BAB I RINGKASAN PROGRAM PENGEMBANGAN SELAMA 3 TAHUN - RIP TAHUN KETIGA phki

BAB I
RINGKASAN PROGRAM PENGEMBANGAN SELAMA 3 TAHUN
Hasil evaluasi diri terhadap kapasitas institusi dan mutu manajemen di UPNVJ telah
teridentifikasi permasalahan yang dihadapi yaitu (1) Kesempurnaan pelaksanaan sistem tata
kelola dan organisasi; (2) Keintegrasian sistem informasi manajemen akademik, keuangan, SDM
dan sarana prasarana; (3) Efektifitas sistem penjaminan mutu. Pengembangan sistem tata kelola,
informasi manajemen dan penjaminan mutu diyakini bila terintegrasi akan mampu meningkatkan
kapasitas institusi dan mutu manajemen perguruan tinggi yang pada gilirannya dapat
mewujudkan Good University Governance.
Good University Governance yang dimaksud adalah karakteristik pengelolaan perguruan tinggi
yang berorientasi pada prinsip-prinsip antara lain transparansi, akuntabel dan efisien.
Transparansi adalah tersedianya informasi yang dapat diakses langsung oleh stakeholders.
Akuntabel
adalah rangkaian proses penyelenggaraan pendidikan yang dapat
dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Efektif dan efisien berarti
bahwa output dari proses mencapai sasaran sesuai dengan kebutuhan masyarakat melalui
penggunaan sumber daya yang sedikit mungkin.
Dengan demikian, melalui kegiatan strategis yang terdiri: (1) Pemantapan sistem tata kelola dan
organisasi; (2) Pengembangan sistem informasi manajemen yang terintegrasi; (3) Peningkatan
sistem penjaminan mutu yang efektif; akan meningkatkan mutu manajemen dan kapasitas
institusi perguruan tinggi serta meningkatkan mutu manajemen UPNVJ menuju Good

University Governance.
Berikut adalah kegiatan yang telah disusun dalam pelaksanaan Program Hibah Kompetisi
Berbasis Institusi UPN”Veteran” Jakarta :
a. Kegiatan: Pemantapan Sistem Tata Kelola dan Organisasi
Kegiatan ini meliputi: (1) Penataan pembagian wewenang dan tanggungjawab melalui
penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi tiap satuan unit kerja; (2) Penataan fungsi-fungsi
manajemen terkait dengan aspek akademik, keuangan, sarpras dan SDM melalui penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan,
serta penggunaan fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota berjalan secara efektif dan efisien;
(3) Meningkatkan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal
untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing - masing satuan unit kerja sesuai
standar, konsisten, dan sistematis; (4) Penataan sistem akuntabilitas kinerja di bidang tata kelola
organisasi, keuangan, kepegawaian, sarana prasarana serta akademik yang didukung sistem
informasi dan pengolahan data yang terpadu dan terintegrasi; (5) Meningkatkan kualitas SDM
atau kompetensi staf dalam bidang perencanaan, pengganggaran, pengadaan barang/jasa,
kearsipan melalui pelatihan – pelatihan.
Sasaran kegiatan ini adalah terwujudnya sistem tatakelola UPNVJ yang efektif dan efisien,
terutama pelayanan keuangan yang akuntabel, pelaporan keuangan institusi dengan status wajar
tanpa pengecualian, serta pelayanan yang sangat baik terhadap publik (mahasiswa, dosen,
karyawan). Kegiatan rinci per tahun adalah sebagai berikut :

Pada tahun pertama kegiatan yang dilakukan adalah : Penataan pembagian wewenang dan
tanggungjawab melalui penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi tiap satuan unit kerja
terutama Kasubbag dan Staf; Penataan fungsi-fungsi manajemen terkait dengan aspek akademik
melalui penyusunan SOP untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta proses
yang dilakukan oleh anggota berjalan secara efektif dan efisien. Untuk mendapatkan hasil
penjabaran Tupoksi dan SOP administrasi akademik yang sesuai standar diperlukan Tenaga Ahli
atau Technical Assistance ( TA) yang memiliki pengalaman serta kemampuan dalam kegiatan
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

1

penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi serta penyusunan SOP administrasi akademik.
TA bertugas untuk membantu, mendampingi serta mengevaluasi pelaksanaan penyusunan
penjabaran tugas pokok dan fungsi serta penyusunan SOP administrasi akademik (TOR untuk
TA tentang penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi serta penyusunan SOP administrasi
akademik pada lampiran A.1.1.1dan A.1.2.2 ). Setelah penyusunan penjabaran tugas pokok dan
fungsi dan SOP administrasi akademik selesai, maka dilakukan sosialisasi melalui lokakarya
kepada seluruh Kasubbag dan Staf di UPNVJ ( TOR untuk lokakarya penyusunan penjabaran
tugas pokok dan fungsi dan SOP administrasi akademik pada lampiran A.1.1.4 dan A.1.2.3).
Disamping kegiatan tersebut, pada tahun pertama diadakan kegiatan peningkatan fungsi

monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin
pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing - masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten,
dan sistematis serta meningkatkan kompetensi staf dalam bidang manajemen arsip melalui
pengembangan staf.
Pada tahun kedua kegiatan yang akan dilaksanakan adalah : Penataan fungsi-fungsi
manajemen terkait dengan aspek keuangan dan SDM melalui penyusunan SOP untuk
memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta proses yang dilakukan oleh anggota
berjalan secara efektif dan efisien. Meningkatkan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung
dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis. Untuk mendapatkan SOP
administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM yang sesuai standar diperlukan TA yang
memiliki pengalaman serta kemampuan dalam kegiatan penyusunan SOP administrasi keuangan
dan SOP administrasi SDM. TA bertugas untuk membantu, mendampingi serta mengevaluasi
pelaksanaan penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM (TOR untuk
TA tentang penyusunan SOP administrasi keuangan serta penyusunan SOP administrasi SDM
pada lampiran A.1.3.1 dan A.1.4.1). Setelah penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP
administrasi SDM selesai, maka dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada unit-unit terkait
di UPNVJ (staf pada Biro Rengarku, Kabag dan staf kepegawaian, Kabag TU dan pejabat
pemegang kas satker dari masing-masing fakultas dilingkungan UPNVJ (TOR untuk lokakarya
SOP administrasi keuangan serta penyusunan SOP administrasi SDM pada lampiran A.1.3.1 dan
A.1.4.1). Disamping kegiatan tersebut, pada tahun ke dua diadakan kegiatan peningkatan fungsi

monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin
pelaksanaan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM di masing-masing satuan
unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis serta meningkatkan kompetensi staf dalam
bidang manajemen keuangan dan akuntansi dan manajemen SDM melalui pengembangan staf
( TOR tentang pelatihan manajemen keuangan dan akuntansi dan manajemen SDM pada
lampiran A.1.3.1 dan A.1.4.1).
Pada tahun ketiga kegiatan yang akan dilakukan adalah: Penataan fungsi-fungsi manajemen
terkait dengan aspek sarana prasarana melalui penyusunan SOP untuk memastikan bahwa semua
keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota berjalan
secara efektif dan efisien. Untuk mendapatkan SOP administrasi saran prasarana yang sesuai
standar diperlukan TA yang memiliki pengalaman serta kemampuan dalam kegiatan penyusunan
SOP administrasi sarana prasarana. TA bertugas untuk membantu, mendampingi serta
mengevaluasi pelaksanaan penyusunan SOP administrasi sarana prasarana. Setelah penyusunan
SOP administrasi sarana prasarana selesai, maka dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada
unit-unit terkait di UPNVJ (staf pada Biro Umum, staf Sarpras, Kabag TU serta staf dari
masing-masing fakultas di lingkungan UPNVJ. Disamping kegiatan tersebut, pada tahun ketiga
diadakan kegiatan peningkatan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem
audit internal untuk menjamin pelaksanaan SOP administrasi sarana prasarana di masing-masing
satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis, kegiatan peningkatan kualitas SDM
atau kompetensi staf dalam pengadaan barang dan jasa melalui pengembangan staf.

RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

2

b. Kegiatan : Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi
Sistem informasi bagi UPNVJ merupakan komponen penting untuk mengelola pendidikan yang
transparan, akuntabel, responsif, dan efektif. Untuk itu, UPNVJ memiliki komitmen yang tinggi
dalam membangun dan mengembangkan sistem informasi yang handal. Tingginya komitmen ini
ditunjukkan dengan dibentuknya organisasi Pusat Komputer (Puskom) sebagai pusat pengolahan
data dan informasi yang memiliki tugas dan wewenang mengelola sistem informasi manajemen
untuk penyelenggaraan pendidikan.
Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi di UPN “Veteran”
Jakarta meliputi kegiatan peningkatan layanan kepada pengguna berupa akses data dan informasi
melalui peningkatan infrastruktur pengolahan data dan jaringan, peningkatan layanan kepada
pengguna melalui peningkatan kompetensi personil di bidang teknologi informasi (TI) dan
jumlah personil yang memadai dengan mengikuti pendidikan, pelatihan teknis dan sertifikasi dan
mengintegrasikan sistem informasi dalam institusi.
Sasaran utama kegiatan pengembangan sistem informasi manajemen yang terintegrasi adalah
peningkatan pelayanan penyediaan data dan informasi kepada stakeholders secara terotomasi,
lebih cepat dan lebih akurat untuk pengambilan keputusan. Untuk mencapai sasaran utama ini,

pada tahun pertama dilakukan peningkatan layanan kepada pengguna berupa kemudahan akses
data dan informasi melalui peningkatan performa infrastruktur pengolah data dan jaringan,
peningkatan pelayanan melalui peningkatan kompetensi personil di bidang teknologi informasi
dan komunikasi (TIK). Pada tahun kedua menyelenggarakan pendidikan non gelar bagi staf
untuk meningkatkan kualitas SDM, serta pengembangan aplikasi sistem informasi untuk
manajemen keuangan, SDM, sarana prasarana, penjaminan mutu dan sistem penunjang
keputusan. Pada tahun ketiga menyusunan SOP pengelolaan data dan informasi, pengembangan
aplikasi akademik dan keuangan berbasis Web serta ketersediaan SDM yang kompeten di bidang
TIK. Kegiatan rinci per tahun adalah sebagai berikut :
Pada tahun pertama (2010) yang dilaksanakan adalah :
Tahapan kegiatan dimulai dari policy study sistem informasi akademik dan keuangan bertujuan
melakukan analisis kelayakan sistem yang berjalan, baik bentuk jaringan maupun database yang
dimiliki, sehingga perencanaan dan perancangan pengembangan sistem dengan melibatkan
Tenaga Ahli meliputi perancangan interface, database, berkas dan pembangunan database yang
akan dilakukan dapat menyesuaikan dengan rencana induk (blue print) yang ada. Berkaitan
dengan pelaksanaan pengembangan sistem dibutuhkan ruang pusat pengelolaan data (server)
sebagai upaya peningkatan performa pusat data, dan ruang kantor Puskom yang memadai
sebagai upaya peningkatan kualitas kerja personil. Personil yang kompeten dapat diwujudkan
melalui program pengembangan staf berupa pendidikan non gelar khusus bagi personil Puskom
untuk bidang Jaringan (networking) sebagai network administrator, bidang database sebagai

database administrator dan bidang pengembangan situs sebagai web master. Kompetensi
personil dalam bidang manajemen infrastruktur jaringan terintegrasi dimaksudkan agar dapat
melakukan pengembangan sistem pada waktu yang akan datang, maka dibutuhkan pula
peningkatan kompetensi personil melalui pendidikan non gelar dalam bidang manajemen
infrastruktur jaringan terintegrasi pada perguruan tinggi. Peningkatan kompetensi personil juga
diperuntukkan bagi personil Satker khususnya dalam mengoperasikan sistem akademik dan
keuangan. Tahap akhir yang dilakukan adalah instalasi sistem, setting konfigurasi sistem, entry
data, migrasi data, hingga upgrade database enginee.
Pada tahun kedua (2011) yang dilaksanakan adalah :

RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

3

Peningkatan fungsi infrastruktur sistem menjadi pokok yang akan dilaksanakan pada tahun ke
dua ini bertujuan untuk membangun sejumlah server sebagai pusat data meliputi file server, mail
server, backbone sebagai komponen dasar membangun jaringan terintegrasi. Komponen
pendukung lain yang juga penting untuk dipenuhi dalam peningkatan infrastruktur sistem adalah
penyediaan jasa sewa bandwidth dan campus agreement. Peningkatan fungsi infrastruktur sistem
akan berjalan jika didukung oleh personil yang kompeten di bidang TI. Pendidikan non gelar

yang telah dilakukan pada tahun pertama akan dilanjutkan pada tahun ini, khusus untuk bidang
hardware maintenance. Hal ini dilakukan agar tersedia personil dengan kompetensi yang sesuai
di bidang pemeliharaan perangkat keras. Khusus bagi personil Satker terkait akan dibekali
keterampilan dalam memelihara perangkat keras yang tersedia dan media jaringan pada unit
masing-masing. Sistem yang telah dirancang pada tahun sebelumnya akan diujicoba dan hasilnya
akan dievaluasi, sehingga diperoleh informasi keberhasilan dari sistem tersebut.
Pada tahun ketiga (2012) yang dilaksanakan adalah :
Pada tahap ini akan di kembangan system informasi untuk SDM, Sarana dan prasarana serta
pengembangan web untuk aplikasi berbasis desktop menuju web based. Pelaksanaan evaluasi
personil dalam mengoperasikan aplikasi akademik dan keuangan bertujuan untuk memperoleh
informasi tingkat pemahaman dan keterampilan personil yang bersangkutan sehingga dapat
dirancang tahapan selanjutnya. Uji coba sistem yang telah dilakukan pada tahun sebelumnya
kemudian akan diterapkan pada tahun ke tiga ini selama 6 (enam) bulan. Penerapan sistem baru
ini akan di evaluasi kembali, sehingga diperoleh informasi untuk mengukur tingkat keberhasilan
dari sistem yang telah diterapkan tersebut, untuk selanjutnya dapat dirancang kembali tahapan
kegiatan yang perlu dilaksanakan.
c. Kegiatan : Peningkatan sistem penjaminan mutu
Kegiatan ini terbagi ke dalam lima aktifitas yaitu aktifitas pengembangan instrumen penjaminan
mutu, peningkatan kompetensi SDM di bidang penjaminan mutu, pengembangan organisasi
ditingkat Fakultas/Program Studi, sosialisasi dan implementasi sistem penjaminan mutu dan

aktifitas evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu dan persiapan ISO. Kegiatan rinci per
tahun adalah sebagai berikut :
Pada tahun pertama (tahun 2010) yang dilaksanakan adalah :
Kegiatan yang dilakukan adalah pengembangan instrumen penjaminan mutu, melalui
penyusunan instrumen sistem penjaminan mutu yang tercakup di dalamnya perumusan standar
pengelolaan (pengelolaan akademik, personil, keuangan, sarana prasarana). Standar ini dirancang
untuk memenuhi PP no. 19 tahun 2005 tentang SNP, dan sekaligus merespon kebutuhan
stakeholder akan mutu pengelolaan Pendidikan Tinggi. Selain perumusan standar pada tahap ini
juga disusun manual penyusunan/penerapan/pengendalian standar akademik, dan non akademik.
Manual ini dirancang agar implementasi dan pengendalian standar, melalui monitoring dan
evaluasi internal serta audit mutu internal dapat berjalan secara efektif.
Sasaran kegiatan ini adalah peningkatan instrumen penjaminan mutu berupa standar non
akademik (standar pembiayaan, standar sarana prasarana, standar personil, standar keuangan,
standar pengelolaan akademik) serta dokumen manual prosedur monitoring RENSTRA, manual
penyusunan standar, manual penyusunan SOP, manual prosedur monitoring proses
pembelajaran. Peningkatan kualitas SDM di bidang penjaminan mutu dilakukan melalui
penyediaan Tenaga Ahli dari luar UPNVJ (Universitas lain yang lebih maju dalam bidang
penjaminan mutu). Peserta pelatihan dipilih dari unsur pelaksana akademik di tingkat Fakultas
dan Rektorat dengan kriteria pernah mengikuti lokarya/seminar tentang penjaminan mutu
internal. Kegiatan ini dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan SDM sebagai

auditor, pelaksana dan pengawas mutu pendidikan di lingkungan UPNVJ. Sasaran dari kegiatan
ini adalah meningkatnya jumlah auditor mutu akademik internal dan non akademik internal.
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

4

Dampak
dari
kegiatan
ini
pengendalian/pengawasan internal.

adalah

meningkatnya

efektivitas

dan

efisiensi

Pada tahun kedua (tahun 2011) yang akan dilaksanakan adalah :
Pengembangan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu non akademik. Kegiatan ini dilakukan
melalui persiapan pelaksanaan audit mutu non akademik. Kegiatan diawali dengan survey
Tenaga Ahli dari luar UPNVJ (Universitas lain yang lebih maju dalam bidang penjaminan mutu
non akademik ) untuk pelatihan. Peserta pelatihan dipilih dari unsur pelaksana non akademik di
tingkat Rektorat dengan kriteria memiliki pengetahuan di bidang akuntansi/SDM/sarana
prasarana, yang dibuktikan dengan sertifikat atau ijazah. Kegiatan ini dirancang untuk
meningkatkan pengetahuan, keterampilan SDM sebagai auditor, pelaksana dan pengawas mutu
non akademik di lingkungan UPNVJ. Sasaran dari kegiatan ini adalah meningkatkan jumlah
auditor mutu non akademik internal. Dampak dari kegiatan ini adalah meningkatnya efektivitas,
dan efisiensi pengendalian/pengawasan mutu non akademik internal.
Kegiatan dilanjutkan dengan pengembangan organisasi penjaminan mutu di tingkat
fakultas/program studi melalui pembentukan Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu. Kegiatan
ini dirancang untuk pengembangan sistem, standar dan mekanisme penjaminan mutu di tingkat
Fakultas/program studi. Dampak dari kegiatan ini adalah terselenggaranya penjaminan mutu di
tingkat Fakultas/program studi secara efektif. Sasaran kegiatan adalah terbentuknya organisasi,
tersusunnya job description dan dokumen serta mekanisme kerja penjaminan mutu di tingkat
Fakultas. Kegiatan tersebut diawali dengan persiapan pembentukan Gugus/Tim Pelaksana
Penjaminan Mutu Akademik di tingkat Fakultas/Program studi. Setelah terbentuk Gugus/Tim
Pelaksana Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas/Program studi dilakukan Penyusunan
mekanisme dan job diskripsi tugas pokok dan fungsi Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu di
tingkat Fakultas/Program studi (dengan bantuan tenaga ahli).
Langkah selanjutnya untuk meningkatkan efektifitas penjaminan mutu akademik/non akademik
diperlukan sosialisasi dan implementasi sistem penjaminan mutu. Kegiatan ini dilakukan melalui
lokakarya sosialisasi instrumen penjaminan mutu akademik dan non akademik, menggunakan
nara sumber dari luar UPNVJ. Setelah disosialisasikan, instrumen penjaminan mutu
diimplementasikan. Sasaran kegiatan ini adalah terimplementasikannya dokumen dengan
dukungan SDM yang kompeten sebagai auditor, pelaksana dan pengawas mutu pendidikan, serta
Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Akademik Fakultas/Program studi di lingkungan
UPNVJ. Kegiatan ini dilakukan melalui ceramah, diskusi, penyusunan sistem informasi berbasis
web agar dokumen mudah diakses untuk menumbuhkan kepedulian, memberikan pengetahuan
dan keterampilan. Penerapan standar, diikuti dengan monitoring dan evaluasi internal yang
dilanjutkan dengan pelaksanaan audit mutu akademik internal. Dengan pengembangan sistem
penjaminan mutu di semua fakultas dan program studi, diperlukan peningkatan kapasitas di
Badan Penjaminan Mutu. Seiring dengan meningkatnya instrumen penjaminan mutu akademik
dan non akademik, pengembangan organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat Fakultas/
Program studi, serta meningkatnya kegiatan penjaminan mutu akademik dan non akademik
diperlukan peningkatan kapasitas sistem Badan Penjaminan Mutu melalui pengembangan data
base audit mutu internal dan peningkatan kapasitas layanan Badan Penjaminan Mutu dengan
penataan ruang kerja dan diskusi.
Pada tahun ketiga (tahun 2012) yang akan dilaksanakan adalah :
Evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu dan persiapan ISO. Kegiatan yang dilakukan:
evaluasi terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu dengan menggunakan borang evaluasi
implemenyasi sistem penjaminan mutu dari DIKTI. Kegiatan ini diikuti dengan penyusunan
laporan dan diskusi dengan Tenaga Ahli di bidang ISO. Dari aktivitas ini dihasilkan masukan
tentang kebutuhan dokumen sesuai standar ISO. Sebagai tindak lanjut kegiatan dilakukan
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

5

lokakarya untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai dokumen sesuai
persyaratan standar ISO 9001:2008. Dengan demikian sistem penjaminan mutu di UPNVJ dapat
dikembangkan lebih lanjut mengarah pada penjaminan mutu dengan standar dokumen
Internasional ISO.
Sasaran dari kegiatan ini adalah berfungsinya sistem penjaminan mutu secara efektif dalam
menjamin efisiensi, efektifitas, keadilan, transparansi manajemen internal program pendidikan
dan akuntabilitas publik kepada stakeholder, dan dihasilkannya draft rancangan kebutuhan
dokumen sesuai standar ISO.
Indikator Kinerja
Indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian sasaran kegiatan pada
tahun 2011 pada tabel 1 :
Tabel 1. Indikator Kinerja
INDIKATOR KINERJA

No

Baseline
(2009)

Target
Target
tengah
tahun 2010
tahun 2010

Target
tahun
2011

Target tahun
2012

Wajar
dengan
pengecuali
an

Wajar
dengan
pengecua
lian

Wajar tanpa
pengecua
lian

62,50

63,00

65,00

67,00

1 buah

1 buah

1 buah

1buah

1 buah

3 buah

4 buah

3 hari

2 hari

1 hari

10 hari

7 hari

5 hari

85 %

90 %

95 %

Sistem Tatakelola dan Organisasi
1

2

Indikator Kinerja Utama
1.1 Opini auditor eksternal
( Kantor Akuntan Publik ) terhadap
laporan Keuangan Institusi
1.2 Pendapat publik (mahasiswa,
dosen, karyawan) terhadap
pelayanan institusi
Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Dokumen rincian tugas pokok
dan fungsi pegawai
2.2 Jumlah Standar Operasional
Prosedur (SOP)
2.3 Kecepatan penyelesaian terhadap
administrasi akademik
2.4 Kecepatan terhadap penyelesaian
transaksi keuangan/anggaran
2.5.Tingkat kehadiran pegawai

NA

62,50

NA
NA
5 hari
15 hari
82 %

-

1 buah
4 hari
-

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi
1

Indikator Kinerja Utama
1.1

2

Data base akademik, keuangan,
sarana prasarana, dan SDM
terintegrasi

1.2 Lama waktu layanan untuk proses
KRS-KHS (off line hingga web
base)
1.3. Lama waktu layanan informasi
kewajiban keuangan mahasiswa
1.4 Lama waktu layanan informasi
keuangan (internal)
1.5 Lama waktu layanan informasi
sarana prasarana(internal)
1.6 Lama waktu layanan informasi SDM
(internal UPNVJ)
Indikator Kinerja Pendukung
2.1.Penyediaan Pelayanan pengguna
(Help desk)

RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

Belum
terintegra
si

Ada
database

Terpusat

Terintegrasi

15 hari

10 hari

3 hari

1 hari

15 hari

10 hari

3hari

1 hari

15 hari

10 hari

3 hari

1 hari

15 hari

10 hari

3 hari

1 hari

15 hari

10 hari

3 hari

1 hari
Tersedianya
SOP pelayanan
6

-

Tersedianya SOP

-

Waktu layanan (help desk)

-

Tingkat kepuasan pengguna

NA
NA

NA
180 menit

ada
120 menit

ada
30 menit

NA

63

65

67

NA
NA
NA
NA

10 modul
2 modul
-

10 modul
2 modul
-

10 modul
4 modul
-

Peraturan
Menpan no.
Kep/25/M.PA
N/2/2004
Sub modul
pada SIM
Sarana
Prasarana dan
SDM
disesuaikan
dengan
TataKelola

NA
NA
NA
NA

2 modul
2 modul
-

8 modul
2 modul
-

10 modul
4 modul
1 modul
1 modul

NA
NA
NA
NA

2 modul
2 modul
-

8 modul
2 modul
-

10 modul
4 modul
1 modul
1 modul

2.2. Aplikasi SIM yang dapat
diintegrasikan dalam institusi
- akademik
- keuangan,
- sarana prasarana,
- sdm
2.3. Panduan Aplikasi SIM yang dapat
diintegrasikan dalam institusi
- akademik
- keuangan
- sarana prasarana,
- Sdm
2.4.Panduan penggunaan aplikasi SIM
- akademik
- keuangan,
- sarana prasarana
- Sdm

”help desk”
Lama waktu
rata-rata help
deks – client

Peningkatan sistem penjaminan mutu yang efektif
1

2

Indikator Kinerja Utama
1.1 Peringkat Akreditasi program studi
terakreditasi A

11%

-

11%

22%

22%

1.2 Lama masa studi rata-rata (Si)

51 bulan

-

50 bulan

49
bulan

48 bulan

1.3. IPK rata-rata lulusan

2,85

2.90

2.90

2,95

3.0

Indikator Kinerja Pendukung
1.4 Efisiensi penurunan anggaran
SARPRAS 15%
2.1 Jumlah Dokumen mutu

0

0

5%

10%

-

16 buah

16 buah

16 buah

-

39 orang

43
orang

43 orang

90

75

60

65,00
(baik)

Sudah tercapai

2.2 Jumlah auditor internal

6 buah
33 orang

2.3 Kecepatan proses pengadaan
barang

90

-

2.4 Pendapat publik (mahasiswa,
dosen, karyawan) terhadap
pelayanan institusi

62,50
(Kurang
baik)

Selesai
Pengolahan
hasil
kuisioner

100%

Catatan :
I. Kegiatan Pemantapan Tata Kelola dan Organisasi
1. Indikator Kinerja Pendukung tentang Jumlah pegawai yang memiliki :
a. keahlian di bidang penyusunan penjabaran Tupoksi;
b. keahlian di bidang penyusunan SOP administrasi Akademik; administrasi keuangan;
administrasi SDM; administrasi Sarpras;
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

7

c. sertifikasi keahlian di bidang arsip dokumen;
d. keahlian di bidang akuntansi;
e. sertifikasi keahlian di bidang pengadaan barang dan jasa.
Oleh tim reviewer (pada saat nego costing tahun 2010) disarankan untuk tidak
ditampilkan dalam tabel indikator pendukung, karena hal ini termasuk investasi.
Namun kegiatannya tetap dilaksanakan dan dimasukkan dalam kegiatan masing-masing
penyusunan SOP Administrasi Akademik; Administrasi keuangan; Administrasi SDM;
dan Administrasi Sarpras.
2. Indikator tentang Jumlah pimpinan yang memiliki kompetensi di bidang perencanaan
program dan anggaran berbasis kinerja dengan kegiatan Policy Study ditiadakan, karena
yang semula dijadwalkan pada tahun ke 3, oleh tim reviewer (pada saat nego costing
tahun 2009) disarankan untuk dilaksanakan pada tahun pertama. Berhubung pada
kegiatan tata kelola di tahun pertama sudah padat maka dialihkan ke kegiatan 2 yaitu
Sistem Informasi Manajemen.
II. Kegiatan Sistem Informasi Manajemen
II.1. Penyediaan Server dan Terminal Data
II.2. Penyediaan Staf yang bersertifikasi di bidang IT (Puskom)
Oleh tim reviewer (pada saat nego costing tahun 2010) disarankan untuk tidak
ditampilkan dalam tabel indikator pendukung, karena hal ini termasuk investasi.
Namun kegiatannya tetap dilaksanakan dan dimasukkan dalam kegiatan penyediaan
layanan pengguna (help desk).

BAB II
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

8

KEMAJUAN YANG TELAH DICAPAI
a. Kegiatan: Pemantapan Sistem Tata Kelola dan Organisasi
Dari pelaksanaan kegiatan Pemantapan Tata Kelola, sudah menunjukkan kemajuan yang
signifikan. Indikator Kinerja Utama tentang opini auditor eksternal terhadap laporan Keuangan
Institusi telah dilaksanakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) mulai awal Oktober 2010 dan
akan selesai awal Desember 2010. Sedangkan untuk indikator pendapat publik terhadap
pelayanan institusi telah selesai dilaksanakan pengukurannya dengan menggunakan kuesioner
berdasarkan Kep nomor : Kep/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks
Kepuasan Pelayanan. Dokumen penjabaran Tupoksi tingkat Kasubbag dan Staf serta SOP
Administrasi Akademik telah selesai disusun, dan sudah disosialisasikan di lingkungan UPNVJ.
Selain dokumen tersebut, juga dihasilkan sejumlah pegawai yang memiliki kemampuan di
bidang penyusunan penjabaran Tupoksi dan SOP Administrasi Akademik serta tenaga
arsiparis.
Sub-kegiatan A.1.1 Penjabaran Tupoksi
Kegiatan Penjabaran Tupoksi di mulai dari aktivitas A.1.1.1 Identifikasi permasalahan yaitu
mengumpulkan informasi tentang pemahaman Tupoksi dari suatu jabatan Kasubbag dan Staf
dengan menggunakan kuesioner, wawancara, dan pengamatan. Hasil pengamatan bahwa secara
umum struktur organisasi dan Tupoksi di masing-masing unit kerja di lingkungan UPNVJ belum
berjalan secara efektif dan efisien. Setiap unit kerja belum memiliki Tupoksi yang jelas
sehingga masih terjadi adanya kerancuan antara fungsi unit satu dengan lainnya. Selanjutnya
dilakukan aktivitas A.1.1.2 Penjabaran Tupoksi tingkat Kasubbag dan Staf dimaksudkan untuk
meminimalkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta
untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Uraian
Tupoksi mencakup : Identitas tugas, yang berisi informasi tentang nama tugas, bagian dan nomor
kode tugas; lkhtisar tugas, yang berisi penjelasan singkat tentang tugas tersebut; Tugas-tugas
yang harus dilaksanakan; Hubungan dengan tugas lain, yang menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal tugas ini dengan tugas lainnya, aliran serta prosedur kerja.
Kegiatan ini dibantu oleh Tenaga Ahli yang berkompeten dari luar universitas serta tim kerja
penyusunan penjabaran Tupoksi UPNVJ yang melibatkan: Wakil Rektor II, Kepala Biro Umum,
Kepala Biro Rencana Anggaran dan Keuangan, Kepala Biro Kerja sama dan Kemahasiswaan,
Kepala Biro Administrasi Akademik, Para Wakil Dekan II, perwakilan dosen, dan para Kabag
dari masing-masing unit kerja. Setelah mengalami beberapa kali penyempurnaan hasil
penjabaran Tupoksi, maka selain diperoleh 1 (satu) dokumen hasil penjabaran Tupoksi juga
dihasilkan 15 orang pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan penjabaran
Tupoksi. Satu dokumen hasil penjabaran Tupoksi tersebut meliputi: 31 (tiga puluh satu)
Kasubbag dan Staf tingkat Rektorat, 3 (tiga) Kasubbag dan Staf tingkat Fakultas, 2(dua)
Kasubbag dan staf tingkat Pascasarjana serta 1 (satu) Pelaksana Pemegang Kas Satker
(PPKS).
Sub-kegiatan A.1.2 Pemantapan Tata Kelola di Biro Administrasi Akademik.
Sub-kegiatan A.1.2.1 Peningkatan kompetensi SDM di bidang Pengarsipan.
Kegiatan pada tahap ini diawali dengan melakukan indentifikasi di Biro Administrasi
Akademik (Biro AA) dan di Sekretariat Universitas (SetUn), ditemukan bahwa
pendokumentasian arsip-arsip belum tertata dengan baik serta sistem penomoran dari dokumendokumen belum ada, sehingga staf hanya mengandalkan daya ingat saja tanpa bisa merujuk
pada dokumen yang tepat. Agar pendokumentasian arsip di dua bagian tersebut rapi dan sesuai
standar, maka perlu adanya pelatihan tentang kearsipan. Kedua bagian tersebut merupakan
bagian yang sangat berpengaruh dalam urusan administrasi akademik dan surat-menyurat
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

9

Universitas, sehingga perlu ditata terlebih dahulu. Setelah diperoleh tenaga arsiparis, maka
nantinya tenaga arsiparis tersebut akan mendiseminasikan ke Satker-satker lainnya.
Langkah selanjutnya mencari informasi tempat pelatihan, dan setelah memperoleh informasi
tempat pelatihan pengarsipan di UGM, maka tim seleksi menetapkan : Tri Siswantini, SE, MM
(Kabag Dikjar Biro AA) dan Drs. Haryanto (Kabag TU Sekertariat Universitas) untuk mengikuti
pelatihan. Ditetapkannya UGM sebagai tempat pelatihan, karena lebih berpengalaman dalam
pelatihan tenaga Arsiparis. Dari kegiatan ini, maka kedua peserta tersebut telah mengikuti
pelatihan selama 1 (satu) bulan dan berhasil menjadi tenaga Arsiparis.
Sub-kegiatan A.1.2.2 Penyusunan SOP Administrasi Akademik
Kegiatan pada tahap ini diawali dengan melakukan inventarisasi SOP yang telah dan belum
dimiliki oleh Biro AA UPNVJ yang disesuaikan dengan standar minimal kelengkapan dokumen.
Setelah melakukan inventarisasi, tahap berikutnya melakukan identifikasi permasalahan, dan
ditemukan bahwa sebagian besar unit kerja tersebut memiliki SOP yang belum memenuhi
standar, serta belum didokumentasikan walaupun dalam kesehariaannya telah
diimplementasikan.
Kegiatan Penyusunan SOP Administrasi Akademik ini dilakukan melalui tahapan berikut:
langkah pertama, Analisis sistem dan prosedur kerja, langkah kedua dilakukan Analisis
Tugas, dengan harapan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, dan
tanggung jawab pejabat. Langkah ketiga, Analisis prosedur kerja, untuk mengidentifikasi urutan
langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan dengan apa, bagaimana, bilamana, di mana
dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan
suatu diagram alur (fow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang
akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu
didokumentasikan dalam bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsifungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.
Dalam kegiatan ini dibantu Tenaga Ahli yang berkompeten dari luar Universitas serta melibatkan
Tim kerja penyusunan SOP Administrasi Akademik UPNVJ antara lain : Wakil Rektor I, Kepala
Biro Administrasi Akademik, para Wakil Dekan I, para Kaprodi serta perwakilan dosen. Setelah
mengalami beberapa kali penyempurnaan SOP Administrasi Akademik maka selain diperoleh
dokumen SOP Administrasi Akademik juga dihasilkan sejumlah pegawai yang memiliki
kemampuan di bidang penyusunan SOP Administrasi Akademik.
Jenis SOP Administrasi Akademik yang dihasilkan antara lain :
1. Pengurusan KRS.
2. Pengelolaan data mahasiswa baru, mahasiswa aktif dan lulusan.
3. Pengelolaan pelaksanaan perkuliahan, pelaksanaan sistem evaluasi belajar mahasiswa.
4. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan.
5. Pelaksanaan pengumuman nilai ujian.
6. Penunjukkan dosen penguji, pengurusan ujian skripsi, pelaksanaan bimbingan skripsi, dan
pelaksanaan ujian skripsi.
7. Pengembangan Kurikulum.
8. Pengiriman dosen/staf untuk studi lanjut.
9. Pembinaan Dosen Muda.
10. Penindakan terhadap dosen yang melanggar disiplin.
Sosialisasi hasil penjabaran Tupoksi dan SOP Administrasi Akademik telah dilaksanakan. Agar
pelaksanaannya dapat dipantau dan indeks layanan dapat diukur, perlu kegiatan
evaluasi.

RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

10

b. Kegiatan : Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi
Pelaksanaan kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi telah
berlangsung sejak awal tahun anggaran PHKI 2010. Secara berurutan hingga November 2010
hampir seluruh kegiatan telah dilaksanakan, mulai dari kegiatan Policy Study Aplikasi Akademik
dan Keuangan Akademik, kegiatan Perencanaan Sistem, kegiatan Perancangan Sistem, kegiatan
Peningkatan Kompetensi Personil Puskom bidang Networking, Database, dan Web, kegiatan
Renovasi Kantor Puskom, kegiatan Pengembangan Aplikasi Akademik dan Keuangan
Akademik, kegiatan Pengintegrasian Sistem yang baru difokuskan pada kegiatan instalasi sistem
hingga upgrade database engine. Kegiatan terakhir yang akan dilaksanakan adalah Sosialisasi
Pengoperasian Aplikasi Akademik dan Keuangan Akademik yang dijadwalkan dilaksanakan
awal bulan Desember 2010. Target capaian pada indikator utama yaitu tersedianya database
akademik dan keuangan akademik telah tercapai, demikian halnya dengan indikator kinerja
pendukung telah tercapai hampir seluruhnya. Panduan aplikasi yang telah dihasilkan sebanyak 9
modul dari total yang harus disediakan sebanyak 12 modul, sejumlah 3 modul masih sedang
diselesaikan terdiri dari 1 modul aplikasi akademik dan 2 modul aplikasi keuangan akademik.
A.2.1. Sub Kegiatan Peningkatan layanan akses data dan informasi kepada pengguna melalui
peningkatan performa infrastruktur pengolah data dan jaringan.
Sub Kegiatan A.2.1.1. Policy study aplikasi akademik dan keuangan bertujuan menganalisis
ulang aplikasi yang telah diterapkan sehingga diperoleh informasi terkait aplikasi yang dimaksud
untuk kemudian dilakukan pengembangan agar aplikasi yang dihasilkan menjadi tepat guna.
Dari hasil penelitian yang dilakukan telah diperoleh masukan berupa kelebihan dan kekurangan
dari aplikasi akademik dan keuangan akademik yang digunakan saat ini. Informasi yang
diperoleh tersebut diuraikan secara rinci dalam sebuah dokumen laporan penelitian.
Sub Kegiatan A.2.1.2 Perencanaan sistem dimulai dengan analisis kelayakan sistem yang
berjalan baik bentuk jaringan dan basisdata yang dimiliki, dengan melibatkan tenaga
ahli/konsultan, sehingga rencana pengembangan sistem yang akan dilakukan dapat
menyesuaikan dengan blue print yang ada.
Hasil dari kegiatan perencanaan sistem yang telah dilakukan berupa informasi kondisi sistem
yang sedang berjalan, kendala yang ditemukan, peluang yang dimiliki hingga saran rencana
pengembangan. Seluruh informasi tersebut disusun dalam sebuah laporan kegiatan perencanaan
sistem yang melibatkan tenaga ahli.
Sub Kegiatan A.2.1.3. Perancangan Sistem dengan melakukan perancangan interface, basisdata
dan sistem berkas untuk administrasi akademik, keuangan, sdm serta asset. Hal ini dilakukan
untuk membangun media tampilan data, bentuk dokumen serta struktur basisdata yang tepat
sehingga mendukung peningkatan layanan akses data dan informasi. Komponen penting yang
mendukung terciptanya basisdata adalah perangkat keras yang berfungsi sebagai database server
dan backup database server, serta database client sebagai media mirroring ke unit terkait.
Kegiatan ini telah menghasilkan skema database akademik dan keuangan akademik.
Sub Kegiatan A.2.1.4. Pengembangan aplikasi akademik dan keuangan dilakukan untuk
menghasilkan aplikasi yang lebih baik dari aplikasi yang sebelumnya.
Hasil yang ingin diperoleh dari kegiatan ini berupa Aplikasi Akademik yang terdiri dari : Modul
1) Aplikasi Penmaru, 2) Evaluasi ujian tertulis offline, 3) Statistik penmaru, hasil ujian penmaru
non tulis, daftar ulang camaru, 4) laporan penmaru; 5) pengolahan data akademik;
6)Kurikulum/mata kuliah; 7) laporan kurikulum/matakuliah; 8) Jadwal kuliah dan KRS; 9)
Jadual UTS dan UAS; 10) Pengolahan nilai, KHS dan setup, yang merupakan model
pengembangan dari sistem dan aplikasi sebelumnya (terdahulu). Kedua aplikasi ini baru akan di
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

11

uji cobakan pada 3 fakultas (FE, FIKES dan FIK) dan 2 Biro (Biro Akademik dan Biro
Keuangan).
Sub Kegiatan A.2.1.5. Peningkatan fungsi ruang kerja dan ruang server puskom dengan
merenovasi ruang server puskom sebagai upaya peningkatan keamanan infrastruktur ruang pusat
data, dan merenovasi ruang kantor puskom sebagai upaya peningkatan kualitas kerja personil.
Menghasilkan ruangan server dan ruangan kantor Puskom yang nyaman, kondusif, dan
memenuhi persyaratan, dan kegiatan ini telah selesai dikerjakan.
Sub. Kegiatan A.2.2. Peningkatan layanan kepada pengguna melalui peningkatan kompetensi
personil bidang IT dan jumlah personil yang memadai.
Pada aktifitas ini tahapan yang dilakukan adalah :
Sub Kegiatan A.2.2.1 Peningkatan kompetensi personil puskom melalui program pengembangan
staff bidang Jaringan (networking) sebagai network administrator, bidang Pemeliharaan
Perangkat Keras (hardware maintenance), bidang Basisdata (database) sebagai database
administrator, bidang Pengelolaan Situs (web developer) sebagai pengelola situs. Dengan
demikian dimiliki personil yang kompeten di bidang IT dengan keahlian khusus sehingga
menjamin keberlanjutan sistem yang maju pada waktu yang akan datang.
Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini adalah tersedianya SDM yang profesional dan terampil di
bidang Teknologi Informasi
terutama dalam bidang Administrasi Jaringan (Network
Administrator), Administrasi Basisdata (Database Administrator) dan Pengembangan serta
pengelolaan Situs (Web Master) yang dipersiapkan untuk mendapatkan jabatan keahlian sebagai
Network administrator, Database Administrator, Web Master bersertifikasi.
Sub Kegiatan A.2.2.1 Peningkatan kompetensi personil puskom bidang manajemen
infrastruktur jaringan terintegrasi. Dengan demikian personil puskom menjadi lebih terampil
dalam melaksanakan pengelolaan infrastruktur jaringan terintegrasi sehingga dapat melakukan
pengembangan Sistem Informasi yang terintegrasi dengan kualitas yang terus membaik, pada
waktu yang akan datang.
Meningkatnya kualitas SDM di bidang Teknologi Informasi terutama dalam hal merancang dan
membangun Jaringan yang terintegrasi terutama pada perguruan tinggi baik secara konsep
maupun praktek.
Sub Kegiatan A.2.2.2 Peningkatan kompetensi personil satker dalam pengoperasian aplikasi
akademik dan keuangan akademik. Dengan demikian dimiliki personil yang terampil dalam
mengoperasikan aplikasi sistem sehingga dapat meningkatkan layanan kepada user dalam
memenuhi kebutuhan akan data dan informasi.
Dari kegiatan ini diharapkan adanya Peningkatan kualitas SDM yang kompeten dan profesional
di bidang Sistem Informasi Manajemen yang dipersiapkan dalam pengoperasian Aplikasi SIM
Akademik dan Aplikasi SIM Keuangan Akademik.
Sub. Kegiatan A.2.3. Pengintegrasian sistem informasi dalam institusi.
Sub Kegiatan A.2.3.1. Instalasi, setting konfigurasi, migrasi data, entry data hingga upgrade
database enginee adalah kegiatan yang dilakukan oleh tenaga ahli/konsultan dalam
menginstalasi infrastruktur jaringan (hardware & software), mengatur konfigurasinya dalam
sistem dan melakukan perpindahan data dari sistem lama ke sistem baru. Sehingga perpindahan
sistem baru dapat segera dilakukan.
Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini adalah system baru yang telah diinstall
sehingga dapat dilakukan uji coba terhadap system baru dengan tanpa
mengganggu system yang berjalan.
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

12

c. Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu
Pada Tahun Pertama (2010 ) tahapan yang dilalui adalah:
Kegiatan peningkatan penjaminan mutu pada tahun pertama dilakukan melalui: (1)
pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu, dan (2) peningkatan kualitas
pelaksanaan penjaminan mutu. Secara umum kegiatan berjalan lancar dan tertib. Kegiatan
pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu dilakukan melalui pengembangan
instrumen penjaminan mutu mencakup penyusunan standar pengelolaan, pembiayaan, personil,
dan sarana prasana, keuangan, keamanan, dan penyusunan manual sistem penjaminan mutu yang
memuat sasaran, organisasi, dan manual prosedur penyusunan kebijakan akademik, standar
akademik, kompetensi lulusan, tujuan pendidikan dan kurikulum, dan mekanisme kerja
penjaminan mutu. Selain dokumen tersebut juga telah disusun manual penyusunan silabus dan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.
Setelah pengembangan instrumen yang dilakukan melalui tahapan lokakarya penyusunan
instrumen dan pembentukan Tim serta penyusunan instrumen dengan bantuan Tenaga Ahli,
dilakukan peningkatan kompetensi SDM pelaksana penjaminan mutu. Instrumen yang baik
membutuhkan pelaksana-pelaksana yang baik pula. Pelaksana yang baik adalah pelaksana yang
memiliki kompetensi dalam melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu.
Pengembangan kualitas pelaksanaan melalui peningkatan kualitas SDM sebagai auditor,
pelaksana, dan pengawas telah dilakukan dengan menghasilkan 11 auditor, pelaksana, dan
pengawas penjaminan mutu akademik internal. Kegiatan-kegiatan ini secara rinci dapat
disampaikan sebagai berikut :
Sub-kegiatan A.3.1 Pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu
Pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu diawali dengan peningkatan
kemampuan SDM dalam penyusunan instrumen penjaminan mutu. Kegiatan dilakukan di
UPNVJ dalam bentuk lokakarya pada tanggal tanggal 19 Januari s/d 20 Januari 2010 dengan
nara sumber dari UGM. Peserta lokakarya 40 orang, terdiri dari unsur pimpinan dan dosen. Dari
kegiatan ini dihasilkan SDM yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam penyusunan
instrumen penjaminan mutu. Langkah selanjutnya dalam pengembangan instrumen penjaminan
mutu adalah membentuk Tim penyusun standar non akademik dan Tim penyusunan dokumen
mutu. Kegiatan ini terlaksana sesuai dengan yang direncanakan.
Sub-kegiatan A.3.1.2. Langkah selanjutnya dalam pengembangan instrumen penjaminan mutu
adalah penyusunan instrumen penjaminan mutu oleh tim dengan bantuan Tenaga Ahli. Kegiatan
ini dilaksanakan pada bulan Juli 2010 oleh Tim yang dibentuk untuk menyusun draft standar non
akademik, dan draft manual pelaksanaan penjaminan mutu dengan bantuan Tenaga Ahli dari
UGM. Penetapan Tenaga Ahli dilakukan melalui seleksi yang diawali dengan pengiriman surat
permintaan Tenaga Ahli ke UII dan UGM, melalui email/surat biasa. Setelah surat permintaan
diterima oleh Tenaga Ahli yang dituju, maka Tenaga Ahli yang bersangkutan mengirimkan surat
jawaban yang berisi penawaran. Berikutnya Penawaran ini akan diseleksi berdasarkan kecocokan
persyaratan sebagaimana ditentukan dalam TOR.
Sebelum menyusun draft standar non akademik, dan draft manual pelaksanaan penjaminan mutu
dilakukan survey melalui penyebaran borang isian untuk mengetahui perkembangan instrumen
penjaminan mutu di lingkungan UPNVJ. Masukan yang dihimpun berdasarkan kuesioner
digunakan sebagai pertimbangan dalam perancangan standar dan dokumen mutu (manual
pelaksanaan penjaminan mutu). Dari hasil penyebaran kuesioner menunjukkan masih terbatasnya
instrumen penjaminan mutu di Fakultas/Program Studi. Hal ini disebabkan masih kurangnya
pedoman tentang mekanisme pelaksanaan penjaminan mutu. Kegiatan selanjutnya, Tim
RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

13

menyusun draft standar non akademik yang mencakup: standar pengelolaan, standar
pembiayaan, standar SDM, standar sarana prasarana, standar keamanan, standar pengelolaan
keuangan. Disamping itu, Tim berhasil menyusun manual prosedur sistem penjaminan mutu,
manual penyusunan silabus, dan manual penyusunan rencana pembelajaran.
Sub-kegiatan A.3.1.3. Setelah draft instrumen penjaminan mutu tersusun, dilakukan sosialisasi
kepada pimpinan UPNVJ yang terkait untuk mendapatkan umpan balik dan kesepakatan dalam
penerapan standar mutu dan manual prosedur. Sosialisasi dilakukan melalui penyebaran draft
kepada pimpinan dan lembaga terkait. Masukan sebagai hasil sosialisasi draft digunakan untuk
penyempurnaan dokumen. Pengesahan dokumen selanjutnya dilakukan oleh Rektor setelah
mendapatkan kesepakatan dari para penanggung jawab pelaksanaan untuk diimplementasikan.
Akhirnya dilakukan pencetakan dan penggandaan untuk dokumentasi, publikasi dan distribusi.
Pada saat ini telah dilakukan sosialisasi, penyempurnaan dan pencetakan manual penyusunan
silabus, manual penyusunan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran, Dokumen standar non
akademik, dan Manual sistem penjaminan mutu.
Sub-kegiatan A.3.2. Peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu
Pada tahap peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu, dapat disampaikan beberapa
capaian sebagai berikut:
Disamping instrumen penjaminan mutu, efektifitas penjaminan mutu juga ditentukan oleh
kompetensi SDM. Instrumen yang baik perlu didukung oleh SDM yang kompeten untuk
mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian, SDM yang kompeten merupakan kebutuhan
penting untuk dipenuhi. Kegiatan peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu dirancang
untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas layanan melalui peningkatan pengetahuan
dan keterampilan SDM. Peningkatan mutu SDM dilakukan melalui pelatihan di UPNVJ, untuk
menghasilkan auditor, pelaksana dan pengawas yang berkualitas. Dengan meningkatnya
dokumen dan kompetensi SDM, dapat memberikan dampak terhadap pelaksanaan penjaminan
mutu secara efektif di Universitas, Fakultas, Program Studi dan Bagian-bagian di lingkungan
UPNVJ.
Kegiatan peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu diawali dengan analisis kebutuhan
akan kompetensi yang diperlukan oleh pelaksana penjaminan mutu, dan dilanjutkan dengan
penetapan materi dan tempat pelatihan peningkatan kompetensi (TOR untuk peningkatan
kompetensi pada lampiran A.3.1.4).
Tahap selanjutnya, dari tanggal 19 Agustus s/d 23 Agustus 2010 menyelenggarakan pelatihan
dengan Tenaga Ahli dari UGM yang merupakan praktisi penjaminan mutu. Peserta Peningkatan
kompeternsi SDM penjaminan mutu direncanakan 42 orang, namun dalam pelaksanaannya
peserta hadir 38 orang. Hasil seleksi yang dilakukan melalui ujian tertulis menunjukkan angka
kelulusan sebanyak 11 orang dengan kompetensi sebagai auditor, pelaksana dan pengawas
penjaminan mutu akademik di lingkungan UPNVJ.
Secara keseluruhan kegiatan berjalan tertib, dampak dari kegiatan ini adalah meningkatnya
efektivitas, dan efisiensi pengendalian/pengawasan internal. Hal ini tercermin dalam peningkatan
IPK rata-rata lulusan dan lama masa studi rata-rata mahasiswa S1.

RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

14

d. Indikator Keberhasilan Program Tahun 2010
Indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian sasaran kegiatan dengan
Indikator Kinerja Utama dan Pendukung tiga kegiatan pada tahun 2010 pada tabel 2 :
Tabel 2.

No.

1

2

Indikator Kinerja Utama dan Pendukung Tiga Kegiatan PHK-I Tema A tahun 2010.
Indikator Kinerja

Tata Kelola
Indikator Kinerja Utama
1.1 Opini auditor eksternal
(Kantor Akuntan Publik)
terhadap Laporan
Keuangan Institusi
1.2 Pendapat publik
(mahasiswa, dosen,
karyawan) terhadap
pelayanan institusi

Baseline

Capaian
30 Nov

NA

62,50

%
Capaian
30 Nov

Estimasi
11 Des

Pemeriksaan
data keuangan

40%

Wajar
Dengan
Catatan

Selesai
Pengolahan
hasil kuisioner

100%

63,00

Keterangan

KAP sdh mulai
bekerja awal
Okt 2010 – 27
Nopember 2010
Tercapai

Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Spesifikasi rincian
tugas pokok dan
fungsi pegawai,
Terdiseminasikan nya
Tupoksi Kasubbag dan
Staf
2.2 Jumlah Standar
Operasional Prosedur
(SOP) administrasi
Akademik
Terdiseminasikannya
SOP administrasi
Akademik
2.3 Kecepatan terhadap
penyelesaian
administrasi akademik
( surat keterangan)
2.4 Kecepatan terhadap
penyelesaian transaksi
keuangan /anggaran
2.5 Tingkat kehadiran
pegawai
Sistem Informasi Manajemen

Sudah selesai
0
Sudah
terlaksana
0

0

100%

Tercapai
100%

100%

Sudah selesai
100%

0

100%

Sudah
terlaksana

100%
Tercapai

100%

100%

5 hari

Sudah selesai

100%

3 hari (5 hari )

Belum tercapai
(birokrasi)

15 hari

15 hari

100%

10 hari

Tercapai

82 %

Penghitungan
sudah selesai

100%

85 % (91,31 %)

Tercapai

RIP TAHUN KEDUA PHK-I UPNVJ

15

1

Indikator Kinerja Utama
1.1 Database
keuangan

akademik,

Belum
terintegrasi

Ada database

15 hari

100%

Ada database

13,5 hari

30%

10 hari

Dalam
penyelesaian

15 hari

13,5 hari

30%

10 hari

Dalam
penyelesaian

2.3. Aplikasi SIM yang dapat
diintegrasikan dalam institusi
- Akademik
- Keuangan

NA
NA

10 modul
2 Modul

100%
100%

10 modul
2 modul

Tercapai

2.4.Panduan penggunaan
aplikasi SIM
- akademik
- keuangan

NA
NA

10 modul
2 modul

100%
100%

10 modul
2 modul

Tercapai

11%

-

11%

Pelaksanaan
2011

51 bulan

50,03

100%

2,85

3,04

1.2 Lama waktu layanan
untuk proses KRS-KHS
(manual hingga web
base)
1.3. Lama waktu layanan
informasi kewajiban
keuangan mahasiswa
2

Tercapai

Indikator Kinerja Pendukung

Sistem Penjaminan Mutu
1

Indikator Kinerja Utama
1.1 Peringkat Akreditasi
program studi terakreditasi A
1.2 Lama masa studi ratarata (S1)

11%

1.3. IPK rata-rata lulusan

100%

50,03 bulan
3,04

Tercapai
Tercapai

16 buah

Tercapai

44 orang

Tercapai

2 Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Jumlah Dokumen mutu
2.2 Jumlah auditor in