kelemahan juga
dapat dilakukan melalui expert judgment, yaitu dengan meminta pendapat pakar/ahli
dibidangnya.
Selanjutnya identifikasi kekuatan dapat kita lakukan, dimana jika kondisi saat ini
lebih baik daripada kondisi yang terdapat pada standard/best practise, maka kita bias
katakana hal itu sebagai sebuah kekuatan. Sebaliknya, jika kondisi perusahaan lebih
buruk atau dibawah standard/best practise atau kondisi organisasi competitor, maka
kita bias katakana hal itu sebagai kelemahan. Kemudian dilakukan pemetaan kekuatan
dan kelemahan dengan menggunakan empat perspektif balance scorecard yaitu
keuangan (finance), pelanggan (customer), proses internal (internal process), dan
pertumbuhan dan pembelajaran (learning and growth).
Karena kelemahan identik dengan masalah, maka identifikasi kelemahan tidak
bias dilaukan hanya dengan melihat gap seperti pada identifikasi kekuatan. Sebab kita
tidak tahu apakah masalah yang kita identifikasi adalah masalah yang sebebarnya atau
hanya masalah yang nampak di permukaan saja.
Agar kita mendapatkan akar
permasalahan dari permasalahan tersebut, maka digunakan tools fishbone diagram atau
diagram tulang ikan untuk mencari akar permasalahan dari masalah yang muncul.
Step 2 : Menentukan Peluang (Opportunities) dan Tantangan (Threats) Organisasi
Setelah kekuatan dan kelemahan berhasil dipetakan, selanjutnya adalah
melakukan identifikasi terhadap peluang dan ancaman/tantangan yang ada pada
lingkungan eksternal organisasi. Lingkungan eksternal organisasi dapat dilihat dari
tujuh aspek, yaitu: (1) politik, (2) ekonomi, (3) social, (4) teknologi, (5) lingkungan, (6)
hukum, dan (7) kompetisi (Armada, 2013).
6
Lantas bagaimana kita mengetahui mana peluang dan mana ancaman? Untuk
menentukan peluang dan ancaman dapat digunakan metode analisis dampak (impact
analysis), di mana diitentukan apa dampak ketujuh aspek di atas terhadap organisasi.
Jika dampak tersebut menguntungkan organisasi, maka kita tandai hal tersebut sebagai
peluang.
Namun, jika dampak tersebut justru merugikan organisasi, maka kita
mengindentifikasi sebagai ancaman.
Contohnya pemberitaan media massa tentang
kandungan zat berbahaya pada biscuit.
Tentu hal ini akan sangat merugikan
perusahaan jika kita adalah perusahaan yang juga memproduksi produk seperti biscuit.
Oleh karena itu dengan adanya pemberitaan ini maka akan memberikan dampak
terhadap penjuatan produk biscuit yang dilakukan perusahaan, sehingga dapat kita
identifikasi hal tersebut sebagai ancaman perusahaan.
Step 3 : Matriks SWOT
Output dari analisis SWOT adalah strategi SWOT, dimana kita akan
mendapatkan strategi menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang bisnis
yang dimiliki (Strategi SO), menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman (Strategi
ST), mengatasi kelemahan untuk memanfaatkan peluang (Strategi WO), dan mengatasi
kelemahan untuk mengatasi ancaman (Strategi WT).
Analisa menggunakan Matriks SWOT
Berikut ini adalah sebuah simulasi analisa menggunakan Matriks SWOT dengan
mengambil contoh Fakultas Pertanian Universitias Udayana. Karena simulasi, maka
rumusan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman belum dapat mewakili kondisi
faktual FP Unud.
Berdasarkan analisa lingkungan yang telah dilakukan sebelumnya, maka
diketahui beberapa peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
FP Unud. Dengan demikian kita dapat menganalisa dan mengetahui isu strategis yang
dihadapi oleh FP Unud berdasarkan matriks di bawah ini.
7
Tabel 1. Matriks SWOT FP Unud
Faktor Internal
Kekuatan (S)
-
-
Faktor Eksternal
Motivasi dosen dan mahasiswa FP Unud
tergolong tinggi
Fasilitas perpustakaan dan
laboratorium
lengkap
Pendekatan,
metode
dosen mengajar yang
bervariasi
Kelemahan (W)
Fakultas pertanian
sebagai pilihan kedua
bagi mahasiswa baru
Kualifikasi dosen
rendah
Kurangnya pendanaan
Peluang (O):
-
Dukungan pemerintah
daerah
- Produk pertanian
menjadi primadona
- Kesesuaian dengan
tuntutan masyarakat
akan kebutuhan bahan
pangan
Ancaman (T):
-
Lembaga
pendidikan
sejenis
Dukungan orang tua
rendah
Perkembangan
pariwisata Bali
S-O
W-O
S-T
W-T
8
Berdasarkan isu-isu tersebut dapat dikembangkan isu-isu kombinasi yang paling
berpengaruh sebagai berikut:
a. Strategi S-O
Strategi ini dibuat berdasarkan lembaga, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan
untuk merebut dan menafaatkan peluang sebesar-besarnya.
S1-O1
: Bagaimana memanfaatkan motivasi dosen dan mahasiswa yang tinggi
untuk menarik dukungan pemerintah daerah dalam menunjang kegiatan
FP Unud.
S2-O2
: Bagaimana memanfaatkan fasilitas perpustakaan, laboratorium untuk
pembelajaran yang sesuai untuk menghasilkan produk pertanian yang
menjadi primadona masyarakat.
S3-O3
: Bagaimana dosen dapat menggunakan berbagai pendekatan dan metode
mengajar agar dapat menciptakan lulusan yang sesuai dengan tuntutan
masyarakat untuk menghasilkan bahan pangan yang bermutu.
b. Strategi S-T
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki FP Unud untuk
mengatasi dan menghindari ancaman
S1-T1
: Bagamana
memanfaatkan
motivasi
dosen
dan
mahasiswa
untuk
melaksanakan berbagai kegiata yang positif sebagai keunggulan fakultas
dari lembaga sejenis yang ada di sekitarnya
S2-T2
: Bagaimana
meningkatkan
mengembangkan
fasilitas
dukungan
perpustakaan
orang
dan
tua
untuk
terus
laboratorium
guna
9
mendukung proses pembelajaran
S3-T3
: Bagaimana memanfaatkan kemampuan dosen dalam mengajar dengan
menggunakan berbagai pendekatan dan metode yang bervariasi namun
tidak memerlukan biaya tinggi agar tidak terlalu memberatkan orang tua
atau masyarakat.
c. Strategi W-O
ini adalah strategi dalam menyikapi dan mengurangi kelemahan yang ada dengan
memanfaatkan peluang yang ada.
W3-O1
: Bagaimana mendapatkan dukungan pemerintah dalam mengatasi keadaan
keuangan FP Unud yang rendah
W1-O2
: Bagaimana
memanfaatkan
IPTEK
dalam
pembelajaran
untuk
meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima di FP Unud
W1-O3
: Bagaimana memanfaatkan tingkat kualifikasi dosen untuk meningkatkan
kualitas lulusan sesuai dengan tuntutan masyarakat untuk menghasilkan
bahan pangan.
d. Strategi W-T
Ini adalah strategi dalam menyikapi dan mengurangi kelemahan yang ada guna
menghindari potensi ancaman yang ada
W1-T1
: Bagaimana meningkatkan jumlah mahasiswa yang selama ini menjadikan
FP Unud pilihan ke-dua sebagai fakultas pavorit dibandingkan dengan
lembaga sejenis
W2-T3
: Bagaimana memanfaatkan potensi dosen untuk mengajarkan keterampilan
pertanian yang mendukung kebutuhan pariwisata Bali.
W3-T2
: Bagaimana
meningkatkan
dukungan
orang
tua
mahasiswa
untuk
meningkatkan posisi keuangan FP Unud guna membiayai berbagai
10
kegiatan di fakultas.
Formulasi Strategi
Dari hasil analisis di atas, maka formulasi strategis yang ditawarkan dalam
perencanaan strategis ini adalah strategi kombinasi isu-isu internal dan isu-isu
eksternal yang digambarkan dalam Table 2.
Tabel 2. Matriks Strategi Kombinasi Internal-Eksternal
Faktor Internal
Kekuatan (S)
-
-
Motivasi dosen dan
mahasiswa FP Unud
tergolong tinggi
Fasilitas perpustakaan dan
laboratorium lengkap
Pendekatan, metode dosen
mengajar yang bervariasi
Kelemahan (W)
-
-
Fakultas pertanian sebagai
pilihan kedua bagi
mahasiswa baru
Kualifikasi dosen rendah
Kurangnya pendanaan
Faktor Eksternal
Peluang (O):
-
Dukungan pemerintah
daerah
Produk pertanian menjadi
primadona
Kesesuaian dengan tuntutan
masyarakat akan kebutuhan
bahan pangan
S-O
Strategi:
Strategi:
-
-
-
-
Ancaman (T):
-
Lembaga pendidikan sejenis
Dukungan orang tua rendah
Perkembangan
pariwisata
Bali
W-O
Melaksanakan berbagai
kegiatan UKM
Meningkatkan pemanfaatan
fasilitas perpustakaan,
laboratorium untuk
pembelajaran
Mengikutsertakan dosen
pada berbagai pelatihan
meningkatkan kemampuan
dosen dalam mengajar guna
menghasilkan lulusan yang
sesuai dengan tuntutan
masyarakat dalam
menghasilkan bahan pangan
S-T
-
-
Mengajukan proposal
kegiatan kepada pemerintah
daerah guna mendukung
berbagai kegiatan fakultas
Mengupayakan/
menghasilkan produk
pertanian yang menjadi
primadona masyarakat
Memotivasi dosen untuk
meningkatkan kualifikasinya
W-T
Strategi:
Strategi:
-
-
-
Memberikan tugas sebagai
pembina kepada dosen
dalam berbagai kegiatan
OKFP
Meningkatkan dukungan
-
Memberikan berbagai
beasiswa kepada mahasiswa
FP Unud
Memberikan orientasi
kepada murid-murid SMU
11
-
orang tua untuk
mengembangkan fasilitas
perpustakaan, laboratorium
guna menunjang proses
pembelajaran
Memberikan pelatihan
kepada dosen dalam
menguasai berbagai metode
dalam mengajar
-
sebagai calon mahasiswa FP
Unud
Meningkatkan kerjasama
dan hubungan baik dengan
orang tua mahasiswa.
Formulasi Program
Setelah merumuskan matrik strategi kombinasi internal-eksternal, maka pada
tahap akhir analisis SWOT adalah menyusun formulasi program.
a.
Pengembangan Sumber Daya Manusia
-
Mengikutsertakan dosen pada berbagai pelatihan
-
Memberikan kesempatan dan mengikutsertakan dosen untuk melanjutkan
pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi (S3)
-
Memberikan berbagai pelatihan kepada mahasiswa (PKM dan LKMM)
-
Mengikutsertakan mahasiswa ke berbagai lomba dan pertandingan baik di
tingkat loka, nasional, maupun internasional
-
Mengadakan pengabdian masyarakat setiap semester.
b. Pengembangan Organisasi
-
Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi dan Pemda
-
Menerapkan sistem manajemen informasi melalui komputer dan internet
-
Meningkatkan komunikasi dengan pihak penyandang dana, dewan penyantun,
dan lain-lain.
-
Memelihara iklim budaya organisasi yang demokratis
-
Meningkatkan pemanfaatan fasilitas, internet dalam proses pembelajaran.
-
Meningkatkan penggunaan sarana perpustakaan, laboratorium dalam
pembelajaran
12
c. Pengembangan Sarana dan Prasarana
-
Melengkapi fasilitas laboratorium, ruang kelas, dan perpustakaan
-
Memelihara kondisi alat-alat
-
Melengkapi referensi (koleksi) buku di perpustakaan
-
Penyediaan koperasi mahasiswa untuk menjual berbagai keperluan mahasiswa
-
Mengembangkan kantin fakultas lengkap dengan wifi supaya lebih kondusif
-
Pembangunan taman fakultas
-
Melengkapi lapangan-lapangan dan alat-alat olahraga
-
Melakukan perawatan sumber dan saluran air di kampus bukit
-
Melakukan perawatan listik di fakultas.
Penutup
Keterpanduan program dengan mempehatikan hasil dari analisis potensi
wilayah yang ada pada organisasi sangat diperlukan guna memenuhi tantangan dan
prospek yang ada kedepannya. Diharapkan dengan mengetahui potensi kelembagaan
yang ada, baik dari faktor internal (kekuatan dan kelemahan) maupun dari faktor
eksternal (Peluang dan Ancaman), diharapkan kita dapat memberikan gambaran kasar
akan rumusan kebijakan yang harus dilakukan guna mengoptimalkan segala potensi
dan kondisi yang ada dengan sebaik mungkin. Jayalah Fakultas pertanian Universitas
Udayana.
13
Daftar Pustaka
Armada, J. 2013. Contoh Penerapan Analisis SWOT. [artikel online]. Internet.
http://catatan pamong—bhinekanaraekabakti.com. Diakses tanggal 3 Oktober
2013.
Bass B.M. 1991. Bass & Stogdill's handbook of leadership : Theory, Research and
Managerial Applications 3th Ed. New York:The Free Press
Marcom, C. 2013. Aplikasi Analisis SWOT dalam Organisasi. [Artikel online]. Internet.
http://www.wordpress.com. Diakses pada tanggal 3 Oktober 2013.
Margono, S. dan Sumardjo. 2003. Kelompok, Organisasi dan Kepemimpinan. Program
Studi Penyuluhan Pembangunan, Faktor Pasca Sarjana. Bogor: Institut Pertanian
Bogor.
Sutarto. 1998. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
14