Peranan Sistem Komunikasi Dalam Meningkatkan Kinerja Sekretaris Pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumi Putera Syariah 1912 Medan

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulilah, penulis ucapkan kehadiran ALLAH SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya yang telah diberikan kepada Penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skiripsi Minor ini.

Dalam penyajiannya, Penulis telah berusaha dengan segala kemampuan yang ada pada Penulis dan menyadari bahwa skripsi minor ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun penyajiannya. Oleh karena itu penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun.

Dalam kesempatan ini, Penulis dengan tulus menyampaikan penghargaan dan rasa terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity lubis, SE, MBA, selaku sekretaris jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

4. Seluruh Dosen Pengajar dan staff pegawai pada Fakultas Ekonomi

5. Bapak H. Amran Ali sebagai Pimpinan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah.

6. Seluruh Staf dan Pegawai pada kantor Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah.

7. Kepada orangtua, ayahanda H.Faria Zulham dan ibunda Hj. Delmina (Terima kasih yang sebesar-besarnya atas semua motivasi, doa, dukungan, dan pengorbanan pada saya selama ini.)

8. Kepada seluruh keluarga besar saya. Khususnya, kakakku (kak lia dan kak mila) dan buat adik-adikku, dan seluruh saudara-saudaraku.

9. Kepada sahabat-sahabat terbaik : Sarah, Dewie, Ella, Astri, Miqa, Citra (terima kasih ya teman-teman, udah temani aku selama 3 tahun ini, semoga persahabatan kita tetap terjalin selamanya)

10. Buat Arnold Rolando Ginting (Egiie, terima kasih ya atas dukungan dan perhatiannya selama ini.)

11. Buat Andika Yudisthira Lubis (terima kasih ya atas doanya.)

12. Buadt teman-teman : Yuyun, Osinn, Eenk, Ririn, Ikoy, Tika, Vira, Rama, bang Dani dan semua teman-teman yang tidak disebutkan namanya.

13. Buat semua teman-teman magang di kantor GUBSU.

14. Buat semua teman-teman seperjuangan di jurusan Kesekretariatan, khususnya stambuk 06.

15. Dan buat semua pihak yang sudah membantu saya menyelesaikan tugas akhir ini.

Medan, Mei 2009

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... iv

DAFTAR TABEL ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 2

C. Tujuan Penelitian ... 2

D. Manfaat Penelitian ... 2

E. Jadwal Penelitian ... 3

F. Sistematika Penelitian ... 3

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 5

A. Sejarah Singkat ... 5

B. Struktur Organisasi ... 6

C. Job Description ... 8

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan ... 11

E. Kinerja Usaha Terkini ... 16

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN ... 21

A. Sistem Komunikasi ... 21

B. Peranan Sistem Komunikasi dan Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Sekretaris Pada Perusahaan AJB Bumiputera Syariah ... 26

BAB IV PENUTUP ... 34

A. Kesimpulan ... 34

B. Saran ... 34

DAFTAR PUSTAKA ... 36

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Pada Kantor Cabang ... 7

Gambar 2.2. Struktur Organisasi pada Saluran Distribusi ... 8

Gambar 2.3. Penghargaan Merk Terbaik tahun 2002 ... 18

Gambar 2.4. Penghargaan Terbaik tahun 2002 ... 18

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1. Perkembangan Perusahaan AJB Bumiputera... 17 Tabel 3.1. Daftar penilaian kinerja sekretaris Pada perusahaan

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Tuntutan dan kebutuhan perkembangan kehidupan di dunia menuju kearah semakin kompleks dan canggih yang pada akhirnya mengharuskan tersedianya semua prasarana, sarana dan kemampuan untuk mencari, memperoleh dan mengolah informasi, serta kemampuan untuk menggunakan teknologi komunikasi dan jenis-jenis informasi yang ada. Dengan ketersediaan segala prasyarat berupa prasarana dan sarana informasi maka kemampuan dan kecerdasan manusia untuk mengetahui dan menguasai cara-cara memperoleh dan menilai informasi seharusnya ikut mengikat. Dimasa sekarang dan seterusnya, tuntutan dan kebutuhan akan kemampuan MIS (Management Information System) akan terus meningkat. Tingkat penguasaan data, atau lebih yang mempunyai maksud untuk memberikan suatu informasi guna mencapai suatu tujuan tertentu, juga sangat penting dalam menciptakan dan saling memberikan pengertian antara komunikator (pengirim) dan komunikannya (penerima) secara benar, lengkap, mencakup keseluruhan, menarik dan nyata.

Dalam masyarakat yang modern seperti dewasa ini, semakin disadari arti pentingnya perencanaan keuangan keluarga yang baik, sebaik upaya mengatasi resiko keuangan yang tidak terduga. Asuransi jiwa sebagai salah satu pilihan dan solusi, karena asuransi dinilai mampu mengatasi resiko keuangan secara terpadu, baik terhadap kebutuhan dana yang bersifat darurat maupun kebutuhan dana karena dicapainya usia lanjut.

Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera atau lebih dikenal AJB Bumiputera adalah perusahaan asuransi jiwa nasional milik bangsa Indonesia yang pertama dan tertua. Adanya komunikasi dan informasi sangat mempengaruhi berkembangnya suatu perusahaan. Dan pada perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah, peranan komunikasi dan informasi dapat meningkatkan semangat kerja pimpinan, sekretaris, dan juga karyawan.

Pentingnya sistem komunikasi pada perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Syariah, adalah karena sangat mempengaruhi berkembangnya Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama ini. Dengan adanya komunikasi yang lancar, akan mempermudah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan.

B. Permasalahan

Untuk dapat mempelajari permasalahan sebagai dasar dari penulisan tugas akhir ini, maka permasalhan pada penelitian ini adalah apakah sistem komunikasi sekretaris pada perusahaan Bumiputera Syariah telah berjalan dengan lancar, dan jenis komunikasi apa sajakah yang digunakan pada perusahaan Bumiputera Syariah.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem komunikasi dan informasi sekretaris pada perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Dapat dijadikan masukan kepada sekretaris di perusahaan AJB Bumiputera Syariah Medan

2. Bagi Penulis

Dapat menambah wawasan dalam hal peranan komunikasi dan informasi 3. Bagi Pembaca

Dapat menambah pengetahuan dan sebagai referensi bagi penelitian selanjutnya.

E. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini, dibuat jadwal kegiatan, agar waktu yang digunakan dapat disesuaikan dengan kegiatan yang dilakukan, agar penyelesaian tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan yang kita inginkan.

Jadwal survei dilakukan pada tanggal 19 Mei sampai 26 Mei pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah. Dalam survei tersebut dilakukan pengumpulan data mengenai sistem komunikasi dan informasi.

F. Sistematika Penelitian

Adapun sistematika penulisan yang disajikan dalam penulisan tugas akhir ini, yaitu :

Bab 1 PENDAHULUAN

Berisi tentang bagaimana pentingnya sisitem komunikasi dan informasi pada perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah. Selain itu, pada bab ini juga berisi permasalahan yang melatarbelakangi penelitian, tujuan dan manfaatnya serta jadwal penelitian tersebur.

Bab II PROFIL PERUSAHAAN AJB BUMIPUTERA SYARIAH

Hal-hal yang dibahas dalam profil AJB Bumiputera Syariah ini yaitu untuk mengetahui sejarah singkat dari perusahaan AJB Bumiputera, Sturuktur perusahaan, uraian tugass dari masing-masing karyawan, kegiatan perusahaan, kinerja AJB Bumiputera terkini dan rencana kegiatan kedepan dari AJB Bumiputera Syariah.

Bab III PEMBAHASAN

Pembahasan yang disajikan dalam penelitian ini adalah peranan sistem komunikasi dalam meningkatkan kinerja sekretaris pada Perusahaan Asuransui Jiwa Bersama Bumiputera Syariah.

Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab kesimpulan dan saran ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran apa yang diajukan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. SEJARAH SINGKAT

Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah adalah Perusahaan Asuransi Jiwa Nasional milik Bangsa Indonesia yang pertama & tertua. Didirikan pada tanggal 12 Februari 1912 atas prakarsa seorang guru sederhana, bernama M.Ng.Dwidjosewojo, Sekretaris Persatuan Guru – guru, Hindia Belanda ( PGHB), Sekaligus Sekretaris I, Pengurus Besar Budi Utomo. Gagasan Pendirian Perusahaan Asuransi ini didorong oleh keprihatinan yang mendalam terhadap nasib para guru Bumiputera (Pribumi) dalam pendirian tersebut. M. Ng.Dwidjosewojo dibantu bersama dua orang guru lainnya MKH. Soebroto dan M.Adi Mijojo.

Sejak awal pendiriannya Bumiputera sudah menganut sistem kepemilikan dan kepenguasaan yang unik yakni bentuk Badan Usaha “Mutual” atau “Usaha Bersama”. Semua Pemegang Polis adalah pemilik Perusahaan yang mempercayakan wakil-wakil mereka di Badan Perwakilan Anggota (BPA) untuk mengawasi jalannya perusahaan, tidak seperti perusahaan berbentuk PT (Perseroan Terbatas),yang kepemilikannya hanya oleh pemodal tertentu

Perjalanan Bumiputera kini mencapai 9 Dasawarsa. Sepanjang itu tentu saja tidak lepas dari Pasang Surut. Memasuki Millenium ketiga, Bumiputera mempunyai jaringan lebih dari 600 Kantor, Asset 11 Triliyun,7 juta Pemegang Polis, 3 ribu Pegawai dan 30 ribu tenaga pemasaran yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia.

Visi ASURANSI JIWA BERSAMA BUMI PUTERA SYARIAH

Dengan berpedoman kepada falsafah perusahaan Profesionalisme,

Idealisme dan Mutualisme, maka Visi AJB Bumiputera Syariah adalah

”AJB Bumiputera Syariah menjadi perusahaan asuransi jiwa nasional yang kuat, modern dan menguntungkan didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) profesional yang menjunjung tinggi nilai-nilai idealisme serta mutualisme.”

Misi ASURANSI JIWA BERSAMA BUMI PUTERA SYARIAH

1. Menyediakan pelayanan dan produk jasa asuransi jiwa berkualitas sebagai wujud partisipasi dalam pembangunan nasional melalui peningkatan kesejahteraan masyarakat Indonesia.

2. Menyelenggarakan berbagai pendidikan dan pelatihan untuk menjamin pertumbuhan kompetensi karyawan, peningkatan produktivitas dan peningkatan kesejahteraan, dalam kerangka peningkatan kualitas pelayanan perusahaan kepada pemegang polis.

3. Mendorong terciptanya iklim kerja yang motivatif dan inovatif untuk mendukung proses bisnis internal perusahaan yang efektif dan efisien.

B. STRUKTUR ORGANISASI

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi. Karena dengan adanya struktur organisasi dalam perusahaan tersebut dapat mempermudah pelaksanaan pekerjaan para pimipnan dan karyawan. Struktur organisasi yang dipakai oleh Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah adalah struktur

organisasi lini dan staf dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan. Sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi di antara karyawan setingkat.

a. Struktur Organisasi Pada Kantor Cabang

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada Kantor Cabang AJB Bumiputera Sumber AJB Bumiputera Syariah

Pe m im pin C a b a ng

Ka b a g . O pe ra sio na l Ka b a g . A dm .Ke u & Um um Fung si Pe ndidika n &

Pe la tiha n

Fung si Ma na je m e n Info rm a si

Fung si Pe m b e rd a ya a n SDM

Fung si Siste m & Pro se d ur

Fung si A na lisa Trilo g i O p. A s

Fung si Ma rke ting Inte le g e nc e

Fung si Kla im & Pinja m a n Po lis

Fung si Und e rwriting & EDP

Fung si Pre m i & Ko nse rva si

Fung si TTK , Um um & Lo g istik

Fung si Ka sie r

Fung si Se kre ta ria t

Pe la ya n , Sa tpa m & So p ir Int. A udito r

Pe m im pin O pe ra sio na l

KUO & Sup e rviso r Ka . Unit A dm . Ke u

Ka sie r , Pe g , SPIK Mitra Ke rja A g e n

Ka nto r C a b a ng

Bra nc h O ffic e

Ka nto r O p e ra sio na l

Pe m im pin C a b a ng

Ka b a g . O pe ra sio na l Ka b a g . A dm .Ke u & Um um Fung si Pe ndidika n &

Pe la tiha n

Fung si Ma na je m e n Info rm a si

Fung si Pe m b e rd a ya a n SDM

Fung si Siste m & Pro se d ur

Fung si A na lisa Trilo g i O p. A s

Fung si Ma rke ting Inte le g e nc e

Fung si Kla im & Pinja m a n Po lis

Fung si Und e rwriting & EDP

Fung si Pre m i & Ko nse rva si

Fung si TTK , Um um & Lo g istik

Fung si Ka sie r

Fung si Se kre ta ria t

Pe la ya n , Sa tpa m & So p ir Int. A udito r

Pe m im pin O pe ra sio na l

KUO & Sup e rviso r Ka . Unit A dm . Ke u

Ka sie r , Pe g , SPIK Mitra Ke rja A g e n

Ka nto r C a b a ng

Bra nc h O ffic e

Ka nto r O p e ra sio na l

Struktur O rg a nisa si

b. Struktur Organisasi pada Saluran Distribusi

Gambar 2.2 Struktur organisasi pada Saluran Distribusi AJB Bumiputera Sumber AJB Bumiputera Syariah

C. JOB DESCRIPTION

1. Uraian Tugas Bagian sekretaris AJB Bumiputera Syariah yaitu :

a. Menyusun Rencana dan melaksanakan jadwal kerja harian, yang ditetapkan oleh Pemimpin Operasional

b. Melaporkan aktivitas kerja dalam bentuk laporan lisan dan tulisan kepada pemimpin.

c. Menyusun rencana kegiatan operasional.

d. Menyusun rencana kerja harian,mingguan,dan bulanan.

Ka nto r C a b a ng

Ka nto r C a b a ng

Ka nto r C a b a ng Ka nto r

C a b a ng Ka nto r

C a b a ng

Ka nto r O p e ra sio na l

Ka nto r O p e ra sio na l

Ka nto r O p e ra sio na l

Ka nto r O p e ra sio na

Ka nto r O p e ra sio na l

Sup e rviso r Sup e rviso r Sup e rviso r Sup e rviso r Sup e rviso r

Divisi A sura nsi Jiwa Pe ro ra ng a n

Ag e n Ag e n Ag e n Ag e n Ag e n

Sa lura n Distrib usi

e. Menyusun rencana produksi unit setiap awal bulan. f. Menyusun rencana perekrutan & seleksi calon Agen. g. Menyusun rencana pelatihan dan pembinaan.

h. Menyusun rencana penagihan.

i. Menyusun penagihan angsuran pinjaman polis. j. Mengisi Daftar agen.

k. Mencatat hasil kegiatan harian.

l. Mencatat produksi dan provisi ke dalam buku produksi unit.

m. Membuat laporan kegiatan/Mencatat dan melaporkan penggunaan blangko. n. Membuat Surat permintaan dan kuitansi premi pertama kepada pemimpin

operasional.

o. Membuat laporan tertulis hasil kegiatan pengutipan.

p. Mengarsip Laporan produksi dan dan daftar provisi dan bonus.

2. Uraian Tugas para agen (orang yang mencari nasabah untuk masuk ke

asuransi) pada AJB Bumiputera Syariah yaitu :

a. Melakukan Perencanaan dan Pengaturan Kerja

1) Menguasai Pengetahuan tentang Pasar, Produk, Perusahaan Pesaing, Industri dan pengetahuan lain yang berhubungan dengan bisnis asuransi jiwa serta sikap, pengetahuan dan ketrampilan penjualan dan pelayanan.

2) Mengatur waktu operasional produksi, penagihan premi lanjutan serta pelayanan dalam bentuk jadual kegiatan harian, mingguan dan Bulanan.

4) Melakukan Analisis Kegiatan untuk meningkatkan keberhasilan operasi berikutnya.

5) Menyiapkan Sarana Operasinal yang disediakan Perusahaan.

b. Melakukan Penutupan / Penjualan

1) Mengenali Potensi Pasar

2) Melengkapi data Hard Fact dan mengelompokkan Data Prospek dalam data Calon Penelitian Kebutuhan

3) Membuat Design Solusi (Produk) dan membuat Desain Presentasi 4) Melakukan Presentasi Penjualan

5) Membantu Calon Pemegang Polis dalam menyelesaikan Medical Check Up untuk melengkapi surat penutupan

c. Melakukan Penagihan Premi

1) Menyusun dan membuat daftar nama pemegang polis yang potensial secara up to date.

2) Melakukan penagihan premi sesuai tanggal jatuh tempo pembayaran. 3) Membuat setoran hasil penagihan premi ke kas perusahaan.

4) Mengarsip bukti dropping kuitansi dan bukti setoran premi.

d. Melakukan Pelayanan Pemegang Polis

1) Memberikan penjelasan ulang hal-hal yang berhubungan dengan asuransi pada saat polis diserahkan

2) Membantu memberikan pelayanan kepada pemegang polis.

a) Melakukan kunjungan berkala diluar jadwal penagihan

b) Membantu keperluan pemegang Polis yang tidak bertentangan dengan kepentingan perusahaan

c) Menangani dan menyelesaikan keluhan - keluhan Pemegang Polis

e. Melakukan Pengamatan Perkembangan Pasar

1) Mencari dan mendapatkan informasi tentang perusahaan , produk dan layanan pesaing

2) Mencari dan mendapatkan informasi aktual tentang perkembangan lingkungan usaha dan potensi lain di wilayah pasarnya

3) Memantau secara terus - menerus dan memberi umpan balik kepada perusahaan antara lain :

a) Penerimaan / Antusiasme masyarakat terhadap produk yang dipasarkan / dijual

b) Peluang pengembangan produk dan promosi perusahaan c) Kejadian - kejadian yang mempengaruhi bisnis perusahaan d) Mengikuti perkembangan demografi yang terjadi

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Jaringan Usaha pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah meliputi usaha atau beberapa kegiatan, diantaranya :

1. Produk Asuransi Mitra Mabrur

Produk ini di design sesuai permintaan pasar akan kebutuhan asuransi dana Haji yang dulu pernah dipunyai oleh perusahaan dengan nama Asuransi Dana Haji.

2. Produk Mitra Iqra’

Produk Mitra Iqra’ ini dirancang secara khusus dapat menjamin para pemegang Polis tersedianya sejumlah dana pendidikan sejak putra-putrinya masuk taman kanak-kanak sampai dengan lulus perguruan tinggi, dari kemungkinan terjadinya resiko yang tidak terduga.

3. Produk Mitra Askum

Produk Askum dengan prinsip syariah, bersifat Taylor Made, maksudnya Produk baru dibuat / didesigne setelah ada kesepakatan dengan Customer terhadap manfaat yang diinginkan atau dibutuhkan. Oleh karena itu langkah-langkah yang harus ditempuh dalam penjualan produk Askum ini terlebih dahulu dilakukan silaturahmi/pertemuan dengan berbagai pihak, antara penjual dengan pembeli jasa.

Kelompok Usaha Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera terdiri dari :

a. Anak Perusahaan ( Subsidiary Companies)

1) PT Bank Bumiputera Indonesia (Perbankan)

2) PT Mardy Mulyo ( Penerbitan dan Percetakan) 3) PT Wisma Bumiputera (Properti dan sewa bangunan) 4) PT Bumida 1967 (Asuransi kerugian)

6) PT Bumi Wisata (Perhotelan )

7) PT Informatic Oase (Otomasi dan Software) 8) PT Eurasia wisata (Jasa Tour dan Travel) 9) PT Bumiputera Multimedia (Rumah Produksi)

b. Badan Penyertaan / Asosiasi

1) PT Bumiputera Bot Finance (Leasing dan pembiayaan) 2) PT Bumiputera J Hancock (Asuransi Jiwa)

3) PT Bapido Bumi Sekuritas (Penjamin Emisi dan Efek) 4) PT Jakarta Kyoai Medical (Klinik Kesehatan)

c. Yayasan ( Foundation )

1) Dharma Bumiputera (Pendidikan dan pelatihan) 2) Bumiputera Sejahtera (Kesejahteraan Karyawan) 3) Dana Pensiun Bumiputera (Pengolaan Dana pensiaun) 4) STIE Dharma Bumiputera (Perguruan Tinggi).

Berikut akan dipaparkan kegiatan-kegiatan serta Program-program kerja yang sedang di lakukan serta di promosikan oleh Asuransi Jiwa Bersama dan Syariah Bumiputera :

1. Asuransi Mitra Barokah

Asuransi ini diperuntukkan bagi Guru,pegawai,dan Karyawan melalui AJB Bumiputera,Kantor Cabang Syariah.

Pemberian Asuransinya yaitu,jika pemegang Polis :

a. Meninggal Dunia, misalnya di tahun ke-5 dibayarkan sebesar Rp.16.640.347.- (Akumulasi Dana + Santunan Kebajikan).

b. Apabila anggota organisasi selaku peserta, berhenti dari kepesertaan. Dapat mengambil Akumulasi Dana, misalnya di tahun ke-10 dibayarkan sebesar Rp. 14.485.899.-

c. Apabila anggota organisasi bisa bertahan hingga tahun ke-30, dibayarkan sebesar Rp.121.245.023.-, sedangkan Dana yang telah disetor sebesar Rp.36.000.000.-

d. “Asumsi Hasil Investasi dari “Program Asuransi Jiwa Kumpulan Mitra Barokah Bumiputera Syariah” ini adalah 12% per tahun.

e. Masa Asuransi “Program Asuransi Jiwa Kumpulan Mitra Barokah Bumiputera Syariah” ini, tidak terbatas tergantung keinginan peserta.

2. Program Asuransi Ekawarsa plus Kecelakaan

Asuransi ini Diperuntukkan bagi siswa SLTP dan SLTA, melalui AJB Bumiputera,Kantor Cabang Syariah Medan.

a. Penggantian biaya pengobatan / perawatn akibat kecelakaan maksimal sebesar Rp 500.000.- berdasarkan kwitansi dari Rumah sakit, Puskesmas, atau Balai Pengobatan dimana saja.

b. Santunan Cacat tetap akibat kecelakaan (tidak berfungsinya dua anggota tubuh) sebesar Rp 4.000.000.-

Santunan Cacat Sebahagian dari anggota tubuh akibat Kecelakaan dengan manfaat Awal (MA) Rp.4.000.000.-

2) Santunan Meninggal Dunia Biasa (bukan akibat kecelakaan) sebesar Rp.1.000.000.-

a. Masa asuransi “Program Asuransi Jiwa Kumpulan Ekawarsa Plus Kecelakaan Bumiputera Syariah” ini, hanya 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang setiap tahun atas persetujuan kedua belah pihak.

b. Syarat kepesertaan adalah Guru, Staf dan Siswa pada sekolah dan dalam keadaan sehat.

3. Program Asuransi Ta'awun Pembiayaan

Untuk Bank, BPR, Koperasi dan Lembaga Keuangan lainnya, melalui AJB Bumiputera, Kantor Cabang Syariah Medan. Bilamana Peserta (selaku debitur) ditakdirkan mengalami musibah meninggal dunia dalam Masa Pembiayaan (dalam masa asuransi), maka Santunan kematian akan dibayarkan sejumlah besarnya pembiayaan/pinjaman awal (untuk manfaat tetap) atau pembiayaan dikurangi akumulasi penurunan bulanan (untuk manfaat menurun). Tidak termasuk tunggakan cicilan.

a. Usia Peserta dihitung berdasarkan ulang tahun terdekat, Usia masuk 20 – 64 tahun.

b. Masa Perjanjian Asuransi adalah sama dengan masa kontrak pembiayaan. c. Premi Asuransi Syariah dibayarkan secara Tunggal.

d. Besarnya Premi Asuransi Syariah berdasarkan usia masuk dan masa asuransi. Pada saat menjadi Peserta asuransi, usia peserta adalah sebagai berikut : 1). Tanpa pemeriksaan dokter maksimal berusia 53 tahun.

3). Usia peserta pada saat masuk asuransi ditambah jangka waktu asuransi maksimal 65 tahun.

Batasan usia dan besarnya Manfaat Awal untuk Peserta yang dapat diterima sebagai peserta Asuransi (non Medical) adalah sebagai berikut :

Usia Manfaat Awal Maksimum

s.d 45 tahun Rp. 500.000.000.-

Diatas 45 tahun s/d 50 tahun Rp. 400.000.000.- Diatas 50 s/d 53 tahun Rp. 200.000.000.-

Jika besarnya manfaat awal dan usia Peserta (Nasabah) melebihi batas Non

Medical sebagaimana disebut diatas, maka pendaftaran untuk menjadi Peserta

harus disertai hasil pemeriksaan kesehatan dari Dokter.

E. KINERJA USAHA TERKINI

Kinerja usaha terkini yaitu kegiatan-kegiatan serta program-program kerja apa saja yang sedang dilakukan perusahaan pada saat ini guna memberikan pelayanan jasa kepada masyarakat khususnya pemegang polis asuransi. Kinerja usaha pada perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Syariah, yaitu telah dapat mengembangkan dan menertibkan database, dan kontribusi prospek Askum.

Berikut adalah tabel perkembangan Perusahaan AJB Bumiputera Syariah :

Tabel 2.1

Perkembangan AJB Bumiputera 1912

Keterangan Tahun 2009 Tahun 2008 Tahun 2007 tahun 2006

Pendapatan Premi 2.038 Tr 1.671 Tr 1.322 Tr 1.387 Tr Pembayaran Klaim 1.262 Tr 1.193 Tr 1.052 Tr 1.063 Tr Kekayaan (Assets) 5.801 Tr 5.163 Tr 4.729 Tr 4.115 Tr Pemegang Polis 9.657.920 8.697.879 7.493.013 6.517.303

Kantor Pelayanan 472 437 538 488

Sumber : AJB Bumiputera Syariah

Berdasarkan Tabel 2.1, dapat dilihat bahwa premi dan kepercayaan masyarakat meningkat dari tahun ke tahun. Pembayaran klaim terbayar, sebagai bukti bahwa Bumiputera mengutamakan kewajibannya serta tertinggi dalam memenuhi kewajibannya.

Dilihat dari segi asset, Kekayaan perusahaan AJB Bumiputera dinilai baik. Masyarakat/pemegang polis tidak perlu ragu, terbukti bahwa manajemennya baik. Dilihat dari segi Jumlah pemegang polis dan kantor pelayanannya yang terus meningkat dari tahun ketahun adalah bukti bahwa kepercayaan masyarakat yang tinggi kepada perusahaan serta perusahaan terbukti sangat mengutamakan pelayanan.

Berikut adalah Penghargaan dan Apresiasi yang telah diraih oleh AJB Bumiputera :

Gambar 2.3 Penghargaan Merk Terbaik tahun 2002

Sumber : AJB Bumiputera Syariah

Gambar 2.4 Pelayanan terbaik tahun 2002

Sumber : AJB Bumiputera Syariah

Gambar 2.5 Merk Terbaik tahun 2003

Sumber : AJB Bumiputera Syariah

F. RENCANA KEGIATAN

Rencana kegiatan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah pada masa yang akan datang yaitu,

1. Pada Bidang Pemasaran, mengenal potensi pasar serta mengembangkan dan

menertibkan database pasar yang menjadi prospek Asuransi perorangan Syariah yaitu pasar birokrat TNI Polri, BUMN, BUMD, Swasta, dan Prospek

Asuransi Kumpulan Syariah (sasaran), yaitu pasar lembaga keuangan Syariah, pasar Pemerintah.

2. Keagenan, Pemberdayaan Agen lama dan Agen Khusus, yaitu : conselling,

Retraining dan refreshing agen pelaksanaan kepala cabang dan pemenuhan

agen baru (agen khusus atau askum), yaitu : Rekrut calon agen untuk semua kantor cabang Syariah, utamakan Agen khusus / askum min 10 orang per cabang, yang memiliki kriteria akses yang kuat dengan pejabat, diutamakan yang memiliki kendaraan roda 4, berpenampilan menarik dan simpatik. dan pembagian prospek tim penggarap Asper, Pelaksanaan KWJP prosperk (non over lapping ), setiap minggu dilakukan evaluasi rapat produksi mengadakan

Sales Talk di di Kantor Cabang secara berkala.

3. Kontribusi prospek ASKUM, yaitu : pembagian dan penetapan prospek

Tim penggarap Askum, Pelaksanaan KWJP prospek (non over lapping), setiap minggu dilakukan evaluasi rapat produksi, penggarapan prospek secara sinergi Organisasi Asper.

4. Pengendalian pembagian agar Efektif, yaitu : setiap awal bulan

melaporkan total tanggungjawab, setiap awal bulan distribusi kuitansi, setiap tanggal 25 Opname/rechek dan pengembalian kuitansi, setiap minggu dilakukan evaluasi rapat konservasi.

5. Disiplin Kendali (bukan hemat) biaya, yaitu : pengeluaran biaya

berorientasi pada anggaran, patuh pada batas kewenagan, membudaya peduli lingkungan.

6. Pengendalian Klaim, yaitu : Rechek produksi sesuai ketentuan underwriring, rechek brkas sebelum diusulkan/diputuskan, koordinasi dengan

BAB III PEMBAHASAN

A. SISTEM KOMUNIKASI

1. Pengertian Sistem

Istilah “sistem” (System) memang belum polpuler dalam telaah ilmu komunikasi, tetap digunakan diluar lmu komunikasi. Dalam hal ini, tidak ada salahnya memahami pengertian “sistem” dengan analogi dari konteks luar tersebut. Dalam telaah politik, misalnya istilah “sistem” telah digunakan David Easton dalam bukunya A System Analysisof oltcal Life (1965), untuk menjelaskan keseluruhan dari interaksi yang mengakibatkan terjadinya pembagian dari nilai-nilai bagi suatu masyarakat.

Dalam Ensklopedi nasional Indonesia, kita menemukan bahwa istilah “Sistem Ekonomi Pancasila”, diartikan sebagai sistem ekonomi dimana distribusi dan pembagian nilai dilaksanakan sesuai dengan nilai-nilai pancasla.

Pengertian sistem dipergunakan secara berbeda sesuai dengan konteksnya. Tetapi secara umum, pengertian “sistem” adalah susunan yang terdiri atas plihan berdasarkan fungsinya, individu-indivdu yang mendukun membentuk kesatuan utuh. Tiap individu didalam sistem saling bergatung dan saling menguntungkan. Ciri-ciri sistem adalah sebagi berikut:

a. Suatu kesatuan holistik dari elemen-elemen yang mempunyai hubungan tertentu.

b. Setiap elemen mempunyai sifat, fungsi dan eksistensi yang sfesifik dan mempengaruhi secara keseluruhan.

c. Masing-masing elemen mempunyai peluang yang sama besar dalam mempengaruhi dan dipengaruhi elemen lain dalam suatu sistem.

d. Setiap elemen mempunyai pola-pola yang relatif permanen bagaimana berfungsi dan bekerjasama.

e. Interaksi antara elemen dengan elemen yang lain dalam sisten mengakibatkan peubahan-perubahan karakter. Perubahan tersebut bisa berupa memperkuat, memodifikasi, atau merubah secara radikal karakter yang sudah ada. Perubahan suatu sistem sangat mungkin disebabkan pengaruh sistem yang lain.

f. Identifikasi tehadap sistem menghasilkan karakteristik yang sfesifk sesuai dengan konteks tertentu. Dalam bukunya Sisitem Sosial indonesia, Nasikun menggunakan istilah pendekatan (approach) sebagai pola pemikiran.

g. Dalam merumuskan sistem tertentu berdasarkan konteks, tidak menutup kemungkinan berkembangnya klasifikasi serial, mekanis, hiearkis dan orgaismsis.

2. Arti dan Proses Komunikasi

Untuk tiba pada suatu keputusan mengenai sarana komunikasi, hasil analisa menunjukkan terdapat tujuh faktor utama yang harus dipertimbangkan :

a. Kecepatan, seberapa urgent komunikasi bersangkutan ?

b. Keakuratan, apakah informasi akan diterima secara akurat? Bila angka

diucapkan melalui telepon, ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam mendengar.

c. Keamanan, apakah ada resiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan?.

d. Kerahasiaan, apakah menjadi masalah bila orang tidak berhak mengetahui

informasi yang dikomunikasikan.

e. Rekaman, apakah perlu bahwa komunikasi bersangkutan harus dalam bentuk

tertulis untuk tujuan perekaman.

f. Kesan, apakah komunikasi tersebut berbentuk sedemikian rupa untuk

mengahsilkan reaksi yang diharapkan dari orang yang menerimanya.

g. Biaya, semua unsur biaya dipertimbangkan. Proporsi biaya yang lebih besar

terletak pada tahap persiapan ketimbang pada saat pengiriman. Sebagai contoh, biaya tenaga kerja dan bahan yang dikeluarkan dalam persiapan dan pengeposan akan jauh melebihi biaya perangko.

3. Proses Komunikasi pada Perusahaan AJB Bumiputera Syariah

Kualitas komunikasi yang saling pengertian ditentukan oleh tingkat penghargaan dan kepentingan komunitas terhadap komunikator maupun pesan. Berdasarkan status ego-nya, dalam transaksi pesan masing-masing pihak mempunyai fungsi yang spesifik, yakni :

a. Fungsi Exteropsychis, memperlihatkan sikap sebagai orang tua. b. Fungsi Neopsychis, sikap sebagi orang dewasa.

c. Fungsi Orcheopsychis, sikap sebagai anak.

Perusahaan AJB Bumiputera Syariah menyampaikan pesan melalui operator dengan mennggunakan PABX atau yang sering disebut telepon pararel. Misalnya, apabila pimpinan ingin bicara atau menyampaikan informasi kepada salah sastu karyawannya, dapat menggunakan telepon tersebut dan menghubungi sekretarisnya, dan sekretarisnya akan langsung menghubungkan dengan karyawan yang dituju.

Cara mendapatkan informasi pada perusahaan AJB Bumiputera adalah : (a) Melalui rapat / meeting sesuai dengan Jobdescription masing-masing.

(b) Melalui informasi dari kantor ousat Jakarta

(c) Melalui email atau fax

4. Arus Komunikasi pada Perusahaan AJB Bumiputera Syariah

Arah dari arus informasi komunikasi organisasi dapat dilhat secara vertikal, yaitu komunikasi ke atas dan kebawah, serta komunikasi lateral yang menyamping.

a. Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hiearki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, misalnya, dari pelaksana ke manajernya. Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan pertumbuhan perusahaan. Komunikasi memberikan umpan balik kepada pimpinan. Umpan balik diperlukan untuk mengetahui semangat kerja para pekerjanya dan berbagai ketidakpuasan yang terjadi. Komunikasi penting untuk membuat bawahan merasa memiliki dan sebagai bagian dari organisasi. Disamping itu juga, memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari pekerjaannya.

Komunikasi keatas penting bagi perusahaan, namun sulit dikendalikan. Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringkali merupakan pesan yang perlu didengar oleh hiearki yang lebih tinggi. Para pekerja sering

enggan mengirm pesan yang negatif, karena khawatir dianggap sebagai trouble

maker.

Pesan yang dikirim keatas, terutama yang menyangkut ketidakpuasan para pekerja, tidak didengar atau ditanggapi oleh manajemen, karena bisa menggangu produktivitas. Apabila pesan itu diabaikan, maka sekretaris pun merasa tidak perlu mengrim pesan keatas.

b. Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hiearki yang lebih tnggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim manajer kepada sekretaris adalah komunikasi ke bawah. Perintah seringkali merupakan contoh untuk komunikasi kebawah. “Harap diketik surat ini rangkap dua”, atau “Kirim barang ini dengan segera” dan sebagainya.

Bersamaan dengan pemberian perintah tersebut, biasanya diikuti dengan penjelasan prosedur, tujuan, dan sejenisnya. Para Manajer juga bertanggung jawab memberikan penilaian kepada sekretarisnya dan memotivasi mereka. Semua mengatas namakan produktvitas dan demi kebaikan organisasi secara kesuluruhan.

Manajemen dan sekretaris seringkali berbicara hal yang berbeda. Banyak Manajer yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapat dipahami oleh sekretarisnya. Misalnya saja, kebanyakan Manajer memiliki pendidikan lebih tinggi, menguasai banyak bahasa dan teknis mengenai bisnis daripada sekretarisnya.

c. Komunikasi Lateral

Komunikasi lateral adalah pesan antar sesama, yakni dari manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak dibagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta memmbangun semangat kerja dan kepuasan kerja. Komunikasi lateral dapat mambantu mengkoordinasikan berbagai kegiatan didalam organisasi dan memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalan serta keahliannya.

B. PERANAN SISTEM KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM

MENINGKATKAN KINERJA SEKRETARIS PADA PERUSAHAAN ASURANSI JIWA BERSAMA BUMIPUTERA SYARIAH .

Didalam perusahaan apapun terdapat sejumlah sistem informasi yang berbeda yang memberikan informasi terus menerus kepada pemakai pada semua tingkat. Sistem informasi berupa berdasar organisasi yang berkonteraksi pada struktur organisasi dan garis komando. Informasi mengalir naik dan turun, biasanya dengan laporan lisan atau tertulis, yang digunakan untuk tindakan kontrol atau koreksi. Alas yang lebar menunjukkan bahwa di bagian bawah terdapat lebih banyak pegawai yang beroperasi. Menuju puncak, semakin sedikit pegawai yang diperlukan ketika lebih banyak pekerjaan manajemen dan administrasi dilakukan.

Didalam perusahaan yang kompleks, jumlah tingkatnya yang mungkin banyak dan setiap tingkat yang lebih rendah berskala. Tingkat berskala ini paling

penting karena memberikan kerangka untuk mengirimkan wewenang dan membantu komunikasi.

Peranan perusahaan yang formal pada koordinasi untuk mengendalikan operasinya cenderung membatasi arus bebas komunikasi dikalangan karyawannya dan dengan demikian organisasi informal berkembang untuk memudahkan pengkomunikasian informasi dikanlangan mereka. Ini adalah sistem informasi bedasar karyawan. Sistem ini fleksibel dan pribadi serta memenuhi kebutuhan sosial dan kebutuhan yang berorientasi pada kerja.

1. Mesin Komunikasi yang Digunakan pada Perusahaan Asuransi Jiwa

Bersama Bumiputera Syariah.

a. Mesin ketik

Mesin tik adalah mesin kantor yang paling dikenal dan lazim digunakan, sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standard dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, A4. Pada perusahaan AJB Bumipuetra pemakaian mesin tik digunakan pada saat pengetikan kuitansi.

b. Komputer

Keuntungan memakai komputer ini dapat menyimpan data dalam jumlah yang banyak dan dapat dilihat kembali apabila suatu saat diperlukan kembali sehingga dapat mengurangi over time (lembur) bagi karyawan dan didalam memori komputer bisa di program bagian-bagian yang diperlukan sehingga apabila membuat laporan tinggal memasukkan data yang diperlukan saja.

Komputer pada perusahaan AJB Bumiputera berjumlah 20 buah yang biasanya digunakan untuk pembuatan surat, membuat data, karyawan, daftar gaji, laporan-laporan Asuransi dan lain sebagainya.

c. Pencetak (printer)

Printer digunakan untuk mengaplikasikan hasil dari pengetikan pada komputer, misalnya mencetak surat, undangan rapat, berkas-berkas perusahaan, laporan dan sebagainya sesuai keperluan perusahaan AJB Bumiputera tersebut.

d. Telepon

Pada Perusahaan AJB Bumiputera, penggunaan telepon dibagi atas dua, yaitu : Pesawat telepon tunggal dan pesawat telepon extension (pararel). Pesawat telepon tunggal dapat menerima dan berhubungan keluar tanpa melalui operator untuk hubungan keluar perusahaan. Sedangkan pada pesawat telepon extension (pararel) dapat menerima atau berhubungan antar sesama karyawan perusahaan, atau pimpinan dengan sekretarisnya.

e. Telegraf Faximile

Faximile merupakan suatu alat yang berfungsi untuk mengirim secara lengkap atau dengan kata lain atau dapat diartikan sebagai fotocopy jarak jauh karena hasilnya akan sama dengan aslinya. Berita yang dikirim melalui faximile berupa dokumen dan surat-surat.

f. World Wide Web

Pada perusahaan Asuransi AJB Bumiputera mempunyai website pribadi, untuk mempermudah masyarakat atau pemegang polis dalam mencari informasi mengenai perusahaan AJB tersebut.

Sistem informasi berdasar-komputer mengacu kepada penggunaan sistem komputer untuk pengumpulan dan pengolahan rekaman dan kegiatan bisnis. Biaya sistem seperti itu berkurang sangat banyak dan penggunaannya dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan yang tinggi dan kekuratannya serta biaya yang lebih rendah dalam pengoperasian banyak prosedur administrasi.

Sistem informasi-manajemen adalah sistem manual/komputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu perusahaan. Sistem yang ideal adalah mencapai suatu sistem dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada waktunya untuk mempengaruhi suatu keputusan (ini disebut pengolahan data waktu-nyata atau real-time processing of data).

Data adalah fakta mentah, observasi atau kejadian dalam bentuk angka, huruf atau simbol khusus. Bila data diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar untuk bertindak oleh seseorang, maka data itu menjadi informasi. Dengan demikian, pengolahan data bertujuan menyusun data dan menempatkannya didalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakna.

Komunikasi yang terjadi didalam perusahann Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah terjalin secara lisan maupun tertulis. Bentuk paling lazim dikomunikasikan oral tentu saja adalah percakapan langsung diantara dua orang.

Acapkali cara tercepat dalam menjalin kerjasama adalah dengan membicarakan persoalan dengan orang yang berkepentingan. Terlalu sering, memorandum tertulis dikirimkan antara satu departemen selama satu jangka waktu, sementara diskusi singkat antar petugas yang berkepentingan dapat segera menyelesaikan persoalan.

Bila beberapa orang terihat, rapat mungkin merupakan sarana terbaik untuk berkomunikasi. Semua keuntungan dari percakapan langsung diperoleh dengan keuntungan tambahan bahwa semua yang hadir dapat berbagi dalam apa yang dikatakan, adalah mungkin untuk mencapai kepentingan bersama. Kadang dikatakan bahwa rapat adalah pemborosan waktu dan mungkin saja benar bila rapat tersebut tidak disiapkan dan dibiarkan menyimpang dari tujuan yang ditetapkan.

Manfaat komunikasi lisan memang besar entah secara bersemuka atau lewat telepon, tetapi acapkali komunikasi terttulis diperlukan atau lebih mudah. Kebanyakan komunikasi bisnis menggunkan komunikasi tertulis. Dan tanpa komunikasi jenis ini akan terjadi kekacauan. Bila adanya terjadi peluangperselisihan hukum, sebuah catatan tertulis yang ditandatangani oleh pihak lain lain dapat menjadi bukti yang vital. Banayak persoalan begitu kompleks, sehingga tak seorang pun mengerti atau mengingat rinciannya tanpa dokumen untuk dibaca.

Komunikasi lisan maupun tertulis sama-sama bermanfaat. Metode tertulis, yang biasanya lebih mahal, hanya digunakan bila ada alasan kuat untuk melakukannya. Komunikasi lisan yang terjadi pada perusahaan Asuransi Jiwa

Bersama Bumiputera Syariah dapat terjadi antara kepala dengan wakil dan anggota-anggotanya, sekretaris , 3 kepala bagian, 6 kepala sub bagian, maupun komunikasi antar sesama karyawan Asuransi Jiwa bersama Bumiputera. Komunikasi ini dapat dilakukan lewat bersemuka atau telepon.

Sedangkan komunikasi tertulis dibuat dengan menggunakan mesin seperti komputer, mesin tik, dsb. Pengetikan dibandingkan dengan tulis tangan, lebih cepat dan hasilnya lebih mudah dibaca. Komunikasi tertulis pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah biasanya berbentuk laporan. Laporan disiapkan untuk berbagai tujuan dan merupakan aspek penting dari komunikasi tertulis. Ada laporan yang bersifat rutin, seperti angka statistik atau biaya-biaya yang diperlukan yang secara teratur dihasilkan untuk informasi manajemen dalam mengendalikan perusahaan.

Pentingnya informasi dan sistem informasi dalam pengolahan dan pengkomunikasian informasi yang diperlukan kepada pemakai perlu diperhatikan. Bila informasi tidak akurat, atau tidak cepat tersedia, manajemen tidak dapat secara efektif mengendalikan organisasi dan akan mengalami kesulitan untuk membuat keputusan yang baik. Perlu diperhatikan bahwa didalam organisasi perusahaan apapun terdapat sejumlah sistem informasi yang berbeda yang memberikan informasi terua menerus kepada pemakai pada semua tingkat.

2. Kinerja Sekretaris pada Perusahaan AJB Bumiputera Syariah

Kinerja Sekretaris adalah cara kerja atau kemampuan seorang sekretaris dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh perusahaan. Dengan menggunakan

penilaian-penilaian yang telah ditetapkan, dapatlah diketahui seberapa besar kinerja sekretaris pada suatu perusahaan.

Pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah terdapat beberapa penilaian yang dijadikan tolak ukur dalam melihat kinerja sekretaris, yaitu :

a. Sikap Kerja.

1) Kemampuan Bekerja 2) Kejujuran dan Loyalitas

b. Kerja Sama.

1) Kemampuan Bekerjasama 2) Kemampuan Berkomunikasi

c. Performa Kerja.

1) Kemampuan Beradaptasi 2) Kreatif dan Inovatif

d. Kedisiplinan.

Tabel 3.1

Daftar penilaian kinerja sekretaris dan karyawan

Praktek Kantor Menguasai berbagai jenis kerja tulis menulis

Konsentrasi Mampu berkonsentrasi pada masalah

yang dihadapi

Penalaran Mampu berargumentasi, berfikir jernih,

analitis

Penilaian Mampu menimbang dan memilih

dengan benar

Imajinasi Mampu menciptakan gagasan baru atas

susunan gagasan baru

Kesiagaan Cepat, energik, dan bersemangat

Kepatuhan Siap bekerja dibawah wewenang dan

menjalankan peraturan

Kontrol Diri Siap menolak efek ketegangan dan

kegairahan

Sifat dapat Dipercaya Dapat diandalkan secara moral, dan bertanggungjawab.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah mengadakan analisa dan evaluasi terhadap Sistem Komunikasi pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah, maka Penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah bergerak dalam bidang jasa atau pelayanan.

2. Sistem Komunikasi dan Informasi yang telah dijalankan dengan baik dan telah berjalan sebagaimana mestinya, sehingga pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah dapat meningkatkan kinerja sekretaris.

3. Arus Komunikasi Pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah yaitu arus komunikasi keatas, komunikasi kebawah dan komunikasi lateral

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan bahwa sistem komunikasi dan Informasi yang dilaksanakan oleh perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah telah berjalan dengan baik. Namun untuk memperoleh hasil yang lebih baik lagi, diberikan saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan, khususnya bagi perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah pada umumnya, yaitu :

1. Para Pimpinan diharapkan membuat latihan maupun keterampilan mengenai komunikasi dan informasi agar sekretaris dapat mengetahui lebih banyak lagi

mengenai perkembangan-perkembangan yang ada saat ini, serta diharapkan lebih memperketat pengawasan terhadap pengawasan.

2. Sebaiknya biro Data dan Informasi serta biro Hukum dan Hubungan masyarakat menyediakan kotak saran (suggestion box) yang bertujuan menampung seluruh saran atau kritik yang membangun demi peningkatan produktivitas kerja sekretaris perusahaan.

3. Sarana komunikasi seperti papan pengumuman hendaknya dipergunakan secara maksimal demi mempermudah dan mempercepat penyebaran informasi yang ada.

4. Alat komunikasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan mempermudah pekerjan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Anwar, Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar Ringkas, Rajawali Pers, Jakarta 1995.

Kumar, Arvind, Encyclopedia of Mass Media and Communication, New Delhi, 2000.

Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung, 2001. Panuju, Redi, Sistem Komunikasi Indonesia, Cetakan Pertama, 1997. Sendjadja, Sasa Djuarsa, Pengantar Komunikasi, Jakarta 1999. Zacklin, Edison

penilaian yang telah ditetapkan, dapatlah diketahui seberapa besar kinerja sekretaris pada suatu perusahaan.

Pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah terdapat beberapa penilaian yang dijadikan tolak ukur dalam melihat kinerja sekretaris, yaitu :

a. Sikap Kerja.

1) Kemampuan Bekerja 2) Kejujuran dan Loyalitas

b. Kerja Sama.

1) Kemampuan Bekerjasama 2) Kemampuan Berkomunikasi

c. Performa Kerja.

1) Kemampuan Beradaptasi 2) Kreatif dan Inovatif

d. Kedisiplinan.

Dapat juga dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 3.1

Daftar penilaian kinerja sekretaris dan karyawan

Praktek Kantor Menguasai berbagai jenis kerja tulis menulis

Konsentrasi Mampu berkonsentrasi pada masalah

yang dihadapi

Penalaran Mampu berargumentasi, berfikir jernih, analitis

Penilaian Mampu menimbang dan memilih

dengan benar

Imajinasi Mampu menciptakan gagasan baru atas

susunan gagasan baru

Kesiagaan Cepat, energik, dan bersemangat

Kepatuhan Siap bekerja dibawah wewenang dan

menjalankan peraturan

Kontrol Diri Siap menolak efek ketegangan dan

kegairahan

Sifat dapat Dipercaya Dapat diandalkan secara moral, dan bertanggungjawab.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah mengadakan analisa dan evaluasi terhadap Sistem Komunikasi pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah, maka Penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah bergerak dalam bidang jasa atau pelayanan.

2. Sistem Komunikasi dan Informasi yang telah dijalankan dengan baik dan telah berjalan sebagaimana mestinya, sehingga pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah dapat meningkatkan kinerja sekretaris.

3. Arus Komunikasi Pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah yaitu arus komunikasi keatas, komunikasi kebawah dan komunikasi lateral

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan bahwa sistem komunikasi dan Informasi yang dilaksanakan oleh perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah telah berjalan dengan baik. Namun untuk memperoleh hasil yang lebih baik lagi, diberikan saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan, khususnya bagi perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah pada umumnya, yaitu :

1. Para Pimpinan diharapkan membuat latihan maupun keterampilan mengenai komunikasi dan informasi agar sekretaris dapat mengetahui lebih banyak lagi

mengenai perkembangan-perkembangan yang ada saat ini, serta diharapkan lebih memperketat pengawasan terhadap pengawasan.

2. Sebaiknya biro Data dan Informasi serta biro Hukum dan Hubungan masyarakat menyediakan kotak saran (suggestion box) yang bertujuan menampung seluruh saran atau kritik yang membangun demi peningkatan produktivitas kerja sekretaris perusahaan.

3. Sarana komunikasi seperti papan pengumuman hendaknya dipergunakan secara maksimal demi mempermudah dan mempercepat penyebaran informasi yang ada.

4. Alat komunikasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan mempermudah pekerjan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Anwar, Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar Ringkas, Rajawali Pers, Jakarta 1995.

Kumar, Arvind, Encyclopedia of Mass Media and Communication, New Delhi, 2000.

Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung, 2001. Panuju, Redi, Sistem Komunikasi Indonesia, Cetakan Pertama, 1997. Sendjadja, Sasa Djuarsa, Pengantar Komunikasi, Jakarta 1999. Zacklin, Edison