Sistem Informasi Pengadaan barang Di Perusahaan Kontraktor CV. Majapahit

1 1. Latar Belakang penelitian

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada era globalisasi ini semakin pesat, terutama pada bidang Teknologi Informasi. Indonesia sebagai negara berkembang mempunyai kepentingan terhadap ilmu pengetahuan dan teknologi supaya tidak tertinggal dari negara-negara maju. Penguasaan ilmu dan teknologi sebagai sarana bagi bangsa Indonesia untuk bangkit dari keterpurukan di banyak bidang. Seperti salah satunya adalah IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi). Sebagai contoh setiap perusahaan, instansi yang melakukan kegiatan pengiriman barang yang cepat sehingga dituntut untuk memiliki mesin yang baik dan tangguh untuk dapat memenuhi target pada perusahaan tersebut.

Dalam hal ini paranan suatu teknologi informasi pada sebuah perusahaan sangat penting sekali, dalam suatu tingkat kepercayaan dalam organisasi di pengaruhi oleh keadaan yang di alami oleh perusahaan dan lingkungan karena faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat kepercayaan dalam membangun trust (kepercayaan) ada 3 hal yang perlu di perhatikan yaitu leadership,structure dan cultur organisasi.

Pemakaian komputer sebagai alat, memiliki efisiesi dalam mengolah data sehingga dapat menjadikan informasi yang berguna bagi dasar pengambilan keputusan, komputer tidak akan menghasilkan pengeluaran (output) yang diinginkan jika tidak terorganisasikan secara benar dan terurut baik dari segi

masukan (input) alur proses ataupun pengaturan basis data yang terstruktur akan menghasilkan keluaran seperti yang diinginkan

Yang pada saat ini masih dilakukan dengan sistem pencatatan serta dalam membuat dan memberikan laporan tidak efektif dan efisien sehingga membutuhkan waktu yang lama, bukan hanya itu pengcontrolan laporan pengadaan material pun masih tidak terstruktur dan belum tersusun rapih dikarenakan kurangannya aplikasi yang dibutuhkan sehingga bila memasukan banyak data akan sulit untuk memeriksanya. pada bagian pengadaan barang pada suatu proyek tidak termonitor dengan baik sehingga tidak sesuai anggaran biaya yang di tentukan, selain itu juga belum tertib nya administrasi pada pengadaan barang sehingga masih banyak terjadi keterlambatan dalam kegiatan pencontrolan ke lokasi proyek, selain itu juga Data dicatat pada sebuah buku besar sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data untuk pengolahan data, sehinggan kinerja karyawan akan menjadi terhambat dikarenakan sistem informasi yang belum tersedia dan belum mampu memberikan kemudahan dalam memasukkan data, mencari dan mengolah data dalam membuat laporan, sehingga informasi yang dihasilkan tidak tepat waktu dan relevan.

Dari uraian di atas, penelitian mengambil kesimpulan bahwa diperlukan adanya Sistem Informasi Pengadaan Barang di Perusahaan Kontraktor CV. Majapahit, maka dalam rangka kegiatan penelitian ini, penelitian mengambil judul.

“

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DI

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan permasalahan yang ada di atas maka saya Identifikasi Masalahnya dan mengangkat permasalahan yang ada di lapangan salah satunya sebagai berikut:

1. Dalam Pembuatan laporan masih banyak terjadi kesalahan, karena data di lakukan secara pencatatan

2. Pengcontrolan laporan pengadaan material belum tersusun dengan baik 3. Pada evaluasi pengadaan barang dalam suatu proyek belum termonitor

dengan baik, sesuai anggaran biaya yang di tentukan

4. Belum tertib administrasi dalam pengadaan barang, sehingga banyak terjadi keterlambatan dalam kegiatan pengcontrolan ke lokasi proyek 1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas, maka dalam penelitian ini masalah yang ada dapat memunculkan rumusan masalah, adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pengadaan barang yang sedang berjalan saat ini di Perusahaan Kontraktor CV. Majapahit.

2. Bagaimana sistem informasi pengadaan barang yang diusulkan di Perusahaan Kontraktor CV. Majapahit.

3. Bagaimana implementasi sistem informasi pengadaan barang di Perusahaan Kontraktor CV. Majapahit.

1.3 MAKSUD DAN TUJUAN PENELITIAN 1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi pengadaan Barang di Perusahaan Kontraktor CV. MAJAPAHIT yang berguna untuk mengefisienkan waktu dan tepat sasaran dalam mencari suatu sistem informasi yang tepat.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari dilaksankannya penelitian ini adalah :

1. Dalam pengadaan barang pada perusahaan CV. MAJAPAHIT untuk memudahkan dalam tertib administrasi sehingga tidak terjadi keterlambatan

2. Memudahkan dalam pencarian pelaksanaan kagiatan barang, sesuai waktu yang di tentukan

3. Pada pembuatan laporan dan administrasi dapat sesuai waktu yang di tentukan perusahaan CV. MAJAPAHIT.

4. Evaluasi sistem informasi dari sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer.

1.4 KEGUNAAN PENELITIAN 1.4.1. Kegunaan Praktis

Bagi perusahaan

Dalam suatu penelitian diharapkan hasil yang di buat dapat membantu perusahaan itu agar bisa berkembang dan maju sehingga apa yang dilakukan tidak terbuang percuma bagi perusahaan untuk menentukan kebijaksanaan perusahaan di masa yang akan datang.

1.4.2. Kegunaan Akademis a. Bagi Pengembang Ilmu

Hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu manajemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan. Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu Manajemen Informatika yang sudah ada untuk diterapakan pada dunia nyata yang dapat menguntungkan berbagai pihak.

b. Bagi peneliti lain

Diharapakan hasil penelitian ini dapat menjadi referensi bagi peneliti lain yang penelitianya hampir sama sengan penelitian ini, serta menjadi sumbangan pemikiran bagi para akademis yang akan mengambil tugas akhir (TA)

c. bagi penulis

Berguna untuk menambah wawasan pengetahuan teori maupun pengalaman praktek.dan belajar bagaimana mengambil kesimpulan atau

keputusan tentang permsalahan yang ada didalam peusahaan yang akan di ambil

1.5. BATASAN MASALAH

Agar arah penelitian menjadi jelas, maka perlu dibuat batasan masalah seperti berikut ini:

1. Sistem informasi yang akan dibahas hanya mengenai masalah pengadaan barang di Perusahaan Kontraktor CV. MAJAPAHIT. Pada lokasi proyek atau lapangan

2. Sistem informasi pengadaan barang hanya membahas mengenai pengarsipan data atau file penting secara komputerisasi.

3. Sistem yang dibangun mengunakan program Microsoft visual basic 6.0 4. Sistem informasi pengadaan barang ini hanya sampai laporan stok barang 5. Dalam batasan masalah ini tidak membahas masalah tagihan,data barang dan progres

1.6. LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN Penelitian dilaksanakan di :

Nama Perusahaan : CV. MAJAPAHIT

Alamat : Jln. A. Yani No 94 Dawuan Timur Cikampek Rt 03/Rw 01 Waktu Penelitian : Tanggal 10 Maret 2010 – 10 Agustus 2010

1.1 Table jadwal Penelitian Tugas Akhir Tahun 2010

No Nama Kegiatan

okto ber

november desemb er

januari febuari maret

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penyusunan

Proposal

2 Pengambilan Data

3 Rekayasa dan Pemodelan Sistem/Infor masi

4 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

5 Desain

6 Pengkodeaan (Coding)

7 Pengujian

8 Pemeliharaan

8 2.1. Pengertian Sistem

Sumber andri kristanto (2008:1) sistem adalah jaringan terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu

Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang di butuhkan sistem dan juga keluaran yang di hasilkan

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan

bersama untuk memudahkan aliran informasi.

Menurut teori Jerry Fitz Gerald dalam sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu . Menurut sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem, 15 Maret 2010

2.1.1 Bentuk Umum Sistem

bentuk umum dari sistem terdiri atas masukan(input), proses(proces) dan keluaran(output) dalam bentuk umum sistem ini bila melakukan satu atau lebih masukan yang akan di proes dan menhasilkan keluaran sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya

gambar umum mengenai sistem ditujukan pada gambar berikut

Gambar 2.1 Bentuk Umum sistem

(sumber:yogiyanto MBA,Ph.D, 1999, Analisis dan desain, andi yogyakarta) 2.1.2 Elemen Sistem

Elemen-elemen Sistem menurut Yusuf Arifin meliputi fungsi, objek (orang, barang, program) dan prosedur yang saling berintetaksi.

2.1.3 Karakteristik Sistem

Bersumber dari http://www.yusuf@rifin.com

karakteristik Sistem adalah Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem

Komponen sistem suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinraksi dan bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen atau elemen-elemen sistem berupa sub sistem

Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :

1. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

2. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat

I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah system komputer.

Bersumber dari

http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7067/konsep+dasar+SI.pdf. 15 aret 2010

b. Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (environtment)

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

d. Penghubung

Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang

lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukkan (input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f. Keluaran (output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah (proces)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sasaran atau tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.4 Klasifikasi Sistem

Sumber dari andri kristanto (2008:5) Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat di klasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu:

a. sistem abstrak dan sistem fisik

sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide, contoh dari sistem abstrak adalah filsafat, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang dilihat secara mata biasa dan biasanya sering di gunakan oleh manusia contoh adri sistem fisik adalah sistem akutansi, sistem komputer dan sebagainya

b. sistem alamiah dan sistem buatan

sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam, misalnya sistem rotasi bumi, sistem grafitasi dan sebagainya sedangkan sistem sistembuatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia contoh sistem pengolahan gaji

c. sistem tertutup dan sistem terbuka

sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar sistem dan biasanya tidak terpengaruh oleh kondisi di luar sistem, sedangakan sistem terbuka merupakan sistem yang berhungan dengan bagian luar sistem 2.2 Pengertian Informasi

Sumber dari ali akbar, ST (2006:4-5) informasi hasil pengolahan data yang dapat memberikan manfaat kepada manusia, proses pengolahan data yang di lakukan untuk menghasilkan informasi adalah:

1. penyusunan data(composing) yang melelahkan data-data dalam konfigurasi tertentu sehingga dapat membentuk tampilan semisal tabel atau lainya dan tampilan tersebut dapat memberikan arti kepada pembacanya

2. operasi aritmatika seperti penambahan,pengurangan, pembagian, dan perkalian serta operasi pengolahan data secara statistik, misalnya mencari rata-rata(mean), nilai tengah(median) dan modus juga termasuk pengolahan data lainya seperti sorting(pengurutan data)

3. operasi logika seperti pembandingn data, apakah lebih besar(>), lebih

kecil(<), lebih besar atau lebih besar sama dengan (≥), lebih kecil atau lebih kecil sama dengan(≤)

informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. informasi dalam sebuah organisasi sangat penting perananya. suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirya berakhir. sumber informasi adalah data.

Menurut http://id.wikipedia.org/wiki/informasi, 15 Maret 2010 ini menurut beberapa sumber yang saya cari

2.2.1 Siklus Informasi

informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk yang beruna,data yang di oah melalui suatu modul mejadi informasi, penerima akan menerima informas terebut dan membuat keputusan serta diwujudkan dengan suatu tindakan, yang berarti menhasilkan suatu tindakan yang membuat sejumlah data kebali, data tersebut di

tangkap sebagai input, diproseskembali lewat suatu modul dan seterusnya ehingga membentuk satu siklus, siklus tersebut dapat dilihat pada gambar:

Gambar 2.2 Siklus informasi

(sumber: yogiyanto MBA,Ph.D, 1995, Analisis dan desain, andi yogyakarta) 2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Selain itu juga terdiri dari input proses, output, teknologi,basis data

Menurut http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi, 15 Maret 2010 Proses

Input

(data) _{(information)} Output

Data

(ditangkap) Penerima

Keputusan tindakan Hasil

tindakan

Dasar data

a. Input

Sumber andri kristanto (2008:3) merupakan sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya

b. Proses

Sumber andri kristanto (2008:3) Proses merupakan sistem yang bertugas untuk mengoah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna misalkan sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan jadi yang siap untuk di gunakan

c. Output

Sumber andri kristanto (2008:3) Output merupakan hasil dari inputyang telah di proses oleh bagian pengolaha dan merupakan tujuan akhir sistem.output ini bisa berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya

d. Teknologi

Sumber ali akbar, ST (2006:2) hasil budaya manusia yang dapat mempermudah proses kehidupan manusia, contohnya sebuah sepede bisa disebut teknologi karena di buat olaeh manusia

e. Basis data

Sumber Andri kristanto (2008:79) basis data adalah sekumpulan data, yang dapat di gambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi

2.4 Pengertian Barang

Barang atau komoditas dalam pengertian ekonomi adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai. Nilai suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan.

Menurut http://id.wikipedia.org/wiki/Barang 15 Maret 2010 2.5 Pengertian Perusahaan

Perusahaan adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi. Setiap perusahaan ada yang terdaftar di pemerintah dan ada pula yang tidak. Bagi perusahaan yang terdaftar di pemerintah, mereka mempunyai badan usaha untuk perusahaannya. Badan usaha ini adalah status dari perusahaan tersebut yang terdaftar di pemerintah secara resmi.

Menurut http://id.wikipedia.org/wiki/Perusahaan 15 Maret 2010 2.6 Pengertian Kontraktor

Kontraktor atau pemborong adalah pihak yang melaksanakan sebuah proses pembangunan.

Menurut http://pramukaarraniry.blogspot.com/2009/04/gagasan.html 15 Maret 2010

Wulfram I. Ervianto‚ kontraktor adalah orang/badan yang menerima

pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan dan syarat-syarat yang ditetapkan.

2.7 Pengertian Pengadaan

Pengadaan barang dan jasa merupakan fungsi penting dalam perusahaan dan seringkali melibatkan porsi anggaran yang sangat besar. Fungsi pengadaan sangat dinamis karena mempertemukan kebutuhan pengguna barang dan jasa serta ketersediaan barang dan jasa yang ada di pasar. Oleh sebab itu efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan pengadaan akan memberikan nilai tambah bagi pembeli maupun penjual barang dan jasa.

Di sisi lain pengadaan barang dan jasa acapkali menjadi sorotan banyak pihak karena rawan dengan praktek-praktek yang bertolak belakang dengan prinsip etika bisnis. Kegiatan penggelembungan harga dan persaingan yang tidak sehat dalam proses pengadaan menyebabkan ekonomi biaya tinggi secara keseluruhan. Pola transaksi monopoli dan oligopoli serta kartelisasi dalam berbagai bentuk berkembang, meskipun tuntutan adanya persaingan sehat dan transparansi proses pengadaan juga semakin tumbuh dalam masyarakat kita.

sumber:

http://www.pengadaan.com/new/index.php?mod=about&sid=%3C?%20echo%20 $sid%20?%3E 15 Maret 2010

2.8 Perangkat Lunak Pendukung 2.8.1 Microsoft visual basic 6.0

Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang bersifat event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program aplikasi berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman

Common Object Model (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa BASIC dan menawarkan pengembangan aplikasi komputer berbasis grafik dengan cepat, akses ke basis data menggunakan Data Access Objects (DAO), Remote Data Objects (RDO), atau ActiveX Data Object (ADO), serta menawarkan pembuatan kontrol ActiveX dan objek ActiveX. Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.

Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic Program-program yang ditulis dengan Visual Basic juga dapat menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi eksternal tambahan.

Dalam pemrograman untuk bisnis, Visual Basic memiliki pangsa pasar yang sangat luas. Dalam sebuah survey yang dilakukan pada tahun 2005, 62% pengembang perangkat lunak dilaporkan menggunakan berbagai bentuk Visual Basic, yang diikuti oleh C++, JavaScript, C#, dan Java.

19 3.1. OBJEK PENELITIAN

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Majapahit merupakan usaha pribadi seperti tertuang dalam akte notaries muhamad rochmat Fattah S,.H. pada tanggal 12 desember 2006 dengan No.03.

Untuk memenuhi kebutuhan jasa konstruksi yang semakin secepat berkembang sesuai kebutuhan dasar

Dengan pengalaman kerja, selaku pengelola perusahaan hamper 15 tahun diperusahaan kontraktor nasional.

Maka CV. Majapahit tidak diragukan dalam pekerjaan konstruksi, baik sipil, mekanikal & elektrikal.

Lingkup Usaha

Lingkup usaha CV.Majapahit meliputi:

1. sipil engineering & mekanikal, electrical a. konstruksi sipil

b. konstruksi baja

c. water treatment & waste water treatment d. plumbing service

kepeduluan kami kepada computer tidak hanya sebatas selesai proyek, team kami selalu dapat anda hubungi untuk setiap pelayanan purna jual.

Material yang kami gunakan sesuai keinginan costumer yang tertuang dalam kontrak kerja di sertai dengan tenaga kerja yang berpengalaman dibidangnya. Kami adalah team yang berpengalaman dibidangnya masing-masing, karena apabila anda menjadi customer kami/CV. Majapahit, anda memperoleh jauh lebih

baik sesuai motto “SOLUSI TEPAT PILIHAN BIJAK”.

3.1.2 .Visi dan Misi Perusahaan MOTTO:

“SOLUSI TEPAT PILIHAN BIJAK”

VISI:

“MENJADIKAN KONTRAKTOR YANG HANDAL & PROFESIONAL DIBIDANGNYA”

MISI:

1. MEMBERIKAN PELAYANAN YANG TERBAIK & SOLUSI PRIMA

2. MENINDAK LANJUTI COMPLAIN PELANGGAN DALAM WAKTU 3 X 24 JAM

3. MEMBERIKAN KOMITMEN YANG TERBAIK BAGI PELANGGANNYA

4. MENGIKUTI PERKEMBANGAN TEKNOLOGI

3.1.3. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi CV. Majapahit adalah sebagai berikut :

STRUKTUR ORGANISASI CV. MAJAPAHIT

KOMISARIS (1)

ACOUNTING (3a)

PEMBELIAN (6) ADM & KEU (6) PENGAWASAN (4) GENERAL MANAGER

Ass. PENGADAAN & LOG (5) PROYEK MANAGER (3)

TEKNIK (6) DIREKTUR (2)

IVENTORY (6)

PENGENDALIAN (6) TRADING (5)

MARKETING (6)

BENDAHARA (6) Ass. ADM & KEU (5)

PEMBUKUAN (6)

ENGEENER (5)

PENGAWAS PROYEK I (6) PENGAWAS PROYEK II (6) PENGAWASAN PROYEK III (6)

Gambar 3.1

Struktur Organisasi CV. Majapahit

(Sumber : Buku Tahunan Struktur Organisasi CV. Majapahit) 3.1.4. Deskripsi Kerja

a. Komisaris : Komisaris bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan oleh Direksi, termasuk semua aspek seperti perencanaan dan pengembangan, operasional dan anggaran, kepatuhan Anggaran Dasar Perusahaan dan penerapan keputusan, Komisaris bertanggung jawab dalam memberikan saran dan pendapat mengenai laporan keuangan tahunan, rencana pengembangan perusahaan, Komisaris juga diwajibkan untuk mengevaluasi

rencana kerja dan anggaran perusahaan, mengikuti perkembangan perusahaan dan jika ada gejala yang menunjukkan perusahaan sedang dalam masalah

b. Direktur : Direktur (dalam jumlah jamak disebut Dewan Direksi) adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan terbatas (PT). Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Penyebutan direktur dapat bermacam-macam, yaitu dewan manager, dewan gubernur, atau dewan eksekutif.

Di Indonesia pengaturan terhadap direktur terdapat dalam UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas dijabarkan fungsi, wewenang, dan tanggung jawab direksi.

Seorang direktur atau dewan direksi dalam jumlah direktur dalam suatu perusahaan (minimal satu), yang dapat dicalonkan sebagai direktur, dan cara pemilihan direktur ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan. Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain:

1. memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan

2. memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)

3. menyetujui anggaran tahunan perusahaan

c. Acounting : suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.

accounting ini adalah merupakan suatu fasilitas untuk pengaturan hak-hak dari user yang menggunakan akses ke server. Accounting ini, berisi tentang data-data yang berhubungan dengan akses dari user tersebut.

d. Proyek Manager : mengatur dimana proyek itu sedang berjalan dan memantau jalannya proyek agar tidak terjadi kesalahan pada pengerjaan proyek tersebut e. Pengawasan : Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai, menurut Kadarman (2001, hal. 159) Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

f. Teknik : Teknik atau rekayasa adalah penerapan ilmu dan teknologi untuk menyelesaikan permasalahan manusia. Menurut sejarahnya, banyak para ahli yang meyakini kemampuan teknik manusia sudah tertanam secara natural. Hal ini

ditandai dengan kemampuan manusia purba untuk membuat peralatan peralatan dari batu. Dengan kata lain teknik pada mulanya didasari dengan trial and error untuk menciptakan alat untuk mempermudah kehidupan manusia.

g. ADM & KEU : adalah suatu proses dimana administrasi-administrasi dan biaya keuangan dikerjakan secara bersamaan, karena bila kita mendapatkan suatu tender harus memperhitungkan masalah keuanganya dan lain-lain.

h. Ass. ADM & KEU : dimana sebelum membuat administrasi asisten ADM & KEU biasanya membuat lapran sementara sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pembukuannya dan pengadaan barangnya.

i. Pembukuan : Pembukuan adalah pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan. Pembukuan berbeda dengan akuntansi. Proses akuntansi biasanya dilakukan oleh seorang akuntan. Akuntan membuat laporan dari transaksi keuangan tercatat yang ditulis oleh ahli pembukuan. Terdapat beberapa metode umum pembukuan, semisal sistem pembukuan masukan-tunggal dan pembukuan berpasangan, kedua-dua sistem ini dapat dilihat sebagai pembukuan "nyata". Setiap proses yang melibatkan pencatatan transaksi keuangan adalah proses pembukuan.

j. Bendahara : bendahara hamipr sama kerjanya dengan akunting akan tetapi yang memberdakan yaitu seseorang yang mengatur keuangan dalam proyek pengerjaan tender.

k. ADM Umum : pelaksana administrasi yang mempunyai tugas memberikan pelayanan di bidang persuratan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, organisasi, dan tata laksana

l. Trading : sebutan bagi perusahaan oleh orang-orang dalam perusahaan tersebut. Dalam beberapa yurisdiksi, biasanya mereka melakukan rencana-rencana agar proses tender berhasil di dapatkan oleh perusahaan tersebut.

m. Marketing : Pemasaran (Inggris:Marketing) adalah proses penyusunan komunikasi terpadu yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai barang atau jasa dalam kaitannya dengan memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Pemasaran dimulai dengan pemenuhan kebutuhan manusia yang kemudian bertumbuh menjadi keinginan manusia.

n. Pengendalian : disiplin ilmu yang melibatkan statistika dan teknik yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk mengendalikan keluaran dari suatu proses tertentu.

o. Ass.Pengadaan & Log : kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan perusahaan itu tersebut, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia

barang/jasa, sehingga permintaan terpenuhi dengan baik.

p. Inventory : Memiliki penyediaan yang memadai dari strategi yang memuaskan kebutuhan dan keinginan konsumen selain itu juga tentang menentukan ukuran dan penempatan barang-barang yang ditebar

q. Pembelian : membeli sesuatu barang yang sudah jadi. hal tersebut merupakan pekerjaan renovasi dan tambahan prasarana yang harus dilakukan terpisah dari proses pembelian.

r. Enginer : orang yang berkemampuan dalam suatu cabang ilmu keteknikan. Dalam pengertian yang lain adalah ahli yang mengurusi masalah engine. engineer itu tidaklah mesti mengurusi masalah mesin, dan juga tidak mesti berkutat di masalah keteknikan.

s. Pengawas Proyek : suatu kegitan dimana pengawas bertugas memeriksa apakah barang yang di gunakan sesuai denagan apa yang tertulis pada laporan, karena apabila terjadi kesalahan akan menghambat kinerja proyek itu sendiri.

3.2. METODE PENELITIAN

Metode penelitian: tatacara bagaimana suatu penelitian dilaksanakan ( metdhos=tata cara)

Metode penelitian ini sering dikacaukan dengan prosedur penelitian atau teknik penelitian, hal ini, di sebabkan karena ketiga hal tersebut saling dan sulit di bedakan

Metode penelitian membicarakan tatacara pelaksanaan penelitian sedangkan prosedur penelitian membicarakan urutan kerja penelitian dan teknik

3.2.1. Desain Penelitian

Keseluruhan proses yang di perlukan dalam perancangan dan pelaksanaaan penelitian sehingga pertanyaan-pertanyaan yang ada dapat di jawab, Desain yang di pakai dalam merancang suatu sistem adalah kuantatif diskriptif yaitu pengamanan data, analis kemudian dipaparkan di lapangan

3,2,2, Jenis dan Metode Pengumpulan Data 3.2.2.1. Sumber Data Primer

data yang di peroleh atau di kumpulkan oleh orang yang melakukan penelitian atau yang bersangkutan yang melakukanya salah satunya yaitu Sumber dari : (2002:83-85-86) Ir.M.Iqbal,M.M, Pokok-pokok materi metodogi penelitian dan aplikasinya penerbit Ghalia Indonesia, Bogor

1. Wawancara(interview) : teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan langsung ke lapangan dan wawancara kepada proyek manager selaku penanggung jawab pengadaan barang

2. Observasi di lapangan: Observasi merupakan pemilihan, pengubahan, pencatatan dan pengodean serangkain perilaku dan suasana yang berkenaan dengan organisme sesuai dengan tujuan-tujuan empiris.

Artinya Kegiatan observasi meliputi melakukan pencatatan laporan secara sistematik pengubahan data kontrak,perubahan data permintaan dan data pembelian obyek-obyek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang dilakukan.

3.2.2.2.Sumber Data Sekunder

data yang di peroleh atau dikumpulkan oleh orang yang melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada salah satunya dokumentasi

dokumentasi: teknik pengumpulan data yang tidak langsung di tujukan pada subjek penelitian, namun melalui dokumen

dokumen di gunakan dapat berupa buku laporan pengadaan, laporan kontrak kerja, dan dokumen lainya

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem adalah suatu metode analis perancangan struktur dimana terdapat flow map, diagram kontek, data flow diagram(DFD), kamus data, normalisasi, relasi tabel, entity relationship diagram(ERD)

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Prototyping adalah proses yg bisa dilaksanakan secara berulang dengan tujuan untuk menghindarkan proses persetujuan formal secara periodik yg diperlukan dalam pendekatan pengembangan sistem secara tradisional.

Prototyping adalah proses yang digunakan untuk membantu pengembang perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang harus dibuat. Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai tentang cara sistem dalam bentuk lengkapnya. Proses menghasilkan sebuah prototipe disebut Prototyping.

Jenis dari Prototyping ada dua :

1. Prototipe jenis I: sesungguhnya akan menjadi sistem operasional

2. Prototipe jenis II: merupakan suatuy model yyang dapat dibuang yang berfungsi bagi sistem operasional.

a. Karakteristik metode prototyping meliputi langkah-langkah:

1. Pemilahan fungsi

2. Penyusunan Sistem Informasi 3. Evaluasi

4. Penggunaan Selanjutnya

b. Jenis-jenis prototyping meliputi: 1. Feasibility prototyping 2. Requirement prototyping 3. Desain Prototyping

4. Implementation prototyping

c. Teknik-teknik prototyping meliputi 1. PerancanganModel

2. PerancanganDialog 3. Simulasi

Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah model prototype jenis I.

Prototype memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya.

Adapun langkah-langkah pada model prototype jenis I sebagaimana yang dikemukakan oleh Raymond McLeod Jr. (2001 : 151) adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai

Analis sistem mewawancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang diinginkan pemakai terhadap sistem.

Analis sistem, mungkin bekerjasama dengan spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototype untuk mengembangkan sebuah prototype.

3. Menentukan apakah prototype dapat diterima

Analis mendidik pemakai dalam penggunaan prototype dan memberikan kesempatan kepada pemakai untuk membiasakan diri dengan sistem. 4. Menggunakan prototype

Prototype ini menjadi sistem operasional.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 Pengembangan prototype jenis I berikut ini :

Mengidentifikasi Kebutuhan

Pemakai

Mengembangkan Prototype

Gunakan Protoype Prototype

Dapat Diterima

Ya

Tidak

Gambar 3.2 Pengembangan Prototyping jenis I (Sumber : Raymond McLeod Jr. 2001 : 151)

1. Komunikasi antara analis sistem dan pemakai membaik

2. Analis dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai 3. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem

4. Spesialis informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikit waktu dan usaha dalam mengembangkan sistem

5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan 1. Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

Sumber dari http://mugi.or.id/blogs/yandi_tubagus/archive/2009/11/18/data-flow-diagram-dfd-dan-flowmap.aspx 15 Maret 2010

2. Diagram Kontek

Sumber andri kristanto (2008:70) Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang mengambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dan system. Diagram konteks di representasikan dengan lingkaran tunggal mewakili seluruh system

3. DFD (Data Flow Diagram)

Sumber andri kristanto(2008:61) DFD (Data Flow Diagram) suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari system, dari mana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersipan dan proses yang di kenakan dapa data ter sebut

DFD (Data Flow Diagram) menggambarkanpenyimpangan data dan proses yang mentranformasikan data, DFD menunjukan hubungan antara data pada system dan proses pasa sistem

4. Kamus Data(Data Dictionary)

Sumber andri kristanto(2008:72) Kamus data adalah kumpulan penggambaran elemen-elemen atau symbol-simbol yang di gunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file dalam sistem

Dengan menggunakan kamus data, pemakai dan analis sistem bisa mempunyai pengertian yang sama tentang input dan output. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram (DFD).

Symbol yang ada dalam kamus data adalah sebagai berikut: = artinya adalah terdiri atas

+ artinya adalah dan ( ) artinya adalah opsional

[ ] artinya adalah memilih salah satu alternative ** artinya adalah komentar

@ artinya adalah identifikasi atribut kunci

| artinya adalah pemisahan alternative symbol [ ] 5. Normalisasi

Menurut Andri Kristanto (2008 : 82) menjelaskan bahwa “Normalisasi

adalah suatu proses dimana elemen-elemen data dikelompokan menjadi tabel-tabel, dimana dalam tabel tersebut terdapat entiti-entiti dan relasi antar entiti tersebut. Dalam proses normalisasi, field kunci memegang peranan yang penting dalam pembuatan tabel yang berisi entiti dan relasinya. Field kunci merupakan satu field atau satu set field yang terdapat dalam satu file yang merupakan kunci dan mewakili record. Kunci disini akan sangat penting apabila di dalam program nanti terdapat fasilitas pencarian, karena field yang merupakan kunci akan menjadi penentu dalam pencarian program.

Field kunci dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu : 1. Kunci Kandidat

Kunci kandidat adalah satu atribut atau field yang mengidentifikasikan secara unik dari suatu kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entiti.

2. Kunci Primer

Kunci primer adalah kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entiti.

3. Kunci Alternatif

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer.

4. Kunci Tamu

Kunci tamu adalah kunci primer yang ditempatkan pada file lain dan biasanya menunjukkan dan melengkapi suatu hubungan antara file satu dengan file lainnya.

Proses normalisasi ada beberapa tahap, diantaranya adalah : a. Bentuk tidak normal

Tabel dalam bentuk tidak normal atau yang belum ternomalisasi adalah tabel yang memiliki atribut yang berulang.

b. Bentuk normal pertama (1NF)

Bentuk normal pertama biasa dikenakan pada tabel yang belum ternormalisasi. Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal setiap baris.

c. Bentuk normal kedua (2NF)

Bentuk normal kedua didefinisikan berdasarkan dependensi fungsioanl. Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika :

i. Berada pada bentuk normal pertama

ii. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer

d. Bentuk normal ketiga (3NF)

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika : i. Berada pada bentuk normal kedua

ii. Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer

e. Bentuk normal Boyce-Codd (BCNF)

Suatu relasi disebut memenuhi normal Boyce-Codd jika dan hanya jika semua penentu (determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik)

f. Bentuk normal keempat (4NF)

Suatu relasi memenuhi bentuk normal keempat jika : i. Telah berada pada bentuk Boyce-Codd (BCNF)

ii. Tidak mengandung dua atribut atau lebih yang bernilai banyak g. Bentuk normal kelima (5NF)

Bentuk normal kelima (5NF) terkadang disebut PJ/NF (Projection Join/Normal Form) menggunakan acuan dependensi gabungan. Suatu relasi berada dalam bentuk normal kelima jika dan hanya jika setaip dependensi gabungan dalam R tersirat oleh kunci kandidat relasi R.

Secara praktis dapat dikatakan bahwa suatu relasi R berada dalam bentuk normal kelima jika data yang ada padanya tidak dapat lagi didekomposisi menjadi relasi-relasi yang lebih kecil dengan kunci kandidat relasi-relasi yang lebih kecil ini tidak sama dengan kunci kandidat relasi.

Bentuk normal pertama hingga ketiga (dibuat oleh E.F. Codd) merupakan bentuk normal yang umum dipakai. Artinya bahwa pada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal tersebut telah terpenuhi, maka persoalan anomaly tidak akan muncul lagi. Bentuk normal Boyce-Codd merupakan revisi terhadap bentuk normal ketiga. Bentuk normal 4NF dan 5NF (dikemukakan oleh Fagin) hanya dipakai pada kasus-kasus khusus, yakni pada relasi yang mengandung dependensi nilai banyak.

6. Table Relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;

a. One-To-One (1 – 1)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

b. One-To-Many (1 – )

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat

dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “. c.Many-To-Many ( – )

Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua “.

Bersumber dari http://deckynoviar.files.wordpress.com/2008/04/relasi-antar-tabel.pdf 17 Maret 2010

7. Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Edhy Sutanta (2004 : 79) menjelaskan bahwa “ERD berguna

untuk memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan basis datanya. Model ini juga membantu perancangan basis data karena model ini dapat menunjukkan macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data di dalamnya. ERD berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan hubungan data.

Adapun elemen-elemen dari ERD adalah sebagai berikut : a. Entity (entitas)

Entity (entitas) adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata ataupun abstrak di mana data tersimpan atau dimana terdapat data.

Entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. b. Relationship

Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entity (entitas) Relationship digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat.

c. Relationship Degree (derajat relationship)

Relationship degree adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship.

d. Atribut

Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship.

e. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum baris yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain.

Ada 3 macam kardinalitas, yaitu : a. One to one (satu ke satu)

Tingkat hubungan ini menunjukkan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua. Artinya setiap baris A berhubungan dengan paling banyak satu baris pada enititas B dan begitu juga sebaliknya.

b. Many to many atau many to one (satu ke banyak atau banyak ke satu) Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu tergantung dari arah mana hubungan itu dilihat. Artinya untuk satu kejadian pada entitas pertama mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas kedua.

c. Many to many (banyak ke banyak)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Dilihat dari entitas yang pertama maupun dari entitas yang kedua. 3.2.4. Pengujian Software

Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara, yaitu :

1. Pengujian dengan menggunakan data uji untuk menguji semua elemen program (data internet, loop, logika, keputusan dan jalur). Data uji dibangkitkan dengan mengetahui struktur internet (kode sumber) dari perangkat lunak.

2. Pengujian dilakukan dengan mengeksekusi data uji dan mengecek apakah fungsional perangkat lunak bekerja dengan baik. Data uji dibangkitkan dari spesifikasi perangkat lunak.

3.2.4.1. Black Box Testing

Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluar dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai yang diharapkan.

Pengujian Black Box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang

2. Kesalahan interface Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal Kesalahan kinerja

40 BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi, dengan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisa merupakan tahap yang penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan juga kesalahan pada tahap perancangan. Analisis sistem diperlakukan untuk memenuhi kebutuhan akan data dan prosedur suatu sistem yang sedang berjalan.

4.1.1. Analisis Dokumen

Aliran dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen - dokumen ini di gunakan dalam system, untuk itu analisis dokumen merupakan salah satu cara yg dapat membantu dalam parancangan atau dari system selanjutnya

1. Surat permintaan barang

Nama dokumen : surat permintaan barang (SPB) Fungsi : untuk mengajukan permintaan barang Sumber : bagian penjualan

Jumlah : 1 rangkap

Item data :no.surat, tanggal_permintaan, kode_barang, nama_ barang, banyaknya, stok_barang

2. Laporan penerimaan barang

Nama dokumen : laporan penerimaan barang

Fungsi : cetak laporan penerimaan barang ke media printer Sumber : bagian penjualan

Jumlah : -

Distribusi : lapangan

Item data : tanggal, penerimaan, no.order, kode_barang, nama_barang, jumlah_barang

3. Laporan stok barang

Nama dokumen : laporan stok barang

Fungsi : untuk mengetahui stok barang di bagian pengadaan

Sumber : bagian lapangan

Jumlah : 3 rangkap

Distribusi : pimpinan dan bagian penjualan

Item data : kode_supplier, nama_supplier, tanggal, kode, nama_barang, jumlah_barang

4.2.1. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur yaitu suatu analisis yang menjelaskan mengenai prosedur-prosedur dan proses-proses apa saja yang dilakukan dalam sistem informasi, pada saat survey tahapan awal penelitian mendapatkan hasil analisis prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

1. Pada Bagian penjualan atau marketing, perusahaan memenangkan tender dari beberapa para pesaing yang menawarkan barang yang mereka miliki, kemudian di buatlah kontrak yang kemudian diserahkan kepada kantor bagiaaan pengadaan barang dan di berikan kepada pimpinan

2. Setelah itu bagian kantor membuat anggaran pelaksanaan proyek dan kantrak, kemudiaan di serahkan kepada pimpinan perusahaan, lalu pimpinan perusahaan menyetujui anggaran, yang kemudian di berikan kepada lapangan,kantor dan disimpan oleh pimpinan

3. Setelah dari lapangan menerima anggaran yg di setujui, kemudian lapanagan membuat surat permintaan barang atau P2B dan di serahkan kepada kantor bagian pengadaan barang, kemudian kantor bagian pengadaan barang membuat surat permintaan barang yang keudian diserahkan kepada supplier

4. Setelah supplier mendapat surat permintaan barang, supplier membuat penawaran harga dan barang untuk di berikan kepada kantor bagian pengadaan barang

5. kantor bagian pengadaan barang yang kemudian di buat daftar harga barang kemudiaan dari kantor pun di buat surat PO untuk diserahkan

kepada pimpinan untuk disetujui, setelah di setujui di berikan kembali ke kantor untuk di serahkan ke supplier

6. Kemudiaan supplier membuat daftar pengiriman dan surat jalan dan di berikan kepada lapanagan untuk di periksa, apabila tidak sesuai denagan PO barang di kembalikan, dan apabila sesuai PO barang di terima dan dibuat laporan penerimaan barang yang di beri rangkap 3 , 1 untuk lapangan,1 untuk pimpinan dan 1 untuk kantor bagiaan pengadaan barang 7. Setelah itu bagian lapangan membuat daftar inventarisasi barang, lalu di

buat juga laporan stok barang yang kemudian di berikan kepada kantor dan di serahkan ke pimpinan.

4.1.2.1. Flow Map Yang Berjalan

Diagram kontek pengadaan barang di perusaaan kontraktor cv. Majapahit yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Pengadaan Barang yang berjalan

Suplier Lapangan

Pimpinan Kantor Bagian Pengadaan

Barang Penjualan Jasa Kontrak Kontak Penawaran barang Penawaran barang PO disetujui PO disetujui Daftar pengiriman dan surat jalan Apabila sesuai PO barang di terima pemeriksaaan barang Apabila tidak sesuai PO barang

di tolak Tidak Barang di kembaliakan Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang Laporan stok barang Laporan stok barang Laporan stok barang tander Buat surat kontrak Data Kontrak dananggran pelaksanaan proyek Buat pemintaan barang Ya harga harga Buat PO Buat daftar pengiriman barang dan surat jalan Buat laporan penerimaan barang

Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang PO PO Daftar pengiriman dan surat jalan Buat laporan stok barang Angaran di setujui Angaran di setujui Angaran di setujui _{Angaran di setujui}Angaran di setujui Kontrak danAnggaran

pelaksanaan proyek

Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek Permintaan barang Permintaan barang buat penawaran barang dan harga A3 A2 Daftar harga dan barang Buat daftar harga barang A1 Cek harga Penawaran harga di tolak Tidak Penawaran di terima Ya

Gambar 4.1 Flow Map yang sedang Berjalan A1&A2 : Kontrak dan anggaran proyek A3 : Anggaran di setujui

4.1.2.2. Diagram Konteks Yang Berjalan

Diagram kontek pengadaan barang di perusaaan kontraktor CV. Majapahit yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Pengadaan Barang di Perusahaan Kontrakor

cv. Majapahit

Pimpinan

Suplier - Permintaan barang

- PO Disetujui - Laporan penerimaan barang

- barang di kembalikan

- penawaran Barang dan harga - daftar pengiriman dan surat

- Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek - P.O (purchasing order) - Laporan stok barang

- P.O di setujui -angaran di setujui Penjualan Jasa

- Kontrak

4.1.2.3. Data Flow Diagram Yang Berjalan

Data flow diagram (DFD) pengadaan barang di perusahan kontraktor CV. Majapahit yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Penjualan Jasa

Pimpinan Kontrak

1.1 Data Kontrak dan

anggran pelaksanaan

proyek

1.2 Buat pemintaan

barang

Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek

A1

Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek

Supplier

Permintaan barang

Anggaran di setujui

1.3 Buat daftar harga

barang Penawaran barang, harga

1.4 Buat PO Daftar harga

dan barang

PO

1.5 Buat laporan

penerimaan barang Daftar pengiriman dan surat jalan

Laporan penerimaan barang

Laporan penerimaan barang

1.6 Buat laporan

stok barang

Laporan stok barang A2

A2

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Kelebihan dari sistem yang berjalan adalah sumber daya manusia sudah sesuai untuk mendukung sistem informasi pengadaan barang pada perusahaan kontrsktor di cv. Majapahit.

No Permasalahan Bagian Pemecahan

1 Proses pencatatan dan pengarsipan bukti-bukti transaksi serta laporan-laporan masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan kertas dan dokumen biasa sehingga mudah rusak,hilang dan susah untuk di cari kembali

Pengadaan Membuat sistem pencatatan dan pengarsipan bukti transaksi dan laporan denagn sistem komputerisasi menggunakan databases

2 Proses pembuatan laporan masih dilakukan secara manual dengan pengetikan biasa dan tulisan tangan

Pengadaan Proses pembuatan laporan secara komputerisasi

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah tahap untuk memperbaiki, karena sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perencanaan sistem yang diperoleh. Tahap perencanaan sistem dapat digambarkan sebagai perencanaan untuk membangun suatu sistem yang baru akan diajukan kepada perusahaan dan

mengkonfigurasikan komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat kerasnya sehingga menghasilkan sistem yang baik.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem adalah memberikan gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru. Perancangan dapat mengidentifikasikan komponen aplikasi yang akan didesain secara terinci. Desain secara terinci dimaksudkan untuk pemograman komputer dan ahli teknik yang akan mengimplementasikan sistem.

Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan tujuan :

1. Memperbaiki sistem informasi yang ada dan prosedur yang terlibat dalam pengolahan data.

2. Merancang sistem pengolahan data pengadaan dengan alat bantu komputer (visual basic 6.0 dan SQL Server 2000).

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem yang diusulkan yaitu pada bagian gudang menggunakan proses komputerisasi dengan menggunakan software visual basic dengan database SQL server 2000 yang sebelumnya menggunakan Microsoft Excel 2007.

Sistem informasi yang dirancang memiliki fasilitas untuk melakukan pendataan yang cepat, sehingga mempermudah kinerja kerja pada perusahaan kontraktor.

4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Prosedur pengadaan barang pada perusahaan kontraktor yang diusulkan :

1. pada penjualan memenangkan tander dari beberapa pesaing, kemudian bagian penjualan menyerahkan ke lapangan untuk di buat surat permintaan barang(P2B)

2. setelah di buat surat permintaan barang kemudiaan diserahkan kebagian pengadaan untuk di buat daftar permintaan barang lalu diserahkan ke supplier

3. dari supplier memberikan data barang ke bagian pengadaan untuk input data barang ke database, kemudian di cetak daftar permintaan barang 4. dari supplier memberikan penawaran barang dan harga kepada bagian

pengadaan di cek harga barang dan cetak penawaran barang, setelah sesuai baru di berikan kepada pimpinan untuk di setujui penawaran barang dan harga lalu di buatlah PO(purchase order), setelah itu keluarlah laporan PO(purchase order) dan di berikan ke pimpinan untuk di setujui.

5. Setelah PO(purchase order) di setujui kemudian bagian pengadaan barang mengambil laporan yang sudah di setujui untuk di berikan ke supplier. Setelah supplier mendapatkan surat PO, supplier membuat daftar pengiriman dan surat jalan untuk di kirim ke lapangan.

6. Setelah itu bagian lapangan memeriksa apakah barang sesuai dengan laporan tersebut, kalau tidak, barang di kembalikan ke supplier agar di ganti, apabila sesuai PO, maka di buat laporan penerimaan barang yang kemudian di buat arsip dan diserahkan kesupplier dan lapangan, setelah

itu dibuatlah laporan stok pemakaian barang, agak bisa di serahkan ke supplier.

4.2.3.1. Flow Map Yang Di Usulkan Sistem Informasi Pengadaan Barang yang Diusulkan

Suplier Lapangan

Pimpinan Kantor Bagian Pengadaan Barang

Penjualan Jasa Kontrak Kontrak Penawaran barang Penawaran barang PO disetujui PO disetujui Daftar pengiriman dan surat jalan pemeriksaaan barang Apabila tidak sesuai PO barang

di tolak

Barang di kembaliakan

Laporan pemakaian barang

Laporan stok barang Laporan stok barang Menang tander Buat surat kontrak harga harga

Laporan pemakaian barang PO PO Daftar pengiriman dan surat jalan Angaran di setujui

Anggaran di setujui Anggaran di setujui Database

Pengadaan input data kontrak dan anggran pelaksanaan proyek Cetak kontrak dan

Anggaran pelaksanaan proyek Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek

Input data pemintaan Barang(P2B) Cetak data Permintaan barang Data Permintaan barang Data Permintaan barang

Input PO

Cetak PO Apabila sesuai PO barang di terima Input pemakaian

barang Cetak Laporan pemakaian barang

Laporan pemakaian barang Cetak laporan stok

barang A4 A3 A1 A2 PO disetujui Menyesetujui PO Anggaran di setujui

Gambar 4.4 Flow Map yang diusulkan A1dan A2 : Kontrak dan anggaran proyek A3 : Anggaran di setujui

4.2.3.2. Diagram Kontek Yang Di Usulkan

Diagram konteks yang diusulkan merupakan alat – alat untuk struktur analis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Sistem informasi yang dibuat menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Sistem Informasi Pengadaan Barang di Perusahaan Kontrakor

cv. Majapahit

Pimpinan

Suplier - Permintaan barang

- PO Disetujui - Barang di kembalikan - Laporan penerimaan barang

- Tagihan - Daftar pengiriman dan surat jalan - penawaran Barang dan harga

- Laporan stok barang - Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek - Data Permintaan barang - PO

- Laporan penerimaan barang

- P.O di setujui Penjualan Jasa

- Kontrak

4.2.3.3. DFD (Data Flow Diagram) Yang Di Usulkan

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan system yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data didalam sistem yang terstruktur. DFD yang dirancang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Penjualan Jasa

Pimpinan Kontrak

1.0 Input Data Kontrak

dan anggran pelaksanaan proyek 2.0 Cetak kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek F. data Kontrak dan anggaran pelaksana proyek

Kontrak dan Anggaran pelaksanaan proyek

3.0 Input data pemintaan Barang(P2B)

Anggaran di setujui

F. Permintaan_barang Kontrak_ Dan_Anggaran_ Pelaksanaan_ proyek Kontrak_ Dan_Anggaran_ Pelaksanaan_ proyek Permintaan_barang 4.0 Cetak Permintaan barang Supplier Data_Permintaan_barang 5.0 Input PO Penawaran_barang_dan_ harga F. PO Data_PO 6.0 Cetak PO PO 7.0 Input pemakaian barang F. barang Data_barang 8.0 Cetak laporan Pemakaian barang

Lap. Pemakaian abarang Kontrak_Dan_Anggaran_Pelaksanan_proyek

Daftar pengiriman dan surat jalan

9.0 Cetak laporan

Stok barang

Laporan stok barang Laporan stok barang

4.2.3.4. Kamus Data

Kamus data ikut berperan dalam pembangunan sistem informasi, kamus data berfungsi untuk menjelaskan semua data yang digunakan di dalam sistem dan kamus data juga dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakaian sistem, tentang data yang mengalir di sistem yaitu data masukan ke sistem.

1. Nama Arus Data : kontrak

Alias : -

Aliran data : Penjualan - proses 1.0 (input data kontrak dan anggaran pelaksanaan proyek)

Atribut : no_kontrak, tgl_kontrak, no_klien, nama_proyek, no_pelaksana, nilai_kontrak, lama_proyek, syarat_pembayara, alamat, bulan, tahun, satuan, jumlah, nama_barang

2. Nama Arus Data : kontrak dan anggaran pelaksanaan proyek

Alias : -

Aliran data : proses 1.0 – F.data kontrak dan anggaran pelaksanaan, F.data kontrak dan anggaran pelaksanaan – proses 2.0, proses 2.0 – A1, proses 2.0 - pimpinan

Atribut : no_kontrak, tgl_kontrak, no_klien, nama_proyek, no_pelaksana, nilai_kontrak, lama_proyek, syarat_pembayara, alamat, bulan, tahun, satuan, jumlah, nama_barang

3. Nama Arus Data : Surat permintaan barang (SPB)

Alias : -

Aliran data : proses 3.0 – f. Permintaan barang, f permintaan barang- proses 4, proses 4 - supplier

Atribut : no_po, tanggal_po, no_ro, netto, nama_barang, satuan, jumlah, jumlah_PO, tgl_perlu, keterangan

4. Nama Arus Data : Angaran disetujui

Alias : -

Aliran data : pimpinan – proses 3.0,

Atribut : no_kontrak, tgl_kontrak, no_klien, nama_proyek, no_pelaksana, nilai_kontrak, lama_proyek, syarat_pembayara.

4. Nama Arus Data : data permintaan barang

Alias : -

Aliran data : Proses 3.0 – F. permintaan _barang, F. Permintaan_barang

– proses 4.0, proses 4.0 - supplier

Atribut : no_po, tanggal_po, no_ro, netto, kode_barang, nama_barang, satuan, jumlah, keterangan, no_surat_jalan, tgl_surat_jalan,

5. Nama Arus Data : Penawaran_barang_dan_harga

Alias : -

Aliran data : supplier – proses 5.0, proses 5.0 – F. PO, F. PO – proses 6.0, proses 6.0 - pimpinan

Atribut : no_barang,nama_barang,jenis_barang,jumlah,satuan, 6. Nama Arus Data : data_PO

Alias : -

Aliran data : proses 5.0 – F. PO, F.PO – proses 6.0 , proses 6.0 - pimpinan

Atribut : no_PO, tgl_PO, nama_PO, no_ro, alamat, no_tlp, tujuan, hari,tgl_permintaan, satuan,jumlah,harga_satuan, volume, nama_barang,

7. Nama Arus Data : data barang

Alias : -

Aliran data : Proses 7.0 – F. barang, F. barang – proses 8.0,

Atribut : kode_barang, nama_barang, satuan, jumlah, jumlah_PO, tgl_perlu, tgl_PO, no_PO, keterangan

8. Nama Arus Data : laporan pemakaian barang

Alias : -

Aliran data : proses 7.0 – f.barang, f.barang – proses 8,

Atribut : no_Po, kode barang, nama barang, jumlah, harga satuan 9. Nama Arus Data : laporan stok barang

Alias : -

Aliran data : proses 8.0 - pimpinan

Atribut : kode supplier, nama supplier, tanggal, kode, nama barang, jumlah barang

4.2.4. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk pembuatan dan penyimpanan data ke dalam sistem yang terdiri dari beberapa file database. Pada perancangan basis data yang akan dibahas, diantaranya adalah : normalisasi, relasi tabel, entity relationship diagram, struktur file, dan kodifikasi. Berikut tahapan-tahapan dari perancangan basis data yang dibahas pada perancangan Sistem Informasi pengadaan barang di perusahaan kontraktor CV.Majapahit, adalah sebagai berikut :

4.2.4.1. Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi table yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan pada saat menambah/insert, menghapus/retrieve pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapatkan basis data yang optimal.

1. Bentuk Unnormal

Barang : { no_kontrak, nama_kontrak, nama_perusahaan, penawaran harga, alamat, bulan, tahun, satuan, jumlah, nama_barang, uraian pekerjaan, volume, satuan, harga satuan, sub total, total harga, kode_barang, no_surat, nama_barang, satuan, jumlah, jumlah_PO,

tgl_perlu, tgl_PO, no_PO, keterangan, kode_barang, nama_barang, satuan, jumlah, jumlah_PO, tgl_perlu, tgl_PO, no_PO, keterangan, no_barang, nama_barang, jenis_barang, jumlah, satuan, no_PO, tgl_PO, nama_PO, alamat,no_tlp, tujuan, hari, tgl_permintaan, satuan,jumlah, harga_satuan, volume, nama_barang, nama_PO, nama_barang, jumlah, satuan, harga_satuan, volume, bagian, keperluan, kode_barang, nama_barang, jumlah, satuan, tgl_PO, no_PO, lainlain, no_suratjalan, catatan, jenis, no P2B, kode barang, nama barang, jumlah, harga satuan, no P2B, kode_barang, nama barang, jumlah, harga satuan, kode supplier, nama supplier, tanggal, kode, nama barang, jumlah barang}

2. Bentuk Normal Pertama

Barang : {no_klien, nama_klien, alamat, telepon, no_pelaksana, pelaksana, no_supplier, Namasupplier, alamatsupplier, no_kontrak, Tgl_kontrak, No_klien, Nama_proyek, No_pelaksana, Nilai_kontrak, Lama_proyek, Syarat_pembayaran, no_ro, no_kontrak, tanggalro, netto, Urut, barang, satuan, Hargasatuan, Dibeli, Terpakai, sisa, no_po, tanggal_po, } 3. Bentuk Normal Kedua

Data klien:

{ no_klien*, nama_klien, alamat, telepon}

Data pelaksana:

Data Supplier :

{no_supplier*, Namasupplier, alamatsupplier, telepon}

Data kontrak: { no_kontrak*, Tgl_kontrak, No_klien**, Nama_proyek, No_pelaksana**, Nilai_kontrak, Lama_proyek,

Syarat_pembayaran} Detail Data

kontrak:

{ no_kontrak**, Pelerjaan, Volume, Satuan , Harga, jumlah}

Data ro(request order): { no_ro*, no_kontrak**, tanggalro, no_supplier**, netto}

Det ro(request order): { no_ro**, Barang, Satuan, volume}

Data purchase order:

{no_po*, tanggal_po, no_ro**, netto }

Det PO: {no_po**, Barang, Satuan, Volume, Harga, subtotal}

2.2.4.2. Relasi Tabel

Proses ini merupaka proses hubungan antara file yang satu dengan file yang lain yang saling berhubungan, proses hubungan tersebut antara file yang mempunyai kunci yang sama sehingga file – file tersebut menjadi satu kesatuan yang dihubungkan oleh file kunci tersebut. Adapun gambaran dari bentuk relasinya adalah sebagai berikut :

Data kontrak no_kontrak* Tgl_kontrak No_klien** Nama_proyek No_pelaksana** Nilai_kontrak Lama_proyek Syarat_pembayaran Data klien no_klien* nama_klien alamat telepon Data pelaksana no_pelaksana* pelaksana alamat telepon Data Supplier no_supplier* namasupplier alamatsupplier telepon

Data ro(request order)

no_ro* no_kontrak** tanggalro no_supplier**

netto Data purchase order

no_po* tanggal_po no_ro** netto Detail kontrak no_kontrak** Pelerjaan Volume Satuan Harga jumlah Detail RO no_ro** Barang Satuan volume

Detail purchase order

no_po** Barang Satuan Volume Harga subtotal

Gambar 4.7 Relasi Antar Tabel 4.2.4.3. Entity Relationship Diagram

Entitas adalah objek yang ada dan dapat dibedakan dari objek yang lain. Sedangkan relasi adalah asosiasi antar entitas, jadi suatu model relasi dan data relasi digambarkan dengan sekumpulan table yang memiliki kolom dengan nama yang unik. Jadi Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu cara untuk mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antar filenya.

Klien membuat

Kontrak

Supplier

RO

1 1

Pelaksana

N

1

1

membuat N 1 mendapatkan

PO mendapatkan

1

1

Det_Kontrak _N

1

mendapatkan

mendapatkan

1

1 mendapatkan

1

mendapatkan

1

Det_RO _N

mendapatkan

1

Det_RO N

Gambar 4.8 ERD Sistem Informasi Pengadaan 4.2.4.4. Struktur File

Tujuan dari perancangan strutur file ini yaitu untuk menentukan nama filed, type field, lebar field, dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap file. Struktur file yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini akan menentukan struktur fisik database yang menunjukkan struktur dari elemen – elemen yang menyatakan panjang data dan tipe datanya. Pengembangan struktur file yang akan diuraikan adalah sebagai berikut :

1. Data klien

Nama file : klien.mdb Media penyimpanan : Harddisk Primary key : no_klien

Tabel 4.1 Struktur file data klien

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_klien Text 20 Primary Key *

2 nama_klien Text 50 Nama klien

3 alamat Text 60 Alamat

4 telepon Text 15 telepon

2. Data pelaksana

Nama file : pelaksana.mdb Media penyimpanan : Harddisk Primary key : no_pelaksana

Tabel 4.2 Struktur file data pelaksana

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_pelaksana Text 20 Primary Key *

2 pelaksana Text 30 pelaksana

3 alamat Text 50 Alamat

4 telepon Text 20 telepon

3. Data supplier

Nama file : supplier.mdb Media penyimpanan : Harddisk Primary key : no_supplier

Tabel 4.3 Struktur file data supplier

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_supplier Text 20 Primary Key *

2 namasupplier Text 50 Nama supplier

3 alamatsupplier Text 60 Alamat supplier

4 telepon Text 15 Telepon supplier

4. Data kontrak

Nama file : kontrak.mdb Media penyimpanan : Harddisk Primary key : no_kontrak

Tabel 4.4 Struktur file data kontrak

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_kontrak Text 20 Primary Key *

2 Tgl_kontrak Date/time 6 Tanggal kontrak

3 No_klien Text 20 Foreign key **

4 Nama_proyek Text 100 Nama proyek

4 No_pelaksana Text 20 Foreign key **

5 Nilai_kontrak number double Nilai kontrak

6 Lama_proyek Text 3 Lama proyek

5. Data pemesanan barang/request order Nama file : ro.mdb Media penyimpanan : Harddisk Primary key : no_ro

Tabel 4.5 Struktur file data pemesanan barang(request order)

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_ro Text 20 Primary Key *

2 no_kontrak Text 20 No kontrak

3 tanggalro Date/Time Tanggal request order 4 no_supplier Text 15 Foreign key **

5 netto Number Double netto

6. Data purchase order (po)

Nama file : po.mdb

Media penyimpanan : Harddisk Primary key : no_po

Tabel 4.6 Struktur file data pembelian barang(purchase order)

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_po Text 20 Primary Key *

2 tanggal_po Date/Time Short Date Tanggal purchase order

3 no_ro Text 50 Foreign key **

7. Detail kontrak

Nama file : det_kontrak.mdb Media penyimpanan : Harddisk

Foreign key : no_kontrak

Tabel 4.7 Struktur file detail kontrak

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_kontrak** Text 20 Foreign key **

2 Pekerjaan Text 160 pekerjaan

3 Volume Number Double volume

4 Satuan Text 20 satuan

5 Harga Number Double Harga

6 Jumlah Number Double jumlah

8. Detail RO

Nama file : ro_detail.mdb Media penyimpanan : Harddisk Foreign key : no_ro

Tabel 4.8 Struktur file detail RO

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_ro** Text 20 Foreign key **

2 Barang Text 100 barang

4 Satuan Text 20 satuan

9. Detail PO

Nama file : det_po.mdb Media penyimpanan : Harddisk Foreign key : no_po

Tabel 4. 9 Struktur file detail PO

No Nama Field Type size Keterangan

1 no_PO** Text 20 Foreign key **

2 Barang Text 50 barang

3 Volume Number Double volume

4 Satuan Text 20 satuan

5 Harga Number Double Harga

6 subtotal Number Double subtotal

3.2.4.5. Kodifikasi

Sistem pengkodean pada umumnya betujuan untuk mempermudah pemasukan data, penyusunan data dan pencarian data suatu aplikasi pada sistem informasi ini terdapat kodefikasi pada beberapa item data pada aplikasi sistem persediaan barang yang mewakilisuatu barang, nomor atau nilai tertentu yang akan dibutuhkan,lebih jelasnya mengenai Pada sistem informasi pengadaan

barang di perusahaan kontraktor di cv.Majapahit yang dirancang terdapat pengkodean yaitu sebagai berikut:

1.Nomor klien

Nomor Registrasi terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Kode Klien:

XX XXX

A(KL) B(001)

Keterangan:

A: 2 Digit berarti nama klien B: 3 Digit berarti no urut klien Contoh:

KL-001 kode ini berarti KL adalah data klien, dengan no urut klien 001 2. Nomor pelaksana

Nomor Registrasi terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Kode pelaksana:

XX XXX

A(PL) B(001)

Keterangan:

B: 3 Digit berarti no urut pelaksana Contoh:

PL-001 kode ini berarti PL adalah Data pelaksana, dengan no urut pelaksana 001 3. Nomor supplier

Nomor Registrasi terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Kode supplier:

XX XXX

A(SP) B(001)

Keterangan:

A: 2 Digit berarti nama supplier B: 3 Digit berarti no urut supplier Contoh:

SP-001 kode ini berarti SP adalah data supplier, dengan no urut supplier 001 4.Nomor kontrak

Nomor Registrasi terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Kode kontrak:

XX XXX

A(01) B(MJP)

XX

C(KP)

XX

D(I)

XX

E(11)

Keterangan:

B: 3 Digit berarti nama perusahaan C: 2 Digit berarti nama kontrak proyek D: 2 Digit berarti bulan

E: 2 Digit berarti tahun

Contoh: 01/MJP/KP/I/11 kode ini berarti no 01 adalah data kontrak Proyek,MJP nama perusahaan, KP yaitu kontrak proyek dengan bulan I dan tahun 11

5. Nomor RO(request order)

Nomor Registrasi terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Kode RO:

XX XXX

A(01) C(MJP)

XX

B(PH)

XX

D(I)

XX

E(11)

Keterangan:

A: 2 Digit berarti nomor pemesanan B: 2 Digit berarti pemesanan/ permohonan C: 3 Digit berarti nama perusahaan D: 2 Digit berarti bulan

E: 2 Digit berarti tahun

Contoh: 01/PH/MJP/I/11 kode ini berarti no 01 adalah data PH permohonan,MJP nama perusahaan, KP yaitu kontrak proyek dengan bulan I dan tahun 11

6.Nomor PO(Purchase order)

Nomor Registrasi terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Kode PO:

XX XXX

A(01) B(MJP)

XX

C(PO)

XX

D(I)

XX

E(11)

Keterangan:

A: 2 Digit berarti nomor PO

B: 3 Digit berarti nama perusahaan C: 2 Digit berarti nama PO

D: 2 Digit berarti bulan E: 2 Digit berarti tahun

Contoh: 01/MJP/PO/I/11 kode ini berarti no 01 adalah data kontrak Proyek,MJP nama perusahaan, PO yaitu pembelian dengan bulan I dan tahun 11

4.2.5 Perancangan Antar Muka

Untuk merancang masukan (input) dan keluaran (output) harus bersifat mudah bagi pemakai atau user dalam menerima informasi yang dibutuhkan serta dalam pencatatan data sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih berguna bagi user yang membutuhkan.

Baik dalam memberikan kemudahan baik kepada pengguna maupun kepada pihak yang membutuhkan, maka dirancang suatu program dengan memberikan berbagai macam kemudahan dan memberikan informasi yang cepat dan akurat. Berikut, untuk rancangan menu utamanya adalah sebagai berikut :

1. Desain menu utama

Menu utama dari program sistem informasi pengadaan suku cadang, dapat dilihat hierarkinya seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini, yaitu:

Menu Utama

Login

Klien

pelaksana

supplier

Persediaan barang

Order Barang

abaout Laporan

Master

User Profile security Kontrak

Order Barang

Pembelian Barang Transaksi

Pemakaian Barang

Pembelian Barang Log Out

Exit Keluar

Gambar 4.9. Rancangan Struktur Menu Keterangan :

1. Modul – modul dalam menu keluar : Log out

Sub modul dalam sistem log out , adalah keluar dari menu agar tidak ada yang merubah data

exit

Sub modul dalam sistem exit, adalah exit. 2. Modul – modul dalam menu master :

viii

3.2.4.1 Black Box Testing ... 39

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem yang sedang Berjalan ... 40

4.1.1 Analisis Dokumen ... 40

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 42

4.1.2.1 Flowmap yang sedang Berjalan ... 44

4.1.2.2 Diagram Konteks yang sedang Berjalan ... 45

4.1.2.3 Data Flow Diagram yang sedang Berjalan... 46

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ... 47

4.2 Perancangan Sistem ... 47

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 48

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 48

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 49

4.2.3.1 Flowmap Yang Diusulkan... 50

4.2.3.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan ... 51

4.2.3.3 Data Flow Diagram Yang Diusulkan ... 52

4.2.3.4 Kamus Data ... 53

4.2.4 Perancangan Basis Data ... 56

4.2.4.1 Normalisasi ... 56

4.2.4.2 Relasi Tabel ... 58

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 59

4.2.4.4 Struktur File ... 60

4.2.4.5 Kodifikasi ... 65

4.2.5 Perancangan Antar Muka ... 69

4.2.5.1 Struktur Menu ... 69

4.2.5.2 Perancangan Input ... 72

ix

BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI

5.1 Pengujian ... 82

5.1.1 Rencana Pengujian ... 82

5.1.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 84

5.1.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 94

5.2 Implementasi ... 94

5.2.1 Batasan Implementasi (Optional) ... 94

5.2.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 95

5.2.3 Implementasi Perangkat Keras ... 95

5.2.4 Implementasi Basis Data (Sintak SQL) ... 96

5.2.5 Implementasi Antar Muka ... 98

5.2.6 Implementasi Instalasi Program ... 108

5.2.7 Penggunaan Program ... 110

BAB VI KESIMPLAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 117

6.2 Saran ... 118 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

Ali Akbar. ST, 2006, Panduan Cepat Menguasai Teknologi Informasi dan Komunikasi, Gava Media, Yogyakarta.

Andri Kristanto, 2008, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta.

Edhy Sutanta, 2004, Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Ir. M. Iqbal Hasan, M.M, 2002, Pokok-pokok materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya,

Ghalia Indonesia, Bogor.

Raymond McLeod Jr., 2001, Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall Inc., Jakarta.

Online

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem

http://www.yusuf@rifin.com

http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7067/konsep+dasar+SI.pdf.

http://id.wikipedia.org/wiki/informasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Barang

http://id.wikipedia.org/wiki/Perusahaan

http://pramukaarraniry.blogspot.com/2009/04/gagasan.html

http://pramukaarraniry.blogspot.com/2009/04/gagasan.html

http://www.pengadaan.com/new/index.php?mod=about&sid=%3C?%20echo%20$sid%20?%3E http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_6.0

iv

KATA PENGANTAR

Dengan mengambil objek peneletian di perusahaan kontraktor di cikampek, penulis mengangkat judul

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DI

PERUSAHAAN KONTRAKTOR CV. MAJAPAHIT

.

Laporan Penelitian Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada program studi diploma tiga (D3) Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

Dengan terselesaikannya Laporan Penelitian Tugas Akhir ini, penulis mengungkapkan rasa syukur yang tiada terhingga kepada Tuhan Yesus kristus. Dan tidak lupa pula penulis ucapkan terima kasih kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Dr. Ir. Arry akhmad arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE , M.Si, selaku Ketua Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

4. Rina Kurniawati,S.Kom, MT. selaku Dosen Wali Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia. 5. Wartika S.Kom, MT, selaku Dosen Pembimbing tugas akhir yang dengan sabar

membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Seluruh dosen pengajar dan staf karyawan di Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

7. Mama dan Papa yang telah memberikan doa dan dukungan yang amat besar baik secara moril maupun materi.

v

8. Cipta suganda, selaku general manager perusahaan CV. MAJAPAHIT 9. Nita juwita selaku pimpinan perusahaan CV. MAJAPAHIT

10.Rekan-rekan seperjuangan dalam penyusunan Tugas Akhir terima kasih

11.Rekan-rekan mahasiswa/i Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia, semoga sukses selalu.

12.Serta pihak-pihak lain yang tidak mungkin penulis catat satu persatu.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan sedikit manfaat bagi pengembang dunia sistem informasi, khususnya bagi penulis sendiri.

Bandung, januari 2011

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DI PERUSAHAAN KOTRAKTOR DI PERUSAHAAN CV. MAJAPAHIT

DANIEL SUWARDI NIM. 1.09.07.002

Telah disutujui dan di serahkan di bandung sebagai Tugas Akhir pada tanggal:

Menyetujui, Pembimbing

Wartika, S.Kom. MT NIP. 4127.70.26.002

Dekan Fakultas Ketua Program Studi

Teknik dan Ilmu Komputer Manajemen Informatika

Dr.Ir. Arry Akhmad Arman Dadang Munandar, SE, M.Si