Sistem Informasi Pelelangan Di Kantor Konsultan Dan Kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung

SARANA MULIA HAKIKI BANDUNG

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

ASEP SUKMAWAN

10109809

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

KONTRAKTOR SARANA MULIA HAKIKI BANDUNG Oleh

Asep Sukmawan 10109809

Sarana Mulia Hakiki merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan dan kontraktor. Proses pengadaan barang dari pihak supplier merupakan salah satu kegiatan utama. Namun, terdapat masalah pada proses pengadaan barang yang berlangsung saat ini, pendokumentasian belum tersusun dan tersimpan dengan baik yaitu masih terdiri dari beberapa data dalam bentuk excel, word, serta tulisan manual. Sehingga cukup menyulitkan bagian logistik dalam menyusun dan melakukan pencarian data. Selain itu, proses pengadaan barang juga memerlukan suatu sistem pendukung keputusan untuk menentukan supplier terbaik pemenang dalam proyek pengadaan barang. Selama ini, proses pemilihan supplier hanya dilihat berdasarkan aspek harga. Sementara, Sarana Mulia Hakiki juga tidak ingin ada keluhan dari pemilik proyek karena kualitas yang tidak sesuai.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibangun sistem informasi pelelangan untuk memenuhi kebutuhan di kantor sarana mulia hakiki. Sistem ini dibangun untuk memperbaiki pendokumentasian pada proses pengadaan barang. Sementara sebagai solusi dalam penentuan supplier terbaik, sistem infomasi ini menggunakan metode AHP (analythical Hierarchy Process) sebagai sistem pendukung keputusan. Metode ini menghitung bobot kriteria setiap supplier sehingga dihasilkan nilai performansi tiap supplier.

Sistem ini telah melewati tahap pengujian di kantor sarana mulia hakiki. Dari hasil pengujian, sistem ini dapat membantu memperbaiki sistem pendokumentasian pengadaan barang serta telah dapat memberikan rekomendasi dalam penentuan supplier terbaik berdasarkan perangkingan nilai performansi tiap supplier.

Kata Kunci : Sistem Informasi, AHP, Supplier, Pelelangan, Pengadaan Barang, Sistem Pendukung Keputusan.

ii

IN CONSULTANTS AND CONTACTORS OFFICE SARANA MULIA HAKIKI BANDUNG

By

Asep Sukmawan 10109809

Sarana Mulia Hakiki is a company specializing in the field of consultants and contractors. The process of procurement of goods from the supplier is one of the main activities. However, there are problems in the process of procurement of goods taking place currently, documentation has not yet been made and stored properly that is still made up of some of the data in the form of excel, word, and writing manuals. So it is quite complicate the logistics in composing and performing the search data. In addition, the process of procurement of goods also require a decision support system to determine the winner in the best supplier project procurement of goods. During this process, the selection of suppliers based on price only visible aspect. While, Sarana Mulia Hakiki does not want any complaints from the owner of the project because the quality is not appropriate.

Based on the above issues, then the auction information system built to meet the needs in the Office Sarana Mulia Hakiki. This system was built to improve the documentation of the process of procurement of goods. While as a solution supplier in determining the best, this information system using AHP method (analythical Hierarchy Process) as decision support systems. This method to calculate the weighting of each criterion so that the resulting value of the performance of suppliers for each supplier.

This system has passed the testing stage in Office means noble essential. From the results of testing, this system can help improve documentation of procurement of goods as well as the system has been able to provide recommendations based on best supplier in the determination of the value of the performance of each supplier.

Keywords: Information Systems, AHP, Supplier, Auctions, Procurement Of Goods, Decision Support Systems.

iii Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji dan sanjungan penulis panjatkan kehadirat Allah S.W.T. Yang Maha Tahu dan Pemberi petunjuk sebenar-benar petunjuk, yang menunjuki siapa saja yang dikehendaki. Shalawat dan Salam semoga senantiasa tercurah kepada junjunan kita, Nabi Muhammad S.A.W. pemberi informasi yang amanah dan penyampai risalah yang penuh kasih sayang. Shalawat dan Salam semoga tercurah juga kepada segenap keluarga yang mulia, para sahabatnya yang sangat setia kepada nabinya, dan seluruh kaum mukmin yang mengikuti Sunnahnya sampai hari kiamat.

Dengan mengucapkan al-hamdulillah, Tugas Akhir ini yang berjudul “SISTEM

INFORMASI PELELANGAN DI KANTOR KONSULTAN DAN

KONTRAKTOR SARANA MULIA HAKIKI BANDUNG” dapat penulis

selesaikan dengan baik. Tentu saja tidak lepas berkat dorongan, bantuan dan bimbingan secara moril, materiil dan spiritual dari berbagai pihak. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Kedua Orang Tua, Mama dan Bapak atas segala do’a dan pengorbanan tak terhingga dan tiada henti. Semoga dengan kelulusan ini menjadi sedikit penawar dan kado bagi Mama dan Bapak.

iv

Katsiiro. Hanya Alloh yang bisa membalas semuanya.

3. Seluruh keluarga besar tercinta di Tasikmalaya dan Bandung yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih atas semua dukungan moral, materi, kasih sayang dan doa’nya selama ini.

4. Ibu Mira K. Sabariah, S.T, M.T selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

5. Bapak Irfan Maliki S.T, selaku dosen pembimbing. Terima kasih atas semua bimbingan dan pencerahannya selama menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Bapak Andri Heryandi S.T, selaku Dosen Wali.

7. Segenap Dosen dan Staf Tata Usaha Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

8. Adityo Trimurdani, Mulia Kartikasari, Eko Julianto, kebersamaan yang tidak akan pernah terlupakan sampai kapanpun. Tidak hanya sebagai sahabat kalian adalah keluarga bagiku.

9. Defi Mahardani, Rijal “Rijaldo” Mahrizal, Ratna Kumala Dewi, Aulia Safri Reza, Tubagus Drajat Suja’i, Henki “ Om Henk” Zamzami, Ridlwan “Tegil” Agung, atas segala bantuan, dukungan dan kebersamaannya selama ini. saya sungguh beruntung telah mengenal kalian semua.

10. Yogi Riyanto, Sigit Wasabi, Arie Kurnia, Amie Fahmi, Angita Amanda, Bagus Hidayat. Semangat kebersamaan saat susah dan senang. Selalu begitu menyenangkan saat bersama kalian.

v

dukungan dan keceriaannya yang selalu membuat semangat karena hidup itu indah!

12. Semua rekan dan sahabat yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas semua bantuan dan dukungannya.

Seperti pepatah mengatakan “Tiada Gading yang Tak Retak”, maka dari itu penulis mengakui baik laporan maupun simulasi sistem yang dibuat dalam Tugas Akhir ini jauh dari sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik Allah S.W.T. semata. Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis pribadi, dan umumnya bagi seluruh pembaca laporan Tugas Akhir ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Agustus 2012

vi LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xvi

DAFTAR SIMBOL ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang Masalah ... 1

1.2Identifikasi Masalah ... 2

1.3Maksud dan Tujuan . ... 2

1.4Batasan Masalah... 3

1.5Metodologi Penelitian ... 4

vii

2.1.1. Sejarah Berdirinya Sarana Mulia Hakiki ………... 8

2.1.2. Strukur Organisasi Sarana Mulia Hakiki………. 8

2.2Landasan Teori... 10

2.2.1 Definisi Pengadaan Barang... 10

2.2.2 Definisi Lelang……….. 13

2.2.3 Fungsi Lelang... 14

2.2.4 Peran Lelang Dalam Perekonomian... 15

2.2.5 Berbagai Kelebihan Lelang... 15

2.2.6 Sifat Lelang... 16

2.2.7 Manfaat Lelang... 17

2.2.8 Metode Pengambilan Keputusan... 18

2.2.8.1Analytic Hierarchy Process (AHP)... 18

2.2.8.2Kelebihan Dan Kekurangan AHP... 21

2.2.8.3 Prinsip Kerja AHP... 22

2.2.8.4 Langkah-langkah Perhitungan AHP... 23

2.2.9 Konsep Dasar Sistem... 27

2.2.9.1 Karakteristik Sistem... ... 28

2.2.9.2 Klasifikasi Sistem... 31

viii

2.2.10.3 Nilai Informasi... 34

2.2.10.4 Komponen Sistem Informasi... 34

2.3 Basis Data... 36

2.3.1 Pengertian Basis Data... 36

2.3.2 Sistem Pengelola Basis Data... 37

2.3.3 Bahasa Basis Data... 37

2.3.4 Pemodelan Sistem... 38

2.3.4.1 Diagram Konteks... 39

2.3.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)... 39

2.3.4.3 Data Flow Diagram (DFD)... 40

2.3.4.4 Kamus Data... 43

2.4 Perangkat Lunak Pendukung... 43

2.4.1 Delphi 7.0... 43

2.4.2 SQL... 44

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... . 47

3.1 Analisis Sistem……… 47

3.1.1 Analisis Permasalahan ………. 48

3.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan... 48

ix

3.1.2.3 Prosedur Pengumuman Pemenang Proyek

Pengadaan Barang……….. 53

3.1.2.4 Analisis Aturan Bisnis... 54

3.1.3 Analisis Pengkodean………. .. 55

3.1.4 Penyelesaian Pemilihan Supplier Dengan Menggunakan Metode AHP……… 57

3.1.5 Perhitungan Bobot Kriteria Pemilihan Supplier Menggunakan Metode AHP... 59

3.1.5.1 Matriks Perbandingan Subkriteria... 67

3.1.5.1.1 Kualitas... 67

3.1.5.1.2 Harga... 70

3.1.5.1.3 Waktu Pengiriman... 74

3.1.5.1.4 Ketepatan Jumlah... 77

3.1.5.1.5 Costumer Care... 80

3.1.6 Menghitung Hasil... 83

3.1.7 Penentuan Nilai Performansi Supplier... 84

3.1.8 Analisis Kebutuhan Non Fungsional... 87

3.1.8.1 Analisis Perangkat Keras……….. 88

x

Analisis Basis Data………..

3.1.11 Analisis Kebutuhan Non Fungsional……… 92

3.1.11.1 Diagram Konteks……….. 92

3.1.11.2 Data Flow Diagram (DFD)………... 92

3.1.11.3 Spesifikasi Proses………. 100

3.1.11.4 Kamus Data……….. 111

3.2 Perancangan Sistem………. 116

3.2.1 Skema Relasi………... 117

3.2.2 Struktur Tabel………. 119

3.2.3 Perancangan Antar Muka………... 122

3.2.3.1 Perancangan Struktur Menu………... 122

3.2.3.1.1 Perancangan Struktur Menu Untuk Admin 122 3.2.3.1.2 Perancangan Struktur Menu Untuk Kepala Logistik ……… 123

3.2.3.2 Spesifikasi Antar Muka………... 123

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN... 137

4.1 Implementasi... 137

4.1.1 Perangkat Lunak Pendukung... 137

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras... 137

xi

4.2.1 Kasus dan Hasil Pangujian Alpha... 148

4.2.2 Kesimpulan Pengujian Alpha... 161

4.2.3 Pengujian Betha... 161

4.2.3.1 Wawancara Pengguna... 162

4.2.3.1.1 Wawancara Pengujian Betha Untuk Admin... 162

4.2.3.1.2 Wawancara Pengujian Betha Untuk Kepala Logistik... 163

4.2.4 Kesimpulan Hasil Pengujian Betha... 165

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 166

5.1 Kesimpulan... 166

5.2 Saran... 166

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sarana Mulia Hakiki merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan dan kontraktor. Proses pengadaan barang dari pihak supplier merupakan salah satu kegiatan utama.

Pada kantor konsultan dan kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung, proses pengadaan barang membutuhkan pendokumentasian serta membutuhkan penunjang keputusan dalam menentukan supplier pemasok barang yang dibutuhkan dalam proyek yang dilaksanakan oleh Sarana Mulia Hakiki. Proses pendokumentasian pengadaan barang yang ada saat ini di Sarana Mulia Hakiki Bandung belum tersusun dan tersimpan dengan baik, yaitu masih terdiri dari beberapa data excel dan word serta beberapa tulisan manual. Sehingga cukup kesulitan serta membutuhkan waktu yang cukup lama ketika membutuhkan data tertentu karena harus menyesuaikan dan melakukan pencarian antara data excel, word, serta tulisan manual tadi. Sarana Mulia Hakiki juga membutuhkan satu sistem penunjang keputusan yang bisa membantu mereka dalam menentukan supplier pemasok barang. Selama ini, proses pemilihan supplier hanya dilihat berdasarkan aspek harga. Sementara, Sarana Mulia Hakiki juga tidak ingin ada keluhan dari pemilik proyek karena kualitas yang tidak sesuai. Oleh karena itu dibutuhkan sistem penunjang keputusan dalam memilih supplier terbaik.

Berdasarkan hal tersebut di atas, diharapkan Sistem Informasi Pelelangan di Kantor Konsultan dan Kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung ini dapat

membantu mengurangi kesulitan yang selama ini dialami oleh pihak Sarana Mulia Hakiki.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan serta observasi yang di lakukan di kantor konsultan dan kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung, terdapat beberapa permasalahan, diantaranya :

1. Pendokumentasian proses pengadaan barang belum tersusun dan tersimpan secara baik.

2. Dibutuhkan Sistem penunjang keputusan dalam memilih supplier terbaik dalam memasok barang.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk menghasilkan suatu sistem informasi pelelangan di kantor konsultan dan kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari sistem informasi pelelangan ini adalah sebagai berikut :.

1. Memperbaiki sistem pendokumentasian pengadaan barang.

2. Memenuhi kebutuhan akses informasi tentang data pelelangan pengadaan barang.

3. Untuk memberikan rekomendasi dalam pengambilan keputusan pemilihan supplier.

1.4 Batasan Masalah

Agar pembahasan ini dapat dilakukan secara terarah dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka perlu diterapkan batasan-batasan permasalahan yang akan dibahas didalamnya, antara lain.

1. Data yang diolah adalah data jenis barang, data barang, data supplier, data pemasok barang, data proyek, data penawaran barang, data penawaran supplier, data kriteria, subkriteria, data bobot kriteria, serta data nilai performansi supplier.

2. Pengaksesan informasi dilakukan oleh pihak intern instansi dengan pembatasan hak akses.

3. Penelitian hanya di khususkan untuk pendokumentasian dan proses pemilihan supplier.

4. Supplier peserta proyek adalah supplier yang pernah mengikuti tender di Sarana Mulia Hakiki.

5. Setiap supplier bisa memberikan penawaran lebih dari satu barang sesuai dengan spesialisasi supplier.

6. Kriteria yang dibutuhkan dalam memilih supplier yaitu kriteria kualitas, harga, waktu pengiriman, ketepatan jumlah, serta costumer care sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

7. Penilaian performansi supplier berdasarkan barang yang ditawarkan, bukan berdasarkan jenis barang.

8. Digunakan metode AHP sebagai metode pengambilan keputusan dalam memilih supplier terbaik.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini adalah analisis deskriptif. Adapun tahapan analisis deskriptif adalah sebagai berikut :

1. Tahap pengumpulan data a. Survey

Analisis dilakukan pada sistem perusahaan yang sedang berjalan dengan melakukan wawancara, pemeriksaan dokumen-dokumen yang terkait, meminta data kepada karyawan perusahaan secara langsung guna mendapatkan informasi mengenai profil perusahaan, struktur organisasi, tugas wewenang masing-masing pihak yang berkaitan dalam proses lelang, serta bagaimana sistem yang berjalan saat ini.

b. Studi Pustaka

Didalam penelitian ini, penulis mencari buku-buku yang berkaitan dengan topik pembahasan skripsi. Hal ini dimaksudkan untuk memperoleh dasar dalam pengembangan sistem yang akan dibangun. Sehingga penulis berharap aplikasi ini akan berjalan dengan baik dan benar.

2. Tahap pembuatan aplikasi.

Tahap yang dilakukan untuk pembangunan sistem ini menggunakan metode waterfall referensi Sommerville. Adapun tahap-tahap model waterfall menurut referensi Sommerville adalah sebagai berikut :

Analisis

Design

Coding

Uji Coba

Pemeliharaan

Gambar 1.1 Model Waterfall referensi Sommerville

Tahapan-tahapan dari model waterfall ini adalah sebagai berikut : 1. Analisis Permasalahan

Pada tahap ini, dilakukan analisis terhadap sistem pengadaan barang dan pelelangan yang sedang berjalan saat ini.

2. Desain

Pada tahap desain akan dilakukan perancangan antarmuka program. 3. Pembuatan Coding

Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain dimana kami menterjemahkan perancangan kedalam bentuk bahasa yang dapat mengerti oleh komputer.

4. Pengujian

Pada tahap ini kami melakukan pengujian terhadap software yang di bangun. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

5. Pemeliharaan

Pada tahap pemeliharaan akan dilakukan penyesuaian apabila perangkat lunak mengalami perubahan seperti lingkungan eksternal yang berubah. Misalnya perangkat keras yang digunakan berubah ataupun system operasi yang berubah.

Khusus untuk tahap pemeliharaan, tidak dilakukan karena tahap pembangunan perangkat lunak hanya akan sampai tahap pengujian.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai penyusunan skripsi, maka ditetapkan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Menguraikan mengenai latar belakang, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Membahas tentang tinjauan obyek yang diteliti. sejarah perusahaan, sejarah serta teori tentang pelelangan, teori tentang sistem informasi yang mendukung pengembangan sistem, serta teori tentang bahasa pemrograman yang digunakan beserta komponen-komponen yang digunakan.

BAB III ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN

Bab ini menjelaskan analisis terhadap seluruh spesifikasi sistem yang mencakup analisis prosedur yang sedang berjalan, pengkodean, kebutuhan non fungsional, user dan analisis basis data beserta solusi yang diberikan. Selain melakukan analisis sistem, pada bab ini juga melakukan perancangan antar muka atau mendesain sistem secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis tersebut. Tools untuk memodelkan sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini membahas tentang implementasi dari tahapan analisis dan perancangan sistem ke dalam sebuah perangkat lunak (dalam bentuk bahasa pemrograman). Serta kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan dalam membangun sistem. Bab ini juga berisi pengujian terhadap sistem, apakah sistem tersebut sudah sesuai dengan hasil yang diharapkan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini terdiri dari kesimpulan dan saran yang berisikan hal-hal terpenting yang dibahas dan kemudian dibuat kesimpulan. Bab ini juga berisi saran-saran yang diberikan dan mungkin dapat menambah pengetahuan untuk pengembangan perangkat lunak yang telah dibuat .

8 2.1 Tinjauan Perusahaan

2.1.1 Sejarah Berdirinya Sarana Mulia Hakiki

Pada awal mulanya, Sarana Mulia Hakiki merupakan dua perusahaan yang berbeda, yaitu CV. Mandiri Prima Perkasa yang bergerak di bidang kontraktor dan CV. Bina Sarana yang bergerak di bidang jasa konsultan. Baru pada tahun 2007 kedua perusahaan tersebut bergabung untuk kemudian berganti nama menjadi Sarana Mulia Hakiki.

Sarana Mulia Hakiki merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan dan kontraktor. Pengadaan barang dan jasa dan yang meliputi : penyeleksian kelayakan bahan / material dan menentukan bahan / material yang akan digunakan dalam pekerjaan yang akan dilaksanakan serta pemilihan supplier merupakan salah satu kegiatan utama.

2.1.2 Struktur Organisasi Sarana Mulia Hakiki

Secara umum struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang memperlihatkan tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antar fungsi dan wewenang atas pekerjaan yang dibebankan kepaadanya.

Untuk lebih jelasnya struktur organisasi Sarana Mulia Hakiki Bandung dapat dilihat pada gambar 2.1 :

Presiden Direktur

General Manager

Kepala Divisi Logistik Kepala Divisi Pelaksanaan Kepala Divisi Perencanaan

Dan Pengawasan

Manager SDM Manager Teknik

Manager Administrasi Dan Keuangan Manager Marketing Dan

Bisnis

Gambar 2.1 Struktur organisasi Sarana Mulia Hakiki

Untuk penelitian ini dilakukan di divisi logistik yang didalamnya terdapat kepala logistik, admin staff logistik dan checker. Berikut Job description setiap bagian di divisi logistik :

1. Kepala Logistik

Sebagai koordinator bagian logistik. Kepala logistik yang bertanggung jawab terhadap kelangsungan proses di bagian logistik. Termasuk didalamnya proses lelang pengadaan barang.

2. Admin Staff Logistik

Bertanggung jawab terhadap data-data di bagian logistik. Bagian ini yang akan mengurusi dan mengolah data-data lelang pengadaan barang.

3. Checker

Checker merupakan staff ahli bagian logistik bertugas sebagai quality control terhadap barang-barang yang ditawarkan oleh supplier. Membuat

laporan tentang kualitas, harga, serta informasi supplier peserta lelang lainnya. Laporan ini akan menjadi acuan bagi kepala logistik dalam memberikan nilai performansi.

Berikut struktur organisasi di bagian logistik :

Kepala Divisi Logistik

Checker/Staff Logistik Admin Logistik

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Logistik

2.2 Landasan Teori

Pada landasan teori ini akan menerangkan mengenai teori-teori yang berhubungan dengan pengadaan barang, aplikasi sistem informasi pelelangan di kantor konsultan dan kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung, baik mengenai sistem informasi, database dan aplikasi pembangun sistem maupun teori tentang pelelangan itu sendiri.

2.2.1 Definisi Pengadaan Barang

Menurut Keppres No. 80, pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah : kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa.

Adapun yang dimaksud dengan pengguna barang/jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran daerah/pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang

bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam lingkungan unit kerja/proyek tertentu.

Sedangkan yang dimaksud dengan penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa.

Adapun pembagian pengadaan barang dan jasa yang biasanya di tenderkan, diantaranya :

1. Pengadaan barang

Barang yang dimaksud biasanya berupa barang jadi, atau setengah jadi. Seperti: pengadaan keperluan kantor, kendaraan, pengadaan seragam, pengadaan barang-barang konstruksi, dan sebagainya.

2. Pengadaan jasa konsultansi

Jasa konsultasi yang dimaksud biasanya terkait dengan keahlian seseorang dalam hal jasa pengawasan dan perencanaan konstruksi seperti: arsitek, dan juga non konstruksi, seperti: jasa kesehatan, pendidikan, dan sebagainya.

3. Pengadaan jasa pemborongan

Jasa pemborongan ini biasanya terkait dengan benda-benda tidak bergerak, seperti: pembangunan gedung, perbaikan jalan raya, jembatan, perumahan, penggalian kabel, dan sebagainya.

4. Pengadaan jasa lainnya

Yang termasuk kelompok ini biasanya adalah meliputi jasa servis komputer, cleanning service, percetakan, keamanan, dan sebagainya.

Sedangkan dilihat dari sifat kontraknya, ada beberapa yaitu : 1. Kontrak Lump Sum

Jenis kontrak ini bersifat tetap dan pasti. Pemenang tender harus menyelesaikan kontrak pengadaan barang dan jasa sampai pekerjaan tersebut selesai sesuai dengan jangka waktu penyelesaian yang sudah ditentukan. Apabila ada risiko dalam penyelesaian pekerjaan tersebut menjadi tanggung jawab pemenang tender.

2. Kontrak harga satuan

Jenis kontrak ini bersifat tetap dan pasti, berdasarkan harga satuan pekerjaan dengan spesifikasi tertentu. Sehingga pembayarannya dilakukan atas dasar pengukuran bersama atas volume pekerjaan.

3. Kontrak gabungan lump sum dan dan harga satuan

Jenis kontrak ini, merupakan gabungan antara lump sum dengan harga satuan.

4. Kontrak terima jadi

Pada jenis kontrak ini, seluruh pekerjaan diselesaikan dengan waktu tertentu sampai kontruksi dan peralatan penunjang lainnya dapat berfungsi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.

5. Kontrak persentase

Pada jenis kontrak ini, pelaksana kontrak atau pekerjaan pemborongan tersebut akan menerima imbalan jasa berdasarkan persentase nilai pekerjaan konstruksi.

6. Kontrak tahun tunggal

Pada jenis kontrak ini, pelaksanaan pekerjaannya mengikat dana anggaran untuk satu tahun masa anggaran negara.

7. Kontrak tahun jamak

Pada jenis kontrak ini, pelaksanaan pekerjaan mengikat dana anggaran untuk satu tahun lebih masa anggaran negara dengan persetujuan pejabat pemerintah.

8. Kontrak pengadaan tunggal

Pada jenis kontrak ini, dilaksanakan oleh satu kontraktor untuk menyelesaikan proyek dalam waktu tertentu.

9. Kontrak pengadaan bersama.

Pada jenis kontrak ini, dilaksanakan oleh beberapa kontraktor untuk menyelesaikan proyek dan waktu tertentu secara bersama berdasarkan kesepakatan.

2.2.2 Definisi Lelang

Pengadaan barang dan jasa erat kaitannya dengan pelelangan. Karena pada umumnya sebelum tahap pengadaan barang, harus melewati proses pelelangan terlebih dahulu.

Secara garis besar, pengertian lelang adalah penjualan di hadapan orang banyak ( dengan tawaran atas mengatas ) yang dipimpin oleh pejabat lelang atau panitia lelang. Sedangkan menurut PMK 40 Pasal 1 angka 1, Lelang adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan penawaran harga secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai

harga tertinggi yang didahului dengan pengumuman lelang. Sedangkan yang dimaksud melelangkan atau memperlelangkan adalah :

1. Menjual dengan jalan lelang.

2. Memberikan barang untuk dijual dengan jalan lelang. 3. Memborongkan pekerjaan.

Berdasarkan pengertian tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa bahwa pengertian lelang tidak dibatasi pada penjualan barang- barang saja, tetapi meliputi pemborongan pekerjaan.

2.2.3 Fungsi Lelang

Lembaga lelang dalam aplikasinya di masyarakat memilki fungsi sebagai berikut :

1. Fungsi privat yang tercermin pada saat digunakan masyarakat yang secara sukarela memilih menjual barang miliknya secara lelang untuk meraih harga yang optimal.

2. Fungsi publik yang tercerrmin pada saat digunakan oleh aparatur Negara untuk menjalankan tugas umum pemerintahan di bidang penegakan hukum dan pelaksanaan undang – undang sesuai ketentuan yang diatur dalam berbagai perundang – undangan, antara lain : Undang – Undang perpajakan, Undang – Undang Acara Pidana dan Perdata, Undang – Undang Hak Tanggungan, Undang – Undang Panitia Urusan Negara, Undang- Undang Kepailitan.

2.2.4 Peran Lelang Dalam Perekonomian

Berikut beberapa peran lelang dalam perekonomian:

1. Lelang mampu memberi jawaban yang pasti mengenai harga/nilai suatu barang dalam hal subjektifitas seseorang berpengaruh terhadap kualitas barang, kratifitas pembuatan dan dan nilai artistic suatu barang.

2. Lelang mampu member jawaban yang pasti mengenai harga/nilai suatu barang pada situasi perekonomian tidak menentu.

3. Lelang mampu member jawaban yang pasti mengenai status kepemilikan suatu barang.

4. Harga yang terbentuk pada lelang dapat dijadikan standar dan barometer (price reference) dalam sektor perekonomian tertentu.

2.2.5 Berbagai Kelebihan Lelang

Penjualan dengan cara lelang mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya sebagai berikut :

1. Adil, karena lelang dilaksanakan secara terbuka (transparan), tidak ada prioritas diantara peserta lelang, kesamaan hak dan kewajiban antara peserta akan menghasilkan pelaksanaan lelang yang objektif.

2. Aman, karena lelang disaksikan, dipimpin dan dilaksanakan oleh Pejabat Lelang selaku pejabat umum yang bersifat independen.

3. Cepat dan efisien, karena lelang didahului dengan pengumuman lelang, sehingga peserta lelang dapat terkumpul pada saat hari lelang dan pada saat itu pula ditentukan pembelinya, serta pembayarannya secara tunai.

4. Mewujudkan harga yang wajar, karena pembentukan harga lelang pada dasarnya menggunakan sistem penawaran yang bersifat kompetitif dan transparan.

5. Memberikan kepastian hukum, karena dari setiap pelaksanaan lelang diterbitkan risalah lelang yang merupakan akta otentik, yang mempunyai pembuktian sempurna.

2.2.6 Sifat Lelang

Sifat lelang dapat ditinjau dari dua sudut. Yaitu sudut sebab barang itu dijual, dan dari sudut penjual dalam hubungannya dengan barang yang akan di lelang.

Sifat lelang ditinjau sudut sebab barang itu dijual dibedakan menjadi lelang eksekusi dan lelang non eksekusi.

1. Lelang eksekusi adalah penjualan barang yang bersifat paksa atau eksekusi Pengadilan Negeri yang menyangkut bidang pidana atau perdata dalam kaitannya dengan pengurusan piutang Negara serta putusan dari kantor pelayanan pajak dalam masalah perpajakan. Dalam hal ini penjualan lelang dilakukan atas barang-barang milik tergugat atau penanggung hutang atau atau wajib pajak yang sebelumnya telah disita eksekusi. 2. Lelang non eksekusi adalah lelang barang milik atau dikuasai Negara yang

tidak diwajibkan dijual secara lelang apabila di pindah tangankan atau lelang sukarela atas barang milik swasta. Lelang ini dilaksanakan bukan dalam rangka eksekusi.

Sifat lelang ditinjau dari sudut penjual dalam hubungannya dengan barang yang akan di lelang dibedakan menjadi lelang wajib dan lelang sukarela.

1. Lelang wajib adalah lelang yang dilaksanakan atas permintaan pihak yang menguasai / memiliki suatu barang yang berdasarkan perundang – undangan harus dijual secara lelang.

2. Lelang Sukarela adalah lelang yang dilaksanakan atas permintaan masyarakat / pengusaha yang secara sukarela menginginkan barangnya di jual.

2.2.7 Manfaat Lelang

Manfaat lelang bisa ditinjau dari sudut penjual maupun pembeli. Manfaat lelang bagi penjual :

1. Mengurangi kecurigaan/tuduhan kolusi dari masyarakat (dalam lelang inventaris pemerintah, BUMN/BUMD) atau dari pemilik barang (dalam lelang eksekusi) karena penjualannya dilakukan secara terbuka untuk umum, sehingga masyarakat umum dapat mengontrol pelaksanaannya.

2. Menghindari kemungkinan adanya sengketa hukum.

3. Penjualan lelang sangat efisien karena didahului dengan pengumuman, sehingga peserta lelang dapat terkumpul pada saat hari lelang.

4. Penjual akan mendapatkan pembayaran yang cepat karena pembayaran dalam lelang dilakukan secara tunai.

5. Penjual mendapatkan harga jual yang optimal karena sifat penjualan lelang yang terbuka (transparan) dengan penawaran harga yang kompetitif.

Manfaat lelang bagi pembeli :

1. Penjualan lelang didukung oleh dokumen yang sah karena system lelang mengharuskan pejabat lelang meneliti lebih dulu tentang legalitas subjek dan objek lelang.

2. Dalam hal barang yang akan di beli adalah barang tidak bergerak berupa tanah, pembeli tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk membuat akta jual beli ke PPAT tetapi dengan risalah lelang, pembeli dapat langsung ke kantor pertanahan setempat untuk balik nama. Hal tersebut karena risalah lelang merupakan akta otentik dan statusnya sama dengan akta notaris.

2.2.8 Metode Pengambilan Keputusan

Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan keputusan menggunakan metode Analytic Hierarchy Process (AHP). Metode AHP digunakan dalam menentukan supplier terbaik dalam proses pengadaan barang.

2.2.8.1 Analytic Hierarchy Process (AHP)

Menurut Saaty [4] metode AHP atau Proses Hirarki Analitik merupakan salah satu metode pengambilan keputusan dimana faktor-faktor logika, intuisi, pengalaman, pengetahuan, emosi, dan rasa dicoba untuk dioptimasikan dalam suatu proses yang sistematis. Metode AHP ini mulai dikembangkan oleh Thomas

L. Saaty, seorang ahli matematika University Of Pittsburgh di Amerika Serikat, pada awal tahun 1980-an.

AHP yang dikembangkan oleh saaty ini memecahkan yang kompleks dimana aspek atau kriteria yang diambil cukup banyak kompleksitas ini desebabkan oleh banyak hal diantaranya struktur masalah yang belum jelas, ketidakpastian persepsi pengambilan keputusan serta ketidakpastian tersedia dan statistik yang akurat atau bahkan tidak ada sama sekali. Adakalanya timbul masalah keputusan yang dirasakan dan diamati perlu diambil secepatnya, tetapi variasinya rumit sehingga datanya tidak dapat dicatat secara numerik (kuantitatif), namaun secara kualitatif, yaitu berdasarkan persepsi pengalaman dan intuisi. Namun, tidak menutup kemungkinan, bahwa model-model lainya ikut dipertimbangkan pada saat proses pengambilan keputusan dengan pendekatan AHP, khususnya dalam memahami para keputusan individual pada saat proses penerapan pendekatan ini.

Peralatan utama pada model ini adalah sebuah hirarki fungsional dengan input utamanya adalah persepsi manusia. Jadi perbedaan yang mencolok model AHP dengan model lainnya terletak pada jenis inputnya. Terdapat empat aksioma-aksioma yang terkandung dalam model AHP yaitu:

1. Reciprocal Comparison adalah pengambilan keputusan harus dapat

membuat perbandingan dan menyatakan preferensinya. Preferensi tersebut harus memenuhi syarat reciprokal yaitu apabila A lebih disukai daripada B dengan sekala x, maka B lebih disukai daripada A dengan sekala 1/x. 2. Homogeneity adalah preferensi seseorang harus dapat dinyatakan dalam

satu sama lainnya. Kalau aksioma ini tidak dipenuhi maka elemen-elemen yang dibandingkan tersebut tidak homogen dan harus dibentuk cluster (kelompok elemen) yang baru.

3. Independence adalah preferensi dinyatakan dengan mengamsusikan

bahwa kriteria tidak dipengaruhi oleh alternatife-alternatif yang ada melainkan oleh objektif keseluruhan. Ini menunjukkan bahwa pola ketergantungan dalam AHP adalah searah, maksudnya perbandingan antara elemen-elemen dalam satu tingkat dipengaruhi atau tergantung oleh elemen-elemen pada tingkat diatasnya.

4. Expectation adalah untuk tujuan pengambilan keputusan. Struktur hirarki diasumsikan lengkap. Apabila asumsi ini tidak dipenuhi maka pengambilan keputusan tidak memakai seluruh kriteria atau objektif yang tersedia atau diperlukan sehingga keputusan yang diambil dianggap tidak lengkap.

Selanjutnya Saaty menyatakan bahwa proses hirarki analitik (AHP) menyediakan kerangka yang memungkinkan untuk membuat suatu keputusan efektif atau isu kompleks dengan menyederhanakan dan mempercepat proses pendukung keputusan. Pada dasarnya AHP adalah suatu metode dalam merinci suatu situasi yang kompleks, yang terstruktur kedalam suatu komponen-komponennya. Artinya dengan mengunkan metode AHP kita dapat memecahkan suatu masalah dalam membuat suatu keputusan.

2.2.8.2 Kelebihan dan Kelemahan AHP

Metode AHP telah banyak penggunaannya dalam berbagai skala bidang keidupan. Kelebihan metode AHP ini dibandingan dengan pengambilan

keputusan kriteria majemuk lainmya adalah:

1. Struktur yang berhierarki, sebagai konsekuensi dari kriteria yang dipilih,

sampai pada sub-sub kriteria yang paling dalam.

2. Memperhitungkan validitas sampai batas toleransi inkosistensi berbagai

kriteria dan alternatife yang dipilih oleh para pengambil keputusan.

3. Memperhitungkan daya tahan atau ketahanan output analisis sensitivitas

pengambilan keputusan.

4. Metode AHP memiliki keunggulan dari segi proses pengambilan

keputusan dan akomodasi untuk atribut-atribut baik kuantitatif maupun kualitatif.

5. Metode AHP juga mampu menghasilkan hasil lebih konsisten

dibandingkan dengan metode-metode lainnya.

6. Metode pengambilan keputusan AHP memilki sistem yang mudah

dipahami dan digunakan.

Kelemahan-kelemahan penggunaan metode AHP yaitu:

1. Responden yang dilibatkan harus memiliki pengetahuaan yang cukup

dalam (expert) mengenai permasalahan dan tentang AHP itu sendiri.

2. AHP tidak dapat diterapkan pada suatu perbedaan sudut pandangyang

sangat tajam atau ekstrim dikalangan responden.

Secara naluriah manusia dapat mengestimasi besaran sederhana melalui inderanya. Proses paling mudah adalah membandingkan dua hal dengan

keakuratan perbandingan yang dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu Saaty menetapkan skala kuantitatif 1 sampai 9 untuk menilai secara perbandingan tingkat kepentingan suatu elemen dengan elemen lain (Lihat tabel 2.1).

Tabel 2.1 Skala penilaian Perbandingan Berpasangan Intensitas

Kepentingan

Keterangan Penjelasan

1 Kedua elemen sama

pentingnya

Dua elemen mempunyai

pengaruh yang sama besar terhadap tujuan

3 Elemen yang satu sedikit

lebih penting dari pada

elemen yang lain.

Pengalaman dan penilaian

sedikit menyokong satu elemen dibandingkan elemen lainnya.

5 Elemen yang satu sedikit

lebih penting dari pada

elemen yang lainnya

Pengalaman dan penilaian

sangat kuat menyokong satu

elemen dibandingkan atas

elemen lainnya

7 Satu elemen jelas lebih

penting dari pada elemen lainnya

Satu elemen yang kuat disokong dan dominannya telah terlihat dalam praktek

9 Satu elemen mutlak penting

dari pada elemen lainnya

Bukti yang mendukung elemen yang satu terhadap elemen lain

memiliki tingkat penegasan

tertinggi yang mungkin

menguatkan.

2,4,6,8 Nilai – nilai antara dua nilai

perbandingan yang

berdekatan

Nilai ini diberikan bila ada dua kompromi diantara dua pilihan.

Kebalikan Jika untuk aktivitas I mendapat satu angka bila dibandingkan

dengan aktivitas j, maka j mempunyai nilai kebalikannya bila dibandingkan dengan i.

2.2.8.3 Prinsip Kerja AHP

Prinsip kerja AHP adalah penyederhanaan suatu persoalan kompleks yang tidak terstruktur, stratejik, dan dinamik menjadi bagian-bagiannya, serta menata dalam suatu hierarki. Kemudian tingkat kepentingan setiap variabel diberi nilai numerik serta subjektif tentang arti penting variabel tersebut secara relative

dibanding dengan variabel lain. Dari berbagai pertimbangan tersebut kemudian dilakukan sintesa untuk menetapkan variabel yang memiliki prioritas tinggi dan berperan untuk mempengaruhi hasil pada system tersebut. (Marimin, 2004).

2.2.8.4Langkah-langkah Perhitungan AHP

Untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dibuat ini,maka digunakan perhitungan bobot dengan metode AHP. Adapun tahap-tahap dalam proses perhitungan bobot antara lain:

a. Menyusun hirarki dari permasalahan yang dihadapi

Persoalan yang akan diselesaikan, diuraikan menjadi unsur-unsurnya, yaitu kriteria dan alternatif, kemudian disusun menjadi struktur hirarki seperti gambar dibawah ini :

Goal

Objectives

Sub-Objectives

Alternatives

b. Perhitungan bobot kriteria dengan cara:

1. Membuat matriks perbandingan berpasangan yang bersumber pada

tabel 2.2 yang menggambarkan kontribusi relative atau pengaruh setiap elemen terhadap masing-masing kriteria dengan kriteria lainnya. Perbandingan dilakukan berdasarkan diskusi dan pendapat dari narasaumber yang bergerak dibidang yang berhubungan bagian kurikulum dengan menilai tingkat kepentingan suatu kriteria dibandingkan kriteria lainnya.

2. Menghitung Total Prioritas Value untuk mendapatkan bobot kriteria

dengan cara seperti yang terlihat pada tabel 2.2 dan tabel 2.3 berikut:

Tabel 2.2 Penjumlahan Kolom

K1 K2 … Kn

K1 Nilai perbandingan K11 +… … +…

K2 Nilai perbandingan K12 +… … +…

K3 Nilai perbandingan K13 +… … +…

: : : : :

Kn Nilai perbandingan K1n +… … +…

ΣKolom

Tabel 2.3 Penjumlahan Baris

K1 K2 … Kn TPV

K1 Nilai perbandingan K11 /

Σkolom

+… … +… Σbaris1n/n

K2 Nilai perbandingan K12 /

Σkolom

+… … +… Σbaris2n/n

K3 Nilai perbandingan K13 /

Σkolom

+… … +… Σbaris3n/n

: : : : : :

Kn Nilai perbandingan K1n /

Σkolom

Keterangan :

K = Kriteria

n = Banyaknya Kriteria

TPV = Total Priority Value

Nilai TPV yang didapat merupakan nilai bobot untuk setiap kriteria.

c. Memeriksa konsitensi matriks perbandingan suatu kriteria.

Adapun langkah-langkah dalam memeriksa konsistensi adalah sebagai berikut:

1. Pertama bobot yang didapat dari nilai TVP dikalikan dengan nilai-nilai

elemen matriks perbandingan yang telah diubah menjadi bentuk desimal, dan dilanjutkan dengan menjumlahkan entri-entri pada setiap baris, dapat dilihat pada tabel 2.4 dibawah ini :

Tabel 2.4 Perkalian TVP dengan elemen matriks

K TPV K1 TPV K2 TPV Kn

K1 Nilai perbandingan K11 * TPV K1 … Nilai perbandingan K1n * TPV Kn

K2 … … …

K3 … … …

Kn Nilai perbandingan Kn1 * TPV Kn … Nilai perbandingan Knn * TPV Knn

2. Kemudian jumlah setiap barisnya, dapat dilihat pada tabel 2.5 berikut:

Tabel 2.5 Penjumlahan Baris Setelah Perkalian

K TPV K1 TPV K2 … TPV Kn Σbaris

K1 Nilai perbandingan K11 * TPV K1 +… … +… Σbarisk1

K2 … +… … +… …

K3 … +… … +… …

3. Kemudian mencari λmaks, pertama-tama mencari nilai rata-rata setiap

kriteria atau subkriteria yaitu jumlah hasil pada langkah no. 2 diatas

yaitu Σbaris dibagi dengan TVP dari setiap kriteria.

Σbaris K1 TPV K1 λmaks K1

… ÷ … = …

Σbaris Kn TPV Kn λmaks Kn

Kemudian akan diperoleh λmaks dengan cara sebagai berikut :

λmaks= λmaks K1+ … + … + λmaks Kn ÷ n

Keterangan :

λmaks = nilai rata – rata dari keseluruhan kriteria

n = jumlah matriks perbandingan suatu kriteria

4. Setelah mendapatkan λmaks, kemudian mencari Consistency Index ( CI

), yaitu dengan persamaan : CI = λmax – n

n – 1

5. Kemudian mencari Consistency Ratio ( CR ) dengan mengacu pada

Nilai Indeks Random atau Random Index ( RI ) yang dapat di ambil dengan ketentuan sesuai dengan jumlah kriteria yang di ambil,dapat di lihat pada tabel 2.6, yaitu dengan persamaan :

Tabel 2.6 Ketentuan Random Index (RI) Orde Matrik

s

1 2 3 4 5 6 7 8 9

RI 0.00 0.00 0.58 0.90 1.12 1.24 1.32 1.41 1.45 Orde Matrik

s

10 11 12 13 14 15

RI 1.49 1.51 1.48 1.56 1.57 1.59

CR = CI

RI

6 Matriks perbandingan dapat diterima jika Nilai Rasio Konsistensi ≤

0.1, jika nilai CR > 0.1 maka pertimbangan yang dibuat perlu diperbaiki.

2.2.9 Konsep Dasar Sistem

Sistem definisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan [3]. Suatu

sistem dapat terdiri dari sistem bagian (subsystems). Sebagai misal, sistem

komputer dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari

komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari

alat masukkan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan hingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau

terintegrasi (integrated). Dapat dibayangkan bagaimana seandainya suatu sistem

komputer masing-masing komponennya saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai.

2.2.9.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a) Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponem sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem

yang lebih besar yang disebut dengan supra system.

b) Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara

suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu

kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari

sistem tersebut.

c) Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (environman) dari suatu sistem adalah apapun

diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan

dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d) Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem yang lainnya.melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem

ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan

menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui

penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e) Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem.

Masukan dapat berupa masalah perawatan (maintenance input) dan

masukkan sinyal (signal input). maintenance input adalah energi yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah

energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f) Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g) Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukkan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h) Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.4 Karakteristik Suatu Sistem

prose Outp

Sub siste

input

Sub siste

Sub siste Sub

siste

Sub siste

penghubu

Batas Lingkungan luar Batas sistem

2.2.9.2 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrack system) dan sistem

phisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa

pemikiran/ide-ide yang tidak tanpak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) sistem buatan

manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi

melaui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan

interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system

atau ada yang menyebutnya dengan man machine system.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan

tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagiannya sudah dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak

berhubungan dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada

tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya.

2.2.10 Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya [3]. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Kejdian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Didalam

dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perbuatan dati suatu nilai yang disebut dengan transaksi.

2.2.10.1 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan rindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Gambar 2.5 Siklus Informasi

2.2.10.2 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga

hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktunya (timeliness) dan

relevan (relevance).

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi smpai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya

Proses (model)

Output (information) Input

(Data)

Dasar data

Data (ditangkap)

Hasil Tindakan

Penerima

Keputusan Tindakan

nilai informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya,

dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi, atau menegaskan ekspektasi semula.

2.2.10.3 Nilai Informasi

Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal yaitu

manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sebagian informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai tetapi dapat ditaksir nilai keefektifannya.

2.2.10.4 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya

dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block),

blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi

(technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (control block)[3]. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Prodek dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menrima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian

utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software),

dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang

mengetahui komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya.

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.3 Basis Data

2.3.1 Pengertian Basis Data

Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat berkumpul, sedangkan data representasi fakta dunia nyata yang mewakili sauatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti Fansyah :

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan file / tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

2.3.2 Sistem Pengelola Basis Data

Pengolahan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus / spesifik. Perangkat lunak inilah ( disebut DBMS) yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, keakuratan data dan sebagainya. Jogianto.

Perangkat lunak yang termasuk DBMS seperti dBase III+, dBase IV,

FoxBase, MS-Access, Paradoks, MS-SQLServer, Orecle Borland-Interbase. Salah satu tujuan DBMS adalah untuk menyediakan fasilitas atau antar

muka ( interface )dalam melihat data ( yang lebih ramah / userfriendly ) kepada

pemakai.

2.3.3 Bahasa Basis Data

DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam disk.

Cara berinterkasi atau berkomunikasi antara pemakai dengan basis data tersebut diatur dalam suatu bahasa khususnya yang diterapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu dapat kita sebut sebagai Bahasa Basis Data yang terdiri atas

sejumlah perintah yang diformulasikan dan dapat diberikan user dan dikenali atau

Sebuah Bahasa Basis Data ada dua bentuk yaitu:

1. Data Definition Language (DDL)

2. Data Manipulation Language (DML)

Struktur atau skema basis data yang menggambarkan desain basis data

secara keseluruhan dispesifikasikan dengan bahasa khusus yang disebut Data

Definition Language (DDL), dengan bahasa inilah dapat dibuat tabel baru, membuat indeks, mengubah tabel, menentukan struktur penyimpanan tabel, dan sebagainya. Yang mana hasil dari kompilasi perintah DDL adalah kumpulan tabel

yang disimpan dalam file khusus yang disebut kamus data ( Data Dictionary ).

Sedangkan Data Manipulation Language (DML) merupakan bentuk

bahasa basis data yang berguna untuk melakukan manipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Manipulasi data dapat berupa:

1. Penyisipan atau penambahan data baru dari suatu basis data

2. Penghapusan data dari suatu basis data

3. Pengubahan data dari suatu basis data

Data Manipulation Language (DML) merupakan bahasa yang bertujuna

memudahkan pemakai untuk mengakses data sebagaimana direprentasikan oleh model data.

2.3.4 Pemodelan Sistem

Pada tingkat teknik, rekayasa perangkat lunak dimulai dengan serangkaian tugas pemodelan yang membawanya kepada suatu spesifikasi lengkap dari persyaratan representasi desain yang komprehensif bagi perangkat lunak yang akan dibangun. Model analisis, yang sebenarnya merupakan

serangkaian model representasi teknis dari sistem. Saat ini ada dua yang

mendominasi landscape pemodelan analisis. Yang pertama analisis terstruktur,

adalah pemodelan klasik dan yang kedua adalah analisis berorientasi objek.

2.3.4.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari Diagram Alir Data yang merupakan gambaran global dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam maupun keluar suatu sistem dan merupakan alat yang

digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan eksternal entity.

2.3.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antara data, karena hal ini relatife kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur yaitu :

1. Entity

Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut

Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi

3. Hubungan

Relationship sebagaimana halnyaentiti maka dalam hubungan pun harus

dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan anatara entity dengan isi

dari hubungan itu sendiri.

Relasi anatar dua file atau dua tabel dapat dikatagorikan menjadi tiga

macam, yaitu:

1. One to One Relationship

Yang berarti entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak entitas pada entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

2. One to Many Relationship

Yang berarti entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak entitas pada satu himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B nerhubungan paling banayk dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

3. Manu yo Many Relationship

Yag berarti entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak entitas pada satu himpunan entitas B dan begitu juaga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

2.3.4.3Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang akan dikenakan pada data tersebut.

DFD sering digunkan untuk mengambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya). Atau lingkungan fisik dimana data tersebut

akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk, tape, disket dan sebagainya).

DFD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD merupakan dokumentasi dari sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Beberapa simbol yang akan digunaka di dalam DFD antara lain menurut Jogianto adalah sebagai berikut:

1. Kesatuan luar ( External Entity )

Setiap sistem mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu system

dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan

menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external

entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau system lainnya yang berada dilingkungan luarnya yan akan

memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini

a. Suatu kantor, departemen atau devisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

b. Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang

sedang dikembangkan.

c. Suatu organisasi atau orang di luar organisasi.

d. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan.

e. Sumber asli dari suatu transaksi.

f. Penerimaan akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

2. Aliran Data (Data Flow)

Aliran data di DFD diberi symbol suatu panah. Aliran data ini

mengalirdiabtara proes (process) , simpan data (data store) dan kesatuan

luar (external entity). Aliran data ini menunjukan aliran dari data yang

dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Proses

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses yang digambarkan secara umum. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

4. Berkas atau Simpanan Data (Data Store)

Berkas atau simpanan data merupkan simpanan dari data yang dapat berupa:

1. Suatu file atau database di sistem komputer.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.

4. Suatu tabel acuan manual.

5. Suatu agenda atau buku.

2.3.4.4Kamus Data

Kamus data dapat mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir diantara proses, penyimpanan data, dan entitas. Data yang mengalir tersebut dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil diproses sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada konteks diagram dan DFD.

2.4 Perangkat Lunak pendukung

Berisi tentang teori singkat mengenai software pembangun sistem yang

dipergunakan.

2.4.1 Delphi 7.0

Delphi adalah compiler (penterjemah) bahasa Delphi (awalnya dari

pascal) yang merupakan bahasa tingkat tinggi sekelas dengan basic, C. Bahasa

pemrograman di Delphi disebut bahasa procedural yaitu bahasa atau sintaknya

mengikuti urutan tertentu. Delphi disebut juga Visual Programming artinya

komponen – komponen yang ada tidak hanya berupa teks tetapi muncul berupa

gambar – gambar.

Delphi memiliki sarana untuk pembuatan aplikasi, mulai dari sarana untuk pembuatan form, menu, toolbar, hingga kemampuan untuk menangani

pengelolaan basis data yang besar. Kelebihan – kelebihan yang dimiliki Delphi

antara lain karena pada Delphi, form dan komponen – komponennya dapat dipakai

lingkungan pengembangan visual yang dapat diatur sesuai kebutuhan,

menghasilkan file terkompilasi yang berjalan lebih cepat, serta kemampuan

mengakses data dari bermacam – macam format.

Delphi menggunakan bahasa objek pascal didalam lingkungan

pemrograman visual. Kombinasi ini menghasilkan sebuah lingkungan

pengembangan aplikasi yang berorientasi objek (Object Oriented Programming).

Dengan konsep seperti ini, maka pembuatan aplikasi menggunakan Delphi dapat

dilakukan dengan cepat dan menghasilkan aplikasi yang tangguh. Form dan

komponen yang ada didalamnya, misalnya, dapat disimpan dalam suatu paket komponen yang dapat digunakan kembali, atau dimodifikasi seperlunya saja.

Khususnya untuk pemrograman database, Delphi menyediakan objek

yang sangat kuat, canggih dan lengkap, sehingga memudahkan pemrograman dalam merancang, membuat dan menyelesaikan aplikasi database yang diinginkan. Selain itu, Delphi juga dapat menangani data dalam berbagai format

database, misalnya format MS.Access, Oracle, Foxro, Informix dan lain – lain.

Format database yang dianggap asli dari Delphi adalah Paradox dan dBase.

Keunggulan yang dimiliki oleh Borland Delphi yaitu :

1. Memiliki banyak fitur.

2. Dapat merancang dan membuat tampilan aplikasi yang bagus.

3. Mudah dalam penulisan coding.

2.4.2 SQL

SQL (Structure Query Language) merupakan bahasa standar yang

digunakan untuk mengakses basis data relasional. SQL mempunyai kemampuan diantaranya :

1. Query (memperoleh data).

2. Pendefinisan struktur data.

3. Pengubahan data.

4. Pengaturan sekuritas, dll.

Antarmuka SQL terhadap DBMS diantaranya :

1. SQL sebagai bahasa administrasi data

Dalam hal ini SQL dipakai oleh DBA untuk menciptakan serta mengendalikan pengaksesan basis data.

2. SQL sebagai Query interaktif

Pengguna dapat memberikan perintah-perintah untuk mengakses basis data yang sesuai dengan kebutuhannya.

3. SQL sebagai bahasa pemrograman basis data

Pemrograman dapat menggunakan perintah-perintah SQL dalam program aplikasi yang dibuat guna mengakses basis data.

4. SQL sebagai bahasa Client/Server

Sql juga dapat dipakai untuk mengimplementasikan system client/server.

data yang ada pada server. Dalam hal ini sistem operasi antara server

dengan client boleh berbeda. Di lingkungan PC, pengaksesan data antar

DBMS yang berbeda dapat dilakukan dengan mudah berkat adanya ODBC

(Open Database Connectivity).

Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas

seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database.

Beberapa software RDBMS dapat menggunakan SQL, seperti : Oracle, Sybase,

Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap software database mempunyai bahasa perintah / sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama.

47

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Sebelum memasuki tahapan perancangan program, tahapan analisis dilakukan agar nantinya dalam merancang program tidak terjadi kesalahan. Dikarenakan hal tersebut adalah tahapan penting sebelum memasuki tahapan selanjutnya, apabila pada tahap ini terjadi kesalahan maka tahapan selanjutnya sudah dipastikan akan terjadi kesalahan.

Analisis sistem bertujuan untuk mempelajari prosedur yang sedang berjalan sekarang dan kebutuhan atau keinginan dari orang yang akan menggunakan aplikasi ini.

Tujuan dari perancangan sistem secara garis besar adalah untuk menghasilkan bentuk perancangan yang dapat memenuhi kebutuhan akan penyelesaian masalah secara tepat dan benar.

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Sebagai analisis sistem yang sedang berjalan, akan dibahas bagaimana prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam

perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, serta analisis user yang terlibat.

3.1.1 Analisis Permasalahan

Analisis permasalahan merupakan sebuah asumsi dari permasalahan yang akan diuraikan dalam prosedur-prosedur pengolahan data pada proses pelelangan pengadaan barang di kantor Sarana Mulia Hakiki Bandung.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Sarana Mulia Hakiki masih terdapat permasalahan dan kekurangan dalam pengolahan data dan efektifitas dalam proses pelelangan pengadaan barang. Masalah timbul berawal dari sistem pendokumentasian proses pelelangan pengadaan barang yang kurang tersusun dan

tersimpan dengan baik karena terdiri dari berbagai data excel, word, serta data

tulisan manual. Sehingga memakan waktu dalam proses pencarian dan pengolahan data. Selain itu, Sarana Mulia Hakiki juga ingin meningkatkan kualitas dalam pemilihan supplier peserta dan supplier pemenang lelang pengadaan barang.

3.1.2 Analisis Prosedur Yang Berjalan

Tujuan analisis prosedur adalah untuk mengetahui suatu proses yang ada dalam sistem dan siapa saja pelakunya dan mengecek peran dari pihak yang terkait, serta untuk mengetahui apakah informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan oleh suatu pihak sudah sesuai dengan kebutuhan.

Berdasarkan hasil penelitian, prosedur yang saat ini sedang berjalan di Kantor Konsultan dan Kontraktor Sarana Mulia Hakiki yaitu :

3.1.2.1Prosedur Penawaran Proyek Pengadaan Barang

Adapun pengolahan alur penawaran proyek pengadaan barang yaitu :

1. Admin staff logistik membuat surat permintaan penawaran dan daftar

harga kepada para supplier yang akan ikut dalam proses pengadaan barang.

2. Supplier peserta pengadaan barang menerima surat permintaan penawaran dari admin staff logistik.

3. Selanjutnya, supplier akan mengisi harga dan keberadaan barang dari data penawaran pengadaan barang yang diberikan oleh admin logistik.

4. Data penawaran pengadaan barang yang sudah diisi dengan spesifikasi harga dan barang diserahkan ke pihak admin logistik.

5. Admin staff logistik menerima penawaran barang yang sudah diisi spesifikasi harga dan keberadaan barang dari para supplier.

6. Data penawaran barang yang diterima dari supplier peserta lelang pengadaan barang kemudian di cek kembali oleh admin logistik, apakah sudah sesuai dengan pengajuan dari pihak logistik atau tidak. Jika tidak, maka data penawaran barang akan dikembalikan kepada supplier untuk diisi sesuai pengajuan pihak logistik.

7. Jika sudah lengkap, Admin staff logistik kemudian mencatat data penawaran barang dari supplier beserta spesifikasi harganya yang selanjutnya akan dicetak dan dijadikan arsip di bagian logistik.

Adapun gambar flowmap proses penawaran proyek pengadaan barang

Supplier Admin Logistik Proses Pengisian/ Penginputan Harga Penginputan data yang di butuhkan proyek A1 A2 Surat Penawaran Barang Dengan Spesifikasi Harga Surat Penawaran Barang Dengan Spesifikasi Harga Lengkap Penginputan Data Penawaran Dari Supplier Data Penawaran Supplier.xls Pencetakan Data Penawaran Barang Dari Supplier Data Penawaran Barang Yang Sudah Diisi Tidak Ya Surat Permintaan Penawaran Dan Daftar Harga Barang Surat Permintaan Penawaran Dan Daftar Harga Barang

Keterangan :

A1 : Arsip data penawaran barang yang sudah diisi A2 : Arsip data penawaran barang dari supplier

3.1.2.2Prosedur Penentuan Pemenang Proyek Pengadaan Barang

Adapun pengolahan untuk alur penentuan pemenang proyek pengadaan barang yaitu :

1. Admin memberikan data surat penawaran barang dengan spesifikasi harga

dari dari supplier kepada checker.

2. Selanjutnya checker akan memeriksa terhadap kualitas dan kondisi barang

yang ditawarkan oleh supplier. Apakah sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan atau tidak. Jika tidak, maka penwaran barang dari supplier tersebut akan ditolak. Jika sesuai, data penawaran tersebut di serahkan kepada kepala logistik sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan supplier terpilih.

3. Kepala logistik menerima data surat penawaran barang dengan spesifikasi

harga yang sudah di cek dari checker. Kemudian kepala logistik akan

memberikan penilaian dan bobot terhadap performansi supplier berdasarkan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan. Penilaian dari kepala logistik akan menentukan supplier mana yang keluar sebagai pemenang dalam tender pengadaan barang.

5. Admin kemudian mencatat data supplier terpilih untuk proyek pengadaan

barang yang selanjutnya data – data tersebut akan dijadikan arsip di bagian

logistik.

Adapun flowmap proses penentuan pemenang proyek pengadaan barang

dapat dilihat pada gambar 3.2 :

Admin Logistik Checker Kepala Logistik

Data Barang Yang Sudah Di Cek Sesuai Kriteria Pengecekan kualitas

dan kondisi barang yang ditawarkan

supplier

Data Barang Yang Sudah Di Cek Sesuai Kriteria

Penentuan Nilai Kualitas Dan Performansi Supplier

Data Barang Yang Sudah Di Cek Sesuai Kriteria Penentuan Pemenang Proyek Pengadaan Barang Data Pemenang Proyek Pengadaan Barang Data Pemenang Proyek Pengadaan Barang Sesuai Kriteria Penawaran Barang Supplier Ditolak

Data Nilai Supplier Berdasarkan Kriteria Yang Sudah Ditentukan

Data Nilai Supplier Berdasarkan Kriteria Yang Sudah Ditentukan A3 Penawaran Barang Supplier Ditolak A4 A5 A6 Rekap Data Pemenang Proyek Pengadaan Barang Data Pemenang Proyek Pengadaan Barang Rekap Data Pemenang Proyek Pengadaan Barang Pencetakan Rekap Data Pemenang Proyek Pengadaan Barang A7 A8 Surat Permintaan Penawaran Dan Daftar Harga Barang Surat Permintaan Penawaran Dan Daftar Harga Barang

Gambar 3.2 flowmap Proses Penentuan Pemenang Proyek Pengadaan Barang

Keterangan :

A3 : Arsip data penawaran barang supplier yang ditolak A4 : Arsip data barang yang sudah dicek sesuai criteria

A5 : Arsip data nilai Supplier berdasarkan criteria yang sudah ditentukan A6 : Arsip data pemenang proyek pengadaan barang di kepala logistik

A7 : Arsip data pemenang proyek pengadaan barang di admin logistik

3.1.2.3Prosedur Pengumuman Pemenang Proyek Pengadaan Barang

Adapun pengolahan untuk alur pengumuman pemenang proyek pengadaan barang yaitu :

1. Admin menerima data pemenang proyek pengadaan barang dari kepala

logistik. Kemudian admin akan membuat pengumuman pemenang.

2. Pengumuman pemenang proyek pengadaan barang di berikan kepada

supplier.

Adapun gambar flowmap proses pengumuman pemenang tender dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini :

Rekap Pememnang Proyek Pengadaan

Barang

Pembuatan Pengumuman

Pemenang

Pengumuman Pememnang Proyek

Pengadaan Barang

Pengumuman Pememnang Proyek Pengadaan Barang A8

Admin Logistik Supplier

Gambar 3.3 Flowmap Proses Pengumuman Pemenang Proyek Pengadaan Barang

Keterangan :

A8 : Arsip rekap pemenang proyek pengadaan barang

3.1.2.4Aturan Bisnis

Aturan bisinis pada sistem informasi pelelangan di Sarana Mulia Hakiki adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibangun dikhususkan untuk pendokumetasian serta

pemilihan supplier.

2. Jenis barang dan barang mempunyai spesifikasi yang berbeda.

3. Data supplier adalah data informasi supplier.

4. Data pemasok barang adalah data supplier berdasarkan spesialisasi

5. Supplier akan menawarkan barang-barang mereka sesuai dengan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan pada suatu proyek

6. Setiap supplier bisa memberikan penawaran lebih dari satu barang sesuai dengan spesialisasi supplier.

7. Pihak supplier akan menjadi penyuplai barang yang dibutuhkan sampai proyek berakhir sesuai dengan ketentuan perusahaan.

8. Kriteria pemilihan supplier yaitu kriteria kualitas, harga, waktu

pengiriman, ketepatan jumlah, dan customer care.

9. Kriteria tersebut merupakan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan.

10.Subkriteria dari masing-masing kriteria utama juga dihitung untuk

menghasilkan nilai performansi supplier.

11.Supplier pemenang pengadaan barang dilihat dari nilai performansi

masing-masing supplier. Semakin tinggi nilai performansinya, maka

kualitas supplier akan semakin baik.

12.Bila perusahaan membutuhkan banyak supplier dari satu barang tertentu,

maka perusahaan dapat memilih supplier-supplier tersebut berdasarkan

peringkat performansi.

3.1.3 Analisis Pengkodean

Pada bagian ini akan dibahas tentang system pengkodean yang ada di kantor Konsultan dan Kontraktor Sarana Mulia Hakiki Bandung yaitu :

1. Pengkodean Jenis Barang : XX 99

Nomor Jenis Barang Jenis Barang

Contoh : JN 01 , kode untuk jenis barang

Urutan Jenis Barang Jenis Barang

2. Pengkodean Barang :

Untuk pengkodean barang menggunakan 8 digit. XX 99 XX 99

Urutan Jenis Barang Jenis Barang

Urutan Barang Barang

Contoh : BR 01 JN 01

3. Pengkodean Supplier :

XX 99

Nomor supplier

Supplier Contoh : SP 01

4. Pengkodean Satuan :

XX 99

Nomor urut satuan Satuan

Contoh : ST 01

5. Pengkodean Kriteria :

X 9

Nomor kriteria Kriteria

Contoh : K 1

6. Pengkodean Proyek :

XXX 99

Nomor Proyek Proyek

Contoh : PRY 01

3.1.4 Penyelesaian Pemilihan Supplier Dengan Menggunakan Metode AHP

Untuk menyelesaikan proses pemilihan supplier, terlebih dahulu harus ditentukan kriteria-kriteria untuk pengambilan keputusan dengan menggunakan metode AHP.

Setelah melakukan wawancara dengan pihak Kontraktor Sarana Mulia Hakiki, dalam pemilian supplier sebagai pemenang tender pengadaan barang ada beberapa kriteria yang digunakan untuk mengambil keputusan yaitu kriteria

kualitas, harga, waktu pengiriman, ketepatan jumlah, serta costumer care.

1. Kriteria Kualitas

Dalam kriteria kualitas mempunyai beberapa subkriteria diantaranya kualitas baik, kualitas cukup, serta kualitas kurang. Ketiga subkriteria