Prosedur Penyelenggaraan Rapat Anggota Dewan Di Sekretariat Dprd Kota Surakarta COVER
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
ZAKARIA NUR AINI
D1511103
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh
ZAKARIA NUR AINI
D1511103
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs. Ali, M.Si
NIP. 19540830 198503 1 002
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
ZAKARIA NUR AINI
D1511103
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal
:
Tim Penguji
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si
...........................
2. Penguji 2
Drs. Ali, M.Si
..........................
Mengetahui,
Dekan
Prof. Drs. H. Pawito Ph.D
NIP.195408051985031002
Ketua Program
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19550202198503 1 006
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : ZAKARIA NUR AINI
N I M : D1511103
Menyatakan dengan
PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT
-betul karya sendiri. Hal-hal yang
bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan
dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar
yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Mei 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Zakaria Nur Aini
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
ungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila kamu telah
selesai (dari sesuatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain.
Dan hanya kepada Tuhanmulah
(QS. Insyirah: 6-8)
Laa Tahzan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan kepada:
Ayah dan Ibu tercinta
Mbak Arik dan Dik Abas tersayang
Sahabat 4_Sekawan Febriyana, Vita, Yunia
Semua Teman-teman MA 2011
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-Nya yang telah
melindungi serta membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir
Prosedur Penyelenggaraan Rapat Anggota Dewan Di Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi sebagai persyaratan kelulusan
Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana berkat adanya dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan
ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si, Ketua Program Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si., selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini
yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga, memberikan bimbingan,
pengarahan dan saran dalam pembuatan tugas akhir ini.
4. Bapak Drs. Pramono SU, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah
memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi.
5. Bapak Drs. Surisno Satrijo Utomo, M.Si, selaku penguji ujian tugas akhir.
6. Bapak Tri Puguh Priyadi, SH, MM., selaku Kepala Sekretaris Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan ijin dan
kesempatan Kuliah Kerja Magang.
7. Segenap Bapak/Ibu dosen Program Manajemen Administrasi yang telah
memberikan
bekal
ilmu
pengetahuan,
sehingga
penulis
mampu
menyelesaikan penulisan tugas akhir ini.
8. Berbagai pihak yang telah membantu penulis demi lancarnya penulisan tugas
akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Penyusunan tugas akhir ini telah berusaha semaksimal mungkin, namun
penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan karena
keterbatasan penulis. Dengan segala rendah hati penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dan menyempurnakan tugas akhir ini.
Penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak terutama
bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
IlmuPolitik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
Mei 2014
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................
i
HALAMAN PERSEMBAHAN ....................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................
iii
PERNYATAAN ............................................................................................
iv
MOTTO .........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ..........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...................................................................................
vii
DAFTAR ISI..................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL..........................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
xii
ABSTRAK .....................................................................................................
xiii
ABSTRACT
.
xiv
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................
1
A. Latar belakang Masalah .....................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..............................................................................
5
C. Tujuan pengamatan ............................................................................
5
D. Manfaat Pengamatan..........................................................................
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................
7
A. Pengertian Prosedur ...........................................................................
7
1. Manfaat Prosedur ..........................................................................
7
2. Prinsip Prosedur ............................................................................
9
B. Penyelenggaraan Rapat ......................................................................
10
1. Tujuan Rapat .................................................................................
11
2. Komponen-komponen
11
3. Pola Rapat......................................................................................
12
4. Persiapan Rapat .............................................................................
15
5. Tahap-tahap Perencanaan Proses Rapat ........................................
16
C. Anggota Dewan .................................................................................
25
D. Metode Pengamatan ...........................................................................
25
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Lokasi Pengamatan........................................................................
25
2. Jenis Pengamatan ..........................................................................
26
3. Sumber Data ..................................................................................
26
4. Teknik Pengumpulan Data ............................................................
28
5. Teknik Analisis Data .....................................................................
28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI .............................................
31
A. Kedudukan DPRD ............................................................................
31
B. Fungsi Dan Tugas Pokok DPRD .......................................................
31
C. Visi Dan Misi DPRD .........................................................................
33
D. Hak DPRD .........................................................................................
33
E. Kewajiban Anggota DPRD................................................................
34
F. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .....................................................
35
G. Struktur Organisasi ............................................................................
41
BAB IV PEMBAHASAN..............................................................................
43
1. Rapat Paripurna..................................................................................
43
2. Rapat Pimpinan DPRD ......................................................................
50
3. Rapat Konsultasi ................................................................................
52
4. Rapat Badan Musyawarah .................................................................
54
5. Rapat Komisi .....................................................................................
56
6. Rapat Badan Anggaran ......................................................................
60
7. Rapat Badan Legislasi Daerah ...........................................................
62
8. Rapat Badan Kehormatan ..................................................................
64
9. Rapat Panitia Khusus .........................................................................
66
10. Rapat Dengar Pendapat Umum..........................................................
68
BAB V PENUTUP ........................................................................................
74
A. KESIMPULAN ..................................................................................
74
B. SARAN ..............................................................................................
75
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
76
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel I : Laporan Penyelenggaraan Rapat Tahun 2013 ..............................
4
Tabel II : Pola Yang Khas Bersifat Memecahkan Persoalan .......................
12
Tabel II : Pola Yang Khas Bersifat Mengembangkan Informasi.................
14
Tabel IV : Bagan Rapat..................................................................................
23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar V
: Model Analisis Interaktif ...................................................
30
Gambar VI
: Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta......
41
Gambar VII
: Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Surakarta .....
42
Gambar VIII
:
71
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
ZAKARIA NUR AINI, D1511103. PROSEDUR PENYELENGGARAAN
RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA
SURAKARTA. Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Rapat merupakan sarana komunikasi yang penting dalam suatu organisasi
karena rapat berfungsi sebagai pedoman dalam pembahasan mengenai persoalan
untuk mencapai tujuan dengan kata sepakat. Tujuan pengamatan ini adalah untuk
mengetahui prosedur penyelenggaraan rapat anggota dewan di sekretariat DPRD
Kota Surakarta, sedangkan manfaat dari pengamatan ini adalah mengetahui dan
memperluas ilmu serta wawasan mengenai prosedur penyelenggaraan rapat anggota
dewan di sekretariat DPRD Kota Surakarta dan sebagai bahan evaluasi pada
bagian-bagian yang terlibat langsung serta aktif melakukan penyelenggaraan rapat
anggota dewan. Lokasi pengamatan ini adalah Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
Metode pengamatan yang dipergunakan deskriptif kualitatif. Sumber pengumpulan
data melalui wawancara, observasi serta pengkajian dokumen.
Hasil dari prosedur penyelenggaraan rapat di Sekretariat DPRD Kota
Surakarta adalah 1). Persiapan rapat dimulai dengan pembuatan jadwal oleh
masing-masing notulen. 2). Perencanaan rapat; pembuatan konsep, agenda dan
program kegiatan. 3). Penyusunan rapat; pembuatan catatan rapat dan rancangan
pembahasan. 4). Penyaranan rapat; kumpulan pendapat dari berbagai anggota yang
hadir dalam rapat. 5). Pengevaluasian rapat; pembahasan rapat dan pendapat dari
berbagai anggota yang akan dibahas secara menyeluruh hingga hasil keputusannya.
6). Pembuatan laporan rapat; pendataan hasil pembahasan. 7). Pengambilan
keputusan; hasil rapat yang meliputi Kebijakan Peraturan, Laporan Rapat dan
Catatan Rapat. Saran yang penulis sampaikan, untuk penambahan alokasi waktu
pada saat pembahasan rapat diberikan masa tenggang agar tidak ada penundaan
waktu, pada hasil rapat yang berupa catatan rapat sebaiknya diarsipakan sehingga
mempermudah dalam penyelenggaraan rapat selanjutnya dan dalam penyaranan
rapat sebaiknya seluruh anggota diberikan rancangan pembahasan rapat agar
mereka menyampaikan pendapatnya serta pimpinan rapat mewajibkan kepada
seluruh anggota rapat untuk menanyakan atau menyampaikan pendapatnya saat
rapat berlangsung
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
ZAKARIA NUR AINI, D1511103, BOARD MEMBER MEETING
PROCEDURE IN SECRETARY OF DPRD SURAKARTA. Administration
Management Study, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty,
Sebelas Maret University.
Since meeting is considered posses key role in discussing problems faced in
order to meet agreement, meeting is known as an important process in an
organization. The purpose of this study is to know the procedure meeting
management decision of board members in secretary of DPRD Surakarta. The
benefit of this observasion is to know and to expand knowledge dealing with board
member meeting management procedure in DPRD Surakarta secretary.
Furthermore, this research can give evaluation to departements directly involved
and actively managing board member meeting. The location this research is DPRD
Surakarta secretary. Observation method used is qualitative descriptive and the data
collection method used is interview, observation, and artefact analysis.
The findings procedure meeting management decision of board members in
secretary of DPRD Surakarta is 1). meeting preparation is started with scheduling
by the minut. 2). Meeting planning; concept composing, agenda, and activities
program. 3). Meeting composing; meeting noting and discussion plan. 4). Meeting
proposition; proposition collecting from board member present in the meeting. 5).
Meeting evaluation; meeting discussion and board member proposition will be
discussed thoroughly until the meeting output is attained.6). Report making;
meeting result paperwork. 7). Decision making; meeting result deals with rule
policy, meeting report, and meeting notes. Suggestion proposed by the author is to
extend time allocation for discussing. Meeting result notes shall be archived.
Furthermore, proposing and argumenting idea shift shall be organized by the chief
according to name list.
digilib.uns.ac.id
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
ZAKARIA NUR AINI
D1511103
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh
ZAKARIA NUR AINI
D1511103
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs. Ali, M.Si
NIP. 19540830 198503 1 002
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
ZAKARIA NUR AINI
D1511103
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal
:
Tim Penguji
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si
...........................
2. Penguji 2
Drs. Ali, M.Si
..........................
Mengetahui,
Dekan
Prof. Drs. H. Pawito Ph.D
NIP.195408051985031002
Ketua Program
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19550202198503 1 006
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : ZAKARIA NUR AINI
N I M : D1511103
Menyatakan dengan
PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT
-betul karya sendiri. Hal-hal yang
bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan
dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar
yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Mei 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Zakaria Nur Aini
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
ungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila kamu telah
selesai (dari sesuatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain.
Dan hanya kepada Tuhanmulah
(QS. Insyirah: 6-8)
Laa Tahzan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan kepada:
Ayah dan Ibu tercinta
Mbak Arik dan Dik Abas tersayang
Sahabat 4_Sekawan Febriyana, Vita, Yunia
Semua Teman-teman MA 2011
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-Nya yang telah
melindungi serta membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir
Prosedur Penyelenggaraan Rapat Anggota Dewan Di Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi sebagai persyaratan kelulusan
Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana berkat adanya dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan
ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si, Ketua Program Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si., selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini
yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga, memberikan bimbingan,
pengarahan dan saran dalam pembuatan tugas akhir ini.
4. Bapak Drs. Pramono SU, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah
memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi.
5. Bapak Drs. Surisno Satrijo Utomo, M.Si, selaku penguji ujian tugas akhir.
6. Bapak Tri Puguh Priyadi, SH, MM., selaku Kepala Sekretaris Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan ijin dan
kesempatan Kuliah Kerja Magang.
7. Segenap Bapak/Ibu dosen Program Manajemen Administrasi yang telah
memberikan
bekal
ilmu
pengetahuan,
sehingga
penulis
mampu
menyelesaikan penulisan tugas akhir ini.
8. Berbagai pihak yang telah membantu penulis demi lancarnya penulisan tugas
akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Penyusunan tugas akhir ini telah berusaha semaksimal mungkin, namun
penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan karena
keterbatasan penulis. Dengan segala rendah hati penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dan menyempurnakan tugas akhir ini.
Penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak terutama
bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
IlmuPolitik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
Mei 2014
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................
i
HALAMAN PERSEMBAHAN ....................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................
iii
PERNYATAAN ............................................................................................
iv
MOTTO .........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ..........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...................................................................................
vii
DAFTAR ISI..................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL..........................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
xii
ABSTRAK .....................................................................................................
xiii
ABSTRACT
.
xiv
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................
1
A. Latar belakang Masalah .....................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..............................................................................
5
C. Tujuan pengamatan ............................................................................
5
D. Manfaat Pengamatan..........................................................................
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................
7
A. Pengertian Prosedur ...........................................................................
7
1. Manfaat Prosedur ..........................................................................
7
2. Prinsip Prosedur ............................................................................
9
B. Penyelenggaraan Rapat ......................................................................
10
1. Tujuan Rapat .................................................................................
11
2. Komponen-komponen
11
3. Pola Rapat......................................................................................
12
4. Persiapan Rapat .............................................................................
15
5. Tahap-tahap Perencanaan Proses Rapat ........................................
16
C. Anggota Dewan .................................................................................
25
D. Metode Pengamatan ...........................................................................
25
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Lokasi Pengamatan........................................................................
25
2. Jenis Pengamatan ..........................................................................
26
3. Sumber Data ..................................................................................
26
4. Teknik Pengumpulan Data ............................................................
28
5. Teknik Analisis Data .....................................................................
28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI .............................................
31
A. Kedudukan DPRD ............................................................................
31
B. Fungsi Dan Tugas Pokok DPRD .......................................................
31
C. Visi Dan Misi DPRD .........................................................................
33
D. Hak DPRD .........................................................................................
33
E. Kewajiban Anggota DPRD................................................................
34
F. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .....................................................
35
G. Struktur Organisasi ............................................................................
41
BAB IV PEMBAHASAN..............................................................................
43
1. Rapat Paripurna..................................................................................
43
2. Rapat Pimpinan DPRD ......................................................................
50
3. Rapat Konsultasi ................................................................................
52
4. Rapat Badan Musyawarah .................................................................
54
5. Rapat Komisi .....................................................................................
56
6. Rapat Badan Anggaran ......................................................................
60
7. Rapat Badan Legislasi Daerah ...........................................................
62
8. Rapat Badan Kehormatan ..................................................................
64
9. Rapat Panitia Khusus .........................................................................
66
10. Rapat Dengar Pendapat Umum..........................................................
68
BAB V PENUTUP ........................................................................................
74
A. KESIMPULAN ..................................................................................
74
B. SARAN ..............................................................................................
75
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
76
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel I : Laporan Penyelenggaraan Rapat Tahun 2013 ..............................
4
Tabel II : Pola Yang Khas Bersifat Memecahkan Persoalan .......................
12
Tabel II : Pola Yang Khas Bersifat Mengembangkan Informasi.................
14
Tabel IV : Bagan Rapat..................................................................................
23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar V
: Model Analisis Interaktif ...................................................
30
Gambar VI
: Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta......
41
Gambar VII
: Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Surakarta .....
42
Gambar VIII
:
71
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
ZAKARIA NUR AINI, D1511103. PROSEDUR PENYELENGGARAAN
RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA
SURAKARTA. Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Rapat merupakan sarana komunikasi yang penting dalam suatu organisasi
karena rapat berfungsi sebagai pedoman dalam pembahasan mengenai persoalan
untuk mencapai tujuan dengan kata sepakat. Tujuan pengamatan ini adalah untuk
mengetahui prosedur penyelenggaraan rapat anggota dewan di sekretariat DPRD
Kota Surakarta, sedangkan manfaat dari pengamatan ini adalah mengetahui dan
memperluas ilmu serta wawasan mengenai prosedur penyelenggaraan rapat anggota
dewan di sekretariat DPRD Kota Surakarta dan sebagai bahan evaluasi pada
bagian-bagian yang terlibat langsung serta aktif melakukan penyelenggaraan rapat
anggota dewan. Lokasi pengamatan ini adalah Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
Metode pengamatan yang dipergunakan deskriptif kualitatif. Sumber pengumpulan
data melalui wawancara, observasi serta pengkajian dokumen.
Hasil dari prosedur penyelenggaraan rapat di Sekretariat DPRD Kota
Surakarta adalah 1). Persiapan rapat dimulai dengan pembuatan jadwal oleh
masing-masing notulen. 2). Perencanaan rapat; pembuatan konsep, agenda dan
program kegiatan. 3). Penyusunan rapat; pembuatan catatan rapat dan rancangan
pembahasan. 4). Penyaranan rapat; kumpulan pendapat dari berbagai anggota yang
hadir dalam rapat. 5). Pengevaluasian rapat; pembahasan rapat dan pendapat dari
berbagai anggota yang akan dibahas secara menyeluruh hingga hasil keputusannya.
6). Pembuatan laporan rapat; pendataan hasil pembahasan. 7). Pengambilan
keputusan; hasil rapat yang meliputi Kebijakan Peraturan, Laporan Rapat dan
Catatan Rapat. Saran yang penulis sampaikan, untuk penambahan alokasi waktu
pada saat pembahasan rapat diberikan masa tenggang agar tidak ada penundaan
waktu, pada hasil rapat yang berupa catatan rapat sebaiknya diarsipakan sehingga
mempermudah dalam penyelenggaraan rapat selanjutnya dan dalam penyaranan
rapat sebaiknya seluruh anggota diberikan rancangan pembahasan rapat agar
mereka menyampaikan pendapatnya serta pimpinan rapat mewajibkan kepada
seluruh anggota rapat untuk menanyakan atau menyampaikan pendapatnya saat
rapat berlangsung
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
ZAKARIA NUR AINI, D1511103, BOARD MEMBER MEETING
PROCEDURE IN SECRETARY OF DPRD SURAKARTA. Administration
Management Study, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty,
Sebelas Maret University.
Since meeting is considered posses key role in discussing problems faced in
order to meet agreement, meeting is known as an important process in an
organization. The purpose of this study is to know the procedure meeting
management decision of board members in secretary of DPRD Surakarta. The
benefit of this observasion is to know and to expand knowledge dealing with board
member meeting management procedure in DPRD Surakarta secretary.
Furthermore, this research can give evaluation to departements directly involved
and actively managing board member meeting. The location this research is DPRD
Surakarta secretary. Observation method used is qualitative descriptive and the data
collection method used is interview, observation, and artefact analysis.
The findings procedure meeting management decision of board members in
secretary of DPRD Surakarta is 1). meeting preparation is started with scheduling
by the minut. 2). Meeting planning; concept composing, agenda, and activities
program. 3). Meeting composing; meeting noting and discussion plan. 4). Meeting
proposition; proposition collecting from board member present in the meeting. 5).
Meeting evaluation; meeting discussion and board member proposition will be
discussed thoroughly until the meeting output is attained.6). Report making;
meeting result paperwork. 7). Decision making; meeting result deals with rule
policy, meeting report, and meeting notes. Suggestion proposed by the author is to
extend time allocation for discussing. Meeting result notes shall be archived.
Furthermore, proposing and argumenting idea shift shall be organized by the chief
according to name list.