22
2. Jenis – Jenis Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat, hal ini tentunya sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga
untuk mengetahui jenis-jenis sekretaris antara lain : 1.
Sekretaris pribadi private secretarypersonal secretary
a. Poewardarminta 2000:48 mengatakan orang yang menjadi pembantu orang
lain untuk mengerjakan tulis menulis, mencatat pembicaraan, dan sebagainya. b.
Sutiyono 2000:48 yaitu seorang yang berperanan semata-mata sebagai pemabntu pimpinan dan tidak membawakan orang lain.
2. Sekretaris manajersekeratris eksekutif
a. Wursanto 2000: 49 yaitu seorang membawahi suatu satuan organisasi yang
melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan. b.
Sutiyono 2000:49 yaitu sekeratris yang berfungsi sebagai manajer, yakni
secara formal menjalankan kepemimpinan. 3.
Sekretaris muda yunior sekretaris
Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek:
a. Lebih muda dalam arti usia pengalaman.
b. Pangkat jabatan yang lebih rendah.
Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang memliki kemampuan atau
kecakapan yang lebih rendah dari jabatan sekretaris senior. Berdasarkan istilahnya, yakni sekretaris muda, lebih banyak digunakan pada
perusahaan, hal ini karena perusahaan, khususnya perusahaan yang sudah besar
23 memerlukan banyak sekretaris yamg mampu menangani bidang-bidang tertentu,
sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatannya lebih rendah dari sekretaris senior.
4. Sekretaris senior
Sekretaris senior, yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek :
a. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia pengalaman.
b. Sekretaris yang pangkat jabatan yang lebih tinggi.
Sekretaris junior umumya merupakan sekretaris pribadi, atau pun sekretaris yang karena hubunganny deket dengan pimpinan, sedangkan sekretaris senior yaitu
sekretaris yang memegang tugas dan fungsi sekretaris eksekutiforganisasi. Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat
pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan tugas-tugas karyawan secara professional sehingga pekerjaan dapat berjalan
dengan baik dan sekretaris senior dapat bertanggung jawab dengan pimpinannya.
Menurut lance H. Secreten bahwa sekretaris sama pentingnya dengan seorang diplomat pemegang rahasia. Berdasarkan pengertian Secreten ini, maka dapat
dipahami bahwa seorang sekretaris terutama sekretaris senior sangat diperlukan dalam rangka untuk dapat menjaga dan menjamin kebijakan dan perencanaan
yang menjadi rahasia perusahaan atau lembaga agar tidak diketahui oleh yang bukan berwenang.
5. Sekretaris I, II, III
Sekretaris I, II dan III ini, hanya merupakan pembagian sekretaris yang berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan tanggung jawab pada satu
24 organisasi perusahaan, pembagian sekretaris I, II dan III ini juga tentunga
disesuaikan dengan besar kecilnya suatu organisasi atau perusahaan dan banyaknya bidang-bidang pekerjaan yang harus dilaksanakan.
6. Sekeratris jenderal
Pada beberapa organisasi biasanya menggunakan istilah sekretaris jenderal. Pada dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama pengertiannya dengan pengertian
istilah sekretaris secara umum. Sekretaris jenderal dapat berupa jabatan sekretaris yang memiliki wewenang dan tugas yang sangat besar. Jadi sekteraris jenderal
umumnya hanya merupakan penanaman tertentu saja pada suatu organisasi atau pun lembaga.
Adapun jenis sekretaris yang dimiliki oleh Kantor dikretorat jenderal Kekayaan Negara adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris kedudukannya
merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudahkan dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan
dan mengetahui sifat-sifat dari pimpinan.
B. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal, pertama tugas-tugas yang berhubungan dengan berhubungan dengan tugas kesekretariatan, kedua yang
sekaligus merupakan tugas dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih
professional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan
25 pekerjaan pimpinan memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan
kerja sama dengan pimpinan atau relasinya. Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai
pembantu pimpinan. Dalam Sedarmayanti 2000:23 umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokan 8 delapan kriteria :
1. Tugas RutinOperasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,
dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job
description-nya. Tugas rutin ini mencakup: 1
Menangani surat masuk untuk pimpinan. 2
Korespondensi. 3
Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan. 4
Menerima telepon dan menelepon. 5
Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan. 6
Mengatur jadwal kegiatanagenda pimpinan agar selalu tepat. 7
Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor. 8
Menyiapkan pembuatan laporan. 9
Mengelola kas kecil petty cash.
2. Tugas Insidential atau berdasrkan instruksi adalah tugas yang dilaksankan
apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsure kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat
dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas incidental ini antara lain:
1 Mempersiapkan rapat.
2 Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan.
26 3
Menyusun makalah dan pidato. 4
Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain. 5
Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia. 6
Mengurus perjalanan dinas pimpinan. 7
Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berkait dengan perusahaan. 8
Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan. 3.
Tugas Kreatif atau Inisiatif. Tugas ini merupakan tugas yang tidak termasuk
rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan
perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya
tugas yang bersifat kreatif meliputi: 1
Membuat perencanaan kerja. 2
Mempelajari pengetahuan bank. 3
Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil petty cash.
4 Efisiensi kerja.
5 Pematapan dan pengembangan diri sekretaris.
6 Mempersiapkan perabot kantor, pelengkapan, dan alat-alat penting bagi
sekretaris. 7
Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids alat bantu
peraga. 8
Memahami peraturankeadaan organisasi tempat bekerja dan lai-lain. Beberapa contoh tugas kreatif :
1 Mengirim bunga atau surat ucapan untuk pihak eksternalinternal perusahaan.
Kategori