32
2.1.12.1 Fungsi yang terkait dalam pembelian
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi menjelaskan bahwa fungsi yang terkait dalam pembelian, yaitu:
”A. Fungsi Gudang B. Fungsi Pembelian
C. Fungsi Penerimaan D. Fungsi Akuntansi”. 2001:579
Dibawah ini penjelasan dari uraian diatas. A. Fungsi Gudang.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
digudang dan untuk menyimpan barang yan telah diterima oleh fungsi penerimaan.
B. Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih
C. Fungsi Penerimaan. Fungsi Penerimaan dalam sistem akuntansi pembelian, tugas ini bertanggung
jawab untuk melakukan pemerikasaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima baang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur
penjalan. D. Fungsi Akuntansi.
Fungsi akuntansi dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan.
2.1.12.2 Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi menjelaskan bahwa dokumen-dokumen yang digunakan dalam belanja yaitu:
33 “A. Surat Permintaan Pembelian
B. Surat Permintaan Penawaran Harga C. Surat Order Pembelian
D. Laporan Penerimaan Barang E. Surat Perubahan Order
F. Bukti Kas Keluar”. 2001:576. Di bawah ini penjelasan dari uraian di atas:
A. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu barang tersebut.
B. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi tidak repetitif
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
C. Surat Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
dipilih. D. Laporan Penerimaan Barang.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian E. Surat Perubahan Order.
Terkadang diperlukan perubahan terhadap surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
F. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai
surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
34
2.1.12.3 Catatan yang digunakan dalam pembelian
Kategori