4.1.1 Document Flow Penawaran Kerjasama
Prosedur penawaran kerjasama yang sedang berjalan pada Fefva Tour Travel adalah sebagai berikut:
1. Proses penawaran kerjasama diawali dari bagian operasional membuat surat
penawaran kerjasama ke dalam data surat penawaran kerjasama. Kemudian data tersebut diserahkan ke bagian reservasi hotel melalui email untuk
dikonfirmasi. Jika ditolak maka proses berakhir dan jika diterima maka bagian reservasi hotel membuat sebuah contract rate surat persetujuan kontrak ke
dalam data contract rate. Kemudian data tersebut diserahkan ke bagian operasional travel.
2. Berdasarkan contract rate, bagian operasional yang menerima data tersebut
melalui email kemudian mencetak contract rate dan menyimpan data tersebut. Contract rate yang telah selesai dicetak kemudian diserahkan ke marketing
executive untuk persetujuan. Setelah selesai disetujui menjadi contract rate yang ter-acc disetujui, lalu diserahkan kembali ke bagian operasional.
3. Kemudian bagian operasional memindai dengan scanner contract rate yang
ter-acc disetujui sehingga menghasilkan data contract rate. Lalu, data tersebut dikirim melalui email ke bagian reservasi hotel sebagai bukti bahwa telah
disetujui oleh marketing executive. Kemudian yang terakhir contract rate diarsipkan ke dalam outner untuk proses reservasi pelanggan.
Adapun gambar Document flow penawaran kerjasama dapat dilihat pada gambar 4.1:
STIKOM SURABAYA
Document Flow Proses Penawaran Kerjasama Bagian Operasional
Reservasi Hotel Marketing Executive
Mulai
Terima? A
Tidak
Contract Rate
Selesai A
Contract Rate
Menyetujui Contract Rate
Contract Rate Ter-ACC
Contract Rate Ter-ACC
Membuat Surat Penawaran
Kerjasama Surat Penawaran
Kerjasama Surat Penawaran
Kerjasama
Membuat Contract Rate
Ya
2 Contract Rate
1 Contract Rate
1
Mencetak Contract Rate
Memindai Contract Rate
yang telah disetujui
Data Contract Rate yang disetujui
Data Contract Rate yang disetujui
Gambar 4.1 Document Flow Penawaran Kerjasama
STIKOM SURABAYA
4.1.2 Document Flow Reservasi Hotel
Kategori