sehingga mengarah kepada solusi untuk perbaikan maupun pengembangan ke arah yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan analisis ini
bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan dikembangkan.
3.3.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen bertujuan mengetahui dokumen-dokumen yang digunakan pada system yang sedang berjalan di dinas pendidikan dan kebudayaan sulteng.
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Nama dokumen : Data BOS SD dan SMP 2014 TW 1.
Deskripsi : data-data sekolah penerima dana BOS untuk daerah
Sulawesi Tengah tahun 2014 triwulan 1. Fungsi
: Mengetahui data-data sekolah penerima dana BOS, jumlah anak per sekolah serta jumlah dana BOS yang
dialokasikan. Sumber
: Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sulawesi Tengah Atribut
: No, Nama Sekolah, Alamat, Jumlah Siswa, Alokasi Siswa, Jumlah Dana.
3.3.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator pengawas provinsi Sulawesi Tengah alur pengalokasian dana BOS yang sedang berjalan adalah
sebagai berikut: 1. Pihak sekolah mengirimkan data sekolahnya ke dinas provinsi untuk
dilakukan verifikasi.
2. Tim verifikator dari dinas pendidikan melakukan verifikasi terhadap data sekolah yang telah di terima, mencocokan jumlah siswa yang ada di data
sekolah dengan jumlah siswa real yang ada di sekolah tersebut. 3. Setelah lulus verifikasi tim pengelola dana BOS provinsi mengumpulkan
data-data sekolah penerima dana BOS untuk dikirim ke pusat Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
4. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan mengalokasikan dana bos sesuai data yang telah dikirim dari dinas pendidikan daerah. Dana tersebut
disetorkan ke rekening dinas pendidikan daerah. 5. Dinas pendidikan daerah menyetorkan dana yang telah masuk ke rekening
ke rekening sekolah-sekolah penerima dana BOS. 6. Sekolah mempergunakan dana BOS yang telah diterima sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. Pelaporan penggunaan dana BOS oleh pihak sekolah dilakukan per triwulan
dengan alur sebagai berikut: 1. Sekolah membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan dana BOS
dalam bentuk dokumen hard copy. 2. Dokumen yang telah selesai diantar langsung ke dinas pendidikan
Sulawesi Tengah. 3. Tim pengelola dana BOS provinsi memverifikasi laporan yang telah ada.
3.3.2.1 Flowmap
Berikut adalah flowmap dari sistem pengalokasian penggunaan dana BOS di provinsi Sulawesi Tengah yang sedang berjalan:
Flowmap Pengalokasian Dana BOS
Dinas Provinsi Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan
Sekolah
Data Sekolah
Verifikasi data
sekolah
Disetujui
Ya Tidak
Rekap Data Sekolah Menyalur
kan Dana BOS
Menyalur kan Dana
BOS Rekening Dinas
Provinsi
Dana BOS Data Sekolah
Data Sekolah Rekap Data Sekolah
Dana BOS Rekening Dinas
Provinsi
Gambar 3.1
Flowmap pengalokasian dana bos yang sedang berjalan
Berikut adalah flowmap pelaporan dana BOS dari sistem yang sedang berjalan di dinas provinsi:
Flowmap Pelaporan Dana Bos
Sekolah Dinas Provinsi
Laporan dana BOS Laporan dana BOS
Laporan dana BOS Lolos
Ya
Arsip Verifikasi
laporan
Laporan dana BOS tidak
Gambar 3.2 Flowmap pelaporan dana bos yang sedang berjalan
3.3.2.2 Diagram Konteks
Berikut adalah diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan di dinas pendidikan dan kebudayaan provinsi Sulawesi tengah:
Dana bos Data sekolah
Laporan dana bos Data sekolah
Dana bos Laporan dana bos
Sekolah Proses Dana BOS
+
Kementrian pendidikan dan
kebudayaan
Gambar 3.3 Diagram Konteks sistem yang sedang berjalan
Terdapat tiga aktor utama dari diagram konteks diatas yaitu sekolah, kementrian pendidikan dan kebudayaan dan dinas provinsi. Namun dinas provinsi tidak
ditampilkan karena masuk ke dalam sistem.
3.3.2.3 Data Flow Diagram
Berikut adalah Data Flow Diagram dari sistem yang sedang berjalan di dinas pendidikan dan kebudayaan provinsi Sulawesi Tengah:
Laporan dana bos Dana bos
Laporan dana bos Laporan dana bos
Dana bos Data sekolah
Data sekolah
Sekolah Kementrian
pendidikan dan kebudayaan
1 Verivikas i
data s ekolah 2
Penyaluran dana bos
3 Verifikasi
laporan dana bos
Ars ip laporan dana bos
Gambar 3.4 Data Flow Diagram sistem yang sedang berjalan
Pada data flow diagram diatas terdapat tiga proses utama yaitu: 1. Verifikasi data sekolah, dalam proses ini sekolah menyerahkan data
sekolahnya untuk diverifikasi oleh dinas pendidikan daerah. 2. Penyaluran dana bos, dalam proses ini dana bos disalurkan dari kementrian
pendidikan dan kebudayaan ke dinas provinsi untuk selanjutnya dibagikan ke rekening-rekening sekolah yang terdaftar sebagai penerima dana bos.
3. Verifikasi laporan dana bos, pada proses ini sekolah menyerahkan laporan dana bos sekolahnya untuk diverifikasi oleh dinas pendidikan daerah.
3.3.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Dari analisis dan hasil wawancara terhadap sistem yang sedang berjalan terdapat beberapa kelemahan yang akan penulis jabarkan dalam tabel dibawah ini:
No. Permasalahan Bagian
Penyelesaian 1
Pelaporan penggunaan dana bos oleh
pihak sekolah
sering terlambat karena sifatnya masih
manual atau diserahkan langsung Sekolah
Dibuatkan aplikasi berbasis web
yang terintegrasi
dengan database
mempermudah pelaporan
penggunaan dana bos 2
Pihak sekolah masih mengalami kesulitan
dalam pembuatan
laporan pertanggungjawaban
penggunaan dana BOS mereka karena belum ada standar baku
penulisan Sekolah
Dibuatkan form pelaporan dana bos di dalam aplikasi
berbasis web
yang terintegrasi dengan database
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses dimana sistem dirancang atau didesain setelah selesai melakukan tahap analisis sistem. Berdasarkan analisis sitem yang
sedang berjalan yang dibahas pada bab sebelumnya, maka diusulkan perancangan sistem baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah keterlambatan dalam
proses pengumpulan laporan penggunaan dana BOS di provinsi Sulawesi Tengah.
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan ini yaitu untuk memberikan gambaran tentang sistem yang akan diusulkan sebagai penyempurnaan sistem yang sedang berjalan. Sistem
yang akan dirancang ini tidak mengubah alur pengalokasian dana BOS yang sedang berjalan melainkan merubah pelaporan penggunaan dana BOS yang
selama ini masih manual ke sistem terkomputerisasi.
4.1.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam perancangan ini yaitu penulis akan membangun Sistem Informasi Pertanggungjawaban Penggunaan
Dana BOS Studi Kasus: Dikbud Sulteng. Diharapkan dengan adanya website ini dapat membantu sekolah-sekolah dalam pelaporan penggunaan dana BOS mereka.
4.1.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Dari perancangan prosedur yang diusulkan dapat dilihat proses-proses yang nantinya diperlukan dalam pembuatan sistem. Pengembangan sistem dilakukan
dengan cara mengubah proses yang belum terkomputerisasi kedalam sistem yang
