PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS W
1
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB
PENATAUSAHAAN KEUANGAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (SKPD)
PADA PROSES SPP-SPM
Widyat Nurcahyo
Program Studi Teknik Informatika Universitas Tama Jagakarsa
widyat_nurcahyo@yahoo.com.sg
Yumniati Agustina
Program Studi Manajemen Informatika STMIK Jakarta STI&K
yumniati_agustina@yahoo.co.id
ABSTRAK
Peraturan Pemerintah tentang Pengelolaan Keuangan Daerah menuntut laporan keuangan
daerah yang bersifat desentralisasi ke Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Guna
mendukung proses pengelolaan keuangan daerah yang baik dan efektif, peranan sistem
informasi berbasis komputer merupakan solusinya. Dalam penelitian ini dikembangkan
sebuah sistem informasi berbasis web untuk proses penatausahaan keuangan daerah di
SKPD, yang berkaitan dengan pengajuan dana kegiatan melalui prosedur SPP-SPM.
Aplikasi ini ditekankan untuk meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan
akuntabilitas laporan keuangan SKPD. Dari hasil pengujian, aplikasi dapat menghasilkan
keluaran yang sempurna, dan tidak ditemukan kekurangan yang berarti dari sisi kecepatan
dan keakuratan sistem. Di masa mendatang, aplikasi perlu dikembangkan dengan
menambahkan keamanan yang memadai agar dapat digunakan melalui Internet, dan
dikembangkan agar mencakup proses penatausahaan keuangan SKPD yang lebih luas lagi.
Kata Kunci : Sistem Informasi berbasis Web, SKPD, SPP, SPM
ABSTRACT
Government Regulations of the Regional Financial Management requires that the financial
statements are decentralized to the local Regional Working Units (SKPD). To achieve a
good and effective financial management processes, the role of computer-based
information system is the solution. This study developed a web-based information systems
for the financial administration processes in the SKPD, with regard to the submission of
funding activities through the SPP-SPM procedures. This application is emphasized to
minimize human error and increase the accountability of the SKPD's financial statements.
From the test results, the application can produce a perfect output, and found no
significant deficiencies in terms of speed and accuracy of the system. In the future,
applications need to be developed by adding adequate security to be used over the
Internet, and expanded to include wider SKPD's financial administration processes.
Keywords: Web-based Information System, Regional Working Unit, SPP, SPM
2
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Organisasi
pemerintah
yang
berbasis kepada Teknologi Informasi
menjadi hal yang sangat penting dalam
abad ke dua puluh satu di era milineum
ketiga ini. Teknologi Informasi adalah
suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara
untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas, yaitu informasi yang relevan,
akurat dan tepat waktu. Kekuatan suatu
organisasi pemerintahan akan sangat
tergantung
kepada
informasi
atau
pengetahuan yang dimilikinya, informasi
akan menjadi perekat unsur-unsur yang
ada dalam suatu organisasi.
Saat ini tidak ada organisasi
termasuk organisasi pemerintah yang bisa
bertahan hidup tanpa mengadaptasi
teknologi informasi dan komunikasi.
Teknologi informasi dan komunikasi
merupakan sumber daya keempat setelah
sumber daya manusia, sumber daya uang,
sumber daya mesin yang digunakan
untuk membentuk dan mengoperasikan
organisasi. Teknologi informasi dalam
organisasi akan membantu penyediaan
informasi dalam pengambilan keputusan
dalam organisasi dengan cepat. Sistem
informasi tersebut digunakan untuk
meningkatkan kinerja individual dalam
organisasi yang pastinya juga akan
meningkatkan kinerja organisasi.
Seiring
dengan
penerapan
Peraturan
Pemerintah
tentang
Pengelolaan Keuangan Daerah, menuntut
laporan keuangan daerah yang semakin
variatif dan informatif yang bersifat
desentralisasi ke Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD).
Dalam hal ini, guna mendukung
proses pengelolaan keuangan daerah
yang baik dan efektif, peranan sistem
informasi dan penataan manajemen perlu
dilakukan. Peranan sistem informasi
berbasis komputer merupakan solusi
permasalahan diatas. Selain menjadi
solusi permasalahan, peranan teknologi
informasi juga dapat mempersingkat
waktu pekerjaan dengan hasil yang
akurat atau valid.
2.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah
untuk membantu mempermudah proses
pengelolaan keuangan daerah di SKPD
terutama yang menyangkut pelaksanaan
penatausahaan dan penyusunan laporan
keuangan yang berkaitan dengan proses
pengajuan dana kegiatan, melalui sistem
informasi.
3.
1.
2.
3.
4.
4.
Manfaat Penelitian
Meminimalkan kesalahan manusia
yang
menghambat
proses
pengajuan dana kegiatan di SKPD
Meningkatkan kinerja staf pada
khususnya dan SKPD terkait pada
umumnya
Meningkatkan efisiensi, efektifitas,
transparansi
dan
akuntabilitas
pemerintah daerah
Memungkinkan
penyimpanan
knowledge
organisasi
dalam
jangka waktu yang sangat lama
Ruang Lingkup
Sistem Informasi yang akan dibuat
dibatasi pada proses penatausahaan
keuangan daerah di SKPD yang berkaitan
dengan pengajuan dana kegiatan melalui
prosedur SPP-SPM.
Seluruh prosedur kerja dan sistem
yang akan dibuat akan mengacu pada :
3
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 13 Tahun 2006 Tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan
Daerah, yang telah direvisi dengan
Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 59 Tahun 2007 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006
Tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan Daerah
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 55 Tahun 2008 Tentang Tata
Cara Penatausahaan Dan Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya
•
•
•
2.
Metode Penelitian
Metode Penelitian yang dilakukan
adalah menggunakan metode gabungan,
yaitu:
a. Wawancara
Peneliti mengadakan tanya jawab
kepada staf dan pejabat yang
berwenang terutama staf dan pejabat
bagian umum dan keuangan untuk
mengumpulkan data dan informasi
yang berkaitan dengan prosedur kerja
serta dokumen pendukung.
b. Studi Pustaka
Metode ini dipergunakan untuk
mendapatkan informasi yang dapat
mendukung secara teoritikal mengenai
penelitian ini.
Kesalahan dalam pembuatan dokumen
SPP-SPM menempati porsi yang besar
sebagai
penyebab
keterlambatan
pembayaran
Pembuatan dokumen SPP-SPM dan
laporan keuangan yang berkaitan
dengannya memakan porsi waktu
cukup besar dari waktu staf keuangan
Pengendalian
dana
kegiatan
merupakan hal yang sangat penting
untuk mencegah kebocoran dana, dan
hal ini dianggap sebagai proses yang
sulit karena jumlah kegiatan yang
sangat banyak.
Analisis Kebutuhan Sistem
5.
PERANCANGAN SISTEM
1.
Identifikasi Masalah
Dari
identifikasi
awal
didapatkan
permasalahan-permasalahan
yang
dihadapi yaitu:
• Proses pengajuan dana kegiatan
melalui prosedur SPP-SPM merupakan
proses yang sangat penting karena
menyangkut pembiayaan kegiatan
Berikut akan dijabarkan kebutuhan atas
sistem yang akan dibuat.
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
• DPA merupakan dasar dari seluruh
anggaran kegiatan, karenanya perlu
ada dalam sistem.
• DPA yang diterima dalam bentuk hardcopy di-input ke dalam sistem secara
lengkap.
• DPPA (DPA perubahan) di-input tanpa
menghapus DPA murni.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
DPA yang sudah di-input serta
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
Surat Penyediaan Dana (SPD)
• SPD merupakan dasar dari tersedianya
dana untuk kegiatan, karenanya perlu
ada dalam sistem.
• SPD yang diterima dalam bentuk hardcopy di-input ke dalam sistem secara
lengkap
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPD yang sudah di-input serta
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
4
•
Surat Permintaan Pembayaran Uang
Persediaan
• SPP UP dibuat dengan memasukkan
data mengenai program, kegiatan dan
jumlah anggaran yang diminta. Nomor
SPP dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Permintaan UP dimasukkan ke dalam
rekening
Uang
Persediaan
(kode:0000000).
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP UP yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP UP.
Surat Permintaan Pembayaran Tambahan
Uang Persediaan
• SPP TU dibuat dengan memasukkan
data mengenai program, kegiatan dan
jumlah anggaran yang diminta. Nomor
SPP dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Permintaan TU dimasukkan ke dalam
rekening Tambahan Uang Persediaan
(kode:9999999).
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP TU yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP TU.
Surat Permintaan Pembayaran LS Barang
& Jasa
•
•
SPP LS Barang & Jasa dibuat dengan
memasukkan data mengenai program,
kegiatan, PPTK, data Perusahaan
Pihak Ke-3, dan jumlah anggaran yang
diminta per rekening sesuai SPJ.
Nomor SPP dibuat otomatis.
Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP LS Barang & Jasa yang sudah diinput, melakukan proses penambahan
dan perubahan data, dan mencetak
berkas dokumen SPP LS Barang &
Jasa.
Surat Permintaan Pembayaran LS Gaji &
Tunjangan
• SPP LS Gaji & Tunjangan dibuat
dengan memasukkan data mengenai
program, kegiatan, PPTK, dan jumlah
anggaran yang diminta per rekening
sesuai SPJ. Nomor SPP dibuat
otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP LS Gaji & Tunjangan yang sudah
di-input,
melakukan
proses
penambahan dan perubahan data,
dan mencetak berkas dokumen SPP LS
Gaji & Tunjangan.
Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang
Persediaan & GU Nihil
• SPP GU / GU Nihil dibuat dengan
memasukkan data mengenai program
dan kegiatan, kemudian memilih UMK
dan SPJ yang sudah ada namun belum
dibuat SPP-nya. Data rekening dan
5
•
•
jumlah mengikuti SPJ. Diberi pilihan
apakah SPP GU ingin dibuat Nihil.
Nomor SPP dibuat otomatis.
Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP GU / GU Nihil yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP GU / GU Nihil.
Surat Permintaan Pembayaran Tambahan
Uang Persediaan Nihil
• SPP
TU
Nihil
dibuat
dengan
memasukkan data mengenai program
dan kegiatan, kemudian memilih UMK
dan SPJ yang sudah ada namun belum
dibuat SPP-nya. Data rekening dan
jumlah mengikuti SPJ. Nomor SPP
dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP TU Nihil yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP TU Nihil.
Uang Muka Kegiatan (UMK) GU/TU
• UMK
GU/TU
dibuat
dengan
memasukkan data mengenai program,
kegiatan, dan jumlah anggaran yang
diminta per rekening. Nomor UMK
dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah sisa UP.
•
Sistem harus bisa menampilkan daftar
UMK GU/TU yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen UMK GU/TU.
Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)
• SPJ dibuat dengan memilih UMK yang
akan dibuat SPJ-nya, memilih rekening
dan memasukkan jumlah SPJ.
• Besarnya jumlah SPJ tidak boleh
melebihi jumlah UMK ybs, dan tidak
boleh melebihi sisa UMK yang belum
di SPJ-kan.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPJ yang sudah di-input, melakukan
proses penambahan dan perubahan
data.
Pengembalian UMK
• UMK yang tidak habis dipakai, harus
dikembalikan ke Kas Umum Daerah.
• Pengembalian UMK dibuat dengan
memilih UMK yang akan dikembalikan,
dan
memasukkan
jumlah
pengembaliannya.
• Besarnya jumlah pengembalian tidak
boleh melebihi sisa UMK ybs yang
belum di SPJ-kan.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
pengembalian yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
• SP2D menandakan besarnya dana
yang sudah dicairkan, karenanya perlu
ada dalam sistem.
• SP2D diinput dengan memilih SPM
yang menjadi dasar pengeluarannya.
Data kegiatan, rekening, dan jumlah
mengikuti SPM tersebut.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SP2D yang sudah di-input serta
6
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
Penolakan SPP
• SPP dapat ditolak untuk dibuat SPMnya.
• Penolakan SPP dicatat dengan cara
memilih SPP yang ditolak dan
memasukkan alasan penolakannya.
• SPP
yang
sudah
ditolak
bisa
dibatalkan penolakannya.
Laporan Register SPM
• Data-data SPM diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Register SP2D
• Data-data SP2D diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Rencana Operasional Kegiatan
• Data-data ROK diambil dari data DPA
yang telah diinput ke dalam sistem.
Surat Perintah Membayar (SPM)
• SPM dibuat dengan memasukkan
memilih SPP yang akan dibuat SPMnya, kemudian menambahkan datadata SPM seperti data Potongan dan
Pajak. Nomor SPM dibuat otomatis.
Data kegiatan, rekening, dan jumlah
mengikuti SPP.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPM yang sudah di-input, melakukan
proses penambahan dan perubahan
data, dan mencetak berkas dokumen
SPM.
Laporan
Pertanggung
Jawaban
Bendahara
Pengeluaran
(LPJB)
Administratif
• LPJB Administratif dibuat sesuai yang
tercantum dalam Permendagri No.55
tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan
Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya,
halaman 100.
• Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Register SPP/SPM/SP2D
• Laporan
Register
SPP/SPM/SP2D
dibuat sesuai yang tercantum dalam
Permendagri No.55 tahun 2008
tentang Tata Cara Penatausahaan Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban Bendahara Serta
Penyampaiannya, halaman 63.
• Data SPP/SPM/SP2D diambil dari data
yang telah diinput kedalam sistem.
Laporan
Pertanggung
Jawaban
Bendahara Pengeluaran (LPJB) Fungsional
• LPJB Fungsional dibuat sesuai yang
tercantum dalam Permendagri No.55
tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan
Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya,
halaman 102.
• Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Register SPP
• Data-data SPP diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Register UMK
• Data-data UMK diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Pertanggung Jawaban Uang
Persediaan
• LPJB UP dibuat sesuai yang tercantum
dalam Permendagri No.55 tahun 2008
tentang Tata Cara Penatausahaan Dan
Penyusunan
Laporan
7
•
Pertanggungjawaban Bendahara Serta
Penyampaiannya, halaman 94.
Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Pertanggung Jawaban Tambahan
Uang Persediaan
• LPJB TU dibuat sesuai yang tercantum
dalam Permendagri No.55 tahun 2008
tentang Tata Cara Penatausahaan Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban Bendahara Serta
Penyampaiannya, halaman 96.
• Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Pajak
• Data-data Pajak diambil dari data
yang telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Realisasi Penyerapan Anggaran
• Data-data Anggaran dan Penyerapan
Anggaran diambil dari data yang telah
diinput ke dalam sistem.
Laporan Kartu Kendali Kegiatan
• Data-data Anggaran dan realisasi
SP2D diambil dari data yang telah
diinput ke dalam sistem.
Data-Data Lain
• Data-data lain yang dibutuhkan sistem,
seperti:
1. Data Urusan Pemerintah dan SKPD
2. Data Rekening
3. Data Program dan Kegiatan
4. Data Pejabat Pemerintah
5. Data Peraturan dan UndangUndang
6. Data Perusahaan Pihak ke-3
Harus ada di dalam sistem.
Pengguna Sistem
• Sistem yang akan dibangun digunakan
oleh beberapa pihak yang memiliki
hak akses berbeda.
• Hak akses pengguna terhadap sistem
harus dapat diatur sedemikian rupa
sehingga tidak ada pengguna yang
melanggar hak aksesnya.
• Sistem harus dapat diakses dari
beberapa tempat berbeda secara
bersamaan.
3.
Desain Sistem
Identifikasi Pengguna
Beberapa pengguna yang menggunakan
sistem:
• Administrator, bertanggung jawab
atas sistem secara keseluruhan
• Staff Keuangan, melakukan input data
dan mencetak dokumen serta laporan
• Bendahara Pengeluaran, mencetak
laporan yang berkaitan dengannya
serta melakukan monitoring terhadap
penggunaan anggaran
• Pejabat Penatausahaan Keuangan,
melakukan
monitoring
terhadap
penggunaan anggaran
• Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan,
melakukan input data kegiatan seperti
UMK dan SPJ
Desain input
Input dirancang untuk memasukkan dua
jenis data yaitu:
A. Data Master
• SKPD
• Rekening
• Program dan Kegiatan
• Pejabat Pemerintahan
• Peraturan dan Undang-undang
• Perusahaan Pihak ke-3
8
•
•
•
Dokumen Pelaksanaan Anggaran
(DPA)
Surat Penyediaan Dana (SPD)
Nomor Surat
-
B. Data Transaksi
• Surat Permintaan Pembayaran
(SPP)
• Surat Perintah Membayar (SPM)
• Uang Muka Kegiatan (UMK)
• Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
• Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
• Pengembalian UMK
• Penolakan SPP
Desain output
Output berupa laporan-laporan yang
terdiri dari:
• Dokumen SPP
• Dokumen SPM
• Register SPP/SPM/SP2D
• Dokumen UMK
• Register UMK
• Rencana Operasional Kegiatan
• Realisasi Penyerapan Anggaran
• Kartu Kendali Kegiatan
• Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Pengeluaran (LPJB)
• Laporan Pajak
-
-
Desain Basis Data
Basis data sistem ini memiliki 35 tabel,
yaitu:
- mastercustomer,
berisikan
data
perusahaan pihak ke-3
- mastercustomerbank, berisikan data
rekening bank milik pihak ke-3
- masterdpa, berisikan data DPA
- masterdpa10, berisikan data detil DPA
- masterprogram,
berisikan
data
program
-
masterkegiatan,
berisikan
data
kegiatan
masterpejabat, berisikan data pejabat
pemerintahan
masterperaturan,
berisikan
data
peraturan dan undang-undang
masterpergubspp, berisikan peraturan
yang digunakan untuk jenis laporan
tertentu
masterrekening,
berisikan
data
rekening
masterso, berisikan data SKPD
mastersodetail, berisikan detil SKPD
masterspd, berisikan data SPD
masterspddetail, berisikan detil SPD
sp2d10, berisikan data SP2D
sp2d20, berisikan data detil SP2D
spj, berisikan data SPJ
spj30, berisikan data detil SPJ
spjpotongan, berisikan potongan SPJ
spm, berisikan data SPM
spmdetail, berisikan data detil SPM
spmpotongan,
berisikan
data
potongan SPM
spp10, berisikan data SPP
spp20, berisikan data detil SPP
sppseq, berisikan urutan nomor SPP
umk10, berisikan data UMK
umk20, berisikan data detil UMK
umk30, berisikan data penjabaran
detil UMK
umkretur,
berisikan
data
pengembalian UMK
menu, berisikan menu untuk tampilan
sistem
menuhead, berisikan menu untuk
tampilan sistem
userid, berisikan nama dan password
pengguna sistem
akses, berisikan hak akses untuk
masing-masing user
codemst, berisikan data-data penting
lain seperti: nomor surat, jenis SPP, dll.
options, berisikan opsi-opsi sistem
9
Gambar 1. Prosedur SPP-SPM
4.
Desain Proses
Gambar 1 menunjukkan aliran
proses pengajuan dana kegiatan melalui
prosedur SPP-SPM:
Penjelasan:
1. Seluruh pendanaan atas kegiatan
pada
tahun
anggaran
berjalan
berpatokan
pada
Dokumen
Pelaksanaan Anggaran (DPA). DPA
bisa berubah sekali dalam setahun
melalui mekanisme Anggaran Belanja
Tambahan (ABT). Anggaran untuk
kegiatan di dalam DPA dialokasikan
dalam periode bulanan.
2. Ketersediaan
dana
ditunjukkan
dengan munculnya Surat Penyediaan
Dana (SPD). Tiap SPD menunjukkan
10
3.
4.
5.
6.
7.
ketersediaan dana untuk periode
triwulan. Dengan keluarnya SPD,
maka kegiatan sudah bisa dimulai.
Untuk kegiatan yang masuk ke dalam
kategori
LS,
setelah
kegiatan
diselesaikan, maka dibuatlah Surat
Pertanggungjawaban
(SPJ).
Berdasarkan SPJ tersebut, dibuatlah
dokumen SPP LS dan SPM LS. Setelah
pengajuan SPP dan SPM LS, maka
keluarlah SP2D LS yang menandakan
bahwa dana sudah dicairkan.
Untuk kegiatan yang pendanaannya
dari Kas Umum Daerah, maka proses
dimulai dengan membuat dokumen
SPP UP dan SPM UP. Setelah
pengajuan SPP dan SPM tersebut,
maka keluarlah SP2D UP yang
menandakan bahwa dana UP sudah
dicairkan ke Kas Umum Daerah.
Dengan demikian kegiatan-kegiatan
tersebut sudah bisa berjalan.
PPTK
mengajukan
Uang
Muka
Kegiatan (UMK) GU. UMK diambil dari
Kas Umum Daerah. Setelah kegiatan
dilaksanakan, PPTK memberikan SPJ
sebagai pertanggungjawaban UMK
yang telah dimintanya. Berdasarkan
SPJ tersebut dibuat SPP GU dan SPM
GU. Setelah pengajuan SPP dan SPM
tersebut, maka keluarlah SP2D GU
yang menandakan bahwa dana sudah
dicairkan ke Kas Umum Daerah untuk
mengganti (revolve) UP yang sudah
diambil untuk UMK.
Jika seluruh anggaran kegiatan yang
diajukan SPJ-nya sudah habis, maka
yang dibuat adalah SPP dan SPM GU
Nihil, sehingga yang keluar kemudian
adalah
SP2D
GU
Nihil
yang
menandakan tidak ada lagi dana yang
dicairkan.
Untuk
kegiatan
yang
sifatnya
mendesak, dibuatlah SPP dan SPM TU.
Setelah diajukan, maka keluarlah
SP2D TU yang menandakan bahwa
dana TU sudah dicairkan ke Kas
Umum Daerah. Penggunaannya hanya
boleh untuk kegiatan sesuai saat
pengajuan SPP/SPM.
8. PPTK
mengajukan
Uang
Muka
Kegiatan (UMK) TU. UMK diambil dari
Kas Umum Daerah. Setelah kegiatan
dilaksanakan, PPTK memberikan SPJ
sebagai pertanggungjawaban UMK
yang telah dimintanya. Berdasarkan
SPJ tersebut dibuat SPP dan SPM TU
Nihil. Setelah pengajuan SPP dan SPM
tersebut, maka keluarlah SP2D TU
Nihil yang menandakan bahwa dana
TU
yang
dicairkan
sudah
dipertanggungjawabkan. Tidak ada
dana yang dicairkan.
5.
Perangkat
Digunakan
Lunak
yang
Sistem Aplikasi SPP-SPM ini dibuat
berbasis
web,
dengan
bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL.
Web server yang dipergunakan dalam
instalasi adalah Apache 2.2.16. PHP yang
dipergunakan adalah PHP 5.3.3, dan
MySQL server yang digunakan adalah
MySQL
5.1.51.
Untuk
kebutuhan
administrasi Database MySQL digunakan
PHPMyAdmin 3.3.7.
Sementara untuk menjalankannya,
dibutuhkan sebuah Web Browser, seperti
misalnya Microsoft Internet Explorer,
Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome
dan
lain-lain.
Disarankan
untuk
menggunakan Mozilla Firefox versi
terbaru.
6.
Perangkat
Diperlukan
Keras
yang
11
Perangkat keras yang disarankan
untuk menjalankan sistem ini adalah
sebagai berikut:
Server:
Client:
Prosesor 2 GHz
Prosesor 1 GHz
Memori 2 GB
Memori 1 GB
HardDisk 10 GB
HASIL DAN PEMBAHASAN
1.
Hasil Penelitian
Dalam sistem ini, aplikasi dan
database di-install di sebuah server. Jika
client terhubung ke jaringan, maka
aplikasi tersebut dapat diakses melalui
web browser. Lebih jelasnya, arsitektur
program ditunjukkan pada gambar
berikut.
LAN
CLIENTS
WEB
SERVER
DATABASE
Gambar 2. Arsitektur Sistem
Aplikasi ini memiliki antarmuka
grafis yang memudahkan pengguna dan
administrator untuk berinteraksi dengan
aplikasi. Aplikasi terbagi menjadi empat
bagian, yaitu: Master, Transaksi, Laporan,
dan
Administrator.
Bagian
Master,
digunakan untuk melakukan manajemen
terhadap data-data master. Bagian
Transaksi digunakan untuk melakukan
transaksi dan manajemen data transaksi.
Bagian laporan digunakan untuk melihat
dan
mencetak
laporan.
Bagian
Administrator digunakan untuk melakukan
manajemen sistem, seperti manajemen
user dan opsi-opsi sistem lainnya.
Beberapa screenshot sistem dapat
dilihat pada lampiran.
2.
Verifikasi dan Validasi
Verifikasi dan validasi dilakukan
dengan membandingkan keluaran yang
dihasilkan sistem
dengan
keluaran
perhitungan yang dilakukan manual.
Pengujian
dilakukan
dengan
menggunakan data nyata tahun 2010
sebuah SKPD di Kota Tangerang Selatan,
yang karena alasan kerahasiaan tidak
dapat ditampilkan disini.
Keluaran yang diperbandingkan
adalah keluaran akhir tahun yaitu:
Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Pengeluaran
(LPJB),
Register
SPP/SPM/SP2D, dan Realisasi Penyerapan
Anggaran.
Hasil
pengujian
menunjukkan
bahwa keluaran sistem sama dengan
keluaran melalui perhitungan manual.
3.
Kinerja Sistem
Secara keseluruhan kinerja sistem
sangat baik. Melalui uji coba 3
workstation yang menggunakan sistem
secara bersamaan, tidak ditemukan
kekurangan baik dari sisi kecepatan
maupun keakuratan data.
Hingga jumlah record dalam
database mencapai 15.000 record, kinerja
server dalam melakukan perhitungan
belum menunjukkan penurunan.
4.
Kelebihan Sistem
1. Memudahkan
pengguna
dalam
melakukan proses SPP-SPM dan
pembuatan laporan keuangan SKPD,
12
dalam hal mengurangi waktu kerja
dan meminimalkan kesalahan.
2. Mendukung multiplatform
3. Browser independent
4. Mendukung multiuser
5.
Kekurangan Sistem
1. Belum
ada
mekanisme
untuk
memeriksa login apakah sudah dipakai
atau
belum,
sehingga
masih
memungkinkan melakukan login yang
sama pada lebih dari satu workstation.
2. Belum ada log file untuk mengetahui
history penggunaan sistem.
3. Belum dapat digunakan lebih luas
melalui
Internet
karena
sistem
keamanan yang belum memadai.
6.
Strategi Implementasi
Pemakaian sistem dalam SKPD
dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut:
1. Pengguna telah mengerti alur kerja
SPP-SPM, penggunaan web browser
secara umum, dan perintah-perintah
yang digunakan dalam sistem
2. Sistem
dapat
dipasang
dengan
menempatkan aplikasi pada sebuah
server dengan platform apa saja
menggunakan perangkat lunak yang
telah disebutkan diatas.
3. Jaringan (LAN) telah terpasang
dengan baik.
4. Workstation terhubung pada jaringan
dan sudah terpasang sebuah web
browser.
yaitu proses SPP-SPM. Aplikasi bersifat
multiplatform, multiuser, dan browser
independent, karena end user tidak
memiliki ketergantungan terhadap sistem
operasi (multiplatform), dapat digunakan
secara bersama-sama (multi user) dan
tidak bergantung pada web browser
tertentu (browser independent).
Aplikasi cukup dipasang pada
sebuah server yang sudah memiliki
komponen web server secara lengkap,
yaitu webserver, php, dan mysql. Client
yang terhubung dalam jaringan dapat
menggunakan aplikasi tersebut dengan
mengunjungi situs web pada server
tersebut
melalui
web
browsernya,
sehingga tidak diperlukan instalasi aplikasi
di client.
Dari hasil pengujian, aplikasi dapat
menghasilkan keluaran yang sempurna,
dan tidak ditemukan kekurangan yang
berarti dari sisi kecepatan dan keakuratan
sistem.
2.
Saran
KESIMPULAN DAN SARAN
Beberapa
saran
untuk
pengembangan sistem:
1. Meningkatkan
keamanan
sistem
sehingga dapat digunakan secara lebih
luas melalui internet.
2. Melengkapi sistem dengan mekanisme
logging yang memadai.
3. Mengembangkan
sistem
hingga
mencakup laporan keuangan lain yang
berkaitan dengan proses SPP-SPM,
seperti pembuatan Buku Kas Umum
(BKU)
dan
proses
pengajuanpemeriksaan-pembayaran
kegiatan
(PHO/FHO).
1.
DAFTAR PUSTAKA
Kesimpulan
Aplikasi
dirancang
untuk
mekanisme pengelolaan keuangan daerah
1. Elizabeth Naramore, et.al., Beginning
PHP5, Apache, and MySQL Web
13
Development., Wiley Publishing, Inc..
Indianapolis, Indiana. 2005
2. Michele Davis, Jon Phillips, Learning
PHP and MySQL, O'Reilly. June 2006
3. Gary B. Shelly, Harry J. Rosenblatt.
Systems Analysis and Design. 8th
Edition. Course Technology. Boston.
2010.
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 59 Tahun 2007 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006
Tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan Daerah
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 55 Tahun 2008 Tentang Tata
Cara Penatausahaan Dan Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya
14
LAMPIRAN
CONTOH SCREENSHOTS SISTEM
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB
PENATAUSAHAAN KEUANGAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (SKPD)
PADA PROSES SPP-SPM
Widyat Nurcahyo
Program Studi Teknik Informatika Universitas Tama Jagakarsa
widyat_nurcahyo@yahoo.com.sg
Yumniati Agustina
Program Studi Manajemen Informatika STMIK Jakarta STI&K
yumniati_agustina@yahoo.co.id
ABSTRAK
Peraturan Pemerintah tentang Pengelolaan Keuangan Daerah menuntut laporan keuangan
daerah yang bersifat desentralisasi ke Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Guna
mendukung proses pengelolaan keuangan daerah yang baik dan efektif, peranan sistem
informasi berbasis komputer merupakan solusinya. Dalam penelitian ini dikembangkan
sebuah sistem informasi berbasis web untuk proses penatausahaan keuangan daerah di
SKPD, yang berkaitan dengan pengajuan dana kegiatan melalui prosedur SPP-SPM.
Aplikasi ini ditekankan untuk meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan
akuntabilitas laporan keuangan SKPD. Dari hasil pengujian, aplikasi dapat menghasilkan
keluaran yang sempurna, dan tidak ditemukan kekurangan yang berarti dari sisi kecepatan
dan keakuratan sistem. Di masa mendatang, aplikasi perlu dikembangkan dengan
menambahkan keamanan yang memadai agar dapat digunakan melalui Internet, dan
dikembangkan agar mencakup proses penatausahaan keuangan SKPD yang lebih luas lagi.
Kata Kunci : Sistem Informasi berbasis Web, SKPD, SPP, SPM
ABSTRACT
Government Regulations of the Regional Financial Management requires that the financial
statements are decentralized to the local Regional Working Units (SKPD). To achieve a
good and effective financial management processes, the role of computer-based
information system is the solution. This study developed a web-based information systems
for the financial administration processes in the SKPD, with regard to the submission of
funding activities through the SPP-SPM procedures. This application is emphasized to
minimize human error and increase the accountability of the SKPD's financial statements.
From the test results, the application can produce a perfect output, and found no
significant deficiencies in terms of speed and accuracy of the system. In the future,
applications need to be developed by adding adequate security to be used over the
Internet, and expanded to include wider SKPD's financial administration processes.
Keywords: Web-based Information System, Regional Working Unit, SPP, SPM
2
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Organisasi
pemerintah
yang
berbasis kepada Teknologi Informasi
menjadi hal yang sangat penting dalam
abad ke dua puluh satu di era milineum
ketiga ini. Teknologi Informasi adalah
suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara
untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas, yaitu informasi yang relevan,
akurat dan tepat waktu. Kekuatan suatu
organisasi pemerintahan akan sangat
tergantung
kepada
informasi
atau
pengetahuan yang dimilikinya, informasi
akan menjadi perekat unsur-unsur yang
ada dalam suatu organisasi.
Saat ini tidak ada organisasi
termasuk organisasi pemerintah yang bisa
bertahan hidup tanpa mengadaptasi
teknologi informasi dan komunikasi.
Teknologi informasi dan komunikasi
merupakan sumber daya keempat setelah
sumber daya manusia, sumber daya uang,
sumber daya mesin yang digunakan
untuk membentuk dan mengoperasikan
organisasi. Teknologi informasi dalam
organisasi akan membantu penyediaan
informasi dalam pengambilan keputusan
dalam organisasi dengan cepat. Sistem
informasi tersebut digunakan untuk
meningkatkan kinerja individual dalam
organisasi yang pastinya juga akan
meningkatkan kinerja organisasi.
Seiring
dengan
penerapan
Peraturan
Pemerintah
tentang
Pengelolaan Keuangan Daerah, menuntut
laporan keuangan daerah yang semakin
variatif dan informatif yang bersifat
desentralisasi ke Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD).
Dalam hal ini, guna mendukung
proses pengelolaan keuangan daerah
yang baik dan efektif, peranan sistem
informasi dan penataan manajemen perlu
dilakukan. Peranan sistem informasi
berbasis komputer merupakan solusi
permasalahan diatas. Selain menjadi
solusi permasalahan, peranan teknologi
informasi juga dapat mempersingkat
waktu pekerjaan dengan hasil yang
akurat atau valid.
2.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah
untuk membantu mempermudah proses
pengelolaan keuangan daerah di SKPD
terutama yang menyangkut pelaksanaan
penatausahaan dan penyusunan laporan
keuangan yang berkaitan dengan proses
pengajuan dana kegiatan, melalui sistem
informasi.
3.
1.
2.
3.
4.
4.
Manfaat Penelitian
Meminimalkan kesalahan manusia
yang
menghambat
proses
pengajuan dana kegiatan di SKPD
Meningkatkan kinerja staf pada
khususnya dan SKPD terkait pada
umumnya
Meningkatkan efisiensi, efektifitas,
transparansi
dan
akuntabilitas
pemerintah daerah
Memungkinkan
penyimpanan
knowledge
organisasi
dalam
jangka waktu yang sangat lama
Ruang Lingkup
Sistem Informasi yang akan dibuat
dibatasi pada proses penatausahaan
keuangan daerah di SKPD yang berkaitan
dengan pengajuan dana kegiatan melalui
prosedur SPP-SPM.
Seluruh prosedur kerja dan sistem
yang akan dibuat akan mengacu pada :
3
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 13 Tahun 2006 Tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan
Daerah, yang telah direvisi dengan
Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 59 Tahun 2007 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006
Tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan Daerah
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 55 Tahun 2008 Tentang Tata
Cara Penatausahaan Dan Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya
•
•
•
2.
Metode Penelitian
Metode Penelitian yang dilakukan
adalah menggunakan metode gabungan,
yaitu:
a. Wawancara
Peneliti mengadakan tanya jawab
kepada staf dan pejabat yang
berwenang terutama staf dan pejabat
bagian umum dan keuangan untuk
mengumpulkan data dan informasi
yang berkaitan dengan prosedur kerja
serta dokumen pendukung.
b. Studi Pustaka
Metode ini dipergunakan untuk
mendapatkan informasi yang dapat
mendukung secara teoritikal mengenai
penelitian ini.
Kesalahan dalam pembuatan dokumen
SPP-SPM menempati porsi yang besar
sebagai
penyebab
keterlambatan
pembayaran
Pembuatan dokumen SPP-SPM dan
laporan keuangan yang berkaitan
dengannya memakan porsi waktu
cukup besar dari waktu staf keuangan
Pengendalian
dana
kegiatan
merupakan hal yang sangat penting
untuk mencegah kebocoran dana, dan
hal ini dianggap sebagai proses yang
sulit karena jumlah kegiatan yang
sangat banyak.
Analisis Kebutuhan Sistem
5.
PERANCANGAN SISTEM
1.
Identifikasi Masalah
Dari
identifikasi
awal
didapatkan
permasalahan-permasalahan
yang
dihadapi yaitu:
• Proses pengajuan dana kegiatan
melalui prosedur SPP-SPM merupakan
proses yang sangat penting karena
menyangkut pembiayaan kegiatan
Berikut akan dijabarkan kebutuhan atas
sistem yang akan dibuat.
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
• DPA merupakan dasar dari seluruh
anggaran kegiatan, karenanya perlu
ada dalam sistem.
• DPA yang diterima dalam bentuk hardcopy di-input ke dalam sistem secara
lengkap.
• DPPA (DPA perubahan) di-input tanpa
menghapus DPA murni.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
DPA yang sudah di-input serta
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
Surat Penyediaan Dana (SPD)
• SPD merupakan dasar dari tersedianya
dana untuk kegiatan, karenanya perlu
ada dalam sistem.
• SPD yang diterima dalam bentuk hardcopy di-input ke dalam sistem secara
lengkap
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPD yang sudah di-input serta
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
4
•
Surat Permintaan Pembayaran Uang
Persediaan
• SPP UP dibuat dengan memasukkan
data mengenai program, kegiatan dan
jumlah anggaran yang diminta. Nomor
SPP dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Permintaan UP dimasukkan ke dalam
rekening
Uang
Persediaan
(kode:0000000).
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP UP yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP UP.
Surat Permintaan Pembayaran Tambahan
Uang Persediaan
• SPP TU dibuat dengan memasukkan
data mengenai program, kegiatan dan
jumlah anggaran yang diminta. Nomor
SPP dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Permintaan TU dimasukkan ke dalam
rekening Tambahan Uang Persediaan
(kode:9999999).
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP TU yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP TU.
Surat Permintaan Pembayaran LS Barang
& Jasa
•
•
SPP LS Barang & Jasa dibuat dengan
memasukkan data mengenai program,
kegiatan, PPTK, data Perusahaan
Pihak Ke-3, dan jumlah anggaran yang
diminta per rekening sesuai SPJ.
Nomor SPP dibuat otomatis.
Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP LS Barang & Jasa yang sudah diinput, melakukan proses penambahan
dan perubahan data, dan mencetak
berkas dokumen SPP LS Barang &
Jasa.
Surat Permintaan Pembayaran LS Gaji &
Tunjangan
• SPP LS Gaji & Tunjangan dibuat
dengan memasukkan data mengenai
program, kegiatan, PPTK, dan jumlah
anggaran yang diminta per rekening
sesuai SPJ. Nomor SPP dibuat
otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP LS Gaji & Tunjangan yang sudah
di-input,
melakukan
proses
penambahan dan perubahan data,
dan mencetak berkas dokumen SPP LS
Gaji & Tunjangan.
Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang
Persediaan & GU Nihil
• SPP GU / GU Nihil dibuat dengan
memasukkan data mengenai program
dan kegiatan, kemudian memilih UMK
dan SPJ yang sudah ada namun belum
dibuat SPP-nya. Data rekening dan
5
•
•
jumlah mengikuti SPJ. Diberi pilihan
apakah SPP GU ingin dibuat Nihil.
Nomor SPP dibuat otomatis.
Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP GU / GU Nihil yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP GU / GU Nihil.
Surat Permintaan Pembayaran Tambahan
Uang Persediaan Nihil
• SPP
TU
Nihil
dibuat
dengan
memasukkan data mengenai program
dan kegiatan, kemudian memilih UMK
dan SPJ yang sudah ada namun belum
dibuat SPP-nya. Data rekening dan
jumlah mengikuti SPJ. Nomor SPP
dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah anggaran yang
ada di SPD.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPP TU Nihil yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen SPP TU Nihil.
Uang Muka Kegiatan (UMK) GU/TU
• UMK
GU/TU
dibuat
dengan
memasukkan data mengenai program,
kegiatan, dan jumlah anggaran yang
diminta per rekening. Nomor UMK
dibuat otomatis.
• Besarnya jumlah anggaran yang
diminta tidak boleh melebihi jumlah
anggaran yang ada di DPA, dan tidak
boleh melebihi jumlah sisa UP.
•
Sistem harus bisa menampilkan daftar
UMK GU/TU yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data, dan mencetak berkas
dokumen UMK GU/TU.
Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)
• SPJ dibuat dengan memilih UMK yang
akan dibuat SPJ-nya, memilih rekening
dan memasukkan jumlah SPJ.
• Besarnya jumlah SPJ tidak boleh
melebihi jumlah UMK ybs, dan tidak
boleh melebihi sisa UMK yang belum
di SPJ-kan.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPJ yang sudah di-input, melakukan
proses penambahan dan perubahan
data.
Pengembalian UMK
• UMK yang tidak habis dipakai, harus
dikembalikan ke Kas Umum Daerah.
• Pengembalian UMK dibuat dengan
memilih UMK yang akan dikembalikan,
dan
memasukkan
jumlah
pengembaliannya.
• Besarnya jumlah pengembalian tidak
boleh melebihi sisa UMK ybs yang
belum di SPJ-kan.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
pengembalian yang sudah di-input,
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
• SP2D menandakan besarnya dana
yang sudah dicairkan, karenanya perlu
ada dalam sistem.
• SP2D diinput dengan memilih SPM
yang menjadi dasar pengeluarannya.
Data kegiatan, rekening, dan jumlah
mengikuti SPM tersebut.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SP2D yang sudah di-input serta
6
melakukan proses penambahan dan
perubahan data.
Penolakan SPP
• SPP dapat ditolak untuk dibuat SPMnya.
• Penolakan SPP dicatat dengan cara
memilih SPP yang ditolak dan
memasukkan alasan penolakannya.
• SPP
yang
sudah
ditolak
bisa
dibatalkan penolakannya.
Laporan Register SPM
• Data-data SPM diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Register SP2D
• Data-data SP2D diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Rencana Operasional Kegiatan
• Data-data ROK diambil dari data DPA
yang telah diinput ke dalam sistem.
Surat Perintah Membayar (SPM)
• SPM dibuat dengan memasukkan
memilih SPP yang akan dibuat SPMnya, kemudian menambahkan datadata SPM seperti data Potongan dan
Pajak. Nomor SPM dibuat otomatis.
Data kegiatan, rekening, dan jumlah
mengikuti SPP.
• Sistem harus bisa menampilkan daftar
SPM yang sudah di-input, melakukan
proses penambahan dan perubahan
data, dan mencetak berkas dokumen
SPM.
Laporan
Pertanggung
Jawaban
Bendahara
Pengeluaran
(LPJB)
Administratif
• LPJB Administratif dibuat sesuai yang
tercantum dalam Permendagri No.55
tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan
Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya,
halaman 100.
• Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Register SPP/SPM/SP2D
• Laporan
Register
SPP/SPM/SP2D
dibuat sesuai yang tercantum dalam
Permendagri No.55 tahun 2008
tentang Tata Cara Penatausahaan Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban Bendahara Serta
Penyampaiannya, halaman 63.
• Data SPP/SPM/SP2D diambil dari data
yang telah diinput kedalam sistem.
Laporan
Pertanggung
Jawaban
Bendahara Pengeluaran (LPJB) Fungsional
• LPJB Fungsional dibuat sesuai yang
tercantum dalam Permendagri No.55
tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan
Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya,
halaman 102.
• Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Register SPP
• Data-data SPP diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Register UMK
• Data-data UMK diambil dari data yang
telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Pertanggung Jawaban Uang
Persediaan
• LPJB UP dibuat sesuai yang tercantum
dalam Permendagri No.55 tahun 2008
tentang Tata Cara Penatausahaan Dan
Penyusunan
Laporan
7
•
Pertanggungjawaban Bendahara Serta
Penyampaiannya, halaman 94.
Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Pertanggung Jawaban Tambahan
Uang Persediaan
• LPJB TU dibuat sesuai yang tercantum
dalam Permendagri No.55 tahun 2008
tentang Tata Cara Penatausahaan Dan
Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban Bendahara Serta
Penyampaiannya, halaman 96.
• Data-data yang dibutuhkan diambil
dari data yang telah diinput kedalam
sistem.
Laporan Pajak
• Data-data Pajak diambil dari data
yang telah diinput ke dalam sistem.
Laporan Realisasi Penyerapan Anggaran
• Data-data Anggaran dan Penyerapan
Anggaran diambil dari data yang telah
diinput ke dalam sistem.
Laporan Kartu Kendali Kegiatan
• Data-data Anggaran dan realisasi
SP2D diambil dari data yang telah
diinput ke dalam sistem.
Data-Data Lain
• Data-data lain yang dibutuhkan sistem,
seperti:
1. Data Urusan Pemerintah dan SKPD
2. Data Rekening
3. Data Program dan Kegiatan
4. Data Pejabat Pemerintah
5. Data Peraturan dan UndangUndang
6. Data Perusahaan Pihak ke-3
Harus ada di dalam sistem.
Pengguna Sistem
• Sistem yang akan dibangun digunakan
oleh beberapa pihak yang memiliki
hak akses berbeda.
• Hak akses pengguna terhadap sistem
harus dapat diatur sedemikian rupa
sehingga tidak ada pengguna yang
melanggar hak aksesnya.
• Sistem harus dapat diakses dari
beberapa tempat berbeda secara
bersamaan.
3.
Desain Sistem
Identifikasi Pengguna
Beberapa pengguna yang menggunakan
sistem:
• Administrator, bertanggung jawab
atas sistem secara keseluruhan
• Staff Keuangan, melakukan input data
dan mencetak dokumen serta laporan
• Bendahara Pengeluaran, mencetak
laporan yang berkaitan dengannya
serta melakukan monitoring terhadap
penggunaan anggaran
• Pejabat Penatausahaan Keuangan,
melakukan
monitoring
terhadap
penggunaan anggaran
• Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan,
melakukan input data kegiatan seperti
UMK dan SPJ
Desain input
Input dirancang untuk memasukkan dua
jenis data yaitu:
A. Data Master
• SKPD
• Rekening
• Program dan Kegiatan
• Pejabat Pemerintahan
• Peraturan dan Undang-undang
• Perusahaan Pihak ke-3
8
•
•
•
Dokumen Pelaksanaan Anggaran
(DPA)
Surat Penyediaan Dana (SPD)
Nomor Surat
-
B. Data Transaksi
• Surat Permintaan Pembayaran
(SPP)
• Surat Perintah Membayar (SPM)
• Uang Muka Kegiatan (UMK)
• Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
• Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
• Pengembalian UMK
• Penolakan SPP
Desain output
Output berupa laporan-laporan yang
terdiri dari:
• Dokumen SPP
• Dokumen SPM
• Register SPP/SPM/SP2D
• Dokumen UMK
• Register UMK
• Rencana Operasional Kegiatan
• Realisasi Penyerapan Anggaran
• Kartu Kendali Kegiatan
• Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Pengeluaran (LPJB)
• Laporan Pajak
-
-
Desain Basis Data
Basis data sistem ini memiliki 35 tabel,
yaitu:
- mastercustomer,
berisikan
data
perusahaan pihak ke-3
- mastercustomerbank, berisikan data
rekening bank milik pihak ke-3
- masterdpa, berisikan data DPA
- masterdpa10, berisikan data detil DPA
- masterprogram,
berisikan
data
program
-
masterkegiatan,
berisikan
data
kegiatan
masterpejabat, berisikan data pejabat
pemerintahan
masterperaturan,
berisikan
data
peraturan dan undang-undang
masterpergubspp, berisikan peraturan
yang digunakan untuk jenis laporan
tertentu
masterrekening,
berisikan
data
rekening
masterso, berisikan data SKPD
mastersodetail, berisikan detil SKPD
masterspd, berisikan data SPD
masterspddetail, berisikan detil SPD
sp2d10, berisikan data SP2D
sp2d20, berisikan data detil SP2D
spj, berisikan data SPJ
spj30, berisikan data detil SPJ
spjpotongan, berisikan potongan SPJ
spm, berisikan data SPM
spmdetail, berisikan data detil SPM
spmpotongan,
berisikan
data
potongan SPM
spp10, berisikan data SPP
spp20, berisikan data detil SPP
sppseq, berisikan urutan nomor SPP
umk10, berisikan data UMK
umk20, berisikan data detil UMK
umk30, berisikan data penjabaran
detil UMK
umkretur,
berisikan
data
pengembalian UMK
menu, berisikan menu untuk tampilan
sistem
menuhead, berisikan menu untuk
tampilan sistem
userid, berisikan nama dan password
pengguna sistem
akses, berisikan hak akses untuk
masing-masing user
codemst, berisikan data-data penting
lain seperti: nomor surat, jenis SPP, dll.
options, berisikan opsi-opsi sistem
9
Gambar 1. Prosedur SPP-SPM
4.
Desain Proses
Gambar 1 menunjukkan aliran
proses pengajuan dana kegiatan melalui
prosedur SPP-SPM:
Penjelasan:
1. Seluruh pendanaan atas kegiatan
pada
tahun
anggaran
berjalan
berpatokan
pada
Dokumen
Pelaksanaan Anggaran (DPA). DPA
bisa berubah sekali dalam setahun
melalui mekanisme Anggaran Belanja
Tambahan (ABT). Anggaran untuk
kegiatan di dalam DPA dialokasikan
dalam periode bulanan.
2. Ketersediaan
dana
ditunjukkan
dengan munculnya Surat Penyediaan
Dana (SPD). Tiap SPD menunjukkan
10
3.
4.
5.
6.
7.
ketersediaan dana untuk periode
triwulan. Dengan keluarnya SPD,
maka kegiatan sudah bisa dimulai.
Untuk kegiatan yang masuk ke dalam
kategori
LS,
setelah
kegiatan
diselesaikan, maka dibuatlah Surat
Pertanggungjawaban
(SPJ).
Berdasarkan SPJ tersebut, dibuatlah
dokumen SPP LS dan SPM LS. Setelah
pengajuan SPP dan SPM LS, maka
keluarlah SP2D LS yang menandakan
bahwa dana sudah dicairkan.
Untuk kegiatan yang pendanaannya
dari Kas Umum Daerah, maka proses
dimulai dengan membuat dokumen
SPP UP dan SPM UP. Setelah
pengajuan SPP dan SPM tersebut,
maka keluarlah SP2D UP yang
menandakan bahwa dana UP sudah
dicairkan ke Kas Umum Daerah.
Dengan demikian kegiatan-kegiatan
tersebut sudah bisa berjalan.
PPTK
mengajukan
Uang
Muka
Kegiatan (UMK) GU. UMK diambil dari
Kas Umum Daerah. Setelah kegiatan
dilaksanakan, PPTK memberikan SPJ
sebagai pertanggungjawaban UMK
yang telah dimintanya. Berdasarkan
SPJ tersebut dibuat SPP GU dan SPM
GU. Setelah pengajuan SPP dan SPM
tersebut, maka keluarlah SP2D GU
yang menandakan bahwa dana sudah
dicairkan ke Kas Umum Daerah untuk
mengganti (revolve) UP yang sudah
diambil untuk UMK.
Jika seluruh anggaran kegiatan yang
diajukan SPJ-nya sudah habis, maka
yang dibuat adalah SPP dan SPM GU
Nihil, sehingga yang keluar kemudian
adalah
SP2D
GU
Nihil
yang
menandakan tidak ada lagi dana yang
dicairkan.
Untuk
kegiatan
yang
sifatnya
mendesak, dibuatlah SPP dan SPM TU.
Setelah diajukan, maka keluarlah
SP2D TU yang menandakan bahwa
dana TU sudah dicairkan ke Kas
Umum Daerah. Penggunaannya hanya
boleh untuk kegiatan sesuai saat
pengajuan SPP/SPM.
8. PPTK
mengajukan
Uang
Muka
Kegiatan (UMK) TU. UMK diambil dari
Kas Umum Daerah. Setelah kegiatan
dilaksanakan, PPTK memberikan SPJ
sebagai pertanggungjawaban UMK
yang telah dimintanya. Berdasarkan
SPJ tersebut dibuat SPP dan SPM TU
Nihil. Setelah pengajuan SPP dan SPM
tersebut, maka keluarlah SP2D TU
Nihil yang menandakan bahwa dana
TU
yang
dicairkan
sudah
dipertanggungjawabkan. Tidak ada
dana yang dicairkan.
5.
Perangkat
Digunakan
Lunak
yang
Sistem Aplikasi SPP-SPM ini dibuat
berbasis
web,
dengan
bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL.
Web server yang dipergunakan dalam
instalasi adalah Apache 2.2.16. PHP yang
dipergunakan adalah PHP 5.3.3, dan
MySQL server yang digunakan adalah
MySQL
5.1.51.
Untuk
kebutuhan
administrasi Database MySQL digunakan
PHPMyAdmin 3.3.7.
Sementara untuk menjalankannya,
dibutuhkan sebuah Web Browser, seperti
misalnya Microsoft Internet Explorer,
Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome
dan
lain-lain.
Disarankan
untuk
menggunakan Mozilla Firefox versi
terbaru.
6.
Perangkat
Diperlukan
Keras
yang
11
Perangkat keras yang disarankan
untuk menjalankan sistem ini adalah
sebagai berikut:
Server:
Client:
Prosesor 2 GHz
Prosesor 1 GHz
Memori 2 GB
Memori 1 GB
HardDisk 10 GB
HASIL DAN PEMBAHASAN
1.
Hasil Penelitian
Dalam sistem ini, aplikasi dan
database di-install di sebuah server. Jika
client terhubung ke jaringan, maka
aplikasi tersebut dapat diakses melalui
web browser. Lebih jelasnya, arsitektur
program ditunjukkan pada gambar
berikut.
LAN
CLIENTS
WEB
SERVER
DATABASE
Gambar 2. Arsitektur Sistem
Aplikasi ini memiliki antarmuka
grafis yang memudahkan pengguna dan
administrator untuk berinteraksi dengan
aplikasi. Aplikasi terbagi menjadi empat
bagian, yaitu: Master, Transaksi, Laporan,
dan
Administrator.
Bagian
Master,
digunakan untuk melakukan manajemen
terhadap data-data master. Bagian
Transaksi digunakan untuk melakukan
transaksi dan manajemen data transaksi.
Bagian laporan digunakan untuk melihat
dan
mencetak
laporan.
Bagian
Administrator digunakan untuk melakukan
manajemen sistem, seperti manajemen
user dan opsi-opsi sistem lainnya.
Beberapa screenshot sistem dapat
dilihat pada lampiran.
2.
Verifikasi dan Validasi
Verifikasi dan validasi dilakukan
dengan membandingkan keluaran yang
dihasilkan sistem
dengan
keluaran
perhitungan yang dilakukan manual.
Pengujian
dilakukan
dengan
menggunakan data nyata tahun 2010
sebuah SKPD di Kota Tangerang Selatan,
yang karena alasan kerahasiaan tidak
dapat ditampilkan disini.
Keluaran yang diperbandingkan
adalah keluaran akhir tahun yaitu:
Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Pengeluaran
(LPJB),
Register
SPP/SPM/SP2D, dan Realisasi Penyerapan
Anggaran.
Hasil
pengujian
menunjukkan
bahwa keluaran sistem sama dengan
keluaran melalui perhitungan manual.
3.
Kinerja Sistem
Secara keseluruhan kinerja sistem
sangat baik. Melalui uji coba 3
workstation yang menggunakan sistem
secara bersamaan, tidak ditemukan
kekurangan baik dari sisi kecepatan
maupun keakuratan data.
Hingga jumlah record dalam
database mencapai 15.000 record, kinerja
server dalam melakukan perhitungan
belum menunjukkan penurunan.
4.
Kelebihan Sistem
1. Memudahkan
pengguna
dalam
melakukan proses SPP-SPM dan
pembuatan laporan keuangan SKPD,
12
dalam hal mengurangi waktu kerja
dan meminimalkan kesalahan.
2. Mendukung multiplatform
3. Browser independent
4. Mendukung multiuser
5.
Kekurangan Sistem
1. Belum
ada
mekanisme
untuk
memeriksa login apakah sudah dipakai
atau
belum,
sehingga
masih
memungkinkan melakukan login yang
sama pada lebih dari satu workstation.
2. Belum ada log file untuk mengetahui
history penggunaan sistem.
3. Belum dapat digunakan lebih luas
melalui
Internet
karena
sistem
keamanan yang belum memadai.
6.
Strategi Implementasi
Pemakaian sistem dalam SKPD
dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut:
1. Pengguna telah mengerti alur kerja
SPP-SPM, penggunaan web browser
secara umum, dan perintah-perintah
yang digunakan dalam sistem
2. Sistem
dapat
dipasang
dengan
menempatkan aplikasi pada sebuah
server dengan platform apa saja
menggunakan perangkat lunak yang
telah disebutkan diatas.
3. Jaringan (LAN) telah terpasang
dengan baik.
4. Workstation terhubung pada jaringan
dan sudah terpasang sebuah web
browser.
yaitu proses SPP-SPM. Aplikasi bersifat
multiplatform, multiuser, dan browser
independent, karena end user tidak
memiliki ketergantungan terhadap sistem
operasi (multiplatform), dapat digunakan
secara bersama-sama (multi user) dan
tidak bergantung pada web browser
tertentu (browser independent).
Aplikasi cukup dipasang pada
sebuah server yang sudah memiliki
komponen web server secara lengkap,
yaitu webserver, php, dan mysql. Client
yang terhubung dalam jaringan dapat
menggunakan aplikasi tersebut dengan
mengunjungi situs web pada server
tersebut
melalui
web
browsernya,
sehingga tidak diperlukan instalasi aplikasi
di client.
Dari hasil pengujian, aplikasi dapat
menghasilkan keluaran yang sempurna,
dan tidak ditemukan kekurangan yang
berarti dari sisi kecepatan dan keakuratan
sistem.
2.
Saran
KESIMPULAN DAN SARAN
Beberapa
saran
untuk
pengembangan sistem:
1. Meningkatkan
keamanan
sistem
sehingga dapat digunakan secara lebih
luas melalui internet.
2. Melengkapi sistem dengan mekanisme
logging yang memadai.
3. Mengembangkan
sistem
hingga
mencakup laporan keuangan lain yang
berkaitan dengan proses SPP-SPM,
seperti pembuatan Buku Kas Umum
(BKU)
dan
proses
pengajuanpemeriksaan-pembayaran
kegiatan
(PHO/FHO).
1.
DAFTAR PUSTAKA
Kesimpulan
Aplikasi
dirancang
untuk
mekanisme pengelolaan keuangan daerah
1. Elizabeth Naramore, et.al., Beginning
PHP5, Apache, and MySQL Web
13
Development., Wiley Publishing, Inc..
Indianapolis, Indiana. 2005
2. Michele Davis, Jon Phillips, Learning
PHP and MySQL, O'Reilly. June 2006
3. Gary B. Shelly, Harry J. Rosenblatt.
Systems Analysis and Design. 8th
Edition. Course Technology. Boston.
2010.
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 59 Tahun 2007 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006
Tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan Daerah
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 55 Tahun 2008 Tentang Tata
Cara Penatausahaan Dan Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban
Bendahara Serta Penyampaiannya
14
LAMPIRAN
CONTOH SCREENSHOTS SISTEM