Kegiatan Administrasi Pada Perusahaan Ou
Kegiatan Administrasi Pada Perusahaan Outsourcing
Posted on 17 Februari 2011 at 11:20 by khansa
Secara bahasa, pengertian administrasi perusahaan dibagi menjadi dua
macam, yaitu pengertian secara sempit dan luas, arti secara sempit yaitu
kegiatan yang dilakukan berupa mencatat, mendukung dan menyimpan data
mengenai kegiatan perusahaan, sedangkan arti secara luas adalah kegiatan
merencanakan, menyediakan, mengatur, menerapkan dan mengawasi
kegiatan perusahaan oleh manajemen sebagai pelaku kegiatan untuk
mencapai tujuan bersama.
Sebelum lanjut kepada pembahasan mengenai administrasi-nya, mari kita
coba mengulas sedikit mengenai outsourcing-nya itu sendiri. Menurut
perundang-undangan yang berlaku seperti pasal 64 UUK dan pasal 1601 b
KUHP Perdata, dapat disimpulkan secara garis bahwa besar outsourcing di
artikan sebagai sebuah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak
pengusaha/perusahaan dan pihak tenaga kerja dimana perusahaan tersebut
menyerahkan kepercayaan kepada perusahaan “lainnya” melalui perjanjian
dan pembayaran tertentu.
Perusahaan “lainnya” inilah yang akan melaksanakan perjanjian
pemborongan pekerjaan sesuai dengan nilai perjanjian tersebut, dimulai
dengan kegiatan perekrutan, seleksi, pelatihan, pembuatan kesepakatan
dengan tenaga kerja yang akan ditempatkan pada perusahaan pemberi
borongan tersebut.
Dibutuhkan suatu startegi jitu untuk menjalankan administrasi perusahaan di
masing-masing bagian untuk menyelenggarakan kegiatan perusahaan,
dengan catatan bahwa masing-masing bagian tersebut sudah mengerti dan
memahami fungsi dan tanggung jawab (jobdesc), sehingga tercipta
hubungan kerja yang teratur. Melalui kegiatan administrasi yang baik,
sebagai sebuah sistem dalam perusahaan, maka semua pihak yang ada
dalam menajemen perusahaan itu sendiri haruslah mengerti tentang fungsi
dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam melaksanakan tujuan yang
diharapkan.
Sebagai perusahaan outsourcing, permasalahan yang muncul di dalam
perusahaan tersebut sangatlah kompleks, menuntut profesional yang cukup
tinggi dari manajemen perusahaan, salah satu upaya ini adalah dengan
sistem administrasi yang diterapkan sehingga meskipun individu atau bagian
dari manajemen selalu berubah maupun berganti-ganti, aktifitas perusahaan
tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Secara internal di perusahaan, adakalanya meskipun perusahaan ini sudah
berjalan dengan sistem administrasi yang ada, masih saja tetap dilakukan
penyusunan, pengaturan dan pengorganisasian pada perusahaan seperti
seolah-olah membangun sebuah perusahaan baru. Pimpinan perusahaan
selalu ikut ambil bagian secara langsung dalam mengatur dan membenahi
sistem administrasi didalamnya, sehingga kadang terkesan bahwa
manajemen perusahaan hanya tinggal melaksanakan pekerjaannya sesuai
dengan instruksi dan perintah pimpinan perusahaan. Dampak yang paling
menonjol dalam menyikapi berbagai perubahan pengaturan sistem
perusahaan adalah adanya tingkat kejenuhan dari pelaku manajemen,
bahkan dapat berbuntut mundurnya orang-orang lama dan datangnya
orang-orang baru dalam menajemen.
Dalam menghadapi kendala-kendala dilapangan, setiap perusahaan selalu
membuat dan merubah kebijakan atau aturan-aturannya, salah-satunya
disebabkan karena adanya perubahan dari formasi manajemennya itu
sendiri, yang pada umumnya disebabkan adanya pergantian, pengurangan
maupun penambahan pekerja. Beberapa dasar tekhnis yang dapat
diterapkan dalam melaksanakan administrasi perusahaan seperti pada
perusahaan outsoucing jasa pengamanan, karena menurut saya jenis
perusahaan ini menuntut konsentrasi yang cukup tinggi dalam mengatur dan
menerapkan kegiatan administrasi. Beberapa tips yang dapat dilakukan
dalam melakukan tindakan administrasi perusahaan adalah :
1.
Pembuatan struktur organisasi akan membantu perencanaan dan
pengaturan kegiatan perusahaan dimana tersusun hirarki jabatan
sehingga terbentuk rangkaian pertanggungjawaban dari tingkat
pimpinan perusahaan sampai tingkat anggota.
2.
Menyusun dan menentukan jobdesc masing-masing bidang oleh
bagian yang mengurusinya seperti manager operasional hrd, sesuai
dengan keperluan perusahaan dengan catatan bahwa masing-masing
bagian mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang lain untuk
menghindari terputusnya kegiatan perusahaan, apabila salah satu
pelaku keluar atau berhalangan masuk kerja.
3.
Langkah berikutnya dalam melakukan kegiatan administrasi adalah
dengan membuat flowchat yang berisikan petunjuk secara tekhnis
rangkaian sebuah kegiatan yang terdapat dalam perusahaan seperti
bagaimana petunjuk proses penerimaan anggota baru, mutasi, kegiatan
pendidikan dan pelatihan, cara membuat permohonan dll.
4.
Penyediaan sarana administrasi seperti formulir data berbagai kegiatan
untuk memberikan kemudahan pendataan, hal ini memungkinkan
kegiatan administrasi perusahaan dapat berjalan, begitu pula seperti
dalam membuat laporan kejadian, investigasi maupun laporan bulanan,
dalam bentuk format yang beragam untuk menunjukan identitas,
sehingga perusahaan akan lebih terkesan baik dan tertib.
5.
Menyediakan sarana petunjuk informasi dan mensosialisasikan
peraturan dalam perusahaan seperti membuat pengumuman/internal
memo, petunjuk larangan-larangan yang ditempel pada dinding, sign
board, penyediaan white board, mading dll.
6.
Melakukan kegiatan pengarsipan data seperti data pelamar, karyawan,
kegiatan masing-masing bidang, surat menyurat dan yang lebih penting
adalah arsip lamaran karyawan yang nantinya diperlukan untuk
kegiatan pengajuan, pendaftaran sehingga apabila data tersebut
diperlukan tidak menyulitkan proses tindak lanjut.
7.
Membuat kegiatan dokumentasi setiap kegiatan, fungsinya adalah
untuk bahan pelaporan, bahkan diperlukan untuk bahan dalam
membuat profile perusahaan sehingga gambaran umum perusahaan
dapat ditampilkan
Perlu adanya upaya evaluasi terhadap beberapa ketentuan dan aturan
perusahaan, biasanya hal ini dilakukan oleh perusahaan dengan jenjang
waktu yang cukup lama untuk menilai kelayakan dari masing-masing
ketentuan tersebut. Seperti halnya dalam penyediaan sarana administrasi
pun perlu dilakukan evaluasi mengenai penggunaan sarana tersebut,
sehingga sarana seperti form yang dibuat dapat digunakan secara efektif
dan efisien.
Pada kenyataannya, kegiatan dan sarana yang disediakan untuk administrasi
ditentukan oleh bagaimana manajemen dapat dengan sadar melakukan dan
menggunakan sarana tersebut untuk ketertiban administrasi perusahaan.
Diperlukan pengawasan dan penilaian mengenai kegiatan administrasi
dalam perusahaan, apalagi bagi perusahaan yang cukup besar, ini sangat
penting
dalam
menghadapi
persaingan
yang
semakin
meningkat. Selesai…..mudah-mudahan bermanfaat …..
Entri ini ditulis dalam administrasi dan di-tag administrasi, Karya Satria
Abadi, kegiatan, outsourcing, perusahaan, tips oleh khansa. Buat penanda ke
permalink.
Posted on 17 Februari 2011 at 11:20 by khansa
Secara bahasa, pengertian administrasi perusahaan dibagi menjadi dua
macam, yaitu pengertian secara sempit dan luas, arti secara sempit yaitu
kegiatan yang dilakukan berupa mencatat, mendukung dan menyimpan data
mengenai kegiatan perusahaan, sedangkan arti secara luas adalah kegiatan
merencanakan, menyediakan, mengatur, menerapkan dan mengawasi
kegiatan perusahaan oleh manajemen sebagai pelaku kegiatan untuk
mencapai tujuan bersama.
Sebelum lanjut kepada pembahasan mengenai administrasi-nya, mari kita
coba mengulas sedikit mengenai outsourcing-nya itu sendiri. Menurut
perundang-undangan yang berlaku seperti pasal 64 UUK dan pasal 1601 b
KUHP Perdata, dapat disimpulkan secara garis bahwa besar outsourcing di
artikan sebagai sebuah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak
pengusaha/perusahaan dan pihak tenaga kerja dimana perusahaan tersebut
menyerahkan kepercayaan kepada perusahaan “lainnya” melalui perjanjian
dan pembayaran tertentu.
Perusahaan “lainnya” inilah yang akan melaksanakan perjanjian
pemborongan pekerjaan sesuai dengan nilai perjanjian tersebut, dimulai
dengan kegiatan perekrutan, seleksi, pelatihan, pembuatan kesepakatan
dengan tenaga kerja yang akan ditempatkan pada perusahaan pemberi
borongan tersebut.
Dibutuhkan suatu startegi jitu untuk menjalankan administrasi perusahaan di
masing-masing bagian untuk menyelenggarakan kegiatan perusahaan,
dengan catatan bahwa masing-masing bagian tersebut sudah mengerti dan
memahami fungsi dan tanggung jawab (jobdesc), sehingga tercipta
hubungan kerja yang teratur. Melalui kegiatan administrasi yang baik,
sebagai sebuah sistem dalam perusahaan, maka semua pihak yang ada
dalam menajemen perusahaan itu sendiri haruslah mengerti tentang fungsi
dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam melaksanakan tujuan yang
diharapkan.
Sebagai perusahaan outsourcing, permasalahan yang muncul di dalam
perusahaan tersebut sangatlah kompleks, menuntut profesional yang cukup
tinggi dari manajemen perusahaan, salah satu upaya ini adalah dengan
sistem administrasi yang diterapkan sehingga meskipun individu atau bagian
dari manajemen selalu berubah maupun berganti-ganti, aktifitas perusahaan
tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Secara internal di perusahaan, adakalanya meskipun perusahaan ini sudah
berjalan dengan sistem administrasi yang ada, masih saja tetap dilakukan
penyusunan, pengaturan dan pengorganisasian pada perusahaan seperti
seolah-olah membangun sebuah perusahaan baru. Pimpinan perusahaan
selalu ikut ambil bagian secara langsung dalam mengatur dan membenahi
sistem administrasi didalamnya, sehingga kadang terkesan bahwa
manajemen perusahaan hanya tinggal melaksanakan pekerjaannya sesuai
dengan instruksi dan perintah pimpinan perusahaan. Dampak yang paling
menonjol dalam menyikapi berbagai perubahan pengaturan sistem
perusahaan adalah adanya tingkat kejenuhan dari pelaku manajemen,
bahkan dapat berbuntut mundurnya orang-orang lama dan datangnya
orang-orang baru dalam menajemen.
Dalam menghadapi kendala-kendala dilapangan, setiap perusahaan selalu
membuat dan merubah kebijakan atau aturan-aturannya, salah-satunya
disebabkan karena adanya perubahan dari formasi manajemennya itu
sendiri, yang pada umumnya disebabkan adanya pergantian, pengurangan
maupun penambahan pekerja. Beberapa dasar tekhnis yang dapat
diterapkan dalam melaksanakan administrasi perusahaan seperti pada
perusahaan outsoucing jasa pengamanan, karena menurut saya jenis
perusahaan ini menuntut konsentrasi yang cukup tinggi dalam mengatur dan
menerapkan kegiatan administrasi. Beberapa tips yang dapat dilakukan
dalam melakukan tindakan administrasi perusahaan adalah :
1.
Pembuatan struktur organisasi akan membantu perencanaan dan
pengaturan kegiatan perusahaan dimana tersusun hirarki jabatan
sehingga terbentuk rangkaian pertanggungjawaban dari tingkat
pimpinan perusahaan sampai tingkat anggota.
2.
Menyusun dan menentukan jobdesc masing-masing bidang oleh
bagian yang mengurusinya seperti manager operasional hrd, sesuai
dengan keperluan perusahaan dengan catatan bahwa masing-masing
bagian mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang lain untuk
menghindari terputusnya kegiatan perusahaan, apabila salah satu
pelaku keluar atau berhalangan masuk kerja.
3.
Langkah berikutnya dalam melakukan kegiatan administrasi adalah
dengan membuat flowchat yang berisikan petunjuk secara tekhnis
rangkaian sebuah kegiatan yang terdapat dalam perusahaan seperti
bagaimana petunjuk proses penerimaan anggota baru, mutasi, kegiatan
pendidikan dan pelatihan, cara membuat permohonan dll.
4.
Penyediaan sarana administrasi seperti formulir data berbagai kegiatan
untuk memberikan kemudahan pendataan, hal ini memungkinkan
kegiatan administrasi perusahaan dapat berjalan, begitu pula seperti
dalam membuat laporan kejadian, investigasi maupun laporan bulanan,
dalam bentuk format yang beragam untuk menunjukan identitas,
sehingga perusahaan akan lebih terkesan baik dan tertib.
5.
Menyediakan sarana petunjuk informasi dan mensosialisasikan
peraturan dalam perusahaan seperti membuat pengumuman/internal
memo, petunjuk larangan-larangan yang ditempel pada dinding, sign
board, penyediaan white board, mading dll.
6.
Melakukan kegiatan pengarsipan data seperti data pelamar, karyawan,
kegiatan masing-masing bidang, surat menyurat dan yang lebih penting
adalah arsip lamaran karyawan yang nantinya diperlukan untuk
kegiatan pengajuan, pendaftaran sehingga apabila data tersebut
diperlukan tidak menyulitkan proses tindak lanjut.
7.
Membuat kegiatan dokumentasi setiap kegiatan, fungsinya adalah
untuk bahan pelaporan, bahkan diperlukan untuk bahan dalam
membuat profile perusahaan sehingga gambaran umum perusahaan
dapat ditampilkan
Perlu adanya upaya evaluasi terhadap beberapa ketentuan dan aturan
perusahaan, biasanya hal ini dilakukan oleh perusahaan dengan jenjang
waktu yang cukup lama untuk menilai kelayakan dari masing-masing
ketentuan tersebut. Seperti halnya dalam penyediaan sarana administrasi
pun perlu dilakukan evaluasi mengenai penggunaan sarana tersebut,
sehingga sarana seperti form yang dibuat dapat digunakan secara efektif
dan efisien.
Pada kenyataannya, kegiatan dan sarana yang disediakan untuk administrasi
ditentukan oleh bagaimana manajemen dapat dengan sadar melakukan dan
menggunakan sarana tersebut untuk ketertiban administrasi perusahaan.
Diperlukan pengawasan dan penilaian mengenai kegiatan administrasi
dalam perusahaan, apalagi bagi perusahaan yang cukup besar, ini sangat
penting
dalam
menghadapi
persaingan
yang
semakin
meningkat. Selesai…..mudah-mudahan bermanfaat …..
Entri ini ditulis dalam administrasi dan di-tag administrasi, Karya Satria
Abadi, kegiatan, outsourcing, perusahaan, tips oleh khansa. Buat penanda ke
permalink.