58 |
J F U ‐ U G M
Uraian Tugas: a. Membuat draf surat, teks pidato dan dokumen-dokumen lain dalam bahasa
inggris untuk RektorSEpimpinan-pimpinan lainnya; b. Menerjemahkan dokumensurat ke bahasa Inggris;
c. Mengedit terjemahan artikel dalam web UGM dan mengupload konten; d. Menerjemahkan artikel website UGM;
e. Mereview bahasa naskah MoUproposalsuratdokumen lain yang
berbahasa inggris; f. Mencari referensi untuk pimpinan atau untuk bahan pembuatan surat
pidatodokumen lain;
g. Menerima dan follow up teleponpermohonan informasi dari klien; h. Memproses surat-surat yang berhubungan dengan tugas;
i. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah pimpinan.
25 Koordinator Administrasi
Ikhtisar Jabatan: Membantu menyusun perencanaan, mengkoordinir, mengawasi, memeriksa
pelaksanaan tugas administrasi, melakukan evaluasi dan usulan perbaikan pelaksanaan kegiatan administrasi sesuai dengan pedoman dan aturan yang
berlaku.. Uraian Tugas:
a. Membantu menyusun konsep perencanaan kegiatan di bidang administrasi; b. Membantu menyusun konsep rencana anggaran kegiatan;
c. Melaksanakan sinkronisasi tugas antar pegawai; d. Memberikan arahanbimbingan pelaksanaan pekerjaan pegawai yang
dikoordinir; e. Membantu pengawasan pelaksanaan kegiatan administrasi;
f. Membantu memeriksa hasil pekerjaan pegawai yang dikoordinir; g. Mengkaji dan menelaah permasalahan terkait kegiatan administrasi;
h. Membantu mengevaluasi pelaksanaan kegiatan administrasi; i. Membantu memberikan masukan untuk perbaikan dan pengembangan
layanan administrasi; j. Memberi masukan penilaian kinerja pegawai yang dikoordinir;
k. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah pimpinan.
26 Sekretaris Pimpinan
Ikhtisar Jabatan: Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi dan mengatur jadwal serta
memfasilitasi pimpinan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam rangka melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan.
Uraian Tugas:
a. Memberikan layanan komunikasi telpon, sms, fax,email; b. Menerima tamu Pimpinan;
c. Mencatat dan mengingatkan agenda Pimpinan; d. Menyampaikan dan mencatat suratdokumen yang masuk ke Pimpinan;
e. Menyampaikan suratdokumen dari Pimpinan ke pengadministrasi
persuratan untuk diproses lebih lanjut; f. Membuat draf surat pimpinan;
g. Memproses administrasi perjalanan dinas Pimpinan; h. Membuat undangan pertemuanrapat Pimpinan;
i. Menyiapkan kebutuhan rapat Pimpinan; j. Menjadi notulen rapat;
k. Mengarsip suratdokumen Pimpinan;
59 |
J F U ‐ U G M
k. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah pimpinan. 27 Pengolah Data dan Statistik
Ikhtisar Jabatan: Melakukan scanning dan mengumpulkan data, menata hasil scan dalam bentuk
file, membuat draf metode olah data statistik dan menyajikan dalam berbagai format tampilan untuk mendukung pimpinan dalam pengambilan keputusan.
Uraian Tugas:
a. Mengumpulkan dan mencatat data; b. Melakukan identifikasi data untuk kebutuhan pengolahan;
c. Mengentri data;
d. Melakukan monitoring data untuk kebutuhan pengolahan data; e. Mengolah data sesuai dengan kebutuhan;
f. Menyajikan hasil pengolahan data sesuai kebutuhan; g. Menyiapkan bahan-bahan sosialisasi;
h. Menyimpan dokumen soft dan hard copy; i. Melaksanakan digitalisasi data;
j. Memberikan pelayanan permintaan data; k. Membuat
laporan; l. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah pimpinan.
28 Analis Data
Ikhtisar Jabatan: Mengumpulkan, mempelajari, menganalisa serta menelaah data sesuai dengan
prosedur yang berlaku agar dapat memberikan laporan hasil analisa dan memberikan rekomendasi.
Uraian Tugas:
a. Melakukan analisis
data; b. Melakukan identifikasi, inventarisasi data untuk kebutuhan analisis;
c. Melakukan evaluasi
data; d. Melakukan monitoring data untuk kebutuhan analisis;
e. Menyusun rekomendasi berdasarkan hasil analisis data; f. Menyusun laporan hasil analisis data;
g. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah pimpinan.
29 Analis Perencanaan
Ikhtisar Jabatan: Mengumpulkan, mempelajari, menganalisa serta menelaah data perencanaan
sesuai dengan prosedur yang berlaku agar dapat memberikan laporan hasil analisa dan memberikan rekomendasi
Uraian Tugas:
a. Mereview dokumen perencanaan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku;
b. Memberi masukan hasil review dokumen perencanaan kepada unit pengusul;
c. Mengolah dan menganalisis data perencanaan dan capaian kinerja; d. Memberikan masukan dan pertimbangan kepada pimpinan sebagai dasar
pengambilan kebijakan; e. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi terhadap penyusunan dokumen
perencanaan; f. Memberikan masukan untuk perbaikan mekanisme penyusunan dokumen
perencanaan;
60 |
J F U ‐ U G M
g. Menyusun laporan kegiatan.
O. Urusan Internasional
