0a5b0 4. fungsi perencanaan
(PLANNING)
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab
6 pertanyaan yang disebut unsur-unsur
perencanaan :
Tindakan apa yang harus dikerjakan (what)
Apa sebab tindakan tersebut dilakukan (why)
Dimana kegiatan tersebut dilakukan (where)
Kapan tindakan tersebut dilakukan (when)
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
(who)
Bagaimana cara melakukan tindakan tersebut
(how)
Suatu proses menetapkan tujuan
dan sasaran, menentukan
pilihan-pilihan tindakan yg akan
dilakukan dan mengkaji caracara terbaik untuk mencapai
tujuan yg telah ditetapkan
sebelumnya
Proses, konsep dasar yg menjelaskan bahwa kegiatan
yg dilakukan akan berjalan sesuai dgn tahapan yg
telah ditentukan.
Penetapan tujuan & sasaran, kegiatan merencanakan
ke arah mana organisasi akan dituju. Organisasi dpt
menetapkan tujuannya secara khusus/umum, atau
menetapkan tujuan jangka panjang/pendek.
Pemilihan tindakan, organisasi harus
mengoptimalkan pd beberapa tindakan yg efektif.
Mengkaji cara terbaik, pengkajian terhadap pemilihan
tindakan yg telah dilakukan.
Tujuan, menyangkut hasil akhir yg diinginkan
organisasi. Keinginan bisa dinyatakan dlm suatu
standar yg berlaku, baik secara kualitatif maupun
kuantitatif.
Mengapa PERENCANAAN itu PENTING ?
Untuk
Mengkoordinasikan
Usaha-usaha
Untuk
pengembangan
standar kinerja
Untuk
mengantisipasi
perubahan
Untuk
pengembangan
manajer
Mengkoordinasikan Usaha-usaha, dlm
organisasi pekerjaan dilakukan oleh individu
& kelompok yg memiliki tujuan dan
kepentingan berbeda. Agar tidak keluar dari
tujuan organisasi perlu sebuah koordinasi
Mengatasi Perubahan, Perencanaan akan
mempertajam kemampuan manajer untuk
berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan
yg terjadi di masa mendatang.
Pengembangan Manajer, Perencanaan akan
mempertajam kemampuan manajer untuk
berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan
yg terjadi di masa mendatang.
Pengembangan standar kinerja, keberhasilan
yg dicapai pada masa lalu akan jadi standar
kinerja di masa depan. Tanpa perencanaan
standar performa mungkin menjadi tidak
rasional dan subyektif.
Menetapkan tugas dan tujuan karena antara
tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan.
Observasi dan analisa yaitu menentukan dan
manganalisa faktor-faktor yang
mempermudah pencapaian tujuan.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
yaitu dari kemungkinan yang ada diurut
berdasarkan lamanya penyelesaian, biaya,
dsb.
Membuat sintesa, dari kemungkinan tersebut
diambil unsur positifnya saja.
Merumuskan
Misi & Tujuan
Faktor Pendukung
Tercapainya Tujuan
Internal
Forecasting
Eksternal
Faktor Penghambat
Tercapainya Tujuan
P
E
R
E
N
C
A
N
A
A
N
Panitia perencanaan yaitu apabila tugas
perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin.
Bagian perencanaan jika perencanaan merupakan
tugas yang rutin, bagian perencanaan menjadi
bagian dalam organisasi.
Tenaga staf jika karena keterbatasan manajer
sehingga mendelegasikan pada staf yaitu orang
yang dapat berpikir melihat masa depan,
menganalisa fakta-fakta yang tersedia dan
merencanakan sesuatu sesuai dengan pedoman
yang digariskan manajer.
Rencana Global , rencana menyeluruh tentang
tujuan organisasi yang dipandang sebagai misi.
Analisa penyusunannya meliputi analisa SWOT :
Strength : Kekuatan
Weaknesses : Kelemahan
Opportunity : Peluang
Treath : tantangan
Rencana Strategis , bagian rencana global yang
lebih terperinci dan bersifat jangka panjang.
Memuat kerangka kerja dengan sistem prioritas.
Rencana Operasional , bagian rencana strategis yang bersifat jangka
pendek, memuat anggaran dan prinsip-prinsip operasional, terbagi
dalam :
Rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi
setelah tercapainya tujuan, bentuknya : Program (langkah
pokok tercapainya tujuan), Proyek (bagian program yang
dipakai sekali dalam setiap kegiatan), Anggaran: laporan
keuangan kegiatan yg tersusun dalam waktu tertentu yang
berguna bagi pengawasan.
Rencana tetap yaitu pendekatan – pendekatan standar untuk
menangani situasi yang diperkirakan akan terjadi berulangulang, bentuknya : Kebijaksanaan (pedoman umum
pencapaian tujuan), Prosedur (urut-urutan kegiatan), Aturan:
Pernyataan boleh/tidaknya kegiatan dilakukan
SAMPAI JUMPA.... !!!
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab
6 pertanyaan yang disebut unsur-unsur
perencanaan :
Tindakan apa yang harus dikerjakan (what)
Apa sebab tindakan tersebut dilakukan (why)
Dimana kegiatan tersebut dilakukan (where)
Kapan tindakan tersebut dilakukan (when)
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
(who)
Bagaimana cara melakukan tindakan tersebut
(how)
Suatu proses menetapkan tujuan
dan sasaran, menentukan
pilihan-pilihan tindakan yg akan
dilakukan dan mengkaji caracara terbaik untuk mencapai
tujuan yg telah ditetapkan
sebelumnya
Proses, konsep dasar yg menjelaskan bahwa kegiatan
yg dilakukan akan berjalan sesuai dgn tahapan yg
telah ditentukan.
Penetapan tujuan & sasaran, kegiatan merencanakan
ke arah mana organisasi akan dituju. Organisasi dpt
menetapkan tujuannya secara khusus/umum, atau
menetapkan tujuan jangka panjang/pendek.
Pemilihan tindakan, organisasi harus
mengoptimalkan pd beberapa tindakan yg efektif.
Mengkaji cara terbaik, pengkajian terhadap pemilihan
tindakan yg telah dilakukan.
Tujuan, menyangkut hasil akhir yg diinginkan
organisasi. Keinginan bisa dinyatakan dlm suatu
standar yg berlaku, baik secara kualitatif maupun
kuantitatif.
Mengapa PERENCANAAN itu PENTING ?
Untuk
Mengkoordinasikan
Usaha-usaha
Untuk
pengembangan
standar kinerja
Untuk
mengantisipasi
perubahan
Untuk
pengembangan
manajer
Mengkoordinasikan Usaha-usaha, dlm
organisasi pekerjaan dilakukan oleh individu
& kelompok yg memiliki tujuan dan
kepentingan berbeda. Agar tidak keluar dari
tujuan organisasi perlu sebuah koordinasi
Mengatasi Perubahan, Perencanaan akan
mempertajam kemampuan manajer untuk
berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan
yg terjadi di masa mendatang.
Pengembangan Manajer, Perencanaan akan
mempertajam kemampuan manajer untuk
berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan
yg terjadi di masa mendatang.
Pengembangan standar kinerja, keberhasilan
yg dicapai pada masa lalu akan jadi standar
kinerja di masa depan. Tanpa perencanaan
standar performa mungkin menjadi tidak
rasional dan subyektif.
Menetapkan tugas dan tujuan karena antara
tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan.
Observasi dan analisa yaitu menentukan dan
manganalisa faktor-faktor yang
mempermudah pencapaian tujuan.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
yaitu dari kemungkinan yang ada diurut
berdasarkan lamanya penyelesaian, biaya,
dsb.
Membuat sintesa, dari kemungkinan tersebut
diambil unsur positifnya saja.
Merumuskan
Misi & Tujuan
Faktor Pendukung
Tercapainya Tujuan
Internal
Forecasting
Eksternal
Faktor Penghambat
Tercapainya Tujuan
P
E
R
E
N
C
A
N
A
A
N
Panitia perencanaan yaitu apabila tugas
perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin.
Bagian perencanaan jika perencanaan merupakan
tugas yang rutin, bagian perencanaan menjadi
bagian dalam organisasi.
Tenaga staf jika karena keterbatasan manajer
sehingga mendelegasikan pada staf yaitu orang
yang dapat berpikir melihat masa depan,
menganalisa fakta-fakta yang tersedia dan
merencanakan sesuatu sesuai dengan pedoman
yang digariskan manajer.
Rencana Global , rencana menyeluruh tentang
tujuan organisasi yang dipandang sebagai misi.
Analisa penyusunannya meliputi analisa SWOT :
Strength : Kekuatan
Weaknesses : Kelemahan
Opportunity : Peluang
Treath : tantangan
Rencana Strategis , bagian rencana global yang
lebih terperinci dan bersifat jangka panjang.
Memuat kerangka kerja dengan sistem prioritas.
Rencana Operasional , bagian rencana strategis yang bersifat jangka
pendek, memuat anggaran dan prinsip-prinsip operasional, terbagi
dalam :
Rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi
setelah tercapainya tujuan, bentuknya : Program (langkah
pokok tercapainya tujuan), Proyek (bagian program yang
dipakai sekali dalam setiap kegiatan), Anggaran: laporan
keuangan kegiatan yg tersusun dalam waktu tertentu yang
berguna bagi pengawasan.
Rencana tetap yaitu pendekatan – pendekatan standar untuk
menangani situasi yang diperkirakan akan terjadi berulangulang, bentuknya : Kebijaksanaan (pedoman umum
pencapaian tujuan), Prosedur (urut-urutan kegiatan), Aturan:
Pernyataan boleh/tidaknya kegiatan dilakukan
SAMPAI JUMPA.... !!!