Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

EVALUASI IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KATOLIK

SANTO THOMAS MEDAN

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam bidang Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

OLEH :

JANITRA TARIGAN 100709091

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

Oleh : Janitra Tarigan

NIM : 100709091

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M. Pd

Tanda Tangan :

Tanggal :

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Dr. Syahron Lubis, MA Tanda Tangan:

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

Oleh : Janitra Tarigan

NIM : 100709091

Pembimbing I : Hotlan Siahaan., S. Sos, M.I.Kom

Tanda Tangan :

Tanggal :

Pembimbing II : Drs. Belling Siregar, M. Lib

Tanda Tangan :

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Peneliti membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan peneliti dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari peneliti dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, Januari 2015 peneliti,

Janitra Tarigan NIM: 100709091

ABSTRAK

Tarigan, Janitra, Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui iklim komunikasi organisasi pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

Informan berjumlah 5 orang yang juga merupakan pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan sehingga dirasa tepat melakukan penentuan informan dengan teknik purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode wawancara mendalam dan studi kepustakaan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan sudah melakukan komunikasi kebawah (Downward Communication) namun belum dilakukan secara optimal dan maksimal. Komunikasi ke Atas (Upward Comunication) pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan tidak berlangsung dengan baik dimana pegawai tidak dapat berkomunikasi langsung kepada pimpinan/atasan apabila mengalami kesulitan dalam pekerjaan, pegawai lebih memilih berkoumunikasi antar sesama pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang rumit. Komunikasi Horizontal antar pegawai yang terjadi di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan kurang optimal dan maksimal sehingga belum memberikan pelayanan yang cukup baik kepada pengguna perpustakaan tersebut.

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur bagi Tuhan Yesus seru sekalian alam pemilik cahaya yang memuliakan hamba-hambanya dengan ilmu dan iman. Kepada-Nya penulis memohon petunjuk dan meminta pertolongan. dengan semangat dan keikhlasan akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan. Skripsi ini diajukan untuk memenuhi persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana Sosial pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, yang tak lepas dari kekurangan dan kelemahan baik itu dalam penulisan maupun penyajiannya. Maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun untuk kesempurnaan skripsi ini dan khususnya untuk peningkatan pengetahuan dan kemampuan penulis.

Secara khusus penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Rahman Tarigan (Alm) dan Ibunda Tipa br. Sembiring yang selalu memberikan kesempurnaan kasih sayang dan untaian mutiara do’a kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

banyak pihak yang memberikan bantuan dalam penyelesaian skripsi ini baik itu saran, do’a, motivasi, dorongan dan bimbingan. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Hotlan Siahaan,. S.Sos, M.I.Kom, selaku dosen pembimbing I penulis yang telah banyak meluangkan waktu dan memberikan bimbingan, petunjuk, serta arahan dalam penulisan dan penyelesaian skripsi ini.

2. Bapak Drs. Belling Siregar, M. Lib, selaku dosen pembimbing II penulis yang telah memberikan petunjuk dan saran dalam penulisan dan penyelesaian skripsi ini.

3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M. Pd, selaku dosen penasehat akademik sekaligus ketua Departemen Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

4. Seluruh Staf pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan banyak ilmu kepada penulis selama perkuliahan.

5. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

6. Abangda Yudi Purnomo., Amd, selaku staf administrasi program studi yang telah memberikan banyak bantuan baik moril maupun materil kepada penulis dalam masa perkuliahan hingga akhir studi penulis.

7. Seluruh informan dan pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan yang telah memberikan bantuan kepada penulis dalam memperoleh informasi.

8. Untuk saudara kandung penulis Ferdinan Tarigan, Simon Petrus Tarigan, Diana Sari Br. Tarigan, Herawati Br. Tarigan yang menjadi motivasi besar penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

9. Untuk sahabat seperjuanganku Jerry Gurusinga, Benny Ginting, Sarni Br. Prangin-angin, Dede Nugraha, Wiyatama, Fadli Lubis, Maghaga, Dortua, Yona Clara, Elisabeth, Ikhwan, Indra, Bendri, terima kasih atas bantuan, dukungan, motivasi, dan inspirasinya kepada penulis.

10.Untuk Abangda Aria Wiraga Nasution, Isva Khairi, Ricky Syahrizal, Arwin Rahmadsyah, Irfanta Kristianus, dan Adrian Sembiring terima kasih yang tak berkesudahan atas bantuan baik moril maupun materil yang tidak dapat terbalaskan oleh penulis.

11.Untuk Azwar Budion, Pradana, Dedy Andreas, yang mengisi hari-hari dan memberi motivasi kepada penulis, terima kasih ya dek.

12.Untuk para pengurus dan keluarga besar IMPUS, suatu pengalaman besar bagi penulis menjadi bagian dari organisasi yang dibangun dengan landasan kekeluargaan, memberikan banyak ilmu dan pelajaran berharga bagi penulis, terima kasih yang sebesar-besarnya.

Tak akan cukup merangkum bantuan dan kebaikan sekian banyak orang dalam selembar kertas dan kalimat terbatas ini, maka itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk seluruh pihak yang pernah bersama penulis. Akhir kata penulis mengharapkan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembacanya.

Medan, Januari 2015 Penulis

Janitra Tarigan 100709091

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... i

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 6

1.3 Tujuan Penelitian ... 6

1.4 Manfaat penelitian ... 6

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 7

BAB II KAJIAN TEORITIS ...8

2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 9

2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 10

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 12

2.2 Pengertian Evaluasi ... 13

2.3 Tujuan Evaluasi ... 13

2.4 Komunikasi Organisasi ... 15

2.5 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi ... 17

2.6 Arus Informasi Dalam Organisasi ... 20

2.7 Iklim Komunikasi Organisasi ... 28

2.8 Hambatan Dalam Komunikasi ... 31

BAB III METODE PENELITIAN ...34

3.1 Jenis Penelitian ... 34

3.2 Lokasi Penelitian ... 34

3.3 Informan ... 35

3.4 Jenis dan Sumber Data ... 36

3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 36

3.6 Instrumen Penelitian ... 38

3.7 Analisis Data ... 39

3.8 Keabsahan Data ... 39

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ...41

4.1 Karakteristik Informan ...41

4.2 Kategori ...43

4.2.1Komunikasi kebawah (Downward Communication) ...44

4.2.2 Komunikasi ke Atas (Upward Comunication) ...47

4.2.3 Komunikasi Horizontal (Horizontal comunication) Kinerja Pustakawan ..51

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian ...60

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...60

5.1 Kesimpulan ...60

5.2 Saran ...61

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Daftar Karakteristik Informan ...35

Tabel 2: Indikator wawancara ...37

Tabel 3: Daftar Karakteristik Informan ...41

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1: Pola strategi komunikasi dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam suatu organisasi...21 Gambar 2: Saluran-saluran komunikasi dalam organisasi...27 Gambar 3: Buku Manjemen, Handoko (2002, 286) ...32

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I : Pedoman Wawancara ...65 Lampiran II: Transkrip Wawancara ...67

ABSTRAK

Tarigan, Janitra, Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui iklim komunikasi organisasi pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

Informan berjumlah 5 orang yang juga merupakan pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan sehingga dirasa tepat melakukan penentuan informan dengan teknik purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode wawancara mendalam dan studi kepustakaan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan sudah melakukan komunikasi kebawah (Downward Communication) namun belum dilakukan secara optimal dan maksimal. Komunikasi ke Atas (Upward Comunication) pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan tidak berlangsung dengan baik dimana pegawai tidak dapat berkomunikasi langsung kepada pimpinan/atasan apabila mengalami kesulitan dalam pekerjaan, pegawai lebih memilih berkoumunikasi antar sesama pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang rumit. Komunikasi Horizontal antar pegawai yang terjadi di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan kurang optimal dan maksimal sehingga belum memberikan pelayanan yang cukup baik kepada pengguna perpustakaan tersebut.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Organisasi merupakan sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku. Proses dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai organisasi yang efektif. Kelangsungan suatu organisasi atau perpustakaan sangat ditentukan oleh sumber daya manusia yang ada, baik kualitas maupun kuantitasnya. Untuk memanfaatkan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi, diperlukan hubungan kerjasama antara sumber daya manusia yang ada dalam perpustakaan baik hubungan antara atasan dan bawahan, antara bawahan dengan atasan dan bawahan dengan bawahan dalam suatu organisasi. Salah satu faktor yang dapat mendukung hubungan kerjasama tersebut adalah komunikasi. Adanya komunikasi antara sumber daya manusia di dalam suatu organisasi perusahaan dapat membentuk iklim komunikasi organisasi.

Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi mempercayai dan memberikan kebebasan dalam mengambil resiko, mendorong dan memberi tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas dan menyediakan informasi yang terbuka tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dari anggota organisasi, dan

Komunikasi organisasi merupakan hal serius yang harus diperhatikan oleh para pemimpin organisasi karena komunikasi sangat besar pengaruhnya terhadap tingkat kinerja pewagai dan dapat dikatakan keberhasilan suatu organisasi dalam membangun suatu komunikasi organisasi yang baik dan kondusif bagi para pegawai sangatlah penting dalam meningkatkan kinerja para pegawai. Peningkatan kinerja dapat diketahui dari perkembangan pegawai dari tingkatan yang ada, lalu apakah keterampilan yang dimilikinya masih mengikuti perkembangan organisasi yang ada.

Komunikasi organisasi terdiri dalam dua bentuk yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif, yang tujuannya menyampaikan pesan yang berhubungan dengan kepentingan organisasi. Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi.

Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor.

1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication) Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya komunikasi kebawah untuk menyampaikan

tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication) Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.

3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication) Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, menyelesaikan konflik, dan saling memberikan informasi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi menurut Pace dan Peterson (2006,158) yaitu:

a. kepercayaaan, personil disemua tingkat harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang didalanya

kepercayaan, keyakinan, dan kredibilitas dan didukung oleh pernyataan dan tindakan.

b. Pembuatan keputusan bersama, para pegawai disemua tingkat dalam organisasi harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam kebijakan organisasi yang relevan dengan kedudukan mereka para pegawai di semua tingkat harus diberi kesempatan dalam berkomunikasi dengan menejer di atas mereka agar berperan serta dalam pembuatan keputusan dan penentuan tujuan. c. Kejujuran, suasana umum diliputi kejujuran dan keterusterangan harus

mewarnai hubungan-hubungan dalam organisasi dan para pegawai harus mampu mengatakan apa yang ada dalam pikiran mereka tanpa menggindahkan apakah mereka berbicara kepada teman sejawat, bawahan, atau atasan.

d. Keterbukaan dalam komunikasi kebawah, kecuali untuk keperluan informasi rahasia, anggota organisasi harus relatif mudah memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas mereka saat itu, yang mempengaruhi mereka untuk mengkordinasikan pekerjaan mereka dengan orang- orang atau bagian- bagian lainnya yang berhubungan luas dengan organisasi.

e. Mendengarkan dalam kondisi keatas, personil disetiap tingkatan dalam organisasi harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan masalah yang dikemukan personildisetiap tingkatan bawahan dalam suatu oerganisasi secara berkesinambungan dangan pikiran terbuka,

f. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi, personil setiap tingkatan dalam oganisasi harus menunjukkan komitmen terhadap tujuan-tujuan berkinerja tinggi, produktivitas tinggi, kualitas tinggi, biaya rendah serta menunjukkan perhatian besar kepada anggota organisasi.

Berdasarkan pengamatan penulis komunikasi antar pegawai tidak berjalan dengan baik padahal banyak media komunikasi yang dapat digunakan seperti, surat, lisan, telepon, mail, memo, yang berguna dalam menjembatani komunikasi bagi setiap pegawai dalam membentuk kordinasi pekerjaan yang baik. Hal tersebut dapat diketahui dari pergantian shif kerja, kadang-kadang pegawai yang menggantikan tidak datang,begitu pula sebaliknya pegawai yang pertama kali jaga tidak datang sehingga pengguna mengalami kesulitan untuk memanfaatkan layanan yang ada karena pegawai yang bertugas tidak ada di tempat.Demikian juga komunikasi atasan ke bawahan kurang baik. Hal ini dapat diketahuai dari tidak adanya usaha atasan untuk membangun komunikasi kepada bawahan dalam meningkatkan kinerja pegawainya.PerpustakaanUniversitas Katolik Santo Thomas Medan,saat ini di kelola oleh 5 orang pegawai yaitu Kepala Perpustakaan, petugas Administrasi, Pelayanan Teknis,(Pengolahan, Pemeliharaan)Pelayanan Pemakai, (Sirkulasi, Referensi,Skripsi, dan Layanan Digital).

Berdasarkan uraian pada latar belakang tersebut maka penulis tertarik untuk meneliti lebih mendalam dengan menetapkan judul penellitian ini

“Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Iklim Komunikasi Organisasi pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan?”.

1.3. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui iklim komunikasi organisasi pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

1.4. Manfaat penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan, sebagai bahan masukan dalam meningkatkan komunikasi baik antara pegawai. 2. Bagi peneliti selanjutnya, dapat dijadikan sebagai bahan rujukan dalam

melakukan penelitian pada topik yang sama.

3. Bagi pembaca sebagai informasi tentang iklim komunikasi organisasi 4. Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya tentang

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan di atas yang menjadi ruang lingkup penelitian Iklim Komunikasi Organisasi yang mencakup:komunikasi ke bawah (downward communication), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communication).

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1

Perpustakaan

Perguruan Tinggi

Perpustakaan dibagi menjadi beberapa jenis, salah satunya adalah perpustakaan perguruan tinggi. Menurut Hasugian (2009, 79) secara sederhana,

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi”.

Selaras dengan pengertian diatas, menurut Sulistyo Basuki (1993, 51) bahwa, “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada Perguruan Tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang bersifat berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan untuk membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.

Sedangkan dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 4), dinyatakan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:

1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.

3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada masyarakat.

Selain pendapat di atas, ada pendapat lain tentang perpustakaan perguruan tinggi yakni menurut Vitriana (2009, 1) yang menyatakan bahwa “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah Perpustakaan yang terdapat dilingkungan lembaga pendidikan tinggi yaitu untuk mendukung misi pendidikan lembaga induknya”.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu penunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan menjadi jantung perguruan tinggi yang artinya tanpa perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi maka pelaksanaan pendidikan kurang optimal dan tidak memadai. Perpustakaan perguruan tinggi penting bagi perguruan tinggi karena perpustakaan dimaksudkan untuk menunjang dan memfasilitasi kegiatan dan proses pengembangan ilmu pengetahuan serta penelitian.

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Setiap perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi. Menurut Sulistyo Basuki (1993,52), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :

1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi.

2. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.

3. Menyediakan ruangan belajar bagi pengguna perpustakaan.

4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pengguna.

5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.

Selaras dengan pendapat di atas, tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut SNI 7330 (2009, 3) adalah “Menyediakan materi perpustakaan dan akses informasi bagi pengguna untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat”.

Dari uraian di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika sehingga mencapai visi dan misi perpustakaan perguruan tinggi.

2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan akan dapat mencapai tujuannya jika dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Tujuan dan fungsi suatu perpustakaan adalah sebagai faktor pembeda perpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 3), Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah :

1. Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika. Oleh karena itu, bahan pustaka yang disediakan merupakan bahan pustaka yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran

2. Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari dan pengguna informasi.

3. Fungsi Riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

4. Fungsi rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

5. Fungsi Publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non-akademik.

6. Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

7. Fungsi Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

Sedangkan menurut Yuven (2010, 1), fungsi perpustakan perguruan tinggi adalah:

1. Lembaga pengelola sumber-sumber informasi 2. Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi 3. Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan

4. Lembaga pendukung pendidikan (pencerdas bangsa) 5. Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa

Sehubungan dengan pendapat di atas, dalam SNI 7330 (2009, 3) mengemukakan bahwa Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah :

1. fungsi pendidikan 2. fungsi informasi 3. fungsi penelitian 4. fungsi rekreasi 5. fungsi publikasi 6. fungsi deposit 7. fungsi interpretasi

Dari uraian diatas dapat dikemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai lembaga yang mengelola sumber-sumber informasi dan melayankannya kepada pengguna. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga dapat berfungsi menunjang program perguruan tinggi yakni membantu pelaksanaan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Setiap perpustakaan memiliki tugasnya masing-masing. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugas yang berbeda dengan perpustakaan lainnya. Tugas perpustakaan pada umumnya adalah menghimpun, mengelola, dan menyebar luaskan informasi kepada masyarakat luas. Menurut Yusup (2010, 21):

Perpustakaan perguruan tinggi bertugas mengelola sumber-sumber informasi yang mampu mendukung pelaksanaan kurikulum perguruan tinggi yang bersangkutan, dan semua sumber informasi yang dimaksud dapat dimanfaatkan secara bersama oleh seluruh sivitas akademikanya.

Selain itu dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman(2004, 3) mengenai perpustakaan perguruan tinggi dinyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan”.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalahmenggelola sumber-sumber yang mendukung pelaksanaan kurikulum dan tridarma perguruan tinggi, mengembangkan koleksi serta mengolah dan merawat bahan pustaka, yang diemban perguruan tinggi penaungnya.

2.2 Pengertian Evaluasi

Kata evaluasi sering digunakan untuk sebuah penilaian dan perkiraan mengenai objek tertentu. Menurut Arikunto (2004:1) menyatakan bahwa:

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternative yang tepat dalam mengambil sebuah kepustusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak dection maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan.

Sedangkan, Ajick (2009, 2) menyatakan bahwa evaluasi adalah “penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses, mengoleksi, menganalisis dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi”.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa evaluasi adalah proses penilaian sistematis terhadap suatu objek. Dimana dalam menilainya dilakukan proses analisis.

2.3 Tujuan Evaluasi

Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Wirawan (2011, 9) Tujuan Evaluasi adalah mengumpulkan informasi untuk menentukan nilai dan manfaat objek evaluasi, mengontrol, memperbaiki, dan mengambil keputusan mengenai objek tersebut

Selanjutnya Wirawan (2011, 22) mengemukakan bahwa Tujuan melaksanakan evaluasi adalah :

a. Mengukur pengaruh program terhadap masyarakat. Program dirancang dan dilaksanakan sebagai layanan atau intervensi sosial (social intervention) untuk menyelesaikan masalah, problem, situasi, keadaan yang dihadapi masyarakat. Suatu program diadakan untuk mengubah keadaan yang dilayani.

b. Menilai apakah program telah dilaksanakan sesuai rencana. Setiap rogram direncanakan dengan teliti dan pelaksanaanya harus sesuai dengan rencana tersebut.

c. Mengukur apakah pelaksanaan program sesuai dengan standar. Setiap program dilaksanakan berdasarkan standar tertentu.

d. Evaluasi program dapat mengidentifikasi dan menemukan mana dimensi program yang jalan, mana yang tidak jalan.

e. Pengembangan staf program. Evaluasi dapat dipergunakan untuk mengembangkan kemampuan staf garis depan yang langsung menyajikan layanan kepada klien dan pemegang jabatan lainnya.

f. Memenuhi ketentuan undang-undang. Sering suatu program disusun untuk melaksanakan undang-undang tertentu. Suatu program dirancang dan dilaksakan berdasarkan ketentuan ketentuan undang-undang untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh masyarakat.

g. Akreditasi Program. Lembaga-lembaga yang melayani kebutuhan masyarakat seperti sekolah, universitas, hotel, rumah sakit, pusat kesehatan dan perusahaan biro perjalanan perlu dievalauasi untuk menentukan apakah telah menyajikan layanan kepada masyarakat sesuai dengan standar layanan yang ditentukan

h. Mengukur cost effectiveness dan coss-efficiency. Untuk melaksanakan suatu program diperlukan anggaran yang setiap organisasi mempunyai keterbatasan jumlah. Penggunaan sumber dalam suatu program perlu diukur apakah anggaran suatu program mempunyai nilai yang sepadan (cost effective) dengan akibat atau manfaat yang ditimbulkan oleh program. Sedangkan cost-efficiency evaluation untuk mengukur apakah biaya yang dikeluarkan untuk membiayai program telah dikeluarkan secara efisien atau tidak.

i. Mengambil keputusan megenai program. Salah satu tujuan evaluasi program adalah untuk mengambil keputusan mengenai program. Jika evaluasi suatu program menunjukkan berhasil melakukan perubahan dalam masyarakat dengan mencapai tujuannya, maka mungkin program akan dilanjutkan atau dilaksanakan di daerah lain.

j. Accontabilitas. Evaluasi dilakukan juga untuk mempertanggung

jawabkan pimpinan dan pelaksana program . Apakah program telah dilaksanakan sesuai dengan rencana, sesuai dengan standar atau tolak ukur keberhasilan atau tidak. Apakah program telah mencapai tujuan yang direncanakan atau tidak. Apakah dalam pelaksanaan program terjadi penyimpangan anggaran prosedur dan waktu atau tidak.

k. Memberikan balikan kepada pimpinan dan staf program. Posacvac & Carey (1977) mengemukakan evaluasi merupakan loop balikan untuk layanan program sosial. Loop tersebut merupakan proses mengakses

kebutuhan, mengukur pelaksanaan program untuk memenuhi kebutuhan tersebut, mengevaluasi prestasi pencapaian tujuan program, membandingkan pengaruh keluaran program dengan biaya serta perubahan yang diciptakan oleh layanan program terhadap anggota masyarakat.

l. Memperkuat posisi politik. Jika evaluasi menghsilkan nilai yang positif, kebijakan, program, atau proyek akan mendapat dukungan dari para pengambil keputusan - legislatif dan eksekutif – dan anggota masyarakat yang mendapatkan layanan atau perlakuan. Objek evaluasi tersebut dapat diteruskan atau dilakukan di daerah lain jika memang diperlukan di daerah lain.

m. Mengembangkan teori ilmu evaluasi atau riset evaluasi. Pada awalnya evaluasi dilaksanakan tanpa landasan teori, hanya merasa suatu program perlu dievaluasi untuk mencari kebenaran mengenai program sosial. Praktik melaksanakan evaluasi yang berulang-ulang, mengembangkan asumsi bahwa evaluasi dilaksanakan untuk mengukur apakah tujuan program dapat dicapai atau tidak.

Sedangkan Arikunto (2002, 13) juga menyatakan bahwa “Tujuan Evaluasi adalah tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen”.

Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sebuah evaluasi adalah untuk mengetahui tujuan-tujuan apa yang telah dicapai, apakah memberikan umpan balik yang baik atau yang buruk.

2.4 Komunikasi Organisasi

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam organisasi. Komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi, ide-ide diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Handoko(2002, 272)

“Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain”.

Komunikasi juga memiliki beberapa persepsi, menurut Face dan Faules (2001, 145) beberapa persepsi mengenai komunikasi organisasi dari beberapa ahli yakni sebagai berikut:

1. Persepsi Redding dan Saborn

Redding dan Saborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks, yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program. 2. Persepsi Zelko dan Dance

Zelko dan Dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang komunikasi dalam penjualan hasil produk, pembuatan iklan, dan hubungan dengan masyarakat umum. Kemudian bersama Lesikar, mereka menambahkan dimensi lagi dari komunikasi organisasi yaitu dimensi komunikasi pribadi di antara sesama anggota organisasi yang berupa pertukaran secara informal mengenai informasi dan perasaan di antara sesama anggota organisasi.

Adapun pengertian komunikasi organisasi menurut Wayne Pace (2001, 143) adalah “sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari sesuatu organisasai”. Sedangkan Dalamteori tentang Komunikasi organisasi Pace dan Faules(2001, 142) mengemukakan bahwa

Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan secara efektif, untuk bersikap jujur kepada organisasi, untuk meraih semangat dalam organisasi, untuk melaksanakan tugas secara kreatif dan untuk menawarkan gagasan-gagasan yang inovatif bagi penyempurnaan organisasinya adalah dipengaruhi oleh komunikasi.

Sedangkan menurut Ruslan (2002, 88). “Organisasi sebagai kerangka kerja

(frame of work) dari suatu manajemen menunjukkan adanya pembagian tugas,

wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan dalam suatu system manajemen modern”.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah proses yang terjadi dalam organisasi, dan di dalam sana proses komunikasi yang terjadi terbagi dalam empat aspek yaitu: komunikasi ke bawah (downward

communication), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi

horizontal (horizontal communication) dan komunikasi lintas saluran.

2.5 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dilakukan karena setiap orang membutuhkan komunikasi dalam kehidupannya. Tanpa berkomunikasi seseorang tidak dapat menjalani kehidupannya sebagaimana mestinya. Dapat dibayangkan jika seseorang harus membeli kebutuhan pokok sehari-hari namun tidak dapat berkomunikasi dengan penjualnya. Manusia tidak dapat hanya diam dan berharap segala kebutuhannya datang dengan sendirinya. Maka tidak salah apabila para ahli komunikasi seperti Waltzlawick, Beavin, dan Jackson mengatakan “we cannot not communicate”

(kita tidak dapat tidak berkomunikasi) Mulyana (2007, 115). Saat kita tidak berkomunikasi maka kita tidak bisa melakukan apa-apa.

Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi memiliki fungsi yang sangat penting diantaranya fungsi sosial dan fungsi pengambilan keputusan. Fungsi sosial adalah untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memelihara hubungan. Fungsi pengambilan keputusan adalah untuk memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat tertentu, contohnya apakah kita akan memutuskan untuk pergi bekerja atau tidak.

Komunikasi penting dalam setiap hal, begitu pula dalam sebuah organisasi. Komunikasi dibutuhkan setiap anggota organisasi untuk menjalankan dan menyelesaikan pekerjaan, tugas dan tanggung jawabnya. Para anggota organisasi juga yang meneguhkan pentingnya fungsi komunikasi dalam organisasi. Melalui proses interaksi para anggota organisasi memeriksa eksistensi kepercayaan, dukungan, keterbukaan, penyuluhan, perhatian dan keterusterangan. Pace dan Faules (2005, 154). Dengan demikian, maka pengaruh komunikasi dapat bermacam-macam juga berubah-ubah menurut cara pengaruh komunikasi ini ditentutukan dan diteguhkan melalui interaksi di antara angggota organisasi.

Sedangkan Siagian ( 2003, 91) “Dalam kehidupan organisasional terdapat empat jenis fungsi komunikasi yaitu : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan”.

Sehubungan dengan pendapat di atas Koontz(1990, 169), mengemukakan fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai berikut:

1. Pentingnya komunikasi

Pentingnya komunikasi dalam upaya yang terorganisasi di akui banyak penulis, misalnya memandang komunikasi sebagai sarana penghubung antar orang di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini masih fungsi dasar komunikasi. Sesungguhnya tanpa komunikasi tidak mungkin adalah aktivitas kelompok karna tanpa hal itu koordinasi dan perubahan tidak dapat di lakukan dengan baik.

2. Tujuan komunikasi

Dalam arti yang luas, tujuan komunikasi dalam suatu organisasi adalah untuk mengadakan perubahan, untuk mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahterahan organisasi.

3. Tanggung jawab dalam komunikasi

Pada umumnya adalah benar bahwa para manajer menciptakan iklim organisasi dan mempengaruhi sikap anggota ornganisasi. Mereka melakukan hal itu melalui komunikasi yang di awali oleh pemimpim teras.meskipun para pemimpin organisasi mempunyai tanggung jawab utama untu menata nada yang tepat bagi komunikasi yang efektif, setiap orang dalam organisasi juga memikul tanggung jawab tersebut.

Selanjutnya Kartono ( 2010, 135) mengemukakan, organisasi komunikasi juga dapat berfungsi:

1. Menghubungkan semua unsur yang melakukan relasi pada semua lapisan, sehingga menimbulkan rasa kesetiakawanan, dan loyalitas antarsesama.

2. Semua jajaran pimpinan dapat langsung mengetahui keadaan bidang-bidang yang dibawahi, sehingga berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

3. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua anggota, dan melibatkan mereka pada kepentingan organisasi. Muncullah kemudian rasa keterlibatan atau sense of envolvement dan rasa ikut memiliki (melu handarbeni), serta sense of belonging atau rasa “menjadi bagian” dari suatu kelompok.

4. Memunculkan saling pengertian dan saling menghargai tugas masing-masing, sehingga meningkatkan rasa kesatuan dan pemantapan esprit de corps (semangat korps).

Fungsi lain dari komunikasi dalam organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar

organisasi adalah selaku pengendali perilaku anggota organisasi, karena dalam suatu organisasi para anggotanya diharapkan taat kepada petunjuk, peraturan dan norma-norma yang berlaku bagi anggota organisasi yang bersangkutan.

Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar jalannya proses pengambilan keputusan

2.6 Arus Informasi Dalam Organisasi

Dalam organisasi yang efektif komunikasi mengalir ke berbagai arah. Wayne dan Faules (2005, 184), mengemukakan bahwa dalam organisasi, terdapat empat jenis arus informasi dalam organisasi, yaitu: komunikasi ke bawah

(downward communication), komunikasi ke atas (upward communication),

komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi lintas saluran.

1.aktivitas komunikasi, antara lain : 2. Substansi komunikasi berisikan: − Penyampaian informasi TOP -kebijakan umum

− Pelaksanaan -Instruksi Penugasan

-Keputusan pimpinan − Penyampaian

− Pelasksanaan -Motivasi -Perubahan

MIDDLE - Pembinaan

− Penyampaian -Pengendalian

− Pelasksanaan − Melakukan tugas

KARYAWAN/BAWAHAN -Pembinaan -Pengawasan -Pengendalian

Gambar 1: Pola strategi komunikasi dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam suatu organisasi (Ruslan, 2002, 88).

1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Menurut Lewis yang disitir oleh Muhammad(2005, 108) :

komunikasi kebawah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

Sedangkan Katz dan Kahn yang disitir oleh Muhammad (2005, 185) menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan:

2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan

5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe, yaitu:

1. Instruksi tugas

Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilukakan mereka dan bagiamana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks,dimana karyawan diharapkan menggunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya.

2. Rasional

Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.

3. Ideologi

Pesan megnenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

4. Informasi

Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.

5. Balikan

Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji tetapi dapat juga berupa kritikan atau peringatan terhadap pegawai.

Sehubungan dengan hal di atas Pace dan Faules mengemukakn (2001, 182) mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa:

1. Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari organisasinya

2. Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan keputusan.

3. Sumber-sumber informasi yang terbaik adalah orang yang terdekat dengan karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.

4. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya.

Pendapat lain dikemukakan oleh Arni , (2009, 110) Persoalan komunikasi yang sering muncul pada tingkatan ini adalah “persoalan relevansi dan ketetapan isi pesan dan informasi dimana pesan dan informasi tersebut telah mengalami distorsi, gangguan, penyaringan (filtering) ataupun arti pesan yang telah dilebih-lebihkan (exaggeration), serta waktu (timing) penyampaian yang tidak tepat”.

2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)

Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.

Tujuan dari komunikasi keatas adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana atau mekanisme umpan balik (feedback) dari bawahan kepada atasan.

Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting karena beberapa alasan, Face dan Faulus (2006, 190), menyatakan :

a. Aliran informasi ke atas member informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.

d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi.

e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.

Hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada atasannya seperti yang di uraikan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. Sharma yang disitir oleh Muhammad, (2005, 118) menyatakan bahwa kesulitan tersebutkemungkinan disebabkan oleh beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut:

a. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya.

b. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat saja tidak berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik menurut pandangan atasan yang lebih tinggi.

c. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memelihara keterbukaan komunikasi ke atas.

d. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk menemuinya. Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat atau informasi oleh bawahan kepada atasan.

3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)

Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, menyelesaikan konflik, dan saling memberikan informasi.

Menurut Face dan Faules (2006, 190) Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.

b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas, ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.

c. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari karyawan.

d. Menyelesaikan konflik di antar anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan baigian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan social dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim organisasi yang baik.

e. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.

f. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa social dan emosional karyawan.

Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Akan tetapi bagian-bagian itu sendiri mungkin menghalangi komunikasi horizontal. Organisasi yang agak lebih otoriter mengontrol dengan ketat komunikasi horizontal ini. Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa. Dengan meningkatkan keterbatasan komunikasi horizontal bawahan menjadi tergantung kepada informasi yang disampaikan secara vertikal. Pemerintahan yang otoriter adalah contoh yang ekstrem yang mengontrol komunikasi horizontal.

4. Komunikasi lintas saluran

Komunikasi lintas saluran terjadi bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat informal atau pribadi. Face dan Faules (2006, 197) menyatakan bahwa:

Informasi ini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan.

Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin, dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Walaupun grapevine membawa informasi yang informal, tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan kepada pimpinan mengenai sentiment karyawan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan.

Berikut adalah gambar saluran komunikasi dalam organisasi :

Gambar 2: Saluran-saluran komunikasi dalam organisasi, Handoko (2002, 281).

Dari uraian di atas dapat diketahui ada empat komunikasi yaitu komunikasi ke bawah (downward communication), komunikasi ke atas (upward

communication), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi

horizontal (horizontal communication), dan komunikasi lintas saluran.

2.7 Iklim Komunikasi Organisasi

Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi mempercayai dan memberikan kebebasan dalam mengambil resiko, mendorong

dan memberi tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas dan menyediakan informasi yang terbuka tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dari anggota organisasi, dan secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi.

Denis yang disitir oleh Muhammad, (2005, 86) mengemukakan iklim komunikasi organisasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objektif mengenai lingkungan internal organisasi, yang mencakup persepsi anggota organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi di dalam organisasi.

Dalam bukunya Pace dan Faules (2001, 154) mengatakan bahwa iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko.

Yang menjadi pokok persoalan dari iklim komunikasi adalah:

1. Persepsi mengenai sumber komunikasi dari hubungannya dalam organisasi yang meliputi rasa puas, pentingnya sumber-sumber itu percaya dan terbuka.

2. Persepsi mengenai tersedianya informasi bagi anggota organisasi yang meliputi jumlah informasi yang diterima cocok atau tidak. Informasi itu berguna atau tidak dan apakah balikan informasi dikirimkan kepada sumber yang tepat.

3. Persepsi mengenaik organisasi itu sendiri yang meliputi keterlibatan anggota organisasi dalam pembuatan keputusan, tujuan yang dipahami, penghargaan serta system yang terbuka.

Sehubungan dengan hal- hal di atas pece dan faules menyatakan bahwa: “unsur-unsur dasar organisasi (anggota, pekerjaan, praktik-praktik yang berhubungan dengan pengelolaan, struktur dan pedoman). Dipahami

secara selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang ditunjukkan apakah yang dimaksud oleh setiap pegawai/karyawan..

Sedangkan Pace dan Faules (2002, 153), mengemukakan:

Unsur dasar tersebut dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bagi kebaikan anggota organisasi. Misalnya, informasi yang cukup merupakan sebuah indikasi untuk para anggota organisasi mengenai seberapa baik unsure-unsur dasar organisasi itu berfungsi bersama-sama untuk menyediakan informasi bagi mereka.

Persepsi atas kondisi-kondisi kerja, penyediaan, upah kenaikan pangkat, hubungan dengan rekan-rekan, hukum-hukum dan peraturan organisasi, praktik-praktik pengambilan keputusan, sumber daya yang tersedia dan cara-cara memotivasi kerja anggota organisasi semuanya membentuk suatu badan informasi yang membangun iklim komunikasi organisasi.

Unsur-unsur dalam organisasi tidak secara langsung menciptakan iklim komunikasi organisasi, tetapi pengaruhnya terhadap iklim komunikasi organisasi tergantung pada persepsi anggota organisasi mengenai nilai dan hukum dan peraturan tersebut. Jadi dengan kata lain unsur-unsur yang terdapat di dalam organisasi tidak secara otomatis menciptakan iklim komunikasi organisasi tetapi tergantung kepada persepsi anggota-anggota organisasi mengenai unsure-unsur organisasi tersebut.

Dari uraian di atas dapat diketahui iklim komunikasi organisasi memiliki unsur-unsur dasar organisasi (anggota, pekerjaan, praktik-praktik yang berhubungan dengan pengelolaan, struktur dan pedoman). Dipahami secara

selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang ditunjukkan apakah yang dimaksud oleh setiap pegawai/karyawan.

2.8 Hambatan Dalam Komunikasi

Mengingat pentingnya dan melekatnya komunikasi dalam organisasi, vital bagi manajer untuk memahami bagaimana cara mengelola proses komunikasi. Manajer harus memahami cara memaksimumkan manfaat potensi dari komunikasi dan meminimalkan masalah-masalah potensinya. Menurut Koontz (1990, 181), “Hambatan dalam komunikasi adalah salah satu masalah penting yang mereka hadapi, tetapi masalah-masalah komunikasi sering merupakan gejala masalah yang berakar lebih dalam”.

Selanjutnya Koontz ( 1990, 182) mengemukakan bahwa hambatan-hambatan dalam komunikasi yaitu :

1. Kurangnya perencanaan dalam berkomunikasi 2. Asumsi yang tidak jelas

3. Distorsi semantik

4. Pesan yang diungkapkan secara tidak baik

5. Hilang pada saat penyampaian dan pengungkapan yang tidak baik 6. Kurang menyimak dan evaluasi terlalu dini

7. Komunikasi impersonal

8. Ketidakpercayaan, ancaman, dan rasa takut

Sedangkan menurut Griffin (2004, 118), hambatan-hambatan komunikasi adalah :

1. Hambatan-hambatan individual

Hambatan individual dapat menggangu efektivitas komunikasi, salah satunya adalah sinyal yang saling bertentangan atau tidak konsisten. Kendali lain kurangnya krebidilitas. Persalan kredibilitas muncul saat pengirim pesan tidak di pandang sbagai sumber informasi yang bisa dipercaya.

2. Hambatan-hambatan organisasional

Penghambat- penghambat efektivitas komunikasi yang lain berhubungan dengan konteks organisasional dimana komunikasi terjadi. Masalah semantik muncul karena kata- kata memiliki makna berbeda untuk orang berbeda. Masalah komunikasi juga bisa muncul saat dua belah pihak yang berbeda status atau kekuasaan mencoba untuk berkomunikasi satu sama lain.

Sehubungan dengan pendapat di atas, berikut adalah gambar hambatan-hambatan yang mempengaruhi komunikasi :

Gambar 3 :hambatan-hambatan yang mempengaruhi komunikasi, Handoko (2002, 286)

Dari Uraian di atas dapat di ketahui hambatan-hambatan dalam komunikasi adalah kurangnya perencanaan berkomunikasi, asumsi yang tidak jelas, distorsi semantik,pesan ang diungkapkan secara tidak baik, hilang pada saat penyampaian dan pengungkapan yang tidak baik,kurang menyimak dan evaluasi terlalu dini,kumunikasi impersonal, ketidakpercayaan ,ancaman, rasa takut, dan tidak memadainya waktu untuk menyesuaikan pada perubahan.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Menurut Moleong (2013, 6) “penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dan lain-lain, secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang ilmiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah”.Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif bagaimana evaluasi iklim komunikasi organisasi pada perpustakaan universitas katolik santo thomas medan. Bentuk penelitian kualitatif merupakan bentuk penelitian yang didasarkan pada keadaan alamiah atau naturalisme, yaitu kenyataan yang muncul dan didasarkan pada peristiwa-peristiwa nyata yang menjadi bahan kajian penelitian. Fakta yang diperoleh menjadi data yang dikomunikasikan dalam bentuk informasi yang dilaporkan secara narasi yang berisi ketajaman analisis penelitian.

3.2 Lokasi Penelitian

Sesuai dengan judul penelitian maka lokasi dalam penelitian ini adalah di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan yang beralamat di jl. Setia Budi 479-f, Tanjung Sari, Medan 20132, Sumatera Utara.

3.3 Informan

Menurut Arikunto (2010, 188), “Informan adalah orang yang memberikan informasi. Dengan pengertian ini maka informan dapat dikatakan sama dengan responden”.

Dalam melakukan penelitian, terlebih dahulu melakukan pemilihan informan. Terdapat kriteria dalam menentukan informan, teknik pengambilan informan dilakukan secara purposive. Menurut Sugiono (2011, 85), “Sampling purposive adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu”. Dalam penelitian ini, Informan berjumlah 5 orang yang juga merupakan pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan sehingga dirasa tepat melakukan penentuan informan dengan teknik purposive sampling. Hal ini dikarenakan populasi dalam penelitian ini mengalami kejenuhan data.

Tabel 1 : Daftar Karakteristik Informan

Kode Informan Informan Lokasi wawancara

I1 Informan 1 Kepala Perpustakaan

I2 Informan 2 Petugas administrasi

I3 Informan 3 Divis Pelayanan teksnis

I4 Informan 4 Divisi Pelayanan Pemakai

3.4 Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Data primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan penulis, seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.

2. Data sekunder, yaitu data yang mendukung data primer dan diperoleh melalui studi kepustakaan seperti: buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan :

1. Wawancara Mendalam (depth interview)

Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapat data mengenai permasalahan yang sedang diteliti. Pertanyaan yang diajukan terlebih dahulu telah disiapkan serta dibuat kerangkanya secara sistematis sebelum berada dilokasi penelitian. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat berkembang bahkan dapat diluar dari daftar pertanyaan dengan maksud untuk lebih mengetahui secara jelas jawaban yang dibutuhkan, namun tetap mengacu pada pokok permasalahannya. Wawancara mendalam di lakukan secara langsung dengan pegawai Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

2. Observasi

Observasi merupakan pengamatan secara langsung terhadap aktivitas di lapangan. Adapun caranya adalah peneliti terjun langsung ke lokasi penelitian untuk mengambil data yang ada di lapangan. Observasi dilakukan sebelum dan selama penelitian ini berlangsung yang meliputi gambaran umum, suasana kehidupan sosial, kondisi fisik, dan kondisi sosial yang terjadi dengan menggunakan pedoman observasi.

3. Studi Dokumentasi

Data yang diperlukan dalam penelitian ini juga diperoleh dari studi dokumentasi. Sebelum penelitian lapangan, peneliti telah melakukan telaah terhadap buku literatur, majalah, jurnal, hasil seminar dan artikel, baik yang tersedia dalam media on-line (internet) maupun yang ada dalam perpustakaan.

Tabel2: Indikator wawancara

Variabel Indikator Informan

Ikilm Komunikasi

1. Komunikasi kebawah (Downward Communication) 2. Komunikasi ke

Atas (Upward Comunication)

3. Komunikasi Horizontal (Horizontal comunication)

I2, I3, I4, I5

I2, I3, I4, I5

3.6 Instrumen Penelitian

Dalam penelitian ini juga digunakan instrumen penelitian adalah peneliti sendiri dengan menggunakan:

1. Pedoman wawancara

Pedoman wawancara ini berisi hal – hal pokok yang akan ditanyakan sebagai pemancing percakapan. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.

2. Perekam Suara

Selain alat tulis sebagai alat bantu peneliti juga menggunakan perekam suara karena pada dasarnya pengamatan dan ingatan manusia sangat terbatas.

3.7 Analisis Data

Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu ada beberapa tahapan-tahapan yang perlu dilakukan diantaranya :

1. Pengelompokan Berdasarkan Kategori, Tema dan Pola Jawaban

Pada tahap ini dibutuhkan pengertian yang mendalam terhadap data, perhatian yang penuh dan keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul di luar dengan apa yang ingin digali.

2. Menguji Asumsi atau Permasalahan yang ada Terhadap Data

Setelah kategori dan pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini. 3. Mencari Alternatif Penjelasan bagi Data

Setelah kaitan antara kategori dan pola data dengan asumsi terwujud, peneliti masuk ke dalam tahap penjelasan.

3.8Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil observasi.

2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Karakteristik Informan

Informan dalam penelitian ini adalah pegawai perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan. Dari hasil wawancara diperoleh informan sebanyak 5 orang, pada proses wawancara bersama informan ketiga, mulai ditemukan data yang selalu sama dan berulang-ulang. Namun penulis masih meneruskan penggalian data kepada informan lain dengan harapan akan menemukan data baru. Berikut adalah daftar karakteristik informan :

Tabel 3 : Daftar Karakteristik Informan

No

Kode

Informan

Informan

Divisi Pekerjaan

Lokasi Wawancara

1

I

1 Efendi simanjorang

Kepala Perpustakaan (PLT)

Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan

2

I

2

Hoslan juliana simbolon

Petugas Sirkulasi

Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan

3

I

3 Elpin Zega Administrasi Perpustakaan Universitas

Informan pertama (I1) adalah informan yang berhasil diwawancarai dengan pendekatan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, I4 dan I5. Kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan dilakukan wawancara tersebut. I1 diwawancarai bertempat di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan (lihat lampiran II).

Proses bertemunya penulis dengan I1 adalah dimulai pada tahap pengamatan di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan terlebih dahulu, kemudian langsung menemui I1 untuk memohon izin wawancara diminta kesediannya dalam proses wawancara. Hal ini diperlukan karena mereka memiliki jam bekerja dan memiliki aktivitas lain. Penulis masuk ke ruangan kepala Perpustakaan untuk melakukan proses wawancara pada jam keja pegawai perpustakaan. Penulis kemudian bertemu dangan I1 dan menjelaskan maksud dan tujuan dari penelitian yang dilakukan penulis. Untuk informan selanjutnyapelaksanaan wawancara dilakukan dengan membuat janji terlebih

Katolik Santo Thomas Medan

4

I

4 Ganesius

Ruang skripsi dan layanan TI

Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan

5

I

5 Hasparna Sitanggang Pengolahan

Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan

dahulu. Karena sebagian staf perpustakaan bekerja di ruangan yang berbeda atau memiliki kegiatan lain, sehingga memiliki rutinitas yang padat. Wawancara berlangsung secara informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan wawancara mendalam (depth interview).

Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif, artinya tidak diharuskan pada suatu tempat. Pelaksanaan wawancara lebih dominan dilakukan pada pagi dan siang hari tepatnya berada di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu.

Begitu juga dengan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan selama percakapan adalah bahasa informal. Meskipun terkadang penulis menggunakan istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal juga digunakan untuk memancing percakapan awal kepada informan, kemudian menggunakan pedoman wawancara. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.

4.2 Kategori

Setelah mengkaji keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul dengan apa yang ingin digali. Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan

wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis dapat menurunkan empat kategori yang berkaitan dengan pemanfaatan perpustakaan. Adapun keempat kategori itu adalah, sebagai berikut :

1. Komunikasi kebawah (Downward Communication) 2. Komunikasi ke Atas (Upward Comunication) 3. Komunikasi Horizontal (Horizontal comunication)

4.2.1 Komunikasi kebawah (Downward Communication)

Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan informan pertama atau I1 adalah Komunikasi kebawah (Downward Communication). Komunikasi kebawah (Downward Communication) pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan berjalan dengan baik. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 bagaimana Kepala Perpustakaan dalam memberi penugasan pada pegawai, sebagai berikut:

I1: “Kepala Perpustakaan Universitas Santo Thomas Medan memberikan tugas (penugasan) kepada setiap pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh setiap pegawai.”

Berdasarkan jawaban dari I1 di atas dapat diketahui bahwa pegawai tersebut memahami tugas yang diberikan dan mampu mengerjakan tugas yang diberikan dengan baik.

Dalam memberikan tugas pada setiap pegawai Kepala Perpustakaan memberikan rincian tugas tersebut secara lisan atau tertulis, berikut pendapat informan:

I1: “setiap pegawai mempunyai job deskripsi sesuai dengan bidang pekerjaan yang dikerjakan”.

Berdasarkan jawaban dari I1 di atas dapat diketahui bahwa Kepala Perpustakaan dalam memberi penugasan pada pegawai tidak dalam bentuk lisan maupun tertulis karena seluruh pegawai sudah memahami deskripsi pekerjaannya masing-masing.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I1mengenai pengambilan keputusan pimpinan melibatkan bawahan adalah sebagai berikut:

I1: “pimpinan melibatkan bawahan kecuali pegawai tersebut sedang melakukan pekerjaan yang segera harus dilakukan sehingga tidak diikutsertakan agar pekerjaannya tidak terganggu dan pekerjaan tersebut dapat diselesaikan”.

Berdasarkan jawaban dari I1 di atas dapat diketahui bahwa jika pada saat pengambilan keputusan ada pekerjaan yang harus diselesaikan dengan kata lain pimpinan mempertimbangkan situasi pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai tersebut.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I1mengenai laporan kinerja setiap pegawai dalam setiap kegiatan, berikut pendapat informan:

I1: “pimpinan selalu menerima laporan tentang laporan kerja dari setiap pegawai serta memantau langsung pekerjaan setiap pegawai (monitoring setiap pekerjaan)”.

Berdasarkan jawaban dari I1 di atas dapat diketahui bahwa Kepala Perpustakaan dalam menerima laporan kinerja pegawai tidak dalam bentuk lisan maupun tertulis karena Kepala Perpustakaan langsung melihat hasil pekerjaan pegawai disetiap divisi pekerjaannya.

Jika ada kesulitan pekerjaan yang dialami bawahan, Kebijakan Kepala Perpustakaan menerima kesulitan yang disampaikan pegawai dan mencari solusi tentang kesulitan yang dialami tersebut, berikut pendapat informan:

I1: “jika pegawai mengalami kesulitan pimpinan perpustakaan

memberikan pengarahan dan mencari solusi tentang pekerjaan tersebut atau dikomunikasikan dengan teman-teman pegawai yang lain”.

Berdasarkan jawaban dari I1 di atas dapat diketahui bahwa jika ada kesulitan pekerjaan yang dialami bawahan, pimpinan mengkomunikasikan pada teman–teman pegawai yang lain apabila ada kesulitasn pekerjaan yang dialami pegawai untuk mencari solusi.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I1 mengenai pembuatan kebijakan baru tentang perpustakaan, berikut pendapat informan:

I1: “dalam membuat kebijakan baru pimpinan mengkomunikasikan

kebijakan tersebut kepada bawahan atau pegawai agar mereka memahami tentang kebijakan tersebut”.

Berdasarkan jawaban dari I1 di atas dapat diketahui bahwa jika ada penentuan kebijakan baru tentang perpustakaan, Kepala Perpustakaan mengkomunikasikan kepada bawahan terlebih dahulu, Kepala perpustakaan tidak dapat mengambil kebijakan sendiri.

Dari beberapa pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan sudah melakukan komunikasi kebawah (Downward Communication) namun belum dilakukan secara optimal dan maksimal.

4.2.2 Komunikasi ke Atas (Upward Comunication)

Kategori kedua yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan informan 2, 3, 4, dan 5 adalah Komunikasi ke Atas (Upward Comunication). Komunikasi ke Atas bertujuan untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana atau mekanisme umpan balik (feedback) dari bawahan kepada atasan.

Komunikasi ke Atas (Upward Comunication) yang dilakukan pegawai di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan dalam menerima rincian tugas secara tertulis atau lisan dari pimpinan atau atasan. Berikut pendapat informan:

I2: “setiap pegawai sudah mempunyai rincian tugas masing-masing”. I3: “dalam penugasan pekerjaan saya menerima rincian secara lisan”. I4: “kalau ada pekerjaan tambahan biasanya pimpinan

mengkomunikasikan secara lisan”.

I5 : “kalau ada pekerjaan biasanya pimpinan mengkomunikasikan secara lisan”.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I3, I4 dan I5dalam penugasan pekerjaan pegawai menerima rincian tugas secara lisan dari pimpinan.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I4 dan I5apabila pegawai perpustakaan mengalami kesulitan dalam hal deskripsi pekerjaan atau ada hal yang akan disampaikan secara langsung ke atasan dapat mereka lakukan dengan baik akan tetapi pegawai terlebih dahulu menyelesaikan kesulitan pekerjaannya dengan berkomunikasi antar sesama pegawai. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2, I4 dan I3sebagai berikut:

I2: “saya meminta petunjuk pada atasan dan juga kepada sesama teman pegawai.”

harus selalu langsung pada pimpinan kan.”

I5: “ya, tapi tidak selalu kepada atasan terkadang sama pegawai disini.”

Dari ketiga pernyataan informan di atas dapat kita simpulkan bahwa Komunikasi ke Atas (Upward Comunication) berlangsung cukup baik dimana pegawai tidak berkomunikasi langsung kepada pimpinan/atasan apabila mengalami kesulitan dalam pekerjaan, pegawai lebih memilih berkoumunikasi antar sesama pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang rumit.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I3, I4, dan I5mengenai pengambilan keputusan. Berikut pendapat informan:

I2: “dulu sering, tetapi untuk sekarang belum ada ibu dilibatkan” I4 : “sering, kalau ada rapat- rapat selalu dilibatkan”

I5 : “sering...”

Dari ketiga pernyataan informan di atas dapat kita simpulkan bahwapegawai sering dilibatkan oleh Kepala Perpustakaan dalam pengambilan keputusan.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I3, I4, dan I5dalam memberikan hasil laporan kerja pada pimpinan, dan laporan tersebut diberikan secara periodik atau setahun, berikut pendapat informan:

I2 : “untuk sekarang tidak ada, apa yang harus dilaporkan dik, kalau dulu itu semua ada sebelum pimpinan yang sekarang ini, semua terlaksana dengan baik, sekarang tidak ada laporan apapun, tidak ada konfirmasi pekerjaan jadi apa yang dilaporkan (belakangan ini tidak memberikan laporan kepada pimpinan baru)”.

I3: “belum pernah memberikan laporan karena masih baru (1 bulan)”. I4 : “kalau kami biasanya setiap bulan itu dek, bukan laporan hasil

kerja tapi ada yang kita laporkan berapa jumlah pengunjung yang menyerahkan skripsi, itu saja”

I5 : “kalau kami biasanya setiap bulan itu dek, bukan laporan hasil kerja tapi ada yang kita laporkan dari program kerja itu”

Dari keempat pernyataan informan di atas dapat kita simpulkan bahwa pegawai tidak memberikan hasil laporan kerja pada pimpinan, adapun penyerahan laporan pekerjaan diberikan tetapi tidak diberikan secara periodik.

Jika pegawai mempunyai ide untuk pekerjaan, danide tersebut dikomunikasikan atau disarankan kepada atasan, berikut pernyataan informan:

I2 : “disarankan dik, tapi tidak ada tanggapan ...”

I4 : “ya saya sarankan biar lebih memudahkan dalam pekerjaan” I5: “ya saya sarankan”

Dari ketiga pernyataan informan di atas dapat kita simpulkan bahwa apabila pegawai mempunyai ide untuk pekerjaan maka ide tersebut

dikomunikasikan atau disarankan kepada atasan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan sehingga hasil yang dicapai dapat ditingkatkan.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I3, I4, dan I5dalam mengkomunikasikan suatu pekerjaan mengalami kesulitan untuk mengkomunikasikan pada pimpinan,berikut pendapat informan:

I2 : “tidak ada dik, hanya menyampaikan apa sulitnya”. I3: “sampai saat ini tidak pernah mengalami kesulitan dalam

mengkomunikasikan pekerjaan pada atasan” I4: “tidak ada kesulitan, kan hanya dua lantai” I5 : “tidak ada kesulitan dik...”

Dari keempat pernyataan informan di atas dapat kita simpulkan bahwa pegawai tidak memiliki kesulitan dalam mengkomunikasikan suatu pekerjaan pada pimpinan.

4.2.3 Komunikasi Horizontal (Horizontal comunication)

Kategori ketiga yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan keempat informan adalah Komunikasi ke Horizontal (Horizontal Comunication). Komunikasi Horinzotal bertujuan untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana

(Horizontal Comunication) yang dilakukan antar pegawai di Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan berjalan dengan baik agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi penggunannya.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I3, dan I4,dalam mengerjakan suatu pekerjaan pegawai sering membantu dalam menyelesaikan pekerjaan,berikut pendapat informan:

I2: “gimana ya, saya bantu sebisa saya dik” I3 : “kalau saya mengerti saya bantu”

I4 : “sering membantu pekerjaan pegawai lain jika saya memahami dan mampu membantu pelaksanaan pekerjaan tersebut”

Dari ketiga pernyataan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwadalam mengerjakan suatu pekerjaan pegawai sering membantu satu sama lain dalam menyelesaikan pekerjaan.

Dari keempat informan yang ada, pegawai menerima informasi dari atasan untuk mengkomunikasikan kepada teman kerja seperti yang diungkapkan oleh I2, I3, I4 dan I5 sebagai berikut :

I2 : “ya kalau ada informasi selalu saya komunikasikan pada teman yang lain”

I3 : “ya selalu...”

teman kerja”

I5 : “ya itu pasti semuanya kita disini kalau dapat informasi pasti langsug diberitahu teman”

Dari keempat pernyataan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwadalam menerima informasi dari atasan pegawai selalu mengkomunikasikan kepada rekan kerjanya atau pegawai lain.

Berdasarkan keterangan informasi yang didapat dari I2, I3, I4, dan I5jika pegawai mempunyai ide untuk suatu pekerjaan, mereka mengkomunikasikan kepada rekan kerjanya, berikut pendapat informan:

I2 : “kadang- kadang dik, sudah malas ibu”

I3 : “sampai sekarang belum pernah. Baru 1 bulan saya disini, jadi belum pernah saya berkonsultasi mengenai pekerjaan, apa yang ditugaskan pimpinan itu saja yang saya kerjakan”

I5 : “kalau konsultasi mengenai pekerjaan saya, sampai sekarang belum pernah ibu konsultasi dengan teman- teman”

I4 : “kalau masalah pekerjaan yang saya kerjakan belum pernah saya konsultasi pada teman kerja”

Dari keempat pernyataan di atas, dapat dinyatakan bahwa jika pegawai mempunyai ide untuk suatu pekerjaan, merekatidak selalu mengkomunikasikan kepada sesama rekan kerjanya.

DAFTAR PUSTAKA

Ajick.Analisis Koleksi perpustakaan: Seleksi, penyiangan dan Evaluasi. 2009 http: Pustaka. UNS.ac.id? menu=New%option=detailda nid=128.

Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian : suatu pendekatan praktik. Jakarta: PT Rineka Cipta, 2010.

---. 2004. Manajemen penelitian. Jakarta: Rineka Cipta ---. 2002. Manajemen penelitian.Jakarta: Rineka Cipta.

Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI. 2004.

Badan Standar N.Perpustakaan Perguruan Tinggi: SNI 7330: 2009: Mei 2014).

Effendi, O.U.. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek.PT. Remaja Rosdakarya: Bandung. 1992

Griffin, Ricky W. Manajemen. Erlangga : Jakarta. 2004. Handoko, T.Hani. Manajemen. BPFE : Jogjakarta. 2002.

Hasugian, Jonner. Dasar-dasar Ilmu Perpustaaan dan Informasi.Medan: USU Press.2009.

Koontz, Harold. Manajemen. Erlangga : Jakarta. 1990

Moleong, Lexy. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2013.

63

---. Komunikasi Organisasi. Jakarta: PT Bumi Aksara, 2005.

Pace, R Wayne & Faules, Don. F. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaaan. PT. Rosdakarya. Bandung. 2006.

---. Komunikasi Organisasi : Strategi Miningkatkan Kinerja Perusahaan. PT. Rosdakarya. Bandung. 2005.

---. Komunikasi Organisasi : Strategi Miningkatkan Kinerja Perusahaan. PT. Rosdakarya. Bandung. 2002

---. Komunikasi Organisasi : Strategi Miningkatkan Kinerja Perusahaan. PT. Rosdakarya. Bandung. 2001

Ruslan, Rosady. Metode Humas dan Komunikasi (Konsep dan Aplikasi). PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2002.

Standar Nasional Indonesia. Bidang perpustakaan perguruan Tinggi. Badan Standar Nasional : Jakarta, 2009.

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Dan Kualitaif Dan R & D. Bandung: Alfabeta, 2010.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. 1993.

Vitriana, Novita. Perpustakaan Perguruan Tinggi,Pustakawan dan Minat Baca [pdf]. http ://

Wirawan. 2011. Evaluasi (Teori, Model, Standar, aplikasi dan profesi). Jakarta: Rajawali Pres.

Yusuf, Taslimah. Manajemen Perpustakaan perguruan tinggi. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.

Yuven, Yuni. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman, Pengelolaan dan Standarisasi. http://yuni yuven.blog.undip.ac.id/author/yuni-yuven/. 2009. (di akses 19 Mei 2014).

65

Lampiran I

Pedoman Wawancara

Informan I : (Komunikasi Ke Kebawah) :

1. Jika bapak memberi penugasan pada seseorang apakah bapak percaya atau yakin bawahan bapak itu mengerti dan mampu mengerjakan tugas yang bapak berikan?

2. Dalam memberikan tugas kepada setiap pegawai apakah rincian tugas tersebut dibuat secara tertulis, (Apa keuntungan kalau tertulis pak?)

3. Dalam pengambilan keputusan apakah bapak melibatkan bawahan. Apa yang bapak harapkan dari mereka dalam pengambilan keputusan?

4. Untuk mengetahui hasil kerja, apakah bapak menerima laporan hasil kerja setiap pegawai dalm setiap kegiatan?

5. Mendengarkan (jika ada kesulitan pekerjaan yang di alami bawahan, bagaimana cara bapak meneriman/mendengarkan keluhan mereka?) dan solusi apa yang bapak berikan kepada mereka?

6. Jika bapak menentukan kebijakan baru tentang kegiatan perpustakaan apakah bapak mengkomunikasikan pada bawahan?

Informan II, III, IV, V (Komunikasi Ke Atas) :

1. Dalam melaksanakan pekerjaan apakah bapak/ibu memiliki rincian tugas secara tertulis atau lisan dari pimpina atau atasan?

2. Jika ada tugas baru atau tambahan (temporer) dari atasan apakah bapak/ibu menerima rincian secara tertulis atau lisan?

3. Jika bapak/ibu mengalami kesulitan dalam pekerjaan apakah bapak/ibu mengkomunikasikan atau meminta petunjuk kepada atasan?

4. Pernahkah bapak/ibu dilibatkan dalam pengambilan keputusan?

5. Apakah bapak/ibu membeerikan hasil laporan kerja pada pimpinan? dan laporan tersebut diberikan misalnya perbulan, per triwulan, persemester, dan pertahun?

6. Jika bapak/ibu mempunyai ide untuk pekerjaan apakah ide tersebut dikomunikasikan atau disarankan kepada atasan?

7. Dalam mengkomunikasikan suatu pekerjaan apakah bapak/ibu mengalami kesulitan dalam mengkomunikasikan pada pimpinan?

67

Informan II, III, IV, V (Komunikasi Horizontal) :

1. Dalam mengerjakan suatu pekerjaan apakah bapak/ibu mengkomunikasikan kepada pegawai yang lain?

2. Dalam mengerjakan suatu pekerjaan apakah bapak/ibu pernah membantu pegawai lain dalam menyelesaikan pekerjaan?

3. Jika bapak/ibu menerima informasi dari atasan apakah bapak/ibu mengkomunikasikan kepada pegawai lain?

4. Jika bapak/ibu mempunyai ide untuk suatu pekerjaan, apakah bapak mengkomunikasikan kepada teman kerja bapak/ibu?

5. Pernahkah bapak/ibu berkonsultasi mengenai pekerjaan yang dikerjakan kepada rekan kerja ?

6. Jika mengalami kesulitan dalam pekerjakan, pernahkah bapak/ibu mengkomunikasikan kepada pegawai lain untuk menyelesaikan kesulitan secara bersama-sama?