penting karena memberikan kerangka untuk mengirimkan wewenang dan membantu komunikasi.
Peranan perusahaan yang formal pada koordinasi untuk mengendalikan operasinya cenderung membatasi arus bebas komunikasi dikalangan karyawannya
dan dengan demikian organisasi informal berkembang untuk memudahkan pengkomunikasian informasi dikanlangan mereka. Ini adalah sistem informasi
bedasar karyawan. Sistem ini fleksibel dan pribadi serta memenuhi kebutuhan sosial dan kebutuhan yang berorientasi pada kerja.
1. Mesin Komunikasi yang Digunakan pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah.
a. Mesin ketik
Mesin tik adalah mesin kantor yang paling dikenal dan lazim digunakan, sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standard dirancang untuk
digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, A4. Pada perusahaan AJB Bumipuetra pemakaian mesin tik
digunakan pada saat pengetikan kuitansi.
b. Komputer
Keuntungan memakai komputer ini dapat menyimpan data dalam jumlah yang banyak dan dapat dilihat kembali apabila suatu saat diperlukan kembali
sehingga dapat mengurangi over time lembur bagi karyawan dan didalam memori komputer bisa di program bagian-bagian yang diperlukan sehingga
apabila membuat laporan tinggal memasukkan data yang diperlukan saja.
Universitas Sumatera Utara
Komputer pada perusahaan AJB Bumiputera berjumlah 20 buah yang biasanya digunakan untuk pembuatan surat, membuat data, karyawan, daftar gaji,
laporan-laporan Asuransi dan lain sebagainya.
c. Pencetak printer
Printer digunakan untuk mengaplikasikan hasil dari pengetikan pada komputer, misalnya mencetak surat, undangan rapat, berkas-berkas perusahaan,
laporan dan sebagainya sesuai keperluan perusahaan AJB Bumiputera tersebut.
d. Telepon
Pada Perusahaan AJB Bumiputera, penggunaan telepon dibagi atas dua, yaitu : Pesawat telepon tunggal dan pesawat telepon extension pararel. Pesawat
telepon tunggal dapat menerima dan berhubungan keluar tanpa melalui operator untuk hubungan keluar perusahaan. Sedangkan pada pesawat telepon extension
pararel dapat menerima atau berhubungan antar sesama karyawan perusahaan, atau pimpinan dengan sekretarisnya.
e. Telegraf Faximile
Faximile merupakan suatu alat yang berfungsi untuk mengirim secara lengkap atau dengan kata lain atau dapat diartikan sebagai fotocopy jarak jauh
karena hasilnya akan sama dengan aslinya. Berita yang dikirim melalui faximile berupa dokumen dan surat-surat.
Universitas Sumatera Utara
f. World Wide Web
Pada perusahaan Asuransi AJB Bumiputera mempunyai website pribadi, untuk mempermudah masyarakat atau pemegang polis dalam mencari informasi
mengenai perusahaan AJB tersebut. Sistem informasi berdasar-komputer mengacu kepada penggunaan sistem
komputer untuk pengumpulan dan pengolahan rekaman dan kegiatan bisnis. Biaya sistem seperti itu berkurang sangat banyak dan penggunaannya dapat
menghasilkan keuntungan berupa kecepatan yang tinggi dan kekuratannya serta biaya yang lebih rendah dalam pengoperasian banyak prosedur administrasi.
Sistem informasi-manajemen adalah sistem manualkomputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan suatu perusahaan. Sistem yang ideal adalah mencapai suatu sistem dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada
waktunya untuk mempengaruhi suatu keputusan ini disebut pengolahan data waktu-nyata atau real-time processing of data.
Data adalah fakta mentah, observasi atau kejadian dalam bentuk angka, huruf atau simbol khusus. Bila data diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan
dasar untuk bertindak oleh seseorang, maka data itu menjadi informasi. Dengan demikian, pengolahan data bertujuan menyusun data dan menempatkannya
didalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakna. Komunikasi yang terjadi didalam perusahann Asuransi Jiwa Bersama
Bumiputera Syariah terjalin secara lisan maupun tertulis. Bentuk paling lazim dikomunikasikan oral tentu saja adalah percakapan langsung diantara dua orang.
Universitas Sumatera Utara
Acapkali cara tercepat dalam menjalin kerjasama adalah dengan membicarakan persoalan dengan orang yang berkepentingan. Terlalu sering, memorandum
tertulis dikirimkan antara satu departemen selama satu jangka waktu, sementara diskusi singkat antar petugas yang berkepentingan dapat segera menyelesaikan
persoalan. Bila beberapa orang terihat, rapat mungkin merupakan sarana terbaik
untuk berkomunikasi. Semua keuntungan dari percakapan langsung diperoleh dengan keuntungan tambahan bahwa semua yang hadir dapat berbagi dalam apa
yang dikatakan, adalah mungkin untuk mencapai kepentingan bersama. Kadang dikatakan bahwa rapat adalah pemborosan waktu dan mungkin saja benar bila
rapat tersebut tidak disiapkan dan dibiarkan menyimpang dari tujuan yang ditetapkan.
Manfaat komunikasi lisan memang besar entah secara bersemuka atau lewat telepon, tetapi acapkali komunikasi terttulis diperlukan atau lebih mudah.
Kebanyakan komunikasi bisnis menggunkan komunikasi tertulis. Dan tanpa komunikasi jenis ini
akan terjadi kekacauan. Bila adanya terjadi peluangperselisihan hukum, sebuah catatan tertulis yang ditandatangani oleh
pihak lain lain dapat menjadi bukti yang vital. Banayak persoalan begitu kompleks, sehingga tak seorang pun mengerti atau mengingat rinciannya tanpa
dokumen untuk dibaca. Komunikasi lisan maupun tertulis sama-sama bermanfaat. Metode tertulis,
yang biasanya lebih mahal, hanya digunakan bila ada alasan kuat untuk melakukannya. Komunikasi lisan yang terjadi pada perusahaan Asuransi Jiwa
Universitas Sumatera Utara
Bersama Bumiputera Syariah dapat terjadi antara kepala dengan wakil dan anggota-anggotanya, sekretaris , 3 kepala bagian, 6 kepala sub bagian, maupun
komunikasi antar sesama karyawan Asuransi Jiwa bersama Bumiputera. Komunikasi ini dapat dilakukan lewat bersemuka atau telepon.
Sedangkan komunikasi tertulis dibuat dengan menggunakan mesin seperti komputer, mesin tik, dsb. Pengetikan dibandingkan dengan tulis tangan, lebih
cepat dan hasilnya lebih mudah dibaca. Komunikasi tertulis pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah biasanya berbentuk laporan. Laporan disiapkan
untuk berbagai tujuan dan merupakan aspek penting dari komunikasi tertulis. Ada laporan yang bersifat rutin, seperti angka statistik atau biaya-biaya yang
diperlukan yang secara teratur dihasilkan untuk informasi manajemen dalam mengendalikan perusahaan.
Pentingnya informasi dan sistem informasi dalam pengolahan dan pengkomunikasian informasi yang diperlukan kepada pemakai perlu diperhatikan.
Bila informasi tidak akurat, atau tidak cepat tersedia, manajemen tidak dapat secara efektif mengendalikan organisasi dan akan mengalami kesulitan untuk
membuat keputusan yang baik. Perlu diperhatikan bahwa didalam organisasi perusahaan apapun terdapat sejumlah sistem informasi yang berbeda yang
memberikan informasi terua menerus kepada pemakai pada semua tingkat.
2. Kinerja Sekretaris pada Perusahaan AJB Bumiputera Syariah
Kinerja Sekretaris adalah cara kerja atau kemampuan seorang sekretaris dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan
standart yang ditetapkan oleh perusahaan. Dengan menggunakan penilaian-
Universitas Sumatera Utara
penilaian yang telah ditetapkan, dapatlah diketahui seberapa besar kinerja sekretaris pada suatu perusahaan.
Pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah terdapat beberapa penilaian yang dijadikan tolak ukur dalam melihat kinerja sekretaris, yaitu :
a. Sikap Kerja.
1 Kemampuan Bekerja
2 Kejujuran dan Loyalitas
b. Kerja Sama.
1 Kemampuan Bekerjasama
2 Kemampuan Berkomunikasi
c. Performa Kerja.
