TM 1 Ruang Lingkup Event Organizing

  OLEH: LIDIA EVELINA MM _{HP: 0812 801 1789}

¹

TM 1

Ruang Lingkup Event Organizing

  

Jurusan Public Relations , Universitas Esa Unggul

  

Dasar pengelolaan Event



  Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event.

  

  Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.

   Unik dan spektakuler. 

  Bermanfaat bagi banyak orang

  

Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer

1.

  Lebih hemat waktu 2. Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia) 3. Anggaran dapat disesuaikan dengan budget.

  

Kunci Sukses sebagai Event Organizer



  Motivasi 

  Database 

  Network 

  

Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-

financing 

  SDM yang dinamis, mobile, hardworker 

  Teamwork spirit 

  Creativity, imagination & Concept 

  Individual skill yang tepat guna 

  Tidak Gaptek 

  Personality yang baik 

  Inisiatif tinggi 

  Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan

  

Event period



  

Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour

minus 24 Hours) 

  Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan 

  Manajemen operasional memegang peranan penting 

  Teamwork sangat berpengaruh 

  Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership) 

  Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list) 

  Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time)

  

Langkah-langkah

dalam menyusun Event

1.

  Tetapkan tema Event 2. Amati pasar (studi Kelayakan) 3. Kumpulkan data base yang cukup 4. Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut

  5. Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event 6.

  Penentuan kontraktor 7. Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung

  8. Menentukan acara dan pendukung acara 9.

  Menentukan strategi pemasaran dan promosi 10. Menyusun dan menganalisa anggaran.

5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event

  

  Why (alasan event dibuat)

  

  Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event)

  

  When (kapan event tersebut dilaksanakan)

  

  Where (lokasi event tersebut)

  

  What (apa yang disuguhkan event Itu)

  

  How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut).

  

Lokasi



  Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.

   Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.)

   Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan

kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.

  

Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan

penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

  

Pemilihan lokasi Event

1.

  Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal

2. Terjaga kebersihan dan kenyamanan 3.

  Terjamin keamanan 4. Tersedianya lahan parkir yang memadai 5. Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room.

  

Tema dan waktu



  Ikut trend atau menciptakan trend baru

  

  Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung

  

  Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event.

  

  Timing harus tepat sesuai dengan tema

  

  Waktu persiapan cukup

  

Data Base

1.

  Dari katalog 2. Dari iklan di berbagai media massa 3. Dari Event atau pameran sebelumnya 4. Dari searching di Internet 5. Dari brosur-brosur 6. Dari buku kuning/Yellow pages 7. Dari literatur lainnya 8. Dan sumber lainnya.

  

Pemilihan Jasa Boga



  Apakah lokasi menyediakan jasa boga 

  Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering.

   Prasmanan atau served (dibantu pelayan)

   Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya?

   Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu.

  

Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah

tertentu termasuk pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur dari peserta.

  

Acara



  Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara

  

Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu

lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya

   Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara

(performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan

acara dan segmen.

  

Siapkan agenda alternatif (Plan “B” ) untuk cadangan

  

Menggolkan proposal



  Konsep unik merupakan plus point

  

  Target jelas

  

  Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju

  

  Lokasi mudah diakses

  

  Timing yang tepat

  

  Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb.

  

  Benefit jelas untuk para sponsor

  

Keberhasilan meraih sponsor

1.

  Berkaitan dengan tema event 2. Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan

3. Tanyakan langsung kemungkinan mereka

  berpartisipasi sebelum Anda mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program promosi mereka)

  

Pemanfaatan teknologi informasi



  Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb.

   Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional

  

Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi

human error, energi dan waktu

   Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme eMail

   Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database.

  

Scheduling/penjadwalan



  Berapa lama (bulan) persiapan sebuah event?

  

  Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pre event, event, post event)

  

  Target dan hasil akhir yang mau diraih

  

  Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala.

  

  Buatlah rangkaian perkerjaan itu mudah dan sederhana untuk dimengerti.

  

Stake Holders



  

  

  Advertising agencies

  

  Kalangan akademis

  

  Organisasi hobi

  Organisasi kemasyarakatan yang ada

  Media massa

  

  Instansi pemerintahan yang terkait

  

  Perusahaan swasta

  

  Organisasi Profesi

  

  Hotel, travel, catering dan sebagainya

  

Dekorasi dan perlengkapan



  Apakah dekorasi diperlukan?

  

  Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan

  

  Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator

  

  Membuatnya atau menyewa yang sudah ada?

  

  Dekorasi apa yang tersedia di lokasi

  

  Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tata suara, penata pentas, pemandu acara dll. ?

  

Post Event



  Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya.

  

Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit,

portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb)

  

Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan

cermat

   Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis

   Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.

  

Press & media



  Special deal with media relation/PR Firm

  

  Press/News Release, Press Kit

  

  Press Conference/gathering

  

  Press Center

  

  Special admission Pas for Press

  

Printed Materials



  Invitation

  

  Ticket

  

  Site plan

  

  Directory

  

  Daily news letter

  

  Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc

  

PaS (promotion at Show)



  Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll.

  

  Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb.

  

  Electronic – TV News, talk show, web site, advertisement

   Printed – iklan, advertorial, berita dsb.

  

Evaluation



  Financial, participants, program complaints, compliments, bussiness transaction, comment, request

  

  Prime target – Zero Compalint

   Second target – Profit at least Break Event Point.