LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Reservasi Hotel Pada PT. Fefva Tours & Travel.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL PADA PT FEFVA TOURS & TRAVEL
KERJA PRAKTEK
Oleh :
Nama : Azid Malil’ula Wildan M NIM : 10.41011.0014
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Komputerisasi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
(2)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL PADA PT FEFVA TOURS & TRAVEL
KERJA PRAKTEK
Oleh :
Nama : Azid Malil’ula Wildan M NIM : 10.41011.0014
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
(3)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL PADA PT FEFVA TOURS & TRAVEL
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan mata kuliah Kerja Praktek
Disusun Oleh :
Nama : Azid Malil’ula Wildan M
NIM : 10.41011.0014
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
(4)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL PADA PT FEFVA TOURS & TRAVEL
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan mata kuliah Kerja Praktek
Disusun Oleh :
Nama : Azid Malil’ula Wildan M
NIM : 10.41011.0014
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Komputerisasi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
(5)
vi ABSTRAK
PT Fefva Tours & Travel adalah perusahaan biro perjalanan wisata yang melayani reservasi hotel domestik maupun internasional. Sistem reservasi yang selama ini dijalankan di perusahaan berlangsung secara manual dan belum terintegrasi. Selain itu, Bagian Operasional mengalami kesulitan dalam mengelompokkan dokumen contract rate yang masih belum tersusun rapi di dalam outner sehingga pada saat tamu/pelanggan melakukan reservasi, bagian reservasi mengalami kesulitan mencari permintaan tamu / pelanggan yang berbeda-beda kebutuhannya.
Dari permasalahan tersebut, dibuat sistem informasi reservasi yang mengintegrasikan proses dan data yang ada. Sistem informasi reservasi tersebut diharapkan bisa membantu dalam memberikan informasi kepada tamu / pelanggan mengenai kebutuhan pemesanannnya secara cepat dan terintegrasi
Dari implementasi sistem informasi yang diterapkan di PT Fefva Tours & Travel dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat dapat mempercepat proses reservasi. Sistem informasi reservasi dapat digunakan untuk membantu pihak manajemen dalam melakukan evaluasi reservasi, pembayaran hotel, penjualan voucher, dan pelaporan penjualan yang berlangsung pada PT Fefva Tours & Travel.
Kata Kunci : Reservasi,Voucher Hotel, Sistem Informasi.
STIKOM
(6)
ix DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ...vi
KATA PENGANTAR ...vii
DAFTAR ISI ...ix
DAFTAR GAMBAR ...xii
DAFTAR TABEL ...xvi
DAFTAR LAMPIRAN ...xvii
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Perumusan Masalah ...2
1.3 Batasan Masalah ...2
1.4 Tujuan ...3
1.5 Sistematika Penulisan ...3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...5
2.1 Sejarah Perusahaan ...5
2.2 Lokasi Perusahaan ...5
2.3 Visi dan Misi Perusahaan ...6
2.4 Struktur Organisasi Perusahaan ...7
BAB III LANDASAN TEORI ...9
3.1 Reservasi Hotel ...9
3.1.1 Definisi Hotel ...9
3.1.2 Definisi Travel Agent ...10
3.1.3 Definisi Reservasi ...10
STIKOM
(7)
x
3.1.4 Definisi Voucher Hotel ...11
3.2 Sistem Informasi...12
3.2.1 Definisi Rancang ...12
3.2.2 Definis Data...12
3.2.3 Definisi Sistem ...12
3.2.4 Definisi Informasi ...13
3.2.5 Definis Sistem Informasi...13
3.2.6 Definisi Sistem Informasi Manajemen...14
3.2.7 Data Flow Diagram (DFD) ...15
3.2.8 Entity Relationship Diagram (ERD) ...16
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ...18
4.1 Hasil Identifikasi ...18
4.1.1 Document Flow Penawaran Kerjasama ...20
4.1.2 Document Flow Reservasi Hotel ...22
4.1.3 Document Flow Pembayaran Reservasi Hotel ...23
4.1.4 Document Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel ...24
4.2 Perancangan Sistem ...26
4.2.1 System Flow Reservasi Hotel ...27
4.2.2 System Flow Pembayaran Reservasi Hotel ...28
4.2.3 System Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel ...28
4.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ...31
4.2.5 Perancangan Database ...33
4.2.6 Struktur Tabel...35
4.3 Desain Input, Interface dan Output ...41
STIKOM
(8)
xi
4.3.1 Desain Input ...41
4.3.2 Desain Interface / Layar Dialog ...44
4.3.3 Desain Output ...53
4.4 Implementasi Sistem ...57
4.4.1 Kebutuhan Sistem ...57
4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi ...58
BAB V PENUTUP...87
5.1 Kesimpulan...87
5.2 Saran...87
DAFTAR PUSTAKA ...88
STIKOM
(9)
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
PT Fefva Tours & Travel adalah sebuah perusahaan biro perjalanan wisata yang berlokasi di Surabaya, Jawa Timur. PT Fefva Tours & Travel hadir untuk melayani kebutuhan pelanggan akan jasa Pariwisata, Manajemen Fefva Tour & Travel senantiasa mengedepankan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. PT Fefva Tours & Travel melayani reservasi hotel domestik maupun internasional, harga yang ditawarkan jauh lebih murah dari pada reservasi langsung di hotel.
Perkembangan bisnis yang semakin meningkat dengan pelanggan yang mencapai ribuan tidak dipungkiri menemui kendala dalam hal pencatatan transaksi penjualan dan pelaporan penjualan. Permasalahannya Bagian Operasional mengalami kesulitan dalam mengelompokkan dokumen contract rate yang masih belum tersusun rapi di dalam outner sehingga pada saat tamu/pelanggan melakukan reservasi, bagian reservasi mengalami kesulitan mencari permintaan tamu / pelanggan yang berbeda-beda kebutuhannya. Selain itu, dalam transaksi pemesanan bagian reservasi mengisi data pemesanan masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi.
Dari permasalahan tersebut, dibuat sistem informasi reservasi yang mengintegrasikan proses dan data yang ada. Sistem informasi reservasi tersebut diharapkan bisa membantu dalam memberikan informasi kepada tamu / pelanggan mengenai kebutuhan pemesanannnya secara cepat dan terintegrasi dan pihak manajemen perusahaan tak mengalami kesulitan dalam mencari pemesanan sesuai
STIKOM
(10)
2
kebutuhan tamu / pelanggan. Dengan adanya sistem reservasi baru diharapkan dapat membantu kinerja karyawan lebih efektif dan efisien serta dapat menghasilkan laporan-laporan dari kegiatan yang ada agar lebih valid dan terjamin.
Teknologi informasi merupakan salah satu penunjang dalam pelaksanaan proses bisnis pada PT Fefva Tours & Travel, diharapkan dengan teknologi yang terbaru dapat memberikan kecepatan, ketepatan dan peningkatan kualitas karyawan dalam menunjang pelayanan terhadap pelanggan. Berdasarkan uraian diatas pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien dengan dibuatnya sistem yang lebih terintegrasi antar bagian, serta dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat ditulis perumusan masalah yaitu:
1. Bagaimana membuat aplikasi sistem informasi reservasi yang terintegrasi antara informasi permintaan pemesanan tamu/pelanggan sesuai kebutuhannya dan informasi penjualan voucher hotel?
2. Bagaimana membuat aplikasi yang menghasilkan laporan penjualan yang diperlukan untuk laporan pendapatan manajemen?
1.3 Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem informasi ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai maka pembahasan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
STIKOM
(11)
3
1. Sistem Informasi Reservasi ini mencakup transaksi pemesanan kamar hotel atau reservasi dan pencatatan kontrak kerja (contract rate) dengan hotel. 2. Pengecekan ketersediaan dan konfirmasi pemesanan kamar hotel/villa
dilakukan kepada bagian reservasi hotel melalui telepon/email.
3. Sistem informasi reservasi ini tidak mencakup absensi karyawan, penggajian karyawan.
1.4 Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah
1. Membuat aplikasi sistem informasi reservasi yang terintegrasi untuk membantu pihak manajemen sehingga proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien .
2. Membuat aplikasi yang menghasilkan laporan penjualan untuk mengetahui pendapatan dari penjualan dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi manajemen.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai serta sistematika penulisan laporan kerja praktek.
STIKOM
(12)
4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini berisi penjelasan secara singkat sejarah dari perusahaan, strukturnya dan bidang yang dikerjakan oleh PT Fefva Tours & Travel.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini dibahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan laporan kerja praktek ini. Menjelaskan tentang penjelasan sistem yang terkait.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini dibahas mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari metodologi penelitian, perancangan sistem berupa Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity
Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, desain Input/Output sampai dengan
implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi. BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.
STIKOM
(13)
5 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan
PT Fefva Anugerah Abadi (Fefva Tours & Travel) adalah sebuah perusahaan biro perjalanan wisata yang berlokasi di Surabaya, Jawa Timur. Didirikan di hadapan notaris Erma Zahro, S.H. pada tanggal 25 Juni 2011 di Surabaya. Dan diresmikan dengan nama Fefva Tour & Travel oleh Dinas Pariwisata. PT Fefva Anugerah Abadi (Fefva Tours & Travel) hadir untuk melayani kebutuhan konsumen akan jasa Pariwisata, Manajemen Fefva Tours & Travel senantiasa mengedepankan pelayanan yang maksimal kepada konsumen dan itu terlihat dari pelayanan staf-staf yang sangat ramah dan professional.
Adapun jasa yang ditawarkan sebagai berikut :
1. Reservasi Tiket Pesawat Domestik dan Internasional. 2. Reservasi Hotel Domestik dan Internasional.
3. Umroh 4. Paket Tour
2.2 Lokasi Perusahaan
PT Fefva Anugerah Abadi ini berlokasi di Jalan Raya Kali Rungkut 1-3 (Rungkut Megah Raya L-32), Surabaya. Untuk lebih detailnya , peta alamat perusahaan dapat dilihat dari gambar di bawah ini:
STIKOM
(14)
6
Gambar 2.1 Lokasi PT Fefva Anugerah Abadi
2.3 Visi, dan Misi Perusahaan
Visi yang terdapat pada PT Fefva Anugerah Abadi yaitu:
Menjadi perusahaan yang unggul dan tangguh sebagai penyedia jasa transportasi darat dan udara dengan mengutamakan kenyamanan pelanggan.
Misi yang terdapat pada PT Fefva Anugerah Abadi yaitu menjadi Perusahaan Tours & Travel User Friendly.
STIKOM
(15)
7
2.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini adalah struktur organisasi PT Fefva Anugerah Abadi:
Gambar 2.2 Struktur Oganisasi PT Fefva Anugerah Abadi Team Work PT. Fefva Anugerah Abadi tersebut antara lain :
1. Direktur Utama : Drs. Ec. H. Fatchur Rozi
2. Direktur : M. Yakub Yusuf
3. Manager Marketing : Rizki Fachrur Rizal 4. Manager Accounting & Finance : Siti Widiastuti 5. HR Recruitment : Srida Winarsih
STIKOM
(16)
8
6. Staff Ahli Tour & Travel : - Tour Division : A. Vicrul Fahmi Maulana - Haji & Umroh : A. Sumiran Nurohim
- Reservation and Ticketing : A. Jesica Fitriani Suraida B. Erma Suciyati
- Airport Handling : A. Rudi Hermawan
B. Edi Setiawan C. Komang D. Abdi Dawami E. Moch. Ali
STIKOM
(17)
9 BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori merupakan suatu landasan yang menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung dalam pembuatan sistem ini. Teori-teori-teori tersebut antara lain: 3.1 Reservasi Hotel
3.1.1 Definisi Hotel
Hotel dapat didefinisikan sebagai penggabungan dari semua definisi usaha pariwisata, akomodasi, boga, hiburan serta bisnis. Semua itu bisa terjadi dalam suatu hotel. Hotel memiliki ciri khas yang tidak dimiliki oleh usaha pariwisata yang mirip hotel, yaitu adanya layanan oleh pramusaji, tatagraha, dry cleaning, serta berbagai fasilitas lain dalam satu properti. Unsur kemewahan untuk hotel berbintang, seperti adanya valet service , limousine, buttler, airport rep, executive lounge, cocktail party, fasilitas internet, secretariat, tele-conference, gala dinner, dan pesta hall room (Soenarno, 2006:12).
Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian atau seluruh bangunan, untuk menyediakan jasa penginapan, makan, dan minum, serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial. Hotel memiliki lokasi, arsitektur, dan fasilitas-fasilitas unggulannya masing-masing, sehingga membuat calon tamu atau tamu meras tertarik untuk datang dan menginap di hotel tersebut.
STIKOM
(18)
10
3.1.2 Definisi Travel Agent
Menurut Monaghan (2006), Travel Agent adalah badan usaha yang menyelenggarakan usaha perjalanan yang bertindak sebagai perantara dalam menjual atau mengurus jasa untuk melakukan perjalanan. Produk utama dari travel agent adalah ticketing, voucher hotel, paket wisata, voucher pertunjukkan, dan transportasi wisata.
Hotel yang bekerja sama dengan travel agent akan memperoleh banyak keuntungan, karena travel agent dapat secara aktif mempromosikan hotel itu kepada para pelanggan yang menggunakan jasanya. Hotel akan memberikan insentif harga khusus dan penghargaan lain jika terbukti bahwa travel agent itu produktif. Namun dalam kerja sama tersebut ada beberapa hal yang dapat dianggap sebagai suatu kerugian, antara lain adalah pada saat tamu ramai sekali, tingkat penjualan kamar hotel tidak akan dapat optimal karena hotel harus mengalokasikan sebagaian kamar ke travel agent. Optimasi harga kamar juga tidak akan dapat setinggi jika hotel menjual semua kamarnya kepada tamu lain yang berani membayar harga tinggi. 3.1.3 Definisi Reservasi
Menurut Monaghan (2006), Reservasi adalah sebuah proses klerikal atau klerikal atau elektronik dimana produk perjalanan seperti tiket pesawat, kamar hotel, kamar pada kapal pesiar tersedia untuk dipakai dan pada akhirnya dibeli oleh individu secara spesifik.
Reservasi adalah suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan
STIKOM
(19)
11
menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar tersebut pada waktu kedatangannya atau check-in.
Bagian reservasi merupakan salah satu bagian yang terpenting pada kantor depan (front office) hotel, sebab tinggi rendahnya pemesanan kamar atas kamar-kamar hotel tergantung pada bagian ini. Hal ini disebabkan pihak hotel tidak mengharapkan jumlah tamu yang sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in.
Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai tindakan menjual kamar, dimana sebelum tamu datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu harus melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian akan tersedianya kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau beberapa minggu sebelumnya.
Dari beberapa definisi tentang reservasi yang telah dikemukakan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa reservasi adalah pemesanan tempat terlebih dahulu sebelum tamu datang ke hotel. Proses ini sangat penting supaya tamu mendapat jaminan akan memperoleh tempat / kamar yang diinginkan ketika tiba di hotel. Permintaan reservasi kamar hotel dapat melalui travel agent.
3.1.4 Definisi Voucher Hotel
Menurut Monaghan (2006), sebuah voucher adalah berbentuk kupon atau dokumen lain baik yang telah dibayar atau didapat secara gratis yang dapat digunakan untuk mendapatkan barang atau jasa tertentu serta diskon sesuai yang tercantum.
Voucher hotel adalah kupon yang telah dibayar sebelumnya yang dapat ditukarkan di hotel tertentu untuk menginap.
STIKOM
(20)
12
3.2 Sistem Informasi 3.2.1 Definisi Rancang
Perancangan dari segi kata memiliki beberapa pengertian, antara lain menurut Poerwadarminta (2003) adalah apa-apa yang sudah dirancangkan, rencana, program, persiapan. Sedangkan menurut Indra (1993), “Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari input, process dan output”.
3.2.2 Definisi Data
Menurut Poerwadarminta (2003), Data adalah keterangan yg benar dan nyata. Data juga bisa disebut keterangan atau bahan nyata yg dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambaran suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol – simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, objek, kejadian ataupun suatu konsep.
3.2.3 Definisi Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto HM (2001) dalam mendefinisikan sistem ada dua pendekatan yaitu pendekatan pada prosedur dan pendekatan pada elemen atau komponen. Pendekatan prosedur menurut Jerry FitzGerald dalam (Jogiyanto, 2001:1), sistem didefiniskan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan dalam menyelesaikan tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan elemen atau komponen,
STIKOM
(21)
13
Menurut Richard F. Neuschel dalam (Jogiyanto, 2001:2) sistem merupakan urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran (output), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
3.2.4 Definisi Informasi
Menurut Robert dalam (Jogiyanto, 2001:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut dimana data diolah dengan menggunakan suatu model untuk dihasilkan informasi yang bermanfaat (Jogiyanto,1999:50). Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga processing
system atau information processing system atau information generation system.
3.2.5 Definisi Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis dalam (Jogiyanto, 2001,11), sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan untuk proses pengambilan
STIKOM
(22)
14
keputusan. Jadi, pengertian Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
Selain itu, Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dalam suatu organisasi.
3.2.6 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2007) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware,
software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut
komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Jadi, Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
STIKOM
(23)
15
3.2.7 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram merupakan suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kendall 2003:204). Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai dalam DFD terdiri dari :
1. Simbol Entity, digunakan sebagai sumber dari input sistem atau tujuan dari output sistem.
Gambar 3.1 Simbol Entity
2. Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah.
Gambar 3.2 Simbol Proses
3. Simbol Data Store atau penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Gambar 3.3 Simbol Data Store
STIKOM
(24)
16
4. Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran data.
Gambar 3.4 Simbol Aliran Data 3.2.8 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram merupakan notasi grafis dalam pemodelan data
konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.
Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan
keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen
STIKOM
(25)
17
saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.
STIKOM
(26)
87 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan dari sistem informasi reservasi hotel pada PT Fefva Tours & Travel. Kesimpulan dari sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem ini dapat menghasilkan output berupa laporan rekap penjualan
voucher, dan laporan pembayaran hotel. Laporan-laporan yang dihasilkan
dapat digunakan untuk mengevaluasi kegiatan reservasi yang ada di PT Fefva Tours & Travel.
2. Sistem ini dapat menghasilkan informasi yang sudah terintegrasi antara data-data hotel dengan pemesanan dan booking. Karena sebelumnya bagian reservasi mengalami kesulitan mencari permintaan pelanggan yang bervariasi kebutuhannya. Selain itu, dalam transaksi pemesanan bagian reservasi mengisi data pemesanan masih dilakukan secara manual.
5.2 Saran
Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dalam pembuatan sistem informasi reservasi hotel pada PT Fefva Tours & Travel, maka saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi mendatang sebaiknya lebih bisa dikembangkan dan dilengkapi laporan yang lebih spesifik sehingga laporan yang dihasilkan lebih akurat. 2. Aplikasi ini juga dikembangkan secara online melalui web sehingga dapat
memperluas jaringan pemasaran voucher hotel dari perusahaan.
STIKOM
(27)
18 BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Kerja Praktek yang dilakukan pada PT Fefva Tours & Travel dilaksanakan selama sebulan. PT Fefva Tours & Travel adalah sebuah perusahaan biro perjalanan wisata. Selama bekerja disana, Penyelia menempatkan pada Bagian Reservasi Hotel. Tugas kerja yang diberi oleh penyelia yaitu: Membuat rekap invoice penjualan, Memasarkan atau Menawarkan kerjasama terhadap hotel-hotel, Membuat booking/pemesanan, serta memindahkan contract rate dari
outner ke dalam Microsoft Excel.
Selain bekerja, juga menganalisis dan memahami proses kerjasama dengan hotel, proses reservasi hotel, proses pencatatan invoice penjualan, serta proses pencatatan contract rate ke dalam Microsoft Excel. Dari proses itulah, bisa dipahami latar belakang proses bisnis PT Fefva Tours & Travel dan disesuaikan dengan output/laporan program kerja praktek.
4.1Hasil Identifikasi
Dalam perkembangan teknologi informasi saat ini, sistem pengolahan data yang baik sangat dibutuhkan di berbagai perusahaan. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baik maka informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan akan dapat memperlancar kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.
Pada PT Fefva Tours & Travel ini harus menjalin kerjasama terlebih dahulu dengan pihak hotel. Dengan dimulai Bagian Operasional membuat surat penawaran kerjasama kepada pihak hotel, lalu bagian hotel mengkonfirmasi dengan membuat contract rate yang berisi mengenai detail kamar hotel dan
STIKOM
(28)
19
contract rate tersebut disetujui oleh bagian marketing executive PT Fefva Tours &
Travel. Di dalam transaksi pemesanan, Bagian Reservasi mengisi data pemesanan, membuat invoice/nota penjualan, mentransfer pembayaran pelanggan melalui:
cash, debit /kredit serta pembuatan laporan penjualan voucher hotel di setiap
bulannya.
PT Fefva Tours & Travel adalah sebuah perusahaan biro perjalanan wisata. Bagian Operasional yang melakukan hubungan kerjasama dengan pihak hotel berupa contract rate yang berisi mengenai detail hotel mengalami kesulitan dalam mengelompokkan dokumen contract rate yang masih belum tersusun rapi di dalam outner sehingga pada saat tamu/pelanggan melakukan reservasi, bagian reservasi mengalami kesulitan mencari permintaan tamu /pelanggan yang berbeda-beda kebutuhannya. Selain itu, dalam transaksi pemesanan bagian reservasi mengisi data pemesanan masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi.
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut, diperlukan suatu sistem informasi reservasi yang mengintegrasikan proses dan data yang ada. Sistem informasi reservasi tersebut diharapkan bisa membantu dalam memberikan informasi kepada tamu / pelanggan mengenai kebutuhan pemesanannnya secara cepat dan terintegrasi dan pihak manajemen perusahaan tak mengalami kesulitan dalam mencari pemesanan sesuai kebutuhan tamu / pelanggan. Proses identifikasi tersebut dijelaskan pada document flow, dan penjelasan yang masing-masing proses diuraikan di bawah ini.
STIKOM
(29)
20
4.1.1 Document Flow Penawaran Kerjasama
Prosedur penawaran kerjasama yang sedang berjalan pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
1. Proses penawaran kerjasama diawali dari bagian operasional membuat surat penawaran kerjasama ke dalam data surat penawaran kerjasama. Kemudian data tersebut diserahkan ke bagian reservasi hotel melalui email untuk dikonfirmasi. Jika ditolak maka proses berakhir dan jika diterima maka bagian reservasi hotel membuat sebuah contract rate (surat persetujuan kontrak) ke dalam data contract rate. Kemudian data tersebut diserahkan ke bagian operasional travel.
2. Berdasarkan contract rate, bagian operasional yang menerima data tersebut melalui email kemudian mencetak contract rate dan menyimpan data tersebut.
Contract rate yang telah selesai dicetak kemudian diserahkan ke marketing executive untuk persetujuan. Setelah selesai disetujui menjadi contract rate
yang ter-acc / disetujui, lalu diserahkan kembali ke bagian operasional.
3. Kemudian bagian operasional memindai dengan scanner contract rate yang ter-acc / disetujui sehingga menghasilkan data contract rate. Lalu, data tersebut dikirim melalui email ke bagian reservasi hotel sebagai bukti bahwa telah disetujui oleh marketing executive. Kemudian yang terakhir contract rate diarsipkan ke dalam outner untuk proses reservasi pelanggan.
Adapun gambar Document flow penawaran kerjasama dapat dilihat pada gambar 4.1:
STIKOM
(30)
21
Document Flow Proses Penawaran Kerjasama
Bagian Operasional Reservasi Hotel Marketing Executive
Mulai Terima? A Tidak Contract Rate Selesai A Contract Rate Menyetujui Contract Rate Contract Rate Ter-ACC Contract Rate Ter-ACC Membuat Surat Penawaran Kerjasama Surat Penawaran Kerjasama Surat Penawaran Kerjasama Membuat Contract Rate Ya 2 Contract Rate 1 Contract Rate 1 Mencetak Contract Rate Memindai Contract Rate yang telah disetujui
Data Contract Rate yang disetujui
Data Contract Rate yang disetujui
Gambar 4.1 Document Flow Penawaran Kerjasama
STIKOM
(31)
22
4.1.2 Document Flow Reservasi Hotel
Prosedur Reservasi Hotel yang sedang berjalan pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
1. Proses reservasi hotel diawali dari pelanggan melakukan request / permintaan pemesanan kamar hotel ke bagian reservasi. Kemudian bagian reservasi mengecek pemesanan kamar hotel di dalam outner lalu juga mengecek ketersediaan kamar ke bagian reservasi hotel sesuai request dari pelanggan. Bagian reservasi hotel akan mengecek ketersediaan kamar lalu memberitahukan langsung ke bagian reservasi travel agent. Jika pemberitahuan tidak tersedia kamar maka bagian reservasi hotel memberikan opsional hotel yang lain ke pelanggan jika pelanggan menerima proses akan dimulai lagi awal dan jika pelanggan menolak maka proses reservasi berakhir.
2. Jika pemberitahuan tersedia kamar, maka bagian reservasi travel agent mengisi data voucher hotel dan menjadi dokumen voucher hotel rangkap tiga. Dokumen yang pertama diserahkan ke pelanggan untuk penagihan pembayaran, dokumen yang kedua diserahkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan laporan penjualan. Dan dokumen yang ketiga disimpan bagian reservasi travel agent sebagai arsip reservasi.
Adapun gambar Document flow Reservasi Hotel dapat dilihat pada gambar 4.2:
STIKOM
(32)
23
Document Flow Reservasi Hotel
Pelanggan Bagian Reservasi Travel Agent Bagian Reservasi Hotel
Start Request Pemesanan Mengecek Pemesanan kamar di dalam Outner Menerima? A Tidak Ya Voucher Hotel 1 Mengecek Ketersediaan Mengecek Ketersediaan Kamar Memberitahukan ketersediaan kamar Tersedia? Memberikan Opsional Hotel yang lain Tidak Ada Pengisian Data Voucher Hotel 3 2 Voucher Hotel 1 End A
Gambar 4.2 Document Flow Proses Reservasi Hotel
4.1.3 Document Flow Pembayaran Reservasi Hotel
Prosedur Pembayaran Reservasi Hotel yang sedang berjalan pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
1. Dokumen yang pertama diserahkan ke pelanggan sebagai penagihan pembayaran, hingga kemudian pelanggan melakukan pembayaran. Dari pembayaran tersebut, bagian reservasi travel agent mentransfer pembayaran ke bagian reservasi hotel dan juga menyerahkan bukti transfernya.
STIKOM
(33)
24
2. Kemudian, Bagian reservasi travel agent membuat invoice penjualan rangkap tiga. Invoice yang pertama diserahkan ke pelanggan sebagai bukti transaksi pemesanan, dokumen yang kedua diserahkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan laporan penjualan. Dan dokumen yang ketiga disimpan bagian reservasi travel agent sebagai arsip invoice penjualan.
Adapun gambar Document flow penawaran kerjasama dapat dilihat pada gambar 4.3
Document Flow Pembayaran Reservasi Hotel
Pelanggan Bagian Reservasi Travel Agent Bagian Reservasi Hotel
Invoice Penjualan 1 Voucher Hotel Metransfer Pembayaran Menerima Pembayaran 2 Bukti Transfer 1 Membuat Invoice Penjualan 3 2 Invoice Penjualan 1 Menerima Bukti transfer pembayaran Bukti Transfer 2 Start End
Gambar 4.3 Document Flow Pembayaran Reservasi Hotel
4.1.4 Document Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel
Prosedur Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel yang sedang berjalan pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
STIKOM
(34)
25
Bagian akuntansi yang menerima data voucher hotel dan invoice penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data-data tersebut untuk pertanggung jawaban kepada Direktur PT. Fefva Tours and Travel.
Adapun gambar Document flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel dapat dilihat pada gambar 4.4:
Document Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel
Bagian Akuntansi Direktur
Start
Voucher Hotel 2
Invoice Penjualan 2
Membuat Laporan Penjualan
2 Laporan Penjualan
1
End Laporan Penjualan
1
Gambar 4.4 Document Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel
STIKOM
(35)
26
Dari proses bisnis yang telah dijabarkan melalui document flow diatas, maka output dari proses bisnis tersebut bisa ditarik kesimpulan, meliputi:
1. Adanya kesalahan sistem dalam reservasi hotel
Pencarian kamar hotel dari permintaan pemesanan pelanggan masih dilakukan secara manual melalui outner. Hal ini akan membutuhkan waktu lama dan merugikan pelanggan.
2. Adanya kesalahan dalam pengisian data voucher hotel dan Invoice Penjualan
Proses pengisian data voucher hotel dan Invoice Penjualan yang dilakukan secara manual. Hal tersebut kurang efektif dan efisien, selain itu dengan proses tersebut sangat mungkin terjadi kesalahan input ataupun menghasilkan perhitungan yang kurang valid.
3. Kurang Terintegrasi antar suatu proses bisnis
Proses bisnis tersebut kurang terintegrasi antara Reservasi, Pembayaran dengan Pelaporan penjualan sehingga membutuhkan waktu lama dalam pembuatan laporan penjualan.
4.2Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis, dibuat rancangan sistem untuk mencari solusi pada perusahaan tersebut. Dengan analisis tersebut maka dapat menghasilkan document
flow dari analisis sistem yang sedang berjalan, sedangkan sistem yang baru dapat
digambarkan melalui system flow, Context Digram, HIPO, data flow diagram,
STIKOM
(36)
27
entity relationship diagram, struktur tabel, dan desain I/O. Adapun penjelasannya
sebagai berikut:
4.2.1 System Flow Reservasi Hotel
Prosedur Reservasi Hotel secara sistem pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
1. Proses reservasi hotel diawali dari pelanggan melakukan request / permintaan pemesanan kamar hotel ke bagian reservasi. Kemudian bagian reservasi menginputkan data pemesanan kamar pelanggan dan mengecek pemesanan kamar hotel di dalam database kamar.Jika pemberitahuan tidak tersedia kamar maka bagian reservasi hotel memberikan opsional hotel yang lain ke pelanggan jika pelanggan menerima proses akan dimulai lagi awal dan jika pelanggan menolak maka proses reservasi berakhir.
2. Jika pemberitahuan tersedia kamar, maka bagian reservasi travel agent menginputkan data voucher hotel, memprosesnya ke dalam database penjualan dan mencetak voucher hotel sehingga menjadi dokumen voucher hotel rangkap dua. Dokumen yang pertama diserahkan ke pelanggan untuk penagihan pembayaran, dan dokumen yang kedua diserahkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan laporan penjualan. Serta mencetak invoice penjualan sehingga menjadi dokumen voucher hotel rangkap dua. Dokumen yang pertama diserahkan ke pelanggan untuk bukti pembayaran, dan dokumen yang kedua diserahkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan laporan penjualan.
3. Setelah Voucher diserahkan pelanggan, pelanggan melakukan pembayaran dan diterima oleh bagian reservasi travel agent.
STIKOM
(37)
28
Adapun gambar System flow Reservasi Hotel dapat dilihat pada gambar 4.5 4.2.2 System Flow Pembayaran Reservasi Hotel
Prosedur Pembayaran Reservasi Hotel secara sistem pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
1. Bagian Reservasi mencetak daftar pembayaran hotel berdasarkan dari tabel database penjualan, kemudian daftar pembayaran hotel diserahkan ke Marketing Executive untuk persetujuan daftar pembayaran ke hotel. 2. Setelah disetujui, bagian reservasi travel agent memperbarui status
pembayaran hotel ke dalam database penjualan lalu mentransfer pembayaran ke bagian reservasi hotel dan juga menyerahkan bukti
transfernya.
Adapun gambar System flow Pembayaran Reservasi Hotel dapat dilihat pada gambar 4.6
4.2.3 System Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel
Prosedur Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel secara sistem pada Fefva Tour & Travel adalah sebagai berikut:
Bagian akuntansi membuat laporan penjualan berdasarkan data dari tabel
database penjualan untuk pertanggung jawaban kepada Direktur PT. Fefva Tours
and Travel.
Adapun gambar System flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel dapat dilihat pada gambar 4.7
STIKOM
(38)
29
System Flow Flow Reservasi Hotel
Pelanggan Bagian Reservasi Travel Agent
Start
Request Pemesanan
Mengecek
Pemesanan kamar Kamar Menerima? A Tidak Tersedia? Memberikan Opsional Hotel yang lain Tidak Ya
Entry Data Request pemesanan kamar Entry Penjualan Voucher Hotel Ada Memproses data penjualan voucher hotel Penjualan Cetak Voucher Hotel & Invoice
Penjualan Voucher Hotel 1 2 2 Voucher Hotel 1 End A Kamar Invoice Penjualan 1 Hotel
Gambar 4.5 System Flow Reservasi Hotel
STIKOM
(39)
30
Sistem Flow Pembayaran Reservasi Hotel
Bagian Reservasi Travel Agent Bagian Reservasi Hotel Marketing Executive
Metransfer Pembayaran
1 Bukti Transfer
2
Menerima Bukti transfer
pembayaran Bukti Transfer
1 Start
End Mencetak Daftar
Pembayaran Hotel
Daftar Pembayaran Hotel
Penjualan
Daftar Pembayaran Hotel
Menyetujui Daftar Pembayaran
Hotel Daftar Pembayaran
Hotel disetujui
Daftar Pembayaran Hotel disetujui
Memperbarui status
pembayaran hotel Penjualan
Gambar 4.6 System Flow Pembayaran Reservasi Hotel
STIKOM
(40)
31
Sistem Flow Pelaporan Penjualan Voucher Reservasi Hotel
Bagian Akuntansi Marketing Executive
2 Laporan Penjualan
1
End Penjualan
Start
Membuat Laporan Penjualan
Laporan Penjualan
Gambar 4.7 System Flow Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel
4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model yang menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini maka akan terlihat jelas arus data yang mengalir dari sistem tersebut. Dalam pembuatan DFD ini akan dibuat mulai dari context
diagram dan DFD level di bawahnya.
1. Context Diagram
Context Diagram dari sistem penjualan pada Fefva tours & travel ini
menggambarkan secara umum proses yang terjadi perusahaan tersebut. Pada
context diagram ini melibatkan 4 entity yaitu pelanggan, bagian reservasi hotel,
akuntansi dan Marketing Executive seperti yang digambarkan pada gambar 4.8
STIKOM
(41)
32 Bukti Transfer Pembayaran Surat Penawaran Kerjasama Contract Rate
Contract Rate Disetujui
Data Voucher Hotel Request
Pemesanan
Bukti Pembayaran
Invoice Penjualan Laporan Penjualan Voucher Hotel
Invoice Penjualan
Data Voucher Hotel Contract Rate Disetujui Contract Rate Daftar Pembayaran Hotel Daftar Pembayaran Hotel Disetujui 1 Sistem Informasi Reservasi Hotel Bagian Reservasi Hotel Pelanggan Marketing Executive Akuntansi
Gambar 4.8 Context Diagram
2. DFD level 0 Sistem Informasi Reservasi Hotel
DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem reservasi pada PT Fefva Tours & Travel. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.9.
STIKOM
(42)
33 Laporan Penjualan Surat Penawaran Kerjasama Contract Rate Contract Rate Disetujui Contract Rate Contract Rate Disetujui Request Pemesanan
Data Voucher Hotel
Data Tarif Kamar Data Pelanggan
Pemesanan
Daftar Pembayaran Daftar Pembayaran Hotel
Daftar Pembayaran Hotel Disetujui Bukti Transfer Pembayaran
Data Penjualan Invoice Penjualan Data Penjualan Laporan Penjualan 1 Proses Penawaran Kerjasama 2 Proses Reservasi Hotel 3 Proses Pembayaran Reservasi Hotel 4 Proses Pelaporan Penjualan Reservasi Hotel Bagian Reservasi Hotel Marketing Executive Pelanggan Bagian Akuntansi 1 Kamar 2 Pelanggan 3 Penjualan
Gambar 4.9 DFD Level 0
4.2.5 Perancangan Database
Dari analisis sistem diatas maka dapat dibuat untuk merancang database yaitu Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem penjualan Teaching Factory yang terdiri dari Conceptual Data Model dan Physical Data Model.
1. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) ini menggambarkan relasi antara tabel
yang satu dengan tabel yang lain. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang terdapat dalam Conceptual Data Model (CDM) pada gambar 4.10:
STIKOM
(43)
34 Melakukan Melayani Menghasilkan Membutuhkan Mempunyai Memiliki Menyediakan Menggunakan Pelanggan # o o o o o o o ID_Pelanggan Nama_Pelanggan TTL_Pelanggan Tlp_Pelanggan Email_Pelanggan Alamat_Pelanggan Kota_Pelanggan Keterangan_Pelanggan Reservasi # o o o o o No_Voucher Jumlah_Pemesanan CheckIn CheckOut Tgl_Pemesanan Keterangan_Reservasi Penjualan # o o o o o o o o No_Invoice Kode_Booking Harga Jumlah Total Cara_Bayar Status_Pembayaran Tgl_Penjualan Keteranga_invoice Karyawan # o o o o o o o ID_Karyawan Nama_Karyawan TTL Alamat_Karyawan Kota_Karyawan tlp_karyawan email_karyawan Keterangan_karyawan ContractRate # o o o o No_ContractRate Expired_Contract Nama_MarketingHotel No_Rekening Keterangan_Contract Hotel # o o o o o o o o ID_Hotel Nama_Hotel Alamat_Hotel tlp_hotel fax_hotel Bintang Email Kota_Hotel Keterangan_Hotel Kamar # o o o o ID_Kamar Tipe_Kamar Status Fasilitas Ket_Kamar Harga # o o o o o ID_Harga Harga_Weekday Harga_Weekend Harga_PeakSeason Harga_HighSeason Keterangan_Periode Login o o Username Password
Gambar 4.10 Conceptual Data Model Sistem Reservasi Hotel
2. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Perancangan PDM merupakan representasi fisik dari database. PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta
hubungan antara data-data tersebut. Berikut PDM yang ada pada sistem Reservasi PT Fefva Tours & Travel, dapat dilihat pada gambar 4.11:
STIKOM
(44)
35
Gambar 4.11 Physical Data Model Sistem Reservasi Hotel
4.2.6 Struktur Tabel
Struktur tabel pada sistem informasi reservasi hotel PT. Fefva Tours & Travel adalah sebagai berikut:
a. Tabel Pelanggan
Nama Tabel : Pelanggan
Primary Key : ID_Pelanggan
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data pelanggan Tabel 4.1 Pelanggan
No. Field Type Length Key
1. ID_Pelanggan Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Pelanggan Varchar 50
3. TTL_Pelanggan Date
FK_RESERVAS_MELAKUKAN_PELANGGA FK_PENJUALA_MELAYANI_KARYAWAN FK_PENJUALA_MENGHASIL_RESERVAS FK_RESERVAS_MEMBUTUHK_KAMAR FK_KAMAR_MEMPUNYAI_HARGA FK_CONTRACT_MEMILIKI_HOTEL FK_KAMAR_MENYEDIAK_HOTEL FK_LOGIN_MENGGUNAK_KARYAWAN Pelanggan ID_Pelanggan Nama_Pelanggan TTL_Pelanggan Tlp_Pelanggan Email_Pelanggan Alamat_Pelanggan Kota_Pelanggan Keterangan_Pelanggan varchar(10) varchar(50) date varchar(20) varchar(30) varchar(50) varchar(20) long varchar Reservasi No_Voucher ID_Pelanggan ID_Kamar Jumlah_Pemesanan CheckIn CheckOut Tgl_Pemesanan Keterangan_Reservasi varchar(10) varchar(10) varchar(10) integer date date date long varchar Penjualan No_Invoice No_Voucher ID_Karyawan Kode_Booking Harga Jumlah Total Cara_Bayar Status_Pembayaran Tgl_Penjualan Keteranga_invoice varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) integer integer integer varchar(10) varchar(10) date varchar(100) Karyawan ID_Karyawan Nama_Karyawan TTL Alamat_Karyawan Kota_Karyawan tlp_karyawan email_karyawan Keterangan_karyawan varchar(10) varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(20) varchar(20) varchar(30) long varchar ContractRate No_ContractRate ID_Hotel Expired_Contract Nama_MarketingHotel No_Rekening Keterangan_Contract varchar(50) varchar(10) date varchar(50) varchar(30) long varchar Hotel ID_Hotel Nama_Hotel Alamat_Hotel tlp_hotel fax_hotel Bintang Email Kota_Hotel Keterangan_Hotel varchar(10) varchar(50) varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(7) varchar(30) varchar(20) long varchar Kamar ID_Kamar ID_Harga ID_Hotel Tipe_Kamar Status Fasilitas Ket_Kamar ... varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(25) varchar(10) varchar(50) long varchar Harga ID_Harga Harga_Weekday Harga_Weekend Harga_PeakSeason Harga_HighSeason Keterangan_Periode varchar(10) integer integer integer integer varchar(100) Login ID_Karyawan Username Password varchar(10) varchar(20) varchar(20)
STIKOM
SURABAYA
(45)
36
4. Tlp_Pelanggan Varchar 20
5. Email_Pelanggan Varchar 30
6. Alamat_Pelanggan Varchar 50
7. Kota_Pelanggan Varchar 20
8. Keterangan_Pelanggan Long Varchar
b. Tabel Karyawan
Nama Tabel : Karyawan
Primary Key : ID_Karyawan
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data karyawan Tabel 4.2 Karyawan
No. Field Type Length Key
1. ID_Karyawan Varchar 10 Primary Key
2. Nama_ Karyawan Varchar 50
3. TTL Varchar 50
4. Alamat_ Karyawan Varchar 50
5. Kota_Karyawan Varchar 20
6. Tlp_karyawan Varchar 20
7. Email_karyawan Varchar 30
8. Keterangan_Karyawan Long Varchar
c. Tabel Hotel
Nama Tabel : Hotel
Primary Key : ID_Hotel
STIKOM
(46)
37
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data hotel Tabel 4.3 Hotel
No. Field Type Length Key
1. ID_Hotel Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Hotel Varchar 50
3. Alamat_Hotel Varchar 50
4. tlp_hotel Varchar 10
5. fax_hotel Varchar 10
6. Bintang Varchar 7
7. Email Varchar 30
8. Kota_Hotel Varchar 20
9. Keterangan_Hotel Long Varchar
d. Tabel Harga
Nama Tabel : Harga
Primary Key : ID_Harga
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan rincian harga kamar
Tabel 4.4 Harga
No. Field Type Length Key
1. ID_Harga Varchar 10 Primary Key
2. Harga_Weekday Integer 3. Harga_Weekend Integer
STIKOM
(47)
38
4. Harga_PeakSeason Integer 5. Harga_HighSeason Integer 6. Keterangan_Periode Long Varchar
e. Tabel ContractRate
Nama Tabel : ContractRate
Primary Key : No_ContractRate
Foreign Key : ID_Hotel
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data Contract Rate (Kontrak Kerjasama)
Tabel 4.5 ContractRate
No. Field Type Length Key
1. No_ContractRate Varchar 50 Primary Key
2. ID_Hotel Varchar 10 Foreign Key
3. Expired_Contract Date
4. Nama_MarketingHotel Varchar 50
5. No_Rekening Varchar 30
6. Keterangan_Contract Long Varchar
f. Tabel Kamar
Nama Tabel : Kamar
Primary Key : ID_Kamar
Foreign Key : ID_Hotel, ID_Harga
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data kamar hotel
STIKOM
(48)
39
Tabel 4.6 Tabel Kamar
No. Field Type Length Key
1. ID_Kamar Varchar 10 Primary Key
2. ID_Harga Varchar 10 Foreign Key
3. ID_Hotel Varchar 10 Foreign Key
4. Tipe_Kamar Varchar 25
5. Status Varchar 10
6. Fasilitas Varchar 50
7. Ket_Kamar Long Varchar
g. Tabel Reservasi
Nama Tabel : Reservasi
Primary Key : No_Voucher
Foreign Key : ID_Pelanggan, ID_Kamar
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data reservasi
Tabel 4.7 Tabel Reservasi
No. Field Type Length Key
1. No_Voucher Varchar 10 Primary Key
2. ID_Pelanggan Varchar 10 Foreign Key
3. ID_Kamar Varchar 10 Foreign Key
4. Jumlah_Pemesanan Integer
5. CheckIn Date
6. CheckOut Date
STIKOM
(49)
40
7. Tgl_Pemesanan Date
8. Keterangan_Reservasi Long Varchar
h. Tabel Penjualan
Nama Tabel : Penjualan
Primary Key : No_Invoice
Foreign Key : No_Voucher, ID_Karyawan
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data penjualan Tabel 4.8 Tabel Penjualan
No. Field Type Length Key
1. No_Invoice Varchar 10 Primary Key
2. No_Voucher Varchar 10 Foreign Key
3. ID_Karyawan Varchar 10 Foreign Key
4. Kode_Booking Varchar 10
5. Harga Integer
6. Jumlah Integer
7. Total Integer
8. Cara_Bayar Varchar 10
9. Status_Pembayaran Varchar 10
10. Tgl_Penjualan Date
11. Keteranga_invoice Long Varchar
STIKOM
(50)
41
i. Tabel Login
Nama Tabel : Login
Primary Key : ID_Karyawan
Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data login user
Tabel 4.9 Tabel Login
No. Field Type Length Key
1. ID_Karyawan Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Pengguna Varchar 20 -
3. Kata_Sandi Varchar 20
4.3Desain Input, Interface dan Output
Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.net
2010 dan database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain Interface, Input/Output adalah sebagai berikut:
4.3.1 Desain Input
Berikut ini adalah desain input yang terdapat pada aplikasi sistem reservasi hotel pada Fefva Tours & Travel:
1. Formulir Karyawan Baru
Berikut ini merupakan desain formulir data karyawan yang berfungsi untuk dokumentasi data karyawan baru.
STIKOM
(51)
42
Form Karyawan Baru
Nama Karyawan : Tempat Tgl Lahir :
No Telepon :
Email : Alamat : Kota : Keterangan : ... ... ... ... ... ... ... Surabaya, ... ...
Gambar 4.12 Desain Formulir Karyawan baru 2. Formulir Pelanggan
Berikut ini merupakan desain formulir data pelanggan yang berfungsi untuk dokumentasi data pelanggan.
Form Data Pelanggan
Nama :
Tempat Tgl Lahir :
Alamat :
Kota :
No. Telepon :
Email : Keterangan : ... ... ... ... ... ... ...
Gambar 4.13 Desain Formulir Pelanggan
STIKOM
(52)
43
3. Formulir Pemesanan
Berikut ini merupakan desain formulir data pemesanan yang berfungsi untuk dokumentasi data pemesanan hotel dari pelanggan.
Form Data Pemesanan
Nama Pelanggan : Nama Hotel :
Check In : Check Out : Tipe Kamar :
Total Pax :
Keterangan :
... ...
...
...
... ...
...
Payment By: Confirmed By:
Fefva Tour & Travel ...
Gambar 4.14 Desain Formulir Pemesanan
4. Formulir Transaksi Penjualan
Berikut ini merupakan desain formulir transaksi penjualanj yang berfungsi untuk dokumentasi transaksi penjualan invoice dari pemesanan pelanggan.
STIKOM
(53)
44
Form Data Penjualan
Harga Pax Total Keterangan
Nama Pelanggan : Kode Booking :
Tgl Penjualan :
... ... ...
Hormat Kami, Fefva Tours & Travel
...
Gambar 4.15 Desain Formulir Penjualan
4.3.2 Desain Interface / Layar Dialog
Berikut ini adalah desain interface / layar dialog yang terdapat pada aplikasi sistem reservasi hotel pada Fefva Tours & Travel:
1. Form Login
Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk
validasi user yang menggunakan aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 4.16.
STIKOM
(54)
45
LOGIN ID BARU
User Login
<nama_pengguna>
<kata_sandi> Nama Pengguna:
Kata Sandi :
Masuk
Gambar 4.16 Desain Form Login
2. Form ID Baru
Berikut ini merupakan tampilan dari form ID Baru yang berfungsi untuk membuat ID baru untuk karyawan yang menggunakan aplikasi.
LOGIN ID BARU
Data ID Baru
<nama_pengguna> <kata_sandi> <ID_karyawan> Nama Pengguna:
Kata Sandi :
Simpan ID Karyawan :
Gambar 4.17 Desain Form ID Baru
STIKOM
(55)
46
3. Form Menu Utama
Berikut ini merupakan tampilan dari form menu utama yang berfungsi untuk masuk sebagai username.
Menu Utama
User Master Reservasi Transaksi Pencarian
Gambar 4.18 Desain Form Menu Utama
4. Form Master Karyawan
Berikut ini merupakan tampilan dari form karyawan yang berfungsi untuk
input data karyawan.
Form Karyawan
Id Karyawan Nama TTL Alamat Kota No. Telepon Email Keterangan <Id_Karya
wan> <Nama_Karyawan> <TTL>
<Tlp_Karyawan>
<Email_Karyawan>
<Alamat_Karyawann> <Kota_Karyawan>
<Keterangan_Karyawa n>
<Id_Karya wan> Id Karyawan
Nama Karyawan Tempat Tgl Lahir
No Telepon Email
Simpan Ubah Hapus Batal Alamat
Kota
Keterangan
ID Baru Id Karyawan Cari
Gambar 4.19 Desain Form Karyawan
STIKOM
(56)
47
5. Form Master Pelanggan
Berikut ini merupakan tampilan dari form pelanggan yang berfungsi untuk
input data pelanggan.
Form Pelanggan
Id Pelanggan Nama TTL No. Telepon Email Alamat Kota Keterangan <id_Pelangg an> <Nama_Pelanggan> <TTL_Pelanggan> <Alamat_Pelanggan> <Kota_Pelanggan> <Tlp_Pelanggan> <Email_Pelanggan> <Keterangan_Pelangga n> <Id_Pelan ggan> Id Pelanggan Nama Tempat Tgl Lahir
Alamat Kota
Simpan Ubah Hapus Batal No. Telepon
Keterangan
ID Baru Id Pelanggan Cari
Gambar 4.20 Desain Form Pelanggan
6. Form Master Hotel
Berikut ini merupakan tampilan dari form hotel yang berfungsi untuk input data hotel.
Form Hotel
Id Hotel Nama Hotel Alamat No. Telepon No. Fax Bintang Email Kota
<Id_Hotel > <Nama_Hotel> <Alamat_Hotel> <Bintang> <email> <Tlp_Hotel> <fax_Hotel> <kota_hotel> <id_hotel> <Keterangan_Hotel>
HOTEL Contract Rate
Id Hotel Nama Hotel Alamat
Bintang Email
Simpan Ubah Hapus Batal
No. Telepon No. Fax
Kota
ID Baru Id Hotel Cari
Keterangan
Gambar 4.21 Desain Form Hotel
STIKOM
(57)
48
7. Form Contract Rate
Berikut ini merupakan tampilan dari form contract rate yang berfungsi untuk input data kontrak hotel.
Form Hotel
No. Contract Rate ID Hotel Expired Contract Nama Marketing
Hotel No Rekening Keterangan <no_contra
ctRate>
<Id_Hotel>
<Expired_Contract>
<Keterangan_Contract> <Nama_MarketingHotel>
<No. Rekening>
<No_Contra ctRate> HOTEL Contract Rate
No. Contract Rate ID Hotel Expired Contract
Keterangan
Simpan Ubah Hapus Batal Nama Marketing Hotel
No. Rekening Hotel
ID Baru No. Contract Rate Cari
Gambar 4.22 Desain Form Contract Rate
8. Form Master Periode dan Harga
Berikut ini merupakan tampilan dari form Periode dan Harga yang berfungsi untuk input data Harga dan periode, dapat dilihat pada gambar 4.23.
STIKOM
(58)
49
Form Hotel
Id Harga H WeekDay H WeeKant H P Season Harga H Season Ket Periode <ID_Harga> <Harga_Weekday> <Harga_Weekend> <Keterangan_Periode> <Harga_PeakSeason> <Harga_HighSeason> ID_Harga
PERIODE DAN HARGA KAMAR
ID Harga Harga Weekday Harga Weekend
Keterangan
Simpan Ubah Hapus Batal Harga Peak Season
Harga High Season
ID Baru ID Harga Cari
Gambar 4.23 Desain Form Harga
9. Form Master Kamar
Berikut ini merupakan tampilan dari form Kamar yang berfungsi untuk
input data Kamar.
Form Kamar
Id Kamar Id Harga Id Hotel Tipe kamar Fasilitas Status Keterangan
<Id_Kamar > <ID_Harga > <Id_Hotel > <Fasilitas> <Tipe_Kamar> ID_Kamar PERIODE DAN HARGA KAMAR
Ket_Kamar>
Ada Tidak Ada
ID_Kamar ID_Harga ID_Hotel
Fasilitas
Simpan Ubah Hapus Batal Tipe Kamar
Status Kamar
ID Baru ID Kamar Cari
Keterangan
Cari Harga Cari Hotel
Gambar 4.24 Desain Form Kamar
STIKOM
(59)
50
10. Form Pencarian Hotel
Berikut ini merupakan tampilan dari form pencarian hotel yang berfungsi untuk mencari data hotel berdasarkan kota dan harga.
Gambar 4.25 Desain Form Pencarian Hotel
11. Form Pemesanan
Form Pemesanan merupakan desain antarmuka yang digunakan untuk
menginputkan pemesanan / booking hotel, adapun rancangannya sebagai berikut:
STIKOM
(60)
51
Form Pemesanan
No Voucher ID_Pelanggan ID_Kamar Jumlah Pemesanan CheckIn CheckOut Keterangan <No_Voucher>
<ID_Pelanggan> <ID_Hotel>
<CheckIn> <CheckOut> <ID_Kamar> <Harga> <Keterangan_reservasi>
<Nama_MarketingHotel>
<No_Voucher> <Tgl_Pemesanan>
No Voucher ID Pelanggan ID_Hotel
Kamar
Waktu Check_in
Simpan Ubah Hapus Batal
Jumlah pemesanan ID Baru
Cari Pelanggan
Waktu Check_out Keterangan <Alamat Hotel>
<Nama Hotel>
<Fasilitas Kamar> <Harga Kamar>
Dibayar oleh: Fefva Tours & Travel Disetujui Oleh
No Voucher Cari
Tgl Pemesanan
Cetak
Gambar 4.26 Desain Form Pemesanan
12. Form Transaksi Penjualan
Form Transaksi Penjualan merupakan desain antarmuka yang digunakan
untuk menginputkan transaksi penjualan, adapun rancangannya sebagai berikut:
STIKOM
(61)
52
Form Penjualan
No Voucher ID_Pelanggan ID_Kamar Jumlah Pemesanan CheckIn CheckOut Keterangan
<No_Invoice> <Nama_Pelanggan> <No_Voucher> <Harga> <Cara_Pembayaran> <Keteranga_Invoice> <Tipe_harga> <Kode_Booking> <Total> <ID_Karyawan> <Tgl_Penjualan> No. Invoice No. Voucher Nama Pelanggan Kode Booking Cara Pembayaran
Simpan Cetak Batal
Dilayani Oleh ID Baru Cari Pelanggan Status Pembayaran Keterangan Harga Jumlah Pemesanan Total
Lunas Belum Lunas
<Nama Karyawan> Tgl Penjualan
Gambar 4.27 Desain Form Transaksi Penjualan
13. Form Transaksi Pembayaran Hotel
Form Transaksi Pembayaran Hotel merupakan desain antarmuka yang
digunakan untuk mencari tagihan pembayaran hotel terhadap transaksi penjualan, adapun rancangannya sebagai berikut:
STIKOM
(62)
53
Form Pembayaran Hotel
No. No. Invoice Nama Hotel Nilai Tagihan No. Rekening
<no> <no_invoice> <nama_hotel> <Total> <No_rekening> No.
No. Invoice Nama Hotel Nilai Tagihan
Cek Cetak
No. Rekening
Gambar 4.28 Desain Form Transaksi Pembayaran Hotel
4.3.3 Desain Output
Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam aplikasi penjualan voucher hotel PT Fefva Tours & Travel:
1. Voucher Hotel
Berikut ini merupakan desain output dari voucher hotel yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai voucher hotel yang telah dipesan:
STIKOM
(63)
54
PT FEFVA TOURS & TRAVEL
Jalan Kali Rungkut No 1-3 (Rungkut Megah Raya Blok L-32)
Voucher Hotel
No Voucher
Nama Pelanggan
Nama Hotel Tipe Kamar
Pax Check In Check Out Keterangan
Payment By: Confirmed By:
Gambar 4.29 Desain Voucher Hotel
2. Invoice Penjualan
Berikut ini merupakan desain output dari Invoice Penjualan yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai penjualan voucher hotel yang telah dijual:
STIKOM
(64)
55
PT FEFVA TOURS & TRAVEL
Jalan Kali Rungkut No 1-3 (Rungkut Megah Raya Blok L-32)
Invoice Penjualan
No. Innvoice
Nama Pelanggan
Keterangan Kode Booking
Tgl Penjualan
Harga Jumlah Total
Hormat kami, Fefva Tour & Travel
Gambar 4.30 Desain Invoice Penjualan
3. Pembayaran Hotel
Berikut ini merupakan desain output dari Pembayaran Hotel yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai tagihan pembayaran hotel berdasarkan penjualan voucher yang telah dijual:
STIKOM
(65)
56
PT FEFVA TOURS & TRAVEL
Jalan Kali Rungkut No 1-3 (Rungkut Megah Raya Blok L-32)
Tagihan Pembayaran Hotel
No. Invoice Nama Hotel Nilai Tagihan No. Rekening
Surabaya, ...
Gambar 4.31 Desain Tagihan Pembayaran Hotel
4. Rekap Penjualan Voucher
Berikut ini merupakan desain output dari laporan penjualan voucher yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai penjualan voucher yang terjual dalam per periode.
STIKOM
(66)
57
PT FEFVA TOURS & TRAVEL
Jalan Kali Rungkut No 1-3 (Rungkut Megah Raya Blok L-32)
Rekap penjualan Voucher Per-tanggal:
Tanggal Penjualan No_Invoice Jumlah jual Harga Total
Surabaya, ...
Gambar 4.32 Desain rekap penjualan voucher per-tanggal
4.4 Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap pembuatan sistem berdasarkan rancangan desain yang dibuat. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan. 4.4.1 Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:
1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 Ghz
STIKOM
(67)
58
2. Memory 512 MB RAM 3. VGA 64 MB
4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi
Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi sistem reservasi pada PT Fefva Tours & Travel. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:
1. Form Home
Form Home merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini
terdapat menu yaitu menu user. Menu user disini berisi login untuk user yang ingin menjalankan aplikasi ini. Selain itu dalam menu user terdapat menu keluar yang bertujuan untuk membatalkan masuk ke aplikasi.
Gambar 4.33 Tampilan Form Home
STIKOM
(68)
59
2. Form Login
Form login ini terdapat pada form Home yaitu pada menu user. User harus
menginputkan username dan password yang sesuai agar dapat masuk ke menu utama dari aplikasi ini. Form Login ini untuk mengontrol agar hanya orang yang berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat dilihat sebagai pada gambar 4.34:
Gambar 4.34 Tampilan Form Login
Jika anda berhasil masuk maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.35 Jika username dan password salah yang diinputkan user salah atau tidak sesuai maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.36
STIKOM
(69)
60
Gambar 4.35 Message Box pada Form Login benar
Gambar 4.36 Message Box pada Form Login salah
3. Form Tab ID Baru
Form tab Id baru digunakan jika user ingin membuat ID login baru. Maka user harus dari karyawan di PT Fefva Tours & Travel, dan sudah mempunyai
ID karyawan yang terdaftar. lalu akan muncul form seperti gambar 4.37.
User memasukkan ID karyawan-nya, nama pengguna dan kata sandi yang
diinginkan. Lalu klik tombol simpan untuk menyimpan ID login karyawan yang baru. Dan akan muncul message box seperti gambar 4.38.
STIKOM
(70)
61
Gambar 4.37 Tampilan pada Form tab ID Baru
Gambar 4.38 Message Box pada Form ID baru yang berhasil disimpan
4. Form Data Pelanggan
Implementasi pada form data pelanggan ini dapat dilihat pada gambar 4.39.
Form data pelanggan berfungsi untuk mencatat data pelanggan yang telah
melakukan reservasi/pemesanan dan melakukan transaksi penjualan pada
travel agent tersebut. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
STIKOM
(71)
62
1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data pelanggan yang dientri oleh user
2. Button batal, berfungsi untuk membatalkan input pelanggan yang dilakukan
oleh user
3. Button baru, berfungsi untuk menambah data ID baru pelanggan yang ingin
dientri oleh user
4. Button ubah, berfungsi untuk menyimpan data pelanggan yang telah diperbarui
oleh user
5. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data pelanggan yang tidak
diperlukan lagi.
6. Button cari, berfungsi untuk mencari data pelanggan untuk diubah / dihapus
berdasarkan ID Pelanggan.
Gambar 4.39 Tampilan Form Data Pelanggan
STIKOM
(72)
63
Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan
button simpan maka muncul message box seperti gambar 4.40 yang akan
menanyakan kembali apakah data akan disimpan.
Gambar 4.40 Message Box pada Button simpan
Pada saat button ubah maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.41
Gambar 4.41 Message Box pada Button Ubah
Pada saat tekan button hapus maka muncul message box yang menanyakan apakah data benar-benar ingin dihapus. Seperti pada gambar 4.42.
Gambar 4.42 Message Box pada Button konfirmasi hapus
STIKOM
(73)
64
Jika menyetujui pesan tersebut akan dihapus, maka tekan yes dan akan muncul message box hapus yang akan memberitahukan bahwa data telah dihapus, dan tekan OK. Seperti pada gambar 4.43
Gambar 4.43 Message Box pada Button hapus
5. Form Data Karyawan
Implementasi pada form data karyawan ini dapat dilihat pada gambar 4.44.
Gambar 4.44 Tampilan Form Data Karyawan
STIKOM
(74)
65
Form data karyawan berfungsi untuk mencatat data karyawan dan sebagai
persyaratan mendapatkan ID login baru. Data karyawan ini digunakan untuk pelayanan reservasi/pemesanan, melakukan transaksi penjualan pada travel agent tersebut. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data karyawan yang dientri oleh user
2. Button batal, berfungsi untuk membatalkan input karyawan yang dilakukan
oleh user
3. Button baru, berfungsi untuk menambah data ID baru pada karyawan yang
ingin dientri oleh user
4. Button ubah, berfungsi untuk menyimpan data karyawan yang telah diperbarui
oleh user
5. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data karyawan yang tidak diperlukan
lagi.
6. Button cari, berfungsi untuk mencari data karyawan untuk diubah / dihapus
berdasarkan ID Karyawan.
Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan
button simpan maka muncul message box seperti gambar 4.45 yang akan
menanyakan kembali apakah data akan disimpan.
Gambar 4.45 Message Box pada Button simpan
STIKOM
(75)
66
Pada saat button ubah maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.46
Gambar 4.46 Message Box pada Button Ubah
Pada saat tekan button hapus maka muncul message box yang menanyakan apakah data benar-benar ingin dihapus. Seperti pada gambar 4.47.
Gambar 4.47 Message Box pada Button konfirmasi hapus
Jika menyetujui pesan tersebut akan dihapus, maka tekan yes dan akan muncul message box hapus yang akan memberitahukan bahwa data telah dihapus, dan tekan OK. Seperti pada gambar 4.48
Gambar 4.48 Message Box pada Button hapus
STIKOM
(76)
67
6. Form Data Hotel
Implementasi pada form data hotel ini dapat dilihat pada gambar 4.49.
Gambar 4.49 Tampilan Form Data Hotel
Form data hotel berfungsi untuk mencatat data hotel berdasarkan contract rate yang diberikan pihak hotel kepada pihak travel agent. Dalam form ini
terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data hotel yang dientri oleh user
2. Button batal, berfungsi untuk membatalkan input hotel yang dilakukan oleh user
3. Button baru, berfungsi untuk menambah data ID baru pada hotel yang ingin
dientri oleh user
4. Button ubah, berfungsi untuk menyimpan data hotel yang telah diperbarui oleh user
STIKOM
(77)
68
5. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data hotel yang tidak diperlukan
lagi.
6. Button cari, berfungsi untuk mencari data hotel untuk diubah / dihapus
berdasarkan ID Hotel.
Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan
button simpan maka muncul message box seperti gambar 4.50 yang akan
menanyakan kembali apakah data akan disimpan.
Gambar 4.50 Message Box pada Button simpan
Pada saat button ubah maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.51
Gambar 4.51 Message Box pada Button Ubah
STIKOM
(78)
69
Pada saat tekan button hapus maka muncul message box yang menanyakan apakah data benar-benar ingin dihapus. Seperti pada gambar 4.52.
Gambar 4.52 Message Box pada Button konfirmasi hapus
Jika menyetujui pesan tersebut akan dihapus, maka tekan yes dan akan muncul
message box hapus yang akan memberitahukan bahwa data telah dihapus, dan
tekan OK. Seperti pada gambar 4.53
Gambar 4.53 Message Box pada Button hapus
7. Form Data Contract Rate
Implementasi pada form data contract rate ini dapat dilihat pada gambar 4.54. Form data contract rate berfungsi untuk mencatat data contract rate berdasarkan hotelnya. Contract rate berisi tentang rincian hotel, kamar dan harga. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data contract rate yang dientri
oleh user
STIKOM
(79)
70
2. Button batal, berfungsi untuk membatalkan input contract rate yang dilakukan
oleh user
3. Button baru, berfungsi untuk menambah data ID baru pada contract rate yang
ingin dientri oleh user
4. Button ubah, berfungsi untuk menyimpan data contract rate yang telah
diperbarui oleh user
5. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data contract rate yang tidak
diperlukan lagi.
6. Button cari, berfungsi untuk mencari data contract rate untuk diubah / dihapus
berdasarkan ID contract rate.
Gambar 4.54 Tampilan Form Data contract rate
STIKOM
(80)
71
Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan
button simpan maka muncul message box seperti gambar 4.55 yang akan
menanyakan kembali apakah data akan disimpan.
Gambar 4.55 Message Box pada Button simpan
Pada saat button ubah maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.56
Gambar 4.56 Message Box pada Button Ubah
Pada saat tekan button ubah atau button hapus maka muncul message box yang menanyakan apakah data benar-benar ingin dihapus. Seperti pada gambar 4.57.
Gambar 4.57 Message Box pada Button konfirmasi hapus
STIKOM
(81)
72
Jika menyetujui pesan tersebut akan dihapus, maka tekan yes dan akan muncul
message box hapus yang akan memberitahukan bahwa data telah dihapus, dan
tekan OK. Seperti pada gambar 4.58
Gambar 4.58 Message Box pada Button hapus
8. Form Data Harga
Implementasi pada form data Harga ini dapat dilihat pada gambar 4.59.
Gambar 4.59 Tampilan Form Data Harga
STIKOM
(82)
73
Form data harga berfungsi untuk mencatat data harga, yang
diklasifikasikan menjadi: harga weekday, harga weekend, harga peak season, dan harga high season berdasarkan ketentuan hotelnya. Harga juga disesuaikan dengan periode. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data harga yang dientri oleh user
2. Button batal, berfungsi untuk membatalkan input harga yang dilakukan oleh user
3. Button baru, berfungsi untuk menambah data ID baru pada harga yang ingin
dientri oleh user
4. Button ubah, berfungsi untuk menyimpan data harga yang telah diperbarui oleh user
5. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data harga yang tidak diperlukan
lagi.
6. Button cari, berfungsi untuk mencari data harga untuk diubah / dihapus
berdasarkan ID harga.
Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan
button simpan maka muncul message box seperti gambar 4.60 yang akan
menanyakan kembali apakah data akan disimpan.
Gambar 4.60 Message Box pada Button simpan
STIKOM
(83)
74
Pada saat button ubah maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.61
Gambar 4.61 Message Box pada Button Ubah
Pada saat tekan button hapus maka muncul message box yang menanyakan apakah data benar-benar ingin dihapus. Seperti pada gambar 4.62.
Gambar 4.62 Message Box pada Button konfirmasi hapus
Jika menyetujui pesan tersebut akan dihapus, maka tekan yes dan akan muncul
message box hapus yang akan memberitahukan bahwa data telah dihapus, dan
tekan OK. Seperti pada gambar 4.63
Gambar 4.63 Message Box pada Button hapus
STIKOM
(1)
12. Form Transaksi Penjualan
Implementasi pada form data penjualan ini dapat dilihat pada gambar 4.76.
Gambar 4.76 Tampilan Form Penjualan
Form penjualan berfungsi untuk mencatat data penjualan voucher hotel yang dilakukan oleh karyawan pada permintaan pelanggan sesuai dengan data reservasi pelanggan. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:
1. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data pemesanan yang dientri oleh user
STIKOM
(2)
83
2. Button batal, berfungsi untuk membatalkan input kamar yang dilakukan oleh user
3. Button baru, berfungsi untuk menambah data ID baru pada pemesanan yang ingin dientri oleh user
4. Button cetak, berfungsi untuk melihat tampilan cetak Invoice penjualan dari data penjualan
Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan button simpan maka muncul message box seperti gambar 4.77 yang akan menanyakan kembali apakah data akan disimpan.
Gambar 4.77 Message Box pada Button simpan
Pada saat button cetak maka akan muncul maka akan muncul Invoice penjualan yang bisa langsung untuk dicetak seperti yang terlihat pada gambar 4.78. Gambar Print Out Invoice Hotel berdasarkan pada PT Fefva Tours & Travel dapat dilihat pada lampiran 7.
STIKOM
(3)
Gambar 4.78 Invoice Penjualan
13. Laporan Rekap Penjualan
Laporan penjualan berfungsi untuk hasil penjualan yang terjadi pada saat itu dan juga bisa per tanggal yang berurutan dengan transaksi penjualan yang terjadi. Dengan adanya laporan penjualan ini maka dapat membantu pihak manajemen dan direktur melihat hasil penjualan. Laporan penjualan dapat dilihat pada gambar 4.79. Gambar Print Out Laporan Rekap Penjualan Hotel berdasarkan pada PT Fefva Tours & Travel dapat dilihat pada lampiran 8.
STIKOM
(4)
85
Gambar 4.79 Laporan Rekap Penjualan
14. Laporan Pembayaran Hotel
Laporan pembayaran hotel berfungsi untuk hasil penjualan yang terjadi lalu hasil penjualan yang dibedakan per no invoice dan per hotel. Agar diketahui jumlah tagihan pembayaran ke hotel berdasarkan jumlah penjualan yang berhubungan dengan hotel.
Dengan adanya laporan pembayaran hotel ini maka dapat membantu pihak manajemen dan direktur melihat tagihan yang harus dibayarkan pada hotel. Laporan pembayaran hotel dapat dilihat pada gambar 4.80. Gambar Print Out Laporan Pembayaran Hotel berdasarkan pada PT Fefva Tours & Travel dapat dilihat pada lampiran 9.
STIKOM
(5)
Gambar 4.80 Laporan Pembayaran Hotel
STIKOM
(6)
88
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto, 2001. Analisis dan Design Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi : Yogyakarta.
James A. O’Brien, 2007.Management Information Systems - 10thedition.
Palgrave, Basingstoke.
Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. PT Prenhallindo. Jakarta.
Monaghan, Kelly, 2009.The Travel Agent’s Complete Desk Reference 5th
Edition. Intrepid Traveler. Jakarta.
Poerwadarminta, W. J. S. 2003. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Balai Pustaka. Jakarta.
Soenarno, Adi. 2006. Front Office Management. Yogyakarta: Andi Offset