RENSTRA 2012-2017 KANTOR 2.BAB II_revisi

BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SKPD
2.1. TUGAS, FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI SKPD
1. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Batang Nomor 4 Tahun 2008
tentang Organisasi dan Tata Kerja SKPD Kantor Arsip Daerah dan Peraturan
Bupati Batang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Uraian
Tugas dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang maka Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Batang mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Tugas
Membantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang
arsip daerah.
b.

Fungsi
1) Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan daerah
berdasarkan kebijakan Bupati dan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku;
2) Pemberian bimbingan, pengendalian kearsipan kepada unit kerja di
lingkungan Pemerintah Daerah;
3) Pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan arsip in aktif daerah di
lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun;

4) Penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku;
5) Penyelenggaraan ketatausahaan yang meliputi segala kegiatan di
bidang umum, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan;
6) Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai
tugas dan fungsinya.
7) Penyimpanan Arsip Statis dari pencipta arsip, meliputi : SKPD, desa,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perorangan.

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang

6

2. Organisasi dan Tata Kerja
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Batang sebagai berikut :
1) Kepala Kantor;
2) Sub Bagian Tata Usaha ;

3) Seksi Pengelolaan Arsip;
4) Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sistem/SDM;
5) Seksi Penyimpanan, Kelestarian dan Layanan;
6) Kelompok Jabatan Fungsional.
Bagan susunan organisasi dan tata kerja (lampiran 1)
2.2. SUMBER DAYA KANTOR ARSIP DAERAH
1. Kondisi Sumber Daya Manusia (SDM)
a. Personalia
1)

Jumlah Pegawai
a) Pejabat Struktural

:

4

orang

b) Administrasi

:

9

orang

c) Fungsional

:

-

orang

d) Pegawai Tidak Tetap

:

1

orang

1) Pasca Sarjana ( S2 )

:

1

orang

2) Sarjana ( S1 )

:

3

orang

3) Diploma 3

:

5

orang

4) SLTA

:

2

orang

5) SLTP

:

2

orang

6) SD

:

1

orang

2) Pendidikan
a. P N S

b. Penjenjangan
1) Spama/Diklat Pim. III

:

1

orang

2) Adum/Diklat Pim. IV

:

2

orang

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang

7

2. Kondisi Sarana
a. Inventaris Barang Tidak Bergerak.
1) Gedung Kantor dan Depo Arsip Daerah Kabupaten Batang di Jl. RA.
Kartini No. 1 Batang.
b. Inventaris Barang Bergerak.

1) Alat Kantor

:

Mesin Ketik Manual, Laptop, Komputer
Printer, Meja Kerja, Meja Kursi Tamu, Filing
Kabinet, Kursi Kerja, Lemari Buku Kayu,
Lemari Kaca, Lemari Arsip, Rak Arsip, Meja
Kursi Komputer, Rak Ordner.

2) Alat Angkutan

:

Mobil, Kendaraan roda 2.

3) Alat Lain

:

Camera Digital, AC, Kipas Angin, Telepon,
White board, Vacum Cleaner, Hydro Jetspray.

Daftar barang inventaris ( lampiran 2 ).

2.3. KINERJA PELAYANAN KANTOR ARSIP DAERAH
1.

Penataan Arsip dan Penyimpanan Data Arsip secara Digital
Selama kurun waktu lima tahun terakhir yaitu tahun 2007 s/d 2011,
Kantor Arsip Daerah telah melaksanakan penataan arsip dan penyimpanan data
arsip secara digital sebanyak 13.350 berkas yang dilakukan secara berkala,
sebagaimana ditunjukkan pada tabel 1 berikut ini.
Tabel 1. Penataan arsip dan peyimpanan data arsip secara digital
Kantor Arsip Daerah Kab. Batang Tahun 2007 – 2011

No

Uraian

1.

Penataan arsip dan
penyimpanan data
arsip secara digital

Tahun
2007
(berkas)

Tahun
2008
(berkas)

Tahun
2009
(berkas)

Tahun
2010

(berkas)

Tahun
2011
(berkas)

-

-

7.500

1.100

4.750

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang

8

2.

Pendataan dan Penataan Arsip
Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, Kantor Arsip Daerah telah
melaksanakan pendataan dan penataan

arsip sebanyak 3.500 berkas,

sebagaimana ditunjukkan pada tabel 2 berikut ini.
Tabel 2. Pendataan dan penataan arsip
Kantor Arsip Daerah Kab. Batang Tahun 2007 – 2011

No

1.

3.

Uraian

Penataan
pendataan arsip

Tahun
2007
(berkas)

Tahun
2008
(berkas)

Tahun
2009
(berkas)

Tahun
2010
(berkas)

Tahun
2011
(berkas)

-

-

-

1.000

2.500

dan

Pembenahan dan Pembinaan Arsip Desa
Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, Kantor Arsip Daerah telah
melaksanakan pembenahan dan pembinaan arsip desa sebanyak 239 desa,
sebagaimana ditunjukkan pada tabel 3 berikut ini.
Tabel 3. Pembenahan dan pembinaan arsip desa
Kantor Arsip Daerah Kab. Batang Tahun 2007 – 2011

No

Uraian

1.

Pembenahan
dan
pembinaan arsip desa

4.

Tahun
2007
(Desa)

Tahun
2008
(Desa)

Tahun
2009
(Desa)

Tahun
2010
(Desa)

Tahun
2011
(Desa)

-

-

100

60

79

Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Sekretaris Desa
Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, Kantor Arsip Daerah telah
mengadakan dan mengirimkan peserta Bintek Kearsipan bagi Sekretaris Desa
sebanyak 148 orang terdiri dari 45 orang Sekretaris Desa yang dibiayai dari
APBD Kabupaten dan 103 orang Sekretaris Desa mengikuti bintek kearsipan
yang diselenggarakan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah maupun ANRI
sebagaimana ditunjukkan pada tabel 4 berikut ini.

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang

9

Tabel 4. Bintek Kearsipan bagi Sekretaris Desa yang dibiayai APBD Kab
maupun Bintek Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pemerintah
Provinsi Jateng maupun ANRI Tahun 2007 – 2011

No

Uraian

Tahun
2007

Tahun
2008

Tahun
2009

Tahun
2010

Tahun
2011

1.

Dibiayai APBD Kab.

-

-

45

-

-

2.

Pem. Provinsi Jateng

-

-

67

18

14

3.

ANRI

-

-

-

4

-

2.4. TANTANGAN DAN PELUANG PENGEMBANGAN PELAYANAN SKPD
1. Tantangan
-

Rendahnya tingkat pemahaman aparat pemerintahan dan masyarakat tentang
pentingnya kegunaan arsip.

-

Terbatasnya tenaga pengelola arsip di masing-masing pencipta arsip.

2. Peluang
-

Arsip tercipta setiap saat.

-

Kebutuhan pelayanan informasi pada masyarakat.

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang

10